Sele��es: o mundo cada vez melhor

H� mais de 90 anos Sele��es do Reader�s Digest oferece conte�do de qualidade em

variadas �reas do conhecimento, apresentando-o de forma concisa e objetiva. Isso
fez com que nos torn�ssemos parte da hist�ria e educa��o das pessoas em mais de 45
pa�ses, sempre informando, divertindo e emocionando nossos leitores.

Continuando a desempenhar esse papel, estamos sempre buscando novos meios e novos
canais de comunica��o e acompanhando a evolu��o global a fim de atender �s
necessidades do homem de hoje. Sempre pensando em um mundo melhor, para que voc�
tamb�m esteja cada vez melhor.

Conhe�a Sele��es e nosso conte�do nas p�ginas:

Sum�rio

Introdu��o

Escrevendo no Trabalho

Pense Antes de Escrever

Planeje Sua Carta

O Primeiro Esbo�o

Editando o Rascunho

Uma Carta com Apresenta��o Caprichada

O DIA A DIA DO ESCRIT�RIO

Correspond�ncias de Acompanhamento

Or�amentos, Cota��es e Propostas

Faturas

Aumento de Pre�os

Respondendo a Consultas de Clientes

Aceitando e Confirmando Propostas

MENSAGENS PARA SUA EQUIPE

Uma Mudan�a nas Condi��es de Trabalho

Aumentos de Sal�rio e Promo��es

Negando um Aumento de Sal�rio

Elogios e Repreens�es

Advert�ncias Formais

Demiss�o
Dispensa de Funcion�rios

Como escrever relat�rios

ESTRAT�GIAS PRELIMINARES

PESQUISA

Planejando Sua Pesquisa

Fazendo e Organizando Anota��es

Question�rios

Saiba Quando Parar

A PRIMEIRA REDA��O

Planejando a Estrutura

Preparando-se para a Reda��o Final

A Reda��o Final

Conclus�es e Recomenda��es

A Introdu��o

ABERTURA E ENCERRAMENTO

A P�gina-T�tulo

Termos de Refer�ncia

Sum�rio

O Pref�cio

Agradecimentos

O Resumo

Notas de Rodap�, Notas Finais e Bibliografia

Material Suplementar

N�meros e Letras

O �ndice

Assinatura e Data

Como escrever para reuni�es

O Aviso da Reuni�o

A Agenda

As Atas
Introdu��o

Credibilidade. � essa a principal caracter�stica que um bom texto profissional ou

institucional deve passar. E para escrever com credibilidade � preciso, antes de
tudo, ter em mente os princ�pios da boa escrita: precis�o, coer�ncia, aten��o para
com o leitor, concis�o, expressividade, flu�ncia, adequa��o (de estilo e
gram�tica), clareza e consist�ncia. Dispondo dessas habilidades voc� produzir�
textos objetivos e interessantes para seus associados e clientes, facilitando todo
tipo de transa��o comercial escrita.

Em Reda��o para profissionais, mostraremos como o portugu�s bem escrito � um

importante aliado para profissionais de diversas �reas, ajudaremos a desmistificar
a ideia de que � preciso escrever de maneira elaborada para fortalecer sua imagem
ou de sua empresa e, ainda, ensinaremos a produzir os tipos de texto mais comuns no
mercado de trabalho. Relat�rios, cartas comerciais, e-mails, advert�ncias,
question�rios, pesquisas, atas e muito mais.

Sistematizando as informa��es que deseja passar antes de produzir seu texto,

aumentam suas chances de obter um resultado positivo. Este ebook ir� ajuda-lo a
planejar o texto e adequar sua linguagem (que, repetimos, n�o precisa ser
rebuscada), a editar as informa��es por relev�ncia e elaborar a apresenta��o desse
material de forma caprichosa e estimulante para o leitor. Tenha a L�ngua Portuguesa
como aliada nos seus planos profissionais e veja como ela pode ajuda-lo a aprimorar
os neg�cios.

Os editores.

Escrevendo no Trabalho

Escrever cartas e e-mails � de fundamental import�ncia na atividade comercial. Voc�

talvez precise usar a correspond�ncia para vender produtos, para responder a
indaga��es de poss�veis clientes, para fazer ou aceitar uma proposta de maneira
clara e decisiva. Uma carta bem redigida pode ajud�-lo a expandir seus neg�cios e a
melhorar e aprofundar seu relacionamento com os clientes. Um e-mail inteligente
pode ajudar a descontrair uma rela��o tensa e a diminuir descontentamentos. Este
cap�tulo traz instru��es sobre os principais tipos de correspond�ncia comercial �
desde a resposta a cartas de consulta ou de reclama��es at� e-mails de vendas,
faturas e or�amentos.

Em primeiro lugar, uma palavra de advert�ncia. A linguagem usada na correspond�ncia

comercial � a mesma do portugu�s usado na vida cotidiana. Muitas pessoas julgam que
as transa��es comerciais requerem um vocabul�rio especial, e que isto impressiona
favoravelmente os correspondentes. N�o � verdade.

Lembre-se de que uma escrita eficaz, qualquer que seja sua natureza, segue sempre
os mesmos princ�pios b�sicos. Evidentemente, uma carta de neg�cios � diferente de
uma carta que voc� escreve para um amigo, ou um bilhete de agradecimento que envia
ao casal que o hospedou durante um feriado ou fim de semana. A diferen�a, contudo,
n�o est� em como voc� escreve, e sim no assunto de que est� tratando. Na boa
correspond�ncia comercial, o que mais funciona s�o a simplicidade e a objetividade.

Suponhamos que o gerente de uma empresa recebesse de um funcion�rio um pedido de

aumento de sal�rio. Num di�logo pessoal, ele ou ela responderia a este pedido mais
ou menos assim: �Oh, Paulo, a respeito daquele aumento que voc� pediu... Eu estou
pensando no assunto e acho que posso dar uma resposta na semana que vem.� Muitos
gerentes, no entanto, se tivessem que responder por escrito, enviariam uma resposta
aproximadamente nestes termos:

Prezado Sr. Paulo Sobreira:

Dirigimo-nos a V. S.a com refer�ncia a seu recente

requerimento visando a um incremento no seu piso salarial. Queremos inform�-lo de
que o assunto est� sendo objeto de considera��es de nossa parte.

Esta correspond�ncia n�o apenas tem um estilo afetado e pomposo, mas a pessoa que
vier a receb�-la provavelmente vai precisar de duas ou mais leituras para estar
segura do que ela quer dizer.

Como, ent�o, o gerente poderia responder ao pedido do funcion�rio? Se se tratar de

uma empresa relativamente pequena, uma resposta normal poderia ser:

Prezado Paulo:

Recebi seu pedido de aumento de sal�rio. Pretendo dar-lhe uma resposta por volta da
semana que vem, depois que avaliar como est�o as nossas vendas e a situa��o de
algumas contas. Assim que eu tomar uma decis�o, entro em
contato com voc�.

Cordialmente,

Adalberto

Numa companhia de maior porte, onde o gerente e o empregado t�m menos contato
pessoal, a resposta poderia ser um pouco mais formal, mas ainda assim seria simples
e direta.

Ao Sr. Paulo Sobreira:

Ref.: Solicita��o de aumento de sal�rio

O Conselho Administrativo, a quem cabe decidir

regularmente sobre revis�o salarial, tem sua pr�xima reuni�o marcada para o fim
deste m�s. Seu pedido ser� ent�o avaliado, e a resposta do Conselho lhe ser�
comunicada assim que poss�vel.

Cordialmente,

Adalberto J. Oliveira

Gerente

Pense Antes de Escrever

Antes de come�ar uma carta ou e-mail, voc� deve saber com clareza quais os seus
objetivos. Aqui est�o algumas dicas:

Releia a correspond�ncia j� trocada com a pessoa para quem voc� pretende escrever.
Certifique-se de que est� de posse de todas as informa��es de que pode precisar
para elaborar sua carta: recibos, projetos, cifras etc.
Defina qual o objetivo principal de seu texto. Acalmar um cliente aborrecido?
Fornecer uma tabela de pre�os? Dizer n�o a um pedido? Seja qual for o motivo, tenha
isso bem claro em sua mente antes de come�ar a escrever.
Existe um objetivo secund�rio? Se voc� estiver informando pre�os, pode tamb�m fazer
uma sugest�o de encomenda? Se estiver dizendo n�o a um pedido, n�o poderia talvez
sugerir uma alternativa? Um cliente aborrecido precisa ser reconquistado. Decida
como vai tratar cada uma dessas quest�es, antes de come�ar a escrever.
Habitue-se a dedicar um hor�rio espec�fico para cuidar de sua correspond�ncia, um
per�odo em que voc� saiba que n�o vai ser interrompido. Bom planejamento requer boa
concentra��o. Algumas pessoas preferem fazer isto na primeira hora de trabalho,
pela manh�, quando o telefone toca menos e h� poucas visitas. Voc� tamb�m estar�
com o pensamento mais fluente, pois ainda n�o come�ou a enfrentar os problemas
di�rios.
Tome notas � medida que planeja. Isso vai ajud�-lo a pensar com mais clareza, e
tamb�m a evitar frases e palavras artificiais, no momento de escrever.
Planeje Sua Carta

O texto da maioria das correspond�ncias comerciais comp�e-se de tr�s partes, cuja

ordem � invari�vel. Tenha isto em mente ao planejar sua carta.

O motivo pelo qual voc� est� escrevendo. Se houver mais de um, seja expl�cito.
Os fatos que voc� est� expondo. Fa�a uma lista, e enumere-os numa ordem l�gica.
O que voc� pretende da pessoa que est� recebendo a mensagem. Mais uma vez, fa�a uma
lista, e ponha o item mais importante em primeiro lugar.
Em alguns casos, quando voc� est� cobrando uma d�vida, por exemplo, pode haver uma
parte extra:

O que voc� pretende fazer caso a rea��o a sua correspond�ncia n�o seja a esperada.
Suponha, por exemplo, que voc� seja respons�vel pelo sistema de computadores de um
grande escrit�rio de contabilidade. Est� tendo problemas, e acabou de ouvir falar
de uma empresa especializada no sistema que voc� usa. Acha que eles talvez possam
ajud�-lo, e est� escrevendo um e-mail de sondagem. Seu plano pode ser mais ou menos
assim:

Por que escrever: Novo sistema recentemente instalado � UNIX. Problemas surgidos.

Fatos: Software inadequado para nossas necessidades. Software de comunica��o tamb�m

apresenta problemas.

Objetivo: Inspecionar sistema, ver o que pode ser feito. Telefonar, marcar data.

O Primeiro Esbo�o

Depois de tra�ar o plano da carta, voc� est� pronto para fazer o primeiro esbo�o.
V� direto ao assunto principal da mensagem. Diga o que tem a dizer, e nada mais.
Lembre-se: as melhores correspond�ncias s�o as que transmitem as informa��es mais
importantes no espa�o mais curto e da forma mais clara e direta.

Abertura. Identifique o assunto da mensagem logo no primeiro par�grafo. No caso de

uma carta, � uma boa ideia criar uma rubrica, para que, numa r�pida olhada, assim
que a abrirem, saibam a que ela se refere.

Prezado Sr. Requi�o:

Problemas com software UNIX

Somos um escrit�rio de contabilidade que lida principalmente com pequenas empresas

e com trabalhadores aut�nomos. Recentemente instalamos uma nova rede de
computadores utilizando o sistema operacional UNIX, mas estamos tendo problemas com
ele.

Se voc� trocou alguma correspond�ncia pr�via com o destinat�rio, mencione a �ltima

mensagem dele.
Caro Sr. Ribeiro:

Muito agradecido pelo seu e-mail de 12 de outubro de 2011. Nosso Conselho Diretor
acabou de tomar uma decis�o a respeito do projeto de marketing que sua ag�ncia nos
apresentou.

O texto. A regra b�sica � seguir as tr�s partes que constituem uma carta comercial,
conforme foi visto na p�g. 211 � o motivo pelo qual voc� est� escrevendo, os fatos
que est� expondo, a resposta que espera receber. Muitas vezes, em cada uma destas
se��es haver� mais de um item a ser mencionado. Encontre uma ordem l�gica para
arrum�-los � voc� pode preferir arrum�-los por ordem de import�ncia, ou por ordem
cronol�gica.

Use par�grafos curtos. Procure expor apenas uma ideia em cada um deles. N�o h� nada
de errado com par�grafos que cont�m apenas uma senten�a. Os par�grafos mais longos
podem ser divididos em frases mais curtas.

Use frases curtas. Se uma senten�a come�a a se estender por mais de tr�s linhas,
provavelmente est� muito longa, e voc� deve procurar uma maneira de dividi-la em
duas.

A carta do nosso escrit�rio de contabilidade poderia prosseguir da seguinte forma:

Constatamos que o software que acompanha o nosso sistema rec�m-instalado n�o

corresponde �s necessidades da empresa. Tamb�m tivemos problemas com o software de
comunica��o.

Sua empresa nos foi recomendada por um especialista em sistemas de inform�tica

voltados para a contabilidade. Gostar�amos, portanto, de que um representante seu
nos fizesse uma visita para inspecionar nosso sistema e avaliar as nossas
necessidades.

�s vezes � �til separar e numerar os itens que est�o sendo apresentados. Compare
estes dois exemplos, e veja como o segundo � muito mais claro:

Estamos em condi��es de oferecer-lhe um empr�stimo de R$ 25.000,00 em nossos termos

e condi��es habituais, se V. S.a concordar com uma segunda hipoteca sobre seu
im�vel, o qual teria que ser novamente avaliado por um representante do nosso
Banco.

Estamos em condi��es de oferecer-lhe um empr�stimo de R$ 25.000,00, de acordo com

as seguintes condi��es:

Estipula��o de uma segunda hipoteca sobre seu im�vel;

Avalia��o do im�vel feita por um representante do nosso Banco;
Ressarcimento de acordo com nossos termos e condi��es habituais.
Cuidado com a linguagem. Busque a maior clareza poss�vel. Cuidado com a
ambiguidade. Antes de escrever algo como: A reuni�o ter� lugar numa data a ser
fixada durante o transcorrer deste ano, pare e pense um pouco. E, se � isso que
voc� de fato quer dizer, corrija para: A reuni�o ter� lugar este ano, mas a data
ainda n�o foi fixada. Aqui est�o algumas outras quest�es de estilo que devem ser
levadas em conta:

D� prefer�ncia aos verbos em vez dos substantivos, especialmente quando os

substantivos s�o abstratos ou tendem a se acumular em frases muito longas. Na
aus�ncia de instru��es precisas com respeito � devolu��o das mercadorias... pode
ser substitu�do por Como n�o recebemos instru��es sobre como devolver as
mercadorias...
Evite os clich�s e o jarg�o, t�picos de frases como: Precisamos definir crit�rios
consensuais para nossa comunica��o, visando ao estabelecimento de par�metros
din�micos de relacionamento. A pessoa que escreve dessa forma sacrifica n�o apenas
a objetividade, mas torna-se ileg�vel. � dif�cil decidir o que o redator est�
querendo de fato dizer, mas deve ser algo simples, como: Precisamos ficar em
contato para definir dentro de que limites iremos nos relacionar.
N�o use abrevia��es como p. ex., idem ibid., p. p. e assim por diante. Escreva tudo
por extenso. Evite contra��es de uso corrente na linguagem coloquial, como pra.
Evite frases tortuosas; v� direto ao assunto. Escreva: Por favor, gostaria de saber
se..., e n�o Ficaria grandemente satisfeito caso V. S.� se dignasse informar se...
Escreva: Decidimos adiar esta decis�o para a quarta-feira que vem, e n�o Foi
decidido pela nossa empresa que decis�es sobre este assunto ser�o formalizadas num
futuro pr�ximo.
Use senten�as diretas. Se o que voc� est� querendo dizer �: Neste caso dever�amos
aguardar antes de tomar uma decis�o, n�o h� nenhum motivo para escrever: Dentro das
presentes circunst�ncias � desaconselh�vel assumir agora um posicionamento
definitivo. Evite frases na voz passiva, que tendem a enfraquecer o texto: As
frases na voz passiva devem ser evitadas, uma vez que o texto torna-se enfraquecido
pelo seu uso.
Encerramento. Conclua seu texto com um tom firme e positivo. Evite encerramentos
vagos como:

Antecipadamente grato...

No aguardo de sua resposta...

Reafirmamos mais uma vez a V. S.a nossos melhores votos...

Ao encerrar a correspond�ncia, diga aquilo que voc� de fato pensa:

Por favor, telefone-me para discutirmos o restante dos detalhes e combinarmos uma
data.

Seja qual for sua decis�o, ficarei grato por uma resposta imediata.

Por favor, entre em contato comigo se sentir necessidade de mais informa��es.

Editando o Rascunho

Agora, fa�a uma revis�o no rascunho do seu texto. Ele pode ter que passar por
alguns est�gios, antes de estar pronta para ser enviado.

De modo espec�fico, procure aqueles pontos onde voc� pode simplificar ou enxugar o
texto, e lugares onde o estilo deve ser melhorado � seja na escolha das palavras,
na estrutura das frases ou na divis�o dos par�grafos. Procure mais reduzir do que
expandir. Embora, � claro, um primeiro esbo�o muitas vezes apresente lacunas onde
algo importante deixou de ser dito.

Em cada frase, pergunte a si mesmo: �Estou dizendo exatamente o que pretendo? Da

melhor maneira poss�vel? Da maneira mais curta e mais clara?� E tenha cuidado com a
ortografia, a gram�tica e a pontua��o.

Quando voc� achar que a carta est� pronta, pode mandar digit�-la. Antes de assinar
a c�pia impressa, entretanto, leia-a com cuidado para verificar se n�o h� erros de
digita��o ou outros.

Sempre mantenha arquivadas as c�pias das suas correspond�ncias de neg�cios. De que

outra maneira voc� poder� provar um dia que de fato respondeu prontamente �quele
pedido de informa��o, ou que o pre�o que voc� se prop�s a pagar era de R$ 50 mil e
n�o de R$ 80 mil?
Uma Carta com Apresenta��o Caprichada

Uma carta bem preparada deve ser tamb�m uma carta bem-apresentada. Cartas
comerciais devem ter uma apar�ncia simples e bem-cuidada. Elas precisam, � claro,
ser datilografadas ou digitadas em computador, mas, se voc� est� se dirigindo a
algu�m que conhece bem, pode acrescentar um par�grafo manuscrito.

Papel. Um dos pontos essenciais para a boa apresenta��o da correspond�ncia � a

escolha de um papel atraente. Se a sua empresa n�o possui um papel timbrado de boa
qualidade, tente providenciar isto o mais r�pido poss�vel. A op��o mais segura � o
papel de formato A4, timbrado, acompanhado por folhas iguais, sem timbre, para
aquelas cartas que se estendem por mais de uma p�gina. Os envelopes devem ter o
mesmo timbre. Tamb�m � �til ter folhas do tamanho A5 (metade do tamanho A4) para
bilhetes curtos. Uma boa impressora de computador possui recursos que ir�o lhe
permitir compor o cabe�alho impresso no papel, mas voc� tamb�m pode recorrer a um
designer.

Por uma quest�o legal, o timbre ou cabe�alho impresso de uma empresa deve conter,
al�m do endere�o, as seguintes informa��es:

nome jur�dico da empresa, especificando se se trata de uma empresa limitada;

n�mero e local de registro da empresa;
endere�o oficial da empresa, que consta do registro, o qual n�o � necessariamente o
mesmo do escrit�rio onde voc� trabalha;
nomes dos diretores (�s vezes tamb�m a sua nacionalidade).
Se a sua empresa possui um logotipo � uma imagem ou s�mbolo gr�fico usado como
emblema �, voc� provavelmente vai querer inclu�-lo em seu timbre. Tamb�m dever�
incluir, � claro, seu e-mail, n�mero de telefone, fax, ou outros que sejam
necess�rios.

Seja flex�vel na maneira de apresentar estas informa��es. Voc� pode colocar os

elementos mais importantes � nome, endere�o, e-mail e telefone da empresa � no lado
superior direito, � maneira tradicional. Ou distribu�-los em uma ou duas linhas, ao
longo da largura da p�gina, na parte superior. Ou ent�o em uma coluna vertical,
centralizada. Pe�a ao seu designer (ou use os recursos de sua impressora) que veja
alguns modelos em diferentes tipos de letra, e experimente at� encontrar um formato
marcante e ao mesmo tempo s�brio.

Layout. Por conven��o, existem dois estilos de apresenta��o do texto em cartas

comerciais (veja os exemplos � esquerda. No primeiro, todas as linhas come�am no
canto da margem esquerda, e a indica��o dos par�grafos � feita apenas atrav�s de
uma linha em branco. No segundo estilo, a primeira linha de cada par�grafo come�a
alguns cent�metros � direita. Nenhum destes estilos � �melhor� do que o outro, mas,
uma vez tendo escolhido um deles, � preciso mant�-lo at� o fim.

Eis um breve resumo das partes que constituem uma carta comercial:

seu endere�o, acrescido das informa��es obrigat�rias listadas anteriormente. Se

voc� j� disp�e de papel timbrado, n�o h� necessidade de repetir estes dados na
carta.
a data. Este � um detalhe da maior import�ncia na correspond�ncia comercial. � a
prova de que voc� de fato escreveu a carta numa data espec�fica, de modo que o
destinat�rio, ao responder, pode referir-se a uma, dentre as v�rias cartas que ele
recebeu de voc�.
Lembre-se de incluir na data o ano, al�m do dia e do m�s. V�rias formas de reda��o
s�o aceit�veis: 5 de junho de 2002, 5 de junho, 2002, 5 junho 2002. Evite datas
totalmente num�ricas como 5-6-2002, uma vez que em diferentes pa�ses a ordem de
coloca��o do dia e do m�s pode ser invertida.
n�meros de refer�ncia. Estes c�digos auxiliam o arquivamento e a futura localiza��o
das cartas. Em geral, consistem em dois conjuntos de iniciais e um n�mero no fim.
Por exemplo: Ref.: MH/jp/22. As iniciais mai�sculas pertencem ao autor da carta:
M�rio Henriques. As iniciais min�sculas s�o as da secret�ria que a redigiu: J�lia
Pereira. O n�mero indica o local onde a carta est� arquivada, seja a prateleira, o
arquivo ou a gaveta de n�mero 22. Se voc� est� respondendo a uma carta que traz
este tipo de refer�ncia, mencione tal detalhe, indicando o c�digo da carta original
como Sua ref. e o da sua pr�pria carta como Nossa ref.
nome, fun��o e endere�o da pessoa a quem voc� se dirige. Assim, quem quer que
encontre futuramente uma c�pia de sua carta saber� a quem voc� estava se dirigindo,
e onde.
uma sauda��o. Se poss�vel, sempre coloque o nome da pessoa a quem voc� est� se
dirigindo: Prezado Sr. Guimar�es, Cara Sra. Souza. Use Prezado Senhor (ou Senhores)
e Prezada Senhora apenas se n�o conseguir identificar o nome do destinat�rio. Se
voc� o conhece razoavelmente bem, e se tratam pelo nome de batismo, use-o (Caro
Ronaldo), mas ainda assim escreva o nome � m�quina ou digite-o, juntamente com o
t�tulo, acima da sauda��o.
o texto.
uma conclus�o. Em geral, se voc� trata a outra pessoa pelo sobrenome, pode concluir
a carta com Cordialmente... Usando a forma Caro Senhor ou Prezada Senhora, pode
concluir com Atenciosamente. Se voc� trata a outra pessoa pelo nome de batismo,
v�rias formas s�o aceit�veis � Abra�o, Forte abra�o, por exemplo.
sua assinatura, nome e t�tulo. Abaixo de sua assinatura, datilografe ou digite seu
nome � em geral as assinaturas s�o pouco leg�veis, e isto ajuda o destinat�rio da
carta a dirigir-se corretamente a voc� quando preparar a resposta. O nome
datilografado ou digitado n�o � precedido por Sr. ou Sra., ou outro t�tulo
qualquer. Uma mulher, no entanto, pode colocar ap�s o nome a indica��o (Sr.�) ou
(Sr.ta), entre par�nteses. Abaixo do seu nome, voc� pode indicar o seu t�tulo ou
cargo, como Diretor Administrativo, Gerente de Pessoal ou Editor Assistente.
O DIA A DIA DO ESCRIT�RIO

Esta se��o fornece exemplos dos tipos de carta ou e-mail que voc� ter� que escrever
no transcurso de seu trabalho normal num escrit�rio � mensagens de acompanhamento,
or�amentos, faturas, avisos de mudan�as de pre�os, respostas a consultas de
clientes etc.

Correspond�ncias de Acompanhamento

Quando enviamos amostras ou documentos, deve haver sempre uma mensagem de

acompanhamento. Use o texto para dizer exatamente o que voc� est� enviando, para
dar qualquer explica��o adicional que possa ser �til, e para pedir que seja acusado
o recebimento do material.

Caro Sr. e Sr.a Costa-Rego:

Estou enviando anexas c�pias dos documentos relativos � casa e ao terreno situados
no munic�pio de Colinas Verdes (RJ), conforme solicita��o de
V. S.as. Os documentos s�o:

1. Escritura da casa e do terreno;

2. Recibos de impostos quitados at� o presente ano;

3. Avalia��o do im�vel realizada por parte da firma Danton Engenharia, de Nova

Friburgo (RJ);

4. Primeiro esbo�o do compromisso de compra e venda.

Por favor, acusem o recebimento do material acima descrito.

Aguardamos suas instru��es para os pr�ximos passos da negocia��o.

Cordialmente,

George Godinho

Anexos: 4

Or�amentos, Cota��es e Propostas

A diferen�a entre os dois � que um or�amento pode ser reformulado numa data
posterior, ao passo que uma cota��o estabelece um compromisso, do ponto de vista
legal, quando aceita pelo destinat�rio.

Or�amentos e cota��es s�o em geral preparados em modelos padr�o, embora voc� tamb�m
possa criar um para uso imediato, utilizando seu papel timbrado normal. Lembre-se
de incluir os seguintes itens (assim como, � claro, as informa��es usuais do papel
timbrado: endere�o, e-mail, n�mero de telefone, data etc.):

um n�mero de refer�ncia, al�m de quaisquer outros n�meros de refer�ncia solicitados

pelo cliente;
detalhes completos sobre os produtos ou servi�os em quest�o;
o pre�o por unidade e, quando for o caso, o pre�o da quantidade mencionada pelo
cliente;
todas as outras taxas ou adicionais, inclusive despesas de transporte;
os seus termos e condi��es de pagamento � por exemplo, quando � esperado o
pagamento l�quido (ou seja, o que resta a pagar depois de deduzidos dep�sitos ou
adiantamentos).

CURSO DE INFORM�TICA INPUT LTDA.

Galeria Condor � Largo do Machado � grupo 1220-1250

E-mail: input@informatica.com.br

Rio, 21 de outubro de 2011

Nossa ref.: QU/45b/00

Sua ref.: TRP/fs

Sr.a Alice Os�rio

Muzak Produ��es Art�sticas

COTA��O

Para um curso b�sico de inform�tica com dura��o de 10 dias, para tr�s alunos, com
pre�o unit�rio de R$ 20,00 (vinte reais) por dia por aluno:

Pre�o total do curso, por aluno: R$ 200,00

Pre�o total solicitado: R$ 600,00

ISS: R$ 36,00

Total: R$ 564,00
Termos: 50% no ato da inscri��o, 50% no primeiro dia �til ap�s o encerramento de
cada curso.

Propostas. Uma proposta � feita geralmente em resposta a um an�ncio, e est�

competindo com propostas de outras empresas. � uma oferta para fornecer mercadorias
ou prestar servi�os a um determinado pre�o, mas em geral precisa ter uma
apresenta��o bem mais detalhada do que a de um or�amento ou cota��o. Muitas vezes a
organiza��o que solicita o envio de propostas fornece um formul�rio, expondo os
dados de que precisa.

Propostas requerem um detalhamento cuidadoso dos custos previstos. Eis um exemplo

simples, o de uma carta propondo-se a comprar o esp�lio resultante da liquida��o de
uma casa comercial:

Caro Senhor:

Liquida��o do estoque da

Mobili�ria Pedroso

Submetemos � sua aprecia��o a seguinte proposta para aquisi��o do estoque

remanescente da Mobili�ria Pedroso, atualmente em liquida��o:

Estoque remanescente, de acordo com lista divulgada: R$ 15.500,00

Aluguel de van para transporte: R$ 1.000,00

Material de escrit�rio mencionado na lista: R$ 1.500,00

TOTAL: R$ 18.000,00

Caso concorde com a presente oferta, poderemos efetuar pagamento imediato por meio
de cheque, e iniciar os entendimentos para o traslado de todo o material no prazo
m�ximo de quatro semanas.

Atenciosamente,

Laura Villareal

Faturas

Uma fatura � uma solicita��o de pagamento, enviada antes ou depois da entrega das
mercadorias ou da presta��o dos servi�os.

TIM�TEO BARROS
Construtora TB Ltda.
Av. Pres. Vargas, 515/2302 Fone: (21) 2205-3843
E-mail: tbarros@construtora.com

FATURA

Pelo preparo e acabamento de alameda de jardim:

48 lajes de pavimenta��o, a R$ 40,00 cada: R$ 1.920,00

Grama: R$ 300,00

M�o de obra, conforme combinado: R$ 600,00

= R$ 2.820,00

menos ISS 6%: R$ 169,20

TOTAL: R$ 2.650,80

Aumento de Pre�os

Nenhum cliente v� com bons olhos um aumento de pre�os. Quando tiver que dar m�s
not�cias, certifique-se de que voc� est�:

dando o aviso com a maior anteced�ncia poss�vel;

indicando a data a partir da qual o aumento passa a vigorar;
especificando claramente o que vai aumentar de pre�o, e para quanto;
explicando as raz�es deste aumento e apresentando desculpas por algum poss�vel
inconveniente.

Para: Todos os representantes de vendas e vendedores

De: Flora Oliveira, Gerente de Vendas

AUMENTOS DE PRE�OS

Favor registrar os seguintes aumentos de pre�os que dever�o ter efeito a partir de
segunda-feira, 3 de setembro de 2011.

Todos os tipos de carne de porco em conserva e defumada: 10% sobre os pre�os de

lista.

Todos os tipos de salsichas, embutidos e congelados: 12% sobre os pre�os de lista.

Exceto: Frangos, p/unidade, e empad�es de cogumelos: 10%

Salsichas com at� 70% de porco: 10%

Todas as pizzas: 15%

Todos os tipos de pat�s estilo Continental: 14% sobre os pre�os de lista.

Detalhes completos sobre os novos pre�os poder�o ser conferidos na Tabela A, anexa.

Este acr�scimo resulta do aumento dos custos de produ��o industrial dos congelados
e carnes de gado e aves. Desde que nossa lista atual entrou em vigor, tais custos
aumentaram em cerca de 15%, mas no momento n�o acreditamos ser poss�vel aplicar o
mesmo �ndice a todos os nossos pre�os.

FAVOR PREVENIR OS CLIENTES DE QUE, CASO AS ATUAIS CIRCUNST�NCIAS SE MANTENHAM,

TEREMOS QUE CONSIDERAR A POSSIBILIDADE DE UM NOVO AUMENTO DENTRO DOS PR�XIMOS CINCO
MESES.

Respondendo a Consultas de Clientes

Consideradas em si mesmas, as respostas a consultas de clientes s�o simples. Basta

verificar o que eles indagam, e fornecer as informa��es correspondentes.

Mas isto n�o � tudo. Encare a sua resposta tamb�m como uma proposta de venda.
Talvez n�o seja o caso de fechar uma venda imediatamente, mas procure preparar o
terreno para negocia��es futuras. Mostre-se aberto e disposto a cooperar.
Caro Sr. Duarte:

Tapetes Axminster

Muito obrigado pela sua consulta de 9 de novembro a respeito dos tapetes Axminster,
tipo 34B. Estamos enviando anexos o nosso cat�logo e lista de pre�os, e os modelos
que lhe interessam podem ser encontrados na p�gina 12.

H� duas informa��es adicionais que podem ser �teis:

1. Os pre�os citados na lista s�o os nossos pre�os padr�o de mercado. No entanto,

em pedidos de mais de R$5.000,00, podemos oferecer um desconto extra de 4%. Tamb�m
oferecemos um desconto de 10% a clientes que nos deem exclusividade de
fornecimento.

2. Chamamos sua aten��o para as p�ginas 13 e 14 do cat�logo. Os tapetes de estilo

Axminster ali descritos s�o novos em nosso estoque, de modo que talvez ainda n�o
sejam do seu conhecimento.
Como pode ver, suas especifica��es s�o bastante semelhantes �s do tipo 34B, mas em
geral eles s�o 15% mais baratos do que os demais.

Todos os tapetes constantes do cat�logo est�o em estoque e poderemos atender a

qualquer tipo de pedido, com exce��o de quantidades muito grandes, no prazo de sete
dias.

Caso necessite de mais detalhes, por favor entre em contato conosco.

Atenciosamente,

Afonso Henrique

Aceitando e Confirmando Propostas

Como sempre, seja claro e objetivo ao aceitar e confirmar propostas. Ao receber uma
proposta, n�o esque�a que ao receber mercadorias voc� pode se tornar legalmente
obrigado a pagar por elas. O exemplo a seguir mostra como manter sua empresa em
situa��o segura neste tipo de negocia��o.

Prezado Senhor:

Supercup Mark III

O objetivo desta � confirmar que a m�quina de caf� �Supercup Mark III� foi
instalada por sua equipe em 13 de maio e est� funcionando a contento. At� agora,
entretanto, ela n�o foi exigida at� o limite das suas especifica��es (250
cafezinhos por dia sem precisar ser recarregada).

Minha sugest�o � de que mantenhamos a m�quina num per�odo de observa��o por duas
semanas.
Se tudo correr bem, ficaremos satisfeitos em assinar o contrato de cess�o do
equipamento e pagar pelo per�odo de teste. No entanto, caso a m�quina n�o
corresponda �s especifica��es anunciadas, reservamo-nos o direito de devolv�-la,
pagando apenas pelo per�odo em que ela esteve em experimenta��o.

Atenciosamente,

Ronaldo de Paula
Confirmando. Confirmar ou concordar com assuntos previamente discutidos pode ser
facilmente resolvido numa carta.

Prezados Senhores:

Feira do Livro Infantil

O objetivo desta � confirmar os detalhes com os quais concordamos em nossas

conversas recentes:

1. Ocuparemos um estande da Feira do Livro Infantil a se realizar no pr�ximo m�s de

setembro, onde estaremos oferecendo ao p�blico as nossas cole��es de hist�rias em
quadrinhos e livros did�ticos.

2. O custo do estande e da �rea reservada, num total

de 4 x 6 metros do pavilh�o de exposi��es, no andar t�rreo, ser� de R$ 200,00 por
dia. O pagamento dever� ser feito at� 12 de agosto de 2011.

Ficamos no aguardo dos detalhes finais sobre a localiza��o do nosso estande, antes
de 24 de junho.

Atenciosamente,

Benjamin Pedreira.

MENSAGENS PARA SUA EQUIPE

Nesta se��o, voc� encontrar� exemplos de cartas ou outros meios de comunica��o

utilizados por um gerente ou diretor para entrar em contato com membros de sua
equipe.

Uma Mudan�a nas Condi��es de Trabalho

Em certas ocasi�es, voc� ser� obrigado a promover a transfer�ncia de empregados de

um setor para outro. Lembre-se: � sempre bom, em primeiro lugar, discutir
pessoalmente estas mudan�as com os funcion�rios, e em seguida confirmar os detalhes
por escrito. Em alguns casos � se uma reloca��o deste tipo afeta as condi��es
estabelecidas no contrato de trabalho � esta discuss�o preliminar � essencial.
Qualquer mudan�a nos termos de um contrato deve, por lei, ter a concord�ncia pr�via
tanto do empregador quanto do empregado.

Prezada In�s:

Quero confirmar os detalhes de nossa recente conversa e dar-lhe instru��es mais

precisas sobre a aloca��o de clientes especiais em nosso departamento de impostos.

Concordamos em transferir alguns dos seus clientes para Marcos Ribeiro, de modo a
n�o ocupar muito do seu tempo. Os clientes que de agora em diante ser�o atendidos
por Marcos s�o: o Major Cantareira, o Sr. In�cio e a Sra. Herm�nia, al�m dos
membros da fam�lia Carvalhosa. Pensei em transferir tamb�m para Marcos as contas
dos Japiassus, uma vez que eles s�o aparentados ao Major Cantareira.

Isto far� com que voc� disponha de mais tempo para o atendimento de nossos clientes
habituais, permitindo que se especialize mais rapidamente nesta �rea.

Por ora o seu sal�rio n�o sofrer� nenhuma altera��o, mas suas novas
responsabilidades ser�o levadas em conta quando da nossa pr�xima reavalia��o
salarial peri�dica.
Um abra�o do

Kleber Taveira

Chefe do Departamento de Impostos

Aumentos de Sal�rio e Promo��es

As notifica��es de aumento de sal�rio devem ser bem simples. Quando escrever para
anunciar uma promo��o, aproveite para falar tanto do novo sal�rio quanto das novas
obriga��es.

Caro Ant�nio:

Dando sequ�ncia a nossa reuni�o de ontem, escrevo-lhe para confirmar os detalhes de

sua nova fun��o:

1. A partir do dia 1� do m�s que vem, voc� assumir� total responsabilidade por
todos os nossos projetos de marketing na Am�rica Latina.

2. Ao mesmo tempo, voc� ser� desligado dos projetos relativos � Am�rica do Norte.

3. Seu novo cargo ser� o de Gerente de Marketing para a Am�rica Latina.

4. Sua chefia imediata ficar� a meu cargo, Susana Varj�o, Gerente-Geral de

Marketing.

5. Voc� ser� promovido para a escala salarial E5. Isto representa um aumento do seu
sal�rio atual de R$ 7.500,00 para R$ 9.000,00.

Parab�ns por esta promo��o. Tenho certeza de que voc� obter� o maior sucesso em
suas novas atividades.

Cordialmente,

Susana Varj�o

Negando um Aumento de Sal�rio

Suponha que um funcion�rio que voc� considera importante tenha solicitado um

aumento, que foi negado � talvez por algu�m num cargo acima do seu. Como transmitir
esta informa��o? Aja com tato e procure fornecer um motivo razo�vel.

Caro Sr. Jurandir:

Em reuni�o realizada esta semana, a nossa Mesa Diretora discutiu sua solicita��o de
aumento de sal�rio. Lamento informar que tal medida, no momento, n�o poder� ser
adotada.

Como sabe, a crise que tem afetado toda a ind�stria dos transportes nos �ltimos
tempos tem se refletido em nossas finan�as, tornando imposs�vel para a empresa
qualquer acr�scimo nas despesas salariais at� a pr�xima revis�o peri�dica, a ser
realizada em agosto. A Mesa pediu-me para destacar o fato de que, em condi��es
gerais mais favor�veis, o seu pedido teria obtido uma resposta positiva. Todos
estamos conscientes dos seus esfor�os pelo bem da empresa, e fazemos quest�o de
evitar que o senhor veja nisto um sinal de que tais esfor�os n�o est�o sendo
reconhecidos.

Espero que aceite com paci�ncia este desapontamento moment�neo, e esperamos que o
pr�ximo m�s de agosto possa trazer not�cias melhores para todos n�s.

Cordialmente,

Bruno Duarte

Gerente de Transportes

PEDINDO AUMENTO DE SAL�RIO

Preparar um texto pedindo aumento de sal�rio n�o � muito diferente de preparar o

seu curriculum vitae. Voc� precisa vender um produto que � voc� mesmo. Mostre,
ent�o, por que motivo voc�, e nenhum outro, merece o que est� solicitando. N�o �
preciso descer a min�cias, como na prepara��o de um curr�culo, mas voc� tem que
apresentar bons motivos para que a companhia comece a lhe pagar mais do que paga no
presente momento.

Mantenha um tom positivo em sua apresenta��o. Sugira que um aumento ajudar� voc� a
trabalhar melhor; explique por que motivo voc� merece este aumento. Apele para o
senso de justi�a do seu empregador. Mas n�o cometa o erro de comparar o seu sal�rio
com o de alguns dos seus colegas, a menos, claro, que haja alguma raz�o jur�dica
para que voc� solicite equipara��o salarial. N�o ameace pedir demiss�o, a n�o ser
que este j� seja o seu firme prop�sito.

Caro Sr. Ivan:

Como sabe, estou trabalhando h� cerca de 18 meses no setor de planejamento da

Secretaria de Educa��o. Durante este per�odo, dois experientes membros da nossa
equipe deixaram o emprego, e apenas um deles foi substitu�do.

Um dos que nos deixaram foi a Sra. Emilia Barbosa, a chefe do nosso departamento.
Como eu era a funcion�ria com mais experi�ncia entre os demais, coube a mim assumir
a maior parte das responsabilidades antes confiadas a ela, inclusive o treinamento
do pessoal rec�m-contratado, o que veio se somar �s minhas atribui��es anteriores.
Isto tem-me for�ado a trabalhar horas extraordin�rias ou a levar trabalho para
casa, sem nenhum pagamento extra.

Gosto de meu trabalho e das minhas novas responsabilidades.

N�o tenho motivos para supor que n�o esteja me saindo bem nas minhas tarefas, e
estou satisfeita com meu desempenho. Minha satisfa��o seria ainda maior se este
reconhecimento se refletisse junto � diretoria. Tomo a liberdade, portanto, de
sugerir minha transfer�ncia do n�vel 3 para o n�vel 4. Tive o cuidado de conferir
as tarefas atribu�das aos funcion�rios de n�vel 4, e nelas n�o h� nenhum encargo
significativo que j� n�o esteja sob minha responsabilidade.

Gostaria de que examinasse com cuidado a quest�o, para saber se sua opini�o
coincide com a minha. Talvez possamos voltar a abordar o assunto em breve.

Cordialmente,

Catarina Morais

Elogios e Repreens�es

Um bilhete manuscrito com elogios (merecidos) pode ser um enorme fator de motiva��o
para seus subordinados.

Caro Corn�lio:
Faz uma semana que lhe pedi que cuidasse dos nossos problemas atuais de controle de
estoque. Minha expectativa era isto levar algum tempo, pois seria uma tarefa a mais
al�m daquelas de que voc� j� se encarrega. No entanto, parece claro que seu
trabalho j� produziu resultados significativos e tranquilizadores. Pelo menos j�
temos uma ideia precisa da quantidade de material dispon�vel, e do que pode vir a
ser descartado.

Meus parab�ns. Continue assim.

Cordialmente,

Bernardo Nogueira

Repreens�es. � mais dif�cil fazer uma repreens�o do que um elogio. Existe, no

m�nimo, o risco de se indispor com os empregados. E, na pior das hip�teses, voc�
pode acabar sendo levado a um tribunal trabalhista, em virtude de queixas de algu�m
que voc� veio a demitir.

A coisa mais importante a ter em mente quando se repreende algu�m �: Pense em algo
positivo para dizer. A grande maioria das pessoas sabe fazer bem alguma coisa. Se
voc� come�a dizendo isto, para depois observar que o funcion�rio cometeu um deslize
que fez seu trabalho cair de n�vel, � mais prov�vel que ele encare positivamente a
cr�tica � e que o servi�o venha a melhorar depois. Se voc� entra no assunto falando
logo nos erros cometidos, e se limita a isto, o empregado tender� a adotar uma
atitude defensiva e ressentida, e ir� encarar a repreens�o como uma repreens�o e
n�o como uma cr�tica construtiva. Afinal de contas, o seu objetivo principal deve
ser melhorar o desempenho do funcion�rio, e n�o apenas expressar o seu
descontentamento com o que foi feito.

Muitas empresas t�m regras e procedimentos padr�o quando se trata de disciplinar os

funcion�rios. Conhe�a essas regras e mantenha-se fiel a elas; elas garantir�o
equidade e coer�ncia �s suas cr�ticas.

A seguir, apresentamos mais alguns pontos que conv�m ter em mente:

Pese com cuidado cada palavra ao rascunhar uma carta de repreens�o, e elimine cada
termo que n�o possa ser amplamente justificado.
Escolha um estilo apropriado ao fato em quest�o, ou, melhor ainda, � pessoa a quem
se destina a carta. O que ser� melhor? Dizer Estou desapontado com voc� ou Voc�
deve mudar o seu comportamento? Ou, quem sabe, Voc� est� prejudicando o desempenho
dos colegas? Ou, ainda, Se as coisas n�o melhorarem, teremos que proceder a algumas
mudan�as por aqui?
Certifique-se de que sua carta seja absolutamente clara, que a exposi��o dos fatos
tenha uma sequ�ncia l�gica, para que o destinat�rio entenda sem a menor d�vida o
que voc� pretende dizer. Use linguagem espec�fica, para que ele saiba exatamente
qual � o problema, qual a a��o corretiva que deve ser posta em pr�tica, e quais as
melhorias que voc� espera.
Pergunte a si mesmo n�o apenas se o que est� questionando � verdade, mas tamb�m se
� toda a verdade, sem se basear em suposi��es, boatos ou preconceitos.
Pergunte a si mesmo: Esta carta cont�m alguma coisa que possa ser usada contra mim?
Quais as suas prov�veis consequ�ncias a longo prazo? Ser� que vale a pena envi�-la?
Caso esteja em d�vida, mostre a carta a um colega �neutro�. Se este colega tiver
d�vidas sobre a necessidade da carta, desista dela. Convoque os funcion�rios
envolvidos com o problema e resolva tudo numa reuni�o pessoal.
Eis um exemplo de carta de repreens�o destinada a um funcion�rio.

Caro Nicolau:
Tenho apreciado o seu trabalho em nosso departamento e sou o primeiro a reconhecer
a sua efici�ncia. Recentemente, contudo, tive a oportunidade de examinar nossos
arquivos de contribui��es de pens�o e fiquei desapontado com o que vi e, mais
ainda, com o que n�o vi. V�rios livros-raz�es n�o t�m sido atualizados h� semanas,
e os arquivos de correspond�ncia exibem v�rias cartas com queixas de consultas n�o
respondidas.

Certamente n�o preciso lembrar-lhe que � sua a responsabilidade de fazer com que
toda esta parte seja mantida em dia. Sei que o seu departamento teve problemas
recentes com mudan�a de pessoal, mas esta � uma raz�o a mais para que voc� d� uma
aten��o extra � atualiza��o dos registros.

Sei que voc� entende o quanto me sinto desconfort�vel em ter que lhe cobrar isto, e
espero n�o precisar faz�-lo novamente. Dependemos de voc�, entre outras coisas,
para manter todo esse setor sob controle. Nosso quadro de pessoal tem-se sa�do
muito bem nos �ltimos meses no que diz respeito a cumprir as metas estabelecidas, e
� pol�tica da empresa dar toda aten��o poss�vel aos interesses do nosso pessoal.

Voltarei a examinar os registros dentro de umas duas semanas e espero que at� l�
eles estejam atualizados. Caso voc� esteja enfrentando alguma dificuldade especial,
por favor, avise-me, para que possamos, juntos, encontrar uma solu��o.

Cordialmente,

Greg�rio Martins

Gerente de Contas

Eis um exemplo de repreens�o endere�ada a toda a equipe.

MEMORANDO INTERNO

Para: Todos os funcion�rios da Moinho.

De: Supervisor da F�brica.

Data: 4/2/2011

T�m chegado �s minhas m�os relat�rios dando conta de incidentes e pr�ticas, na �rea
da Moinho, que n�o est�o de acordo com os padr�es de comportamento caracter�sticos
do nosso pessoal. Especificamente:

1. T�m ocorrido furtos, tanto em nossa Loja quanto nos arm�rios individuais. Pe�o
aos funcion�rios que procurem pensar duas vezes antes de trazer para o trabalho
quaisquer objetos de valor e, caso tenham de faz�-lo, mantenham aten��o redobrada
sobre eles. Creio ser desnecess�rio lembrar que o furto de objetos de propriedade
da empresa ou de outros funcion�rios � uma falta grave, que pode ser punida com
demiss�o por justa causa.

2. � favor certificar-se de que a sala dos arm�rios individuais e a cantina estejam

sempre limpas e arrumadas. Por isso, n�o joguem no ch�o pap�is, restos de comida,
copos de pl�stico etc.; usem as cestas coletoras de lixo.

3. Alguns funcion�rios t�m-se servido da fotocopiadora da recep��o sem autoriza��o

pr�via para isto. Por favor, estejam sempre munidos de um cart�o emitido pelo
supervisor, quando quiserem fazer uso dessa m�quina.

Estou certo de que todos compreendem a import�ncia de fazer com que os problemas
citados sejam resolvidos, e acredito que far�o o melhor poss�vel para que isto
aconte�a.

Advert�ncias Formais

A n�o ser em casos de �grave infra��o� � vandalismo, roubo etc. �, voc� n�o deve
demitir sumariamente um empregado. Antes de ser demitido, o empregado tem o direito
de receber uma �advert�ncia formal�, que para todos os efeitos equivale a uma
�ltima chance. Mesmo esta advert�ncia deve ser enviada apenas ap�s uma investiga��o
dos fatos que cercam a falta cometida.

Lembre-se de que, em todas as fases do processo disciplinar, o funcion�rio acusado

deve ter a possibilidade de fazer sua defesa, e tem o direito de ter testemunhas
presentes �s entrevistas de que participar.

Se voc� tomar a decis�o de enviar uma carta formal de advert�ncia, certifique-se de

que ela seja razo�vel e objetiva. Fa�a com que o empregado saiba exatamente o que
est� se passando. Se o empregado ignorar o aviso, voc� pode tomar medidas mais
dr�sticas. E lembre-se: advertir algu�m equivale a exigir dessa pessoa um
determinado tipo de comportamento, e a carta deve ter este ponto verbalizado com
clareza.

Cara Sr.ta Lima:

Lamento informar que o seu desempenho recente n�o se tem mantido � altura do que
esperamos do nosso quadro de funcion�rios. Refiro-me, de modo espec�fico, aos
seguintes pontos:

1. Funcion�rios que manipulam alimentos precisam manter um padr�o rigoroso de

higiene. Em 2 de abril, a senhorita foi surpreendida fumando numa �rea onde isto �
proibido, e foi advertida. Por favor, que o fato n�o se repita.

2. Recebemos duas queixas de clientes alegando que lhes foram servidas por��es
min�sculas. A senhorita recebeu instru��es bem claras sobre como encher os
recipientes utilizados em nossa delicatessen, e basta que siga com cuidado essas
instru��es.

3. Tamb�m recebemos queixas de que a senhorita perde um tempo excessivo conversando

com amigos que visitam a loja, com o pretexto de serem clientes. Embora tenha toda
liberdade de conversar naturalmente com pessoas conhecidas, a senhorita n�o deve
deixar uma fila de clientes esperando enquanto isto acontece. Tamb�m n�o � correto
permitir que amigos seus �furem� a fila.

Espero que o seu comportamento venha a apresentar uma melhora imediata e permanente
no que diz respeito �s quest�es acima. Caso isto n�o aconte�a, a empresa se reserva
o direito de rescindir o seu contrato, nos termos nele previstos.

Atenciosamente,

Jeremias Campos

Gerente

RELAT�RIOS DE AVALIA��O

Muitas empresas, hoje em dia, empregam um sistema de avalia��es anuais dos seus
funcion�rios. Estas avalia��es envolvem entrevistas face a face entre cada
funcion�rio e um dos seus superiores imediatos, e um relat�rio escrito em que se
descrevem a evolu��o do empregado e a sua contribui��o para a empresa, ao longo do
ano anterior. Como gerente ou supervisor respons�vel pela reda��o destes
relat�rios, voc� tem a obriga��o de fazer com que ele seja escrupulosamente
correto. Afinal de contas, as chances de promo��o e de aumento de sal�rio daquele
empregado v�o depender substancialmente do que ser� exposto neste documento.

Escrever um relat�rio sobre um funcion�rio excelente ou p�ssimo n�o � muito

dif�cil. Os problemas come�am quando a pessoa em quest�o � competente, mediana, mas
sem nada de not�vel. Se for este o caso, diga-o com clareza. Eis o exemplo de um
relat�rio razoavelmente cr�tico sobre uma funcion�ria com estas caracter�sticas,
algu�m que se saiu muito bem em algumas �reas, mas n�o em outras.

Observe que, embora o autor do relat�rio tenha certamente discutido com a

funcion�ria os assuntos abordados, o relat�rio em si provavelmente n�o foi lido por
ela. A vantagem deste processo � permitir ao avaliador uma total honestidade, sem
receio de ferir os sentimentos do empregado. Em algumas companhias, no entanto, o
funcion�rio tem acesso a tais relat�rios e pode comentar os julgamentos nele
expressos. Este procedimento obriga a pessoa que faz a avalia��o a escolher com
mais cuidado os termos de seu diagn�stico, sobretudo ao fazer cr�ticas a algum
aspecto do desempenho do funcion�rio. Por outro lado, tem a vantagem de fazer com
que o funcion�rio se envolva de modo mais profundo em todo o processo.

DOMINGUES ENGENHARIA

RELAT�RIO DE AVALIA��O ANUAL ESTRITAMENTE CONFIDENCIAL

Funcion�rio: Isabel Godinho

Data: 13/2/2011

Fun��o atual: Representante de vendas

Divis�o: Marketing B3

�ltima avalia��o: 13/2/2010

Supervisor: Alice Marzag�o, Diretora de Marketing

Data em que assumiu fun��o atual: 9/4/2009

Avalia��o do trabalho (assinale o que for apropriado): Em dia / Precisa de revis�o

(especificar abaixo)

A1. Com refer�ncia aos objetivos da avalia��o do ano passado (se��o A3). Em que
�reas o funcion�rio obteve sucesso? Quais foram as suas principais realiza��es no
ano que passou?

A Sr.ta Godinho conseguiu otimizar a fus�o das nossas �reas Sul e Sudeste de
vendas, com uma perda de vendas de apenas 5%. � um resultado melhor do que o
previsto. Ela tamb�m estudou a fundo as novas especifica��es para a nova linha de
cera de assoalho (TRB/3b), tendo produzido um relat�rio para outros representantes
de vendas no qual estas mudan�as est�o descritas com precis�o.

A2. Como foram obtidos estes bons resultados?

A Sr.ta Godinho mostrou-se disposta a intensificar o seu ritmo de trabalho e at� a

levar trabalho para fazer em casa, com o objetivo de ficar em dia com esta r�pida
mudan�a de condi��es. Ela tamb�m aperfei�oou o seu conhecimento pessoal dos m�todos
de trabalho e da administra��o de contas e demonstra cada vez mais confian�a em sua
pr�pria capacidade de lidar com contas de maiores dimens�es e complexidade.
A3. O que pode ser feito para estimular estes pontos positivos? Como pode este bom
desempenho ser aperfei�oado � por exemplo, por treinamento, delega��o de
responsabilidades, especializa��o?

A diversifica��o proposta para nossa linha de produtos ir� exigir novas

responsabilidades dos representantes de vendas. Como seu relat�rio sobre as
mudan�as j� levadas a efeito no ano passado foi bem recebido, creio que podemos
destinar � Sr.ta Godinho a tarefa de proceder a uma revis�o detalhada do nosso
manual, com uma redu��o proporcional das suas viagens de servi�o.

B1. Em que �reas a funcion�ria foi menos bem-sucedida?

Embora a Sr.ta Godinho tenha conseguido manter com sucesso a nossa fatia do mercado
junto a grandes clientes institucionais, ela n�o conseguiu melhorar nossas vendas
junto aos pequenos clientes. Creio que lhe falta a autoconfian�a necess�ria para
abordar consumidores em potencial. Ela n�o delega responsabilidades facilmente, e
assim acaba sofrendo um desgaste que poderia ser evitado. Al�m do mais, seu
temperamento perfeccionista, embora seja elogi�vel por v�rias raz�es, faz tamb�m
com que ela acabe perdendo um tempo excessivo com detalhes de pouca monta.

B2. Houve alguma circunst�ncia que impedisse a funcion�ria de ter um melhor

desempenho? Algu�m lhe prestou ajuda ou dificultou sua atividade? Ela recebeu
durante o ano instru��es de sua supervisora?

Minha licen�a for�ada devido a problemas de sa�de, no outono, contribuiu sem d�vida
para que a Sr.ta Godinho tivesse mais dificuldade em administrar seu tempo. Desde
ent�o ela vem recebendo conselhos, e at� mesmo uma leve advert�ncia, a respeito de
sua impossibilidade de aumentar a nossa �rea de alcance entre clientes n�o
institucionais. Tamb�m procurei estimular a sua autoconfian�a, e neste aspecto
houve aparentemente algum progresso.

B3. O que pode ser feito para superar estas dificuldades? A funcion�ria necessita,
talvez, de mais treinamento, supervis�o, especializa��o? Ser� preciso mud�-la de
fun��o?

Ao meu ver existem duas possibilidades. A primeira � deixar as coisas como est�o,
com um pouco mais de treinamento e supervis�o nas �reas mencionadas em B1 e B2.
Terei que acompanhar mais de perto o processo de delega��o de responsabilidade por
parte da Sr.ta Godinho, pelo menos por enquanto. A outra � fazer com que suas
fun��es se concentrem mais no trabalho interno. A Sr.ta Godinho tem planos de se
casar no futuro pr�ximo, e talvez veja com bons olhos a possibilidade de viajar
menos. A tarefa mencionada em A3 pode ser transferida para ela, que pode tamb�m
assumir a reorganiza��o da escala de viagens e das regi�es a serem cobertas pelos
diversos representantes. Isto lhe daria mais tempo para se dedicar � administra��o
das contas propriamente ditas e para a busca de novos clientes.

C. Seus coment�rios pessoais.

A Sr.ta Godinho � uma pessoa competente e cuidadosa, mas n�o tenho certeza de que
representante de vendas seja o cargo mais indicado para ela. Sua capacidade como
organizadora tem sido mais �til do que seu talento para vendas. Sua meticulosa
aten��o aos detalhes poderia ser utilizada com proveito na supervis�o dos novos
funcion�rios.

D. Comente o relacionamento da funcion�ria com os colegas e a sua atitude geral com

rela��o ao trabalho.

A Sr.ta Godinho � vista com simpatia, mas tem uma tend�ncia a se complicar com suas
pr�prias tarefas e dificuldades. Entre os funcion�rios mais novos, tem havido
coment�rios de que �s vezes ela se torna irritadi�a. � medida que sua autoconfian�a
seja estimulada, esta irritabilidade pode diminuir proporcionalmente.

Assinado:

E. Coment�rios do gerente.

As sugest�es da Sr.a Marzag�o dever�o ser levadas em conta na pr�xima reuni�o da

Mesa Diretora daqui a algumas semanas. A Sr.ta Godinho parece ter feito algum
progresso durante o ano que passou, embora talvez n�o tanto quanto esper�vamos.

Assinado:

Diretor de Vendas e Marketing.

Demiss�o

Uma carta de demiss�o deve ser fria e formal. A lei exige que a demiss�o seja
comunicada por escrito, e que sejam expostas as raz�es para o fato. Caso estes
procedimentos n�o sejam observados ou os motivos da demiss�o sejam inadequados, a
quest�o pode ir parar num tribunal trabalhista. Quando o empregado � filiado a um
sindicato, entre em contato com o representante sindical antes de enviar a carta.

Eis uma lista de itens que devem figurar nessa carta:

A data.
O nome do empregador. Se a sua firma n�o utiliza formul�rios padronizados para
comunicar demiss�es, use o seu papel timbrado oficial.
O nome completo do funcion�rio, juntamente com a descri��o de sua fun��o e a
indica��o do setor ou departamento onde est� localizado.
A data precisa do fim do v�nculo empregat�cio. Verifique com cuidado quais s�o os
direitos do empregado com rela��o a aviso pr�vio, antes de enviar a carta.
Os motivos da demiss�o. Lembre-se de que eles devem ser claros e espec�ficos.
A assinatura do representante do empregador.
Se necess�rio, uma segunda via da carta a ser assinada pelo empregado no momento em
que ela � entregue, a qual servir� de recibo.

Cara Sr.a Marcolino:

Esta carta confirma a cessa��o do seu contrato de trabalho com nossa empresa a
partir de quinta-feira, 12 de outubro de 2011.

Esta medida segue-se �s nossas cartas de advert�ncia datadas de 31 de julho e 17 de

agosto de 2011, relativas ao descuido com que a senhora vinha executando as tarefas
que lhe foram confiadas. Exemplos espec�ficos disto foram apontados naquelas cartas
e em nossas entrevistas pessoais. Um motivo adicional para nossa decis�o foi o seu
comportamento ofensivo no escrit�rio da Administra��o.

Atenciosamente,

Norberto Fragoso

Chefe do Departamento de Pessoal

Cartas que promovem uma demiss�o sum�ria s�o parecidas, mas existe nelas uma
necessidade ainda maior de observar as formalidades. Lembre-se de que qualquer
empregado tem o direito de protestar contra uma demiss�o junto ao diretor
administrativo, que d� a palavra final.

NOTIFICA��O DE DEMISS�O SUM�RIA

Nome do empregado: Sr.ta I. H. Marques

Fun��o: Assistente de Produ��o

Setor: Produ��o

Data: 11 de julho de 2011

Especifica��o do delito:

�s 17:30h da ter�a-feira, 9 de julho passado, a senhorita foi vista pelo Sr. Gra�a
retirando tr�s pastas referentes ao seu trabalho e levando-as para a sala do
Departamento de Manuten��o. Ali, foi surpreendida quando se preparava para passar
pelo cortador de papel os documentos contidos nessas pastas. Ao ser questionada, a
senhorita admitiu que era sua inten��o destruir os documentos, alegando que eles
seriam �irrelevantes�. O Sr. Gra�a informou-a imediatamente de que este fato seria
levado ao meu conhecimento.

O assunto foi discutido hoje numa audi�ncia disciplinar, na qual seu procedimento
foi considerado uma falta grave e justa causa para demiss�o. Sua exclus�o dos
quadros de pessoal desta empresa, portanto, passa a ter validade a partir desta
data.

A senhorita tem o direito de apelar desta decis�o, se a considerar equivocada ou

injusta. Caso isto aconte�a, deve apresentar suas justificativas por escrito,
dentro de tr�s dias, � Sr.a V. Rebou�as, Diretora Administrativa.

Solicitamos que assine a segunda via que lhe est� sendo apresentada e a devolva ao
seu supervisor de departamento, confirmando o recebimento desta notifica��o.

Miguel Dornellas

Chefe do Departamento de Pessoal

Acuso o recebimento desta notifica��o de demiss�o.

Assinado:

Data: 11 de julho de 2011

ENTREGANDO AVISOS PR�VIOS

Todos os pedidos de demiss�o devem ser apresentados por escrito. Se voc� pretende
abandonar um emprego de car�ter tempor�rio, a comunica��o por escrito pode ser
curta. Lembre-se de que o per�odo habitual para o aviso pr�vio � de um m�s, contudo
um per�odo mais longo pode ter sido estabelecido nos termos do seu contrato.

Cara Sr.a Bianca:

Pretendo cessar meu v�nculo empregat�cio com a Construtora Bernardo Valen�a na

sexta-feira, 18 de agosto de 2009. Por favor, providencie para que o meu acerto de
contas esteja pronto nessa data, bem como a baixa na minha carteira profissional.
Cordialmente,

Hor�cio Bernardino

Empregos assumidos a longo prazo, ou que envolvam cargos de maior import�ncia,

requerem cartas de demiss�o mais detalhadas, para assegurar a boa vontade da parte
dos empregadores. Sua carta de ren�ncia deve ser bastante formal, uma vez que
ficar� arquivada nos registros da companhia. Lembre-se de:

Mencionar a data em que seu v�nculo deve terminar (sempre de acordo com os termos e
as condi��es previstas em seu contrato).
Expressar a sua gratid�o. Mencione aspectos positivos, como a oportunidade que lhe
foi oferecida, as amizades que fez, o tempo agrad�vel que passou junto � empresa.
Contar ao seu empregador as suas realiza��es durante o per�odo de trabalho,
especialmente se voc� vai precisar de cartas de refer�ncia; mas n�o exagere.
Explicar com brevidade por que motivo est� saindo da empresa.
Sugerir algu�m para substitu�-lo caso voc� ache que sua sa�da vai trazer problemas
para a empresa.
Deixar em aberto a possibilidade de seu chefe cham�-lo para uma conversa, pedir-lhe
que fique e oferecer compensa��es.
Aqui est�o mais dois exemplos de cartas de demiss�o.

O primeiro � bem convencional: Jaime Horta est� deixando a empresa para assumir uma
posi��o com melhor sal�rio, em outro local.

Mas as circunst�ncias em que se deixa um emprego n�o s�o sempre amig�veis, como
Paulo Martins deixa claro na segunda carta.

Caro Miguel:

Depois de muita reflex�o, tomei a decis�o de deixar a nossa empresa, a partir da

sexta-feira, 6 de julho de 2008. J� t�nhamos falado antes sobre este assunto, e
estou certo de que voc� vai compreender o quanto � importante para mim, neste
momento, encontrar um trabalho com maior remunera��o.

Apreciei imensamente os dois anos em que trabalhei na Newton & Linhares. O trabalho
foi variado e cheio de desafios, e sentirei muita falta de meus companheiros deste
per�odo. � uma pena que as exig�ncias financeiras tornem necess�ria a minha
transfer�ncia para outro lugar.

Tenho certeza de que os instrumentos �pticos que ajudei a projetar, e cuja

constru��o supervisionei, continuar�o a funcionar de forma satisfat�ria, como tem
acontecido at� agora. Estarei � disposi��o de todos, ap�s minha partida, para dar
esclarecimentos sobre eles, sempre que isto se fa�a necess�rio.

� claro que darei toda a ajuda poss�vel para o treinamento da pessoa que dever�
substituir-me em meu cargo, assim que ela for escolhida.

E espero que continuemos a manter o nosso contato, mesmo depois da minha

transfer�ncia.

Por favor, providencie para que o pagamento de meu sal�rio e f�rias acumuladas
esteja pronto na data de meu desligamento. Quando receber sua resposta afirmativa a
esta carta, irei repassar para o Departamento de Pessoal todas as informa��es
relativas �s minhas contribui��es para o fundo de pens�o.

Mais uma vez, muito obrigado por tudo.

Jaime Horta

Sejam quais forem as suas raz�es para deixar um emprego, mantenha sua carta de
demiss�o num tom calmo e controlado. Ela n�o � o espa�o indicado para desabafos,
tampouco para demonstra��es de irrita��o ou censura.

Caro Maur�cio:

Tomei a decis�o de solicitar minha demiss�o imediata do quadro da Magalh�es

Engenharia.

Como voc� sabe, na �ltima reuni�o da Diretoria tive a ocasi�o de expressar

abertamente o meu desacordo com a decis�o da companhia de fornecer material b�lico
para a Rep�blica da Pot�mia. A Diretoria preferiu ignorar os meus argumentos. Isto
tornou insustent�vel minha posi��o na empresa, e prefiro me afastar agora a passar
a trabalhar numa atmosfera de m� vontade. Voc� h� de concordar que esta � a decis�o
mais sensata.

Por estes motivos, seria melhor que minha sa�da fosse imediata, com a dispensa do
aviso pr�vio regulamentar. Gostaria de que voc� marcasse um encontro, se poss�vel
ainda hoje, a fim de que pud�ssemos falar a respeito deste e de outros assuntos
pendentes.

Cordialmente,

Paulo Martins

Dispensa de Funcion�rios

Cartas ou e-mails de demiss�o coletiva s�o mais complicadas do que as de demiss�es

individuais. � preciso deixar bem claras as circunst�ncias em que ocorre excesso de
pessoal, e a consequente necessidade de cortes de funcion�rios. � da pr�pria
natureza de comunica��es desse tipo que sejam escritas mais com tristeza do que com
irrita��o. Fa�a o que estiver ao seu alcance para diminuir o impacto que esta
medida dever� ter sobre todos os atingidos por ela.

Se for necess�rio demitir um certo n�mero de funcion�rios de uma s� vez, envie

correspond�ncias individuais para todos eles. Voc� pode atenuar a m� not�cia
oferecendo a possibilidade de �demiss�es volunt�rias�, com a oferta de compensa��es
para aqueles que tomarem a iniciativa de aceit�-las.

Lembre-se de que � sua obriga��o legal entrar em contato primeiro com o

representante sindical dos empregados, antes de anunciar os cortes de pessoal.

Eis o exemplo de uma mensagem enviada para cada membro de um departamento,

solicitando volunt�rios para uma medida desta natureza e oferecendo alguma
compensa��o.

Caro Sr. Severiano:

Como j� deve ser de seu conhecimento, o cancelamento do Campeonato Regional de

T�nis teve como consequ�ncia a queda na demanda de material esportivo em todo o
nosso estado. Em virtude dessa queda, o seu Departamento n�o est� mais conseguindo
produzir lucro suficiente para justificar as dimens�es de seu quadro atual de
funcion�rios. A empresa precisa tomar medidas urgentes de redu��o de custos, e
lamento informar que teremos de cortar seis vagas em seu Departamento, o mais
prontamente poss�vel.
A empresa lamenta os problemas que esta decis�o certamente ir� acarretar, e, no
intuito de diminu�-los, � nosso pensamento apelar em primeiro lugar para as
demiss�es volunt�rias.

A fim de encorajar funcion�rios a se apresentarem voluntariamente, oferecemos a

seguinte proposta:

1. Pagamento de todos os direitos trabalhistas garantidos por lei, mais 25% desta
import�ncia total.

2. Pagamento em dinheiro de R$ 1.000,00 para cada ano completo de trabalho que o

funcion�rio tiver prestado � empresa.

Esta � uma medida que tomamos com a maior relut�ncia, pois reconhecemos que a
grande maioria dos funcion�rios desse Departamento dedicou � nossa empresa os seus
melhores esfor�os durante tantos anos. Mas as press�es financeiras n�o nos deixam
alternativa.

Infelizmente, caso n�o haja volunt�rios para concordar com a nossa oferta, a
escolha dos demitidos caber� � Dire��o. Esperamos que isto possa ser evitado.

Qualquer empregado interessado em aceitar os benef�cios acima expostos, ou que

precise de informa��es mais detalhadas sobre o assunto, deve ficar � vontade para
me procurar, em car�ter estritamente confidencial.

Cordialmente,

Antonio Elias

Chefe do Departamento de Pessoal

Como escrever relat�rios

Um relat�rio pode ter qualquer formato, desde um memorando de duas linhas, escrito
� m�o, a um volume encadernado com centenas de p�ginas de texto compacto. Pode ter
como tema os caminhos da economia nacional e ser lido por ministros de governo. Ou
pode relatar a festa promovida pela sociedade de horticultura � qual voc� pertence
e destinar-se � leitura dos membros do comit� respons�vel por angariar fundos para
a institui��o.

O princ�pio b�sico da elabora��o de relat�rios n�o pode ser mais simples: � uma
mera quest�o de identificar os aspectos essenciais de um tema e apresent�-los na
ordem adequada, da maneira mais simples e direta poss�vel.

Escrever um relat�rio pode exigir extensas pesquisas e, em seguida, uma luta

intermin�vel com as palavras, os fatos e as estat�sticas, para apresentar da melhor
maneira poss�vel as informa��es que foram reunidas. Mas em geral todo este esfor�o
vale a pena. Seu relat�rio, com as informa��es detalhadas, conclus�es e
recomenda��es que cont�m, fornecer� a base para que decis�es importantes venham a
ser tomadas. E s�o essas decis�es que movem as engrenagens do mundo.

Os �termos de refer�ncia� de um relat�rio levam o autor ou autores a cobrir alguns

t�picos claramente definidos: digamos, estudar um produto espec�fico, ou um
acontecimento, ou uma companhia, ou uma proposta. Os termos de refer�ncia tamb�m
determinam a natureza do relat�rio, que pode ser de v�rios tipos:

um relat�rio de investiga��o ou de exame, no qual o autor descreve a investiga��o

que foi realizada e os resultados a que chegou � e nada mais
um relat�rio de aconselhamento, no qual o autor sugere medidas a serem tomadas em
fun��o das conclus�es a que chegou
um relat�rio de acompanhamento, no qual o autor examina o atual est�gio de, por
exemplo, um projeto de treinamento a longo prazo
Um relat�rio longo e formal pode conter todos os componentes abaixo:

Se��o de abertura

T�tulo (folha-t�tulo)
Termos de refer�ncia/objetivos
Sum�rio
Lista de mapas, diagramas e ilustra��es
Pref�cio
Agradecimentos
Resumo ou sinopse dos resultados que ser�o detalhados a seguir, no pr�prio
relat�rio

Texto do relat�rio

Introdu��o
Investiga��o e seus resultados
Conclus�es e recomenda��es

Ap�ndices

Notas de rodap�, notas finais

Bibliografia
Material suplementar ou Anexos (estat�sticas ou informa��es adicionais)
�ndice

Se voc� for encarregado de produzir um relat�rio curto, n�o tente preencher todos
os itens estudados neste cap�tulo. Os princ�pios gerais permanecem os mesmos,
especialmente no que diz respeito � prepara��o do texto do relat�rio, mas apenas
algumas das outras se��es poder�o se aplicar ao seu caso.

ESTRAT�GIAS PRELIMINARES

Antes de come�ar a pesquisar ou a escrever, procure ter em mente uma imagem bem
clara de quem ser�o os seus leitores. Ser�o diretores ou t�cnicos de uma empresa?
Autoridades locais ou l�deres do governo? Qual � a extens�o desse p�blico leitor?
Apenas alguns dirigentes de alto n�vel ou um extenso grupo de funcion�rios da
companhia? Quanto mais nitidamente voc� visualizar seus leitores, maiores as suas
chances de produzir um relat�rio bem-sucedido.

A natureza do seu p�blico leitor vai determinar:

como voc� ir� formatar seu relat�rio: quais as partes a que dar� mais �nfase
o que voc� poder� se permitir deixar de fora ou presumir que o leitor j� sabe
como escolher a linguagem, principalmente no que se refere ao emprego de linguagem
t�cnica
Ao escrever o relat�rio, tenha em mente o tempo inteiro quem � o seu leitor t�pico.
Lembre-se de que ele sabe muito menos do que voc� sobre o assunto; afinal de
contas, voc� acaba de fazer uma intensa pesquisa e de se tornar algo como um
especialista na mat�ria. Pense nas perguntas que podem ocorrer a ele durante a
leitura do texto. Pergunte a si mesmo: �Terei me expressado com clareza? Qual � a
pr�xima coisa que o leitor gostaria de saber?�

Por outro lado, n�o subestime a intelig�ncia do leitor. Um relat�rio paternalista,

supersimplificado, � algo t�o irritante quanto um texto inintelig�vel, repleto de
jarg�o t�cnico.

N�o imponha suas opini�es. Sua fun��o � fornecer fatos e n�o sua interpreta��o
pessoal � a menos que os termos de refer�ncia tenham pedido tal abordagem. Seja
objetivo e equilibrado. Apresente todos os lados de cada quest�o. A �nica se��o
onde voc� pode apresentar sem receio as suas opini�es � nas conclus�es e
recomenda��es finais.

Procure entender com exatid�o seus termos de refer�ncia. Se tiver quaisquer d�vidas
sobre at� que ponto pode ampliar ou aprofundar um determinado t�pico, pe�a
esclarecimento.

Procure ter claro, tamb�m, o n�vel de compromisso que se espera de sua parte. Este
relat�rio � uma obra de peso, que vai consumir muito do seu tempo e de sua energia?
Ou � um assunto de pequena monta, n�o mais do que um memorando um pouco mais
extenso? Voc� deve escrever cem p�ginas ou apenas duas?

Tente descobrir em que contexto foi feita a encomenda do seu relat�rio. Por que
motivo ele foi solicitado? Talvez para resolver um impasse entre membros da
diretoria, ou de uma comiss�o. Se for assim, esforce-se para apresentar os dois
lados da quest�o de modo escrupulosamente imparcial.

Trace um meticuloso cronograma de trabalho. Certifique-se de quando o relat�rio

deve ser apresentado e de quanto tempo livre voc� disp�e durante a sua elabora��o.
Divida o projeto em tarefas menores e trabalhe seguindo uma programa��o dia a dia
ou semana a semana. (N�o se esque�a de deixar uma margem de seguran�a para poder
lidar com algum imprevisto � uma greve dos transportes, uma doen�a etc.)

Mas n�o se escravize ao cronograma. Algumas tarefas v�o lhe tomar mais tempo do que
o previsto: novos desdobramentos ir�o surgindo durante a pesquisa e precisar�o ser
examinados. Outras atividades poder�o ser conclu�das num prazo mais r�pido. Esteja
sempre preparado para adaptar seu cronograma ou afastar-se dele. A �nica parte
intoc�vel ser� a data final de entrega.

PESQUISA

Sua primeira tarefa � reunir todas as informa��es necess�rias. � um trabalho mais

complexo e mais �rduo do que muita gente imagina. Para come�ar, � algo que envolve
um grande n�mero de atividades. Dependendo do tipo de relat�rio que lhe
solicitaram, sua pesquisa pode envolver tarefas como: consultar obras em
bibliotecas, entrevistar pessoas, realizar experi�ncias em laborat�rio, escutar
grava��es em fita, assistir a v�deos de treinamento, e assim por diante. Cada
atividade requer uma disposi��o mental distinta, e cada uma delas pode exigir sua
ida a um ambiente diferente. Livros e registros especializados talvez s� estejam
dispon�veis numa biblioteca do Rio de Janeiro, ao passo que as pessoas que voc�
ter� que entrevistar podem se encontrar em S�o Paulo.

Planejando Sua Pesquisa

N�o desanime diante do volume de trabalho � sua frente. Ponha m�os � obra e prepare
um plano, dividindo o trabalho em tarefas menores que voc� poder� ir executando uma
a uma.

Primeiro, � preciso identificar quais s�o os t�picos principais a serem examinados.

Fa�a isto recorrendo aos termos de refer�ncia. A seguir, anote onde e como ser�
poss�vel reunir as informa��es necess�rias para cobrir cada t�pico. O que ser�
preciso � ida a bibliotecas, entrevistas, experi�ncias de laborat�rio, telefonemas
para fornecedores de equipamento?
Planeje com muito cuidado esta fase de sua pesquisa. Qual �, exatamente, o melhor
lugar para obter a informa��o de que voc� necessita? Como devem ser levadas a
efeito as experi�ncias? Aquela biblioteca tem de fato todos os registros
necess�rios? Telefone e confira. Talvez eles n�o tenham nada sobre o assunto, e
neste caso uma visita teria sido uma perda de tempo. Ou eles podem acabar sugerindo
uma outra biblioteca, mais pr�xima de voc�, e que lhe servir� igualmente bem.

Agora, esboce seu plano de trabalho. Deixe sempre uma margem extra de tempo. Qual
seu prazo para o processo inteiro de preparar e redigir o relat�rio? Talvez voc�
precise utilizar metade deste per�odo na realiza��o da pesquisa.

Fa�a uma lista das tarefas a serem cumpridas e dos lugares a serem visitados.
Ordene-os da melhor forma poss�vel, que n�o � necessariamente a ordem em que
aparecer�o no relat�rio final. Uma biblioteca espec�fica, por exemplo, pode conter
informa��es importantes para dois t�picos muito distantes um do outro, mas � claro
que voc� deve estudar ambos numa �nica visita, em vez de retornar � biblioteca
alguns dias depois.

Fazendo e Organizando Anota��es

Uma pesquisa envolve sempre duas atividades: reunir informa��es e organiz�-las. N�o
negligencie nenhuma das duas. � medida que voc� re�ne as informa��es necess�rias,
elas devem ser classificadas em grupos e subgrupos claramente definidos, de modo
que, mais tarde, voc� possa localizar qualquer item com rapidez e precis�o.

Aqui est�o algumas sugest�es �teis para o processo de tomar notas durante a
confec��o de um relat�rio. Escolha as que melhor se adaptam a voc� e ao seu estilo
de trabalho e transforme-as num h�bito.

Usando fichas indexadas. Escreva suas anota��es em pequenas fichas, utilizando uma
ficha nova para cada novo t�pico. Mantenha, em casa ou no escrit�rio, uma gaveta,
fich�rio, ou mesmo uma caixa de sapatos onde estas fichas ser�o classificadas de
acordo com o tema. No fim de cada sess�o de pesquisa, coloque as fichas resultantes
nos lugares apropriados.

Digamos que voc� esteja fazendo uma pesquisa sobre sistemas de seguran�a para a
associa��o de moradores a que pertence e chegou a hora de preparar o relat�rio
final. Quando tiver que redigir o texto relativo aos alarmes de seguran�a, voc�
simplesmente vai at� a parte do fich�rio dedicada a este t�pico, e l� estar�o todas
as suas fichas de notas, recolhidas em diferentes tempos e lugares, sobre este tipo
de mecanismo.

Fichas v�m em dois tamanhos principais. As pequenas s�o mais f�ceis de manusear;
cabem com facilidade no bolso de um casaco ou numa bolsa de m�o. As maiores s�o
�teis quando � preciso fazer anota��es mais extensas.

Usando blocos de notas. O princ�pio � o mesmo que se aplica �s fichas, mas neste
caso trata-se de p�ginas perfuradas, organizadas em blocos com aros de metal. Este
sistema lhe d� mais liberdade do que o das gavetas de fichas, mas pode �s vezes ser
menos c�modo de usar � por exemplo, quando � preciso fazer anota��es numa loja ou
no meio da rua.

Usando cadernetas ou livros de anota��es. A maior vantagem deste m�todo � que n�o
se corre o risco de perder p�ginas importantes; sua limita��o � a menor
flexibilidade. Voc� n�o pode mover as notas de um livro para outro, para organiz�-
las por t�pico. Este problema pode ser resolvido se voc� organizar a caderneta por
ordem alfab�tica de temas, ou se usar as p�ginas finais para fazer um �ndice
remissivo.
Escolha de prefer�ncia as cadernetas ou livros de capa dura, para que voc� possa,
quando necess�rio, tomar notas de p�. O tamanho ideal � o de um livro comum, f�cil
de manusear e com bastante espa�o para escrever. Seria prefer�vel que a caderneta
tivesse na margem direita um �ndice alfab�tico, mas, ainda que n�o o tenha, voc�
mesmo pode fazer esta divis�o, separando as se��es destinadas a cada letra antes de
come�ar a utiliz�-la.

Usando o computador. Ter acesso a um computador do tipo laptop pode ser de grande
utilidade durante o processo de tomar notas. Basta levar o computador com voc�
quando visitar uma biblioteca e redigir diretamente as anota��es. Depois, de volta
a casa ou ao escrit�rio, voc� tem a possibilidade de reorganizar e classificar o
material de acordo com a sua conveni�ncia.

Um computador de mesa tamb�m pode ser �til. Voc� pode inicialmente tomar notas �
m�o e digit�-las depois, colocando-as em ordem e melhorando sua reda��o, o que lhe
poupar� tempo mais adiante.

Usando um gravador ou celular. Este recurso n�o � muito pr�tico para assuntos
confidenciais, ou para ambientes onde falar em voz alta perturbe o trabalho de
outras pessoas. Mas, para uma entrevista num local p�blico ao ar livre, por
exemplo, � ideal o uso de um gravador port�til com microfone embutido, como os que
v�m em certos modelos de telefones celulares.

Seja qual for o m�todo utilizado, obrigue-se a estar sempre atualizando e

reorganizando suas anota��es. E tenha em mente duas regras adicionais:

Primeiro: Nunca confie na mem�ria. Se voc� n�o se der ao trabalho de tomar notas,
pode acabar esquecendo algo importante.

Segundo: Tenha sempre consigo sua caderneta, suas fichas de anota��es ou esteja com
o celular dispon�vel. Nunca se sabe quando vai aparecer alguma informa��o �til.

Question�rios

Para alguns tipos de pesquisa, voc� vai ter que preparar question�rios � por
exemplo, para averiguar qual a resposta do p�blico ao novo logotipo de sua empresa,
ou para colher as opini�es de funcion�rios quanto aos prazos para aposentadoria.

Preparar question�rios n�o � uma tarefa simples. Eis algumas sugest�es �teis. Em
primeiro lugar, no que se refere � linguagem e ao conte�do das perguntas.

Ao elaborar as perguntas, use a linguagem mais simples poss�vel. O senhor j� pensou

em se aposentar?, em vez de: O senhor j� considerou a possibilidade de requerer sua
aposentadoria? Acima de tudo, procure evitar jarg�o ou termos t�cnicos, se houver
n�o especialistas entre os entrevistados.
Formule as perguntas de modo a possibilitar uma resposta curta, como Sim, N�o,
Provavelmente. Como no caso acima: O senhor j� pensou em se aposentar?, em vez de:
Como o senhor se sente quando pensa em se aposentar?
Seja espec�fico. O senhor aceitaria se aposentar aos [...] anos?, em vez de: O
senhor estaria preparado para se aposentar antes da idade prevista?
Seja claro, n�o fa�a pressuposi��es nem deixe margem para ambiguidades. O senhor se
aposentaria aos [...] anos, se lhe oferecessem a pens�o completa a que teria
direito aos [...]?, em vez de: O senhor se aposentaria aos [...] em vez de aos
[...]?
Organize as perguntas numa sequ�ncia l�gica, acompanhando a linha de
desenvolvimento das ideias.
Se voc� pretende incluir alguma pergunta-armadilha (digamos, para verificar a
coer�ncia ou a sinceridade do entrevistado), fa�a-o de maneira a n�o chamar a
aten��o. Se de repente surge uma pergunta que n�o se relaciona com as anteriores
nem com as que vir�o em seguida, isto vai alertar o entrevistado.
Mantenha seu question�rio t�o curto quanto poss�vel. Quanto mais longo ele se
torna, menos confi�veis ser�o as respostas da parte final, seja pelo cansa�o ou
pela impaci�ncia de quem est� respondendo.
N�o deixe os seus pr�prios preconceitos se infiltrarem nas perguntas, distorcendo
as respostas. Pergunte: Voc� � contra ou a favor da proibi��o de fumar no local de
trabalho? D� seus motivos, e n�o Por que voc� � a favor da proibi��o de fumar no
local de trabalho?

Disponha as perguntas em uma sequ�ncia l�gica, mostrando um encadeamento de ideias.

Em segundo lugar, algumas sugest�es sobre a organiza��o visual do question�rio.

Use uma diagrama��o simples. Divida as perguntas em se��es, se achar necess�rio, e

d� a cada se��o um t�tulo esclarecedor.
Quando o entrevistado tiver que fornecer n�meros em sua resposta, forne�a as
colunas ou os espa�os necess�rios.
Use na impress�o um tipo de letra facilmente leg�vel.
Use um papel mais resistente, caso, por exemplo, o mesmo question�rio tenha que
passar por muitas m�os.
Se tiver tempo, experimente diferentes diagrama��es at� achar a ideal. Deixe
bastante espa�o onde o entrevistado tiver que responder por extenso; algumas
pessoas t�m caligrafia mais larga do que outras. Por outro lado, procure n�o
induzir o entrevistado a dar respostas muito longas.
Saiba Quando Parar

O pesquisador inexperiente depara-se com um problema inesperado: saber quando sua

pesquisa acabou. A solu��o � fazer uma pausa nas atividades de vez em quando,
conferir o planejamento inicial e verificar qual o material conseguido at� o
momento. Se voc� notar alguma lacuna importante, � melhor continuar pesquisando,
caso o prazo permita.

Mas se voc� sentir que todos os t�picos est�o razoavelmente cobertos, e j� tiver a
ideia geral de como eles ser�o relacionados entre si, bem como do perfil do
relat�rio, interrompa suas atividades de pesquisa. Pesquisa em excesso pode
confundir suas ideias, e voc� ter� cada vez menos tempo para a reda��o final.

Para saber se voc� est� pronto para passar ao est�gio seguinte, tente responder a
estas perguntas:

Voc� j� tem uma vis�o geral do assunto? J� conhece com seguran�a cada um dos
t�picos?
Voc� j� sabe por que motivo algu�m julgou que este relat�rio era necess�rio, e qual
ser� sua utilidade?
J� sabe, mesmo que em linhas gerais, a estrutura que dar� ao relat�rio?
As informa��es que reuniu est�o bem equilibradas? Voc� recorreu a diferentes
fontes? Se voc� entrevistou 100 pessoas mas n�o leu nenhum livro sobre o assunto,
ou se leu 100 livros e n�o entrevistou ningu�m, n�o seria melhor ampliar um pouco a
pesquisa antes da reda��o final?
Seu material est� bem equilibrado? Se voc� tem uma por��o de notas sobre um dos
t�picos do relat�rio e muito poucas sobre outro, isto reflete a import�ncia
relativa de cada um, ou apenas revela que a pesquisa foi insuficiente?
A PRIMEIRA REDA��O

Quando voc� come�ar a redigir o primeiro esbo�o do relat�rio, n�o cometa o equ�voco
de iniciar pelo princ�pio. Deixe para fazer as se��es de abertura � a folha-t�tulo,
os termos de refer�ncia, o sum�rio, o pref�cio � depois de todo o resto.
A raz�o para fazer isto na ordem inversa � bem simples. Voc� n�o pode preparar uma
introdu��o para o seu relat�rio sem ter uma ideia exata do que aparece nele. E �
apenas no processo da reda��o, ao narrar suas investiga��es e os resultados delas,
que suas ideias ficar�o mais claras. Novas ideias, ou pelo menos �nfases
diferentes, ir�o lhe ocorrer, e talvez voc� se veja chegando a conclus�es bem
diversas das que emergiram durante o processo de pesquisa propriamente dito. O ato
de escrever � que dar� a forma definitiva �s suas descobertas.

Na verdade, voc� talvez precise elaborar mais de uma vers�o do seu texto e
provavelmente vai experimentar diferentes maneiras de organizar seu material. �s
vezes, para ter um texto final de f�cil leitura e de claro entendimento, o trabalho
de reda��o � muito penoso e segue uma sequ�ncia totalmente il�gica.

E n�o busque a perfei��o. Voc� pode refazer um par�grafo quantas vezes quiser, mas
vai chegar um momento em que precisa passar adiante. Depois de pronto o trabalho,
permanecer�o ainda as pequenas insatisfa��es. Se eu tivesse refeito aquela
p�gina... se tivesse mudado aquelas duas linhas... se tivesse dado mais �nfase
�quele ponto... A triste verdade � que um bom redator de relat�rios nunca vai achar
que seu trabalho n�o precisava de mais uma revis�o.

Entretanto, n�o deixe que isto se transforme numa desculpa para apresentar um texto
cheio de imperfei��es. Por garantia, inclua no seu cronograma um tempo extra no fim
do processo, para as �ltimas revis�es e o polimento final do texto.

Planejando a Estrutura

H� dois formatos b�sicos no planejamento de sua estrutura � um esbo�o geral ou

sucessivos rascunhos. Cada um deles pode produzir no fim uma lista bem definida dos
pontos em torno dos quais voc� ir� produzir a sua primeira vers�o do relat�rio. Os
caminhos para chegar a esta lista � que s�o diferentes. Eis uma exposi��o abreviada
a respeito.

Planejando no formato de esbo�o geral. Ponha no papel todas as ideias que lhe
ocorrerem e que possam ser inclu�das no relat�rio. Leia tudo com cuidado; elas
poder�o gerar novas ideias, que tamb�m dever�o ser anotadas. Examine-as,
estabelecendo as rela��es entre elas, e depois comece a agrupar itens de acordo com
temas em comum. Mude a sequ�ncia desses temas at� atingir a ordem de apresenta��o
ideal.

Planejando no formato de rascunho. Escolha qualquer ideia que lhe pare�a

interessante e comece a desenvolv�-la por escrito, como se j� estivesse preparando
o relat�rio final. Escreva depressa, sem se preocupar com a dire��o para a qual
est� indo. N�o se preocupe com gram�tica, desenvolvimento l�gico, nada.

Cada vez que uma nova ideia lhe ocorrer, passe-a imediatamente para o papel. Se a
quantidade de ideias for muito grande, registre-as em folhas diferentes, lado a
lado, procurando depois orden�-las por temas, se poss�vel.

O simples ato de escrever com tal concentra��o deve ajudar n�o s� a produzir ideias
relevantes, mas tamb�m a examin�-las com mais profundidade e depois cristaliz�-las
numa forma coerente. Voc� poder� em seguida preparar um r�pido esbo�o geral e
come�ar a escrever com base nele uma vers�o mais aprimorada do seu texto.

O texto do relat�rio. Tenha em mente, quando estiver esbo�ando o texto do

relat�rio, que voc� precisar� cobrir com seguran�a tr�s aspectos:

uma descri��o de suas investiga��es � os experimentos que voc� levou a cabo, as

pesquisas e entrevistas que realizou, os documentos que consultou
um relato das descobertas que resultaram dessas investiga��es � por exemplo, um
conjunto de jurisprud�ncias ou de estat�sticas sobre o comportamento da popula��o
suas interpreta��es sobre o que foi constatado � as tend�ncias que voc� observou,
juntamente com poss�veis explica��es
Muitos relat�rios cobrem um certo n�mero de t�picos variados. Nesse caso, voc� ter�
que escolher entre duas estruturas opostas: cuidar de cada t�pico isoladamente
(aplicando a ele os tr�s aspectos acima), ou se concentrar nestes aspectos, um por
um, usando os t�picos para ilustr�-los.

H� outra escolha com que voc� ir� se defrontar quando tiver que organizar as se��es
e subse��es. Voc� poder� come�ar expondo as informa��es mais familiares, de menor
import�ncia imediata, e ir pouco a pouco abordando as informa��es novas, mais
vitais (e desse modo criar uma estrutura dram�tica, encaminhando-se para um
cl�max), ou seguir o percurso contr�rio (baseado na teoria de que as pessoas que
leem relat�rios prestam mais aten��o � parte inicial).

Come�ar com as informa��es novas e mais importantes � em geral mais seguro, mas
caso voc� receie uma rea��o hostil por parte dos leitores talvez acabe optando pela
outra abordagem, que lhe possibilita conquist�-los aos poucos, atraindo-os passo a
passo para os seus pontos de vista.

Experimente diferentes estruturas. Mude de posi��o pequenos detalhes, transpondo-os

de um grupo para outro; mude a ordem das se��es. Fa�a estas mudan�as at� definir um
esbo�o geral que valorize todos os pontos importantes do que est� sendo
apresentado.

AS DORES DO PARTO: O PROCESSO CRIATIVO

Come�ar a criar: este � o grande desafio sempre que damos in�cio a um trabalho
criativo. Voc� pode ser um compositor em busca de inspira��o para uma sinfonia, um
pintor, um romancista dando in�cio a uma obra-prima longamente planejada, ou apenas
um funcion�rio de uma empresa dando tratos � bola ao iniciar a reda��o de um
relat�rio sobre pol�ticas de contrata��o de pessoal para o seu patr�o. A tens�o �
sempre a mesma: a alvura amea�adora da folha de papel ou da tela em branco, a
ansiedade sobre qual deve ser a primeira coisa a ser colocada ali. Winston
Churchill, que era um pintor amador muito perceptivo, conhecia estes sentimentos.
No trecho a seguir, ele descreve o sofrimento e a alegria dos momentos iniciais da
cria��o de um quadro.

O passo seguinte era come�ar a pintar. Mas, que passo! A paleta reluzia com suas
manchas coloridas; a tela erguia-se � minha frente, muito bela, muito branca; o
pincel intacto pairava irresoluto no ar, sentindo o peso da responsabilidade. Minha
m�o parecia ter sido imobilizada por uma proibi��o muda. Mas, afinal de contas, o
c�u naquele instante era indiscutivelmente azul, por sinal um azul um tanto p�lido.
N�o havia d�vida de que era preciso colocar tinta azul misturada com tinta branca
na parte superior da tela. N�o era necess�rio ter olho de artista para perceber
isto. Era um ponto de partida acess�vel a qualquer um. Assim, mesmo que um tanto
desajeitado, espalhei sobre a paleta um pouco de tinta azul, com um pincel pequeno
e, com infinitas precau��es, usei-a para macular a alvura da tela, produzindo uma
mancha do tamanho de uma ervilha. Era um desafio, um desafio proposital; mas t�o
reprimido, t�o hesitante, t�o entorpecido, que n�o chegava a merecer um revide por
parte dela.

� Pensamentos e aventuras, 1932

Preparando-se para a Reda��o Final

Agora voc� pode come�ar a dar forma ao esbo�o do seu trabalho, redigindo notas mais
extensas junto a cada item do delineamento geral j� definido.

A princ�pio recorra apenas � mem�ria e veja o resultado. � medida que voc� coloca
suas impress�es no papel, seus pensamentos sobre os diferentes assuntos ir�o
ficando mais claros. Durante o tempo inteiro voc� estar� organizando e juntando os
dados que recolheu, o que facilitar� mais adiante o trabalho de esbo�ar o texto
final.

Em seguida, volte atr�s e consulte suas anota��es. Organize-as em blocos, de acordo

com as se��es em que o esbo�o ficou dividido. Leia-as cuidadosamente, sublinhando
os fatos ou as frases que voc� considerar mais importantes.

Transfira para as suas fichas de anota��es os dados mais importantes, suas

primeiras conclus�es, as ideias mais �teis; isto faz parte do processo de tornar
mais claro e preciso o que voc� pretende dizer.

Tamb�m neste est�gio comece a pensar a respeito de ilustra��es, mapas e diagramas

que seja necess�rio incluir. Voc� j� deve ter come�ado a trabalhar neles, mesmo que
estejam apenas esbo�ados. Dedique algum tempo � prepara��o de c�pias limpas, sem
rasuras. Talvez elas precisem ser fotografadas, fotocopiadas ou copiadas
manualmente por um desenhista profissional. Inicie este trabalho agora, a fim de
ter tempo mais adiante para poss�veis corre��es.

A Reda��o Final

Finalmente voc� est� em condi��es de redigir a primeira vers�o de seu relat�rio.

Comece a escrever. N�o espere pela inspira��o. N�o se preocupe com o estilo ou com
a gram�tica, nesta fase do trabalho. Escreva, apenas.

Lembre-se de que n�o basta ter ideias profundas para escrever um bom relat�rio. A
�nica maneira de faz�-lo � ir escrevendo. Haver� tempo bastante, depois que voc�
tiver conclu�do a primeira vers�o, para inserir e cortar dados, pensar, organizar,
aperfei�oar o estilo e escolher melhor as palavras.

A segunda vers�o, ou vers�o revisada, vai requerer uma abordagem mais refletida.
Experimente a estrutura e as liga��es ou transi��es entre uma se��o e outra.
Aproveite este momento para melhorar o estilo e corrigir a gram�tica. Comece a
encontrar o tom ideal � formal, sem ser enfadonho. Como regra geral, prefira sempre
o enfoque na terceira pessoa: ele, ela, eles. Onde for adequado, no entanto, n�o
hesite em usar a primeira pessoa � eu, n�s � ou a segunda: voc�, voc�s. N�o se
permita assumir o primeiro plano no texto, mas tamb�m n�o se sinta obrigado a
ocultar-se.

As principais qualidades do texto de um relat�rio s�o a clareza e a objetividade,

embora n�o devam ser confundidas com frieza ou com linguagem �m�dica�. Isto vale
n�o apenas para os relat�rios mais longos e formais, mas tamb�m para os de menor
porte e para simples memorandos.

Sempre que poss�vel, exprima-se em termos positivos, em vez de negativos. D� �nfase

ao que foi realizado, em lugar de destacar o que n�o p�de ser feito. Use uma
linguagem s�bria, factual, evitando os superlativos ou as express�es extravagantes.
Uma linguagem assertiva, sem exageros, confere ao texto um tom convincente.

Conclus�es e Recomenda��es

Tendo completado o texto do relat�rio � descrevendo as investiga��es feitas e os

resultados obtidos �, voc� pode agora inserir suas conclus�es pessoais e quaisquer
recomenda��es que sejam necess�rias, e em seguida redigir a introdu��o.
Para esbo�ar as conclus�es, primeiro fa�a um resumo geral do que descobriu.
Recapitule os resultados, digamos, das experi�ncias de laborat�rio ou das pesquisas
de mercado que realizou. Relacione os pontos que parecem destacar-se no exame
destes resultados.

Depois, indique o que � poss�vel deduzir destas descobertas � quais s�o suas causas
profundas, por exemplo, ou quais as mudan�as pass�veis de serem feitas. Assim, ao
explicar as vendas insuficientes de um produto espec�fico, voc� pode destacar a
insatisfa��o do p�blico com a embalagem que est� sendo usada. Voc� pode, a seguir,
mostrar como os departamentos de venda e de design j� abordaram o problema, fazendo
as mudan�as necess�rias, e como em resultado disto j� houve um aumento de vendas.

Por fim, fa�a sua lista de recomenda��es � se elas forem solicitadas nos termos de
refer�ncia. Esta se��o pode vir a se tornar a parte mais importante do seu
relat�rio, na qual voc� colocar� na mesa todas as implica��es pr�ticas daquilo que
descobriu e que medidas dever�o ser adotadas para incrementar a seguran�a dentro da
nova estrat�gia de mercado.

A localiza��o mais l�gica para as suas recomenda��es � a parte final do relat�rio.

Mas nem sempre. Talvez voc� tenha sido instru�do a apresentar suas conclus�es logo
no in�cio. Ou talvez voc� sinta que � necess�ria alguma provid�ncia urgente e que
recomendar esta a��o deve ter preced�ncia, em seu texto, sobre o exame e a pesquisa
das circunst�ncias em que ela se tornou necess�ria. Nesse caso, sinta-se � vontade
para reformular radicalmente a ordem interna do relat�rio. Depois de uma breve
introdu��o, defina com clareza suas conclus�es e recomenda��es. Voc� pode, em
seguida, omitir o resumo e passar da� para o texto do relat�rio.

A Introdu��o

O prop�sito de uma introdu��o � apenas dar uma ideia geral do que vem a seguir. Ela
deve ser curta. N�o use mais do que uma ou duas senten�as para explicar, por
exemplo, que o que se segue � uma an�lise dos procedimentos de seguran�a atualmente
adotados dentro da empresa. Lembre-se de que relat�rios mais curtos, especialmente
aqueles que se destinam a um grupo restrito ou a uma comiss�o, �s vezes come�am com
o endere�o, a data e uma breve sauda��o, ou seja, como se fosse uma simples carta.
A sauda��o pode ser, por exemplo, �Prezados senhores�, ou �Caros colegas�.

ABERTURA E ENCERRAMENTO

Uma vez tendo conclu�do o primeiro esbo�o do seu relat�rio, dedique-se a dar um
polimento no texto, durante o tempo que for necess�rio. Corrija as frases
malfeitas, preencha as lacunas, reorganize os itens de modo que fiquem coesos.

Depois, est� na hora de organizar a se��o preliminar do relat�rio. A maior parte

destas regras se aplica a relat�rios formais ou relat�rios mais longos. Em
relat�rios curtos ou informais, elas podem ser suprimidas.

A P�gina-T�tulo

Escolha o seu t�tulo com muito cuidado. Quanto mais curto, melhor; qualquer t�tulo
com mais de uma d�zia de palavras fica dif�cil de reproduzir, mas n�o sacrifique a
clareza. Sua escolha de palavras deve ser t�o precisa que o leitor possa apreender
seu sentido imediatamente.

Posicione o t�tulo a cerca de 10 ou 14 cent�metros do alto da p�gina, um pouco

acima da parte central. Ele deve ficar separado em duas ou tr�s linhas curtas,
centralizadas. (Escolha com cuidado onde quebrar cada uma das linhas.) Outras
informa��es da p�gina-t�tulo vir�o logo abaixo: o nome do autor ou dos autores, a
data, e, se for o caso, quem solicitou o relat�rio.
Relat�rio sobre procedimentos de seguran�a
no bairro de Laranjeiras

por

Frederico Morais

18 de outubro de 2011

Para: Associa��o dos Moradores de Laranjeiras

Rua das Laranjeiras, 2.529

Se o relat�rio se refere a uma reuni�o, inclua, logo ap�s o t�tulo, o nome das
pessoas presentes. Divida esta lista em dois grupos: sob a rubrica Presentes,
coloque os nomes dos que fazem parte da diretoria ou da comiss�o; use a rubrica
Compareceram para indicar as pessoas que estavam presentes, mas n�o eram membros
nem de uma nem da outra.

Termos de Refer�ncia

Em seguida, numa nova p�gina, registre os termos de refer�ncia ou objetivos que lhe
forem fornecidos. Tradicionalmente, deve ser usada a forma infinitiva do verbo:
examinar, investigar, e assim por diante. Por exemplo:

TERMOS DE REFER�NCIA

De acordo com as instru��es da Comiss�o Mista, examinar os equipamentos de

seguran�a utilizados pelos residentes do bairro de Laranjeiras, especialmente em
compara��o com os utilizados no bairro do Cosme Velho.

Abaixo disto, explique o seu procedimento, ou seja, fa�a ao leitor um breve resumo
de como voc� obteve as informa��es e quais os m�todos que utilizou para process�-
las. Por exemplo:

Este relat�rio � baseado nos resultados de uma ampla pesquisa, realizada por meio
de question�rios e de entrevistas pessoais, da qual participaram 85% dos residentes
dos bairros de Laranjeiras e Cosme Velho.

Se necess�rio, voc� pode tamb�m fazer uma breve justificativa da abordagem que
adotou. Se tiver escolhido um ponto de partida ou um m�todo de trabalho para o qual
havia uma alternativa �bvia, este � o momento para justificar a op��o que foi
feita.

Sum�rio

Aqui deve aparecer uma lista completa de todos os t�tulos de se��es e de subse��es,
com o n�mero da p�gina em que come�a cada uma delas. Em relat�rios longos, o
sum�rio tem uma import�ncia vital. Ele n�o apenas possibilita ao leitor encontrar a
se��o espec�fica que ele est� procurando, mas tamb�m pode proporcionar uma vis�o
geral dos assuntos abordados e, consequentemente, do pr�prio relat�rio.

De in�cio, limite-se a anotar os n�meros das p�ginas a l�pis. � bem poss�vel que
voc� precise fazer pequenos ajustes de �ltima hora, cortando e expandindo se��es,
ou mudando a sua ordem. �s vezes, basta adicionar um par�grafo a um texto j�
existente para que isso signifique uma p�gina a mais, e ent�o toda a numera��o
posterior ficar� fora de sequ�ncia.
Depois do sum�rio, inclua, se necess�rio, uma rela��o dos mapas, gr�ficos e
ilustra��es, todos com os respectivos n�meros de p�ginas.

O Pref�cio

Um breve pref�cio pode ser necess�rio se for o caso de um relat�rio muito longo.
Ele lhe dar� outra oportunidade para definir e justificar a abordagem que adotou.
Talvez se fa�a necess�rio explicar alguma lacuna na pesquisa, por exemplo, ou
explicar por que motivo voc� optou por incluir uma se��o aparentemente menos
importante. Num relat�rio mais longo, tamb�m pode ser �til fazer, logo de in�cio,
um breve resumo dos seus objetivos e de suas conclus�es.

Agradecimentos

Esta se��o lhe dar� a oportunidade de registrar os agradecimentos a pessoas e

institui��es que lhe deram ajuda durante a pesquisa � talvez o seu pesquisador
assistente, ou o arquivo de um jornal, ou simplesmente colegas e amigos que lhe
deram apoio moral.

A grande maioria das pessoas gosta de ver seu nome impresso, mas h� ocasi�es em que
� imposs�vel registrar cada um dos envolvidos num trabalho. Talvez seja bastante
escrever, por exemplo: Agrade�o � bibliotec�ria-chefe, S.ra Luiza Gomes, e aos
membros de sua equipe. Tenha o cuidado de verificar a grafia exata dos nomes
citados (Luiza ou Lu�sa?). Caso tenha recebido ajuda financeira, voc� deve sem
d�vida alguma mencionar as pessoas ou institui��es que a proporcionaram, embora n�o
deva fazer refer�ncia � soma recebida.

O Resumo

Um resumo, ou sinopse, geralmente toma a forma de um �nico par�grafo, com texto

claro e direto. Ele deve sintetizar o objetivo, os resultados e as recomenda��es do
relat�rio. O leitor deve ser capaz de saber, com uma r�pida olhada, a que conclus�o
chegou sua pesquisa.

Prepare o resumo com o m�ximo cuidado; � uma das se��es mais dif�ceis de redigir.
Condensar um relat�rio de cem p�ginas em um �nico par�grafo leva necessariamente a
omitir muita coisa, mas voc� n�o deve distorcer as informa��es. Tente incluir os
pontos mais relevantes e dar uma ideia do tom e da �nfase do relat�rio em geral.

Notas de Rodap�, Notas Finais e Bibliografia

Na prepara��o do seu relat�rio, voc� pode ter que mencionar uma obra publicada, ou
mesmo retirar dela uma cita��o. Em qualquer um dos casos, voc� ter� que citar com
exatid�o a fonte. Isto pode ser feito de tr�s maneiras: numa nota de rodap� (uma
nota que aparece ao p� da p�gina), numa nota final (uma nota que vir� no fim do
relat�rio ou da se��o), ou numa refer�ncia entre colchetes, imediatamente ap�s a
cita��o, no pr�prio texto do relat�rio.

Todas as tr�s formas de refer�ncia buscam o equil�brio entre dois problemas

conflitantes: ou as notas s�o dif�ceis de localizar, ou interrompem a leitura (para
n�o falar no efeito antiest�tico que produzem). As notas finais s�o as que menos
interrompem o texto ou incomodam o leitor, uma vez que est�o todas reunidas no fim
do relat�rio ou da se��o; mas por isso mesmo s�o mais dif�ceis de encontrar e
verificar. As refer�ncias entre colchetes no correr do texto s�o as mais pr�ticas,
mas podem se tornar um inc�modo para a leitura quando h� muitas delas ao longo da
p�gina. As notas de rodap� talvez sejam as que melhor equilibrem os dois aspectos,
mas s�o as mais trabalhosas para digitar, embora os modernos processadores de texto
j� sejam capazes de inseri-las automaticamente na p�gina.
O estilo adotado nas notas varia de editora para editora. Procure saber se a
empresa ou a institui��o que encomendou o relat�rio faz uso das normas da ABNT ou
de algum �Manual de Reda��o e Estilo� padr�o. Se n�o, voc� pode se guiar pelo
formato abaixo:

5 Alberto Menezes e Jos� Carlos Lisboa, Seguran�a no Meio Urbano, S�o Paulo:
Sapiens, 1999, p. 112.

Caso voc� tenha preparado uma bibliografia formal no fim do relat�rio, deve incluir
nela o mesmo livro, conforme se v� abaixo, invertendo a ordem de apresenta��o do
nome do autor e usando pontos para separar os elementos principais.

MENEZES, Alberto e LISBOA, Jos� Carlos. Seguran�a no Meio Urbano. S�o Paulo:
Sapiens, 1999.

Procure fornecer a refer�ncia de cada cita��o que aparecer no relat�rio e de cada

ideia ou frase que voc� pediu emprestada a algu�m. Na medida do poss�vel, tente
acomodar v�rias cita��es pr�ximas umas das outras dentro de uma �nica nota, para
simplificar. E n�o se esque�a de fazer o mesmo com cada ilustra��o, mapa, t�bua de
estat�sticas etc. que voc� tiver recolhido de alguma fonte de refer�ncias,
inclusive da Internet.

Material Suplementar

Algumas informa��es podem ser importantes para o relat�rio, mas podem n�o se
integrar com facilidade ao texto do relat�rio: um conjunto de gr�ficos, por
exemplo, ou um conjunto de cartas ou artigos. Coloc�-las juntas no fim do trabalho
pode ser a melhor solu��o. O mesmo se d� com informa��es adicionais de ordem
t�cnica ou estat�stica: talvez o leitor prefira estud�-las por conta pr�pria, sem
se deixar influenciar pela sua an�lise, de modo que elas podem vir no fim, num
anexo.

Algum material suplementar pode n�o se encaixar para o momento de apresenta��o do

relat�rio: slides, por exemplo, ou modelos e amostras de qualquer tipo. Para os
slides, � poss�vel adquirir uma pequena bolsa de pl�stico transparente que �
pregada � capa do relat�rio. Para amostras ou itens mais volumosos, tente preparar
algum tipo de caixa ou envelope largo cuja cor e apar�ncia n�o destoem do estilo
que est� sendo utilizado no relat�rio em si.

N�meros e Letras

Tradicionalmente, cada se��o de um longo relat�rio � identificada por um n�mero ou

uma letra. Assim como no caso do sum�rio, estes n�meros ajudam o leitor a
acompanhar a estrutura geral do trabalho.

Abaixo, segue a ordem padr�o de numera��o com algarismos e letras. Se o relat�rio

tem apenas dois n�veis de t�tulos, as se��es principais recebem algarismos ar�bicos
(1, 2, 3...) e as subse��es recebem letras min�sculas entre par�nteses: (a), (b),
(c) etc. Em hierarquias mais complexas, introduzem-se progressivamente as letras
mai�sculas (A, B, C...) e em seguida os algarismos romanos (I, II, III...) para os
t�tulos mais importantes. Para as subdivis�es menores, usam-se algarismos romanos
grafados com min�sculas, entre par�nteses: (i), (ii), (iii)...

A estrutura geral de um documento pode ser semelhante ao modo a seguir:

PRIMEIRA SE��O IMPORTANTE

I. Primeira subse��o desta se��o inicial

1. Assunto secund�rio

Texto...

2. Segundo assunto secund�rio

Texto...

(a) subse��o

(b) outra subse��o

(i) uma subse��o de (b)

(ii) outra subse��o de (b)

Um sistema alternativo tamb�m bastante utilizado � o que usa apenas algarismos

ar�bicos e pontos decimais. Ele � chamado, �s vezes, de �sistema Dewey�, por
analogia ao sistema utilizado para a cataloga��o de livros.

1. NUMERA��O

1.1. A primeira subse��o

1.1.1. Cada par�grafo ou se��o inclu�da no t�tulo acima ser�o numerados como 1.1.1,
1.1.2, 1.1.3 e assim por diante.

1.2. A segunda subse��o

1.2.1. Da mesma forma, cada item pertencente a este t�tulo receber� a numera��o
1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 etc.

1.2.2. Assim, cada t�tulo, subt�tulo e mesmo cada par�grafo poder�o vir a ter um
n�mero de identifica��o.

1.2.3. A vantagem desse sistema � sua relativa simplicidade: ele proporciona uma
r�pida localiza��o dos itens, e permite que o leitor saiba sua posi��o exata em
qualquer trecho do documento.

2. PROBLEMAS EM NUMERA��O

2.1. Quando iniciar nova numera��o

2.1.1. Se voc� fizer qualquer altera��o de estrutura dentro de uma subse��o, ter�
que voltar e atualizar a numera��o de todos os itens que v�m a seguir. Portanto,
deixe que a numera��o seja uma de suas �ltimas tarefas.

O �ndice

Se o relat�rio for muito longo e complicado, voc� pode achar que ele precisa de um
�ndice remissivo, al�m do sum�rio. Lembre-se, no entanto, de que um bom �ndice
remissivo pode ser dif�cil e demorado para elaborar. Indexadores profissionais o
fazem mediante pagamento, mas � pouco prov�vel que voc� receba recursos destinados
a esse tipo de despesa.

Pense duas vezes antes de come�ar a compilar voc� mesmo o �ndice remissivo. Se o
tempo for curto, contente--se com objetivos mais simples e com um �ndice comum.
Inicie o �ndice remissivo apenas quando n�o houver mais nenhuma mudan�a a ser feita
no relat�rio. Examine o texto, p�gina por p�gina, destacando as refer�ncias mais
importantes, que merecem figurar no �ndice. Registre cada item numa ficha separada,
juntamente com o respectivo n�mero da p�gina.

Coloque as fichas em ordem alfab�tica. Depois, re�na todas as refer�ncias a um tema

em uma �nica entrada do �ndice (com dois ou mais n�meros de p�ginas) e desmembre as
refer�ncias relacionadas em entradas mais complexas:

compara��o entre modelos 16-17, 103

computadores

� no com�rcio 34

� no escrit�rio 26-30

� no lar 31-33

Assinatura e Data

Como autor, voc� em geral precisa assinar e datar seu relat�rio. N�o importa se ele
� longo ou curto: � o seu trabalho, e voc� deve assumir a responsabilidade por ele.
Se o relat�rio foi feito por uma equipe, normalmente � assinado pelo chefe do
grupo.

Como escrever para reuni�es

Suponhamos que voc� seja incumbido de organizar a festa de fim de ano de sua
associa��o de bairro e decida promover uma reuni�o para planejar o evento. Ou
suponhamos que seu patr�o lhe pe�a que o assista e registre um encontro da
diretoria da empresa. Em suma, cedo ou tarde voc� se v� respons�vel por uma
reuni�o. O que fazer?

Se voc� pertence a uma organiza��o qualquer � seja uma comiss�o da empresa onde
trabalha, uma associa��o de moradores, ou o clube filat�lico local �, existe sempre
a possibilidade de que em alguma ocasi�o a responsabilidade de uma reuni�o venha
parar nas suas m�os. E isto significa p�r em pr�tica diferentes t�cnicas de reda��o
e planejamento por escrito.

H� quatro tipos principais de documentos escritos relacionados com reuni�es:

O aviso da reuni�o. O convite que � enviado a todos os membros do grupo,

informando-os de quando e onde o encontro se realizar�.
A agenda. Uma lista numerada de assuntos e quest�es que dever�o ser discutidos
durante a reuni�o.
Material suplementar. Isto pode incluir, por exemplo, uma c�pia da presta��o de
contas de um condom�nio; ou o relat�rio anual do presidente de uma comiss�o, que
deve ser distribu�do antes da assembleia geral anual.
A ata. Um relato de tudo que foi discutido durante a reuni�o.
Siga as orienta��es e modelos deste cap�tulo e voc� poder� se tornar uma pe�a
indispens�vel �s reuni�es que ir� ajudar a promover ou registrar.

Para facilitar as discuss�es neste cap�tulo, tentaremos simplificar a terminologia.

A palavra presidente ser� utilizada para definir a pessoa, homem ou mulher, que
exerce o cargo de chefia no grupo. E a palavra grupo ser� usada para representar
qualquer comiss�o, diretoria, equipe ou conjunto organizado de participantes.
O Aviso da Reuni�o

Fa�a com que este aviso circule pelo menos uma semana antes da reuni�o. �s vezes,
as regras ou o regimento interno de um grupo preveem que os membros t�m que ser
avisados pelo menos duas semanas antes da data prevista para reuni�es oficiais. A
aus�ncia de um ou mais membros por falta de aviso pode, em alguns casos, invalidar
uma reuni�o.

Os avisos de reuni�es podem variar muito, mas em geral precisam deixar bem claro:

nome do grupo que estar� se reunindo

tipo de reuni�o: se � uma assembleia geral anual, uma reuni�o mensal rotineira, ou
uma reuni�o extraordin�ria, convocada para resolver uma quest�o espec�fica
data e hora da reuni�o
local onde ela dever� acontecer
nome do membro que est� fazendo a convoca��o
Em geral, junto aos avisos da reuni�o, voc� envia a agenda dos temas a serem
discutidos. Caso ela ainda n�o esteja definida, poder� ser enviada mais tarde.

A Agenda

Toda reuni�o precisa de uma agenda. Ela serve para dizer aos participantes o que
vai acontecer, assim como a ata serve para dizer o que aconteceu. Mesmo que voc� s�
envie a agenda algum tempo depois de enviar o aviso da reuni�o, certifique-se de
que ela chegue �s m�os dos membros do grupo com uma anteced�ncia razo�vel.

Reuni�es em geral seguem uma estrutura preestabelecida. H� tr�s se��es b�sicas:

as preliminares. Pequenos avisos de rotina e a leitura da ata da reuni�o anterior

o �tema principal�: a raz�o de ser da reuni�o. � aqui que os assuntos mais
importantes s�o diretamente abordados
e finalmente os �assuntos gerais�: detalhes que podem nem constar da agenda, que
devem ser resolvidos rapidamente
Uma reuni�o t�pica ir� cobrir apenas uma parte dos muitos itens poss�veis que uma
agenda formal incluiria. Mas uma reuni�o formal e extensa pode incluir em sua
agenda uma rela��o de itens tais como se v� abaixo:

Elei��o do presidente e de outros diretores

A leitura, pelo secret�rio, do aviso da reuni�o
A leitura, pelo secret�rio, da ata da reuni�o passada
Assuntos resultantes da reuni�o passada
A leitura, pelo secret�rio, da correspond�ncia recebida
A fala de abertura do presidente
Assuntos pendentes da reuni�o passada
Leitura do relat�rio do tesoureiro
Relat�rios de comiss�es ou subgrupos internos
Leitura de mo��es e peti��es, com o nome dos proponentes e dos que as subscrevem
Assuntos gerais
Data da pr�xima reuni�o
Voto de agradecimento ao presidente
Resposta do presidente ao voto de agradecimento
Encerramento ou adiamento da reuni�o por parte do presidente
Para uma assembleia geral anual, a agenda provavelmente ter� que incluir tamb�m os
seguintes itens:

Relat�rio do presidente ou da diretoria

Relat�rio do secret�rio
Presta��o anual de contas

Presta��o de contas dos contadores

Nomea��o dos contadores

Filia��es (se se tratar de um clube ou sociedade)

Elei��o de diretores, membros de comiss�es ou outros cargos da empresa

Preparando a agenda. Em geral, o presidente e o secret�rio trabalham em conjunto

para preparar a agenda de uma reuni�o. O primeiro passo � fazer uma lista de todos
os itens poss�veis. Outros diretores devem ser consultados, como o tesoureiro, por
exemplo, e podem sugerir temas para discuss�o. � bom reler a ata da reuni�o
anterior, para checar se existem assuntos adiados para a reuni�o seguinte, ou se h�
decis�es que precisam ser verificadas. Devem-se reunir toda a correspond�ncia e
outros documentos, que talvez seja preciso ler ou discutir. Os participantes podem
ser consultados antecipadamente para saber se existem quest�es que queiram abordar.

O passo seguinte � decidir os assuntos que de fato dever�o ser discutidos na

reuni�o e em que grau de detalhamento. Deve-se tamb�m prever uma dura��o para a
reuni�o: quanto mais curta, menor a chance de que os participantes percam o
interesse ou tenham que se retirar antes da hora. Um bom presidente ou secret�rio
tem uma no��o bem realista sobre a disposi��o dos membros do grupo para discutir
cada item previsto na agenda. Se � necess�rio debater tr�s ou quatro temas de
import�ncia, talvez seja melhor redistribu�-los ao longo de mais de uma reuni�o, em
vez de acumular todos numa s�.

Em seguida, deve-se estabelecer a ordem de discuss�o dos itens. Coloque os assuntos

mais importantes e mais complexos no in�cio da se��o �Tema principal�, para que
eles sejam abordados num momento em que os participantes ainda estejam
interessados. Lembre-se de que os itens mais importantes n�o s�o necessariamente os
mais imediatos: alguns podem ser problemas pendentes da reuni�o anterior, ou
problemas a longo prazo que n�o dever�o estar solucionados antes do pr�ximo
encontro. Mesmo assim, s�o assuntos relevantes e devem ser discutidos entre os
�Temas principais�. N�o diminua sua import�ncia transferindo-os para a se��o
�Assuntos gerais� ou �Assuntos resultantes da reuni�o passada�. Se necess�rio,
subdivida os itens mais importantes em categorias diferentes e relacione--as todas
na se��o �Tema principal�.

Voc� deve estruturar cada categoria ou se��o da agenda de modo a assegurar uma
ordem l�gica de desenvolvimento � tanto quanto poss�vel, cada assunto deve
naturalmente abrir caminho para a discuss�o do assunto seguinte. Uma agenda
desordenada provavelmente levantar� questionamentos sobre o encontro, e pedidos
para que um novo encontro seja marcado. Algum membro do grupo poder� propor uma
mo��o para que a agenda seja modificada, e a isto se seguir�o um debate e uma
vota��o � uma interrup��o que pode se tornar aborrecida e consumir bastante tempo.
Evite que isto aconte�a, prevendo as dificuldades que podem surgir, e planejando
com o m�ximo cuidado a reuni�o e a agenda, antes de tudo.

Tente ser bem espec�fico ao escolher as palavras da agenda. Evite express�es vagas
como �A situa��o financeira...�. Se a quest�o concreta for �A libera��o de fundos
adicionais�, ou �O cancelamento de d�bitos indesej�veis�, diga isto claramente.
Redigir a agenda com clareza pode evitar muitos mal-entendidos e confus�es que
costumam ser frequentes em reuni�es. Isto tamb�m vai ajudar os membros a encarar os
temas de maneira mais construtiva e a formular quest�es mais pertinentes e
preparadas de antem�o, garantindo desta forma uma discuss�o mais eficiente e uma
reuni�o mais produtiva.
Agenda espec�fica. Eis um exemplo de agenda com tema espec�fico, para a reuni�o da
Unidade de Treinamento de Pessoal de uma grande empresa. Observe que o aviso da
reuni�o faz parte do mesmo documento, localizado acima da agenda propriamente dita.
Observe tamb�m que os itens s�o numerados e que eles se dividem nas tr�s se��es
b�sicas anteriormente mencionadas: os itens 1-4 constituem as �Preliminares�, 5-7
s�o o �Tema principal� e 8-9 s�o os �Assuntos gerais�.

AVISO DE REUNI�O

A Unidade de Treinamento de Pessoal estar� se reunindo no dia 2 de junho de 2012 a

partir das 14:30, na Sala das Comiss�es.

AGENDA

1. Justificativas de aus�ncias

2. Leitura da ata da reuni�o de 4 de maio

3. Assuntos resultantes da ata:

a. Pr�mios das rifas

b. Reclama��es sobre aparelhos de ar condicionado

c. Horas extras dos vigilantes

4. Correspond�ncia

5. Relat�rio sobre treinamento em inform�tica

6. Indica��o de assistente para a Ger�ncia de Treinamento (relat�rio anexo)

7. Necessidade de maior colabora��o nas tarefas da secretaria

8. Assuntos gerais

9. Data, hora e lugar da pr�xima reuni�o

Correspond�ncia. Se as cartas ou os memorandos a serem lidos na reuni�o t�m uma

import�ncia especial para os participantes, a agenda deve incluir breves resumos de
cada um.

Observe este extrato de uma agenda de reuni�o da comiss�o de ger�ncia de uma

pequena empresa que negocia com material art�stico:

4. Correspond�ncia

Carta 201: queixas sobre frascos de tinta com cola no interior

Carta 202: convite de Serra & Filhos, nossos fornecedores, para festa de Natal
(extensivo � ger�ncia e funcion�rios)

Mo��es. �s vezes, mo��es ou peti��es espec�ficas podem ser inclu�das na agenda.

Observe este extrato de uma agenda de reuni�o da associa��o de moradores de um
condom�nio.

5. Medidas atuais de seguran�a

Mo��o: O Sr. Dias prop�e:

QUE todos os moradores do Condom�nio Harmonia devem dividir os custos do conserto
do alarme de seguran�a recentemente danificado no dep�sito de material.

6. Novas medidas de seguran�a

Mo��o: A Sra. Lessa prop�e e o Sr. Raia apoia:

QUE os moradores dos Condom�nios Harmonia e Mar Aberto passem a fazer encomendas
conjuntas de cadeados e outros materiais de seguran�a, com o objetivo de obter
descontos por parte dos vendedores.

Tempo. Talvez voc� prefira estabelecer um limite de tempo para a discuss�o de cada
item, para ter certeza de que todos eles recebam a aten��o necess�ria durante o
transcorrer da reuni�o. Neste caso, voc� deve fazer com que os participantes sejam
avisados deste detalhe com antecipa��o, por uma quest�o de mera cortesia. A maneira
mais f�cil de fazer isto � indicar na agenda a hora prevista para iniciar a
discuss�o de cada item. Por exemplo:

An�lise de mercados: 10:00

Relat�rio de publicidade: 10:40

Quest�es de pessoal: 11:00

Assuntos gerais: 11:15

Anexos. Talvez voc� precise distribuir outros documentos juntamente com a agenda, a
fim de que os participantes se preparem para a reuni�o � por exemplo, o relat�rio
para a indica��o de um assistente para a ger�ncia de treinamento, mencionado no
exemplo de agenda anteriormente.

Estes anexos podem incluir diagramas, mapas, estat�sticas, balancetes, relat�rios,

e-mails ou cartas. Quando voc� distribui a agenda para a assembleia geral anual,
pode ter que incluir c�pias da presta��o de contas da tesouraria da empresa.

Caso voc� esteja anexando � agenda mais de um documento, conv�m numer�-los: Anexo
1, Anexo 2 etc., e cit�-los nominalmente na agenda, acompanhados desta numera��o.
Ilustra��es ou mapas tamb�m devem ser rotulados com clareza, para que n�o existam
d�vidas sobre qual deles est� sendo mencionado.

Agendas especiais. Caso voc� seja o presidente ou secret�rio, talvez seja �til
imprimir para si mesmo uma c�pia especial da agenda, com uma margem direita bem
espa�osa. Isso lhe ser� �til para fazer anota��es e colocar lembretes relativos a
cada assunto a ser discutido, tanto antes da reuni�o quanto no seu transcorrer.

MODELOS DE AVISO DE REUNI�O

Aqui est�o dois modelos de avisos de reuni�o. Observe que o aviso tanto pode
assumir a forma de uma carta (� esquerda) quanto de um an�ncio (� direita). Ele
tamb�m pode encabe�ar a pr�pria agenda (p�gina anterior).

ARTE ORIGINAL LTDA.

Rua Teodoro Sampaio, 813
S�o Paulo � SP

18 de dezembro de 2011

Nossa ref.: JJ/ls/99

Sr. G. Garcia

Rua Fradique Coutinho, 135/301

Pinheiros � S�o Paulo � SP

Caro Sr. Garcia:

A Diretoria da Arte Original Ltda. estar� se reunindo no Sal�o Azul de nossa sede,
em 15 de janeiro de 2012, �s 17:00, ap�s a realiza��o da Assembleia Geral Anual dos
acionistas da empresa.

Estamos anexando uma c�pia da agenda da reuni�o.

Caso n�o possa comparecer, por favor entre em contato comigo.

Cordialmente,

Sr.a J. Jonas

Secret�ria

ARTE ORIGINAL LTDA.

Rua Teodoro Sampaio, 813
S�o Paulo � SP

AVISO
ASSEMBLEIA GERAL ANUAL

A Quinta Assembleia Geral Anual dos acionistas da Arte Original Ltda. ter� lugar na
sede da empresa (Sal�o Azul) a partir do meio-dia de 15 de janeiro de 2012, para
apreciar o Relat�rio da Diretoria e dos Contadores relativo ao exerc�cio do ano de
2011.

Membros impossibilitados de comparecer devem, de conformidade com o Regimento

Interno, designar outro membro para substitu�-los e para votar em seu nome.

Uma c�pia da agenda vai anexada a este aviso. Por ordem da Diretoria,
em 18 de dezembro de 2011,

Sr.a J. Jonas

Secret�ria

As Atas

Existem v�rias raz�es para que sejam redigidas atas de reuni�es.

Elas fornecem uma prova de que membros de um grupo se encontraram, discutiram

assuntos e tomaram certas decis�es. Sem um registro como este, tudo pode acabar
sendo esquecido ou, no caso de alguma futura disputa nos tribunais, negado.
Elas s�o uma fonte de refer�ncia muito �til para qualquer membro do grupo que n�o
tenha podido comparecer � reuni�o. Uma r�pida leitura ser� o bastante para dar--lhe
uma ideia dos assuntos principais do encontro e das decis�es que foram tomadas.
Elas ajudam a fazer com que os participantes se mantenham fi�is aos seus
compromissos e transformem suas promessas em a��es. Uma ata registra todos os
compromissos formalmente assumidos para o futuro e obriga os que o fazem a prestar
contas ao grupo.
As atas variam muito em termos de forma e de conte�do, de acordo com o tipo de
reuni�o que est�o registrando e com o grau de formalidade e de detalhismo exigidos
pelo presidente do grupo. O diretor-executivo de uma grande empresa, por exemplo,
pode exigir atas mais minuciosas do que o presidente da academia de dan�as de sal�o
de um bairro.

Por mais que possam diferir em detalhes e tom, o objetivo b�sico das atas, no
entanto, � sempre o mesmo � proporcionar um relato breve e preciso do que ocorreu
em uma reuni�o e das decis�es que foram tomadas. N�o � necess�rio que a ata
registre cada momento, cada quest�o levantada ao longo de uma discuss�o. Elas
raramente registram, por exemplo, a dura��o ou a intensidade de um debate, as
alfinetadas rec�procas entre grupos antag�nicos, ou a dificuldade de se chegar a
uma resolu��o.

Redigindo atas. Normalmente, � o secret�rio do grupo que prepara as atas: ele toma
notas durante a reuni�o, registrando o que se discute e o que se decide. Se o grupo
n�o tem um secret�rio oficial, o presidente pode indicar um dos participantes para
cumprir esta tarefa, em geral pedindo que algu�m mais capacitado se ofere�a como
volunt�rio.

Em nenhuma hip�tese a tarefa de preparar a ata deve ficar a cargo do presidente. Um

presidente que queira assumir tamb�m este encargo vai ter ambas as fun��es
prejudicadas. Um bom presidente, contudo, procurar� conduzir o fluxo das discuss�es
de modo que o secret�rio tenha tempo suficiente para fazer as anota��es
indispens�veis.

Se couber a voc� a fun��o de secretariar uma reuni�o, lembre-se de que � melhor ter
muitas anota��es do que ter muito poucas. Anote todos os pontos importantes, as
decis�es, os argumentos, e quem disse o qu�. N�o se preocupe com a linguagem: use
aquela que o deixa mais � vontade. Digamos que voc� esteja secretariando uma
reuni�o da ger�ncia de uma companhia manufatureira. Algu�m levanta a quest�o da
suposta incompet�ncia do chefe do departamento de compras, e os �nimos dos
participantes come�am a se exaltar. Voc� pode anotar o seguinte:

Gomes e Jonas (eu!) querem o gerente Sarmento DEMITIDO. Quebra-pau geral. Vicente
(V. G. Vicente, gerente-geral) n�o quer nem ouvir falar nisso.

Na reda��o final da ata, este trecho da reuni�o pode ser escrito de maneira formal:

O Sr. Gomes prop�s, secundado pelo Sr. Jonas,

QUE o Departamento de Compras sofra mudan�as substanciais na sua ger�ncia.

O Presidente adiou a discuss�o desta proposta para a pr�xima reuni�o.

Crie algum tipo de �taquigrafia� para seu pr�prio uso. Estabele�a abreviaturas
simples para os nomes das pessoas e para express�es que s�o repetidas com
frequ�ncia � equiv para �equivalente�, pres para �presidente�, e assim por diante.

Como escrever uma ata. Procure redigir a ata o mais cedo poss�vel ap�s a reuni�o,
quando os acontecimentos ainda est�o v�vidos em sua mem�ria.

Antes de come�ar, tente assimilar um pouco do estilo. Leia c�pias das atas
anteriores e consulte os arquivos da organiza��o. Talvez apenas as resolu��es
finais sejam registradas. Ou h� algum relato das discuss�es que as precederam?
Consulte o presidente, para saber se ele quer que algum detalhe espec�fico seja
mencionado, ou se ele d� prefer�ncia a um determinado estilo de reda��o.

Lembre-se das duas regras b�sicas para uma ata: seja breve e objetivo. N�o empregue
linguagem t�cnica ou abreviaturas que n�o possam ser entendidas pelos futuros
leitores. O prop�sito das atas � explicar, e n�o ocultar, os assuntos e os
resultados de uma reuni�o. E n�o tente fazer an�lises ou interpreta��es pessoais
destas quest�es. Limite-se a escrever os fatos: as mo��es que foram feitas, as
obje��es que foram levantadas, as decis�es tomadas e a estrat�gia de a��o proposta.

Algumas atas costumam apresentar uma coluna de um dos lados da p�gina, intitulada
Deveres ou Medidas a serem tomadas. Nesta coluna, e ao lado de itens relevantes
relacionados no documento, aparecem nomes de membros do grupo � aqueles que
concordaram em assumir a responsabilidade de certas tarefas at� a pr�xima reuni�o.
Esta �coluna de tarefas� serve como um discreto lembrete dos compromissos
assumidos.

Para um exemplo detalhado de ata veja o quadro que se segue.

ATAS SOBRE TEMA ESPEC�FICO

Eis uma ata da reuni�o de um grupo imagin�rio, a Associa��o dos Moradores do

Condom�nio Mar Aberto. Observe que a ata adota como estilo numerar os temas.
Algumas atas come�am sempre pelo n�mero 1, mas outras preferem ir prolongando esta
numera��o a partir do ponto em que parou a ata anterior, at� que se encerre o ano
de atividades (ou o ano fiscal), quando ent�o os n�meros s�o zerados. Aqui, o
�ltimo item da ata anterior tinha o n�mero 71, portanto o presente documento come�a
do 72.

As vantagens deste sistema s�o o fato de que ele reflete a evolu��o do processo
decis�rio do grupo ao longo de um per�odo definido e tamb�m facilita o processo das
refer�ncias a itens de atas anteriores (veja item 74 do exemplo).

Observe tamb�m o item 73: Ata da reuni�o anterior. Tipicamente, esta ata foi
enviada com anteced�ncia para todos os membros, e a princ�pio sup�e-se que tenha
sido lida e aprovada. No in�cio de cada reuni�o o presidente assina esta ata,
indicando que recebeu o aval de todos.

�s vezes, contudo, um membro da reuni�o deseja questionar ou corrigir a ata de

reuni�o precedente. Neste caso, antes mesmo da reuni�o atual, o membro prepara a
sua mo��o, que no momento da assinatura da ata ser� formalmente exposta ao grupo.
Se a mo��o for aceita, isto dever� constar na ata da presente reuni�o, e as
modifica��es necess�rias ser�o feitas na ata da reuni�o passada.

Cartas de maior import�ncia tamb�m devem ser mencionadas na ata: veja o item 75 do
exemplo. �s vezes, tais cartas s�o numeradas, para facilitar a sua indexa��o e
refer�ncia. Por exemplo:

O secret�rio registrou o recebimento de duas cartas endere�adas � Comiss�o e

recebidas desde a �ltima reuni�o:

Carta 555: A firma Chaves & Cia. cobrou o pagamento da fatura referente a seu
trabalho de consultoria em fevereiro passado. O secret�rio escreveu em resposta,
lembrando que a quest�o ainda dependia do veredito dos auditores solicitados para
examinar o caso, o qual est� sendo esperado para a semana que vem.

Carta 556: Carta da firma Brinquedos Louzada & Cia. convidando para o coquetel de
lan�amento de sua nova linha de bonecos, �Vil�es do Espa�o�. O secret�rio agradeceu
o convite em nome dos membros da Comiss�o.

ASSOCIA��O DOS MORADORES DO CONDOM�NIO MAR ABERTO

Ata da Reuni�o
da Associa��o dos Moradores do Condom�nio Mar Aberto,
 realizada em 16 de julho de 2011, �s 19h,
no Sal�o de Festas do Condom�nio

Presentes:

Sr.a E. Rezende (presidente)

Sr. D. Tourinho

Sr. R. B. Souza (secret�rio)

Sr.a S. Ribeiro

Sr.a K. Moreira

Sr.a N. Oleg�rio

Sr. R. Nicolau

C�pias para: Os presentes, mais

Sr.a L. Lemos, Sr. P. Calado, Dr. D. Cardoso.

72 Comunicados de aus�ncia

Foram recebidos os comunicados e pedidos de desculpas pela aus�ncia da Sr.a L.

Lemos, Sr. P. Calado e Dr. D. Cardoso.

73 Ata da reuni�o anterior

Foi decidido

QUE � dada por aprovada a Ata da reuni�o de 12 de junho de 2011, j� enviada a todos
os membros, e assinada por mim, presidente.

74 Assuntos pendentes:

Item 65:

O Sr. Nicolau informou aos membros que, com relut�ncia, providenciou a retirada da
placa em acr�lico fosforescente anteriormente colocada sobre o Quadro Mural da
Associa��o. Ele lamentou a decis�o dos membros do grupo, que questionou a sua
sensibilidade est�tica.

75 Correspond�ncia

O Sr. Souza leu para todos uma carta da Associa��o de Moradores do vizinho
Condom�nio Harmonia, propondo uma reuni�o conjunta para discutir quest�es de
seguran�a comuns a todos.

Foi decidido

QUE o Secret�rio dever� responder � Associa��o de Moradores do Condom�nio Harmonia,

manifestando o nosso interesse pela proposta e sugerindo um poss�vel local e data.

Aprovado por unanimidade.

76 Doa��es para obras de caridade

Em raz�o da recente viagem de f�rias da Sr.a L. Lemos ao Nordeste, sua mo��o sobre
as doa��es para obras de caridade teve sua discuss�o adiada para a pr�xima reuni�o.

Foi decidido

QUE no futuro a verba para doa��es de caridade dever� ser depositada na conta
banc�ria do Condom�nio na primeira oportunidade.

77 Uso do quadro mural

77.1 � O Sr. Tourinho prop�s, apoiado pela Sr.a Oleg�rio, uma mo��o de acordo com a
qual foi decidido

QUE o quadro mural localizado no sagu�o do Condom�nio seja utilizado apenas para os
assuntos de interesse da Associa��o.

Aprovado por 5 votos a 2. O Sr. Nicolau fez registrar sua oposi��o.

77.2 � A Sr.a Oleg�rio prop�s, apoiada pela Sr.a Ribeiro,

QUE, antes de qualquer item ser exposto no quadro mural do sagu�o, seja enviada uma
mo��o aos membros da Associa��o para decidir sobre a sua conveni�ncia.

A proposta n�o foi votada.

Por sugest�o da Presidente, os membros decidiram adiar a discuss�o deste assunto

para a pr�xima reuni�o.

78 Data da pr�xima reuni�o

Foi estabelecido que a pr�xima reuni�o ser� realizada no dia 16 de agosto de 2011,
�s 19h, no Sal�o de Festas do Condom�nio.

79 Nada mais havendo a tratar, a reuni�o foi dada por encerrada �s 21h.

E. Rezende

Presidente

16 de julho de 2011

O cabe�alho. Aqui devem aparecer o nome do grupo, a data e a hora da reuni�o, e o

local onde ela se realizou.

Registre tamb�m os nomes das pessoas presentes. Voc� pode enumer�-los conforme o
exemplo do quadro, ou dividi-los em tr�s grupos: o presidente ou a presidente; as
mulheres, geralmente indicadas como �Sr.as�, independentemente de seu estado civil,
e os homens, indicados como �Srs.�.

Presentes:

Sr.a E. Ribeiro (presidente)

Sr.as Moreira, Ramalho e Oleg�rio

Srs. Torquato, Solanas e Nicolau

Tradicionalmente, atas de grandes empresas costumam indicar os cargos dos
funcion�rios, seja antes ou depois dos seus nomes: Sr.� M. Gon�alves, Assistente da
Ger�ncia de Produ��o, por exemplo, ou Supervisora-Geral do Secretariado, Sr.�
Sandra Santana.

Para reuni�es de dimens�es maiores � como por exemplo uma assembleia geral anual �
� obviamente impratic�vel relacionar na ata todos os presentes. Mas voc� deve
mencionar o n�mero de pessoas que compareceram, se poss�vel juntamente com o nome
do presidente da reuni�o:

112 membros estiveram presentes, sob a presid�ncia do Sr. Nem�sio.

Por fim, fa�a uma lista com o nome das pessoas a quem a ata deve ser enviada.

Registrando as delibera��es. Em sua forma mais simples, as atas t�m o objetivo de

registrar as resolu��es do grupo. No entanto, �pre�mbulos� podem ser usados, com
breves explica��es sobre o contexto de uma delibera��o, ou sobre os debates que a
precederam. Alguns grupos preferem fazer ligeiros resumos dos principais argumentos
pr� e contra que antecedem uma delibera��o.

A divis�o de votos tamb�m pode ser anotada, seja ap�s a transcri��o do que foi
decidido, ou antes dela:

Foi decidido, por dez votos a favor, tr�s contra e duas absten��es,

QUE...

V�rias outras eventualidades tamb�m podem requerer registro: o adiamento da

discuss�o de uma proposta, o requerimento por parte de um membro de que o seu voto
ou a sua opini�o conste da ata, e assim por diante.

Observe tamb�m que cada ata possui subt�tulos para os diversos itens, os quais
muitas vezes acompanham a ordem dos itens previstos na agenda. Estes subt�tulos t�m
o prop�sito de permitir uma leitura f�cil e uma localiza��o r�pida dos temas da
reuni�o, guiando o olhar do leitor para que encontre com facilidade o que est�
procurando.

Um outro modo de organiza��o do texto de uma ata baseia-se no uso de express�es

como Foi registrado e Foi decidido. Exemplos:

75 MEDIDAS CONJUNTAS DE SEGURAN�A

75.1 Foi registrado que a Associa��o de Moradores do edif�cio vizinho, Condom�nio

Harmonia, solicitou uma reuni�o conjunta para discutir medidas comuns de seguran�a.

75.2 Foi decidido que o Secret�rio deve enviar resposta �quela Associa��o,
confirmando o nosso interesse em tal encontro e sugerindo data e local.

76 DOA��ES PARA OBRAS DE CARIDADE

76.1 Foi registrado que a Sr.a Lemos viajou para passar as f�rias no Nordeste. Sua
proposta sobre doa��es para obras de caridade teve a sua discuss�o adiada para a
pr�xima reuni�o.

76.2 Foi decidido que no futuro todo o dinheiro destinado a doa��es de caridade
deve ser depositado na conta banc�ria do Condom�nio na primeira oportunidade.

Envio das atas. Quando voc� tiver redigido a vers�o final da ata, mostre-a ao
presidente para obter sua aprova��o e depois fa�a imprimir o n�mero adequado de
c�pias. Estas c�pias devem ser enviadas a todos os membros presentes � reuni�o, aos
que deveriam ter comparecido mas n�o puderam faz�-lo, e a quaisquer outras pessoas
que precisem tomar conhecimento do que foi discutido e das decis�es tomadas.

Guarde uma das c�pias em seu arquivo. O uso tradicional previa um volume de tamanho
grande, encadernado, em que as atas eram pacientemente copiadas � m�o, para impedir
que algu�m as alterasse ou removesse suas p�ginas. Hoje, elas em geral s�o
simplesmente impressas, coladas sobre as p�ginas numeradas de um desses volumes, ou
guardadas em pastas de arquivo.

Copyright � 2014 by Reader�s Digest Brasil Ltda.

Adaptado de Escrever Melhor e Falar Melhor, publicado por Reader�s Digest
Association

Grafia atualizada segundo o Acordo Ortogr�fico da L�ngua Portuguesa de 1990, em

vigor no Brasil a partir de 2009.

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e-ISBN: 978-85-7645-539-4

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