CONTABILIDAD BÁSICA

República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Educación.
Universidad Nacional Abierta
Dirección de Investigaciones y Postgrado
Maestría de Administración de Negocios
Centro Local Sucre.
Unidad Curricular: Contabilidad Básica.

ANÁLISIS DEL SISTEMA CONTABLE DEL DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN

DE LA EMPRESA GALAXY`S TECNOLOGIA AUTOMOTRIZ C.A.

Participantes:
Ing. Angélica Padrón.
CI: V-21.339.497

Ing. Fanny Cumana.

C.I: V-15.742.521

Facilitador:
Msc. Danny Bolívar

Cumaná, 02 de Agosto de 2018.

 CONTABILIAD BASICA

INTRODUCCIÓN:

Los procedimientos contables se relacionan directamente con la

contabilidad siendo reconocida a nivel mundial como el lenguaje de los negocios,
ya que a través de esta se registran y controlan cada una de las operaciones de
una determinada entidad, y con esto se genera una fuente de información sólida
para el control y la toma de decisiones. Lo que en principio representaba a una
necesidad, hoy en día se ha convertido en una herramienta indispensable para
cualquier empresa ya que los procedimientos contables permiten llevar un control
de ingresos, gastos, deudas y acreencias, y de esta manera se facilita la
interpretación de cada uno de los aconteceres económicos y financieros de una
organización.
En Venezuela, a través de los procedimientos contables, las empresas
pueden cumplir con el registro de todos sus ingresos, egresos, cuentas por pagar,
cuentas por cobrar, entre otros, siendo esto una gran ventaja ya que les permite
conocer a que situación deben hacerle frente y con qué recursos cuentan para
ello. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas del estado Sucre, no
llevan a cado internamente procedimientos contables, el registro de cada una de
sus operaciones económicas y financieras se lleva a cabo a través de contadores
externos.
Específicamente en el Taller GALAXY´S Tecnología Automotriz C.A,
ubicado en la ciudad de Carúpano, Edo Sucre, el proceso de facturación lo realiza
la Jefa del Dpto. de Administración, y utiliza para ello un Sistema Administrativo
para Talleres Mecánicos y de Latonería y Pintura llamado TRAkTOR, este permite
automatizar las operaciones de la empresa de una forma integrada y flexible en
las áreas de: Compras, Ventas, facturación, cuentas por cobrar y pagar, bancos,
control de vehículos. El siguiente informe servirá para describir, evaluar y verificar
el proceso de facturación de GALAXY´S, brindando de esta manera la
oportunidad de optimizar dicho procedimiento contable.
 CONTABILIAD BASICA

ANALISIS DEL SISTEMA CONTABLE DEL DEPARTAMENTO DE

FACTURACION DE LA EMPRESA GALAXY`S TECNOLOGIA AUTOMOTRIZ
C.A:

Un análisis de un sistema contable, consiste en verificar que la información

procesada por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares
establecidos por la empresa. Un conjunto de procesos sistémicos relacionados,
por medio del cual se desarrollan actividades especiales que requieren
abundancia de personas, recursos y conocimientos.

Principales objetivos del análisis:

 Asegurar la integridad de los datos.
 Adecuar el registro y procesamiento de las operaciones.
 Presentar la información financiera en forma confiable.
 Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
 Un sistema contable es el eje al rededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras.

Estos deben enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta

datos resumidos y detallados acerca de la actividad económica de una empresa.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que
tienen estos tanto como para la toma de decisiones de los socios de las empresas
como para aquellos usuarios externos de la información. Antes de describir el
proceso de facturación de la empresa GALAXY´S Tecnología Automotriz C.A, es
importante conocerla primero:

Marco referencial de la organización objeto del análisis contable:

1.1. Nombre, Ubicación e Identificación de la Empresa:

La empresa GALAXY’S Tecnología Automotriz, C.A, se encuentra ubicada
al final de calle Monagas en el edificio Inversiones Saladino, planta baja, local nº1,
 CONTABILIAD BASICA

sector El Mercado, Carúpano, Estado Sucre. La ciudad de Carúpano, posee una

población de aproximadamente 150.000 habitantes según el último censo
poblacional, la ciudad es el principal centro urbano de la región de Paria,
concentrando servicios administrativos, portuarios, educacionales, salud, sedes
comercializadoras de productos agrícolas y pesqueros. La actividad productiva del
taller está orientada a brindar servicios de reparación, latonería, pintura y
cristalizado de vehículos en general con equipos y materiales de alta tecnología.
(Ver Figura nº1 y Figura nº2).

Figura nº1. Ubicación Geográfica de la empresa GALAXY’S Tecnología

Automotriz C.A.
Fuente: Google earth.

Figura nº2: Vista satelital de GALAXY´S Tecnología Automotriz C.A.

Fuente: Google earth.
 CONTABILIAD BASICA

Su sede en uno de los mejores puntos comerciales de la ciudad de Carúpano

con un área techada de 1604,40 metros cuadrados, además de un
estacionamiento de 625 metros cuadrados entre nuestros equipos resaltan dos
bancos de pintura de la marca DUPONT con un profesional que prepara nuestras
propias pinturas según las fórmulas de los fabricantes, logrando mayor exactitud
en los colores. También cuenta con un horno de pintura exprés y utiliza insumos
de la prestigiosa marca 3M lo que garantiza mejores niveles de calidad en los
acabados de los vehículos. Sus instalaciones cuentan con un punto de vigilancia
exclusivo disponible las 24 horas / 7 días de la semana, con un personal con
experiencia en el campo y altamente capacitado por la Cooperativa de seguridad y
protección industrial “SEPROINCA”, Rif: J-31160901-6.

1.2. Misión:

El taller GALAXY’S Tecnología Automotriz C.A, es una empresa de servicio

técnico, dedicada principalmente al trabajo de latonería y pintura automotriz, así
como reparación e instalación mecánica en general, donde se cuenta con amplias
instalaciones conformadas con equipos de alta tecnología y materiales de la más
alta calidad para el conformado, reparación, pintura y cristalizado de vehículos.
Cuenta con un excelente equipo técnico de trabajo que cumple paso a paso las
necesidades requeridas del vehículo, con las normas exigidas por la empresa,
ofreciendo un servicio de calidad, para satisfacer las exigencias de nuestra
distinguida clientela.

1.3. Visión:

Nuestra visión es ser identificados como una empresa de confianza,

honestidad y profesionalismo ante nuestros clientes. Ofreciendo la mejor atención
y el mejor servicio de mecánica, Latonería y Pintura Automotriz., por medio de la
incorporación e implantación de tecnologías vanguardistas con personal altamente
capacitado, a fin de optimizar los procesos de producción y obtener una alta
 CONTABILIAD BASICA

calidad en los servicios ofrecidos, en conformidad y respeto con el medio

ambiente.

1.4. Objetivos de la Institución:

 Fortalecer y mantener el desarrollo humano y profesional de los

trabajadores en las actividades que realizan dentro de la empresa,
brindando en todo momento condiciones seguras, con la finalidad de
asegurar la integridad física-mental de los mismos y garantizándoles los
beneficios socio-económicos para un desarrollo integral de la institución.
 Velar por el cumplimiento de las normas ambientales y ejecutar las
actividades de trabajo sin daño o degradación del medio ambiente, así
como a la propiedad.
 Brindar al cliente una atención oportuna y de calidad de los servicios del
ramo automotriz, garantizándole puntualidad, calidad, seguridad y
responsabilidad.
 Garantizar los servicios de latonería y pintura a través de productos de alta
calidad y mano de obra especializada en cada área de servicio, ofreciendo
una garantía en los trabajos realizados de un (01) año.
 Generar y mantener clientes 100% satisfechos.

1.5. Departamento donde se lleva a cabo el procedimiento de facturación:

El proceso de facturación se realiza en el Dpto. de Administración y es

responsabilidad del jefe administrativo, que es quien elabora las facturas
comerciales por servicios de la empresa provenientes de la gestión negociaciones
ante los clientes, esto lo hace a través del módulo de facturación del sistema
administrativo para de talleres TRAKTOR, y a su vez tiene como otras funciones
planificar, coordinar y supervisar las acciones financieras, administrativas y
contables de la empresa. De manera que se maximice el valor de esta.
 CONTABILIAD BASICA

Sistema Administrativo que utiliza GALAXY`S Tecnología Automotriz C.A

para su proceso de Facturación:

CPC Sistemas diseñó y comercializa las licencias del Sistema Administrativo

para Talleres Mecánicos y de Latonería y Pintura TRAkTOR. Este Sistema fue
diseñado por un grupo de profesionales venezolanos, usando las herramientas
modernas de la plataforma Microsoft para el desarrollo de software. Su objetivo
principal consiste en proveer a la gerencia de la pequeña y mediana empresa
latinoamericana, una herramienta versátil y completa que contribuya con sus
éxitos.
El sistema administrativo TRAkTOR permite automatizar las operaciones de la
empresa de una forma integrada y flexible en las áreas de: Compras, Ventas,
cuentas por cobrar y pagar, bancos, control de vehículos. De esta manera se tiene
una visión global del negocio, la cual se traduce en disponibilidad oportuna de
información para la toma de decisiones y en un aumento en la competitividad de
su empresa. (Ver Figura nº3)

Figura nº3: Portal principal del sistema administrativo para taller TRAKTOR.
Fuente: Control de Usuarios TRAKTOR GALAXY`S Tecnología Automotriz C.A
 CONTABILIAD BASICA

Breve descripción del proceso de ingreso-egreso de vehículos al taller:

1. El cliente pide información sobre el presupuesto de su reparación que va

relacionado con la gravedad de los daños de su vehículo o con la solicitud
de los servicios especiales (Instalación de GPS Tracker, cristalización con
tecnología 3M, entre otros).
2. Se le da ingreso al vehículo, iniciando con el proceso de peritaje, seguido de
la impresión de la orden de reparación correspondiente al presupuesto
acordado entre las partes interesadas.
3. Se realiza la reparación del vehículo conjuntamente con una verificación de
calidad, garantizando de esta manera la plena satisfacción del cliente.
4. Se procede a la cancelación del servicio y por consiguiente se da inicio a la
elaboración de la factura fiscal.

Los pasos que se realizan en la elaboración de una factura en

GALAXY`S Tecnología Automotriz C.A por TRAKTOR son los siguientes:

1. En primer lugar se procede a ingresar al sistema mediante el uso del control

de usuarios personalizado, que requiere usuario y clave, datos que han sido
autorizados por CPC Sistemas. (Ver Figura nº4)

Figura nº4: Portal de control de usuarios TRAKTOR.

Fuente: Control de Usuarios TRAKTOR GALAXY`S Tecnología Automotriz C.A
 CONTABILIAD BASICA

2. Luego se procede a ubicar en la parte superior derecha el icono de Factura,

Este submenú le permite Anular, Buscar una Factura Anulada, Emitida, por
Cobrar y Pagada, Realizar los Pagos de la Factura, Resumen de Venta
Diaria y Estatus de la Factura. (Ver Figura nº5).

Figura nº5: Icono de FACTURA.

Fuente: Control de Usuarios TRAKTOR GALAXY`S Tecnología Automotriz C.A

FORMULARIOS PARA LA CAPTURA DE DATOS.

Es sumamente importante revisar los documentos físicos con los que trabaja actualmente el
sistema recordándoles que no es necesario que estén en un sistema informático, en este
caso el único documento de entrada y salida es una de las facturas con las que trabaja el
vendedor.
Cuando revisen este documento se darán cuenta que todos los diagramas tienen que ir
orientados a simular estos documentos en los sistemas. El documento de la factura lo hice
con el programa de Office InfoPath, es muy sencillo de usar y lo pueden ocupar para dibujar
formularios de captura o entrada de datos y reportes o informes de salida de información.
 CONTABILIAD BASICA

REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS:

Corchero, S y Pérez, V. (1977). “Finanzas para emprendedores”. España:

Editorial EOI.

Escobar, B. (1998). “Tendencias metodológicas en la contabilidad de gestión”.

España: Universidad de Sevilla.

Horngren, C y Sundem, G. (1994). “Introducción a la Contabilidad

Administrativa”. Estados Unidos: Editorial Prentice Hall.

Redondo, A. (1992). "Curso Practico de Contabilidad General y Superior."

3ra Edición. Centro Contable Venezolano.
 CONTABILIAD BASICA

Silva, J. (1990). “Fundamentos de la Contabilidad I”. Ediciones CO-BO.

Tovar, C. (1977).CONTABILIDAD I. “Introducción de la Contabilidad.” Editorial

Diana.