Anexo 1

Las tareas importantes y urgentes en la gestión

(…) La gestión de las instituciones educativas que lleva adelante el equipo directivo es una práctica
de gran complejidad debido a la multiplicidad y variedad de tareas que cotidianamente deben llevar
adelante y resolver, ya sean previstas o imprevistas. A veces, la simultaneidad de tareas que
tenemos que atender nos puede generar una sensación de desborde, de que “el tiempo nunca
alcanza para hacer todo” y de estar resolviendo constantemente situaciones urgentes, con escaso
tiempo para atender a las tareas importantes (por ejemplo las de la dimensión pedagógica).

Frente a esta situación, es común encontrar entre los directores y equipos directivos interrogantes
respecto a cómo hacer para organizar el tiempo, o cómo organizar las diversas tareas y contar con
tiempo para realizar una observación de clase, conversar con un docente sobre su propuesta de
enseñanza o sobre las dificultades de algunos alumnos durante su proceso de aprendizaje. (…)

En una entrevista, Victoria Abregú plantea algunos interrogantes referidos a la dificultad que se les
presenta a los equipos directivos para planificar las acciones de la gestión en el mediano y corto
plazo, además de atender a las cuestiones que surgen en el trabajo cotidiano y demandan atención
por parte del director. Luego sugiere algunos consejos que nos pueden ayudar con esta dificultad:

a) Jerarquizar las tareas, con el objetivo de diferenciar lo importante de lo urgente, a fin de

establecer prioridades.
b) Hacer foco y priorizar las tareas vinculadas con la dimensión pedagógica, para no perder de
vista el sentido a nuestra labor, que es la enseñanza.
c) Considerar la planificación como una herramienta para conducir la escuela y gestionar
nuestra tarea.
d) Construir equipos de trabajo y ver con quiénes contamos o nos podemos apoyar en la
institución.
e) Cuidar el uso del tiempo, que es un recurso escaso en las instituciones educativas.
(…)Coincidimos con Abregú en el valor de diferenciar las tareas urgentes de las importantes, aspecto
fundamental para poder hacer foco, establecer prioridades y, de esta manera, organizar las tareas
en el corto plazo a través de nuestra agenda semanal, y en mediano y largo plazo en nuestra
planificación general. Si no tenemos claro lo que es importante, en qué vamos a hacer foco y cuáles
son los resultados que esperamos, es muy probable que sin advertirlo nuestras acciones terminen
siendo determinadas por lo urgente, más allá de que sean importantes o no.

Para Covey (1997) existen dos factores o aspectos que podemos utilizar para establecer el grado de
prioridad de las actividades que llevamos adelante. Estos factores son urgentes e importantes:
 a) El término urgente refiere a aquellas actividades que requieren de parte nuestra una
atención inmediata y generalmente actúan sobre nosotros, ya que son acciones que
sentimos que nos presionan y reclaman una acción inmediata de parte nuestra.

b) El término importante refiere a aquellas actividades que son necesarias llevar adelante para
alcanzar los logros o resultados esperados y que aportan directamente al logro de nuestros
objetivos o metas. Al no ser urgentes este tipo de actividades requieren, generalmente, de
una actitud proactiva por parte de las personas. Es decir, de una mayor motivación e
iniciativa que nos llama a “actuar activamente” para no dejar pasar la oportunidad.

De esta manera, al relacionar estos dos factores, podemos establecer cuatro tipos o grupos de
actividades, que el autor las organiza en un esquema compuesto por cuatro cuadrantes:

a) Urgentes e importantes

Son aquellas actividades que se relacionan con logros o resultados significativos que buscamos, y
que requieren una atención inmediata. Las actividades de este cuadrante por lo general refieren a
situaciones críticas o problemas apremiantes.

b) Urgentes pero no importantes

En este grupo se encuentran aquellas tareas que son urgentes, pero no importantes para el logro
de los resultados esperados. La urgencia de las tareas que forman parte de este grupo se basa
generalmente en las prioridades y expectativas de las otras personas. De esta manera, las personas
que llevan adelante estas tareas creen que estas pertenecen al primer grupo, pero en realidad no,
porque no se encuentran relacionadas directamente con nuestros objetivos y prioridades.

c) No urgentes y no importantes

Son aquellas acciones que no se relacionan directamente con el logro de nuestro objetivo y que no
requieren una respuesta inmediata. Por este motivo, las tareas que forman parte de este grupo
deberían ocupar el menor tiempo posible.

d) Importantes y no urgentes

Las acciones que forman parte de este grupo son aquellas que se relacionan en forma más directa
con nuestro objetivo y que no requieren de una respuesta inmediata. Forman parte de este grupo
todas esas actividades que sabemos que son necesarias hacer, pero a las que usualmente no le
destinamos el tiempo necesario porque no son urgentes. Para Covey, las actividades de este
cuadrante son el corazón de una gestión efectiva.

El cuadro que sigue a continuación ejemplifica algunas de las tareas que podrían corresponder a
cada uno de estos grupos de actividades o cuadrantes:

Factores No Urgente
 Urgente

● Problemas acuciantes. ● Preparación y prevención.

● Pedidos de inspección con fechas de
vencimientos.
● Situaciones críticas.
Importante
● Atención al accidente de un alumno o
profesor.
● Atención a problemas edilicios.
● Ausencia de docentes.
● Clasificación de valores.
● Planificación institucional.
● Creación de relaciones.
● Seguimiento de la enseñanza.
● Acompañar el aprendizaje de los
alumnos.

● Interrupciones. Algunas llamadas ● Asuntos triviales. Conversaciones no

telefónicas. productivas.
● Chequeo constante de mails. ● Pérdidas de tiempo con rutinas
No ● Actividades con poco valor agregado, defensivas.
importante donde la urgencia lo marca el stress de ● Actividades de escape.
los otros.
● Atención siempre a la demanda de
otros.

Teniendo en cuenta la realidad de los equipos directivos en el día a día en las escuelas: ¿cómo
lograr que las intervenciones no sean siempre sobre lo urgente y poder dedicarle tiempo a lo
importante o a lo que se plantea como no urgente?

Fragmentos extraídos de los siguientes materiales:

- Campopiano, R.; Urrutia, J. P.; Emetz, C.; Schurmann, S.; Álvarez, M.E. (2017). Clase N° 2.
¿Cómo organizar las tareas de gestión para que alcance el tiempo? Curso: Cómo organizar
nuestra escuela: claves para la gestión institucional. Buenos Aires: Ministerio de Educación
y Deportes de la Nación.