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PROCESO AUDITORÍA A LOS SUJETOS VIGILADOS CÓDIGO AIPD02

PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTEGRAL Y ESPECIAL VERSIÓN 9

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:


Profesional Superintendencia Delegada Superintendente Delegado para la Supervisión Superintendente Delegado para la Supervisión
para la Supervisión Institucional Institucional Institucional
Profesional Oficina Asesora de Jefe Oficina Asesora de Planeación
Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
11/06/2015 19/06/2015 09/07/2015
Realizar auditoría a las entidades vigiladas mediante la obtención de información y conocimiento in situ de la situación actual de la
OBJETIVO gestión o el manejo de los diferentes componentes evaluados a éstas con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y evaluación al
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Inicia con la planeación de la Auditoría, continúa con el desarrollo de la misma, la aprobación del Plan de Mejoramiento, el traslado
ALCANCE de los hallazgos a las dependencias o autoridades competentes y termina con el archivo de los papeles de trabajo y demás
documentación de acuerdo a las políticas institucionales.
ÁMBITO DE El procedimiento aplica a los procesos relacionados con la Inspección, Vigilancia y Control ejercida por la Superintendencia
APLICACIÓN Nacional de Salud.
DEFINICIONES
Coordinador de Auditoría: es líder del equipo auditor y responsable de organizar los recursos y de ser el enlace con el sujeto vigilado.

Auditor: funcionario y/o contratista designado para llevar a cabo una auditoría a un sujeto de vigilancia, cuyos conceptos, opiniones, conclusiones y
recomendaciones mantendrán independencia e imparcialidad y estarán dadas de conformidad con la normativa que rige el Sistema General de
Seguridad Social en Salud (SGSSS).

Equipo Auditor: grupo interdisciplinario de funcionarios y/o contratistas auditores que desarrollan la auditoría.

Informe preliminar de auditoría: documento que contiene el objetivo de la auditoría y la metodología aplicada, además de los hallazgos que se
identificaron in situ agrupados por componentes. Una vez este documento se oficializa con las firmas del equipo auditor es enviado al vigilado para
que éste, en caso de que así lo considere, controvierta los hallazgos establecidos en el informe, allegando las pruebas y documento que considere.
El informe podrá ser enviado por correo electrónico, siempre y cuando se archive el acuse de recibo y el registro de la llamada indicando el nombre
del empleado d la entidad auditada quien recibió la llamada, la hora y fecha de ésta.

Informe Final de Auditoría: documento final del procedimiento de auditoría que registra los resultados de la auditoría adelantada describiendo de
manera precisa, clara y concisa los hallazgos establecidos, los cuales son el insumo para que el sujeto auditado formule el plan de mejoramiento.
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Plan de Mejoramiento: documento contentivo de las acciones que se compromete a realizar el vigilado con el propósito de subsanar o corregir
situaciones que afectan su desempeño y su cometido institucional, las cuales han sido evidenciadas a través de las auditorías.

Auto de auditoría: documento de inicio para la auditoría al vigilado.

Papeles de trabajo: son todos aquellos medios que permiten documentar o sustentar la evidencia encontrada o hechos presentados durante la
auditoría. Los papeles de trabajo permiten entre otras, verificar los diferentes tipos de estándares inspeccionados, facilitar la preparación de los
informes de auditoría, la sustentación de los cargos legales, recomendaciones y conclusiones de este procedimiento.

Auditoría: es un proceso sistemático, por medio del cual se lleva a cabo la verificación e inspección de actividades previamente definidas y
estandarizadas, mediante la utilización de técnicas especializadas y ajustadas a la normatividad vigente, con el objetivo de obtener evidencias cuyo
propósito es mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud del SGSSS. Estas pueden ser Integrales – Especiales - Documentales y De
Seguimiento.

Auditoría Integral: corresponde al examen crítico, sistemático y detallado de los siguientes componentes en cada sujeto vigilado, de manera que
permita obtener una visión integral del mismo. De conformidad con el artículo 37 de la Ley 1122 de 2007, la Superintendencia Nacional de Salud debe
ejercer sus funciones teniendo como base los siguientes ejes:

1) Financiamiento: Su objetivo es vigilar por la eficiencia, eficacia y efectividad en la generación, flujo, administración y aplicación de los recursos
del sector salud.
2) Aseguramiento: Su objetivo es vigilar el cumplimiento de los derechos derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de
beneficios de salud.
3) Prestación de servicios de atención en salud pública: Su objetivo es vigilar que la prestación de los servicios de atención en salud individual y
colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción,
prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.
4) Atención al usuario y participación social: Su objetivo es garantizar el cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud; de
igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.
5) Información: Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez
y transparencia.
6) Focalización de los subsidios en salud: Vigilar que se cumplan los criterios para la determinación, identificación y selección de beneficiarios y
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la aplicación del gasto social en salud por parte de las entidades territoriales.

Adicionalmente la Constitución Política de Colombia, las normas vigentes y la Jurisprudencia fijan en cabeza de la Superintendencia la obligación
de realizar inspección, vigilancia y control a las poblaciones especiales y con especial protección constitucional, razón por la cual se incorpora un
eje adicional relacionado con las poblaciones mencionadas.

Auditorías Especiales: corresponden a las auditorías que se realizarán a temas especiales de interés de los actores del sector o cuando se detecte
una debilidad o riesgo puntual que no permita el cumplimiento de la misión institucional.

Auditorías de Seguimiento: corresponden a las auditorías realizadas al seguimiento de Planes de Mejoramiento suscritos por la entidad. El Plan de
Mejoramiento es el conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las causas que dan
origen a las desviaciones encontradas en las auditorias integrales o especiales que realice la Superintendencia a todos sus vigilados, que se generan
como consecuencia de las observaciones formales provenientes de este órgano de supervisión; es por ello con cada informe final se remitirá una
matriz de plan de mejoramiento, con el fin que las acciones de mejora sean diligenciadas por el auditado, las cuales pueden ser: Presenciales o
Documentales.

Plan de Auditoría: es el documento de trabajo detallado que se constituye en la guía para la ejecución de las auditorías, que permite la programación
y priorización de las mismas durante la vigencia correspondiente de forma integral, contribuyendo al ejercicio de la Inspección, Vigilancia y Control al
mejoramiento de la gestión de los sujetos vigilados y la protección de los derechos de los usuarios del SGSSS.

Descargos: excusa o razón que da el vigilado para defenderse de las presuntas acusaciones que se le han hecho.

Certificado de permanencia: es un certificado que emite el sujeto vigilado el cual contiene el nombre de los participantes de la Superintendencia,
con sus respectivas cédulas y los días en que se llevó a cabo la auditoría. Éste debe ser en papel membretado de la Entidad objeto de auditoría.

NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
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Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en En el artículo 68 se establece que la Superintendencia Nacional de Salud tendrá
materia de recursos y competencias de conformidad con los como competencia realizar la inspección. Vigilancia y control del cumplimiento
artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la de las normas constitucionales y legales del sector salud y de los recursos del
Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar mismo.
la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros”

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en En el Artículo 35 establece que son funciones de inspección entre otras las
el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de peticiones de interés
disposiciones” general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.

En el Artículo 37 se dispone que la Superintendencia Nacional de Salud debe


ejercer sus funciones teniendo como base los siguientes ejes:

1) Financiamiento: Su objetivo es vigilar por la eficiencia, eficacia y


efectividad en la generación, flujo, administración y aplicación de los
recursos del sector salud.
2) Aseguramiento: Su objetivo es vigilar el cumplimiento de los derechos
derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de
beneficios de salud.
3) Prestación de servicios de atención en salud pública: Su objetivo es
vigilar que la prestación de los servicios de atención en salud individual y
colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad,
aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción,
prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.
4) Atención al usuario y participación social: Su objetivo es garantizar el
cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los
diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud; de
igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación
ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.
5) Información: Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción
de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y
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transparencia.
6) Focalización de los subsidios en salud: Vigilar que se cumplan los
criterios para la determinación, identificación y selección de beneficiarios
y la aplicación del gasto social en salud por parte de las entidades
territoriales.
En el Artículo 39 se establece como objetivos de la Superintendencia Nacional
de Salud: “c) Vigilar el cumplimiento de las normas que regulan el Sistema
General de Seguridad Social en Salud y promover el mejoramiento integral del
mismo, d) Proteger los derechos de los usuarios en especial, su derecho al
aseguramiento y al acceso al servicio de atención en salud, individual y
colectiva, en condiciones de disponibilidad accesibilidad, aceptabilidad y
estándares de calidad en las fases de promoción, prevención, tratamiento y
rehabilitación es salud.”

En el Artículo 40, literal e, se establece que la Superintendencia podrá “Ejercer


la competencia preferente de la inspección, vigilancia y control frente a sus
vigilados, en cuyo desarrollo podrá iniciar, proseguir o remitir cualquier
investigación o juzgamiento de competencia de los demás órganos que ejercen
inspección, vigilancia y control dentro del Sistema General de Seguridad Social
en Salud, garantizando el ejercicio de la ética profesional, la adecuada relación
médico paciente y el respeto de los actores del sistema por la dignidad de los
pacientes y de los profesionales de la salud”
Ley 1438 de 2011 “Por medio de la cual se reforma el Sistema
En el artículo 121 se listan los sujetos de inspección, vigilancia y control de la
General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
Superintendencia Nacional de Salud.
disposiciones”
Decreto 1011 de 2006 “Por el cual se establece el Sistema En el numeral 2 del artículo 5 se establece que la Superintendencia Nacional de
Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Salud: “ejercerá funciones de vigilancia, inspección y control dentro del SOGC y
Sistema General de Seguridad Social en Salud.” aplicará las sanciones en el ámbito de su competencia”

En los artículos 49, 50, 51 y 52 se enuncian funciones de inspección, vigilancia y


control de la Superintendencia Nacional de Salud relacionadas con el Sistema
Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud.
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Decreto 4747 de 2007 “Por medio del cual se regulan algunos En el capítulo II establece las condiciones de contratación entre prestadores de
aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud.
salud y las entidades responsables del pago de los servicios de
salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones”
Decreto 574 de 2007. Modificado por los Decretos 1698 de 2007, Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos
4798 de 2009 y el Decreto 1921 de 2013. “Por el cual se definen y en este decreto y sus modificatorias.
adoptan las condiciones financieras y de solvencia del Sistema
Único de Habilitación de Entidades Promotoras de Salud del
Régimen Contributivo y Entidades Adaptadas”
Se establece la función de realizar auditorías, recibir declaraciones, requerir
información y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos, para el
cumplimiento de sus funciones de inspección y vigilancia.

Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos: artículo 16


numeral 13, y artículo 17 numeral 11.

Decreto 2462 de 2013 “Por medio del cual se modifica la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario: artículo 18
estructura de la Superintendencia Nacional de Salud.” numeral 21, artículo19 numeral 10 y artículo 20 numeral 13.

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional: artículo 21


numeral 36, artículo 22 numeral 25, artículo 23 numeral 19, artículo 24 numeral
14, artículo 25 numeral 25

Superintendencia Delegada de Medidas Especiales: artículo 26 numeral 13,


artículo 27 numeral 7, artículo 28 numeral 8.
Resolución 1446 de 2006 “Por la cual se define el Sistema de Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos
Información para la Calidad y se adoptan los indicadores de en esta resolución.
monitoria del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la
Atención en Salud”
Resolución 1215 de 2015 “Por medio de la cual se adopta el El artículo 1° adopta el Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia
Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia Nacional de Nacional de Salud, el cual está conformado por las actividades, definiciones,
Salud y se dictan otras disposiciones”. políticas de operación, guías, formatos, instructivos y demás documentos,
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debidamente definidos en la pirámide documental de la Entidad y relacionados


en los procedimientos de Auditoría Integral y Especial, Auditoría Documental y
Visitas.
Resolución 256 de 2016 “Por la cual se dictan disposiciones en Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos
relación con el Sistema de Información para la Calidad y se en esta resolución.
establecen los indicadores para el monitoreo de la calidad en
salud”
Ley Estatutaria 1751 de 2015 “Por medio de la cual se regula el El Artículo 3°. Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los
derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones” agentes, usuarios y demás que intervengan de manera directa o indirecta, en la
garantía del derecho fundamental a la salud.
Resolución 1328 de 2016 y modificatorias “Por la cual se Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplican a todos los
establece el procedimiento de acceso, reporte de prescripción, prestadores de servicios de salud, a las Entidades Administradoras de Planes de
garantía del suministro, verificación, control, pago y análisis de la Beneficios (EAPB) y a las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) que
información de servicios y tecnologías en salud no cubiertas por el suministren a sus afiliados servicios y tecnologías en salud no cubiertas en el
Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y se dictan otras Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y que deban recobrarlos al
disposiciones” FOSYGA o a quien haga sus veces.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Al finalizar cada año se debe formular el Plan Anual de Auditorías para la siguiente vigencia.
2. En los casos en los que los auditores establezcan que puede existir algún tipo de impedimento, éste deberá ser comunicado inmediatamente a
su jefe inmediato o supervisor de contrato, según corresponda. Si el impedimento se presenta en un Superintendente Delegado, el
Superintendente Nacional deberá asignar las funciones derivadas del desarrollo de este procedimiento a uno de los funcionarios de mayor
jerarquía administrativa dentro de la Superintendencia Delegada Respectiva.
3. Para el caso de la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, los directores son los responsables de designar al Equipo
Auditor y a quien ejercerá el rol de Coordinador de la Auditoría.
4. El coordinador de la auditoría será el responsable del mantenimiento, cuidado e integridad de los papeles de trabajo durante todo el desarrollo
de este procedimiento.
5. El Auto y el Acta de la Auditoría deberá ser firmada por el representante legal de la entidad auditada, o el funcionario delegado por este, y por
los auditores.
6. El Informe Preliminar y Final de la auditoría deben ser firmados por la totalidad de los integrantes del Equipo Auditor.
7. El acopio de pruebas debe cumplir los criterios de suficiencia técnica y legal.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
8. Los hallazgos deben estar soportados con evidencia y material probatorio para su sustentación.
9. El Informe Preliminar de Auditoría debe ser remitido al vigilado para que éste ejerza su derecho de contradicción dentro de los siguientes 10
días hábiles al recibo del mismo o se dejará en firme los hallazgos establecidos en dicho informe.
10. El informe Final de Auditoría debe ser remitido al vigilado para que éste realice el Plan de Mejoramiento y lo entregue al Equipo Auditor dentro
de los siguientes 10 días hábiles al recibo del mismo.
11. El Plan de Mejoramiento deberá ser aprobado o no aprobado por el Equipo Auditor dentro de los siguientes 5 días hábiles al recibo del mismo.
12. Todos los memorandos dirigidos a las demás Delegadas de la Superintendencia Nacional de Salud y a los Jefes de Oficina, deben ir firmados
por el(la) Delegado(a) para la Supervisión Institucional
13. Ningún director, ni profesional, ni coordinador tiene facultad para realizar mesas de trabajo con los vigilados, esta facultad está en cabeza
únicamente del Delegado, la cual bajo ninguna circunstancia podrá ser delegada
14. Las solicitudes de información por parte de los vigilados sobre el avance de las actuaciones administrativas deberán realizarse mediante oficio
y responderse por esta misma vía

ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA
ID CARGO PARTICIPANT REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE
E
Solicitar la información requerida para definir Superintendencia
la(s) entidad(es) objeto de auditoría. Dicha Delegada para la
Superint
información podrá incluir entre otros los informes Supervisión de
endente
Definir la entidad sobre el seguimiento a los riesgos de operación Riesgos
Delegad
objeto de auditoría y el de los actores del Sistema General de Seguridad Plan Anual de
1 o(a)
equipo auditor. Social en Salud, los reportes estadísticos sobre Superintendencia Auditorías
las PQRD interpuestas por los ciudadanos, el Delegada para la
Director(
informe de seguimiento del Plan Anual de Protección al
a)
Gestión, reporte de sanciones, Informes de Usuario
auditoría documental, Estudios sectoriales,
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informes de entes de control, Informes de las Superintendencia


redes de controladores, el Reporte de Delegada para la
interventores, liquidadores, contralores y Supervisión
promotores, el consolidado de planes de Institucional
mejoramiento y denuncias en medios de
comunicación. Superintendencia
Delegada de
A partir de la información recopilada, se aplican Medidas
criterios de priorización y focalización para definir Especiales
el Plan Anual de Auditorías de la vigencia
siguiente de forma coordinada y articulada entre
las dependencias de la Superintendencia que
desarrollen funciones relacionadas.

En el trascurso de la vigencia se podrán hacer


ajustes al Plan Anual de Auditorías, siempre que
estos estén justificados en lineamientos de
Señor Superintendente, cambios normativos o
factores externos a la entidad que comprometen
el desarrollo del Plan.

El Superintendente Delegado y/o los Directores


definen quienes integraran el equipo auditor para
cada una de las auditorías y se lo comunican. De
igual forma, se define y comunica quién ejercerá
el rol de Coordinador de la Auditoría.
El equipo auditor designado consolida la Superintendencia Superint
información de los diferentes aspectos a evaluar Delegada para la endente
Realizar la planeación Diagnóstico de la
como los son, entre otros, el Jurídico, el Supervisión de Delegad
2 de la auditoría. entidad a auditar
financiero, técnico-científico, administrativo y Riesgos o(a)
COFL02
económico, teniendo en cuenta lo definido en el
Plan Anual de Auditorías. A partir de lo anterior, Superintendencia Director(
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el equipo realizará el respectivo análisis y lo Delegada para la a)


plasmará en un documento de diagnóstico de la Protección al
entidad a auditar, el cual se elaborará en el Usuario Equipo
formato en el formato de plantilla institucional, Auditor
COFL02. Superintendencia
Delegada para la
Supervisión
Institucional

Superintendencia
Delegada de
Medidas
Especiales
Superintendencia
Delegada para la
Supervisión de
Riesgos
Los papeles de trabajo pueden incluir, entre
otros: el documento de diagnóstico de la entidad Superintendencia
a auditar, información de reporte de Circular Delegada para la
Única, informe de riesgos, estadísticas de Protección al
PQRD, Informes de auditoría documental, Usuario
Alistar los papeles de Equipo Carpeta papeles
3 informes de entes de control, reporte de
trabajo. Auditor de trabajo
sanciones, Planes de Mejoramiento, Informes de Superintendencia
la Red de Controladores, denuncias en medios Delegada para la
de comunicación con las respectivas evidencias Supervisión
o pruebas y el Reporte de interventores, Institucional
liquidadores, contralores y promotores.
Superintendencia
Delegada de
Medidas
Especiales
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Diligenciar formato AIFT05 Auto de Auditoría


Integral o Especial, el cual deberá indicar por lo
menos el sujeto vigilado y la dirección de la sede
Superintendencia
a auditar, nombre del representante legal o quien
Delegada para la
haga sus veces, el objeto de la auditoría, la
Supervisión de
duración de la misma, las fechas de inicio y
Riesgos
terminación de ésta, los nombres de los
funcionarios o terceros que la llevarán a cabo, y Superint
Superintendencia
el nombre del Coordinador de la Auditoría o endente
Delegada para la
quien haga sus veces. Delegad
Protección al
Elaborar y aprobar el o(a)
Usuario
Auto de Auditoría. Trasladar para firma del o de los Secretaría AIFT05 Auto de
4
Superintendente(s) Delegado(s) o del Director. Director( General Auditoría Integral
Superintendencia
Una vez sea aprobado y firmado, se traslada a la a) o Especial
Delegada para la
Secretaría General para su numeración.
Supervisión
Equipo
Institucional
Luego de la numeración y fechado se sacan dos Auditor
copias de los autos y éstas deben ser
Superintendencia
entregadas al coordinador de la Auditoría.
Delegada de
Medidas
Si la auditoria se llevará a cabo fuera de Bogotá,
Especiales
o de las ciudades sedes de las Regionales,
continúe en la actividad 5, de lo contrario pase a
la actividad 6.
Superintendencia Superint
Diligenciar el Formato APFT10 para solicitar los Delegada para la endente APFT10 -
Grupo de
viáticos y tiquetes, anexando los soportes a que Supervisión de Delegad Informe de
Talento
Gestionar y legalizar la hubiere lugar y trasladarlo al Grupo de Talento Riesgos o(a) Comisión de
5 Humano –
comisión. Humano de la Secretaría General, de acuerdo a Servicios Y/O
Secretaría
lo señalado en el procedimiento APPD03 Superintendencia Director( Autorización de
General
Comisión de Servicios. Delegada para la a) Gastos de Viaje
Protección al
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Usuario Equipo
Auditor
Superintendencia
Delegada para la
Supervisión
Institucional

Superintendencia
Delegada de
Medidas
Especiales
Comunicar el Auto de Auditoría al Representante
legal o su apoderado mediante la lectura y firma Superintendencia
de conformidad del Representante legal o su Delegada para la
apoderado. Supervisión de
Riesgos
Realizar reunión de apertura de auditoría, se
AIFT05 Auto de
presenta al equipo auditor y se solicita la Superintendencia
Auditoría Integral
designación del personal de la institución Delegada para la
o Especial con
auditada que serán los encargados de atender Protección al
firma de recibido
los requerimientos del equipo de la Usuario
Equipo del representante
6 Realizar la apertura de Superintendencia. De igual forma, se solicita un
Auditor legal.
Auditoría. espacio de trabajo y el acceso a los sistemas de Superintendencia
información de la entidad auditada. Delegada para la
Supervisión AIFT03 - Acta de
Entregar la lista de los documentos y/o Institucional Visita o Auditoría.
información a recopilar durante la auditoría para
verificar el cumplimiento de los estándares a Superintendencia
evaluar, dejando una copia a la Entidad auditada Delegada de
y una copia para el equipo auditor con la firma Medidas
de recibido del representante legal. Especiales

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Solicitar a la entidad el certificado de


permanencia para la legalización posterior de los
viáticos del equipo de la Superintendencia.

Adicionalmente, se debe iniciar con el


diligenciamiento del formato AIFT03, Acta de
Visita o Auditoría.
AIFT03 - Acta de
Ejecutar la auditoría de acuerdo a las Visita o Auditoría
disposiciones del AIFT05 Auto de Auditoría Superintendencia
Integral o Especial, junto con los responsables Delegada para la AIFT04 –
temáticos designados por el representante legal Supervisión de Instrumento de
del sujeto vigilado. Se verifica el cumplimiento de Riesgos auditoría IPS-
estándares a través de la revisión y análisis de la Salud Pública
documentación presentada. De la misma manera Superintendencia
se podrá consultar los sistemas de información y Delegada para la AIFT08 –
realizar auditoría a instalaciones, incluyendo las Protección al instrumento de
regionales o filiales. Usuario seguimiento
circular eutanasia
Equipo
7 Ejecutar la auditoría. Diligenciar y/o implementar los instrumentos de Superintendencia instituciones
Auditor
verificación de estándares de acuerdo al tipo de Delegada para la prestadoras de
vigilado y al objetivo de la auditoría. Supervisión servicios de
Complementar la información solicitada o Institucional salud - IPS
relacionada en los instrumentos con las
observaciones a que haya lugar a partir de la Superintendencia AIFT07 -
identificación de presuntos incumplimientos a las Delegada de Instrumento de
normas que regulan el Sistema General de Medidas seguimiento
Seguridad Social en Salud. Especiales circular eutanasia
entidades
Adicionalmente, se debe continuar con el promotoras de
diligenciamiento del formato AIFT03, Acta de salud
Visita o Auditoria. - EPS
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Para el caso de las auditorías a IPS públicas se AIFT10 –


podrá usar entre otros, el formato AIFT04 - Indicadores de
Instrumento de auditoría IPS- Salud Pública y el oportunidad de
AIFT08 – instrumento de seguimiento circular citas
eutanasia instituciones prestadoras de servicios EPS
de salud - IPS
AIFT11
Evaluación del
Para el caso de las auditorías a EAPB se podrá Programa de
usar los formatos: Auditoría para el
Mejoramiento de
AIFT07 - Instrumento de seguimiento circular la Calidad
eutanasia entidades promotoras de salud
- EPS AIFT15 al
AIFT19
AIFT10 – Indicadores de oportunidad de citas Instrumento de
EPS Auditoria a los
sujetos Vigilados
AIFT11 - Evaluación del Programa de Auditoría EAPB - FFMM Y
para el Mejoramiento de la Calidad POLICIA
NACIONAL
AIFT15 al AIFT19 Instrumento de Auditoria a los (información
sujetos Vigilados EAPB - FFMM Y POLICIA general,
NACIONAL (información general, componente componente
salud, componente protección al usuario, salud,
componente financiero, componente sistema de componente
información) protección al
usuario,
AIFT25 - Seguimiento comités técnico científicos componente
financiero,
Para el caso de las auditorías a Entidades componente
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Territoriales se podrán usar los formatos: sistema de


información)
AIFT20 al AIFT22 Instrumento Auditoria Entidad
Territorial sobre Régimen Subsidiado AIFT25 -
(municipios, Epss, aseguramiento) Seguimiento
comités técnico
AIFT26 – Instrumento de auditoría entidades científicos
territoriales - ejecución presupuestal de ingresos
- fondo de salud AIFT20 al
AIFT22
AIFT27 – Instrumento de auditoría entidades Instrumento
territoriales - rentas cedidas Auditoria Entidad
Territorial sobre
AIFT28 – Instrumento de auditoría entidades Régimen
territoriales - ejecución presupuestal de gastos - Subsidiado
fondo de salud (municipios,
Epss,
AIFT29 – Instrumento de auditoría entidades aseguramiento)
territoriales - fuentes y usos
AIFT26 al 30;
AIFT30 – Instrumento de auditoría entidades AIFT33, 34 y 36
territoriales - recursos de esfuerzo propio al 39 –
Instrumento de
AIFT33 – Instrumento de auditoría entidades Auditoría
territoriales - cuentas por pagar Entidades
Territoriales
AIFT34 – Instrumento de auditoría entidades
territoriales - recobros

AIFT36 – Instrumento de auditoría entidades


territoriales - cuentas maestras

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AIFT37 – Instrumento de auditoría entidades


territoriales - fuentes y usos para la gestión de la
salud pública

AIFT38 – Instrumento de auditoría entidades


territoriales - fuentes y usos recursos del PIC

AIFT39 – instrumento de auditoría entidades


territoriales - fuentes y usos para otros proyectos
de salud publica

Superintendencia
Delegada para la
Supervisión de
Riesgos
Realizar reunión de cierre de auditoría, a la cual
Superintendencia
deben asistir las mismas personas que
Delegada para la
estuvieron presentes en la apertura. Se da
Protección al
lectura del AIFT03 Acta de Visita o Auditoría, la
Usuario AIFT03 Acta de
Realizar el cierre de la cual debe incluir la verificación de la lista de los Equipo
8 Visita o Auditoría
auditoría. documentos y/o información recopilada de Auditor
Superintendencia firmada
acuerdo a lo solicitado en la apertura (incluido el
Delegada para la
certificado de permanencia), el acta deberá ser
Supervisión
firmada por todos los participantes relacionados
Institucional
en ella, y se deja una copia al sujeto vigilado.
Superintendencia
Delegada de
Medidas
Especiales
Elaborar, aprobar y Elaborar el informe preliminar de auditoría en el AIFL01-Informe
9
enviar el Informe formato AIFL01-Informe Preliminar de Auditoría Superintendencia Superint Preliminar de
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTEGRAL Y ESPECIAL VERSIÓN 9

Preliminar de Integral o Especial, en el cual se relacionarán los Delegada para la endente Auditoría Integral
Auditoría. elementos generales de la auditoría, las posibles Supervisión de Delegad o Especial
contingencias que la afectaron y los hallazgos Riesgos o(a)
encontrados a partir del análisis y contrastación ASFL02-Oficio
de la información recaudada en las instalaciones Superintendencia Director(
del vigilado y la referenciada en los papeles de Delegada para la a)
trabajo. Cabe señalar que este informe no Protección al
incluye las conclusiones y recomendaciones del Usuario Equipo
equipo auditor. Auditor
Superintendencia
Trasladar al Director o Superintendente Delegada para la
Delegado para su revisión, y realizar los ajustes Supervisión
cuando sean requeridos. Institucional

Luego de la aprobación y firma se remite el Superintendencia


informe preliminar al vigilado (Correo electrónico Delegada de
o físico, ver: Procedimiento Administración de Medidas
Correspondencia – GDPD02). Si es a través del Especiales
Sistema de Gestión Documental, se debe
proyectar el oficio, adjuntando el Informe
Preliminar, para revisión y aprobación por parte
del Director o Superintendente Delegado,
posteriormente, se debe radicar el oficio en la
secretaría de la Dirección correspondiente para
su envío.

El vigilado tendrá máximo 10 días hábiles para


presentar descargos y allegar la información que
permita desvirtuar uno o más hallazgos
identificados en el informe preliminar.
Elaborar el Informe Revisar en el Sistema de Gestión Documental o Superintendencia Equipo AIFL02-Informe
10
Final de Auditoría. en el correo electrónico institucional si se Delegada para la Auditor Final de Auditoría
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recibieron los documentos solicitados al vigilado Supervisión de


en los 10 días hábiles. Riesgos

Si el sujeto auditado envía los descargos en los Superintendencia


términos establecidos, se elabora el Informe Delegada para la
Final de Auditoría en el formato AIFL02, en el Protección al
cual se analizan los descargos, para establecer Usuario
si se desvirtúan o se ratifican los hallazgos
presentados en el Informe Preliminar. En caso Superintendencia
de que la información allegada desvirtúe uno o Delegada para la
más hallazgos se dejará anotación en el Informe Supervisión
Final de Auditoría, el cual incluirá además las Institucional
recomendaciones y conclusiones del equipo
auditor. Superintendencia
Delegada de
Si el sujeto auditado no envía los descargos en Medidas
los términos establecidos, se elabora el Informe Especiales
Final de Auditoría en el formato AIFL02, dejando
en firme los hallazgos del Informe Preliminar.
Trasladar al Director o Superintendente Superintendencia
Delegado para su revisión, y se realizan los Delegada para la AIFL02-Informe
ajustes cuando sean requeridos. Supervisión de Superint Final de Auditoría
Riesgos endente
Luego de la aprobación y respectivas firmas se Delegad ASFL02-Oficio
Aprobar y enviar el remite el Informe Final al vigilado (Correo Superintendencia o(a)
11 Informe Final de electrónico o físico, ver: Procedimiento Delegada para la AIFT01-Ficha
Auditoría. Administración de Correspondencia – GDPD02). Protección al Director( Técnica para
Si es a través del Sistema de Gestión Usuario a) Suscripción y
Documental, se debe proyectar el oficio, aprobación del
adjuntando el AIFL02-Informe Final y AIFT01- Superintendencia Equipo Plan de
Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Delegada para la Auditor Mejoramiento
Plan de Mejoramiento, para la revisión y Supervisión
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTEGRAL Y ESPECIAL VERSIÓN 9

aprobación por parte del director o Institucional


Superintendente Delegado, posteriormente, se
debe radicar el oficio en la secretaría de la Superintendencia
Dirección correspondiente para su envío. Delegada de
Medidas
El vigilado dentro de los siguientes 10 días Especiales
hábiles deberá presentar el Plan de
Mejoramiento en el formato AIFT01, en caso de
que en el Informe Final hubiesen quedado en
firme uno o más hallazgos.

Si el Plan de Mejoramiento no es aprobado en


una primera instancia se informará al vigilado
que deberá ajustarlo y remitirlo nuevamente
dentro de los siguientes diez (10) días hábiles.

NOTA. El plan de mejoramiento solo será


devuelto para ajustes por una única vez
Superintendencia
Secretari
Delegada para la
o (a) de
Supervisión de
Si el informe no presenta hallazgos se archiva el la
Riesgos
expediente mediante el procedimiento GDPD03- Direcció
Procedimiento Administración de Archivo. El n de la
Superintendencia
expediente contendrá los papeles de trabajo, el Superint
Delegada para la
12 Archivar el expediente. acta y el auto de auditoría originales firmados, el endencia
Protección al
informe preliminar y final originales firmados, y Delegad
Usuario
demás documentación que se recaudó durante a
el desarrollo del procedimiento, la cual puede
Superintendencia
estar en formato electrónico. Coordina
Delegada para la
dor de la
Supervisión
Auditoría
Institucional
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTEGRAL Y ESPECIAL VERSIÓN 9

Superintendencia
Delegada de
Medidas
Especiales

Si los hallazgos por su naturaleza no son de


competencia de la(s) Superintendencia(s)
Delegada(s) o si se requiere que sean puestos
en conocimiento de otras Superintendencias Superintendencia
Delegadas y/o Entidades, se proyecta oficio o Delegada para la
memorando, según corresponda, trasladando el Supervisión de
informe a las autoridades o dependencias Riesgos
competentes, teniendo en cuenta lo siguiente:
Superintendencia ASFL01-
Si por la gravedad y naturaleza de las Delegada para la Memorando
situaciones críticas o irregulares encontradas se Protección al
Trasladar el Informe pone en riesgo inminente la prestación del Usuario Coordina PAFT03-
Final de Auditoría a la servicio o la sostenibilidad financiera del vigilado, dor
13 Traslado para
dependencia o entidad se proyecta memorando dando traslado a la Superintendencia Auditoría
que corresponda. Superintendencia Delegada de Medidas Delegada para la Investigaciones
Especiales para iniciar el procedimiento Supervisión Administrativas
“Determinación de la acción o medida especial” Institucional
(MEPD01). ASFL02-Oficio
Superintendencia
Si se evidencio que se vulneraron o Delegada de
menoscabaron los derechos de los usuarios en Medidas
salud, o si a partir del desarrollo de la auditoría Especiales
se identificó que el vigilado incumplió una de las
normas que regulan el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se diligencia el
formato Traslado para Investigación
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTEGRAL Y ESPECIAL VERSIÓN 9

Administrativa” (PAFT03) y se remite junto con el


expediente a la Superintendencia Delegada de
Procesos Administrativos.

Si los hallazgos encontrados tienen alcance


disciplinario, fiscal o penal se traslada mediante
oficio a la Procuraduría General de la Nación,
Contraloría General de la República de Colombia
o Fiscalía General de la Nación,
respectivamente.

Superintendencia
Delegada para la
Supervisión de
Riesgos

Superintendencia
Revisar los canales dispuestos para la recepción
Delegada para la ASFL02-Oficio
del Plan de Mejoramiento - AIFT01-Ficha
Protección al
Técnica para Suscripción y aprobación del Plan
Verificar la recepción Usuario AIFT01-Ficha
de Mejoramiento (correo electrónico o Sistema Equipo
del Plan de Técnica para
14 de Gestión Documental) verificando si el sujeto Auditor
Mejoramiento. Superintendencia Suscripción y
vigilado envió el Plan de Mejoramiento en el
Delegada para la aprobación del
tiempo establecido (10 días hábiles).
Supervisión Plan de
Institucional Mejoramiento

Superintendencia
Delegada de
Medidas
Especiales

15 Analizar y aprobar el Analizar y aprobar el plan de mejoramiento - Superintendencia Equipo ASFL02-Oficio


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Plan de Mejoramiento. AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y Delegada para la Auditor


aprobación del Plan de Mejoramiento remitido Supervisión de AIFT01-Ficha
por la Entidad sujeto de auditoría con el fin de Riesgos Técnica para
verificar que las acciones propuestas superen Suscripción y
las situaciones críticas o irregulares identificadas Superintendencia aprobación del
en la auditoría. Delegada para la Plan de
Protección al Mejoramiento
Una vez se apruebe se incluirá en la base de Usuario
datos de entidades bajo seguimiento.
Superintendencia Base de datos de
Delegada para la entidades bajo
Supervisión seguimiento
Institucional

Superintendencia
Delegada de
Medidas
Especiales

Superintendencia Secretari
Delegada para la o (a) de
Se archiva el expediente mediante el
Supervisión de la
procedimiento GDPD03-Procedimiento
Riesgos Direcció
Administración de Archivo. El expediente
n de la
contendrá los papeles de trabajo, el acta y el
Archivar el expediente Superintendencia Superint
auto de auditoría originales firmados, el informe
16 con el Plan de Delegada para la endencia
preliminar y final originales firmados, el Plan de
Mejoramiento. Protección al Delegad
Mejoramiento aprobado y demás documentación
Usuario a
que se recaudó durante el desarrollo del
procedimiento, la cual puede estar en formato
Superintendencia Coordina
electrónico.
Delegada para la dor de la
Supervisión Auditoría
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTEGRAL Y ESPECIAL VERSIÓN 9

Institucional

Superintendencia
Delegada de
Medidas
Especiales

Superintendencia
Delegada para la
El seguimiento al Plan de Mejoramiento se podrá Supervisión de
realizar mediante el Desarrollo del Procedimiento Riesgos
de Auditoría Documental (AIPD01) o de
Auditoría Integral y Especial (AIPD02) Superintendencia
Delegada para la
Superint
Si es mediante Auditoría Documental se debe Protección al
endente
Definir mecanismo de seguir lo descrito en el respectivo procedimiento. Usuario
Delegad
Seguimiento al Plan de
17 o(a)
Mejoramiento. Si es mediante Auditoría Integral y Especial Superintendencia
continúe en la actividad 2. Delegada para la
Director(
Supervisión
a)
El seguimiento al plan de mejoramiento también Institucional
podrá realizarse dentro de las auditorías que se
programen para verificar otros componentes o Superintendencia
temas específicos de la entidad que suscribió el Delegada de
plan Medidas
Especiales

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTEGRAL Y ESPECIAL VERSIÓN 9

/ TAREA
Para toda auditoría se debe
realizar un diagnóstico de la
Cada vez que Diagnóstico de la
2 entidad a auditar de acuerdo Equipo Auditor
Realizar la planeación de la auditoría. programe una
a la información disponible y entidad COFL02
auditoría.
a los lineamientos del
Superintendente Delegado.
Cuando se realiza una Cada vez que
auditoría se debe realizar, AIFT05 Auto de
4 programe una Equipo Auditor
Elaborar y aprobar el Auto de Auditoría. aprobar, numerar y fechar el Auditoría Integral
auditoría. o Especial
Auto de Auditoría.

Todas las auditorías Cada vez que APFT10 -


realizadas fuera de Bogotá o programe una Informe de
de las ciudades sedes de auditoría fuera de Comisión de
5 Gestionar y legalizar la comisión. las Regionales, deben Bogotá o de las Equipo Auditor Servicios Y/O
seguir los lineamientos ciudades sedes Autorización de
descritos en el de las Gastos de Viaje
procedimiento APPD03 Regionales.
Comisión de Servicios.

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Todos los involucrados de la


auditoría, es decir, el Equipo Cada vez que se AIFT03-Acta de
8 Realizar el cierre de la auditoría. Auditor y los responsables realice una Equipo Auditor Visita o Auditoría
designados en la Entidad auditoría.
auditada deben firmar el firmada
Acta de Visita o Auditoría

Superintendente
Delegado(a)
El informe preliminar debe
ser firmado por el equipo
Cada vez que se AIFL01-Informe
Elaborar, aprobar y enviar el Informe Preliminar auditor y debe ser remitido
realice una Preliminar de
9 al vigilado por el ordenador Director(a)
de Auditoría. auditoría. Auditoría
de la auditoría.
ASFL02-Oficio
Equipo Auditor

Superintendente AIFL02-Informe
Delegado(a) Final de
Auditoría
Director(a)
El informe final debe ser Cada vez que se
firmado por el equipo auditor Equipo Auditor ASFL02-Oficio
Aprobar y enviar el Informe Final de Auditoría. realice una
11 y debe ser remitido al
vigilado por el ordenador de auditoría. AIFT01-Ficha
la auditoría. Técnica para
Suscripción y
aprobación del
Plan de

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Mejoramiento

ASFL01-
Cada vez que se Memorando
De acuerdo a la naturaleza realice una Superintendente
de los hallazgos, el Informe auditoría y en su Delegado(a) PAFT03-
Trasladar el Informe Final de Auditoría a la
13 Final de Auditoría debe ser Informe Final se Traslado para
dependencia o entidad que corresponda.
trasladado a la dependencia identifiquen Coordinador Investigaciones
o Entidad correspondiente. hallazgos. Auditoría Administrativas

ASFL02-Oficio
ASFL02-Oficio

AIFT01-Ficha
Técnica para
El plan de mejoramiento Suscripción y
debe ser enviado por la Cada vez que el aprobación del
entidad auditada al equipo auditado allegue Plan de
auditor, quienes los el Plan de Equipo Auditor Mejoramiento
15 Analizar y aprobar el Plan de Mejoramiento.
analizaran y aprobaran, Mejoramiento
incluyéndose en la Base de respectivo.
datos de entidades bajo Base de datos
seguimiento. de entidades
bajo
seguimiento.

ANÁLISIS DE TIEMPO

El tiempo promedio de la auditoría Integral y/o especial será hasta 45 días hábiles. En caso de requerir un plan de mejoramiento se requieren 14 días
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adicionales para la revisión de este o el doble de tiempo en caso de que se requiera un ajuste al plan de mejoramiento

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N.A.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD
CAMBIARON EN EL CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
A través del memorando 3-2015-
012285 se solicitó la creación del Superintendente Delegado para la
Creación del documento 09/07/2015 1
procedimiento y su respectiva Supervisión Institucional
codificación.
A través del memorando 3-2015-
015837, se solicitó la creación del
formato AIFT05 y la modificación de
los formatos AIFL01, AIFL02 y Superintendente Delegado para la
Ajuste del procedimiento 25/08/2015 2
AIFT03. Lo anterior fue ajustado en Supervisión Institucional
las actividades del procedimiento, y
en sus respectivos puntos de
control.
A través del memorando 3-2016-
006812, se solicitó la modificación
Superintendente Delegado para la
Modificación actividad de la actividad 6. Se incluyó 12/04/2016 3
Supervisión Institucional
además en la sección de NORMAS
la Resolución 1215 de 2015.
A través del memorando 3-2016-
014348, se solicitó la modificación
de la actividad 11, haciendo una
aclaración en lo relacionado a la Superintendente Delegado para la
Modificación actividad 09/09/2016 4
remisión del plan de mejoramiento Supervisión Institucional
por parte del vigilado.

Mediante memorando 3-2016-


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016887 se aprueba ajuste del


documento
A través del memorando 3-2017-
001361 se solicitó la modificación del
Análisis de tiempo, indicando que el
desarrollo del procedimiento de
Modificación de Análisis de auditoría integral y/o especial tendrá Superintendente Delegado para la
una duración hasta 45 días hábiles.
03/02/2017 5
tiempo Supervisión Institucional
Se aprueba el ajuste del documento
mediante memorando NURC: 3-2017-
001612
A través del memorando 3-2017-
009135 se solicitó el ajuste del
procedimiento con la inclusión de
tres normas y de las políticas de
operación 12, 13 y 14, adicional la
Superintendente Delegado para la
Modificación de actividad modificación de las actividades No. 12/06/2017 6
Supervisión Institucional
11 y 17 y el análisis de tiempo.

Se aprueba el ajuste del documento


mediante memorando NURC: 3-
2017-009236
A través del memorando 3-2017-
012408 se solicitó el ajuste de
actividades y registros del
procedimiento donde se indique el
AIFT01; en cuanto al formato AIFT01 Superintendente Delegado para la
Modificación de actividad 16/08/2017 7
“Ficha técnica para suscripción del Supervisión Institucional
Plan de mejoramiento” se solicitó
cambio del título por: Ficha técnica
para suscripción y aprobación del plan
de mejoramiento y adicionándole otras
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celdas.
Se aprueba el ajuste del documento
mediante memorando NURC: 3-2017-
012746
A través del memorando 3-2017-
016313 se solicitó el ajuste de la
actividad 07 en su descripción y
registros.
Superintendente Delegado para la
Modificación de actividad 24/10/2017 8
Supervisión Institucional
Se aprueba el ajuste del documento
mediante memorando NURC: 3-2017-
016625
A través del memorando 3-2018-
000884 se solicitó el ajuste de la
actividad 07 en cuanto a lo
identificado en sus registros.
Adicionalmente la eliminación de los
formatos AIFT31/32/35 en razón a la
no utilización de los mismos y el
Superintendente Delegado para la
Modificación de actividad ajuste de los formatos 30/01/2018 9
Supervisión Institucional
AIFT26/27/28/29/30/33/34/36/37/38/39
en cuanto a aclarar que las cifras
reportadas deben ir en pesos.
Se aprueban los ajustes de los
documentos mediante memorando
NURC: 3-2018- 001453

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