Aula 02

Aula 02
Técnicas de Arquivamento em Administração Pública p/ STM (AJAA)
Professor: Ronaldo Fonseca
35924943097 - luis lima silverio

Aula 02 Noções de Arquivologia p/ STM (AJAA) Pós-Edital
Prof. Ronaldo Fonseca
AULA 02 – NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA P/ STM – AJAA – Pós-Edital

PROFESSOR RONALDO FONSECA
SUMÁRIO
1.Iniciando ................................................................................................................................. 2
2.Dica de Coach Como marcar seu material de forma eficiente ................................................. 2
3.Panorama da Aula .................................................................................................................. 4
4. Sobre a Terminologia.............................................................................................................. 4
4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA) ................................................................................. 5
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos) .................................................................... 6
6. Gestão de Documentos......................................................................................................... 18
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos ........................................................................ 24
7.1 Entidades Mantenedoras .................................................................................................... 25
7.2Abrangência (Extensão de sua atuação) ............................................................................... 25
7.3Natureza dos Documentos ................................................................................................... 26
7.4 Elementos dos Documentos ................................................................................................ 33
7.5 Classificação dos Documentos Públicos - Schellenberg ........................................................ 36
8.Protocolo .............................................................................................................................. 44
8.1. Setor de Protocolo ............................................................................................................. 44
9. Avaliação e Destinação de Documentos ................................................................................ 49
9.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação ............................................................................ 49
9.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) .................... 50
9.3 Código de Classificação ....................................................................................................... 54
9.4 Transferência e Recolhimento............................................................................................. 55
10. Questões Comentadas ........................................................................................................ 56
10. Questões sem comentários ................................................................................................. 91
11. Gabarito ........................................................................................................................... 109
12. Bibliografia ...................................................................................................................... 112
Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 112

1.Iniciando
Agora vamos começar a entrar na matéria mais pesada do seu curso e colocar
você dentro da prova. Já vai se imaginando na Sede, fazendo o seu treinamento!
Agradeço sua confiança em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o Fórum de

Dúvidas como mais uma ferramenta para engrandecer os seus estudos. A
Serenna está disponível para ajudá-los nesse processo. 
2.Dica de Coach – Como marcar seu material de forma eficiente
Um dos erros mais comuns quando se estuda para concursos é sobre marcações
do material. É normal que o aluno leia o material pela primeira vez e já comece
a querer fazer resumos, anotações, mapas mentais ou “pintar” o material todo
com a caneta marca texto.
Porém, esse não é o melhor momento para fazer nada disso. Em uma primeira
leitura você ainda não tem a real noção do que é mais importante (o que mais
cai na prova) ou dos tópicos em que terá mais dificuldades para estudar.
Note que nessa aula eu falarei sobre a Teoria das 3 idades. Pode ser que em
uma primeira leitura você já aprenda bem sobre os principais pontos. E a sua
marcação deverá refletir isso. Mas será uma marcação temporária, usando um
lápis. Com ele você pode sublinhar, fazer setas, desenhos ou o que achar que
chama mais sua atenção. E a razão de não usar o marca-texto, ainda, é simples.
Vou usar um exemplo: imagine uma disciplina que você já tenha estudado. Eu
costumo usar um exemplo de Direito Administrativo. Se você já estudou os
princípios da Administração Pública talvez hoje não tenha dificuldade em saber
o que é o LIMPE (Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e
Eficiência). Mas da primeira vez que você leu a aula sobre esse tema (ou outro)
já deve ter sentido uma vontade maluca de sair passando aquela caneta verde
em tudo. Porém, se você analisar mais friamente, hoje já estaria dominando o
LIMPE e nem precisaria revisá-lo com tanta frequência. E a função primordial
das marcações é justamente facilitar suas revisões, poupando o seu
tempo.
Ou seja, se você esperar a hora certa para usar sua caneta marca texto ou fazer
um resumo, terá muito menos assuntos para revisar e só vai reestudar o que
realmente é importante para VOCÊ!

Como assim o que é importante “para mim”, Ronaldo? Bom, eu posso ter
dificuldades em decorar o Princípio da Proveniência e você não. Talvez você já o
conhecesse, logo, por que deveria marcá-lo ou fazer um resumo de algo que já
foi para sua memória de longo prazo?
- Opa, como vou saber se algo foi para minha memória de longo prazo? Bom,
quando você começa a achar um tema muito simples, ou melhor, “ridículo” e já
consegue acertar muitas questões do assunto, é porque provavelmente o tema
já foi para sua memória de longo prazo. Mas para isso acontecer, é necessário
que você tenha um bom intervalo de revisões. E isso explicarei na próxima aula
;).
Bom, para fecharmos, lembre-se de:
1. Não usar marca textos durante a primeira leitura do material

2. Não fazer resumos ou mapas mentais no primeiro contato com o tema
3. Usar lápis para sinalizar os pontos mais importantes e que merecem
revisão.
4. Fazer a revisão APENAS desses pontos que você marcou 24 horas depois
do estudo inicial
5. Reler o mesmo trecho marcado 7 dias depois.
6. Usar uma agenda para marcar os trechos estudados da aula
Antes de começarmos, um aviso importante:
Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei
9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e
dá outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a
lei e prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de
nossa equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia
Concursos ;-)

3.Panorama da Aula
Nessa aula vou elencar diversos conceitos que darão início ao nosso MDA, ou
seja, Minidicionário de Arquivologia. Nós estamos criando esse MDA juntos,
portanto, caso surja outra palavra que você julgue importante para seu
aprendizado, inclua no seu MDA (seu mini resumo). E se quiser, pode me enviar
por e-mail. Talvez eu inclua sua sugestão no MDA da aula ;).
Além de inserir termos no nosso MDA durante a aula, vamos estudar temas
importantes:
 Teoria das 3 Idades, também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos
ou Estágio de Evolução dos Arquivos. O seu edital cobrou os arquivos
correntes, mas não vamos estudar somente os arquivos correntes porque
a matéria ficaria “picada” em sua mente. Estudaremos todo o ciclo vital:
arquivos correntes, intermediários e permanentes.
 Gestão de Documentos: faz parte do aprendizado dos “arquivos
correntes”. O seu edital foi bem básico, mas pela nossa experiência, você
deve entender todas as nuances que envolvem os arquivos correntes e a
gestão de documentos faz parte delas.
 A classificação dos arquivos e dos documentos
 Protocolo: atividade inerente aos arquivos correntes. Você verá e as
bancas adoram!
 Avaliação e destinação de documentos: faz parte da ideia de
“classificação” que o seu edital cobrou. Aqui iremos aprender sobre a
tabela de temporalidade, que é um instrumento desenvolvido a partir da
classificação e documentos e que dá à classificação, um significado maior.
4. Sobre a Terminologia
Bom, se você nunca estudou a disciplina, pode estranhar alguns termos que
parecem similares, mas que têm conceitos bem diferentes, como documentos e
arquivos, dossiês e acervos, dentre outros. Além de montarmos nosso MDF eu
poderia passar uma dica: que tal estudar o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística? Ele tem mais de 230 páginas! Bem grandinho, não é? Eu não vou
reproduzi-lo aqui mas trarei os termos mais importantes (no nosso MDA), para
a compreensão das aulas e para a resolução das questões mais recorrentes. Se
você tiver muito tempo sobrando, pode ler o dicionário de forma leve e
descompromissada. Isso vai aumentar o seu conhecimento na matéria, mas,
repito, sejamos objetivos, Arquivologia é uma das matérias a ser estudada, logo,

ainda não é hora de se tornar um especialista. Sejamos cirúrgicos e vamos ao

que interessa e naquilo que as bancas adoram. E é para isso que estou aqui .
4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA)
Antes de iniciarmos, gostaria de adicionar termos ao nosso “MDA”.
ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

poderão variar em função de cláusulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas
já saiba que estudaremos a questão do sigilo). Nem sempre todos poderão ter
acesso aos documentos.
DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos.
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua
elemento de prova ou de informação. Também pode ser classificado como
documento de arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa física
no decurso de sua existência.
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

É tipo um átomo da arquivologia .
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido

de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral,
são denominados pastas, maços ou pacotilhas.
JUNTADA: Junção de documentos a um processo. Ou seja, é quando um

processo é juntado a outro ou quando documentos são incluídos em um
processo. Essa junção pode ocorrer de modo temporário (apensação) ou
definitivo (anexação)
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou

subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independência.
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro

processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais
antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.

Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões.
[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]

ANEXAÇÃO
[PROVISÓRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] 

APENSAÇÃO
Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e
Anexação. São definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística). Por mais que haja outras definições e, no dia a dia elas não
correspondam tanto à realidade, usem esses conceitos.
Observe que esses termos deverão ser compreendidos e decorados por você.
Vou encadeá-los de forma que o seu estudo seja facilitado, equalizando quem
já conhece a matéria e vai revisar com aqueles que estão entrando nesse mundo
agora.
Note que sempre aparecer uma terminologia nova, irei destacá-la no texto e
explicar em seguida.
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos)
Está distraído? Concentre-se. É agora que a brincadeira vai

começar! Esse é o assunto mais importante da sua aula. E sabe por que é mais
importante? Porque as bancas adoram, amam, são apaixonadas pelo tema.
Portanto, apaixone-se também ;).
As atividades clássicas da administração não se efetivam sem documentos que

embasem as decisões. Quanto mais informados os administradores estiverem
sobre determinado assunto, melhores poderão ser suas escolhas e decisões.
Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/órgãos/instituições

produzem muitos documentos. Todos os dias. Tanto faz se é uma empresa
privada ou pública. O volume de informações é cada vez maior. Independente
do suporte (papel, DVD, CD, HD...). E de que adiantam tantos dados ou
informações sem que gerem conhecimento efetivo? Sem que os usuários e
interessados consigam acesso a esses documentos? Não serviria de nada, certo?

Mas, como tudo na vida, há fases na vida e cada uma delas tem sua importância.
Quando uma menina acha que encontrou seu príncipe encantado, liga para ele
todo dia, grava seu telefone e está sempre correndo para estar com ele. É a fase
do conhecimento entre os dois, de um primeiro momento em que a menina quer
o príncipe sempre por perto. Se ela pudesse, o amarraria em uma corrente
3 IDADES
para que o lindão nunca mais saísse do palácio. Essa é a primeira fase do
relacionamento. Você quer estar sempre perto! Ou na mesma casa, ou o mais
perto possível. Essa é a primeira fase do relacionamento.
Na segunda fase, o príncipe já começa a arrotar depois do almoço, falar alto e

liberar gases mortais. É a hora em que o desejo de ficar perto ainda existe, mas
não é mais daquele mesmo jeito. Às vezes cria-se um vínculo para toda a vida,
como um pequeno sapo, fruto do amor dos dois pombinhos. É uma fase
intermediária da relação.
Na terceira fase, o príncipe já não engana mais ninguém (a sogra sempre

desconfiou), mas em função do pequeno Sapinho, fruto do amor, esse vínculo
existirá para toda a vida, será permanente, mesmo que a relação tenha
terminado e virado “h̀stór̀a”.
Veja que são fases complementares e da mesma forma funciona com nossos
Arquivos. As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques
Valette. E são essas aqui:
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)

2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade)
Em breve ficará fácil o entendimento, mas talvez no início você confunda as

etapas, portanto, guarde a sigla C I P. Ela já está na ordem das fases.
Depois do macete e da história, triste, da princesa, vamos às definições!

Lembre-se das fases de um relacionamento (fracassado) e faça associações com
nossa matéria ;).
Para explicar as 3 idades, usarei o mesmo exemplo: o de uma pequena empresa

que precisa guardar alguns documentos fiscais (relacionados à tributação que a
empresa deve pagar). Você só precisa saber, no meu exemplo, que a empresa
precisa ter os documentos à disposição do Fisco (Receita Federal, por exemplo)
por 20 anos. Tomemos como exemplo a empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA.

Note que os prazos citados são fictícios e visam seu aprendizado em

Arquivologia. Nesse momento, estou fechando os olhos ao Direito Tributário e a
Tabela de Temporalidade, que estudaremos em outro momento .
Arquivos Correntes ou de Primeira Idade:
São aqueles consultados frequentemente e que são conservados nos escritórios

ou nas repartições que os receberam ou os produziram ou em locais próximos e
de fácil acesso. São necessários ao dia a dia. Em regra, sua utilização está ligada
às razões pelas quais foram criados. Um escritório de advocacia que está
defendendo uma empresa produz muitos documentos que precisam estar
acessíveis rapidamente. O tempo inteiro e de forma organizada. Uma empresa
de advocacia existe para defender clientes, a grosso modo, e dizemos que esses
documentos produzidos para a defesa deles, tem valor primário, pois são
fundamentais para atingir seu objetivo: salvar a pele do cliente. Note que estou
me referindo aqui aos documentos produzidos ou recebidos pelo escritório. A lei
8159/91 (Lei dos Arquivos), define que os documentos correntes são “aqueles
em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes”.
A empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA emite muitas (não todas ) as notas fiscais de

vendas e precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso
ele apareça. Veja que são documentos importantíssimos e precisam de fácil
acesso. Nesse caso, a empresa pode optar por deixar todos os documentos dos
últimos meses no próprio estabelecimento. Imagina deixar o fiscal esperando
por horas enquanto ele vasculha tudo :). E além disso, a empresa precisará
desses comprovantes e notas para fazer sua declaração de imposto de renda,
por exemplo. Ou para fazer seu recolhimento/declaração mensal de tributos.
Sempre imagine que nessa idade, os arquivos correntes estão bem próximos do
órgão que os recebeu ou produziu.
Arquivos Intermediários ou de Segunda Idade:
Esse tipo de arquivo é formado por documentos que deixaram de ser úteis no
dia a dia. Não precisam “estar a mão”, mas continuam necessários e
eventualmente podem ser acessados. Os órgãos que os produziram ou
receberam podem solicitá-los e eles não precisam estar próximos dos
escritórios. Marilena Leite Paes ressalta que a permanência dos documentos
nesses arquivos é transitória. O termo transitório vai ficar mais claro ao
estudarmos a Terceira Idade (Permanente). Repare que os documentos
Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam estar disponíveis para

consulta. Por essa razão, também se diz que possuem valor Primário (igual aos
arquivos correntes).
Voltando à empresa malvadona, a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que ela guarde

os documentos dos últimos 4 anos. Lembre que ela é obrigada pelo Fisco a ter
tudo bem organizado. Mas como os dados são de 4 anos atrás, a empresa não
precisa mostrar na mesma hora ao Fiscal. Certamente, bonzinho que é, vai dar
um prazo de alguns dias para que os documentos sejam apresentados. Assim,
o responsável pela empresa poderá pedir todos os documentos à área
responsável ou até mesmo a uma empresa que guarda todos os seus
comprovantes e livros fiscais. Veja, apesar de importantes, esses documentos
estão em uma fase em que não há tanta recorrência para usá-los. O Fiscal pode
pedir alguma explicação ou pode nunca nem passar na porta da empresa. Esses
são os arquivos Intermediários.
Veja a interessante observação de Paes:
O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e

administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a
proliferação de depósitos e manter uniforme a política arquivística. Para
isso deve ser dirigido por profissionais de arquivo de alto nível,
conhecedores dos métodos tradicionais de classificação e elaboração de
instrumentos de pesquisa.
Imagine um escritório de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais

caros de SP. Digamos que na Vila Olímpia. Esse escritório produz e recebe
(acumulação, lembra?) muitos documentos. Imagine se ela decidisse armazenar
todos os arquivos intermediários nesse local? Seria um custo enorme e
desnecessário. Há uma questão econômica envolvida nessa escolha, percebe?
Isso quer dizer que os arquivos intermediários foram pensados para manter os
documentos em locais onde o custo de armazenamento é menor do que se
fossem armazenados nas unidades operacionais da instituição (geralmente as
empresas ficam em locais caros e com pouco espaço – como na Vila Olímpia). O
que você tem que ter em mente é que eles podem e devem ficar longe da
instituição produtora, porque não são frequentemente usados e porque o custo
é menor.
Voltando para a teoria, nossa Lei 8.159/91 – recomendo a leitura – informa que
os “documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Vamos precisar incrementar nosso MDA (Mini Dicionário de Arquivologia).
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do

arquivo intermediário para o arquivo permanente.
“No popular”: os arquivos intermediários ainda não sabem o que querem da

vida... rs. Dependendo de seu valor, podem ir para o lixo, ou podem ir para o
arquivo permanente. Simples assim.
Arquivos Permanentes ou de Terceira Idade:
Os arquivos permanentes já perderam o valor de natureza administrativa. São

conservados por fatores históricos ou documentais e acabam sendo utilizados
para o conhecimento do passado e sua evolução.
Já ouviu a marchinha de carnaval: “A pipa do vovô não sobe mais”?
Então, a “pipa” do vovô está lá, tem valor documental, mas para o “dia a dia”,
não serve para mais nada. Ele pode até contar suas histórias e tudo o que já fez
com sua “pipa”. Mas agora ela está imóvel, permanentemente inerte.
Note que o arquivo surge e fica ali perto de quem o recebeu ou o produziu
(arquivo corrente). Em seguida, ele é transferido para um arquivo intermediário
que é considerado transitório, pois é um estágio que fica entre o primeiro
(corrente) e o último (permanente). Aos poucos vai ficar mais claro, mas já vá
pensando nessas etapas.
E para exemplificar com a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que o prazo de 5 anos

se passou e que a o Fiscal tenha dormido no ponto e não tenha pedido as
informações fiscais à empresa dentro do prazo de 5 anos. Nesse caso, todos os
documentos da SÓ NEGAÇÃO LTDA perderam o valor legal. Agora ela não
precisa mais se preocupar com o fisco ou em acessar os dados com frequência.
Mas como ela sabe que é importante aprender com seu passado e as
informações podem ter valor no futuro, ela decide guardar tudo em um arquivo
permanente. O arquivo permanente (ou de terceira idade) é o conjunto
de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu
valor.
A nossa Lei dos Arquivos (8.159/91) ressalta que os documentos de valor

permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Em provas você pode ver o termo “arquivo morto”. É o mesmo que arquivo
permanente. Os autores já determinaram a morte do termo, mas se a banca
gosta, quem somos nós para questionar! Queremos A vaga, certo ;)?
Portanto arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade
Ronaldo, eu entendi tudo sobre as idades” mas tenho receio de esquecer qual
deles é relacionado à primeira idade, por exemplo....
Bom, se você lembrar da ordem deles, já resolve. Se notar, a ordem “respeita”

o alfabeto. Primeiro, o C, depois o I e depois o P. Mas resolvendo exercícios
você notará que tudo ficará mais claro.

Informações importantes sobre a Teoria das 3 Idades
Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda

precisam estar disponíveis para consulta. Da mesma forma, naturalmente os
arquivos Correntes também precisam ser, ainda mais, acessíveis.
Por essa razão, dizemos que os documentos dos arquivos correntes e

intermediários possuem valor Primário, ou seja, valor:
 Administrativo
 Fiscal
 Legal
E em ambos os casos os documentos estão diretamente relacionados aos fins

da organização. Lembra do exemplo da empresa de advocacia?

Já os arquivos Permanentes (terceira idade) possuem valor secundário, ou

seja, valor:
 Histórico;
 Cultural;
 Probatório;
 Informativo.
Os arquivos correntes podem ser eliminados mas também podem passar

diretamente para a última fase, a Permanente, sendo diretamente recolhidos
para o arquivo Permanente, quando não poderão ser eliminados. Tudo depende
de seu valor para aquela instituição.
Vamos voltar ao “MDA” com definições importantes!!
Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do

arquivo corrente para o arquivo intermediário.


arquivo intermediário par o arquivo permanente.
Como você pode ver na figura, a Transferência só acontece quando se está na

fase Corrente e há migração para a a fase Intermediária.
Já o recolhimento pode acontecer de duas formas: da idade intermediária para

a idade permanente, ou ainda, da fase corrente diretamente para a fase
permanente.
PRAZOS DE GUARDA
Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este

período de retenção varia de acordo com o documento e de acordo com
a respectiva tabela de temporalidade. Por isso, não se pode afirmar que
todos os documentos de arquivo ficam X anos na fase corrente, ou que
se tornarão de guarda permanente após Y anos de sua produção. Os
prazos vão variar de instituição para instituição. É só pensar que cada
uma exerce um tipo de atividade, mais ou menos importantes e, claro,
os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda
permanente) terão que refletir essas diferenças.
Entretanto, a doutrina passa algumas referências sobre os prazos

(APROXIMADOS) para guarda dos documentos nos arquivos. Mas não cabe
falarmos sobre eles porque não caem em prova e o que você tem que ter em
mente é que os prazos vão variar de acordo com a instituição, com as atividades
que desenvolvem com os documentos que produzem e com as diversas
peculiaridades que cada instituição possui. Fique tranquilo: a banca não cobrará
os prazos de vigência dos documentos (a menos que o edital fale para você
estudar a tabela de temporalidade específica do órgão – o que não acontece em
provas para nível médio ou nível superior para áreas que não sejam de
arquivistas).

Note algumas das diferenças mais importantes entre as 3 idades dos arquivos:
Arquivo Arquivo Arquivo

Corrente Intermediário Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Restrito a
Restrito a
quem acumula
Acesso quem acumula Aberto
e aos que são
os documentos
autorizados
Geralmente fora
Próxima a quem do setor que
Localização Instituição
acumula os gerou a
Física arquivística.
documentos acumulação de
documentos
O que você precisa saber sobre:
ARQUIVOS CORRENTES (aprofundando): documentos correntes são “aqueles em

curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes”. Os arquivos correntes também são chamados de arquivos de
primeira idade ou de fase ativa.
O VALOR de um documento que acaba de ser criado, será sempre um valor

PRIMÁRIO, ou seja, administrativo, fiscal ou legal. O ACESSO a documentos da
fase corrente é RESTRITO! A FREQUÊNCIA de uso de um documento da fase
corrente é ALTA e, em regra, o arquivo corrente tem a LOCALIZAÇÃO PRÓXIMA
ao do produtor, geralmente no ARQUIVO SETORIAL. Ronaldo, e se o arquivo
corrente perder o valor primário, mas não adquirir valor secundário? O que
acontece com ele? É ELIMINADO.
Há questões que pedem quais são as ATIVIDADES dos Arquivos Correntes.

Vejamos o que importa:

i. PROTOCOLO
ii. EXPEDIÇÃO
iii. ARQUIVAMENTO
iv. EMPRÉSTIMO
v. CONSULTA
vi. DESTINAÇÃO
ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS (aprofundando):
Os arquivos intermediários são fruto da transferência dos documentos da fase

corrente para a intermediária. Também pode aparecer em sua prova como fase
intermediária ou semi-ativa. O VALOR desse tipo de documento é sempre
PRIMÁRIO.
Geralmente, as razões mais relevantes para a fase intermediária são em função

do espaço e para evitar a movimentação precoce (recolhimento) para a fase
permanente. Mas, de todas as razões, a mais importante tende a ser a
ECONOMIA que decorre desse processo.
O acesso aos documentos dessa fase é RESTRITO aos produtores mas outras
pessoas interessadas podem conseguir autorização para acesso e a FREQUÊNCIA
de uso é BAIXA. Geralmente a LOCALIZAÇÃO não é no mesmo local de quem
produziu os documentos e costuma ficar em um ARQUIVO CENTRAL.
Outro ponto importante é que os documento dos arquivos intermediários

possuem valor primário DECRESCENTE, ou seja, eles nascem com valor primário
alto e quando finalmente cumprem os objetivos pelos quais foram criados, vão
para o arquivo intermediário e o seu valor primário diminui até que ele adquira
valor permanente ou seja eliminado.
ARQUIVOS PERMANENTES (aprofundando):
Os arquivos permanentes também podem ser chamados de terceira idade ou

fase inativa.
Ao contrário das outras duas idades, o VALOR de um documento permanente é

SECUNDÁRIO e o ACESSO é LIVRE. A não ser que o documento seja protegido
por sigilo definido na Lei de Acesso à Informação.
Se você tem documentos que já nascem com características específicas, como

por exemplo, o regimento interno de um Tribunal de Justiça, ele poderá ser
classificado na fase permanente. Mas, naturalmente, sempre nascerá na fase
corrente. Esses aqui serão sempre considerados de guarda permanente. Todos

relacionados à organização de uma instituição, como ORIGEM/CRIAÇÃO,

FUNCIONAMENTO/ORGANIZAÇÃO, OBJETIVOS e EVOLUÇÃO DA INSTITUIÇÃO
E agora, veja as principais ATVIDADES dos arquivos permanentes:
I. ARRANJO
II. DESCRIÇÃO/PUBLICAÇÃO
III. REFERÊNCIA
IV. CONSERVAÇÃO
QUESTÕES DE FIXAÇÃO
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Os documentos públicos podem ser identificados como:
a) inativos, permanentes e elimináveis.
b) correntes, de gestão e ativos.
c) intermediários, de pré-arquivo e semi-ativo.
d) correntes, intermediários e permanentes.
e) inativos, permanente e arquivo.
Comentários:
Como já estudamos, há 3 idades para os documentos públicos:
Corrente (ou arquivo de primeira idade)
Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
Permanente (ou arquivo de terceira idade)
É interessante saber que algumas bancas gostam de dar outros nomes às fases
do Ciclo Vital dos Documentos. É comum você encontrar os seguintes sinônimos:
Idade Corrente: arquivos ativos
Idade Intermediária: arquivos semi-ativos
Idade Permanente: Idade Inativa
Portanto, a letra A cita o termo “elimináveis”. Isso não existe. E repete

sinônimos como inativos e permanentes.

A letra B cita o termo “gestão”. É viagem. E repete sinônimos como correntes

e ativos.
A letra C repete sinônimos como intermediários e semi-ativos e cita “pré-

arquivo”, que não tem nenhuma relação com Teoria das 3 Idades.
A letra E, fala em arquivo, que não é uma idade documental e mais uma vez
usa dois sinônimos (inativos e permanentes).
Assim, a única alternativa que traz as 3 idades documentais é a letra D.
Gabarito: D
Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas,

obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
As 3 idades (corrente, intermediária e permanente) não são obrigatórias. Não é

porque existem 3 idades que os documentos terão que passar por todas elas.
Você pode produzir algum documento hoje e decidir que ele não terá serventia
no futuro, portanto, não faria sentido transferi-lo da fase corrente para a
intermediária, concorda? O movimento de um arquivo da fase corrente para a
fase intermediária é chamado de transferência.
Reforçando: o documento pode nascer e no mesmo dia e ser eliminado. Ou seja,

foi produzido (primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a
fase intermediária (segunda idade). De forma similar, um documento pode
migrar da primeira idade diretamente para a terceira fase (permanente). Essa
“migração” é chamada de recolhimento.
O que não muda, e que é impossível um documento não passar pela primeira
idade (fase corrente).
Gabarito: Certo.
A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de

um arquivo corrente, condição não verificada nas outras idades
documentais.

Comentários:
Há duas idades em que há primazia do valor

primário. A primeira e segunda fases, ou seja,
os arquivos correntes e intermediários.
Gabarito: Errada
O ciclo de vida dos documentos divide-se em duas idades: a primeira

delas, denominada arquivo de gestão, abrange a fase de produção e uso
do documento, até o encerramento do fato que motivou a sua criação; a
segunda idade, chamada de arquivo morto, compreende a fase de
guarda dos documentos que contêm informações sobre a história da
instituição.
Comentários:
Como já vimos, a Teoria das três idades divide-se em 3 fases. Daí você já poderia
cravar o gabarito. Não se esqueça do CIP. A primeira idade é a corrente. A
segunda, Intermediária. E arquivo morto poderia estar relacionado à terceira
idade (permanente) e não à segunda idade. Não é aconselhável usar o termo
arquivo morto. Mas ainda aparece em provas. Se aparecer arquivo morto,
associe à terceira idade.
Gabarito: Errada
Agora que já aprendemos alguns conceitos e estudamos a Teoria das Três

idades estamos prontos para avançar. “Ah, professor, mas eu estou com
preguiça!” Nesse momento eu digo para você olhar para a sua carteira,
abestado! Vamos embora! Força!
6. Gestão de Documentos
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para

então, estudarmos a Gestão deles.
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do

suporte que a contém.

Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que

possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova
fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento
histórico.
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a

samambaia não, aquelas plantas de edificações, etc.
Vamos direto à doutrina, para não ter chance de erro. Vejamos as definições de
Marilena Paes.
Antes um alerta: não confunda as fases de um programa de gestão de

documentos com a Teoria das 3 idades. Elas são similares estão diretamente
d
ligadas e o examinador vai tentar puxar seu tapete se você não ficar atento.
Produção de Documentos (Primeira fase):
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua
realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em
função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve
priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração
da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias
desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou
extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e
informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor
consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve
ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de
recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de
tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser
arquivados.
Utilização de Documentos (Segunda fase) :
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração
de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à
recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções
administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).

Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase):
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade

analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo:
 Quais documentos serão arquivados permanentemente

 Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova
e de informação para a instituição.
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de análise de documentos

de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com
8 isso, está diretamente ligada à Tabela
os valores que lhes são atribuídos. E por
de Temporalidade (a ser estudada).
MDA (Mini-dicionário)  Destinação é a decisão, com base na avaliação,

quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte
ou eliminação.
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos,

busque decorar essas etapas. Use o mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases
com facilidade
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida.

Sobre o PUAD, há dois pontos importantes que você tem que saber.
3
1. Podemos ter um programa geral de gestão de documentos, que é o PUAD
(produção, utilização, avaliação e destinação). O PUAD também pode ser
encontrado em provas e em algumas obras de arquivologia como PUD
(produção, utilização e destinação). Você deve estar pensando: mas e a
avaliação, professor? Eu respondo: a avaliação está intimamente ligada à
destinação. Não há destinação sem avaliação. O que você tem que
entender é: se vier somente o PUD não estará errado!
2. Podemos ter um programa completo de gestão de documentos, que é o

PUTAA – com todo o respeito, tá? – (produção, utilização, tramitação,
avaliação e arquivamento).
Mas professor Ronaldo! PUAD/PUD, PUTAA. Não estou entendendo nada!

Calma, cabeção! Quando você estiver resolvendo as questões e o examinador
perguntar para você se a classificação faz parte de um programa de gestão
de documentos você vai lembrar dessas três palavrinhas, vai tentar encaixar
a classificação e não vai conseguir! Ah, Ronaldo, por que não vou conseguir?
Tá vendo algum C de classificação em PUAD/PUD e PUTAA? Não, né? Pois é...
bingo! 

Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se

segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos

na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase
ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de destinação.
Comentários:
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3
1
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz.
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz .
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A
questão só acertou na “Destinação”.
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta. Lembra do
PUD?
Anota aí: PUD/PUAD!
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: “já li essa lei aqui na aula,
vou pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela.
É assim que se memoriza ;).
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Produção / Utilização / Tramitação/Avaliação/Arquivamento (programa

completo de gestão de documentos)
Gabarito: Errado

No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o

próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da

aplicação do programa de gestão de documentos.
Comentários:
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de

documentos, que depende de muita sensibilidade do arquivista, ele
decida errado. É nessa fase que elef definirá se o documento deve se
manter “vivo” ou não. Vai que ele imagina que algo de elevado valor
científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela
fosse eliminada?
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da
aplicação do programa de gestão de documentos.
Gabarito: Errada
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e

sistemático da produção, recepção, manutenção, uso e
eliminação de documentos, incluindo os processos de
captação e manutenção de provas e informações sobre as
atividades de negócios e transações em forma de
documentos, é uma definição apresentada pela norma ISO
15.489-1 a respeito de qual aspecto da gestão das
organizações?
a) Gestão da informação.
b) Gestão documental.
c) Gestão de arquivos.
d) Gestão da comunicação.
e) Gestão operacional.
Comentários:

Você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a
Gestão de Documentos. Você vê que o enunciado traz suas fases (a PUAD –
Produção, Utilização, Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado
trouxe a definição do que já estudamos até aqui. Veja:
“o campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da
produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos,
incluindo os processos de captação e manutenção de provas e informações sobre
as atividades de negócios e transações em forma de documentos”
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização
Internacional de Normatização. Quem já trabalho em indústrias certamente já
ouviu falar do termo. Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão
é mais focada em provas para Arquivistas. Não se preocupe. E note que era
possível acertar a questão sem ser um arquivista ;).
O que importa é você decorar esse artigo 3º da Lei 8.159.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Gabarito: B
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos1
Nesse momento iremos estudar diversos conceitos importantes e que nos farão
conhecer os documentos arquivísticos em sua essência. Fique atento (a)!
Podemos classificar os arquivos em função de:
 Entidades mantenedoras
 Estágios de sua evolução (são as 3 idades)
 Extensão de sua atuação (abrangência)
 Natureza dos documentos
Detalhe importante e cobrado em provas  De acordo com a entidade
1
Esse tema pode aparecer com o nome de Tipologia Documental.

produtora, os arquivos são classificados em:
 Públicos
 Privados.
É só lembrar que quem PRODUZ um arquivo, pode ser um “produtor” público ou
privado.
Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em

provas).
Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada
pode ter um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades,
entre outros.
7.1 Entidades Mantenedoras
As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da

Coca-Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas
características individuais, seus arquivos gerados podem ser:
 Públicos (federal, estadual, municipal)

 Institucionais (igrejas, escolas...)
 Comerciais (empresas, firmas)
 Familiares ou pessoais
7.2Abrangência (Extensão de sua atuação)
O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e

descentralizados.
Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída

nos setores de trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua
documentação corrente.
Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo ou

jurídico.
Um exemplo é o arquivo setorial.
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos

arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma
organização.

Exemplo: arquivo central ou arquivo intermediário.
7.3Natureza dos
Documentos
A “Natureza dos Documentos” divide-se em duas: Arquivos Especiais e Arquivos

Especializados
É chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos
de formatos físicos diversos. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM,
disquete (!), discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc.
Pense: é ou não especial um arquivo que possui documentos em formatos

físicos tão diferentes? Certamente que sim.
Já o Arquivo Especializado não faz essa “mistureba” toda. Ele possui

documentos decorrentes “da experiência humana num campo específico”,
independentemente da forma física que apresentem. São arquivos de
engenharia, arquivos médicos ou de imprensa, por exemplo.
Arquivos Formas físicas diversas (fotos,

discos, fitas, CD-ROM...)
Especiais
Arquivos Documentos de uma área de
conhecimento específica (arquivos
Especializados médicos, de imprensa...)
A Classificação dos documentos é cobrada com relativa frequência. É meramente

conceitual.
Se você entender a classificação esquematizada, já mata a maior parte das

questões. Vamos ao esquema:

Atenção! Há uma diferença entre a NATUREZA DOS DOCUMENTOS e a

NATUREZA DO ASSUNTO DOS DOCUMENTOS. A natureza dos documentos
pode ser dividida em arquivos especiais e especializados, como já falamos.
Agora, a natureza do assunto dos documentos é dividida em documentos
ostensivos ou sigilosos. Essa distinção cai muito em prova e é importante que
esteja bem clara na sua cabeça, ok? Vamos falar mais a fundo da questão dos
documentos ostensivos e sigilosos mais à frente, mas coloquei aqui para que
vocês façam a comparação entre os dois e saibam distinguir porque é isso que
cai em prova.
Continuando...
Escrito(textual),
cartográfico,
Quanto ao
iconográfico,sonoro,
Gênero
filmográfico, informático e
micrográfico
Classificação Atos normativos, enunciativos,

dos Quanto à de assentamento,
documentos Espécie comprobatório, de
correspondência e de ajuste.
Quanto à
Natureza do Ostensivos ou Sigilosos
Assunto
Vejamos as definições:
Quanto ao Gênero:
 Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou

datilografados, como contratos, certidões, tabelas, correspondência,
folhas de pagamento, atas (e não atos!), dentre outros.
 Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis,

contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);
 Iconográficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. São
documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com
imagens fixas.

Aqui você vê o diapositivo. Uma

espécie de “Slide do powerpoint”
do passado. Não se preocupe com
sua história ou funcionamento. As
bancas, quando o citam, não
entram em detalhes, mas querem
saber se você identifica que o
diapositivo está classificado quanto
ao gênero (sim) e se é um exemplo
de documento iconográfico (sim).
Bingo! Mais um ponto na prova. Lembre-se: estamos estudando a
classificação quanto ao gênero dos documentos. Não perca isso de vista.
 Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas – são documentos em

películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes),
conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis,
contendo imagens em movimento. Esse é bem fácil de visualizar.
 Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas – são documentos com

dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Observe
que fono está relacionado a som e você não terá problemas.
 Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela – são

documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ronaldo, “peraí”!
Jaqueta? Jaqueta nada mais é do que um material de plástico ou similar
que envolve as microformas. Não se preocupe tanto com o
aprofundamento desses termos. Veja as questões, note como o tema é
cobrado e você saberá exatamente o que deve priorizar. É assim que
devemos estudar ;).
 Informáticos: esse aqui é que você mais conhece! São documentos

produzidos, tratados ou armazenados em computador: disquete, disco
rígido, memória flash ou disco ótico (CD, DVD), por exemplo.

Quanto à Espécie:
Vamos listar os documentos classificados quanto à espécie para que isso não
fique solto, sem que você entenda. De novo: não decore! Procure ter uma visão
geral sobre cada uma das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova.
Vamos lá:
 Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das

atividades. Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias.
 Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos,

pois os atos de correspondência é que viabilizam a execução deles.
Imagine que no seu futuro trabalho como servidor, você veja que uma
nova lei foi editada. Se você é o responsável por divulgar essa informação,
poderá fazer essa comunicação por meio de um ato de correspondência,
usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a
equipe. Outros exemplos: carta, ofício, memorando, notificação, alvará,
telegrama, edital.
 Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos

visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto.
 Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de

fatos e ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila.
Então quando o Fiscal Ronaldo vê que existe uma fraude em uma empresa,
a grosso modo, ele “assenta” uma multa (auto de infração), ou seja, ele
registra um fato! E esse termo “apostila”? É um termo mais administrativo,
ligado a uma informação que é acrescentada a um documento para alterá-
lo oficialmente.
 Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos,

como as certidões, atestados e traslados, por exemplo.
 Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a

Administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo:
tratado, convênio, contrato.

Quanto à Natureza do
Assunto:
Lembram dessa classificação quando estudamos a diferença entre a natureza do

documento e a natureza do assunto do documento? Agora que vocês já sabem
que devem fazer esse comparativo, vamos saber o que significa os termos
“ostensivos” e “sigilosos”?
Quanto à natureza do assunto, temos como referência a Lei de Acesso a

Informação (Lei 12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012.Essa lei é
um marco em termos de acesso à informação no Brasil, mas o que você precisa
aprender agora é isso aqui:
 Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a

administração. Não há restrição de acesso aos documentos.
 Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem

informações sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de
respeitados os prazos máximos de restrição de acesso. Só para você já
ficar sabendo, são três os graus de sigilo: Reservado (até 5 anos), Secreto
(até 15 anos) e Ultrassecreto (até 25 anos). Muito cuidado com a palavra
Confidencial! Essa classificação não existe mais!!
Em relação à Lei de Acesso à Informação, vamos nos ater aos seguintes

pontos:

Principais Aspectos da LAI, extraídas da CGU2:
• Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima)

• Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a
informação (não exigência de motivação)
• Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação
de exceções)
• Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução
(gratuidade da informação)
• Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral
(transparência ativa)
• Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à
informação (transparência passiva)
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada

como ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos
de restrição abaixo:
•Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez)

•Secreta: prazo de segredo - 15 anos
• Reservada: prazo de segredo - 5 anos
Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser

prorrogados. E apenas UMA única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo
de 50 anos)
ATENÇÃO!!!
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser

menores do que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe.
Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo

menor do que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011).
Base legal:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,

observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à
segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como
ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação,
2
Controladoria Geral da União.

conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data

de sua produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
(...)
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser

estabelecida como termo final de restrição de acesso à ocorrência de
determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do
prazo máximo de classificação.
Por ora, é o que você precisa saber sobre Documentos Ostensivos e Sigilosos e
sobre a LAI.
Macete:
O tema ainda ficou um pouco enrolado e está pensando em como memorizar as

diferenças principais da Classificação dos Documentos? Então toma um
macetinho!
Se você lembrar de dois ou três exemplos de cada uma das classificações, as

outras virão a sua memória por associação.
Vamos a um exemplo fictício de Classificação de Documentos? A meta aqui é só

clarear as informações.

Esse humilde PDF é a soma de Suporte + Informações. Lembra disso? Essa soma
gera um DOCUMENTO. E esse documento é classificado, certo? ser classificado
quanto ao Gênero, quanto à espécie ou quanto à natureza do assunto e
quanto à natureza do documento Mas, Ronaldo, como ficaria aplicado no
exemplo da nossa aula? Assim:
Gênero: textual
Espécie: Aula
Natureza do assunto do documento: ostensivo
Natureza do documento: especializado
7.4 Elementos dos Documentos
Agora veremos os Elementos dos Documentos. Muito cuidado com alguns

termos, pois você vai ver que alguns aparecem em mais de um momento do
estudo de Arquivologia, mas em contextos e definições diferentes, portanto
cuidado para não se confundir. Veja que alguns deles já estudamos, como
Suporte, Gênero e Espécie. E por que estamos vendo de novo? Porque se uma
questão pedir quais são os ELEMENTOS dos documentos você saberá se
“localizar”.
CARACTERÍSTICAS DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

SUPORTE (você já Material sobre a qual as Papel, Fita magnética,
conhece bem) informações são filme de nitrato.
registradas
FORMA Estágio de preparação e Original, cópia, minuta,
tramitação de rascunho.
documentos.
FORMATO Configuração física de Folha, caderno, cartaz,
um suporte, de acordo livro, mapa, planta, rolo
com a sua natureza e de filme, códice (=livro
com o modo como foi de registro), diapositivo
confeccionado. (=imagem translúcida)
GÊNERO Como é configurado um Documentação
documento de acordo audiovisual,
com o sistema de signos documentação
(sinais) utilizado na fonográfica,
documentação

comunicação de seu icnográfica,

conteúdo. documentação textual.
ESPÉCIE Como é configurado um Boletim, certidão,
documento de acordo declaração, relatório.
com a disposição e a
natureza das
informações nele
contidas.
TIPO É a configuração Boletim de ocorrência,
relacionada à espécie boletim de frequência e
documental, de acordo rendimento escolar,
com a atividade que A certidão de óbito,
gerou. declaração de imposto
de renda, relatório de
atividades, relatório de
fiscalização, declaração
de bens.
Fonte: Gonçalves, 1998
Ronaldo, os “Elementos dos Documentos” são muito cobrados em provas de

não-arquivistas?
Sim. Esses elementos são muito cobrados e, geralmente, as bancas procuram

cobrá-los trocando os conceitos de um com o outro para confundir vocês. O que
recomendo? Entenda os conceitos ao invés de decorá-los. Tente aplicar em
exemplos reais, como os da terceira coluna. Garanto que com o tempo isso vai
ser mamão com açúcar para você.
Veja que destaquei na tabela acima, os elementos Espécie e Tipo. É muito

importante você saber que o Tipo, ou Tipologia, é um detalhamento da Espécie!
Isso é muito cobrado em prova. Observe os exemplos de Espécie e Tipo e vai
perceber facilmente:
Espécie Tipo
Boletim Boletim de Ocorrência,
Boletim Escolar
Certidão Certidão de nascimento,
certidão de óbito

Ah, Ronaldo! Isso é fácil, já peguei esse bizu na internet! Se tiver uma palavra
CUIDADO !
é Espécie e se forem duas, Tipo, certo? NÃO!!!
Cuidado com isso! Você vai logo abaixo que existe uma Classificação dos
Documentos quanto à Espécie (continuação do que começamos a ver). Pois bem
existem os atos de assentamento (registro de fatos). E um dos exemplos de ato
de assentamento é o auto de infração. Se você fosse usar esse “bizu furado”
na prova, iria errar. Auto de infração, apesar de ter duas palavras é exemplo de
Espécie e não de Tipo!
Sabendo que o “bizu” é marmelada e para que você realmente entenda essa
questão do tipo documental e da espécie, vamos ao golpe de misericórdia:
O tipo documental é a união da espécie + função do documento. Vamos fazer

igual ao Bart Simpson?
Se você não entendeu a piada, tem que assistir Os Simpsons urgentemente. Mas
só depois de terminar de estudar, ok? 
Vamos aplicar a lição do Bart em alguns exemplos para que fique bem
consolidado:
Ata de abertura
Ata (espécie) de abertura (função) = tipo documental
Termo de posse

Termo (espécie) de posse (função) = tipo documental
Edital de abertura
Edital (espécie) de abertura (função) = tipo documental
E olha como o “bizu” não funciona: ofício recebido é uma espécie documental
e possui duas palavras! Cadê a função para que possamos chamar de tipo? Não
está aí, correto? Então não é Tipo documental porque tipo é espécie + função.
Certinho? Vamos seguindo!
7.5 Classificação dos

Documentos Públicos -
Schellenberg
Antes de avançarmos,é importante anotar que, de acordo com Schellenberg,

os documentos públicos podem ser classificados em três tipos:
 Funcional: classificação segundo as atividades desenvolvidas na

instituição.
 Organizacional: classificação segundo a estrutura da instituição.
Por assuntos: classificação segundo assuntos que se originam de determinado

campo do conhecimento.
A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de

documento ou processo a outro processo. Aquela se dá em
caráter definitivo e esta, em caráter temporário.
Comentários:
Vamos relembrar esses conceitos, pois como você vê, caem em
prova!
Direto ao assunto? Anexação tem caráter definitivo e Apensação,
caráter temporário. Agora sim, os conceitos para fixação:

APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o

objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando
cada processo a sua identidade e independência.
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou

processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o
número do processo mais antigo. Trata ainda do mesmo assunto
e da mesma pessoa.
Gabarito: Certa
Com referência à natureza dos documentos, julgue os itens

subsequentes.
Os documentos fotográficos (ampliações, negativos,

eslaides) são considerados arquivos especiais.
Comentários:
Cuidado! Veja que é citada a natureza dos documentos e não a natureza
dos assuntos (ostensivos e sigilosos).
A Natureza dos documentos está relacionada a: arquivos especiais e
arquivos especializados. A diversidade das formas está diretamente
ligada aos arquivos especiais, como fotos, fitas, slides -ou eslaides-
negativos, CD, DVD...). Veja o esqueminha de novo.
Arquivos Formas físicas diversas (fotos,

discos, fitas, CD-ROM...)
Especiais
Arquivos Documentos de uma área de
conhecimento específica (arquivos
Especializados médicos, de imprensa...)
Gabarito: Certa

Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do

gerenciamento e arquivamento de documentos
pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.
Comentários:
Sim, isso mesmo. Mas a questão não trouxe todas as classificações,

Ronaldo? E precisa? Não. Precisaria se ela restringisse isso no
enunciado. Não foi o caso. É legal você tentar identificar onde se
encaixam esses exemplos. Estamos vendo exemplos da classificação
de documentos quanto ao Gênero.
Faltaram ainda o cartográfico, micrográfico e informático.
Gabarito: Certa
Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e

informáticos são exemplos de classificação de documentos
quanto ao gênero.
Comentários:
Quer uma dica? Note que a maior parte dos documentos classificados
quanto ao Gênero possuem a letra “G”, da mesma forma que a
palavra “Gênero”.
Veja:
CartoGráfico
IconoGráfico
MicroGráfico
FilmoGráfico

Sobram esses três para você decorar:
Informático – não tem “G”, mas a sonoridade é parecida.

Escrito (textual)
Sonoro
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
Dado o item abaixo que se referem à classificação dos

documentos, classifique como certo ou errado.
Quanto à natureza dos assuntos, os documentos podem ser

sonoros, iconográficos, informáticos, escritos, cartográficos,
filmográficos e micrográficos.
Comentários:
Na verdade, quase tudo está certo, mas essa classificação dos

documentos é quanto ao Gênero e não quanto à Natureza do
Assunto. Quanto à natureza do assunto teríamos os documentos
ostensivos ou sigilosos.
Gabarito: Errada
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
As jaquetas são exemplo de gênero documental

micrográfico.
Comentários:
Lembra que eu falei que é importante saber alguns dos exemplos?

Pois bem, esse é um estudo importante. Entender os exemplos de
cada uma das classificações. Na verdade, não é entender. Nesse
caso, é DECORAR!
Gabarito: Certa

Os documentos apresentados em suportes sintéticos, em

papel emulsionado ou não, contendo fotografias,
diapositivos, desenhos e gravuras denominam-se:
a) cartográficos.
b) iconográficos.
c) micrográficos.
d) informáticos.
e) filmográficos.
Comentários:
Bom, primeira etapa é conseguir identificar características que

aparecem muito em provas quando se ouve o termo iconográfico.
1) associe à Gênero
2) suporte sintético
3) Papel emulsionado (usado, por exemplo para fotografia) ou não
emulsionado, ou seja, qualquer papel, como por exemplo uma folha
A4.
4) deve conter desenhos ou gravuras. O desenho que minha filha faz
para brincar e que nós guardamos em nosso arquivo pessoal, é um
documento classificado quanto ao gênero iconográfico.
Gabarito: Certa
Os documentos são classificados segundo o gênero.
Diz-se de um documento filmográfico:
a) documento em formato e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) documento em suporte fílmico resultante da microrreprodução

de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.

c) documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou

não, contendo imagens estáticas.
d) documento em película cinematográfica e fitas magnéticas de

imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitola e
dimensões variáveis, contendo imagem em movimento.
e) documento produzido, tratado ou armazenado em computador.
Comentários:
Todas as alternativas trazem exemplos corretos, mas pecam na

classificação documental.
a) Cartográfico - documento em formato e dimensões variáveis,

contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) Micrográfico - documento em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas
específicas.
c) Iconográfico - documentos em suporte sintético, em papel
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
d) Filmográfico – cuidado com essa parte que fala sobre “conjugados
ou não a trilhas sonoras”. Isso quer dizer que pode ser um filme com ou
sem som? Os antigos filmes mudos de Charles Chaplin são documentos
filmográficos. Esse é nosso gabarito
e) Informático - documento produzido, tratado ou armazenado em
computador.
Gabarito: D
Documentos filmográficos, pareceres e planos de ação são,

respectivamente, exemplos de:
a) espécie documental, gênero documental e tipologia

documental;
b) gênero documental, espécie documental e tipologia

documental;
c) tipologia documental, gênero documental e espécie documental;

d) gênero documental, tipologia documental e espécie

documental;
e) tipologia documental, espécie documental e gênero documental.
Comentários:
Essa é uma questão mais abrangente e mais “chatinha”. Você precisa

ter fixado bem a diferença entre espécie e tipo (tipologia) e conseguir
entender bem como é a Classificação dos documentos
(Gênero/Espécie/Natureza)
Vamos simular a prova? Vamos resolver da mesma forma como

você terá que fazer no “dia da verdade”:
Documentos filmográficos – Notou o “G”, já pode começar a

desconfiar de que estamos falando de uma classificação dos
documentos quanto ao gênero.
Daí já eliminamos as opções A, C, E. Sobram apenas 2! B ou D.
Pareceres – é necessário lembrar que um parecer é classificado como

um ato enunciativo/opinativo e serve para esclarecer algo. Além
disso, está na classificação dos documentos quanto à espécie.
Já daria para marcar o gabarito!
Planos de ação – Ronaldo, seu *%#@, não vi esse exemplo na aula!!

Sim, foi intencional! Você vai se deparar com situação similar na
prova. Seja em arquivologia ou em outra disciplina. Bom, esquece o
“macete” de duas palavras que rola pela internet. Note que Plano,
pode ser: plano de ação, plano de investimento, plano de
intenções...enfim. Você pode perceber que o Plano de Ação é um
detalhamento de um Plano. E se é um detalhamento, é chamado de
Tipo ou Tipologia. E o “Plano”, mais genérico, é a espécie.
Lembre-se do Bart escrevendo no quadro: Tipo documental: união
da espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento (...) não, não pare de ler!
Vamos mais uma vez: Tipo documental: união da espécie com a
função do documento! Pronto, está liberado(a)!
Gabarito: B

Ainda está se enrolando com as definições? Em caso positivo,

DICA DE AMIGO
saiba que é normal. Dica: antes de avançar, leia mais uma

vez o início da aula. Vai ficar bem mais claro agora. E anote
para fazer novas revisões do tema em 24h e depois em cerca
de 7 dias e 1 mês. Esse é o tipo de assunto que se não for
revisto, será quase impossível de acertar na prova.
Agora podemos voltar à Gestão Documental propriamente dita.
Em meados do século XX, principalmente por causa de II Guerra Mundial, a

produção de documentos cresceu muito, pois houve um enorme salto em termos
de tecnologia e ciências atingidos pela Humanidade. Foi um período de tanta
produção que começou a haver dificuldades para se gerir, controlar tantos
documentos. Nesse período surgiu a Teoria das 3 Idades e um novo conceito
para Gestão de Documentos.
A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Observe que ao se falar em Gestão Documental, estamos nos referindo

aos arquivos das fases:
 Corrente
 Intermediária
Agora já podemos falar das fases básicas da gestão de documentos.

8.Protocolo
Quando pensamos em Protocolo, temos que abordar duas frentes:
1) O setor de protocolo propriamente dito

CAI MUITO !
2) À classificação dos documentos em ostensivos e sigilosos.
Sobre o setor de protocolo “propriamente dito”, veremos as principais funções,

de forma mais ampla, sem entrar em minúcias mais comuns a provas de
Arquivistas e profissionais da área.
Sobre a classificação em ostensivos e sigilosos, vamos focar na legislação

brasileira.
8.1. Setor de Protocolo
É um setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou documentos.

Todo órgão público possui uma área que seja a responsável pelo registro e
distribuição das correspondências que forem geradas internamente e nas que
são recebidas. Também é responsável por protocolizar os processos e por
sua tramitação. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente será
conhecido como o setor de Protocolos.
Bom, essa é a hora de você ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1,

sobre a Teoria das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois é! É nela em que
precisamos de rápido acesso aos documentos e eles precisam estar próximos.
Então... a atividade de protocolo está diretamente relacionada à fase Corrente
dos arquivos.
Resumidamente, já podemos ver algumas das atividades do Protocolo:
 Receber a correspondência (ECT, malotes, balcão)

 Separar a correspondência oficial da particular.
 Distribuir a correspondência particular.
 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter
sigiloso.
 Abrir a correspondência ostensiva
 Colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do
recebimento, ao menos.
 Elaboração de resumo do assunto
 Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário.

Obs. Cuidado! Pode parecer que um órgão público não seja obrigado a distribuir
as cartas particulares de seus servidores. Mas é sim. O setor de protocolo deve
fazer essa distribuição, mas não deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o
Superintendente do INSS está recebendo uma carta de amor, isso não precisa
ficar registrado no setor de protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;).
Como se alguém ainda enviasse cartinhas de amor, não é verdade? Voltemos ao
que interessa!
1)Recebimento
2)Registro e Autuação
3)Classificação
4)Expedição/Distribuição
5)Controle/Movimentação
Vejamos cada uma das atividades do Protocolo:
 Recebimento
É quando o setor de protocolo recebe documentos de várias origens. Recebe,

por exemplo, encomendas dos correios, cartas particulares endereçadas aos
servidores, cartas direcionadas ao órgão/instituição, malotes e afins. Ou seja,
tudo que é direcionado para aquela instituição passa pelo setor de Protocolo e
“esbarra” na atividade de Recebimento.
 Registro e Autuação
O Registro é quando o Protocolo insere os dados de determinado

documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e atribui
um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece
dados de suas características fundamentais aos interessados.

Cuidado com pegadinhas, pois as correspondências destinadas a particulares

não são registradas, apesar de serem distribuídas a seus destinatários.
A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como

protocolização. A autuação também pode ocorrer quando documentos internos
viram processos administrativos. Lá no meu trabalho na Secretaria da Fazenda
de SP, sabemos que um trabalho é mais importante que outro quando ele ganha
a “capa verde”. Significa que ele sofreu uma “autuação” um expediente normal,
regular, virou um processo.
 Classificação
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito
para que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de
classificação da instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só
abrindo, não é verdade?! É! Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo
Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou
particular, ninguém vai abrir nada. Os documentos confidenciais,
naturalmente, só podem ser abertos por seus destinatários. Imagine um
funcionário do Protocolo abrindo um documento com dados estratégicos dirigido
ao Presidente da Petrobras. Não faria sentido.
Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou

semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência.
 Expedição/Distribuição
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu
destinatário. Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram.
Distribuição – quando é INTERNA.
Expedição – quando é EXTERNA
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de

Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à
distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra
“distribuição” possui um monte de “I” (3 no total). Gostou do bizu? 
 Controle da
Tramitação/Movimentação

Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de

Arquivologia):
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado
de movimentação ou trâmite.
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade

do Protocolo, seja por sistema manual ou de informático. O objetivo é “rastrear”,
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento está. Principalmente
quando ele some...rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um
concurso, por exemplo. Há concurseiros que conhecem bem essa etapa ;).
Principalmente para saber como está o andamento dos pedidos de autorização
para certames federais no MPOG (Ministério do Planejamento), responsável pelo
“cofre” no mundo dos concursos.
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição

e tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente.
Comentários:
Essas são atividades típicas do Protocolo. E o Protocolo, é responsável por

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação, Expedição,
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Logo, não tem relação com o arquivo permanente.
Gabarito: Errada
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão

de documentos, julgue o seguinte item.
A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição

do protocolo.
Comentários:

É isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos servidores.

Observe que a distribuição é atribuição do Protocolo, mas a atividade de Registro de
cartas particulares não é!
Gabarito: Certa
Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do

arquivo corrente.
Comentários:
A atividade do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,

Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária.
Isso torna a alternativa correta, pois é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente. Mas
Ronaldo, e a fase intermediária? A assertiva não citou! Tudo bem Veja que não há
nenhuma afirmação enfática como “exclusivamente”, “somente” ou “apenas”.
Gabarito: Certa
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente

à movimentação de documentos entre unidades internas
do órgão.
Comentários:
Esse “exclusivamente” já deve ligar seu alerta. Fique atento.
A tramitação trata do curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa. Também é chamado de movimentação ou
trâmite.
Notou? Até o cumprimento de sua função administrativa. Muitas vezes um documento
precisa ir para fora de um órgão. Por exemplo: um pedido para autorização do concurso
do BACEN precisa sair do BACEN para o MPOG, por exemplo. E para isso, é necessário
usar mais uma atividade do Protocolo, a Expedição/Distribuição. Trata-se de enviar o
documento ao seu destinatário. Não esqueça da diferença que as bancas adoram.

Logo, está errado dizer atividade de tramitação corresponde exclusivamente

à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.
Gabarito: Errada
9. Avaliação e Destinação de Documentos
Já sabemos que alguns documentos possuem valor temporário e outros, valor

permanente (esses não podem ser eliminados). De acordo com (Paes, 1997):
Há documentos que frequentemente são usados como referência, há

outros aos quais se faz referência com menos frequência ou quase não são
usados e ainda existem aqueles que, após a conclusão do assunto, não
sofrem nenhum uso ou referência.
E por causa das diferenças citadas por Paes, em função do valor e frequência é
que deve haver um cuidado estudo da avaliação, seleção e eliminação de
documentos.
9.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação
Essa sequência de operações (análise, avaliação, seleção e eliminação) consiste

no estabelecimento de do prazo de vida dos documentos, afinal, não faz sentido
que uma organização mantenha todos os documentos que produz para “toda a
eternidade”, concorda? Alguns deverão ir para o lixo, por exemplo.
O valor de um documento é medido pelas possibilidades e finalidades que ele

pode trazer e também pelo tempo de duração (vigência) dessas finalidades. Em
relação ao valor, os documentos podem ser:
Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem vitais

para a instituição.
Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido às informações

que contêm.
Temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do documento.
A eliminação não pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar a datas
rígidas. Os prazos são importantes como um parâmetro, mas há que se observar
os valores que são atribuídos aos documentos, em função de seu conteúdo e as

informações que ele carrega. Nunca serão importantes para essa tomada de
decisão, a apresentação física ou a espécie documental a que ele pertença.
9.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de

Eliminação)
Os instrumentos de Destinação são os atos normativos elaborados pelas

comissões de análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo e
local de guarda dos documentos. Vamos ver os dois instrumentos agora,
começando pela Tabela de Temporalidade.
Tabela de Temporalidade
Uma definição bem objetiva é a do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística):
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação aprovado por

autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em
vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Mas vamos um pouco além. Os prazos e condições estão relacionados aos

arquivos correntes e/ou intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e
definindo os critérios para microfilmagem e eliminação.
A tabela de temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada pela
autoridade competente. Essa aprovação deve trazer as descrições claras dos
documentos para se evitar a eliminação ou classificação indevida.
Mas quem elabora a tabela de temporalidade, Ronaldo? Quem elabora é a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, mais conhecida como
CPAD. Cada órgão e entidade deve possuir uma. Olha o que diz o Decreto nº
4.073/2002:
Art. 18 Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será
constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação
e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de
atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos destituídos de valor
Ainda sobre as CPAD’s:
 As instituições só poderão eliminar documentos caso exista uma CPAD porque é
ela quem autoriza a eliminação, além da autoridade arquivística competente;

 É uma comissão multidisciplinar, ou seja, é constituída de representantes de

várias áreas, dependendo da instituição e de suas atividades;
 Também é responsável pela confecção do Plano de Classificação;
 Deve ter conhecimento profundo sobre as atividades desenvolvidas na instituição
e sua estrutura.
Voltando à Tabela de Temporalidade de Documentos...
É interessante saber que a tabela de temporalidade é um instrumento

arquivístico resultante da avaliação, que tem como objetivos definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com o objetivo de garantir o acesso à
informação a quem necessitar dela. De acordo com o CONARQ3:
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de
suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,
a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um
campo para observações necessárias a sua compreensão e aplicação.
Vejamos o exemplo de parte da Tabela de Temporalidade de Documentos do
Conarq, elaborada para a área meio da administração pública:
3
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf

Figura 1: Tabela de Temporalidade de Documentos - Área Meio - Conarq
Como você pode observar, a tabela atribui prazos nas fases corrente e
intermediária (2ª e 3ª coluna), além de estabelecer a sua destinação final (4ª
coluna). É importante que você perceba a existência do campo “Observações”.
Nesse campo serão disponibilizadas informações adicionais do que fazer com
esses documentos.
Ah, outra coisa muito importante: existem dois tipos de tabelas de
temporalidade. Tabelas elaboradas para as atividades de área-meio e tabelas
elaboradas para as atividades de área-fim. A de área-meio pode ser utilizada
por várias instituições, como é o caso da do Conarq que apresentei. Já a tabela
de área-fim deve ser elaborada de acordo com as atividades finalísticas da
instituição, ou seja, cada um com a sua. Mas se as instituições compartilharem
atividades, como é o caso da Institutos Federais de Ensino, a tabela da área-fim
também pode ser compartilhada. Dá uma “googlada” e observe a tabela fim das
IFE’s.
Bacana, não é? Pois é! Se você tiver a oportunidade, procure outras tabelas de
temporalidade das instituições. Ajuda a gravar quando temos a oportunidade de
observar e comparar vários exemplos.

Lista de Eliminação, Edital de Ciência de Eliminação e Termo de

Eliminação
Lista de Eliminação: é uma relação específica de documentos a serem eliminados

em uma única operação e que necessita ser autorizada pela autoridade
competente. Estou ouvindo você falar daí: “Tá ok, Ronado, isso eu entendi. Mas
fala mais sobre essa tal Lista de Eliminação?” Seu desejo é uma ordem!
Bom, e quem aprova essa tal Lista de Eliminação? A CPAD, as autoridades dos
órgãos e entidades a quem compete aprovar. E quem autoriza a eliminação? A
instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência.
Repare que essa lista é feita antes da eliminação acontecer, assim como o Edital
de Eliminação mas o Termo de Eliminação é feito depois que os documentos já
foram eliminados. Vamos conhece-los?
Edital de ciência de eliminação: quando a Lista de Eliminação recebe autorização

para eliminar os documentos, um edital é elaborado e publicado, em periódico
oficial. Esse procedimento serve para dar ciência aos interessados de que tais e
tais documentos serão eliminados. Vai que alguém tem interesse neles!
Imagina! Dá tempo de salvar!
Bom, a Lista de Eliminação foi feita e autorizada, o Edital de ciência de

eliminação foi publicado e ninguém se interessou pelos documentos. Acabou?
Não! Ainda resta o Termo de Eliminação de Documentos. Olha só:
Termo de Eliminação de Documentos: serve para registrar as informações

relativas ao ato de eliminação. É como se fosse um “fechamento do
procedimento” para dizer que os documentos foram eliminados.
Os documentos podem ser eliminados

quando:
 os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido

impressos em sua totalidade
 os originais estão conservados, suas cópias podem ser eliminadas.
 São apenas formais, como convites;
 Documentos obsoletos e que não tenham mais importância para a
administração.

A eiminacão, segundo (Paes, 1997.0p. 109) deve ser racional. Os processos

mais indicados são: a fragmentação (manual ou mecânica), a pulverização, a
desmagnetização e a reformatação.Paes informa que incineração não deve ser
mais utilizada, por não permitir a reciclagem dos papéis e por causa da poluição
gerada.
A Resolução nº 40 de 2014 do Conarq, em seu artigo 5º, § 2° diz que “A escolha
do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá
observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente
e da sustentabilidade.”
9.3 Código de Classificação
De acordo com o Arquivo Nacional, o código de classificação de documentos

de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer
documentos produzidos ou recebidos por uma instituição no exercício de suas
atividades e funções.
Veja como a banca CESPE define esse tema:
A atividade arquivística de classificação atribui ao documento um

código representativo do seu conteúdo informativo.
A classificação por assuntos serve para agrupar documentos sob um mesmo

tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas
relativas à:
 Avaliação
 Seleção
 Eliminação
 Transferência
 Recolhimento e Acesso
É importante saber que a classificação dos documentos define a organização
física dos documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico
para sua posterior recuperação.
Plano de Classificação
O Plano de Classificação, de acordo com o DBTA é o esquema de distribuição

de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamentos

específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma

instituição e análise do arquivo por ela produzido.
9.4 Transferência e Recolhimento
Nesse ponto vamos sistematizar o funcionamento da Teoria das Três idades. A

primeira grande seleção de papéis deve ocorrer no arquivo corrente, no
momento de sua transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento
para o arquivo permanente. A eliminação deve ser feita com muito cuidado.
É muito importante relembrar que os os documentos que estão no arquivo

intermediário ou permanente ainda possuem valor, afinal, se não o tivessem, já
teriam sido eliminados, destruídos, vendidos...
A transferência (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os

intermediários) e o recolhimento (transferência para os arquivos permanentes)
são realizados em função da frequência de uso e não pelo valor que o documento
possui!
A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o

recolhimento para o permanente visam a racionalização do trabalho, facilitar o
trabalho e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos
materiais.
É importante ressaltar que é possível um documento passar diretamente da fase

corrente (1° idade) para a fase permanente (3° idade). Fique ligado (a) ;).
Também não podemos esquecer que os documentos podem ser produzidos,

cumprir as razões pelas quais foram criados na fase corrente e, sem passar pela
fase intermediário, já serem eliminados na sua origem (de acordo com os
procedimentos previstos na legislação, é claro!).

10. Questões Comentadas
1. (CESPE – 2017 – SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF)
De Acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes,
intermediários ou permanentes.
Comentários:
Questão direta, objetiva e simples. Basta lembrar do CIP (Corrente

Intermediária e Permanente). É o que representa as 3 idades do ciclo
documental.
Gabarito: Certa
Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser
eliminado.
Comentários:
Todos os documentos nascem com valor primário

(correntes) e podem continuar com esse valor ao
serem transferidos para arquivos intermediários. Se
um documento perder valor primário e não tiver valor
secundário (histórico, cultural, informativo), deverá
ser eliminado, descartado. Mas não se pode dizer que
todo documento que perde o valor primário será
eliminado. E se ele perder o valor primário e adquirir valor permanente, por
questões, por exemplo, históricas? Essa generalização é o erro da questão.
Gabarito: Errada
3. (ANVISA – 2016 – CESPE – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Em uma agência reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os

documentos que compõem o arquivo do setor de trabalho são aqueles
produzidos e(ou) recebidos no desenvolvimento de atividades
administrativas da agência.
Comentários:

A questão está falando dos arquivos correntes, que possuem valor primário e
que é representado na questão pela expressão “desenvolvimento das atividades
administrativas”.
Quem está mais avançado pode ter ficado com receio desse “e(ou)” do
enunciado. Veja a lei 8.159/91 em seu artigo 2°:
Art. 2º – Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
Por que eu destaquei isso? A banca poderia complicar, justamente por causa
do produzidos e (ou) recebidos? Em minha opinião: não. Ela já usou esse termo
“e(ou)” em pelo menos uma outra questão. Se ela encrencar com isso, o recurso
fica fácil.
Gabarito: Certa
4. (CESPE – 2016 – PREF. SP – ASSISTENTE DE GESTÃO DE

POLÍTICAS PÚBLICAS)
No arquivo intermediário, considerado uma extensão do arquivo

corrente, predomina o valor:
a) probatório.
b) histórico.
c) cultural.
d) informativo.
e) primário.
Comentários: Os arquivos correntes e intermediários estão relacionados ao

valor primário e tem valor administrativo, fiscal ou legal.
Já os arquivos permanentes possuem valor histórico, cultural, probatório ou
informativo.
Gabarito: E

5. (CESPE – 2014 – AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLÍCIA FEDERAL)
Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes

itens.
Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e
sociais.
A cumulação de arquivos ocorre por razão funcional. E ela acontece em função

da produção e/ou recebimento de documentos. Quando você vir a palavra
“coleção” ou “colecionado”, dificilmente estará se referindo a arquivo. Em regra,
essa é uma característica de museus ou bibliotecas.
Gabarito: Errada
Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou)

recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas
atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um
arquivo.
Veja a definição da Lei 8.159/91, conhecida como Lei dos Arquivos.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Note que são arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, ou

seja, aqueles gerados pela própria instituição, órgão, entidade ou organismo
e os recebidos por ela. Se há produção e recebimento de documentos, logo vai
ocorrer a ACUMULAÇÃO. Como diz a autora Heloísa Bellotto, o documento de
arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu.
Gabarito: CERTA

Os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo

intermediário.
Comentários:
A banca quis testar seus conhecimentos sobre a Teoria das 3 Idades. É um tema
muito cobrado em provas de Arquivologia.
As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques Valette:

Já decore as etapas. Para isso, guarde a sigla C I P. Ela já está na ordem das
fases (Corrente, Intermediária e Permanente).
E o que é arquivo Intermediário? Antes vamos ver a definição de Arquivos

Correntes...
Arquivos Correntes são aqueles consultados mais frequentemente e que são

conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam ou os
produziram ou em locais próximos e de fácil acesso. São necessários ao dia a
dia.
Por essa razão, você já identifica que a questão está errada! Mas vejamos o
Arquivo Intermediário para tirar isso a limpo.
O Arquivo Intermediário é formado por documentos que deixaram de ser úteis

no dia a dia. Não precisam “estar a mão”, mas continuam necessários e
eventualmente podem ser acessados. Os órgãos que os produziram ou
receberam podem solicitá-los e eles não precisam estar próximos dos
escritórios.
Ou seja, os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo

corrente e não o intermediário!
Gabarito: Errada


A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo
fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar
determinada informação, mas, também, pela capacidade desse material
de testemunhar as atividades que lhe deram origem.
Documentos possuem valor de prova legal, ou seja, podem ser levados à juízo.
Mas essa não é sua única função. Até mesmo um e-mail pode servir como prova
interna dentro de uma organização para “provar” que a área X não realizou as
atividades que eram de sua competência.
Aprofundando: qualquer informação registrada em um suporte material que

possibilite consultas, provas, estudos ou pesquisa é um documento, pois
comprova fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado
momento histórico.
Gabarito: Certa
No que se refere ao gerenciamento da informacao e a gestao de

documentos, julgue os itens subsecutivos.
A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os

arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário
dos documentos.
Comentários:
Os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam estar

disponíveis para consulta. Tanto os arquivos correntes quanto os arquivos
Intermediários possuem valor primário. Por essa razão, também se diz que
possuem valor Primário (igual aos arquivos correntes).
Mas o que significa valor primário? É o valor atribuído aos documentos em função
do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em
conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Ora, um arquivo
corrente precisa ser acessado com muita frequência e o intermediário, com mito
menos frequência. E os dois possuem valor primário! E agora? Agora, quando
um documento é transferido dos arquivos correntes para o intermediário é
porque sua utilidade diminuiu. Ele continua importante e última, mas com valor
primário menor (porque você vai precisar acessá-lo menos). Por isso dizemos

que os documentos intermediários possuem valor primário decrescente e que,

podem adquirir ou não, valor secundário.
Gabarito: Certa
Os documentos do arquivo permanente têm valor probatório e (ou)

informativo.
Comentários:
Os documentos de arquivo permanente possuem valor secundário (ao

contrário dos arquivos correntes e intermediários). E valor secundário significa
ter valor probatório, cultural ou informativo.
Gabarito: Certa
11. (CESPE – 2014 – MTE – AGENTE ADMINISTRATIVO)
Para a separação dos documentos, como os do MTE, daqueles

acumulados por outros órgãos, é indicada a teoria das três idades
documentais.
Comentários:
Bom, a teoria das 3 idades existe e serve para classificar os documentos de

acordo com o estágio de evolução de cada um dos arquivos. É o nosso CIP:

Mas a separação dos documentos daqueles gerados por outros órgãos refere-se
ao nosso famoso Princípio da Proveniência, ou princípio do respeito aos fundos,
que consiste em manter os arquivos agrupados, sem misturá-los aos outros
provenientes de uma administração, instituição ou de uma pessoa física ou
jurídica. É fundamental o respeito à origem dos documentos. Portanto, item
Errado.

12. (CESPE – 2009 – ANAC – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
A teoria das três idades considera o valor secundário dos documentos

como principal elemento para a definição das idades documentais.
Comentários: A teoria das 3 idades considera o valor primário (correntes e

intermediários) e o valor secundário (permanentes).
Gabarito: Errada.
13. (CESPE – 2008 – INSS – ANALISTA – ARQUIVOLOGIA)

As 3 idades (corrente, intermediária e permanente) não são obrigatórias.
O documento pode nascer e no mesmo dia e ser elimiado Ou seja, foi produzido
(primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a fase
intermediária (segunda idade). De forma similar, um documento pode migrar da
primeira idade diretamente para a terceira fase (permanente).
O que não muda, é que é impossível um documento não passar pela primeira
idade (fase corrente).
Gabarito: Certo.
14. (CESPE 2011 – STM – ANALISTA JUDICIÁRIO – ARQUIVOLOGIA)
A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos

documentos arquivísticos.
As 3 idades classificam as fases ou estágios pelos quais passam os documentos

em uma instituição. São elas:

Gab. Certa.

15. (CESPE – DPU – 2016 – AGENTE ADMINISTRATIVO)
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos

documentais, julgue o item que se segue.
Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.
Comentários: os arquivos permanentes ou de terceira idade são de livre acesso

ao público. Seu valor passou a ser histórico ou cultural, por exemplo, e sua
difusão, divulgação ao público é fundamental.
Gabarito: Errado
16. (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA)
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se

segue.
Os documentos, para serem considerados como correntes e

intermediários, devem possuir valor primário.
Comentários:
Os arquivos correntes e intermediários possuem valor primário. Apenas os

permanentes possuem valor secundário.
Gabarito: Certa.
17. A respeito de ações culturais e educativas e da difusão nos

arquivos permanentes, julgue o próximo item.
Ações culturais, educativas e de difusão são,

originariamente, desenvolvidas nos arquivos correntes.
Comentários:
Todos os exemplos citados estão relacionados com as características dos

arquivos permanentes (terceira idade).
Gabarito: Errado

18. (CESPE – 2013 – ESCRIVÃO DA POLÍCIA FEDERAL)
O princípio arquivístico fundamental para a organização dos

documentos é o princípio temático, também conhecido como princípio
da pertinência.
Comentários:
O princípio mais importante da Arquivologia é o Princípio do Respeito aos

Fundos. O princípio da pertinência temática confronta o princípio da
Proveniência (o mais importante) e diz que os arquivos devem ser organizados
por temas ou assuntos enquanto o certo é que eles devem ser organizados de
acordo com as funções da instituição
Gabarito: Errada
O arquivo do Departamento de Polícia Federal é constituído de todos os

documentos produzidos e(ou) recebidos, no cumprimento da missão
institucional. O tratamento desse arquivo deve ser feito de acordo com
as orientações do Conselho Nacional de Arquivos.
O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) é responsável pela definição da

política nacional de arquivos públicos e privados. E o que são arquivos, de
acordo a Lei 8159/91?
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Note que são arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, ou

seja, aqueles gerados pela própria instituição, órgão, entidade ou organismo
e os recebidos por ela. Se há produção e recebimento de documentos, logo vai
ocorrer a ACUMULAÇÃO.
Gabarito: correta

A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação

arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos
de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
elementos de prova e informação.
Comentários:
O artigo 1° da Lei 8159/91 diz que:
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Gabarito: Correta
Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos

arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
Comentários:
Independentemente de aprofundamento na Teoria das 3 Idades, se você

soubesse a definição de Transferência e Recolhimento, mataria a questão.
Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do

arquivo corrente para o arquivo intermediário.

arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Note que o enunciado diz que os arquivos correntes serão transferidos para o
arquivo permanente. Notou o “transferidos”. Aí está o erro! Se estivesse como
“recolhidos” a questão tinha chances de estar certa. Os arquivos correntes
podem ir para o arquivo intermediário ou ir diretamente do arquivo corrente
para o arquivo permanente. Ou, podem ser simplesmente destruídos ainda na
fase corrente.

Gabarito: Errada
22. (CESPE – 2010 – MPU – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

documentais.
Comentários:
Há duas idades em que há primazia do valor primário. A primeira e segunda, ou

seja, os arquivos correntes e intermediários.
Gabarito: Errada
A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
Comentários:
A lei 8.159/91 é a espinha dorsal da Arquivologia no Brasil. Mas não é ela a

responsável pela definição das categorias de sigilo dos documentos. Esse é o papel da
Lei de Acesso à Informação (LAI), n° 12.527/11.
Já comentei sobre a importância que vocês leiam a Lei nº 8.159/91 e adiciono a LAI
ao conselho. Leia, nem que seja uma passada de olho... mas leia!
Gabarito: Errada
A classificação define a organização física dos documentos arquivados.
Comentários:
É isso mesmo. A classificação dos documentos define a organização física dos

documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico para sua posterior
recuperação. Você deve estar se perguntando: o que tem a ver a classificação com
arquivar documentos? Eu explico: a classificação atribui um código aos documentos de
acordo com a classe que ele representa. Vamos supor que temos um monte de Relatório
de Atividades. De acordo com a Tabela de Temporalidade do Conarq (veremos em outra
aula), os Relatórios de atividades são classificados na classe 003. Essa classe vai reunir

todos os Relatórios de Atividades da instituição em uma caixa (pensando bem pequeno).

Essa caixa vai ser arquivada a partir da codificação que recebeu, percebeu? Aí está a
relação classificação e arquivamento. 
Gabarito: Certa
Produção e avaliação documental são operações técnicas referentes à gestão

de documentos.
Comentários:
Questão bem direta se você lembra do artigo 3° da lei 8.159/91.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Portanto, fica claro que a produção e avaliação documental fazem parte da gestão de
documentos.
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação
Gabarito: Certa
A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de

avaliação.
Comentários:
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação aprovado por autoridade

competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a
transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Conforme diz a questão, realmente a tabela de temporalidade é um instrumento
arquivístico resultante da avaliação, que tem como objetivos definir prazos de guarda
e destinação de documentos, com o objetivo de garantir o acesso à informação a quem
necessitar dela.
Gabarito: Certa

Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo inferior a

vinte e cinco anos.
Comentários:
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser menores

do que os estabelecidos.
Portanto, um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo menor do

que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011)
Gabarito: Certa
28. (CESPE – 2016 – ANVISA – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e movimentação de

documento de arquivo são realizados, em regra, pelo setor de arquivamento
intermediário.
Comentários:
Essa é a definição de Protocolo (recebimento, registro, distribuição e movimentação). E

a atividade de Protocolo é típica do arquivo corrente e não do arquivo intermediário.
Gabarito: Errada
De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o acesso a dados contidos em

documento classificado como reservado poderá ser restringido por até cinco
anos.
Comentários:
Veja a lei 12.527/2011, citada no enunciado:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor
e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá
ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
1° Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação

prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:
III – reservada: 5 (cinco) anos.

Gabarito: Certa
A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino final

dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária.
Comentários:
A questão está invertida: a aplicação da tabela de temporalidade não resulta no
destino final dos documentos, é o destino final que resulta da aplicação da tabela de
temporalidade. E veja bem: o destino final não é a guarda permanente e
intermediária e sim a eliminação ou guarda permanente.
A banca inverteu os conceitos e ainda ficou maluquete falando de guarda corrente e
intermediária na destinação final: nada a ver!
Gabarito: Errada
Na gestão de documentos, a atividade arquivística de classificação atribui ao

documento um código representativo do seu conteúdo informativo.
Comentários:
Lembrando que a questão é sobre gestão de documentos. A classificação está

diretamente ligada ao conteúdo do documento. Marilena Leite Paes (pág. 98) até
ressalta que é importante conhecer o funcionamento e atividade dos órgãos que os
recebem e produzem. Também cita que devem ser usados os códigos determinados no
plano de classificação. Lembra do código 003 da questão 2? Então, o 003 é um código
representativo do seu conteúdo informativo.
Gabarito: Certa
32. (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA)
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue o item

a seguir.
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e digitais.
Comentário:
Relembre que dentro da Classificação Documental possuímos a classificação quanto ao

Gênero. E uma dessas classificações é a de documentos iconográficos, ou seja:
fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos, por exemplo. São documentos em
suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas.

Gabarito: Errada
33. (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO)
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos documentais,

julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser

Comentário:
É isso mesmo. Ostensivos são os de livre acesso. E os sigilosos precisam ser protegidos
de acessos indevidos, de acordo com a Lei 12.527/11 e que entrou em vigor (passou a
“valer”) em 2012.
Vamos aproveitar para relembrar a diferença entre natureza do assunto e natureza do

documento.
Natureza do assunto: ostensivo ou sigiloso
Natureza do documento: especial ou especializado
Gabarito: Certo
34. (CESPE – 2015 – FUB – ARQUIVISTA)
Acerca da implementação de programas de gestão de documentos, julgue o

item subsequente.
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e

eliminação.
Comentários:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas).
A eliminação é uma consequência da destinação mas não está definida nas fases da
gestão de documentos. Gabarito: Errado
35. (CESPE – MPOG – 2015 – ARQUIVISTA – CARGO 3)
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de

documentos, julgue o seguinte item.

As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções

administrativas, técnicas ou científicas das instituições, inserem-se na fase da
produção.
Comentários:
Hora de retornar ao PUAD/PUD!
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação (programa geral)
Produção/ Utilização/Tramitação/Avaliação/Arquivamento (programa completo)
O Protocolo está inserido na fase de Utilização. Vamos relembrar:
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de
documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas
de acesso à documentação (empréstimo e consulta) (...)
Logo, a questão está errada, pois a fase de Produção trata da elaboração de documentos
em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar
apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração da instituição e
deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias.
Gabarito: Errado
36. (CESPE – 2014 – ANTAQ – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do programa

de gestão de documentos.
Comentários:
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de documentos, que

depende de muita sensibilidade do arquivista, e na qual ele definirá se o documento
deve se manter “vivo” ou não, ele decida errado. Vai que ele imagina que algo de
elevado valor científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela fosse eliminada?
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da aplicação do programa de
gestão de documentos.
Gabarito: Errado

37. (CESPE – 2014 – ANATEL – TEC ADMINISTRATIVO)
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL passa

pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de desenvolvimento e a
fase de destinação.
Comentários:
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3 fases
corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz. Lembre-se
do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz .
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A questão só
acertou na “Destinação”.
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta, certo? Lembra do
PUAD/PUD
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: “já li essa lei aqui na aula, vou
pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela. É assim que
se memoriza ;).
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Gabarito: Errado
38. (CESPE – 2013 – POLÍCIA FEDERAL – ESCRIVÃO)
Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por vários

setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao tema do
documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua produção até o
cumprimento de sua função administrativa é conhecida como tramitação. A
trajetória realizada pelo documento deverá ser registrada para futuro
conhecimento.
Comentários:

Enunciado perfeito. Tramitação/Movimentação é o curso do documento desde a sua

produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também
chamado de movimentação ou trâmite.
Gabarito: Certa
39. (CESPE – 2013 – POLICIA FEDERAL – ESCRIVÃO)
Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é estabelecer

o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário.
Comentários:
A avaliação e destinação estão intimamente ligadas. Enquanto a avaliação foca nos

prazos de guarda e destinação, a destinação determina, com base na Avaliação, o
documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que será
destinado para descarte ou eliminação. E essa etapa é chamada de Plano de
Destinação. E de acordo com o DBTA (Dicionário de Arquivologia), o Plano de Destinação
é o esquema no qual se fixa a destinação de documentos.
Gabarito: Errada
O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de temporalidade de

documentos de arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, para
avaliar os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos pela sua
atividade-meio.
Comentários:
O DPF deve utilizar a tabela de temporalidade de documentos de arquivo determinada

pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), para avaliar os documentos de arquivo
produzidos e/ou recebidos pela sua atividade-meio. Isso está de acordo com a
Resolução nº 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
A tabela de temporalidade é um Instrumento de destinação aprovado por autoridade

transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Os prazos e
condições estão relacionados aos arquivos correntes e/ou intermediários
recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critérios para microfilmagem e
eliminação. Dito isso, fica mais claro perceber que realmente a Tabela de Temporalidade
indica a fase arquivística em que se encontra o documento.
Gabarito: Certa

Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos

correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
Comentários:
Independentemente de aprofundamento na Teoria das 3 Idades, se você soubesse a

definição de Transferência e Recolhimento, mataria a questão.
Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo

corrente para o arquivo intermediário.
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo

intermediário para o arquivo permanente.
Note que o enunciado diz que os arquivos correntes serão transferidos para o arquivo
permanente. Notou o “transferidos”. Aí está o erro! Se estivesse como “recolhidos” a
questão tinha chances de estar certa. Os arquivos correntes podem ir para o arquivo
intermediário ou ir diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Ou,
podem ser simplesmente eliminados ainda na fase corrente, de acordo com os
procedimentos estabelecidos na legislação.
Gabarito: Errada
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o

plano de destinação de documentos.
Comentários:
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano de

classificação ou código de classificação de documentos. O Plano de Destinação de
Documentos determina, com base na Avaliação, o documento que deve ser direcionado
para o arquivo permanente e o que será destinado para descarte ou eliminação.
Gabarito: Errada
43. (CESPE – 2014 – POLÍCIA FEDERAL – AGENTE ADMINISTRATIVO)
A fase arquivística em que esteja o documento é indicada pela tabela de

temporalidade.
Comentários:

A tabela de temporalidade é um Instrumento de destinação aprovado por autoridade

transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Os prazos e
condições estão relacionados aos arquivos correntes e/ou intermediários
recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critérios para microfilmagem e
eliminação. Dito isso, fica mais claro perceber que realmente a Tabela de Temporalidade
indica a fase arquivística em que se encontra o documento.
Gabarito: Certa
A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos

intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documentos.
Comentários:
Os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam estar disponíveis

para consulta. Tanto os arquivos correntes quanto os arquivos Intermediários possuem
valor primário. Por essa razão, também se diz que possuem valor Primário (igual aos
arquivos correntes).
Mas o que significa valor primário? É o valor atribuído aos documentos em função do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Ora, um arquivo corrente precisa
ser acessado com muita frequência e o intermediário, com muito menos frequência. E
os dois possuem valor primário! E agora? Agora, quando um documento é transferido
dos arquivos correntes para o intermediário é porque sua utilidade diminuiu. Ele
continua importante e última, mas com valor primário menor (porque você vai precisar
acessá-lo menos). Dizemos que os documentos dos arquivos intermediários possuem
valor primário decrescente.
Gabarito: Certa
A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um

documento, e distribù-lo.
Comentários:
As atividades de Protocolo ocorrem na fase corrente do Ciclo vital dos documentos. A

primeira atividade que o setor Protocolo precisa realizar é registrar o documento. Mas
lembre-se que se o documento for de cunho particular, ele não deve ser registrado! 

Gabarito: Errada
46. (CESPE – 2012- MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na apensação, os

números dos dois processos são conservados como referência para
recuperação dos documentos.
Comentários:
O erro da questão está na definição de Anexação. O número que prevalece é o mais
antigo e não o mais recente. A definição de apensação está perfeita.
Veja:
ANexação  + ANtigo
Gabarito: Errada
47. (CESPE – 2007 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA ADMINISTRATIVA)
Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder Judiciário
é o processo. É comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexação
ou por apensação. A juntada por anexação significa
a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada

ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo
interessado ou não.
b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado
principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o
mesmo assunto.
c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde que
pertencentes à atividade-meio.
d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais relativas
a um mesmo interessado.
Comentários:
Vamos direto à resolução! O comando da questão pede o que é juntada por anexação:
é a juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na
qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. Trata ainda do
mesmo assunto e da mesma pessoa.
Gabarito: B

48. (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA – CARGO 3)
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de

destinação.
Comentários:
Vamos de novo ao artigo da Lei 8.159
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
E a fase que determina se haverá eliminação ou recolhimento é a 3º fase da gestão de
documentos que cuida da Avaliação ou Destinação (são as duas últimas letras do
PUAD/PUD).
Gabarito: Certo
49. (CESGRANRIO – 2015 – PETROBRAS – TÉCNICO DE ADMINISRAÇÃO E

CONTROLE JUNIOR)
Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do recebimento,

registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de
documentos.
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é denominada
a) secretaria
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermediário
e) centro de documentação
Comentários:
A questão é bastante direta e perfeita em sua definição. Nosso esqueminha pode
ajudar ;)

1)Recebimento
Atividades do Protocolo
2)Registro e Autuação
3)Classificação
4)Expedição/Distribuição
5)Controle/Movimentação
Gabarito: B
É tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do documento

aos interessados
Comentários:

documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e atribui um
código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele).
Gabarito: Certo
51. (FCC – 2015 – TRE-RR – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos, antes

de sua conclusão, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) notação.
c) protocolo.
d) arquivo intermediário.
e) tramitação.
Comentários:

Vamos à definição de Tramitação:curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado de
movimentação ou trâmite.
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade o

Protocolo, seja por sistema manual ou de informático. O objetivo é “rastrear”, saber por
quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para que se saiba
com quem e em que setor o documento está.
Gabarito: E
52. (2014 – CESPE – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação

são de responsabilidade do arquivo permanente.
Comentários:
Essas são atividades típicas do Protocolo. E o Protocolo, é responsável por

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação, Expedição,
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Logo, não tem relação com o arquivo permanente.
Gabarito: Errado
53. (CESPE – 2009 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma

variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram
sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no
órgão por meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de
trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de
orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses
documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo
morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca das

técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor
público.
O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de
protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a
movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.

Comentários:
O foco aqui é na fase de Registro, responsabilidade do setor de Protocolo.

código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece dados de suas
características fundamentais aos interessados.
Gabarito: Certo
54. (ESAF – 2012 – MIN. FAZENDA – ASSIST. TÉC .ADMINISTRATIVO)
Indique qual a justificativa para a existência do arquivo intermediário.
a) Histórica.
b) Cultural.
c) Econômica.
d) Orgânica.
e) Imparcialidade administrativa.
Comentários:
Transferir os documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolher para o

permanente visa a racionalização do trabalho e facilitar a localização de documentos,
pois libera espaço e economiza recursos materiais. E a partir do momento que há uma
necessidade de acesso menor aos documentos, não é necessário gastar dinheiro
ocupando o espaço da sede da empresa com arquivos pouco acessados. Como
geralmente as empresas ocupam espaços mais caros, é mais vantajoso
economicamente enviar os documentos do arquivo intermediário para outro local (mais
barato).
Gabarito: C
55. (FUNCAB – 2014 – PRF – AGENTE ADMINISTRATIVO – 02)
A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a

produção, administração, manutenção e destinação dos documentos de forma
racional e econômica. A fase básica desse conjunto de procedimentos - a qual
inclui as atividades de protocolo e de elaboração de normas de acesso à
documentação - denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação

c) utilização
d) classificação
e) descrição
Comentários:
Olha o PUAD/PUD aí!
O Protocolo está inserido na fase de Utilização. Vamos relembrar:
Na fase de Utilização temos o Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de
documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas
de acesso à documentação (empréstimo e consulta).
Gabarito: C
No protocolo - numa empresa, serviço responsável pelas atividades de controle

da documentação a rotina de encaminhar os documentos aos respectivos
destinos, de acordo com despacho de autoridade competente, está relacionada
ao setor de:
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
Comentários:
Em atividades de Controle, a questão fala do Registro.

código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornecer dados de suas
E em relação ao encaminhamento, a questão cita a movimentação (tramitação), que

é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua
função administrativa. Também chamado de movimentação ou trâmite.

Gabarito: E
57. (FCC – 2010 - AL SP – AGENTE LEGISLATIVO)
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade de

recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de documentos
denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organização documental.
e) avaliação.
Comentários:
Nunca mais você vai esquecer isso!!
Produção / Utilização / Avaliação /Destinação
O Protocolo está inserido na fase de Utilização, que inclui o Protocolo, com as

atividades de Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação de
documentos.
Gabarito: C
58. (AOCP – 2015 – UFPEL – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO)
Nas organizações de médio e grande porte, bem como nos órgãos públicos nas
esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de recebimento e
expedição de correspondência é gerenciado por um setor constituído e
denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Retenção de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
e) Protocolo ou setor de expedição.
Comentários:
Questão bem simples. O setor de Protocolo, é responsável pelas atividades de

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação de documentos.

Gabarito: E
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação de

documentos entre unidades internas do órgão.
Comentários:
Esse “exclusivamente” já deve ligar seu alerta. Fique atento.
trâmite.
Notou? Até o cumprimento de sua função administrativa. Muitas vezes um documento
precisa ir para fora de um órgão. Por exemplo: um pedido para autorização do concurso
do BACEN precisa sair do BACEN para o MPOG, por exemplo. E para isso, é necessário
usar mais uma atividade do Protocolo, a Expedição/Distribuição.
Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Não esqueça da diferença que as

bancas adoram.
Logo, está errado dizer atividade de tramitação corresponde exclusivamente

à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.
Gabarito: Errada
60. (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao seu

destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele está
executando a atividade de:
a) despacho.
b) expedição.
c) tramitação.
d) diligência.
e) distribuição.

Comentários:
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. A distribuição é responsável por enviar o
documento ao seu destinatário localizados nas unidades internas da unidade. Se fosse
nas unidas externas, seria Expedição.
Gabarito: E
61. (2015 – FUNIVERSA – UEG – ASSISTENTE DE GESTÃO ADMINISTRATIVA

– GERAL)
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s) qual(is) o

protocolo cadastra um documento em um sistema de controle, podendo
atribuir, a esse documento, um número de acompanhamento.
a) tramitação
b) expedição/distribuição
c) classificação
d) recebimento
e) registro e autuação
Comentários:
código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece dados de suas
A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como protocolização.

A autuação também pode ocorrer quando documentos internos viram processos
administrativos.
Gabarito: E
62. (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO EM REGULAÇÃO DE SAÚDE

SUPLEMENTAR)
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra, interna ou

externa, através de sistema próprio, ele está executando a atividade de:
a) distribuição.

b) diligência.
c) tramitação.
d) despacho.
e) autuação
Comentários:

trâmite. A palavra chave para essa questão é o “sistema próprio”.
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado de
movimentação ou trâmite.
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade o

Protocolo, seja por sistema manual ou de informática. O objetivo é “rastrear”,
saber por quais departamentos os documentos passam.
Gabarito: C
63. (2015 - CESPE – MPOG – ARQUIVISTA - CARGO 3)

A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição do

protocolo.
Comentários:
É isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos servidores.
Observe que a distribuição é atribuição do Protocolo, mas a atividade de Registro de
cartas particulares não é!
Gabarito: Certa
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
Comentários:

A atividade do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,

Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária.
Isso torna a alternativa correta, pois é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente. Mas
Ronaldo, e a fase intermediária? A assertiva não citou! Tudo bem Veja que não há
nenhuma afirmação enfática como “exclusivamente”, “somente” ou “apenas”.
Gabarito: Certo
65. (FUNCAB – 2015 – MPOG – ATIVIDADE TÉCNICA – ARQUIVOLOGIA)
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos recebidos

para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
a) expedição.
b) remanejamento.
c) distribuição.
d) tramitação.
e) transferência.
Comentários:
Veja que há o envio para o destinatário, localizado internamente. Precisamos
prestar atenção nesses dois itens.
Falou em enviar o documento ao seu destinatário? É distribuição ou Expedição.
Vou repetir o bizu!
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de Externa,
vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à distribuição Interna,
por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra “distribuição” possui um monte
de “I” (3 no total).
Gabarito: C
66. (FUNCAB – 2016 – SEGEP-MA – AGENTE PENITENCIÁRIO)
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de:

a) classificação, que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo

agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade
responsável por sua produção ou acumulação.
b) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo
agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade
responsável por sua produção ou acumulação.
c) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua
eliminação ou determina a sua guarda permanente.
d) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, que não permite a sua
eliminação, determinando a sua guarda permanente.
e) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua
eliminação ou determina a sua guarda permanente.
Comentários:
Ótima questão! Veja que mais uma vez retornamos às 3 fases (PUAD/PUD)
A fase de avaliação costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de
capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos
acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, definindo
quais serão arquivados permanentemente, quais devem ser eliminados por terem
perdido valor de prova e de informação para a instituição.
Gabarito: C
67. (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA )
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue o item

a seguir.
Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de temporalidade e

o plano de destinação.
Comentários:
As fases de avaliação, em conjunto com a de destinação costumam ser

consideradas as fases mais complexas, pois dependem de capacidade analítica, já que
é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins

de determinar seus prazos de guarda, definindo quais serão arquivados

permanentemente, quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de
informação para a instituição.

documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que será destinado
para descarte ou eliminação. E essa etapa é chamada de Plano de Destinação. E de
acordo com o DBTA (Dicionário de Arquivologia), o Plano de Destinação é o esquema
no qual se fixa a destinação de documentos.
Gabarito: Certa
68. (CESPE – 2015 – FUB – TÉCNICO EM ARQUIVO)
A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes, o que

possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
Comentários:
Vamos chamar nossa guardiã. A lei 8.159/91. Em seu artigo 10, ela diz que os
documentos de valor permanente são inalienáveis ou imprescritíveis. Isso já tornaria a
questão errada. Vejamos a definição de tabela de temporalidade, para revisar:
É o instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina

prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte
ou eliminação de documentos.
Gabarito: Errado
69. (FCC – 2015 – CNMP – ANALISTA DO CNMP – Arquivologia)
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento de
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
Comentários:

documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que será destinado
para descarte ou eliminação. Por isso, dizemos que a Tabela de Temporalidade está
ligada à fase de Destinação.
Gabarito: C
70. (CESPE – 2015 – DPU – ARQUIVISTA)
Acerca dos instrumentos de gestão arquivística, julgue o item a seguir.
A ausência da tabela de temporalidade na instituição dificulta a transferência

e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira técnica e científica.
Comentários:
Sem a tabela de temporalidade, fica impossível a correta destinação dos arquivos

(guarda ou eliminação, por exemplo).
Gabarito: Certa
71. (ESAF – 2013 – DNIT – ANALISTA ADMINSITRATIVO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Quando o protocolo envia para o setor destinatário o documento recebido, ele

está executando a atividade:
a) tramitação.
b) expedição.
c) distribuição.
d) arquivamento.
e) registro.
Comentários:
Falou em enviar o documento ao seu destinatário? É distribuição ou Expedição.
Essa poderia gerar um pouco mais de dúvida, mas lembre-se de que a Expedição está
relacionada à movimentação externa do documento – entre o setor protocolo e outro
órgão ou entidade.

Essa questão é mais sutil. Pense que, em regra, o setor de protocolo está dentro de
uma instituição ou empresa. E o destinatário da correspondência, também estará na
mesma empresa. Por isso, é que podemos inferir que a distribuição é INTERNA. E sendo
interna, estamos falando de DISTRIBUIÇÃO. Fechado;)?
Logo, a opção correta trata da distribuição, por ser uma movimentação interna.
Gabarito: C
72. (ESAF – 2013 – DNIT – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação de

documentos é conhecida como:
a) conservação de documentos.
b) destinação de documentos.
c) produção de documentos.
d) utilização de documentos.
e) difusão de documentos.
Comentários: A destinação determina, com base na Avaliação, o documento que

deve ser direcionado para o arquivo permanente e o que será destinado para descarte
ou eliminação. E essa etapa é chamada de Plano de Destinação.
Gabarito: B
Anote todas as questões que você errou e quantas acertou. Saiba

exatamente o seu histórico de acertos em cada questão. Vá
anotando ao lado de cada uma delas como foi seu resultado, mas
nunca marque o X diretamente no gabarito.
Terminamos por aqui esse PDF importantíssimo para o nosso curso. Se ficou algum
conceito que você não está se sentindo seguro (a), volte na leitura e procure o fórum
de dúvidas caso esteja com alguma dificuldade. Não saia dessa aula com dúvidas porque
a maioria das questões de provas são feitas a partir dos assuntos dessa aula! Você não
quer chegar no dia da sua prova do STM e perceber que faltou entender as fases de um
programa de gestão de gestão de documentos não é? FORÇA! O STM te espera!

10. Questões sem comentários
De Acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes,
intermediários ou permanentes.
Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser
eliminado.
3. (ANVISA – 2016 – CESPE – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Em uma agência reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os

documentos que compõem o arquivo do setor de trabalho são aqueles
produzidos e(ou) recebidos no desenvolvimento de
4. (CESPE – 2016 – PREF. SP – ASSISTENTE DE GESTÃO DE

POLÍTICAS PÚBLICAS)
No arquivo intermediário, considerado uma extensão do arquivo

corrente, predomina o valor:
a) probatório.
b) histórico.
c) cultural.
d) informativo.
e) primário.

Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes

itens.
Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e
sociais.
Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou)

recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas
atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um
arquivo.
Os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo

intermediário.

A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo
fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar
determinada informação, mas, também, pela capacidade desse material
de testemunhar as atividades que lhe deram origem.

No que se refere ao gerenciamento da informacao e a gestao de

documentos, julgue os itens subsecutivos.

dos documentos.
Os documentos do arquivo permanente têm valor probatório e (ou)

informativo.
11. (CESPE – 2014 – MTE – AGENTE ADMINISTRATIVO)
Para a separação dos documentos, como os do MTE, daqueles

acumulados por outros órgãos, é indicada a teoria das três idades
documentais.
12. (CESPE – 2009 – ANAC – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
A teoria das três idades considera o valor secundário dos documentos

como principal elemento para a definição das idades documentais.
Comentários: A teoria das 3 idades considera o valor primário (correntes e

intermediários) e o valor secundário (permanentes).
Gabarito: Errada.
13. (CESPE – 2008 – INSS – ANALISTA – ARQUIVOLOGIA)


14. (CESPE 2011 – STM – ANALISTA JUDICIÁRIO – ARQUIVOLOGIA)
A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos

documentos arquivísticos.
15. (CESPE – DPU – 2016 – AGENTE ADMINISTRATIVO)

Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.
16. (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA)
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se

segue.
Os documentos, para serem considerados como correntes e

intermediários, devem possuir valor primário.
17. A respeito de ações culturais e educativas e da difusão nos

arquivos permanentes, julgue o próximo item.
Ações culturais, educativas e de difusão são,

originariamente, desenvolvidas nos arquivos correntes.
O princípio arquivístico fundamental para a organização dos

documentos é o princípio temático, também conhecido como princípio
da pertinência.

O arquivo do Departamento de Polícia Federal é constituído de todos os

documentos produzidos e(ou) recebidos, no cumprimento da missão
institucional. O tratamento desse arquivo deve ser feito de acordo com
as orientações do Conselho Nacional de Arquivos.
A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação

arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos
de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
elementos de prova e informação.

22. (CESPE – 2010 – MPU – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

documentais.
A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.

A classificação define a organização física dos documentos arquivados.
Produção e avaliação documental são operações técnicas referentes à

gestão de documentos.
A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de

avaliação.
Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo

inferior a vinte e cinco anos.
Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e

movimentação de documento de arquivo são realizados, em regra, pelo
setor de arquivamento intermediário.

De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o acesso a dados contidos

em documento classificado como reservado poderá ser restringido por
até cinco anos.
A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino

final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou
intermediária. ==d831f==
Na gestão de documentos, a atividade arquivística de classificação

atribui ao documento um código representativo do seu conteúdo
informativo.
32. (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA)
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue

o item a seguir.
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e

digitais.
33. (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO)

Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser


Acerca da implementação de programas de gestão de

documentos, julgue o item subsequente.
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização

e eliminação.
35. (CESPE – MPOG – 2015 – ARQUIVISTA – CARGO 3)

As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de

funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições,
inserem-se na fase da produção.
36. (CESPE – 2014 – ANTAQ – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do

programa de gestão de documentos.
37. (CESPE – 2014 – ANATEL – TEC ADMINISTRATIVO)
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL

passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.

Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por

vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação
ao tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua
produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida
como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser
registrada para futuro conhecimento.
39. (CESPE – 2013 – POLICIA FEDERAL – ESCRIVÃO)
Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é

estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e
intermediário.
O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de

temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho
Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo
produzidos e (ou) recebidos pela sua atividade-meio.

O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de

arquivo é o plano de destinação de documentos.

A fase arquivística em que esteja o documento é indicada pela tabela de

temporalidade.

dos documentos.
A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um

documento, e distribù-lo.
46. (CESPE – 2012- MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na

apensação, os números dos dois processos são conservados como
referência para recuperação dos documentos.
47. (CESPE – 2007 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder

Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode
ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação
significa

48. (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA – CARGO 3)
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de

destinação.
49. (CESGRANRIO – 2015 – PETROBRAS – TÉCNICO DE

ADMINISRAÇÃO E CONTROLE JUNIOR)
Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do recebimento,

registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição
de documentos.
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é denominada
a) secretaria
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermediário
e) centro de documentação
É tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do

documento aos interessados
51. (FCC – 2015 – TRE-RR – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos,

antes de sua conclusão, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.

b) notação.
c) protocolo.
d) arquivo intermediário.
e) tramitação.
52. (2014 – CESPE – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e

tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente.
53. (CESPE – 2009 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília,

de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário,
outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que,
atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax,
correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de
maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de
espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos
para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito
do setor público.
O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no
setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada
a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características
fundamentais aos interessados.
54. (ESAF – 2012 – MIN. FAZENDA – ASSIST. TÉC .ADMINISTRATIVO)
Indique qual a justificativa para a existência do arquivo intermediário.
a) Histórica.

b) Cultural.
c) Econômica.
d) Orgânica.
e) Imparcialidade administrativa.
A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a

produção, administração, manutenção e destinação dos documentos de
forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de
procedimentos - a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração
de normas de acesso à documentação - denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação
c) utilização
d) classificação
e) descrição
No protocolo - numa empresa, serviço responsável pelas atividades de

controle da documentação a rotina de encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente, está relacionada ao setor de:
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
57. (FCC – 2010 - AL SP – AGENTE LEGISLATIVO)
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade

de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de
documentos denomina-se

a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organização documental.
e) avaliação.
58. (AOCP – 2015 – UFPEL – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO)
Nas organizações de médio e grande porte, bem como nos órgãos

públicos nas esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de
recebimento e expedição de correspondência é gerenciado por um setor
constituído e denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Retenção de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
e) Protocolo ou setor de expedição.
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação

de documentos entre unidades internas do órgão.
60. (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao

seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele
está executando a atividade de:
a) despacho.
b) expedição.
c) tramitação.

d) diligência.
e) distribuição.
61. (2015 – FUNIVERSA – UEG – ASSISTENTE DE GESTÃO

ADMINISTRATIVA – GERAL)
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s)

qual(is) o protocolo cadastra um documento em um sistema de controle,
podendo atribuir, a esse documento, um número de acompanhamento.
a) tramitação
b) expedição/distribuição
c) classificação
d) recebimento
e) registro e autuação
62. (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO EM REGULAÇÃO DE SAÚDE

SUPLEMENTAR)
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra,

interna ou externa, através de sistema próprio, ele está executando a
atividade de:
a) distribuição.
b) diligência.
c) tramitação.
d) despacho.
e) autuação
63. (2015 - CESPE – MPOG – ARQUIVISTA - CARGO 3)

A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição do

protocolo.

A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
65. (FUNCAB – 2015 – MPOG – ATIVIDADE TÉCNICA –

ARQUIVOLOGIA)
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos

recebidos para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
a) expedição.
b) remanejamento.
c) distribuição.
d) tramitação.
e) transferência.
66. (FUNCAB – 2016 – SEGEP-MA – AGENTE PENITENCIÁRIO)
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da

atividade de:
a) classificação, que recupera o contexto de produção dos documentos de

arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e
a atividade responsável por sua produção ou acumulação.
b) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo
agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a
atividade responsável por sua produção ou acumulação.
c) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de
seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a
sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
d) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de
seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, que não
permite a sua eliminação, determinando a sua guarda permanente.

e) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de

seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a
sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
67. (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA )
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue

o item a seguir.
Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de

temporalidade e o plano de destinação
68. (CESPE – 2015 – FUB – TÉCNICO EM ARQUIVO)
A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes,

o que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística
69. (FCC – 2015 – CNMP – ANALISTA DO CNMP – Arquivologia)
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento

de
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
70. (CESPE – 2015 – DPU – ARQUIVISTA)
Acerca dos instrumentos de gestão arquivística, julgue o item a seguir.
A ausência da tabela de temporalidade na instituição dificulta a

transferência e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira
técnica e científica.

71. (ESAF – 2013 – DNIT – ANALISTA ADMINSITRATIVO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Quando o protocolo envia para o setor destinatário o documento

recebido, ele está executando a atividade:
a) tramitação.
b) expedição.
c) distribuição.
d) arquivamento.
e) registro.
72. (ESAF – 2013 – DNIT – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação

de documentos é conhecida como:
a) conservação de documentos.
b) destinação de documentos.
c) produção de documentos.
d) utilização de documentos.
e) difusão de documentos.

11. Gabarito
1. CERTA
2. ERRADA
3. CERTA
4. E
5. ERRADA
6. CERTA
7. CERTA
8. CERTA
9. CERTA
10. CERTA
11. ERRRAD
A
12. ERRADA
13. CERTA
14. CERTA
15. ERRADA
16. CERTA
17. ERRADA
18. ERRADA
19. CERTA
20. CERTA
21. ERRADA
22. ERRADA
23. ERRADA
24. CERTA
25. CERTA
26. CERTA

27. CERTA
28. ERRADA
29. CERTA
30. ERRADA
31. CERTA
32. ERRADA
33. CERTA
34. ERRADA
35. ERRADA
36. ERRADA
37. ERRADA
38. CERTA
39. ERRADA
40. CERTA
41. ERRADA
42. ERRADA
43. CERTA
44. CERTA
45. ERRADA
46. ERRADA
47. B
48. CERTA
49. B
50. CERTA
51. E
52. ERRADA
53. CERTA
54. C

55. C
56. E
57. C
58. E
59. ERRADA
60. E
61. E
62. C
63. CERTA
64. CERTA
65. C
66. C
67. CERTA
68. ERRADA
69. C
70. CERTA
71. C
72. B
Por hoje é só pessoal!
Espero vê-los na aula 2.

12. Bibliografia
Schellenberg, T.R (2006). Arquivos Modernos, Princípios e Técnicas. Editora

FGV.
Paes, Marilena Leite (2015). Arquivologia – Teoria e Prática (3ª edição). Editora
FGV
Bellotto, Heloísa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. Tratamento

documental (4ª edição).
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística in
http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26-dicionario-brasileiro-de-terminologia-
arquivistica-dibrate.html
Lei federal 8.159 de 1991 in

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm
Decreto 7.845 de 2012 in http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-

2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60

Aula 02 - Técnicas de Arquivamento

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Técnicas de Arquivamento em Administração Pública p/ STM (AJAA)

Professor: Ronaldo Fonseca

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AULA 02 – NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA P/ STM – AJAA – Pós-Edital

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Agradeço sua confiança em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o Fórum de

2.Dica de Coach – Como marcar seu material de forma eficiente

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Bom, para fecharmos, lembre-se de:

1. Não usar marca textos durante a primeira leitura do material

Antes de começarmos, um aviso importante:

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ainda não é hora de se tornar um especialista. Sejamos cirúrgicos e vamos ao

4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA)

Antes de iniciarmos, gostaria de adicionar termos ao nosso “MDA”.

ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos.

DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido

JUNTADA: Junção de documentos a um processo. Ou seja, é quando um

APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou

ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro

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Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões.

[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]

[PROVISÓRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] 

5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos)

Está distraído? Concentre-se. É agora que a brincadeira vai

As atividades clássicas da administração não se efetivam sem documentos que

Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/órgãos/instituições

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Na segunda fase, o príncipe já começa a arrotar depois do almoço, falar alto e

Na terceira fase, o príncipe já não engana mais ninguém (a sogra sempre

1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)

Em breve ficará fácil o entendimento, mas talvez no início você confunda as

Depois do macete e da história, triste, da princesa, vamos às definições!

Para explicar as 3 idades, usarei o mesmo exemplo: o de uma pequena empresa

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Note que os prazos citados são fictícios e visam seu aprendizado em

Arquivos Correntes ou de Primeira Idade:

São aqueles consultados frequentemente e que são conservados nos escritórios

A empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA emite muitas (não todas ) as notas fiscais de

Arquivos Intermediários ou de Segunda Idade:

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Voltando à empresa malvadona, a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que ela guarde

Veja a interessante observação de Paes:

O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e

Imagine um escritório de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais

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Vamos precisar incrementar nosso MDA (Mini Dicionário de Arquivologia).

Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do

“No popular”: os arquivos intermediários ainda não sabem o que querem da