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BASES Y METODOLOGÍAS1
COSTING SYSTEMS: GROUNDS AND
METHODOLOGY
Andrea Vaca López 2
RESUMEN
Para implementar sistemas de costeo a la medida de las empresas se necesita claridad respecto a lo que es un sistema de
costeo, sus bases y metodologías. Este sistema debe responder a las necesidades específicas de una empresa e
implementarse según el modelo de producción y/o de prestación de servicios que la empresa posea, debe brindar
información oportuna para la toma de decisiones, debe permitir llevar un control de la producción y de los costos en que se
incurre. Para cumplir con estos objetivos los sistemas de costeo se alimentan de diversas bases de costo como los históricos
y predeterminados, y puede utilizar diversas metodologías como costeo total o absorbente, costeo directo o variable, ABC,
Integral, entre otros. Lo que deben tener claro los profesionales de las ciencias económicas, administrativas y contables es
como relacionar, combinar y utilizar las diversas bases y metodologías en la implementación de sistemas de costos.
PALABRAS CLAVE
ABSTRACT
In order to implement a costing system tailored to companies, clarity is needed in regard to what a costing system is its grounds
and methodology. This system must respond to the entrepreneurial specific needs and to be implemented according to the
entrepreneurial production model y/o provision of services. It should also provide timely information on decision making; it
should allow keeping track of production and costing derived from it. To fulfill these goals, costing systems are fed by different
costs databases such as the historical and pre-determined ones and can use diverse methodologies like the total or absorbent
cost, direct or variable cost, ABC, Integral and others. What has to be clear for professionals on the field (economic sciences,
administrative, accounting) is how to relate, combine and use different databases and methodologies in the implementation of
costing systems.
KEY WORDS
1. Artículo resultado de la investigación “Evaluación de los sistemas de costeo en las empresas industriales del departamento del Quindío:
Análisis de las necesidades inherentes a los procesos de creación de valor de los productos”, desarrollado al interior del grupo de investigación
para la competitividad empresarial de la Corporación Universitaria Empresarial Alexander von Humboldt.
2. Contadora Pública, Especialista en Revisoría Fiscal y Auditoria Externa, Mg. En Gestión Empresarial de la Universidad Libre de Cali. Docente
Investigadora Corporación Universitaria Empresarial Alexander von Humboldt. Integrante del Grupo de Investigación para la competitividad
empresarial de la CUE Alexander von Humboldt. avaca@cue.edu.co Armenia, Colombia.
INTRODUCCIÓN que las partes se relacionen para
cumplirlo.
Para cualquier persona que esté inmersa en el
mundo empresarial es importante tener b. Totalidad: Todo sistema tiene una
certeza de los costos de producir un bien y o estructura orgánica, lo que significa
prestar un servicio con el fin de ser que si se afecta una de sus partes tiene
competitivos en el entorno global, por ello se ha efecto en todo el sistema. Hay una
generado multitud de información sobre la relación de causa y efecto en cada
importancia de implementar sistemas de uno de sus elementos y en el todo.
costos pertinentes y a la medida de cada
empresa lo que le permita obtener información Pensando en estos términos podemos definir
oportuna y relevante que facilite la toma de sistema como un conjunto de unidades
decisiones. La diversidad de información y de interdependientes e interactuantes que forman
miradas- desde el campo económico, un todo organizado en busca de un objetivo
administrativo y contable- ha generado mayor que el que se obtendría si las unidades
confusión en el diseño, implementación y funcionaran de manera independiente. Es
evaluación del sistema de información en importante aclarar que los sistemas son
costos apropiado para la empresa, por ello abiertos, lo que significa que intercambian
dentro del mar de posibilidades encontramos constantemente información con su entorno,
que existen sistemas de costos por órdenes de que son otros sistemas, lo que indica que todo
producción, por procesos, ABC (Costo basado sistema está inmerso entre otro, y cada uno de
en actividades), integral, históricos, ellos funciona según su estructura.
predeteminados, absorbente, directo, de
calidad, por objetivos, Kaizen, Backflus, entre Contextualizando estos conceptos el profesor
otros. El presente documento pretende aclarar Ortega define Sistema de costeo como: “El
conceptos como sistemas, bases y conjunto de procedimientos, técnicas, registros
metodologías de costeo que pueden ayudar a e informes estructurados sobre la base de la
unificar la mirada de losdiversos profesionales teoría de la partida doble y otros principios
y estudiantes de las áreas económicas, técnicos, que tienen por objeto la
administrativas y contables e impactar de determinación de los costos unitarios de
forma positiva en las estructuras organizativas producción y el control de las operaciones
de las empresas. fabriles efectuadas”. (Ortega, 1990: 115)2. El
profesor Hargadon define sistema de costeo
Sistema de costeo como una “serie de normas y procedimientos
contables que permiten determinar los costos
Para definir a palabra Sistema se tomará el unitarios de los productos fabricados, la
concepto planteado por el biólogo Alemán planeación y control de los costos de
Ludwig von Bertalanffy quien con sus estudios producción y la toma de decisiones”.
dio origen a la Teoría general de los sistemas, y (Hargadon, 1996: 13)3. Entonces podemos
quien define sistema como un “conjunto de concluir que un sistema de costeo, al igual que
unidades recíprocamente relacionadas”. cualquier sistema, debe tener objetivos, partes
(Bertalanffy, 1968) 1 . De esta definición interrelacionadas, procesos y productos
podemos resaltar dos características básicas finales.
que deben cumplir los sistemas:
RETROALIMENTACIÓN
Usuarios
Nótese que un sistema de costeo está inmerso El sistema de costeo por órdenes de
dentro del sistema de contabilidad de costos, la producción, lotes de trabajo o pedidos, tiene
cual está inmersa entre los sistemas de además otra característica y es que la unidad
Contabilidad Financiera y Contabilidad de costeo, o sea el objeto del costo, está
Administrativa y ellos junto con otros, identificada en la orden de producción, orden
conforman el sistema de información de servicios, lote de trabajo. A través de la cual
empresarial. De esta manera corroboramos se acumula los costos incurridos para producir
que un sistema existe dentro de sistemas, y el bien y/o prestar el servicio. Los costos
que todo sistema es abierto, recibe y descarga incurridos en la orden de producción y/o
algo en otro sistema. prestación de servicios se acumulan en un
formato identificado como Hoja de costos en la
que se detalla la orden de producción, los
Clasificación de los sistemas de costeo costos incurridos con relación a materiales
directos, mano de obra directa y costos
Existen dos tipos básicos de clasificación de indirectos. Los costos son registrados a
los sistemas de costeo que responden al medida que se realiza la producción -los costos
proceso de producción que utilice la empresa. pueden ser históricos o predeterminados- y
una vez culminado el proceso productivo se tienen poco valor económico, por lo que resulta
totalizan los costos acumulados en cada hoja más conveniente considerarlos como costo
obteniendo el costo total de producción y se indirecto.
distribuye entre las unidades producidas para
obtener el costo unitario. De igual forma sucede con la clasificación de la
mano de obra, considerada como el costo total
De los tres elementos que participan en la del recurso humano involucrado en la
determinación del costo es necesario aclarar producción del bien o prestación del servicio.
algunos conceptos que se presentan con Si el personal se involucra de manera directa
respecto al sistema de costeo por órdenes o con la producción del bien o prestación del
pedidos. Los materiales directos deben servicio y representa un importante costo en la
cumplir dos condiciones para ser considerados elaboración del producto es considerada
directos, tener un valor económico (Polimeni, Fabozzi y Adelberg, 1994: 12)5 y en
significativoy ser de fácil medición -se pueden su costo se tienen en cuenta la totalidad de las
asignar con razonable exactitud a una orden de erogaciones que se relacionen directamente
producción- y control dentro del proceso con el bien o servicio. Si el personal apoya el
productivo. departamento de producción, ayudan a la
elaboración del producto pero no de manera
Los materiales indirectos por el contrario, directa se considera mano de obra indirecta y
aunque hacen parte del producto y son de igual forma en su costo se tienen en cuenta
indispensables para su elaboración, no son la totalidad de las erogaciones por este
fácilmente identificables por su naturaleza concepto.
dentro del producto o la orden de producción o
Figura 2.
Estructura del Sistema de costeo por órdenes de trabajo
Inventario
Material final de
directo producto
Costo terminado
Mano de total y
Orden de obra Hoja
trabajo directa de unitario
Costo de
Costos de producto
Costos productos vendido
indirectos terminad
fabricación os
Figura 3.
Estructura del Sistema de costeo por procesos continuos
Fuente: La Autora
Como es de esperar no todas las unidades que Bases de costeo
se comienzan en un proceso quedan
totalmente terminadas, por eso hay un En la figura 1, observamos que los insumos del
concepto particular del sistema de costos por sistema son hechos económicos relacionados
procesos es el de Producción equivalente. con los materiales, mano de obra directa
Para determinar el costo unitario de cada (MOD) y los costos indirectos de fabricación
proceso es necesario conocer el costo del (CIF), y estos elementos intervienen en los dos
proceso y dividirlo por las unidades terminadas sistemas de costeo anteriormente
equivalente, o sea, que todas las unidades desarrollados y pueden ser valuados a precios
deben expresarse en términos de unidades reales o precios estándar, es allí cuando los
terminadas; para ello debe expresarse el grado costos o insumos del sistema se clasifican en
de terminación de las unidades en proceso en Costos históricos y Costos predeterminados.
cuanto a materiales, mano de obra y CIF, esta
unidades se multiplican por el grado de
Costos históricos o reales
terminación para fijar las unidades equivalente.
Así las unidades terminadas más las unidades Los sistemas de costos por órdenes de
en proceso expresadas en términos de producción y por procesos pueden funcionar
equivalencia nos dará las unidades de con diferentes bases de costos una de ellas es
producción equivalente para obtener el costo la Base histórica, que se presenta cuando se
unitario de producción por departamento. registran los costos realmente incurridos en el
proceso productivo. Decir que un sistema de
Cuando se utiliza este sistema de costeo el
costos funciona con base en costos reales,
principal plan de presentación de informes es el
equivale a decir que los costos que se
Informe de producción, donde se detallan
contabilizan en las distintas cuentas, son los
todos los costos incurridos en cada
que realmente ocurrieron, haciendo caso
departamento de producción y las unidades
omiso de si son los costos que deberían haber
que elaboraron, básicamente debe contener
ocurrido en condiciones previstas o
los siguientes aspectos:
precalculadas.
a. Cantidades: Flujo de unidades que
Cuando se utiliza base histórica en el diseño e
ingresan y salen de cada departamento,
implementación de un Sistema de Costeo, se
detallando las unidades terminadas y
logra el primer objetivo de los sistemas de
transferidas, terminadas y retenidas, en
costeo que es conocer el costo real de producir
proceso –con el porcentaje de terminación de
un bien y/o prestar un servicio, lo que dará
cada uno de los elementos del costo-, perdidas
herramientas de juicio para que la
en producción.
administración tome decisiones apropiadas
b. Costos: Presenta los costos para la gestión de la empresa. Además con
agregados o recibidos durante el periodo, los estos datos reales la administración puede
detalla en forma total y unitario equivalente. realizar análisis como márgenes de
Además presenta la distribución de estos rentabilidad de un periodo con respecto a otro,
costos entre las unidades en proceso, análisis de desempeño de un departamento en
unidades terminadas y retenidas, terminadas y diversos periodos, entre otras. Tiene como
transferidas a otro proceso o a productos desventaja que dicha información se conoce
terminados. sólo hasta terminar la producción de un periodo
de trabajo o un lote de producción según el
caso y para realizar los análisis, es necesario
contar con información de varios periodos.
Costos predeterminados prestado, el tiempo y salario que se debe pagar
por la elaboración de un artículo o la prestación
Cuando un sistema de costos funciona de un servicio, los costos indirectos estándar
principalmente con base en costos que han por producto o servicio, le sirve de patrón para
sido calculados con anterioridad a la verificar los procesos productivos. Los costos
ocurrencia de los costos reales se considera estándar permiten realizar control de costos
que tiene una base predeterminada, en este desde el mismo momento en que se está
caso se contabilizan en las cuentas tanto los adquiriendo la materia prima, en el momento
costos reales como predeterminados, e de usarse en producción, no tiene que esperar
igualmente se hacen visibles las variaciones hasta que termine un lote de producción o un
que se presentan entre este tipo de costos. periodo de trabajo para conocer el costo de un
producto o servicio, desde antes de iniciar la
“Los costos estándar son estimativos producción y conoce cuando debe costar el
científicamente elaborados con base en bien y por lo tanto puede tomar medidas
estudios cuidadosos de ingeniería y por lo tanto correctivas si alguna situación está desviando
dichos costos predeterminados dan el patrón o la producción de su costo estándar. Como lo
modelo de los que los costos “deben ser” si la expresa el profesor Oscar Gómez Bravo, los
operación se efectúa eficientemente”, costos estándar son una herramienta
(Hargadon y Múnera, 1996: 225)6 dada la administrativa que trae muchas ventajas a la
importancia de la base de costos, cuando se empresa, entre las que se mencionan:
utiliza estándar, se suele hablar de Sistemas de
costos estándar, sin identificar muchas veces si a. Control de la producción. Al confrontar
se trata de un sistema de costos por órdenes de los datos reales con los estándares la
producción o por procesos, pero, en realidad, el administración advierte las
estándar es sólo la base de costos empleada desviaciones o variaciones
en el sistema. desfavorables causadas por
diferentes situaciones lo que le permite
Dentro de los costos predeterminados también tomar medidas a tiempo para evitar el
encontramos los costos estimados, son aumento de costos innecesarios.
cálculos basados en experiencias anteriores
que determinan lo que “puede ser” el costo de b. Establecimiento de políticas de
producción. Los costos estimados se pueden precios. Al estandarizar el costo de
considerar el preámbulo de los costos producción para la empresa es posible
Estándar, cuando se está implementando una fijar políticas de precios de venta,
base de costeo predeterminada se puede desde antes de empezar la
comenzar con estimativos razonables de los producción.
costos y luego con la ayuda de profesionales
de distintas áreas llegar a los estándares o c. Ayuda a la preparación de
modelos de lo “debe ser” el costo. presupuestos.
El objetivo principal de implementar bases Cabe entonces resaltar que el costo estándar
predeterminadas en los sistemas de costeo es no es un sistema de costeo, es un
planear y ejercer control en la producción. El procedimiento que hace parte de un sistema de
determinar estándares para cada uno de los costos, sea por órdenes de producción o por
elementos del costo, o sea, determinar el procesos y que tienen como finalidad servir
precio estándar en que se debe adquirir los como herramienta administrativa de control.
materiales, la cantidad estándar que se debe
utilizar por artículo elaborado o servicio
Figura 4.
Sistemas de costeo, bases y metodologías
Fuente: La Autora
Hansen y Mowen analizan que existe otro tipo sistemas de costos puede seguir una
de estándar conocido como Kaizen que tiene tendencia ideológica, cada una de las cuales
como objetivo reducir los costos de los considera metodologías alternativas de costeo
productos y de los procesos actuales, y ofrecen tanto ventajas como desventajas en
mediante la reducción de costos que no su utilización. Entre otras, encontramos:
agreguen valor al producto. Presentan una costeo total o absorbente, costeo directo o
técnica que plantea acciones para el variable, costeo basado en actividades, costeo
mejoramiento de las actividades y a reducción por objetivos, costeo por protocolos, costeo
de costos, incluyendo cambios en la forma en basado en la teoría de las restricciones, entre
la cual la empresa manufactura sus productos, otras. Para entender el enfoque de las
esto lo hacen mediante la proyección de costos metodologías de costeo absorbente y costeo
a partir de mejoras propuestas, las cuales directo debemos entender los concepto de
deben ser alcanzadas tal como un control costos fijos y costos variables, clasificación que
presupuestal. En conclusión los estándares se determina según el comportamiento de los
Kaizen son normas de mejora continua. costos con relación al nivel de producción.