Ley General De Archivos 594 De 2000

DECRETO 2578 DE 2012

(Diciembre 13)

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la

Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos
del Estado

Es función del Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado,

promover la organización y fortalecimiento de los archivos de las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la
gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.

Que el artículo 5° de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de

Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí,
que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos
archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos.

Que el artículo 6° de la Ley 594 de 2000 establece los procesos y las

acciones que las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos
deberán llevar a cabo de acuerdo con sus funciones.

Que la Ley 1437 de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula
aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y
fuerza probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónicos los
cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas
las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema
Nacional de Archivos.

Que el fin esencial del Sistema Nacional de Archivos es la articulación, la

modernización y la homogeneización metodológica de la función
archivística del Estado y de los archivos de las entidades públicas en los
diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.

Que los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y
los archivos privados de interés público son parte fundamental del engranaje
estatal del Sistema Nacional de Archivos; así mismo, que los archivos privados
que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos, podrán
hacer parte del Sistema Nacional de Archivos.

Que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es el órgano

orientador y coordinador del Sistema Nacional de Archivos y por lo tanto le
corresponde determinar las instancias de articulación para que se
interrelacionen con los órganos ejecutores y se retroalimenten en el desarrollo
de la política archivística nacional.

Que para adelantar los procesos archivísticos, promover el desarrollo de los

archivos como centros de información, instrumentos de transparencia y lucha
contra la corrupción; salvaguardar el patrimonio documental; y facilitar el
acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos es necesario
modernizar el Sistema Nacional de Archivos.

Que el Decreto número 2482 del 3 de diciembre de 2012, por el cual se

establecen los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión, tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la
planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión
documental del Estado.

Que en mérito de lo expuesto,

DECRETA:

CAPÍTULO I

El Sistema Nacional de Archivos

Artículo 1°. Ámbito de Aplicación. El presente decreto se aplica a las

entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden
nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales
indígenas, de los territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás
que se creen por ley; las entidades privadas que cumplen funciones
públicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y
demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

Artículo 2°. Fines del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional

de Archivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas,
estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia
archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el Archivo
General de la Nación, Jorge Palacios Preciado, promoviendo la modernización
y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional.
Los Archivos Generales Territoriales que se creen, serán instancias
coordinadoras de la función archivística en su jurisdicción, deberán recibir y
custodiar las transferencias documentales valoradas para conservación
permanente que realicen los órganos de la administración pública del
correspondiente nivel territorial, así como de las transferencias documentales
realizadas por las entidades adscritas, las entidades descentralizadas,
autónomas y las entidades privadas que cumplan funciones públicas.

Parágrafo. Cuando no exista Archivo General en el respectivo territorio, la

coordinación del Sistema Departamental, Distrital o Municipal de Archivos, será
ejercida por el archivo central del departamento, distrito o municipio.

Artículo 6°. Funciones de los Archivos Generales Territoriales. Los entes

territoriales mediante acto administrativo, determinarán las funciones de los
Archivos Generales territoriales, considerando los siguientes parámetros:

acuerdo con los temas a desarrollar, quienes tendrán voz pero no voto.

Artículo 9°. Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de

Archivos. Son funciones de los Consejos Territoriales de Archivos las
siguientes:

1. Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdicción territorial en

materia de aplicación de la política archivística.

2. Hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas.

3. Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y

programas pro puestos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, bajo la coordinación de los Archivos Generales de la correspondiente
jurisdicción territorial.

4. Evaluar las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de

Valoración Documental - TVD de las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas de su jurisdicción, incluyendo las de los municipios,
aprobadas por los Comités Internos de Archivo, emitir concepto sobre su
elaboración y solicitar, cuando sea del caso, los ajustes que a su juicio deban
realizarse.

Artículo 15. Conformación del Comité Interno de Archivo. El Comité

Interno de Archivo de que trata el artículo 14 del presente decreto, estará
conformado de la siguiente forma:

1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de
quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General
o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad,
quien actuará como secretario técnico.

3. El jefe de la Oficina Jurídica;

4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;

5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la

Información.

6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado

de gestión.

7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o

quien haga sus veces.

8. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o
particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité
(funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o
usuarios externos entre otros).

En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados,

integrarán el Comité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines
o similares.

Artículo 16. Funciones del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de

Archivo en las entidades territoriales tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad

archivística.

2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.

3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración

documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de
Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado para su registro.

4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de

valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para
el efecto cree el Archivo General de la Nación.

5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función

archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar
las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de
conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Parágrafo. Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y
políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa
cero papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio.

Artículo 17. Los Archivos Históricos administrados por entidades

académicas y/o privadas. Los Archivos Históricos que no estén adscritos a
entidades públicas de un ente territorial serán responsables integralmente por
el patrimonio documental que tienen a cargo, así como por la adecuada
organización y custodia de sus fondos, y la prestación de los servicios de
consulta para los ciudadanos y no podrán recibir a ningún título, transferencias
secundarias provenientes de entidades públicas o privadas que cumplen
funciones públicas.

Parágrafo. Sus fondos documentales solo podrán incrementarse mediante la

recepción de documentos donados por particulares, la compra de archivos de
entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales.

Artículo 18. Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El

Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema Integral
Nacional de Archivos Electrónicos – Sinae como un programa especial de
coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado
Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la
Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.

CAPÍTULO II

Evaluación de documentos de Archivo

Artículo 21. Evaluación de Documentos de Archivo. La Evaluación de

Documentos de Archivo deberá ser realizada por la Oficina de Archivo o de
Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo con lo establecido en la Ley
594 de 2000.

El Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de

aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de archivo, a
partir de agrupaciones documentales en series y sub-series, sean estos físicos
o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental o las tablas de
valoración documental.

Corresponde a los Consejos Territoriales de Archivo llevar a cabo la evaluación

de documentos de archivo que sean comunes para todas las entidades
públicas de su respectiva jurisdicción, o un sector de este, de conformidad con
la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado.
Artículo 22. Elaboración y aprobación de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental. El resultado del proceso
de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o
las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del
poder público, se registrará en las tablas de retención documental o en las
tablas de valoración documental.

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el

procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de
las tablas de retención documental y tablas de valoración documental.

Parágrafo. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a

cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en
archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren
en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de
almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.

Artículo 25. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de

archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias
que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de
valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o
administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité
Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya
elevado consulta a este último.

Parágrafo. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como

electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera
específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el
volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los
datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención
o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios
autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y
publicada en la página web de cada Entidad.

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el

procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando
siempre el principio de transparencia y máxima divulgación.

CAPÍTULO III

Archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas

Artículo 26. Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por

el Estado. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén
bajo vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado,
organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas
que regulen a cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.

CAPÍTULO IV

Red Nacional de Archivos

Artículo 29. Red Nacional de Archivos. El Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado desarrollará el Proyecto Red Nacional de Archivos,
con el fin de articular, integrar e interconectar mediante el uso de tecnologías
de la información, sistemas de información y software especializado, a los
diferentes archivos del nivel nacional, departamental y municipal, así como a
los archivos históricos de titularidad pública y a los archivos que conserven
documentos declarados como Bienes de Interés Cultural, de manera que sus
fondos y servicios puedan estar disponibles para consulta de toda la
ciudadanía.

Artículo 30. Censo Guía de Archivos del Sector Público. Es

responsabilidad del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de
los Archivos Territoriales elaborar un Censo Guía de Archivos Públicos del
orden nacional o territorial y de mantenerlo actualizado.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

Artículo 31. Normas para su desarrollo. El Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado, a través del Consejo Directivo promulgará los
Acuerdos que se requieran para desarrollar el presente decreto.

Artículo 32. Transitoriedad. Las Entidades Territoriales, tendrán un plazo de

seis (6) meses, contados a partir de la entrada en vigencia del presente
decreto, para ajustarse a las disposiciones del mismo.

Artículo 33. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación, y

deroga en su totalidad el Decreto número 4124 de 2004, y el artículo 4° del
Acuerdo número 12 de 1995, y las demás normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá D. C., a 13 de diciembre 2012.

ACUERDO 5 DE 2013

(Marzo 15)
 En ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el
artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto número 2126 de 2012, Acuerdo
número 09 del AGN de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 74 establece el derecho que tienen los

ciudadanos de acceder a los documentos públicos salvo en los casos que
establezca la ley.

Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación,
promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional
departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del
Estado, la conservación del patrimonio documental y su disponibilidad al servicio a
le comunidad, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial
importancia cultural o histórica.

Que la Ley 594 de 2000, establece que el objetivo esencial de los archivos es el de
disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información sea
recuperable para uso de la administración en si servicio al ciudadano y como fuente
de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado,
en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la constitución y los de facilitar la participación
de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
términos previstos por la ley.
 CAPÍTULO I

Generalidades

Parágrafo 1°. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial,

los procedimientos aquí indicados podrán ser utilizados para la adopción de las
políticas archivísticas judiciales.

Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado

están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben
desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y
descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para
toda la documentación que apoye la gestión administrativa.

Parágrafo. De conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 de

2000 y el Decreto número 2578 de 2012, las entidades del Estado están obligadas
a velar por la adecuada implementación de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental mediante la organización de los documentos de
archivo en las fases de gestión, central e histórico, en cada una de las anteriores
fases.

Artículo 4°. Obligatoriedad de la organización de los archivos. Todas las

entidades del Estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar,
conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en
cuenta tos principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo
vital de los documentos y la normatividad archivística.

CAPÍTULO II

Clasificación Documental

Artículo 5°. Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar
procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación
de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo,
subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta,
unidad documental simple.

Artículo 6°. Clasificación documental en los archivos de gestión. Las diferentes

dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación
Documental y la Tabla de Retención Documental (TRD), deben velar por la
clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la
identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión
administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series,
atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos
exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la
Nación.

Parágrafo 2°. Las entidades del Estado, deben transferir sus archivos de valor
histórico al Archivo General de la Nación o al Archivo General Territorial, de acuerdo
con su jurisdicción: en ningún caso se pueden enajenar, donar, destruir documentos
de valor históricos o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas
de servicios archivísticos o terceros.

CAPÍTULO III

Ordenación documental

Artículo 9°. Ordenación documental. Las entidades públicas deben desarrollar

procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control
de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su
disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de
Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

CAPÍTULO IV

Descripción Documental
Artículo 16. Acceso, consulta y visualización de los fondos documentales. Los
Archivos Generales Territoriales en sus diferentes niveles deben disponer de
espacios de difusión y consulta de sus fondos a través de las página web de los
municipios, distritos y departamentos, cuando no se disponga de los citados medios
tecnológicos, se debe publicar y mantener actualizada la Guía General del Archivo
General Territorial o Archivo Histórico institucional según corresponda, así como los
catálogos de fondos documentales disponibles para la consulta por parte de los
ciudadanos siempre que no contengan información de carácter reservado conforme
a la Constitución o a la ley.

* Guía: Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucional, la

reseña histórica de su creación y evolución institucional, misión, funciones,
objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física del edificio; así como reseña
histórica, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen,
temas de posible investigación, de cada uno de los fondos que lo conforman, entre
otros. Las entidades o el Archivo General Territorial, deben destinar espacios en las
respectivas páginas web para la publicación de la citada Guía.

* Inventario: Instrumento de control y de recuperación de información en el que se

describe de manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación
que conforman las series o asuntos de un fondo documental.

* Catálogo: Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los

documentos (expedientes, tomos, legajos, unidades documentales) seleccionados
de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un mismo asunto, que por su
valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.

* Índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos,

cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los
instrumentos de descripción ya elaborados y que reflejan el contenido de los
documentos mediante palabras claves o descriptores en lenguaje controlado según
la temática de los fondos objeto de la descripción documental; debe contener a
referencia para su localización;

b) Niveles de descripción: El programa de descripción documental se puede llevar

a cabo de forma secuencial a partir de los siguientes niveles:
* Fondo: Comprende el conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones y actividades para este nivel aplican
las Guías.

* Sección y subsección: Comprende el conjunto de documentos agrupados en

series o asuntos que fueron producidos y acumulados, en las diferentes
subdivisiones de un fondo, las cuales deben responder de manera directa con la
estructura orgánica de la entidad. A este nivel aplican tanto la guía como los
inventarios documentales.

* Serie y subserie o asunto: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, las cuales están
determinadas por las Tablas de Retención o de Valoración Documental. A este nivel
aplican los inventarios, dependiendo de la necesidad de información.

* Expediente: Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por

una oficina productora en resolución de un mismo asunto, organizados en el orden
en que fueron tramitados y que constituyen una unidad archivística compuesta. A
este nivel, aplican los inventarios, catálogos e índices, dependiendo de la necesidad
de información.

* Unidad documental simple: Conjunto de documentos de iguales características,

producidos de manera periódica y secuencial numérica o cronológica) y que
constituyen una unidad archivística simple. Ejemplo: actas, decretos, resoluciones
circulares, acuerdos. A este nivel aplican los inventarios, catálogos e índices,
dependiendo de la necesidad de información.

c) Áreas de Descripción: La descripción documental en cualquier soporte y en

cualquiera de los niveles anteriormente descritos debe contemplar como mínimo las
siguientes áreas que se identifican con la estructura documental del nivel a describir,
diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las
necesidades de cada entidad y los lineamientos que establezca el Archivo General
de la Nación, el Comité Interno de Archivo de cada entidad y demás normas vigentes
sobre el particular:
1. Área de identificación

1.1 Nivel de descripción

1.2. Código de referencia

d) Metadatos mínimos para la descripción de los documentos electrónicos de

archivo: Sin perjuicio de lo establecido en el artículo anterior, para la descripción de
documentos electrónicos, el respectivo Comité institucional de Desarrollo
Administrativo o el Comité Interno de Archivo de cada entidad según el caso, debe
evaluar y aplicar estándares de descripción (metadatos) compatibles con las normas
de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA)
y tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 30 del Decreto 2609 de 2012, para
describir documentos electrónicos.

* Estado ce organización: (clasificación, ordenación, foliación, sellado, reseña

histórica institucional, nivel de descripción, condiciones de almacenamiento,
reproducción en otros soportes).

* Estado de conservación: (identificación de los niveles de deterioro: físicos,

biológicos o químicos y verificación de procesas de conservación realizados).

* Acceso a la información.

Parágrafo. Cuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes,

diferentes al original se debe referenciar su ubicación física, de tal manera que se
facilite su recuperación y consulta.
Artículo 22. Transferencia de información. Los sistemas empleados deberán
permitir la transferencia de información al Sistema de Archivo General de la Nación
y los archivos generales territoriales, en concordancia con lo dispuesto en los
Decretos 2578 del 2012 y 2609 de 2012.

CAPÍTULO VI

Disposiciones Finales

Artículo 23. Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de

contratos de organización, custodia o administración documental. Cuando las
entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización,
digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos,
independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las
empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción
archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando
consignada dicha obligación en las cláusulas del contrato que suscriban.

Artículo 24. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de

las normas sobre la gestión do documentos. Es responsabilidad de las
Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer
mecanismos para el cumplimiento de lo establecido en el presente acuerdo, dirigidos
a las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia de conformidad con lo
establecido en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el

artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto número 2126 de 2012, Acuerdo
número 09 del AGN de 2012, y

CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en su artículo 74 establece el derecho que tienen los
ciudadanos de acceder a los documentos públicos salvo en los casos que
establezca la ley.

Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación,
promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional
departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del
Estado, la conservación del patrimonio documental y su disponibilidad al servicio a
le comunidad, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial
importancia cultural o histórica.

Que la Ley 594 de 2000, establece que el objetivo esencial de los archivos es el de
disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información sea
recuperable para uso de la administración en si servicio al ciudadano y como fuente
de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado,
en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la constitución y los de facilitar la participación
de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
términos previstos por la ley.

Que la Ley 594 de 2000, en sus artículos 7°, 8°, 9°, 10, 11 y 23, establece la
categorización y obligatoriedad de la conformación de los archivos desde los puntos
de vista de la jurisdicción y competencia, territorialidad, según la organización del
Estado y la clasificación de los mismos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos.

Que el Título VI de la Ley 594 de 2000, establece las condiciones de acceso y

consulta de los documentos.

Que el Decreto número 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional
de Archivos y se establece la Red Nacional de Archivos, asigna a los Archivos
Generales Territoriales entre otras funciones, la de garantizar el acceso de los
ciudadanos a los documentos públicos, organizar, conservar y divulgar el acervo
documental que Integra los fondos del ente territorial respectivo, así como los que
se les confíe en custodia.
Que el Decreto número 2609 de 2012, en el artículo 9° Procesos de la Gestión
Documental, numeral d), establece que la organización comprende el conjunto de
operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión
documental, clasificarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
ordenadamente.

Que se hace necesario desarrollar lo dispuesto en los Decretos

números 2578 y 2609 de 2012, y establecer los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

CAPÍTULO I

Generalidades

Artículo 1°. Ámbito de aplicación. El presente acuerdo aplica a todas las

entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital
municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales
que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

Parágrafo 1°. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial,

los procedimientos aquí indicados podrán ser utilizados para la adopción de las
políticas archivísticas judiciales.

Artículo 2°. Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los términos

técnicos incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el Reglamento
General de Archivos y demás normas que lo complementen o modifiquen expedidas
por el Archivo General de la Nación.
Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado
están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben
desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y
descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para
toda la documentación que apoye la gestión administrativa.

Parágrafo. De conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 de

2000 y el Decreto número 2578 de 2012, las entidades del Estado están obligadas
a velar por la adecuada implementación de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental mediante la organización de los documentos de
archivo en las fases de gestión, central e histórico, en cada una de las anteriores
fases.

Artículo 4°. Obligatoriedad de la organización de los archivos. Todas las

entidades del Estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar,
conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en
cuenta tos principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo
vital de los documentos y la normatividad archivística.

CAPÍTULO II

Clasificación Documental

Artículo 5°. Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar
procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación
de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo,
subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta,
unidad documental simple.

Artículo 6°. Clasificación documental en los archivos de gestión. Las diferentes

dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación
Documental y la Tabla de Retención Documental (TRD), deben velar por la
clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la
identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión
administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series,
atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos
exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la
Nación.
Artículo 7°. Clasificación documental en el archivo central. Todas las entidades
del Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional,
responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio
de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos
archivos de gestión de la entidad.

Parágrafo. La clasificación documental en el archivo central institucional, debe

responder al Cuadro de Clasificación Documental, siguiendo de manera jerárquica
la estructura orgánico-funcional de la entidad, reflejada en las distintas agrupaciones
documentales y niveles a los que hace referencia el artículo 5° del presente acuerdo,
en virtud del principio de procedencia.

Artículo 8°. Clasificación documental en el Archivo General Territorial y en el

Archivo Histórico. Atendiendo a la conformación de los archivos de acuerdo con el
ciclo vital de los documentos, los municipios, distritos y departamentos, podrán crear
y conformar el Archivo General Territorial en concordancia con el artículo 5° del
Decreto número 2578 de 2012. Cuando no se hayan creado Archivos Generales
Territoriales, y ante la imposibilidad de realizar transferencias secundarias, las
entidades públicas deberán conformar archivos históricos institucionales, para
conservar sus acervos históricos y facilitar su consulta para el público.

La clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo

histórico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales
compuestos de manera jerárquica, respecto de la estructura orgánico-funcional de
la entidad respectiva, y que está representada de forma que refleje las secciones,
subsecciones, Series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la
aplicación de la tabla de retención o tabla de valoración documental según se trate
de archivos de gestión o fondos acumulados.

Parágrafo 1°. Los Archivos Generales Territoriales y los archivos históricos

institucionales están compuestos por los fondos documentales provenientes de los
Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas o vinculadas en el
correspondiente nivel territorial, así como los fondos documentales de valor histórico
entregados en custodia o donación por particulares.

Parágrafo 2°. Las entidades del Estado, deben transferir sus archivos de valor
histórico al Archivo General de la Nación o al Archivo General Territorial, de acuerdo
con su jurisdicción: en ningún caso se pueden enajenar, donar, destruir documentos
de valor históricos o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas
de servicios archivísticos o terceros.

Parágrafo 3°. Los Archivos Históricos conformados por documentos públicos que
estén administrados por academias, centros de historia y entidades académicas o
científicas privadas, solo podrán incrementar sus fondos documentales mediante la
recepción de documentos donados por particulares, la compra de archivos a
entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales, los cuales ce
todas formas mantienen su carácter de patrimonio documental del país.

CAPÍTULO III

Ordenación documental

Artículo 9°. Ordenación documental. Las entidades públicas deben desarrollar

procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control
de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su
disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de
Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Artículo 10. Principios de la ordenación documental en las entidades del

Estado. Las áreas responsables de la gestión documental, deben velar por la
adecuada ordenación de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los
principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y las demás
directrices, políticas y normas que expida el Archivo General de la Nación, así como
las que establezca en su ámbito el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
o el Comité Interno de Archivo, según el caso.

Parágrafo. La ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones,

subsecciones, series, subseries, expedientes y, excepcionalmente, por tipos
documentales, por tanto es posible emplear distintos métodos de ordenación
dependiendo del nivel al cual se pretenda aplicar, así:
a) Ordenación de fondos. Está determinada por el Cuadro de Clasificación
Documental y los métodos adoptados por cada entidad, aprobados por el Comité
Interno de Archivo;

b) Ordenación de secciones y subsecciones. Está determinada por el Cuadro de

Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental de la entidad, la cual
a su vez, debe responde a la estructura administrativa correspondiente al período
cronológico al cual pertenecen los documentos;

c) Ordenación de series, subseries y asunto: Está determinada por el Cuadro de

Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental o Tabla de Valoración
Documental de la entidad respectiva, en la cual se presenta la lista do series,
subseries o asuntos en un orden previamente acordado;

d) Ordenación a nivel de expedientes: Debe ser adoptada teniendo un orden lógico

y apropiado de acuerdo con las características administrativas, legales, funcionales
y técnicas de los documentos, aplicando métodos acordes con las características
diplomáticas de los documentos.

e) Ordenación de tipos documentales: Se determina por el principio de orden original

el cual consiste en que cada documento que conforma el expediente, debe estar
ubicado en el lugar correspondiente de acuerdo con el momento de su producción
o el trámite administrativo que dio lugar a la generación del mismo.

CAPÍTULO IV

Descripción Documental

Artículo 11. Obligatoriedad de la descripción documental. Las entidades del

Estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar
diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las
unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de
la información y consulta por el ciudadano así como la investigación a partir de las
fuentes primarias, participar en la recuperación de la memoria, así como en la
formación y consolidación de la identidad cultural.
a) Instrumentos de Descripción Archivísticos: Se trata de documentos en los
que se relaciona o se describe uno o un conjunto de documentos, con el fin de
establecer control físico, administrativo o intelectual de los mismos y que permite la
oportuna y adecuada localización y recuperación del documento físico o electrónico
y de la información en él contenida.

* Censo: En concordancia con lo expuesto en el artículo 30 del Decreto 2578 de

2012, es responsabilidad del Archivo General de la Nación y de los Archivos Te-
rritoriales, elaborar y mantener actualizado el Censo Guía de los archivos públicos
del orden nacional y territorial. El censo es el instrumento en el que se identifica y
se describen de manera general los archivos pertenecientes a un ámbito nacional y
territorial con el fin de dar a conocer datos básicos, como la titularidad, dirección,
fondos documentales, servicios, entre otros.

* Guía: Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucional, la

reseña histórica de su creación y evolución institucional, misión, funciones,
objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física del edificio; así como reseña
histórica, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen,
temas de posible investigación, de cada uno de los fondos que lo conforman, entre
otros. Las entidades o el Archivo General Territorial, deben destinar espacios en las
respectivas páginas web para la publicación de la citada Guía.

* Inventario: Instrumento de control y de recuperación de información en el que se

describe de manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación
que conforman las series o asuntos de un fondo documental.

* Catálogo: Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los

documentos (expedientes, tomos, legajos, unidades documentales) seleccionados
de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un mismo asunto, que por su
valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.

* Índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos,

cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los
instrumentos de descripción ya elaborados y que reflejan el contenido de los
documentos mediante palabras claves o descriptores en lenguaje controlado según
la temática de los fondos objeto de la descripción documental; debe contener a
referencia para su localización;
b) Niveles de descripción: El programa de descripción documental se puede llevar
a cabo de forma secuencial a partir de los siguientes niveles:

* Fondo: Comprende el conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurídica en desarrollo de sus funciones y actividades para este nivel aplican
las Guías.

* Sección y subsección: Comprende el conjunto de documentos agrupados en

series o asuntos que fueron producidos y acumulados, en las diferentes
subdivisiones de un fondo, las cuales deben responder de manera directa con la
estructura orgánica de la entidad. A este nivel aplican tanto la guía como los
inventarios documentales.

* Serie y subserie o asunto: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, las cuales están
determinadas por las Tablas de Retención o de Valoración Documental. A este nivel
aplican los inventarios, dependiendo de la necesidad de información.

* Expediente: Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por

una oficina productora en resolución de un mismo asunto, organizados en el orden
en que fueron tramitados y que constituyen una unidad archivística compuesta. A
este nivel, aplican los inventarios, catálogos e índices, dependiendo de la necesidad
de información.

* Unidad documental simple: Conjunto de documentos de iguales características,

producidos de manera periódica y secuencial numérica o cronológica) y que
constituyen una unidad archivística simple. Ejemplo: actas, decretos, resoluciones
circulares, acuerdos. A este nivel aplican los inventarios, catálogos e índices,
dependiendo de la necesidad de información.

c) Áreas de Descripción: La descripción documental en cualquier soporte y en

cualquiera de los niveles anteriormente descritos debe contemplar como mínimo las
siguientes áreas que se identifican con la estructura documental del nivel a describir,
diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las
necesidades de cada entidad y los lineamientos que establezca el Archivo General
de la Nación, el Comité Interno de Archivo de cada entidad y demás normas vigentes
sobre el particular:

Artículo 19. Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción

documental. Para el desarrollo de proyectos de descripción documental es
necesario realizar como mínimo las siguientes actividades:

a) Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección, serie,

subserie o agrupación documental a describir)

b) Verificación del estado general de organización y conservación documental:

* Estado ce organización: (clasificación, ordenación, foliación, sellado, reseña

histórica institucional, nivel de descripción, condiciones de almacenamiento,
reproducción en otros soportes).

* Estado de conservación: (identificación de los niveles de deterioro: físicos,

biológicos o químicos y verificación de procesas de conservación realizados).

c) Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente

identificada:

* Elaborar el plan de trabajo y adelantar las acciones tendientes a subsanar los

hallazgos, resultado de la verificación del estado de organización y conservación.

* Diligenciar la ficha de descripción documental, de acuerdo con el nivel de

descripción establecido (fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad
documental).

* Validación de la información y generación de instrumentas de descripción, a través

de medios tecnológicos.

* Divulgación de los instrumentos de descripción.

* Acceso a la información.

CAPÍTULO V

Sistemas automatizados de descripción documental

Artículo 20. Utilización de medios tecnológicos en la descripción

archivística. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción
documental mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados,
interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de
descripción a través de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el
Archivo General de la Nación.

Parágrafo. Cuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes,

diferentes al original se debe referenciar su ubicación física, de tal manera que se
facilite su recuperación y consulta.

Artículo 21. Compatibilidad e interoperabilidad. En la adopción de tecnologías

de la información y las comunicaciones en la producción, conservación,
organización, administración, control, acceso y preservación de los documentos de
archivo, se debe garantizar que dichas herramientas tecnológicas sean compatibles
e interoperables con el sistema de gestión documental de la misma entidad y los de
otras entidades públicas, y cumplir con las normas expedidas por el Archivo General
de la Nación.

Artículo 22. Transferencia de información. Los sistemas empleados deberán

permitir la transferencia de información al Sistema de Archivo General de la Nación
y los archivos generales territoriales, en concordancia con lo dispuesto en los
Decretos 2578 del 2012 y 2609 de 2012.

CAPÍTULO VI

Disposiciones Finales
Artículo 23. Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de
contratos de organización, custodia o administración documental. Cuando las
entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización,
digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos,
independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las
empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción
archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando
consignada dicha obligación en las cláusulas del contrato que suscriban.

Artículo 24. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de

las normas sobre la gestión do documentos. Es responsabilidad de las
Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer
mecanismos para el cumplimiento de lo establecido en el presente acuerdo, dirigidos
a las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia de conformidad con lo
establecido en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.

Artículo 25. Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros sistemas. El

Archivo General de la Nación colaborará con las Superintendencias y los Ministerios
en el desarrollo de la normatividad que deba expedirse en esta materia, para les
entidades privadas bajo la competencia de control y vigilancia de estos organismos.

Artículo 26. Vigencia y derogatoria. El presente acuerdo rige a partir de la fecha

de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

ATENCIÓN AL CIUDADANO
Política Nacional
Origen
El Programa Nacional de Servicio al Ciudadano fue una de las reformas transversales creadas por
el Programa de Renovación de la Administración Pública – PRAP -, y la Directiva Presidencial 10
de 2002 le atribuyó al Departamento Nacional de Planeación la responsabilidad de coordinar, y
orientar dicho Programa.

El CONPES 3649 de 2010 "Política Nacional de Servicio al Ciudadano" y el CONPES 3785 de 2013
"Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano", señalan que desde el
año 2007 se inició el diseño y puesta en marcha del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano
PNSC en el Departamento Nacional de Planeación.
Consta de una ventanilla hacia adentro (arreglos institucionales, procesos internos y trámites y,
talento humano) y otra ventanilla hacia afuera(cobertura territorial y de canales; cumplimiento de
expectativas y calidad y, certidumbre de tiempo, modo y lugar).

Este es el Modelo que cada entidad pública debería adoptar para mejorar el servicio al
ciudadano.

Nuestros principales aliados son:

DAFP, MinTIC y la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.

CLASIFICACION Y ANALISIS DE PQRS

Ley 1755 fechada junio 30 de 2015, por medio de la cual se regula el derecho de petición.
Algunos aspectos de interés mencionados en este norma:

1. Cualquier solicitud realizada a un servidor público en desarrollo de sus funciones, se

entiende que es ejercicio del derecho de petición, aunque este no se haya invocado
expresamente.
2. El término para resolver un derecho de petición es de 15 días. Si se trata de una
consulta el término es de 30 días. Si se trata de requerimientos de información y
documentos, el término es de 10 días.
3. Se puede ejercer ante entidades privadas que desarrollan funciones interés tales como:
empresas de servicios domiciliarios y entes que prestan el servicio de salud.
4. Salvo disposición en contrario, los conceptos emitidos por una autoridad estatal no son
de obligatorio acatamiento, según estable el artículo 28.
5. En ejercicio del derecho de petición se podrá solicitar: el ejercicio de un derecho, la
intervención de una entidad o u funcionario, la resolución de una situación jurídica, la
prestación de un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias de
documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos.
6. El ejercicio del derecho de petición es gratuito. Puede realizarse sin necesidad de
representación a través de un abogado.
7. La petición podrá presentase verbalmente, por escrito o a través de cualquier medio
idóneo para la comunicación o transferencia de datos. Para el ejercicio de la petición
verbal cada entidad dispondrá de una oficina y la misma será reglamentada por el
gobierno nacional en un plazo de 90 días.
8. Ninguna autoridad puede negarse a la radicación de peticiones respetuosas.
9. Las peticiones que impliquen la atención de un derecho fundamental tendrán atención
prioritaria

CANALES DE ATENCIÓN De acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 638 de 2012, la

Función Pública cuenta con cuatro canales de atención, a través de los cuales los ciudadanos y
grupos de interés pueden formular peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias sobre
temas competencia de la entidad.
 Escrito: Compuesto por el correo físico o postal, el fax, el correo electrónico institucional y el
formulario electrónico dispuesto en el portal web de la Función Pública.
 Presencial: Permite el contacto personalizado de los ciudadanos con los servidores públicos
de la Función Pública, cuando éstos acceden a las instalaciones físicas de la Entidad.
 Telefónico: Permite el contacto verbal de los ciudadanos con los servidores públicos de la
Función Pública, a través de los medios telefónicos dispuestos para tal fin.
 Virtual: Permite el enlace entre el ciudadano y los servidores públicos de la Función Pública a
través de medios electrónicos tales como chat, foros, video conferencias y redes sociales
institucionales. DERECHO DE PETICIÓN Toda persona tiene derecho a presentar peticiones
respetuosas verbales o escritas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a
obtener resolución completa y de fondo sobre las mismas para el reconocimiento de un
derecho, la intervención de una entidad o servidor, la resolución de una situación jurídica, la
prestación de un servicio o interponer recursos. Toda actuación que inicie cualquier persona
ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de
la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo.
El Derecho de Petición puede ser ejercido a través de modalidades tales como:
 Solicitud de Información: Demanda al acceso a información, documentos, actos o actuaciones
adelantadas por la entidad, además incluye los requerimientos realizados por otras autoridades
del sector público. Carrera 6 No. 12-62, Bogotá, D.C., Colombia ● Teléfono: 334 4080/87 ● Fax:
341 0515 ● Línea gratuita 018000 917 770 Código Postal: 111711. www.funcionpublica.gov.co
● eva@funcionpublica.gov.co GRUPO DE SERVICIO AL CIUDADANO INSTITUCIONAL INFORME
DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS (PQRSD) SEGUNDO
TRIMESTRE DE 2016 Página 4 de 22
 Solicitud de Acceso a la Información Pública: Petición oral o escrita, a fin de acceder a la
información pública que reposa en la entidad.
 Solicitud de Copias: requerimiento para la reproducción de documentos que reposan en los
archivos de la entidad.
 Consulta: Petición a través de la cual se somete a consideración del Departamento
Administrativo de la Función Pública un caso o asunto relacionado con los temas de nuestra
competencia, para que previo a un análisis jurídico y/o técnico se emita el correspondiente
concepto.
 Queja: Es toda manifestación de insatisfacción, relacionada con la conducta o
comportamiento inadecuado del personal del Departamento Administrativo de la Función
Pública.
 Reclamo: Es toda manifestación de inconformidad sobre el servicio que presta el
Departamento Administrativo de la Función Pública, y que conlleva a la insatisfacción de un
derecho.
 Sugerencia: Propuesta o recomendación presentada por un ciudadano al Departamento de la
Función Pública, que busca incidir en el mejoramiento de un procedimiento, proceso, servicio o
producto.
 Denuncia: Puesta en conocimiento de una conducta posiblemente irregular, para que se
adelante la correspondiente investigación, para lo cual se debe indicar las circunstancias de
tiempo, modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades.
 Servicio: Requerimiento de soporte técnico demandado para los aplicativos dispuestos por el
Departamento Administrativo de la Función Pública para facilitar la gestión institucional de las
entidades públicas así como garantizar la información de los servidores públicos: SIGEP, FURAG,
MECI y SUIT (Proactivanet). Carrera 6 No. 12-62, Bogotá, D.C., Colombia ● Teléfono: 334 4080/