Archivo en trámite

Expedientes de asuntos en gestión organizados conforme un método y su consulta es frecuente y

necesaria para la toma de decisiones.

Archivo de concentración

Expedientes de asuntos concluidos cuya consulta es periódica.

Archivo histórico

Corresponde a la tercer etapa del documento su conservación es permanente

Baja documental

Eliminación de documentos

Ciclo del documento

Creación utilización archivo depuración eliminación

Fases del archivo

Fase 1 fase 2 fase 3

Activa semi-activa inactiva

Correspondencia

Medio de comunicación escrito a través del cual se trasmite información entre dos o más
personas.

Oficio

Comunicado formal que se utiliza para tratar asuntos oficiales.

Memorándum

Comunicación de carácter formal de uso interno que trasmite información para recordar asuntos,
anunciar o solicitar informes (documento breve, claro y conciso)

Circular

Comunicado formal que se dirige simultáneamente a varios destinatarios.

Minuta

Extracto o borrador
Power point

Programa ofimático que permite crear presentaciones. Estas presentaciones o pases

de diapositivas, pueden ser presentadas a una audiencia de personas que van a ser
las destinatarias de la idea que se quiere transmitir, mediante la proyección de las
mismas, si se dispone de una computadora conectado a un cañón de proyección o a
través de un retroproyector, si previamente se imprimen en transparencias de acetato.

Por tanto, una presentación es una secuencia de diapositivas que contienen

información de diferente naturaleza (texto, gráficos, imágenes, organigramas, sonidos,
etc.) relacionada con un mismo tema y que son visualizadas según un orden lógico,
definido adecuadamente por el usuario, para presentar una idea, un producto, evaluar
planes de trabajo o de mercado, etc. Este sistema de presentaciones es el más
profesional, extendido e ideal para comunicar, transmitir y vender ideas a colectivos de
personas.
Si bien con Microsoft Word, los archivos están compuestos por páginas
(fundamentalmente) y constituían archivos con extensión .DOCX, si bien en Excel los
libros de cálculo se archivan en ficheros con extensión .XLSX, cada archivo de
PowerPoint está compuesto por N diapositivas dispuestas en un determinado orden,
cada una de las cuales las diseñará, dará contenido y forma el usuario. Todas esas
diapositivas se almacenarán en un archivo que en PowerPoint tiene extensión PPTX.
Pantalla inicial
Cinta de opciones

Un comando es una herramienta (como un icono, un botón o una lista) que le indica a
PowerPoint que debe realizar una tarea específica. Cada ficha contiene comandos
que son relevantes al tipo de tarea que está realizando, como puede ser aplicar
formato a una diapositiva, agregar animaciones a una presentación o configurar la
manera en que se mostrará una presentación con diapositivas.
Cerrar PowerPoint 2007

Para cerrar PowerPoint, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

 Hacer clic en el botón cerrar x de la barra de título.

 Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
 Hacer clic sobre el Botón Office y elegir la opción Salir de PowerPoint.
 Si lo que queremos es cerrar la Presentación actual sin cerrar el programa
haremos Clic sobre el Botón Office y elegir la opción Cerrar.

Teclas rápidas Atl + la letra q veas en la cinta d opciones

Definiciones
Nuevo: Le permite crear una nueva presentación.

Abrir: Abre una presentación existente almacenada en un disco, ya sea en el disco de su

PC o en una unidad de red.

Guardar: Guarda la presentación actual utilizando el formato de archivo

predeterminado de PowerPoint.

Guardar como: Le permite guardar una presentación en el formato predeterminado

de PowerPoint o en otros formatos de archivo.

Imprimir: Ofrece tres opciones para imprimir una presentación. La primera consiste en
abrir el cuadro de diálogo Imprimir y establecer las opciones de impresión; la segunda,
en enviar las diapositivas directamente a la impresora sin configurar las opciones; la
tercera, en utilizar la opción Vista preliminar para visualizar cómo lucirán las diapositivas
antes de imprimirlas.

Preparar: Ofrece una variedad de opciones que le permiten preparar la presentación

para su distribución. Usted puede modificar las propiedades de la presentación, verificar
si existe información confidencial, restringir el acceso de otros usuarios al archivo,
agregar una firma digital, marcar las diapositivas como finales para que no puedan ser
modificadas, o asegurarse de que la presentación sea compatible con otras versiones
de PowerPoint.

Enviar: Le permite enviar el archivo a otra persona ya sea como un archivo de datos
adjuntos en un correo electrónico, o como un fax que se envía por Internet.

Publicar: Le permite almacenar la presentación y todos los vínculos multimedia en un

CD, guardar las diapositivas en una librería, crear documentos de una presentación
en Microsoft Word, guardar la presentación en un servidor de administración de
documentos para compartirla, o crear una nueva área de trabajo de documento.

Cerrar: Cierra la presentación que está actualmente abierta.

Creación de una Presentación el Blanco

1 Despliega el Botón Office.

2 Selecciona la opción Nuevo.
3 En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco o
selecciónala y pulsa el botón Crear.

Abrir presentación

Deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Abrir o pulsar la combinación de

teclas CTRL + A.

Puedes añadir una diapositiva de dos formas:

Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.

 Utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.

brir la ventana Ayuda. F1

Cerrar la ventana Ayuda. ALT+F4
Cambiar de la ventana Ayuda al ALT+TAB
programa activo y viceversa.
Volver al inicio de PowerPoint. ALT+INICIO
Seleccionar el elemento siguiente en la TAB
ventana de la Ayuda.
Seleccionar el elemento anterior en la MAYÚS+TAB
ventana de la Ayuda.
Realizar la acción del elemento ENTRAR
seleccionado.
En la sección Examinar la ayuda de TAB, MAYÚS+TAB
PowerPoint de la ventana de Ayuda,
seleccionar el elemento siguiente o
anterior, respectivamente.
En la sección Examinar la ayuda de ENTRAR
PowerPoint de la ventana de Ayuda,
expandir o contraer el elemento
seleccionado, respectivamente.
Seleccionar el siguiente texto oculto o TAB
hipervínculo, incluidas las
opciones Mostrar todo u Ocultar
todo de la parte superior de un tema.
Seleccionar el texto oculto o el MAYÚS+TAB
hipervínculo anterior.
Realizar la acción para Mostrar ENTRAR
todo, Ocultar todo, el texto oculto o el
hipervínculo seleccionados.
Volver al tema de Ayuda anterior ALT+FLECHA IZQUIER
(botón Atrás). o BARRA ESPACIADOR
Avanzar al tema de Ayuda siguiente ALT+FLECHA DERECH
(botón Adelante).
Retroceder o avanzar un poco en el FLECHA ARRIBA, FLEC
tema de la Ayuda mostrado en cada ABAJO
momento.
Retroceder o avanzar un poco más en RE PÁG, AV PÁG
el tema de la Ayuda mostrado en cada
momento.
Mostrar un menú de comandos para la MAYÚS+F10
ventana de la Ayuda. Requiere que la
ventana tenga un foco activo (haga clic
en la ventana de la Ayuda).
Detener la última acción ESC
(botón Detener).
Actualizar la ventana F5
(botón Actualizar).
Imprimir el tema de Ayuda actual. CTRL+P
NOTA: Si el cursor no está en el tema actual de la Ayuda, presione F6 y, a
continuación, presione CTRL+P.

Cambiar el estado de la conexión. Es F6 (hasta que el foco e

posible que haya que presionar F6 más en el cuadro Escriba l
de una vez. palabras que desea
buscar), TAB, FLECHA
ABAJO
Escribir texto en el cuadro Escriba las F6
palabras que desea buscar. Es posible
que haya que presionar F6 más de una
vez.
Cambiar entre las áreas de la ventana F6
de la Ayuda; por ejemplo, cambiar
entre la barra de herramientas, el
cuadro Escriba las palabras que desea
buscar y la lista Búsqueda.
En la Tabla de contenido de la vista en FLECHA ARRIBA, FLEC
árbol, seleccionar el elemento siguiente ABAJO
o el anterior, respectivamente.
En la Tabla de contenido de la vista en FLECHA IZQUIERDA,
árbol, expandir o contraer el elemento FLECHA DERECHA
seleccionado, respectivamente.

Introducción a Office
Mostrar y utilizar las ventanas

Para ello Presione

Cambiar a la siguiente ventana. ALT+TAB
Cambiar a la ventana anterior. ALT+MAYÚS+
Cerrar la ventana activa. CTRL+R o
CTRL+F4
Restaurar el tamaño de la ventana activa Ctrl+F5
después de maximizarla.
Desplazarse a un panel de tareas desde otro F6
panel en la ventana del programa (en el
sentido de las agujas del reloj). Puede ser
necesario presionar F6 más de una vez.
NOTA: Si al presionar F6 no aparece el panel de tareas que desea, presione ALT para mover el foco a
la cinta de opciones (que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent). Después,
Para ello Presione
presione CTRL+TAB para desplazarse al panel de tareas. La cinta forma parte de la nueva interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent y reemplaza los distintos menús y las barras de herramientas por
una única ubicación que incluye todos los comandos que necesita.

Pasar a un panel desde otro panel de la MAYÚS+F6

ventana del programa (en el sentido contrario
a las agujas del reloj).
Cambiar a la ventana siguiente, cuando hay CTRL+F6
abierta más de una ventana.
Cambiar a la ventana anterior. CTRL+MAYÚS
Cuando una ventana de documento no está CTRL+F7
maximizada, ejecute el comando Mover(en el
menú Control de la ventana). Use las teclas de
flecha para mover la ventana y, cuando haya
finalizado, presione ESC.
Cuando una ventana de documento no está CTRL+F8
maximizada, ejecute el comando Tamaño(en el
menú Control de la ventana). Presione las
teclas de flecha para cambiar el tamaño de la
ventana y, cuando haya finalizado, presione
ESC.
Minimizar una ventana como icono (solo CTRL+F9
funciona con algunos programas de Microsoft
Office).
Maximizar o restaurar una ventana CTRL+F10
seleccionada.
Para ello Presione
Copiar una imagen de la pantalla en el Impr Pant
Portapapeles.
Copiar una imagen de la ventana seleccionada ALT+Impr Pan
en el Portapapeles.

Cambiar la fuente o su tamaño

Para ello Presione

Cambiar la fuente. CTRL+MAYÚ
Cambiar el tamaño de fuente. CTRL+MAYÚ
Incrementar el tamaño de fuente del texto CTRL+MAYÚ
seleccionado.
Reducir el tamaño de fuente del texto CTRL+MAYÚ
seleccionado.

Desplazarse en el texto o las celdas

Para ello Presione

Desplazarse un carácter a la izquierda. FLECHA
IZQUIERDA
Desplazarse un carácter a la derecha. FLECHA
DERECHA
Moverse una línea hacia arriba. FLECHA ARR
Moverse una línea hacia abajo. FLECHA ABA
Para ello Presione
Desplazarse una palabra a la izquierda. CTRL + FLEC
IZQUIERDA
Desplazarse una palabra a la derecha. CTRL + FLEC
DERECHA
Moverse hasta el final de una línea. FIN
Moverse hasta el principio de una línea. INICIO
Moverse un párrafo hacia arriba. CTRL+FLECH
ARRIBA
Moverse un párrafo hacia abajo. CTRL+FLECH
ABAJO
Ir hasta el final de un cuadro de texto. CTRL+FIN
Ir hasta el principio de un cuadro de texto. CTRL+INICIO
En Microsoft Office PowerPoint, moverse hasta CTRL+ENTRA
el siguiente marcador de título o de texto
principal. Si se trata del último marcador de una
diapositiva, se insertará una nueva diapositiva
con el mismo diseño que la diapositiva original.
Repetir la última acción de Buscar. MAYÚS+F4

Buscar y reemplazar

Para ello Presione

Abrir el cuadro de diálogo Buscar. CTRL+F
Abrir el cuadro de diálogo Reemplazar. CTRL+H
Para ello Presione
Repetir la última acción de Buscar. MAYÚS+F

Desplazarse y trabajar con tablas

Para ello Presione

Ir a la celda siguiente. TAB
Ir a la celda anterior. MAYÚS+TAB
Ir a la fila siguiente. FLECHA ABAJO
Ir a la fila anterior. FLECHA ARRIBA
Insertar una tabulación en una celda. CTRL+TAB
Empezar un párrafo nuevo. ENTRAR
Agregar una fila nueva al final de la TAB al final de la últim
tabla. fila

Obtener acceso a los paneles de tareas y usarlos

Para ello Presione

Pasar a un panel de tareas desde otro panel F6
de la ventana del programa. (Es posible que
deba presionar F6 más de una vez.)
Si un panel de tareas está activo, seleccionar la TAB, MAYÚS+T
opción anterior o siguiente del panel de
tareas, respectivamente.
Mostrar todo el conjunto de comandos del CTRL+FLECHA
menú del panel de tareas. ABAJO
Para ello Presione
Alternar entre las distintas opciones de un FLECHA ARRIB
submenú seleccionado. Alternar entre FLECHA ABAJO
determinadas opciones incluidas en un grupo
de un cuadro de diálogo.
Abrir el menú seleccionado o realizar la acción BARRA
asignada al botón seleccionado. ESPACIADORA
ENTRAR
Abrir un menú contextual; abrir un menú MAYÚS+F10
desplegable del elemento de la galería
seleccionado.
Si se ven un menú o submenú, seleccionar el INICIO, FIN
primer comando o el último, respectivamente,
del menú o submenú.
Desplazarse hacia arriba o hacia abajo por la RE PÁG, AV PÁ
lista seleccionada de la galería,
respectivamente.
Desplazarse al principio o al final de la lista INICIO, FIN
seleccionada de la galería, respectivamente.
Cerrar un panel de tareas. CTRL+BARRA
ESPACIADORA
Abrir el Portapapeles. ALT+H, F, O

Acceso y uso de las etiquetas inteligentes

 Para ello Presione
Mostrar el menú o mensaje de una etiqueta ALT+MAYÚS+
inteligente. Si hay más de una etiqueta
inteligente, cambia a la siguiente etiqueta
inteligente y muestra su menú o mensaje.
Seleccionar el elemento siguiente en un menú FLECHA ABAJ
de etiqueta inteligente.
Seleccionar el elemento anterior en un menú de FLECHA ARRI
etiqueta inteligente.
Realizar la acción del elemento seleccionado en ENTRAR
un menú de etiqueta inteligente.
Cerrar el mensaje o el menú de la etiqueta ESC
inteligente.

Sugerencias

 Puede solicitar que le notifiquen mediante un

sonido la aparición de una etiqueta inteligente. Para
oír pistas sonoras, deberá tener una tarjeta de
sonido. También deberá tener instalado en su PC el
complemento de sonidos de Microsoft Office.
 Si tiene acceso a Internet, puede descargar
Microsoft Office Sounds desde el sitio web de
Microsoft Office Online. Después de instalar los
archivos de sonido, haga lo siguiente en Microsoft
Office Access 2007, Microsoft Office Excel 2007,
 Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office
Word 2007:
a. Presione ALT + F para ir al botón de Microsoft
Office y luego presione la letra I para Opciones
de programa.
b. Presione A para ir a Avanzadas o use las teclas
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para buscar.
c. En la categoría Avanzadas del tema General,
presione ALT+F para activar la casilla Informar
mediante sonidos, presione la tecla TAB hasta
llegar al botón Aceptar y, después, presione
ENTRAR.
NOTA: Cuando se selecciona o desactiva esta casilla, la configuración afecta a todos los programas de
Office que admiten sonido.

Cambiar el tamaño de un panel de tareas

1. En el panel de tareas, presione CTRL+BARRA

ESPACIADORA para mostrar un menú de comandos
adicionales.
2. Utilice la tecla FLECHA ABAJO para seleccionar el
comando Tamaño y, a continuación, presione
ENTRAR.
3. Utilice las teclas de dirección para cambiar de
tamaño el panel de tareas. Presione CTRL + las
teclas de dirección para cambiar el tamaño en píxel
en píxel.
NOTA: Cuando termine de cambiar el tamaño, presione ESC.
Usar cuadros de diálogo

Para ello Presione

Ir a la opción o al grupo de opciones TAB
siguiente.
Ir a la opción o al grupo de opciones MAYÚS+TAB
anterior.
Pasar a la siguiente pestaña en un CTRL+TAB
cuadro de diálogo.
Pasar a la pestaña anterior del cuadro CTRL+MAYÚS+TAB
de diálogo.
Abrir la lista desplegable ALT + FLECHA ABAJO
seleccionada.
Abrir la lista si está cerrada y La primera letra de una
desplazarse a una opción de la lista. opción de una lista
desplegable
Desplazarse entre las opciones de Teclas de dirección
una lista desplegable abierta o entre
las opciones de un grupo de
opciones.
Cerrar la lista desplegable ESC
seleccionada, cancelar un comando y
cerrar un cuadro de diálogo.
Realizar la acción asignada al botón BARRA ESPACIADORA
seleccionado; activar o desactivar la
casilla de verificación seleccionada.
Para ello Presione
Seleccionar una opción, activar o ALT+ la letra subrayada
desactivar una casilla de verificación. una opción
Realizar la acción asignada a un ENTRAR
botón predeterminado de un cuadro
de diálogo.

Usar cuadros de edición dentro de los cuadros de

diálogo

Un cuadro de edición es un espacio en blanco en el

que puede escribir o pegar una entrada, por
ejemplo, su nombre de usuario o la ruta de acceso a
una carpeta.

Para ello Presione

Desplazarse al principio de la INICIO
entrada.
Desplazarse al final de la entrada. FIN
Desplazarse un carácter a la FLECHA IZQUIERDA, FLEC
izquierda o derecha, DERECHA
respectivamente.
Desplazarse una palabra a la CTRL + FLECHA IZQUIERD
izquierda.
Desplazarse una palabra a la CTRL + FLECHA DERECHA
derecha.
Para ello Presione
Seleccionar un carácter a la MAYÚS+FLECHA IZQUIER
izquierda o cancelar la selección.
Seleccionar un carácter a la derecha MAYÚS+FLECHA DERECH
o cancelar la selección.
Seleccionar una palabra a la CTRL+MAYÚS+FLECHA
izquierda o cancelar la selección. IZQUIERDA
Seleccionar una palabra a la derecha CTRL+MAYÚS+FLECHA
o cancelar la selección. DERECHA
Seleccionar desde el cursor al MAYÚS+INICIO
principio de la entrada.
Seleccionar desde el cursor al final MAYÚS+FIN
de la entrada.

Usar los cuadros de diálogo Abrir y Guardar

como

Para ello Presione

Ir a la carpeta anterior. ALT+1
Botón Subir un nivel : abrir la carpeta del nivel ALT+2
inmediatamente superior al de la carpeta abierta.
Botón Eliminar : eliminar la carpeta o el archivo ALT+3 o
seleccionado. SUPRIMIR
Botón Crear nueva carpeta : crear una carpeta ALT+4
nueva.
Para ello Presione
Botón Vistas : cambiar entre las vistas de ALT+5
carpetas disponibles.
Botón Herramientas: mostrar el ALT+L
menú Herramientas.
Mostrar un menú contextual de un elemento MAYÚS+F
seleccionado, como una carpeta o un archivo.
Desplazarse entre opciones o áreas en el cuadro TAB
de diálogo.
Abrir la lista Buscar en. F4 o ALT+
Actualizar la lista de archivos. F5