PROCESO DE SORPOTE

De dirección

Dirección de restaurante, planificación y objetivos, finanzas, legales y reglamentario, gestión

de calidad, cliente misterioso, plan operativo.

Comercialización y marketing, publicidad, promoción, material de ventas, voz del cliente,

precios, control de ventas, benchmarking.

Necesidad del cliente (inicio)

- Recepción del cliente y realización de comanda
- Realización del producto en cocina
- Entrega de producto y atención en la sala comedor
- Cierre de cuenta por cobrar, limpieza
Satisfacción del cliente (fin)
De Soporte
Gestión de compras, especificación, selección de proveedores,
compras, recepción y control de inventarios, evaluación.
Tecnología, innovación, mantenimiento a hornos, estufas y
congeladores, equipos de servicio, sistema operación informático.
Recursos humanos, gestión de competencia, selección y contratación,
capacitación, desempeño, satisfacción con el trabajo, salud y seguridad
GESTION DE COMPRAS
Es posible distinguir cinco funciones que podría desempeñar la gente en una
decisión de compra:

1. El Iniciador. Una persona que sugiere la idea de adquirir el producto o servicio

específico.
2. El Influyente. Una persona cuyos puntos de vista o sugerencias tienen algún peso
en la decisión final.
3. El que decide. Una persona que determina alguna parte de la decisión de compra.
4. El Comprador. La persona que hace la compra.
5. El Usuario. Una persona que consume o usa el producto.

Una empresa necesita identificar estas funciones porque tienen implicaciones en el

diseño del producto, la determinación de los mensajes y el destino que se asigna al
presupuesto de promoción.
 Definición De Limites:
 Límite inferior:

 Límite de interior
Estudio de la clientela potencial

 Definición de etapas de proceso

Planificación de compra: Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades

para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Análisis de la necesidad: Análisis de las necesidades El departamento de

compras recibe los formatos de solicitud de materiales y analiza la prioridad de
las peticiones para tramitar su gestión.

Solicitud de oferta y presupuesto: Es un paso obligatorio para evitar toma de

decisiones que puedan afectar la economía de la empresa.

Evaluación de las ofertas recibidas: Una vez recibidas las ofertas, hay que
estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Selección de proveedores: Los factores que se comparan durante la fase de

selección de proveedores, son el precio, la calidad, las condiciones y garantías
personales de la empresa que suministrará el producto. La búsqueda y selección
de proveedores debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la mayor
cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra.

Negociación de las condiciones: Durante esta fase se comentan y

especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociadas.

Solicitud de pedidos: Cuando el comprador y el vendedor llegan a un

acuerdo, deben de formalizar un documento que comprometa a ambas partes
(Contrato de compra venta).

Seguimiento del pedido y los acuerdos: Se hace para verificar que se ha

recibido todo el material solicitado, que corresponde a las características
detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
 Análisis de etapas de procesos

Inicio:
Reconocimiento de la necesidad: el proceso se inicia cuando una necesidad no
satisfecha crea tensión en el individuo
Descripción de la necesidad: justificación DE LA CONTRATACIÓN (informes técnicos) /
OPORTUNIDAD MERITO Y CONVENIENCIA

DEFINE EL OBJETO DE LA CONTRATACION

RESPONSABILIDAD ÁREA REQUIRENTE, DEBE DETERMINAR COSTOS ESTIMADOS p/ determinar

procedimiento y autoridad competente para realizar el llamado (Res. 990/DE/04, 355/I/03,
1538/DE/08, 306/DE/10 y 571/DE/10)

BIENES:

 denominación de acuerdo mercado (bienes standarizados)

 normas tecnicas exigibles
 características particulares
 descripción detallada de bienes no estandarizado
 lugares y plazo de entrega
servicios:
 caracteristas y condiciones particulares de las prestaciones lugares donde se desarrollarán
 equipos e insumos a cargo del proveedor
 inicio y duración de las prestaciones
obras:
 descripcion de los trabajos requeridos
 localización
 planos – fotografías
 computos
 equipos y materiales a cargo del contratista
 inicio y plazo de ejecución
 control y documentacion
locaciones de inmuebles:
 características generales,
 superficie
 ubicación

Determinación y análisis fuentes de abastecimiento:

La función de compras, que abarca todas las actividades necesarias para procurarse los
abastecimientos de materiales y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto
con los esfuerzos de la función “de producción para manufacturar o procesar el producto”,
con la función “de ventas y distribución, y con todas las otras funciones “de ejecución en
el esfuerzo global organizado”.
DIRECCIÓN
La relación con la Dirección General es mediante reportes oportunos de las actividades
de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período
de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos
de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual permite la
evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.

PRODUCCIÓN
Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea
manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal
entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para
la producción y de qué producción descanse en compras para tal servicio.
Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la
administración, y ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción
respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el
máximo valor por unidad monetaria gastada.

VENTAS
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la
de vender el producto final logrado con el esfuerzo de la organización; el éxito de este
esfuerzo de ventas depende del producto, del precio, cantidad, y contabilidad de entrega,
por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.
El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende siempre, de los
precios pagados por compras por los materiales componentes y en muchos negocios, esto
puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.
Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas
de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas.
Determinación de precios y términos:
Fijar precios es un problema cuando una compañía debe determinarlos por primera vez. Esto
sucede cuando la empresa desarrolla o adquiere un nuevo producto, cuando introduce su
producto regular en un nuevo canal de distribución o área geográfica y cuando entra a una
licitación por un nuevo contrato de trabajo. Las empresas debe decidir dónde situar su
producto en calidad y precio. Es por esta razón que se hace tan importante la fijación de
precios. A continuación se detalla varias etapas importantes para realizar este proceso:
 Etapa 1. Selección de los objetivos del precio.

La compañía primero debe decidir qué quiere realizar con un producto en particular. Si
ha seleccionado su mercado objetivo y su posición en éste, entonces su estrategia de
mezcla de mercadotecnia, incluido el precio, será bastante sencilla.

 Etapa 2. Identificación del Mercado.

 Antes de fijar el precio de un artículo se debe tener definido el target o mercado meta
(grupo de consumidores potenciales al que se desea llegar).

 Etapa 3. Determinación de la demanda.

Cada precio que la compañía pueda cargar llevará a un nivel diferente de demanda y, como
consecuencia, tendrá un efecto distinto sobre sus objetivos de mercadotecnia.

 Etapa 4. Estimación y Compresión de los Costos.

La Demanda representa en gran medida un tope máximo para el precio que la compañía
puede cargar por su producto y los costos de la compañía representan el tope mínimo.

 Etapa 5. Selección de las políticas de precio.

Las políticas de precios, son aquellos principios generales, reglas o guías de acción que las
empresas se proponen o empeñan en seguir en sus decisiones diarias en materia de
precios. A continuación se estudian algunas de ellas.

 Etapa 6. Selección de un método para fijar precios.

Una vez definidas las políticas de precios, el paso siguiente será seleccionar el método
o procedimiento para fijar precios de una manera permanente, son muchos los métodos
o fórmulas empleadas para fijar precios, a continuación se trataran los métodos más
comunes.

 Etapa 7. Selección del precio definitivo.

Una vez elegidas las políticas y métodos de fijación de precios el empresario está en
condiciones de optar por un precio definitivo para el articulo bajo estudio.

Prepacion y asignación de la orden de compra

La asignación de una orden incluye usualmente la preparación de una orden de compra a
menos que en su lugar se use un acuerdo de ventas con algún proveedor o se emita contra
una orden que lo cubra. Una falla en el uso del contrato adecuado puede dar como
resultado complicaciones legales serias. Además la transacción puede no haber sido
registrada en la forma debida. Por esta razón, aun cuando una orden sea dad por teléfono,
debe ser seguida de una orden por escrito con fines de confirmación.
En ningún caso salvo para las compras menores de cajas chica no deben comprarse
ningunos materiales sin una orden de algún tipo escrito.
Es de sumo interés comprar los acuerdos de venta y las formas para la ordenes de compra.
Debido a que cada compañía busca actualmente protegerse a si mismo tan completamente
como sea posible, las responsabilidades que en la forma de la orden de compra se asignan al
proveedor, en el acuerdo de venta son transferidas al comprador.
Es natural que una compañía este ansiosa por utilizar sus propias condiciones de ventas
cuando expanden su productor y su propia orden de compra cuando están comprando.
Formas de la orden de compra
Existen diferentes formas de ordenes de compras, las cueles varían de gran forma en el
formato y en el proceso que se rige en la empresa. No obstante se esta luchando para lograr
estandarizar la orden de compras.
Los datos necesarios en cualquier orden de compra que se considere apropiada son:
 1. Numero de serie
 2. Fecha de emisión
 3. Nombre y dirección de la empresa que recibe la orden.
 4. Cantidad y descripción de los artículos que se ordenan.
 5. Fecha de envió requerida.
 6. Las direcciones para su embarque.
 7. El precio, los términos de pago.
 8. Los términos de pagos.
 9. Condiciones que regulan la orden.
Medidas que se toman en las condiciones de las ordenes de compras
 Protección del comprador de artículos dañados.
 Especificaciones referente al precio.
 Algunas cláusulas importantes sobre embalaje o por peso excesivo.
 Aceptación de materiales sujeta a la inspección de su calidad.
 Rechazo a causa de la mala calidad.
 Cancelación de orden si los envíos no se reciben en la fechas acordada.
 El vendedor puede receptar letras de cambios giradas contra el comprador.
 Cantidad excesiva o insuficiencias en relación con los pedidos.
 Información sobre temas importantes para la empresa.
Cada compañía difiere en los tipos de ordenes, el numero de copia y en el envió de las
compras. El ejemplo típico es que el original se envía al proveedor para fines de solicitud de
pago futuro.
Formas para Ordenes de Compras Abierta
Cuando las ordenes son abiertas el costo de su expedición y manejo se pueden reducir, ya
que una orden abierta permite agregar los artículos y la extensión de tiempo.
En este tipo de orden todos los términos y condiciones comprendidos en la compra de
cantidades estimada durante un periodo, se negocian e incorporan a la orden original.
Después loas emisiones de cantidades especificas se hacen contra la orden.
Seguimiento y Expedición
El seguimiento consiste en darle continuidad al proceso hasta lograr que el cliente haga el
pedido y la orden se ejecute. Algunas empresas tienen una persona especifica para esto. El
seguimiento consiste en la verificación rutinaria de una orden para asegurar que el
vendedor será capaz de satisfacer las promesas de envió.
El envió es una forma de ejercer presiona sobre los vendedores para lograr que satisfagan la
promesa de envió o el envío sea realizado antes de lo señalado
Recepción e Información de Artículos.
Una adecuada recepción de materiales y otros artículos, es vital, mucha empresa manejan la
recepción mediante un departamento especifico, con excepción de algunas empresas que
tienen varias plantas o naves. La llegada de los artículos siempre incluye una etapa
adicional.
Existe argumento para retener el pago de la factura hasta haber recibido los articulo, entre
estos están:
 1. Frecuentemente la factura llega a mano del comprador hasta el final del periodo de
descuento.
 2. No es bueno pagar hasta no haber inspeccionado la compras.
 3. Se debe hacer algo para que el periodo de descuento sea a partir de la recepción de la
factura o de los artículos.
Además existen argumento a favor de pasar la factura para que sea pagada sin esperar la
llegada inspección y aceptación del material.
Estos son:
 La consideración financiera financiera puede ser sustancial.
 La deficiencia para lograr descuento por pagos inmediato reflejas desfavorablemente la
situación crediticia del comprador.
 Cuando se hacen compras a vendedores respetables se pueden hacer fácilmente ajustes
mutuamente satisfactorios cuando ha habido material que no satisface, aun cuando de la
factura ya haya sido pagada.

Seguimiento y/o expedición de la orden de compra

Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
Acompañamiento de Pedido
¿COMO ESTA EL PROVEEDOR EL PEDIDO?
Control de la Recepción del Material Comprado
¿EL MATERIAL RECIBIDO ESTA DE ACUERDO CON EL PEDIDO?
Retroalimentación
EN CADA ETAPA HACER UNA RETROALIMENTACIÓN CONSTANTE EN EL
CICLO DE COMPRAS
Análisis de las Solicitud de Compras.

Recepción e inspección de los artículos

El departamento de recepción e inspección tiene la responsabilidad de recibir los envíos
autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los
artículos a los almacenes.

Son funciones de este departamento:

1. Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra.
2. Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los
proveedores.
3. Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.
4. Entregar la mercadería a los almacenes.

Liquidación de la factura y pago al proveedor:

- Pedir un producto o servicio
- Crear solicitud de compra (adquisición y abastecimiento)
- Especificar acuerdo de compra (proveedores o adquisición y abastecimiento)
- Especificar pedidos de compra (proveedores o adquisición y abastecimiento)
 - Pagar por el producto o servicio
- Recibir y especificar facturas
- generar y enviar pagos de proveedor
- gestionar liquidación de proveedores
- realizar un pago por adelantado por el producto o servicio
- pagar gastos/comisiones/ sueldos
- realizar devoluciones a los clientes
- cerrar proveedores
Mantenimiento de registros
El mantenimiento de registro implica el desarrollo de operaciones para almacenar
el registro. Hay que tener en cuenta una serie de consideraciones cuando
se almacenan registros, incluida la posibilidad de que el registro esté disponible
para su recuperación por parte de quienes necesiten hacer referencia a la
información o tener acceso a este. El otro lado de hacer disponible el registro es
denotar quién no puede tener acceso al expediente.

Cuando el registro está fuera de su almacenamiento, es vital para la buena gestión

de registros tener un sistema en su lugar para determinar quién tiene el registro,
dónde tienen el registro y cuándo tienen la intención de devolver el registro.
Garantizar el retorno adecuado del registro es también una parte importante del
sistema de gestión de registros.

Fin
ENCARGADO DE PROCESO
Director/ subdirector de compras y logística:
Realizar las negociaciones para la compra de insumos, y asegurar el abastecimiento oportuno
al área de producción Participar en las reuniones operativas con dirección y líderes para
conocer las necesidades de materiales y productos Recibir las órdenes de compra, realizar
cotizaciones y obtener las mejores condiciones de calidad, servicio y costo, Realizar el
monitoreo desde que lo surte el proveedor de materiales hasta que se recibe en almacén,
asegurando que cumpla con las especificaciones de tamaño, color, cantidad, etc. solicitadas En
su caso, efectuar devoluciones y reclamaciones a proveedores, coordinándose con almacén
Mantener estrechas relaciones con los proveedores para generar alianzas estratégicas (socios
de negocios) que propicien beneficios mutuos en la comercialización de sus productos
Prospectar, negociar y mantener actualizado el catálogo de proveedores Atender a los
proveedores en forma personal y/o telefónica Monitorear e informar sobre el logro de
objetivos de compras Darle seguimiento a las devoluciones de materiales realizadas por mal
estado o que en su caso no hayan llegado de acuerdo a la orden de compra realizada,
solicitando al proveedor las bonificaciones correspondientes Monitorear e informar sobre el
logro de objetivos de compras

Jefe de contratación:
 Identificar todas las oportunidades de negocio (licitaciones) que se convoquen por
los diferentes organismos, en relación con los productos de la compañía.
  Controlar y organizar toda la documentación necesaria para afrontar las diferentes
licitaciones.
 Estar al día de todas las novedades que se produzcan en la TLCSP y la doctrina
que vayan creando los diferentes tribunales administrativos.
 Organizar y coordinar a los diferentes departamentos de la empresa que puedan
intervenir en cualquiera etapa de una licitación.
 Interactuar con la red de ventas y formarla en materia de contratación pública.
 Estar preparado para poder interponer recurso especial en materia de contratación
por medio de la asesoría jurídica
 Estar informado de las novedades que se vayan produciendo en materia NO
específica de contratación pública, pero de influencia dentro del departamento.
Jefe de campras:
 Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores.
 Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o
materiales.
 Control de calidad de las materias primas y componentes.
 Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra.
 Información a tiempo real del stock de la organización.

Jefe de logística/almacén:

En base a mi experiencia, se pueden dividir las funciones en dos grandes bloques:

 Aquellas que son meramente operativas.
 Las que conllevan una tarea estratégica de planificación y adaptación continua.

Las funciones operativas de las cuales se tiene que encargar el jefe de almacén serán
aquellas que tienen que ver con la actividad diaria y rutinaria que se realiza dentro del
mismo.

Estas actividades cambiarán evidentemente de estar a cargo del almacén de entrada

(fundamentalmente de la materia prima para producción), del almacén(es) del stock
generado en el WIP (working in process), o del almacén de producto terminado.
Centrémonos para simplificar únicamente en el primero y en el último.

Administrativos:
1. Planeación: Función de la administración en la que se definen las metas, se
fijan las estrategias para alcanzarlas y se trazan planes para integrar y
coordinar las actividades
2. Organización: Función de la administración que consiste en determinar qué
tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se hacen, cómo se agrupan, quién
rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
3. Dirección: Función de la administración que consiste en motivar a los
subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo,
 elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquiera otra manera
del comportamiento de los empleados.
4. Coordinación: Consiste en unificar los esfuerzos organizacionales.
5. Control: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño
actual, compararlo con una norma y emprender las acciones correctivas que
hicieran falta.

Almacenero:
 Recepción de mercancías. Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías
que envían los proveedores.
 Almacenamiento.
 Conservación y mantenimiento.
 Gestión y control de existencia.

Mantenimiento Técnico- Constructivo

El almacén es un elemento que en los últimos tiempos ha cobrado mucha importancia en
el desarrollo industrial actual y en la cadena de suministro en particular. El jefe de
almacén será responsable del correcto funcionamiento de todas las actividades que se
desarrollan en él, la gestión del almacén y también de la optimización del espacio. Una
buena labor llevará a la empresa a unos resultados óptimos con el consiguiente aumento
de la calidad del servicio y de la satisfacción del cliente
Definición de limites
Límite inferior