Como es el manejo de la Caja Chica en nuestra empresa.

La Caja Chica Es el fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir
gastos menores que pueden surgir del día a día en la empresa, estos fondos se
reintegran por lo general al final de cada mes.

Al cierre de cada mes, el efectivo que quede más los gastos realizados debe
sumar el monto inicial del fondo, luego se realiza la reposición de la caja chica y se
emite el reporte contable con todos sus soportes.

Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat para que
puedan ser contabilizadas, como el número de factura, nombre, cedula de
identidad o R.I.F., IVA, entro otros, pero hay gastos que no emiten facturas, como
puede ser el pasaje en un autobús, para estos gastos hay que emitir un recibo de
caja chica.

Los gastos que se llevan en la caja chica por lo general son compras de material
de oficina, reparaciones menores, refrigerios, gasolina, pasajes, estacionamientos
entre otros. Los gastos se pueden agrupar en uno solo, de modo de no tener que
especificar cada uno de ellos, por ejemplo, se pueden agrupar todos los gastos de
estacionamientos en uno solo. Estos gastos o compras pequeñas deben ser
controlados, registrados y contabilizados.

La caja chica se utiliza para solventar algún imprevisto diario, y no para pagar
gastos por montos que sobrepasen el límite establecido en la caja chica.

Se debe establecer una política clara sobre qué tipo de gastos se pueden cubrir
con la caja chica, y qué tipo de comprobantes y justificaciones se exigirán con
cada desembolso.
Solo hay una sola persona responsable de la caja chica, y se deben realizar
auditorías periódicas para saber si se le está dando el uso correcto al dinero y si
los gastos están debidamente respaldados.

El control Interno de la Caja chica debe hacerse, Tomando en cuenta lo

siguiente:

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por Caja chica.
Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o

para su eliminación y siempre se informara con un oficio por escrito a la gerencia
explicando cualquier cambio en aumento o disminución entre otras cosas.

Y esta persona responsable de la Caja chica, no debe tener acceso a la

contabilidad, ni a los cobros.

La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona

responsable del mismo.

El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se

especifique en los comprobantes pagados por la Caja chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar

aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y
letras, el monto pagado.

Cuando queda poco dinero en Caja chica, es necesario reponer el fondo, y si la

reposición se hace con mucha frecuencia, el fondo debe ser aumentado, con el
debido asiento, cargar a Caja chica y abonar a Banco por el importe del
incremento.