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SISTEMA DE INFORMACIÓN
Recordemos el concepto de sistema de información que nos dice que es “un conjunto de
elementos interrelacionados e integrados que establecen las bases necesarias para la toma
de decisiones en los distintos niveles organizacionales”
Su operación consiste en capturar datos, procesarlos y transformarlos en información
útil.
En función del tipo de estructura que adopte la organización, el sistema de información
adoptará características propias al tipo de estructura. Si hablamos de contabilidad, nos
enfocaremos en el estudio en particular de los sistemas de información contable.
En el siguiente gráfico podemos apreciar rápidamente su conformación y funcionamiento:
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE
VENTAS (ingreso)
Menos COSTO DE VENTAS (egreso)
RESULTADO BRUTO
Si a ese resultado le restamos otros gastos de la empresa que no tienen relación directa
con el ingreso, obtenemos lo que se denomina el resultado neto obtenido:
VENTAS (ingreso)
Menos COSTO DE VENTAS (egreso)
RESULTADO BRUTO
Menos OTROS GASTOS
RESULTADO NETO
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marcha”), el PATRIMONIO NETO tampoco permanece estático, sino que se modifica con los
RESULTADOS ocasionados por ciertas actividades económicas desarrolladas por la
empresa, así tenemos:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL +/- RESULTADOS
Y como los resultados se obtienen por diferencias entre INGRESOS y EGRESOS, la
ecuación puede expresarse de la siguiente forma:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS – EGRESOS
de donde surge que:
ACTIVO + EGRESOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS
y ésta es la denominada ecuación patrimonial dinámica.
Entre los elementos que proporcionan información tanto a los directivos de las
organizaciones, como a terceros interesados, y que surgen del sistema contable, se
encuentran los informes sintéticos y periódicos que se denominan ESTADOS CONTABLES.
Los principales son: EL ESTADO DE SITUACIÓN PATRIMONIAL (tradicionalmente
llamado “Balance General”) y el ESTADO DE RESULTADOS.
Cuenta Contable.
Ahora bien, para poder realizar las registraciones que nos permitan obtener información
útil sobre el patrimonio, en contabilidad debemos contar con ciertas herramientas, la
primera de ellas es la cuenta contable:
Las cuentas son los instrumentos que nos permiten representar la composición del
patrimonio y las variaciones que en él se producen.
Si consideramos al patrimonio como un sistema, podemos decir que está compuesto por
tres subsistemas: ACTIVO, PASIVO y PATRIMONIO NETO.
Cada subsistema está compuesto por otros subsistemas a los que llamamos RUBROS o
GRUPOS FUNCIONALES DE CUENTAS. Un rubro es un grupo de cuentas que tienen
cierta similitud de acuerdo con la función que cumplen dentro del patrimonio.
Los elementos con características similares que componen el patrimonio se agrupan en
unidades de información predefinidas para un mismo objeto; por ejemplo, todos los bienes
destinados a la venta se agrupan bajo el nombre de mercaderías. Esas unidades de
información se denominan cuentas.
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La cuenta resume todos los datos provenientes de los hechos y operaciones que poseen
una característica común. Es la empresa la que define qué cuentas necesitará en función de
la información y el grado de detalle que precisa obtener del sistema de información contable.
Los principales elementos de una cuenta son:
Nombre de la cuenta
Debe Haber
Débitos Créditos
Saldo Saldo
Deudor Acreedor
Nombre: se debe prestar atención a que el nombre sea una clara expresión de los
elementos que se encuentran agrupados en esta unidad de información. En una cuenta se
anotarán todos los movimientos relacionados con ese elemento que se quiere representar.
Debe: es la columna izquierda. Todas las anotaciones en esta columna se llaman débitos.
Una cuenta se debita cuando anotamos un importe en esa columna.
Haber: es la columna derecha. Todas las anotaciones en ella se llaman créditos. Una
cuenta se acredita cuando anotamos un importe en la derecha.
Saldo: a un momento dado, es la diferencia entre las sumas de los importes anotados en el
debe (débitos) y los anotados en el haber (créditos).
SALDO DEUDOR = DÉBITOS > CRÉDITOS
SALDO ACREEDOR = DÉBITOS < CRÉDITOS
En el gráfico siguiente, podemos apreciar como se dividen y cual es su correcto uso:
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Títulos
Subtítulos (pueden no estar)
Rubro
Cuentas
Primero se definen los códigos para cada título. Los códigos más usuales para los títulos
son los siguientes:
1 – Activo, 2 – Pasivo, 3 – Patrimonio Neto, 4 – Ingresos, 5 – Egresos, 6 – Cuentas
de Orden.
Luego, se definen los códigos para cada rubro y, finalmente, los códigos para cada cuenta.
El siguiente es un ejemplo de un plan de cuentas:
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2. Pasivo
2.1 Deudas Comerciales
2.1.01 Proveedores
2.1.02 Acreedores varios
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3. Patrimonio Neto
3.1.01 Capital
3.2.01 Resultado del ejercicio
3.3.01 Resultados acumulados
3.4.01 Reserva Legal
3.5.01 Resera estatutaria
3.5.02 Reserva facultativa
4. Ingresos
4.1.01 Ventas
4.2.01 Ingresos por ventas de servicios
4.3.01 Intereses ganados
4.4.01 Alquileres ganados
4.4.02 Descuentos obtenidos
4.4.03 Diferencia positiva de cotización
4.4.04 Resultado positivo venta de moneda extranjera
4.4.05 Resultado positivo venta de valores mobiliarios
4.4.06 Renta de valores mobiliarios
4.4.07 Dividendos ganados
4.4.08 Señas recibidas
5. Egresos
5.1 Gastos de Comercialización
5.1.01 Costo de mercadería vendida
5.1.02 Costo de ventas
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6. Cuentas de Orden
6.1.01 Intereses positivos a devengar
6.1.02 Intereses negativos a devengar
6.1.03 Intereses cobrados por adelantado
6.1.04 Intereses pagados por adelantado
6.1.04 Documentos descontados
6.1.05 Amortización acumulada muebles y útiles
6.1.06 Amortización acumulada equipos de computación
6.1.07 Amortización acumulada rodados
6.1.08 Amortización acumulada maquinarias
6.1.09 Amortización acumulada edificios
6.1.10 Amortización acumulada inmuebles
6.1.11 Amortización acumulada instalaciones
6.1.12 Amortización acumulada marcas y patentes
6.1.13 Amortización acumulada gastos de organización
6.1.14 Previsión para deudores incobrables
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LA PARTIDA DOBLE
La partida doble es el método utilizado por la contabilidad para registrar todos los hechos
y operaciones, y poder reflejar al mismo tiempo las variaciones en los elementos que
componen el patrimonio neto. Se basa en la ecuación patrimonial.
EL DEBE Y EL HABER
Si se retoma la ecuación contable ampliada se observa que hay elementos que se ubican a
la izquierda y a la derecha de la igualdad.
Sabemos que:
Activo = Pasivo + Capital + Ingresos – Egresos
Que también podemos expresarlo así:
Activo + Egresos = Pasivo + Capital + Ingresos
DEBE = HABER
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PATRIMONIALES DE PASIVO
Cuando recibimos notas de
Cuando se compra mercade-
Representa el importe de la deuda que tenemos por crédito por descuentos o
rías en cuenta corriente o nos
PROVEEDORES compra de mercaderías para reventa (bienes de devoluciones, o pagamos la deuda Acreedor
hacen notas de débito por
cambio) en cuenta corriente. por compra de bienes de cambio,
servicios o intereses.
en cuenta corriente.
Cuando se compra bienes en
Cuando recibimos notas de
ACREEDORES Representa el importe de la deuda que tenemos por cuenta corriente o nos hacen
crédito por descuentos o Acreedor
VARIOS compra de conceptos varios (excepto mercaderías) notas de débito por servicios
devoluciones, o pagamos la deuda
o intereses.
DOCUMENTOS A Representa el importe de los pagarés que hemos Cuando pagamos o renovamos los Cuando firmamos un pagaré a
Acreedor
PAGAR librado y debemos abonar aún no vencidos. documentos (pagarés). nuestros proveedores.
A fin de cada mes cuando
IVA DÉBITO Representa la suma del impuesto al valor agregado Cuando vendemos bienes
determinamos la posición fiscal Acreedor
FISCAL que hemos cobrado por las ventas realizadas. gravados con el impuesto.
del IVA
Representa la diferencia a pagar del impuesto al Cuando determinamos la
IVA SALDO A valor agregado al determinar la posición fiscal del Cuando cancelamos el impuesto a
posición fiscal y el IVA
Acreedor
PAGAR IVA (cuando al fin del período el IVA crédito fiscal favor de la AFIP. débito fiscal es mayor al IVA
es menor al IVA débito fiscal). crédito fiscal.
Al contabilizar la liquidación
IMPUESTOS A Representa el importe correspondiente a los Cuando se abona en concepto de
de los impuestos por el monto Acreedor
PAGAR impuestos pendientes de pago. impuestos adeudados.
no abonado.
Cuando nace la obligación de
pagar alquileres que se
ALQUILERES A Representa los alquileres que se encuentran Cuando se abona el alquiler
devengan durante el ejercicio, Acreedor
PAGAR impagos. adeudado.
pero su pago será efectuado
en el futuro.
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SUELDOS Y
Representa la deuda contraída con el personal por Cuando se abonan los sueldos y Cuando efectuamos la
JORNALES A Acreedor
los sueldos adeudados. jornales a los empleados. liquidación de los sueldos.
PAGAR
Cuando nace la obligación de
pagar honorarios por servicios
HONORARIOS A Representa la deuda contraída por servicios
Cuando se abonan los honorarios. profesionales recibidos. Acreedor
PAGAR profesionales: abogados, contadores, escribans, etc.
(contadores, abogados,
Escribanos, etc.)
COMISIONES A Cuando nace la obligación de
Representa la deuda contraída por comisiones. Cuando se abona dicha deuda. Acreedor
PAGAR pagar comisiones pactadas.
RESULTADOS
Cuando al inicio de un nuevo
ACUMULADOS Representa los resultados que ha obtenido la
Cuando se distribuyen o asignan ejercicio no se distribuyen o
O empresa en períodos anteriores y no han sido Acreedor
los resultados. asignan los resultados del
RESULTADOS distribuidos o asignados.
ejercicio anterior.
NO ASIGNADOS
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Deudor: si
hubo
pérdida en
Cuando al finalizar el ejercicio se Cuando al finalizar el
el
Representa la diferencia, entre los ingresos y los refunden contra esta cuenta todas ejercicio se refunden contra
RESULTADO ejercicio.
egresos, generada por la empresa durante el las pérdidas y al realizarse la esta cuenta todas las
DEL EJERCICIO Acreedor:
ejercicio. distribución y/o asignación de ganancias y al realizarse la
si hubo
utilidades. absorción de las pérdidas.
ganancia
en el
ejercicio.
Cuando se utiliza la reserva ante
Representa el monto constituido en la reserva Cuando se constituye o
RESERVAS una pérdida o quebranto o su fin Acreedor
referida (puede ser legal, estatutaria, facultativa) aumenta la reserva.
específico.
SERVICIOS Representa el importe de los servicios prestados por Cuando su saldo se refunde en la Por los servicios prestados, en
Acreedor
PRESTADOS la empresa durante el ejercicio. cuenta Resultado del Ejercicio. las empresas de servicios.
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Al finalizar el ejercicio
Representa la pérdida sufrida por los impuestos que Cuando se pagan o devengan
IMPUESTOS económico contra la cuenta Deudor
debe pagar la empresa. impuestos.
Resultado del ejercicio.
Al finalizar el ejercicio
Representa la pérdida sufrida por las pólizas de Cuando se pagan o devengan
SEGUROS económico contra la cuenta Deudor
seguros tomadas por la empresa. seguros.
Resultado del ejercicio.
Al finalizar el ejercicio
Representa la pérdida sufrida por gastos de traslado Cuando se pagan gastos de
MOVILIDAD económico contra la cuenta Deudor
de personal de la empresa (taxi, remis, boletos.) movilidad.
Resultado del ejercicio.
Al finalizar el ejercicio
Representa la pérdida sufrida por las erogaciones Cuando se pagan gastos de viajes
VIÁTICOS económico contra la cuenta Deudor
del ejercicio en concepto de viajes y traslados. y traslados.
Resultado del ejercicio.
Al finalizar el ejercicio
COMISIONES Representa la pérdida sufrida por las comisiones Cuando se pagan o devengan
económico contra la cuenta Deudor
PERDIDAS pagadas. comisiones pactadas.
Resultado del ejercicio.
Al finalizar el ejercicio
DESCUENTOS Representa la pérdida sufrida por los descuentos
Cuando se otorgan descuentos. económico contra la cuenta Deudor
OTORGADOS otorgados.
Resultado del ejercicio.
Al finalizar el ejercicio
INTERESES Representa la pérdida sufrida por los intereses Cuando se pagan o devengan
económico contra la cuenta Deudor
PERDIDOS pagados en el ejercicio. intereses.
Resultado del ejercicio.
Al finalizar el ejercicio
GASTOS Cuando se pagan o devengan
Representa la pérdida sufrida por gastos varios. económico contra la cuenta Deudor
GENERALES dichos gastos.
Resultado del ejercicio.
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