República Bolivariana De Venezuela.

Ministerio Del Poder Popular Para La Educación.

Universidad Nacional Experimental De Los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora.
Guanarito-Estado-Portuguesa.

Introducción
al Estudio de
los Sistemas

Ing: Bachilleres:
Juan Carlos García Meneses Mari. C.I: 21492537
Sección: “B” Rivero Licy. C.I: 24.688.349
Semestre: VI Ramos Katherin. C.I 21.161.884
Lic. Contaduría Pública Ordoñez Luis. C.I: 27.881. 360
 Índice

 Introducción.
 Teoría General de los Sistemas.
 Conceptos Básicos de Sistemas.
 Conceptos de Sistemas.
 Características.
 Importancia.
 Componentes De Los Sistemas.
 Definición de Sistemas y Procedimientos.
 Definición de Sistemas y Procedimientos Administrativos y Contables.

 El Sistema Organizacional.
 Conceptos.
 Componentes de los Sistemas.
 Clasificación de los Sistemas.
 El Ciclo de los Negocios.
 Estructura Organizacional De Las Empresas.

 La Sistematización Y El Papel Del Contador En El Estudio Y Análisis De Los

Sistemas.

 Manuales.
 Importancia De La Documentación.
 Definición De Los Manuales.
 Clasificación De Los Manuales.
 Metodología Para La Elaboración De Los Manuales.

 Conclusión.
 Bibliografía.
 Introducción

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de
información pueda operar. El recurso humano que interactúan con el Sistema de
Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas:
entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Sin embargo, el Sistema de Información toma los datos que requiere para
procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario,
mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son
tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces
automáticas
 Teoría General de los Sistemas.

La TGS aplica mecanismos interdisciplinarios, que permitan estudiar a los

sistemas no solo desde el punto de vista analítico o reduccionista el cuál estudia
un fenómeno complejo a través del análisis de sus partes, sino también con un
enfoque sintético e integral, que ilustre las interacciones entre las partes. (El todo
es mayor que la suma de las partes)

La TGS describe un nivel de construcción teórica de modelos que se sitúa entre

las construcciones altamente generalizadas de las matemáticas puras y las teorías
específicas de las disciplinas especializadas que en los últimos años han hecho
sentir la necesidad de un cuerpo sistemático de construcciones teóricas que
pueda discutir, analizar y explicar las relaciones generales del mundo empírico.

Conceptos Básicos de Sistemas:

Conceptos de Sistemas:

Se puede definir el concepto de "Sistema" de varias maneras:

El concepto de sistema en general está sustentado sobre el hecho de que ningún

sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos
que lo rodean y pueden afectarlo, por lo tanto podemos referir a Muir citado en
Puleo (1985) que dijo: "Cuando tratamos de tomar algo, siempre lo encontramos
unido a algo más en el Universo".

Puleo define sistema como " un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos
atributos, que tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente,
de acuerdo con un cierto objetivo".

Conjunto de personas, datos y procedimientos que trabajan coordinadamente.

Para alcanzar el objetivo de apoyar el funcionamiento de la organización.
Haciendo posible que la empresa mantenga contacto con el medio ambiente que
la rodea, es decir con: Clientes, Proveedores, Organizaciones Estatales de
contralor y recaudación de impuestos y aportes, Funcionarios, Accionistas o
propietarios.

Características:

Davis y Olson (1995) definen al sistema de información como un sistema

integrado, que utiliza un computador para proveer informaciones que den soporte
a las operaciones, al gerenciamiento y a las funciones de toma de decisión en la
organización. El sistema utiliza hardware (computadoras), software (programas de
computación), base de datos, procedimientos manuales, modelos para el análisis,
para planeamiento, para el control y para la toma de decisión.
Según Emery (1990), las principales características de un sistema de información,
son:
  Forman parte de las actividades de la organización; un sistema de
información gerencial bien proyectado, se vuelve parte integrante de las
actividades de la organización, en todos sus niveles.
 Estar basado en tecnología de computación; un sistema de información es,
ciertamente, mucho más que un conjunto de procesos computarizados, por
lo tanto, un sistema de información que no esté basado en parte por
tecnología informática, o es relativamente simple o fue proyectado
precariamente.
 Ser un sistema hombre - máquina; un sistema de información bien
proyectado que interrelaciona tareas entre hombres y máquinas en forma
eficiente.
 Ser una colección de subsistemas; un sistema de información está
compuesto por una colección de subsistemas; y el grado de conexión entre
esos subsistemas es variado (puede ser más fuerte o más débil), según
sea, el nivel de integración, técnica y económica, más adecuado. Un
sistema integrado de datos electrónicos (EDI) es útil para cualquier
situación.
 Ser adaptable a necesidades de cambios; un sistema de información bien
diseñado debe responder continuamente a las necesidades de cambios y
avances tecnológicos.

Importancia:

es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para

entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante
también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y
den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los
objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado
en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es
un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su
incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están
convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario paro el éxito empresarial en
el entorno global y dinámico de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un
desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:

 Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante

para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad,
finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de
recursos humanos.
 Una colaboración importante para le eficiencia operacional,
la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción
del cliente.
 Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma
de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
  Un ingrediente importante para el desarrollo
de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una
ventaja estratégica en el mercado global.
 Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de
hombres y mujeres.

Componentes De Los Sistemas.

Un sistema de información debe cumplir con los siguientes componentes básicos

interactuando entre sí:
 el hardware, equipo físico utilizado para procesar y almacenar datos,
 el software y los procedimientos utilizados para transformar y extraer
información,
 los datos que representan las actividades de la empresa,
 la red que permite compartir recursos entre computadoras y dispositivos,
 las personas que desarrollan, mantienen y utilizan el sistema.

Los sistemas de información son una combinación de tres partes principales: las
personas, los procesos del negocio y los equipos de tecnologías de la información

Definición de Sistemas y Procedimientos

Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o
cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía
Valencia: Es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos
del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a
la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

 Conjunto de técnicas que buscan simplificar el trabajo y con ello incrementar

la productividad en los sistemas administrativos de un organismo social.

Definición de Sistemas y Procedimientos Administrativos y Contables:

Los Sistemas Administrativos y Contables se relacionan con el perfil de los

profesionales de la Administración y la Contaduría Pública, en virtud de que
ambos profesionales deben estar capacitados para analizar y diagnosticar los
Sistemas Administrativos y Contables de las organizaciones tanto públicas como
privadas, con el objeto de proponer las mejoras v nuevos diseños que contribuyan
a la eficiencia de las operaciones en todos los niveles y sectores organizacionales.

De esta forma, hacer de los Sistemas Administrativos y Contables un instrumento

eficiente que contribuyan definitivamente con el logro de los objetivos de la
organización. Del mismo modo la asignatura Sistemas Administrativos y
Contables, guarda relación con los ejes administrativos y contables de estas
carreras, y se vincula directamente con las asignaturas Evolución del Pensamiento
Administrativo y Contable, Teoría Administrativa, Contabilidad, Administración
Pública, Auditoría Financiera, Análisis de Gestión Administrativa, Administración
de Recursos Humanos, Derecho Mercantil y Laboral, Metodología de la
Investigación, así como también su indispensable vinculación con las Prácticas
Profesional.

El Sistema Organizacional
Conceptos:

Todo sistema organizacional cuenta con una entidad abstracta denominada

sistema de información. Este sistema es el medio que permite a los datos, fluir
entre los diferentes departamentos o personas que integran la organización.
Subsistemas Estos desarrollan funciones específicas que requiere la
supervivencia organizacional, como la producción, la interconexión de fronteras, el
mantenimiento, la adaptación y la dirección. El sistema de producción genera
productos y servicios de la organización.

Componentes de los Sistemas:

Es un sistema compuesto de seres humanos, dinero, materiales, equipo, u otros;

relacionado con el logro de algún objetivo u objetivos.
Los componentes básicos del sistema organizacional son:
1. Estructura Organizacional.
2. Especialización del Trabajo.
3. Cadena de mando.
4. Tramo de control o tramo administrativo.
5. Departamentalización.
6. Centralización o Descentralización en la toma de decisiones.

Estos componentes definen la forma que tendrá la organización. La forma es

sumamente importante por lo que influye sobre el trabajo de los individuos. Por
ejemplo, una estructura muy vertical, con una larga cadena de mandos y tramos
de control corto no va a favorecer el trabajo en equipo por el contrario si queremos
incentivar el trabajo en equipo necesitamos una estructura más horizontal. ¿Por
qué? Pues pregúntese lo siguiente ¿Dónde se sentirá más libre de dar sus
opiniones en una reunión de trabajo: Con compañeros de jerarquía similar a las
suya, o con su jefe o con el jefe de su jefe?

Clasificación de los Sistemas:

 Sistemas De Producción: Estos sistemas manejan y controlan todas las

operaciones que se generan dentro del proceso productivo.

 Sistema De Ventas: Se basa en la actividad de un negocio, lo constituye el

sistema de ventas.
  Sistema De Administración Y Finanzas: Esta representado por todos
aquellos que se derivan de las dos funciones anteriores explicadas.

 Sistema de Contabilidad: Los analistas de sistemas generalmente valoran

la manera en que funcionan los negocios examinado la entrada, el
procesamiento de datos y la salida de información con el propósito de
mejorar los procesos organizacionales.

El Ciclo de los Negocios.

Los ciclos de los negocios son un tipo de fluctuación en la actividad económica

agregada de las naciones cuya actividad está organizada principalmente en
empresas lucrativas: un ciclo consiste de expansiones que tienen lugar
aproximadamente a la vez en muchas actividades económicas, seguidas por
recesiones, contracciones y recuperaciones igualmente generales que confluyen
en la fase de expansión del ciclo siguiente; la secuencia de cambios es recurrente
pero no periódica; en duración los ciclos de los negocios pueden variar desde
poco más de un año hasta diez o doce años; no son divisibles en ciclos más
cortos de carácter similar con amplitudes parecidas.

Pre inversión Inversión Implementación Operación Control

Pre inversión son estudios: proyecto o plan de negocios

Estructura Organizacional De Las Empresas:

La estructura organizacional de una empresa sea el sistema jerárquico elegido por

el que se gestiona un grupo de personas para cumplir con el crecimiento continuo
de la compañía.

A través de una tabla en donde se refleja la estructura y diseño organizacional de

una empresa, todos los empleados tienen claro cuál es su posición dentro del
sistema. Este orden permite establecer protocolos de actuación, procesos
optimizados, trabajos productivos y resultados controlados.

Según la definición del académico Mintzberg (1984), «una estructura

organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en
tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas».

Mientras que Strategor (1988) explica que una estructura organizacional «es el
conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las
funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada
unidad».

Principales características de la estructura organizativa de una empresa:

  Se trata de un proceso continuo y versátil con el tiempo.
 Puede ser centralización o descentralizada, dependiendo si las decisiones
parten de un conjunto de altos cargos o de los propios equipos de trabajo,
respectivamente.
 Especialización de las distintas áreas. Cuanto mayor es la empresa, más
especialización.
 Coordinación y colaboración entre equipos o departamentos.
 Estandarización de protocolos, burocratización y procedimientos.
 Debe representar realmente a las personas que componen la empresa.
 Adaptada a la estrategia que persigue la organización.
 Dirigida a los objetivos alcanzables.
 Acorde con la tecnología y herramientas disponibles.
 El entorno sectorial de la empresa es un elemento que condiciona su
estructura.
 Cada persona debe saber dónde encontrar lo que necesita para ejecutar
sus funciones.
 Funciones definidas claramente y entendidas por todo el equipo.
 Toda estructura organizacional formal tiene paralelamente una estructura
informal de relaciones entre las personas de los equipos de trabajo. Es lo
que se denomina estructura organizacional real.

La Sistematización Y El Papel Del Contador En El Estudio Y Análisis De Los

Sistemas

La sistematización de las operaciones permite además establecer controles a los

usuarios del sistema, para que así ninguno de los reportes pueda ser alterado, es
así como el profesional de la Contaduría Pública cuenta con las herramientas
necesarias para obtener información que le permitan presentar a la junta directiva
los resultados de las operaciones de la organización.

Sin duda alguna en el desempeño de una organización, el papel del contador

público es quizás una de los más determinantes, en ellos se encuentra la
responsabilidad de realizar estados financieros, hacer proyecciones a futuro,
declarar impuestos que hoy en día requieren de más tecnología y orientar a la
gerencia sobre la toma de decisiones, pues él, es la persona idónea para llevar
una empresa hacia el éxito.

El papel imprescindible que tiene un contador para la organización comercial de

una empresa, industria o un comercio. Desde hace varios años la contabilidad se
realiza periódicamente bajo procedimientos, en algunos casos más estructurados
que en otros, y sea cual fuere el estilo de trabajo que se haya adoptado, lo
importante es evaluar si resulta la forma más eficiente para la realidad que se
tiene o si existen nuevas alternativas para encarar nuevas problemáticas.
El análisis de un sistema contable, es verificar que la información procesada por el
sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la
empresa.

Manuales:

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Importancia De La Documentación:

Es importante porque recoge un acto o hecho realizado por una institución o por
una persona, ya sea física, jurídica, pública o privada. Este acto o hecho se recoge
en un soporte, bien sea en un papel o, como la tecnología ha avanzado
muchísimo, actualmente puede hacerse en un cd, una cinta, fotografía, o cualquier
otro tipo de soporte que pueda conservarse. Esto genera a su vez un archivo, que
puede ser de todo tipo, desde el arqueológico, audiovisual, legal, etc.

Definición De Los Manuales:

La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos,
siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal
para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido
está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la
misma.

Clasificación De Los Manuales:

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen

dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos
de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión
del tema central objeto de estudio:

 De Organización
 De Normas y Procedimientos
 De Puestos y funciones

Metodología Para La Elaboración De Los Manuales:

Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también
tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor
importancia:
 Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y
dinero.
 Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en
algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales.
 Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por
ser muy amplios en su contenido
 Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede
causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus
funciones
 Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en
la mayoría de los casos voluminosos en contenido
 En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta
para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está
establecido debidamente en el Manual.
 Conclusión

La palabra "sistema" tiene muchas acepciones. El análisis de sistemas tiene que

ver sólo con un tipo concreto de sistemas, los sistemas de información, sistemas
de información en un entorno empresarial y organizacional de gestión y dentro de
ellos con los sistemas de información informatizados o basados en computadoras
electrónicas.

Estos sistemas permiten seguir utilizando las inversiones realizadas en sistemas

de información, pero rediseñando sus procesos de negocio permitiendo que sean
combinados, personalizados y extendidos de muchas formas para satisfacer
nuevas necesidades de mercado, aumentando la flexibilidad y eficiencia del
negocio.
 Bibliografía

Barrios F. (2005). Los Sistemas y Procedimientos Contables y el Manual de

Sistemas Contables. Material de Apoyo Módulo I. UNELLEZ Barinas Venezuela.

Catadora, F. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. McGraw-Hill. Capítulo

I al IV.

Cohen, K. (2004) Sistemas de información para los negocios. McGraw-Hill

Interamericana Editores, S.A. de C.V. Módulo I.

Duque, A. (2002). Sistematización Contable, Control Interno y Otros Conceptos.

ULA Mérida Venezuela.

Gómez, G. (1997). Sistemas Administrativos. Análisis y Diseño. Mc Graw Hill.

México. Capítulo I al IV.

Rodríguez J. (1994) Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos.

Ediciones Contables y Administrativas. Capítulo I.