LA IMPORTANCIA DE ELABORAR DE MANERA TECNICA PERFILES DE

PUESTOS PARA UNA BUENA GESTION DE RECURSOS HUMANOS

Los cambios económicos, sociales, políticos y tecnológicos de las últimas décadas han
generado transformaciones en las empresas y en la forma en que estas se relacionan a
nivel interno y externo, suscitando cambios en las formas de relacionarse en los
escenarios tanto globales como laborales, demandando del desarrollo, análisis y puesta
en marcha de estudios que visualicen a la entidad como un organismo sujeto a
constantes cambios en su gestión administrativa, que involucra entre otros aspectos, la
gestión del recurso humano.
En el marco de estos lineamientos, debido a la continua transformación de las
organizaciones, la globalización de los mercados, el desarrollo tecnológico; entre otros
aspectos, la Gestión del Recurso Humano es una de las áreas que ha venido
experimentando importantes cambios en las últimas décadas, lo cual sugiere una
participación activa por parte de los directivos y jefes en el diseño e implementación de
políticas, prácticas y estrategias necesarias para dirigir la gestión del recurso humano,
entre los cuales se destaca la elaboración de "perfiles de puestos de trabajo basados en
competencias” como herramienta de apoyo para contar con personal capacitado y
preparado para enfrentar las continuas exigencias del mundo actual.
De conformidad con lo anterior y teniendo en cuenta que la empresa debe contar con un
recurso humano lo suficientemente calificado para desarrollar sus labores, de acuerdo
con su perfil profesional, con las necesidades de la empresa y con las exigencias del
mercado a fin de ofrecer a los directivos herramientas importantes que además de
orientar el direccionamiento del recurso humano, favorezcan el desarrollo de estrategias
en cada uno de los procesos que hacen parte de una gestión de recursos humanos
eficiente, entre ellos:
- Proceso de capacitación.- Los procesos de capacitación ofrecen a los
empleados un conjunto de actividades que permiten actualizar los conocimientos
y perfeccionar o complementar las habilidades requeridas para el desempeño
eficiente de su cargo. Los procesos de capacitación pueden realizarse a través de
conferencias, seminarios, charlas; aunque en algunas ocasiones, la empresa
puede patrocinar programas de pregrado o de postgrado, a fin de contar con
personal altamente capacitado que represente adecuadamente a la empresa en
términos administrativos, productivos, comerciales y financieros, entre otros.
 - Proceso de evaluación del desempeño.- Se refiere al conjunto de actividades
que permiten evaluar y calificar el desempeño de los empleados, tomando como
parámetros: el perfil del candidato, la capacitación recibida, el desempeño de sus
funciones, entre otros aspectos. Este proceso ofrece a la empresa herramientas
para establecer los salarios, sistemas de gratificaciones, promociones y despidos,
así como para desarrollar estrategias administrativas sustentadas en las fortalezas
y debilidades detectadas.
De conformidad con lo escrito anteriormente, es preciso que el personal experto en el
área de Recursos Humanos tenga en cuenta el conjunto de habilidades y conocimientos
que posee cada individuo para desempeñarse laboralmente, a fin de elaborar de manera
adecuada tanto los perfiles, como la descripción de puestos de trabajo, como punto de
apoyo para establecer directrices que favorezcan la gestión del recurso humano por
competencias, como base para establecer las técnicas y métodos empleados para la
elaboración de perfiles y descripción de puestos de trabajo de acuerdo con las
necesidades y expectativas de la empresa.
Un primer paso es asignar tareas generales o poner título a los puestos, pero si buscas
las mejores prácticas te recomendamos ir más allá y hacer el análisis y descripción de
los puestos de tu empresa y bajar la información a documentos que manejen tus
empleados y tu área de Recursos Humanos.
La finalidad de un perfil de puesto es la de definir funciones, actividades,
responsabilidades, aptitudes, es una tarea que requiere tiempo y esfuerzo y que tarde o
temprano se verá recompensada por los beneficios que puede dar a tu empresa:
- Colabora al proceso de reclutamiento y a lograr mejores contrataciones y buscar
las personas idóneas pensando integralmente en las tareas que va a desempeñar y
la preparación que requiere.
- Facilita el proceso de inducción, porque el nuevo trabajador tendrá claro desde
el primer día cuál es su misión en la empresa, los resultados que se esperan de
él, sus interacciones con otros puestos y áreas, etc.
- Ayuda a los jefes inmediatos a tener parámetros claros para dar seguimiento a
objetivos y a tareas, ya que ambos tienen claro lo que se espera del puesto.
- Da información valiosa al área de Recursos Humanos y a la gerencia o dirección
para poder medir el desempeño de los trabajadores y por consecuencia
compensarlos o de lo contrario proponer correctivos o cambios.
 - Asegura que la planeación estratégica permee toda la organización al asignar
indicadores o tareas a todos los empleados y hacerles responsables de reportar
los resultados que monitorea o que dependen de cada puesto.
Para elaborar un perfil de puesto es importante que se realice entre varios para alcanzar
una visión global del puesto y evitar que se escapen detalles. El lenguaje debe ser claro,
concreto y comprensible para todos, pensando en los reclutadores o en las personas
nuevas, evita nombrar los asuntos con términos muy propios de la empresa que otros
podrían no entender. Además de realizar una revisión periódica para asegurar que no
tenga funciones obsoletas o tareas que ya no apliquen. Al menos una vez al año.
Los elementos a incluir son:
1. Datos generales
– Título del puesto: Ej. Asistente Administrativo
– Área a la que pertenece: Ej. Administración
– A quién le reporta: Ej. Gerente Administrativo.

2. Objetivo del puesto:

– ¿Qué se espera de ese puesto en la organización? ¿Qué debe aportar?
Ej. Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y
procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria.

3. Funciones:
– Una función es un conjunto de tareas o actividades relacionadas entre sí y que se
repiten sistemáticamente. En el perfil de puesto deberás poner las funciones y precisar
las actividades propias de cada una.
Ej. Brindar apoyo y asistencia administrativa para el funcionamiento operativo del área

4. Actividades:
– Son las tareas que se desprenden de una función.
Ej. Actividades
a) Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
b) Participa en la elaboración de anteproyectos de presupuestos de la unidad.

5. Responsabilidades:
– ¿Cuáles son las responsabilidades que dependen de ese puesto y de nadie más?
Ej. Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confiabilidad de la información
suministrada por la unidad y usuarios.
También es importante considerar:

6. Interacciones:
– ¿Con quiénes se relaciona este puesto? ¿Qué funciones comunes o trabajo en equipo
realiza? ¿Tiene interacción con personas externas a la empresa? Es bueno poner el
asunto y la frecuencia si es que el tipo de puesto o interacción lo amerita.
Ej. Interacciones internas: Con todos los colaboradores (llamadas y recados), con
RRHH (incidencias del reloj marcador), etc.
Interacciones externas: Usuarios, proveedores a quienes atiende al acercarse a la oficina.

7. Reportes:
– Ayuda indicar en el perfil los entregables y reportes que dependen del puesto,
especificando la periodicidad de los mismos y a quiénes van dirigidos.
Ej. Reporte del reloj marcador, dirigido a RRHH y a entregar quincenalmente los días
15 y 30 de cada mes.

8. Competencias para el puesto:

– ¿Qué conocimientos, habilidades o valores requiere la persona para desempeñar de
forma correcta su puesto de trabajo?
Ej: Conocimiento de los procedimientos de gestión
Habilidades: Empatía, organización.
Valores: Responsabilidad.

9. Experiencia requerida:
– ¿Qué tipo de experiencia requiero en el candidato para asumir un puesto así? ¿Cuántos
años de experiencia mínima es mi standard? ¿Alguna industria en específico para
asegurar la especialización?
Ej: Experiencia minina de 2 años en labores administrativas.

Por otro parte un perfil de competencias es un listado de las competencias

fundamentales para un cargo, así como de los niveles en cada una de ellas, necesarios
para alcanzar un rendimiento eficiente, regularmente se identifican entre 4 y 6
competencias para cada perfil las más importantes para el cargo.
Este a su vez es beneficioso por varias razones: porque permite ver claramente las
características de quienes mejor desarrollan una función, permite ver el nivel de
adecuación de los actuales ocupantes del puesto e identificar el potencial de otros
empleados de las organizaciones para ese puesto, así como elegir a los candidatos con
mayor posibilidad de acierto, como también permite evaluar con imparcialidad y formar
a los empleados con criterios más claros y medibles.
Poseer una lista de competencias facilita el logro de los objetivos estratégicos de la
organización, todos hablando el mismo idioma y dirigidos hacia la misma meta,
entonces las técnicas referidas en esta guía colaboran en la elaboración de un
documento que recoja las competencias identificadas, en cada puesto de trabajo, de
manera que se debe asignar a cada puesto de trabajo las competencias requeridas y el
grado en el que la misma debe ser requerida, estas son aquellas que han sido
demostradas por los ocupantes de desempeño excelente como las capacidades
diferenciadoras.
Luego de este análisis se identifica un brecha entre lo que se tiene y lo que se quiere y
es cuando las organizaciones optaran por formar, entrenar, cambiar de puestos o
desarrollar en el futuro a su personal, logrando así que las empresas se vuelvan más
competitivas para un mercado creciendo como el actual y de esta manera también se
logre una mayor rentabilidad.