Un Plan de Proyecto o plan para la dirección de proyecto según la metodología

PMBOK es la fuente primaria de información para determinar la manera en

que se planificará, ejecutará, monitoreará/controlará y cerrará el proyecto.
El Plan requiere que pienses en todo el proyecto y plasmes los detalles del mismo,
abarca desde el inicio hasta el cierre y hay que actualizarlo y refinarlo durante todo
el ciclo de vida del proyecto.
El Plan de Proyecto permite guiar el ciclo de vida
del proyecto. #pmp
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¿Cómo elaboramos un Plan de Proyecto?

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que el documento Plan de
Proyecto es una herramienta necesaria en la que nos apoyamos para la
gestión del mismo, tenemos que elaborarlo con el grado de detalle adecuado al
tipo de proyecto y siempre con el objetivo de que sea útil para la gestión.
En este post os vamos a proponer una estructura de Plan de Proyecto con el
que vais a especificar los objetivos perseguidos con el proyecto, la organización
de los equipos que van a intervenir en el desarrollo del trabajo, la metodología a
utilizar como soporte al desarrollo del proyecto, así como el programa de
trabajo y otros aspectos relevantes del proyecto como son los riesgos.
Para su elaboración puedes partir de la información de la Oferta o Propuesta del
Proyecto comercial, el Acta de Constitución del Proyecto, los Factores
Ambientales de la Empresa, los Activos de los Procesos de la Organización, etc y
apóyate en tu equipo de trabajo, sobretodo para especificar el programa de
trabajo.
La estructura del Plan de Proyecto de cinco puntos que os proponemos es la
siguiente:
1 OBJETIVOS DEL PROYECTO
En este punto se deben de dejar claros los objetivos del proyecto y qué necesidad
cubre su ejecución. Es decir, ¿Por qué éste proyecto y Para qué?
 Determina cuál es el origen de la necesidad.
 Qué objetivos empresariales, estratégicos, funcionales, etc se persiguen.
Es importante asegurar que el plan de proyecto esté alineado en cuanto a su
estrategia con los objetivos empresariales y que obtenga la aprobación de los
responsables y patrocinadores.
2 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
En este apartado se deben de especificar todos los interesados o stakeholders
que van a participar en el proyecto. Es decir, ¿Quienes intervienen y cuáles son
sus responsabilidades?
 Incluye un diagrama de la organización del proyecto, esquema que aporte una
visión global de la organización.
 Especifica la composición de los agentes. Por ejemplo: Comité de Seguimiento,
Comité de Dirección, Equipos de Trabajo, Directores de Proyecto, Integrantes de
la PMO, Oficina de Calidad, etc.
 Detalla las responsabilidades y funciones de los agentes. Identifica las
responsabilidades y personas que desempeñará cada rol en la organización.
3. METODOLOGÍA DE TRABAJO
En este apartado se deben de especificar las metodologías que vamos a aplicar
durante el ciclo de vida de desarrollo en los distintos ámbitos del proyecto. Es
decir, ¿Qué procedimientos tenemos que seguir? Por ejemplo:
 Para la gestión del Proyecto: PMBOK.
 En el desarrollo de los Trabajos: Métrica v3 o Scrum.
 Aseguramiento de la Calidad: la metodología corporativa de la empresa.
 Y si hay un Soporte y Mantenimiento: ITL.
Puedes consultar más al respecto en el post Metodología de Proyectos TI.
4. PROGRAMA DE TRABAJO
En este apartado tenemos que definir el alcance del proyecto, las actividades, los
entregables y un calendario de reuniones necesarias entre los agentes. Es
decir, ¿Qué tareas hay que realizar, cuándo y quién las lleva a cabo?. Una
propuesta de su contenido es:
 Alcance y objetivos del programa de trabajo.
 Plan de actividades. Cronograma con las actividades y asignación de recursos
humanos.
 Resumen entregables del proyecto. Con las fechas de entrega y responsable de
cada entrega.
 Calendario de Reuniones. Se puede anexar un documento o acceso a
herramienta colaborativa donde se fijan los hitos y reuniones en un calendario
online.
5. OTROS ASPECTOS DEL PROYECTO
 Entorno de Trabajo y Herramientas. En este punto se especifican las
herramientas que se van a utilizar para poder ejecutar los trabajos. Por ejemplo,
herramientas colaborativas para intercambiar información, para realizar las
reuniones de trabajo, para validar los entregables, etc. Os invito a crear un entorno
de trabajo online en la nube, es decir, un entorno colaborativo en el que compartir
documentación, mensajes, videoconferencias, calendario, eventos, etc.
 Ubicación de los equipos de trabajo. Puede ser relevante la ubicación física y el
horario de los equipos de trabajo según el tipo de proyecto.
 Evaluación de Riesgos. Una buena gestión de riesgos requiere de un Plan de
gestión de riesgos que se puede anexar a este Plan de Proyecto.
 Gestión del Presupuesto. Se puede adjuntar como anexo la información del
control de costes.
Es necesario tener una hoja de ruta bien definida, creíble y contrastada con el
cliente y el equipo para gestionar un proyecto; esta es el Plan de Proyecto.
Y muy importante, si el director de proyecto tiene dudas de que el Plan de
Proyecto se pueda realizar en tiempo, alcance o costo tiene que informar cuanto
antes a todos los interesados y ajustar el plan a un escenario creíble.
El director del proyecto tiene que creer en el Plan
de Proyecto. #pmp
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El Plan de Proyecto es una herramienta necesaria en la que nos apoyamos

en la gestión del proyecto, pero por sí solo no nos va a llevar a una finalización
del proyecto con éxito. Las habilidades del director del proyecto, la eficiencia del
equipo en el que se apoya y el apoyo de los patrocinadores y responsables son la
clave.
¿Elaboras un plan de proyecto antes de gestionar? ¿Lo actualizas a lo largo
del ciclo de vida? ¿Consideras que elaborar un Plan de Proyecto sería más
burocracia dentro de tu organización?

¿Cómo elaboramos el documento Cierre del

Proyecto?
Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que el documento Cierre del
Proyecto es una herramienta necesaria en la que nos apoyamos para el cierre
formal del proyecto, es un entregable que se debe de especificarse en el plan de
proyecto y tiene que ser útil para poder realizar las tareas especificadas en el
punto anterior.
En este post os vamos a proponer una estructura de documento Cierre del
Proyecto que en el que vais a especificar la situación del proyecto a su entrega,
las actividades más importantes realizadas así como sus desviaciones y lecciones
aprendidas.
 Para su elaboración podemos partir de toda la información generada durante el
proyecto, desde el plan de proyecto que elaboramos al inicio hasta los distintos
entregables e informes de seguimiento durante la ejecución.
La estructura del documento Cierre del Proyecto de cuatro puntos que os
proponemos es la siguiente:
1. SITUACIÓN DE LOS TRABAJOS
 Resumen de Actividades. Indicar los principales hitos y actividades realizados.
 Desviaciones. Indicar si han existido desviaciones y las causas de las mismas.
 Plan de Trabajo Definitivo. Incluir una planificación actualizada del proyecto.
 Resultado económico, si se han obtenido beneficios o pérdidas.
2. PRINCIPALES ACTUACIONES DEL PROYECTO
 Actividades Realizadas. Indicar las tareas realizadas en el periodo, indicando
personal involucrado, nº de horas incurridas, etc.
 Productos Generados. Indicar los productos generados, documentos, software,
etc.
 Reuniones Mantenidas. Indicar las principales reuniones mantenidas (fecha,
motivo, asistentes, principales acuerdos…).
 Otras Actuaciones e Incidencias de Interés. Indicar aquellas otras actuaciones,
incidencias… que se consideren de interés (cambios en el equipo de trabajo,
cambios de interlocutores, nuevas oportunidades de negocio generadas en el
proyecto,etc.).
3.ACEPTACIÓN
El jefe de proyecto tendrá que revisar la información de todas las fases del
proyecto para asegurarse de que están finalizadas y validar con el cliente que los
criterios de finalización establecidos al inicio del proyecto se encuentran cubiertos.
En definitiva, que el cliente apruebe o acepte que los trabajos están
finalizados.
4.LECCIONES APRENDIDAS
Indicar lo que se ha sacado en claro del proyecto, tanto desde el punto de vista de
las desviaciones producidas como del trabajo bien hecho. Describir cómo se han
desarrollado las relaciones del Cliente con nosotros a lo largo del proyecto.
El objetivo es que no se cometan los mismos errores en otros proyectos de
características similares y que se apliquen las medidas que hayan beneficiado la
marcha del mismo.
Es importante también recopilar la apreciación del grado de satisfacción de las
personas y entidades colaboradoras que han participado en el proyecto.
Uno de los objetivos del cierre de proyecto son las
lecciones aprendidas. #PMP
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El cierre del proyecto es un hito muy importante que no debemos gestionar a
la ligera, en él el cliente aprueba el trabajo realizado y es consciente de que su
cierre formal significa “no vamos a trabajar más en él”. Lo que nos evita el “goteo”
constante de peticiones al final del proyecto que nunca se acabarían si no
hiciéramos un cierre formal.
Esto nos facilita el hecho de que si el cliente quiere seguir trabajando con nosotros
en una ampliación del proyecto, una vez se haya realizado el cierre formal del
actual, lo podemos hacer abriendo otro proyecto con un alcance, cronograma y
presupuestos nuevos.
¿Cierras tus proyectos formalmente? ¿Consideras que te puede ayudar para
evitar el continuo goteo de peticiones una vez que has entregado el
producto? ¿Necesitas ayuda para cerrar tus proyectos?

Por ultimo en un proyecto:

Todos los proyectos experimentarán a lo largo de su ejecución situaciones favorables o

desfavorables. Una actividad primordial de todo equipo de trabajo es el identificar estas situaciones
y analizar lo que se pueda aprender de ellas.

Para ello, existe el instrumento de las "Lecciones Aprendidas", las cuales permiten documentar
estas situaciones, analizar sus causas raíz, el impacto que tuvieron en el proyecto y determinar que
acciones fueron efectivas para mitigar sus efectos en el caso de las amenazas, y mejorarlos en el
caso de las oportunidades. El objetivo es que podamos aprender de nuestros errores, se observa
que es un elemento con frecuencia omitido, perdido en el día a día de los equipos de trabajo y los
Directores de Proyecto.

Presentamos la Plantilla para documentar lecciones aprendidas de “La Oficina de Proyectos de

Informática” en el siguiente enlace. Está libre de derechos de autor y puede ser usada libremente
por nuestros lectores. Se incluye un ejemplo de cómo llenarla, en la pestaña “Ejemplo”.