ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y

PROCESO CÓDIGO ABPD03

DEVOLUTIVOS

PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES VERSIÓN 3

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Grupo de Recursos Físicos Coordinador Grupo de Recursos Físicos Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación

FECHA: FECHA: FECHA:

01/09/2014 04/09/2014 30/09/2014
OBJETIVO
Definir las actividades necesarias para la baja definitiva de bienes mediante la depuración de activos, con el fin de mantener actualizado el inventario de la entidad.
Inicia con la identificación de los activos sujetos a la baja, continúa con la baja y destinación (ofrecimiento o destrucción de los bienes) y termina con el retiro de los bienes del
ALCANCE almacén y el registro contable.
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Bien: Se define como el artículo inventariable disponible para el uso de la entidad.

Bienes servibles: Son aquellos bienes muebles que se encuentren en buenas condiciones.

Bienes no utilizables: Son bienes que no obstante de estar en buen estado, la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades, por caer en desuso.

Bienes inservibles: Son bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia, material o tecnológica, no son útiles para el servicio al cual se encuentran destinados y no ofrecen posibilidad
alguna de uso o aprovechamiento de su parte.

Bienes muebles perdidos: Son bienes que debido a su falta absoluta o desaparición, su ubicación no ha sido posible dentro o fuera de las instalaciones de la entidad.

Baja de bienes: Es la salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de uso o que la entidad ya no requiere para el normal desarrollo de sus actividades.

Donación: Es la autonomía de la entidad para transferir gratuita e irrevocablemente un bien mueble de su propiedad a otra persona jurídica de derecho público que lo acepta.

Destrucción de bienes: Reducir a pedazos o a cenizas los bienes muebles objeto de la baja.

Venta de bienes muebles: Es la operación mercantil mediante la cual se transfiere a dominio ajeno un bien mueble dado de baja a cambio de dinero en el precio convenido.
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PROCESO
PROCEDIMIENTO
REQUISITO LEGAL
Constitución Política de Colombia.
Ley 80 de 1993 “por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública”.
Ley 734 de 2000 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.
Ley 42 de 1993 “sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los
organismos que lo ejercen”.
Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
Ley 489 de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del
sector administrativo de Planeación Nacional”
Resolución 1517 de 2014 “por la cual se crea el Comité de Bajas de Bienes de
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NORMAS
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
El artículo 209 establece los principios de la función administrativa: Igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la
desconcentración de funciones.
Los servidores públicos tendrán consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los
mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales.
Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almacén
Comprende el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control
fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y
de los procedimientos jurídicos aplicables.
Comprende el conjunto de planes, sistemas, métodos y procedimientos necesarios para el debido
funcionamiento de las entidades y que permitan un manejo racional de la administración, exigiendo la
eficiencia en la utilización de recursos y prevención del fraude, malgasto o abuso, de acuerdo con los
principios generales de la administración pública, facultad administrativa que no poseían de manera
explícita las entidades y que en la actualidad le es prohibida de expresamente a la Contraloría General
de la República.
En el artículo 7 se establece las modalidades de la acción administrativa. Se determina la estructura y se
definen los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración pública.
Artículo 2.2.1.1.1.2.1. Partícipes de la Contratación Pública. Los partícipes del sistema de compras y
contratación pública para efectos del Decreto-Ley 4170 de 2011, son: 1. Las Entidades Estatales que
adelantan Procesos de Contratación. En los términos de la ley, las Entidades Estatales pueden asociarse
para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios. 2. Colombia Compra Eficiente.3. Los
oferentes en los Procesos de Contratación. 4. Los contratistas. 5. Los supervisores. 6. Los interventores.
7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en
los términos de la Constitución Política y de la ley.
El artículo primero define que el Comité estará conformado por el Secretario General, el Jefe de la
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propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud, y se dictan otras disposiciones” Oficina Asesora Jurídica, el Subdirector Administrativo, el Subdirector Financiero y el Coordinador del
Grupo de Recursos Físicos. De igual forma, se establece que la Secretaría Técnica del Comité será
ejercida por el Profesional Especializado con funciones de Almacenista.
Lo aquí contenido en el procedimiento deberá estar de conformidad a las disposiciones establecidas en
los demás artículos.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. En el caso que los bienes vayan a ser objeto de venta, el avalúo de los bienes es obligatorio.
2. Cuando existan bienes que no tengan relacionado su valor, el comité definirá su valor con base en el valor registrado en el inventario para bienes de características similares.
3. El programa de la Presidencia de la Republica Computadores para Educar, será prioritariamente la destinación final para el caso de los equipos de cómputo, siempre que se ajustes a los
requisitos exigidos por este programa.
4. Los bienes obsoletos podrán darse de baja y su destinación puede realizarse a través de trasferencia a otras entidades públicas de cualquier orden con el cumplimiento de los requisitos
legales y procedimentales. Cuando los bienes objeto de bajas carezcan comercialmente de valor, por obsolescencia, deterioro, avería o cualquier otro hecho que impida su venta, se
procederá con su destrucción previa aprobación del Comité de Bajas de Bienes.
5. El almacenista debe levantar un acta que soporte el proceso de destrucción de bienes, firmada por las personas que participen en el proceso.
6. Para los casos en que se recurra a la venta, el valor de la transacción nunca debe ser inferior al valor base establecido por el Comité de Bajas de Bienes.
7. Por lo menos una vez en el año debe hacerse una depuración de los bienes inservibles que se encuentran en el almacén.
8. Los elementos de consumo no se deprecian, por tal razón no se solicita a contabilidad saldo en libros para el trámite de baja.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
1 Solicitar el inicio el trámite de Tomando como base la relación de bienes de la Entidad y mediante Grupo de Profesional Relación de
baja de los bienes. memorando o correo electrónico, el profesional remite a la Recursos Físicos Bienes código
Coordinación del Grupo de Recursos Físicos, el inventario propuesto ABFT07
para dar de baja con la respectiva justificación.
Correo
El inventario debe contener la identificación general de los bienes, el electrónico

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motivo y justificación de la baja para cada ítem, sus características,

estado de conservación, agrupaciones de inventarios, valor de
compra, valor en libros y número de placa de inventarios. Memorando
El inventario de bienes para baja incluye los inservibles, obsoletos y
los bienes no necesarios para la entidad.

Solicitar al Grupo de Contabilidad mediante memorando o correo Memorando

electrónico, el valor patrimonial de todos los bienes identificados para Grupo de Relación de
Requerir al Grupo de dar de baja a la fecha de la solicitud. Recursos Físicos Grupo de Bienes código
2
Contabilidad el saldo en libros Profesional Contabilidad ABFT07
Los elementos de consumo no requieren saldo en libros, toda vez que
de cada bien.
estos no se deprecian. Correo
electrónico
El Grupo de Recursos Físicos aportará el concepto técnico sobre los
Memorando
bienes objeto de baja que estén a su cargo o en los casos especiales
Grupo de Todos las
Solicitar y/o aportar el concepto éste podrá ser requerido mediante memorando o correo electrónico a Correo
3 Recursos Físicos Profesional dependencias
técnico del bien de acuerdo con las dependencias competentes. competentes
electrónico
sus características.
El concepto técnico es un documento soporte de la baja. Concepto técnico
4 Elaboración de estudios El profesional del Grupo de Recursos Físicos elabora los estudios Grupo de Profesional/ Estudios técnicos
técnicos. técnicos y de conveniencia de la baja, para ello debe contar con la Recursos Físicos Coordinador
información contable de los bienes (cuando se requiera) y el concepto
técnico.

Estos estudios deben contener la siguiente información:

 Un informe detallado de las condiciones técnicas del bien o

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bienes que van a ser dados de baja.

 Una relación pormenorizada de los costos de mantenimiento

preventivo y correctivo del bien o bienes, si fuere del caso,
debidamente documentado.

 Las razones por las cuales el bien o bienes se consideran

inservibles, obsoletos o por las cuales la entidad no los
necesita para su funcionamiento, según sea el caso.

Los estudios técnicos y de conveniencia deben ser aprobados por la

Subdirección Administrativa y/o Coordinación del Grupo de Recursos
Físicos.

Presentar mediante memorando o correo electrónico a la Memorando

Aprobar propuesta de baja de Subdirección Administrativa los estudios técnicos y de conveniencia Grupo de Coordinador Subdirección Correo
5 bienes. con sus anexos, para visto bueno y posterior presentación al Comité Recursos Físicos Administrativa electrónico
de Baja de Bienes.
Estudios técnicos

Grupo de Presidente del

Se realiza la convocatoria, mediante memorando o correo electrónico Memorando
Citar a comité de Bajas de Recursos Físicos comité de baja
a través de quien presida el comité de baja de bienes o quien ejerza la Subdirector
6 Bienes. de bienes
secretaría técnica del Comité. Administrativo Correo
electrónico
Secretaría
técnica del
Comité.
7 Realizar comité de Bajas de En el Comité se exponen los motivos y el sustento de la baja de los Subdirecciones Formato Acta
Bienes. bienes, donde los participantes analizan la información y entregan las Subdirector Administrativa y Código ASFT06

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Grupo de Administrativo Financiera

Recursos Físicos / Secretario
recomendaciones que tengan lugar.
Técnico Secretaría General
Este Comité puede decidir que bienes son susceptibles de bajas y
Oficina Asesora
cuáles no lo son, lo cual se evidencia diligenciando un acta con la Jurídica
información analizada durante la sesión.
Oficina de Control
Interno
Subdirector Subdirecciones
Administrativo Administrativa y
Grupo de Financiera
Recursos Físicos Profesional
El Comité recomienda la futura destinación de los bienes con base en Secretaría General
Definir el destino de los bienes. Formato Acta
8 el concepto técnico y la normatividad vigente. código ASFT06
Oficina Asesora
Jurídica

Oficina de Control
Interno
Con base en lo definido, el Grupo de Recursos Físicos proyecta el
acto administrativo y el secretario lo emite autorizando la baja de los
bienes y la destinación conforme a las recomendaciones del comité
Coordinador
de bajas.
Proyectar y emitir acto Secretario Acto
9 La destinación de los bienes podrá ser la siguiente, de acuerdo con el administrativo
administrativo. Grupo de General
concepto del ordenador del gasto: Recursos Físicos
-Para baja por Ofrecimiento de bienes (Ir a la actividad 9.1)
-Para baja por venta o permuta de bienes abierto a particulares (Ir a la
actividad 9.2)
- Para baja por Destrucción de bienes : ( Ir a la actividad 9.3)
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A menos que los bienes tengan como destino final la destrucción, la Grupo de
entidad debe convocar a través de invitación publica a las demás Recursos Físicos
entidades del estado de cualquier orden para que manifiesten su Oficina Asesora de
Invitación pública
interés por los bienes como parte de la enajenación a título gratuito. Comunicaciones
Realizar baja del bien por
Esta invitación se debe publicar en página web de la entidad, Estratégicas e Imagen
9.1 Ofrecimiento. Asesor Formato Acta
Institucional, Grupo
acompañada de todos los documentos que soportan la baja. código ASFT06
de Contratación de
Surtido el plazo fijado en la invitación se elabora acta informado si los Bienes y Servicios.
bienes fueron o no requeridos.

Cuando no hay interesados en los bienes, éstos deben ofrecerse a

Realizar baja de bien por Venta título oneroso, para lo cual la Coordinación del Grupo de Recursos
Asesor Estudio de
9.2 o permuta de bienes abierto a Fisicos remitirá mediante memorando o correo electrónico al Grupo de Grupo de mercado
particulares. contratación de Bienes y Servicios, los documentos soportes de la Recursos Físicos Profesional Avalúo comercial
baja incluyendo un estudio de mercado y/o un avalúo comercial, para
establecer el valor base del ofrecimiento.

Conforme a la recomendación del Comité se procede con la

Realizar baja de bien por destrucción de los bienes autorizados por el ordenador del gasto, para Coordinador
Formato Acta
9.3 Destrucción de bienes. Grupo de
lo cual se retiran los bienes de la entidad y se destruyen dejando código ASFT06
Recursos Físicos Profesional
como soporte el acta donde se detalle el procedimiento realizado y los
participantes.

10 Adjudicar los bienes. En el caso de ofrecimiento de bienes a título gratuito, mediante acta y Coordinador Formato acta
cumplimientos de la norma vigente se realiza la adjudicación. código ASFT06
Grupo de Profesional
Recursos Físicos
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En cuanto a la enajenación a título oneroso se aplicara de acuerdo

con la modalidad de contratación.

Coordinador
Se entregan los bienes mediante acta dentro de los 30 días
Entregar los bienes. Formato Acta
11 siguientes. Grupo de Profesional
código ASFT06
Recursos Físicos

Grupo de Formato Acta

Recursos Físicos ASFT06

Relación de
Registra la orden de salida los bienes, soportado por el acto
12 Registrar salida de bienes del Técnico inclusiones y
administrativo y el acta de entrega de los mismos. exclusiones
almacén. ABFT08

Acto
Administrativo

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA

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Acto administrativo con el detalle de Cada vez que se

Coordinador
9 Proyectar y emitir acto administrativo los bienes que van a darse de baja y realice una baja de Acto administrativo
su destinación. bienes
Secretario General
Cada vez que se Acto Administrativo
realice una baja de
bienes Relación de
La salida de bienes del almacén, debe inclusiones y
tener como soporte el acto exclusiones
12 administrativo y formato diligenciado Profesional ABFT08
Registrar salida de bienes del almacén. Relación de inclusiones y exclusiones
ABFT08, Boletín Diario y
Mensual de
Almacén, código
ABFT06
ANÁLISIS DE TIEMPO
El proceso de baja de bienes debe realizarse cada vez que se encuentran bienes que por su estado pueden ser dados de baja, este trámite se realiza por lo menos una vez al año.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N.A.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante Resolución 2239 de 7 de Octubre de
2014 se adoptan los procedimientos del
Adopción del documento Secretario General 07/10/2014 1
Proceso Administración de los Bienes de
Consumo y Devolutivos
Adopción del documento Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó Secretario General 19/12/2014 1
Resolución 2239 de 2014 y se adoptó el
Manual de Procesos y Procedimientos de la

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entidad.

Se ajustan actividades del procedimiento,

documentos de referencia, puntos de control y
Ajuste del documento Secretario General 21/08/2015 2
se relacionan formatos y registros ante
Requerimiento NURC: 3-2015-016411 de 2015

Se ajustan actividades del procedimiento, y

Ajuste del documento registros ante Requerimiento NURC: 3-2015- Secretario General 26/11/2015 3
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