KAIZEN

Lo importante hoy en día no es vender por vender, sino ante todo

gastar menos de lo que se cobra. Por ello muchas empresas
grandes y pequeñas se han concentrado en buscar
oportunidades para reducir costos.

Hace décadas que los japoneses desarrollaron el concepto del

KAIZEN con el objetivo de aumentar la calidad y reducir los
costos. En esencia, el KAIZEN es el mejoramiento continuo a
través de pequeños cambios. Se trata de NO hacer cambios o
innovaciones enormes, pero sí cambiar, reducir y/o eliminar todo
aquello que impide un mejor servicio al público y una mayor
calidad del producto y servicio. Si Ud. introduce una pequeña
mejora cada día, ¡a fin de año tendrá más de 300 mejoras!
Naturalmente ello contribuirá a reducir costos.
Entendamos que el objetivo es la calidad total a favor del
comprador y ello indefectiblemente nos llevará a reducir costos e
incrementar la lealtad del comprador.

El KAIZEN se basa en aplicar pequeños y constantes cambios

en lo que se denomina las 5 S's:

SEIRE: ORGANIZACIÓN. Cada cosa en su lugar y un lugar para

cada cosa. ¿Tiene todo el personal bien definidas sus labores
diarias?, ¿se sabe en qué lugar se ubica cada mueble, máquina,
equipo, material y persona?, ¿tienen reuniones periódicas para
revisar tareas y resultados? Ante todo es indispensable que
entendamos que las organizaciones modernas están diseñadas
enfocándose en el cliente.
Antiguamente nos enseñaban a preparar organigramas estáticos
que protegían las jerarquías pero no facilitaban y simplificaban
los procesos de compras, producción y comercialización. Hoy en
día se trata de tener la menor cantidad de niveles y solo la gente
indispensable para asegurar un buen servicio al comprador.

SEITON: REDUCIR BÚSQUEDAS. Facilitar el movimiento de las

cosas, servicios y personas. ¿Tiene a la mano todo lo que
necesita para su trabajo diario? A veces es más costoso NO
tener lo básico para desarrollar el trabajo, o por un exceso de
celo, se pierde tiempo en obtener tal o cual herramienta,
elemento o insumo.

SEIKETSU: SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS. ¿Está Ud.

seguro de que el proceso de logística, ventas y servicio es
inmejorable?, ¿no hay pérdidas de tiempo? Es típico de nuestro
medio el exceso de trámites y aprobaciones para obtener un
producto o servicio. No tenga Ud. miedo en ubicar y eliminar
"pasos" que impiden el rápido y eficaz movimiento de productos y
servicios hacia el público.

SHITSUKE: DISCIPLINA Y BUENOS HÁBITOS DE TRABAJO.

¿Existe respeto por las reglas de trabajo?, ¿es el ambiente
laboral equilibrado y justo? Si Ud. es el jefe y llega tarde al
trabajo, no espere que sus colaboradores sean puntuales. La
disciplina efectiva se basa en el trabajo igualitario y justo, y en
normas de trabajo claras y aceptadas por todos. Personal
dedicado y disciplinado produce más siempre que haya la
motivación correspondiente.
Típicamente la gente espera un sueldo razonable, pero TAMBIÉN
espera buen trato, normas claras y oportunidad de hacer carrera.

SEISO: LIMPIEZA. La limpieza exagerada nos ayuda a aumentar

el orden. ¿Están muy limpios sus almacenes, oficinas y baños?,
¿es pulcra la entrega al cliente?

Siempre pensamos que nuestra oficina es limpia, pero no nos

atrevemos a entrar al fondo del almacén, ni a visitar los baños de
vez en cuando, ni a abrir esos cajones abandonados. La limpieza
nos lleva al orden y el orden nos ayuda a reducir costos.

Para implementar el KAIZEN es indispensable el decidido apoyo

del personal; una de las formas para lograrlo es el sistema de
sugerencias. Bajo este sistema, todos los integrantes de la
empresa se reúnen mensualmente y cada uno da una idea
referida a las 5 S’s. Cada mes se elige la mejor idea y cada año a
la gran idea anual. Idealmente se otorga un premio a los
creadores de las ideas; para evaluarlas se tiene en cuenta el
efecto sobre las ventas y/o costos.
Inicialmente, la gente se siente reacia al KAIZEN, pero después
lo entienden como parte agradable de su trabajo diario.
Otro aspecto importante es utilizar gráficos o carteles que
presenten el progreso que el grupo humano logra en cuanto a
reducir tal costo o mejorar el servicio.
Es bueno destacar que prácticamente todas las empresas
japonesas aplican el KAIZEN, y hay quien dice que es la base del
increíble desarrollo empresarial del Japón.

Si usted desea profundizar en este tema, puede consultar

cualquier libro sobre calidad total basada en el método Deming y
la aplicación de controles estadísticos para la eliminación de
fallas, desperdicios y pérdidas de tiempo. Para hablar de cosas
prácticas, hoy mismo vea Ud. que pequeñas mejoras puede
introducir en las 5 S’s en su empresa, y antes de lo que piensa
empezará a ver resultado positivos.