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Proyecto Final

Auditoría y Control Interno

Instituto IACC

05/11/2017

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ODONTOLOGÍA HDENT LIMITADA.

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

Autores

Milenio Outsourcing, Integrada por Patricio Gonzalez.

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ÍNDICE

Informe de Auditoría………………………………………………………………………………………. 4

Descripción Situación Actual de la Clínica Odontología HDENT Ltda………………… 5

Flujograma actual sistema………………………………………………………………………………. 6

Departamentos que se involucran…………………………………………………………………... 7

Matriz de riesgos en pruebas de cumplimientos……………………………………………… 8

Medidas para evitar riesgos en la clínica…………………………………………………………. 8

Evaluación de costo – beneficio por controles construidos……………………………… 9

Conclusiones…………………………………………………………………………………………………… 10

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

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Santiago, 05 de noviembre de 2018

INFORME DE AUDITORÍA

Señores

Odontología HDENT Ltda.

Presente

De mi consideración:

Como Contador Público e independiente de la empresa Milenio Outsourcing Ltda., comento


sobre auditoría realizada al proceso de clientes e ingresos a vuestra clínica HDENT, además de
la evaluación actual del centro médico en esta auditoría externa.

También se establecerán los departamentos que se están involucrando con el proceso a los
sistemas de control interno.

Se realizarán la segregación de funciones en los departamentos involucrados en el proceso y se


elaborarán matrices de riesgos, luego de estos se elaborarán controles para la mitigación de los
riesgos.

Respecto al control interno, se hizo una evaluación en la que se detectaron deficiencias y se


asociaron a los componentes del control que se consideran deficitarios dando como resultado
lo siguiente:

1. Poca claridad de roles o cargos de los socios en la sociedad Odontología HDENT Ltda., no existe
un organigrama a la vista.

2. La Empresa HDENT, por la cantidad de pacientes e ingresos, no debe entregar solo


información básica para confeccionar solo impuestos, remuneraciones prestaciones de
servicios, ya que no existe control en su información interna y menos si está declarando toda su
información contable y tributaria.

3. No es recomendable que el pariente de uno de los socios lleve la contabilidad del negocio.

4. Poco control de presupuestos, descuentos y pagos.

Descripción Situación Actual de la Clínica Odontología HDENT Ltda.

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Registro de Actividades.

1. Solicitud de horas por medio de sistema Exact Dental, que es un sistema diseñado para
registro de horas y registro de fichas médicas para cada paciente.
2. Es atendido por el profesional o doctor quien entrega un presupuesto desde el mismo
sistema Exact Dental y adicionalmente agregar los valores de la atención.
3. Los valores de cada presupuesto son siempre variables por cada condición de cada
paciente.
4. Se pueden evaluar descuentos o atenciones preferentes a familiares y amigos que el
doctor decide.
5. El doctor ingresa el presupuesto al sistema Exact Dental, asociándolo al RUT y el servicio
quedara pendiente hasta que quede pagado, documentado o abonado.
6. Si el paciente decide realizar el tratamiento, se debe dirigir hasta la secretaria quien
informa el valor y recibe el pago según la condición que el paciente determine.
7. La secretaria al recibir el pago genera la boleta y se la entrega al paciente, el valor
pagado lo ingresa al sistema Exact.
8. La secretaria al día siguiente junta los cheques al día recibidos para su depósito y los a
fecha los guarda por fecha de depósito.
9. Una vez al mes se envían las boletas a la empresa Siglo para su contabilización, junto
con ellas se envían las de compras (insumos) que las contabilizan directo a costo.
10. Por último, siglo contabiliza las boletas, haciendo los asientos contables cargando y
abonando las cuentas contables.

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6
Los departamentos que se involucran en este proceso son los siguientes

1. Informática(Exact Dental)  1)Agenda de Hora.


 2)Ficha médicas y Registroo prestaciones
5). Ingreso de presupuesto asociado al
RUT.
2. Atenciones Clínicas (Box)  3). Presupuesto es variable.
 4). Ingreso presupuesto, con descuentos
y promociones.
3. Secretaria  6). Recepción del pago, contado, tarjetas
o cheques.
 7).Emisión de boletas manuales y se
registra pago en sistema Exact.
 8). Siguiente día de deposita cheques al
día y los a fecha se guardan.
4. Contadores Externos  9). Una vez al mes se envía la información
de ventas y compras.
 10). Registros contables, clientes,
ingresos y banco, sin conciliación
bancaria.

Segregación de funciones de los departamentos involucrados.

1. Informática (Exact Dental)  Entregar reportes fidedignos para control


de ingresos.
 Ficha actualizada de clientes con pagos
realizados con fechas de atención.
 Reportes a contabilidad para cuadraturas

2. Atenciones Clínicas (Box)  Para la atención debe traer respaldo de


pagos al día, entregado por secretaria,
con firma y timbre.
 Para la atención de controles debe
presentar ficha actualizadasin deudas.
 Tratamientos adicionales, deben estar
incluidos en la ficha, sino es asi no se
atiende.
3. Secretaria  Recibir pagos, emitir boleta de servicios
 Depositar dineros y documentos todos
los días.
 Nóminas de cheques diarios y arqueos
semanales con los documentos que están
a fecha.
 Cuadratura de pagos con tarjetas.
4. Contadores Externos  Conciliación bancaría.
 Conciliación de registros de ventas con
ingresos vs pagos.
 Registro y control de insumos de
ortodoncia, (Inventario).

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Elaboración de matriz de riesgos en pruebas de cumplimientos

Probabilidad Valor

15 30 60
Pacientes del Dr. 40 clientes
Siglo no realiza
Cortes están consultados, 15
conciliaciones
Alta 3 yendo a la clínica están yendo a la
bancarias, dentro
HDENT a consulta
de la
controles particular del Dr.
contabilidad.
frecuentes. Cortes.
10 20 40
Hay 800 Pacientes con
400 cheques en
pacientes con mayor deuda
custodia y 60
montos pendiente,
cheques
Media 2 pendientes en pagaron en
caducos, que la
sistema Exact., consulta del Dr.
secretaria no
con antigüedad Cortes, con
había
de 90 días a 3 tratamientos en
identificado.
años. ambos lugares.
5 10 20
Sistema de
No existe
Gestión Exact, No se está
control de
Baja 1 Dental, debe efectuando la
registros de
integrase con función de
inventarios de
un sistema cobranzas.
insumos.
contable.
Impacto Leve Moderado Catastrófica
Valor 5 10 20

Medidas para evitar riesgos de Clínica Odontológica HDENT Limitada.

1. Designar a una persona especialmente a realizar tareas de cajera y cobranzas.


2. Realizar Análisis a listado de deudores entregado por sistema no contable.
3. Comprar o contratar un sistema computacional integrado de gestión dental y contable,
donde la Empresa Siglo Outsourcing S.A., lleve la contabilidad mensualmente.
4. Los pacientes del Dr. Cortes no deben ser atendidos por la Clínica, sin estar registradas
en sus fichas las atenciones y actualizados sus pagos. Si el doctor Cortes los atiende en
su clínica particular, deben seguir atendiéndose allí.
5. Deben implementar urgentemente las conciliaciones bancarias, ojalá desde el año en
curso.
6. Realizar un inventario a la fecha mas cercana que se pueda y regularizar la contabilidad,
además mantener actualizados los registros de entrada y salida de insumos dentales.

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Evaluación de Costo- Beneficio por controles construidos

Costo Beneficio
1. Implementar un sistema de Gestión  Mayor control de pagos.
Integrado con software contable,  Implementación de conciliación bancaria
Aumentara el precio por este  Control contable de ingresos vs
servicio, va entre 750 mil a 1,5 declaraciones de impuestos.
millones.  Control de análisis de cuentas y mayores
de todas cuentas contables.
 Así no existe dependencia de la empresa
de contabilidad.
2. La contratación de una persona  Emisión de boletas por sistema contable.
encargada solo de recepción de  Recepción de pagos con documentos u
pagos y control de depósitos otros medios de pagos.
aumenta costo en remuneraciones  Arqueo diario de ingresos a caja.
del personal, que va entre 500 mil a  Entrega de nóminas para depósitos con
700 mil pesos por mes dependiendo efectivos y documentos.
de la experiencia y responsabilidad.  Nóminas de cheques en cartera con
próximos vencimientos.
 Recepción de comprobantes de atención
con firma y timbre de secretaria y
médico.
 Disminuye el plazo de cobro por
prestaciones de la clínica.
3. La secretaria solo queda con  Revisión de Fichas de cada paciente.
funciones administrativas, para el  Control de presupuestos y seguimientos.
control del sistema de gestión de  Control de atenciones a pacientes en
horas y fichas de los pacientes, Costo ficha.
de tiempo en revisar y ordenar  Control de servicios adicionales en ficha.
documentos de respaldo.  Solo atención de pacientes de la clínica.
 Control de atenciones y descuentos,
según políticas del centro clínico.
 No existirán atenciones sin hora previa y
pagos al día.
4. Contadores Externos con mayor  Implementación y control de conciliación
exigencia de tareas a realizar, quizás bancaría.
se solicitará reajuste de honorarios,  Mayor control de insumos significara
con respecto a los honorarios menor costo.
dependerá de la cantidad de horas  Mayor control de cobros evitara solicitar
adicionales que le tendrán que créditos y pagar intereses.
asignar, pero en un promedio de 30%  Balance General será más real y
a 40%, fidedigno.
 Se declararán y pagarán bien los
impuestos anuales.
 La distribución de utilidades será la
correcta para todos sus socios.

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Conclusiones Generales

Según mis apreciaciones de la revisión efectuada en empresa Odontología HDENT Ltda., creo
que existen errores administrativos quizás por falta de organización de sus dueños, por no tener
una visión clara de los objetivos de la clínica, no existen controles internos que ayuden a
identificar o evidenciar los errores que se están cometiendo.

Con esta auditoria esperamos los ayude a reorganizar sus departamentos involucrados y
reestructurar sus controles internos para que obtengan mejores resultados en el corto y
mediano plazo.

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Firma Auditor Externo

Milenio Outsourcing Ltda.

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