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Propuesta Técnica ID 27626

PROPUESTA TÉCNICA
“CONTRATACIÓN OPERADOR LOGÍSTICO PARA EL SERVICIO DE
ALMACENAJE. VALOR AGREGADO Y TRANSPORTE (DISTRIBUCIÓN) DE TEXTO
CONSTITUCIONARIO CRA AÑO 2016”

ID 27626

DATOS OPERADOR
RUT: 60.503.000 - 9
RAZÓN SOCIAL: EMPRESA DE CORREOS DE CHILE
REPRESENTANTE LEGAL: FRANCO FACCILONGO FORNO

MAYO DE 2016

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ANTECEDENTES

La presente oferta técnica nace como respuesta al requerimiento de compra especial que se
realizará para el servicio de Almacenaje, Valor Agregado, Transporte (Distribución) de Texto
Constitucionario CRA 2016, dirigido a operadores logísticos adjudicados en licitación pública ID Nº
2239-14-LP13, Convenio Marco “Servicios de Courier, Operador Logístico y Servicios de Mudanza”.
El servicio requerido contempla el Almacenaje, Valor Agregado y Distribución del Equipamiento
Educación Artística Año 2016 de acuerdo a lo escrito en los términos de referencia.

Los antecedentes levantados son los siguientes:

 Objeto del Servicio: MINEDUC requiere los servicios de un operador logístico para la
recepción, almacenaje, maquilado y distribución de los textos constitucionarios 2016,
destinados a 8.246 establecimientos educacionales dentro del territorio nacional.

 Presentación de la empresa:
Nombre: Empresa de Correos de Chile
RUT: 60.503.000-9
Dirección: Av. Panamericana Norte 3996, Renca

La empresa de CorreosChile cuenta con infraestructura logística, sistemas de trazabilidad,


control de stock y distribución, cubriendo y conectando el territorio nacional con nuestras
21 plantas operativas a nivel nacional, las cuales a su vez se dividen en 4 zonas, norte,
centro, sur y austral, alimentando a nuestras 220 sucursales, centros de distribución postal,
de paquetería y flotas regionales de distribución capilar.
CorreosChile posee una flota de más de 370 móviles exclusivos a lo largo del país.
Cobertura nacional con 17 líneas de distribución terrestre propias, entre Copiapó y Puerto
Montt, los extremos del país se encaminan en forma aérea y terrestre.
CorreosChile cuenta con una dotación de más de 5.000 funcionarios a nivel nacional, la cual
está compuesta por personal de distribución postal y Paquetería (CEP) cubriendo todas las
regiones a nivel nacional.
El movimiento de productos cuenta con medidas de seguridad en cada uno de los procesos
involucrados en el servicio puerta a puerta, convirtiéndose en una cadena de valor
agregado sumando controles respaldados en modernos sistemas de trazabilidad necesarias
para la buena manipulación y resguardo de los envíos, el transporte sobre nuestros
vehículos troncales tiene separadores internos y capacidad de subir carros asignados por
planta, que aseguran la correcta estiba de la carga a distribuir.

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Plantas Regionales:

Región PLANTA IATA Propiedad

XV ARICA ARI Propia


I IQUIQUE IQQ Propia
ANTOFAGASTA ANF Propia
II
CALAMA CJC Arrendada por Correos
COPIAPO CPO Propia
III
VALLENAR VLR Propia
IV LA SERENA LSC Propia
VIÑA DEL MAR VAP Propia
V
LA CALERA LC7 Arrendada por Correos
VI RANCAGUA QRC Propia
VII TALCA TLX Arrendada por Correos
CONCEPCION CCP Arrendada por Correos
VIII CHILLAN YAI Arrendada por Correos
LOS ANGELES LSQ Propia
IX TEMUCO ZCO Arrendada por Correos
XIV VALDIVIA ZAL Arrendada por Correos
OSORNO ZOS Propia
X PUERTO PMC Arrendada por Correos
MONTT
CASTRO CTR Propia
XI COYHAIQUE GXQ Propia
PUNTA
XII ARENAS PUQ Propia

 Coordinación del servicio:


A Continuación detallamos el personal designado por CorreosChile para llevar a cabo
la coordinación y ejecución de proyecto.

Nombre Cargo
Alejandra Piuzzi Jefe de Ingeniería de Operaciones
Patricio Lucero Jefe Atención Cliente Preferente
Kablin Escárate Ejecutivo de Ventas

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 Etapas del proceso:

1. Recepción y almacenaje de textos


2. Valor Agregado/Armado e impresión de carta conductora.
3. Call center para coordinación de entrega a los establecimientos educacionales.
4. Entrega a 8.246 establecimientos educacionales, definidos por MINEDUC.
5. Seguimiento en línea de la distribución y entrega.

 Proceso Ofertado: CorreosChile presenta su oferta técnica y económica para proceso


contratación de operador logístico para el servicio de Almacenaje, Valor Agregado y
Transporte (Distribución) de Textos Constitucionario CRA 2016 de acuerdo a los presentes
términos de referencia.

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

Las características del servicio ofertado a “Ministerio de Educación”, se detallan a continuación:

Proceso de Recepción, Almacenaje y Valor Agregado

Capacidad de Recepción y Almacenaje de Material: Recibir en bodega y almacenar


aproximadamente 908.246 unidades de productos del SKU texto constitucionario.

CorreosChile pondrá a disposición del programa la infraestructura y los recursos tecnológicos y


humanos necesarios para la recepción y verificación diaria. La recepción, revisión, almacenaje,
armado se realizará en bodega ubicada en Spacioflex; las que están ubicadas en Av Américo
Vespucio Norte 1385 (Entre San Martín y Lo Echevers); entre las ventajas de esta localización
están:

Fácil Acceso para camiones – tanto para recepcionar o despachar)


Ubicación excelente hacia principales autopistas de salida hacia regiones
Fácil acceso para el personal asignado a la Operación
Óptimas condiciones de seguridad e higiene de la Bodega.
Disposición de equipamiento para la realización de la faena.

Actualmente cuenta con bodega de 2,500 metros cuadrados – parcialmente rackeadas.


Donde se realizará el proceso de armado de pedidos; adicionalmente cuenta con bodegas Pulmón
de 3,000 metros cuadrados; Muelle, grúa horquilla, transpaletas, mesones de packing y personal
operativo. Capacidad de bodegas habilitadas para el Proyecto: Recepción, revisión, almacenaje de
carga, armado y despacho de pedidos.

CorreosChile procederá a registrar e informar diariamente a MINEDUC el cumplimiento de las


condiciones de entrega de acuerdo a los procedimientos que se definan en cuanto a cantidades y
plazos comprometidos por el o los proveedores de material, por medio de un informe vía correo

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electrónico enviado a la contraparte técnica de MINEDUC, de acuerdo al formato informado por
MINEDUC (RSRP).

Control de Calidad: En esta etapa, CorreosChile verificará y recibirá aquellas cajas contenedoras
de material para detectar posibles problemas en la cantidad o calidad del material recibido, esta
revisión se realizara en forma aleatoria en un 20% de la carga. Si la cantidad de unidades con
problemas es igual o superior al 0.75%, la carga será rechazada en su totalidad informándose de
ello a la Contraparte Técnica.

CorreosChile consignará la recepción conforme en la respectiva Guía de Despacho y en un acta de


recepción, donde constará que la situación del material recepcionado.

Almacenaje:
 El periodo de almacenaje del material será desde la fecha de recepción de la orden de
compra.

Controles de stock: CorreosChile implementará plan de control durante toda la cadena logística
del servicio, que permita asegurar el despacho de las especies hasta las unidades educativas.

Valor agregado/ Armado: CorreosChile procederá a la preparación de pedidos de acuerdo a las


solicitudes de armado (SAP) que emitirá diariamente la contraparte técnica de MINEDUC. En esta
etapa CorreosChile ejecutará los siguientes procedimientos:

El proceso se inicia con la recepción vía electrónica de la Solicitud de Armado de pedido (SAP). En
base a esta información y de acuerdo a la coordinación con el área de distribución se hace la
planificación de armado.

De acuerdo a la información del SAP, se hace el cálculo aproximado de bultos de cada pedido.
Para cada bulto se controla su contenido, a través de la lectura de los códigos de barra de los
productos; una vez cerrado el bulto se imprime la etiqueta correspondiente. Dichas etiquetas
contienen la información del destinario y el identificador del bulto, de acuerdo a lo definido en los
respectivos Anexos.

Considerando que la información del contenido de los bultos ha sido debidamente registrada al
momento de cerrar el Bulto; se utilizará esta información para generar el reporte RSAP-Reporte de
Armado de Productos y los Packing list por bulto y establecimiento.

Por establecimiento educacional o punto de entrega se contempla la impresión de una carta


coductora, con información proporcionada por la contraparte técnica del Ministerio.

Dicho reporte se enviará a MINEDUC en forma diaria, con un desfase de 24 horas.

La Capacidad de armado diario unidades día = 147.327


El plazo máximo de armado y distribución será de 20 días hábiles.

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Materiales de embalaje: Para este proyecto se consideran los siguientes materiales de embalaje:

Cajas de cartón corrugado en 14c


Cinta de sellado cajas – de ancho 7 cm; preferentemente de Marca 3M, para asegurar calidad del
sellado ante cambios de temperatura.
Zuncho: cuando sea necesario reforzar cajas más pesadas.
Strech Film
Pallets
Etiquetas

Las medidas de las cajas, serán definidas una vez recibida la confirmación de las medidas de todos
los SKU considerado en el escenario.

También se considera envolver con cartón corrugado, bultos que por las medidas o forma, no sea
posible embalar en cajas.

Supervisiones y Controles: CorreosChile otorgará las facilidades necesarias para que MINEDUC
o a quien esta designe, para realizar visitas y controles periódicos en sus bodegas, durante todo el
proceso que comprende el servicio. Lo anterior con el propósito de que pueda constatar que el
servicio se está ejecutando conforme a las condiciones de los términos de referencia. El sistema de
trazabilidad en esta etapa del proceso consiste en los siguientes hitos:

 Control de contenido de bultos


 Generación de etiquetas considerando el peso exacto del bulto armado
 Control de Calidad de Armado; al comparar contenido de los bultos con requerimiento
indicado en la SAP (solicitud Armado Pedido)
 Generación información para reporte de la SAP
 Trazabilidad de pallet en que es entregado cada bulto, para su posterior despacho a la
unidad de distribución

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Procedimiento de Entrega de Materiales Educativos a establecimientos


educacionales.

Mesa de Ayuda: CorreosChile con anticipación a la distribución y retorno de los pedidos en los
distintos destinos, procederá a coordinar y agendar el día y hora de entrega, a través de una
plataforma de coordinación telefónica (Call Center), la cual estará en actividad durante todo el
proceso de distribución y retorno:
 Confirmar dirección y datos de contactos del destino
 Coordinar con cada destino previo al despacho el día y horario de entrega
 Informar a la contraparte técnica de MINEDUC de las incidencias que eventualmente se
puedan producir en la distribución (destino cerrado, dirección errónea, etc.) estas
incidencias serán analizadas y resueltas por la mesa de Ayuda. En el caso de ser
infructuosas, se informará nuevamente a la contraparte técnica de MINEDUC, quien deberá
indicar la solución al caso.

Distribución: CorreosChile entregará los pedidos en cada destino de acuerdo a las cantidades
indicadas en la orden de distribución (SRD), sujetándose a las fechas y plazos requeridos por
MINEDUC por región. CorreosChile considera para la presente licitación hasta 4 intentos de entrega.
De resultar infructuoso el envío, será informado como anomalía a la contraparte técnica de
MINEDUC, quien resolverá la situación planteada.

CorreosChile entregará en cada pedido un documento llamado “acuse de recibo”, el cual contendrá
toda la información del destinatario (nombre, dirección, N° de RBD, comuna, región, datos de
contacto, etc.), la cantidad de bultos del pedido y dispondrá de un espacio para la firma y timbre
del destinario, así como también un espacio para observaciones a la entrega. El documento se
emitirá en dos copias, quedando una en el destino y otra en poder de CorreosChile la cual será
digitalizada, para ser entregada a la contraparte técnica de MINEDUC, con posterioridad.

CorreosChile entregará cada pedido al interior del local de destino y esperará a que el personal del
destino cuente los bultos del pedido y registre en el acuse de recibo, la cantidad de bultos
recibidos. Ante diferencias en las cantidades de bultos, el destinatario debe registrarlas en el acuse
de recibo.

CorreosChile diariamente reportara los resultados de los procesos de distribución SRD (RSRD),
señalando los bultos entregados en la última jornada de trabajo, con todos los datos de dicha
entrega y sus eventuales observaciones.

CorreosChile entregara los bultos o paquetes generados por establecimiento en un único envío.

El proceso de armado y distribución no podrá exceder los 20 días hábiles contados de la fecha
inicial de mecanización.

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Sistema de Trazabilidad: CorreosChile ingresará todos los pedidos en su sistema Alertran, de


esta forma se generarán códigos de seguimiento y las respectivas etiquetas para cada bulto, con
este código se podrá realizar rastreo vía WEB de cada caja o bulto desde su salida de bodegas del
armador hasta su entrega, el rastreo podrá realizarse por el número de seguimiento de
CorreosChile o por la referencia que para este caso será la RBD, al ingresar número de RBD al
sistema, éste mostrará todos los bultos asociados y su respectivo estado.

Alertran contempla las distintas etapas de la distribución, es decir, admisión, clasificación,


encaminamiento, en ruta al destino, entrega o anomalías entre otros estados de la carga.

Lo anterior permitirá generar a la contraparte técnica de MINEDUC los respectivos reportes RSRD y
RDA.

Planes de Contingencia

Con respecto a las dificultades o imponderables que pudiesen suceder en algunos de los puntos la
cadena logística involucrada en el proceso, CorreosChile de acuerdo a su estructura e
infraestructura cuenta con las herramientas para reforzar los procesos a nivel nacional en caso de
que alguno presente problemas.

Seguros

CorreosChile dispondrá y contratará de los siguientes seguros para enfrentar de la mejor manera
este proyecto:

Seguros: Incendio, Sismo y responsabilidad civil.

Seguro transporte: Nuestras líneas de transporte por contrato están obligadas a tener un seguro
que cubre los objetos transportados por UF 2.500 a UF 5.000 aseguradas, dependiendo de la
capacidad del vehículo, y también un seguro de responsabilidad civil con un monto asegurado
mínimo por vehículo de UF 1.000

Sistema de Seguridad: CorreosChile cuenta con sistemas de seguridad, cámaras y guardias de


seguridad en sus plantas a lo largo del país.
En bodega para el proceso de almacenaje y armado, se realizaran las siguientes acciones de
seguridad:
 Operación separada del resto de la operación
 Cámaras de seguridad
 Acceso controlado
 Personal con uniforme especial sin bolsillo
 Guardia de seguridad durante la jornada de trabajo

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 Control por guardias remotos en horario no hábil
 Sistema detección incendio
 Red húmeda u seca de control de incendio

CONDICIONES DEL SERVICIO

El cliente será responsable de los perjuicios ocasionados por el envío de cualquiera de los
contenidos descritos precedentemente, cesando asimismo la responsabilidad de CorreosChile
respecto de ellos.
 Está prohibido que la carga física contenga los siguientes materiales:

o Explosivos (Municiones, Fuegos artificiales, detonadores, cohetes y petardos).


o Gases comprimidos (Aerosol, Butano, Encendedores cargados, extintores, con gas
comprimido)
o Materiales Oxidantes (Tinturas para cabello o textiles, decolorantes y adhesivos).
o Objetos Tóxicos (Drogas o Medicamentos sin recetas médicas).
o Materiales Radioactivos (Muestras para uso médico o científico que contengan fuentes
radiactivas).

o Productos Inflamables (Fósforos, Películas de Nitrato de Celulosa, sustancias peligrosas al


absorber humedad).
o Materias Corrosivas (Líquidos corrosivos, productos decapantes, antioxidantes,
instrumentos que contengan mercurio, fluidos de baterías).
o Joyas (Relojes, pulseras, aros, cadenas, gargantillas, diamantes, piedras preciosas).
o Dinero (use el servicio de giros nacionales e internacionales).
o Otros (Anestesias que puedan causar malestar en caso de fuga, objetos intensamente
imantados, juguetes con pilas).

 En caso de enviar cualquiera de estos materiales peligrosos que provoquen daños,


manchas o averías sobre los envíos a terceros o al equipo postal, Correos se libera de
responsabilidad alguna, traspasando el 100% al cliente.

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