EL COMITÉ ORGANIZADOR

Con el objetivo de lograr un desempeño eficiente del Comité Organizador de cada

evento en particular, se deben agrupar las diversas funciones y acciones que se
llevan a cabo durante su desarrollo y realización por Áreas de Coordinación.

En cada una de esas coordinaciones que conforman el comité organizador en su

totalidad, se dividen todas las funciones y acciones necesarias para la realización
de un evento de gran magnitud.

LA COORDINACIÓN GENERAL
El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos de un
evento y el éxito tiene mucho que ver con el desempeño de excelentes
coordinadores de áreas. Por ello su función principal es la de dirigir y supervisar
que los coordinadores de áreas y su grupo cumplan con sus obligaciones.

Roles fundamentales del Coordinador General:

a) Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y
número de participantes, tener una campaña publicitaria exitosa, tener actividades
creativas.
b) Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administración y
operación, antes, durante y después del evento.

Funciones principales del coordinador general. La mayor parte de éstas las

lleva a cabo conjuntamente con los coordinadores de área y son:

1. Realización y desarrollo de la Convención

1. Reclutar a los miembros del Comité Organizador.
2. Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
3. Establecer objetivos y metas.
4. Planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo general.
5. Supervisar el trabajo que realice el Comité Organizador, desde la planificación
inicial hasta el término del evento.
6. Desarrollar un sistema eficiente de coordinación y supervisión, para garantizar
que todas las actividades que se lleven a cabo se hagan con un espíritu
profesional y de calidad.
7. Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse de
tiempo completo.

2. Políticas, reglamentos, programas y procedimientos

1. Coordinar que se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles
participantes.
2. Definir y elaborar las políticas, procedimientos y programa general junto al resto
de los Coordinadores de Área.
3. Redactar el reglamento general y uno técnico adecuado a las características
específicas de cada evento, con la colaboración de todas las áreas.
4. Elaborar el reglamento y programa técnico junto con el Coordinador Técnico.

3. Coordinadores de área
1. Coordinar y supervisar a los coordinadores de área. La buena coordinación y
comunicación de los organizadores y responsables de diferentes áreas, facilita las
labores y el logro de los objetivos del evento.
2. Para maximizar la coordinación entre todos los organizadores, se deben tener
juntas periódicas para el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los
responsables de las diferentes áreas. También deberá mantener reuniones con
cada responsable en particular.
3. Mandar la orden del día de cada reunión que se realice a cada uno de los
organizadores con la suficiente antelación, para que cada reunión de Comité a
realizar resulte lo más provechosa posible.
4. Elaborar al final de cada junta una minuta con los compromisos contraídos y los
detalles de cada reunión, que deberá estar firmada por todos los presentes.
5. Cuando se aproxima la fecha del evento las reuniones del comité organizador
deben ser con más frecuencia y se deben supervisar y evaluar los avances en los
programas de cada una de las coordinaciones de área.
6. Transmitir al equipo espíritu de colaboración entre todo el grupo de
organizadores, ya que esto redundará en mayor calidad del producto final.
7. Definir e implementar sistemas de cooperación y comunicación entre las
coordinaciones, antes, durante y después del evento.
8. Establecer y automatizar la comunicación y el intercambio de información
eficiente, ya que asegura la participación de todos y facilita la toma de decisiones.
9. Armar el programa de trabajo para cada área que forme parte de la estructura de
organización del Comité Organizador, para poder medir avances y desviaciones y,
dado el caso, tomar las medidas pertinentes.

4. Sistemas y procedimientos
1. Sistematizar la planificación, organización, ejecución y evaluación general.
2. Junto al Coordinador de Administración desarrollar y establecer los
procedimientos y sistemas para facilitar la realización.
3. En eventos de gran magnitud, contratar personal profesional para desarrollar
estos sistemas, entendiendo por sistemas al software necesario para automatizar
la información y evitar que se pierda cualquier tipo de dato relevante para la
organización del evento en su totalidad.
4. Capacitar al personal para que conozca los sistemas y procedimientos.
5. Diseñar y supervisar el sistema de registro.
6. Diseñar y supervisar el sistema de información.

5. Presupuesto general y flujo de dinero

1. Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.
2. Verificar los precios de los servicios contratados y/o productos adquiridos.
3. Elaborar el presupuesto preliminar.
4. Controlar, autorizar y verificar el uso del presupuesto general y flujo de dinero, ya
que conocer el flujo de caja permite manejar eficientemente las finanzas del
evento.
5. Junto al Coordinador de Finanzas son los responsables de supervisar el manejo y
uso del dinero que ingrese por todo concepto.

6. Financiamiento, donativos y patrocinios

1. Coordinar su gestión y tramitación junto al Coordinador de Finanzas y al de
Relaciones Públicas.
2. Para lo relacionado con el trámite, registro y control de financiamientos el
responsable es el Coordinador de Finanzas.
3. Esta responsabilidad es de las más difíciles y en muchos eventos es fundamental
para el éxito del mismo contar con los fondos suficientes.
4. Los donativos pueden ser en especie o en dinero dependiendo de las
necesidades y posibilidades de ambas partes.

7. Ciudad sede, centro de convenciones y hoteles

1. Junto al Coordinador de Administración debe seleccionar la ciudad que cumpla
con los requisitos necesarios.
2. Visitar las posibles sedes.
3. Supervisar el sistema de alimentación.
4. Escoger menús y tipos de servicio, para participantes, disertantes y personal de la
organización general.

8. Programas de actividades, difusión y trabajo

1. Aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusión, trabajo,
inauguración y clausura.
2. La intervención del Coordinador General y de los demás Coordinadores en este
punto es indispensable, ya que los programas (cronogramas y agendas) son la
base para la organización y realización de toda convención
3. Medir sus avances y cumplimiento de los programas
4. En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de analizar y
aprobar los cambios que considere pertinentes y ajustar debidamente la logística
general.
5. La inauguración y clausura son algunas de las actividades más relevantes e
importantes, por lo que debe autorizar los programas finales.
6. Autorizar y coordinar la logística general y los programas de las actividades
especiales, recreativas y deportivas, culturales y sociales.
7. Seleccionar espectáculos y artistas que formarán parte de las diferentes
actividades programadas.

9. Imagen y mensajes
1. Conjuntamente con el Coordinador de Comercialización y Difusión debe
supervisar el manejo de la imagen y los textos que den a conocer a los medios de
comunicación y al público en general.
2. Participar en la planificación de la campaña de publicidad y promoción
3. Definir estrategias de comercialización y difusión.

10. Invitados y ponentes

1. Definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de mesas de
trabajo
2. Junto con el Coordinador de RRPP deben instrumentar y supervisar la logística
para la selección, invitación, recepción y atención de los invitados especiales,
ponentes, participantes y acompañantes.

11. Medios de comunicación

1. Definir los medios de comunicación que se pretende invitar
2. Junto al Coordinador de RRPP y al de Operaciones debe autorizar la lista de
medios invitados.
3. Definir el contenido de los escritos que se les envíe.
4. El manejo y atención de los medios de comunicación, será responsabilidad de la
coordinación de RRPP y la de Operaciones

12. Presídiums
1. El Presídium es el grupo conformado por las principales personalidades que
encabezan o presiden el evento. En algunos casos tienen la responsabilidad de
dirigir los mensajes principales, como por ejemplo la inauguración, los eventos
intermedios y la clausura.
2. Acciones que debe desarrollar el organizador en relación a este grupo de
personas:
3. Junto a la Coordinación de RRPP debe decidir la conformación de los diferentes
presídiums que se instalen durante el evento.
4. Se recomienda que en los presídiums de las actividades de inauguración y
clausura estén las personalidades más destacadas del ramo o relacionadas con el
tema del evento, así como los principales directivos de la empresa o agrupación y
algunos organizadores.
5. Decidir quiénes van a ocupar los presídiums de las ponencias magistrales o de
actividades especiales.

13. Simulacros (o ensayos)

1. Programar y coordinar junto al Coordinador de Operaciones la práctica de
simulacros.
2. Participar de manera personal en cada una de las prácticas de simulacro que se
lleven a cabo
3. Este tipo de pruebas y prácticas es indispensable para detectar posibles fallas en
la logística y definir con anticipación los cambios necesarios.

14. Capacitación
1. Supervisar que todo el personal participante en la organización esté capacitado.
2. Junto al Coordinador de Operaciones debe elaborar el programa de capacitación
para todo el Comité Organizador y para que esto se lleve a cabo con la mayor
eficiencia posible también colaborarán el resto de las Coordinaciones.
3. Cada coordinación debe capacitar a su propio personal.

Todo el personal involucrado en la organización de un evento, debe estar enterado

de los avances del mismo en su totalidad, que conozca los objetivos, políticas,
programas, procedimientos y algunos otros detalles de importancia, que puedan
ayudarlo tanto en la realización de sus tareas específicas, como también para
poder colaborar con la información que requieran los participantes, disertantes,
invitados u otros colaboradores y/o proveedores involucrados en la realización del
evento, ya que de esta manera se logrará mayor agilidad en la ejecución integral.

15. Sindicatos
1. Coordinar las negociaciones con los sindicatos de trabajadores.
2. Es conveniente tener reuniones previas al evento con los representantes de los
sindicatos y negociar con ellos las condiciones para contratar sus servicios.

16. Seguridad
1. Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y participantes.
2. La estrategia, logística y sistema de seguridad, la debe establecer junto al
Coordinador de Operaciones.

17. Lista de seguimiento

1. Supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de seguimiento.

EL COMITÉ TÉCNICO
 Esta coordinación debe estar integrada por personal especialista en el tema. En
esta coordinación radica gran parte del éxito, pues es la responsable de elaborar
las conclusiones generales del evento, como resultado del análisis de los
diferentes temas que se traten
Las principales funciones de esta coordinación son:
2. Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de trabajo
3. Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de
ponencias
4. Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender la intervención de
los ponentes magistrales y de mesas de trabajo, nacionales e internacionales
5. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos.
6. Proporcionar información técnica a los participantes y medios de comunicación.
7. Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión
8. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias por
temas y mesas de trabajo
9. Organizar las mesas de trabajo
10. Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una de las
mesas de trabajo.

Dependiendo del tipo de evento, de los organizadores y de los participantes, se

debe plantear un tema general de interés, considerando los factores sociales,
económicos y/o políticos coyunturales del momento.

Después de asignar los temas de cada una de las mesas de trabajo que se
establezcan, se puede clasificar y asignar ponentes y horarios, ya que cada mesa
podrá trabajarse bajo una dinámica comunicacional diferente y esto nos permitirá
combinar la disertación de los ponentes participantes de diversas maneras.

La clasificación y distribución en las mesas de trabajo las deben de hacer los

expertos en cada tema y darle congruencia a los trabajos. Y los expertos para
hacerlo son quienes conforman a este Comité Técnico.

El “Reglamento Técnico” cumple la función de regular y uniformar la manera de

presentación de las ponencias magistrales y de mesas de trabajo. Principalmente
los ponentes son los más interesados en obtener con anticipación este reglamento,
ya que los orienta en la forma de preparar su trabajo a exponer.

Esta Coordinación debe solicitar apoyo a la Coordinación de Operaciones para la

obtención, instalación y prueba de los equipos y materiales necesarios en las
ponencias magistrales, mesas de trabajo y talleres. Además, para evitar
inconvenientes, es recomendable hacer un simulacro o ensayo previo al evento,
que incluya el uso de los diferentes equipos y la prueba de las presentaciones
remitidas por los ponentes para verificar su buen funcionamiento y evitar, en lo
posible, fallas durante los días de la convención.

Se debe nombrar un responsable específico de la Coordinación Técnica para

proporcionar información técnica a los participantes y medios de comunicación.
Este selecciona los documentos y materiales que se entregan a los participantes y
a los medios, por ello es importante contar con la suficiente anticipación con estos
documentos, pues facilita la clasificación, organización, fotocopiado y entrega de
los mismos.
 El responsable debe:
Estar enterado de cualquier cambio en el programa para su difusión
Coordinar diariamente la instalación y actualización de la cartelera que contenga
información relevante para los participantes.

Los asistentes deben contar siempre con información oportuna, por eso hay que
coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión y
entregarla cuando se necesita, es decir, puede repartirse antes, durante y después
del evento, según sea el caso.

EL COMITÉ ADMINISTRATIVO O EJECUTIVO

Las principales funciones de esta coordinación son:
1. Determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios
2. Coordinar la obtención de los permisos y licencias
3. Elaborar el programa general de actividades
4. Elaborar el programa de actividades de acompañantes
5. Participar en la selección de la ciudad sede
6. Elaborar la convocatoria para elegir la sede
7. Coordinar la selección y contratación del hotel sede y/o el centro de convenciones
8. Coordinar la selección y contratación del personal necesario
9. Coordinar el sistema de hospedaje
10. Coordinar el sistema de registro
11. Coordinar la elaboración de directorios
12. Coordinar las adquisiciones y contrataciones
13. Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte
14. Coordinar la selección de los salones o lugares donde se llevarán las actividades
de inauguración, clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo y alimentación
15. Coordinar el sistema de alimentación
16. Coordinar la selección de menús
17. Coordinar la organización del coctel de bienvenida
18. Coordinar la realización de la cena –baile de gala
19. Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc.
20. Coordinar la contratación de los servicios de fotografía, video proyecciones,
sonido, iluminación y filmación
21. Contratar el servicio de agencias de viajes
22. Coordinar la elaboración, llenado y entrega de reconocimientos
23. Coordinar la contratación del servicio de tarjetas de crédito
24. Coordinar la selección y contratación del servicio de seguros

Una de sus funciones es elaborar la convocatoria para elegir la sede de un evento

y en algunos organismos y agrupaciones se convoca a sus directivos y miembros,
así como a los interesados en el evento, para definir el país, ciudad y lugar sede.
Es importante que quien vaya a ser responsable de la organización del evento, sea
el lugar sede que sea, tenga una infraestructura mínima garantice el éxito de éste.
Por ello, conviene hacer una convocatoria para que compitan diferentes entidades
o agrupaciones para la definición de la sede.

Otra de las funciones es determinar e implementar los procedimientos y sistemas

necesarios para el buen funcionamiento del evento que depende en gran medida
de su buena administración y organización y del establecimiento de
procedimientos y sistemas (software) que permitan una buena coordinación, así
 como de la eficiencia y eficacia que los organizadores tengan en las diferentes
actividades y acciones que se realicen.

Otro punto a considerar es la coordinación de adquisiciones y/o contrataciones de

los requerimientos como ser servicios, equipos, materiales de trabajo, impresos y
productos necesarios. Para hacer una buena adquisición se necesita tener un
catálogo de proveedores y solicitar diferentes cotizaciones para tener alternativas
para comparar precios y calidad de productos/servicios y seleccionar mejor.

Como los requerimientos son muy variados, por lo general se nombra a un

responsable específico para esta función. Además, es conveniente llevar a cabo
un concurso con los proveedores para conseguir el mejor precio y calidad posible.
También se debe contar con un programa de adquisiciones, considerando posibles
retrasos en las entregas, que es bastante habitual. Generalmente, las empresas
que ofrecen el servicio de impresos, artículos promocionales, carpetas, entre otros,
tienen problemas con los tiempos de entrega, por lo que hay que elaborar los
pedidos con bastante anticipación para tener opción de supervisar la calidad de los
artículos y en su caso corregir lo necesario.

En cuanto a la administración del sistema de transporte, lo coordinará

conjuntamente con el área de Operaciones, tanto sea la selección y contratación
de los medios de transporte, de pasaje y de carga ya que este último será quien
hará uso de los mismos, sin olvidarnos que generalmente las necesidades son
diferentes para cada evento que se organice.

Con respecto a la coordinación del sistema de alimentación y menús, según la

dimensión del evento, se debe nombrar a un responsable de parte de la
organización que trabaje en coordinación con el hotel o la empresa que vaya a
servir los alimentos, para convenir los pormenores del servicio. Este encargado
debe ser una persona con experiencia y conocimientos como puede ser un
ingeniero en alimentos, un nutricionista o un especialista en gestión gastronómica.

EL COMITÉ DE COMERCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN

El responsable de esta Coordinación debe tener amplios conocimientos sobre
mercadotecnia (marketing), comunicación, relaciones públicas y humanas
Las principales funciones de esta coordinación son:
1. Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promoción,
publicidad y difusión para un evento
2. Coordinar la integración de la fuerza de ventas
3. Definir la cuota de inscripción al evento
4. Elaborar el folleto promocional
5. Definir los medios de comunicación que se van a utilizar
6. Organizar y manejar las conferencias de prensa
7. Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio, anuncios en medios
gráficos y publicidades para TV
8. Programar las entrevistas en radio y televisión
9. Clasificar las notas, desplegados e inserciones en los diferentes periódicos y
revistas

Siempre debemos recordar que la eficacia de un plan de mercadotecnia depende

en gran medida del planificador y de cómo aplique creativamente los instrumentos
de que disponga en una amplia gama de combinaciones estratégicas.
 Las estrategias de venta, que estará en manos de la fuerza de venta llevarlas a la
realidad, varían dependiendo de cada evento que se vaya a realizar. La
planificación del reclutamiento de dicha fuerza, la selección y contratación se hará
en coordinación con el área de administración.

Conjuntamente con la coordinación general y la de administración, decidirán las

políticas de cuotas de inscripción al evento, que debe ser congruente con lo que se
va a ofrecer en materiales, calidad de los ponentes, actividades sociales
propuestas, alimentación, etc. También se deberá tener inconsideración las
posibilidades económicas de los posibles participantes y para esto se puede tomar
como referencia eventos similares anteriores o de otras agrupaciones u
organizaciones.

La elaboración del folleto de promoción estará a cargo de esta Coordinación ya

que será una herramienta fundamental para la difusión y en consecuencia
comercialización de la misma, a cargo de la fuerza de venta. Con el mismo fin
tendrá a su cargo todo lo relacionado a la difusión a través de los diversos medios
de comunicación, con la intención de potenciar la posibilidad de venta de la
convención.

EL COMITÉ OPERATIVO
Las principales funciones de esta coordinación son:
1. Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para una operación
eficiente
2. Coordinar la selección y operación de los medios de transporte
3. Coordinar la obtención y funcionamiento del equipamiento
4. Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo
5. Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales en general
6. Supervisar, coordinar y definir la ubicación de los módulos y la señalización
7. Planificar, integrar y controlar la instalación de los módulos de registro e
información
8. Coordinar la rotulación y distribución de documentos en general
9. Concertar, proporcionar y controlar los servicios de carácter general, a las
Coordinaciones del Comité Organizador y a los clientes o participantes
10. Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles sede de
las actividades
11. Diseñar, adquirir, instalar y controlar la escenografía necesaria para las diferentes
actividades
12. Distribuir materiales de promoción, organización e información antes, durante y
después del evento
13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de trabajo
14. Coordinar el montaje del servicio de guardería
15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico a los participantes
16. Coordinar la seguridad
17. Coordinar la organización y realización de los simulacros que se vayan a realizar
18. Apoyar en la integración, impresión, comercialización y distribución de la Memoria
19. Coordinar el Centro de Operaciones

Todas las coordinaciones requieren del apoyo de esta coordinación, por lo que
debe planificar muy bien la cantidad de personal que necesitará para cumplir con
todos los requerimientos, que el personal que trabaje en ésta se esmere en dar un
 buen servicio y, además contar con suficientes materiales y de buena calidad para
que las distintas actividades se lleven correctamente a cabo.

Debido a que se encuentra a su cargo todo lo relacionado con la realización y/o

construcción debe tener muy claro todo lo referente a tiempos y coordinar los
mismos.

También brinda todos los servicios de carácter operativo a las coordinaciones del
comité organizador y a los clientes o participantes, antes, durante y después del
evento. Debe prestar los servicios en los diferentes lugares en que haya
actividades sociales, culturales y artísticas y en auditorios, salones y mesas de
trabajo. Es por esto que dado el volumen de trabajo es conveniente nombrar uno o
más responsables por actividad programada y/o espacio destinado.

Como también es responsable de la distribución de los todos los elementos que se

utilicen durante el evento, es fundamental que defina una logística para el reparto
y/o entrega de comunicados, impresos, materiales de video y/o audio, entre otros,
antes, durante y después del evento.

Otro punto a tener en consideración es que en la decisión del tipo de montaje de

los auditorios y recintos en donde se verifican actividades (módulos de registro,
informes, etc.), como la inauguración y la clausura, debe de intervenir la
Coordinación General ya que es la que tiene la definición estratégica de cómo se
implementará o desarrollará cada actividad en particular, mientras que en la
decisión del tipo de montaje de las mesas de trabajo debe de intervenir la
Coordinación Técnica, pues conoce las particularidades de cada ponencia en
particular.

Dado que esta área concentra en su poder gran cantidad de todo el material de
información que se produzca durante el evento, es fundamental su trabajo
mancomunado con el área de RRPP e Información, ya que necesitarán de mucho
de ese material para realizar su tarea. El responsable de la Coordinación de
Operaciones debe entregar copia de dicho material de manera permanente al área
de RRPP.

EL COMITÉ DE INFORMACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

La forma e intensidad del trabajo de ésta Coordinación varía mucho, dependiendo
de la naturaleza, del tamaño y de la estructura de la organización de un evento.
Hay que considerar que el evento puede ser, en sí mismo, un producto,
especialmente si el acontecimiento es artístico, cultural, deportivo o de un grupo de
intelectuales o profesionistas.
En muchos eventos el personal de RRPP se dedica a la atención personalizada de
participantes muy importantes.
Las principales funciones de esta coordinación son:
1. Coordinar la invitación a los diferentes participantes
2. Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades
3. Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos
4. Elaborar los programas y los comentarios para los maestros de ceremonias
5. Atender a los ponentes magistrales y a los de las mesas de trabajo
6. Coordinar el servicio de edecanes
7. Capacitar al personal de información y edecanes
8. Coordinar la ubicación física de los edecanes durante las diferentes actividades
9. Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de comunicación
10. Coordinar la intervención de los medios de comunicación
11. Entregar a los medios de comunicación información sobre el evento
12. Elaborar la Memoria del evento.

El personal de RRPP es fundamental para la imagen del evento, por ello hay que
capacitarlo y dictar políticas muy claras a los responsables de esta función. Su
perfil es muy claro, ya que se requiere de experiencia, presentación y tacto. Esta
función en realidad se requiere en todas las actividades, porque lo que siempre
debería haber un representante del área.

Es necesario nombrar responsables por personas o grupos de invitados especiales

para brindarles una mejor atención. A su vez, debe cerciorarse de que en cada
actividad tengan ubicaciones adecuadas y estar pendiente de los pequeños
detalles. Verificar que el hospedaje, comidas y transporte sean de calidad.
También debe coordinar con el área de operaciones la entrega de los materiales
de trabajo a ponentes e invitados especiales.

Para coordinar las invitaciones correspondientes debe elaborar un directorio

general que contenga información sobre los participantes, invitados especiales,
ponentes, asistentes, expositores, medios de comunicación, funcionarios de mesa
y comité organizador, para facilitar la coordinación y comunicación antes, durante y
después del evento. Tener acceso a este medio facilita la realización de eventos
internacionales, ya que el correo electrónico ofrece la posibilidad de enviar cartas
alrededor de todo el mundo sin costo adicional.

También tendrá a su cargo diseñar y elaborar cartas especiales de invitación para

participantes, invitados especiales, ponentes y funcionarios de mesa. De esta
forma se garantiza mantener una misma línea de información acorde a la imagen
que se quiera proyectar del evento en cuestión.

Es muy importante que apoye a la Coordinación Técnica, en la invitación y

confirmación de los ponentes magistrales, los de mesas de trabajo e invitaciones
especiales. Confirmar su asistencia con suficiente anticipación, para en su caso
tomar las medidas pertinentes.

Durante el evento una de las funciones principales del área es atender a los
representantes de los medios de comunicación. Esta función la hará en conjunto
con la Coordinación de Difusión y Comercialización. Para ello elaborará un
procedimiento y un programa para enviar invitaciones y comunicados a los
diferentes medios convocados y proporcionará todas las facilidades a los
representantes de éstos para agilizar el desarrollo de su trabajo y tener una buena
difusión del evento. El trato con los medios es muy delicado, por lo que se debe
tener un grupo de preferencia con experiencia en la materia para darles la debida
atención.

Junto con el área de Operaciones serán los responsables del buen funcionamiento
de la sala de prensa dispuesta en las instalaciones del evento.
Debe definir la documentación que se le enviará a cada grupo y establecer rutas y
responsables de su entrega.
 El responsable del área debe cerciorase de que en cada actividad tengan las
ubicaciones adecuadas cada persona que participe de la misma y estar pendiente
de los pequeños detalles que impliquen el desarrollo impecable del evento y que
todo sea de la calidad acordada.

Siempre debe tener un directorio con los teléfonos y direcciones de las personas,
servicios y lugares de importancia involucrados en el evento, como así también
información adicional sobre lugares turísticos, museos, servicios médicos, de
transporte, teléfonos de emergencia y todo aquellos que pueda requerir cada uno
de los participantes.

Los centros de información son el contacto inicial y permanente con los

participantes, por lo que debe designar personal competente y de buena
presencia.

Conjuntamente con la Coordinación de Operaciones, debe decidir la ubicación e

instalación de los módulos en las terminales de transporte aéreo y terrestre para
recibir a participantes, invitados especiales y a presídiums, ponentes y funcionarios
de mesa.

También difundirá todas las actividades diarias que se den durante el evento y
suministrará toda la información que requieran los participantes, como por ejemplo
planos de la ciudad sede a cada uno para facilitar su movilidad o adicional a la del
primer envío promocional: biografías de los ponentes, detalle de los diferentes
programas de actividades, menús de los servicios gastronómicos planificados,
espectáculos contratados, etc. Para eventos magnos es fundamental desarrollar
un plan de comunicación. Igualmente debe contar con un responsable de la
Coordinación Técnica para dar información especializada a los participantes.

EL COMITÉ DE FINANZAS
Tiene la responsabilidad de conseguir y manejar los recursos financieros que se
generen durante el evento. Realizar un evento sin recursos suficientes requiere de
imaginación y creatividad de los organizadores para conseguir donativos,
patrocinios y cuotas de inscripción anticipadas. Algunos apoyos se pueden solicitar
en especie, por ejemplo: artículos promocionales, impresos, escenografía,
servicios de catering, trasporte, hospedaje, etc.

Las funciones que se pueden destacar en esta coordinación son:

1. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general
2. Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas
3. Elaborar el presupuesto para montar la exposición
4. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores
5. Controlar los recursos financieros
6. Confeccionar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto general
7. Presentar el Informe Financiero

Esta coordinación es la responsable de integrar las necesidades presupuestarias y

financieras de cada una de las coordinaciones y llevar el control del presupuesto
general. Tiene la responsabilidad de recibir los ingresos y coordinar los egresos
por todo concepto. Debe exigir los comprobantes fiscales de cada transacción para
luego poder rendir de manera clara y prolija cada uno de los movimientos de
cuentas ocurridos.
 Todas las erogaciones deben tener la firma de autorización del Coordinador de
Finanzas y en montos altos de la Coordinación General.

La responsabilidad mayor de esta Coordinación es elaborar la contabilidad general

y controlar la tesorería, como así también los movimientos de efectivo y bancarios.
Cuando los organizadores no tengan personal permanente para esta actividad,
deben contratar un contador profesional y con experiencia para elaborar y reportar
los resultados contables.

Esta Coordinación debe tener muy en claro su responsabilidad, ya que es muy fácil
malgastar los recursos financieros si no hay un orden en su manejo, ya que gastos
como solicitar servicio de café para todo el día o no controlar la cantidad de
transportes/fletes utilizadas puede ocasionar costos muy altos e innecesarios
aunque no lo parezca.

Debe elaborar los soportes documentales, desglosados y detallados de las ventas

y egresos y hacer las declaraciones y pagos de impuestos correspondientes con
base en los lineamientos y las fechas que marca la ley. Es lo más aconsejable y
sano para el manejo financiero del evento. Para ello, elaborará y presentará
informes contables y financieros antes, durante y después del evento (balances,
estados financieros, estados de resultados, origen y aplicación de recursos y
observaciones).

Otro punto es establecer un control para la caja general, ya que se maneja dinero
en efectivo antes, durante y después del evento, por lo que se deben de establecer
las políticas y procedimientos para este efecto. Controlar el flujo de dinero es
importante para el éxito del evento, ya que permite conocer la disponibilidad de
éste y programar las compras, rentas, anticipos y pagos, de una manera eficiente y
cumplir en los tiempos pactados, con los compromisos que se vayan generando,
antes, durante y después del evento. Es muy importante pronosticar y documentar
el flujo de dinero, para poder planificar y tomar decisiones con base en lo posible
económicamente.

También trabajará sobre la utilidad esperada, que se debe pronosticar

dependiendo del tipo de agrupación o sociedad que organiza y del objetivo del
evento. No debemos olvidar que algunos se organizan con propósitos sociales o
culturales y otro con el de lucro.
Por último, junto a la Coordinación General, es la responsable de los trámites y
recepción de donativos y patrocinios que son una forma más de recaudar ingresos.

EL COMITÉ DE EXPOSICIONES
Es necesario nombrar un Coordinador que será el responsable de la organización
y operación de la exposición.

Debe ser una persona con experiencia en exposiciones y tener un perfil similar al
del Coordinador General

El Coordinador debe participar principalmente en:

1. Definir y contratar el lugar sede de la exposición
2. Elaborar y asegurar que las acciones previstas en el programa de trabajo se
realicen en el tiempo establecido
3. Reclutar, seleccionar y contratar el grupo de personas que participarán en la
realización
4. Elaborar el presupuesto para montar y desmontar la exposición
5. Distribuir los pabellones y módulos en el espacio contratado
6. Controlar los inventarios de la exposición
7. Tener el mobiliario necesario para alquilar a los expositores
8. Definir las políticas de participación para los expositores
9. Recibir los consejos, comentarios, quejas y reclamos de los expositores y
visitantes y actuar en consecuencia
10. Coordinar las actividades posteriores a la exposición

Es fundamental que esta coordinación al reclutar, seleccionar y contratar al grupo

de personas que participarán en la realización tenga en cuenta que tenga la
capacitación y experiencia adecuada, que facilite el trabajo y colabore en el logro
del éxito buscado. Es necesario, desde el inicio, definir las responsabilidad y
accionar específico de cada miembro.

Dado que el costo de realización es alto y complejo, conjuntamente con el

Coordinar General deben distribuir el presupuesto de una forma razonable y
equilibrada.

Una de las funciones fundamentales de esta Coordinación es definir las políticas

de participación para los expositores y para esto tendrá a su cargo la redacción de
los diferentes contratos y reglamentos necesarios para el establecimiento de las
mismas. También será el nexo permanente entre los expositores y la organización
general.

Cuando se trate de Convenciones con pocos módulos de stands, esta actividad

estará a cargo del área de Operaciones, pero cuando se trate de exposiciones de
envergadura se deberá contar con la Coordinación de Exposiciones de manera
ineludible, que trabajará en combinación con la de Operaciones. La de Exposición
se ocupará exclusivamente de todo lo referente a los módulos de stands y
expositores, mientras que el área de Operaciones se ocupará de todo lo referente
a los espacios y/o módulos que hagan a la infraestructura general o común a todos
los involucrados (por ejemplo: informes, registro, prensa, auditorios, boleterías,
inscripciones, servicios médicos, entre otros).

COMITÉ ORGANIZADOR
INTEGRACIÓN DE COMITÉS
La integración de comités corresponde a la etapa dinámica en el proceso de
Integración.
Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor
resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino,
duración, tipo de evento y programas que lo integran se determinará el tamaño del
comité organizador.

Es un factor primordial para el éxito del evento y de su coordinación dependerá el

desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse con anticipación y
cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los
otros comités a fin de lograr que la reunión se lleve a cabo sin problemas, detalles
o contratiempos.

Clasificación de comités.
Comité organizador: de acuerdo a lo planeado en la organización se designará la
presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comité, gerente de
subcomité.

Comité de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio que
tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero por lo
general no desempeñan un papel en la organización del evento.

Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico.

Comité de programa: se encarga de organizar e informar la serie de actividades

que se llevarán a cabo.

Comité de publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento

tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes.

Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten con

una habitación de acuerdo a sus necesidades.

Comité de festejos: tiene a su cargo la celebración de actividades artísticas,

recreativas o culturales de los eventos sociales de la convención.

Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes sea

fácil, correcto, cómodo y rápido.

Comité de recepción y hospitalidad: su papel será el de anfitrión de los

asistentes en todos los eventos de la reunión.

Comité de transporte: se encarga del traslado e información de los detalles del

viaje.

Comité de exposición: realizará los trámites para la obtención del espacio para
las exhibiciones y la información de los detalles a los expositores.

Comité de servicios generales: verificará los detalles de los servicios para llevar
a cabo los eventos.

Comité de ornato y rotulación: se encarga de los anuncios, rótulos y decoración

de los eventos.

Funciones y obligaciones de cada comité.

El comité organizador es un organismo de trabajo y de acción, es el que
ejecutará y pondrá en movimiento el plan elaborado con anticipación.
Presidencia: es ocupada por los más altos ejecutivos de la empresa u
organización con amplios conocimientos administrativos y experiencia en este tipo
de eventos. Atiende las decisiones respecto a la integración de su equipo de
trabajo.
Vicepresidente ejecutivo: llamado también coordinador general, fungirá como
OPR, debido a su experiencia es contratado externa y temporalmente para dirigir y
tomar la responsabilidad de organizar las reuniones, de modo que se informará de
su contratación al presidente y al comité organizador del evento.
Vicepresidente de finanzas: también llamado tesorero o contralor, debe tener
amplios conocimientos de finanzas y contabilidad para realizar el control financiero,
ingresos, egresos y saber coordinarse con los otros miembros del comité
organizador.
Presidente de comité: llamado gerente o vicepresidente, es una persona cuya
habilidad, experiencia y capacidad, le permiten ejercer exitosamente las
responsabilidades que asume cada comité, la integración de esos comités debe
ser prerrogativa del OPR.
Gerentes de subcomité: es el encargado de atender áreas específicas, pero
interrelacionadas dentro del funciograma del comité correspondiente. La
designación es hecha por el responsable de cada comité.

Coordinación de comités.
Es fundamental la buena coordinación de los comités para alcanzar todos los
objetivos, para el logro de los mismos, la comunicación será fundamental. Para
este fin se deben programar en fechas predeterminadas las reuniones generales a
las cuales deberán asistir los responsables de cada comité para llevar a cabo una
orden del día elaborando minutas e informes de progreso.

Las reuniones deben tener las siguientes condiciones:

Elaborar un calendario de juntas con fecha, hora, lugar y objetivo y distribuirlo
entre todos los involucrados.
Las reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no desviarse en otros asuntos.
Proveer café y refrescos o Coffee break.
Considerar el equipo necesario: proyector, rotafolio, plumones, hojas, lápices, etc.
No permitir personas extrañas al fin.
Aconsejable una secretaria o una grabadora.

Determinación de los objetivos del evento.