Capítulo 9 Cierre del proyecto Como parte de los documentos en el archivo, o además de ellos, sería

ACCIONES PARA EL CIERRE DE UN PROYECTO valioso crear una base de datos de elementos comunes de datos de
Esta fase inicia cuando se han concluido los trabajos del proyecto y el proyectos pasados, a efecto de analizar y determinar si existen
patrocinador o cliente ha aceptado los entregables correspondientes. tendencias o correlaciones que pudieran servir para cotizar, planear y/o
El proceso para cerrar el proyecto implica varias acciones, entre otras: realizar proyectos futuros.
 Cobrar y efectuar los últimos pagos RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
 Evaluar y agradecer el personal Tener una junta de evaluación a posteriori con el cliente o patrocinador
 Evaluar a posteriori un proyecto es tan importante como tener juntas internas para evaluar el proyecto a
 Documentar las lecciones aprendidas posteriori en la organización del proyecto. El objeto de la junta debe
 Organizar y archivar los documentos del proyecto ser determinar si el proyecto proporcionó al cliente los beneficios que
Últimos pagos esperaba, evaluar el grado de satisfacción del cliente y obtener
Una actividad que se debe desempeñar durante la fase de cierre es retroalimentación que sirva para relaciones de negocios futuras con ese
asegurarse de que se le han cobrado todos los pagos al cliente. cliente u otros.
En algunos casos, el último pago representa un porcentaje considerable  En primer lugar, el contratista debe preguntar al cliente si
del precio total del proyecto. Asimismo, se debe comprobar si se han podría encargarse de otros proyectos; tal vez sin pasar por un
realizado todos los pagos a subcontratistas, consultores, vendedores o proceso competitivo de solicitud de propuestas.
proveedores por concepto de todos los materiales o servicios que se  En segundo lugar, el contratista debe pedir permiso al cliente
hayan comprado. Cuando se han recibido y realizado todos los pagos, para usar su nombre como referencia
se cierran los “libros” del proyecto o los registros contables y se efectúa  Otra manera de capitalizar el éxito de un proyecto es que el
un análisis financiero del proyecto, para comparar los costos reales al contratista escriba un artículo noticioso respecto del
final del proyecto con el presupuesto inicial. proyecto en colaboración con el cliente y lo presente como
Reconocimiento y evaluación del personal boletín de prensa a los medios noticiosos adecuados.
Una acción importante para cerrar el proyecto es el reconocimiento y  Otro método para obtener retroalimentación del cliente
la evaluación del personal. Ésta puede ser desde una reunión informal respecto de su satisfacción con los resultados del proyecto,
después del trabajo hasta un evento formal, con oradores de la es por medio de un cuestionario de evaluación a posteriori
organización del cliente o diplomas de reconocimiento a los para que lo conteste el cliente.
participantes del proyecto. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL PROYECTO
En la fase de cierre del proyecto, el gerente debe preparar por escrito Existen muchas circunstancias que requieren que un proyecto sea
una evaluación del desempeño de cada miembro del equipo, en la cual terminado antes del tiempo previsto. Otra circunstancia que
mencione cómo cada uno de ellos ha ampliado su conocimiento como ocasionaría que un proyecto se cancelara anticipadamente es un
resultado de su asignación al proyecto y también es importante cambio en la situación financiera de la empresa.
identificar las áreas que cada uno debe desarrollar más. En el caso de que un cliente insatisfecho cancele un proyecto
Evaluación a posteriori de un proyecto anticipadamente, afectará de manera importante al negocio del
El propósito de estas juntas es revisar y evaluar el desempeño del contratista, lo cual podría tener una pérdida económica a causa de la
proyecto, así como identificar qué se podría hacer para mejorar tal cancelación y tal vez tenga que despedir a algunos de los empleados
desempeño en proyectos futuros. que trabajaban en el proyecto.
Debe haber dos clases de juntas: las individuales (con cada uno de los Una manera de evitar la cancelación de un proyecto debido a la
miembros del equipo) y la grupal (con el equipo completo del insatisfacción de un cliente es monitorear continuamente el grado de
proyecto). satisfacción del cliente a lo largo de todo el proyecto y emprender
A continuación, se presentan algunos temas que se podrían discutir en acciones correctivas ante el primer indicio para esa insatisfacción.
cada uno de los puntos de la agenda:
1. Desempeño técnico: -Alcance del trabajo, -Calidad y -
Manejo de los cambios
2. Desempeño del presupuesto
3. Desempeño del programa
4. Planeación y control del proyecto
5. Administración del riesgo
6. Relaciones con el cliente
7. Relaciones con el equipo/en el equipo
8. Comunicación/comunicaciones
9. Identificación y solución de problemas
10. Lecciones aprendidas
11. Recomendaciones para proyectos futuros/recomendaciones
lecciones aprendidas
La finalidad de identificar y documentar las lecciones aprendidas es
capitalizar el conocimiento y la experiencia obtenidos con el proyecto,
a efecto de mejorar el desempeño en proyectos futuros. Una
consideración importante respecto de las lecciones aprendidas es
asegurarse de que sean documentadas, comunicadas y utilizadas por
los gerentes y los equipos en proyectos futuros. Una manera de hacerlo
sería requerir que fuese un punto de la agenda de la junta inicial para
el arranque de un nuevo proyecto.
Cómo archivar los documentos del proyecto
El equipo o el contratista deben asegurarse de que las copias de los
documentos adecuados del proyecto sean organizadas, clasificadas y
archivadas correctamente de manera que puedan ser consultadas con
facilidad para su uso futuro.
Algunas organizaciones utilizan una lista estándar o un índice de
elementos para garantizar que todos los documentos y registros
importantes del proyecto sean conservados, como los técnicos, los
financieros, las autorizaciones, los contratos, los reportes, etc. La
mayoría de los documentos probablemente se guarden en formato
electrónico, pero en algunos casos tal vez sean necesarias las copias en
papel. Para efectos de seguridad y certidumbre, también es aconsejable
guardar una copia de respaldo de todos los documentos en otro archivo.
Capítulo 10 El gerente de proyectos DELEGAR
RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS Implica atribuir facultades al equipo para que logre el objetivo del
El gerente de proyectos es el responsable de confirmar que el cliente proyecto, y a cada miembro del equipo para que obtenga los resultados
quede satisfecho porque el alcance del trabajo se ha realizado con esperados en su campo de responsabilidad. Es el acto de permitir que
calidad, dentro del presupuesto y a tiempo. El gerente de proyectos las personas desempeñen con éxito las tareas que les han asignado.
tiene la responsabilidad principal de liderar la planeación, la ADMINISTRACIÓN DE LOS CAMBIOS
organización y el control de las actividades del trabajo, con el fin de En un proyecto, lo único que con toda seguridad ocurrirá es el cambio.
lograr el objetivo del proyecto. Aunque los planes estén muy bien preparados, se presentarán cambios,
Planeación los cuales pueden ser:
el gerente define con claridad el objetivo del proyecto y se pone de  Iniciados por el cliente o el patrocinados
acuerdo con el cliente para lograrlo. El gerente comunica el objetivo al  Iniciados por el equipo del proyecto
equipo para dar una visión de lo que será la debida consecución de ese  Ocasionados por hechos inesperados durante la ejecución del
objetivo. proyecto
Organización  Requeridos por los usuarios de los resultados del proyecto
Organizar implica obtener los recursos adecuados para desempeñar el En general, cuanto más avanzado se encuentre el proyecto cuando se
trabajo. El gerente debe decidir qué tareas desempeñará el personal identifiquen los cambios, tanto mayores serán sus efectos para poder
interno y cuáles serán encomendadas mediante outsourcing a lograr los objetivos del proyecto.
subcontratistas o consultores. Si el cliente acepta los cambios, el programa y el presupuesto serán
Controlar modificados a efecto de incluir las tareas y los costos adicionales. El
A efecto de controlar el proyecto, el gerente instituye un sistema de sistema de control de los cambios debe incluir una bitácora o un reporte
administración de la información del proyecto diseñado para rastrear de situación de todos los cambios pendientes, de los autorizados y de
el avance real y compararlo con el planeado. Este sistema ayuda al los rechazados.
gerente a distinguir entre estar muy atareado y obtener logros. Corrupción del alcance y es una causa frecuente de que los proyectos
HABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS se salgan de presupuesto y/o no se completen a tiempo
Debe poseer un conjunto de habilidades y capacidades que inspiren al
equipo para alcanzar el éxito, y para ganarse la confianza del cliente.
Los gerentes de proyectos efectivos tienen grandes habilidades de
liderazgo, capacidad para desarrollar a las personas, excelentes
habilidades para la comunicación, magníficas habilidades
interpersonales, capacidad para manejar el estrés, habilidades para
resolver problemas, para negociar y administrar el tiempo.
 Habilidades de liderazgo
 Capacidad para fomentar el desarrollo de las personas
 Habilidades para la comunicación
 Habilidades interpersonales
 Capacidad para manejar el estrés
 Habilidades para resolver problemas
 Habilidades para negociar
 Habilidades de administración del tiempo
DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL GERENTE DE
PROYECTOS
Existen varios caminos para desarrollar la competencia que se requiere
para ser un gerente efectivo…
1. Adquiera experiencia. Trabaje en la mayor cantidad posible de
proyectos. Cada proyecto ofrece una oportunidad para aprender.
2. Aprenda de otros. También debe observar la manera en que otros
participantes emplean sus habilidades.
3. Entreviste a gerentes de proyectos que posean las habilidades que
desea desarrollar. Si quiere desarrollar sus habilidades de
liderazgo y cómo desarrollaron sus habilidades y qué le sugerirían
que hiciera.
4. Evalúese y aprenda de sus errores. Si ha terminado la tarea de un
proyecto, pero ha gastado más de lo presupuestado o se ha
retrasado en el programa,
5. Consígase un mentor. Puede pedir a alguien que sea su mentor
mientras trabaja en un proyecto. Debe ser una persona que usted
considere que posee las habilidades que está tratando de
desarrollar.
6. Participe en programas de estudio y capacitación. Existen muchos
talleres, seminarios por Internet, discos DVD y materiales para
estudiar por cuenta propia todas las habilidades
7. Afíliese a organizaciones. El inscribirse al Project management
Institute le brindará oportunidades para participar en juntas y
conferencias con otras personas interesadas en la administración
de proyectos.
8. Lea. Suscríbase a publicaciones y busque artículos relacionados
con las habilidades que desea desarrollar. Existe gran cantidad de
artículos sobre cómo mejorar sus habilidades.
9. Obtenga un diploma. Otro camino para desarrollar competencias
como gerente de proyectos es obtener un diploma de una
disciplina específica de la administración de proyectos.
10. Ofrézcase de voluntario. Piense en la posibilidad de colaborar
como voluntario en una organización donde no sólo puede
contribuir a la comunidad o a una causa específica, sino que
también puede tratar de desarrollar sus habilidades para liderazgo.