Evaluación del rendimiento de Proveedores

Método ponderado de Factores

Consiste en asignar un nivel de importancia a cada factor de actuación seleccionado.
Estos niveles deben reflejar como son considerados por compras y suministros de-
importante estos factores. Se adopta entonces un procedimiento para aplicar estos
niveles y de esta manera se consigue una puntuación ponderada compuesta para
cada proveedor.
Por .supuesto el nivel de importancia probablemente cambiará según el artículo de
compra. Por ejemplo, en algunos casos, el precio puede ser el factor más importante.
En otros casos puede ser la calidad, el servicio o la entrega.
Este método se puede ilustrar mejor mediante el ejemplo siguiente. Imagine que un
comprador que está adquiriendo un artículo determinado ha definido los siguientes
niveles de importancia para los cuatro factores principales de la actuación del
proveedor:

Importancia asignada a la actuación del proveedor

Factor Nivel
Precio 40%
Calidad 30%
Entrega 20%
Servicio 105
100%

Antes de aplicar estos niveles el comprador debe considerar los puntos que han
ganado cada uno de los tres proveedores que tiene la empresa para este artículo,
siempre en relación con estos cuatro factores. Los resultados de esta evaluación se
reflejan en las siguientes tablas.

Evaluación del precio

Proveedores Precio mas
Precio A B C bajo
$440 $425 $430 $425
Puntos 97% 100% 99%

Los puntos que tiene cada proveedor en la tabla anterior se calculan dividiendo el
precio más bajo (precio proveedor B) entre el precio de cada proveedor y convirtiendo
el resultado en un-porcentaje.
Evaluación de la calidad
Proveedores
Cuantificación de la Calidad
A B C
Cantidad entregada 175 200 160
Cantidad defectuosa 21 40 8
Porcentaje de artículos
12% 20% 5%
defectuosos
Puntos :
(porcentaje de artículos 88% 80% 95%
utilizables)
En la tabla superior los puntos que se dan a cada proveedor simplemente reflejan el
porcentaje de los artículos utilizables que se han recibido después de tener en cuenta
la cantidad de artículos defectuosos recibidos.

omc/cci/unctad/aerce
 Evaluación de la entrega
N° de dias de retraso o Multa por cada dia de
adelanto retraso o adelanto
1 – 10 dias 1%
11 – 20 dias 2%
21 – 25 dias 3%
> 25 dias 4%

Las bases para determinar los puntos en entrega se ven en la tabla anterior. Se dará
cuenta que la multa en porcentaje para cada día que se retrasa o adelanta la entrega
aumenta de manera diferente de manera que aumenta la penalización (de 1% a 4%).

Evaluación del Servicio

Puntos
Puntos de importancia
Características Importancia (de cada 100%)
A B C A B C

Cooperación 20% 75% 80% 70% 15% 16% 14%

Tiempo de
respuesta a 20% 60% 70% 80% 12% 14% 16%
preguntas
Precisión en la
20% 60% 80% 70% 12% 16% 14%
documentación

Servicios
40% 70% 35% 90% 28% 14% 36%
posventa
Total 100% Puntos: 67% 60% 80%

En cuanto al servicio, se han ponderado las características del servicio según el factor
total, como se ve arriba, para asignar los Puntos a cada proveedor.

El ultimo paso consiste en sumar todo lo calculado anteriormente para cada proveedor
en una tabla, tal como se ve en la siguiente:

Evaluación total del Proveedor

Proveedor A Proveedor B Proveedor C
Puntos Puntos
Características Importancia Puntos
Puntos ponderado Puntos ponderado Puntos
ponderados
s s
Precio 40% 97% 39% 100% 40% 99% 40%
Calidad 30% 88% 26% 80% 24% 95% 29%
Entrega 20% 89% 18% 73% 15% 84% 17%
Servicio 10% 67% 7.% 60% 6.% 80% 8%
total 100% 90% 85% 94%

En la evaluación de arriba, el proveedor C ha obtenido la puntuación total más alta

(94%) seguido por el proveedor A (90%) Y el proveedor B (85%).

omc/cci/unctad/aerce
 Un comprador puede utilizar este método para descartar proveedores que no llegan a
una puntuación determinada. Por ejemplo, en el caso superior, el comprador elimina a
cualquier proveedor que no llega a una puntuación ponderada de 90% (es decir, el
proveedor B).

Método de la proporción del

costo
Este método consiste en determinar todos los costes de compra y aprovisionamiento,
agrupados por factores de evaluación (es decir, calidad, entrega y servicio) - que
pueden ser atribuidos a envíos recibidos de proveedores individuales a lo largo de un
tiempo determinado.

Estos costes se relacionan con el valor total de los cargamentos enviados por los
proveedores a lo largo de ese tiempo, y entonces se calculan las proporciones
apropiadas. Cuanto mayor sea la proporción de estos costes en relación
con el valor de la compra en el caso de un proveedor, menor será la
puntuación dada al proveedor.

Método de la proporción del coste: Evaluación de la calidad del proveedor

Periodo: Desde___________ Hasta : __________________

Factores que afectan al coste de calidad Proveedor Proveedor Proveedor

del proveedor A B C
Costes de prevención de defectos:
• Investigación de proveedor
• Calificación
• Aprobación de las muestras
• Revisión de las especificaciones
Costes de detención de defectos
• Inspección de los artículos recibidos
• Comprobación en laboratorio

Costes de corrección de defectos

• Procesamiento de los rechazos
• Inspección adicional
• Pérdidas en producción
• Quejas
• Ventas perdidas

Costes totales de garantía de la calidad

$2,400 $1,500 $4,500
para el Proveedor
Valor total de compras hechas al
$80,000 $60,000 $90,000
proveedor
proporción del costo de calidad 3% 2.5% 5%

omc/cci/unctad/aerce
 Método de la proporción del coste: Evaluación de la entrega del proveedor
Periodo : Desde___________ Hasta : __________________

Factores que afectarán al coste de

Proveedor Proveedor Proveedor
entrega
A B C
del proveedor
Gastos de entrega:
 Seguimiento y expedición de los
cargamentos
 Comunicaciones
 Visitas a las plantas del proveedor
 Envíos urgentes
 Pérdidas de ventas debidas a los
fallos en la entrega
Costes totales para asegurar la entrega
$3,200 $1,800 $3,600
por parte del proveedor:
Valor total de las compras hechas al
$80,000 $60,000 $90,000
proveedor :
Proporción del gasto en entrega: 4% 3% 4%

omc/cci/unctad/aerce
 Método de la proporción del coste: Evaluación del servicio aportado por el
proveedor la entrega del proveedor
Periodo : Desde___________ Hasta : __________________

Factores que afectan al coste de servicio Proveedor Proveedor Proveedor

del proveedor A B C

Costes para asegurar la cooperación y

obtención
de respuestas a preguntas:
• Comunicaciones
• Tiempo que pasa el personal solucionando
problemas
• Pérdida de negocio debida la falta de
respuesta
Gastos debidos a documentación
inadecuada
por parte del proveedor:
• Necesidad de comunicación debido a errores
en los documentos
• Tiempo que el personal para solucionando
problemas debido a errores
• Pérdidas de negocio debido a errores
Costes del servicio posventa:
• Necesidad de comunicaciones para acelerar el
servicio
• Tiempo que pasa el personal solucionando
problemas
causados por la falta de servicio
• Pérdidas de negocio debidas a la falta de
servicio
Coste total para asegurar el servicio por
parte del $1,600 $1,200 $5,400
proveedor:
Valor total de compras hechas al proveedor: $80,000 $60,000 $90,000
Proporción del gasto de servicio 2% 2% 6%

Los resultados que se muestran en las tablas anteriores están consolidados en una sola
tabla mas abajo. Esta tabla permite hacer una evaluación total del exceso de gasto de
cada proveedor, mayor que el valor de las compras

Método de la proporción del coste: Evaluación Total

Periodo: Desde___________ Hasta : __________________

Factores que afectarán a la proporción

Proveedor Proveedor Proveedor
del
A B C
gasto total del proveedor
Proporción del coste por calidad 3% 2.50% 5%
Proporción del coste de entrega 4% 3% 4%
Proporción del coste por servicio 2% 2% 6%

omc/cci/unctad/aerce
Proporción del coste total: 9% 7.50% 15%

El resultado de esta evaluación muestra que el proveedor B es el que añade menor

coste al valor de la compra. Esta evaluación de la actuación puede utilizarse en el futuro,
para evaluar ofertas recibidas por estos proveedores. El comprador debe darse cuenta,
por ejemplo, de que un exceso de coste del 15% se añadirá al precio ofrecido por el
proveedor C.

Aunque este método es muy preciso, requiere un buen sistema que controle
continuamente un rango muy amplio de gastos, incluyendo el tiempo y comunicaciones
del personal, las pérdidas de negocio, etc., y además este sistema debe adjudicar estos
gastos a los cargamentos recibidos de cada proveedor. Este tipo de sistema de control
del coste no está siempre presente en muchas empresas.

El método del coste total de adquisición

Este método tiene que determinar todos los costes de adquisición asociados a compras
específicas a un determinado proveedor. Además de los precios que se pagan, incluye
los costes de entrega, los costes financieros derivados de la necesidad de utilizar
capital de explotación y los gastos generales de puesta en práctica de las
transacciones.

Por ejemplo, el coste total de adquisición de 1.000 unidades de la pieza "X" .de
tres proveedores será como sigue:

Proveedor Proveedor Proveedor

Costes de adquisición (en $)
A B C
A. Costes anteriores a la transacción
1. Comunicación con el proveedor 160 225 330
2. Documentación y otra información
necesaria 45 45 80
para el proveedor
B. Costes de transacción
3. Precio de compra 123,000 135,000 116,000
4. Costes administrativos de compra 2,300 2,100 3,500
5. Transporte y entrega (incl. Seguros) 2,550 1,680 4,790
6. Tarifas e impuestos 10,044 10,934 9,663
7. Facturación y pago 3,250 4,635 2,180
8. Inspección y examen 1,500 1,600 1,900
9. Sustitución de las piezas defectuosas 3,250 685 6,980
10. Retraso de la entrega 0 0 3,000
C. Costes posteriores a la transacción
11. Costes de inventario 4,377 4,699 4,440
12. Pérdidas en producción 1,200 2,500 3,100
13. Defectos detectados más tarde en
los productos ya terminados (costes de
garantía del cliente 0 4,300 7,600

151,676 168,403 163,563

Total: S/.

omc/cci/unctad/aerce
La compra al Proveedor A, en este caso tiene el menor coste de adquisición
Este método también necesita un sistema de contabilidad del coste muy preciso que
sea capaz de adjudicar los costes a las transacciones individuales de los proveedores.
Este método puede ser muy útil cuando está disponible.

Como en el caso del método de proporción del coste, lo más seguro es que este"
sistema tenga que ser utilizado de manera muy selectiva, por ejemplo, en el caso de
transacciones de gran valor donde el control de gastos resultará provechoso.

Desde la evaluación de proveedores individuales hasta el examen de la base de

proveedores en general

En las páginas anteriores se muestran maneras de medir la actuación de proveedores

de forma individual. Estas mediciones son de bastante interés para el personal que se
encarga de gestionar a estos proveedores.

Con el fin de mejorar !a actuación de los proveedores, puede que la empresa

compradora quiera compartir esta información con ellos. Por supuesto, es muy
importante mantener una confidencialidad absoluta sobre la información de cada
proveedor, y solamente informar al propio proveedor.

Algunas veces, la medición de la actuación del proveedor tiene como fin únicamente el
control de la situación sin tener objetivos específicos en mente. Otras veces, la medida
de la actuación puede tener como fin determinan si las metas de mejora concretas para
proveedores específicos e importantes, se han conseguido.

Si un proveedor no cumple con estos objetivos, entonces un comprador puede decidir

hacer cualquiera de las siguientes cosas:

 Dejar totalmente de hacer 'negocios con el proveedor. Se da siempre que el

comprador tenga otras opciones y si /0 no tiene ningún interés en particular en
ese proveedor.

 Ayudar a desarrollar la capacidad del proveedor o a mejorar su motivación. El

comprador puede que quiera hacer esto si por ejemplo, quiere asegurarse una
situación de mercado de suministro más competitiva y quiere evitar la
dependencia en una base de proveedores no muy grande. También puede que
piense que el proveedor tiene bastante potencial pero tiene uno o dos problemas
que se pueden resolver con un razonable grado de esfuerzo.

omc/cci/unctad/aerce
Algunas de las medidas que son relevantes a la hora de medir la capacidad y
motivación del proveedor se precisan a continuación:

Capacidad y motivación del proveedor

Medición Meta
Aumento de la puntuación ponderada del Proveedor X.
Min. 10%
proveedor X.
Reducción de la proporción del coste por servicio del proveedor C. 2% (desde 6%)
Aumento en la tasa de actuación de la entrega en el proveedor A. 90% (desde 84%)
Nivel de
Medición
activación
Puntuación de la actuación total del proveedor Z para tomar las Si la puntuación
medidas oportunas si se necesitan ya que está suministrando un total es menos de
artículo crítico a nuestra empresa 85%
Si la puntuación
Puntuación de la actuación de la entrega del proveedor C ya que ha
total es menos de
habido amenazas de problemas de transporte en su país.
80%

La evaluación de los proveedores no es una ciencia exacta, y por tanto solamente

significantes cambios en las puntuaciones merecen tenerse' en cuenta. Las razones
para que haya pequeños cambios en las puntuaciones de evaluaciones seguidas
pueden ser:

 Que diferente gente haya introducido información en el caso de exámenes

anteriores y hayan sido más o menos estrictos.

 El modelo de evaluación puede haber cambiado a lo largo del tiempo, reflejando

las necesidades de cambio de la empresa.
 Algo de subjetividad es inevitable a la hora de asignar puntuaciones.

Aunque la evaluación del proveedor - como toda evaluación de la actuación - a

menudo está influenciada por factores subjetivos, se puede dar cuenta por lo que
hemos visto en las páginas anteriores que es muy importante realizar la evaluación
para asegurar el éxito de la función de compras y suministros

Metodología desarrollada por OMC/CCI/UNCTAD/AERCE para países en desarrollo

y apertura a la economía de mercado. Customizada por mpr.
Se utiliza con fines académicos cumpliendo un objetivo de los desarrolladores.

omc/cci/unctad/aerce