Comunidad Campesina de Azapampa

Archivo General de la Nación Página 1 de 61
Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
DEL ARCHIVO DE HISTORIAS
CLINICAS DEL HOSPITAL SANTA ROSA
Y PROPUESTA
TÉCNICA ECONÓMICA
HOSPITAL SANTA ROSA
COORDINACION DE ASISTENCIA TECNICA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

NACIÓN DEL PERÚ.
2018
Contenido
Resumen Ejecutivo 3
I. Introducción 4
II. Justificación 5
III. Objetivo 6
IV. Metodología 7
II. Breve Reseña Histórica 8
III. Fines del Archivo General de la Nación 9
IV. Órganos Consultivos 9
V. Documentos de Gestión Archivística 10
VI. Análisis Situacional 11
VI.1. Administración de Archivos 11
VI.2. Recurso Humano 12
VI.3. Infraestructura 12
VI.4. Acervo Documental 23
VI.5 Equipos 28
VII. Conclusiones 30
VIII. Recomendaciones 32
IX. Glosario de términos Archivísticos 37
X. Propuesta Técnica Archivística y Económica 44
XI. Anexos 53
Dirección: Local Ex Correo, Sito: Jirón camaná Nº 125 y Pasaje Piura s/n –Lima Telf.: 426 7221 Anexo 211
Resumen Ejecutivo
Este Diagnostico se realiza de acuerdo a las necesidades presentes en la

organización y disposición de los documentos de la Hospital Santa Rosa, con el
objeto principal de dar las pautas para la mejora integral del Archivo de Historias
Clínicas y la consiguiente aplicación de los procesos archivísticos de acuerdo a
la normatividad archivística vigente, con las particularidades que se ameriten,
estableciendo lineamientos para la organización, identificación, valoración y
conservación del acervo documental; de ésta manera se tendrá una mejor
optimización de los espacios del Archivo de Historias Clínicas.
Adicional a esto, se recomendarán los equipos y materiales adecuados para la

correcta conservación de los documentos, tratándose en este caso de las
Historias Clínicas: “La Historia Clínica es un documento medico legal, en el
que se registra los datos de identificación y de los procesos relacionados con la
atención del paciente, en forma ordenada, integrada, secuencial e inmediata de
la atención que el medico u otros profesionales de salud brindan” con esto se
logrará optimizar la toma de decisiones, la rapidez en la búsqueda de
información y contribuir con la atención del servicio de salud.
El Diagnostico tiene como finalidad presentar una visión general sobre la

problemática archivística que padece el Archivo de Historias Clínicas del
Hospital Santa Rosa, partiendo de la elaboración de un diagnóstico técnico de
sus archivos, así mismo se presentan algunas conclusiones y recomendaciones.
Finalmente la propuesta técnica archivística y económica para la organización
de su acervo documental.
I. Introducción
Los archivos en sus más remotos orígenes surgieron con el propósito de

dejar testimonio de las acciones de los ciudadanos, y a la vez, servir de
apoyo en la realización y seguimiento de las actividades de las entidades.
Con el tiempo, los archivos hoy conocidos como servicios de información
documentales, se han convertido en dependencias de vital importancia para
cualquier organización que desee obtener ventajas competitivas o
simplemente desarrollar sus actividades de manera eficiente.
En la sociedad del conocimiento los cambios se dan en todos los ámbitos del
quehacer humano y las Instituciones de Salud no son la excepción, pues su
función no es sólo la de brindar atención médica a la comunidad, sino que
deben promover el desarrollo integral y sostenible de los ciudadanos para
mejorar la calidad de vida de la población.
Lamentablemente, en muchas instituciones de salud los archivos no cumplen

a cabalidad la función para la cual están destinados, debido en gran parte a
la poca importancia que se les presta dentro de los planes y programas
institucionales, a la falta de personal profesional del área archivística, y en
especial, a la inexistencia de políticas que provean lineamientos para la
solución de un problema que afectan de una u otra forma a todos los que
trabajan en dichas instituciones (hospitales, clínicas, institutos de
rehabilitación, etc.)
A pesar de esta situación, existe la preocupación de algunos funcionarios y

autoridades por solucionar el problema de desorganización de los archivos.
Por ello, nos encontramos en un momento en donde es importante la
obtención de datos, información y conocimiento contenido en los documentos
para la toma de decisiones y mejor seguimiento y realización de la gestión

administrativa.
En tal sentido, las entidades de salud que cuentan con un archivo bien
organizado y con un sistema institucional de archivos funcionando, no
tendrán que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas,
elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una
deficiente administración, sino por el contrario, facilitará enormemente a la
entidad cumplir con las funciones encomendadas.
Además, las entidades Públicas prestadoras de servicios de salud al buscar

consolidar su proceso de acreditación y en aplicación de la Norma Técnica
de Salud para la Gestión de la Historia Clínica NT Nº 132-MINSA/DGSP-V.03
RM 732- 2008/MINSA deben de llevar a cabo un conjunto de cambios en
post del cumplimiento de aquellas metas en complemento con las normas y
el Sistema de Calidad de Salud.
II. Justificación.
Entre las estrategias institucionales del Archivo de Historias Clínicas del

Hospital Santa Rosa que orienta su trabajo diario, es la de establecer los
mecanismos que le permitan mejorar el Sistema de Atención del servicio de
Historias Clínicas, la custodia, la conservación y la posterior aplicación de los
procesos archivísticos, con el fin de una reingeniería de los procesos
existentes por el momento como de la situación existencial, para la óptima
Gestión Documental de las Historias Clínicas.
Para tal propósito es fundamental conocer qué es lo que impide que ello se
imprima en la realidad institucional y qué se puede hacer para lograrlo. Por
esto y frente a la necesidad de adoptar medidas que garanticen la
preservación del acervo documental del Archivo de Historias Clínicas del
Hospital Santa Rosa se realizó el “Diagnóstico Situacional” contenido en este
documento, como parte de las acciones de mejora continua que la Alta

Dirección de la entidad ha emprendido, para así garantizar la protección y
conservación del Patrimonio Documental para asegurar la integridad de los
mismos.
En tal sentido, el “Diagnóstico Situacional” del Archivo de Historias Clínicas es

una herramienta fundamental para guiar las siguientes fases de intervención
por parte de la oficina encargada de establecer las políticas de mejora
continua en pro de la actualización de los procesos de acreditación.
III. Objetivos
3.1 OBJETIVO GENERAL
Presentar los resultados del “Diagnóstico Situacional” de los procesos

archivísticos y de conservación de la documentación, de tal manera sirva de
punto de partida para la implementación de una línea de acciones y
soluciones que contribuyan a la implementación o el mejoramiento del
Sistema Institucional de Archivos del Archivo de Historias Clínicas.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Establecer el estado actual en materia archivística y de conservación

del Archivo de Historias Clínicas de la Hospital Santa Rosa.
2. Determinar los factores que afectan la conservación de los soportes
documentales u la preservación de la información a largo plazo en sus
diversos depósitos.
3. Presentar los resultados de la medición del acervo documental, es
decir la cantidad de metros lineales de documentación que custodia el
Archivo de Historias Clínicas.
4. Conocer y aplicar, en base a los resultados, los procesos archivísticos

que se requieren para disponer la documentación de manera eficiente
acorde a las normas de calidad y gestión documental.
5. Presentar una matriz de recomendaciones de mejora para solucionar
los problemas identificados previamente, con base al levantamiento de
información pertinente.
IV. Metodología
El “Diagnóstico Situacional” del Archivo de Historias Clínicas de la Hospital

Santa Rosa se basó en la normatividad archivística vigente expedida por el
Archivo General de la Nación y las de Calidad existente en la actualidad.
Para realizar el levantamiento de la información de manera ordenada se
realizaron un conjunto de visitas, entrevistas y encuestas que nos ayudaron
a recopilar la información necesaria para la redacción e identificación de la
problemática existente.
Se tuvo en cuenta los instrumentos de gestión institucional existentes en la

Hospital Santa Rosa como el Manual de Usuario: Sistema de Solicitud,
recepción y derivación de Historias Clínicas; y el Manual de
Procedimientos de Atención de Historias Clínicas.
En el diagnóstico también se realizó el reconocimiento general de las

instalaciones físicas de cada ambiente donde se custodia y conserva la
documentación, la medición puntual de los metros lineales. Esta medición se
realizó de acuerdo a la NTC 5029:2001 “Medición de Archivos”. Incluso, se
pudo observar el estado de conservación de la documentación para poder
proponer mejoras de solución ante la problemática de deterioro progresivo
producto de su constante manipulación.
Finalmente, se realizó la consolidación y análisis comparativos, con el

propósito de establecer de manera precisa los resultados obtenidos.
Con lo anterior, el Archivo General de la Nación presenta una propuesta de

acciones de mejora y ruta de acción, que brindará unos lineamientos claros
que pueden tenerse en cuenta en los planes de mejora continua para el
Archivo de Historias Clínicas.
V. Breve Reseña Histórica1
El Hospital Santa rosa fue inaugurado como centro asistencial el 26 de Julio

de 1956 con el nombre de “Central de Asistencia Social Santa Rosa de
Lima”, durante el gobierno de la Junta Militar que presidía el Gral. Don
Manuel A. Odría. En su inicio, la Administración y Organización estuvo a
cargo de un Comité de Damas presidido por la esposa del Presidente de la
República, Sra. María Delgado de Odría, que actuaba como presidente del
Comité.
El Hospital “Santa Rosa” brinda atención integral de salud, a través de sus

diferentes servicios especializados, a la población adscrita a su jurisdicción y
a la población de otros distritos de la capital, esto es, en función a la
demanda de sus servicios. Cubre, además, a través del Seguro Integral de
Salud (SIS)a los usuarios que son remitidos por cada uno de los
establecimientos de salud de su jurisdicción, favoreciendo a los pobladores
de menores ingresos económicos, a fin de no dejar de atender a este sector
de la población carente de diversos servicios.
El Hospital “Santa Rosa” cuenta con Recursos Humanos altamente

calificados en el Área Asistencial y administrativa siendo evaluados de
acuerdo a las exigencias de la demanda. Asimismo, el Hospital está
elaborando un diagnóstico de infraestructura y de los equipos con que
cuenta a fin de ir remodelando y renovándolos, respectivamente, con la
1
La información fue tomada de http://www.stellamaris.com.pe/institucion.htm. Consultado el 20 de marzo
de 2017.
visión de servir mejor a la comunidad, en el aspecto de salud integral, como

parte del deber del Sector Salud.
El Hospital “Santa Rosa” está constituido por una población de 67,810

habitantes del distrito de Pueblo Libre; entre ellos varones son 30,608 y
mujeres 37,202.
VI. Fines del Archivo General de la Nación
 Proponer la política nacional en materia archivística, supervisar y evaluar

su cumplimiento;
 Normar y racionalizar la producción administrativa y eliminación de

documentos en la Administración Pública a nivel nacional;
 Proponer las medidas de preservación del Patrimonio Documental de la

Nación y efectuar los servicios de restauración y reprografía de
documentos a nivel nacional; organizar, supervisar y evaluar a nivel
nacional la formación, capacitación y especialización científica y técnica
del personal de archivo;
 Normar el acceso a toda clase de documentos estableciendo los términos

y modalidades de uso en concordancia con los dispositivos legales
pertinentes; y
 Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre

archivos y documentos, imponiendo sanciones de acuerdo a ley.
VII. Órganos Consultivos
La Hospital Santa Rosa cuenta con un Comité de Historias Clínicas, que “es
el equipo de profesionales del área asistencial y administrativa, designados
por la Dirección del establecimiento de salud. Tiene la responsabilidad de
velar por la calidad del registro de la Historia Clínica y demás formatos, a
través de la supervisión del cumplimiento” de la NTS N°139—
MINSA/2018/DGAIN.
VIII. Documentos de Gestión Archivística
El Archivo de Historias Clínicas de la Hospital Santa Rosa no ha elaborado

ningún instrumento o documento en materia archivística aprobado con
documento resolutivo de su máxima autoridad institucional, los mismos que
deben regular la transferencia, organización y conservación del acervo
documental que custodia, en este caso las Historias Clínicas de la Sede de
Av. Bolivar Cdra. 8 S/N Pueblo Libre (H.C. Pasivas (inactivas y fallecidas) y los
Chequeos Médicos), asimismo no cuenta con un Manual de Usuario:
Sistema de Solicitud, recepción y derivación de Historias Clínicas; y el
Manual de Procedimientos de Atención de Historias Clínicas.
Debiendo resaltar de forma complementaria que la Hospital Santa Rosa No

cuenta con los siguientes documentos:
1. Programa de Control de Documentos (PCD) o el que haga de tal, para

los Archivos Administrativos, que implica:
a. Inventario de las Series Documentales

b. Tabla General de Retención de Documentos
c. Índice Alfabético de las Series Documentales
2. Manual de Procesos Archivísticos,
3. Cuadro de Clasificación de Documentos (CCD),
4. Cronograma Anual de Transferencia de Documentos,
5. Cronograma Anual de Documentos a eliminarse,
6. Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros en Archivo.
7. Tampoco cuenta con normas que regulan los procedimientos

archivísticos de la entidad.
IX. Análisis Situacional
IX.1. Administración de Archivos.
Partiendo de que la Hospital Santa Rosa no cuenta con un Órgano de

Administración de Archivos o Archivo Central, tal como lo establece el marco
legal para este caso, donde se establece que “los Órganos de Administración de
Archivos o Archivos Centrales deben tener el nivel equivalente al de las
unidades orgánicas que conducen los distintos sistemas administrativos de la
institución” (SNA N° 01 Administración de Archivos, Norma General del Sistema
Nacional de Archivos, aprobado con Resolución Jefatural Nº 073-85-
AGN/J).Aunque cada unidad orgánica custodia y maneja su propio acervo
documental, constituyendo Archivos de Gestión compartimentados de manera
independiente.
Es en este contexto que se identificó la existencia del “Archivo de Historias

Clínicas” que administra, custodia y conserva las Historias Clínicas (pasivas
(inactivas y fallecidas) y activas) y los chequeos médicos generados por el
desarrollo de las labores de la Hospital Santa Rosa, la misma que debe de
cumplir la responsabilidad de “planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,
ejecutar y controlar las actividades archivísticas en materia de Historias Clínicas
a nivel institucional, así como su conservación y uso, e intervenir en la
transferencia y eliminación de documentos” en la medida de sus competencias y

los tipos documentales que gestiona; ya que al depender directamente de la
Gerencia de Salud según el organigrama institucional tiene ciertas
particularidades.
En consecuencia, al no existir un Órgano de Administración de Archivos que no

se encuentre dentro de la estructura orgánica de la Hospital Santa Rosa, tal
como lo establece la normatividad archivística, la labor del “Archivo de
Historias Clínicas” se desarrolla priorizando el servicio interno y externo sin
implicar la aplicación de procesos archivísticos, lo que conlleva un grave peligro
para la gestión documental, debiendo de tomar las medidas correctivas para tal
fin, donde se integre la labor de gestión documental a nivel institucional.
IX.2. Recurso Humano
El “Archivo de Historias Clínicas” para realizar las labores diarias de servicio

archivístico cuenta con catorce (14) personas que laboran directamente en el
repositorio de la sede principal de forma rotativa.
La mayor parte del personal está dedicado al servicio, lo que dificulta la

realización de las actividades archivísticas propiamente dichas, dado que existen
otras labores de carácter administrativo. Quien está a cargo de la conducción de
las actividades del Archivo de Historias Clínicas es el Sr. Jonhy Silva Garcia,
Jefe de Estadística/ Informática.
IX.3. Infraestructura
La documentación, y para este caso específico: las historias clínicas (activas

y pasivas (inactivas y fallecidas)) y los chequeos médicos, se encuentran
colocadas en estantería de metal (fija y móvil), así como también en cajas de
cartón apiladas y dispersas por el piso en varios ambientes, habiendo
sobrepasado la capacidad instalada respecto a los espacios destinados a dicha

labor, por lo que se encuentran en un estado calamitoso y de descomposición
constante. (Ver foto 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7).
Foto 1: Historias Clínicas Pasivas (inactivas y fallecidas) en Estantería de

Metal (fija). Local Belgrano.
Foto 2: Historias Clínicas Activas en Estantería de Metal (fija). Local

Paseo de los Andes.
Foto 3: Historias Clínicas Activas en Estantería de Metal (móvil).

Local Paseo de los Andes.
Foto 4: Historias Clínicas Activas en Estantería de Metal (móvil).

Local Paseo de los Andes.
Foto 5: Historias Clínicas de pacientes fallecidos en cajas apiladas y

dispersas en el piso. Local Paseo de los Andes
Foto 6: Historias Clínicas Activas que se encuentran en un ambiente frente

el área de archivo en cajas apiladas y dispersas en el piso. Local Paseo de
los Andes
Foto 7: Chequeos Médicos. Local Belgrano.
En una primera visita se comprobó que las instalaciones eléctricas se

encuentran en regular estado: La iluminación es artificial (fluorescentes). Sin
embargo, no se cuenta con protección de luminosidad en los ambientes y está
mal distribuido dado que en algunos lugares es buena y en otros no, lo que
impedirá la rápida ubicación de los documentos. Además, se encuentran cerca a
mangueras de distribución de líquidos que pone en riesgo la conservación del
acervo documental, al verse dañado en el caso de su filtración. Incluso, se
encuentran cerca al acervo documental, poniendo en riesgo su conservación
debido a que lo degrada y daña (Ver Foto 8 y 9).
Foto 8: Fluorescentes en regular estado
Foto 9: Luminosidad mal distribuida
Por otro lado, de los 4 ambientes destinados a la custodia del acervo

documental, el único de concreto es el que se encuentra alrededor del jardín
interior frente al de Historias Clínicas Activas; por lo que los 3 restantes son
de drywall con puertas de madera propensos a filtrar la lluvia y generar altos
niveles de temperatura, siendo perjudicial para la conservación documental.
Incluso la documentación y el personal conviven en un ambiente tóxico,
agolpado de documentación y no existiendo las condiciones necesarias para
un buen desempeño laboral. Ver Foto 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16 y 17.
Foto 10: Ambiente de Historias Clínicas Activas. Estantería móvil.
Foto 11: Ambiente de Historias Clínicas Activas. Estantería móvil.
Foto 12: Ambiente de Historias Clínicas Pasivas (inactivas y fallecidas).

Estantería fija. Local Belgrano.
Foto 13: Ambiente de Historias Clínicas Pasivas (inactivas y fallecidas).

Estantería fija. Local Belgrano.
Foto 14: Ambiente de Historias Clínicas Pasivas (inactivas y fallecidas) y de

Chequeos Médicos. Estantería fija. Local Belgrano.
Foto 15: Ambiente de Historias Clínicas Pasivas (inactivas y fallecidas) y de

Chequeos Médicos. Estantería fija. Local Belgrano.
Foto 16: Ambiente de Historias Clínicas Activas. Estantería fija. Local Paseo
de los Andes.
Foto 17: Ambiente de Historias Clínicas Activas. Estantería fija. Local Paseo
de los Andes.
Por ello, en una segunda visita del 23 de marzo de 2017 se pudo verificar
que hubo un amago de incendio en el local de Belgrano, donde se
custodian gran parte de las Historias Clínicas Pasivas (inactivas y fallecidas),
comprobando el mal estado del ambiente y de las instalaciones
eléctricas, que unidas originaron dicho siniestro. Ver Foto .18, 19, 20, 21,
22, 23 y 24.
Foto 18: Local del

amago der incendio
Foto 19: Historias Clínicas

Pasivas (inactivas y fallecidas)
quemadas

Pasivas (inactivas y fallecidas)
quemadas
Foto 21: Cajas de cartón

quemadas, donde se conservan
las Historias Clínicas Pasivas
(inactivas y fallecidas) Foto 22: Cajas de cartón
quemadas, donde se conservan
las Historias Clínicas Pasivas
(inactivas y fallecidas)
Foto 24: Rezago de amago de

Foto 23: Caja de cartón incendio que originó que las
quemada, donde se conservan Historias Clínicas Pasivas
las Historias Clínicas Pasivas (inactivas y fallecidas) se
(inactivas y fallecidas) quemaran
IX.4. Acervo Documental
Sede Paseo de los Andes.
Se tiene un aproximado de 951.61 metros lineales (ml.) de historias

clínicas activas ubicadas en dos ambientes de estantería de metal fija
(148.61 ml. Local de concreto) y móvil (803 ml. Local de drywall) así como
en cajas de cartón, ocupando un área de 120.393 m 2. Ver Foto 25 y 26.
Foto 25: Documentación en cajas de cartón
Foto 26: Documentación en estantería
Existe documentación conservada en instalaciones no apropiadas como

ambientes destinados a servicios higiénicos. Ver Foto 27 y 28.
Foto 27: Documentación en ambientes inapropiados.
Foto 28: Documentación en ambientes inapropiados.
Se tiene 803 ml. en el ambiente de H.C. Activas cuya documentación se

encuentra en estantería móvil muy propenso al peligro causante por la humedad,
como también de ácaros, el óxido de la estantería como el derramamiento de
agua y posibles corto circuitos. Ver Foto 29, 30 y 31.
Foto 29: Instalaciones eléctricas mal Foto 30: Historias Clínicas Activas a
ubicadas. punto de caer de la estantería.
Foto 31: Estantería oxidada y

en malas condiciones de
conservación, perjudicial para
la vida de la documentación
Por otro lado las historias clínicas no evidencian una correcta posición en sus
repositorios lo que puede ocasionar la caída de la documentación de los
estantes e incluso la pérdida del contenido de los fólderes. Incluso el desnivel
del suelo y el óxido presente. Ver Foto 32 y 33.
Foto 32: Desnivel de la estantería

móvil que podría generar algún
accidente.
Foto 33: Historias Clínicas Activas

amontonadas y desordenadas,
motivo de su pérdida y
descomposición.
Sede Belgrano.
Se tiene un aproximado de 209.81 metros lineales (ml.) de historias clínicas

pasivas (inactivas y fallecidas) y chequeos médicos en un área total de
69.92 m2; los cuales se conservan en dos ambientes pequeños de drywall que
cuentan con estantería fija de buena calidad pero sin las medidas oficiales.
Dicho ambiente ya se encuentra colapsado por motivo de la excesiva cantidad
de documentación generada y transferida. Ver Fotos 34, 35, 36 y 37.
Foto 34: Ambiente pequeño con

estantería fija. Historias Clínicas pasivas
(inactivas y fallecidas).

conservadas en cajas de cartón.
Foto 36: Historias Clínicas Pasivas

(inactivas y fallecidas) apiladas debido
a la falta de estantería
Foto 37: Placas del servicio de

exámenes médicos ocupacionales
IX.5. Equipos
Sede Paseo de los Andes. Cuenta con 2 extintores, 5 equipos de cómputo, 2

impresoras, 2 campanas de aire acondicionado, sensores de humo y un
deshumedecedor en desuso. Ver Foto 38, 39, 40, 41 y 42.
Foto 38: Campana de aire

acondicionado
Foto 39: Extintor Foto 40: Deshumedecedor en desuso
Foto 41: Sensor de humo
Foto 42: Equipos de cómputo
Sede Belgrano. Cuenta con 2 extintores, un detector de humo y una alarma

contra incendios. Ver Foto 43 y 44.
Foto 43 - 44: Equipo de prevención contra siniestros
X. Conclusiones.
En total el Archivo de Historias Clínicas de la Hospital Santa Rosa custodia

1528.01 metros lineales de acervo documental, Historias Clínicas y Chequeos
Médicos para organizar.
A. Administración de Archivos.- Uno de los principales problemas

identificados a través del diagnóstico es la ausencia de un Órgano de
Administración de Archivos, que se encargue de conducir la Gestión
Documental institucional, proporcionando información útil, rápida y
oportuna relacionada a las Historias Clínicas de la Hospital Santa Rosa;
ya que se rompería con las acciones aisladas por el Archivo de Historias
Clínicas; ya que es parte de un Sistema de Gestión Documental Integrado
que debe de funcionar como un todo con responsabilidades particulares y
compartidas.
B. Documentos de Gestión.- El Archivo de Historias Clínicas no cuenta con

ningún tipo de directivas internas, manual de procedimientos, documentos
de gestión archivística, etc.
Asimismo existe ausencia de instrumentos descriptivos que permitan dar
a conocer el acervo documental y por ende colocarlo a la disposición de
los usuarios.
Salvo el Manual de Usuario: Sistema de Solicitud, recepción y derivación
de Historias Clínicas, el Manual de Procedimientos de Atención de
Historias Clínicas y 3 inventarios generales de HC Pasivas (inactivas y
fallecidas), un consolidado de pacientes fallecidos y el consolidado de
ficha única de emergencia.
C. Recurso Humano.- El Personal con el que cuenta el Archivo de Historias

Clínicas de la Hospital Santa Rosa ascienden a 14, laboran en horarios
rotativos y centran sus actividades a la atención de solicitudes de consulta
y préstamo de H.C. con unidades orgánicas con las que interactúan

(Calidad, Auditoria, Bienestar del Paciente, Emergencia, Hospitalización,
Secretarias Médicas, Admisión, Oficina de Facturación y Gerencia de
Salud), haciéndoseles imposible el desarrollo y aplicación de procesos
archivísticos. La mayoría del personal ha adquirido el conocimiento sobre
el tratamiento de las H.C. de forma empírica, no contando con
capacitación en archivos, salvo algunas excepciones.
D. Infraestructura.- El Archivo de Historias Clínicas no cuenta con un

repositorio donde se centralice y acopie todas las Historias Clínicas de
ambas sedes. Los repositorios no reúnen las condiciones necesarias para
la conservación documental: primero, porque se percibe que existe un
alto índice de humedad, no hay ventilación. Por lo tanto, las condiciones
ambientales de los repositorios, no se monitorean y no están adecuadas
para la conservación de los documentos por largos períodos de tiempo.
E. Acervo documental.- Se encuentra instalado en diferentes tipos de

mobiliario (estanterías de metal fija y móvil) no en buenas condiciones.
Adicional a esto hay historias clínicas en cajas de cartón apiladas,
colocadas en el piso y en la intemperie, las cuales no son apropiadas
para su conservación.
F. Equipos.- No hay equipamiento necesario para la buena conservación

del acervo documental (extractor de aire, deshumedecedores, sistema
contra incendio, extintores suficientes, detectores de humo, etc.) y otros
materiales que ayuden a la conservación de los documentos
XI. Recomendaciones.
A. Administracion de Archivos.- Consolidar la labor del Comité de Historias

Clínicas que se encargue no solamente de participar en el proceso de
aprobación de las propuestas de eliminación si el caso lo requiera de las
historias clínicas sino también determinar la valoración documental para

aportar en la elaboración del Programa de Control de Documentos (PCD)
para sentar las bases para la implementación del Sistema de Gestión
Integrado a nivel institucional.
B. Documentos de Gestión.- Elaborar Normas y Directivas, la cual deben

ser revisadas por un especialista en archivos o en su defecto solicitar la
Asistencia Técnica al Archivo General de la Nación. Elaborar el Plan de
Prevención y Recuperación de Siniestros por Inundación en Archivos.
Asimismo, los instrumentos de gestión archivísticas como el Manual de
Procesos Archivísticos de Historias Clínicas, el Manual Archivístico, el
PCD, el Manual de Conservación, etc.
C. Recurso Humano.- Contar con el apoyo de un Especialistas en Archivos
con experiencia certificada en el Sector Público o Privado, para cumplir a
cabalidad los procesos archivísticos en base a los criterios establecidos
por las normas del Sistema Nacional de Archivos o Normas ISO. Es
necesario el fortalecimiento del Recurso Humano en el Archivo de
Historias Clínicas, fomentando cursos de capacitación en procesos
archivísticos a nivel presencial o virtual dictados en las Universidades o la
Escuela Nacional de Archiveros con el fin de certificar la experiencia de
los colaboradores.
D. Infraestructura.- Es urgente destinar un repositorio para el Archivo de

Historias Clínicas de la Hospital Santa Rosa. Construir o acondicionar el
local actual expandiendo sus instalaciones, centralizando y acopiando en
un solo lugar toda la documentación, pudiendo utilizar el “ambiente de
concreto” (Ver Fotos 16, 18 y 20) para las oficinas administrativas de
trabajo y recepción de solicitudes de consulta y préstamo.
Pudiendo tomar como punto de partida la Directiva N°007-86-AGN/DGAI

“Normas para la Conservación de Documentos en los Archivos
Administrativos del Sector Público”, aprobada mediante Resolución
Jefatural N°173-76-AGN/J, acondicionándola a las necesidades de la

institución.
1. Se debe dotar de equipos necesarios para la conservación y

protección del acervo documentario, como extractores de aire,
detectores de humo, deshumedecedores, sistema contra incendios,
extintores, cámaras de seguridad, etc.
2. Realizar un control más exhaustivo de las tuberías, cables y
conexiones eléctricas para evitar la humedad y siniestros (incendios e
inundaciones). Proteger y restringir el uso y acceso a las llaves de
energía eléctrica.
3. Equipar para contar con un clima adecuado, a través de los sistemas
de circulación de aire filtrado o el sistema de aire acondicionado, pero
la primera opción es la más recomendable; porque, permite una
ventilación más adecuada de los depósitos, evitando la saturación del
medio ambiente, y un control natural del clima cuyo costo del
mantenimiento es menor al del aire acondicionado, sin embargo este
sistema debe contar con filtros que eviten el ingreso del aire
contaminado.
4. Acondicionar un espacio de trabajo y servicio documental para
desarrollar los trabajos archivísticos, separando el área de repositorio
donde se ubica la documentación del área de trabajo, donde los
trabajadores realizan sus actividades, con la finalidad de prevenir
enfermedades que afectan la salud de los trabajadores por el contacto
con los documentos y de proteger y salvaguardar el Patrimonio
Documental del Archivo de Historias Clínicas.
5. Las unidades de archivamiento deben ser cajas archiveras de cartón
corrugado o de cartón prensado, en tanto que facilitan la limpieza y
ayuda a la preservación de los documentos.
6. Separar los ambientes del repositorio y el ambiente de atención al
usuario o de lo contrario debe estar implementado con cámaras de
seguridad, la misma que ayudara en la custodia de las historias
clínicas.
7. Es necesario realizar las inspecciones necesarias para evaluar las

condiciones tanto de las instalaciones eléctricas, de agua, techo de
eternith, estantes doblados, cables suelto, entre otras deficiencias, con
el objetivo de superar y mejorar por el bien del patrimonio documental
del Archivo de Historias Clínicas de la Hospital Santa Rosa.
8. Se deben señalizar las rutas de evacuación en caso de siniestros.
Programar, aplicar y efectivizar simulacros de siniestros (sismos,
inundaciones e incendios). Así como contar con un plano donde se
identifiquen las áreas de documentación esencial de evacuación en
caso de siniestros.
9. Los fluorescentes deben contar con protectores UV y estar ubicados
entre las estanterías y no sobre ellas.
10. Adoptar medidas de control de plagas en el Archivo de Historias
Clínicas.
11. Contar con carritos auxiliares de archivo con medidas estándar y
ergonómicas para evitar daños colaterales por parte del personal que
lo usa.
Se recomienda la adquisición y mantenimiento de extintores de incendios,

alarma contra incendios, detectores de humo, deshumedecedores,
aspiradoras manuales o industriales, cámaras de seguridad, censores de
agua, detectores de movimiento, termógrafo e higrómetro.
El local del archivo debe tener un plan periódico de limpieza que incluya
aspirado de los documentos, limpieza de archivos móviles y sus bandejas,
puestos de trabajo, pisos. Todo debe hacerse sin detergentes y con trapos
húmedos con alcohol y aspiradora.
Finalmente, se debe habilitar o construir un repositorio de un aproximado

de 240 m2 de área total como mínimo para albergar los 1528.01 metros
lineales de Historias Clínicas que obra en la sede Paseo de los Andes y
Belgrano con estanterías de metal compacta (móvil).
E. Estanterías, unidad de archivamiento y equipamiento
Se recomienda dotar al Archivo de Historias Clínicas de una nueva

estanterías de un sistema compacto / climáticos (estantería móvil), para
su utilidad y mejor aprovechamiento del espacio propuesto para el nuevo
Archivo de Historias Clínicas, el cual este compuesto de módulos de
estanterías, que se deslizan sobre rieles empotrados en el piso. El
deslizamiento de cada unidad permite reducir el número de pasillos en uno
solo, para ello se deberá contar con un piso nivelado.
El sistema compacto permite la máxima protección de los documentos frente

a la luz, el polvo, la humedad y los riesgos de incendio ya que forma un
bloque metálico completamente cerrado.
En el repositorio que se acondicionará, para evitar hundimientos se debe

tener en cuenta las siguientes sobre cargas de uso, para el cálculo de la
resistencia del suelo (estanterías con alturas máximas de 2.20 m) y que
soporte un peso de 1250 kg. /m2.
Con respecto a los equipos dotar de una mayor cantidad de equipos de

cómputo, para el procesamiento de la información de los documentos
organizados.
Dotar de equipos de escáner para la digitalización de documentos de valor

permanente y para facilitar el servicio a los ciudadanos de algunos
documentos.
El Archivo de Historias Clínicas de la Hospital Santa Rosa, debe ser

centralizado, donde se custodie el archivo activo, el archivo pasivo, los
chequeos médicos y la documentación administrativa (informes, oficios,
memorándums, cartas, etc.). Adicionalmente y previa autorización de la
dirección o jefatura del establecimiento de salud se podrá implementar el

archivo de Historias Clínicas Especiales. Dicho archivo funcionará en
ambiente físico separado y tendrá historias clínicas que por su contenido son
potencialmente de implicancia médico-legal, ya sea por el diagnostico, por
las circunstancias que motivaron la demanda de atención o por las
características de los usuarios (HIV/SIDA, abortos, accidentes, suicidio o
intento de homicidios, agresiones físicas, asaltos, usuarios con antecedentes
penales etc.). Y por lo tanto requieren de un manejo especial.
Finalmente se recomienda solicitar la asistencia técnica archivística al

Archivo General de la Nación, que mediante la suscripción de un convenio de
cooperación interinstitucional entre ambas entidades, se materializarán dicha
asistencia.
IX. Glosario De Términos Archivísticos
Acceso a documentos de archivo:

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los
archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley Nº 27806, Art. 10º
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública por el Congreso de
la Republica.
Acervo documental:
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.
Administración de archivos:
Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección
y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos:
Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,
mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivo:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la

gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo Central: (véase Órgano de Administración de Archivos)
Archivo de gestión:
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo periférico:
El Archivo Periférico, son de nivel especializado, dependiendo de las
características especiales de las funciones de la oficina generadora de
documentos, serán instaurados por la variable cuantitativa (crecimiento
documental y consultas) y administrados por el Órgano de Administración de
Archivos.
Ciclo vital del documento:

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en
la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo,
sección, series y/o asuntos).
Conservación de documentos:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo. Puede ser
preventiva o de intervención directa. Se relaciona con los métodos para
asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles
efectivos incluyendo los atmosféricos.
Clasificación Documental:
Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de
acuerdo con la estructura orgánico‐funcional de la entidad. Clasificar implica
identificar la procedencia de los documentos, teniendo en cuenta la
estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo

largo de su gestión.
Consulta de documentos:
Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los
ciudadanos en general a consultar la información contenida en los
documentos de archivo y a obtener una copia de los mismos.
Depuración:
Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su
posterior eliminación.
Descripción documental:
Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su
identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o
la investigación.
Deterioro:
Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas
de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Documento:
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo:
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural
y debe ser objeto de conservación.
Documento histórico:
Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus
rasgos externos y su valor permanente para el Estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas,
tecnológicas y culturales, se convierte en parte del Patrimonio Cultural de la
Nación.
Estantería:
Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas

unidades de conservación.
Expediente:
Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la
resolución de un mismo asunto.
Fechas extremas:
Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que puedan
encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
Foliar:
Acción de numerar hojas.
Gestión documental:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía:
Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales
de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas
extremas y volumen de la documentación.
Identificación documental:
Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la
estructura de un fondo.
Inventario documental:
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta
y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Legislación archivística:
Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.
Metros lineales:
Unidad de medida de longitud del sistema métrico utilizada en la archivística

para medir la documentación que está instalada en un estante de forma
horizontal o vertical.
Niveles de archivos:
Espacios donde se conservan las series documentales luego de concluir sus
plazos de retención.
- Archivo de Gestión
- Archivo Periférico
- Archivo Central
Ordenación documental:
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de
clasificación.
Organización documental:
Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una entidad.
Patrimonio documental:
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Pieza documental:
Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser
considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales,
entre otros, un acta, un oficio, un informe.
Principio de orden original:

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo.
Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental:
Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de
sus funciones.
Retención documental:
Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en
el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Selección documental:
Proceso archivístico que consiste analizar y evaluar todas las series
documentales de cada entidad de cada oficina para establecer los periodos
de retención.
Servicio archivístico:
Proceso archivístico que consiste en poner a disposición de los usuarios la
documentación de cada unidad con fines de información.
Sección:
En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.
Serie documental:
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales,
contratos, actas e informes, entre otros.
Sistema Nacional de Archivos:

Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la
homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
Tabla General de Retención Documental:

Es un documento de gestión archivística que será utilizada para registrar
esquemáticamente los asuntos principales y los títulos de las series
documentales que las integran, así como sus correspondientes periodos de
retención, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.
Transferencia documental:
Es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los
documentos de un archivo a otro al vencimiento de los periodos de retención
establecidos en el Programa de Control Documental.
Unidad de conservación:
Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice

su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas,
las cajas, y los libros o tomos.
Valor administrativo:
Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para
aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable:
Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.
Valor histórico:
(Véase Valor Secundario)
Valor legal:
Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor primario:
Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y
al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los
involucrados en el tema o en el asunto.
Valor secundario:
Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge
una vez agota el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este
valor se conservan permanentemente.
Valor documental:
Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
de archivo.
- Valor documental temporal: Es cuando la información solo será utilizada

por la institución generadora de documentos en el cumplimiento de sus
funciones, su existencia es limitada.
- Valor documental permanente: Es la información que servirá para la

investigación y de antecedentes para el cumplimiento de sus derechos y
deberes, su existencia es ilimitada.
X. Propuesta Técnica Archivística y Económica
ASISTENCIA TECNICA DE APLICACIÓN DE PROCESOS

ARCHIVÍSTICOS AL ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS A
LA CLINICA STELLA MARIS
COMISIÓN TECNICA DE SERVICIOS DE ASISTENCIA Y

ASESORAMIENTO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO Y
CONSULTORIA
LIMA – ABRIL 2017
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Organismo rector del Sistema Nacional de Archivos
PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICO
ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA
CLINICA STELLA MARYS
1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
- La Hospital Santa Rosa, es una empresas privada perteneciente al Sector Salud, institución
de servicio privado de atención a la salud, que tiene como misión prevenir los riesgos,
proteger los daños, recuperar la salud y rehabilitar las capacidades de los pacientes en
condiciones de plena accesibilidad y de atención a la persona desde su concepción hasta su
muerte natural.
- La Hospital Santa Rosa, recientemente ha recibido el asesoramiento y apoyo técnico
archivístico por parte del Archivo General de la Nación en el tratamiento de las historias
clínicas.
- Las Historias Clínicas activas se encuentran en unos ambientes a cargo de la Oficina de
Estadística. Los documentos se encuentran en carpetas en estantería móvil y están próximas
a ser trasladadas a otros ambientes.
- La cantidad de Historias Clínicas no se llegan a precisar por el incesante flujo de ingreso y
salida de documentos. Sin embargo de acuerdo a la base de datos se toma como referencia un
total de 350, 000 Mil. Historias que ascienden a 1`528 metros lineales aprox. De estas no se
conoce exactamente el número de Historias Clínicas activas.
- Existe irregularidad, acentuada por el flujo considerable de historias, en la gestión y
tratamiento de las historias clínicas.
- No cuenta con personal suficientemente actualizado o capacitado en materia técnica

archivística.
2. BASE LEGAL EN MATERIA ARCHIVíSTICA
 Ley Nº 25323 (11.06.1991) y DS Nº 005-93-JUS modificación del D. S. Nº008-92-JUS,

Reglamento de la Ley Nº 25323. El Archivo General de la Nación es el ente rector del
Sistema Nacional de Archivos Públicos.
 Decreto Ley Nº 19414 (16.05.1972), Ley de Defensa, Conservación e Incremento de
Patrimonio Documental de la Nación y su Decreto Supremo Nº 022-75-ED, Reglamento del
Decreto Ley 19414 (29.10.1975).
 Decreto Legislativo Nº 827 ampliatoria de los alcances del decreto Legislativo Nº 681
(31.05.1996).
 Reglamento Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales Nº 070-97/INDECOPI-CTR,
certificación de idoneidad técnica del sistema de producción y almacenamiento de micro
formas (23.12.1997)
 Ley Nº 26702, Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la
Superintendencia de Banca y Seguros, art. 183.
 Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de
la República Art. 3 y 42.
 Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional,
aprobada por Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J
 DIRECTIVA Nº 007-86-AGN-DGAI “Normas `para la Conservación de Documentos en los
Archivos Administrativos del Sector Público Nacional”.
 Ley 27658 “Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado.”
 DIRECTIVA Nº 005/86-AGN-DGAI, “Normas para la Transferencia de Documentos en los
 DIRECTIVA Nº 006/86-AGN-DGAI “Normas para la Eliminación de Documentos en los
 Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J: Reglamento de Infracciones y Aplicación de
Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.
 Ley de protección de datos personales: LEY Nº 29733
3. OBJETIVOS
- Aplicar los procesos técnicos archivísticos de organización (ordenamiento, clasificación y

signación) en el manejo diario de las historias.
- Mejorar e implementar un sistema de administración archivística de acuerdo a las Normas
vigentes del Sistema Nacional de Archivos, adecuadas a la Norma Técnica Nº022-MINSA-
DGSP-V.02
- Mejorar el Servicio de Historias Clínicas a los usuarios internos, a través de mecanismos de
gestión documental.
- Mejorar paulatinamente el Sistema de control del flujo diario de Historias Clínicas
entregadas a los consultorios de acuerdo a la normatividad interna vigente.
- Reportar el uso inadecuado de las historias clínicas.
- Elaborar un inventario actualizado de las Historias Clínicas custodiadas por el Archivo
técnico de historias clínicas, cotejando la información reportada en la base de datos.
4. CANTIDAD DE DOCUMENTOS
El presente proyecto realizará el tratamiento técnico de aproximadamente de 350,000 Historias

Clínicas correspondientes a 1,525 m.l. aprox. de documentación correspondiente a las Historias
Clínicas elaboradas en consultorios y en emergencia. Documentación activa que se encuentra en
servicio. Además de los registros de chequeos médicos que ascienden aproximadamente a 72.85
metros lineales.
5. METODOLOGÍA DE TRABAJO
- Modelo de aplicación de procesos

La metodología propuesta en este documento para la organización del Fondo PROMPERU, se
basa en los lineamientos de la Guía del Cuerpo de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos
(PMBOK Guide 5ª edición) del Project Management Institute (PMI), la cual tiene como objetivo
proporcionar mecanismos para llevar a cabo de manera estructurada cualquier proyecto.
Se elige esta metodología ya que se basa en la planeación absoluta y en la obtención de los
resultados exigidos en cada una de las fases del ciclo de vida de un proyecto, lo cual es de vital
importancia al ser la principal carencia de la industria de la gestión documental en el Perú.
Un proyecto de Organización de Fondos Acumulados, representa los cinco Macro procesos claves
de la Gestión Documental, y a su vez, exige el orden lógico de los grupos de procesos de la
Gerencia de Proyectos (Iniciación, Planeación, Ejecución, Control y Cierre).
FIGURA 1
Desde la perspectiva presentada en la figura 1, se puede visualizar de forma general la

aplicación de la metodología de Gestión de Proyectos propuesta por el PMI de forma
transversal sobre cada uno de los procesos archivísticos y estos siempre basados en el
planteamiento del ciclo de vida de un proyecto.
El objetivo es desarrollar los cinco macro procesos existentes en un proyecto de
organización de Fondos Acumulados de diagnóstico, reconstrucción de la historia
institucional, plan archivístico integral, procesos técnicos archivísticos y elaboración de
Tablas de Valoración Documental, bajo las diez disciplinas que abarca la teoría de Gestión
de Proyectos planteada por el Project Management Institute.
6. PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS A DESARROLLAR:
De acuerdo a la R.J. Nº 073-85/J Normas del S.N.A. se procederá a los procesos técnicos
siguientes:
6.1 Actividad 1: Desarrollo del Plan Archivístico Integral.

A partir de los datos recopilados en el Diagnóstico Situacional, se debe tabular y analizar
esta información, para así desarrollar las siguientes tareas.
Tareas:
 Objetivos generales y específicos para el tratamiento integral de
 organización y conservación de documentos.
 Establecimiento de prioridades en el trabajo a partir de la descripción del estado

físico y nivel de organización de la documentación.
 Mención de metodologías y técnicas archivísticas que se van a usar.
 Cronograma de reuniones del Comité de Archivo.
 Descripción del recurso humano requerido.
 Determinación de etapas de ejecución a corto, mediano y largo plazo.
 Identificación de insumos, dotación y mobiliarios necesarios.
6.2 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL (SNA Nº02)
Ubicación y Ordenamiento de las Historias Clínicas en el espacio correspondiente buscando

un orden adecuado a las necesidades del servicio archivístico.
- Cotejo de Información del nuevo inventario elaborado con la información de la base de

datos, creando una base de datos actualizada.
6.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL(SNA Nº03)
Elaboración de un Inventario físico de los documentos que se ubican en el repositorio siendo

los principales datos a consignar el número de historia clínica y la fecha de emisión.
6.4 CONSERVACION (SNA Nº05)
Durante el desarrollo del trabajo se asesorará sobre la distribución de espacios elección de

equipos y mobiliario más conveniente, así como las unidades de instalación.
6.5 ADMINISTRACION DE ARCHIVOS (S.N.A.01)

Esta labor consistirá en:
a. Establecimiento del Archivo Periférico Técnico de Historias Clínicas:

El que será responsable del mantenimiento y uso de la documentación proveniente de los
archivos de gestión y de transferidos al Órgano de Administración de Archivos o al
Archivo Intermedio del AGN, previa coordinación con el Órgano de Administración de
Archivos.
b. Creación de un sistema de control de salida e ingreso de Historias Clínicas (Préstamo

de documentos).
- Foliación de documentos que van a ser entregados en servicio
- Digito-verificación de número de historia clínica. cotejando con la base de datos
- Registro Diario de Ingreso y Salida de Documentos
- Cuaderno de registro de incidencias y observaciones.
c. Elaboración de Planes de Contingencia ante Situaciones Críticas.
d. Coordinación con los encargados del área para adoptar las medidas mínimas de
seguridad de los ambientes de archivo.
e. Elaboración de Plan de Prevención de Siniestros para Archivos, Plan de Conservación

de Documentos.
6.6 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS (S.N.A. 06).
Que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad

con fines de información, para lo cual cada unidad de gestión y/o consultorio deberá
adecuar la prestación de servicios a las normas establecidas por el Órgano de
Administración de Archivos. Los mecanismos de control son:
a. La verificación de las prestaciones de servicios.

b. La verificación de la regularidad de la atención de los servicios archivísticos
solicitados.
6.7 ANÁLISIS Y SELECCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
 Traslado interno de los documentos al área de procesamiento.

 Revisión, identificación y selección de las Historias Clínicas por depurar.
 Valoración de las historias clínicas y registros médicos.
Criterios:
1º La utilidad del documento para la unidad de gestión de acuerdo a lo

administrativamente posible, contemplando en todo momento que el trabajo se
realizará exclusivamente con documentación de archivo.
2º La valoración que se haga del documento de acuerdo a su importancia
administrativa, valor legal, fiscal y tributario correspondiente.
3º La valoración temporal para los documentos que han cumplido su vigencia de
acuerdo a la caducidad o prescripción extintiva correspondiente.
4º El marco cronológico temporal de la documentación y el periodo precaucional de
conservación de los documentos. En ese sentido se brindarán las
recomendaciones para disminuir el periodo de prescripción legal de los
documentos de acuerdo a las Normas Administrativas y de Control vigentes y a
consideración de la Entidad.
6.8 CONTROL DE LA CALIDAD DE PROCESOS APLICADOS.
Una vez recepcionado los documentos trabajados se procederá a:
 Su revisión y aprobación por parte del personal autorizado: Especialista en

archivos.
 Revisión y Aprobación del Supervisor de Calidad.
 Si la revisión y/o aprobación no es autorizada, el documento es devuelto al área de
procesos técnicos con las observaciones pertinentes para su corrección.
 Revisión y aprobación de las correcciones por parte de los encargados revisión
final y autorizada por el Coordinador, y envía a CPSAC para su aprobación.
ACLARACIONES:
El AGN se hará responsable únicamente de los documentos administrados e identificados por su

gestión y sólo cuando se tengan previstas las mínimas medidas de seguridad para tal fin:
1. SERVICIO EXCLUSIVO DE SEGURIDAD:
 Personal de resguardo
 Cámaras de seguridad
 Rotación constante de personal
2. ACONDICIONAMIENTO DEL ÁREA PARA BRINDAR EL SERVICIO
 Los avances serán mensuales y serán considerados por lotes de 10 mil

documentos mensuales atendidos a usuarios
 Se brindará un reporte de incidencias en el manejo de documentos
PROCESOS:
1º Elaboración de Inventario Registro de Historias clínicas

2º Ubicación y ordenamiento adecuado de historias clínicas
3º Administración y Servicio de Documentación
5. REQUERIMIENTOS:
1.1 APORTES DE LA CLINICA
1.1.1 Recursos Humanos

01 cordinador
Servicio permanente de seguridad del área de archivo
1.1.2 Recursos Materiales.
08 equipos de cómputo con dos puntos de acceso a la Base de datos Central (para el
cotejo de información)
02 impresoras.
Fólderes para encarpetar.
Rótulos para estantería.
Cuadernos de registros
Sellos tipomáticos
Sellos fechadores y autonuméricos
Uso de sistema de Vigilancia

Cámaras digitales de vigilancia
5.1.2 APORTES DEL AGN
Recursos Humanos
02 supervisores
02 coordinadores responsables
06 especialistas y 10 Técnicos en archivos (trabajando por turnos)
Labores:
- Elaboración de inventario de registro (cotejo)
- Ordenamiento y organización de historias ubicadas.
06 técnicos digitadores
Recursos Materiales
Útiles de oficina, guardapolvos, mascarillas,
Equipos de Cómputo
2. PROPUESTA ECONÓMICA Y DE EJECUCIÓN
Costo Previsto del Trabajo:

S/. 320,000 trescientos veinte mil nuevos soles (sin incluir IGV)
Costo mensual de 50 mil quinientos nuevos soles por 6 meses
Incluye:
 Costo por elaboración de inventario de existencia física de historias (revisión de 150,000 mil
historias aprox.)
 Foliación de historias puestas al servicio
 Gastos de Recursos humanos por aporte técnico archivístico
 Capacitación Permanente en archivos de Historias Clínicas a todo el personal de la Clínica.
2.1 Duración del Convenio:
El Convenio estará financiado en su primera etapa en seis meses según el siguiente diagrama:
Meses propuestos
ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6
1. Elaboración del Plan de trabajo Archivístico
Aplicación de los procesos técnicos archivísticos
2.1 Identificación documental
2.2 Selección Documental (valoración del acervo documental

para su eliminación o su conservación)
2.3 Organización Documental (clasificación y ordenamiento de
las series documentales)
2.4 Descripción Documental (Elaboración del Inventario de
Registro)
2.5 Conservación Documental ( preservación de los documentos )
2.6 Elaboración del expediente de Eliminación
6. Asesoría en lineamientos de archivo
7. Servicio
8. Capacitación de Personal.
9. Control de Calidad (supervisión)
2.2 Horario de Trabajo:
El horario se adecua al del servicio que brinda el Clínica de Lunes a Domingo (24 horas)
3. CONDICIONES Y FORMA DE PAGO:
 Pago Inicial: La forma de pago será el 20% del costo total a inicio del trabajo.
 Saldo: mensualmente conforme a los informes de avances que presente el supervisor encargado
del AGN.
4. SERVICIO COMPLEMENTARIO
 El AGN se compromete a capacitar al personal secretarial y encargado de archivo de la entidad

mediante jornadas taller sobre la correcta aplicación de los procedimientos y normas técnicas a
través de personal especializado de archivo.
5. FACTIBILIDAD OPERATIVA
En cuanto al aspecto operativo se cuenta con la experiencia de más de 15 años brindando asistencias
técnicas archivísticas a diversas entidades públicas y privadas a nivel nacional.
En el año 2014 hasta la actualidad, el Archivo General de la Nación (Órgano Rector y Central del
Sistema Nacional de Archivos) a través de la Comisión Permanente de servicios Archivísticos y
Consultoría CPSAC brindó asistencia técnica archivística a las siguientes entidades:
1. MINISTERIO DE SALUD
2. INSTITUTO NACIONAL DE SALUD MENTAL “HONORIO DELGADO –HIDEYO
NOGUCHI”
3. HOSPITAL NACIONAL ARZOBISPO LOAYZA
4. INSTITUTO TECNOLOGICO DE LA PRODUCCIÓN
5. TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
6. INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO INPE
7. PROGRAMA DE SANEAMIENTO URBANO-MINISTERIO DE VIVIENDA.
8. INSTITUTO PERUANO DE ENERGIA NUCLEAR IPEN
9. MUNICIPALIDAD DE SAN ISIDRO (2015)
6. DISPONIBILIDAD
El Archivo General de la Nación, asumirá de inmediato la responsabilidad del trabajo, luego de la

suscripción del convenio de colaboración interinstitucional de asistencia técnica archivística, y
siempre que se cumplan con los requerimientos y aportes.
7. CONTACTO
Lic. Johan Espejo Lizaraso Profesional Especialista en Gestión Documental y Archivo de la CTSAC;
correo electrónico a la dirección CPSAC@AGN.GOB.PE o por teléfono al número 426 7221 anexo
211.
8. ANEXO
 Perfiles de personal propuesto

 Diagrama de procesos técnicos.
Anexo n° 01
PERFILES PROFESIONALES
SUPERVISOR:
1. Licenciado o Ingeniero en áreas de Ciencias de la Información y/o carreras afines

2. Estudios avanzados en Archivística, Administración, e Informática
3. Experiencia en trabajo archivístico supervisando proyectos no menor de dos años.
4. Alto nivel de responsabilidad y puntualidad.
5. Conocimiento de Normas del Sistema Nacional de Salud y Sistema Nacional de Archivos.
COORDINADOR:
1. Egresado de la Escuela Nacional de Archiveros, Ciencias de la Información y/o carreras

afines.
2. Experiencia en trabajo archivístico coordinando proyectos no menor de un año.
3. Experiencia en archivos técnicos de Historias Clínicas no menor de seis meses.
4. Alto nivel de responsabilidad, puntualidad y compromiso.
TÉCNICO ARCHIVÍSTICO:
1. Egresado de la Escuela Nacional de Archiveros, Ciencias de la Información y/o carreras

afines.
2. Experiencia en archivos técnicos de Historias Clínicas no menor de tres meses.
3. experiencia, no menor de tres meses, en archivos periféricos.
TÉCNICO INFORMÁTICO:
1. Analista de sistemas, programación

2. Digitador
3. Experiencia en Informatización de documentos no menor de 2 años.
4. Cursos de capacitación en Archivos. Mínimo 60 horas pedagógicas.
ANEXO 02
DIAGRAMA DE SERVICIOS TÉCNICO ARCHIVÍSTICO
Elaboración de Ordenamiento y Servicio de Préstamo

inventario de Clasificación de la Y Consulta de
Registro Documentación documentos
SUPERVISION

Comunidad Campesina de Azapampa

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Archivo General de la Nación Página 1 de 61

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

HOSPITAL SANTA ROSA

COORDINACION DE ASISTENCIA TECNICA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

Este Diagnostico se realiza de acuerdo a las necesidades presentes en la

Adicional a esto, se recomendarán los equipos y materiales adecuados para la

El Diagnostico tiene como finalidad presentar una visión general sobre la

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

Los archivos en sus más remotos orígenes surgieron con el propósito de

Lamentablemente, en muchas instituciones de salud los archivos no cumplen

A pesar de esta situación, existe la preocupación de algunos funcionarios y

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

para la toma de decisiones y mejor seguimiento y realización de la gestión

Además, las entidades Públicas prestadoras de servicios de salud al buscar

Entre las estrategias institucionales del Archivo de Historias Clínicas del

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

documento, como parte de las acciones de mejora continua que la Alta

En tal sentido, el “Diagnóstico Situacional” del Archivo de Historias Clínicas es

3.1 OBJETIVO GENERAL

Presentar los resultados del “Diagnóstico Situacional” de los procesos

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Establecer el estado actual en materia archivística y de conservación

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

4. Conocer y aplicar, en base a los resultados, los procesos archivísticos

El “Diagnóstico Situacional” del Archivo de Historias Clínicas de la Hospital

Se tuvo en cuenta los instrumentos de gestión institucional existentes en la

En el diagnóstico también se realizó el reconocimiento general de las

Finalmente, se realizó la consolidación y análisis comparativos, con el

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

Con lo anterior, el Archivo General de la Nación presenta una propuesta de

V. Breve Reseña Histórica1

El Hospital Santa rosa fue inaugurado como centro asistencial el 26 de Julio

El Hospital “Santa Rosa” brinda atención integral de salud, a través de sus

El Hospital “Santa Rosa” cuenta con Recursos Humanos altamente

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

visión de servir mejor a la comunidad, en el aspecto de salud integral, como

El Hospital “Santa Rosa” está constituido por una población de 67,810

VI. Fines del Archivo General de la Nación

 Proponer la política nacional en materia archivística, supervisar y evaluar

 Normar y racionalizar la producción administrativa y eliminación de

 Proponer las medidas de preservación del Patrimonio Documental de la

 Normar el acceso a toda clase de documentos estableciendo los términos

 Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre

VII. Órganos Consultivos

Comisión Técnica de Servicios de Asistencia y Asesoramiento Técnico Archivístico y Consultoría

VIII. Documentos de Gestión Archivística

El Archivo de Historias Clínicas de la Hospital Santa Rosa no ha elaborado

Debiendo resaltar de forma complementaria que la Hospital Santa Rosa No

1. Programa de Control de Documentos (PCD) o el que haga de tal, para

a. Inventario de las Series Documentales

2. Manual de Procesos Archivísticos,

3. Cuadro de Clasificación de Documentos (CCD),

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4. Cronograma Anual de Transferencia de Documentos,

5. Cronograma Anual de Documentos a eliminarse,

6. Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros en Archivo.

7. Tampoco cuenta con normas que regulan los procedimientos

IX. Análisis Situacional

IX.1. Administración de Archivos.

Partiendo de que la Hospital Santa Rosa no cuenta con un Órgano de

Es en este contexto que se identificó la existencia del “Archivo de Historias