SAP GTS 

Reduce Risk and Improve Efficiency in Global Trade with Experienced Guidance from Aurum Terra 

Global trade is complex, with many inherent risks—and the expansion of global markets combined 
with ever‐changing trade negotiations continues to add to its complexity. If your company has 
extensive import and export business processes, you’re constantly challenged to identify, interpret, 
and apply the multitude of rules and regulations that govern trade. SAP Global Trade Services (GTS) 
can help. The software significantly reduces the complexity of managing trade while simultaneously 
reducing risk and improving operational efficiency. Success with GTS implementation, however, 
requires a thorough understanding of GTS capabilities and a practical knowledge of translating rules 
and regulations into compliant procedures using GTS functionality. 

Not only does Aurum Terra understand the intricacies of SAP GTS integration, but we know a 
successful implementation requires: 

An in‐depth understanding of your specific international trade activities 

Technical mastery of SAP GTS module integration and the ability to know when and how to apply 
this functionality to your business to ensure compliant processes 

First‐hand experience regarding the intricacies and requirements of the jungle of rules and 
regulations that govern global trade 

An implementation methodology that proactively identifies and mitigates any possible impediments 
to success during your project 

Aurum Terra’s years of experience in delivering GTS solutions eliminate any inherent 
implementation risk, and we’re proud of our 100% on‐time and error‐free implementation record. 

Apply GTS Capabilities to the Unique Requirements of Your Trade Practices 

 Aurum Terra is an SAP vendor 

SAP’s Global Trade Services (GTS) builds on the operational foundation established by SAP ERP, 
leveraging the wealth of data already managed by SAP to improve your trade practices. GTS enables 
organizations with high volume import and export business to automate time‐consuming, manual 
tasks to improve process efficiency, verify orders against compliance regulations to reduce the risk of 
fines, and centralize all global trade information (master data and content) in a single, secure 
repository. 

Aurum Terra will work to understand your business through your eyes and determine where and 
how to apply GTS capabilities to reduce risk, improve process efficiency, and reduce operational 
costs. Key functionality and process management provided by GTS include: 

Import Management 

 Streamline: 
o Import process 
o Product classification 
o Sanctioned party list screening 
o Embargo screening 
o Duty calculations 
 Support: 
 o Importer security filing (ISF) 
o Integration with U.S. Customs 
o Integrations with Border Protection Broker Enablement 

Export Management 

 Manage: 
o Export process 
o Product classification 
o Sanctioned party list (SPL) screening 
o Embargo screening 
o Export license determination 
o Electronic filing of customs documentation 
 Integrate with government customs systems for self‐filing electronically 

Embargo Screening 

 Screen against global and/or national embargoes 
 Screen embargoed countries for all export or all import transactions 
 Facilitated maintenance of embargoed countries 
 Manage reviews of: 
o Failed screenings 
o Processing of blocked documents 
o Escalations of uncertain entries 

Customs Management & Specialized Customs Procedures 

 Support customs requirements for: 
o Free Trade Zone (FTZ) 
o Bonded Warehouse 
o Inward Processing Relief (IPR) 
o Partner Government Agency (PGA) 
 Product classification 
o Harmonized Tariff Schedule (HTS) 
o Schedule B codes 
o Automated mass reclassification 
o ECCN 
o ICCN 
 Duty calculation: Determine duty rates 
 Trade document services 
o Export documents: Country Of Origin (COO) and Commercial Invoice 
o Manage documents 
 Electronic customs communication with customs authorities, trade systems, customs 
warehousing, bonded warehouse, and inward processing 

Sanctioned Party List (SPL)/Denied Party List (DPL) Screening 

 Screening 
o Screen upon creation, change, periodically, or ad‐hoc 
o Screen all business partners: customers, vendors, employees, external partners, and 
visitors 
 o Screen all export/import transactions: sales orders, stock transport orders (STO), 
outbound deliveries, purchase orders, and inbound deliveries 
o Maintain ‘reasons for release’ of business partners 
 Lists 
o Automatic upload of Denied Party Lists 
o Ability to create positive/negative lists 
 Options 
o Connection to TREX engine to enhance SPL screening 
o Automatic email notifications to authorized user (or user group) of blocked partners 
and documents 

Reporting & Printing 

 Reporting 
o Import and export reports by product, country, or customs office 
 Trade preference process reports: 
o Preference potential analysis 
 Restitution reports: 
o Restitution per product 
 Print trade documents 
o Foreign trade documents, including: 
 Certificate of Origin 
 Commercial Invoice 
 EUR1 
 SAD 
 Printing preferences 
o Language specific 
o Print preview 
o Email, fax or electronically transmit documents 
o Incompletion check 
o Automatically default data 
 
Legal Control 
 Automatic assignment of licenses or license exceptions, assignment of the license to delivery 
document, and depreciation of values and/or quantities from the licenses 
 Maintain license determination strategies, agreements, and nested licenses 
 Manual license assignments for Individually Validated License (IVL) 
 Block non‐compliant documents, and automatically recheck blocked documents 
 Detail check log available 
 Audit trails of all assignments and cancellations 
 Reporting of existing and expired licenses and documents assigned to a license 
 License soft‐copy upload 

Risk Management 

 Preference processing 
o Manage vendor declarations 
o Determine preferential origin 
o Print preference documents 
  Letter of credit processing 
o Manage letter of credit 
o Automatic assignment of letter of credit 
o Track quantity and value depreciation 
 Restitution handling 
o Manage export of common agricultural policy products 
o Calculate restitution amount 
o Manage licenses, securities and recipes 

Hazardous Substance Check 

 Transactions are checked against hazardous check 
 Connection with SAP EH&S 
 Control: 
o Export/Import quantity restrictions 
o Import restrictions for country of origin 
o Export restrictions for county of destination 

Automation and Integration are Key to Efficiency and Risk Mitigation 

GTS accelerates import and export business processes with real‐time compliance checks, such as, 
Export Control Classification Number (ECCN), Harmonized Tariff Schedule (HTS), SPL, etc., and 
communicates with Customs for example: Automated Commercial Environment (ACE). GTS also 
works with SAP Business Suites’ order and shipment processes, taking advantage of master data 
already managed by SAP to further reduce manual tasks and improve process efficiency. 

Additional cost savings are realized through automated customs, determining when shipments are 
subject to free trade agreements, and then managing declaration‐handling for the appropriate 
parties. From a compliance perspective, GTS maintains an audit trail of all screenings against 
government regulations, Denied/Sanctioned Party lists (DPL/SPL), and retains as digital records 
relevant documentation and communications, making it easy to access this information in the event 
of an audit. 

Partner with Aurum Terra for Long‐Term Success 

The easiest way to realize the benefits of SAP GTS is by partnering with the right team for your 
implementation—Aurum Terra. We bring a wealth of proven GTS implementation expertise and 
experience, delivering value throughout your project, and well beyond. 

Aurum Terra has more than 20 years of SAP experience with a focus on delivering GTS solutions on‐
time with 100% client satisfaction. Our U.S.‐based workforce (including Licensed Customs Brokers) 
has the required technical and business skills and has hundreds of error‐free implementations to our 
credit. 

The GTS‐focused approach we bring when working with you includes: 

Global trade knowledge to identify risks, and integration skills to deliver a GTS solution specifically 
designed to meet your needs. 

Our small teams, including Licensed Customs Brokers, are dedicated to doing the right thing for your 
company throughout your project. Our employees have in‐depth, practical knowledge of GTS 
capabilities and their role in helping you comply with myriad trade regulations while improving 
import and export business processes. 

A macro‐micro business perspective, recognizing that each client has unique global trade goals. 

We listen and invest time to learn your business. Our requirements‐gathering process takes an 
analytic and a systemic approach to identify variables and risks in advance. Your business is unique, 
and we make no assumptions. We thoroughly assess your environment and develop an integration 
roadmap designed to reduce risk and improve efficiency. 

Client self‐sufficiency to confidently conduct global trade going forward. 

Our goal is client self‐sufficiency through complete knowledge transfer. We provide detailed 
documentation regarding the SAP GTS integration and the import and export business processes 
that are implemented. We also train your IT team and users so they are confident in their ability to 
comply with global trade regulations. 

Choose the SAP Partner Who Understands You and GTS 

Aurum Terra, Inc. is an SAP Partner with a special focus on SAP GTS module integration. Aurum 
Terra, Inc. is also an active in the global trade community as a recognized Service Partner Associate 
with the International Compliance Professionals Association (ICPA), as a Strategic Champion Partner  
American Association of Exporters & Importers (AAEI), and a member of the Los Angeles Area 
Chamber of Commerce (LAACC). 

If you are evaluating SAP GTS, or are struggling with a disappointing prior implementation, contact 
us today to discuss your global trade needs. We strive to be honest, transparent, and 
straightforward in our approach and believe these qualities contribute to our record of 100% 
successful implementations. 

Why Global Logistics Management Should Come Second to Trade Compliance 

You’re about to expand your business. You’ve been successful in domestic sales and distribution. 
You now have a promising opportunity to take advantage of global markets. So what’s the next step? 

Before you put a logistics plan in place, order parts or materials from a foreign supplier, or ship your 
first product to an overseas customer, you need to invest time for compliance. Understanding trade 
compliance gives you the ability to apply global trade regulations and ensure that every link in your 
supply chain is uninterrupted. Focusing on global logistics management at the expense of 
compliance can hurt your global trade with postponed shipments, customs delays, fines, penalties, 
and time‐consuming audits. Don’t be tempted by a “we’ll just pay the fines” mentality. Getting 
compliance correct—from the start—opens the door to a  smooth‐running logistics processes—
source to destination—and reduces operational expenses. In the hierarchy of business priorities, 
global logistics management should come second to trade compliance. 

Global Trade Is Complex 

Global trade rules and regulations are voluminous and complex. They vary by country, mode of 
transportation, and goods being traded. In the US alone, global trade is governed by rules and 
regulations enforced by the US Customs and Border Patrol, the Food and Drug Administration, Drug 
Enforcement Administration, and Directorate of Defense Trade Controls, among others. Major world 
economies have also developed their own set of trade regulations that must also be taken into 
consideration. 

Compliant global trade practices begin by understanding how these rules and regulations govern the 
responsibilities of the participants in your supply chain. A brief listing of the key supply chain 
participants illustrates how pervasive regulations can be and how each line of business bears some 
compliance responsibility: 

Sales: Can the product (and all the components that comprise it) be sold to a particular country, or 
are there restrictions based on product types, components, or buyers (Sanctioned Party List)? 

Procurement: Do suppliers comply with regulations that govern sourcing, process, quality, or fair 
trade practices?    

Accounting: How should you calculate product valuation? How will that affect duties and total 
landed cost? 

Legal: Have required export licenses been obtained? Are we accurately identifying and mitigating 
risk? 

Production: Do manufacturing processes comply with regulations established by Partner 
Government Agencies, such as the FDA’s Food Safety Modernization Act? Are we updating records 
to reflect last‐minute changes to production? 

Shipping: Has all documentation been properly completed and filed prior to shipment? Can we 
provide an accurate delivery date? 

Compliance failure at any one of these supply chain responsibilities can throttle the efficiency of 
your global logistics management and hurt your financial performance. ERP software can help your 
employees efficiently manage logistics in accord with regulations, but employees using this software 
must understand the underlying regulatory requirements. Software can simplify and automate 
global logistics management, but improper usage spells risk. 

Ultimately, You Are Responsible for Compliance 

Historically, compliance regulations used to be less stringent. Responsibility for global trade 
compliance was shared across partners in the supply chain—suppliers, manufacturers, brokers, and 
carriers. Since 9/11, requirements have significantly tightened, and importers and exporters are now 
ultimately responsible for trade compliance. Everyone from the CEO to the shipping clerk on the 
receiving platform needs to be fully informed regarding the requirements of trade regulations, 
ensure that every link in the supply chain is compliant, and be able to demonstrate compliance in 
the event of an audit. There is no longer a corporate shield for anyone or any company that willfully, 
negligently, or naively dismisses trade compliance responsibility. 

In planning your compliance strategy, evaluate those individual responsibilities to determine if there 
are any gaps. An experienced global trade consultant can provide invaluable guidance to help you 
navigate the complexities of compliance. 

Not Just a US Perspective, But a Global Perspective 

As a global trader, you need to understand and comply with US regulations as well as the countries 
you trade with. The United States has free trade agreements (FTAs) in effect with 20 countries, 
among them Australia, Chile, Colombia, Israel, Korea, Panama, Peru, and Singapore. The NAFTA 
agreement is being replaced with the United States, Mexico, Canada Agreement (USMCA), and the 
US and China are involved in contentious negotiations. The European Union has regulations 
governing member states. Trade relations are dynamic and subject to constant change. Today’s’ 
trading partner can end up on next week’s embargo list as a result of political machinations. 

To successfully execute global logistics management for a multinational supply chain, you need to 
understand, comply with, and navigate the numerous rules and regulations. That can be a massive 
task, and we advise you to seek the guidance of an experienced global trade consultant. The time 
you invest in understanding the regulations, educating employees regarding the requirements, and 
implementing complaint procedures will pave the way for smoother global trade transactions. 

Global Trade Compliance Expedites Logistics 

Understandably, you want to implement your global trade activities as quickly as possible to grow 
business and profits. The time required to fully understand global trade regulations and establish 
processes and procedures that ensure compliance can seem like an unneeded hurdle. However, just 
as it takes longer to build a paved road than a dirt road, paving your trade routes with compliant 
practices will expedite logistics across your supply chain. Through compliance with global trade rules 
and regulations, goods move efficiently and economically. With compliant trade practices you’ll 
avoid:   

Deadlocked outbound shipments in your warehouse waiting for approval for export; 

Customs delays for additional information or unexpected licensing required by a PGA; and 

Fines, penalties, and exorbitant storage costs that negatively disrupt trade flow and impact revenue. 

You’ll benefit from: 

A smoother and stronger supply chain, decreasing the workload of your logistics department; 

Increased predictability for delivery dates and estimated cost for you and your customers; 

Prevention of production downtime due to avoidable shipment clearance delays; 

Utilization of preferential import programs (such as Free Trade Agreements) that offer cost savings 
through reduced duty or even duty‐free trade; 

Establishing a consistent importer profile that minimizes your chances of being audited; and 

Confidence that if audited, your due diligence to be compliant is thoroughly documented and 
defendable. 

Trade compliance may involve significant time and effort in the beginning, but those investments 
will expedite global logistics management. 

Compliance Creates a Firm Foundation for Global Logistics Management 

Global logistics management should be built on a foundation of compliant trade practices and 
procedures. Involve every participant in the supply chain and every employee supporting the 
process. When planning your global logistics management strategy, compliance needs to be a 
priority, not an afterthought. 

Invest the time required to fully understand how global trade rules and regulations govern your 
expanded trade practices. Seek the guidance of an experienced global trade consultant. Educate 
your employees regarding the importance of trade compliance. Implement the software necessary 
to translate trade rules and regulations into consistently executed processes and efficiently manage 
international shipments. Compliant trade practices create the firm foundation for optimized global 
logistics management. 

   

Implementing SAP Global Trade Services: How a Licensed Customs Broker Can Help 

Picture this: Domestic sales are great. Foreign markets offer the opportunity to grow, and you’re 
primed to tackle global trade. You run your business on SAP, and building on that foundation to 
support global trade is the right strategy. Product development, marketing, finance, IT, compliance, 
legal, procurement, and distribution are closely involved in your global business plan; you’re putting 
the pieces of the global trade puzzle in place and one of your major projects is implementing SAP 
Global Trade Services (GTS). At this point we’d like to make a recommendation based on more than 
twenty years of SAP consulting: hire an implementation team that includes a licensed customs 
broker (LCB) on staff. 

Implementing SAP Global Trade Services? Include an LCB 

With a special focus on Global Trade Services, project after project, we’ve seen the value that a 
licensed customs broker provides. As a member of a team implementing SAP Global Trade Services, 
a licensed customs broker complements other team members with skills and experience that 
include: 

Expertise gained from the preparation for and passing the CBP Customs Broker License Examination; 

In‐depth knowledge of global trade regulations that govern your trade practices; 

Practical knowledge of brokerage practices; 

Hands‐on understanding of SAP GTS functionality and proper application of its capabilities; and 

Ability to translate regulations into actions that can reliably be executed by SAP GTS. 

The result of having these skills on the team is faster implementation time, optimized utilization of 
SAP GTS functionality, and adoption of best practices to ensure global trade compliance. A licensed 
customs broker helps you by identifying and applying relevant regulations, translating regulations 
into actions via GTS functionality to aid global trade efficiency and compliance, and providing 
guidance throughout the implementation on specific nuanced aspects of trade processes. 

Identify and Understand the Relevant Regulations 

Without specialized knowledge of all the applicable trade regulations (NAFTA to USMCA) and their 
occasionally‐changing details, it’s a challenge to know exactly which ones and which sections govern 
your global trade activities. As part of the team implementing SAP Global Trade Services, a licensed 
customs broker will assess your specific needs and identify the relevant regulations, depending on 
the products you are shipping and the countries you trade with. Regulations most likely to apply to 
your global trade practices include:   

Harmonized Tariff Schedule that defines tariff rates and categories for merchandise imported into 
the United States. Accurate classification of products according to this schedule is fundamental to 
compliant trade practices. 
U.S. Department of Commerce Bureau of Industry and Security regulations covering a wide range of 
industry‐specific trade regulations. 

FDA regulations regarding human and veterinary drugs, vaccines and biological products, medical 
devices intended for human use, radiation‐emitting electronic products, cosmetics, dietary 
supplements, and tobacco products. 

U.S. Department of Agriculture regulations regarding produce, meat, poultry and egg products, and 
animals. 

U.S. Department of Commerce Bureau of Industry and Security Lists of Parties of Concern that 
contains companies, entities, or persons for which there is strict export prohibition, a specific license 
requirement, or the presence of a “red flag” that requires due diligence regarding appropriate end‐
users, end‐use, or final country of destination. 

International Traffic in Arms Regulations (ITAR) govern the export and import of defense‐related 
articles and services. 

The documentation that details each of these regulations can be voluminous, if not overwhelming. A 
licensed customs broker guides you through this regulatory jungle, letting you know what to pay 
attention to and what to ignore, based on your unique global trade requirements. 

Transform Regulations Into Compliant Actions 

Having identified the regulations that pertain to your trade practices, your GTS implementation 
team then focuses on implementing SAP Global Trade Services functionality that ensures compliance 
with the regulations. In this process, a licensed customs broker’s granular knowledge of regulations 
and SAP GTS functionality is critical to implementation success. That  includes: 

Properly classifying items you are shipping using the Harmonized Tariff Schedule to determine the 
correct valuations—from source to finished product—and accurately calculating duties and fees; 

Reviewing item classifications and determining if shipments qualify for special trade agreement 
preferences such as the U.S.‐Mexico‐Canada Agreement (USCMA); 

Setting up SAP GTS processes to properly prepare the required documentation to avoid delays, fines, 
or confiscation of items. Documentation can include commercial invoices, special forms for goods 
regulated by federal agencies, inspection certificates, customs declarations, export licenses, formal 
entry summaries, and Importer Security Filing “10+2”; 

Configuring SAP GTS integration with government systems that facilitate compliant trade processes 
and electronic filing of information 

ACE Automated Broker Interface (ABI) 

CBP and Trade Automated Interface Requirements (CATAIR) 

European Excise Movement and Control System (EMCS) 

CPB Automated Manifest System 

UK Intrastat; 

Employing SAP GTS functionality for real‐time compliance checks and control across lines of business 
involved in your global trade activities; 
Establishing an efficient process for obtaining drawbacks in the event imported or exported goods 
must be returned to the supplier; and 

Determining records retention policies for documents and communications involved in trade 
activities. 

There are many areas in a supply chain where failure to comply with global trade regulations can 
result in considerable fines, penalties, or sanctions. The best way to prevent all of that is to ensure 
you’re using the full extent of SAP Global Trade Services to implement compliant processes. Only 
team that includes a licensed customs broker combines the experience, skills, and knowledge that 
span the business, compliance, and technical requirements needed to establish compliant global 
trade processes. 

LCB Services, Included in your SAP GTS Implementation 

If you’re about to begin a global trade initiative or recognize that your current global trade processes 
need improvement, you’ll benefit from licensed customs broker expertise on your SAP GTS 
implementation team. Aurum Terra knows the value of licensed customs brokers. They are critical 
members of our implementation team and key to successfully implementing SAP Global Trade 
Services 

The Two Major Ways SAP GRC Access Control Enforces Compliance 

One of the most critical security challenges enterprises face is the compliant enforcement of access 
control. Establishing an effective set of access controls and auditing to maintain compliance is vital 
to ensuring both short‐ and long‐term security protections. Your business has many people touching 
large amounts of company data; data that can be destructive if used incorrectly, which can damage 
your or your customers’ reputations. You will be held liable by those affected by compromised data 
if a data breach occurs, making data access control a top priority in the realm of governance, risk, 
and compliance (GRC). 

Compliance here starts with making sure that your employees have access to only what they need, 
while keeping access controls transparent and instituting a high level of accountability. SAP GRC 
Access Control functionality accomplishes this while simplifying the processes—and its customizable 
configurations allow this solution to be aligned with keeping your enterprise data safe. We have 
found there are two key elements of SAP GRC Access Control that help you organize and enforce 
access easily: using transparent user permissions and a stepping‐back approach to seeing affected 
business controls. 

Protect the Enterprise Through Transparent User Permissions 

Conducting business globally in a regulatory‐rich world requires your enterprise to develop a level of 
transparency around data access. Transparency enables organization across all areas of your 
business, while allowing for the development of better internal audit and compliance controls across 
the board. SAP GRC Access Control can accomplish this—to the point of seeing your user data 
compliance falling into place as a direct result of implementing these controls. However, it will take 
some effort in the initial stages to ensure you have clear rule sets in place, and there is value in 
bringing in a third party to work with you here. Having another set of eyes on what access controls 
are needed will help identify the rules you need while steering your business towards implementing 
a transparent GRC solution. The best way to do this is through an implementation of SAP GRC as the 
definitive access enforcer for your business. 

SAP GRC Access Control brings a set of fully customizable compliance rules to your business needs, 
so that you can set up and assign permissions in a clear, visible way. Having transparent, automated 
rule sets in your ERP will help you avoid complacency in maintaining user access controls, allowing 
you to accomplish a key aspect of maintaining regulatory compliance. Of course, this will all be in 
vain if you end up missing a group of users or fail to protect a dataset. It will be important to know 
and understand what exactly needs protecting when implementing access controls. 

Take a Step Back to Ensure Your Controls Remain Compliant 

It is crucial at this stage to start by taking a step back [link to “ERP Implementation Project Plan” 
once live] in order to see all your process controls, regulatory requirements, and access controls. 
Looking at every aspect of your business gives you a big‐picture idea of where your compliance 
currently stands, while giving you a greater sense of where it needs to go. In fact, the act of stepping 
back during an ERP implementation of access controls is, in itself, a key way to enforce compliance. 
By taking the time to force yourself to examine all your processes, you will be confident that the 
solution you choose will leave you in a high state of compliance. 

Implementing SAP GRC Access Control gets you to develop better segregation of duties. Oftentimes 
when working with businesses, we find a number of common duties spread across multiple users in 
different departments, many of whom no longer require access to perform the tasks to which they 
have access. By stepping back a bit, you can easily detect and retire redundant or no longer relevant 
job duties, while creating a better, more definitive, access structure. 

SAP GRC Access Control implementation will expose regulatory noncompliance in your business. As 
processes and the access controls around these processes are discovered, you will be lifting a veil 
from them and perhaps making surprising discoveries. While this can be frightening and 
overwhelming at first, it opens the door for procedural changes which, when set up to align with 
your access control efforts, gives your business better process stability and contributes to the 
positive impact of implementing SAP GRC Access Controls. 

This is another discovery phase where using an experienced third party will make a huge difference 
in your project results. 

Engage an Expert Partner for Access Control Implementation 

Aurum Terra likes to think of an SAP GRC Access Control solution as your access control enforcer. 
With an SAP GRC solution in place, your business is able to manage and prevent access violations, 
enforcing and maintaining company‐wide compliance. We work with you to organize your 
compliance efforts so that they align with your business goals and needs. At the end of an SAP GRC 
implementation, you will know that your employees have access to only what they need, while 
having a high level of transparency built in for ease of auditing and maintaining regulatory 
compliance. 

Assessing the ROI of your ERP Implementation 

The process of an ERP implementation is not an easy one, especially given the costs associated with 
these efforts. Executive management will want to see great return on investment (ROI) results for 
any ERP implementation—whether it’s a complete rollout or adding modules or functionality such as 
GRC or GTS—in a short period of time. This key question will have to be answered before you can 
move forward with your project: How exactly will our ERP implementation produce the return on 
investment we need while meeting expected business productivity gains? 

This question is one that makes many executives waver in moving forward with an ERP 
implementation, yet quantifying the expense of an SAP ERP solution is going to make or break your 
project. You must have this product in order to grow the business, maintain regulatory compliance, 
and realize productivity gains… but how do you justify the needed budget? 

In our ERP implementation experiences, we have identified two key items that give executives an 
effective blueprint for determining your ROI and understanding the necessity of such a powerful 
enterprise solution. 

Key ROI Gain #1. Maximized Employee Efficiency 

When you achieve a focused view of your business process controls, you immediately will start to 
see some process efficiency gains come into play. This positive impact on your employee 
productivity will decrease your ERP project payback period, impacting ROI gains in a couple of key 
areas. Some of the primary gains we see are due to the removal of manual processes and a more 
efficient use of transactional and archived data. 

This is a vital area in which to ensure you are getting the most optimized solution from both a 
productivity and financial standpoint, by engaging an experienced implementation partner. Your 
partner must understand and have knowledge of not only how you do business, but also have 
expertise in the exact solutions you are looking to put into place. A partner must go beyond this by 
keeping your project on track to hit timeline targets and providing effective training for your staff so 
that they are ready to use your new ERP products most effectively and without a steep learning 
curve. 

Your key gain here will be in staff performance, seen first in the form of reduced tasks. For example, 
all primary SAP GTS functionalities provide business solutions that, even when used right out of the 
box, will automate and remove redundant or manual tasks for global trade management (as much as 
95% of the work can be automated), increasing your trade compliance levels while elevating 
productivity to new heights. Now, your staff will spend less time on administration and be free to 
devote more time to growing the business and focusing on larger projects. No more digging for data 
or correcting a multitude of manual, human‐induced mistakes. 

Key ROI Gain #2. Minimized Damages Due to Noncompliance 

Regulatory noncompliance is something all global businesses want to avoid. What we see in global 
businesses, in either a pre‐ or incomplete implementation state is often a regulatory quagmire. 
Many businesses are running compliance processes that are on manual‐based systems that are not 
flexible (or stable) enough to keep track of the ever‐changing international trade regulatory 
landscape. When calculating the costs of maintaining outdated, error‐prone processes, executives 
have to ask themselves this question: “What damages might we incur as a result of noncompliance?” 

In this key item, the setbacks and penalties associated with regulatory noncompliance will quickly 
make sense when factored in as part of the ROI of your ERP implementation. It is here that you see 
in black and white what the cost of not implementing an ERP solution will be [link to “Why Global 
Logistics Management Should…” when live] to your business, a cost that goes far beyond simple 
dollars and cents. When a global business falls out of compliance, they can face: 
Fines and penalties. The monetary loss is perhaps the most visible one—and can easily be prevented 
by putting SAP GTS in place that’s customized to meet your business requirements. 

Negative publicity. Negative publicity, while often not a measurable metric, can have an untold 
impact on your business. But you can avoid a PR nightmare such as eBay’s being used as an ISIS 
terrorist cash funnel in 2017 with the correct ERP solution. SAP GTS automatically runs your trade 
partners through the Sanctioned Party List, ensuring you’re not working with denied parties. 

Corporate and personal liability. Not only can your business be held accountable, but your person 
can as well. In fact, you can find both yourself and your business making the OFAC’s naughty list if 
the violation is severe enough. 

Confiscated shipments. Your company spends time and resources to create, secure, and ship your 
goods to or from the corners of the world. An incident of noncompliance can cause your valuable 
goods to be held indefinitely, or be auctioned off at the port of call by a national government. 

Revoked licenses. You all know that without appropriate licensing, you will not be able to conduct 
business. When you fall out of compliance, your shipping and trade licenses can be suspended or 
even revoked, adding red numbers to your ledger and possibly closing off an entire market from 
your business. 

And these are just the start of the problems a company involved in global trade will face when found 
to be noncompliant. The constant threat of audits can quickly become a regular occurrence after just 
a single violation. It’s not only about preventing the incidents that lead to an audit situation, 
though—a solid ERP solution will also allow you to easily handle any audits (internal or otherwise) 
that do come your way. 

All the above benefits brought about by a properly implemented ERP solution are best gained when 
you partner with an expert third‐party implementor. Selecting the right partner will help you achieve 
an outstanding ROI from your ERP implementation. 

Engage A Successful Third Party Partner for Maximum ROI of Your ERP Implementation 

When you partner with a team of specialized experts that can keep your ERP implementation project 
meeting its deliverables on‐time and within your budgetary limits, your ERP solution will be one that 
will easily hit your ROI requirements. Your ideal implementation partner will only recommend and 
help you implement the solutions that you actually need, each customized for your specific business 
processes and requirements and will provide concise and comprehensive training to your business 
users. These are the hallmarks of a successful implementation—one that will allow your company to 
enjoy gains in efficiencies while avoiding the detrimental costs of noncompliance. Though any ERP 
implementation may seem a daunting undertaking, partnering with an experienced outside third 
party will help you achieve the greatest return on investment on this vital yet complicated system. 

How a Licensed Customs Broker Can Help Minimize Global Supply Chain Risks 

Savvy enterprises navigate the complexities of international trade while minimizing global supply 
chain risks. Success in global trade requires a reliable supply chain: ingredients, materials, or 
components reliably sourced; products manufactured with consistent quality; sales properly 
transacted; and shipments correctly brokered. However, each of these links in the chain is subject to 
numerous trade rules and regulations, where failure to comply can result in significant fines, 
penalties, or sanctions. 

Recipe for Minimizing Global Supply Chain Risks 
If you are about to initiate a global trade program and want to minimize (and ideally eliminate) 
global supply chain risks associated with regulatory compliance, you need to: 

Know which global trade regulations pertain to the product(s) you are shipping; 

Interpret regulations to know where, how, and when they apply to your supply chain; and 

Translate regulations into tasks and workflows that ensure you are compliant. 

Regulatory compliance requires business experience, a robust enterprise resource planning (ERP) 
solution with global trade functionality, and an implementation team knowledgeable in global trade 
processes and regulations to get your solution off the ground. 

You already possess fundamental supply chain experience, though you’ll likely enhance it by hiring 
professionals with global trade experience or seeking additional training for existing staff. Extending 
your SAP ERP system with the addition of global trade services functionality requires 
implementation consultants who focus on the Global Trade Services (GTS) module. As for knowledge 
of global trade processes and regulations, you’d be well‐advised to work with an ERP vendor who 
includes a licensed customs broker (LCB) on their implementation team. 

A Licensed Customs Broker Complements Business and Implementation Skills 

A customs broker is licensed by passing the US Customs Broker License exam and undergoing an 
extensive CBP background investigation. The expertise stemming from that test and subsequent 
relevant experience complements the skills of your supply chain professionals and ERP 
implementation consultants. An LCB (Licensed Customs Broker) understands the intricacies of entry 
requirements and procedures, classification and valuation, fines and penalties, and associated rates, 
duty, taxes, and fees and applies this knowledge to ensure your trade processes comply with 
relevant regulations. 

Know which regulations are relevant to your global supply chain 

Trade regulations are numerous and complex. In a consulting role, a licensed customs broker will 
take time to learn about your supply chain and identify which regulations (such as CBP, FDA, BAFA, 
AWV, and ITAR and EAR) are applicable to your specific products and markets. By identifying only 
the relevant regulations, an LCB reduces implementation time of your global trade initiative. 

Global trade is not just about compliance—there are also free trade preferential treatment 
programs that shippers may benefit from. Many programs offer reduced duties as well. An LCB will 
advise you of those programs—they’ll point out which parts of specific trade programs simplify trade 
processes and save you money, which parts are currently subject to added scrutiny by government 
agencies, and how to cautiously proceed when the future of programs like NAFTA seem uncertain. 
An LCB is always looking for ways to maximize opportunity while minimizing risk. 

Interpret and know where, how, and when to apply regulation 

Once relevant regulations are identified, an LCB interprets the regulations in light of your global 
trade activities to determine where, when, and how they apply across your supply chain. What 
responsibilities do procurement, finance, sales, or distribution have for trade compliance? Who is 
responsible for product classification and valuation? When is a license required prior to shipment? 
How can we better predict landed cost? 

As part of the process, the LCB will also identify any gaps such as personnel to be trained or hired or 
procedures that need to be enhanced or developed. A licensed customs broker works to address all 
possible areas of risk and ensure that all critical personnel in your global supply chain understand 
their responsibilities and the importance of consistent execution. 

Translate regulations into tasks and workflows 

Based upon a detailed understanding of your global supply chain and identification of the applicable 
regulations, the LCB works directly with the GTS implementation team to translate regulations into 
the actual ERP system tasks and workflows. These provide real‐time compliance checks and control 
and may include: 

Product classification to determine if the item has a specific Export Control Classification Number 
(ECCN) and requires an export license 

Sanctioned party list screenings 

Automatic duty, tax, or fee calculations 

Streamlining importer security filing (ISF) via connection to the CBP or filing via the brokers 
Automated Broker Interface (ABI) or Broker Enablement 

Integration with customs systems to expedite export filing, such as ACE, ATLAS, etc. 

Translating regulations into automated processes enabled by SAP‐GTS removes the risk inherent in 
manual processes by ensuring critical import and export activities are consistently executed in 
compliance with relevant global trade regulations. Only a GTS team that includes an LCB can provide 
this level of detailed, expert guidance in translating regulations into actions. 

Licensed Customs Broker Expertise Minimizes Global Supply Chain Risk 

Whether you’re just beginning your global trade initiative or realize your current import/export 
activities need improvement, you’ll benefit from the expertise of an LCB on your ERP 
implementation team. At Aurum Terra, licensed customs brokers are a key element of our quality 
implementation services. With their experience surrounding global supply chains, knowledge of 
relevant regulations, and understanding of ERP global trade functionality, LCBs as part of your expert 
implementation team will guide you towards minimizing global supply chain risks. 

Minimizing Your Risk of Global Trade Compliance Violations 

According to a JP Morgan Chase report, 74% of U.S.‐based businesses are seeking to expand globally. 
However, the landscape surrounding the global trade arena is rife with regulatory uncertainties. The 
unfortunate reality these businesses quickly come to realize (sometimes painfully so) is that each 
country and international trade partnership has its own collection of business and trade regulations, 
making it a must to prioritize trade compliance over global logistics management. 

If you’re putting trade compliance first, it will help your efforts to eliminate trade compliance 
violations. The uncertainty of the global business market and the ever‐evolving nature of meeting 
trade regulations (which have been further complicated by the recent introduction of U.S. tariffs) 
create a volatile global business environment. It is crucial to understand the exact regulations you 
need to follow to avoid global trade compliance violations. This turns what was once an option into a 
requirement for medium and large businesses with a global presence: having a global trade services 
(GTS) solution in place. 
Stop Common Trade Law Issues Before They Happen 

Many of the trade law compliance issues we have seen clients struggle with can be summarized into 
three key categories—but violations within these three categories are much easier to avoid with an 
appropriate GTS solution in place. 

Querying the business partners against sanctioned, or “denied” list. Several agencies, such as OFAC 
maintain a list of blocked, or sanctioned, individuals and entities with which U.S.‐based firms are not 
allowed to do business. Checking this list is a vital step when deciding whether or not to do business 
with an overseas or a domestic entity—and you must investigate not only the businesses but also 
individuals. All customers, vendors, banks, and account‐holders must be checked against the denied 
lists. Many businesses without a GTS solution in place resort to manually checking this list, which is 
both time‐consuming and prone to errors. The consequences of a mistake in this area may not just 
saddle your organization with fines and penalties; you may end up on one of these lists as well. 

How GTS can help: GTS solutions contain a Sanctioned Party List (SPL) screening service that will 
automatically scrutinize all aspects of a business (including personnel) and can be implemented as 
an independent solution. 

Obtain appropriate export licensing. Countries around the globe have their own ideas in terms of 
what constitutes appropriate export licensing (even including the legal definition of an export). The 
complexity of these laws, though, is next to impossible to navigate without some form of 
automation in place. 

How GTS can help: An SAP GTS solution is a great solution for this task, as it will query the export 
license regulations as enforced by the Bureau of Industry and Security (BIS) and DDTC (Directorate of 
Defense Trade Controls), keeping your products from being caught in a regulatory snare. 

Transaction screening. All transactions, such as export, import, and domestic, must be screened 
against denied lists. Additionally, financial transactions must be checked against the sanctioned lists 
to ensure that no illicit money is changing hands. A manual process of digging up this information for 
audits or reporting purposes will be anything but easy. 

How GTS can help: A manual process will simply not work for transaction screening. It will lead to 
transaction mismanagement and mistakes, and will be an audit nightmare for your business. A well‐
implemented GTS solution will automate your global trade transactions screening by checking 
against various sanctioned lists and alerting you to potential issues, while organizing all transactional 
records for easily‐automated audit reporting. 

While this is not an all‐inclusive list of trade compliance violations we see, addressing each is key. 
Your goods and services need to be properly delivered, without interruptions to your business due 
to avoidable violations, resulting in fines or products being held in limbo by port authorities. 

Violation of Trade Laws Have Serious Repercussions 

The repercussions of these global trade compliance violations can be staggering, with fines, 
penalties, and confiscated products often surpassing the million‐dollar mark. PayPal had a $7.7 
million dollar fine in 2015, and so far in 2018, the SEC reports that $230.4 million dollars in fines and 
penalties have been assessed to companies for various global trade compliance violations. This list 
includes some well‐known names like Dun and Bradstreet and Panasonic. 

Global trade compliance violations can affect not only your bottom line, but your reputation. 
Companies incorrectly importing or exporting goods may end up with revoked licenses, suspended 
shipping manifests, and product liquidations. And, by inadvertently working with businesses or 
individuals on one of the watch lists, you can create a negative public sentiment towards your 
business—one that is impossible to overcome. It is best to avoid this completely and align your 
business with a logical software solution; a solution that provides solid trade compliance and 
minimizes your global trade risks. 

GTS Implementation Is Key to Navigating Global Trade 

The pitfalls of global trade that can sink an organization can easily be mitigated by having a solid 
solution in place. Implementing GTS within your SAP solution typically can provide up to 95% of your 
global trade compliance needs. With a solid GTS implementation, every trade partner in each 
transaction is screened, shipping licenses are properly obtained in accordance with up‐to‐the‐minute 
data, and your transactions are recorded and investigated seamlessly to get through any audit 
situation. A GTS solution will easily and independently remove the risks of global trade compliance 
before they cost your business valuable time and fines. 

When Aurum Terra executes a GTS implementation, we help you identify exactly what your 
organization needs, so that your global trade management touch points number only in the dozens 
instead of the thousands, greatly reducing overhead and organizational complexity while gaining a 
high level of compliance. No matter what your business requirements may be, we help you build a 
solid GTS foundation to streamline your trade compliance processes. 

Making an ERP Implementation Project Plan: The One Step Most Companies Forget 

Sometimes it is the obvious items that businesses miss when planning a project. 

While most businesses develop a project plan when they start their ERP implementation, more often 
than not it contains large gaps that could jeopardize ERP implementation efforts. 

These gaps quickly become noticeable once the process is underway, setting off alarm bells with 
sudden fervor. Costs start to quickly surpass budgetary outlays when business processes are 
suddenly discovered mid‐flight. Often times, many of these business processes are lacking process 
controls around them, and most of them were not considered when the project scope was being 
determined. As it turns out, this is because the business missed one key step in their project 
planning: stepping back to look at all the little things that make their organization run. 

Taking That Step Back to See It All 

Business leaders, while having a great grasp on the inner workings of their organizations, can often 
be surprised by business processes thought to be long retired—or worse, were being conducted 
without any awareness by business leadership. When these get discovered once their ERP projects 
are in process, it can cause severe project delays and even failures to occur. 

It is here, in the ERP implementation project planning stage, that these discoveries need to be made. 
It is here, with the help of a valued and experienced partner, that taking a step back to see 
everything down to the most minute process will be most valuable. This gives your organization 
more visibility into all the process controls in place and allows you to easily sort the ones that need 
to stay versus the processes you can easily cull. 

Getting a Bird’s‐Eye View of Business Process Controls 
Oftentimes, a large gap in the ERP implementation project plan develops due to not having full 
awareness of business process controls in place. There is the potential for processes that are isolated 
from the view of business management; processes that will need to be uncovered and examined 
prior to your ERP project effort. This can happen by stepping back for that bird’s‐eye, all‐seeing view 
of what compliance and business process procedures are in place. 

One common example of not stepping back we have seen centers on the satellite sites of global 
corporations. Many of these sites often have “rogue” processes or workflows that do not fit into the 
planned ERP project structure. These unconventional processes will create some significant delays if 
discovered too late, so it’s better to learn about any processes that may be outside of your ERP 
deployment scope ahead of time. Upon discovery in the planning phase, this will give your business 
ample time to develop a standardized and compliant business solution. 

This example illustrates why it is highly beneficial to step back and assess the process controls you 
have in place. By seeing the entire picture of what your business needs and uses to run, the scope of 
your project can be adjusted to include what is needed, as well as to gain efficiencies by letting go of 
processes that no longer effectively serve the business. 

During the process of stepping back, you must seek and encourage the active engagement of your 
internal business stakeholders. Their input and knowledge will provide invaluable insights into the 
process controls your business is currently using, leaving you better prepared to conduct a solid 
organizational analysis. 

A Concise Organizational Analysis Solidifies ERP Project Planning 

Once your process control structure is identified, this data can now be used to conduct an 
organizational analysis involving an experienced third party. With this, your implementation partner 
can identify any gaps in your business processes and technical implementation plans by looking at 
each of your business functions to gain better organizational perspective, allowing you to determine 
the best ERP solution to fit your business needs. To accomplish this, your implementation partner 
needs to take another step back with your business stakeholders. 

It’s not enough to just engage the executive suites in an ERP implementation project plan. Engaging 
middle management, such as warehouse and shipping managers or sales managers, will give you a 
broader sense of what needs to be in your ERP project scope, as well as some of the specifics you 
need to fulfill the following analyses. 

Streamline business processes. Now that you have identified what processes and workflows are 
running your business, you can begin to streamline. In this area, it is key to align the experience of a 
trusted vendor with your project team during ERP implementation project planning sessions to help 
guide you on the path of determining which of these processes are localized vs. globalized and 
tailoring these processes to best suit your business needs. 

Process standardization. In addition to streamlining processes, you’ll also want to work with your 
implementation team to determine which processes should be standardized and which are 
duplicated or no longer needed. This will deepen your understanding of in‐place process controls 
while trimming away redundant processes, leading to reduced timelines and risk factors during the 
implementation process. 
These steps ensure that all gaps are called out and closed, any systems that currently fall outside of 
the ERP implementation are included, and the ERP implementation project plan includes only the 
modules that you will need—perhaps compressing what you thought would be a large‐scale, 
expensive project into something smaller and more pointed towards exactly what your business 
requires to function efficiently and compliantly. 

Zooming Out Is Crucial in Creating an Effective Plan 

Every business has its own level of complexity within its process controls and organizational 
processes. Taking the time to step back after you have decided to engage in an ERP implementation 
(but before the project begins) is the one crucial and vital step in ERP project planning most often 
missed. When you zoom out to see everything in flight—determining your process controls while 
performing an analysis on your organizational processes—you can determine the modules and 
implementation schedule that best work for your business. 

This is where an experienced ERP implementation partner like Aurum Terra can step in and guide 
you through. Upon engagement, we will dive into your project plan to ensure you have taken 
enough of a step back to see your overall business picture. We then compare your project plan 
against your actual business needs, making sure that your proposed ERP solution is actually the one 
best suited to your business and is primed for success. 

Comparing ERP Vendors: Can Small Companies Offer Better Service? 

Should I go with a generalist or specialist? When you want some work done, a project completed, or 
a problem fixed, that’s a question you’ll often ask. In some instances a generalist is the best choice, 
while in others only a specialist will do—the family doctor for an annual check‐up, a cardiologist for 
heart problems, a general contractor when you’re building a house, a plumber when you have a 
leaky pipe. When you’re about to embark on an enterprise resource planning (ERP) project and are 
comparing ERP vendors, you’ll be making a similar decision. Is a large, globally recognized firm with 
thousands of employees the best match, or is a smaller firm with a specific business focus the better 
choice? Who will best meet your needs? 

Comparing ERP Vendors: Big Generalist or Small Specialist? 

In the case of ERP, generalists are the big consulting firms, those who have the breadth of 
experience and personnel to take on major ERP implementations. If you’re doing an enterprise‐wide 
ERP implementation, they are a likely choice. In this type of engagement, you’ll be working with a 
large team that covers all the bases, implementing multiple modules touching almost every line of 
business. Big consulting firms take an enterprise‐wide approach, employing dozens of consultants 
with varying ranges of individual skills and experience, and favor a defined reporting hierarchy to 
track project progress in accordance with your timeline. 

So when might a smaller, specialized ERP vendor be preferable? When you have very specific ERP 
implementation needs—integration of a new module into an existing ERP system or if you require 
proven, in‐depth industry expertise to implement modules in a new ERP rollout—you’re wise to 
select the specialist. 

Regardless of the size of your organization or the scope of your implementation project, let’s take a 
few minutes to consider the advantages of working with a small, specialized ERP vendor. Because 
these implementations are often ERP module‐specific, in the discussion that follows we’ll use the 
example of an SAP Global Trade Services (GTS) module integration to highlight the advantages. 

Small and Specialized Offers Better Communication and Faster Implementation 

There are distinct advantages in working with a small vendor who has a specialized ERP focus. First, 
communications are direct and unencumbered by the bureaucracy inherent in a large consulting 
team. A small team ensures good communication both among consulting members and with you as 
the client. When you have questions, concerns, and perspectives to share, you take them directly to 
the people doing the work. Communications are not filtered or distorted by layers of project 
management, making a small, specialized consulting team inherently more responsive to client 
needs. 

Second, to be competitive and successful, a smaller, specialized ERP consulting firm hires employees 
with proven expertise and further enhances their skills with continuous compliance‐ and global 
trade‐specific best‐practice training. Unlike a big firm, a smaller firm is not an on‐ramp for entry‐
level employees seeking experience. A small, specialized ERP vendor employs professionals with 
years of hands‐on, in‐the‐trenches, technical and business experience. This wealth of knowledge 
brings mature insight and practical perspective to guide an implementation project to success. 

Third, with a sustained focus on a specific area of ERP implementation, consultants develop an ever‐
deepening expertise regarding all facets (including typical problems) of that particular 
implementation process. As a small team, this knowledge is readily shared among other members, 
and most importantly, diligently employed to design the optimal solution, anticipate and remedy any 
problems during implementation, and deliver results tailored to your needs. 

You Need Business Knowledge and Technical Knowledge 

A consultant who possesses both business knowledge and technical knowledge of ERP modules 
applies this knowledge to evaluate your business’s particular needs. The consultant then determines 
where, when, and how specific ERP capabilities should be applied. Any implementation of Global 
Trade Services (GTS), for example, needs to begin with a thorough understanding of your trade 
process, from sourcing to destination. Equally important is the determination of which of the myriad 
global regulations apply to your trade processes. 

Hands‐on experience with GTS module functionality, relevant ERP integration points, a thorough 
understanding of import/export rules and regulations, and experience in using online government 
resources like Automated Commercial Environment (ACE) and the Harmonized Tariff Schedule are 
just a few of the competencies that an experienced consultant brings. Only a skilled consultant 
specializing in global trade services possesses the wealth of knowledge required to orchestrate 
specific GTS functionality to address your global trade needs. It’s that type of expertise that a small, 
focused ERP vendor provides. 

The Added Value of Certified Expertise 

ERP consulting firms with focused areas of expertise often complement their staff with employees 
that fall outside of the traditional technical/business consulting realm. Their skills bring added 
benefit and value in fine‐tuning any solution. For example, in the practice of global trade, a licensed 
customs broker brings certified expertise regarding entry procedures, product classification and 
valuation, admissibility requirements, duties, applicable taxes, and fees. 
The additional level of detailed expertise brought by these employees further ensures that your 
trade processes are compliant with current regulations. Given the stringent focus and stiff sanctions 
that governments are placing on global trade, guidance provided by a licensed customs broker can 
equate to significant financial savings (via avoiding fines and sanctions) and greater efficiency in 
trade processes. 

Compelling Reasons to Work With a Small ERP Vendor 

When comparing ERP vendors, consider these additional reasons why a small ERP integrator with a 
specialized business focus and module‐specific integration experience is best qualified to meet your 
needs. 

Highly‐refined and proven implementation methodology. From the initial meeting to final sign‐off, a 
smaller company’s methodology has been developed and perfected as the result of its executives 
being involved in its dozens to hundreds of successful implementations. 

Membership in associations such as American Association of Exporters & Importers (AAEI) and 
International Compliance Professionals Association (ICPA) provides further evidence of the vendor’s 
specialized focus and commitment. 

Best practice and procedure recommendations—based on the latest software functionality, 
understanding of current rules and regulations, lessons learned from previous implementations, and 
an intimate understanding of your business practices. 

Rigorous testing before final sign‐off that virtually guarantees the solution delivers the required 
functionality with zero defects. 

Client independence through detailed documentation of integration points and processes, as well as 
hands‐on training for IT staff and business users as part of the implementation process. 

Direct communication with the C‐suite and the assurance they are closely involved in the success of 
your project. 

A small, specialized ERP vendor is not “all things to all people.” A small, specialized vendor limits its 
project scope and excels in delivering those services. Sustained focus on specific business areas and 
a team of highly‐skilled professionals are essential qualities of an exceptionally well‐qualified 
consulting firm. 

A Small, Specialized ERP Vendor Focused on Your Success 

If you are comparing ERP vendors in preparation for a GRC or GTS implementation, or are currently 
struggling with a disappointing prior implementation, contact us today. At Aurum Terra, our team of 
experienced specialists would welcome the opportunity to learn about your needs and discuss how 
we can help you achieve success. 

Managing Cross‐Border Supply Chain Logistics with SAP GTS 

Are you managing your cross‐border supply chain logistics as efficiently as possible? 

If you have high volumes of international trade and are not currently employing an ERP system like 
SAP and itsGlobal Trade Services (GTS) module, the answer is no. If you’ve already implemented SAP 
GTS, the answer might still be no. SAP GTS can help you manage logistics, mitigate risks, and cut 
costs—if it’s being optimally utilized. This happens when your company leverages every relevant 
capability of GTS to meet your specific needs, and when your employees are trained to fully 
understand and use these capabilities. 

Cross‐Border Supply Chain Logistics Are Growing Increasingly Complex 

The number and complexity of rules and regulations governing international trade (such as ITAR and 
EAR, or others enforced by CBP and FDA) compel global organizations to adopt an automated and 
auditable approach to managing the process. Minimizing—ideally eliminating—fines imposed by 
failure to comply with regulations is the primary reason for adopting SAP GTS to manage cross‐
border supply chain logistics. The consistency introduced by the automation provided by GTS also 
lowers transaction costs. It’s not an understatement to say that without GTS, you can’t effectively 
manage cross‐border supply chain logistics. 

SAP Global Trade Services Mitigate Risk and Reduce Costs 

The SAP Global Trade Services module complements the operational foundation you’ve established 
with your existing SAP system. SAP GTS capabilities enhance your ability to more efficiently manage 
cross‐border supply chain logistics by eliminating error‐prone manual tasks and processes, ensuring 
you comply with relevant regulations, and capturing and managing required documentation. 

Eliminate Error‐Prone Manual Tasks 

Tasks that involve re‐keying data, manually looking up information like codes, classifications, SPL, or 
licenses (that could easily be accessed via integrated systems), referencing email notifications, or in 
the worst case, relying on paper, are inherently error‐prone. 

GTS replaces these manual tasks with consistently executed automated processes. Supplier, shipper, 
order, and customer information already residing in ERP master data is immediately accessed and 
utilized. Formal automated processes, tailored to your specific supply chain practices, prompt users 
for the required information and determine the proper workflow. Documentation is captured, 
managed, and retained digitally. 

With GTS, tasks that took minutes (or hours, in some instances) are now accomplished in seconds. 
Every step of the process is monitored to provide an auditable record. With automation, you gain 
efficiency and consistency to reduce risk in your trade processes. 

Comply with Relevant Trade Regulations 

The daunting number of continually changing rules and regulations that govern international trade 
make it difficult for any organization to monitor, interpret, and act upon them. Here too, GTS greatly 
simplifies the challenges. 

GTS is designed to handle export and import regulations and localization for more than 25 countries. 
GTS processes automatically step you through compliance checks regarding sales and purchase 
orders, product classifications like Harmonized Tariff Schedule and BIS Export Control Classification 
Number (ECCN), license requirements, customers, embargos, and financial institutions. 

Integration with government services such as the Bureau of Industry and Security’s Denied Parties 
List enables you to automatically screen buyers and vendors to avoid business with restricted or 
denied entities, or calculate applicable tariff rates for merchandise imported into the United States. 
GTS also helps track preferential and free trade agreements, allowing you to automatically calculate 
the required duties and tax payments to lower your costs. 
GTS gives you the ability to automatically apply rules and regulations that pertain to your cross‐
border supply chain transactions to ensure compliance per regulation and country. 

Ensure Proper Documentation 

Every cross‐border shipment generates a significant volume of paperwork or documentation. Failure 
to provide accurate and complete documentation can delay shipments, detain shipments in 
customs, and in the worst case, result in fines or even in liquidation of shipments. For example, 
inaccurate, incomplete, or untimely filing of documentation per the CPB Importer Security Filing and 
Additional Carrier Requirement (the “10+2” rule) can result in a $5,000 fine per violation. 

GTS ensures you’ve captured, created, and provided accurate and correct documentation in 
preparation for shipment. Once all of the required documentation has been compiled, it can then be 
electronically filed using U.S. Customs and Border Patrol, Automated Commercial Environment 
(ACE). If electronic filing is not an option, GTS still provides a single source for all the shipment 
documentation and can easily print the documents required to accompany the shipment. All 
documents are automatically retained as electronic records for easy accessibility in the event of an 
audit. 

Each of these GTS capabilities helps mitigate risk and improve efficiency, as well as directly 
contributes to operational cost reductions. For organizations managing high volumes of foreign 
trade, GTS becomes an indispensable tool. 

It Takes More Than the SAP GTS Module to Manage Logistics 

SAP GTS, when properly implemented, is powerful. Risk mitigation, significantly greater efficiency in 
managing cross‐border supply chain logistics, and reduced operational costs are the key benefits. 
However, to obtain the greatest value from GTS, whether it’s a brand new project or a system that 
you know is not optimized, you’ll need the guidance of an experienced implementation partner. 
You’ll need a partner who understands GTS capabilities and nuances, has a deep familiarity with 
global trade regulations, and knows how to translate them into actual compliance requirements. 

An experienced SAP partner who specializes in GTS will guide your implementation process in the 
following manner: 

Invest time to listen, study your organization, and learn the details of your cross‐border business 
needs. 

Employ a proven, systematic, and analytic approach in designing an implementation plan tailored to 
your needs. 

Have a Licensed Customs Broker (LCB) advise you throughout the entire project. 

Identify the lines of business and their specific responsibilities in supporting a compliant cross‐
border supply chain logistics process. 

Recommend the latest strategies and best practices to help understand liabilities and strengthen 
policies. 

Identify special trade programs that can be financially beneficial to your operations. 

Encourage system testing, exploring and verifying every facet, before signing off on the project. 
Conduct a full knowledge transfer and user training to make your team competent and self‐sufficient 
in managing cross‐border supply chain logistics going forward. 

Whether you are contemplating a new GTS implementation or want to obtain greater value from 
your current system, seek the guidance of an experienced SAP partner who specializes in GTS. 

Business Process Automation Benefits: Increase Employee Efficiency with SAP GRC 

An increasingly connected world, by necessity, has become an increasingly regulated world—
particularly as it pertains to international business. Monitoring, interpreting, and implementing 
complex sets of regulations places ever‐greater demands upon employees with security, compliance, 
and international trade responsibilities. As a result, organizations are aggressively looking for 
methods to automate as many compliance processes as possible—especially since compliance’s cost 
continues to rise. 

Compliance Is Becoming More Complex and Costly 

Compliance is expensive. New regulations make previously simple tasks complex, introduce 
additional tasks into a business process, and require additional resources to implement and enforce 
them. One of the many examples of the increasing costs and burden of regulatory compliance given 
in the Competitive Enterprise Institute’s Ten Thousand Commandments – An Annual Snapshot of the 
Federal Regulatory State (all 103 pages) succinctly characterizes the cost as companies endeavor to 
comply with federal regulations: 

“An estimate of $1.9 trillion annually for regulatory compliance and economic effects of federal 
intervention, with an additional $66 billion for agency enforcement budgets” 

Thomson Reuter’s Cost of Compliance 2018 report indicates that respondents fully expect the costs 
of regulatory compliance to increase and are already planning their budgets accordingly: 

Two‐thirds expect to increase their total compliance budget 

Forty‐three percent expect the size of their compliance team to grow 

Two‐thirds of firms expect the cost of senior compliance staff to increase 

However, organizations that have implemented enterprise resource planning (ERP) systems such as 
SAP can efficiently achieve, maintain, and demonstrate compliance with the adoption of SAP 
governance, risk, and compliance (GRC) modules. Even better, SAP GRC brings business process 
automation benefits to ease the burden of regulatory compliance. 

SAP GRC Automates Compliance and Risk Management 

SAP’s GRC modules complement the operational foundation already established with SAP ERP. GRC 
provides a consistent approach to managing compliance and risk throughout your organization, 
replacing myriad, manual methods you have in place to manage compliance with automated 
business processes that benefit anyone with compliance responsibilities. 

Some of the manual or informal compliance and risk management methods GRC can replace: 

Step‐by‐step training documentation given to new employees who have responsibility for compiling 
monthly financial reports; 
Outdated handbooks (because new regulations went into effect last month) that describe the 
process for verifying export licenses and flagging any exceptions; 

“Best practice” notes handed down from employee to employee as they assume new job 
responsibilities; 

Spreadsheets that track system access rights yet rarely reflect the actual status; and 

Manually generating or locating documents and reports that need to be produced for quarterly tax 
audits. 

Automated business processes can eliminate the variability of these manual methods. A GRC 
implementation makes it significantly easier to identify potential risks, establish formal processes 
and policies, assign appropriate access credentials, and monitor compliance activities. GRC offers 
business process automation and simplifies compliance and risk management in the following ways: 

Establishing separation of duties (SoD) among business process owners, senior officers, security 
administrators, and auditors to avoid conflicts of interest. Formal and enforceable rules establish 
checks and balances to reduce the risk of collusion. 

Creating rules to determine access rights and privileges based upon role, department, organization, 
data resources, or processes. Eliminate access management tracking through inaccurate 
spreadsheets, and simplify the complexity of managing access rights across your entire enterprise. 

Evaluating access rights across users, roles, and organization levels to verify access needs and 
identify potential areas of non‐compliance. No need to waste time tracking access rights with 
inefficient spreadsheets. You’re automatically notified in the event of questionable access. 

Managing compliance policy lifecycles, including distribution and adherence of policies by job titles, 
roles, departments, or regions. Provide a consistent, centralized means of establishing and enforcing 
policies and processes throughout the enterprise. 

Enabling single‐sign‐on for multiple services and self‐service password reset. Eliminate one of the 
most frequent requests that waste system administrators’ time. 

Generating audit reports (both summary and detailed) without the need to gather and collate 
individual reports. This offers tremendous time savings any time you prepare an official audit or 
simply want to check on your current status. 

Identifying documents, content, and communications in support of audit reporting. Eliminate the 
pain of hunting for these items and compiling them. All relevant audit information is immediately 
available on‐demand. 

With these automated business processes in place, employees are relieved of the tedious and 
repetitive tasks previously associated with establishing and monitoring compliance and risk policies 
and activities. No longer will they wrestle with spreadsheets in an attempt to manage access rights, 
rely on informal documentation to guide them through a purchasing decision, spend hours preparing 
for audits, or waste time coordinating log‐ons to the dozens of systems across the enterprise. 
Employees with responsibilities subject to regulatory oversight attain greater efficiency, knowing 
that tasks and processes are conducted in accordance with the policies and processes established 
and monitored by SAP GRC. 

Reap Business Process Automation Benefits with an Experienced Team 
SAP GRC can significantly improve the efficiency of establishing and monitoring compliance and risk 
policies and processes. However, in the likely event you don’t have previous GRC implementation 
experience, you’ll need assistance for a successful roll‐out. An experienced SAP GRC partner adds 
value from day one of your implementation project in the following ways: 

Understands the big picture and takes a holistic approach to your project. 

Conducts in‐depth requirements gathering using a systematic, analytical approach to identify 
variables and unknowns in advance. 

Knows the power and potential of SAP GRC features and functionality and applies these capabilities 
to give you the maximum benefit. 

Applies the latest methods and best practices for managing risk and compliance. 

Promotes post‐implementation independence through complete knowledge transfer and detailed 
documentation, allowing you to manage compliance and risk on your own. 

Working with an experienced SAP GRC partner reduces implementation time, avoids the mistakes 
and setbacks encountered if you tackled the project independently, and delivers a solution 
specifically tailored to your business needs. Navigating the complexity of regulations, technology, 
and enterprise compliance is difficult. Remove the risk from your compliance initiative by working 
with an experienced SAP GRC partner.