Tema ‫ ׃‬Aplicação do Controlo Interno aos Inventários

Curso‫ ׃‬Gestão Empresarial

GEN2A 3º Grupo

2º Ano

Discentes:

Aida Leong

Arestid Pedro

Jaime Comé

Leandro Sales

Micaela Sitoe

Docente‫ ׃‬Belchior Cole

Maputo

2018
INDICE

1. INTRODUÇÃO ................................................................................................................................. 1

2. CONTROLO INTERNO.................................................................................................................. 2

2.1 Conceito de Controlo Interno .................................................................................................... 2

2.2 Importância de Controlo Interno .............................................................................................. 2

2.3 Tipos de Controlo Interno .......................................................................................................... 3

3. APLICAÇÃO DO CONTROLO INTERNO AOS INVENTÁRIOS ........................................... 4

3.1 Controlo Físico dos Inventários ................................................................................................. 4

3.2 “Cut-off” ou Operações de Corte dos inventários ................................................................... 6

3.3 Os métodos mais utilizados do controlo interno................................................................. 6

3.4 Imparidade de Inventários ................................................................................................... 7

4. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES ....................................................................................... 8

BIBLIOGRAFIA................................................................................................................................... 9

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1. INTRODUÇÃO

A competitividade que as empresas enfrentam no dia-a-dia obrigam a buscar ferramentas que

facilitem e garantam a eficiência operacional das suas actividades, com isso, as discussões
sobre um bom controlo interno e riscos operacionais tornam-se cada vez mais frequentes. Surge
então a necessidade de avaliação dos controlos internos existentes na entidade, para o
aperfeiçoamento e adequação dos mesmos, caso não estejam de acordo com as necessidades
da empresa, pois um sistema de controlo interno eficaz pode trazer muitos benefícios para a
empresa além de fornecer segurança no mínimo razoável para cumprir os objectivos propostos
pela mesma, sendo que uma das áreas especificas que se mostram pertinentes é o controlo
interno dos inventários.

Nos últimos anos tem crescido a noção do impacto que as alterações nos inventários podem
provocar nas organizações, os gestores estão cada vez mais despertos para isso: as dificuldades
económicas, a pressão dos clientes, dos fornecedores, dos investidores para que se obtenham
resultados tem contribuído para aperfeiçoar métodos de controlo, o que torna deverás
importante a análise do controlo interno dos inventários. Neste contexto, o presente trabalho
pretende apresentar os principais procedimentos de controlo interno a desenvolver na área de
inventários.

Quanto a metodologia da pesquisa, a mesma consiste essencialmente em pesquisa bibliografica

e documental sobre literatura relacionada a área de controlo interno e no caso específico da
área de inventários.

O objectivo deste trabalho é introduzir nos estudantes uma faceta de controlo interno que
consiste na aplicação da mesma na área de inventários dos bens patrimoniais empresariais.

Em relação à estrutura do trabalho, o mesmo é constituido por 4 secções, incluindo a presente

secção introdutória. Na segunda secção faz-se uma breve abordagem sobre controlo interno,
na terceira secção sobre a aplicação do controlo interno nos inventários. E , finalmente, na
última secção apresenta as conclusões e recomendações do trabalho.

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2. CONTROLO INTERNO

A presente secção consta alguns aspectos relacionados com o enquadramento teórico do

controlo interno, onde far-se-á a definição, importância e divisão dos tipos de controlo interno.

2.1 Conceito de Controlo Interno

Suárez (1990) define, controlo interno, como o conjunto de elementos materiais e humanos
interrelacionados com vista a assegurar a veracidade da informação, a qual serve de suporte à
tomada de decisões que dão conteúdo à política da empresa e assegurar que a política
empresarial desenhada pela direção é executada corretamente pelos diferentes departamentos
e nos distintos níveis hierárquicos da entidade.

Assim, o controlo interno é um processo concebido, implementado e mantido pelos

encarregados da governação, gerência e outro pessoal para proporcionar segurança razoável
acerca da consecução dos objetivos de uma entidade com respeito à fiabilidade do relato
financeiro, eficácia e eficiência das operações e cumprimento das leis e regulamentos
aplicáveis.

Daqui se depreende que a existência de procedimentos de controlo não é suficiente para aferir
se o controlo existe mesmo, é preciso testar se é adequado e se foi posto em prática, mesmo
que passe todo este processo teremos ainda que admitir que o controlo interno pode falhar, é o
risco de controlo. É do interesse da gestão que seja criado um ambiente de controlo, uma cultura
de controlo.

2.2 Importância de Controlo Interno

A importância do controlo interno se reflecte no objectivo de cumprir todos os procedimentos

de modo a que o relato financeiro seja fiável, apesar de existirem limitações, ao nível, da
dimensão da empresa, custo/benefício, erros e utilização/manipulação do sistema informático
(Gomes, 2010). Este autor conclui que nenhuma empresa, por mais pequena que seja, pode
exercer a sua actividade sem ter instituído um sistema de controlo interno, ainda que seja de
modo menos formal.

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Por seu turno Floriano (2008) ressalta a importância dos instrumentos de controlo interno na
gestão das entidades empresariais e verifica que, para se obter bons resultados, tem de existir
um aperfeiçoamento da mentalidade e da cultura empresarial, nomeadamente, a ética e
credibilidade. Nesse sentido o sistema de controlo interno contribui para atingir excelentes
desempenhos empresariais.

Já Lehmann (2010) salientou a importância de um sistema de controlo interno forte, o qual

conduz ao cumprimento dos objetivos da empresa e minimiza a possibilidade de atividades
fraudulentas;

Alves e Reis (2002) realçaram o papel da auditoria interna no setor público, no qual
descreveram as normas, os métodos e destacaram o papel do controlo interno como instrumento
fundamental de modo a garantir a precisão dos registos e a veracidade dos documentos e das
informações. Acrescentaram ainda que é uma ferramenta de controlo social formada por um
conjunto de procedimentos e técnicas que têm como objectivo examinar a adequação, a eficácia
e a legitimidade dos actos e das informações financeiras e operacionais dos serviços públicos.

2.3 Tipos de Controlo Interno

A abrangência do controlo interno é muito ampla, uma vez que compreende dois tipos de
controlo, segundo o Statement on Auditing Procedure 54 (SAP 54): o controlo interno
administrativo e o controlo interno contabilístico.
Costa (2010, p. 224) considera que o controlo interno administrativo contempla o “plano de
organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão e
que conduzem à autorização das transações pelo órgão de gestão”.
Em contraposição, o controlo interno contabilístico corresponde ao “plano da organização e os
registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda de activos e com a confiança
que inspiram os registos contabilísticos de modo a que, consequentemente, proporcionem uma
razoável certeza”.

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3. APLICAÇÃO DO CONTROLO INTERNO AOS INVENTÁRIOS

O desenvolvimento das actividades de controlo caem normalmente em cinco tipos específicos

de componentes:

 Adequada segregação de funções, que envolve separação da custódia dos bens, da

contabilidade (Separação entre quem autoriza e quem tem a custódia dos bens;
Separação entre quem tem a responsabilidade operacional e de guarda dos bens);
 Autorização apropriada de transacções e actividades, no geral, e em cada transacção;
 Documentos de registo adequados;
 Controlo físico sobre activos e registos;
 Averiguações independentes sobre o desempenho.

3.1 Controlo Físico dos Inventários

O controlo físico dos inventários pode ser efectuado cíclica ou anualmente, dependendo em
grande medida do tipo de sistema de inventário que utilizamos. Se for utilizado o sistema de
inventário periódico deve ser efectuada uma contagem física anual que vai permitir determinar
o inventário final que irá permitir determinar o inventário final e custo das mercadorias e
matérias consumidas e da variação da produção.

A contagem física do inventário periódico e muito importante pois sem ela não se pode apurar
os resultados.

A contagem cíclica são muito importantes para a verrificação dos valores já reconhecidos
contabilisticamente e também para o controlo que permite validar a fiabilidade do sistema de
inventariação em utilização.

Vantagens da aplicação da contagem ciclíca:

 Menor interrupção – A contagem cíclica como parte dos processos contínuos da

logística diminuem a interrupção das operações de armazém. Em verificações anuais,
toda a estrutura é paralisada para focar no processo. Uma contagem de cargas menores
de inventário possibilita uma precisão maior da atividade, interrompe menos os
processos diários e aumenta a comunicação entre a equipe.

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  É beneficiado por processos básicos de melhoras do armazém – Processos simples,
como separação e descarte de caixas assim que os produtos chegam ao armazém irão
garantir um ambiente mais organizado e de melhor locomoção. O esforço do descarte
já garante, imediatamente, uma grande economia de tempo para as contagens.

 Maior convicção nas decisões de compra – Ao implementar contagens cíclicas, a

empresa passa a acessar o inventário continuamente. Tendo informações de pequenos
segmentos do armazém, as decisões de compra têm suporte de informações mais
precisas. Essas informações possibilitam um melhor planeamento de compras para o
stock.

 Diminuir discrepâncias – Com a diminuição do tempo entre as contagens, a empresa

diminui a quantidade de tempo entre erros que possam ter sido cometidos. Contagens
menores e mais frequentes possibilitam a identificação mais rápida de erros. Uma outra
dica é checar os produtos de maior movimentação juntos.

 Manter inventário como uma prioridade da empresa – O inventário de produtos

pode ser uma das atividades mais trabalhosas dentro de um armazém. Implementar
contagens menores pode diminuir o estresse do processo e possibilita a equipe de
operações enxergar a precisão das informações do estoque como parte vital do negócio,
possibilitando gerar informações valiosas para o empresário.

 Contagens anuais consomem mais tempo e recursos – Se verificar o estoque no fim

de ano parece ser um planeamento interessante, para iniciar o novo ciclo com a “casa
em ordem”, eles consomem um tempo de trabalho muito grande, além de envolver uma
porcentagem alta da equipe no processo.

A produtividade do armazém é optimizada com contagens cíclicas, que propiciam velocidade

de processos, dedicação e maior comunicação entre as equipes.

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3.2 “Cut-off” ou Operações de Corte dos inventários

Existem alguns procedimentos que podem ser adoptados na inventariação como as operações
de corte.

 Os procedimentos de contagem devem estabelecer normas que permitam “cortes” na

receção de compras e vendas, que garantam a contabilização das transações no período
contabilístico a que respeitam.
 A equipa de auditoria deve confirmar que todas as encomendas recebidas até à data da
contagem foram incluídas no inventário físico e que as correspondentes facturas foram
contabilizadas.
 Deve também assegurar-se que todos os inventários respeitantes a encomendas de
clientes, até à data do inventário, foram dele excluídas e as facturas emitidas e
contabilizadas.
 Tranferências entre seccões ou fases da produção não apropriadamente documentadas
e controladas podendo originar uma dupla inserção ou omissão nas listas de contagem.

3.3 Os métodos mais utilizados do controlo interno

Existem vários métodos de controlo interno:

 Narrativa: com as seguintes características: origem e disposição dos documentos,

descrição dos procedimentos, registo no sistema e indicação dos controlos relevantes
(para avaliação do risco de controlo);
 Fluxogramas: é uma representação simbólica dos documentos do cliente e o seu fluxo
sequencial na organização;
 Questionários ou check list de controlo interno.

O risco de controlo resulta dos sistemas contabilísticos e do controlo interno adoptado pela
entidade, não depende de trabalho efectuado.

O revisor apenas procede à sua avaliação. A existência de controlos e o seu cumprimento

ajudam-o a determinar a profundidade e extensão dos procedimentos a usar.

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3.4 Imparidade de Inventários

Os inventários excessivos, com pouca rotação, defeituosos ou deteriorados e obsoletos devem

estar cobertos por imparidade adequada.

Os auditores devem ter em atenção certas indicações assinaladas durante outras fases da
auditoria, que podem ser:

 Deteção durante o inventário físico de artigos, naquelas situações;

 Baixa rotação de stocks detetada durante o teste à valorização;
 Prováveis mudanças nos pedidos de venda atendendo ao desenvolvimento de novos
produtos e processos de fabrico;
 Análise das devoluções de clientes;
 Análise da antiguidade dos artigos sem saída.

Genericamente, o trabalho pode passar pela seleção de uma amostra de inventários, por
indicação de quem fez a contagem ou pela baixa rotação detetada durante os testes à
valorização.

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4. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

O presente trabalho tinha como objectivo fazer uma análise sobre a aplicação do controlo
interno na área de inventários como um mecanismo de melhoramento e eficácia do processo
de auditoria dentro das organizações que resolvem adopta-lá, considerando que todas empresas
tem sempre um sistema de controlo interno, formal ou não.

Da análise sobre a aplicação do controlo interno na área de inventários chegou-se a algumas

conclusões. Primeiro, dentro das organizações um dos mecanismos para a garantia do seu
sucesso e desenvolvimento passa pelo impelementação de um sistema eficiente e eficaz de
controle interno.

Segundo, o controlo interno divide-se em administrativo e contabilístico e visa aferir o grau

de cumprimento dos planos e actividades dentro da empresa.

Terceiro, uma das aplicação do controlo interno passa pela área de inventários que pode ser
feita através de uma contagem fisica periódico ou ciclíca de forma a avaliar a posição
patrimonial de uma empresa num dado período de tempo.

Quarto, independentemente de que forma é feita a inventariação não se pode descurar a questão
de imparidade de inventários, pois os inventários excessivos, com pouca rotação, defeituosos
ou deteriorados e obsoletos devem estar cobertos por imparidade adequada. Assim, pode-se
observar que a aplicação do controlo interno aos inventários requer um planeamento cuidadoso
e investimento de tempo, custo e empenho, pois os stocks, para algumas empresas, representam
o activo mais valioso.

E, por fim, estamos crentes que um trabalho de qualidade por parte da auditoria, contribuirá
não só para reunir as provas necessárias à formulação da opinião, mas também como mais valia
na credibilização das demonstrações financeiras e do trabalho do órgão de gestão. Deste modo,
recomenda-se que todas as organizações, públicas ou privadas, devem adoptar um sistema de
controlo interno incluindo na área de inventários, para um melhor avaliação da sua situação
patrimonial e financeira.

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BIBLIOGRAFIA

Alves, Ana L. Z. Sousa e Reis, Jorge A. G. (2002): ”Auditoria interna no setor público”, V
Encontro Latino-Americano de Pós-Graduação, Universidade do Vale da Paraíba.
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA 1972): “The Auditor’s Study on
Evaluation of Internal Control”, Statement on Auditing Procedure 54 (SAP 54).
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA 1988): “Consideration of Internal
Control in a Financial Statement Audit”, Statement Auditing Standards 55 (SAS 55).
Barata, Alberto S. (1999): Contabilidade, Auditoria e Ética nos Negócios, Lisboa, Noticias
Editora.
Floriano, José C. (2008): “A importância dos instrumentos de controlo interno para a gestão
empresarial”, Unicentro, nº 5, p. 1-8.
Georgina, Morais e Martins, Isabel (2007): Auditoria Interna, Coleção Auditoria, 3ª edição,
Áreas Editora.
Gomes, Emília R. (2010): “A importância do controlo interno”, Auditoria e Controlo Interno
na AP, Interface Jornadas, Lisboa.
Institute of Internal Auditors (IIA 2013): International Professional Practices. Colar Editora,
controlo interno