Handbuch

Professionelle kaufmännische Software
HWP 2011
Professional/Basic
Hauptmodul
Zusatzmodule
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Frankfurt am Main, Juli 2010

Artikelnummer: 16028
Inhaltsverzeichnis
EINFÜHRUNG .............................................................................. 13
Leistungsumfang....................................................................................14
Hauptmodul......................................................................................14
Zusatzmodule ....................................................................................17
Zusätzliche Schnittstellen ( nur mit Zusatzlizenzen)........................24
Inhalt des Handbuches ..........................................................................26
Darstellungsmittel.............................................................................28
KONZEPTE DER PROJEKTARBEIT ...................................................... 29

Projektmerkmale in der Übersicht .........................................................30
Regeln für das Arbeiten mit Projekten...................................................31
Schnelle Anlage von Projekten durch Datenübernahme ......................31
Zentrale Verwaltung aller Dokumente in einem Projekt.......................32
Leistungsfähige Werkzeuge für die Kalkulation ....................................32
Unterstützung bei der Rechnungserstellung .........................................33
Ermittlung der Deckungsbeiträge von Dokumenten über
die Zielrechnung ....................................................................................35
Auswertungen ........................................................................................35
Kategorisierung von Projekten nach Projektstatus ...........................35
Status und aktuelle Bewertung einzelner Projekte............................36
Nachweise, Rechnungsausgangsbuch und Reporte ..........................37
Kontrolle offener Rechnungen .........................................................37
Dokumentenauswertung ..................................................................37
Kalkulatorische Auswertungen und graphische
Darstellungen über die Dokumenten-Zielrechnung.........................38
ARBEITEN MIT DEM PROGRAMM .................................................... 39

Ablauf der Arbeit ....................................................................................40
Programm an Ihren Betrieb anpassen...............................................40
Inhaltsverzeichnis
Stammdaten erfassen ........................................................................41

Tägliche Arbeiten ..............................................................................42
Periodische Arbeiten (Systempflege und Inventur) ..........................43
Administrative Arbeiten....................................................................43
Programm starten und beenden ............................................................44
Starten des Programms......................................................................44
Beenden des Programms ...................................................................44
Bedienungselemente ..............................................................................45
Programmoberfläche.........................................................................45
Arbeiten mit dem Regiezentrum (HWP Professional/
HWP Basic Zusatzmodul) ..................................................................45
Projektfenster ....................................................................................56
Dokumentenfenster ..........................................................................59
Stammdatendialoge ..........................................................................64
Assistentengestützte Erfassung von Daten........................................65
Suchdialoge ............................................................................................66
DAS PROGRAMM AN IHREN BETRIEB ANPASSEN ................................ 69

Mandanten einrichten (Übersicht) ........................................................70
Ihr Unternehmen als Mandant.........................................................70
Mandanteneinstellungen (Übersicht)...............................................71
Grundlagen erfassen (Voreinstellungen:Grundlagen)...........................72
Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation) ......................75
Kalkulationseinstellungen: Benutzerbezogene
Vorgabewerte ....................................................................................77
Voreinstellungen erfassen (Übersicht)...................................................79
Register „Projekt” ..............................................................................86
Register „Dokument” ........................................................................89
Allgemeine Stammdaten anlegen ..........................................................91
Formulare anpassen (Formulareditor) ...................................................94
Formulartypen ..................................................................................94
Beginn der Arbeit ..............................................................................96
Formulare erstellen und bearbeiten ..................................................98
STAMMDATEN ERFASSEN ............................................................. 101

Stammdaten-Übersicht ........................................................................102
Erfassungsempfehlung zur ersten Stammdatenerfassung...............103
Inhaltsverzeichnis
Personenstammdaten ..........................................................................105
Betriebsstammdaten.............................................................................106
Übersicht Betriebsstammdaten .......................................................106
Arbeiten mit Betriebsstammdaten ..................................................107
Materialien ......................................................................................107
Kostenarten .....................................................................................109
Leistungen.......................................................................................109
Lagerstamm.....................................................................................111
Artikelerfassung per Handscanner (HWP Professional)..................112
Lagerverwaltung..............................................................................114
Stammdaten über Datenschnittstellen einlesen..................................118
Übersicht über die Datenschnittstellen (Im- und
Exportfilter).....................................................................................118
Datanorm-Importfilter als Beispiel für eine Schnittstelle ...............119
Datenimport im Dokumentenfenster .............................................124
Datenimport überprüfen.................................................................128
TÄGLICHE ARBEITEN .................................................................. 129

Projekte anlegen, bearbeiten und verwalten .......................................130
Projekte anlegen..............................................................................130
Projekte bearbeiten .........................................................................131
Projekttransfer (Projektexport/ Projektimport)...............................135
Dokumente anlegen und bearbeiten ...................................................141
Kalkulationseinstellungen im Projekt überprüfen..........................141
Dokumente erstellen (Übersicht)....................................................141
Positionen im Dokument................................................................159
Dokument bearbeiten .....................................................................164
Positionen bearbeiten .....................................................................166
Dokumente auswerten ....................................................................193
Dokument drucken .........................................................................201
Varianten .............................................................................................202
Konzept und Möglichkeiten von Varianten ...................................202
Arbeitsweise mit Varianten .............................................................203
Varianten auswählen im Dokument...............................................209
Varianten-Editor..............................................................................211
Leistungsumfang Aufmaß im HWP Basic, im HWP
Professional und im ZM „Aufmaß-Schnellerfassung“ ....................212
Aufmaßarten im HWP (Überblick) .................................................213
Mit Aufmaßen arbeiten...................................................................214
Inhaltsverzeichnis
Positionsaufmaß mit Aufmaß-Schnellerfassung

(Zusatzmodul) .................................................................................219
Aufmaß-Schnellerfassung (Zusatzmodul) .......................................220
Optionen beim Schließen eines Aufmaßdokuments......................226
Aufmaße ausweisen, auswerten und drucken.................................228
Ressourcenplanung (HWP Professional)..............................................229
Leistungsumfang der Ressourcenplanung ......................................229
Konzepte der Ressourcenplanung...................................................230
Gesamtplanung für alle Ressourcen................................................233
Arbeiten mit der „Ressourcenplanung“ ..........................................234
Projektplanung................................................................................237
Auftragsplanung..............................................................................239
Auswertungen in der Ressourcenplanung ......................................245
PERIODISCHE ARBEITEN .............................................................. 247

Systempflege ........................................................................................248
Übersicht über die Möglichkeiten...................................................248
Preise pflegen ..................................................................................249
Daten löschen .................................................................................250
Suche reorganisieren .......................................................................253
Datenschnelländerung....................................................................254
Inventur ...............................................................................................255
Leistungsumfang der Inventur........................................................256
Arbeitsschritte mit dem Inventur-Assistenten ................................257
Navigation und Information im Inventur-Assistenten ..................258
ADMINISTRATIVE ARBEITEN ......................................................... 259

Leistungsumfang des Administrators ..................................................260
Aufruf und Bedienung ....................................................................261
HWP mit dem Administrator einrichten ........................................264
Mandanten verwalten..........................................................................265
Voreinstellungs-Assistent ................................................................266
Benutzer verwalten ..............................................................................270
Konzept und Möglichkeiten ...........................................................270
Benutzer-Assistent...........................................................................271
Benutzerverwaltung ........................................................................279
Administrator-Werkzeuge ....................................................................299
Positionsabgleich ............................................................................300
Inhaltsverzeichnis
Protokoll-Assistent ..........................................................................301
Datenbank-Benutzer-Manager ........................................................303
Daten importieren und exportieren (HWP Professional) ....................303
Stammdaten importieren und exportieren.....................................304
Datenübernahme ............................................................................304
Daten sichern .......................................................................................306
Datenbank sichern ..........................................................................306
Verwaltungsfunktionen .......................................................................307
AUFTRAGSGEWINNUNG .............................................................. 309

Leistungsumfang..................................................................................310
Auftragschancen .............................................................................311
Webangebote erstellen und bearbeiten ..........................................312
BARVERKAUF/ KASSE .................................................................. 317

Einführung...........................................................................................318
Generelle Funktionen .....................................................................319
Barverkaufs-Hardware .....................................................................319
Starten und Beenden des Programms .............................................319
Bedienungselemente .......................................................................321
Anpassung des Barverkaufs an Ihren Betrieb.......................................322
Kassengrundlagen ...........................................................................322
Stammdaten im Barverkauf ............................................................322
Kasseneigenschaften .......................................................................323
Peripheriegeräte einrichten (Übersicht)..........................................324
Tägliche Arbeiten .................................................................................325
Kassendokument anlegen ...............................................................325
Barverkauf durchführen..................................................................326
Windows beenden ..........................................................................336
Auswertungen ......................................................................................336
BESTELLWESEN .......................................................................... 337

Ablauf der Arbeit im Bestellwesen .......................................................339
Stammdaten erfassen ......................................................................339
Inhaltsverzeichnis
Bestelldokumente erstellen .............................................................339

Auswertungen durchführen............................................................340
Bestelldokumente erstellen ..................................................................340
Dokumententyp auswählen............................................................343
Bestellgrundlage wählen .................................................................344
Bestelldokumente bearbeiten...............................................................346
Bestellpositionen manuell einfügen ...............................................346
Bestellpositionen per Scanner einfügen..........................................347
Bestellpositionen bearbeiten...........................................................348
Bestelldokumente löschen ...................................................................349
Bestellvorschläge (Übersicht) ...............................................................349
Preisanfragen (Übersicht).....................................................................352
Bestellungen.........................................................................................353
Bestellungen drucken......................................................................353
Online-Bestellung (UGL-Zusatzlizenz notwendig) .........................354
Wareneingänge ....................................................................................354
Wareneingang über Bestellung erfassen .........................................354
Wareneingang manuell erfassen.....................................................357
Wareneingangsbuch drucken .........................................................359
Auswertungen ......................................................................................360
LEISTUNGS- UND PRODUKTKONFIGURATOR ................................... 361

Konzept und Möglichkeiten ................................................................363
Mit dem Programm arbeiten ...............................................................364
Programm aufrufen.........................................................................364
Bedienungselemente .......................................................................364
Ablauf der Arbeit ..................................................................................367
Voraussetzungen und generelles Vorgehen....................................367
Anlegen variabler Stücklisten..........................................................368
Einfügen variabler Stücklisten in Dokumente ................................370
Stücklistenassistent für variable Stücklisten ........................................370
NACHKALKULATION ................................................................... 373

Konzept und Möglichkeiten der Nachkalkulation ..............................374
Inhaltsverzeichnis
Programmoberfläche des Zusatzmoduls

„Nachkalkulation“ ..........................................................................376
Vorgabewerte erfassen (bzw. überprüfen) und
Voreinstellungen festlegen ..................................................................384
Kosten erfassen.....................................................................................385
Erfassen von Kosten in der Projektansicht (Beispiel)......................386
Lagerbuchungen für Material durchführen ....................................389
Auswertungen durchführen.................................................................390
Datenaustausch mit Sage-Lohnprogrammen ......................................392
Naka-Daten der Vorversion übernehmen............................................393
OFFICE & OUTLOOK INTEGRATION .............................................. 395

Konzept und Möglichkeiten ................................................................397
OP-VERWALTUNG ..................................................................... 401

Arbeiten in der OP-Verwaltung (Übersicht) ........................................403
Voreinstellungen (Übersicht)...............................................................404
Geschäftsvorfälle bearbeiten................................................................407
Aufbau des Hauptdialoges (OP-Verwaltung) ..................................408
Buchen ............................................................................................409
Mahnungen.....................................................................................418
Weitere Bereiche .............................................................................420
OP-Auswertungen drucken ..................................................................423
DATEV-Übergabe (nur Export) ............................................................425
DATEV-Grundlagen einstellen........................................................427
Buchungsdaten übergeben..............................................................428
Kontenbeschriftungen übergeben ..................................................430
Protokoll drucken............................................................................431
Zahlungsverkehr ..................................................................................432
Übersichten ..........................................................................................433
Übersicht Offene Posten .................................................................434
Inhaltsverzeichnis
REPORTDESIGNER....................................................................... 435
Arbeiten mit dem Reportdesigner........................................................436
Programmaufruf..............................................................................437
Speichern von Reporten und SQL-Statements................................438
Daten bereitstellen mit dem SQL-Assistenten .....................................439
Aufruf des SQL-Assistent .................................................................439
Arbeitsbereich des SQL-Assistent ....................................................440
SQL-Abfrage testen..........................................................................441
Reporte gestalten (Übersicht)...............................................................442
SUBUNTERNEHMERVERWALTUNG ................................................. 443

Leistungsumfang der „Subunternehmerverwaltung”..........................444
Konzept und Möglichkeiten der
„Subunternehmerverwaltung“.............................................................444
Arbeiten mit der „Subunternehmerverwaltung“ .................................448
Hauptdialog „Subunternehmerverwaltung“........................................451
Auswertungen ......................................................................................452
UNTERNEHMENSPLANUNG .......................................................... 453

Kalkulationsmöglichkeiten ..................................................................455
Vollkostenrechnung........................................................................455
Deckungsbeitragsrechnung.............................................................456
Voreinstellungen erfassen...............................................................457
Kosten erfassen und buchen ...........................................................460
Kostenübersicht und Kostenkontrolle ............................................460
Übernahme errechneter Kalkulationswerte ins
Hauptmodul....................................................................................461
Übersicht über die „Unternehmensplanung“ (Hauptdialog) ..............462
Budgetplanung.....................................................................................464
Ermittelte Kalkulationswerte ins Hauptmodul übernehmen ..............466
Simulation von Kalkulationen.............................................................467
Vorgehensweise bei der Simulation ................................................468
Inhaltsverzeichnis
VERMIETUNG & VERLEIH ............................................................ 469

Grundlagen erfassen ............................................................................471
Nummernkreise festlegen ...............................................................471
Verleihartikel anlegen .....................................................................472
Verleihprojekt anlegen.........................................................................475
Register „Projekt/ Kunde“ ...............................................................476
Register „Verleihartikel“..................................................................476
Register „Dokument“ ......................................................................477
Verleihprojekt öffnen ..........................................................................478
Verleihdokumente im Dokumentenfenster.........................................479
Positionen in Verleihdokumente einfügen/ bearbeiten .................480
Auswertungen ......................................................................................480
WARTUNG & SERVICE ................................................................ 483

Wartungsprojekte, Wartungsverträge und Anlagen-Typen
(Übersicht) ...........................................................................................484
Voraussetzungen und Voreinstellungen..............................................487
Allgemeine Stammdaten.................................................................487
Modulspezifische Stammdaten .......................................................489
Voraussetzungen im Zusatzmodul „Wartung & Service“ ...............489
Wartungsverträge (Übersicht)..............................................................496
Anlagen erfassen .............................................................................501
Wartungsprojekte............................................................................503
Wartungsdokument anlegen ..........................................................506
Wartungsplanung ................................................................................509
Regelmäßige Arbeiten ..........................................................................512
Reparaturauftrag erstellen ...............................................................512
Wartungsauftrag erstellen...............................................................519
Wartungsnachweis..........................................................................522
Pauschale Anlagen abrechnen ........................................................523
Messprotokoll erstellen ...................................................................524
Auswertungen drucken ........................................................................527
Inhaltsverzeichnis
ZEITWIRTSCHAFT ....................................................................... 529

Arbeiten mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ ................................530
Datenbank der Zeitwirtschaft einbinden........................................530
Voreinstellungen vornehmen.........................................................530
HWP-Daten in die Zeitwirtschaft übernehmen oder
abgleichen .......................................................................................531
Arbeitszeiten erfassen......................................................................532
Arbeitszeiten ins HWP übertragen ..................................................533
Arbeitszeitnachweise erstellen ........................................................533
ANHANG .................................................................................. 535

Installation des Programms (Übersicht) ..............................................536
Systemvoraussetzungen ..................................................................536
Installation ......................................................................................539
Live-Update ..........................................................................................541
Abgabenordnung (AO).........................................................................546
Hilfe und Information .........................................................................547
Kontakt zu Sage....................................................................................547
Menüleiste (Übersicht).........................................................................549
Tastaturkürzel.......................................................................................550
Index ....................................................................................................553
Ihre Meinung ist uns wichtig...............................................................567
Einführung
Herzlich willkommen zum HWP der Sage Handwerkslösungen!

Das Programm wird Ihnen helfen, die kaufmännische Organisation Ihres
Betriebes einfach und zeitsparend durchzuführen. Es unterstützt Sie bei al-
len Vorgängen, die in einem modernen Handwerksbetrieb bearbeitet wer-
den.
Einfache Bedienung und übersichtliche Menüführung erleichtern Ihnen die
Arbeit. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit dem Programm!
» Abschnitte des Kapitels

• Leistungsumfang des Hauptmoduls
• Leistungsumfang der Zusatzmodule
• Zusätzliche Schnittstellen
• Inhalt des Handbuches
Einführung
Leistungsumfang
Hauptmodul
In diesem Abschnitt wird der Funktionsumfang des HWP Professional be-
schrieben. In der Line Basic des HWP, der HWP-Lösung für kleinere Hand-
werksbetriebe, steht ein Teil dieser Funktionen nicht zur Verfügung. Daten,
die mit dem HWP Basic erfasst wurden, können problemlos in den leis-
tungsfähigeren HWP Professional übernommen werden, so dass ein Umstieg
auf eine leistungsfähigere betriebswirtschaftliche Software für den Hand-
werksbetrieb jederzeit möglich ist. Erweiterungsmöglichkeiten bietet der
Einsatz der Zusatzmodule des HWP.
Den Leistungsumfang der HWP-Zusatzmodule finden Sie im Kapitel „Zu-
satzmodule finden Sie ab Seite 24. In der Programmhilfe können Sie über
den Indexeintrag „Leistungsumfang des Programms“ auch Detailinformati-
onen zu den Zusatzmodulen und den zusätzlichen Schnittstellen aufrufen.
Im Folgenden ist der Leistungsumfang für das Hauptmodul beschrieben.
Datenerfassung und -verwaltung

• Zentrale Verwaltung der Grundlagen, Kalkulationen und Voreinstellun-
gen in einem Dialog
• Zentrale Verwaltung der Stammdaten für alle Projekte, Kunden, Lieferan-
ten, Mitarbeiter, Materialien, Leistungen, Stücklisten und Kostenarten in
einem Menü
• Mehrlagerfähige Materialwirtschaft mit Lagerbuchhaltung, Bestandsüber-
sicht und Bestellvorschlägen
• Abgabenordnung (AO): Alle steuerrelevanten Änderungen durch die Be-
nutzer werden gemäß den gesetzlichen Anforderungen protokolliert.
Arbeitsorganisation
• Verwaltung von 2 Arbeitsmandanten im HWP Basic und bis zu 999 Ar-
beitsmandanten im HWP Professional
• Verwaltung von Benutzern mit differenzierten Rechten
• Umfangreiche Demodaten (Demomandanten inkl. PLZ- und BLZ-
Verzeichnis) zum Testen aller Funktionen und Arbeitsabläufe
• Vollständige Unterstützung der Auftragsabwicklung:
14
Leistungsumfang
- Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen

und Rechnungen (Direkt-, Teil-, Schlussrechnung)
- Auslagerung von Positionen zur mobilen Aufmaßerfassung
- Zusammenfassung der einzelnen Vorgänge in einem Projekt (projekt-
orientierte Auftragsverwaltung)
- Nummerierungs- und Sortier-Assistent zur freien Gestaltung und An-
ordnung der Positionsnummern
• Dezentrale Auftragsbearbeitung, über die direkt beim Kunden eine Auf-
tragsabearbeitung möglich ist (z.B. auf einem Laptop mit einem HWP-
Client).
• Freie Aufmaßerfassung und –berechnung
• Positionsaufmaß
• Kunden- bzw. projektbezogene Zusammenfassung der einzelnen Vorgän-
ge der Auftragsabwicklung in Form von Dokumentnachweisen
• Formulareditor zur individuellen Gestaltung von Dokumentvorlagen
(Formularen)
• Terminkalender (HWP Professional)
• Ressourcenplanung (HWP Professional)
Mit der Ressourcenplanung des HWP können Sie den Einsatz Ihrer Res-
sourcen (Mitarbeiter, Geräte, eingekaufte Fremdleistungen, ...) planen
und verfolgen.
• Varianten
Für verschiedene Ausführungsvarianten Ihrer Angebote können Sie Mate-
rial-Varianten anlegen, über die Sie mit wenig Aufwand ein Alternativ-
Dokument generieren können. Das erleichtert und beschleunigt Ihre Do-
kumentenerstellung, so dass Ihre Arbeit mit dem HWP noch effizienter
wird.
Auswertungen
• Standardauswertungen (z.B. Liefernachweis, Rechnungsausgangsbuch
etc.)
• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten über Reporte
15
Einführung
Inventur
Effiziente Inventur mit Hilfe eines Inventur-Assistenten, der folgende Arbei-
ten unterstützt:
• Durchführung der Inventur
- Inventureröffnung
- Ausgabe von Zähllisten und Erfassung der Zählergebnisse
- Im HWP Professional werden die Erfassungsarbeiten durch eine Excel-
Schnittstelle unterstützt (Export und Import der Zähllisten), sowie
durch die Möglichkeit, Daten von Handscannern zu importieren.
- Inventurabschluss
• Auswertungen (über Reporte)
- Ausgabe von Differenzen und Bewertungen (EK, durchschnittlicher
EK, VK)
- Ermittlung von Ladenhütern (anhand der Umschlagshäufigkeit)
Datenschnittstellen
• Importfilter für die komfortable Übernahme von Lieferantendaten oder
Ausschreibungstexten (z.B. Datanorm V 3-5, Eldanorm V 90+96, ZVEH-
Norm-Schnittstelle V 90+96)
• Datanorm-Online
• Schnittstellen für den Datenaustausch mit Sage-Finanzbuchhaltungen
• Flexibler Datenaustausch mit MS-Office-Produkten
• Inkasso-Schnittstelle zum Internetportal des Inkasso-Büros „Accredi-
tas GmbH“. Über diese Schnittstelle übergeben Sie Forderungen, die Sie
gegenüber Ihren Kunden geltend machen wollen, an „Accreditas“ (siehe
Programmhilfe Indexeintrag „Inkasso“).
Datenverwaltung
• Bequeme Datenbankverwaltung (inkl. SQL-Abfrage) und Datenbanksi-
cherung an zentraler Stelle im Programm: im „Administrator“
• Benutzerverwaltung mit Zugangsberechtigungen und benutzerspezifisch
angepasster Programmoberfläche (HWP Professional)
16
Leistungsumfang
• Systempflege mit allen Funktionen für eine rasche und einfache Pflege
Ihrer Daten: Aktualisierung, Änderung, Archivierung und Löschung
Internet-Anbindung
• Sage im Web
Mit dieser Funktion können Sie auf die Informationsangebote von Sage
im Internet zugreifen und mit Sage in Kontakt treten (Internet-Zugang
Voraussetzung).
• Sage-Business-Portal
Über das Sage-Business-Portal können Sie auf die aktuell verfügbaren In-
ternetdienste von Sage zugreifen.
Zusatzmodule
Die Zusatzmodule des HWP erweitern den Funktionsumfang des HWP
Hauptmoduls und helfen Ihnen die kaufmännische Organisation Ihres Be-
triebes leichter und zeitsparender durchzuführen. Einfache Bedienung und
übersichtliche Menüführung erleichtern Ihnen die Arbeit von Anfang an.
Bitte beachten Sie, dass für einige Zusatzmodule das HWP Professional Vor-
aussetzung ist. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht über den Leistungs-
umfang der Zusatzmodule.
Aufmaß-Schnellerfassung
Das Zusatzmodul „Aufmaß-Schnellerfassung“ unterstützt Sie im Positions-
aufmaß durch eine komfortable Schnellerfassungmöglichkeit, mit der Sie
Positionen auch raumbezogen erfassen und auswerten können (vgl. Seite
220). In den Voreinstellungen können Sie komfortabel zwischen den fol-
genden Aufmaßarten wählen:
• Freies Aufmaß
• Spaltenaufmaß
• Gemischter Modus (Freies Aufmaß und Spaltenaufmaß in einer Tabelle)
• Zuschnittliste (besonders für holzverarbeitende Gewerke zu empfehlen)
In der Schnellerfassung wird das Laseraufmeßgerät „Hilti PD38“ unterstützt,
außerdem können Sie dort eine Excel-Schnittstelle zum Export von Aufma-
ßen nach Excel und für den Import von Excel nutzen (sofern Sie Excel in-
stalliert haben).
17
Einführung
Auftragsgewinnung
Das Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“ wird Ihnen helfen neue Aufträge zu
erhalten. Anstatt zu warten, dass Ihre Kunden auf Sie zukommen, nehmen
Sie mit den Kunden Kontakt auf, die Ihrer Meinung nach Bedarf für eine
Dienstleistung von Ihnen haben. Dabei machen Sie sich zu Nutze, dass Sie
bereits zum Teil sehr detaillierte Daten über Ihre Kunden und deren Objekte
in Ihren Stammdaten führen.
Mit dem Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“ haben Sie die Möglichkeit, die-
se Daten als Auftragchancen strukturiert zu erfassen, zu bearbeiten und di-
rekt in Angebote zu verwandeln. Über differenzierte Serienangebote, Serien-
briefe und Serien-E-Mails können Sie zusätzlich Ihre Kunden bzw. Ihre Kun-
dengruppen gezielt ansprechen.
Barverkauf/Kasse
Das Zusatzmodul „Barverkauf/Kasse“ unterstützt Sie bei der Abwicklung von
Barverkäufen.
Leistungsumfang im Überblick:
• Barverkauf per Kasse
• Kassen- und kassiererbezogene Verwaltung
• Bareinlagen/Barentnahmen
• Kassenstorno
• Kassengutschrift und Tagesabschluss
• Übergabe an die OP-Verwaltung (Zusatzmodul) bzw. DATEV oder eine
Finanzbuchhaltung von Sage
Bestellwesen
Das Zusatzmodul „Bestellwesen“ unterstützt Sie in Ihrem Bestellwesen bei
allen wesentlichen Aufgaben von der Erstellung von Bestellvorschlägen und
Bestellungen über die Wareneingangserfassung bis hin zu Rücklieferungen.
Der Leistungsumfang im Überblick:
• Auftragsbezogene Bestellungen
• Rückstandslisten und Berücksichtigung der reservierten Mengen für Ihre
Kunden aus der Auftragsabwicklung
18
Leistungsumfang
• Buchung von Wareneingängen und die Übergabe der Bestelldaten an

eine Sage-Finanzbuchhaltung
• Rücklieferungen und Warenausgangsbuchungen
• Übergabe von abgeschlossenen Vorgängen ins Archiv
Deckungsbeitragsrechnung/Kostenstellenrechnung
Das Zusatzmodul „Deckungsbeitragsrechnung“ unterstützt Sie bei der Kalku-
lation der Deckungsbeiträge einzelner Kostenarten zur Entlastung Ihres
Stundenverrechnungssatzes.
• Analyse Ihrer betrieblichen Kostenstruktur
• Kalkulation von Aufträgen und Kapazitätsplanung
• Berechnungen der Deckungsbeiträge für den Gesamtbetrieb
• Analyse und Berechnungen der Deckungsbeiträge für einzelne Unter-
nehmensbereiche über die „Kostenstellenrechnung“ (z.B. für den Kun-
dendienst, die Montage etc.)
Hinweis Die Beschreibung der Leistungen, Funktionen und Möglichkeiten mit dem
Zusatzmodul „Deckungsbeitragsrechnung“ ist in diesem Handbuch nicht
enthalten. Für das Zusatzmodul „Deckungsbeitragsrechnung“ steht ein sepa-
rates Handbuch zur Verfügung.
Leistungs- und Produktkonfigurator

Der „Leistungs- und Produktkonfigurator“ ist ein Werkzeug, mit dem Sie
effizient und komfortabel Leistungen mit komplexen Stücklisten erstellen,
wobei Sie für die einzelnen Stücklistenelemente nicht nur Festmaße und -
werte hinterlegen können, sondern auch dynamische Abfragen von Eckwer-
ten und Varianten erzeugen. Variable Stücklisten werden im Leistungs-
stamm gespeichert.
Die Abfrage der variablen Werte findet erst beim Einfügen einer variablen
Stückliste in ein Dokument statt. Nach dem Einfügen in ein Dokument
werden variable Stücklisten wie normale Leistungspositionen behandelt.
19
Einführung
Nachkalkulation
Das Zusatzmodul „Nachkalkulation“ hilft Ihnen, den wirtschaftlichen Erfolg
Ihrer Projekte zu beurteilen und Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen.
• Projektüberwachung über fortlaufende Rapporterfassung aller angefalle-
nen Kosten und Zeiten einer Baustelle (inkl. Tagelohnabrechnung, Kredi-
torenrechnungen)
• Projekt- und mitarbeiterbezogene Auswertungen, detaillierte Soll-/Ist-
Vergleiche
• Schnittstellen für die Übergabe der Lohnzeiten an ein Sage-Lohn- und
Gehaltsprogramm
• Schnittstelle zum Import von Arbeitszeitdaten aus externen Zeiterfas-
sungssystemen, die in der Naka als Lohnzeiten benutzt werden können.
Eine integrierte Lösung zur Zeiterfassung bietet Ihnen das HWP-
Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“.
OP-Verwaltung
Die OP-Verwaltung dient der komfortablen Verwaltung der Offenen Posten
und des Mahnwesens. Mit der OP-Verwaltung behalten Sie den Überblick
über Ihre Kunden-OPs, Lieferanten-OPs und alle Zahlungsvorgänge.
• OP-Übersichten
• Zahlungsverkehr und Clearing
• Mahnwesen
• Übergabemöglichkeit der Buchungsdaten an DATEV (Formate „OBE“ und
„KNE“)
Office & Outlook Integration

Mit dem Zusatzmodul „Office & Outlook Integration“ können Sie Funktio-
nen von MS-Office und MS-Outlook nutzen, um Ihre Kommunikation mit
Geschäftspartnern zu verbessern und effizienter zu gestalten.
20
Leistungsumfang

• Anzeige und Abgleich von relevanten Outlook-E-Mails Ihres Outlook-
Profils in den HWP-Personenstammdaten
• Abgleich Ihrer HWP-Termine mit den Terminen Ihres Benutzerprofils
(Postfachs) in „MS-Outlook“
• Abgleich Ihrer HWP-Ansprechpartner mit Ihren MS-Outlook-Kontakten
• Anzeige und Verwaltung von Fremddateien im HWP (Funktionalität des
Hauptmoduls)
• Nutzung der Windows-Funktion „Senden an“ für Anlagen (Funktionali-
tät des Hauptmoduls)
• Aufruf von HWP-Funktionen in den MS-Office-Programmen „Word“,
„Excel“, „Powerpoint“ und „Visio“ über eine eigene Symbolleiste.
Reportdesigner
Mit dem Zusatzmodul „Reportdesigner“ können Sie für Ihren Betrieb indivi-
duelle Reporte (Berichte) erstellen, mit denen Sie bessere Auswertungsmög-
lichkeiten haben als mit den Standardauswertungen des HWP.
• Ein SQL-Assistent vereinfacht die Definition von Datenzugriffen auf die
SQL-Datenbank des HWP
• Individuelle Definition der Reporte (mit Sortiervorgaben) für Ihre Aus-
wertungen
• Individuelle Gestaltungmöglichkeit Ihrer Reporte
• Berichts-Assistent für die schnelle Erstellung von Reporten
Seriennummernverwaltung
Das Zusatzmodul „Seriennummernverwaltung“ ermöglicht eine komfortable
und flexible Verwaltung von Seriennummern im Hauptmodul und im Zu-
satzmodul „Bestellwesen“. Mit der Seriennummernverwaltung wird eine
leichte Verfolgung von Artikeleinzelstücken und ihrer Daten möglich, was
z.B. die Bearbeitung von Gewährleistungs- und Garantiefällen erleichtert.
Die Funktionen der „Seriennummernverwaltung“ sind in das Programm
integriert und können deshalb nicht separat über das Menü „Zusatzmodule“
aufgerufen werden.
21
Einführung
Subunternehmerverwaltung
Das Zusatzmodul „Subunternehmerverwaltung“ dient zur vereinfachten
geschäftlichen Kommunikation mit Subunternehmern.
• Subunternehmer werden im Lieferantenstamm angelegt und können in
den Dokumenten frei gewählt werden.
• In den Dokumenten können Sie die Positionen intern markieren, die Sie
delegieren möchten. Titel und Positionen können Sie auf mehrere Sub-
unternehmer verteilen und separate Leistungsverzeichnisse erstellen.
• Alle Phasen der Kommunikation (Angebotseinholung bis Rechnungs-
empfang) mit Ihren Subunternehmern sind manuell und voll-
elektronisch möglich. Die vollelektronische Arbeitsweise wird über
GAEB-2000-Austauschphasen durchgeführt, weshalb Ihre Subunterneh-
mer auch über eine GAEB-2000-Schnittstelle verfügen müssen.
• Angebote können von mehreren Subunternehmern gleichzeitig eingeholt
werden.
• ABC-Analyse und Ausreißer-Analyse zur Bewertung erhaltener Angebote.
• Eine Projektverfolgung ist möglich, wenn Sie den Erledigungsstand des
Projektes regelmäßig manuell eingeben.
• Eine Rechnungsverfolgung ist positionsbezogen möglich, sofern es sich
nicht um Abschlagsrechnungen und Akontoforderungen handelt.
• Auswerten können Sie die Subunternehmerverwaltung komfortabel über
Reporte.
Unternehmensplanung
Mit dem Zusatzmodul „Unternehmensplanung“ können Sie einfach und
effizient die Kosten Ihres Unternehmens planen und erfassen.
• Tagesaktuelle Übersicht über die Kosten und die Profitabilität des Unter-
nehmens
• Transparente Berechnung des Stundenverrechnungssatzes nach „Vollkos-
tenrechnung“ oder „Deckungsbeitragsrechnung“
• Budgeterstellung und -verfolgung für alle Kostenarten
22
Leistungsumfang
• Budgetbuchungen sind im Zusatzmodul „Unternehmensplanung“ mög-

lich, außerdem über das „Hauptmodul“ und die Zusatzmodule „Bestell-
wesen“, „Nachkalkulation“ und „OP-Verwaltung“.
• Simulationsfunktion für den Stundenverrechnungssatz auf der Grundlage
der aktuellen Daten
• Nachvollziehbarkeit von Budgetpostenbuchungen über Reporte
Vermietung & Verleih

Das Zusatzmodul „Vermietung & Verleih“ hilft Ihnen bei Verleih- und Ver-
mietungsgeschäften Verleihverträge und -artikel effizient zu verwalten.
• Verleihartikelstamm mit separater Lagerverwaltung
• Kundenbezogene Verleihprojekte mit mehreren Verleihverträgen
• Verleihverträge mit mehreren Verleihartikeln/Verleihartikelstücklisten
• Mehrere Vertragslaufzeiten pro Verleihartikel in einem Vertrag
• Schnellübersicht über die Verfügbarkeit von Verleihartikeln
• Rechnungserstellung aus Verleihverträgen
Wartung & Service

Mit dem Zusatzmodul Wartung & Service können Sie Service-Vorgänge zur
Wartung und Reparatur von technischen Anlagen Ihrer Kunden effizient
verwalten.
• Verwaltung von Wartungsverträgen mit mehreren Anlagen (projekt- und
kundenorientiert)
• Anlagenspezifische Vertragslaufzeiten
• Automatische Planung von Wartungsaufträgen
• Schnellerstellung von Reparaturaufträgen
• Belegerstellung aus allen Aufträgen (zur Erzeugung von Kundenrechnun-
gen)
• Statistische Auswertungen aller Vorgänge, z.B. Messprotokolle mit den
technischen Daten der Wartungen, Überblick über alle offenen War-
tungsaufträge etc.
23
Einführung
Zeitwirtschaft
Mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ können Sie die Arbeitszeiten Ihrer
Mitarbeiter projektbezogen erfassen und zugleich Ihrer gesetzlichen Ver-
pflichtung zur Erstellung eines vollständigen Arbeitszeitnachweises für jeden
Mitarbeiters gemäß §2 Abs. 2 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AN-
Entsendegesetzes) nachkommen, ohne dass Ihnen dafür zusätzlicher Auf-
wand entsteht.
Zusätzliche Schnittstellen ( nur mit Zusatzlizenzen)

Der Funktionsumfang des HWP Hauptmoduls und der Zusatzmodule kann
durch Schnittstellen vergrößert werden, die jeweils eine eigene Zusatzlizenz
erfordern.
Über folgende Schnittstellen können Sie Daten bestimmter Formate austau-
schen oder Zugriff auf Fremdprogramme bzw. –portale erhalten:
• Bürgerle-Zeiten Importfilter
Das Ingenieurbüro Bürgerle ermittelt Montagearbeitszeiten für Artikel
von Großhändlern im SHK-Bereich. Über den Bürgerle-Zeiten Importfil-
ter können nach der Artikelübernahme vom Großhändler die für dessen
Artikel erstellten Arbeitszeitwerte in den Material- oder Leistungsstamm
in das Feld „Arbeitszeit“ übernommen werden.
• Datanorm-Export
• Digis/ UGS
• GAEB
GAEB-Schnittstellen dienen dem elektronischen Austausch von Leis-
tungsverzeichnissen zwischen allen am Bau beteiligten Partnern, um eine
zeitintensive Mehrfacherfassung von Daten zu verhindern.
Über die Zusatzlizenz „GAEB“ steht Ihnen die GAEB 2000- (Version 1.2)
und die GAEB 90-Schnittstelle zur Verfügung.
• HWP mobile Service (früher M2k-Schnittstelle)
Die Anbindung externer mobiler Geräte (z.B. Handhelds, PDAs und Po-
cket-PCs) über eine XML-Schnittstelle an Ihren HWP-Hauptrechner er-
möglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre HWP-Stammdaten und Ihre Aufträge
direkt vor Ort, z.B. auf der Baustelle. Dazu benötigen Sie den Service ei-
nes Anbieters mobiler Dienste („mO“, „Truck24“, „M2K“ u.a.), der den
zwischengeschalteten externen Server im Internet zur Verfügung stellt.
24
Leistungsumfang
Rechnungen können Sie auf mobilen Computergeräten extern bei Ihrem

Kunden erstellen. Wenn Sie den Rechnungsbetrag sofort kassieren, kön-
nen Sie später am HWP-Hauptrechner diesen Betrag in der Schnittstelle
einbuchen, worauf er automatisch dem durch die Rechnung erzeugten
OP zugewiesen wird.
• Mareon Soap
Die Mareon-Schnittstelle stellt die Online-Verbindung für das HWP zum
Mareop-Soap-Portal her, über das Handwerker Aufträge von Wohnungs-
gesellschaften herunterladen und bearbeiten können bis zur Rechnungs-
stellung.
• Megabild
• Sirados
• Standard-Schnittstelle
• STLB-Bau mit DBD-Anbindung
STLB-Bau und Dynamische Baudaten sind Programme zur Erzeugung von
Leistungsbeschreibungen für das Bauwesen.
• UGL 4.0
Der Austausch von Daten mit dem Großhandel kann über eine UGL-
Schnittstelle (Version 1, 2 und 4) durchgeführt werden. Der Vorteil liegt
in der komplett elektronischen Bearbeitung der Daten, so dass kein zu-
sätzlicher Erfassungsaufwand entsteht.
• Bruns Pflanzenkatalog (GaLa-Bau)
Für das Gewerk „Garten- und Landschaftsbau“ kann über diese Schnitt-
stelle der Artikelstamm des Bruns-Pflanzenkataloges mit allen Sortiment-
daten, den umfangreichen Artikeleigenschaften und den Staffelpreisen
eingelesen werden. Die Suchmöglichkeiten im Materialstamm wurden
auf die importierten Artikeleigenschaften ausgedehnt, so dass Sie auch
über die Eigenschaften jeden Bruns-Artikel finden können.
Detailliertere Informationen zu diesen Schnittstellen finden Sie in der Pro-
grammhilfe über den Indexeintrag „Zusätzliche Schnittstellen“.
25
Einführung
Inhalt des Handbuches

In diesem Handbuch werden die grundlegenden Konzepte und alle wesent-
lichen Arbeitsabläufe beschrieben. Das Handbuch will Ihnen ein zuverlässi-
ger Begleiter bei Ihrer Arbeit mit dem Programm sein.
Hinweis Die hier beschriebenen Funktionen, Menüs und Leistungsmerkmale bezie-
hen sich in der Regel auf das PC Handwerk Plus und das HWP Professional.
Einzelne Zeilen, Textabschnitte oder auch ganze Kapitel in diesem Hand-
buch haben jedoch nur für das HWP Professional Gültigkeit. Diese Hand-
buchteile sind durch den Zusatz „HWP Professional“ gekennzeichnet.
Eine erste Orientierung über die Möglichkeiten Ihrer Software erhalten Sie
in dem Kapitel „HWP an Ihren Betrieb anpassen“. Eine Darstellung aller
Arbeitsschritte in ihrem logischen Zusammenhang finden Sie in den Kapi-
teln „Tägliche Arbeiten“ und „Periodische Arbeiten“. Mit Hilfe dieser Kapitel
können Sie sich umfassend in das Programm einarbeiten.
Übersicht über die Handbuchkapitel:

• Konzepte der Projektarbeit
Das Programm arbeitet projektorientiert. Lesen Sie zu den Konzepten der
Projektarbeit ab Seite 29.
• Arbeiten mit dem Programm
In diesem Kapitel wird die Anwendungslogik des HWP erläutert. Lesen
Sie dazu bitte ab Seite 39.
• Das Programm an Ihren Betrieb anpassen
Damit das Programm Ihnen einen Großteil der täglichen Routinearbeit
abnehmen kann, benötigt es Informationen über Ihr Unternehmen. Le-
sen Sie dazu bitte ab Seite 69.
• Stammdaten erfassen
Stammdaten sind zentrale Datensätze auf die aus verschiedenen Bearbei-
tungsbereichen zugegriffen wird, z.B. Kundendaten oder Daten über Ma-
terial und Leistungen. Sie können Stammdaten manuell erfassen oder
über die mitgelieferten Schnittstellen importieren. Lesen Sie dazu bitte ab
Seite 101.
• Tägliche Arbeiten
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit dem Programm Ihre betriebs-
wirtschaftlichen Aufgaben effizient erledigen. Lesen Sie ab Seite 129.
26
Inhalt des Handbuches
• Periodische Arbeiten
Bestimmte Arbeiten sollten Sie in regelmäßigen Abständen durchführen.
Lesen Sie dazu ab Seite 247.
• Programm-Administration
Bevor Sie die Arbeit mit dem Programm starten können, müssen Sie eini-
ge administrative Arbeiten im „Administrator“ durchführen. Lesen Sie
dazu bitte ab Seite 259.
• Zusatzmodule
Im HWP steht Ihnen eine Reihe von Zusatzmodulen zur Verfügung, die
Sie mit einer entsprechenden Lizenz für Ihren Betrieb einsetzen können.
Einige Zusatzmodule stehen nur für das HWP Professional zur Verfügung.
Lesen Sie dazu bitte ab Seite 309.
• Anhang
Ab Seite 535 wird u.a. die Programminstallation beschrieben, Sie finden
eine Übersicht über die Funktionen der Menüleiste und die Tastatur-
kürzel werden erläutert.
Hinweis Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe. Über ! können
Sie die kontextsensitive Hilfe aufrufen, die Ihnen Hilfestellung zu einzelnen
Funktionen und zu Eingabefeldern des Programms gibt.
27
Einführung
Darstellungsmittel
Die folgenden typografischen Merkmale und Symbole werden verwendet,
um verschiedene Typen von Aussagen zu kennzeichnen:
<Stammdaten> Namen von Menüs und Funktionen werden im

fortlaufenden Text in spitze Klammern gesetzt.
<Stammdaten/ Kunden> Menüs und Untermenüs in Menüfolgen werden
darüber hinaus mit „/ “ getrennt.
besonders wichtig Fettschrift wird innerhalb von fortlaufendem Text
zur Hervorhebung verwendet.
„Druck in Ordnung?“ Meldungen Ihres Programms werden durch An-
führungszeichen hervorgehoben.
Das fett gedruckte Wort „Hinweis“ links neben
Hinweis
dem Absatz kennzeichnet eine wichtige Zusatzin-
formation, die die Arbeit mit dem Programm er-
leichtert oder mögliche Probleme im Vorfeld aus-
räumt.
Das fett gedruckte Wort „Beispiel“ links neben
Beispiel
dem Absatz kennzeichnet ein Anwendungsbeispiel
zur Verdeutlichung komplizierter Zusammenhän-
ge.
Das fett gedruckte Wort „Achtung“ links neben
Achtung
dem Absatz kennzeichnet eine wichtige Informa-
tion, die beachtet werden muss, um störungsfrei
mit dem Programm arbeiten zu können.
„Name“ Namen von Fenstern, Feldern, Befehlen, Schaltflä-
chen und Symbolen werden im fortlaufenden Text
in Anführungszeichen gesetzt.
AT Die Tastensymbole zeigen Ihnen Tastenkombina-
tionen, die Sie eingeben müssen. Soweit nicht
selbsterklärend, wird im Text angegeben, ob sie
nacheinander oder gleichzeitig gedrückt werden
müssen.
28
Konzepte der Projektarbeit
Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden werden im Programm über Projekte

verwaltet. In diesem Kapitel werden die Konzepte und Merkmale der pro-
jektorientierten Arbeitsweise vorgestellt.

• Projektmerkmale in der Übersicht
• Regeln für das Arbeiten mit Projekten
• Schnelle Anlage von Projekten durch Datenübernahme
• Zentrale Verwaltung aller Dokumente in einem Projekt
• Leistungsfähige Werkzeuge für die Kalkulation
• Unterstützung bei der Rechnungserstellung
• Ermittlung der Deckungsbeiträge von Dokumenten über die Ziel-
rechnung
• Auswertungen
Projektmerkmale in der Übersicht

Das Arbeiten mit Projekten zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
• Kundenspezifische Anlage und Verwaltung von Projekten
• Schnelle Übernahme von allgemeinen und kundenspezifischen Daten
und Einstellungen, insbesondere von Kalkulationsansätzen
• Zentrale Verwaltung aller Dokumente (vom Angebot bis zur Rechnung)
in einem Projekt. Dokumente können mit Übernahme aller Positionen
voneinander abgeleitet werden.
• Kalkulationsvorschläge erleichtern die Kalkulation:
- Für die Kostenarten Material, Lohn, Fremdleistungen, Geräteeinsatz
und Sonstige Kosten können Kalkulationsansätze festgelegt werden.
- Einfache Sofort-Übernahme der Standardkalkulation, beruhend auf
definierten Kalkulationsansätzen für einige Kostenarten (s.o.).
- Kunden- oder projektspezifisch können spezielle Kalkulationen erstellt
werden. Kalkulationen werden komfortabel aus den Kalkulationsan-
sätzen (s.o.) zusammengestellt.
• Unterstützung bei der Rechnungserstellung:
- Teilrechnungsbeträge können in einer Gesamtrechnung ausgewiesen
werden.
- Bereits eingegangene Zahlungen werden angezeigt und die (noch zu
zahlende) Schlusssumme wird um diese Beträge gemindert.
• Ermittlung der Deckungsbeiträge von Dokumenten (z.B. Angebot oder
Rechnung) über die Zielrechnung. In der Zielrechnung ist eine Änderung
der dokumentspezifischen Deckungsbeiträge bzw. der Endsumme des ge-
samten Auftragswertes möglich.
• Kunden- und dokumentbezogene Auswertungsmöglichkeiten.
Diese Merkmale werden im Anschluss an den nachfolgenden Abschnitt „Re-
geln für das Arbeiten mit Projekten“ erläutert.
30
Regeln für das Arbeiten mit Projekten
Regeln für das Arbeiten mit Projekten

Bitte beachten Sie die folgenden Regeln für das Arbeiten mit Projekten:
• Jedem Kunden muss mindestens ein Projekt zugeordnet werden, damit
Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. für diesen Kun-
den erstellen können.
• Sie können jedem Kunden mehrere Projekte zuordnen, zum Beispiel,
wenn Sie für einen Kunden auf mehreren Baustellen tätig sind.
Hinweis
Es hat sich bewährt, für jedes Angebot ein separates Projekt anzulegen. So
können Sie Ihre Auftragstätigkeiten bei Ihren Kunden übersichtlich, pra-
xisgerecht und auswertungsfreundlich verwalten.
• Als Projekt-Starttermin wird automatisch das Datum der Projektanlage
vorbelegt. Im Projektregister „Sonstiges“ können Start- und Endtermine
editiert werden.
Achtung
Beide Werte dienen als Informationswerte. Es wird bei Erreichung/Über-
schreitung dieser Termine keine Programmfunktion aufgerufen und kein
Hinweis eingeblendet.
• Bei der Anlage eines Projektes vergibt das Programm eine neue Projekt-
nummer gemäß Ihrer Einstellung des Nummernkreises für Projekte in
den Grundlagen, die nicht editierbar ist.
• Ein Projekt wird durch Erstellung der letzten Rechnung abgeschlossen.
Schnelle Anlage von Projekten durch

Datenübernahme
Projekte werden üblicherweise aus dem Kundenstamm heraus angelegt
(Schaltfläche „Blitzprojekt anlegen“). Bei der Projektanlage über den Kun-
denstamm haben Sie auch einen unmittelbaren Zugriff auf alle bereits vor-
handenen Projekte des angewählten Kunden (Schaltfläche „Kundenprojekte
öffnen“); hierüber können Sie sich über vorherige Projekte informieren oder
zur Bearbeitung aufrufen.
Bei der Anlage von Projekten werden wesentliche Daten und Einstellung aus
dem Kundenstamm und allgemeinen Voreinstellungen übernommen. Alle
31
bei Projektanlage übernommenen Voreinstellungen können auf Projektebe-

ne geändert werden.
Hinweis Projektkopien lassen sich über den Projektstamm erstellen (siehe
Programmhilfe Indexeintrag „Projekte kopieren“).
Zentrale Verwaltung aller Dokumente in

einem Projekt
Alle Dokumente (Angebot, Auftrag, ...) werden projektbezogen angelegt und
verwaltet. Bei der Neuanlage eines Dokumentes können Sie auf alle in Ihren
Stammdaten hinterlegten Material- und Leistungspositionen zugreifen.
Sobald Sie ein Dokument (z.B. ein Angebot) erstellt haben, können Sie in-
nerhalb des Projektes dieses Dokument als Grundlage zur Erstellung von
Nachfolgedokumenten benutzen (z.B. Aufträgen, Lieferscheinen oder Rech-
nungen).
Die bestehenden Dokumente werden im Bereich „Übernehmen von...“ zur
Auswahl angeboten. Wenn ein Dokument zur Übernahme ausgewählt wird,
werden die Daten dieses Dokuments (Angaben, Positionsnummern, Mengen
und Kalkulationen) in das Nachfolgedokument übernommen und es kann
sofort gedruckt werden. Positionsänderungen sind in diesem Dokument bis
zur Erstellung der 1. Rechnung möglich, danach sind die Positionen (bei
aktivierter Positionskontrolle) „fixiert“.
Leistungsfähige Werkzeuge für die

Kalkulation
Auf der Basis von Material- und Lohnkosten, Kosten für Fremdleistungen,
Geräteeinsatz und sonstigen Kosten werden die Preise ermittelt, die dem
Kunden berechnet werden. Es gelten die folgenden Regeln:
• Für die einzelnen Kostenarten (Material, Lohn, ...) können in den Kalku-
lationseinstellungen verschiedene Kalkulationsansätze für unterschiedli-
che Anforderungen definiert werden.
• Für die Ermittlung von Angebotspreisen wird für jede Kostenart einer
dieser Kalkulationsansätze ausgewählt.
32
Unterstützung bei der Rechnungserstellung
• Für jeden Kunden kann eine Kombination von Kalkulationsansätzen für

die verschiedenen Kostenarten festgelegt werden. Ein solches kunden-
spezifisches Kalkulationsprofil wird bei Neuanlage eines Projektes als Vor-
schlagswert für die Kalkulation herangezogen. Wenn kein kundenspezi-
fisches Kalkulationprofil aktiviert ist, wird ein Standardkalkulationsprofil
herangezogen.
• Bei Anlage und Bearbeitung eines Projektes können für alle oder einzelne
Kostenarten von den gewählten Vorschlagswerten abweichende Kalkula-
tionsansätze gewählt werden.
• Preise, die auf der Grundlage von Kalkulationsansätzen ermittelt werden,
können im Dokument (z.B. Angebot) manuell geändert werden.
Unterstützung bei der Rechnungs-

erstellung
Das Programm unterstützt Sie bei der Rechnungserstellung, insbesondere bei
der Kontrolle der Abrechnung aller Leistungspositionen und im Abgleich
von Teil- bzw. Abschlagsrechnungen.
Die Positionskontrolle des Programms stellt die Eindeutigkeit der Positionen
sicher, so dass in allen Dokumenten eines Projekts unter den gleichen Posi-
tionsnummern die gleichen Artikel oder Leistungen aufgeführt werden. Das
Programm kann so prüfen, ob eine Abrechnung positionsgenau stimmt.
In welchem Ausmaß das Programm Sie bei der Rechnungsstellung unterstüt-
zen soll, legen Sie in den Kalkulationseinstellungen (vgl. S. 75) fest. Sie ha-
ben die folgenden Möglichkeiten:
• kumulativ
• nicht kumulativ
• ohne Positionskontrolle
Bei den Einstellungen „kumulativ“ und „nicht kumulativ“ ist die Positions-
kontrolle aktiviert. Die Einstellung „ohne Positionskontrolle“ ist zugleich
„nicht kumulativ“.
33
Einstellung „kumulativ“
Auch bei der Arbeit mit Teilrechnungen werden vom Programm immer alle
Positionen aufgeführt. Teilrechnungsbeträge werden in einer Gesamtrech-
nung ausgewiesen. Bereits eingegangene Zahlungen werden angezeigt und
die (noch zu zahlende) Schlusssumme wird um diese Beträge gemindert. Die
Positionskontrolle ist aktiv.
Hinweis Wenn in einem kumulativen Projekt bereits mehr als ein Projektdokument
angelegt wurde, können Änderungen der wichtigsten Positionsdaten und -
einstellungen nur noch im zuletzt erstellten Dokument – in der Regel die
Rechnung – durchgeführt werden (Ausnahme „Menge“). Möchten Sie Ände-
rungen in einem vorangegangenen Dokument durchführen, z.B. die Ände-
rung der Einheit, müssen Sie das zuletzt erstellte Dokument löschen, die
Änderungen im vorangegangenen Dokument durchführen und das letzte
Dokument neu erzeugen.
Wir empfehlen, diese Einstellung zu wählen, weil es die sicherste und kom-
fortabelste Möglichkeit ist, Dokumente korrekt zu erstellen.
Einstellung „nicht kumulativ“

Diese Einstellung sollten Sie auswählen, wenn Sie nur eine Gesamtrechnung
erstellen wollen. In „nicht kumulativen“ Projekten würden Beträge von Teil-
rechnungen in den Folgerechnungen nicht wieder abgezogen, weil Zah-
lungseingänge nicht aufgeführt werden. Die Positionskontrolle ist aktiv.
Einstellung „ohne Positionskontrolle“

Mit der Einstellung „ohne Positionskontrolle“ kann der Umfang eines Pro-
jektes im Verlaufe der Leistungserstellung frei variiert werden. Dies kann
eventuell sinnvoll sein, wenn der Leistungsumfang bei Auftragserteilung
noch nicht oder noch nicht vollständig über ein Angebot mit dem Kunden
abgestimmt ist.
Das Programm kann bei dieser Einstellung jedoch nicht prüfen, ob die Ab-
rechnung positionsgenau stimmt. Die Teil- und Schlussrechnungen müssen
Sie deshalb selbst überprüfen.
Der Liefernachweis kann bei dieser Einstellung außerdem erst geführt wer-
den, wenn die Schlussrechnung erstellt wird, weil sonst doppelte Buchun-
gen unvermeidlich wären.
Mit der Einstellung „ohne Positionskontrolle“ ist zugleich die Eigenschaft
„nicht kumulativ“ ausgewählt.
34
Ermittlung der Deckungsbeiträge von Dokumenten über die Zielrechnung
Ermittlung der Deckungsbeiträge von

Dokumenten über die Zielrechnung
Über die Zielrechnung können Sie die Kalkulation und damit den De-
ckungsbeiträge des geöffneten Dokuments überprüfen (und ggf. ändern).
Wir weisen darauf hin, dass eine Änderung von Deckungsbeiträgen oder
Auftragswertes über die Zielrechnung eine Ausnahme bleiben sollte, weil
hiermit Ihre gewünschten und hinterlegten Kalkulationsansätze überschrie-
ben werden.
Wenn die „Notwendigkeit“ zur Änderung über die Zielrechnung öfter be-
stehen sollte, überprüfen und ändern Sie ggf. die vorgeschalteten Kalkulati-
onen, bis Sie die Zielrechnung nur noch zur Information benötigen.
Auswertungen
Zur Auswertung Ihrer geschäftlichen Aktivitäten stehen Ihnen im Programm
folgende Hilfsmittel, Informationsfenster und Auswertungswerkzeuge zur
Verfügung:
• Status aller Projekte
• Status und aktuelle Bewertung einzelner Projekte
• Nachweise, Rechnungsausgangsbuch und Reporte
• Kontrolle offener Rechnungen
• Dokumentenauswertung
• Kalkulatorische Auswertungen und graphische Darstellungen über die
Dokumenten-Zielrechnung
Kategorisierung von Projekten nach Projektstatus

Das Programm kategorisiert Projekte nach ihrem Projektstatus und ermög-
licht Ihnen damit über die Schaltflächen der „Auswahlleiste“ einen direkten
Zugang zu Projekten mit gleichem Status. Das ist z.B. dann hilfreich, wenn
Sie alle erstellten Angebote oder erhaltene Aufträge überprüfen wollen.
35
Sie können über die entsprechenden Schaltflächen in der „Auswahlleiste“

u.a. auf folgende Kategorien zugreifen:
Projektstatus
Kategorie-
bezeichnung
„neu“ Projekte, die neu angelegt wurden.
„offen“ Projekte, in denen bisher nur Angebote erstellt
wurden.
„Wiedervorlage Projekte, in denen bisher nur Angebote erstellt
Angebote“ wurden und die nach 14 Tagen noch ohne Folge-
dokumente sind.
„Bindefrist abge- Projekte mit Angeboten, bei denen die gesetzten
laufen“ Bindefristen abgelaufen sind, ohne dass Folgedo-
kumente erzeugt wurden.
„Auftrag erhal- Projekte mit erteilten Aufträgen, für die aber noch
ten“ keine Teilrechnung erstellt wurden.
„Teilrechnung“ Projekte mit erteilten Aufträgen und mindestens
einer Teilrechnung.
„Abgeschlossen“ Projekte, für die bereits eine Rechnung/Schluss-
rechnung erstellt wurden und dadurch abgeschlos-
sen sind.
Über die Schaltfläche „Information“ können Sie zu den aussagekräftigsten

Kategorien eine Anzeige der Gesamtsummen aller Projekte erhalten (in der
„Auswahlleiste“ ganz unten).
Status und aktuelle Bewertung einzelner Projekte

Über <Stammdaten/Projekt/Register „Auskunft“> erhalten Sie Auskunft über
den Projektstatus und die aufgelaufenen Werte in den einzelnen Vorgangs-
arten.
Damit können Sie auf einen Blick erkennen, wie weit Sie das Projekt vorfi-
nanzieren, welche Beträge Sie schon in Rechnung gestellt haben und zu
welcher Summe sich Ihre Offenen Posten addieren.
36
Auswertungen
Nachweise, Rechnungsausgangsbuch und Reporte

Über das Menü „Auswertungen“ können Sie Standardauswertungen durch-
führen:
• Dokumentennachweis
Hierüber finden Sie jedes Dokument.
• Liefernachweis
Hierüber weisen Sie jede Lieferung nach, d.h. Sie können nachverfolgen,
an welche Kunden Ihre Artikel geliefert wurden.
• Rechnungsausgangsbuch
Hierin sind alle ausgehenden Rechnungen verzeichnet.
• Reporte zu Kunden, Material, Leistung etc.
Reporte stehen Ihnen für eine Vielzahl von Auswertungsaspekten zur
Verfügung.
Kontrolle offener Rechnungen

Über <Auswertungen/Zahlungseingänge> können Sie alle offenen Rechnun-
gen aufrufen, kontrollieren und Zahlungseingänge verbuchen.
Dokumentenauswertung
Direkte Auswertungen von Dokumenten stehen Ihnen im Register „Sonsti-
ges“ im Dokumentenanlage-Dialog zur Verfügung. Nach der Wahl des aus-
zuwertenden Dokumentes können Sie verschiedene Auswertungen und Lis-
ten aus den Dokumentdaten generieren lassen – natürlich nur, wenn diese
Daten auch im Ursprungsdokument enthalten sind.
Mit der Kalkulationsauswertung können Sie jedes Projektdokument separat
auswerten.
Folgende Kalkulationsfaktoren werden u.a. ermittelt:
• EK
• VK
• Rohertrag
• Gewinn
37
Sie können diese Auswertung über das Formular als Positionsauswertung

oder Gesamtauswertung durchführen. Bei der Gesamtauswertung werden
auch die Deckungsbeiträge ermittelt.
Kalkulatorische Auswertungen und graphische

Darstellungen über die Dokumenten-Zielrechnung
Auch bei der Erstellung von Dokumenten steht Ihnen ein Auswertungs-
werkzeug zur Verfügung. Mit der Zielrechnung können Sie schon bei der
Erstellung von Dokumenten die Kalkulation überprüfen und ggf. anpassen.
Folgende Auswertungen/Vergleiche werden u.a. zum aktuellen Dokument
angeboten:
• Aufschlüsselung nach Kostenarten
• Anteil der Kostenarten am Gesamtnetto-Betrag und am Rohertrag
• Vergleich der Soll- und Ist-Deckungsbeiträge
• Gegenüberstellung Rohertrag/Lohnzeit/ Deckungsbeitrag pro Stunde
• Ermittlung eines kostendeckenden Auftragswertes in Relation zu den
verschiedenen Deckungsbeiträgen
• übersichtliche graphische Darstellungen der verschiedenen Kalkulati-
onswerte und –relationen.
38
Arbeiten mit dem
Programm
In diesem Kapitel wird der Ablauf der Arbeit und die Bedienungskonzepte
des HWP erläutert.

• Ablauf der Arbeit
• Programm starten und beenden
• Bedienungselemente
• Suchdialoge
Arbeiten mit dem Programm
Ablauf der Arbeit

Eine klare Programmstruktur mit übersichtlichen Abläufen erleichtert Ihnen
die Arbeit mit dem Programm. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie
sich trotzdem mit den wesentlichen Arbeitsschritten vertraut machen.
Folgende Tätigkeitsschwerpunkte werden dabei unterschieden:
• Programm an Ihren Betrieb anpassen
• Stammdaten erfassen
• Administrative Arbeiten
• Periodische Arbeiten (Systempflege und Inventur)
An diesen Tätigkeitsschwerpunkten orientiert sich auch der HWP-
Wegweiser, der Ihnen den Zugang zu den Programmfunktionen erleichtern
kann. Sie rufen den Wegweiser über das Hilfemenü oder die Programmhilfe
auf.
Programm an Ihren Betrieb anpassen

Nachdem Sie zunächst mit dem Administrator Ihre(n) Mandanten und Be-
nutzer angelegt haben (siehe „Administrative Arbeiten“ ab Seite 259), neh-
men Sie die notwendigen Anpassungen des Programms an Ihren Betrieb vor.
40
Ablauf der Arbeit
Die Arbeiten im Einzelnen:

• Betriebsdaten erfassen
• Hausbanken festlegen
• Gewerk, Kostenarten und Arbeitsweise festlegen
• Daten-Übergabe an die Finanzbuchhaltung und an das Lohn- und
Gehaltsprogramm einrichten
• Steuercodes definieren und zuordnen
• Adressfelder definieren
• Nummernkreise definieren
• Vorgabewerte für die Projektkalkulation und den Kundendienst festlegen
• Benutzerbezogene Grundlagen in den Voreinstellungen erfassen
• Allgemeine Stammdaten anlegen
• Formulare erstellen und bearbeiten
Stammdaten erfassen
Die Stammdaten enthalten Informationen, auf die aus unterschiedlichen
Bearbeitungsbereichen zugegriffen wird. Sie können die Stammdaten manu-
ell erfassen oder über Schnittstellen importieren.
Die wichtigsten Stammdaten:
• Material
Im Materialstamm verwalten Sie alle Artikel und Materialien, die Sie zur
Ausführung von Aufträgen benötigen bzw. ohne Dienstleistung verkau-
fen.
• Leistungen
Im Leistungsstamm verwalten Sie alle Leistungen und Sortimente, die Sie
innerhalb Ihrer Geschäftstätigkeit anbieten. Eine Leistung besteht i.d.R.
aus einer Kombination mehrerer Materialien und Lohnkosten (Stückliste)
plus ggf. weitere Kostenanteile (wie z.B. Fremdleistungen).
• Lager
Im Lagerstamm verwalten Sie Ihre Materiallager.
41
• Projekte
Der Projektstamm bildet den Grundstock für projektbezogene Auskünfte
und Informationen.
• Kunden
Im Kundenstamm verwalten Sie alle Kunden, für die Sie Leistungen
erbringen oder erbracht haben.
• Lieferanten
Im Lieferantenstamm verwalten Sie Ihre Lieferanten.
• Mitarbeiter
Im Mitarbeiterstamm verwalten Sie die betriebsnotwendigen Daten Ihrer
Mitarbeiter.
• Sonstige Adressen
Unter „Sonstiges Adressen“ verwalten Sie Personenstammdaten von Per-
sonen oder Firmen, die nicht in eine der anderen Kategorien passen, z.B.
von Interessenten, Ihrem Rechtsanwalt, Steuerberater etc..
Tägliche Arbeiten
Das Programm unterstützt Sie unter anderem bei den folgenden täglichen
Arbeiten:
• Projekte anlegen und bearbeiten
• Dokumente anlegen und bearbeiten
• Aufmaße erfassen, drucken und auswerten
• Ressourcenplanung durchführen (HWP Professional)
• Termine anlegen, bearbeiten, löschen, verschieben und auswerten
42
Ablauf der Arbeit
Periodische Arbeiten (Systempflege und Inventur)

Bestimmte Arbeiten sollten Sie in regelmäßigen Abständen durchführen.
Das Programm unterstützt Sie bei den folgenden Arbeiten:
• Pflege der Datenbestände mit folgenden Programmfunktionen:
- Preise aktualisieren
- Datensätze löschen
- Wortsuche aktualisieren
- Schnelländerungen durchführen
• Inventur durchführen
Administrative Arbeiten
Administrative Arbeiten in Ihrem Programm erledigen Sie mit dem Admi-
nistrator. Dazu müssen Sie als Benutzer über den Systemoperator-Status ver-
fügen.
Folgende Arbeiten können Sie im Administrator u.a. durchführen:
• Mandanten anlegen (HWP Professional), bearbeiten, kopieren (HWP
Professional) und löschen (HWP Professional)
• Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen
• Benutzerdefinierte Indizes erstellen
• Daten importieren und exportieren (HWP Professional)
• Datenbanken sichern, wiederherstellen, reorganisieren
• Reporte, Formulare und Bilder sichern
• Live-Update durchführen
43
Programm starten und beenden

Starten des Programms
Zum Start des Programms gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Klicken Sie auf das Windows-Startmenü.
• Wählen Sie im Menü „Programme“ die Programmgruppe „Sage HWP“
aus.
• Starten Sie dort das Programm.
Nach dem Sage-Logo erscheint das Anmeldefenster, in dem Ihr Benutzer-
name und Ihr Kennwort abgefragt wird. Mit dieser Abfrage wird ein unbe-
rechtigter Zugriff auf das Programm und Ihre Daten verhindert.
Erste Anmeldung nach der Installation

Bei der ersten Anmeldung steht im Feld „Ihr Name“ der Benutzername „Sa-
ge“, das Feld „Ihr Kennwort“ ist leer. Bestätigen Sie diese Voreinstellung mit
„OK“, gelangen Sie in das Programm.
Hinweis Über den Benutzer „Sage“ gelangt nach der Installation jeder in das Pro-
gramm. Der Benutzer „Sage“ kann nicht umbenannt oder gelöscht werden.
Um das Programm vor unberechtigtem Zugang zu schützen, sollten Sie den
Benutzernamen „Sage“ mit einem Kennwort versehen und gemäß Ihren
Anforderungen neue Benutzer anlegen, für die Sie detailliert festlegen, wel-
che Rechte sie haben sollen. Die Benutzerverwaltung rufen Sie über <Sys-
tem/Benutzerverwaltung> auf.
Anmeldung gemäß Benutzerverwaltung

Sobald für Sie ein Benutzer eingerichtet wurde, können Sie sich im Anmel-
defenster „Login“ mit Ihrem Benutzernamen anmelden.
Nach korrekter Anmeldung wird der zuletzt geöffnete Mandant aufgerufen.
Falls dieser Mandant nicht mehr existiert, erhalten Sie nach der Anmeldung
einen Dialog zur Auswahl eines anderen Mandanten.
Beenden des Programms

Schließen Sie zuerst alle Dialoge und Programmfenster, danach können Sie
das Programm über <System/ Programm beenden> beenden.
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Bedienungselemente
Wird die Titelleiste des Hauptmenüs hellgrau dargestellt, ist noch ein Pro-
grammfenster aktiv, das Sie zunächst schließen müssen.
Bedienungselemente
Programmoberfläche
Die Programmoberfläche Ihres Programms wurde so gestaltet, dass Sie einen
leichten und schnellen Zugriff auf Ihre Projekte und wichtige Programm-
funktionen haben. Um diese Zugriffsmöglichkeiten optimal nutzen zu kön-
nen, sollten Sie sich mit der Bedeutung der verschiedenen Bereiche der Pro-
grammoberfläche vor Beginn der Arbeit vertraut machen.
Die Programmoberfläche ist in folgende Bereiche gegliedert (von oben nach
unten):
• Titelleiste (Indexeintrag „Titelleiste im Programmfenster“)
• Menüleiste (Indexeintrag „Menüleiste“)
• Symbolleiste: Tool- und Speedbar (Indexeintrag „Symbolleiste“)
• Regiezentrum (HWP Professional/HWP Basic Zusatzmodul; Indexeintrag
„Arbeiten mit dem Regiezentrum“)
• Statuszeile (Indexeintrag „Statuszeile im Programmfenster“)
Informationen zur Bedienung des Programms finden Sie in der Programm-
hilfe über die oben angegebenen Indexeinträge oder über den Indexeintrag
„Bedienungselemente“.
Hinweise Mit ! können Sie im Programm jederzeit die Programmhilfe anfordern, um
kontextsensitive Unterstützung für Ihre Arbeit erhalten. Bitte beachten Sie,
dass Windows-Funktionen in diesem Handbuch nicht erläutert werden, ver-
gleichen Sie dazu bitte die MS-Windows-Dokumentation.
Arbeiten mit dem Regiezentrum (HWP Professional/

HWP Basic Zusatzmodul)
Das Regiezentrum dient der effizienten Auswahl, Bearbeitung und Auswer-
tung Ihrer Projekte. Durch die Aufteilung des Regiezentrums in mehrere
Fensterbereiche haben Sie wichtige Informationen immer im Blick und kön-
nen ein Projekt oder ein Dokument zur Bearbeitung per Mausklick aufrufen.
Eine Kategorisierung der Projekte nach Projektstatus erleichtert dabei die
Orientierung und den Zugriff.
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Außerdem haben Sie im Regiezentrum direkten Zugang u.a. zu folgenden

Informationen:
• Zum Gesamtumsatz, den Umsatz in verschiedenen Projektphasen (Status)
und Termine über „Information“
• Zu Umsätzen, Offenen Posten und Liquidität über die „Chefübersicht“
• Zu allen wichtigen Reporten (Umsätze, Listen etc.) über „Auswertungen“
• Über den Suchbaum zu allen oben genannten Informationen, außerdem
zu den Stammdaten, zu den Dokumenten und zu den Serien-Aktionen.
Regiezentrum aufrufen/aktualisieren/schließen
• Über ? oder über <Extras/Regiezentrum> aktivieren Sie das Regiezent-
rum, über ` aktivieren Sie das Cockpit.
• Über % aktualisieren Sie die Ansicht. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll,
wenn Sie im Regiezentrum über das Kontextmenü ein Projekt erzeugt
und bearbeitet haben.
• Über das Schließen-Symbol des dazugehörenden Fensters schließen Sie
das Regiezentrum.
Elemente des Regiezentrums
46
Bedienungselemente
Das Regiezentrum besteht aus folgenden Elementen:

• Auswahlleiste (links)
• Suchbaum (2. Fenster von links)
• Projektstatuszeile (oben)
• Projektübersichtsfenster (Hauptfenster)
Als Hauptfenster beim Programmstart können Sie auch das Cockpit aus-
wählen (siehe Abbildung unten).
• Projektverlaufsfenster (rechts)
• Infofenster (unten rechts)
• Erste Schritte
• Auftragschancen (nur mit Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“)
Die einzelnen Elemente werden nachfolgend beschrieben.
Auswahlleiste
In der Auswahlleiste treffen Sie eine Vorauswahl von Projekten für die An-
zeige im Projektübersichtsfenster. Durch die Auswahl einer Status-Kategorie
in der Auswahlleiste bestimmen Sie die anzuzeigenden Projekte im Projekt-
übersichtsfenster. Diese Funktion steht Ihnen für das Hauptmodul und die
lizenzierten Zusatzmodule zur Verfügung, die mit Projektstatus arbeiten.
Außerdem können Sie über die Auswahlleiste Informationen, Chefübersich-
ten und Auswertungen zu Ihrem Betrieb aufrufen. Die Auswahlleiste aktivie-
ren bzw. deaktivieren Sie über <System/Benutzerverwaltung/Schaltfläche
„Regiezentrum“/ Register „Optionen“/Bereich „Anzeige“>.
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Die Auswahlleiste enthält folgende Auswahlbereiche:

• Projekte (Hauptmodul: Auswahl nach Status)
• Kundendienst (Hauptmodul: Auswahl nach Status)
• Organisation (Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“:
Aufgaben)
• Wartungsplanung (Zusatzmodul „War-
tung&Service“: Auswahl nach Status)
• Reparaturverwaltung (Zusatzmodul „War-
tung&Service“: Auswahl nach Status)
• Bestellwesen (Zusatzmodul „Bestellwesen“: Aus-
wahl nach Status)
• Information
• Chefübersicht
• Auswertungen
• Willkommen
In der Abbildung sehen Sie den geöffneten Auswahl-

bereich „Projekte“ mit den dazugehörenden Projekt-
status. Der gewählte Status wird in der Projektstatus-
zeile angezeigt.
Für alle Auswahlbereiche können Sie die angezeigten
Informationen bzw. die angezeigten Status ein-
schränken, wenn Sie als eingeloggter Benutzer den
Systemoperator-Status haben (siehe Seite 283).
Die Einschränkungen nehmen Sie über den Dialog
„Einstellungen Regiezentrum“ vor, den Sie über <Sys-
tem/Benutzerverwaltung/Schaltfläche „Regiezen-
trum“> aufrufen.
Erläuterungen zu den Auswahlbereichen:

• Projekte/Kundendienst
Hier können Sie die Projekte des Hauptmoduls über den Auswahlbereich
Projekte oder Kundendienst unter den verschiedenen Projektstatus wäh-
48
Bedienungselemente
len. Für den Projektbereich können Sie im HWP Professional selbst Sta-
tuskategorien definieren, die hier dann ebenfalls zur Auswahl stehen.
• Wartungsplanung/Reparaturverwaltung; Bestellwesen
In den beiden Auswahlbereichen des Zusatzmoduls „Wartung & Service“
und im Auswahlbereich des Zusatzmoduls „Bestellwesens“ können Sie
auch zwischen verschiedenen Projektstatus wählen.
• Informationen
- Es können summierte Werte über alle Projekte oder Wartungsprojekte
gesamt oder nach Status angezeigt werden.
- Es können Wert-Übersichten differenziert nach Bearbeitern angezeigt
und Termin- bzw. Urlaubsübersichten dargestellt werden.
• Chefübersicht
In der Chefübersicht werden Ihnen die wichtigsten Monatskennzahlen
Ihres Unternehmens angezeigt: Umsätze, Offene Posten, Liquidität, La-
gerwert. Der Bezugsmonat ist der eingestellte Monat unter <Einstellun-
gen Regiezentrum/ Optionen/ Einschränkungen> (Standardeinstellung:
aktueller Monat, siehe S. 289).
Hinweis
Umsätze werden in den Auswertungen der Chefübersicht berücksichtigt:
- wenn sie in einem gedruckten Rechnungsausgangsbuch enthalten
sind (Kundenumsätze)
- sobald die dazugehörenden Wareneingänge gebucht sind (Lieferan-
tenumsätze)
Wenn Sie über die Inkasso-Schnittstelle mit „Accreditas“ zusammenarbei-

ten, können Sie hier auch aktuelle Informationen über den Bearbeitungs-
stand Ihrer Außenstände abrufen. Dazu stehen Ihnen die Status-
Schaltflächen „Alle Forderungen“, „Offene Forderungen“ und „Abge-
schlossene Forderungen“ zur Verfügung.
• Auswertung
Mit dieser Ansicht haben Sie einen strukurierten Zugriff auf alle Auswer-
tungsreporte. Über mehrere Ebenen können Sie die Anzahl der in Frage
kommenden Reporte im Vorfeld eingrenzen:
- Wählen Sie zunächst die Kategorie „Grundmodul“ oder „Zusatzmodu-
le“.
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- Suchen Sie den Hauptdatenbereich, aus dem Sie Auswertungen wün-

schen, z.B. „Kunden“. Dort werden beispielsweise die Kategorien „Lis-
ten“, „Umsätze“, „Historie“ angezeigt, in Klammern jeweils die dazu-
gehörigen Reportnamen.
- Wählen Sie die gewünschte Kategorie, öffnet sich der Reportauswahl-
dialog nur mit diesen Reporten.
Suchbaum
Der Suchbaum bietet Ihnen die Möglichkeit direkt auf folgende Daten
zugreifen zu können, ohne durch Menüs navigieren zu müssen:
• Auf die Stammdaten aller Kostenarten und der Leistungen
• Auf Webleistungen, auf Online-Kunden und Online-Auftragschancen
• Auf alle Personenstammdaten (z.B. Kunden)
• Auf eigene und fremde Aufgaben, sowie auf Termine
• Auf Aufgaben und die Termine aus der Ressourcenplanung (HWP Profes-
sional)
• Auf alle Dokumente
• Auf Auftragschancen und Serienaktionen (Zusatzmodul „Auftragsgewin-
nung“)
• Auf alle Elemente, auf die auch über die Auswahlleiste aufrufbar sind.
• Auf den Dialog „Erste Schritte“ und das „Cockpit“
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Bedienungselemente
Über <System/Benutzerverwaltung/Schaltfläche „Regiezentrum“/Register

„Optionen“/Bereich „Anzeige“> oder über das Kontextmenü <Einstellungen
„Regiezentrum“/ Register „Optionen“/Bereich „Anzeige“> können Sie den
Suchbaum aktivieren bzw. deaktivieren.
Die Baumstruktur wird durch zwei Basisordner in zwei große Datenbereiche

gegliedert, in denen unterschiedliche Informationen abrufbar sind:
• Basisordner „Suchbaum“
Über diesen Ordner können Sie auf die wichtigsten Stammdaten, die
Termine der Ressourcenplanung (HWP Professional) und Ihre Dokumen-
te aus dem Hauptmodul zugreifen.
• Basisordner „Regiezentrum“
Dieser Ordner enthält die gleichen Aufrufmöglichkeiten wie die Auswahl-
leiste: Projekte, Dokumente aus den Zusatzmodulen „Wartung & Service“
und „Bestellwesen“, Informationen, Chefübersicht, Auswertungen, „Erste
Schritte“, „Cockpit“.
Auf die vorhandenen Datensätze können Sie in der Baumstuktur hierar-

chisch zugreifen, weil die Ordner jeweils die Datensätze aller Unterordner
enthalten (Ausnahmen: die Basisordner und die Ordner „Informationen“,
„Chefübersicht“, „Auswertungen“).
Über einen Klick auf das vor einem Ordner werden die vorhandenen Un-
terordner angezeigt, die jeweils eine Teilmenge der Datensätze enthalten,
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um Ihnen das Finden bestimmter Datensätze zu erleichtern. Die Anzeige der

Datensätze des Ordners erfolgt im Übersichtsfenster rechts daneben, in dem
Sie jeden angezeigten Datensatz direkt aufrufen können (per Doppelklick).
Zur leichteren Orientierung und besseren Übersichtlichkeit im Suchbaum
können Sie in den Suchdialogen Suchbaumordner nach eigener Logik anle-
gen.
Außerdem steht Ihnen zum Auffinden von Datensätzen die Wortsuchfunk-
tion zur Verfügung, die eine Volltextsuche über einen markierten Baumteil
durchführt, wenn Sie im oberstes Feld ein Stichwort eingeben.
Aufruf von Datensätzen über die Baumstruktur

Gehen Sie zum Aufrufen von Datensätzen bitte folgendermaßen vor:
• Über einen Klick auf das vor einem Ordner werden die vorhandenen
Unterordner angezeigt.
• Navigieren Sie durch so die Baumstruktur, bis Sie Unterordner ohne ein
erreichen.
• Klicken Sie nun direkt auf den Namen des Unterordners, wodurch die
Datensätze im Übersichtsfenster rechts daneben direkt angezeigt werden.
• Durch den Klick auf einen Ordnernamen können eventuell auch weitere
Unterordner angezeigt werden, die nur noch Teilmengen der Datensätze
enthalten, wodurch Sie einen noch leichteren Zugriff auf den gesuchten
Datensatz erhalten.
Wenn Sie viele Kundendatensätze haben, dauert das Suchen nach einem
Kundendatensatz im Hauptordner „Kunden“ (alle Kunden!) meistens län-
ger, als wenn Sie den Wohnort des Kunden kennen und erst den entspre-
chenden Unterordner öffen.
Beispiel:
<Suchbaum/Adressen/Kunden/Ort/Offenbach>
• Mit einem Doppelklick öffnen Sie im Übersichtsfenster (rechts) Projekte
und Dokumente, bei Stammdaten wird der entsprechende Datensatz in
Stammdatendialog angezeigt.
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Bedienungselemente
Suche von Datensätzen

Gehen Sie zum Suchen von Datensätzen bitte folgendermaßen vor:
• Markieren Sie den Ordner, innerhalb dessen die Suche stattfinden soll
(einschließlich Unterordner).
• Geben Sie den Suchbegriff für die Wortsuche in das Suchfeld (ganz oben)
ein.
• Das Programm zeigt alle gefundenen Datensätze im Übersichtsfenster
(rechts) an.
Hinweis Wenn die Ergebnisse der Wortsuche nicht zufriedenstellend sind, können
Sie andere oder mehr Felder in die Wortsuche aufnehmen.
Projektstatuszeile
Sie finden die Projektstatuszeile am oberen Rand des Projektübersichtsfens-
ters.
Die Zeile hat folgende Funktionen:

• Anzeige des aktuell ausgewählten Projektstatus (z.B. „Auftrag erhalten“)
• Ansichtsoptionen wählen (Programmhilfe Indexeintrag „Regiezent-
rum:Projektstatuszeile“)
• Individuelle Einstellungsmöglichkeiten des Regiezentrums über ein Kon-
textmenü (Programmhilfe Indexeintrag „Regiezent-
rum:Projektstatuszeile“)
Übersichtsfenster
Das Hauptfenster im Regiezentrum dient als Übersichtsfenster, in dem Da-
ten aus vielen Programmbereichen angezeigt werden können. Die Auswahl
treffen Sie über die Auswahlleiste oder über den Suchbaum. Beispielsweise
können die Projekte des aktiven Mandanten zur Auswahl angezeigt werden
oder Ihre durchgeführten Serienaktionen (nur mit Zusatzmodul „Auftrags-
gewinnung“).
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Beispiel „Übersichtsfenster Projekte (Gesamt)“
Im Projektübersichtsfenster haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Projekt oder Dokument anlegen
Über das Kontextmenü können Sie ein neues Projekt oder Dokument an-
legen.
• Projektverlauf (Historie) einschalten
Zur schnellen Orientierung über den Verlauf von Projekten dient die
Funktion <Historie>, die Sie über die rechte Maustaste ein- und ausschal-
ten können. Am rechten Bildschirmrand wird ein zusätzliches Fenster
geöffnet (Projektverlaufsfenster), in dem alle bisher erstellten Dokumente
eines markierten Projektes angezeigt werden. Die Dokumente können per
Doppelklick geöffnet werden.
• Projekt bearbeiten
Mit einem Doppelklick können Sie ein Projekt zur weiteren Bearbeitung
in das Projektfenster übernehmen, das sich am linken Bildschirmrand
öffnet. Dasselbe erreichen Sie durch Anklicken mit der rechten Maustaste
und Aufruf der Funktion <Bearbeiten>.
• Projektstammdaten einsehen oder ändern
Wenn Sie ein Projekt markieren und über die rechte Maustaste <Eigen-
schaften> wählen, gelangen Sie in den Projektstamm, wo Sie die Daten
und Eigenschaften des Projektes einsehen und ändern können (vgl. Seite
131).
• Projekte sortieren
Bei der Ansichtsart „Details“ (siehe Abbildung oben) können Sie das Sor-
tierkriterium durch Anklicken der entsprechenden Spaltenüberschrift
festlegen. Durch nochmaliges Anklicken der gleichen Spaltenüberschrift
wird die Sortierreihenfolge der Projekte geändert, von aufsteigend zu ab-
steigend oder umgekehrt.
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Bedienungselemente
Projektverlaufsfenster (Historie)
Zur schnellen Orientierung über den Verlauf von Projekten dient die Funk-
tion <Historie>, die Sie über die rechte Maustaste ein- und ausschalten kön-
nen. Am rechten Bildschirmrand wird ein zusätzliches Fenster geöffnet (Pro-
jektverlaufsfenster), in dem alle bisher erstellten Dokumente eines markier-
ten Projektes angezeigt werden. Die Dokumente können per Doppelklick
geöffnet werden.
Wenn Sie ein Projekt markieren, werden die Dokumente im Projektverlaufs-

fenster aktualisiert. Aufträge, die über die „HWP mobile Service“-
Schnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich) abgewickelt werden, haben eine zu-
sätzliche Statuskennzeichnung. Mit einem Doppelklick wird ein Dokument
zur Ansicht geöffnet. In diesem Fenster können keine Dokumente erstellt
oder bearbeitet werden. Das ist ausschließlich im Projektfenster möglich.
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Projektfenster“ auf S. 56.
Infofenster
Im Infofenster werden die fünf zuletzt bearbeiteten Projekte in der Ansichts-

art „Große Symbole“ zur Auswahl und zur weiteren Bearbeitung angezeigt
(entspricht dem Menü <System/ Letzte Projekte/ Projekt>):
• Durch Doppelklick oder über „Bearbeiten“ im Kontextmenü eines Projek-
tes können Sie das Projekt im Projektfenster zur Bearbeitung öffnen.
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• Über „Eigenschaften“ im Kontextmenü eines Projektes, gelangen Sie in

den Projektstamm, wo Sie die Daten und Eigenschaften des Projektes ein-
sehen und ggf. ändern können (vgl. Seite 131).
Hinweis Ein neues Projekt, in dem noch kein Vorgang angelegt ist, erscheint nicht
im Infofenster, weil noch nicht festgelegt wurde, ob es sich um ein Projekt-
oder ein Kundendienstdokument handelt.
Projektfenster
Im Projektfenster werden alle Dokumente und Dateien zusammengefasst,
die zum aktuell geöffneten Projekt gehören. Darunter können sich auch
Dokumente und Dateien befinden, die Sie aufgrund von fehlenden Rechten
nicht öffnen bzw. nicht bearbeiten dürfen.
Die Dokumente und Dateien werden in einer Baumstruktur sortiert darge-
stellt. Die Baumstruktur verzweigt innerhalb der Dokumente bis auf die
Ebene der Gruppenpositionen (z.B. Titel), die durch einen einfachen Klick
direkt angesprungen werden können.
Das Projektfenster öffnen Sie, wenn Sie im Regiezentrum (HWP Professional
oder HWP Basic mit Zusatzlizenz) ein Projekt doppelt anklicken oder im
Projektstamm auf die Schaltfläche „Projekt bearbeiten“ klicken.
Die Informationen zu den Bedienungselementen des Projektfensters finden

Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Projektfenster:Bedienungs-
elemente“.
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Bedienungselemente
Der Projektbaum enthält folgende Ordner, über die Sie auf die Dokumente
und Dateien zugreifen können (rechteabhängig):
Angebote
In diesem Ordner werden alle Angebote des geöffneten Projekts
aufgelistet.
Auftrag
Lieferscheine
Rechnungen
Für die Projektdokumente gibt es für jeden Dokumententyp ei-
nen eigenen Ordner. Bereits gedruckte Dokumente sind im Pro-
jektfenster durch ein vorangestelltes Druckersymbol gekenn-
zeichnet. Aufträge, die über die „HWP mobile Service“-
Schnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich) abgewickelt werden, ha-
ben eine zusätzliche Statuskennzeichnung.
Auswertungen
In diesem Ordner werden alle erstellten Auswertungen des ge-
öffneten Projekts aufgelistet.
zu Angebot…
Dokumente, die zu Angeboten gehören, werden in diesem Ord-
ner aufgelistet. Beispielweise können hier beim Einsatz der
„Subunternehmerverwaltung“ (Zusatzmodul) folgende Doku-
mente stehen:
• Leistungsverzeichnisse für Subunternehmer
• Subunternehmer-Aufträge
• Subunternehmer-Rechnungen
• GAEB-2000-Dokumente (Dateien)
Anlagen
In diesem Ordner können sowohl HWP- als auch Fremddoku-
mente oder –dateien eingetragen sein. Unter „Anlagen“ werden
Nebendokumente gespeichert, die in der Regel nicht die Rele-
vanz der Projektdokumente haben, aber aus Komfortgründen
im Projekt mitgeführt werden und meistens direkt im Projekt-
baum aufrufbar sind.
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Beispielsweise können in diesem Ordner folgende Dokumente

und Dateien aufgelistet sein:
• Bemerkungen (HWP)
• Schmierzettel (HWP)
• Benutzerdefinierte Dokumenttypen (HWP)
• Musterdokumente (von Fremdprogrammen im Word- und
Excelformat).
• Externe Dokumente und Dateien (von Fremdprogrammen)
Hinweis
Per Drag & Drop können Sie beliebige Dateien aus dem Win-
dows-Explorer im Projektfenster unter „Anlagen“ ablegen und
so dem geöffneten Projekt zuordnen. Die Dateien können da-
nach auch aus dem HWP-Projektbaum direkt aufgerufen wer-
den, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:
• einer solchen Datei muss eine entsprechende Anwendung
zugeordnet sein
• der Aufruf aus dem Windows-Explorer heraus per Doppel-
klick muss funktionieren, d.h. die Datei muss in der jeweili-
gen Anwendung geöffnet/gestartet werden.
Offene Posten
Nachkalkulation
Bestelldokumente
Dokumente aus den Zusatzmodulen werden in den entspre-
chenden Ordnern aufgelistet, beispielsweise:
• Offene Posten bzw. Mahnungen aus dem Zusatzmodul „OP-
Verwaltung“ (per Doppelklick auf einen Eintrag kann die
„OP-Verwaltung“ gestartet werden)
• Bestelldokumente (Zusatzmodul „Bestellwesen“)
• Belege (Zusatzmodul „Nachkalkulation“)
Hinweis
Damit die Belege aus der Nachkalkulation angezeigt werden,
muss die Option „Positionstabellen werden am Server ge-
pflegt“ unter <System/ Voreinstellungen/ Voreinstellungen/
Register „Projekt“> deaktiviert sein.
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Bedienungselemente
Dokument auswählen, bearbeiten, neu anlegen

Über einen „Zeitraum“ können Sie eingrenzen, welche Dokumente ange-
zeigt werden. Zum einen erleichtert dies die Auswahl eines Dokumentes,
zum anderen können Sie bei Systemen mit sehr vielen und umfangreichen
Dokumenten die Öffnungsgeschwindigkeit des Fensters erhöhen. Über die
Doppelpfeilschaltfläche können Sie die Anzeige für einen neu gewählten
Zeitraum aktualisieren.
Sie können per Doppelklick jedes bestehende Dokument aus dem Projekt-
fenster aufrufen oder zur Neuanlage eines Dokuments auf ein Seitensymbol
ohne Bezeichnung klicken, das direkt unter jedem Dokumenttyp angezeigt
wird.
Über das Seitensymbol rufen Sie den Dialog „Neues Dokument“ auf, in
dem der Dokumenttyp bereits vorbelegt ist, weil Sie bereits durch die Aus-
wahl der Aufrufstelle im Projektbaum (z.B. unter „Rechnungen“) den ge-
wünschten Dokumenttyp ausgewählt haben.
Ein archiviertes Dokument wird durch ein vorangesetztes Buchsymbol
gekennzeichnet. Vergleichen Sie hierzu im Hilfethema „Bedienungselemen-
te im Projektfenster“ den Abschnitt „Dokument ins Archiv kopieren“ (In-
dexeintrag „Projektfenster:Bedienungselemente).
Dokumentenfenster
Vorgänge wie die Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc.
werden über Dokumente abgewickelt, die Sie im Dokumentenfenster bear-
beiten.
Das Dokumentenfenster wird aufgerufen, wenn Sie:
• ein neues Dokument anlegen (über den Dialog „Neues Dokument“)
• im Projektfenster ein Dokument doppelt anklicken
Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten – jedes Dokument

wird dann in einem eigenen Dokumentenfenster dargestellt. Über das Pro-
jektfenster oder das Menü „Fenster“ können Sie in ein anderes Dokument
wechseln, über das Menü „Ansicht“ können Sie die Ansicht des angezeigten
Dokuments vergrößern bzw. verkleinern.
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Im Feld „Variante“ sehen Sie die Formularvariante, mit der das Dokument
gedruckt werden soll. Im Dokumentenfenster wird das ausgewählte Doku-
ment unter Berücksichtigung dieser Formularvariante bereits so angezeigt,
wie es später gedruckt wird. Über die Schaltfläche können Sie direkt den
Formulareditor aufrufen, wenn Sie die verwendete Formularvariante ändern
möchten.
Über das Feld „Variante“ können Sie auf alle bestehenden Varianten eines
Formulars zugreifen. Über <Ansicht/Formular wechseln> können Sie auf
andere Formulare zugreifen. Im Feld „Währung“ wird als Standardwährung
EUR eingefügt.
60
Bedienungselemente
Ansichtsmodi im Dokumentenfenster
Dokumente im Dokumentenfenster werden in verschiedenen Modi darge-
stellt:
• Editiermodus
Mit dem Öffnen eines Dokuments wird automatisch der Editiermodus
zur Bearbeitung des angezeigten Dokuments aufgerufen. Dokumente
werden auch im Editiermodus bereits so dargestellt, wie sie später im
Druck erscheinen. Bei umfangreichen Dokumenten kann durch die de-
taillierte Darstellung die Bearbeitungsgeschwindigkeit sinken – nutzen
Sie in solchen Fällen den schnelleren Entwurfsmodus.
Über die Schaltfläche in der Symbolleiste oder über <Ansicht/ Vor-
schau-Modus> wechseln Sie zwischen Editiermodus und Vorschaumodus.
• Vorschaumodus
Der Vorschaumodus zeigt die Dokumente ebenfalls so wie sie auch ge-
druckt werden, sie können in diesem Modus jedoch nicht bearbeitet
werden. Sie erkennen diesen Modus an den „ausgeblendeten“ Symbolen
in der Symbolleiste.
• Entwurfsmodus
Der Entwurfsmodus ist für die Bearbeitung umfangreicher Dokumente
vorgesehen und bietet eine Reihe von Optionen, mit denen Sie die Ver-
arbeitungsgeschwindigkeit erhöhen können.
Über die Schaltfläche in der Symbolleiste rufen Sie ein Auswahlmenü
auf, über das Sie den Entwurfsmodus aufrufen oder konfigurieren.
Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe über den Index-
eintrag „Arbeiten mit großen Dokumenten“.
61
Dokument bearbeiten, drucken, faxen und als E-Mail

versenden
Funktionen zum Bearbeiten von Dokumenten rufen Sie über <Bearbeiten>
oder das Kontextmenü auf. Im Menü „Ansicht“ finden Sie die Funktionen
zum Drucken und zum direkten Versenden Ihrer Dokumente, z.B. Ihrer An-
gebote und Rechnungen per Fax oder E-Mail:
• Dokument drucken
Mit Aufruf dieser Funktion wird zunächst der Druckdialog angezeigt, in
dem Sie die Einstellungen für den Druck des aktuell geöffneten Doku-
ments festlegen können. Nach Bestätigung mit „OK“ wird der Druck aus-
geführt.
• Dokument senden
Sie können Ihr Dokument auch elektronisch versenden. Für den elektro-
nischen Versand stehen Ihnen mehrere technische Formate zur Auswahl:
- als Fax
Hierzu muss Ihr Faxdruck unter Windows funktionieren und in den
Drucker-Voreinstellungen muss Ihr Faxtreiber korrekt ausgewählt sein.
- als E-Mail
Hierbei wird Ihr Dokument als E-Mail-Anhang versendet. Um sicher-
zustellen, dass Ihre Geschäftspartner Ihr Dokument öffnen können,
wird vor dem Versand eine Konvertierung in ein allgemein verbreite-
tes Dateiformat vorgenommen. Die zur Auswahl stehenden Formate
PDF und JPG können von vielen Programmen angezeigt werden.
Wählen Sie unter <Ansicht/ Dokument senden> das PDF- oder das
JPG-Format aus. Die Konvertierung erfolgt nach Ihrer Auswahl auto-
matisch, ebenso das Öffnen von Outlook mit einer neu angelegten E-
Mail, in der bereits Folgendes für Sie vorbereitet wurde:
• die E-Mail-Adresse ist in das Feld „An“ eingetragen
• ein Betreff wurde automatisch erzeugt, z.B. „Rechnung
20060019 zu Projekt 20060033“
• die konvertierte Dokument-Datei ist als Anhang angefügt
Überprüfen Sie die automatisch erzeugten Angaben, fügen Sie den
Text Ihres Anschreibens hinzu und versenden Sie anschließend die
fertige E-Mail.
62
Bedienungselemente
Titel- und Symbolleiste im Dokumentenfenster

Das Dokumentenfenster enthält eine Titel- und eine Symbolleiste. In der
Titelleiste werden die folgende Informationen angezeigt:
• der Dokumententyp
• die Dokumentennummer
• die Dokumentenbeschreibung aus den Dokumentdaten (Feld „Beschrei-
bung“)
Der Beschreibungstext wird ggf. gekürzt dargestellt.
• die Projektnummer
In der Symbolleiste des Dokumentenfensters finden Sie einige Schaltflächen,

die Ihnen die Bearbeitung des angezeigten Dokumentes erleichtern.
Die wichtigsten Funktionen des Menüs <Bearbeiten> und <Ansicht> können

über diese Symbolleiste aufgerufen werden. Die Symbolleiste kann über das
Menü <Ansicht> oder über die rechte Maustaste aktiviert bzw. deaktiviert
werden. Funktionen zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Positi-
onen finden Sie im Menü <Bearbeiten> oder über die Toolbar.
Welche Funktionen über Symbol-Schaltflächen aufgerufen werden können,
ist vom Funktionsumfang des installierten Programms abhängig.
In dem Auswahlfeld „Variante“ können Sie zwischen den zur Verfügung
stehenden Formularvarianten wählen.
Hinweis Im Feld „Währung“ wird als Standardwährung EUR eingefügt. Nur bei
Dokumenten aus der DM-Zeit kann man die in einem solchen Dokument
mitgeführte Währung „DM“ auf Euro umstellen.
Stellt man ein Altdokument auf EUR um, werden alle Preise und auch die
Endsumme in EUR umgerechnet. Ruft man jedoch einen Positionsdialog
auf, so wird dort weiterhin die Projektwährung „DM“ als die gültige Wäh-
rung angezeigt.
Eine Erläuterung der verfügbaren Bearbeitungsfunktionen und ihrer Symbo-
le erhalten Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Dokumenten-
fenster“.
63
Bearbeitungsfunktionen im Kontextmenü (rechte Maustaste)

Zusätzlich können Sie in Dokumentenfenstern auf ein Kontextmenü mit
situationsbezogenen Bearbeitungsfunktionen zugreifen.
Die Beschreibung der Funktionen finden Sie in der Programmhilfe über den
Indexeintrag „Kontextmenü“.
Stammdatendialoge
Die Erfassung und Bearbeitung von Stammdaten erfolgt in Stammdaten-
dialogen. In diesen Dialogen können Sie Daten suchen, einsehen, neu erfas-
sen, ändern oder löschen. Bei Aufruf von Stammdaten wird automatisch der
Suchdialog aufgerufen, damit Sie schnell den gesuchten Datensatz finden.
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Bedienungselemente
Mit der Übernahme eines Datensatzes oder durch Schließen des Suchdialo-
ges wird der Stammdatendialog aufgerufen.
Wie Sie generell mit Stammdatensätzen arbeiten, erfahren Sie in der Pro-
grammhilfe über den Indexeintrag „Arbeiten mit Stammdatensätzen“.
Bearbeitungs- und Datensatzfunktionen können über die Schaltflächen am

unteren Rand des Dialogs aufgerufen werden. Eine Beschreibung aller Mög-
lichkeiten finden Sie in der Programmhilfe (Indexeinträge: „Bearbeitungs-
funktionen in Stammdatendialogen“ und „Datensatzfunktionen in Stamm-
datendialogen“).
Assistentengestützte Erfassung von Daten

Für die zielgerichtete Erfassung von Daten und Einstellungen stehen Ihnen
in einigen Programm-Bereichen Assistenten zur Verfügung, die Sie Schritt
für Schritt durch die Dialoge führen, in denen Eingaben erforderlich sind.
Mit dieser Komfortfunktion werden Ihnen nur die eingaberelevanten Dialo-
ge für die jeweils anstehende Aufgabe anzeigt, wodurch Sie weder einen
relevanten Eingabedialog vergessen noch einen nicht relevanten Dialog
versehendlich aufrufen können.
65
Arbeiten mit Assistenten

Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Füllen Sie die Eingabefelder des ersten Dialoges (und aller weiteren) mit
den erforderlichen Angaben.
• Informationen zu den Eingabefeldern der Assistentendialoge bekommen
Sie mit ! durch die kontextsensitive Programmhilfe.
• Über die Schaltflächen „Zurück“ und „Weiter“ können Sie zwischen den
Dialogen navigieren.
• Möchten Sie Eingaben zurücknehmen, müssen Sie die entsprechenden
Daten durch Neueingabe überschreiben.
• Über die Schaltfläche „Beenden“ können Sie die Assistenten verlassen –
Ihre Eingaben werden dabei gespeichert.
Suchdialoge
In Suchdialogen wählen Sie einen Datensatz (z.B. ein Dokument oder ein
Material) zur Ansicht oder zur weiteren Verarbeitung auf. Suchdialoge wer-
den beim Öffnen von Stammdaten automatisch aufgerufen. In Stammda-
tendialogen können sie über die Schaltfläche auch manuell aufgerufen
werden.
In den Suchdialogen werden die bestehenden bzw. selektierten Datensätze
eines Datenbereichs in einer Tabelle angezeigt. Die Sortierung der angezeig-
ten Datensätze können Sie durch Anklicken der Spaltentitel verändern.
Hinweis Bitte beachten Sie, dass Ihnen über <Auswertung/Dokumentennachweis>
ein Suchdialog zum leichten Auffinden von Dokumenten zur Verfügung
steht, über den Sie beispielsweise Angebote oder Rechnungen schnell wie-
derfinden können.
Hinweis Zur Anlage eines neuen Stammdatensatzes müssen Sie zunächst den
geöffneten Suchdialog über E schließen. Dann können Sie im Stammda-
tendialog über die Datensatz-Schaltflächen einen neuen Datensatz anlegen.
In den Mandanteneinstellungen im Administrator unter <Eigenschaften/
Register „Wortsuche“> (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Mandanten be-
arbeiten“) wird festgelegt, wieviele Datensätze in Suchdialogen maximal
angezeigt werden sollen. Falls wegen einer solchen Einschränkung in den
Mandanteneigenschaften nur ein Teil der Datensätze angezeigt werden
66
Suchdialoge
kann, wird in der Überschrift des Suchdialoges darauf hingewiesen („Es sind
möglicherweise weitere Sätze vorhanden“).
In den Zeilen des Suchdialogs finden Sie die einzelnen Datensätze. Spalten-
weise werden in der Standardeinstellung die wichtigsten dazugehörenden
Felder des Datensatzes angezeigt. Je weniger Felder in die Suche und Darstel-
lung einbezogen sind, desto schneller ist die Anzeige. Über den Dialog „Ein-
stellungen Suche“ können Sie festlegen, welche Felder angezeigt werden
sollen und damit auch die Performance beeinflussen.
Beispiel Suchdialog „Materialstamm“
Suche eingeschränkt auf 25 Datensätze (Mandanteneigenschaften) und zwei
angezeigte Spalten (Einstellungen).
In Suchdialogen haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten, die Menge der
angezeigten Informationen zu beschränken, die Sortierreihenfolge zu än-
dern und Daten gezielt zu suchen.
Eine Beschreibung dieser Möglichkeiten und der in Suchlisten zur Verfü-
gung stehenden Tasten und Tastenkombinationen zur Navigation finden Sie
in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Suche in Suchdialogen“.
67
Zusätzliche Funktionen im HWP Professional

Im HWP Professional stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung,
damit Sie Ihre Stammdaten zielsicher und schnell finden:
• Über das Kontextmenü des Suchbaums (Indexeintrag „Kontextmenü im
Suchdialog“) können Sie komfortabel einen individuellen Aufbau des
Suchbaumes durchführen, indem Sie:
- Ihre Daten nach Ihrer eigenen Logik strukturieren
- Für Ihre Datensätze Datengruppen mit Ordnern und Unterordnern
anlegen
- Suchbäume umbenennen, exportieren/importieren
• Über alle Kontextmenüs im Suchdialog können Sie eine Detailsuche (In-
dexeintrag „Arbeiten mit der Detailsuche“) aufrufen, über die Sie Detail-
informationen der Datensätzen bereits im Suchdialog angezeigt bekom-
men.
Damit haben Sie eine bessere Informationsbasis zur Auswahl von Daten-
sätzen und können schon bei der Suche Alternativen berücksichtigen.
Informationen zu den genannten Funktionen in den Kontextmenüs und der
Arbeitsweise mit diesen Funktionen finden Sie in der Programmhilfe über
die angegebenen Indexeinträge.
68
Das Programm
an Ihren Betrieb
anpassen
Das Programm passen Sie an Ihren Betrieb an, indem Sie einen Mandanten
an Ihren Betrieb anpassen. Je mehr Informationen Sie über Ihr Unterneh-
men und Ihre Arbeitsweise erfassen, desto besser kann das Programm Ihnen
einen Großteil der täglichen Routinearbeit abnehmen.
In diesem Kapitel erfahren Sie, welche Daten Sie erfassen müssen und in
welcher Reihenfolge Sie sinnvollerweise vorgehen.

• Mandanten einrichten (Übersicht)
• Grundlagen erfassen (Voreinstellungen:Grundlagen)
• Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation)
• Voreinstellungen erfassen
• Allgemeine Stammdaten anlegen
• Formulare anpassen (Formulareditor)
Das Programm an Ihren Betrieb anpassen
Mandanten einrichten (Übersicht)

Ihr Unternehmen als Mandant
Die Grundlage für Ihre Arbeit mit dem HWP ist der „Mandant“, der im Pro-
gramm Ihr Unternehmen abbildet. Innerhalb eines Mandanten werden alle
Daten und Vorgänge erfasst und ausgewertet, die in einem Handwerksbe-
trieb benötigt werden.
Mit dem HWP Basic stehen Ihnen zwei Mandanten zur Verfügung:
• Mandant 1, der „eigene Mandant“
Dieser Mandant ist der Betriebsmandant Ihres Unternehmens, in dem Sie
Ihre Betriebsdaten erfassen, bearbeiten und auswerten.
• Ein Demomandant
Dieser Mandant beinhaltet einige Demodaten. Er eignet sich besonders
gut zur Einarbeitung und zu Testzwecken, weil Ihre eigenen Betriebsda-
ten unverändert im Mandanten 1 erhalten bleiben.
Im HWP Professional können sowohl verschiedene Betriebe, als auch Fir-
men, Filialen, Geschäftsstellen oder selbständig operierende Einheiten eines
Unternehmens als eigene Mandanten verwaltet werden.
Zu diesem Zweck können Sie im HWP Professional bis zu 999 Mandanten
anlegen. Dabei gelten folgende Grundsätze:
• Bei rechtlich eigenständigen Unternehmen ist für jedes Unternehmen
ein eigener Mandant anzulegen.
• Für Bereiche eines Unternehmens, die wirtschaftlich selbständig abge-
rechnet werden, können separate Mandanten angelegt werden.
• Einnahmen und Ausgaben, die zu einem gemeinsamen unternehmeri-
schen Prozess gehören, müssen auch in einem Mandanten verwaltet
werden, weil sonst keine korrekten Auswertungen möglich sind.
Die Anlage mehrerer Mandanten ist immer dann sinnvoll, wenn Sie:
• unterschiedliche Firmen betreiben
• mehrere Niederlassungen (Filialen) desselben Handwerksbetriebes mit
einem EDV-System verwalten
• selbständige Unternehmensbereiche eines Unternehmens getrennt ver-
walten
• Beispiel- oder Testmandanten für Übungszwecke anlegen möchten
70
Mandanten einrichten (Übersicht)
Hinweis Zur leichteren Einarbeitung ins HWP Professional stehen Ihnen mehrere
Demomandanten zur Verfügung. Wir empfehlen Ihnen, zunächst einen
Demomandanten zu aktivieren (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Mitge-
lieferte Mandanten“). Beim Arbeiten mit einem Demomandanten können
Sie Funktionen des Programms testen und Arbeitsabläufe erproben.
Mandanten wechseln
Für jeden Mandanten werden eigene Einstellungen und Daten verwaltet.
Möchten Sie auf die Daten eines anderen Mandanten zugreifen, müssen Sie
zu diesem wechseln. Dazu rufen Sie über <System/Mandant wechseln> den
Dialog „Mandant wechseln“ auf. Die Bezeichnung des aktiven Mandanten
wird in der Titelleiste angezeigt.
Mandanteneinstellungen (Übersicht)
Das Programm passen Sie an Ihren Betrieb an, indem Sie einen Mandanten
an Ihren Betrieb anpassen. Je mehr Informationen Sie über Ihr Unterneh-
men und Ihre Arbeitsweise erfassen, desto besser kann das Programm Ihnen
einen Großteil der täglichen Routinearbeit abnehmen. Alle Einstellungen
und Daten werden pro Mandant erfasst und verwaltet.
Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen sind erforderlich, damit Sie Mandanteneinstel-
lungen vornehmen können:
• Sie verwenden den „Mandanten 1“ als eigenen Mandanten oder Sie ha-
ben im HWP-Administrator (vgl. ab Seite 259) einen anderen Mandanten
angelegt.
• Sie sind als Benutzer für den Mandanten angelegt.
• Sie besitzen als Benutzer alle notwendigen Rechte, die Sie für die einzel-
nen Arbeitsschritte (s.u.) der Mandantenanpassung benötigen. Mit dem
Benutzerstatus „System-Operator“ haben Sie alle Rechte.
71
Arbeitsschritte zur Anpassung eines Mandanten an Ihren

Betrieb (Übersicht)
Die Anpassungen eines Mandanten an Ihren Betrieb bauen teilweise aufein-
ander auf. Gehen Sie deshalb bitte in folgender Reihenfolge vor:
• Grundlagen erfassen (Voreinstellungen:Grundlagen)
• Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation)
• Voreinstellungen erfassen (Voreinstellungen:Voreinstellungen)
• Allgemeine Stammdaten bereitstellen (z.B. Einheiten, Postleitzahlen,
Banken, Warengruppen)
• Personenstammdaten erfassen (z.B. Mitarbeiter und Lieferanten)
• Betriebsstammdaten importieren oder anlegen (z.B. Materialien, Löhne,
Leistungen)
• Formulare anpassen (vgl. „Formulareditor” ab Seite 94)
Grundlagen erfassen
(Voreinstellungen:Grundlagen)
Damit das Programm Ihnen im Tagesgeschäft die Arbeit wesentlich erleich-
tern kann, müssen Sie vorab die Einstellungen für Ihren Mandanten erfas-
sen, zu denen auch die Einstellungen in den Grundlagen gehören.
Über <Extras/Grundlagen> geben Sie Basisdaten Ihres Betriebs an und legen
Grundeinstellungen fest, die von vielen Programmteilen als Vorschlagswerte
herangezogen werden. Die Eingabe der Daten und die Festlegung von Ein-
stellungen findet in mehreren Registern statt. Im Folgenden werden die Re-
gister kurz vorgestellt. Zu jedem Register ist ein Indexeintrag angegeben,
über den Sie in der Programmhilfe weitere Informationen erhalten.
Übersicht über die Register in den Grundlagen

Folgende Register stehen Ihnen zur Erfassung der grundlegenden Einstellun-
gen Ihres Mandanten zur Verfügung:
• Betriebsdaten (Programmhilfe Indexeintrag „Betriebsdaten erfassen“)
Im Dialog „Betriebsdaten“ erfassen Sie die Adressdaten Ihres Unterneh-
mens, die Kommunikationsverbindungen und die Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer. Die hier erfassten Angaben zu Ihrem Betrieb
72
Grundlagen erfassen (Voreinstellungen:Grundlagen)
werden über Platzhalter in Dokumente eingefügt (z.B. „@Betriebsort“), so

dass Sie beispielsweise nach einem Umzug Adressänderungen nur in die-
sem Dialog durchführen müssen.
• Hausbanken (Programmhilfe Indexeintrag „Hausbanken festlegen“)
Im Dialog „Hausbanken“ hinterlegen Sie die Bankverbindungen Ihres Be-
triebes. Bankverbindungen werden u.a. in den Fußteil von Formularen
eingefügt (über Platzhalter) und beim Buchen von Zahlungseingängen
benötigt.
• Sonstige Einstellungen (Programmhilfe Indexeintrag „Gewerk/Kostenar-
ten/Arbeitsweise“)
Im Dialog „ Sonstige Einstellungen“ wählen Sie das Gewerk für Ihren
Mandanten, vergeben Bezeichnungen für die freien Kostenarten 3-5 und
hinterlegen Angaben zu Ihrer Arbeitsweise.
• Finanz- und Lohnbuchhaltung (Programmhilfe Indexeintrag „Übergabe
an Fibu/Lohn einrichten“)
In diesem Dialog legen Sie die Übergabeschnittstelle für Ihre Abrech-
nungsdaten fest, wenn Sie zusätzlich mit einem Lohn- oder Finanzbuch-
haltungsprogramm von Sage arbeiten. Voraussetzung für die Übergabe ist
eine vorhandene Installation des angegebenen Programms. Die Überga-
be-Schnittstelle für DATEV kann nur mit lizenzierter OP-Verwaltung (Zu-
satzmodul) genutzt werden.
Alle Übergabeschnittstellen konfigurieren Sie über Einstellungsdialoge,
die Sie über die Schaltfläche „Einstellungen“ aufrufen. Über die PC-
Kaufmann-Schnittstelle können Sie außerdem Kunden- und Lieferanten-
stammdaten zwischen dem HWP und dem PC-Kaufmann austauschen
und ggf. synchronisieren lassen.
Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über den Indexein-
trag „Einstellungsdialoge der Übergabeschnittstellen“.
Verwenden Sie eine aktuelle Finanzbuchhaltung von Sage (Classic Line,
PC-Kaufmann, Office Line oder GS-Buchhalter), können Sie die bidirekti-
onale Schnittstelle nutzen. Diese Schnittstelle wird in den Einstellungen
der Übergabeschnittstelle aktiviert und sorgt für einen Austausch von Da-
ten zwischen der Fibu und dem HWP, so dass Sie zum Beispiel Zahlungs-
eingänge nur noch in einem Programm (in der Finanzbuchhaltung) er-
fassen müssen (Programmhilfe Indexeintrag „Bidirektionale Schnittstel-
le“).
73
• Steuercodes (Programmhilfe Indexeintrag „Steuercodes anlegen“)

In diesem Dialog legen Sie Steuercodes mit den benötigten Steuersätzen
an. Wenn Sie mit einer Finanzbuchhaltung oder mit der Datev-
Schnittstelle (nur mit Zusatzmodul „OP-Verwaltung“) arbeiten, müssen
Sie hier die Steuercodes so anlegen, wie sie in der Finanzbuchhaltung
oder von Datev benutzt werden, damit eine korrekte Übergabe an die Er-
löskonten der Finanzbuchhaltung oder Datev möglich ist.
• Steuerklassen (Programmhilfe Indexeintrag „Steuercodes zuordnen“)
Zur korrekten Versteuerung der einzelnen Dokumentpositionen ist die
Zuordnung des richtigen Steuercodes für alle möglichen Steuerkenn-
zeichen der Kunden erforderlich. Diese Zuordnungen nehmen Sie in die-
sem Dialog vor.
• Erlöskonten (Programmhilfe Indexeintrag „Erlöscodes zuordnen“)
In diesem Dialog legen Sie Vorschlagswerte für die Erlöscodes fest, die
mit dem Rechnungsdruck an die Ihre Finanzbuchhaltung übergeben
werden sollen. Für jede Kostenart können Sie die Erlöscodes separat ver-
geben. Diese Erlöscodes werden als Vorbelegung für neue Projekte ver-
wendet. Bis zum ersten Rechnungsdruck sind die Erlöscodes in den Pro-
jekteinstellungen editierbar.
• Oberbegriff/Name (Programmhilfe Indexeintrag „Adressfelder/Oberbeg-
riff definieren“)
Für die ersten drei Anschriftsfelder im Register „Anschrift“ der Personen-
stammdaten (außer Mitarbeiterstamm) vergeben Sie Bezeichnungen, da-
mit in diesen Feldern unterschiedliche Namensbestandteile erfasst und
verwaltet werden können. Außerdem legen Sie in diesem Dialog fest, wie
der Oberbegriff für Kunden bzw. Lieferanten gebildet werden soll, z.B.
aus „Name“ und „Ort“: „Mayer/Regensburg“. Der Oberbegriff wird in
Suchdialogen als Sortierkategorie benutzt.
• Nummernkreise (Programmhilfe Indexeintrag „Nummernkreise festle-
gen“)
Hier können Sie die Nummernkreise für Dokumenttypen, Projekte und
für die Personenstammdaten festlegen.
Über die Schaltflächen „Weiter“ und „Zurück“ navigieren Sie zwischen den
Dialogen, über „Beenden“ verlassen Sie den Assistenten. Dabei werden Ihre
Angaben gespeichert.
74
Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation)
Kalkulationen festlegen
(Voreinstellungen:Kalkulation)
In den Kalkulationsvoreinstellungen legen Sie für die Arbeitsweise des Pro-
gramms grundlegende kalkulatorische Einstellungen fest, die von vielen
Programmteilen als Vorschlagswerte herangezogen werden.
Arten der Kostenkalkulation

Der Stundenverrechnungssatz, den Sie Ihren Kunden für Ihre Arbeiten in
Rechnung stellen, wird vom Programm parallel nach der Vollkostenrech-
nung und der Deckungsbeitragsrechnung berechnet:
• Vollkostenrechnung
Die Vollkostenrechnung ist die einfachere Rechnung von beiden, die in
jedem Fall alle Kosten und Ihren Gewinn deckt, wodurch aber der Stun-
denverrechnungssatz relativ hoch erscheinen kann.
• Deckungsbeitragsrechnung
Mit der Deckungsbeitragsrechnung können Sie Ihre Stundenver-
rechnungssätze niedriger ansetzen, weil Zuschläge auf Material und an-
dere Kostenarten den Stundenverrechnungssatz entlasten.
Über <Extras/Kalkulation> rufen Sie die Kalkulationsvoreinstellungen auf.
Die Eingabe der Daten und die Festlegung von Einstellungen findet in meh-
reren Registern statt. Einige Voreinstellungen können im HWP Professional
benutzerbezogen vorgenommen und gespeichert werden. Im Folgenden
werden die Register kurz vorgestellt. Zu jedem Dialog ist ein Indexeintrag
angegeben, über den Sie in der Programmhilfe weitere Informationen erhal-
ten.
Hinweise Im Voreinstellungs-Assistenten (im HWP-Administrator) werden Ihnen
neben Dialogen aus anderen Programmbereichen auch die Dialoge zur Er-
fassung der Kalkulationseinstellungen angeboten (siehe Seite 266). Erlösco-
des können Sie jedoch nur über die Kalkulationsvoreinstellungen anlegen
und bearbeiten, weil dieser Dialog im Voreinstellungs-Assistenten aus tech-
nischen Gründen schreibgeschützt ist.
Ziehen Sie ggf. vor der Erfassung von Kalkulationswerten und -einstellungen
Ihren Steuerberater zu Rate.
75
Übersicht über die Register in den Kalkulationseinstellungen

Folgende Register stehen Ihnen zur Erfassung der Kalkulationseinstellungen
zur Verfügung:
• Register „Kalkulationseinstellungen Projektarbeiten“/
Register „Kalkulationseinstellungen Kundendienst“ Kalkulationsvorein-
stellungen:Projektarbeiten/Kundendienst“)
In diesen beiden Registern der Kalkulationsvoreinstellungen legen Sie die
Kalkulationswerte fest, mit denen „Projekt-“ bzw. „Kundendienst-
dokumente“ kalkuliert werden.
Dabei stehen Ihnen Felder zur Erfassung der Werte für die beiden Be-
rechnungsarten „Vollkostenrechnung“ und „Deckungsbeitragsrechnung“
zur Verfügung, u.a.:
- die Höhe des Mittellohns mit den Zuschlägen (daraus errechnet sich
der Stundenverrechnungsatz)
Wenn Sie die Berechnung nach „Deckungsbeitragsrechnung“ durchfüh-
ren lassen wollen, müssen Sie noch zusätzliche Werte festlegen:
- die Höhe der Zuschläge auf Material und andere Kostenarten
- die Werte für die verschiedenen Deckungsbeiträge (ermittelt z.B. mit
dem Zusatzmodul „Deckungsbeitragsrechnung“)
• Kalkulationsansätze(Programmhilfe Indexeintrag „Kalkulationsansätze“)
Kalkulationsansätze dienen dazu, die Kalkulation der Kostenarten zu ver-
einfachen. In den Kalkulationsvoreinstellungen werden die Kalkulations-
ansätze kostenartenspezifisch erfasst und stehen danach in den Stamm-
daten der Kostenarten zur Verfügung. Beispielsweise rufen Sie bei der An-
lage eines Materials über <Stammdaten/Material/Register „Lieferant“/ Feld
„Faktor/ Ansatz“> mit dem Listenfeldpfeil die Auswahl aller für diese Kos-
tenart angelegten Kalkulationsansätze auf.
• Erlöscodes (Programmhilfe Indexeintrag „Erlöscodes“)
Erlöscodes werden bei der Übergabe von Abrechnungsdaten an Finanz-
buchhaltungsprogramme benutzt, um die einzelnen Positionen in den
Rechnungsdokumenten auf die richtigen Erlöskonten des Finanzbuch-
haltungsprogramms zu buchen. In diesem Dialog legen Sie die Erlöscodes
an, die in den Stammdaten der Kostenarten zugewiesen werden.
76
Kalkulationen festlegen (Voreinstellungen:Kalkulation)
• Vorgabewerte für das Zusatzmodul „Nachkalkulation“ (HWP Professio-

nal) (Programmhilfe Indexeintrag „Vorgabewerte zur Nachkalkulation)
In diesem Dialog erfassen Sie Vorgabewerte steuerlicher und kalkulatori-
scher Art, sowie Berufsbezeichnungen. Die hier gewählten Werte und
Begriffe können bei der Nachkalkulation eines Projekts überschrieben
werden.
• Vorgabewerte zur Kalkulation (Programmhilfe Indexeintrag „Kalkulatori-
sche Vorgabewerte“)
In diesem Dialog legen Sie fest, wie das Programm kalkulatorisch arbeiten
soll und welche Werte als Voreinstellungen bei der Anlage neuer Projekte
herangezogen werden. Im HWP Professional werden die Vorgabewerte
dieses Dialoges benutzerbezogen gespeichert.
Eine detaillierte Beschreibung aller Dialoge und Felder finden Sie in der Pro-
grammhilfe über den Indexeintrag: „Kalkulationsvoreinstellungen“.
Im Folgenden wird der Dialog „Vorgabewerte zur Kalkulation“ vorgestellt,
weil er eine zentrale Bedeutung für die Arbeit mit dem Programm hat.
Kalkulationseinstellungen: Benutzerbezogene
Vorgabewerte
In diesem Dialog legen Sie fest, wie das Programm kalkulatorisch arbeiten
soll und welche Werte als Voreinstellungen bei der Anlage neuer Projekte
herangezogen werden sollen. Dieser Dialog wird über <Extras/Kalkulation>
oder den Voreinstellungs-Assistenten im Administrator aufgerufen.
Die Kalkulationsvorgaben werden in drei Registern für die folgenden Berei-
che separat erfasst:
• Projektkalkulation
• Kundendienstkalkulation
• Benutzerbezogene Preise
Alle Einstellungen können Sie kundenspezifisch außer Kraft setzen, wenn

Sie unter <Stammdaten/Kunden/ Register „Kalkulation“> die Option „Kalku-
lation aus Kundenstamm“ aktivieren.
Hinweise Im HWP Basic gelten die Einstellungen, die in diesem Dialog festgelegt wer-
den, für alle Benutzer.
77
Im HWP Professional können Sie die Einstellungen für jeden Benutzer indi-
viduell einrichten. Bei der Anlage eines Projektes werden die Einstellungen
des aktuellen Benutzers berücksichtigt. Die Bearbeitung dieses Projekts
durch einen anderen Benutzer verändert die Projekteinstellungen nicht,
auch wenn dem Bearbeiter andere Einstellungen zugewiesen sind.
Möchten Sie Benutzer mit gleichen Einstellungen anlegen, können Sie im
Administrator über den Benutzer-Assistenten eine Kopie eines eingerichte-
ten Benutzers anlegen, indem Sie dessen Einstellungen exportieren und da-
nach für einen anderen Benutzer importieren (Indexeintrag in der Pro-
grammhilfe „Benutzereinstellungen ex- und importieren“).
Vergleichen Sie bitte hierzu auch die konzeptionelle Darstellung „Unterstüt-

zung bei der Rechnungserstellung“ auf Seite 33.
Alle Einstellungmöglichkeiten in diesem Dialog werden in der Programmhil-
fe beschrieben (Indexeintrag: „Kalkulatorische Vorgabewerte“).
78
Voreinstellungen erfassen (Übersicht)

Über <System/Voreinstellungen> nehmen Sie Voreinstellungen für die Ar-
beit mit Ihrem Handwerksprogramm vor, die Ihnen die tägliche Arbeit erlei-
chern können.
Die hier hinterlegten Einstellungen und Werte werden von vielen Pro-
grammteilen als Vorschlagswerte herangezogen, wodurch Sie im Tagesge-
schäft diese Einstellungen und Werte nicht erneut erfassen müssen. Teilwei-
se werden diese Einstellungen und Werte über mehrere Ebenen als Vor-
schlagswerte weitergegeben, die Sie im günstigsten Fall nur noch zu bestäti-
gen müssen. Kalkulationeinstellungen können zum Beispiel von den Vor-
einstellungen über die Kunden- und Projektdaten bis in die Dokumentdaten
weitergegeben werden.
Die meisten übernommenen Einstellungen und Werte können Sie auf allen
Ebenen nachträglich anpassen, wodurch dann allerdings das „Durchrei-
chen“ der Voreinstellungen auf die unteren Ebenen unterbrochen wird.
Stattdessen können dann die angepassten Einstellungen und Werte auf die
unteren Ebenen weitergereicht werden.
Über <System/Voreinstellungen> rufen Sie ein Untermenü auf, in dem Sie
den Bereich auswählen, in dem Sie Voreinstellungen vornehmen möchten:
• Voreinstellungen
• Grundlagen
• Kalkulation
• Benutzerbezogene Einstellungen
• Rechnerbezogene Einstellungen
79
Aufbau des Dialoges
Nach Auswahl eines Bereiches im Suchbaum auf der linken Seite des Dialo-
ges sehen Sie im rechten Bereich nur noch die Register, die diesem Bereich
zugeordnet sind. Wenn sie ein Register ausgewählt haben, wir dieses im
linken Bereich grau hinterlegt.
Register, in denen Voreinstellungen für ein Zusatzmodul vorgenommen
werden, sind in nicht sichtbar, wenn das Zusatzmodul nicht installiert ist.
Hinweis Sie können den Voreinstellungsdialog auch über <Extras/Grundlagen> und
<Extras/Kalkulation> aufrufen.
80
Mandantenbezogene Einstellungen
Zum leichteren Finden der Register, in denen Sie Eintragungen vorneh-
men wollen, sind diese Voreinstellungen noch einmal thematisch geglie-
dert in „Schriftverkehr“, „Sonstiges“ und „Zusatzmodule“.
• Grundlagen
Die grundlegenden Daten zu Ihrem Betrieb wie Anschrift, Hausbanken
etc. erfassen Sie unter „Grundlagen“.
• Kalkulation
Die kalkulatorischen Basiseinstellungen für Ihren Betrieb wie Stundensät-
ze und Zuschläge etc. erfassen Sie unter „Kalkulation“.
Benutzerbezogene Einstellungen
• Dokument
Rechnerbezogene Einstellungen
• Bilder in Positionstexten
Für das Einfügen von großen Bilddateien in Positionstexte können Sie
hier das Programmverhalten festlegen.
Register im Ordner „Voreinstellungen“

In folgenden Registern können Sie Ihre Voreinstellungen hinterlegen:
• Register „Projekt“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen Pro-
jekt“)
Bestimmen Sie hier, wie mit Projekten gearbeitet werden soll.
• Register „Globale Textabschnitte“ (Programmhilfe Indexeintrag „Vorein-
stellungen GlobaleTextabschnitte“)
Legen Sie hier fest, welche Textabschnitte in neuen, nicht abgeleiteten
Dokumenten angezeigt werden sollen.
• Register „Dokument“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen
Dokument“)
Wählen Sie die Standardschrift und legen Sie Dokumentoptionen fest.
Zum Beispiel können Sie bei Darstellungsproblemen durch RTF-Texte in
81
Ihren Dokumenten die Funktion „RTF-Text abschalten“ benutzen, um

die Darstellung Ihrer Dokumente zu verbessern.
• Register „Druckeinstellungen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstel-
lungen Drucker“)
Wählen Sie den Standarddrucker und legen Sie die Druckoptionen fest.
• Register „Aufmaße“ (HWP Professional) (Programmhilfe Indexeintrag
„Voreinstellungen:Aufmaße“)
In diesem Register legen Sie für das erweiterte Positionsaufmaß (HWP
Professional) die Bezeichnungen für die benötigen Maßeinheiten fest,
außerdem fürs Raumaufmaß die Bezeichnungen für die benötigen Auf-
maßebenen (z.B. Etage, Raum).
• Register „Merkmale“ (HWP Professional) (Programmhilfe Indexeintrag
„Voreinstellungen Merkmale“)
In diesem Register legen Sie Merkmale und Merkmalausprägungen an,
mit denen Sie Ihre Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner
(„Sonstige Adressen“) in den Stammdaten im Register „Merkmale“ klassi-
fizieren können. Damit hinterlegen Sie wichtige Informationen für Ihre
Geschäftsbeziehungen, die Sie z.B. bei der Serienbrieferstellung als Selek-
tionsmerkmale benutzen können.
Beispiel
Kunden-Merkmal „Zahlungsmoral“ mit den Merkmalausprägungen
„immer bar“ oder „nach 2. Mahnung“.
• Register „Mahnungen“/Register „OP-Verwaltung“ (Indexeinträge Pro-
grammhilfe „Voreinstellungen Mahnungen“/„Voreinstellungen OP-
Verwaltung“)
In HWP-Installationen ohne das Zusatzmodul „OP-Verwaltung“ legen Sie
die Mahnkonditionen und die Mahntexte im Register „Mahnungen“ fest.
Haben Sie eine installierte „OP-Verwaltung“ stehen Ihnen stattdessen die
detaillierteren Mahneinstellungen im Register „OP-Verwaltung“ zur Ver-
fügung.
• Register „Hinweismeldungen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstel-
lungen Hinweismeldungen“)
Legen Sie fest, welche Art von Informationen beim Öffnen von Projekten
über die Kunden angezeigt werden.
82
• Register „Rohstoffe“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen

Rohstoffe“)
Geben Sie die aktuellen Tagesnotierungen der Rohstoffe an, mit denen
Sie arbeiten. Legen Sie fest, ob die Register „Rohstoffe“ in anderen Pro-
grammbereichen (Materialstamm, Materialposition etc.) angezeigt wer-
den und ob Sie an Rohstoffaufschlägen verdienen wollen.
• Register „Lagerverwaltung“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellun-
gen Lagerverwaltung“)
Legen Sie das Hauptlager und Optionen zur Lagerbestandsaktualisierung
fest (z.B. Aktualisierung nach Rechnungsdruck).
Außerdem legen Sie die Bezeichnungen für zwei zusätzliche Lagerebenen
der erweiterten Lagerverwaltung fest (HWP Professional), über die Sie ei-
ne Lagerortdifferenzierung vornehmen können (z.B. Raum, Regal, Fach).
• Register „Arbeitszeiten“ (HWP Professional) (Programmhilfe Indexeintrag
„Voreinstellungen Arbeitszeiten“)
In diesem Register legen Sie die betrieblichen Arbeitstage, Arbeitszeiten
und -pausen fest, die Sie für die Ressourcenplanung (HWP Professional)
benötigen (<Tools/Ressourcenplanung>).
• Register „Terminarten“ (HWP Professional) (Programmhilfe Indexeintrag
„Voreinstellungen Terminarten“)
In diesem Register legen Sie die Terminarten an, die Sie in Ihrem Betrieb
für die Ressourcenplanung (HWP Professional) benötigen (<Tools/Res-
sourcenplanung>).
• Register „Feiertage“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen Fei-
ertage“)
In diesem Register legen Sie die für Ihren Betrieb geltenden Feiertage an,
die über die gesetzlichen Feiertage Ihres Bundeslandes hinaus gehen, bei-
spielsweise kommunale Feiertage oder Betriebsfeiertage.
• Register „Währung/ Euro“
In diesem Register finden Sie den Umrechnungskurs Ihrer ehemaligen Ei-
genwährung zum Euro.
83
• Register „Inkasso“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen Inkas-

so“)
In diesem Register können Sie den direkten Kontakt zum Inkasso-Büro
„Accreditas GmbH“ aufnehmen und alle für die Zusammenarbeit mit
„Accreditas“ notwendigen Voreinstellungen hinterlegen.
• Register „Provision“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellun-
gen:Provision“)
In diesem Register legen Sie die Voreinstellungen für das Zusatzmodul
„Auftragsgewinnung“ fest.
• Register „Auftragsgewinnung“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstel-
lungen:Auftragsgewinnung“)
In diesem Register legen Sie Voreinstellungen für die Arbeit mit dem Zu-
satzmodul „Auftragsgewinnung“ fest.
• Register „Organisation“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellun-
gen:Organisation“)
In diesem Register legen Sie Voreinstellungen für die Organisation der
Mitarbeiteraufgaben fest (Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“).
• Register „Bestellwesen” (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen
Bestellwesen“)
In diesem Register legen Sie die UGL-Einstellungen für den FTP-Transfer
über die UGL-Schnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich) fest und wählen
Vorschlagswerte und Voreinstellungen für das Zusatzmodul „Bestellwe-
sen“ aus.
Hinweis
Wenn Sie „UGL 1“ verwenden, brauchen Sie hier keine Voreinstellungen
zu hinterlegen, weil „UGL 1“ nicht die Möglichkeit eines „FTP-Transfers“
beinhaltet.
• Register „Outlook“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellun-
gen:Outlook“)
„Office & Outlook Integration“ fest.
84
• Register „Unternehmensplanung“ (Programmhilfe Indexeintrag „Vorein-

stellungen:Unternehmensplanung“)
In diesem Register können Sie für das Zusatzmodul „Unternehmenspla-
nung“ festlegen, dass die Budgetbuchungen automatisch durchgeführt
werden.
• Register „Vermietung und Verleih“ (Programmhilfe Indexeintrag „Vor-
einstellungen:Vermietung und Verleih“)
„Vermietung & Verleih“ fest.
• Register „Wartung/Service“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellun-
gen:Wartung/ Service“)
„Wartung/Service“ fest.
• Register „Zeitwirtschaft“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellungen
Zeitwirtschaft“)
„Zeitwirtschaft“ fest.
• Register „Cockpit“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellun-
gen:Cockpit“)
In diesem Register legen Sie fest, ob das Cockpit beim Programmstart an-
gezeigt werden soll.
• Register „HWP mobile Service“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstel-
lungen:HWP mobile Service“)
In diesem Register hinterlegen Sie die Voreinstellungs- bzw. Zugangsda-
ten für den „HWP mobile Service“, über den Sie mit den Servern von An-
bietern wie „Truck24“ oder „mO“ kommunizieren können.
• Register „Nachkalkulation“ (Programmhilfe Indexeintrag „Voreinstellun-
gen:Nachkalkulation“)
Über dieses Register legen Sie die nicht-kalkulatorischen Voreinstellun-
gen für das Zusatzmodul „Nachkalkulation“ fest.
Eine detaillierte Beschreibung aller Register finden Sie in der Programmhilfe
über den Indexeintrag: „Voreinstellungen“ oder über die angegebenen regis-
terspezifischen Indexeinträge. Im Folgenden werden die zwei Register kurz
vorgestellt, die eine zentrale Bedeutung für die Arbeit mit dem Programm
haben.
85
Register „Projekt”
In diesem Dialog können Sie Werte und Voreinstellungen für die Arbeit mit
Projekten festlegen, die bei der Anlage von Projekten übernommen werden.
In den Projekteinstellungen können Sie diese Angaben projektindividuell
verändern. Dieser Dialog wird über <System/Voreinstellungen/Vor-
einstellungen/ Register „Projekt“> oder den Voreinstellungs-Assistenten im
Administrator aufgerufen.
Der Dialog ist in mehrere Bereiche untergliedert:

• Bereich „Einstellungen“
Über die Angaben in diesem Bereich legen Sie die Arbeitsweise Ihres Pro-
gramms fest, u.a. durch die folgenden Einstellungen:
- Standard Lohnvorgabe
Geben Sie den Wert für die Lohnvorgabe in Euro pro Minute an.
- Textverarbeitung
Legen Sie die Standardtextverarbeitung fest (Word oder WordPad).
- Positionstabellen werden am Server gepflegt
Die Option „Positionstabellen werden am Server gepflegt“ sollte stan-
dardmäßig markiert bleiben, weil dies die schnellste Art der Daten-
verwaltung ist. Allerdings stehen dadurch für Auswertungen die aktu-
86
ellsten Daten erst nach einem Positionsabgleich im Administrator zur

Verfügung (vgl. S. 300).
Anwender, die immer sofort Auswertungen generieren wollen (ohne
vorherigen Positionsabgleich), müssen die Option „Positionstabellen
werden am Server gepflegt“ deaktivieren. Auf das Zusatzmodul
„Nachkalkulation“ hat diese Option keinen Einfluss mehr (ab HWP
2011).
- Teilrechnungen vom Nettobetrag abziehen
Hier können Sie zwischen zwei Darstellungsarten der Summenzeile
wählen (gemäß § 14 Abs. 3 UStG). Die vorgeschlagene Standard-
Einstellung ist „Teilrechnungen vom Nettobetrag abziehen“. Die hier
getroffene Voreinstellung wirkt sich nur auf neu zu erstellende Projek-
te aus.
Hinweise
Die Summenzeilen können Sie im Formulareditor für Ihre Formulare
bearbeiten. Dabei können Sie zwischen zwei Ausführungen wählen:
• „Abzügl. Teilrechnungsbetr. (Netto)“ (ohne Steuer)
Zur Erzeugung von Schlussrechnungen nach VOB muss bei
aktivierter Projekteinstellung „Teilrechnungen vom Netto
abziehen“ der Formulartext für die Summenzeile TR-Abzug
(netto) verwendet werden. Diese Einstellung ist ebenfalls er-
forderlich, wenn Sie nach § 13b UStG Rechnungen erstellen.
Diese Einstellung wirkt auf bestehende Projekte!
• „Abzügl. Teilrechnungsbetr. (Brutto)“
Achtung
Werden in der Schlussrechnung Anzahlungen entgegen der be-
stehenden gesetzlichen Verpflichtung nicht oder nur mit dem
Bruttobetrag angesetzt, muss der Unternehmer den gesamten in
der Schlussrechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag an das
Finanzamt abführen.
Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer, die auf die Anzahlungen
entfällt, doppelt geschuldet wird. Die Schuld besteht nicht auf-
grund der erbrachten Leistung, sondern als Folge des offenen
Ausweises in den Rechnungen (§ 14 Abs. 2 UStG; Rechnungen/
Gutschriften). Die Festsetzung erfolgt für den Zeitraum der Er-
stellung der Schlussrechnung. Erst bei Erteilen einer be-
87
richtigten Rechnung an die Leistungsempfänger, die die Anzah-

lungen wie verlangt ausweist, kann die zusätzliche Umsatzsteu-
erschuld entsprechend berichtigt werden.
• Bereich „Nummerierung“
Im Bereich „Nummerierung“ können Sie die Art der Nummerierung von
Titel- und Einzelpositionen für Dokumente festlegen (Mindeststellen-
zahl/Schrittweite).
• Bereich „Abschlagsrechnung“
Im Feld „Text“ legen Sie den Wortlaut des Textes fest, der bei Abschlags-
rechnungen standardmäßig verwendet werden soll. Im Feld „Wert…%
vom Auftragsvolumen“ legen Sie einen prozentualen Vorschlagswert für
die Höhe Ihrer Abschlagsrechnungen fest. Dazu können Sie alle Werte
von 0,00 bis +100,00 benutzen, mit maximal 2 Nachkommastellen.
Geben Sie z.B. den Wert „20“ ein, beträgt die in Abschlagsrechnungen
vorgeschlagene Höhe immer 20 Prozent vom Auftragswert des jeweiligen
Projekts.
• Bereich „Sicherheit“
Legen Sie in diesem Bereich fest, wie Sicherheiten berechnet werden
(prozentual/absolut) und bestimmen Sie für Teil- und Schluss-
rechnungen, ob die Sicherheiten vom Bruttobetrag berechnet werden sol-
len.
• Bezeichnung der Suchfelder
Geben Sie Feldbezeichnungen für die vier Projektfelder an, die Sie in Pro-
jekten im Register „Angaben“ mit Werten füllen, z.B. zur Größe oder zur
Priorität eines Projektes. Über die erweiterte Suche nach Projekten im Di-
alog „Einstellungen Suche“ fügen Sie diese Felder (Suchfeld1-4) als Sor-
tierkriterium hinzu und können dadurch nach selbstdefinierten Feldin-
halten suchen.
In Dokumenten können Sie die Inhalte dieser Felder über die Platzhalter
„Suchfeld1“ bis „Suchfeld4“ im Vor- und im Endtext (siehe Textblöcke)
und im Freien Text einfügen.
• Bereich „Nach § 35a abzugsfähige Kostenarten“
Nach § 35a EStG sind Bestandteile von Handwerkerrechnungen für den
Kunden z.T. steuerlich abzugsfähig. Markieren Sie die Kostenarten, die
gemäß §35a EStG abzugsfähig sind – standardmäßig wird hier der Lohn
88
vorgeschlagen. Im Projekt und in den Dokumentdaten können Sie die

Auswahl projekt- bzw. dokumentenspezifisch ändern. Die abzugsfähigen
Kostenarten können über die Platzhalter „@Gesamtkostennetto“,
„@Gesamtkostenbrutto“ und „@GesamtkostenMwStbetrag“ ausgewiesen
werden.
Alle Einstellungsmöglichkeiten werden in der Programmhilfe detailliert be-

schrieben (Indexeintrag:„Voreinstellungen Projekt“).
Register „Dokument”
Über <System/Voreinstellungen/Voreinstellungen/Register „Dokument“>
legen Sie die Voreinstellungen für Dokumente und den Dokumentendruck
fest.
Den Dialog können Sie auch über den Voreinstellungs-Assistenten im Ad-
ministrator aufrufen.
89
Der Dialog ist in die folgenden Bereiche gegliedert:

• Dokumentoptionen
Hier finden Sie Optionen, mit denen Sie die Arbeit mit Ihren Dokumen-
ten individuell gestalten können.
• Angebote
Hier können Sie festlegen, dass Angebote immer eine Titelzusammenstel-
lung erhalten und die (preisliche) Verbindlichkeit von Angeboten festle-
gen.
• Aufmaße
Dokumente, die auf Aufmaßen basieren, können in ihren Positionen an-
zeigen, auf welcher Seite diese Position im Ursprungsdokument (gedruck-
tes Aufmaß) stand.
• Standardschrift
Hier legen Sie die Schrift fest, die bei der Erstellung von Dokumenten be-
nutzt werden soll.
• Bezeichnungen für Original & Kopien
Vergeben Sie hier zur Unterscheidung von mehreren gedruckten Exemp-
laren eines Dokuments Bezeichnungen, die im Ausdruck über der Doku-
mentennummer erscheinen (z.B. „Original“, „Kopie 1“ etc.).
Die Feldbeschreibungen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexein-
trag „Voreinstellungen Dokument“.
90
Allgemeine Stammdaten anlegen

Allgemeine Stammdaten sind Daten (z.B. Einheiten), die beim Erfassen von
Stammdaten (z.B. Artikel und Kunden) bereits vorhanden sein müssen, weil
sie diesen zugewiesen werden. Deshalb sollten sie bereits vor der Erfassung
der übrigen Stammdatensätze angelegt werden, um den Erfassungsaufwand
zu verringern. Sie erfassen die allgemeinen Stammdaten über <Stammdaten/
Allgemeine Stammdaten>.
Im linken Bereich des Dialoges steht Ihnen die Baumansicht zur Verfügung,
die Ihnen eine gute Übersicht bietet und über die Sie bequem zu dem ge-
wünschten Register navigieren können. Einige der hier abgebildeten Register
stehen nur im HWP Professional bzw. nur im HWP Professional mit den
entsprechenden Zusatzmodulen zur Verfügung.
Die allgemeinen Stammdaten werden in den folgenden Registern erfasst:

• Register „Einheiten“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine Stamm-
daten:Einheiten“)
• Register „Rabattgruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine
Stammdaten:Rabattgruppen“)
• Register „Warengruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine
Stammdaten:Warengruppen“)
91
• Register „Leistungsgruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine

Stammdaten:Leistungsgruppen“)
• Register „Funktionen/Ansprechpartner“ (Programmhilfe Indexeintrag
„Allgemeine Stammdaten: Funktionen/ Ansprechpartner“)
Legen Sie hier die Funktionsbezeichnungen für Ihre Ansprechpartner fest
(Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“ erforderlich), damit Sie im Kunden-
stamm im Register „Ansprechpartner“ Ihren Ansprechpartnern eine
Funktion zuweisen können.
• Register „Postleitzahlen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine
Stammdaten:Postleitzahlen“)
• Register „Banken“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine Stammda-
ten:Banken“)
In diesem Register erfassen Sie die benötigten Banken einschließlich der
Bankleitzahlen. Diese Daten liegen auf Ihrer Installations-DVD für Sie be-
reit und können über eine Schnittstelle importiert bequem importiert
werden.
• Register „Länder“ (Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine Stammda-
ten:Länder“)
In diesem Register tragen Sie die Länder und Länderkürzel ein, die Sie für
Ihren Geschäftsverkehr benötigen.
• Register „Kundengruppen“/Register „Lieferantengruppen“/Register „Mit-
arbeitergruppen“/Register „Adressgruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag
„Allgemeine Stammdaten:Gruppen für Personenstammdaten“)
In diesen Registern legen Sie Gruppen für Ihre Personenstammdaten an,
mit denen Sie diese Stammdaten und den Suchbaum (HWP Professional)
besser strukturieren können.
• Register „Lohngruppen“/Register „Gruppen für ...“ (freie Kostenarten)
(Programmhilfe Indexeintrag „Allgemeine Stammdaten:Gruppen für
Lohn und freie Kostenarten“)
In diesen Registern legen Sie für Ihre Lohnsätze und für die Datensätze
der freien Kostenarten Gruppen an, mit denen Sie diese Stammdaten und
den Suchbaum (HWP Professional) besser strukturieren können.
92
Die folgenden Register stehen nur zur Verfügung, wenn ein entsprechendes
Zusatzmodul lizenziert ist:
• Register „Lohnartengruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Lohnarten-
gruppen“)
Legen Sie für das Zusatzmodul „Nachkalkulation“ bzw. „Unternehmens-
planung“ zuerst die Lohnartengruppen fest, damit Sie den Lohnarten in
ihrem Register eine Lohnartengruppe zuweisen können.
• Register „Lohnarten“ (Programmhilfe Indexeintrag „Lohnarten“)
Legen Sie für das Zusatzmodul „Nachkalkulation“ bzw. „Unternehmens-
planung“ die Lohnarten fest, mit denen Sie arbeiten möchten.
• Register „Wartungsgruppen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Wartungs-
gruppen“)
Falls Sie für Ihre Arbeit mit dem Zusatzmodul „Wartung & Service“ War-
tungsgruppen benötigen (im normalen Arbeitsablauf nicht erforderlich),
können Sie hier die Wartungsgruppen anlegen und den verantwortlichen
Monteur festlegen.
• Register „Gebiete“ (Programmhilfe Indexeintrag „Gebiete“)
In diesem Register legen Sie für das Zusatzmodul „Wartung & Service“
(Teil-) Gebiete fest, um das Tätigkeitsgebiet Ihres Betriebes zu strukturie-
ren.
• Register „Chancen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Auftragschancen“)
In diesem Register legen Sie für das Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“
Guppen an, damit Sie Ihre Auftragschancen besser strukturieren können.
• Register „Nächste Schritte“ (Programmhilfe Indexeintrag „Auftragschan-
cen“)
In diesem Register legen Sie für das Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“
Arbeitsschritte an, damit Sie Ihre Auftragschancen besser strukturieren
können.
Für die Anlage und das Löschen von Datensätzen stehen Ihnen die Daten-
satzschaltflächen zur Verfügung (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Arbeiten
mit Stammdatensätzen“). Zur Bearbeitung von Feldinhalten klicken Sie di-
rekt in die Felder und überschreiben oder ergänzen die Feldinhalte. Bei je-
dem oben aufgelisteten Register ist ein Indexeintrag angegeben, über den Sie
in der Programmhilfe weitere Informationen erhalten.
93
Formulare anpassen (Formulareditor)

Formulare sind gestaltete Vorlagen zur Ansicht und zum Druck von Doku-
menten (z.B. Rechnungen). Mit dem Formulareditor können Sie mitgeliefer-
te Formulare individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpas-
sen. Sie können Formulare für die Korrespondenz mit Kunden und Lieferan-
ten verändern (z.B. Rechnungen) und Formulare, die für die interne Abwick-
lung von Geschäftsvorfällen verwendet werden (z.B. Aufmaßblätter oder
Arbeitsaufträge).
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Bearbeitung und Gestaltung von
Formularen zur Verfügung:
• Sie können Felder neu einfügen oder vorhandene Felder neu arrangieren.
• Sie können feste Elemente einsetzen:
- Texte (z.B. Ihre Betriebszeiten)
Hinweis
Über die Windows-Zwischenablage können Sie unformatierten Text in
Ihre Formulare (in Textfelder) einfügen. Eine Übernahme von forma-
tiertem Text oder Textdateien (beispielsweise Word-Dokumente) ist
nicht möglich.
- Bilder (z.B. ein Firmenlogo)
- grafische Elemente, um Teile eines Formulars optisch zu betonen
• Sie können Platzhalter für aktuelle Werte einfügen.
• Sie können dem Formular einen Standarddrucker zuweisen (z.B. Liefer-
scheinformularen den Lagerdrucker, damit beim Lieferscheindruck im-
mer der Drucker im Lager benutzt wird).
Hinweis Abhängig von der Leistungsfähigkeit Ihrer Hardware (Grafikkarte, Arbeits-
speicher u.s.w) und der Menge und Größe der eingefügten Bilder kann es
passieren, dass Bilder nicht angezeigt und/oder nicht gedruckt werden.
Formulartypen
Für jeden Dokumenttyp (z.B. Angebot oder Rechnung) kann es verschiedene
Formulartypen geben:
• Originalformulare (mitgeliefert)
• Formularvarianten (mitgeliefert/selbst erstellt)
• Mandantenspezifische Formulare (selbst erstellt)
94
Originalformulare
Im Lieferumfang sind Formulare für alle Dokumente Ihres Programms ent-
halten. Die Formulare werden als Dateien mit der Endung „.FRM“ (z.B. An-
gebot1.frm) im Verzeichnis <...\Daten\Formular> des Installationspfades
gespeichert.
Formularvarianten
Für Dokumenttypen, die bei der täglichen Arbeit besonders häufig benutzt
werden (z.B. Rechnungen), werden mehrere Originalformulare als Formular-
varianten mitgeliefert, die unterschiedlich gestaltet sind oder verschiedenen
Zwecken dienen (z.B. Auftrag/Auftragsbestätigung).
Formularvarianten für einem Dokumententyp können direkt bei der Doku-
mentenerstellung im Dokumentenfenster ausgewählt werden (Feld „Varian-
te“). Gründe zur Auswahl einer Variante können z.B. sein:
• Sie möchten für ein Dokument eine andere Gestaltung wählen, z.B. mit
oder ohne Firmenlogo.
• Sie möchten das Dokument anders einsetzen, z.B. können Sie über eine
Formularvariante aus einem „Auftrag“ schnell eine „Auftragsbestätigung“
erzeugen.
• Sie möchten „extern“ Dokumente erzeugen (vgl. Programmhilfe Index-
eintrag „Dezentrale ABF“) und benötigen deshalb Varianten mit Platzhal-
tern für die externen Projekt- und Dokumentnummern.
Formularvarianten können Sie mit dem Formulareditor zu allen Dokument-
typen selbst erstellen. Bei der Speicherung von selbst erstellten Formularen
und Formularvarianten sollten Sie darauf achten, dass Sie im Verzeichnis
„Formular“ keine namensgleichen Originalformulare überschreiben. Selbst-
erstellte Formularvarianten sind meistens auch mandantenspezifische For-
mulare (s.u.) und sollten deshalb im entsprechenden Mandantenverzeichnis
(Ordner „Formular“) gespeichert werden. Wie Sie ein bestehendes Formular
an Ihre betrieblichen Bedürfnisse anpassen, erfahren Sie ab Seite 98.
Mandantenspezifische Formulare
Mandantenspezifische Formulare anzulegen, ist ein Arbeitsschritt zur Anpas-
sung des Mandanten an Ihren Betrieb.
95
Mandantenspezifische Formulare haben eine höhere Priorität als Original-

formulare und deren Varianten. Deshalb sucht das Programm bei der Anlage
eines Dokumentes zunächst im Mandantenverzeichnis nach einem man-
dantenspezifischen Formular für den Dokumententyp (z.B. (<...\Da-
ten\1\Formular>), bevor Originalformulare herangezogen werden.
Wenn Sie mit mandantenspezifischen Formularen arbeiten möchten, kopie-
ren Sie das allgemeine Formularverzeichnis (<...\Daten\Formular>) und das
Bilderverzeichnis (<...\Daten\Bilder>) in das Mandantenverzeichnis (z.B.
<...\Daten\1\Formular>) und bearbeiten die Kopien dort. Weil das Pro-
gramm ein Formular nur unter dem Orginalnamen finden kann, müssen
auch angepasste Formulare in einem mandantenspezifischen Verzeichnis
den Originalnamen beibehalten.
Formularverzeichnis feststellen
Falls Ihnen unbekannt ist, auf welches Formularverzeichnis das Programm
zugreift, können Sie sich über das Menü <System/Systeminformation/Regis-
ter „Allgemein“> den aktuellen Datenpfad zu Ihren Formularen anzeigen
lassen („akt.Formularpfad“).
Beginn der Arbeit

Formulareditor aufrufen
Über <Tools/Formulareditor> rufen Sie den Formulareditor auf. Erst wenn
Sie eine Formularvorlage laden, wird ein Dokumentenfenster mit dem For-
mular zur Bearbeitung geöffnet und die Menüs werden aktiviert.
Formularvorlage laden
Aus dem Formularverzeichnis des aktiven Mandanten können Sie die For-
mularvorlage auswählen, die Sie überarbeiten wollen oder auf deren Grund-
lage eine neue Formularvariante entstehen soll.
Über <Datei/Öffnen> rufen Sie ein Formular als Vorlage auf, z.B. das Liefer-
scheinformular „Liefrsc1.frm“.
96
Im Formulareditor sehen Sie das ausgewählte Formular mit allen Feldern

schon während der Bearbeitung in der Form, wie es später gedruckt wird.
Ein „Feld“ ist im Formular ein eigenständiges Element, das selbst bearbeitet
werden kann (z.B. ein Textfeld oder ein grafisches Objekt). Über das Menü
„Ansicht“ oder mit Hilfe der Tabulator-Taste T (bzw. der Tastenkombina-
tion HT) können Sie die einzelnen Felder eines Formulars gezielt „an-
springen“.
Nur Felder oder Objekte mit dem Status „Feld nur am Bildschirm sichtbar“
(über <Optionen>) können nicht gedruckt werden. Im Formulareditor gibt
es keine Druckfunktion – benutzen Sie für einen Testdruck am besten Ihren
Demomandanten.
Folgende Bedienungselemente stehen im Formulareditor zur Verfügung:
• Titelleiste (oben)
• Menüleiste (oben)
• Symbolleiste (oben)
• Werkzeugpalette (links)
• Koordinatenleiste (unten)
Details zu den Bedienungselementen finden Sie in der Programmhilfe über

den Indexeintrag „Bedienungselemente im Formulareditor“.
97
Formulare erstellen und bearbeiten

Grundlegende Vorgehensweise
Auf der Grundlage der Originalformulare können Sie beliebige Formularva-
rianten erstellen, die Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen
entsprechen. Speichern Sie Ihre Formularvarianten immer getrennt von den
Originalformularen in mandantenspezifischen Formularverzeichnissen über
die Funktion <Datei/Sichern als..>.
Hinweise Das Anlegen und Arbeiten mit mandantenspezifischen Formularverzeichnis-
sen hat den großen Vorteil, dass beim Einspielen eines Service Packs bzw.
Updates bearbeitete oder selbsterstellte Formulare und Reporte nicht über-
schrieben werden. Das Programm findet Originalformulare nur unter den
originalen Bezeichnungen, deshalb sollten Sie die Bezeichnungen der Origi-
nalformulare unverändert lassen.
Möglichkeiten der Formulargestaltung

Bei der Erstellung und Bearbeitung eines Formulars haben Sie folgende Mög-
lichkeiten:
• Sie gestalten das gesamte Formular einschließlich Briefkopf und Fußtext,
weil Sie beim Druck Ihrer Dokumente unbedrucktes Papier benutzen.
• Sie gestalten nur einen Teil des Formulars, weil Sie beim Druck Ihrer Do-
kumente Geschäftspapier mit bereits aufgedrucktem Briefkopf/Fußtext
benutzen. In diesem Fall dürfen die Angaben auf Ihrem Geschäftspapier
nicht überdruckt werden, was Sie im Formular auf unterschiedlichen
Wegen erreichen können:
- Sie löschen im Formular die Felder, deren Angaben nicht benötigt
werden (nicht empfohlen).
- Sie weisen im Formular diesen Feldern die Eigenschaft „Nur am Bild-
schirm sichtbar“ zu (über <Optionen>), so dass die Felder zur Bearbei-
tung am Bildschirm sichtbar bleiben, die Inhalte der Felder aber nicht
gedruckt werden. Wir empfehlen diese Vorgehensweise, weil dadurch
die Feldinformationen bei der Bearbeitung des Formulars im Formu-
lareditor und beim Einsatz des Formulars im Dokumentenfenster bei
der Dokumentenbearbeitung erhalten bleibt.
Wir empfehlen Ihnen, zusätzliche Formulare nicht komplett neu zu entwer-
fen, sondern ein vorhandenes Formular als Grundlage zu verwenden. Dazu
müssen Sie zuerst ein Formular als Vorlage auswählen und öffnen (über
98
<Datei/Öffnen>, bevor Sie mit den Änderungen beginnen können. Verglei-

chen Sie hierzu auch die Erläuterungen im Abschnitt „Beginn der Arbeit“ ab
Seite 96.
Hinweis Bitte beachten Sie, dass Sie vor Veränderungen an Formularen Sicherheits-
kopien erstellen sollten.
Formulare speichern
Beim Speichern von Formularen gibt es mehrere Möglichkeiten:
• Speichern Sie Ihr Formular unter dem Originalnamen, wird das Original-
formular überschrieben und durch Ihr neues Formular ersetzt.
• Speichern das Formular unter einem eigenen Namen (z.B. Vorgang mit
Ergänzung:„ANGEBOT4“), können Sie es bei der Dokumentenbearbei-
tung über <Ansicht/ Formular wechseln> auswählen (Hauptmodul).
• Ein aussagekräftiger Formulartitel (siehe Programmhilfe Indexeintrag
„Seitenlayout“) für das aktuelle Formular erleichtert bei der Dokumen-
tenbearbeitung im Dokumentenfenster die Auswahl eines Formulars. Im
Feld „Variante“ werden Ihnen die Formulartitel der Formularvarianten
für das entsprechnde Dokument angezeigt. Insbesondere, wenn Sie ei-
nem Formular einen Drucker zugewiesen haben, sollte Sie dies im Formu-
lartitel deutlich machen (z.B. „Lieferscheindruck im Lager“).
Details zu den Arbeitsbereichen und den Bearbeitungsfunktionen finden Sie
in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Arbeitsbereiche im Formular-
editor (Übersicht)“.
99
Stammdaten
erfassen
Zur Auftragsbearbeitung benötigen Sie die verschiedensten Stammdaten, auf

die Sie immer wieder zugreifen werden. Einen Grundbestand an Personen-
stammdaten (z.B. Mitarbeiter/Lieferanten) und Betriebsstammdaten (Mate-
rial, Lohn etc.) müssen Sie deshalb vorab erfassen bzw. importieren, damit
sie bei der täglichen Bearbeitung von Vorgängen zur Verfügung stehen.
Durch den Zugriff auf umfangreiche Stammdaten können Sie sehr schnell
Dokumente (z.B. Angeboten oder Rechnungen) erzeugen.
» Inhalt dieses Kapitels

• Stammdaten-Übersicht
• Personenstammdaten
• Betriebsstammdaten
• Stammdaten über Datenschnittstellen einlesen
Stammdaten erfassen
Stammdaten-Übersicht
Stammdaten sind die Daten, die Sie tagtäglich arbeiten. Das sind Personen-
stammdaten wie zum Beispiel „Kunden“ und „Mitarbeiter“, Betriebsstamm-
daten wie „Materialien“ und „Löhne“ oder aber allgemeine Stammdaten
(z.B. „Postleitzahlen“).
Über <Stammdaten> rufen Sie das Menü der Stammdaten auf, über das Sie
die Datensätze der verschiedenen Stammdatenarten aufrufen und verwalten
können.
Folgende Stammdatenarten stehen Ihnen in diesem Menü zur Verfügung:
• Material
Im Materialstamm verwalten Sie die Kostenart „Material“. Hier erfassen
und bearbeiten Sie alle Artikel und Materialien, die Sie verkaufen oder zur
Auftragsabwicklung benötigen.
• Leistungen
Im Leistungsstamm verwalten Sie alle Leistungen, die Sie Ihren Kunden
anbieten. Eine Leistung besteht aus einer Kombination der Kostenarten
„Material“ und „Lohn“ plus ggf. weiteren Kostenarten.
• Kostenarten
Im Kostenartenstamm verwalten Sie vier weitere Kostenarten:
- Lohn
- Kostenart 3-5 (z.B. Fremdleistungen, Geräte, Sonstiges)
Die Bezeichnungen dieser drei Kostenarten können Sie selbst in den
Grundlagen festlegen.
• Lager
Im Lagerstamm verwalten Sie Ihre Materiallager.
• Projekte
Im Projektstamm verwalten Sie Ihre Kundenprojekte mit projektbezoge-
nen Daten Ihrer Kunden.
• Kunden
Im Kundenstamm verwalten Sie die Informationen über Ihre Kunden.
102
Stammdaten-Übersicht
• Lieferanten
Im Lieferantenstamm verwalten Sie die Informationen über Ihre Liefe-
ranten.
• Mitarbeiter
Im Mitarbeiterstamm hinterlegen Sie die betriebsnotwendigen Daten Ih-
rer Mitarbeiter.
Unter „Sonstiges Adressen“ verwalten Sie Personenstammdaten von Per-
sonen oder Firmen, die nicht in eine der anderen Kategorien passen, z.B.
von Interessenten, Ihrem Rechtsanwalt, Steuerberater etc..
• Textblöcke
Hier verwalten Sie Textblöcke für Dokumente und Materialtexte, die Sie
für Ihre Dokumente immer wieder benötigen.
• Allgemeine Stammdaten
Hier legen Sie die allgemeine Stammdaten an, deren Werte zur Erfassung
der übrigen Stammdaten benötigt werden.
Details zur Bearbeitung von Datensätzen in Stammdatendialogen finden Sie
über den Indexeintrag „Arbeiten mit Stammdatensätzen“.
Hinweis Im Lieferumfang Ihres Programms ist mindestens ein Demomandant mit
Stammdaten enthalten, mit denen Sie testweise arbeiten können, um Ihr
Programm besser kennenzulernen. Wechseln Sie dazu über <System/Man-
dant wechseln> in den Demomandanten.
Erfassungsempfehlung zur ersten Stammdaten-

erfassung
Beim ersten Erfassen Ihrer Stammdaten gehen Sie besonders effizient in fol-
gender Reihenfolge vor, damit alle zur Erfassung benötigten Daten rechtzei-
tig zur Verfügung stehen:
• Allgemeine Stammdaten (Einheiten, Postleitzahlen, Gruppen etc.) müs-
sen als erste Stammdaten erfasst werden, weil die Werte der allgemeine
Stammdaten zur Erfassung der übrigen Stammdaten benötigt werden.
Beispielsweise wird jedem Material eine „Einheit“ aus den allgemeinen
Stammdaten zugeordnet, damit Mengenberechnungen möglich werden
(z.B. Stck).
103
Stammdaten erfassen
Eine Übersicht zur Erfassung der allgemeinen Stammdaten finden Sie im

vorangegangenen Kapitel „Das Programm an Ihren Betrieb anpassen“
(vgl. S. 91). Eine detaillierte Beschreibung aller Register und Felder finden
Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag: „Allgemeine Stammda-
ten“.
• Personenstammdaten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Adressen) wer-
den danach erfasst.
• Betriebsstammdaten erfassen Sie im Anschluss an die Personalstammda-
ten in folgender Reihenfolge:
- Material
Materialdaten können Sie von Ihren Lieferanten über eine Import-
Schnittstelle (z.B. Datanorm) übernehmen oder manuell im Material-
stamm erfassen.
- Lohn und andere Kostenarten
Die betrieblichen Lohnsätze und andere Kostenarten erfassen Sie un-
ter <Stammdaten/ Kostenarten>.
- Leistungen bestehen in der Regel aus Material und Lohn und werden
deshalb erst nach den Kostenarten angelegt. Zur differenzierten Erfas-
sung Ihrer betrieblichen Leistungen legen Sie Stücklisten mit Elemen-
ten der Kostenarten „Material“ und „Lohn“ plus ggf. weiteren Kosten-
arten an.
- Lager benötigen Sie zum Beispiel, um angelegtem Material in der La-
gerverwaltung einen Anfangsbestand zu geben oder Zugänge zu bu-
chen.
Hinweis Das Programm verfügt über Schnittstellen für die Übernahme von Stamm-
daten. So können Sie u.a. über das Menü „Tools“ auf standardisierte und
gewerksspezifische Schnittstellen zugreifen (z.B. Datanorm, Eldanorm,
Zvehnorm). Wenn Sie sofort mit der Datenübernahme über eine Daten-
schnittstelle beginnen möchten, lesen Sie bitte auf Seite 118ff. weiter.
Wenn Ihnen die oben aufgeführten Stammdaten zur Verfügung stehen,
können Sie Projekte anlegen (siehe Seite 130ff.), Vorgänge der Auftragsbear-
beitung bearbeiten und die dazugehörenden Dokumente erzeugen.
104
Personenstammdaten
Personenstammdaten
Personenstammdaten sind Stammdaten, in denen Sie Informationen über
Personen und Firmen verwalten. Folgende Personenstammdaten können Sie
mit Ihrem Programm verwalten:
• Kunden
Unter <Stammdaten/Kunden> erfassen Sie Ihre Kunden. Details finden
Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Kundenstamm (Über-
sicht)“. Interessenten können Sie im Adressenstamm erfassen. Wenn aus
den Interessenten Kunden werden, können Sie diese Datensätze in den
Kundenstamm bequem kopieren oder verschieben.
• Lieferanten
Unter <Stammdaten/Lieferanten> erfassen Sie Ihre Lieferanten. Details
finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Lieferanten-
stamm (Übersicht)“. Falls ein Lieferant auch Kunde bei Ihnen ist (debito-
rischer Kreditor), können Sie den Datensatz in den Kundenstamm kopie-
ren.
• Mitarbeiter
Unter <Stammdaten/Mitarbeiter> erfassen Sie Ihre Mitarbeiter. Details
finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Mitarbeiter-
stamm (Übersicht)“.
Unter <Stammdaten/Sonstige Adressen> erfassen Sie alle Adressen, die
nicht in die anderen Personenstammdaten passen, z.B. Interessenten,
Hausmeister, Betriebsarzt. Details finden Sie in der Programmhilfe über
den Indexeintrag „Stammdaten der sonstigen Adressen (Übersicht)“.
Der Aufbau der Personenstamm-Dialoge ist gleich (siehe Programmhilfe
Indexeintrag „Aufbau der Personenstamm-Dialoge“). Zur Einarbeitung emp-
fehlen wir Daten im Demomandanten probeweise zu erfassen. Über <Sys-
tem/Mandant wechseln> rufen Sie den Demomandanten auf.
Adresslisten drucken
Spezifische Adresslisten für die einzelnen Personenstammdatenarten kön-
nen Sie über die Drucker-Schaltfläche in der Fußzeile erstellen. In einem
Auswahldialog legen Sie dabei die Listenart (Report) fest und bestimmen die
zu berücksichtigenden Datensätze.
105
Stammdaten erfassen
Betriebsstammdaten
Übersicht Betriebsstammdaten
Betriebsstammdaten sind Stammdaten, die Sie zur Bearbeitung von Vorgän-
gen und zur Erstellung von Dokumenten benötigen, wie z.B. die Stammda-
ten der verschiedenen Kostenarten und der Leistungen. Damit Sie bei der
täglichen Arbeit nicht mit der Erfassung von Betriebsstammdaten aufgehal-
ten werden, sollten Sie einen Grundbestand an verfügbaren Betriebsstamm-
daten bei der Anpassung des Mandanten an Ihren Betrieb importieren bzw.
erfassen (vgl. S. 72).
Folgende Betriebsstammdaten können Sie mit Ihrem Programm verwalten:
• Material (Indexeintrag in der Programmhilfe „Materialstamm“)
Im Materialstamm verwalten Sie die Datensätze der Kostenart „Material“,
also Ihre Verkaufsartikel und Ihre Lagermaterialien.
• Kostenart „Lohn“/„Freie“ Kostenarten (Indexeintrag in der Programmhil-
fe „Kostenartenstamm“)
Die Lohnkosten für Ihre Mitarbeiter fließen direkt in die betrieblichen
Leistungen ein und bilden damit einen ebenso wichtigen Kostenbestand-
teil wie das Material. Außerdem können Sie hier drei weitere freie Kos-
tenarten verwalten, für die Sie in den Grundlagen selbst die Bezeichnun-
gen vergeben, z.B. „Fremdleistungen“, „Geräte“ oder „Sonstiges“ (Pro-
grammhilfe Indexeintrag „Steuercodes anlegen“)Gewerk/Kostenarten/
Arbeitsweise“).
• Leistungen (Indexeintrag in der Programmhilfe „Leistungsstamm“)
Leistungen werden aus Elementen verschiedener Kostenarten gebildet
und dienen der Abbildung Ihrer betrieblichen Leistungen, die Sie Ihren
Kunden anbieten. Zur differenzierten Erfassung Ihrer betrieblichen Leis-
tungen legen Sie Stücklisten mit Elementen der Kostenarten „Material“
und „Lohn“ plus ggf. weiteren Kostenarten an. Durch die Bündelung
mehrerer Kostenarten in einer Leistung erstellen Sie Dokumente der Auf-
tragsbearbeitung sehr effizient.
• Lager (Indexeintrag in der Programmhilfe „Lagerstamm“)
Im Lagerstamm erfassen Sie Lagerorte, bestimmen den Lagertyp und le-
gen ggf. Lagerebenen (HWP Professional) fest.
106
Betriebsstammdaten
Arbeiten mit Betriebsstammdaten

Die Dialoge der Betriebsstammdaten „Material“, „Kostenarten“ und „Leis-
tung“ sind ähnlich aufgebaut. Im Kapitel „Arbeiten mit dem Programm“
finden Sie im Abschnitt „Stammdatendialoge“ (siehe S. 64). Erläuterungen
zu den generellen Bearbeitungsfunktionen. Die Feldbeschreibungen und
weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexein-
trag „Betriebsstammdaten“.
Materialien
Im Materialstamm verwalten Sie die Datensätze der Kostenart „Material“,
also Ihre Verkaufsartikel und Ihre Lagermaterialien.
Den Materialstammdialog rufen Sie folgendermaßen auf:
• Über <Stammdaten/Material> rufen Sie den Material-Suchdialog auf.
• Den Materialstammdialog können Sie durch die Auswahl eines Materials
(z.B. per Doppelklick) oder durch Verlassen des Material-Suchdialoges
aufrufen.
Artikel anlegen
Mit der – Schaltfläche in der Fußzeile des Dialoges legen Sie einen neuen
Datensatz an. Das Programm schlägt Ihnen im Feld „Nummer“ (oben links)
eine Datensatznummer vor, die noch nicht verwendet wird. Diese Daten-
satznummer können Sie ändern bzw. überschreiben, wobei das Programm
überprüft, ob die von Ihnen eingegebene Datensatznummer bereits existiert.
Bereits vergebene Datensatznummern werden vom Programm nicht akzep-
tiert. Wenn Sie danach weitere Datensätze anlegen, wird die von Ihnen ein-
getragene Datensatznummer jeweils um den Wert 1 erhöht.
Hinweis Bestände können Sie im Materialstamm nicht buchen. Anfangsbestände, Zu-
und Abgänge von Material buchen Sie in der Lagerverwaltung (vgl. Seite
114).
Zur Arbeit mit Stammdatendialogen vergleichen Sie bitte den Abschnitt
„Stammdatendialoge“ im Bedienteil dieses Handbuches (Seite 64ff.). Die in
den einzelnen Registern notwendigen Eingaben und die Feldbeschreibungen
entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über den Indexeintrag „Material-
stamm“.
107
Stammdaten erfassen
In folgenden Registern werden die Materialdaten verwaltet:

• Register „Stamm“
• Register „Lieferanten“
• Register „Preise“
• Register „Sonstiges“
• Register „Rohstoffe“
• Register „Stückliste”
Mit einer Materialstückliste können Sie einem Materialdatensatz mehrere
Artikel zuweisen, die für den Materialdatensatz benötigt werden, weil es
sich z.B. um einen Bausatz oder ein Set handelt.
• Register „Umrechnung“ (Zusatzmodul „Bestellwesen“)
• Register „Massen“ (nur für Gewerke „Fliesen“ und „Metall“)
• Register „Historie“ (HWP Professional)
• Register „Kundenpreise“
• Register „Garten und Landschaftsbau“ (Zusatzlizenz erforderlich)
In diesem Register können Sie alle Pflanzeneigenschaften der Bruns-
Artikel einsehen.
• Register „Seriennummer“ (HWP Professional, Zusatzlizenz erforderlich)
Mit lizenzierter „Seriennummernverwaltung“ können Sie über dieses Re-
gister im Materialstamm (<Stammdaten/Material>) den aufgerufenen Ar-
tikel seriennummernfähig schalten, Seriennummern generieren, bearbei-
ten und sich über bestehende Seriennummern informieren.
• Register „Anlagen“
In diesem Register können Sie Dateien von Fremdprogrammen aller Art
dem Datensatz als Anlagen hinzufügen.
• Register „Lieferanten-Preishistorie“
Hier wird Ihnen eine Preishistorie der Einkaufskonditionen angezeigt,
d.h. es werden die Einkaufspreise angezeigt, die bei Warenzugängen bzw.
–eingängen verzeichnet werden.
Informationen zur Seriennummernverwaltung finden Sie in der Pro-
grammhilfe über den Indexeintrag „Seriennummernverwaltung“.
108
Betriebsstammdaten
Kostenarten
Die Erfassung der betrieblichen Kosten ist Voraussetzung für die Projektkal-
kulation. Die Lohnkosten für Ihre Mitarbeiter fließen direkt in die betriebli-
chen Leistungen ein und bilden damit einen ebenso wichtigen Kostenbe-
standteil wie das Material. Deshalb ist neben dem Material auch der Lohn
eine fest definierte Kostenart. In den Grundlagen können Sie drei weitere
Kostenarten nach Ihrem Bedarf benennen und dadurch frei definieren, z.B.
als „Fremdleistungen“, „Geräte“ oder „Sonstiges“ (Programmhilfe Indexein-
trag „Steuercodes anlegen“)Gewerk/Kostenarten/Arbeitsweise“).
Über <Stammdaten/Kostenarten> gelangen Sie in diesen Dialog. Hier kön-
nen Sie alle Kostenarten verwalten, die Sie in Ihrem Betrieb benötigen.
Die Feldbeschreibungen für das Register „Lohn“ und die anderen Kostenar-
ten-Register entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über den Indexeintrag
„Register Lohn“.
Leistungen
Leistungen werden aus Elementen verschiedener Kostenarten gebildet und
dienen der Abbildung Ihrer betrieblichen Leistungen, die Sie Ihren Kunden
anbieten. Bei der Leistungserstellung steht Ihnen eine Stücklistenfunktion
zur Verfügung, über die Sie Kostenartenelemente der Leistung hinzufügen
können. Durch die Bündelung mehrerer Kostenarten in einer Leistung er-
109
Stammdaten erfassen
stellen Sie Dokumente der Auftragsbearbeitung sehr effizient. Der Druck von
Leistungen mit Stücklisten ist nur über Reporte möglich – rufen Sie dazu in
diesem Dialog über das Druckersymbol den Reportselektionsdialog auf und
wählen den Report „Leistungsliste mit Stückliste“.
Leistungen für Ihren Leistungsstamm können branchenspezifisch von
Fremdanbietern importiert werden (z.B. über die ZVEH-Importschnittstelle)
oder sie werden im Leistungsstamm manuell erfasst. Über <Stammdaten/
Leistungen> öffnen Sie den Leistungsstamm zur manuellen Erfassung von
Leistungen. Hier stehen Ihnen folgende Register und Dialoge zur Verfügung:
• Im Register „Kalkulation“ kalkulieren Sie eine Leistung.
• Über die Schaltfläche rufen Sie den Dialog „Stückliste bearbeiten“ auf,
in dem Sie Stücklisten anlegen und bearbeiten.
• Im Register „Historie“ (HWP Professional) können Sie die Leistungshisto-
rie einsehen, d.h. einen Überblick bekommen, in welchen Vorgängen
und für welche Kunden die Leistung eingesetzt wurde.
• Im Register „Kundenpreise“ (HWP Professional) können Sie die Kunden-
preise einsehen bzw. Kundenpreise neu vergeben.
dem Datensatz als Anlagen hinzufügen.
• Im Register „Provision“ können Sie Kostenarten als provisionsfähig mar-
kieren und den Provisionssatz in Prozent angeben. Diese Einstellungen
sind nur wirksam, wenn der EK-Preis für die jeweilige Kostenart direkt
angegeben wird oder ein Festpreis benutzt wird, andernfalls werden die
hinterlegten Provisionssätze in den einzelnen Stücklisteneinträgen als
Grundlage für die zu berechnende Provision verwendet.
• Register „Web“ (Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“)
In diesem Register können Sie Leistungen als Webleistungen vormerken,
bearbeiten und als „im Web verfügbar“ kennzeichnen.
110
Betriebsstammdaten
Die Feldbeschreibungen und die notwendigen Eingaben entnehmen Sie

bitte der Programmhilfe über den Indexeintrag „Leistungsstamm“.
Bearbeitungs- und Datensatzfunktionen können über die Symbole am un-

teren Rand des Dialogs aufgerufen werden (Indexeinträge: „Bearbeitungs-
funktionen in Stammdatendialogen“ und „Datensatzfunktionen in Stamm-
datendialogen“).
Lagerstamm
Im Lagerstamm erfassen Sie Lagerorte, bestimmen den Lagertyp und legen
ggf. Lagerebenen (HWP Professional) fest. Über <Stammdaten/ Lager> öffnen
Sie den Stammdatendialog zur Erfassung oder Bearbeitung von Lagern.
Hinweise Wenn Sie Lagerzugänge oder sonstige Lagerbewegungen für bestehende
Lager durchführen möchten, wechseln Sie bitte über die Schaltfläche zur
Lagerverwaltung (siehe nächstes Kapitel). Im HWP Professional besteht dort
zusätzlich die Möglichkeit einen Handscanner für Barcodes für Lagerbu-
chungen einzusetzen.
111
Stammdaten erfassen
Lagerstammdialog
Zur Arbeit mit Stammdatendialogen vergleichen Sie bitte den Abschnitt

„Stammdatendialoge“ im Bedienteil dieses Handbuches (Seite 64ff.).
Die Feldbeschreibungen entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über den
Indexeintrag „Lagerstamm“.
Artikelerfassung per Handscanner (HWP

Professional)
Im HWP Professional können Sie die Artikelerfassung mit einem Handscan-
ner für Barcodes vorzunehmen. Die Daten können anschließend als Datei
vom HWP importiert werden, die Importfunktion steht in folgenden Pro-
grammbereichen zur Verfügung:
• Im Lagerstamm
• In der Inventur (Zählmengenerfassung)
• In Dokumenten und Bestelldokumenten (Zusatzmodul „Bestellwesen“)
als Dokumentenschnittstelle (Kontextmenü <Schnittstellen>)
Voraussetzungen
Vorgaben an die mobilen Geräte
Es werden alle Fabrikate und Modelle unterstützt, die die Vorgaben des HWP
zur Kommunikation erfüllen:
112
Betriebsstammdaten
• Ausgabe einer Datei im ASCII Format, Felder durch Semikolon oder Tab
getrennt
• Mit dem Konfigurations- bzw. Setupprogramm für das mobile Gerät soll-
te es möglich sein, Datensätze menügesteuert vorzubelegen:
Z.B. bei einer Inventurerfassung die Felder „Lager“ und „Benutzer“, so
dass diese Eingaben nicht für jeden Inventurartikel erneut erfolgen müs-
sen.
Vorgaben an das Dateiformat

• ASCII
• Felder werden durch Semikolon oder Tab getrennt.
• Satzlänge und Inhalt der Felder richtet sich nach den HWP-Vorgaben.
• Jede Zeile wird mit Carriage-Return-Linefeed (ASCII 13 + ASCII 10) abge-
schlossen.
• Der Login-Name aus der Tabelle „Benutzer“ wird für das Feld „Benutzer“
verwendet. Dabei sollte im Feld „Name“ in der Benutzerverwaltung der
Vor- und Nachname eingetragen sein – dies ist für die Inventur zwingend
notwendig.
Vom HWP unterstützte Barcodes

Unterstützt werden alle gängigen Codes, z.B. EAN 8 und 13 (European Artic-
le Numbering), Code 39 und Code 128.
Eine Auswahl dessen wird auch im Report-Designer angeboten. Die Verwen-
dung der im Report-Designer (Zusatzmodul) vorhandenen Codes ermöglicht
dem Benutzer das Drucken von Etiketten ohne ein Fremdprogramm.
Etikettendruck für eingelesene Artikel

Mit dem Report „Materialliste Barcode 128 (Mtrial17.rtm)“ können Sie über
<Auswertung/ Reporte> für die eingelesenen Artikel Etiketten drucken. Die
zu druckenden Artikeletiketten können vor dem Druck über die Selektions-
kriterien „Artikelnummer“ und/oder „Oberbegriff“ eingegrenzt werden.
Etiketten in der Größe 63,5 x 38,1 mm werden unterstützt. Folgende Infor-
mationen werden auf die Etiketten gedruckt:
• Artikelnummer
• Oberbegriff
113
Stammdaten erfassen
• Barcode (mit Artikelnummer)

Weitere Informationen zum Arbeiten mit der Scannerschnittstelle finden Sie
in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Artikelerfassung per Hand-
scanner“.
Lagerverwaltung
Mit der Lagerverwaltung können Sie sowohl Ihr Lagermaterial aus dem Ma-
terialstamm als auch Ihre Verleihartikel aus dem Verleihartikelstamm (Zu-
satzmodul „Vermietung & Verleih“) verwalten.
Die Lagerverwaltung für Material können Sie im Lagerstamm und im Mate-
rial- bzw. Leistungsstamm aufrufen. Für Verleihartikel wird die Lagerverwal-
tung im Verleihartikelstamm aufgerufen.
Sie haben die folgenden Möglichkeiten die Lagerverwaltung aufzurufen:
• Über <Stammdaten/Lager/ Schaltfläche „Lagerbestand“>
• Über <Stammdaten/Material/Schaltfläche „Lagerbestand bearbeiten“>
• Über <Stammdaten/Leistungen/Dialog „Stückliste bearbeiten“/Schalt-
fläche „Lager“>
• Über <Stammdaten/Verleihartikel/Schaltfläche „Lagerverwaltung“> (mit
Zusatzmodul „Vermietung & Verleih“)
Perspektiven der Darstellung

Lagerbezogene Darstellung
Wählen Sie den Zugang zur Lagerverwaltung über den Lagerstamm, erhalten
Sie einen lagerbezogenen Dialog, d. h. Sie wählen das Lager und alle Artikel
dieses Lagers werden mit ihrem Bestandsstatus aufgelistet. Dieser Dialog
wird in dem folgenden Abschnitt „Bestand eines Lagers einsehen“ erläutert.
Artikelbezogene Darstellung
Wählen Sie den Zugang über den Material-, Leistungsstamm (Stücklisten)
oder den Verleihartikelstamm (Zusatzmodul erforderlich), erhalten Sie einen
artikelbezogenen Dialog, d.h. Sie wählen den Artikel und es werden alle
Lager angezeigt, die diesen Artikel führen. Dieser Dialog wird in dem Ab-
schnitt „Lagerbuchungen durchführen“ erläutert.
114
Betriebsstammdaten
Bestand eines Lagers einsehen (lagerbezogener Dialog)
Lager
Im ersten Feld bestimmten Sie das Lager, dessen Bestand Sie ein-
sehen möchten.
Nur Bestand >0 anzeigen
Mit dieser Option werden Ihnen nur Artikel angezeigt, die mo-
mentan einen positiven Bestand haben und im Lager zu finden
sind.
Fach
Regal
(HWP Professional)
Falls Sie mit der erweiterten Lagerverwaltung arbeiten, werden
hier auch die weiteren Ebenen angezeigt.
Meldemenge
Max. Menge
Min. Menge
Umschlag
Hier können Sie für jeden Artikel die entsprechenden Mengen-
angaben hinterlegen, damit Sie aufgrund dieser Informationen
ggf. Nachbestellungen tätigen können.
Die Angabe von Mengen hat Auswirkungen im Bestellwesen
(Zusatzmodul) auf die Generierung von Bestelldokumenten.mit
diesen Artikeln.
115
Stammdaten erfassen
Das Feld „Umschlag“ wird mit den Artikelmengen gefüllt, die

z.B. nach dem Lieferschein- oder Rechnungsdruck vom Lager
abgebucht werden.
Artikeldetails
Im mittleren Anzeigebereich des Dialogs wird der Bestandsstatus
aller Artikel des gewählten Lagers angezeigt, einschließlich Be-
stellungen und Reservierungen (HWP Professional).
Oberbegriff
In diesem Feld wird der Oberbegriff des markierten Artikels an-
gezeigt.
Zu-/ Abgang
Über diese Schaltfläche öffnen Sie den Buchungsdialog.
Buchungsdetails
Über die Schaltfläche „Buchungsdetails“ (vgl. Lagerbuchungen
einsehen Seite 117) können Sie alle Lagerbuchungen eines mar-
kierten Artikels ansehen.
zurück
Mit dieser Schaltfläche wird die Lagerverwaltung geschlossen
und der Stammdatendialog wieder aufgerufen.
Lagerbuchungen durchführen
Lagerbuchungen (z.B. Zu- und Abgänge) können Sie über alle genannten
Aufrufmöglichkeiten der Lagerverwaltung (vgl. Seite 114) durchführen. Es
ist jedoch bei der Verwaltung von mehr als einem Lager sinnvoll, die Lager-
buchungen nicht über den Lagerstamm durchzuführen, weil Ihnen dort
immer nur der Bestand eines Lagers angezeigt wird. Beim Aufruf der Lager-
verwaltung über den Materialstamm werden Ihnen die Bestände eines Arti-
kels in allen Lagern übersichtlich in einem Dialog angezeigt.
Gehen Sie für Lagerbuchungen deshalb bitte folgendermaßen vor:
• Rufen Sie die Lagerverwaltung über den Materialstamm auf:
<Stammdaten/Material/Schaltfläche „Lagerbestand bearbeiten“>
• Öffnen Sie in der Lagerverwaltung den Buchungsdialog über die Schalt-
fläche „Zu-/Abgang“.
116
Betriebsstammdaten
• Legen Sie in diesem Dialog die Art der Buchung fest. Dadurch werden
nur die für die gewählte Buchungsart relevanten Felder eingeblendet.
• Geben Sie die Buchungsdaten an, bevor Sie über die Schaltfläche „Bu-
chen“ den Buchungsvorgang starten.
Über den Indexeintrag „Lagerverwaltung“ in der Programmhilfe erhalten Sie
Informationen zu allen Feldern dieses Dialoges.
Lagerbuchungen einsehen
Informationen über Lagerbuchungen eines Artikels können Sie jederzeit
über die Schaltfläche „Buchungsdetails“ aufrufen, unabhängig davon, ob der
Dialog lagerbezogene oder artikelbezogene Informationen anzeigt.
Wenn Sie sich Buchungen eines Artikels anzeigen lassen möchten, gehen Sie
bitte folgendermaßen vor:
• Zunächst müssen Sie den Artikel markieren bzw. auswählen:
- Im lagerbezogenen Dialog markieren Sie den Artikel, dessen Buchun-
gen Sie sehen möchten.
- Im artikelbezogenen Dialog wechseln Sie ggf. über das Feld „Lagerbe-
stände anzeigen von Artikel“ zu dem Artikel, dessen Buchungen Sie
sehen möchten.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buchungsdetails“.
Ein Dialog öffnet sich, in dem alle Lagerbuchungen des Artikels ver-
zeichnet sind.
117
Stammdaten erfassen
Hinweis Soll der Lagerbestand eines Artikels bei einem Lieferscheindruck oder Rech-
nungsdruck ebenfalls aktualisiert werden, so müssen Sie diese Möglichkeit
in den Voreinstellungen (Register „Lagerverwaltung“) einrichten.
Informationen zum Dialog „Buchungsdetails“ finden Sie in der Programm-
hilfe unter dem Indexeintrag „Details über Lagerbuchungen“.
Stammdaten über Datenschnittstellen

einlesen
Für den Austausch von Daten sind Datenschnittstellen vorhanden bzw.
können zusätzlich erworben werden. Ein Datenimport über normierte und
standardisierte Schnittstellen hat den Vorteil, dass Sie schnell und einfach
große Datenmengen (z.B. Stammdaten) übernehmen können, ohne dass Sie
diese einzeln von Hand erfassen müssen. Diese automatisierte Vorgehens-
weise ist weniger fehleranfällig als die manuelle Erfassung.
Übersicht über die Datenschnittstellen (Im- und

Exportfilter)
Mitgelieferte Schnittstellen (Hauptmodul):
• Importfilter für die komfortable Übernahme von Lieferantendaten oder
Ausschreibungstexten (z.B. Datanorm V 3-5, Eldanorm V 90+96, ZVEH-
Norm-Schnittstelle V 90+96)
• Schnittstelle für Handscanner zum Einlesen von Barcodes (z.B. EAN 8
oder 13)
• Schnittstellen für den Datenaustausch mit Sage-Finanzbuchhaltungen
oder Datev (Zusatzmodul „OP-Verwaltung“), Classic Line Lohn und Sage
Personalwirtschaft
• Schnittstellen für Sage Kundenmanager und Sage Webtrader
• Flexibler Datenaustausch mit MS-Office-Produkten (Word; Excel im
„mobilen Aufmaß“)
Erwerbbare allgemeine Schnittstellen:

• GAEB 2000
• M2K
118
Stammdaten über Datenschnittstellen einlesen
• Mareon
• Datanorm-Export
• Datanorm-Online
• Standard
Erwerbbare gewerkspezifische Schnittstellen:

• Bürgerle
• Digis/ UGS
• Megabild
• Sirados
• STLB-Bau mit DBD-Anbindung
• UGL 4.0
Die aufgeführten Schnittstellen werden entweder als eigenständige Pro-
gramme über das Menü „Tools“ oder als Dokumentenschnittstelle über das
Kontextmenü des Dokumentenfensters zur Verfügung gestellt.
Importschnittstellen können auch über den „Administrator“ des HWP auf-
gerufen werden. Auf den folgenden Seiten wird der Einsatz einer Schnittstel-
le für die automatische Übernahme von Stammdaten exemplarisch anhand
des Datanorm-Importfilters vorgestellt.
Informationen über weitere Schnittstellen erhalten Sie in der Programmhilfe
über den Indexeintrag „Datenschnittstellen“.
Datanorm-Importfilter als Beispiel für eine

Schnittstelle
Daten, die in den Formaten der Datanorm-Versionen 3-5 vorliegen, können
Sie mit Hilfe dieser Schnittstelle bequem in Ihren Mandanten einlesen las-
sen. Zeitaufwändige Erfassungsarbeiten können Sie durch den Import ein-
sparen. Über <Tools/Datanorm importieren> rufen Sie den Dialog des Data-
norm-Importfilters auf.
119
Stammdaten erfassen
Folgende Daten Ihrer Lieferanten können Sie in Ihren Mandanten über-

nehmen:
• Rabattgruppen
Die Rabattgruppen werden in einer eigenen Datei übertragen (DATA-
NORM.RAB) und müssen vor den Artikeln importiert werden, damit eine
korrekte Zuordnung möglich ist.
• Warengruppen
Hauptwarengruppen und Warengruppen werden in einer eigenen Datei
übertragen (DATANORM.WRG) und müssen vor den Artikeln importiert
werden, damit eine korrekte Zuordnung möglich ist.
• Artikel
Artikel müssen nach den Rabatt –und Warengruppen, aber vor den Leis-
tungen importiert werden, sonst sind keine korrekten Zuordnungen
möglich.
• Leistungen
Leistungen dürfen erst zum Schluss importiert werden, weil Leistungen
Artikel bzw. Artikelstücklisten beinhalten.
Hinweis Nach dem Einlesen sind die eingelesenen Datanorm-Datensätze ganz

normale Stammdaten, die über die Systempflege gelöscht werden können.
Es gibt keine spezielle Funktion zur separaten Löschung aller über Datanorm
eingelesenen Datensätze.

• Beenden Sie alle Arbeiten mit dem Programm und speichern Sie Ihre
Eingaben.
• Wählen Sie im Menü „Tools“ das Programm „Datanorm importieren“.
Achtung
Das Hauptprogramm wird zur Datenübernahme geschlossen!
Nach dem Aufruf des Importfilters erscheint eine Suchliste mit den ange-
legten Lieferanten.
• Wählen Sie den Lieferanten aus, dessen Daten Sie übernehmen möchten.
Die Daten des Lieferanten werden in den Importdialog übernommen.
120
• Tragen Sie im Feld „Lieferantenkürzel“ eine lieferantentypische Buchsta-

ben-Kennung ein und legen Sie über die Kontrollkästchen fest, ob das
Kürzel vor oder nach der Artikelnummer eingefügt werden soll.
Hinweis
Diese Kennung erleichtert Ihnen die Suche und das Wiederauffinden der
übernommenen Artikel eines bestimmten Lieferanten, deshalb sollte sie
möglichst „sprechend“ sein:
z. B. „GF“ für den Lieferanten „Grohe&Frenzel“.
• Tragen Sie im Feld „Welche Datei soll eingelesen werden?“ den Lauf-
werksbuchstaben, den Pfad und den Dateinamen (z.B. „Datanorm.001“
oder „Datpreis.001“) der Datanorm-Importdatei ein.
Hinweis
Wird die einzulesende Datei auf einer Diskette geliefert, können Sie das
Diskettensymbol auf der rechten Seite anklicken und die zu importieren-
de Datei auswählen.
Wird die Datanorm-Datei auf CD oder einem anderen Medium geliefert,
können Sie über dieses Symbol den Pfad zur Importdatei auswählen. Sie
müssen lediglich die Fehlermeldung wegen der fehlenden Diskette „ab-
brechen“, danach wird Ihnen ein Auswahlfenster angezeigt, über das Sie
den korrekten Pfad zur Importdatei angeben können.
• Über die Schaltfläche „Importieren“ wird der Import gestartet. Je nach
Umfang der Daten und abhängig von der Lesegeschwindigkeit Ihres Ein-
lese-Laufwerkes (z.B. CD- oder DVD-Laufwerk) kann es sinnvoll sein, die
Daten zunächst komplett auf Ihre Festplatte zu kopieren (Schaltfläche
„Kopieren“).
• Über die Schaltfläche „Kopieren“ können Sie die Importdateien auf Ihre
Festplatte kopieren und von dort den Import durchführen (oft schnelle-
rer Zugriff).
121
Stammdaten erfassen
• Mit Hilfe der Schaltfläche „Pendel“ können Sie eine Pendeldiskette erstel-
len (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Pendeldiskette erstellen (Data-
norm)“.
• Über die Schaltfläche „Optionen“ können Sie ggf. weitere Einstellungen
vornehmen, die für die Übernahme der Lieferantendaten von Bedeutung
sind.
Dazu stehen Ihnen weitere Register zur Verfügung:
- „Übersicht“
- „Importoptionen“
- „Angaben“
- „Selektionen“
Im Register „Übersicht“ werden die in den drei anderen Registern hinter-
legten Einstellungen angezeigt.
122
Import durchführen
Haben Sie alle gewünschten Optionen festgelegt – können Sie über „Impor-
tieren“ den Übernahmevorgang der Lieferantendaten starten. Die Lieferan-
tendaten werden nun gemäß Ihren Einstellungen eingelesen. Dabei werden
Sie fortlaufend über den aktuellen Übertragungsstatus informiert.
Abschließend wird Ihnen ein Übertragungsprotokoll angezeigt, in dem die
statistische Auswertung der Übertragung angezeigt wird, u.a. die Anzahl der
gelesenen, ausgewerteten, ausgeblendeten und nicht übernommenen Da-
tensätze.
Das Protokoll können Sie über die Schaltflächen drucken und/oder spei-
chern. Mit „OK“ schließen Sie das Protokollfenster. Über den Dialog „Data-
norm Importfilter“ können Sie jetzt ggf. weitere Datensätze einlesen lassen
(z.B. Datei mit Rabattgruppen oder Warengruppen).
123
Stammdaten erfassen
Datenimport im Dokumentenfenster
In Dokumentenfenstern können Sie im Editier- und Entwurfsmodus Daten
direkt in ein Dokument einlesen, z.B. Lieferantenartikel. Öffnen Sie dazu im
Dokumentenfenster über die rechte Maustaste das Kontextmenü.
Über den Eintrag „Schnittstellen“ können Sie eine Dokumentenschnittstelle

zum Datenimport wählen.
124
Dokumentenschnittstellen
Dokumentenschnittstellen sind Schnittstellen, die es ermöglichen direkt in
ein bzw. aus einem Dokument Daten zu transferieren. Beispielsweise kön-
nen Artikelpositionen direkt vom Lieferanten in ein Dokument eingelesen
werden, ohne vorher als Stammdaten angelegt und verwaltet worden zu
sein.
Die Dokumentenschnittstellen rufen Sie über das Kontextmenü des Doku-
mentenfensters auf (<Schnittstellen>).
Es werden die verfügbaren Schnittstellen angezeigt und der Aufruf zum Dia-
log „Registrierung“ (HWP Professional, nur für Systemadministratoren).
Welche Schnittstellen Ihnen zur Verfügung stehen, ist abhängig von Ihrer
Lizenz. Außerdem können nicht alle mitgelieferten Schnittstellen in jedem
Gewerk benutzt werden.
Folgende Schnittstellen können im Dokument verfügbar sein:
• UGS-Schnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich)
• Megabild-Schnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich)
• Standardschnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich)
• Excelschnittstelle
• STLB-Bau-/ DBD-Schnittstelle zum Import von DBD-Bauleistungen
• Schnittstelle für Handscanner (mobile Daten)
• HWP mobile Service zur Anbindung externer mobiler Geräte (Zusatzli-
zenz erforderlich)
• Zeiterfassungsschnittstelle (nur mit Zusatzmodul „Nachkalkulation“ –
siehe Programmhilfe Indexeintrag „Schnittstelle zu Zeiterfassungssyste-
men“).
Hinweis
Eine integrierte Lösung zur Zeiterfassung bietet Ihnen das HWP-
Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Programmhilfe über die Indexein-
träge „Dokumentenschnittstellen“ und „Einstellungsassistent für Standard-
schnittstelle“.
125
Stammdaten erfassen
Dokumentenschnittstellen-Registrierung (HWP Professional)

Dokumentenschnittstellen können im HWP Professional dokumenttypen-
und benutzerspezifisch eingesetzt werden. Dazu ist eine Registrierung der
Schnittstelle(n) durch einen Systemadministrator notwendig.
Über das Kontextmenü im Dokumentenfenster rufen Sie den Dialog „Doku-
mentenschnittstellen registrieren“ auf (<Schnittstellen/Registrierung>).
Weitere Informationen zur Registrierung der Dokumentenschnittstellen

finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Dokumenten-
schnittstellen registrieren“.
Materialpositionen über Schnittstellen einlesen

Materialpositionen können über Schnittstellen eingelesen werden, die direkt
im Dokument zur Verfügung stehen. Über das Kontextmenü rufen Sie diese
Dokumentenschnittstellen auf. Unter <Schnittstellen> können Ihnen je
nach Line, Lizenz und Gewerk des aktuellen Mandanten verschiedenen
Schnittstellen zur Verfügung stehen.
• Standardschnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich)
• UGS (Zusatzlizenz erforderlich)
• Megabild (Zusatzlizenz erforderlich)
• „Dynamische Baudaten“ bzw. „STGL-Bau“ (Zusatzlizenz erforderlich)
• Mobiler Datenscanner (Handscanner)
• HWP mobile Service zur Anbindung externer mobiler Geräte (Zusatzli-
zenz erforderlich)
126
Informationen über die Schnittstellen finden Sie ab Seite 125 und in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Dokumentenschnittstellen“.
Im nachfolgendem Abschnitt wird als Beispiel die Nutzung der Standard-
schnittstelle erläutert.
Standardschnittstelle nutzen (Zusatzlizenz erforderlich)

Wenn Sie Materialpositionen mit Hilfe einer Schnittstelle in ein Dokument
übernehmen möchten, müssen Sie den Lieferanten in den Stammdaten an-
gelegt haben.
Gehen Sie zur Datenübernahme bitte folgendermaßen vor:
• Öffnen Sie das Dokument, in das Positionen importiert werden sollen.
• Rufen Sie im Dokumentenfenster über das Kontextmenü den Eintrag
<Schnittstellen> auf – dort werden alle verfügbaren Dokumentenschnitt-
stellen angezeigt.
Hinweis
Im HWP Professional können Schnittstellen Dokumenttypen und Benut-
zern zugeordnet sein, so dass eventuell nicht alle vorhandenen Schnitt-
stellen in dem aktuellen Dokumenttyp und/oder unter der aktuellen Be-
nutzerkennung angezeigt werden.
• Über <Schnittstellen/Standardschnittstelle/Einstellungen> können Sie
mit dem Einstellungsassistenten die Standardschnittstelle auf den Import
und die Anforderungen der zu importierenden Datei einstellen. Informa-
tionen zum Einstellungsassistenten entnehmen Sie bitte der Programm-
hilfe (Indexeintrag „Einstellungsassistent für Standardschnittstelle“).
• Haben Sie die Standardschnittstelle eingerichtet, wählen Sie über
<Schnittstellen/Standardschnittstelle/ Import> die zu importierende Dat-
ge aus und führen den Import in Ihr Dokument durch.
127
Stammdaten erfassen
Datenimport überprüfen
Nachdem Sie die gewünschten Lieferantenartikel über eine Schnittstelle
eingelesen haben, sollten Sie die importierten Materialien und die darauf
beruhenden Leistungen überprüfen.
Nachfolgend ist das Vorgehen zur Überprüfung importierter Materialien
erläutert. Zur Überprüfung von Leistungen gehen Sie bitte analog vor.
Materialdaten überprüfen
Gehen Sie zur Überprüfung der Materialdaten bitte folgendermaßen vor:
• Wählen Sie die Materialstammdaten über <Stammdaten/ Material>.
Im Materialstamm können Sie die Daten der übernommenen Artikel ein-
sehen und bearbeiten (ändern oder ggf. wieder löschen).
• Um die eingelesenen Lieferantenartikel zu überprüfen, müssen Sie die
Suchfunktion (Fernglas) starten.
Hier können Sie nach den eingelesenen Artikeln suchen, deren Daten Sie
überprüfen möchten.
• Markieren Sie im linken Fenster den Zweig „Nach Nummer“.
• Geben Sie im Feld „Suchbegriff“ die lieferantenspezifische Anfangs-
kennung ein, z.B. „GF“. Nun werden alle Artikel aufgerufen, die diese
Kennung aufweisen.
• Klicken Sie nun in der Suchliste doppelt auf den Artikel, dessen Daten Sie
überprüfen möchten.
Der ausgewählte Artikel wird in den Dialog „Materialstamm“ übernommen,
wo Sie alle Artikeldaten überprüfen können (vgl. Erläuterungen zum Materi-
alstamm ab Seite 107).
128
Tägliche Arbeiten
In diesem Kapitel wird die tägliche Arbeit mit Ihrem Programm an Beispie-
len erläutert, z.B. wie Sie Projekte anlegen, Dokumente erzeugen und Aus-
wertungen generieren.
Dabei kann nicht auf alle Möglichkeiten und Aspekte dieses umfangreichen
Programms eingegangen werden. Ziel ist vielmehr, Ihnen die ersten und
regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsschritte näherzubringen, so dass Sie
schnell mit den wichtigsten Funktionen vertraut werden.

• Projekte anlegen, bearbeiten und verwalten
• Dokumente anlegen und bearbeiten
• Aufmaße im HWP
Tägliche Arbeiten
Projekte anlegen, bearbeiten und ver-

walten
Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden werden im Programm über Projekte
verwaltet. Projektbezogen werden alle Dokumente verwaltet, die für den
Auftrag eines Kunden erstellt werden (Angebote, Aufträge, Lieferscheine,
Rechnungen etc.). Projekte werden anhand einer eindeutigen Projektnum-
mer identifiziert.
Weitere Informationen über die prinzipielle Arbeit mit Projekten finden Sie
in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Konzepte der Projektarbeit“.
Projekte anlegen
Projekte können Sie auf mehreren Wegen anlegen:
• Über den Projektstamm als Neuanlage (<Stammdaten/ Projekt>)
Einen neuen Projektdatensatz legen Sie dort über die Datensatzschalt-
fläche an, wonach Sie aus der Liste aller Kunden den Kunden wählen,
für den Sie dieses Kundenprojekt anlegen möchten.
• Über den Projektstamm als Kopie (<Stammdaten/Projekt>)
Rufen Sie das Projekt auf, das Sie kopieren möchten. Über die Datensatz-
schaltfläche kopieren Sie den Projektdatensatz und geben im Dialog
„Projekte kopieren“ den Zielkunden an und legen die Übernahmeoptio-
nen fest (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Projekte kopieren“).
• Über den Kundenstamm (<Stammdaten/Kunden>)
Rufen Sie den Kundenstamm auf und wählen den Kunden, für den Sie
das Projekt erstellen wollen. Über die Schaltfläche (Blitzprojekt) gene-
rieren Sie eine neues Projekt für diesen Kunden. Im Hintergrund er-
scheint das zugehörige Projektfenster und im Vordergrund wird der Dia-
log „Neues Dokument“ geöffnet, über den Sie sofort Ihre Projektarbeit
beginnen können.
• Über das Regiezentrum (<Extras/Regiezentrum/Regiezentrum anzeigen>)
Im Regiezentrum können Sie in den Suchbaumbereichen „Kunden“,
„Projekte“ und „Kundendienst“ über den Menüeintrag <Neu/Projekt> im
Kontextmenü oder die Schaltfläche aus der Symbolleiste ein neues Pro-
jekt anlegen.
130
Projekte anlegen, bearbeiten und verwalten
Haben Sie einen Kunden-, Projekt- oder Kundendienstdatensatz markiert,

können Sie direkt ein neues Dokument anlegen, zur Auswahl stehen die
Dokumenttypen des Hauptmoduls (vgl. Kontextmenü in Übersichtsfens-
tern). Erstellen Sie aus dem Übersichtsfenster „Kunden“ ein Dokument,
wird dabei automatisch ein neues Projekt für den markierten Kunden an-
gelegt.
Hinweise Bei der Anlage von Projekten werden Einstellungen und Werte aus dem
zugrunde liegenden Kundenstammdatensatz bzw. verschiedenen Voreinstel-
lungen übernommen. In den Projekteinstellungen können Sie diese Einstel-
lungen einsehen und ggf. projektbezogen ändern.
Nach der Anlage des ersten Projektdokumentes sollten Sie sicherstellen, dass
die Positionen dieses Dokumentes korrekte Werte und Einstellungen enthal-
ten, weil nach der Erstellung eines zweiten Projektdokumentes in kumulati-
ven Projekten eine nachträglich Änderung z.T. nicht mehr möglich ist.
Wenn in einem kumulativen Projekt bereits mehr als ein Projektdokument
Nach der Projektanlage fahren Sie so fort, wie ab Seite 141f. beschrieben.
Projekte bearbeiten
Im Projektstamm verwalten Sie Ihre Kundenprojekte mit projektbezogenen
Daten Ihrer Kunden. Hier greifen Sie auf alle nicht ausgelagerten Projekte
Ihrer Kunden zu oder erstellen neue Projekte. Über <Stammdaten/Projekte>
rufen Sie den Projektstamm auf. In diesem Dialog können Sie über mehrere
Register auf die Projekteinstellungen aller Projekte zugreifen
Projekteinstellungen aufrufen
Wenn Sie ein Projekt zur Dokumentenbearbeitung bereits geöffnet haben,
können Sie die Projekteinstellungen dieses Projektes einsehen, ohne den
Projektstamm öffnen zu müssen.
131
Tägliche Arbeiten
Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• über <Bearbeiten/Projekteinstellungen>
• über im Projektfenster
• beim Aufruf (manuell oder bei der Erstellung eines Blitzprojektes) des
Dialoges „Neues Dokument“ über die Schaltfläche „Projektinfo“
Beim Aufruf der Projekteinstellungen aus einem geöffneten Projekt heraus

wird der gleiche Dialog geöffnet wie im Projektstamm, jedoch mit zwei
sichtbaren Unterschieden:
• Die Dialogbezeichnung in der Titelzeile lautet „Projekteinstellungen“
statt „Projektstamm“, weil es sich nur um die Projekteinstellungen eines
Projektes handelt.
• Die Fußzeile mit den Schaltflächen zur Navigation und Auswahl fehlt,
weil der Projektdatensatz schon ausgewählt ist. Änderungen können Sie
deshalb sofort in den Feldern vornehmen. Der Datensatz wird beim Ver-
lassen automatisch gespeichert.
Register im Dialog „Projekte“
132
Projektstammdaten sind Stammdaten, deren Werte und Einstellungen Sie

überwiegend bereits in den folgenden Programmbereichen festgelegt haben:
• Grundlagen
• Kalkulation
• Kundenstamm
Bei der Anlage eines neuen Projektes werden diese Einstellungen größten-
teils in das neue Projekt kopiert, so dass Sie im Projektstamm diese Werte in
der Regel nicht neu anzugeben brauchen. Die meisten Werte und Einstel-
lungen sind überschreibbar und sollten sofort bei der Anlage des Projektes
kontrolliert und ggf. geändert werden, weil einige von ihnen z.B. nach der
der ersten Speicherung oder Rechnungsstellung nicht mehr veränderbar
sind.
Über folgende Register können Sie sich diese Werte und Einstellungen für
das aktuelle Projekt ansehen und ggf. ändern:
Register „Anschrift“
Hier werden die Adressdaten zu dem aktuellen Projekt hinter-
legt. Es werden maximal drei Adressen verwaltet:
• Projektadresse
• Lieferadresse
• Rechnungsadresse
Register „Angaben“
In diesem Register werden allgemeine Angaben zum aktuellen
Projekt hinterlegt.
Register „Zahlungskonditionen“
Bei der Anlage eines Projektes werden die Zahlungskonditionen
des gewählten Kunden aus dem Kundenstamm vorgeschlagen.
Vergeben Sie hier für ein Projekt abweichende Zahlungskondi-
tionen, haben die projektbezogenen Zahlungskonditionen Vor-
rang.
133
Tägliche Arbeiten
Register „Sonstiges“
Hier können Sie u.a. erfassen:
• den Auftraggeber
• die Umsatzsteuer-ID-Nummer
• den Projektzeitrahmen (mit geplantem Projektende-Termin)
Register „Grundlagen“
Die hier hinterlegten Werte werden aus den Voreinstellungen
und aus dem Grundlagen bzw. Kalkulationseinstellungen über-
nommen.
Register „Erlöscodes“
Die Felder sind standardmäßig mit den Erlöscodes aus dem
Grundlagen vorbelegt. Bis zum ersten Rechnungsdruck sind die
Erlöscodes editierbar.
Register „Anlagen“
In diesem Register können Sie Dateien von Fremdprogrammen
aller Art dem Datensatz als Anlagen hinzufügen. Dadurch müs-
sen Sie Dateien, die mit dem Datensatz thematisch in Verbin-
dung stehen bzw. ihn ergänzen, nicht immer erst über andere
Programme suchen: sie stehen Ihnen sofort in Ihrem Hand-
werksprogramm zur Verfügung.
Register „Kalkulation“
Welche Kalkulationsvorlage für ein Kundenprojekt herangezo-
gen wird, legen Sie im Kundenstamm (siehe Programmhilfe In-
dexeintrag „Kalkulation aus Kundenstamm“) fest.
Durch Aktivierung der Option „Kalkulation aus Kundenstamm“

wird für diesen Kunden die Einstellungen aus diesem Register
als Vorlage für die Projektkalkulation herangezogen.
134
Ohne diese Option (Standardeinstellung) werden bei der Anlage

neuer Projekte für diesen Kunden die Kalkulationseinstellungen
herangezogen.
Register „Sicherheit“
Die Angaben zur Sicherheit werden aus den Voreinstellungen
kopiert und können hier bei Bedarf geändert werden.
Register „Auskunft“
Hier sehen Sie den aktuellen Status Ihres Projekts, z. B. offene
Posten. Im unteren Bereich sehen Sie, welche Arbeitsaufträge er-
fasst und auch schon abgerechnet wurden.
Register „Rohstoffe“
Die Rohstoffangaben und die Option „an Rohstoff-Aufschlägen
verdienen“ werden zu Ihrer Information aus den Voreinstellun-
gen hierhin kopiert, sie sind in diesem Register nicht veränder-
bar.
Die Beschreibung dieser Register bzw. die Verweise auf die Herkunft der vor-
eingestellten Werte und Einstellungen finden Sie in der Programmhilfe über
den Indexeintrag: „Projektstamm“.
Projekttransfer (Projektexport/Projektimport)
„Projekttransfer“ ist ein komfortables Hilfsprogramm zur Verwaltung von
Projekten, das Ihnen folgende Möglichkeiten bietet:
• Projekte können komplett als „xml“-Dateien gespeichert werden, wo-
durch sie leicht kopiert, ausgelagert (archiviert) und wieder eingelesen
werden können.
• Der Name der zu speichernden Projektdatei wird aus der Projektnummer
und der Endung „.xml“ gebildet, so dass Sie archivierte Projekte anhand
der Projektnummer leicht wiederfinden können.
• Änderungen am Inhalt der Dateien erkennt das Programm über einen
Prüfsummencheck beim Einlesen dieser Dateien und weist Sie darauf hin.
Über <Tools/Projekttransfer> rufen Sie den Projekttransfer auf.
135
Tägliche Arbeiten
Hinweise für dezentrales Arbeiten mit Projekten (HWP Professional)

Wenn Sie mit ausgelagerten Projekten arbeiten wollen (z.B. auf einem zwei-
ten Rechner), stellen Sie sicher, dass während der Auslagerung das Projekt
auf dem ersten Rechner nicht bearbeitet oder verändert wird.
Beim Wiedereinlesen kann das bestehende Projekt vom ausgelagerten Pro-
jekt nur komplett überschrieben werden. Sie können in keinem Fall Doku-
mente aus beiden Projekten austauschen bzw. auswählen und in einem Pro-
jekt zusammenführen – eine Synchronisation von unterschiedlichen Ar-
beitsständen eines Projektes von mehreren Rechnern ist nicht möglich.
Nutzen Sie die Funktion „Projekt sperren“ im Projektstamm (<Stammdaten/
Projekte/ Register „Sonstiges“>), um eine unbeabsichtigte Bearbeitung des
ausgelagerten Projektes zu verhindern. Mit dieser Sperre steht das Projekt
auf dem ersten Rechner nur noch im Ansichtsmodus zur Verfügung.
Beim Arbeiten mit externen Rechnern in der „Dezentralen Auftragsbearbei-
tung“ wird auf einige dieser Funktionen zurückgegriffen.
Der „Projekttransfer“ bietet die folgenden Funktionen:

• Projekte kopieren und die Kopien auslagern (Datensicherheit)
Mit dieser Funktion wird eine Kopie von einem aktuellen Projekt erstellt,
die Sie an einem beliebigen Platz in Ihrem Fimennetz speichern können.
Die Datensicherheit ist wesentlich höher, wenn Sie als Speicherort nicht
den gleichen Rechner wählen.
136
Die Datensicherheit können Sie weiter erhöhen, wenn Sie einen räum-
lich entfernten Speicherort angeben (am besten in einem anderen Ge-
bäude) oder/und ein anderes Medium zur Speicherung benutzen, das Sie
ebenfalls nicht im gleichen Raum archivieren sollten.
• Projekte exportieren/senden/importieren (HWP Professional) (Dezentrale
Auftragsbearbeitung)
Der Export und der E-Mail-Versand (über das Windows-Standard-E-Mail-
Programm) von Projekte sind für die „Dezentrale Auftragsbearbeitung“
die Möglichkeiten, Projekte auf externe Rechner zu transferieren.
Hinweis
Dokumente in Projekten, die über die Funktion „mobiles Aufmaß“ ausge-
lagerte Positionen enthalten, werden nicht exportiert oder versendet.
Über die Importfunktion können extern bearbeitete Projekte wieder in
den Hauptrechner zurückgeschrieben werden, dabei werden gesetzte
Sperren automatisch aufgehoben.
• Projekte ins Archiv verschieben (Platzersparnis; Erhöhung der Übersicht-
lichkeit)
Projekte werden in Jahresordnern archiviert. Neue Projekte werden stan-
dardmäßig im Mandantenordner unter <Archiv/ 2010> gespeichert, weil
das Projektanlagedatum den Archivordner bestimmt. Existiert für ein
Projektanlagedatum noch kein Archivordner des entsprechenden Jahres,
legt das Programm diesen Ordner automatisch an.
Hinweis
Die „automatische Projektarchivierung“ (HWP Professional) arbeitet
nach Ihren Vorgaben im Administrator. Wenn die Vorgaben erfüllt sind,
öffnet sich der gleiche Dialog wie bei der manuellen Archivierung, aller-
dings sind dann die meisten Optionen ausgeblendet.
• Ausgelagerte oder archivierte Projekte einlesen
Ausgelagerte oder archivierte Projekte werden über diese Funktionen
wieder eingelesen. Falls Sie Projekte aus einer Vorversion des HWP benö-
tigen (vor Version 4.2), müssen Sie einmalig im Administrator die älteren
Projekte („.prj“-Dateien) in die Projektarchivierungstabelle einlesen las-
sen. Danach können Sie über beide Funktionen auch auf die „.prj“-
Dateien zugreifen und deren Projektdaten einlesen.
137
Tägliche Arbeiten
Beim Projekttransfer gibt es folgende Einschränkungen:

Bestell- und Nakabelege (HWP Professional, Zusatzmodule), sowie alle ande-
ren Dokumente von Zusatzmodulen werden beim Projekttransfer nicht be-
rücksichtigt.
Details zum Projekttransfer finden Sie über den Indexeintrag „Projekttrans-
fer“ in der Programmhilfe.
Dezentrale Auftragsbearbeitung (HWP Professional)

Konzept
Mit der dezentralen Auftragsbearbeitung des HWP Professional erstellen und
bearbeiten Sie Dokumente direkt bei Ihrem Kunden. Die dezentralen Auf-
tragsbearbeitung nutzt dabei die Funktionen des Projekttransfers für den
Projektexport und -import über „xml“-Dateien.
Über den Weg des Projekttransfers können Sie die Daten vom Hauptrechner
auf den externen Rechner (z.B. auf Ihr Laptop) übertragen (exportieren),
dort bearbeiten und nach der Bearbeitung wieder in den Hauptrechner im-
portieren.
Auf einem externen Rechner können Sie auch verschiedene Dokumente neu
erstellen, einschließlich einzelner Rechnungen für Projekte und Einzelrech-
nungen für den Kundendienst. Dokumente aus den Zusatzmodulen können
nicht extern bearbeitet werden, weil sie über den Projekttransfer weder ex-
portiert, noch importiert werden.
Voraussetzungen
Für die dezentrale Auftragsbearbeitung benötigen Sie einen Hauptrechner
und einen externen Rechner. Außerdem müssen Sie für einen korrekten
Datenabgleich durch das Programm den „externen“ Rechner in den Grund-
lagen festlegen.
Möchten Sie nur Aufmaßdaten erfassen, können auch die Funktion „Mobi-
les Aufmaß“ nutzen, bei der Positionen nach Excel exportiert werden kön-
nen, um sie extern zu bearbeiten und anschließend wieder zu importieren
(siehe Seite 182).
138
Unterstützte Dokumenttypen
Folgende Dokumenttypen werden in der dezentralen Auftragsbearbeitung
beim Projekttransfer unterstützt:
• Angebot
• Auftrag/Auftragsbestätigung/ Arbeitsauftrag
• Lieferschein/Teillieferschein
• Rechnung/Einzelrechnung (Kleinteilerechnung)
• Aufmaßblatt
• Titelzusammenstellung
• Materialliste/Lohnzeitenliste
• Raumaufmaß/Spaltenaufmaß/Freies Aufmaß
• Bestelliste/Schmierzettel
• Nachtragsangebot
• Aufmaßübersicht
Enthält ein Projekt andere Dokumenttypen, so werden diese nicht transfe-

riert. Für die Dokumenttypen, die in der dezentralen Auftragsbearbeitung
bearbeitet werden können, stehen besondere Formulare zur Verfügung, die
auch die speziellen Platzhalter der dezentrale ABF enthalten. Den bisherigen
Formularbezeichnungen wird ein „Ex“ vorangestellt, z.B. „ExAngebot0.frm“.
Projekte exportieren und importieren über den Projekttransfer

„Projekttransfer“ ist ein komfortables Hilfsprogramm zur Verwaltung von
Projekten, das Ihnen folgende Möglichkeiten bietet:
• Projekte können komplett als „xml“-Dateien gespeichert werden, wo-
durch sie leicht kopiert, ausgelagert (archiviert) und wieder eingelesen
werden können.
• Der Name der zu speichernden Projektdatei wird aus der Projektnummer
und der Endung „.xml“ gebildet, so dass Sie archivierte Projekte anhand
der Projektnummer leicht wiederfinden können.
Änderungen am Inhalt der Dateien erkennt das Programm über einen Prüf-
summencheck beim Einlesen dieser Dateien und weist Sie darauf hin.
139
Tägliche Arbeiten
Besonderheiten bei der externen Rechnungsstellung

Entscheidend ist bei einer externen Rechnungsstellung, dass hierdurch keine
Lücken im Rechnungskreis auf dem Hauptrechner (im Büro) entstehen. Um
das zu verhindern, gibt es im HWP mehrere Möglichkeiten:
• Blankorechnung vorab erstellen
Sie erstellen in einem Projekt bevor Sie zum Kunden fahren einen Auftrag
und eine Rechnung blanko, d.h. ohne Positionen. Damit ist die Rech-
nungsnummer bereits vor dem Projektexport im Hauptrechner vergeben
und es kann keine Lücke im Rechnungskreis entstehen. Das Projekt ex-
portieren Sie, erfassen die Positionen extern und importieren es wieder in
Ihren Hauptrechner.
• Vorläufige Rechnung beim Kunden erstellen
Sie erstellen extern eine Rechnung, die jedoch beim Kunden nur eine
vorläufige Rechnungsnummer erhält. Erst mit dem Projekteinlesen in
den Hauptrechner wird die endgültige Rechnungsnummer vergeben, un-
ter der die Rechnung dann auch im Rechnungsausgangsbuch zu finden
ist. Falls Sie die Rechnung bereits beim Kunden drucken, müssen Sie ihn
auf die Vorläufigkeit der Rechnung und der Rechnungsnummer hinwei-
sen. Am besten Sie erstellen für dieses Rechnungsformular einen Vortext
mit folgendem Inhalt:
„Diese Rechnung und diese Rechnungsnummer haben nur einen vorläu-
figen Charakter. Die endgültige Rechnung mit der endgültigen Rech-
nungsnummer wird Ihnen noch zugestellt.“
• Endgültige Rechnung beim Kunden erstellen
Sie rufen vor der Erstellung der externen Rechnung in Ihrem Büro an
und lassen sich über die Funktion „Externe Rechungsnumme vergeben“
(Menü „Tools“) eine Rechnungsnummer für diese Rechnung reservieren,
d.h. eine Rechnungsnummer wird bei Rechnungsstellungen auf dem
Hauptrechner übersprungen. Die telefonisch erfragte Rechnungsnummer
tragen Sie manuell in das Feld „Rechnungsnummer“ ein. Damit können
Sie Ihrem Kunden direkt vor Ort eine endgültige Rechnung übergeben.
Hinweis
Bevor Sie auf dem Hauptrechner das Rechnungsausgangsbuch drucken
können, müssen Sie zuerst alle Projekte mit extern erstellten Rechnungen
importieren, damit der Rechnungsnummernkreis im Rechnungsaus-
gangsbuch lückenlos bleibt.
140
Dokumente anlegen und bearbeiten

Kalkulationseinstellungen im Projekt überprüfen
Vor der Anlage des ersten Projektdokuments sollten Sie die Kalkulationsein-
stellungen des aktuellen Projekts überprüfen, um zu verhindern, dass Sie
Dokumente mit falschen Kalkulationen erstellen. Hierzu rufen Sie die Pro-
jekteinstellungen des aktuellen Projektes auf:
• über die Schaltfläche „i“ im „Projektfenster“ (vgl. S. 56)
• über die Schaltfläche „Projektinfo“ im Dialog „Neues Dokument“
Im Register „Kalkulation“ können Sie die Kalkulationsansätze und die Art

der Preisberechnung für dieses Projekt überprüfen und ggf. bearbeiten. Wel-
che Kalkulationsvorlage für dieses Projekt herangezogen wurde, können Sie
im Kundenstammdatensatz des Projektkunden im Register „Kalkulation“
nachsehen:
• Hatten Sie dort die Option „Kalkulation aus Kundenstamm“ aktiviert,
sind die Kalkulationswerte aus dem Kundenstamm in das Projekt über-
nommen worden.
• Ist dort diese Option nicht aktiviert (Standardeinstellung), wurden für
dieses Projekt die benutzerbezogenen Kalkulationseinstellungen aus den
Voreinstellungen herangezogen.
Dokumente erstellen (Übersicht)

Dokumente werden innerhalb von Projekten erstellt. Es gibt mehrere Wege
Dokumente zu erstellen:
• Legen Sie ein neues Projekt an, z.B. über den Projektstamm (<Stammda-
ten/Projekt>), erscheint im Hintergrund das Projektfenster und automa-
tisch im Vordergrund der Dialog „Neues Dokument“ (s.u.), über den Sie
ein neues Dokument erstellen können.
• Bei einem bereits geöffneten Projekt (geöffnetes Projektfenster) können
Sie über <Bearbeiten/Neues Dokument> oder über die Schaltfläche
manuell den Dialog „Neues Dokument“ aufrufen.
• Im Suchbaum des Regiezentrums (HWP Professional/HWP Basic Zusatz-
modul) können Sie in den Bereichen „Kunden“, „Projekte“ und „Kun-
dendienst“ im Übersichtsfenster Dokumente über das Kontextmenü oder
die Schaltfläche aus der Symbolleiste anlegen.
141
Tägliche Arbeiten
Die Erstellung von Dokumenten wie z.B. Angeboten, Aufträgen, Lieferschei-

nen und Rechnungen verläuft im Prinzip ähnlich. Grundsätzlich stehen
Ihnen dabei zwei Vorgehensweisen zur Verfügung:
• Sie erstellen ein Dokument unabhängig von den bereits bestehenden
Dokumenten.
• Sie erstellen ein Dokument auf der Grundlage eines anderen Dokuments
und übernehmen dadurch bereits erfasste Positionen.
Stammen die übernommenen Positionen aus einem Angebot, können Sie
im Folgedokument (z.B. Auftrag oder Rechnung) nicht benötigte Positio-
nen löschen (mit Strg+D).
In diesem Dialog wählen Sie für das zu erstellende Dokument:

• in einem der Register (links) den Dokumenttyp aus:
- Register „Vorgang“
- Register „Sonstiges“
- Register „Musterdokumente“
- Register „Bestelldokumente“ (nur mit Zusatzmodul „Bestellwesen”)
• im Bereich „weitere Angaben“ (rechts) im Feld „Übernehmen von...“ ein
Vorlagedokument zur Übernahme der Positionen oder die Option „nicht
übernehmen“ zur Erstellung eines leeren Dokuments, in das Sie manuell
Positionen erfassen.
142
Die Zusammenhänge zwischen „Vorgängen“, „Dokumenttypen“ und „Do-

kumenten“ finden Sie im Hilfethema „Projekte, Dokumenttypen und Do-
kumente“ kurz erläutert (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Projekte, Doku-
menttypen und Dokumente“).
Für jeden Dokumententyp stehen Ihnen mehrere Formulare als Layoutvor-
lagen zur Verfügung. Über den Formulareditor (<Tools/Formulareditor>)
können Sie die in den Formularen enthaltenen Elemente (z.B. das Adress-
feld) individuell anpassen und positionieren.
Bedienungselemente in der Fußzeile

Projektinfo
Über die Schaltfläche „Projektinfo“ rufen Sie direkt die Projekt-
einstellungen für das aktuelle Projekt auf, die Sie vor der Erstel-
lung des ersten Dokumentes noch einmal überprüfen sollten
(Indexeintrag in der Programmhilfe „Kalkulationseinstellungen
im Projekt überprüfen“).
Selektion
Über die Schaltfläche „Selektion“ können Sie bei der Erstellung
einer Liste aus dem Register „Sonstiges“ einen Dialog aufrufen,
in dem Sie den Titel- und Positionsbereich eines bestehenden
Dokumentes auswählen, der zur Erstellung eines neuen Doku-
mentes verwendet werden soll. Diese Funktion ist für einzelne
Listen und Auswertungen solange deaktiviert, bis die entspre-
chenden Vorlage-Dokumente angelegt sind.
Liefersperre/Kreditlimit
Voraussetzungen für die Anzeige dieser Informationen sind die
Angaben im Projektregister „Angaben“, die aus dem Kunden-
stamm (Register „Zahlungskonditionen“) übernommen werden,
von Ihnen aber projektbezogen geändert werden können.
Das dort von Ihnen festgelegte Kreditlimit wird bei Anwendern,
die eine HWP OP-Verwaltung (Zusatzmodul) oder eine Sage Fi-
nanzbuchhaltung im Einsatz haben, mit dem aktuellen Saldo
aus dem jeweiligen Programm abgeglichen.
Liefersperren und überschrittene Kreditlimits werden in roter
Schrift angezeigt, nicht überschrittene Kreditlimits in schwarzer
Schrift.
143
Tägliche Arbeiten
Hinweis
Diese Informationen und das Kundenmemo können Sie sich zu-
sätzlich beim Öffnen eines Projektes in einem Kundeninforma-
tionsfenster anzeigen lassen, wenn Sie diese Optionen in den
Voreinstellungen gewählt haben (Register „Hinweismeldun-
gen“).
OK
Abbrechen
Mit „OK“ wird ein Dokument nach Ihren Einstellungen erstellt,
über „Abbrechen“ wird der Dialog ohne Dokumentenerstellung
geschlossen.
Bereich „weitere Angaben“

Die Felder in diesem Bereich sind unabhängig vom geöffneten Register im-
mer sichtbar und enthalten Vorschlagswerte, die Sie überschreiben können:
Nummer
Datum
Als neue Dokumentnummer wird dabei die nächst höhere
Nummer gemäß Ihren Angaben in den Grundlagen und als
neues Dokumentdatum das aktuelle Systemdatum vorgeschla-
gen.
Lager buchen
In diesem Feld wählen Sie aus, wann die Materialien, die für das
anzulegende Dokument verwendet werden, vom Lager abge-
bucht werden sollen. Die Vorbelegung richtet sich nach Ihren
Angaben unter <System/Voreinstellungen/Voreinstellungen/Re-
gister „Lagerverwaltung“>.
Übernehmen von
Im Auswahlfeld „Übernehmen von...“ werden die schon beste-
henden Dokumente des aktuellen Projekts angezeigt. Die ent-
haltenen Positionen können Sie in das neue Dokument über-
nehmen und dadurch Folgedokumente erzeugen.
Beispiel
Um eine Rechnung auf der Grundlage eines Angebotes oder ei-
nen Auftrages zu erstellen, wählen Sie als Vorlage das entspre-
chende Dokument oder die Option „Reste bestimmen“. Mit
144
„OK“ übernehmen Sie alle Positionen in das neue Dokument,

das im Anschluss zur Bearbeitung angezeigt wird. Stammen die
übernommenen Positionen aus einem Angebot, können Sie im
Folgedokument (z.B. Auftrag oder Rechnung) nicht benötigte
Positionen löschen (mit Strg+D).
Musterangebote
Bei der Erstellung von Angeboten haben Sie außerdem die Mög-
lichkeit, Musterangebote zu übernehmen. Wählen Sie die Opti-
on „Musterangebot“, werden Ihnen in einer Suchliste nur die
Angebote zur Auswahl angezeigt, die in den Dokumentdaten
(Register „Angaben“) als „Musterangebot“ gekennzeichnet wur-
den. Die Musterangebote werden innerhalb eines Mandanten
projektübergreifend zur Verfügung gestellt.
Überprüfen und ändern Sie ggf. die vorgeschlagenen Werte und Einstellun-
gen im Bereich „weitere Angaben“.
Dokument generieren und anzeigen

Mit einem Klick auf „OK“ wird das Dokument entsprechend Ihren Angaben
erzeugt und im Dokumentenfenster angezeigt.
145
Tägliche Arbeiten
Im Dokumentenfenster können Sie das ausgewählte Projektdokument ein-

sehen, bearbeiten und drucken. Details zum Dokumentenfenster und den
Bedienungsschaltflächen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt „Dokumen-
tenfenster“ ab Seite 59.
Hinweis Sollten Sie die Symbolleiste in Ihrem Dokumentenfenster nicht vorfinden,
können Sie diese über das Menü <Ansicht> aktivieren.
Dokument-Varianten
Zu jedem Dokument können Sie auch formale Varianten vom ursprüngli-
chen Dokumententyp erstellen, Voraussetzung ist die Anlage von Formular-
varianten im Formulareditor:
• Erstellen Sie ein neues Dokument oder wählen Sie ein bestehendes.
• Wählen Sie dann im Auswahlfeld „Variante“ des Dokumentenfensters
eine Formularvariante des gewählten Dokumententyps. Beim Angebot
steht können Sie z.B. die Formularvariante „Angebot ohne Einzelpreise“
wählen.
Durch Auswahl einer anderen Variante können Sie auch noch nach der Do-
kumentenerstellung folgende Aktionen – abhängig vom Dokumententyp –
im Dokument komfortabel durchführen:
• Einzelpreise ausblenden
• Beträge ausblenden
• Mengen/ Einheiten/ Einzelbeträge ausblenden
• Gesamtsummen ausblenden
Nachfolgend finden Sie Informationen zu den einzelnen Registern.
Register „Vorgang“
146
Über das Register „Vorgang“ können Sie für alle wesentlichen Vorgänge der
Auftragsabwicklung Dokumente erstellen. Dazu können Sie unter den fol-
genden Dokumenttypen wählen:
• Angebot
• Angebotsvariante (HWP Professional)
• Nachtragsangebot (Projekt)
• Auftrag (Projekt)
• Projektlieferschein (Projekt)
• Rechnung (Projekt)
• Teilrechnung (Projekt)
• Schlussrechnung (Projekt)
• Arbeitsauftrag (Kundendienst)
• Einzellieferschein (Kundendienst)
• Einzelrechnung (Kundendienst)
• Sammelrechnung (Kundendienst)
• Freies Aufmaß
• Spaltenaufmaß (HWP Professional, für alle Gewerke außer „Elektro“)
• Raumaufmaß (HWP Professional, nur für Gewerk „Elektro“)
• Gutschrift
• Abschlagsrechnung
• Mahnung (nur wenn keine OP-Verwaltung vorhanden ist)
Register „Musterdokumente“
In diesem Register werden Ihnen alle zusätzlichen Arbeitsmittel angezeigt,
die Sie im Administrator für den aktuell aufgerufenen Mandanten im Regis-
ter „Dokumenttypen“ der Mandanteneigenschaften festgelegt haben. Sollte
dort kein Arbeitsmittel festgelegt sein, wird das Register „Musterdokumente“
im Dialog „Neues Dokument“ nicht angezeigt.
Folgende Typen von Arbeitsmitteln können Ihnen in diesem Register zur
Verfügung stehen, sofern sie Register „Dokumenttypen“ festgelegt wurden:
• Musterdokumente
• OLE-Verknüpfungen
• Benutzerdefinierte Dokumenttypen
147
Tägliche Arbeiten
Musterdokumente
Musterdokumente sind kundenunabhängige Dokumente im Word- oder
Excelformat, auf die Sie in unveränderter Form immer wieder zugreifen
müssen. Um „Musterdokumente“ in Ihren Projekten nutzen zu können,
müssen sie vorher als Musterdatei in Word- oder Excel erstellt werden.
Musterdokumente sind kundenunabhängige Dokumente, auf die Sie in un-

veränderter Form immer wieder zugreifen müssen, z.B.:
• Bauabnahmeprotokoll
• Arbeitsvorbereitungszettel
• Baustellentagebuch
• Bewertungsblatt für Mängelrügen
• Kontaktaufnahmeblatt
• Projektbegleitzettel
• Erinnerungsschreiben
Mit der Auswahl des Musterdokuments und der Bestätigung mit „OK“ wird
eine Kopie der Musterdatei im Projektbaum unter „Anlagen“ gespeichert. Sie
können das Musterdokument bei Bedarf manuell aus dem Projektbaum her-
aus öffnen.
OLE-Verknüpfungen
Je nach OLE-Objekt wird das Fremdprogramm entweder im HWP-
Dokumentenfenster als „Externes Dokument“ geöffnet oder in seinem eige-
nen Programmfenster.
Hinweis
Bei Mehrplatzinstallationen ist die Ausführungsmöglichkeit von OLE-
Verknüpfungen davon abhängig, ob auf dem jeweiligen Client das entspre-
chende Programm zur Verfügung steht. Falls das verknüpfte Programm auf
Ihrem Client nicht zur Verfügung steht, wird ein Windows-Auswahl-Dialog
angezeigt, in dem Sie ein zu verknüpfendes Programm auswählen können.
148
Benutzerdefinierte Dokumenttypen
Wenn Sie einen benutzerdefinierte Dokumententyp auswählen, wird das
Formular des „Schmierzettels“ geladen. Die Datenübernahmemöglichkeiten
aus anderen Dokumenten entsprechen Ihrer Festlegung im Administrator
über <Mandant/ Eigenschaften/Register „Dokumenttypen“>.
Register „Sonstiges“
Im Register „Sonstiges“ können Sie verschiedene Listen und Auswertungen
auf der Grundlage eines bestehenden Dokuments erstellen lassen. Bei eini-
gen Listen bzw. Auswertungen können Sie über die Schaltfläche „Selektion“
einen Titel- und Positionsbereich auswählen (HWP Professional).
Folgende Dokumenttypen stehen Ihnen in diesem Register zur Verfügung:
Bereich „Listen und Auswertungen“

• Aufmaßblatt (HWP Professional mit Selektion)
• Aufmaßübersicht [Summen] (HWP Professional mit Selektion)
• Lohnzeitenliste (HWP Professional mit Selektion)
• Zahlungsübersicht
• Titelzusammenstellung (HWP Professional mit Selektion)
• Bestellliste pro Lieferant
• Kalkulationsauswertung (HWP Professional mit Selektion)
• Materialliste (HWP Professional mit Selektion)
• Kalkulationsdokument
Bereich „Weitere Dokumente“

• Schmierzettel
• Textverarbeitung
Hierüber starten Sie die Textverarbeitung, die Sie unter Voreinstellungen:
Projekt festgelegt haben und erzeugen ein externes Dokument.
• Externe Dokumente
149
Tägliche Arbeiten
Register „Bestelldokumente“ (Zusatzmodul „Bestellwesen”)

Über das Register „Bestelldokumente“ können Sie folgende Dokumenttypen
wählen:
• Bestellvorschlag
• Preisanfrage
• Bestellungen
Dokument-Positionen
Dokumente werden durch Positionen strukturiert. Hauptsächlich enthalten
Dokumente Positionen zur Darstellung Ihrer betrieblichen Leistung gegen-
über Ihrem Kunden, also z.B. Ihre Arbeiten und verkaufte Artikel. Aber Sie
können noch andere Positionstypen einsetzen, um freien Text, Bilder und
strukturelle Elemente wie Titel und Zwischensummen einzufügen.
Das Einfügen von Positionen ist ausschließlich im Editiermodus (vgl. Ab-
schnitt „Ansichtsmodi“ S. 61) möglich. Über das Symbol „N“ oder <Bearbei-
ten/Neu> rufen Sie den Dialog zum Einfügen von Positionen auf (bei geöff-
netem Dokumentenfenster).
Beim Einfügen von zusätzlichen Positionen, haben Sie zwei grundsätzliche
Möglichkeiten:
• Sie markieren die letzte Position und fügen neue Positionen ein. Diese
werden angehängt und bekommen fortlaufende Nummern entsprechend
Ihrer Voreinstellungen, ohne die Nummernstruktur zu verändern (Stan-
dardvorgehensweise).
• Sie fügen die neue Position zwischen zwei bestehenden Positionen ein. In
diesem Fall können Nummerierungsfehler auftreten. Das Programm zeigt
einen Eingabedialog, in dem Sie festlegen können, wie Nummerierungs-
konflikte gelöst werden sollen.
Bitte beachten Sie, über das Menü <Bearbeiten> oder die Symbole der Tool-
bar können Sie markierte Positionen/Titel kopieren bzw. ausschneiden und
an anderer Stelle wieder einfügen.
Dialog „Neue Position“

In diesem Dialog werden im oberen Bereich alle Positionstypen angeboten,
die Sie in ein Dokument einfügen können. Details zur Bearbeitung der hier
angegebenen Positionstypen finden Sie in der Programmhilfe über den In-
dexeintrag „Positionstypen“.
150
Im unteren Bereich finden Sie mehrere Optionen für das Einfügen von Posi-
tionen.
Bereich „Positionstyp“
Im oberen Bereich dieses Dialoges markieren Sie einen Positionstyp zur Ein-
fügung in das Dokument:
Leistung
Material
Lohn
Verleihartikel (mit Zusatzmodul „Vermietung & Verleih“)
Kostenart 3-5 (z.B Fremdleistung, Geräte, Sonstiges)
Diese Positionen werden durch den Aufruf von Datensätzen aus
den Stammdaten eingefügt. Manuelle Positionen können nur
über das Kontextmenü erzeugt werden. Die Vorgehensweise ist
im Hilfethema „Manuelle Positionen einfügen“ beschrieben
(Indexeintrag „Manuelle Position einfügen“).
Gruppe (Los, Titel)
Gruppenpositionen wie „Los“ und „Titel“ sind Strukturelemente
und helfen Dokumente inhaltlich strukturiert aufzubauen. Zum
Beispiel können Sie Bauabschnitte, Räume oder Alternativen
ausweisen, denen Sie wiederum Material- oder Leistungsposi-
tionen zuordnen (siehe Absatz „Gruppenposition einfügen“ ab
Seite 155).
151
Tägliche Arbeiten
Rabatt/Aufschlag
Über diesen Positionstyp fügen Sie wahlweise einen Rabatt oder
einen Aufschlag ein. Die Auswahl findet im Positionsdialog
statt.
Freier Text
Zur Erläuterung einer Position fügen Sie einen freien Text ein.
Zwischensumme
Mit diesem Positionstyp lassen sich die Gesamtbeträge vorher-
gehender Positionen addieren, um ein Dokument kaufmännisch
zu strukturieren (Indexeintrag „Zwischensumme bearbeiten“).
Trennstrich
Seitenumbruch
Bild
Diese Positionstypen können Sie zur visuellen Dokument-
strukturierung bzw. -gestaltung benutzen.
Bereich „Optionen“
mehrere Positionen auf einmal
Mit dieser Option fügen Sie mehrere Positionen einer Kostenart
in einem Arbeitsgang in ein Dokument ein (siehe Programm-
hilfe Indexeintrag „Mehrfachauswahl“). Die Option steht nur
beim Einfügen von Leistungen und von Kostenarten zur Verfü-
gung.
Hinweis
Damit beim Einfügen einer Einzelposition der Dialog „Position
bearbeiten“ geöffnet wird, muss die Option „mehrere Positio-
nen auf einmal“ deaktiviert sein.
Titelbezüge automatisch auflösen
(bei den Positionstypen Rabatt/Aufschlag und Zwischensumme)
Bei Rabatten/Aufschlägen und Zwischensummen können Sie
die Titelbezüge auflösen lassen und dann im Nachfolgedialog
„Rabattposition bearbeiten“ bzw. „Zwischensummenposition
bearbeiten“ die Positionen auswählen, die berücksichtigt wer-
den sollen.
152
Positionsnummer manuell vergeben

Über diese Option können Sie die Positionsnummer manuell
vergeben.
Hinweis
Die Option „Positionsnummer manuell vergeben“ sollte im
Normalfall nicht aktiviert sein.
Bei abweichender Titelebene warnen
Bei manueller Vergabe von Positionsnummern kann gewarnt
werden, wenn die eingegebene Titelebene noch nicht vorhan-
den ist.
Höhere Ebene automatisch freischalten
Diese Option ist nur bei manueller Vergabe von Positionsnum-
mern wählbar. Wenn Sie bei manueller Vergabe im Feld „Positi-
onsnummer“ eine nicht vorhandene Titelebene angeben (Titel-
ebenen jeweils durch einen Punkt getrennt), wird automatisch
diese Ebene und alle dazwischenliegenden Ebenen angelegt.
Bilder einfügen
Diese Option steht nur für den Positionstyp „Material“ zur Ver-
fügung. Mit dieser Option werden auch vorhandene Bilder von
Artikeln in Dokumente eingefügt, sofern im Materialstamm das
Einfügen in Dokumente nicht ausgeschlossen wurde.
Titelsumme einfügen
Diese Option wird mit der Auswahl des Positionstyps „Gruppe
(Los, Titel)“ aktiviert (voreingestellt). Mit dieser Option wird au-
tomatisch eine Zwischensumme für alle Positionen des Titels
eingefügt.
Die Titelsumme wird vom Programm innerhalb des Titels so po-
sitioniert, damit Sie möglichst bequem weiterarbeiten können.
Die Positionierung der Titelsumme ist deshalb abhängig von der
Benutzung bzw. Nichtbenutzung der Funktion „Positionen zu-
ordnen“ im Gruppenpositionsdialog.
Entfernen Sie die Markierung, wenn Sie keine Titelsumme wün-
schen.
Die letzte Einstellung der Optionen ist beim nächsten Aufruf des Dialogs
„Neue Position“ voreingestellt.
153
Tägliche Arbeiten
Position einfügen
Zum Einfügen einer Einzelposition gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Wählen Sie den gewünschten Positionstyp und bestätigen Sie Ihre Wahl
mit „OK“, wodurch sich der Suchdialog für die Datensätze dieses Posi-
tionstyps öffnet.
• Wählen Sie den gewünschten Datensatz, dadurch öffnet sich der Dialog
„Position bearbeiten“.
• Überprüfen und bearbeiten Sie die Positionsdaten, indem Sie z.B. die
Menge ändern.
• Über „OK“ wird diese Position in das aktuelle Dokument übernommen.
Positionstypen und Positionsnummerierung

Die wichtigsten Positionstypen werden durchnummeriert, Positionstypen,
die der Gestaltung dienen und „freier Text“ jedoch nicht.
Normalerweise wird vom Programm die Positionsnummerierung fortlaufend
aufsteigend durchgeführt, entsprechend den Vorgaben, die Sie unter <Sys-
tem/Voreinstellungen/Voreinstellungen/Register „Projekt“/Bereich „Num-
merierung“> festgelegt haben. Diese Automatik gewährleistet, dass Aus-
gangsdokumente und Folgedokumente in den Positionen direkt vergleich-
bar sind (z.B. Auftrag und Rechnung).
Diese Voreinstellungen werden bei der Anlage jedes neuen Projekts als Stan-
dardeinstellungen übernommen, können jedoch projektbezogen verändert
werden (Projekteinstellungen Register „Grundlagen“). Ebenfalls in diesem
Voreinstellungsregister können Sie bei der Projektanlage wählen, ob die
Positionsnummerierung automatisch oder manuell durchgeführt werden
soll.
Beispiel Positionsnummer: dreistellig, Schrittweite „10“
154
Beim Einfügen von Positionen überprüft die automatische Positions-

kontrolle, ob die Positionsnummer schon vergeben ist bzw. ob andere Fehler
auftreten können und gibt ggf. entsprechende Fehlermeldungen aus.
In diesem Fehlermeldedialog können Sie Positionsnummern korrigieren
lassen oder den Nummerierungs-Assistent aufrufen (siehe Seite 167).
Details hierzu finden Sie im Absatz „Konzept der Positionsnummerierung“
ab Seite 166.
Gruppenposition einfügen/bearbeiten (z.B. Titel)

Gruppenpositionen wie „Los“ und „Titel“ sind Strukturelemente und helfen
Dokumente inhaltlich strukturiert aufzubauen. Zum Beispiel können Sie
Bauabschnitte, Räume oder Alternativen ausweisen, denen Sie wiederum
Material- oder Leistungspositionen zuordnen.
Dieser Dialog wird vor der Übernahme einer Gruppenposition in ein Doku-
ment automatisch aufgerufen oder manuell von Ihnen im Dokument zur
Bearbeitung einer Gruppenposition.
Wenn Sie als erste Position eine Gruppenposition einfügen, werden alle
Positionen die Sie danach erfassen (z.B. Material oder Lohn) automatisch
dieser Gruppenposition zugeordnet – solange, bis Sie eine weitere Gruppen-
position einfügen. Dies ist die einfachste und schnellste Erfassung bei der
Neuanlage von Dokumenten.
Wenn Sie mehrere Titel in ein Dokument einfügen ist empfehlenswert, je-
den Titel mit einer Zwischensumme abzuschließen. Zur nachträglichen Zu-
155
Tägliche Arbeiten
ordnung von Positionen vergleichen Sie bitte den Absatz „Gruppenposition

bearbeiten“ (s.u.).
Über den Dialog „Neue Position“ und den Positionstyp „Gruppe (Los, Titel)“
rufen Sie den Dialog „Gruppenposition bearbeiten“ auf:
Position
Die für diese Gruppe vorgesehene Positionsnummer wird im
Feld „Position“ angezeigt.
Inhalt
Das Feld „Inhalt“ ist noch deaktiviert, weil diese Position noch
nicht endgültig ins Dokument eingefügt wurde; aus diesem
Grund ist auch die „Aktualisieren“-Schaltfläche deaktiviert. Bei
der Bearbeitung von Gruppenpositionen stehen diese Funktio-
nen zur Verfügung.
Normaltitel, Alternativtitel, Pauschaltitel, Bedarfstitel
Sie bestimmen den Typ der Gruppenposition. Jeder Typ hat an-
dere Auswirkungen auf das Erscheinungsbild des Dokuments:
• Normaltitel
Um einen Normaltitel einzufügen, dürfen Sie kein Kontroll-
kästchen markieren.
156
Daraufhin werden alle nachfolgenden Positionen mit dem

Einzel- und Gesamtpreis ausgewiesen und alle Positionen
fließen in die Gesamtsumme ein.
• Alternativtitel
Alternativtitel sind nur in Angeboten sinnvoll, weil die Posi-
tionen eines Alternativtitels nicht in die Gesamtsumme ein-
fließen (Einzel- und Gesamtpreise werden ausgewiesen).
Um einen Alternativtitel in ein Angebot einzufügen, markie-
ren Sie die Option „Alternativtitel“.
Hinweise
Wenn Sie aus einem Angebot ein Projektdokument erstellen
und drucken (z.B. einen Auftrag), werden Sie auf bestehende
Alternativtitel hingewiesen, die nicht übernommen werden
können.
Wenn Sie aus einem Angebot mit einem oder mehreren Al-
ternativtiteln direkt eine Rechnung erzeugen, müssen Sie
diese manuell in Normaltitel verwandeln.
• Pauschaltitel
Um einen Pauschaltitel einzufügen, markieren Sie die Option
„Pauschaltitel“.
Daraufhin werden alle nachfolgenden Positionen ohne Ein-
zel- und Gesamtpreis ausgewiesen und alle Positionen flie-
ßen in die Gesamtsumme ein.
• Bedarfstitel
Um einen Bedarfstitel einzufügen, markieren Sie die Option
„Bedarfstitel“. Daraufhin werden alle nachfolgenden Positio-
nen mit Einzel- und Gesamtsummen ausgewiesen, aber keine
Position fließt in die Gesamtsumme ein.
Text
Tragen Sie in diesem Feld die Bezeichnung der Gruppen-
position ein (z.B. „Badezimmer“). Formatieren Sie ggf. die
Bezeichnung mithilfe der Schaltflächen. Der hier erfasste
Text wird mit dem Einfügen der Position ins Dokument
übernommen.
157
Tägliche Arbeiten
In diesem Dokument aktiv

Positionsnummern unterdrückt
fett gedruckt
In der Standardeinstellung ist die Gruppenposition im Doku-
ment aktiv und wird fett gedruckt, außerdem werden die Positi-
onsnummern angezeigt. Ändern Sie ggf. die Einstellungen.
Positionen zuordnen
Über die Schaltfläche „Positionen zuordnen“ gelangen Sie in
den Bearbeitungsstatus der Gruppenposition, in dem Sie Positi-
onen zuordnen können. Solange Sie keine Positionen erfasst
haben, ist die Schaltfläche deaktiviert.
Die Nutzung/Nichtnutzung der Funktion „Positionen zuord-
nen“ wirkt sich auf die Positionierung einer eingefügten Titel-
summe (siehe Einfügeoptionen im Dialog „Neue Position“) in-
nerhalb des Titels aus:
• Verwenden Sie diese Funktion, wird die Titelsumme unter-
halb der letzten Position eingefügt und der Titel bleibt zur
weiteren Bearbeitung markiert.
• Verwenden Sie diese Funktion nicht, wird die Titelsumme di-
rekt unterhalb des Titels eingefügt und Sie können sofort
weitere Positionen einfügen.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“. Daraufhin erscheint der eingegebene
Text als Gruppenposition im aktiven Dokumentenfenster – im Projektfens-
ter wird die Gruppenposition als Teil des Dokumentes angezeigt. Mit einem
Doppelklick auf den Eintrag der Gruppenposition im Projektfenster (vgl. S.
56) wird diese Position im Dokumentenfenster automatisch angesprungen
und markiert.
Hinweise Werden zuerst Positionen in ein Dokument eingefügt und erst später ein
Alternativ- oder Bedarfstitel, so werden die folgenden Positionen nicht mit
dem Kennzeichen alternativ oder Bedarf versehen. Somit erfolgt auch keine
Neuberechnung der Endsumme. Die Positionen müssen einzeln angepasst
werden, damit eine entsprechende Aktualisierung der Endsumme erfolgt.
Erfassen Sie dagegen zuerst den Titel und danach die Positionen, erfolgen
alle Berechnungen automatisch. Bei der Auswahl des Positionstyps „Gruppe
(Los, Titel)“ im Dialog „Neue Position“ ist die Option „Titelsumme einfü-
gen“ standardmäßig gesetzt, so dass am Ende einer solchen Gruppenpositi-
158
on automatisch eine Zwischensumme (Titelsumme) eingefügt wird. Wenn

Sie dies nicht wünschen, deaktivieren Sie diese Option beim Einfügen neuer
„Gruppen, Lose oder Titel“ bereits im Dialog „Neue Position“.
Mit einem Doppelklick auf eine Gruppenposition im Dokumentenfenster
können Sie eine solche Position zur Bearbeitung öffnen. Im Bearbeitungs-
dialog wird die Positionsnummer der Gruppenposition angezeigt, ebenso
die Nummern der zu dieser Gruppenposition gehörenden Positionen.

trag „Gruppenposition bearbeiten“.
Positionen im Dokument
Leistungspositionen und Kostenartenpositionen im Dokument
bearbeiten (Übersicht)
Das Einfügen und Bearbeiten von Leistungspositionen und von Positionen
der Kostenarten bzw. von Verleihpositionen (nur mit Zusatzmodul „Vermie-
tung & Verleih“) verläuft gleich und die Bearbeitungsdialoge sind ähnlich.
Deshalb wird im Folgenden das generelle Einfügen und Bearbeiten einer
Position kurz dargestellt. Informationen über die Positionsdialoge, die Ihnen
zur Bearbeitung der eingefügten Positionstypen zur Verfügung stehen, fin-
den Sie über die unten angegebenen Indexeinträge in der Programmhilfe.
Beim Einfügen einer einzelnen Position in ein Dokument wird der Bearbei-
tungsdialog der Position automatisch aufgerufen, damit Sie die Werte und
159
Tägliche Arbeiten
Texte aus den Stammdaten überprüfen, korrigieren und ergänzen können.

Wenn Sie bei den Werten oder Texten aus den Stammdaten Fehler entde-
cken, können Sie diese über eine Schaltfläche (s.u.) direkt in den Stammda-
ten ändern und die Änderungen anschließend in die Position übertragen
lassen, wodurch die Daten in Ihrem Datenstamm und Ihren Positionsdialo-
gen gleich bleiben.
Eine spätere Bearbeitung der Position ist durch einen manuellen Aufruf
möglich.
Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung der Option „Mehrere Positio-
nen auf einmal“ im Dialog „Neue Position“ kein automatischer Aufruf eines
Positionsdialoges stattfindet, Sie aber die Positionen nach dem Einfügen in
das Dokument manuell aufrufen können.
Folgende Positionstypen können Sie über einen Positionsdialog bearbeiten:
• Leistungspositionen (Indexeintrag „Leistungsposition bearbeiten“)
• Materialpositionen (Indexeintrag „Materialposition bearbeiten“)
• Lohnpositionen (Indexeintrag „Lohnposition bearbeiten“)
• Verleihpositionen (Indexeintrag „Verleihposition bearbeiten“)
• Positionen der freien Kostenarten 3 – 5 (Indexeintrag „Position einer
freien Kostenart bearbeiten (Kostenart 3-5)“)
Hinweis Die Felder in den Bearbeitungsdialogen sind mit den Werten aus dem
Stamm und mit einigen generellen Daten bzw. Einstellungen gefüllt (z.B.
zur Kalkulation), die Sie sorgfältig in den Stammdaten und den Voreinstel-
lungen erfasst haben. Deshalb reicht es in der Regel, in den Positionsdialo-
gen die Menge festzulegen und die Einstellungen zu kontrollieren.
Bedienungselemente in der Fußzeile

In der Fußzeile der Positionsdialoge steht Ihnen folgende Bedienungs-
elemente zur Verfügung:
Suchen
Über die Schaltfläche „Suchen“ wird der Suchdialog aufgerufen,
der Funktionen enthält, mit deren Hilfe Sie jeden Datensatz
schnell finden.
160
Über diese Schaltflächen können Sie den der Position (bzw.

Stücklistenposition) zugrundeliegenden Datensatz in den ent-
sprechenden Stammdaten direkt zur Änderung öffnen (vgl. Vor-
einstellungen). Je nach Positionsart steht Ihnen eines dieser
Symbole als Schaltfläche zur Verfügung (rechts neben der
„Such“-Schaltfläche).
Über diese Navigationsleiste können Sie innerhalb eines Doku-

mentes durch die Positionen eines Dokumentes navigieren, oh-
ne den Positionsdialog verlassen zu müssen. Benutzen Sie dazu
die Schaltflächen links und rechts oder benutzen Sie den „An-
fasser“ in der Mitte, den Sie mit der Maus anklicken und bei ge-
drückter Maustaste auf andere Positionen ziehen können. Der
Positionsdialog passt sich anderen Positionsarten an, so dass Sie
z.B. aus einem Materialpositionsdialog direkt in einen Lohnpo-
sitionsdialog wechseln können.
Positionen einfügen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Position einzufügen:
• Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> die Option <Neu> oder klicken Sie in
der Symbolleiste auf das Symbol „N“.
• Klicken Sie den gewünschten Positionstyp an (z.B. „Material“) und bestä-
tigen Sie diese Einstellung mit „OK“.
Daraufhin erscheint die Suchliste mit den Datensätzen dieses Positions-
typs aktiv im Vordergrund (z.B. Materialdatensätze aus dem Material-
stamm). Sie können die erforderliche Suchliste im Dokumentenfenster
auch direkt über die rechte Maustaste aufrufen („Material einfügen“).
• Per Doppelklick wählen Sie den gewünschten Datensatz aus, wodurch die
Suchliste geschlossen wird und der Datensatz in einen Positionsdialog
zur Überprüfung und Bearbeitung übernommen wird.
Hinweis Wenn Sie von einer Kostenart mehrere Positionen in ein Dokument
einfügen wollen, können Sie die Komfortfunktionen der Mehrfachauswahl
nutzen (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Mehrfachauswahl“).
161
Tägliche Arbeiten
Positionen bearbeiten
Einzelne Positionen können Sie direkt beim Einfügen in ein Dokument be-
arbeiten (der Positionsdialog wird automatisch geöffnet) oder Sie rufen den
Positionsdialog zur Bearbeitung manuell auf:
• Markieren Sie die zu bearbeitende Position und drücken Sie die Ü-Taste,
um den Positionsdialog zu öffnen. Alternativ dazu können Sie den Posi-
tionsdialog auch mit einem Doppelklick öffnen, den Sie links oder rechts
neben die Position setzen.
• Im Positionsdialog legen Sie die Menge fest und kontrollieren die ange-
gebenen Werte und Einstellungen.
• Zur schnellen Bearbeitung steht Ihnen in den Positionsdialogen der Kos-
tenarten und Leistungen eine Navigationsleiste zur Verfügung, über die
Sie bequem zu anderen Positionen wechseln können, ohne den Positi-
onsdialog schließen und erneut öffnen zu müssen.
• Mit der „OK“-Schaltfläche bestätigen Sie die Werte und Einstellungen,
übernehmen die Position mit den Angaben in das Dokument und schlie-
ßen den Positionsdialog.
Positionen sonstiger Positionstypen im Dokument bearbeiten

(Übersicht)
Neben den Leistungs- und Kostenartenpositionen können Positionen weite-
rer Positionstypen in Dokumente eingefügt werden (vgl. Abschnitt „Positio-
nen einfügen (Übersicht)“ S. 150).
Im Folgenden werden diese Positionstypen aufgelistet. Informationen über
die Positionsdialoge, die Ihnen zur Bearbeitung der eingefügten Positionen
zur Verfügung stehen, finden Sie über die unten angegebenen Indexeinträge
in der Programmhilfe.
Folgende Typen von den sonstigen Positionen können beim Einfügen in ein
Dokument oder beim Bearbeiten im Dokument in einem Positionsbearbei-
tungsdialog bearbeitet werden:
• Rabatt/Aufschlagspositionen (Indexeintrag „Rabatt- und Aufschlagsposi-
tion bearbeiten“)
Im Positionsdialog legen Sie fest, ob Sie eine Rabatt- oder eine Auf-
schlagsposition einfügen möchten und legen die Details fest.
162
• Freier Text (Indexeintrag „Freien Text bearbeiten“)

In den Feldern dieses Bearbeitungsdialogs erfassen Sie einen freien Text
als unabhängige eigene Position und legen die Formatierung des Textes
fest.
• Zwischensumme (Indexeintrag „Zwischensumme bearbeiten“)
In den Feldern dieses Bearbeitungsdialogs legen Sie den Positionsbereich
für die zu summierenden Positionen fest, vergeben den Positionstext und
legen die Formatierung des Textes fest:
• Bild (Indexeintrag „Bildposition bearbeiten“)
Bilder können Sie zur Illustration Ihres Dokumentes als eigene Position
einfügen.
Hinweis Die Gestaltungspositionen „Trennstrich“ und „Seitenumbruch“ können

nicht bearbeitet werden und besitzen deshalb auch keinen Positionsdialog.
Über <Bearbeiten/Linien, Umbrüche, Bilder> können sie jedoch deaktiviert
bzw. aktiviert werden.
Übernehmen Sie nach der Überprüfung/Bearbeitung die angezeigte Position
mit „OK“ in Ihr Dokument.
Manuelle Position einfügen

Material, Lohn und Leistungen, die Sie nicht in Ihren Stammdaten hinterle-
gen möchten, können Sie als manuelle Positionen in Ihre Dokumente und
Stücklisten aufnehmen.
Erzeugt wird eine manuelle Position immer durch Schließen des aufgerufe-
nen Suchdialoges ohne Auswahl eines Datensatzes. Die Art des Aufrufs der
manuellen Positionen bestimmt dabei den Bearbeitungsweg und über die
zugeordnete Preisart:
• „Strg N“ oder Schaltfläche
Über diese Aufrufmöglichkeiten wird für die manuelle Position immer
ein Positionsdialog geöffnet und der Preis gemäß den Projekteinstellun-
gen berechnet. Daten so erstellter manueller Material- und Leistungsposi-
tionen können beim Einfügen in ein Dokument in den Stammdaten als
neuer Datensatz gespeichert werden (nach Programmabfrage).
163
Tägliche Arbeiten
• „Strg 1-3“ oder Kontextmenü

Über diese Aufrufmöglichkeiten wird die manuelle Position immer direkt
im Dokument erfasst und als Preisart kann nur ein Festpreis eingefügt
werden. Eine Übernahme der Daten manueller Material- und Leistungs-
positionen in die Stammdaten ist hierbei nicht möglich.
Zwei Beispiele und eine Tabelle mit allen Tastaturkürzeln finden Sie in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Manuelle Position einfügen“.
Dokument bearbeiten
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument zu ergänzen oder zu
überarbeiten. Vergleichen Sie in diesem Zusammenhang auch das Kapitel
„Dokumentenfenster“ auf Seite 59f.
164
Navigation in einem Dokument

Die aktuelle Position in einem Dokument ist durch einen grauen Balken
markiert. Zu anderen Positionen gelangen Sie auf verschiedene Arten:
• Mit Hilfe der Pfeiltasten können Sie innerhalb des Dokuments von Posi-
tion zu Position „springen“.
• Mit Hilfe des Tabulators können Sie innerhalb der aktuellen Position von
Eingabefeld zu Eingabefeld „springen“.
• Über die Pfeile in der Programmsymbolleiste.
• Wenn Sie innerhalb des Dokuments auf eine bestimmte Seite oder an
eine bestimmte Position „springen“ möchten, wählen Sie <Ansicht/auf
Seite|Position>.
Hier können Sie die Seite und Position eintragen, die Sie aufrufen möch-
ten oder aber nach einer bestimmten Textpassage suchen.
Dokumentansicht und -fenster ändern

Über das Menü <Fenster> können Sie die Anordnung und die Größe der
gleichzeitig geöffneten Fenster steuern.
Mit Hilfe der Funktionen „Neu ausrichten“ und „Symbole anordnen“ erhal-
ten Sie die ursprüngliche „Standarddarstellung“ zurück.
Im unteren Bereich können Sie mit einem Mausklick zwischen den gleich-
zeitig geöffneten Fenstern hin- und herschalten (aktivieren und deaktivie-
ren). Das jeweils aktive Fenster ist durch einen Haken gekennzeichnet.
Über das Menü <Ansicht> können Sie die Größe des Dokuments steuern.
Dort können Sie auch über die Funktion „autom. anpassen“ das Dokument
der Fenstergröße anpassen, so dass die Seitenbreite des Dokuments mit der
Fensterbreite übereinstimmt.
165
Tägliche Arbeiten
Bearbeitungsmöglichkeiten (Übersicht)
Positionen im Dokument können bearbeitet werden, wenn Sie den „Edi-
tiermodus“ aufrufen. Mehrere Bearbeitungsmöglichkeiten mit unterschiedli-
cher Zielsetzung stehen Ihnen zur Verfügung:
• Inhaltliche Bearbeitung von Positionen
Positionen werden bearbeitet, um z.B. die Menge oder den Preis zu ver-
ändern.
• Formale Bearbeitung von Positionen
Positionen werden auch formal bearbeitet, d.h. sie können u.a. ausge-
schnitten, kopiert, eingefügt und gelöscht werden. Mehr zu diesen for-
malen Funktionen finden Sie über das Hilfethema „Positionen formal be-
arbeiten (Übersicht)“.
• Bearbeitung der Positionsnummerierung
Über das Hilfethema „Konzept der Positionsnummerierung“ erfahren Sie
mehr zu dem Thema, wie Sie die Positionsnummerierung beeinflussen
bzw. verändern.
• Bearbeitung der Positionssortierung
Über das Hilfethema „Sortier-Assistent“ erfahren Sie mehr zu dem The-
ma, wie Sie die Positionssortierung verändern können.
• Bearbeitung von Gestaltungspositionen
Gestaltungspositionen wie Seitenumbrüche, Trennlinien und Bilder kön-
nen über <Bearbeiten/Linien, Umbrüche, Bilder> ausgeblendet und wie-
der aktiviert werden.
Konzept der Positionsnummerierung

Die Positionsnummerierung wird auf zwei Ebenen durchgeführt:
• programmintern, unsichtbar und unveränderbar für den Benutzer
• in den Dokumenten, für den Benutzer beliebig änderbar
Durch die Entkopplung der programminternen Nummerierung von der für

den Benutzer sichtbaren wird erreicht, dass eine Position vom Programm
auch dann noch eindeutig identifizierbar ist, nachdem die Positionsnummer
166
vom Benutzer geändert wurde.

Dadurch wird auch vermieden, dass mit einer Änderung der Positionsnum-
mer die Position automatisch im Dokument verschoben wird (in früheren
Versionen). Der Benutzer kann nach Belieben Positionsnummern verändern
oder auch löschen, ohne dass das Programm die Zuordnung verliert.
Beim Einfügen von Positionen überwacht das Programm die Abfolge der für
den Benutzer sichtbaren Positionsnummern und weist Sie auf Nummerie-
rungskonflikte hin. Wenn Nummerierungskonflikte auftreten, schlägt der
Assistent Lösungsmöglichkeiten vor, abhängig von der Art des Konfliktes
und dem Status des Dokumentes.
Lösungsmöglichkeiten können zum Beispiel sein:
• Ab der eingefügten Position automatisch neu durchnummerieren
• Die neue Position umbenennen
• Doppelte Positionsnummern verwenden
Weder die Wahl einer dieser Optionen noch das Schließen des Dialoges (die
den Konflikt verursachende Positionsnummer wird dann eingefügt) kann
die programminterne Positionsnummerierung verändern.
Wenn Sie umfangreiche Dokumente mit vielen Positionen erfassen, emp-
fiehlt es sich, die Nummerierung erst nach der Erfassung zu überprüfen und
zu korrigieren.
Setzen Sie dazu im ersten Dialog, der Ihnen zu Nummerierungskonflikten
angezeigt wird (vgl. Abschnitt „Nummerierungskonflikte lösen“), die Option
„Bei Nummernkonflikten immer so verfahren“. Dann wird Ihre Erfassung
nicht mehr unterbrochen und Sie können nach Abschluss der Erfassung den
Nummerierungs-Assistenten manuell aufrufen.
Nummerierungskonflikte lösen
Werden in ein bestehendes Dokument neue Positionen zwischen bestehen-
de Positionen eingefügt, können Nummerierungskonflikte auftreten, z.B.
wenn Nummern doppelt vergeben werden oder wenn die Schrittweite der
Nummerierung kein Einfügen zulässt bzw. Sie im Dialog „Neue Position“
nicht die erste freie Positionsnummer innerhalb einer Lücke angegeben ha-
ben. In einem solchen Fall erscheint der Dialog „Position einfügen“.
Hinweis Auch wenn Nummerierungskonflikte vorliegen, kann das Programm
Positionen in Dokumenten korrekt verarbeiten und auswerten, da alle Posi-
tionen programmseitig durch eine interne Nummerierung eindeutig identi-
167
Tägliche Arbeiten
fiziert sind (vgl. Konzept der Positionsnummerierung). Um die Übersicht-

lichkeit zu wahren, sollten Sie jedoch – auch im Interesse Ihrer Geschäfts-
partner – auf eine logische Nummernfolge achten.
Im Dialog „Position einfügen“ werden – abhängig von der Art des Konfliktes
und dem Status des Dokumentes – Lösungsmöglichkeiten angeboten, um
diese Nummernkonflikten zu lösen.
Solche Lösungsmöglichkeiten können zum Beispiel sein:
• ab der eingefügten Position automatisch neu durchnummerieren
• die neue Position manuell umbenennen (mit Vorschlagswert)
• die falsche Positionsnummer trotzdem verwenden (manuelle Bestäti-
gung)
Wenn die angebotenen Optionen für Ihre Zwecke nicht ausreichen, können
Sie über die Schaltfläche „Nummerierungsassistent“ diesen Assistenten auf-
rufen und weitere Einstellungen zur Nummerierung festlegen.
Über die Option „Bei Nummernkonflikten immer so verfahren“, wird die
getroffene Einstellung bei Nummernkonflikten solange automatisch benutzt
(und diese Abfrage unterdrückt), wie Sie im selben Dokument arbeiten bzw.
bis Sie das Programm neu starten.
Regeln bei Nummerierungskonflikten

Bei Nummerierungskonflikten werden drei Klassen von Dokumenttypen
unterschieden, für die unterschiedliche die Regeln gelten:
• Für Angebote, Kundendienstdokumente und dem jeweils ersten Projekt-
dokument (z.B. Auftrag) gelten die oben angegebenen Möglichkeiten,
weil diese Dokumente unabhängig von anderen sind.
168
• Ab dem zweiten Projektdokument (z.B. Auftrag und Lieferschein) bei

Projekten mit Positionskontrolle wirken sich Änderungen der Nummerie-
rung auf alle vorhandenen Projektdokumente aus. Die Optionen im Dia-
log „Position einfügen“ sind die gleichen wie bei den unabhängigen Do-
kumenten – eine Programmmeldung weist auf die oben genannten Kon-
sequenzen hin.
• Ab der zweiten Rechnung dürfen Positionsnummern von bereits berech-
neten Positionen nicht mehr verändert werden – deshalb entfällt in die-
sem Falle die Option „neu durchnummerieren“.
Nummerierungs-Assistent
Den Nummerierungs-Assistenten können Sie über das Kontextmenü (rechte
Maustaste) oder über <Bearbeiten/Nummerieren/Nummerierungs-Assistent>
aufrufen.
Hinweise und Einschränkungen

In diesem Bereich werden Auswirkungen und Einschränkungen
beschrieben, die sich aus dem Typ des Dokumentes ergeben, auf
den der Nummerierungs-Assistent angewendet werden soll.
Zum Beispiel können Sie nach Erstellung der ersten Teilrech-
nung (kummuliertes Projekt) die dort bereits berechneten Posi-
tionen nicht mehr verändern.
169
Tägliche Arbeiten
Hinweis
Wenn Sie trotzdem neue Positionen einfügen möchten, setzen
Sie diese Positionen unter die bereits berechneten Positionen.
Bereich
Legen Sie hier den Bereich fest, in dem neue Nummern verge-
ben werden sollen:
• Gesamtes Dokument
Alle Positionen erhalten neue Nummern.
• Dieser Titel
Alle Positionen dieses Titels erhalten neue Nummern.
• Alle Positionen unterhalb
Alle Position ab der markierten Position erhalten neue Num-
mern.
• Markierter Bereich
Alle Positionen im markierten Bereich erhalten neue Num-
mern. Um mehrere Positionen zu markieren halten Sie die
S-Taste gedrückt und klicken die Positionen mit der Maus
an.
Erste zu nummerierende Position
Je nach Bereichswahl wird die erste Position dieses Bereichs an-
gezeigt. Für alle Bereiche können Sie jedoch eine andere Start-
position für die Neunummerierung vergeben. Im Feld rechts
daneben wird der Textanfang der Position angezeigt.
Neue Positionsnummer für erste zu nummerierende Position
Hier tragen Sie die Nummer ein, die der ersten neu zu numme-
rierenden Position gegeben werden soll. Über die Schaltfläche
„zurücksetzen“ wird die Ausgangsnummer wiederhergestellt.
Nummerierung
Die vorgeschlagene Nummerierungseinstellung entstammt der
Projekteinstellung (Register „Grundlagen“), die Sie individuell
überschreiben können.
Geben Sie dazu die minimale Stellenanzahl und die Schrittweite
für Titel und Positionen an. Diese Einstellung gilt nur für die ak-
tuelle Nummerierung.
170
Irreguläre Positionsnummern immer beibehalten

Als irreguläre Positionsnummern werden Positionsnummern
verstanden, die z.B. nichtnumerische Zeichen enthalten bzw.
nicht entsprechend ihrer Ebenenzugehörigkeit formatiert sind
oder größer sind als die Folgenummern. Die Option ist in der
Standardeinstellung aktiviert.
Über die „Weiter“-Schaltfläche können Sie den Vorschaudialog des Numme-
rierungs-Assistenten aufrufen, in der Sie vor der Ausführung der Umnum-
merierung die neuen Positionsnummern überprüfen und ggf. ändern kön-
nen.
Mit der „OK“-Schaltfläche werden die gewählten Änderungen sofort vollzo-
gen.
Vorschaudialog im Nummerierungs-Assistenten
Auf der zweiten Seite des Nummerierungs-Assistenten werden die alten und
die neuen Positionsnummern in einer Tabelle angezeigt (entsprechend Ih-
ren Einstellungen auf der ersten Seite).
Die Spalte „Level“ zeigt die Ebene an, in der sich die Positionen und Titel
befinden (vgl. Seite 176).
In der Spalte „Posnr. Neu“ können Sie die vom Programm ermittelten Posi-
tionsnummer noch ändern. Über die Schaltfläche „Ausführen“ starten Sie
das Umbenennen der Positionen.
171
Tägliche Arbeiten
Positionen in Dokumenten umsortieren

Zur leichteren Bearbeitung von großen Dokumenten können Sie Positionen
in Dokumenten umsortieren lassen. Dazu steht Ihnen der Sortier-Assistent
zur Verfügung, den Sie über den Eintrag „Umsortieren“ im Kontextmenü
des Dokumentenfensters aufrufen.
Hinweise und Einschränkungen

In diesem Bereich werden Auswirkungen und Einschränkungen
beschrieben, die sich aus dem Typ des Dokumentes ergeben, auf
den der Sortier-Assistent angewendet werden soll.
Bereich
Legen Sie hier den Bereich fest, in dem Positionen umsortiert
werden sollen:
• Gesamtes Dokument
Alle Positionen werden umsortiert.
• Dieser Titel
Alle Positionen dieses Titels werden umsortiert.
• Alle Positionen unterhalb
Alle Position ab der markierten Position werden umsortiert.
• Markierter Bereich
Alle Positionen im markierten Bereich werden umsortiert.
172
Um mehrere Positionen zu markieren halten Sie die S-

Taste gedrückt und klicken die Positionen mit der Maus an.
Aufschläge, Rabatte, Zwischensummen
Texte, Bilder, Trennstriche, Seitenumbrüche
Diesen Positionen werden vom Programm keine eigene Positi-
onsnummern gegeben. Markieren Sie diese Option(en), wenn
das Programm versuchen soll, diese Positionen mitzusortieren.
Die Positionen ohne eigene Positionsnummer werden dann hin-
ter der ersten vorangehenden Position mit Positionsnummer
einsortiert.
Falls dies nicht möglich ist, wird eine Meldung ausgegeben, dass
die Bezüge nachzuprüfen sind. Die betroffenen Positionen kön-
nen dort auch ggf. gelöscht werden.
Kopfzeile, Endsumme, Vor- und Endtexte (nicht empfohlen!)
Eine Einbeziehung dieser Zeilen in eine Umsortierung wird
nicht empfohlen. Diese Option ist deshalb standardmäßig deak-
tiviert. Nur durch Deaktivierung der Einstellung „sicheres Sor-
tieren“ (s.u.) wird dieser Bereich zugänglich.
Erste zu sortierende Position
Je nach Bereichswahl wird die erste Position dieses Bereichs an-
gezeigt. Für alle Bereiche können Sie jedoch eine andere Start-
position für die Neunummerierung vergeben. Im Feld rechts
daneben wird der Textanfang der Position angezeigt.
Automatisch sortieren nach
Nach Aktivierung dieser Option können Sie das Sortierkriterium
festlegen. Sortiert werden kann nach:
- Positionsnummer
- Menge
- Einheit
- Bezeichnung
- Einzelpreis
- Gesamtpreis
173
Tägliche Arbeiten
Absteigend sortieren
Hier können Sie die Sortierrichtung ändern. Steht eine Rabatt-
position bzw. Zwischensumme inmitten von Artikelpositionen,
wird im Bereich oberhalb und unterhalb der Rabattposition
(bzw. Zwischensumme) die Sortierrichtung geändert. Möchten
Sie eine durchgehende Änderung der Sortierrichtung, müssen
Sie die Funktion „Keine Gruppenwechsel“ einschalten (vgl. un-
ten).
Keine Gruppenwechsel
Diese Funktion betrifft die Rabattpositionen und Zwischen-
summen. Wenn der Gruppenwechsel bei Verwendung von Ra-
battpositionen und Zwischensummen ausgeschlossen wird,
werden Rabattpositionen und Zwischensummen, die zwischen
Artikelpositionen stehen, unter die letzte Artikelposition gesetzt.
Nur dann ist eine durchgehende Änderung der Sortierrichtung
möglich (vgl. oben).
Strukturveränderungen erlaubt
Die Aktivierung dieser Option wird erst nach Abschaltung der
Funktion „Sicheres Sortieren“ möglich. Erst danach ist eine Sor-
tierung über Titelgrenzen hinaus möglich. Dadurch können Sie
zum Beispiel eine Materialliste über Titelgrenzen hinaus nach
Preisen sortieren lassen, um die Information zu gewinnen, wel-
che die teuersten Positionen in einem großen Dokument sind.
Sicheres Sortieren
Aktivieren Sie diese Option, wenn vom Dokument in der alten
Sortierreihenfolge eine Sicherungsversion gespeichert werden
soll. Nach dem Umsortieren können Sie die alte Struktur über
<Bearbeiten/Rückgängig: Sortier-Assistent> wieder herstellen.
Achtung
Über „Sicheres Sortieren“ können Sie eine Sortierung rückgängig
machen. Sollten Sie mehrere Umsortierungen vornehmen, kön-
nen Sie nur die letzte Struktur wieder herstellen lassen (über die
Funktion „Rückgängig“). Wird nach einer Umsortierung der
Nummerierungs-Assistent genutzt, lässt sich die letzte Sortie-
rung über „Rückgängig“ nicht wieder herstellen.
174
Über die „Weiter“-Schaltfläche können Sie den Vorschaudialog des Sortier-

Assistenten aufrufen, in der Sie vor der Ausführung der Umsortierung die
neue Sortierung der Positionen abschließend überprüfen können.
Mit der „Ausführen“-Schaltfläche werden die gewählten Änderungen sofort
vollzogen.
Vorschaudialog im Sortier-Assistenten
Nach dem Bestätigen der Sortiereinstellungen im ersten Eingabedialog des
Sortier-Assistenten (mit der „Weiter“-Schaltfläche) wird die neue Reihenfol-
ge der Positionen in einem Vorschaudialog angezeigt (s.u.), damit Sie vor
der Ausführung der Umsortierung die neue Sortierung der Positionen über-
prüfen können.
In diesem Dialog werden die Positionen so angezeigt, wie sie aufgrund der
Einstellung auf der ersten Seite umsortiert würden:
neu/ alt
In den beiden grauen Spalten „neu“/„alt“ werden die Positionen
angezeigt. Die Zählung beginnt meist nicht mit „1“, weil die
Anzeige abhängig ist vom gewählten Bereich und anderen Vor-
einstellungen im vorhergehenden Dialog.
Alle Positionen können jetzt noch mit der Maus verschoben
werden (anklicken und bei gedrückter linker Maustaste ver-
schieben).
175
Tägliche Arbeiten
Positionsnummer
Das ist die Positionsnummer, die Sie vergeben haben.
Bezeichnung der Position
Menge
Einheit
Einzeln
Gesamt
Durch Klicken auf einen Spaltentitel werden die Positionen
nach diesem Kriterium sortiert, bei nochmaligem Klicken auf
den gleichen Spaltentitel wird die Sortierreihenfolge umgedreht.
Die Spitze des Dreiecks im Spaltentitel gibt an, ob aufsteigend
oder absteigend sortiert wurde. Diese Funktion ist nur zugäng-
lich, wenn Sie im vorhergehenden Dialog die Option „Sicheres
Sortieren“ ausgeschaltet haben. Welche Einstellung Sie dort für
diese Option hinterlegt haben, wird Ihnen in diesem Dialog in
der Fußzeile angezeigt (ausgegraut).
Level
In der letzten Spalte wird Ihnen angezeigt, auf welcher Ebene
sich die Position befindet. Bei Positionen zeigt die „0“ an, dass
es sich um Positionen ohne Titelzugehörigkeit handelt. Positio-
nen mit dem Level „1“ gehören zu einem Haupttitel, „2“ zu ei-
nem der ersten Untertitel usw.
Bei den Titeln zeigt „T0“ einen Haupttitel an, weil er noch in
der Ebene „0“ steht. „T1“ zeigt die erste Untertitel-Ebene an
usw.
Dementsprechend gehören zu einem Haupttitel „T0“ die Positi-
onen der Ebene „1“.
Mit der „Zurück“-Schaltfläche gelangen Sie auf die erste Seite zurück. Mit
„Abbrechen“ beenden Sie den Assistenten ohne Änderungsdurchführung.
Über die „Ausführen“-Schaltfläche starten Sie die Umsortierung der aufge-
führten Positionen.
Seitenumbrüche, Trennlinien, Bilder ausblenden

In Dokumenten können Seitenumbrüche, Trennlinien und Bilder ausge-
blendet werden. Positionen mit Nullmengen werden ausgeblendet, wenn
Trennlinien ausgeblendet werden.
176

• Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> die Option <Linien> und danach die
Funktion „alle inaktiv“ aus.
• Bestimmen Sie im oberen Bereich den (die) Positionstyp(en), den (die) Sie
im aktuellen Dokument ausblenden möchten.
Hinweis
Beim Ausblenden von Trennlinien werden auch Positionen mit Null-
mengen ausgeblendet.
• Legen Sie danach im Bereich „Optionen“ fest, ob das gesamte Dokument
oder nur die markierte Position berücksichtigt werden soll.
Voraussetzung für die Option „Markierte Position(en)“ ist, dass Sie die
entsprechende(n) Position(en) zuvor im Dokument markiert haben.
Daten einer Einzelposition ändern

Wenn Sie Daten einer Position ändern möchten, haben Sie zwei Möglichkei-
ten:
• Änderung direkt im Dokumentenfenster
• Änderung im Dialog „Position bearbeiten“
Änderung direkt im Dokumentenfenster

• Markieren Sie die Position, die Sie ändern möchten, so dass die ganze
Zeile mit einen Balken gekennzeichnet wird.
• Wählen Sie im Menü <Bearbeiten> die Funktion <nächste Spalte> aus
oder drücken Sie die Tabulator-Taste.
177
Tägliche Arbeiten
Anschließend öffnet sich in der erste Spalte der aktuellen Positionszeile ein
Eingabefeld, in dem Sie Änderungen direkt eingeben können.
Sie können nun in dieser Positionszeile zwischen den Spalten wechseln und
die anderen Angaben und Werte bearbeiten.
Fahren Sie dazu folgendermaßen fort:
• Wiederholen Sie – um in die nächste Spalte (rechts davon) zu springen –
den letzten Arbeitsschritt.
• Wählen Sie – um in die vorhergehende Spalte zurückzuspringen – im
Menü <Bearbeiten> die Funktion <vorhergehende Spalte> aus.
• Sie können diese Vorgehensweise auch abkürzen, indem Sie die ge-
wünschte Spalte direkt doppelt anklicken.
• Ändern Sie danach die Angaben in der betreffenden Spalte durch Über-
schreiben und bestätigen Sie Ihre Änderungen abschließend.
Änderung im Dialog „Position bearbeiten“

Bei Kostenarten- und Leistungspositionen können Sie über den Positionsdia-
log weitere Daten ändern.
Hinweis Wenn in einem kumulativen Projekt bereits mehr als ein Projektdokument
Zum Aufruf eines Positionsdialoges gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Markieren Sie die Position, die Sie ändern möchten, so dass die ganze
Zeile mit einen Balken gekennzeichnet wird.
• Betätigen Sie mit Ü.
178
Anschließend gelangen Sie in den Positionsdialog, in dem Sie ebenfalls Än-

derungen an den Daten der aktuellen Positionszeile vornehmen können
(vgl. Abschnitt „Positionen im Dokument“ ab Seite 159).
Nach der Bestätigung Ihrer Änderungen mit „OK“ gelangen Sie in das Do-
kumentenfenster zurück, wo Ihnen die aktualisierten Daten in der betref-
fenden Positionszeile angezeigt werden.
Daten mehrerer Positionen ändern

Wenn Sie die Daten mehrerer Positionen eines Dokuments gleichzeitig än-
dern möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
• Preisschnelländerung
• Arbeitszeitschnelländerung
• Änderungen in Excel über das „Mobile Aufmaß“
Preisschnelländerung
Sie können die Preise aller Materialpositionen eines Angebots oder Auftrags
im Schnellverfahren ändern. Die Preisschnelländerung rufen Sie über das
Menü „Bearbeiten“ oder das Kontextmenü im Dokumentenfenster auf.
Die Materialpositionen des aktuellen Dokuments können in zwei Sortierun-
gen angezeigt werden:
• nach Artikelnummern
• nach Positionsnummern
Wählen Sie entweder <Materialschnelländerung/nach Artikelnummern>
oder <Materialschnelländerung/ nach Positionsnummern>.
Es erscheint der Dialog „Preisschnelländerung“ in der gewünschten Sortier-
reihenfolge.
179
Tägliche Arbeiten
Hier können Sie die Preise der Materialpositionen des aktuellen Dokuments
schnell und bequem ändern.
Wenn Sie die Preise bestimmter Positionen einzeln ändern möchten, gehen
Sie bitte folgendermaßen vor:
• Markieren Sie die Materialposition, deren Preise Sie ändern möchten.
• Drücken Sie anschließend die Tabulatortaste, um den gewünschten Preis
(Spalte „EK“ und „VK“) zu editieren.
• Wenn Sie das Kontrollkästchen „Verkaufspreise fest“ aktivieren, können
Sie lediglich den Einkaufspreis editieren und ändern.
• Überschreiben Sie den angezeigten EK- oder VK-Preis.
Wenn Sie mehrere Positionen gemeinsam ändern möchten, markieren Sie
die Positionen, nehmen die gewünschten Einstellungen in der Kopfzeile vor
und starten die Änderung über die Schaltfläche „Ändern“.
Beispiel Sie erhalten von einem Lieferanten für ein Projekt einen zusätzlichen EK-
Rabatt und möchten diesen in der Preisschnelländerung berücksichtigen.
• Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus.
• Tragen Sie danach im Feld „Änderung in“ den Prozentwert des gewähr-
ten Rabattes ein (da es sich bei Rabatten jeweils um Abzüge handelt,
müssen Sie dem Prozentwert ein Minuszeichen voranstellen).
Im Feld „auf“ können Sie festlegen, wie der Rabatt angerechnet werden soll:
• EK+VK
180
Damit ändert sich sowohl der Einkaufs- als auch der Verkaufspreis. Der
Wagnis- und Gewinnanteil bleibt hingegen unverändert.
• EK
Damit ändert sich der Einkaufspreis sowie der Wagnis- und Gewinnan-
teil. Letzteres erkennen Sie daran, dass sich der Wert in der Spalte „Fak-
tor“ ändert. Der Verkaufspreis dagegen bleibt fest.
• VK
Damit ändert sich der Verkaufspreis sowie der Wagnis- und Gewinnan-
teil. Letzteres erkennen Sie daran, dass sich der Wert in der Spalte „Fak-
tor“ ändert. Der Einkaufspreis dagegen bleibt fest.
Hinweis Wenn Sie auf diese Weise für alle Positionen des zuvor ausgewählten
Lieferanten eine prozentuale Änderung (Rabattierung) vornehmen, hat die
Einstellung im Kontrollkästchen „Verkaufspreise fest“ keine Auswirkung.
Klicken Sie auf „Ändern“, um die Änderungen für alle Positionen des zuvor
ausgewählten Lieferanten gemäß Ihren Einstellungen durchzuführen.
Zum Verlassen der Preisschnelländerung klicken Sie auf die Schaltfläche
„fertig“.
Arbeitszeitschnelländerung
Sie können die Arbeitszeiten aller Leistungs- und Lohnartenpositionen eines
Angebots oder Auftrags im Schnellverfahren ändern. Die Arbeitszeitschnell-
änderung können Sie über das Menü „Bearbeiten“ oder das Kontextmenü
im Dokumentenfenster aufrufen.
Die Leistungs- und Lohnartenpositionen des aktuellen Dokuments können
in zwei Sortierungen angezeigt werden:
• nach Leistungsnummern
• nach Positionsnummern
Wählen Sie entweder <Arbeitszeitschnelländerung/nach Leistungsnum-
mern> oder <Arbeitszeitschnelländerung/nach Positionsnummern>.
Es erscheint der Dialog „Arbeitszeitschnelländerung“ in der gewünschten
Sortierreihenfolge.
181
Tägliche Arbeiten
Hier können Sie die Arbeitszeiten der Leistungs- und Lohnartenpositionen

des aktuellen Dokuments ändern.
Wenn Sie die Arbeitszeit bestimmter Positionen einzeln ändern möchten,
gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Markieren Sie die Leistungs- bzw. Lohnartenposition, deren Arbeitszeit
Sie ändern möchten.
• Drücken Sie die Tabulatortaste, um die zugehörige Arbeitszeit der Spalte
„Arbeitszeit“ zu editieren.
• Überschreiben Sie die angezeigte Arbeitszeit.
Wenn Sie mehrere Positionen gemeinsam ändern möchten, markieren Sie
die Positionen, tragen im Feld „Änderung in“ den prozentualen Zu- oder
Abschlag auf die Arbeitszeit ein und starten die Änderung über die Schaltflä-
che „Ändern“.
Zum Verlassen der Arbeitszeitschnelländerung klicken Sie auf die Schaltflä-
che „fertig“.
Mobiles Aufmaß
Mit der Ex- und Importfunktionen des mobilen Aufmaßes können Positio-
nen zur Aufmaßerfassung nach Excel ausgelagert werden, d.h. das Aufmaß
kann mobil – ohne eine HWP-Installation – erfolgen. Im Anschluss impor-
tieren Sie die Exceldatei mit dem Aufmaß wieder ins HWP. Für diese Funkti-
on des mobilen Aufmaßes ist eine installierte deutsche Version von
MS-Excel Voraussetzung (ab MS-Office 2000).
182
Sie können das mobile Aufmaß direkt in einem Dokument über das Kon-
textmenü der rechten Maustaste aufrufen, entweder für vorher markierte
Positionen oder für alle Positionen.
Im Export- und Importdialog wird Ihnen über die Schaltfläche „Version“
angezeigt, welche Excelversion momentan auf Ihrem aktuellen Rechner
installiert ist.
Wenn Sie in Excel eine Aufmaßformel erfassen, müssen Sie der Formel ein
Gleichheitszeichen (=) voranstellen, damit die Formel beim Import ins HWP
korrekt ausgewertet werden kann.
Beispiel
=10+10
Die Feldbeschreibungen finden Sie in der Programmhilfe.
Wenn Sie ein ganzes Projekt dezentral auf einer (mobilen) Client-
Installation bearbeiten wollen, stehen Ihnen die Funktionen der dezentralen
Auftragsbearbeitung zur Verfügung. Informieren Sie sich hierzu bitte im
Kapitel Projekttransfer (siehe Seite 138).
Hinweis Dokumente, die über die Funktion „mobiles Aufmaß“ ausgelagerte Posi-
tionen enthalten, können in der dezentralen Auftragsbearbeitung nicht be-
rücksichtigt werden.
Preiskontrolle
Die Funktion „Preiskontrolle“ sucht in einem Dokument nach gleichen Kos-
tenarten und vergleicht den Preis der Positionen. Haben Sie also z. B. zwei-
mal innerhalb eines Dokuments ein Material mit unterschiedlichem Preis
erfasst, wird die Preiskontrolle eine entsprechende Meldung bringen. Die
Meldung erscheint in Form eines Protokolls in einem separaten Dialog.
Wurden in einem Dokument Preisänderungen vorgenommen, können Sie
mit Hilfe der Preiskontrolle überprüfen, ob bei gleichen Positionen die glei-
chen Preise kalkuliert wurden. Leistungen können nicht miteinander vergli-
chen werden.
183
Tägliche Arbeiten
Über <Bearbeiten/Preiskontrolle> starten Sie die automatische Preiskontrol-

le. Haben alle gleichen Positionen des Dokuments die gleichen Preise, so
erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Wurden gleiche Dokumentpositionen mit abweichenden Preisen gefunden,
so erhalten Sie ein Auflistung der entsprechenden Artikel- und Positionen.
Das Preisprotokoll kann gedruckt und gespeichert werden.
Preisvergleich (HWP Professional)

Der „Preisvergleich“ ist eine Suchfunktion in der Angebotserfassung und
Auftragserstellung, die gleiche Artikel im Materialstamm ermittelt und Ih-
nen den Artikel mit dem günstigsten Einkaufspreis zur Übernahme in das
Dokument vorschlägt.
Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie ein HWP Professi-
onal mit einer GAEB-2000-Schnittstelle lizenziert haben und auf Ihrem
Rechner MS-Excel installiert ist (ab Version 2000).
Der Preisvergleich wird über das Kontextmenü oder über das Menü „Bear-
beiten“ in Angeboten, Aufträgen und Arbeitsaufträgen aktiviert.
Einzelheiten zum Preisvergleich entnehmen Sie bitte der Programmhilfe
(Indexeintrag „Preisvergleich“).
Schnellerfassung in Dokumenten
Die Schnellerfassung ist eine Tabelle, in der Sie alle Datensätze für eine Sta-
pelbearbeitung erfassen, die als Positionen in das Dokument übernommen
werden sollen. Aus diesen Angaben werden nach der Erfassung alle Positio-
nen für das Dokument generiert.
Über <Bearbeiten/Schnellerfassung> oder „Strg+`“ rufen Sie diese Schnell-
erfassung auf.
Folgende Spalten stehen Ihnen zur Schnellerfassung von Positionen zur
Verfügung:
184
Positionsart
Nummer
Oberbegriff
Menge
Einheit
Wählen Sie in der ersten Spalte die Positionsart der einzufügen-
den Position über den Listenfeldpfeil aus. Die Positionsart kann
entweder einer Kostenart entsprechen oder Sie wählen „Leis-
tung“, „Textblock“ oder Verleihartikel (Zusatzmodul „Vermie-
tung & Verleih erforderlich).
Bitte beachten Sie, dass in der Schnellerfassung des Zusatzmo-
duls „Nachkalkulation“ (Aufruf aus der Belegerfassung/Automa-
tisches Öffnen der Schnellerfassung bei Neuerstellung eines Be-
legs) das Einfügen von Textblöcken nicht vorgesehen ist.
In der zweiten Spalte können Sie dann über F4 den Suchdialog
für die ausgewählte Positionsart aufrufen und einen Datensatz
auswählen. Die Datensatznummer, der Oberbegriff und die
Mengeneinheit werden dadurch automatisch eingetragen, Sie
müssen jetzt nur noch die Menge eintragen.
Die Felder „Menge und „Einheit“ sind bei der Positionsart
„Textblock“ deaktiviert.
OK
Mit „OK“ werden alle erfasste Positionen sofort in das Doku-
ment übernommen. Deshalb sollten Sie vor der Übernahme die
Positionen bzw. Feldinhalte noch einmal kontrollieren, damit
Sie ggf. Korrekturen noch in der Schnellerfassung durchführen
können.
Hinweis Die Erfassung von Mengen über die Schnellerfassung wirkt sich auf die
Mengen-Formatierung dieser Positionen im Dokument aus. Wenn z.B. eine
Position in der Schnellerfassung mit der Menge 1 erfasst wurde und im Do-
kument oder über ein Aufmaß auf 1,5 geändert wurde, wird die Menge ge-
rundet dargestellt: aus 1,5 wird 2.
Möchte der Benutzer die Menge nicht gerundet angezeigt bekommen, kann
er diese Einstellung im Positionsdialog über die Schaltfläche „Aufmaß...“
und das Feld „Nachkommastellen“ verändern, z.B. auf zwei Nachkomma-
stellen.
185
Tägliche Arbeiten
Wortsuche in der Schnellerfassung

Im Feld „Nummer“ können Sie auch mit der Wortsuche arbeiten. Vorausset-
zung dafür ist eine Aktivierung dieser Funktion in den Voreinstellungen
(Register „Dokument“).
Geben Sie bei aktivierter Wortsuche im Feld „Nummer“ einen Wert ein
(Zahl oder Wort oder alphanumerisch) und bestätigen per Tabulator oder
mit einem Klick in ein anderes Feld, startet die automatische Suche zuerst
nach Nummer und dann erst die Wortsuche.
Werden passende Datensätze gefunden, öffnet sich der Suchdialog mit mar-
kierter Wortsuche und dem eingegeben Begriff in der Eingabezeile. Alle ge-
fundenen Datensätze werden angezeigt:
• Zur Übernahme des Datensatzes in die Schnellerfassung markieren Sie
den Datensatz und betätigen „Enter“ (oder ein Doppelklick auf den
betreffenden Datensatz).
• Wird der Suchdialog über Esc oder das Kreuz geschlossen, wird eine ma-
nuelle Position der betreffenden Positionsart erstellt. Nur bei manuellen
Positionen kann der zu verwendende Text innerhalb des sich öffnenden
Editors erstellt bzw. bearbeitet werden.
Dokumentdaten bearbeiten (Übersicht)
Beim Erfassen von Dokumenten werden Daten aus den Stammdaten, Pro-
jektdaten und/ oder aus Grundlageneinstellungen in das Dokument über-
nommen. Diese Daten können im Dokument geändert werden, z.B. wenn
186
für einen Auftrag besondere Zahlungskonditionen eingeräumt werden sol-

len. Solche dokumentspezifischen Änderungen werden nicht in die Stamm-
daten, Projektdaten und/oder Grundeinstellungen zurückgeschrieben, sie
gelten ausschließlich für das jeweilige Dokument.
Über das Symbol im Dokumentenfenster oder über <Bearbeiten/ Doku-
mentdaten> rufen Sie den Dialog zur Bearbeitung der Dokumentdaten auf.
Beachten Sie bitte, dass diese Funktion nur im Editiermodus aufgerufen
werden kann.
Aufbau des Dialogs „Dokumentdaten bearbeiten“

Unabhängig von den Registern werden in der Kopfzeile Informationen zum
Dokument angezeigt. Außerdem stehen in der Fußzeile Schaltflächen für
besondere Funktionen zur Verfügung:
Dokumentennummer und –typ
Im ersten Feld wird die Dokumentennummer und der Doku-
mententyp des aktuell geöffneten Dokuments angezeigt.
Beschreibung
Im Beschreibungsfeld können Sie einen individuellen Beschrei-
bungstext für das geöffnete Dokument erfassen. Diese Beschrei-
bung wird in der Titelleiste des Dokumentenfensters und im
Projektfenster rechts neben der Dokumentennummer angezeigt,
wodurch Sie Dokumente leichter unterscheiden können.
187
Tägliche Arbeiten
Druckkennzeichen zurücksetzen
Über die Schaltfläche „Druckkennzeichen zurücksetzen“ kön-
nen Sie das Druckkennzeichen eines gedruckten Dokumentes
zurücksetzen. Der Druckstatus kann nur für Dokumente zurück-
gesetzt werden, die noch nicht vom Rechnungsausbuch oder
der OP-Verwaltung (Zusatzmodul) erfasst wurden.
Hinweis
Wenn das Druckkennzeichen für ein Dokument zurückgesetzt
wird, für das bereits eine Lagerbuchung durchgeführt wurde,
müssen Sie nach der Programmmeldung „Die Artikelmengen
sind bereits verbucht worden! Möchten Sie Mengen neu vertei-
len?“ eine Entscheidung darüber treffen, wie mit den bereits
verbuchten Artikelmengen umgegangen werden soll:
• Wenn Sie diese Abfrage bejahen, können Sie die Mengen neu
verteilen.
• Wenn Sie diese Abfrage verneinen, werden die Lagerbuchun-
gen nicht verändert und die Abbuchung bleibt bestehen,
obwohl das Druckkennzeichen zurückgesetzt wurde.
Steuer aktualisieren
Eine Änderung des Steuerkennzeichens in den Projekteinstel-
lungen wirkt sich nur auf neue Dokumente aus. Haben Sie in
den Projekteinstellungen eine Änderung vorgenommen und soll
diese Einstellung auch bei bestehenden Dokumenten angewen-
det werden, müssen Sie dies manuell in den Dokumentdaten je-
des einzelnen Dokumentes über die Schaltfläche „Steuer aktuali-
sieren“ durchführen. Dabei können Sie (nach Rückfrage) auch
den Endtext zum Steuerkennzeichen austauschen lassen.
Kalkulationsarten aktualisieren
Wählen Sie die Kostenart aus, für die die Kalkulationsarten ak-
tualisiert werden sollen.
Schließen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, um die bearbeite-
ten Daten für das aktuelle Dokument zu speichern.
188
Registerüberblick
Die Detailinformationen zu dem aktuell geöffneten Dokument werden in
den folgenden Registern angezeigt:
• Register „Anschrift“ (Programmhilfe Indexeintrag „ Dokumentda-
ten:Register Anschrift“)
In diesem Register wird Ihnen die Anschrift des Kunden mit Ansprech-
partner und Kommunikationsdaten aus dem Kundenstamm angezeigt
und kann ggf. für das aktuelle Dokument korrigiert werden.
• Register „Angaben“ (Programmhilfe Indexeintrag „Dokumentda-
ten:Register Angaben“)
Hier werden Ihnen Angaben über die Sicherheit, Lohnvorgaben, Doku-
mentwährung, Dokumentlager etc. angezeigt. Außerdem können Sie An-
gebote als Muster- bzw. GAEB-Angebote kennzeichnen.
• Register „Zahlungskonditionen“
Hier können Sie die Zahlungskonditionen einsehen und ggf. für das ak-
tuelle Dokument korrigieren.
• Register „Rohstoffe“
In diesem Register können Sie die Rohstoffnotierungen des aktuellen Do-
kuments einsehen, manuell ändern oder mit der Schaltfläche „Tagesnot.
übernehmen“ die aktuellen Tagesnotierungen übernehmen.
Hinweis
Dieses Register wird nur angezeigt, wenn Sie unter <System/ Voreinstel-
lungen/Voreinstellungen/ Register „Rohstoffe“> die Option „Rohstoffe
anzeigen“ markiert haben.
• Register „Preispflege“ (Programmhilfe Indexeintrag „Dokumentda-
ten:Register Preispflege“)
Hier können Sie die Preise aller oder ausgewählter Positionen des aktuel-
len Dokuments aktualisieren. Dabei können Sie z.B. festlegen, ob „nur“
die EK-Preise aus den Stammdaten oder neue Kalkulationsansätze berück-
sichtigt werden oder ob alle Positionen komplett neu kalkuliert werden
sollen.
Hinweis
Die Preispflege ist nur möglich, solange nicht mehr als eine Projektrech-
nung in einem Projekt erstellt wurde.
189
Tägliche Arbeiten
• Register „Druckeinstellungen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Doku-

mentdaten:Register Druckeinstellungen“)
Hier können Sie die Druckeinstellungen kontrollieren und ggf. für das ak-
tuelle Dokument korrigieren.
• Register „Endsumme“ (Programmhilfe Indexeintrag „Dokumentda-
ten:Register Endsumme“)
In diesem Register können Sie Zu- oder Abschläge eingeben, die im Do-
kument angezeigt, berechnet und gedruckt werden können.
• Register „Textoptionen“
Im Register „Textoptionen“ der Dokumentdaten können Sie Optionen
zur Textdarstellung von GAEB-Dokumenten festlegen und die Kostenar-
ten angeben, die gemäß §35a EStG ausgewiesen werden sollen.
• Register „Nachkommastellen“ (HWP Professional) (Programmhilfe In-
dexeintrag „Dokumentdaten:Register Nachkommastellen“)
Für Positionsaufmaße eines Dokumentes können Sie in diesem Register
zentral die Anzahl der Nachkommastellen einstellen.
In diesem Register können Sie für das Dokument wichtige Dateien anfü-
gen und PDF-Dateien ggf. zum Mitdruck freigeben (Zusatzmodul „Auf-
tragsgewinnung“ erforderlich).
• Register „Zuschläge“
Hierüber können Sie positionsunabhängige UGL-Zusatzkosten einsehen
und manuell solche Zuschläge erfassen.
• Register „UGL“ (Zusatzlizenz erforderlich)
Hierüber können Sie Optionen für UGL-Dokumente erfassen.
• Register „Provision“
Hierüber können Sie dokumentbezogen die Provisionseinstellungen än-
dern.
• Register „Mobile XML-Schnittstelle“
Hierüber können Sie die Funktion „Unterschrift anfordern“ aktivieren.
• Register „Mitarbeiterbild“
Hierüber können Sie Auftragsdokumenten ein Mitarbeiterbild des Mitar-
beiters zuweisen, der den Auftrag ausführt und zum Kunden rausfährt.
190
Detaillierte Beschreibungen finden Sie in der Programmhilfe über die oben

angegebenen registerspezifischen Indexeinträge.
Textabschnitte
Über das Symbol im Dokumentenfenster oder das Kontextmenü rufen Sie
den Dialog „Textabschnitte“ zur Bearbeitung des aktuellen Dokuments auf
(Dokument im Editiermodus). In diesem Dialog können Sie Vor- und End-
texte erzeugen und die Einstellungen zur Anzeige von Textabschnitten für
alle Positionen steuern (im unteren Dialogbereich). In den Voreinstellungen
können Sie für die Anzeige der „Textabschnitte“ eine Vorbelegung festlegen
(vgl. „Globale Textabschnitte“), die immer in diesen Dialog übernommen
wird, wenn Dokumente „neu“ angelegt werden. Wird ein Dokument von
einem anderen Dokument abgeleitet, werden auch die Einstellungen zur
Anzeige der „Textabschnitte“ übernommen. Einige Anzeigeoptionen sind
zum Teil oder ganz abhängig vom Typ des geöffneten Dokuments:
• Für Kalkulationsdokumente steht Ihnen der Bereich „Kostenarten anzei-
gen“ zur Verfügung, in dem Sie festlegen können, welche Kostenarten in
Leistungen angezeigt werden sollen.
• Bei allen anderen Dokumente stehen Ihnen die Anzeigeoptionen im Be-
reich „Textabschnitte Leistungen“ zur Verfügung.
191
Tägliche Arbeiten
In diesem Dialog stehen Ihnen für das geöffnete Dokument folgende Funk-
tionen zur Verfügung:
• Vortext bzw. Endtext erstellen
Der Vortext steht als einleitender Text vor den Dokumentpositionen,
während der Endtext unterhalb der Summenzeile erscheint und zum Bei-
spiel Zahlungskonditionen und/oder eine Bankverbindung enthalten
kann. In den Registern „Vortext“ und „Endtext“ können Sie Texte einge-
ben und Platzhalter auswählen.
Hinweis zum Endtext
Endtexte zum Steuerkennzeichen (z.B. zum Steuerkennzeichen nach
§13b) haben eine höhere Priorität als andere Endtexte und können au-
tomatisch verwendet werden (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Text-
abschnitte:Vor- und Endtext“).
• Interne Bemerkungen erfassen
Im Register „Bemerkungen“ können Sie einen dokumentspezifischen in-
ternen Text erfassen, der in der Regel auch nach der Erfassung nur in die-
sem Register einsehbar ist. Soll dieser Text jedoch auch im Dokument er-
scheinen, setzen Sie an der gewünschten Stelle den Platzhalter „Doku-
mentbemerkung“ ein.
• Positionsplatzhalter festlegen (für alle Kostenarten- und Leistungspositi-
onen)
Positionsplatzhalter dienen dazu, wichtige Informationen zusätzlich in
den Positionen auszuweisen. Im Register „Positionsplatzhalter“ können
Sie auf Positionsebene separat für die Positionarten jeder Kostenart und
für Leistungspositionen je einen Textblock einfügen. Zum Beispiel kön-
nen Sie für Materialpositionen einen Textblock einfügen, über den die
Bestellnummern der Artikel in die Materialpositionen eingefügt werden.
Textblöcke legen Sie unter <Stammdaten/Textblöcke> an.
Für jeden Positionstyp können Sie einzeln festlegen, ob der angegebene
Textblock in diesem Dokument angezeigt wird.
• Leistungsspezifische Textabschnitte anzeigen (nur in Leistungspositio-
nen)
Für Leistungspositionen können Sie aus den spezifischen Textabschnitten
wählen, welche angezeigt werden sollen, z.B. „Material in Stücklisten“.
192
• Allgemeine Textabschnitte anzeigen (alle Positionstypen)

Für alle Positionstypen können Sie die generelle Anzeige von Textab-
schnitten dokumentenweit steuern. Zum Beispiel legen Sie über die Op-
tionen „Abschnitt 1“ bis „Abschnitt 3“ fest, ob Kurz-, Dimensions- und
Langtexte angezeigt werden. Die Anzeige der genannten Textabschnitte
kann in den Positionsdialogen positionsspezifisch übersteuert werden.
Vorgehensweise bei der Aktivierung von Textabschnitten und Positions-

platzhaltern
Die Einstellungen in diesem Dialog zur Anzeige von Textabschnitten und
Positionsplatzhaltern gelten für das ganze Dokument und überschreiben
davon abweichende Einstellungen in den einzelnen Positionen. Die Mög-
lichkeit, für alle Positionen eines Dokumentes in einem Arbeitsgang die Ein-
stellungen zu verändern, vereinfacht die Arbeit und spart Ihnen Bearbei-
tungszeit.
Damit Sie individuelle Einstellungen einzelner Positionen nicht versehent-
lich überschreiben, sollten Sie in folgender Reihenfolge vorgehen:
• Stellen Sie zunächst hier im Dialog „Textabschnitte“ die generell ge-
wünschten Anzeigeoptionen für das ganze Dokument ein.
• Danach nehmen Sie ggf. Korrekturen dieser Einstellungen an einzelnen
Positionen in den Positionsdialogen vor.
Weitere Informationen zu den Funktionen im Dialog „Textabschnitte“ fin-
den Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Textabschnitte (Über-
sicht)“.
Dokumente auswerten
Zur Auswertung von Dokumenten stehen Ihnen verschiedene Möglichkei-
ten zur Verfügung:
• Zielrechnung
• Kalkulationsübersicht
193
Tägliche Arbeiten
Zielrechnung
Mit Hilfe der Zielrechnung können Sie die wichtigsten Kalkulationswerte
und Kennzahlen (Ertrag, Gewinn- und Deckungsbeitrag) eines Dokumentes
überprüfen. Außerdem haben Sie hier verschiedene Möglichkeiten, den er-
mittelten Endbetrag (netto oder brutto) des aktuellen Dokuments oder ein-
zelner Kostenarten zu ändern, indem Sie einen „Zielwert“ vorgeben.
Über das Summensymbol im Dokumentenfenster oder über <Bearbeiten/
Zielrechnung> rufen Sie diesen Dialog auf.
Beachten Sie bitte, dass die Zielrechnung nur im Editiermodus eines Doku-
mentes aufgerufen werden kann. Arbeiten Sie mit Teilrechnungen, kann die
Zielrechnung nur bis zur ersten Teilrechnung eingesetzt werden.
Bereich „Zielwert“
Geben Sie zunächst den Typ des Zielwerts an, den Sie ändern wollen. Da-
durch ändert sich entsprechend die Eingabemöglichkeit im letzten Feld der
Zeile.
194
Brutto
Netto
Markieren Sie den Zielwerttyp, den Sie bearbeiten wollen:
• den (Gesamt-) Bruttobetrag des Dokumentes (nicht bei Ab-
schlagsrechnungen) oder ausgewählter Kostenarten
• den (Gesamt-) Nettobetrag des Dokumentes oder ausgewähl-
ter Kostenarten
Mindestens eine Kostenart müssen Sie im Kostenartenfeld (Mit-
te links) markieren, um die Zielrechnungsfunktion mit der Ein-
gabe von Werten im Feld „Zielbetrag in EUR“ durchführen zu
können.
Netto (mark.)
Markieren Sie diese Option, wenn Sie den Nettobetrag im Do-
kument markierter Positionen verändern wollen. Hierdurch
werden die Werte der Position(en) allein in die entsprechende
Zeile der Kostenart und der Zeile „Gesamt“ geschrieben.
Prozente
Mit dieser Option öffnen Sie für alle Kostenarten Rabattfelder
am Ende der Kostenartenzeilen. Dort können Sie für Kostenar-
ten getrennt dokumententenbezogene Rabatte oder Aufschläge
(negative Rabatte!) festlegen.
Lohnzeit
Zeit in Stunden
Mit dieser Option können Sie die im Dokument enthaltene Ge-
samtlohnzeit (für alle Positionen) verändern, indem Sie in das
Feld „Zeit in Stunden“ einen neuen Wert eingeben.
Zielbetrag in EUR
Geben Sie den zu erreichenden Zielbetrag vor. Bei mehreren Po-
sitionen verteilt das Programm Ihre Änderung anteilmäßig auf
die Positionen.
Hinweise
Das Programm versucht durch Anpassung der Kalkulationsfak-
toren den gewünschten Wert möglichst genau zu erreichen.
Dabei werden Änderungen immer sofort sichtbar. Sie können
195
Tägliche Arbeiten
die Zielwerte so lange variieren, bis das Ergebnis Ihren Erwar-

tungen entspricht.
Dokumente mit vielen verschiedenen Positionen und Doku-
mente mit umfangreichen Stücklisten können mit dieser Funk-
tion nicht immer auf einen glatten Betrag gebracht werden.
Eventuelle Centdifferenzen sind in einem solchen Fall manuell
zu verteilen.
Bereich „Vorschau“
Im Bereich „Vorschau“ wird Ihnen der Endbetrag (Nettobetrag,
Steuern, Gesamt- oder Bruttobetrag) des aktuellen Dokuments
angezeigt.
Bereich „Kalkulation“
In diesem Bereich werden Ihnen die wichtigsten Kalkulationswerte für alle
Kostenarten angezeigt. Leistungen werden aufgeschlüsselt und die in Leis-
tungen enthaltenen Werte den jeweiligen Kostenarten zugerechnet. Zusätz-
lich können noch drei weitere Kategorien Werte enthalten:
• nicht zuzuordende
Hiermit werden z.B. Rundungsdifferenzen als Werte ausgewiesen.
• Rohstoffe
Die Rohstoffaufschläge werden separat ausgewiesen.
• Gesamt
Alle in der Tabelle enthaltenen Werte werden hier zusammengefasst.
Nur markierte Pos.

Die Option ist automatisch gesetzt, wenn Sie als Zielwert „Netto
(mark.) wählen.
Hinweise
Damit ganze Positionsbereiche aus einem Dokument als mar-
kierte Positionen in die Zielrechnung übernommen werden,
brauchen Sie nur die erste und die letzte Position des Bereichs
im Dokument markieren – alle dazwischen liegenden Positio-
nen beim Aufruf der Zielrechnung automatisch markiert und
dadurch mit berücksichtigt. Enthaltene Zwischensummen blei-
ben hierbei unberücksichtigt.
196
Wenn jedoch eine Zwischensumme einzeln markiert ist, so wer-

den alle Positionen aus dem Geltungsbereich der Zwischen-
summe in der Zielrechnung berücksichtigt (Option „Netto mar-
kiert“).
Für alle Kostenarten und die oben genannten drei weiteren Kategorien wer-
den in den nachfolgend angegebenen Spalten jeweils ein absoluter und ein
prozentualer Wert angezeigt. Der prozentuale Wert bezieht sich auf den
Anteil der Kostenart am „Gesamt“-Wert (unterste Zeile).
Einkauf EUR/ %
Einkaufspreis absolut und als Anteil Gesamteinkaufspreis (aller
Kostenarten).
Gewinn EUR/ %
Gewinn absolut und als Anteil am Gesamtgewinn (aller Kosten-
arten).
Rohertrag EUR/ %
Rohertrag absolut und als Anteil am Gesamtrohertrag (aller Kos-
tenarten).
Verkauf EUR/ %
Verkaufspreis absolut und Anteil am Gesamtverkaufspreis (aller
Kostenarten).
Bereich „Unternehmensplanung“
In diesem Bereich werden für das zugrunde liegende Dokument der Dec-
kungsbeitrag/ h, der Stundenverrechnungssatz und die Lohnzeit angezeigt.
Die Werte werden bei Änderungen in der Zielrechnung fortlaufend aktuali-
siert.
Bereich „Vergleich“
Im Bereich „Vergleich“ werden die in den Kalkulationseinstellungen (Vor-
einstellungen) hinterlegten Deckungsbeiträge mit den für dieses Dokument
ermittelten Deckungsbeiträgen verglichen und die Differenz ausgewiesen
(vgl. Abschnitt „Kalkulation“ Seite 200f).
197
Tägliche Arbeiten
Bereich „Überschuss“
Gewinn
Errechneter Gewinn.
- Skontoabzug eventuell
Haben Sie dem Kunden Skonto eingeräumt, bleibt abzuwarten,
ob er diese Abzugsmöglichkeit nutzt (deshalb „eventuell“).
Der eventuell abzuziehende Skontobetrag ist immer ein Netto-
Skontobetrag – unabhängig von den Einstellungen im Bereich
„Zielwert“.
Überschuss
Dies ist der errechnete Überschusswert. Nutzt der Kunde den
Skontoabzug nicht, entspricht der Überschuss dem Gewinn.
Schaltflächen
Folgende Schaltflächen stehen Ihnen in der Fußzeile des Zielrechnungsdia-
loges zur Verfügung:
Übersicht
Hierüber rufen Sie die Kalkulationsübersicht auf, in der Sie sich
die hier angezeigten Daten grafisch aufbereiten lassen können.
Kalkulation
Hierüber rufen Sie den Dialog Deckungsbeitragskalkulation
(HWP Professional) auf, in dem Sie die Deckungsbeitrags-
rechnung für das aktuelle Dokument überprüfen und ggf. Ände-
rungen vornehmen können.
Laden
Über die Schaltfläche „Laden“ können andere Kalkulationswerte
geladen werden, die in einem Kalkulationsdokument gespei-
chert wurden. Es können nur Kalkulationsdokumente benutzt
werden, die auf der Grundlage des gleichen Quelldokumentes
erstellt wurden (Positionsübereinstimmung ist erforderlich).
198
Speichern
Hierüber wird ein Kalkulationsdokument mit der Kalkulations-
einstellung der durchgeführten Zielrechnung erstellt. Dieses
Dokument können Sie drucken und speichern.
Abbrechen
Hiermit verlassen Sie die Zielrechnung ohne Änderungen an der
Kalkulation.
Ausführen
Hiermit übernehmen Sie die geänderten Werte der Zielrechnung
in das Dokument.
Hinweis
Falls die Schaltfläche „Ausführen“ deaktiviert ist, haben Sie
möglicherweise ein gesperrtes Dokument geöffnet, dass z.B. auf-
grund mehrerer gedruckter Teilrechnungen nicht mehr verän-
dert werden darf.
Kalkulationsübersicht
Mit der Schaltfläche „Übersicht“ erhalten Sie die Grafik „Kalkulationsüber-
sicht“ mit den Kalkulationswerten und Kennzahlen des aktuellen Doku-
ments bzw. der zugrunde liegenden Zielrechnung.
199
Tägliche Arbeiten
Details zum Dialog „Kalkulationsübersicht“ finden Sie in der Programmhilfe

über den Indexeintrag „Kalkulationsübersicht“.
Deckungsbeitrags-Kalkulation in der Zielrechnung (HWP

Professional)
Mit der Schaltfläche „Kalkulation“ können Sie innerhalb der Zielrechnung
die Deckungsbeitrags-Kalkulation für das aktuelle Dokument einsehen und
ggf. Änderungen vornehmen (HWP Professional).
Hinweis Wenn Sie die Kalkulationswerte des aktuellen Dokuments in der Zielrech-
nung ändern, wird auch die Deckungsbeitrags-Kalkulation neu berechnet
und Sie erhalten hier die aktualisierten Werte angezeigt.
Hier können Sie die Deckungsbeitragsrechnung für das aktuelle Dokument

überprüfen und ggf. Änderungen vornehmen (HWP Professional).
Wenn Sie die Kalkulationswerte des aktuellen Dokuments in der Zielrech-
nung ändern, wird auch die Deckungsbeitrags-Kalkulation neu berechnet
und Sie erhalten hier die aktualisierten Werte angezeigt.
Überprüfen Sie hier die Werte der Deckungsbeitrags-Kalkulation für das ak-
tuelle Dokument.
Der „Auftragswert“ entspricht dem Nettobetrag aus unserem Beispielange-
bot. Die restlichen Werte der Deckungsbeitrags-Kalkulation werden gemäß
Ihren Kalkulationseinstellungen in den Voreinstellungen ermittelt.
200
Die Werte im unteren Bereich des Dialogs (Plan- und Mindestdeckungsbei-

träge) werden direkt den Kalkulationseinstellungen in den Voreinstellungen
entnommen.
Sie können nun die angezeigten Werte der Felder „Auftragswert“, „De-
ckungsbeitrag“ und „Ist-Deckungsbeitrag/h“ bei Bedarf durch Überschreiben
ändern. Bei jeder Änderung eines Wertes werden die beiden anderen Werte
aktualisiert. Sie können diesen Vorgang so lange wiederholen, bis die ange-
zeigten Werte der Deckungsbeitrags-Kalkulation Ihren Vorstellungen ent-
sprechen.
Mit der Schaltfläche „Ausführen“ können Sie die geänderten Werte der De-
ckungsbeitrags-Kalkulation in die Zielrechnungskalkulation übernehmen.
Hinweis Damit die Schaltfläche „Ausführen“ aktivierbar wird, muss zuvor in der
Zielrechnung mindestens eine Position markiert worden sein.
Über die Schaltfläche „Abbrechen“ können Sie den Dialog „Deckungsbei-
trags-Kalkulation“ ohne Änderungen verlassen und in die Zielrechnung des
aktuellen Dokuments zurückkehren.
Dokument drucken
Drucken Sie das Dokument über das Symbol „Drucker“ (Symbolleiste) mit
der Standardeinstellung oder Sie rufen über <Ansicht/ Dokument drucken>
den Druckerdialog auf, in dem Sie vor dem Druck Einstellungen ändern
können. Mit dem Druck bekommt das Dokument ein Druckkennzeichen,
das im Projektfenster durch ein Druckersymbol neben der Dokumenten-
bezeichnung angezeigt wird.
Hinweise Im Druckerdialog geben Sie im Feld „Anzahl der Exemplare“ an, wie oft ein
Dokument gedruckt werden soll. Die Druckexemplare erhalten in den Kopf-
daten verschiedene Bezeichnungen (z.B. „Original“, „1. Kopie“ etc.), damit
sie unterscheidbar sind. Diese Bezeichnungen legen Sie unter <System/Vor-
einstellungen/Dokument/ Bereich „Bezeichnung für Original & Kopie“> fest.
Zur Optimierung Ihrer gedruckten Dokumente passen Sie bitte Ihre Formu-
lare mit dem Formulareditor individuell an Ihre Bedürfnisse und Vorstellun-
gen an (vgl. ab Seite 94).
201
Tägliche Arbeiten
Varianten
Das HWP bietet Ihnen mit den „Varianten“ die Möglichkeit, mit wenig
Aufwand aus einem Dokument ein Alternativ-Dokument zu generieren. Das
ist dann für Sie von Vorteil, wenn Sie verschiedene Ausführungsvarianten
des gleichen Angebots oder Auftrags benötigen, also z.B. ein Angebot mit
Holzfenstern und ein Angebot mit Aluminiumfenstern. Dazu definieren Sie
einmal eine Variante, in der Sie für alle Positionen eines Dokumentes eine
Alternativposition festlegen.
Danach sind Sie in der Lage, durch einfaches Wechseln der Variante ein
komplett neues Dokument zu erzeugen. Das erleichtert und beschleunigt die
Dokumentenerstellung, so dass Ihre Arbeit mit dem HWP noch effizienter
wird.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Themen zu diesem Bereich:
• Konzept und Möglichkeiten von Varianten
• Arbeitsweise mit Varianten
• Varianten erstellen
• Varianten auswählen im Dokument
• Varianten-Editor
Details finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Varianten“.
Konzept und Möglichkeiten von Varianten

„Varianten“ helfen Ihnen, um mit wenig Aufwand aus einem Dokument ein
Alternativ-Dokument zu generieren. Varianten sind Datensätze, die Sie zu
vorhandenen Kostenarten oder Leistungen anlegen und die sich meistens
nur in einem Merkmal von den Originaldatensätzen unterscheiden, z.B. in
der Farbe, im Material, im Preis oder in der Ausführung.
Eine Variante enthält zum Beispiel das Material oder/und die Leistungen für
eine Dacheindeckung mit Dachziegeln in der Ausführung „normal“, die
andere Variante enthält die gleiche Menge von Dachziegeln der gleichen
Größe und Ausführung, nur die Oberfläche der Dachziegel ist glasiert.
Für folgende Stammdatenarten können Varianten angelegt werden:
• Artikel (Material)
• Lohn
202
Varianten
• Fremdleistungen (freie Kostenart 3)

• Geräte (freie Kostenart 4)
• Sonstiges (freie Kostenart 5)
• Leistungen
Durch Einsatz von Varianten können Sie z.B. aus einem Angebot mit Kunst-
stoffartikeln schnell ein Angebot oder eine Rechnung mit Kupferartikeln
erstellen oder Alufenster durch Holzfenster ersetzen.
Einsatzmöglichkeiten
Die Möglichkeiten Varianten einzusetzen sind vielfältig, hier seien nur zwei
der wichtigsten Möglichkeiten beispielhaft genannt:
• preisbezogene Varianten
Der Einsatz von rein preisbezogenen Varianten kann sinnvoll sein, wenn
Sie zum Beispiel für Großkunden und für Privatkunden arbeiten und für
gleiche Angebote schnell die Preisbasis wecheln wollen.
• ausführungsbezogene Varianten
Der Einsatz von ausführungsbezogenen Varianten kann sinnvoll sein,
wenn Sie in Dokumenten schnell Farbe, Material oder Ausführung wech-
seln wollen.
Arbeitsweise mit Varianten

Der hauptsächliche Arbeitsaufwand besteht in der einmaligen Zuweisung
eines Variantenartikels oder einer Variantenleistung. Diese Zuweisung wird
203
Tägliche Arbeiten
direkt im Dokument Position für Position durchgeführt und unter einem

Variantennamen gespeichert, der möglichst aussagekräftig sein sollte, um
Verwechselungen zu vermeiden.
Für spätere Änderungen oder Korrekturen steht Ihnen der Varianteneditor
zur Verfügung, über den Sie die gespeicherten Varianten ohne Aufruf eines
Dokuments bearbeiten können.
Varianten können als xml-Datei exportiert und importiert werden. Auf die-
sem Wege müssen Sie für einen anderen Mandanten oder Arbeitsplatz Vari-
anten nicht neu erfassen, sondern können einmal erfasste Varianten weiter-
geben.
Details zu den Bearbeitungsfunktionen im Varianten-Editor und den Export-
und Importmöglichkeiten finden Sie in der Programmhilfe über den Index-
eintrag „Varianten-Editor“.
Übersicht über die Arbeitsschritte:

• Varianten erstellen
• Varianten bearbeiten (Varianteneditor)
• Varianten im Dokument wechseln
• Varianten-Dokument erstellen
Varianten erstellen
Am effizientesten erstellen Sie Ihre Varianten direkt in den Dokumenten. Es
müssen mindestens zwei Varianten mit Zuordnung von Ihnen erstellt wer-
den, damit Sie die komfortable Funktion des Variantenwechsels nutzen
können.
Gehen Sie zum Erstellen der Varianten bitte folgendermaßen vor:
• Erzeugen Sie ein Dokument mit allen notwendigen Positionen für die
erste Variante.
• Über das Kontextmenü rufen Sie die Funktion „Als Variante speichern“
auf.
• Vergeben Sie im sich öffnenden Dialog einen Namen für diese Variante
im Feld „Variante“. Der Name sollte aussagekräftig und eindeutig sein,
damit Sie diese Variante eindeutig von anderen Varianten unterscheiden
können:
204
Varianten
- Nehmen Sie am besten die Hauptmaterialeigenschaften in den Namen

auf, wenn Sie Materialvarianten erstellen wollen, z.B. „Holzfenster
120* mahagonirot“ oder „Alufenster 120* poliert & lackiert“.
- Nehmen Sie die Kundengruppe in den Namen auf, wenn Sie Preisvari-
anten erstellen wollen, z.B. für Großkunden und für Privatkunden.
• Die zweite Variante können Sie bequem im gleichen Dokument erzeu-
gen. Über das Menü „Bearbeiten“ oder das Kontextmenü rufen Sie die
Funktion „Variante wechseln“ auf.
• Vergeben Sie im sich öffnenden Dialog „Variante auswählen“ einen Na-
men im Feld „Variante“. Der Name sollte ebenfalls aussagekräftig und
eindeutig sein, damit Sie diese Variante eindeutig von der vorherigen un-
terscheiden können.
• Danach werden Sie mit einer Meldung aufgefordert, für die neu benannte
zweite Variante den Datensatz aus den Stammdaten auszuwählen, der als
Variante zu dem ersten Datensatz aus der ersten Variante gelten soll.
• Anschließend erhalten Sie für die nächste Position eine Aufforderung
und wählen den Datensatz für die zweite Variante aus, bis allen Positio-
nen ein Variantendatensatz zugewiesen ist.
Hinweis Zur Nachbearbeitung oder Korrektur von angelegten Varianten steht Ihnen
der Varianten-Editor zur Verfügung, den Sie über <Tools/Varianten-Editor>
aufrufen können.
Varianten bearbeiten
Varianten können Sie am bequemsten im Varianten-Editor bearbeiten, den
Sie über <Tools/Varianten-Editor> aufrufen können.
Varianten im Dokument wechseln

Varianten lassen sich im Dokument sehr schnell wechseln, wenn sie erst
einmal angelegt sind. In folgenden Dokumenttypen steht Ihnen diese Funk-
tion zur Verfügung:
• Angebot
• Auftrag
• Arbeitsauftrag
• Projektlieferschein
• Einzellieferschein
205
Tägliche Arbeiten
Gehen Sie dazu bitte folgendermaßen vor:

• Über das Menü „Bearbeiten“ oder das Kontextmenü rufen Sie die Funkti-
on „Variante wechseln“ auf.
• In dem sich öffnenden Dialog „Variante auswählen“ wählen Sie im Feld
„Variante“ die gewünschte Variante aus.
• Im Bereich „Einschränkung“ werden Ihnen die im Dokument vorhande-
nen Stammdatentypen angezeigt (Kostenarten und ggf. Leistungen).
• Wenn die Leistungen bzw. eine oder mehrere Kostenarten nicht ausge-
tauscht werden sollen, demarkieren Sie die entsprechende Option.
• Mit „OK“ bestätigen Sie Ihre Einstellungen und starten die Dokumenter-
zeugung.
Angebots-Variante erstellen
Die einfachste Art eine Angebotsvariante zu erstellen, ist direkt beim Aufruf
des Dialogs „Neues Dokument“ den Dokumenttyp „Angebotsvariante“ aus-
zuwählen.
206
Varianten
Voraussetzung für die Erstellung einer Angebotsvariante ist ein bereits vor-
handenes Angebot in dem aktuellen Projekt, wobei es sich auch um ein
„Musterangebot“ handeln kann.

• Rufen Sie den Dialog „Neues Dokument“ auf und markieren dort den
Dokumenttyp „Angebotsvariante“.
• Wählen Sie im Bereich „Übernehmen von“ das Dokument, zu dem Sie
eine Variante erstellen möchten.
zeugung.
Informationen zum Export von Varianten finden Sie in der Programmhilfe
unter dem Indexeintrag „Varianten-Exportoptionen“.
207
Tägliche Arbeiten
Varianten-Dokument erstellen
Zu den folgenden Dokumenttypen können Sie ein Varianten-Dokument
erstellen:
• Angebot
Speziell für die Erstellung einer Angebotsvariante steht Ihnen ein eigener
Dokumenttyp zur Verfügung, über den Sie schnell und effektiv eine An-
gebotsvariante erstellen können.
• Auftrag
• Arbeitsauftrag
Gehen Sie zur Erstellung eines Varianten-Dokuments bitte folgendermaßen

vor:
• Rufen Sie den Dialog „Neues Dokument“ auf und markieren dort den
Dokumententyp, den Sie erzeugen wollen (Angebot bis Lieferschein).
• Wählen Sie im Bereich „Übernehmen von“ das Dokument, zu dem Sie
eine Variante erstellen möchten.
208
Varianten
zeugung.
Informationen zum Export von Varianten finden Sie in der Programmhilfe
unter dem Indexeintrag „Varianten-Exportoptionen“.
Varianten auswählen im Dokument

In Dokumenten vom Angebot bis zur Lieferschein haben Sie die Möglichkeit
Varianten einzusetzen. Über das Kontextmenü im Dokument rufen Sie die
Funktion „Variante wechseln“ auf. Voraussetzung dafür ist jedoch mindes-
tens eine erfasste Position.
Gruppen
Varianten können der besseren Übersichtlichkeit wegen Grup-
pen zugeordnet werden, ähnlich den Warengruppen für Artikel.
Hier können Sie eine Gruppe auswählen.
Varianten
Wählen Sie die gewünschte Variante aus. Haben Sie eine Grup-
pe ausgewählt, werden Ihnen nur die Varianten dieser Gruppe
angezeigt.
209
Tägliche Arbeiten
Bereich „Einschränkungen“
In diesem Bereich können Sie Einschränkungen für den „Ersetzungsprozess“
festlegen. Dazu stehen Ihnen als Optionen alle Kostenartentypen bzw. die
Leistungen zur Verfügung, falls sie im Dokument enthalten sind.
Nach Kostenart
Markierte Optionen werden ersetzt. Soll eine Kostenart bzw. sol-
len die Leistungen nicht ersetzt werden, demarkieren Sie die
entsprechende Option.
Nach Gruppen
Für die Kostenart „Material“ können Sie eine Hauptwarengrup-
pe und eine Warengruppe von der Ersetzung ausnehmen. Für
Leistungen und die anderen Kostenarten steht Ihnen nur das
jeweilige Gruppenfeld zur Verfügung, um eine Ausnahme fest-
zulegen.
Bereich „Kommentar“
In diesem Bereich wird Ihnen ein hinterlegter Kommentar der
Variante angezeigt, falls ein Kommentar für diese Variante im
Varianten-Editor über <Bearbeiten/Kommentar hinterlegen>
oder über das Kontextmenü erfasst wurde. Der Kommentar soll
Ihnen eine Entscheidungshilfe sein, ob die ausgewählte Varian-
te die geeignete ist.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“, werden umgehend alle gewählten
Ersetzungen vorgenommen. Falls eine Zuordnung trotzdem nicht möglich
ist, wird ein Suchdialog mit allen zuordbaren Datensätzen geöffnet. Zuor-
denbar sind alle Datensätze der gleichen Kostenart.
Hinweis
Die Datensätze, die Sie einmal manuell zugewiesen haben, werden beim
nächsten Mal automatisch zugewiesen, weil diese Verknüpfung für Sie in-
tern gespeichert wird.
210
Varianten
Varianten-Editor
Varianten können Sie am bequemsten im Varianten-Editor bearbeiten. Über
<Tools/Varianten-Editor> rufen Sie den Varianten-Editor auf.
Hinweis Die Erstellung von Varianten hingegen kann jedoch viel effizienter direkt
im Dokument vorgenommen werden.
Der Dialog ist in drei Bereiche aufgeteilt:
Links der Auswahlbereich
Hier können Sie über die Gruppen- und Einzelauswahl von Va-
rianten den anzuzeigenden Inhalt des Dialoges festlegen.
Rechts oben der Variantenbereich
In diesem Bereich werden Ihnen die Bestandteile der Varianten
angezeigt, wobei jede Variante eine Spalte belegt. Im Spaltentitel
wird der Variantenname angezeigt.
Rechts unten der Beschreibungsbereich
In diesem Bereich werden Ihnen die Details eines oben markier-
ten Bestandteils der Variante angezeigt.
Bearbeitung von Varianten

Funktionen zur Bearbeitung von Varianten stehen Ihnen über das Menü
„Bearbeiten“ und/oder das Kontextmenü zur Verfügung.
Details zu den Bearbeitungsfunktionen und den Export- und Importmög-
lichkeiten finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Varian-
ten-Editor“. Die Variantenerstellung ist ab Seite S. 204 beschrieben.
211
Tägliche Arbeiten
Leistungsumfang Aufmaß im HWP Basic, im HWP

Professional und im ZM „Aufmaß-Schnellerfassung“
Im HWP stehen mehrere Aufmaßarten zur Verfügung. Welche Aufmaßarten
Ihnen zur Verfügung stehen, ist abhängig von Ihrer HWP-Lizenz:
HWP Professional und HWP Basic
Grundlegende Aufmaßarten wie das Freie Aufmaß (separates
Aufmaßdokument) und das Positionsaufmaß (in Vorgangsdo-
kumenten) stehen Ihnen im HWP Basic und im HWP Professio-
nal zur Verfügung.
HWP Professional
Im HWP Professional stehen Ihnen zusätzlich spezielle Aufma-
ßarten (separate Aufmaßdokumente) zur Verfügung, die ge-
werkgebunden sind: das Raumaufmaß (nur Gewerk „Elektro“)
und das Spaltenaufmaß (alle Gewerke außer „Elektro“).
Zusatzmodul „Aufmaß-Schnellerfassung“
Das Positionsaufmaß können Sie mit dem Zusatzmodul „Auf-
maß-Schnellerfassung“ erweitern, wodurch Sie flexibel und
schnell Ihre Aufmaßerfassung in Vorgangsdokumenten durch-
führen können. Es ist gewerkunabhängig und kombiniert kom-
fortabel in einer Erfassungstabelle Raum- und Spaltenaufmaße.
Sie können Ihre Aufmaße raumweise erfassen oder Sie geben
spaltenweise die Werte für die Aufmaßketten ein, z.B. für Länge,
Breite, Höhe. Die Aufmaßerfassung erfolgt tabellarisch – über
eine Baumansicht behalten Sie auch bei umfangreichen Aufma-
ßen immer die Übersicht.
Positionsnummern aus dem zugrunde liegenden Vorgangsdo-
kument können Sie den Aufmaßzeilen sofort zuweisen oder zu-
nächst die Schnellerfassung ohne Positionszuweisungen durch-
führen. Es ist sogar möglich, Aufmaße für ein neues Vorgangs-
dokument zu erfassen (z.B. Angebot), in dem noch keine Positi-
onen erfasst wurden.
Über eine Excel-Schnittstelle können Sie Ihre Aufmaßdatensätze
zur Erfassung vor Ort (z.B. mit einem PDA) nach Excel exportie-
ren anschließend von dort importieren.
212
Varianten
Aufmaßarten im HWP (Überblick)

Der Umfang von Bauleistungen wird über Aufmaße ermittelt. Die in Ihrem
Programm zur Verfügung stehenden Aufmaßarten erleichtern Ihnen die
Erfassung und Berechnung gemessener Aufmaßwerte:
• Freies Aufmaß (alle Gewerke)
Freie Aufmaße werden in Dokumenten eines eigenen Dokumenttyps er-
fasst. Dieses Aufmaß steht Ihnen für alle Gewerke zur Verfügung. Infor-
mationen zu diesem Aufmaß finden Sie in der Programmhilfe über den
Indexeintrag „Freies Aufmaß“.
• Spaltenaufmaß (HWP Professional, nicht im Gewerk „Elektro“)
Spaltenaufmaße werden in Dokumenten eines eigenen Dokumenttyps er-
fasst. Dieses Aufmaß steht Ihnen für alle Gewerke zur Verfügung, außer
für das Gewerk „Elektro“. Informationen zu diesem Aufmaß finden Sie in
der Programmhilfe über den Indexeintrag „Spaltenaufmaß“.
• Raumaufmaß (HWP Professional, nur für Gewerk „Elektro“)
Raumaufmaße werden in Dokumenten eines eigenen Dokumenttyps er-
fasst. Das Raumaufmaß wird in einer Tabelle erfasst. Informationen zu
diesem Aufmaß finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag
„Raumaufmaß“.
• Positionsaufmaß
Positionsaufmaße werden in den Positionen von Angeboten und Pro-
jektdokumenten erfasst, deshalb wird für das Positionsaufmaß keine ei-
gener Dokumenttyp benötigt.
• Positionsaufmaß mit Zusatzmodul „Aufmaß-Schnellerfassung“
Das Positionsaufmaß mit Zusatzmodul „Aufmaß-Schnellerfassung“ benö-
tigt ebenfalls keinen eigenen Dokumenttyp. Es ist von allen Aufmaßarten
im HWP die komfortabelste Möglichkeit, Aufmaße zu erfassen und zu
bearbeiten.
Das Positionsaufmaß mit Zusatzmodul „Aufmaß-Schnellerfassung“ steht
für alle Gewerke zur Verfügung. Es ist ein Aufmaß, in dem das Spalte-
naufmaß mit dem Raumaufmaß kombiniert eingesetzt werden kann. In
der Aufmaß-Schnellerfassung steht eine separate Excel-Schnittstelle zur
Verfügung (vgl. weitere Vorteile S. 219).
213
Tägliche Arbeiten
Mit Aufmaßen arbeiten

In den nächsten Abschnitten werden die folgenden Arbeitsschritte erläutert:
• Aufmaßdokumente anlegen
• Aufmaßdokumente bearbeiten
• Positionen in Aufmaßdokumente einfügen
Detaillierte Informationen zu den Aufmaßarten, die über Aufmaßdokumen-
te erfasst und bearbeitet werden, finden Sie in der Programmhilfe unter fol-
genden Indexeinträgen:
• Aufmaßart „Freies Aufmaß“ über den Indexeintrag „Freies Aufmaß“
• Aufmaßart „Spaltenaufmaß“ über den Indexeintrag „Spaltenaufmaß“
• Aufmaßart „Raumaufmaß“ über die Indexeinträge „Raumaufmaß“/
„Raumaufmaßdokument drucken“
Aufmaßdokumente anlegen
Aufmaßdokumente erstellen Sie wie andere Dokumente auch über den Dia-
log „Neues Dokument“ (vgl. S. 141). Im Bereich „weitere Angaben“ werden
alle Dokumente aufgelistet, die Sie als Vorlage für das Aufmaßdokument
benutzen können und die Option „nicht übernehmen“, mit der Sie ein lee-
res Aufmaßdokument erstellen zur manuellen Erfassung von Positionen.
Ein Aufmaßdokument aus einem bestehenden Dokument erstellen

Wenn Sie ein Aufmaßdokument aus einem bestehenden Dokument erzeu-
gen, können Sie alle Titel, Positionen und Texte übernehmen und ersparen
sich eine doppelte Erfassung. Vor der Übernahme der Daten werden Ihnen
mehrere Optionen zur Auswahl angeboten.
214
Varianten
Für die Übernahme sind alle Optionen empfohlen und deshalb bereits mar-
kiert:
• Mengen auf Null setzen
Bei der Übernahme der Daten aus dem Vorlagedokument werden even-
tuell schon vorhandenen Mengen auf Null gesetzt, um ein manuelles Lö-
schen der Mengen überflüssig zu machen.
Diese Option bietet sich an, wenn Sie z. B. einen erstellten Auftrag als
Vorlage nehmen, weil Ihre Dienstleistung die gleiche ist, aber sich die
Mengen geändert haben. Nachdem Sie in Ihr Aufmaßdokument die aktu-
ellen Mengen eingetragen haben, können Sie aus dem Aufmaßdokument
z. B. direkt eine Rechnung erstellen.
• Titel übernehmen
Gruppentitel werden in das neue Aufmaßdokument übernommen.
• Positionen übernehmen
Positionen werden in das neue Aufmaßdokument übernommen.
• Texte übernehmen
Beschreibungstexte (Kurz-, Dimensions- und Langtexte) werden in das
neue Aufmaßdokument übernommen.
Deaktivieren Sie Optionen, die Sie nicht benötigen. Mit „OK“ werden die
Daten gemäß Ihrer Einstellung in das neue Dokument übernommen.
Ein leeres Aufmaßdokument erstellen

Über die Option „nicht übernehmen“ im Dialog „Neues Dokument“ erstel-
len Sie ein leeres Aufmaßdokument zur manuellen Erfassung von Positio-
nen.
Aufmaßdokumente bearbeiten
Die Bearbeitung von Aufmaßdokumenten erfolgt ähnlich der Bearbeitung
von Projektdokumenten:
• Positionen einfügen über „N“
Über <Bearbeiten/Neu> oder die Schaltfläche „N“ rufen Sie den Dialog
„Neue Aufmaßposition“ auf, über den Sie neue Positionen einfügen.
215
Tägliche Arbeiten
• Doppelklick öffnet Elemente

Mit einem Doppelklick öffnen Sie Felder, Spalten oder Positionsdialoge
zur Bearbeitung.
• Bedienungselemente in Symbolleisten
Über die Symbolleiste und die Symbolleiste im Dokumentenfenster ste-
hen Ihnen die meisten der Bedienungselemente zur Verfügung, die Ih-
nen auch bei der Arbeit mit anderen Dokumenten zur Verfügung stehen.
Positionen in Aufmaßdokumente einfügen („Freies Aufmaß“/„Spaltenauf-

maß“, HWP Professional)
Über <Bearbeiten/Neu> oder die Schaltfläche „N“ rufen Sie den Dialog
„Neue Aufmaßposition“ auf.
In diesem Dialog wählen Sie den Positionstyp aus, den Sie in das Aufmaß-
dokument einfügen wollen.
Wählen Sie als Positionstyp eine Stammdatenart aus, wird Ihnen zur weite-
ren Auswahl der Suchdialog angezeigt. Alle anderen Positionstypen werden
direkt in das Aufmaßdokument eingefügt und können dort bearbeitet wer-
den.
Details zu den Positionstypen im Dialog „Neue Aufmaßposition“ finden Sie

in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Aufmaß:Dialog Neue Auf-
maßpositionen“.
Mit „OK“ bzw. mit „OK“ und einer anschließenden Auswahl eines Stamm-
datensatzes im Suchdialog übernehmen Sie eine Position in das aktuelle
Aufmaßdokument, wobei das aktuelle Systemdatum in die neue Position
übernommen wird. Ändern Sie in einer Position das Positionsdatum, wird
das neue Datum als Vorschlagswert in alle Positionen übernommen, die
danach erstellt werden.
216
Varianten
Hinweis Aufmaße aus den Aufmaßdokumenten werden den Positionen in anderen

Dokumenten ausschließlich über die Positionsnummern zugeordnet:
Wenn Sie z.B. aus einem erstellten Aufmaßdokument eine neue Teilrech-
nung erzeugen oder aus einem Aufmaßdokument eine bereits bestehende
Teilrechnung aktualisieren bzw. erweitern, achten Sie bitte unbedingt auf
eine übereinstimmende Positionsnummerierung.
Weitere Informationen über die Arbeit mit Aufmaßdokumenten finden Sie
in den Hilfethemen der Programmhilfe über die angegebenen Indexeinträge:
• Positionen unterschiedlicher Positionstypen einfügen (Indexeintrag in
der Programmhilfe „Aufmaß:Positionen unterschiedlicher Positionstypen
einfügen“)
• Erfassungsreihenfolge bei der Neuanlage von Aufmaßdokumenten (In-
dexeintrag in der Programmhilfe „Aufmaß:Erfassungsreihenfolge bei der
Neuanlage von Aufmaßdokumenten“)
• Gruppenposition bearbeiten in Aufmaßdokumenten (Indexeintrag in der
Programmhilfe „Aufmaß:Gruppenposition bearbeiten in Aufmaßdoku-
menten“)
Positionsaufmaße werden in den Positionen von Angeboten und Projektdo-
kumenten erfasst. Mit dem „Positionsaufmaß“ können Sie deshalb positi-
onsgenau Aufmaße erfassen und detailliert die Mengen berechnen. Position-
saufmaße können für Leistungs-, Material- und Lohnpositionen erfasst wer-
den (siehe Übersicht über Positionsdialoge), sowie für die Positionen der drei
frei benennbaren Kostenarten 3-5.
Diese Funktion steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie eine neue Position
(z. B. in der Rechnungserfassung) in ein Dokument einfügen oder eine be-
stehende Dokumentenposition bearbeiten.
Den Dialog „Positionsaufmaß“ öffnen Sie in den Positionsdialogen der oben
angegebenen Positionsarten über die Schaltfläche „Aufmaß“, die unterhalb
des Mengenfeldes liegt.
217
Tägliche Arbeiten
Aufmaße vorangegangener Teilrechnungen

In diesem Feld werden bei der Rechnungserfassung ggf. alle
Aufmaße aufgelistet, die der aktuellen Position in vorangegan-
genen Teilrechnungen bereits zugeordnet wurden. Die hier ent-
haltenen Aufmaßwerte werden zu den Aufmaßwerten des aktu-
ellen Dokuments addiert und die Gesamtsumme im Feld „∑ die-
ser Position“ angezeigt.
Aufmaße dieser Position
In dieser Tabelle werden die Aufmaßketten erfasst, die zur Be-
rechnung des Positionsaufmaßes notwendig sind. Jede Aufmaß-
kette wird dabei wie ein eigenständiger Datensatz behandelt. In-
formationen zu dieser Tabelle und die Feldbeschreibungen fin-
den Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Position-
saufmaß“.
Mit „OK“ übernehmen Sie die berechnete Aufmaßsumme als Mengenwert in

das Feld „Menge“ des aktuellen Positionsdialogs. Das Mengenfeld im Positi-
onsdialog wird für manuelle Eintragungen gesperrt, solange Sie im Position-
saufmaß mindestens einen Aufmaßdatensatz gespeichert haben, selbst wenn
dieser ohne Werte gespeichert wurde.
218
Varianten
Als Auswertung für Positionsaufmaße steht Ihnen das Aufmaßblatt zur Ver-
fügung, in dem alle Positionsaufmaße aufgeführt werden (vgl. „Aufmaße
ausweisen, auswerten und drucken“ S. 228).
Positionsaufmaß mit Aufmaß-Schnellerfassung

(Zusatzmodul)
Das Positionsaufmaß mit Aufmaß-Schnellerfassung (Zusatzmodul) bietet
Ihnen einige Funktionen, die Ihnen das Arbeiten mit Aufmaßen wesentlich
erleichtern:
• Verschiedene Aufmaßarten sind in einem Dokument möglich
Spaltenaufmaße und Raumaufmaße können einzeln oder kombiniert ein-
gesetzt werden (in allen Gewerken).
• Die Aufmaßerfassung ist unabhängig von Dokumentpositionen möglich
Mit dem Zusatzmodul „Aufmaß-Schnellerfassung“ können Sie Aufmaße
sogar in Dokumenten erfassen, in denen noch keine Positionen erfasst
wurden – die Zuordnung zu den Positionen (z.B. zu Leistungs- und zu
Materialpositionen) nehmen Sie später vor. Damit können Sie die not-
wendige Aufmaßerfassung – z.B. für eine Angebotserstellung – direkt im
Abgebotsdokument durchführen.
• Aufmaß-Schnellerfassung (Zusatzmodul)
In der Aufmaß-Schnellerfassung können Spaltenaufmaße, Raumaufmaße
und Aufmaße der Zuschnittliste erfasst werden.
Die Aufmaß-Schnellerfassung findet in einer Tabelle statt, die zwei An-
sichten zur optimalen Bearbeitung vereinigt:
- Tabellenansicht
In dieser Ansicht werden alle Daten der Aufmaßdatensätze in Tabel-
lenspalten angezeigt und erfasst, wodurch ein schnelles, intuitives Ar-
beiten mit der Tastatur ist möglich. Spalteneingaben werden zu Ihrer
Arbeitserleichterung intern zwischengespeichert und stehen als Feld-
auswahlwerte und beim Kopieren ganzer Zeilen zur Verfügung.
- Baumansicht
In der Baumansicht werden für das Raumaufmaß die Raumebenen mit
den Räumen aus der Tabelle herausgenommen und in einem separa-
ten Strukturbaum hierarchisch dargestellt, wodurch Sie einen besseren
219
Tägliche Arbeiten
Überblick erhalten und schneller navigieren können. Für die Äste im

Strukturbaum steht Ihnen im Kontextmenü eine Kopierfunktion zur
Verfügung, mit denen Sie ganze Ebenen komplett kopieren können,
d.h. mit Unter-Ebenen und Positionen.
Die anderen Daten werden wie in der Tabellenansicht spaltenweise in
einer Tabelle angezeigt.
• Excel-Anbindung für den Export bzw. Import Ihrer Aufmaße
Aufmaße können Sie über eine Excel-Schnittstelle in der Aufmaß-
Schnellerfassung nach Excel exportieren und von dort importieren. Ein
Aufmaßexport nach Excel ist besonders große Aufmaße sinnvoll:
- in Excel können Sie komfortabel Filter zur Strukturierung benutzen
- über die Druckfunktionen von Excel können Sie bequem große Tabel-
len drucken, wie z.B. ein Raumbuch
- über Excel können Sie externe Geräte wie PDAs einfach integrieren
• zusätzliche Auswertungen über Reporte
Aufmaß-Schnellerfassung (Zusatzmodul)
Konzept der Aufmaß-Schnellerfassung
Mit dem Zusatzmodul „Aufmaß-Schnellerfassung“ können Sie schnell und
flexibel Ihre Aufmaßerfassung direkt in Vorgangsdokumenten durchführen.
Wenn Sie ein Angebot oder ein Projektdokument (z.B. einen Auftrag) zur
Bearbeitung geöffnet haben, können Sie über <Bearbeiten/Aufmaß-Schnell-
erfassung>, „Strg+?“ oder das Kontextmenü die Aufmaß-Schnellerfassung
aufrufen.
Unabhängig vom Gewerk kombiniert diese Schnellerfassung Raum- und
Spaltenaufmaße komfortabel in einer Tabelle („gemischter Modus“).
Über die Voreinstellungen im Register „Aufmaße“ können Sie den Aufmaß-
Modus auch verändern:
• Freies Aufmaß (ohne Spaltenaufmaß)
Diese Aufmaßart bietet Ihnen nur das „Freie Aufmaß“, ohne die Felder
für das „Spaltenaufmaß“.
• Spaltenaufmaß (ohne Freies Aufmaß)
Diese Aufmaßart bietet Ihnen nur das Spaltenaufmaß, ohne die Felder für
das „Freie Aufmaß“.
220
Varianten
• Gemischter Modus
Diese Aufmaßart bietet Ihnen das Spaltenaufmaß und das „Freie Auf-
maß“ in einer Tabelle.
• Zuschnittliste
Diese Aufmaßart bietet Ihnen Aufmaßvariationen, die besonders von
holzverarbeitenden Gewerken benötigt werden.
Die Erfassung von Aufmaßen in der Aufmaß-Schnellerfassung ist nicht auf
bestimmte strukturelle Kriterien festgelegt, sie kann deshalb chaotisch oder
nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen, beispielweise:
• positionsweise
• raumweise
• nach Baufortschritt
Allerdings wurde die Aufmaß-Schnellerfassung auf eine raumweise Erfassung

optimiert, weil auf den meisten Baustellen raumweise ausgemessen wird
und die Messergebnisse auf die Aufmaßblätter ebenso strukturiert übertra-
gen werden bzw. über Lasermessgeräte in Dateien gespeichert werden.
Zur raumweisen oder spaltenweisen Eingabe Ihrer Werte für die Aufmaßket-
ten legen Sie hierzu als Voraussetzungen im Register „Aufmaße“ der Vorein-
stellungen für alle neuen Projekte die Ebenen-Bezeichnungen und/oder die
Bezeichnungen der Maßeinheiten fest. Diese Voreinstellungen können pro-
jektindividuell im Register „Aufmaße“ des Projektstamms hinterlegt werden.
Die Schnellerfassung erfolgt tabellarisch – über eine Baumansicht behalten
Sie auch bei umfangreichen Aufmaßen immer die Übersicht.
Für folgende Dokumenttypen steht die Aufmaß-Schnellerfassung zur Verfü-
gung:
• Angebot
• Nachtragsangebot
• Auftrag
• Rechnung
• Teilrechnung
• Schlussrechnung
• Arbeitsauftrag
221
Tägliche Arbeiten
• Einzelrechnung
• Sammelrechnung
Arbeitsweise mit der Aufmaß-Schnellerfassung

Die Aufmaß-Schnellerfassung rufen Sie direkt im Dokument über die Schalt-
fläche auf.
Alle vorhandenen Aufmaßketten aus Positionen des Dokuments werden
beim Aufruf der Schnellerfassung ermittelt und als Datensatz in der Aufmaß-
Schnellerfassungstabelle mit Angabe der Positionsnummer angezeigt. Nach
der Bearbeitung in der Aufmaß-Schnellerfassung werden die geänderten
Aufmaßdatensätze in die Positionen zurückgeschrieben. Neu erfasste Auf-
maßdatensätze werden ebenfalls in Dokumentpositionen geschrieben, wenn
Sie die Positionsnummern in den Aufmaßdatensätzen angegeben haben.
Mit der Aufmaß-Schnellerfassung können Sie wie mit einer Tabelle arbeiten,
indem Sie bei der Bearbeitung mit dem Tabulator die Spalten wechseln.
Spalteneingaben (z.B. die Raumbezeichnung „Schlafzimmer“) werden zur
Arbeitserleichterung intern zwischengespeichert und stehen über zwei Funk-
tionen bei der Eingabe für weitere Aufmaßdatensätze in derselben Spalte zur
Verfügung:
222
Varianten
• Die Funktion der Autovervollständigung nach der Eingabe zweier Buch-

staben.
• Die manuelle Auswahl aus den bisherigen Eingaben in diese Spalte über
F4 (gilt nicht für reine Zahlen- und Mengenfelder). In der Datumsspalte
wird über F4 ein Kalender aufgerufen, in der Spalte „Position“ der Positi-
onsauswahldialog mit den Positionen des zugrunde liegenden Dokumen-
tes.
In der Aufmaß-Schnellerfassung können Sie über die folgenden Registertitel

zwischen zwei Ansichten der Aufmaßtabelle wählen:
• Tabellenansicht
In dieser Ansicht werden alle Daten der Aufmaßdatensätze in Tabellen-
spalten angezeigt und erfasst.
• Baumansicht
In der Baumansicht werden die Spalten mit den von Ihnen festgelegten
Ebenenbezeichnungen aus der Tabelle herausgenommen und in einem
separaten Strukturbaum hierarchisch dargestellt, wodurch Sie einen bes-
seren Überblick erhalten und schneller navigieren können. Für die Äste
im Strukturbaum steht Ihnen im Kontextmenü eine Kopierfunktion zur
Verfügung, mit denen Sie ganze Ebenen komplett kopieren können, d.h.
mit Unter-Ebenen und Positionen.
Die anderen Daten werden wie in der Tabellenansicht spaltenweise in ei-
ner Tabelle angezeigt.
Hinweis Die Erfassung kann immer nur in der „Tabellenansicht“ begonnen werden.
Nach der Erfassung der Aufmaßdatensätze (mit Zuweisung der Dokument-
positionen) für den ersten Raum ist es hilfreich, die Ansicht zu wechseln
und in der „Baumansicht“ weiter zu arbeiten.
Details zu den Registern und die Feldbeschreibungen finden Sie in der Pro-
grammhilfe über den Indexeintrag „Aufmaß-Schnellerfassung:Konzept und
Arbeitsweise“.
223
Tägliche Arbeiten
Erweiterte Möglichkeiten der Aufmaß-Schnellerfassung

In der Aufmaß-Schnellerfassung stehen Ihnen noch weitere Möglichkeiten
zur Verfügung:
• Hilti-Schnittstelle
Über diese Schnittstelle können Sie ein Lasermessgerät von Hilti zur
Vermessung einsetzen.
• REB-Schnittstelle
REB ist eine Erweiterung von GAEB. Über die REB-Schnittstelle können
Sie Aufmaße im Datenaustauschformat „DA11“ exportieren und impor-
tieren.
• Zuschnittliste
Die Zuschnittliste bietet Aufmaßvariationen, die besonders von holzver-
arbeitenden Gewerken (Schreiner, Zimmerer) benötigt werden. In den
Voreinstellungen im Register „Aufmaße“ müssen Sie den Aufmaß-Modus
„Zuschnittliste“ wählen, damit Sie mit diesem Aufmaß arbeiten können.
Detaillierte Informationen über diese erweiterten Möglichkeiten erhalten Sie
in der Programmhilfe über die Indexeinträge „Hilti-Schnittstelle“ bzw. „Zu-
schnittliste“.
Zuschnittliste
Die Zuschnittliste bietet Aufmaßvariationen, die besonders von holzverar-
beitenden Gewerken benötigt werden (bei Schreinern/Zimmerern auch als
„Holzliste” bekannt). In den Voreinstellungen im Register „Aufmaße“ müs-
sen Sie den Aufmaß-Modus „Zuschnittliste“ wählen, damit Sie mit diesem
Aufmaß arbeiten können.
Die zu erfassenden Maße und Berechnungsgrundlagen für die Daten sind
anders als beim normalen Aufmaß. Wenn Sie die „Zuschnittliste” einsetzen,
werden in der Aufmaß-Schnellerfassung einige zusätzliche Spalten zur Erfas-
sung angeboten, deren Werte automatisch berechnet werden und in die
Position eingehen.
Profile
Das HWP stellt Ihnen eine Profildatei (ZuschnittListe.xml) zur Verfügung, in
der bereits wichtige Voreinstellungen und Formeln für die holzverarbeiten-
den Gewerke enthalten sind, sowie die Spalteneinrichtung der Schnellerfas-
sungstabelle für diese Gewerke.
224
Varianten
Das mitgelieferte Profil „Zuschnittliste” dient der Erfassung und Berechnung

von Werkstoffwerten (Oberflächen, Volumen etc.). Hiermit kann z.B. die
gesamte Oberfläche eines Werkstücks in Quadratmetern ausgewiesen wer-
den. Mit diesem Profil werden die folgende Spalten in der Tabelle verwen-
det:
Spalte: Beschreibung: Beispiel: Art:

Material Freies Textfeld Sparren Eingabe
Art Für die Sortierung der Ausgabe LH, Leimholz, div. Eingabe
und Ausdruck Güteklassen
Hobel- Mit Variablen oder ohne Abfra- (@M2+@M2+@M3* Eingabe
fläche ge möglich @Hobelfaktor)
lfd. mtr. Wie viel Meter Material wird Numerischer Wert Ausgabe
gemäß den Eingaben benötigt
m² Wie viele m² werden gemäß Numerischer Wert Ausgabe
den Eingaben benötigt
m³ Wie viele m³ werden gemäß Numerischer Wert Ausgabe
den Eingaben benötigt
Hobelfl. Wie groß ist die zu bearbeiten- Numerischer Wert Ausgabe
in m² de Fläche
Druckmöglichkeit
Es steht Ihnen über die Reportauswahl eine „Zuschnittliste mit 2 Ebenen“
zur Auswertung der erfassten Daten zur Verfügung.
Empfohlene Vorgehensweise
Die Aufmaß-Schnellerfassung wurde auf eine raumweise Erfassung opti-
miert.
225
Tägliche Arbeiten
Aus diesem Grund wird die Erfassung nach Räumen empfohlen:

• Überprüfen Sie, ob Ihnen in der Tabelle alle Ebenenkategorien (z.B. Etage
oder Raum) und Maßeinheiten zur Verfügung stehen, die Sie benötigen
(siehe Voreinstellungen „Register Aufmaße“).
• Erfassen Sie zuerst alle Maße eines Raumes in der Tabellenansicht, ohne
sich um die Zuordnung zu den Dokumentpositionen zu kümmern. Mit
dieser Arbeitsweise erzeugen Sie schnell alle notwendigen Aufmaße.
• Erfassen Sie dabei ähnliche Aufmaßzeilen direkt hintereinander. Dadurch
brauchen Sie die wiederkehrenden Informationen nur einmal zu erfas-
sen, weil das Programm die Zeilen-Informationen der erfassten Zeile zwi-
schenspeichert und als Vorschlagswerte in die nächste Zeile kopiert.
• Wenn alle Aufmaße eines Raumes erfasst sind, haben Sie zwei Möglich-
keiten weiter vorzugehen:
- Sie erfassen weitere Räume.
- Sie ordnen den Aufmaßen des erfassten Raumes über die Dokument-
positionen die notwendigen Arbeiten und das Material zu.
• Es ist vorteilhaft nach der Erfassung des ersten Raumes von der Tabellen-
ansicht in die „Baumansicht“ zu wechseln und dort weiter zu arbeiten,
weil die Baumansicht übersichtlicher gestaltet ist und Sonderfunktionen
zur Bearbeitung ganzer Ebenen über das Kontextmenü zur Verfügung
stellt (Kopieren, Löschen, Umbenennen).
• Über „OK“ speichern Sie (nach Rückfrage) die Aufmaßzeilen und der Dia-
log „Aufmaß-Schnellerfassung“ wird geschlossen.
Die in der Aufmaß-Schnellerfassung erfassten Zeilen werden nach Verlas-
sen der Aufmaß-Schnellerfassung über „OK“ direkt in die Positionsauf-
maße der angegebenen Positionen übergeben, sofern allen Aufmaßzeilen
Dokumentpositionen zugewiesen wurden.
• Falls Aufmaßzeilen ohne eine Zuordnung von Positionsnummern existie-
ren, wird der Dialog „Nicht zugeordnete Aufmaßdatensätze“ geöffnet, in
dem Sie entscheiden, wie mit diesen Aufmaßzeilen verfahren werden
soll.
Optionen beim Schließen eines Aufmaßdokuments

Beim Schließen eines Aufmaßdokumentes öffnet sich ein Dialog, in dem Sie
festlegen, was mit den erfassten Werten geschehen soll.
226
Varianten
Das Fenster „Aufmaß“ schließen

Hierdurch wird das Aufmaßdokument mit den erfassten Werte
gespeichert und das Dokumentenfenster geschlossen, ohne dass
weitere Aktionen folgen. Sie können später mit der Erfassung
fortfahren und dann ggf. eine andere Option wählen.
Die Aufmaße einem vorhandenen Dokument zuordnen
Mit dieser Option können Sie über einen nachfolgenden Aus-
wahldialog die Werte auf ein bestehendes Dokument übertra-
gen. In dem Auswahldialog werden Ihnen die Dokumente des
aktuellen Projekts angezeigt, die sich für die Übernahme der
Werte eignen.
Nach der Bestätigung mit „Weiter“ wird das ausgewählte Do-
kument mit den übertragenen Aufmaßpositionen erweitert und
geöffnet, während das Aufmaßdokument gleichzeitig geschlos-
sen wird.
Ein neues Dokument daraus erzeugen
Mit dieser Option können Sie über einen nachfolgenden Aus-
wahldialog die Werte auf ein neu anzulegendes Dokument über-
tragen. Zur Auswahl stehen die Dokumenttypen: Angebot, Auf-
trag, Rechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung.
Nach der Bestätigung mit „Weiter“ wird das neu erzeugte Do-
kument mit den übertragenen Aufmaßpositionen geöffnet,
während das Aufmaßdokument gleichzeitig geschlossen wird.
Doppelte Texte ignorieren
Falls Sie einen Leistungsdatensatz oder einen Datensatz einer
Kostenart mehr als einmal in einem Aufmaßdokument erfasst
haben, bewirkt diese Option, dass der Text des Oberbegriffs nur
einmal gespeichert wird. Dadurch erhöhen Sie die Übersicht-
227
Tägliche Arbeiten
lichkeit in dem Aufmaßdokument und allen Dokumenten, die

die Positionen aus diesem Aufmaßdokument übernehmen.
Numerisch sortieren?
Mit dieser Option wird eine numerische Sortierung durchge-
führt.
Keine Sortierung
Mit dieser Option wird eine Sortierung ausgeschlossen.
Hinweis Haben Sie Aufmaßketten mit unterschiedlichen Angaben in der Spalte
„Datum“ erfasst, so erscheint nach der Auswahl der Option ein Dialog zur
Eingrenzung der Übernahme der Aufmaßketten anhand des zugeordneten
Arbeitsdatums.
Aufmaße ausweisen, auswerten und drucken

Für die Ausweisung, Auswertung und den Druck erfasster Aufmaße stehen-
den Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
• Über die Textabschnitte weisen Sie die Aufmaße direkt in den Positionen
aus. Dazu müssen Sie lediglich dort im Bereich „Textabschnitte anzei-
gen“ die Option „Aufmaße“ aktivieren (vgl. S. 191).
• Über das Register „Sonstiges“ im Dialog „Neues Dokument“ stehen Ihnen
zwei Dokumenttypen zur Auswertung und zum Druck Ihrer Aufmaße
Verfügung (vgl. S. 149):
Aufmaßblatt
Mit Hilfe des Aufmaßblattes (früher „Aufmaßliste“) können Sie
sich alle Positionsaufmaße eines Dokuments auflisten lassen.
Aufmaßübersicht
In der Aufmaßübersicht werden die Summen eines freien Auf-
maßes oder eines Spaltenaufmaßes ausgewiesen.
• Über <Auswertungen/Reporte> stehen Ihnen zahlreiche Reporte zur Aus-
wertung zur Verfügung, die Sie je nach Aufmaßart und gewünschter Sor-
tierreihenfolge auswählen können.
228
Ressourcenplanung (HWP Professional)

Leistungsumfang der Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung steht Ihnen im HWP Basic als Zusatzmodul zur Ver-
fügung, im HWP Professional ist die Ressourcenplanung im Hauptmodul
enthalten.
Mit der Ressourcenplanung des HWP können Sie den Einsatz Ihrer Ressour-
cen (Mitarbeiter, Geräte, eingekaufte Fremdleistungen, ...) planen und ver-
folgen. Sie erhalten einen vollständigen Überblick über die Auslastung Ihrer
Ressourcen und können auf einen Blick sehen, ob und gegebenenfalls wann
Sie genügend freie Ressourcen haben, um einen neuen Auftrag anzuneh-
men. Dadurch können Sie Kunden und Interessenten auf Anhieb mitteilen,
wann Sie für sie tätig werden können. Projekt- und auftragsbezogene Aus-
wertungen unterstützen Sie beim optimalen Einsatz Ihrer Ressourcen.
Die Ressourcenplanung bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:
• Planung der Einsatztermine für vier verschiedene Ressourcenarten in
einer grafischen Übersicht, wahlweise auf Tages, Wochen- oder Monats-
basis. In der Übersicht werden Ressourcenauslastungszeiten (Termine)
sowohl für die verschiedenen Formen betriebsinterner Aufwände (Büro-
arbeit, Urlaub, ...) wie auch für Kundenprojekte verwaltet.
• Eine Projektplanungsübersicht, in der Termine verwaltet werden, die auf
der Basis von Aufträgen eines Projektes ermittelt/geplant werden.
• Übernahmemöglichkeit von Terminen in den Terminkalender des HWP.
• Eine grafische Auslastungsauswertung.
• Auswertungen über Reporte.
229
Tägliche Arbeiten
Konzepte der Ressourcenplanung

Für die Planung Ihrer Ressourcen stellt Ihnen das HWP drei aufeinander
aufbauende Planungsebenen zur Verfügung, wobei die Planung in der zwei-
ten und der dritten Ebene auf Informationen aus Auftragsdokumenten ba-
siert. Bei der Einbeziehung von Projekten erfolgt die Planung auftragsbezo-
gen, d.h. das HWP kann Ihnen auf der Basis Ihrer Auftragsdokumente und
der bereits bestehenden Auslastung von Ressourcen Terminvorschläge erstel-
len.
Die folgenden Planungsebenen werden unterschieden:

• Gesamtplanung
In der Gesamtplanung werden Ressourcenauslastungszeiten (Termine)
sowohl für die verschiedenen Formen betriebsinterner Aufwände (Büro-
arbeit, Urlaub, ...) wie auch für Kundenprojekte verwaltet. Wenn die Res-
sourcenplanung nicht auf der Auswertung von Projekten erfolgen soll, ist
dies die einzige Planungsebene.
• Projektplanung
In der Projektplanung werden die Auslastungszeiten, die für Auftragsdo-
kumente eines Projektes anfallen werden, in einer Kalenderansicht darge-
stellt und verwaltet. Diese Zeiten werden aus den Auftragsdokumenten
des Projektes ermittelt, wobei HWP anhand der geplanten Lohnzeiten er-
kennt, welche Ressourcenaufwände zu terminieren sind.
• Projektauftragsplanung
Sie öffnen die Projektauftragsplanung (Dialog „Projektplanung – Termine
planen“) über die Schaltfläche „Planung“ in der Projektplanung. Bezogen
auf einen in der Projektplanungsübersicht selektierten Auftrag werden
die Aufwände dieses Auftrages geplant. Die so geplanten Termine werden
sowohl in die Projektplanung, wie auch in die Gesamtplanung über-
nommen.
Siehe auch „Arbeiten mit der „Ressourcenplanung“ (S. 234).
Die Planungsebenen und ihre Möglichkeiten werden nachfolgend genauer
vorgestellt.
230
Gesamtplanung
Die Gesamtplanung für alle Ressourcenarten wird im Dialog „Ressourcen-
planung“ in einer Übersicht dargestellt, den Sie über <Tools/ Ressourcenpla-
nung> in der Menüleiste aufrufen. Die Planung erfolgt wahlweise auf Tages,
Wochen- oder Monatsbasis. In dieser Gesamtplanung planen und verwalten
Sie alle Auslastungszeiten für alle Ressourcenarten, d.h. sowohl betriebsin-
tern veranlasste Aufwände wie auch Aufwände für Kundenprojekte sind hier
zu finden.
Über <Ansicht/Grafische Darstellung> können Sie in eine Kalenderansicht
umschalten.
Projektplanung
Aus dem Dialog „Ressourcenplanung“ können Sie über die Schaltfläche „P“
die Projektplanungsübersicht aufrufen, in der Ihnen die Ressourcenauslas-
tung für alle Projekte und die Aufträge angezeigt werden. Projekte ohne Auf-
tragsdokumente werden nicht angezeigt, ebenso wenig wie andere Doku-
menttypen in den angezeigten Projekten. Die Projektplanung wird aus-
schließlich über die Auftragsdokumente eines Projektes durchgeführt.
231
Tägliche Arbeiten
In diesem Dialog werden Ihnen die zeitrelevanten Informationen Ihrer Pro-

jekte bzw. einzelner Aufträge angezeigt, je nachdem, ob Sie ein Projekt oder
einen Auftrag daraus markiert haben. Die angezeigte gesamte planbare Zeit
errechnet sich aus allen Lohnzeiten in allen Auftragsdokumenten eines Pro-
jektes bzw. aus den Lohnzeiten des markierten Auftragsdokuments.
Über die Schaltfläche „Planung“ können Sie Ihre Projekte auftragsbezogen
unter Berücksichtigung der Auslastungs Ihrer Ressourcen planen. Die Schalt-
fläche „Planung“ ist aktivierbar, wenn alle Voraussetzungen für den mar-
kierten Auftrag erfüllt sind.
Projektauftragsplanung
Aus dem Dialog Projektplanung können Sie ein Auftragsdokument des zu
planenden Projektes wählen (vgl. Voraussetzungen) und über die Schaltflä-
che „Planung“ den Eingabedialog Projektplanung – Termine planen aufru-
fen, in dem Ihnen alle auftragsbezogenen Werte angezeigt werden. Diese
Werte sind mit den Projektwerten identisch, wenn Ihr Projekt nur ein Auf-
tragsdokument enthält.
232
In diesem Dialog können Sie sich die Auslastung anzeigen lassen und weite-
re Termine vergeben bzw. automatisch generieren lassen.
Die auftragsbezogene Terminplanung auf dieser Ebene ist nur für Ressourcen
möglich, die über Zeiten abgerechnet werden, also für Mitarbeiter und Freie
Kostenarten, die als Mengeneinheit Minuten oder Stunden verwenden (z.B.
eine Fremdleistung „Helfer“, die über Stunden abgerechnet wird) und die
Eigenschaft „planbar“ besitzen.
Gesamtplanung für alle Ressourcen

Über <Tools/Ressourcenplanung> in der Menüleiste oder die Schaltfläche
rufen Sie die Ressourcenplanung auf und erhalten zunächst die Planungs-
ebene „Gesamtplanung“ (siehe „Konzepte der Ressourcenplanung“ Seite
230).
233
Tägliche Arbeiten
In der Ressourcenplanung werden Ressourcenauslastungszeiten (Termine)

sowohl für die verschiedenen Formen betriebsinterner Aufwände (Büroar-
beit, Urlaub, ...) wie auch für Kundenprojekte verwaltet.
Außer den Mitarbeitern können auch die Ressourcen der freien Kostenarten
3 – 5 in die Ressourcenplanung einbezogen werden. Für diese Kostenarten
vergeben Sie in den Grundlagen selbst die Bezeichnungen, z.B. „Fremdleis-
tungen“, „Geräte“, „Sonstiges“.
Informationen zu den Bedienungselementen diese Dialoges finden Sie in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Ressourcenplanung: Bedienungsele-
mente“.
Arbeiten mit der „Ressourcenplanung“

Sie können im HWP die Ressourcenplanung basierend auf Ihren Projekten
durchführen. Außerdem können Sie im Rahmen einer Gesamtplanung, in
der der Bezug zu Projekten zwar hergestellt werden kann, Projekte aber nicht
für die Planung ausgewertet werden (siehe auch „Konzepte der Ressourcen-
planung“ Seite 230) arbeiten:
• Terminerfassung und –verwaltung, die nicht auf Projekten basiert
In der Gesamtübersicht der Ressourcenplanung, die über <Tools/ Ressour-
cenplanung> aufgerufen wird, (vgl. S. 233) können Sie für alle Ressour-
cen Termine anlegen und verwalten. Sie übernehmen dabei die Verant-
wortung und Kontrolle, ob die für Ihre Projekte geplanten Aufwände in
234
der Ressourcenplanung vollständig eingeplant werden. Rein betriebsin-

terne Aufwände (Urlaub, Bürozeiten, ...) können ausschließlich auf dieser
Planungsebene erfasst werden.
• Terminerfassung und –verwaltung basierend auf Projekten
Wenn Sie basierend auf Projekten planen, können Sie sich in der Auf-
tragsplanung für Mitarbeiter und freie Kostenartensätze auftragsbezogen
Termine generieren lassen. Dafür wird aus den (Lohn-) Zeiten eines Auf-
tragsdokumentes die gesamte zu verplanende Zeit ermittelt. Es können
freie Kostenartensätze berücksichtigt werden, denen im Kostenarten-
stamm „Minuten“ oder „Stunden“ als Mengeneinheit und der Status
„planbar“ zugewiesen wurde (z.B. einer Fremdleistung „Helfer“).
Termine können Sie bei diesem Verfahren manuell ändern oder auch ver-
geben (vgl. S. 239). Stets aktuelle absolute und prozentuale Werte sowie
die Anzeige der Mitarbeiterauslastung erleichtern Ihnen die Planung der
Ressourcen.
Terminerfassung und –verwaltung, die nicht auf Projekten

basiert
Um einen Termin für eine Ressource anzulegen, gehen Sie bitte folgender-
maßen vor:
• Wählen Sie im Dialog „Ressourcenplanung“ (<Tools/Ressourcenpla-
nung>) über die Registertitel die gewünschte Ressourcenart, z.B. „Mitar-
beiter“.
• Markieren Sie ein Feld des Mitarbeiters, für den Sie einen Termin anlegen
möchten und rufen dann <Termin/neu> auf oder benutzen die Daten-
satz-Schaltfläche in der Fußzeile. Ein Direkt-Aufruf eines Feldes per
Doppelklick ist ebenfalls möglich, es muss jedoch leer sein, weil sonst ein
bestehende Termin zur Bearbeitung aufgerufen wird.
• Im aufgerufenen Dialog „Termin(e) einfügen“ tragen Sie die Termindaten
ein und wählen die Optionen.
• Über <Termin/Drucken>, das Kontextmenü oder die Druckerschaltfläche
rufen Sie den Auswertungsdialog auf, über den Sie auch Terminlisten mit
den aktuellen Terminen drucken können.
Einzelheiten zur Arbeit mit Terminen finden Sie in der Programmhilfe über
die Indexeinträge „Termine anlegen/bearbeiten“, „Termine kopieren/ver-
schieben“ und „Termine löschen“ (Ressourcenplanung HWP Professional).
235
Tägliche Arbeiten
Terminerfassung und –verwaltung basierend auf Projekten

Damit Sie basierend auf Auftragsdokumenten Ressourcen planen können,
sind einige vorbereitende Schritte erforderlich (vgl. auch Voraussetzungen
für das Arbeiten mit der „Auftragsplanung”, S. 239):
• Legen Sie direkt bei der Projektanlage den Projektende-Termin im Pro-
jektstamm (Register „Sonstiges“) fest.
• Überprüfen Sie, ob Ihren Mitarbeitern die korrekten Lohnsätze zugewie-
sen sind (Stammdaten/Mitarbeiter/ Register „Angaben“).
• Erzeugen Sie einen Auftrag (oder mehrere) mit den erforderlichen Lohn-
sätzen, so wie Sie das Projekt veranschlagen.
Hinweise
Es ist dabei egal, ob Sie reine Lohnpositionen einfügen oder Leistungspo-
sitionen mit Lohnbestandteilen in der Stückliste. Wichtig ist, dass die
eingefügten Lohnsätze auch den Mitarbeitern zugewiesen sind, die an
dem Projekt mitwirken sollen. Es werden in der Auftragsplanung nur
Mitarbeiter angezeigt, deren Lohnsätze in dem als Planungsgrundlage
vorliegenden Auftragsdokument enthalten sind.
Wenn Sie sofort aus dem Auftrag heraus die Ressourcenplanung aufrufen
wollen, können Sie das über die Schaltfläche „Ressourcenplanung“ (Sym-
bolleiste im Dokumentenfenster „Auftrag“) tun und im Anschluss die
Schaltfläche „Planung“ aktivieren (damit überspringen Sie die nächsten
vier Arbeitsschritte!)
• Öffnen Sie die Ressourcenplanung über <Tools/Ressourcenplanung>.
• Rufen Sie über <Extras/Projektplanung> oder die Schaltfläche „P“ den
Dialog „Projektplanung – Auswahl und Übersicht“ auf.
• Wählen Sie im Projektefenster den Projektzeitraum so, dass das zu pla-
nende Projekt in den Selektionsbereich fällt und klicken Sie auf die Aktu-
alisierungsschaltfläche (Doppelpfeil).
• Markieren Sie das Auftragsdokument aus dem zu bearbeitenden Projekt,
für das Sie Termine planen möchten.
• Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Planung“. Falls die Schaltfläche
„Planung“ sich nicht aktivieren lässt, sind nicht alle Voraussetzungen er-
füllt (vgl. Voraussetzungen S. 239).
• Rufen Sie in der Auftragsplanung das Register „Ressourcen“ auf und wäh-
len Sie dort die erforderlichen Mitarbeiter aus, denen Sie Termine für den
zugrunde liegenden Auftrag zuweisen wollen.
236
• Wechseln Sie nun in der Auftragsplanung in das Register „Termine“ und

klicken auf die Schaltfläche „Generieren“. Nun werden gemäß aller vor-
handenen Werte und Einstellungen Auftragstermine generiert.
• Überprüfen Sie die generierten Termine auf Terminkonflikte. Wenn kein
Register „Konflikttermine“ eingeblendet wird und im Register „Bestehen-
de und neue Termine“ keine ungewöhnlichen Statusmeldungen (Spalte
„Status“) erscheinen, können Sie die Termine mit der Schaltfläche
„Übernehmen“ speichern.
• Über <Extras/Drucken> können Sie den Auswertungsdialog aufrufen,
über den Sie u.a. Terminlisten und Projektauswertungen drucken kön-
nen.
• Mit der Schaltfläche „Schließen“ verlassen Sie die Auftragsplanung.
Projektplanung
In der Projektplanung der Ressourcenplanung können Sie die Ressourcen-
auslastung aller planbaren Ressourcen (Mitarbeiter/ Kostenarten mit Zeitein-
heiten) auf Projekt- und Auftragsebene auf der Basis von Auftragsdokumen-
ten planen. Die Werte hierzu werden über die auftragsbezogene Terminpla-
nung ermittelt.
Die Projektplanung bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:
• Den gesamten projektbezogenen Arbeitsumfang legen Sie durch die Ver-
gabe der Lohnzeiten in den Auftragsdokumenten fest, indem Sie Lohn-
positionen mit Mengenangeben (Min./Std.) in Ihre Aufträge einfügen.
Hierdurch errechnet sich die gesamte Zeit, die für ein Projekt zur Verfü-
gung stehen soll (planbare Zeit).
• Über die Terminvergabe für Ihre Mitarbeiter werden Zeiten konkret ge-
plant (geplante Zeit).
• Die Stundenverteilung auf Ihre Mitarbeiter und die Mitarbeiterauslastung
können Sie sich im Register „Stundenverteilung“ grafisch anzeigen las-
sen. Diese Auswertung ist pro Projekt oder pro Auftrag möglich.
Über den Auswertungsdialog der Ressourcenplanung können Sie weitere
Auswertungen als Liste oder Grafik generieren.
Im Dialog „Projektplanung – Auswahl und Übersicht“ wird vornehmlich die
Ressourcenart „Mitarbeiter“ berücksichtigt. Von den freien Kostenarten
können nur die Ressourcen berücksichtigt werden, die im Stamm als planbar
markiert wurden und denen deshalb als Mengeneinheit entweder Minuten
237
Tägliche Arbeiten
oder Stunden zugewiesen wurden (z.B. „Helfer“ aus der Kostenart „Fremd-
leistung“).
Der Dialog „Projektplanung“ dient der Auswertung geplanter Projektzeiten
und gibt Ihnen einen Überblick über:
• alle eingesetzten Mitarbeiter-Ressourcen pro Projekt
• die eingesetzten Mitarbeiter-Ressourcen pro Auftrag
• die Stundenverteilung auf die Mitarbeiter (pro Projekt/pro Auftrag)
Die Erfassung der Projektzeiten findet über die Terminvergabe im Dialog

„Ressourcenplanung“ statt. Dort können Sie über die Schaltfläche den
Dialog „Projektplanung“ aufrufen.
Informationen zu den Bedienungselementen diese Dialoges finden Sie in der

Programmhilfe über den Indexeintrag „Ressourcenplanung (HWP Professio-
nal):Projektplanung“.
238
Auftragsplanung
Voraussetzungen für das Arbeiten mit der „Auftragsplanung”
Folgende Voraussetzungen müssen Sie schaffen, damit Sie die Auftragspla-
nung in der Ressourcenplanung erfolgreich einsetzen können:
• Projektende festlegen
Bei der Projektanlage wird automatisch der Projektbeginn gespeichert, im
Regelfall ist dies das Systemdatum. Für alle Projekte, die über die Auf-
tragsplanung geplant werden sollen, muss auch der Projektende-Termin
im Projektstamm Register „Sonstiges“ festgelegt werden.
• Mitarbeitern die korrekten Lohnsätze zuweisen
Jedem Mitarbeiter muss im Mitarbeiterstamm Register „Angaben“ der
korrekte Lohnsatz entsprechend seiner Qualifikation und seiner Verwen-
dung zugewiesen werden, weil in der Auftragsplanung nur die Mitarbei-
ter in die Auftragsplanung einbezogen werden können, die einem Lohn-
satz der Kostenart „Lohn“ zugeordnet sind, der auch in einem Auftrags-
dokument verwendet wird. Mitarbeiter, denen im Mitarbeiterstamm
Lohnsätze zugeordnet wurden, die nicht in einem Auftragsdokument des
zu planenden Projektes enthalten sind, können nicht in die Auftragspla-
nung einbezogen werden.
• Freien Kostenarten eine Zeiteinheit und den Status „planbar“ zuweisen
Wollen Sie auch Datensätze freier Kostenarten in die Auftragsplanung
einbeziehen, müssen Sie diesen Datensätzen in den Stammdaten als
Mengeneinheit eine Zeiteinheit (Min. oder Std.) zuweisen und den Status
„planbar“ setzen. Dadurch können Sie z.B. einen Datensatz „Helfer“ der
Kostenart „Fremdleistung“ in die Planung einbeziehen.
• Auftragsdokumente mit Lohnpositionen anlegen
Der zeitmäßige Umfang von Projekten und Aufträgen in der Ressourcen-
planung wird über die in Ihren Auftragsdokumenten enthaltenen Lohn-
zeiten bestimmt – andere Projektdokumente sind für die Ressourcenpla-
nung unwesentlich.
Die Lohnzeiten aller Lohnpositionen und aller in Leistungen enthaltenen
Lohnbestandteile (Stückliste) werden zu einer Gesamtlohnzeit pro Auf-
trag und pro Projekt addiert und bilden die Stundenbasis, die für die Pla-
nung der Auftragstermine zur Verfügung steht.
239
Tägliche Arbeiten
Dialog „Auftragsplanung”
Dieser Dialog ist folgendermaßer gliedert:

• Kopfbereich mit Menü- und Registerleiste
• Registerbereich
Hier werden die Inhalte der Register angezeigt:
- Register „Ressourcen“
Über das Register „Ressourcen“ wählen Sie die Ressourcen für den zu
planenden Auftrag aus.
- Register „Termine“
Über das Register „Termine“ erstellen und bearbeiten Sie Termine für
den zugrunde liegenden Auftrag.
• Fußbereich mit Detailoption und Schaltflächen
Über die Option „Infos zum Auftrag anzeigen“ rufen Sie einen Dialog
auf, in dem Ihnen alle verfügbaren Informationen zum aktuell zugrunde
liegenden Auftrag angezeigt werden.
Informationen zu den Bedienungselementen und den Feldern dieses Dialo-
ges finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Ressourcenpla-
nung:Auftragsplanung“.
240
Register „Ressourcen“
Im Register „Ressourcen“ können Sie auf alle verfügbaren Kostenarten aus
dem zugrunde liegenden Dokumenten oder aus den Stammdaten zugreifen.
In mehreren Datenbereichen werden Ihnen folgende Informationen ange-
zeigt:
• Die verfügbaren Kostenarten
• Die planbaren Ressourcen der Kostenart
• Die Ist-Auslastung Ressource
• Die bereits verplanten Ressourcen
Die verfügbaren Kostenarten aus dem Dokument oder den Stammdaten
können Sie auf der linken Seite des Dialoges in einer Baumansicht markie-
ren, wodurch diese Kostenart als planbare Ressource im mittleren Fenster
angezeigt wird. Mit Hilfe der Datensatzschaltflächen in der Mitte des Dialo-
ges können für den Auftrag ausgewählte Ressourcen vom mittleren in das
rechte Fenster übernommen werden bzw. aus dem rechten Fenster wieder
entfernt werden.
241
Tägliche Arbeiten
Register „Termine“
Im Register „Termine“ planen Sie die Termine für den zugrunde liegenden
Auftrag. Innerhalb dieses Registers stehen Ihnen auf der linken Seite zwei
weitere Register zur Verfügung, in denen „Bestehende und neue Termine“
bzw. „Konflikttermine“ angezeigt werden. Auf der rechten Seite steht Ihnen
ein Bereich mit Termindetails zur Verfügung, in dem die Details eines mar-
kierten Termins aus dem Register „Bestehende und neue Termine“ angezeigt
werden.
Register „Bestehende und neue Termine“

In diesem Register werden in einer Tabelle die bereits bestehenden Termine
aller Mitarbeiter für den zugrunde liegenden Auftrag angezeigt. Mehrtägige
Termine werden dabei tageweise aufgelistet. Termine, die Sie über die
Schaltfläche „Generieren“ erstellen lassen oder über die „+“-Schaltfläche
manuell selbst erstellen, werden ebenfalls in dieser Tabelle angezeigt.
In der Tabelle werden die Ressourcennummer, die Terminart, das Datum,

die Uhrzeit (von/bis) und die Statusmeldung angezeigt, über die Sie kritische
Termine sofort erkennen. Außerdem stehen Ihnen folgende Bedienungsele-
mente zur Verfügung:
Alle Termine anzeigen
Mit dieser Option werden zusätzlich zu den Termine des
zugrunde liegenden Auftrags Termine anderer Projekte sowie die
Termine aller Terminarten im Projektzeitraum angezeigt, z.B.
auch „Urlaubstermine“ von Mitarbeitern.
242
Pfeilschaltfläche
Hiermit können Sie manuell geänderte Termindaten zurückset-
zen, z.B. eine geänderte Uhrzeit.
Schaltfläche „+“
Über diese Schaltfläche fügen Sie einen Termin manuell hinzu,
den Sie im sich öffnenden Dialog „Projektplanung – Ressour-
cenauswahl“ auswählen können. Anschließend können Sie auf
der rechten Seite Details des Termins verändern (s.u.).
Schaltfläche „-“
Über diese Schaltfläche löschen Sie einen markierten Termin.
Register „Konflikttermine“
Dieses Register wird nur angezeigt, wenn Konflikttermine vorliegen, was
bereits im Register „Bestehende und neue Termine“ durch eine entspre-
chende Statusmeldung deutlich wird, z.B. durch die Meldung „Terminbe-
ginn vorhanden“.
Es werden die Werte des älteren Termins angezeigt: „Mitarbeiternummer“,
„Terminart“, „Datum“, „Uhrzeit von/bis“. Außerdem wird in der letzten
Spalte der „Status“ des Konflikts angegeben, d.h. welche Option für diesen
Termin gültig ist (z.B. „Termin wird ersetzt“).
Über die Druckerschaltfläche können Sie vor Ausführung der eingestellten
Option ein Protokoll aufrufen, in dem der Terminkonflikt einschließlich
beider Termine angezeigt wird. Dieses Protokoll können Sie drucken und
speichern.
243
Tägliche Arbeiten
Termine anlegen (Auftragsplanung)

Termine können Sie in der Auftragsplanung vom Programm generieren las-
sen oder einzeln manuell erfassen. Im Folgenden werden die Arbeitsschritte
benannt, um Termine automatisch vom Programm erstellen zu lassen:
• Rufen Sie das Register „Ressourcen“ auf und wählen Sie dort die erforder-
lichen Mitarbeiter aus, denen Sie Termine für den zugrunde liegenden
Auftrag zuweisen wollen.
• Wechseln Sie nun in der Auftragsplanung in das Register „Termine“ und
klicken auf die Schaltfläche „Generieren“. Nun werden gemäß aller vor-
handenen Werte und Einstellungen (Optionen) automatisch die Auf-
tragstermine generiert.
Wenn Sie Termine manuell anlegen möchten, benutzen Sie die
„+“ Schaltfläche, um über einen Auswahldialog manuell einen Mitarbei-
ter auszuwählen.
• Überprüfen Sie die generierten Termine auf Terminkonflikte. Wenn kein
Register „Konflikttermine“ eingeblendet wird und im Register „Bestehen-
de und neue Termine“ keine ungewöhnlichen Statusmeldungen (Spalte
„Status“) erscheinen, können Sie die Termine mit der Schaltfläche
„Übernehmen“ speichern.
• Falls im Register „Konflikttermine“ Termine angezeigt werden, überprü-
fen Sie die Angaben. Die Meldung in der Spalte „Status“ zeigt Ihnen, wie
unter Optionen die Konfkliktlösung bei Terminkonflikten eingestellt ist
(löschen oder verschieben).
• Über <Extras/Drucken> können Sie den Auswertungsdialog aufrufen,
über den Sie u.a. Terminlisten und Projektauswertungen drucken kön-
nen.
• Mit der Schaltfläche „Schließen“ verlassen Sie die Auftragsplanung.
244
Auswertungen in der Ressourcenplanung

Über die Drucker-Schaltfläche ( ) in der Kopfzeile der Ressourcenplanung
rufen Sie den Auswertungsdialog auf, über den Sie u.a. folgende Auswertun-
gen erstellen können:
• Reporte zum Mitarbeiterurlaub
• Reporte über bestehende Termine
• Reporte über die Projektauslastung
Diese Auswertungen sind jeweils als Liste oder als Grafik darstellbar.
In diesem Dialog stehen Ihnen drei Bereiche mit Bedienungselementen zur

Verfügung, über die Sie nacheinander:
• die Art der Auswertung auswählen (Bereich „Was wollen Sie tun?“)
• die zu berücksichtigenden Mitarbeiterdatensätze auswählen (Bereich
„Mitarbeiter“)
• ggf. den Umfang der Auswertung selektieren (Bereich „Auswahl“
Details zum Auswertungsdialog erhalten Sie in der Programmhilfe über den
Indexeintrag „Ressourcenplanung:Auswertungen Mitarbeiter“.
245
Periodische Arbeiten
In diesem Kapitel werden Arbeiten beschrieben, die regelmäßig durchge-

führt werden sollten.

• Systempflege
• Inventur
Systempflege
Übersicht über die Möglichkeiten
Die Systempflege hilft Ihnen bei der Aktualisierung und Pflege Ihrer Daten-
bestände. Über <System/Systempflege> wird die Systempflege aus dem ge-
öffneten Mandanten heraus gestartet. Im Administrator können Sie für den
markierten Mandanten die Systempflege über <Bearbeiten/Systempflege>
oder das Kontextmenü aufrufen.
Folgende Aktionen können Sie über die Systempflege durchführen:
• Preise pflegen
Mit der Preispflege aktualisieren Sie komfortabel die Preise Ihrer Materia-
lien, Kostenarten, Leistungen und Stücklisten (vgl. Register „Preispflege“).
• Daten löschen
Mit den Löschfunktionen können Sie Bewegungs- und Materialdaten,
freidefinierten Projektstatus (HWP Professional) und Reservierungen von
Materialien (HWP Professional) löschen (vgl. Register „Löschen“).
• Wortsuche reorganisieren
Mit den Reorganisationfunktionen können Sie die Wortsuche und Such-
bäume reorganisieren (vgl. Register „Suche“).
• Daten schnell ändern
Über diese Funktionen können Sie Merkmale, Eigenschaften oder Werte
für ganze Datensatzbereiche auf einen Schlag ändern (vgl. Register
„Schnelländerung“).
• Outlook-Kontakte abgleichen (nur mit Zusatzmodul „Office & Outlook
Integration“)
Über diese Funktionen können Sie den Erstabgleich zwischen Ihren An-
sprechpartnern im HWP und Ihren Kontakten in Outlook durchführen
bzw. wieder rückgängig machen.
• Auftragschancen erzeugen (nur mit Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“)
Über diese Funktionen können Sie für Kunden oder ganze Kundengrup-
pen Auftragschancen automatisiert erzeugen lassen.
Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Programmhilfe über den
Indexeintrag „Erstabgleich Ansprechpartner“.
248
Systempflege
Preise pflegen
Mit der Preispflege aktualisieren Sie komfortabel die Preise Ihrer Materialien,
Kostenarten, Leistungen und Stücklisten. Das ist z. B. immer dann sinnvoll,
wenn Sie neue Lieferantenrabatte gewährt bekommen oder wenn sich die
Kalkulationsgrundlagen geändert haben. Neben den lieferantenbezogenen
Änderungen von Preisen stehen Ihnen Schnelländerungsmöglichkeiten für
Ihre selbst kalkulierten Material- und Leistungspreise zur Verfügung.
Über <System/Systempflege/Register „Preispflege“> oder den Administrator
(<Bearbeiten/ Systempflege/Register „Preispflege“>) rufen Sie diesen Dialog
auf.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen und gehen Sie danach auf „Wei-
ter“:
• Preise von Materialien aktualisieren
Diese Funktion ist hauptsächlich für eine lieferantenbezogene Aktualisie-
rung vorgesehen. Mit Hilfe dieser Funktion bringen Sie die Materialpreise
eines Lieferanten auf den neuesten Stand (Indexeintrag „Materialpreise
aktualisieren“).
• Preise von Kostenartenaktualisieren
Diese Funktion ist für die Aktualisierung der Preise Ihrer Kostenarten
vorgesehen. Aktualisierungen sind z. B. immer dann notwendig, wenn Sie
249
die Kalkulationsansätzefür eine oder mehrere Kostenarten geändert ha-

ben (Indexeintrag „Kostenartenpreise aktualisieren“).
• Preise von Leistungen und Stücklisten aktualisieren
Diese Funktion ist für die Aktualisierung der Preise Ihrer Leistungen und
der darin enthaltenen Stücklisten vorgesehen. Wenn Ihre Stücklisten nur
Positionen aus den Stammdaten enthalten, werden die Preise der Stück-
listen und der darauf beruhenden Leistungen über diese Funktion kom-
plett auf den neuesten Stand gebracht (Indexeintrag „Leistungs- und
Stücklistenpreise aktualisieren“).
• Schnelländerung Materialpreise
Diese Funktion ist für die Schnelländerung Ihrer Materialpreise vorgese-
hen, d.h. Sie können Preise für mehrere Materialien im Schnellverfahren
ändern, ohne dass Sie jedes Material einzeln aufrufen müssen (Indexein-
trag „Schnelländerung Materialpreise“).
• Schnelländerung Leistungspreise
Diese Funktion ist für die Schnelländerung der Pauschalpreise Ihrer Leis-
tungen vorgesehen, d.h. Sie können Pauschalpreise für mehrere Leistun-
gen im Schnellverfahren ändern, ohne dass Sie jede Leistung einzeln auf-
rufen müssen (Indexeintrag „Schnelländerung Leistungspreise“).
Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Preispflege“.
Daten löschen
Mit den Löschfunktionen in der Systempflege können Sie Ihren Datenbe-
stand von nicht mehr benötigten Datensätzen schnell und effizient säubern.
Ein kleinerer Datenbestand erleichtert die Arbeit und erhöht die Übersicht-
lichkeit der Daten. Nicht mehr benötigte Datensätze zu löschen ist deshalb
ein wesentlicher Teil der Systempflege.
Daten zu löschen ist z. B. immer dann sinnvoll, wenn Sie Perioden abge-
schlossen haben (z.B. zurückliegende Geschäftsjahre) und Sie diese Daten
bereits extern gesichert haben (z.B. auf DVD).
Achtung Bitte beachten Sie, dass gelöschte Datensätze vom Programm nicht wieder-
hergestellt werden können. Nur durch die Sicherung der Datenbank auf
einem anderen Datenträger vor dem Löschen von Datensätzen stellen Sie
250
Systempflege
sicher, dass versehentlich gelöschte Datensätze wiederhergestellt werden

können.
Hinweis Die Datenbank wird durch das Löschen von Datensätzen nicht kleiner. Dazu
müssen Sie nach dem Löschen von Datensätzen im Administrator die Da-
tenbank über <Bearbeiten/ Reorganisieren> wieder kompakt aufbauen lassen.
Über <System/Systempflege/Register „Löschen“> oder den Administrator
(<Bearbeiten/ Systempflege/Register „Löschen“>) rufen Sie dieses Register
auf.
Wählen Sie eine der folgenden Löschoptionen und gehen Sie danach auf
„Weiter“:
• Bewegungsdaten
Mit dieser Löschfunktion für Bewegungsdaten halten Sie Ihren aktuellen
Datenbestand übersichtlich, weil Sie z.B. nicht mehr benötigte Projekte,
Lagerbewegungen oder Statistiken löschen (Indexeintrag „Bewegungsda-
ten löschen“).
• Projekte mit einem frei definierten Status (HWP Professional)
Die Löschfunktion „Projekte mit frei definiertem Status löschen“ kann
besonders dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn die Status so definiert
sind, dass nach Ablauf einer gewissen Zeit klar ist, dass für die Daten die-
ser Projekte keine Verwendung mehr besteht (Indexeintrag „Projekte mit
frei definiertem Status löschen“).
251
• Materialien
Mit dieser Löschfunktion löschen Sie Materialien, die Sie nicht mehr be-
nötigen, z.B. weil bei Ihnen ein Sortimentswechsel durchgeführt wird.
Dabei können Sie Materialien mit oder ohne Bestand löschen (Index-
eintrag „Materialien löschen“).
• Materialtextblöcke
Mit dieser Löschfunktion löschen Sie Materialtextblöcke, die über Date-
norm-Importe eingelesen wurden bzw. die Sie manuell erstellt oder bear-
beitet haben.
• Reservierung auf Material (HWP Professional)
Mit dieser Löschfunktion löschen Sie Reservierungen auf Materialien, die
Sie nicht mehr benötigen, z.B. weil Aufträge storniert wurden oder Sie ge-
nerell die Reservierungen aus dem Materialstamm herausnehmen möch-
ten (Indexeintrag „Reservierungen auf Materialien löschen“).
• Leistungen
Mit dieser Löschfunktion löschen Sie Leistungen, die Sie nicht mehr be-
nötigen, z.B. weil bei Ihnen ein Sortimentswechsel in den Leistungsstück-
listen vorgenommen wurde oder Sie bestimmte betriebliche Leistungen
Ihren Kunden nicht mehr anbieten möchten (Indexeintrag „Leistungen
löschen“).
• Gruppen
Mit dieser Löschfunktion löschen Sie Hauptwarengruppen, Warengrup-
pen, Leistungsgruppen, Lohngruppen und die Gruppen der freien Kos-
tenarten.
• Varianten
Mit dieser Löschfunktion löschen Sie Varianten (Indexeintrag „Varianten
löschen“).
• Aufgaben
Mit dieser Löschfunktion löschen Sie Aufgaben (Indexeintrag „Aufgaben
löschen“).
252
Systempflege
Suche reorganisieren
Über <System/Systempflege/Register „Suche“> können Sie die Wortsuche
und die Suchbäume über eine „Reorganisation“ auf den neuesten Daten-
stand bringen.
Warum ist eine Reorganisation erforderlich?

Mit Hilfe der Wortsuche (Programmhilfe Indexeintrag „Wortsuche“) kön-
nen Sie Datenbereiche (z.B. „Materialien“, „Leistungen“, „Kunden“, „Text-
blöcke“) nach Suchbegriffen durchsuchen. Überprüft werden dabei die In-
halte der Textfelder der jeweiligen Stammdatenart (z.B. „Material“) auf
Übereinstimmung mit dem von Ihnen angegebenen Suchbegriff.
Die Suche findet dabei nicht direkt in den Textfeldern statt, sondern in Ta-
bellen, in denen die Suchbegriffe gespeichert sind. Die Suchbegriffe werden
aus den Wörtern und wichtigen Wortteilen der Textfeldinhalte gebildet.
Weil sich Textfeldinhalte ändern können, müssen die Tabellen regelmäßig
auf den aktuellen Stand gebracht werden, damit Sie bei der Wortsuche gute
Ergebnisse erzielen können.
Worauf sollten Sie achten?

Bitte beachten Sie die folgenden Empfehlungen:
• Die Reorganisationsdauer ist abhängig von der Auswahl der Datenbe-
reiche, der Größe Ihres Datenbestandes und der Leistungsfähigkeit Ihres
Rechners. Weil eine Reorganisation sehr lange dauern kann, sollten Sie
diese Aktualisierung außerhalb Ihrer Regelarbeitszeit durchführen.
• Die erste Reorganisation führen Sie am besten getrennt für die einzelnen
Datenbereiche durch. Wenn die Reorganisationsdauer der einzelnen Da-
tenbereiche akzeptabel war, können Sie beim nächsten Mal mehrere oder
alle Datenbereiche zur Reorganisation auswählen.
• Wenn Sie im Mehrplatzbetrieb arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass
alle anderen Teilnehmer das HWP verlassen, bevor Sie mit der Aktualisie-
rung der Wortsuche beginnen. Während der Reorganisation ist die Be-
nutzung des HWP für andere Teilnehmer nicht möglich.
Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Programmhilfe über den In-
dexeintrag „Wortsuche reorganisieren“.
253
Datenschnelländerung
Mit der Funktion „Schnelländerung“ können Sie Werte und Einstellungen
in den Datensätzen ganzer Datenbereiche schnell und komfortabel ändern,
ohne dass Sie jeden Datensatz einzeln aufrufen müssen.
Über <System/Systempflege/Register „Schnelländerung“> oder den Adminis-

trator rufen Sie diese Funktion auf. Die folgenden Werte und Einstellungen
können Sie über die Datenschnelländerung ändern:
• Arbeitszeiten Material und Leistung
• Kalkulationsansätze Material und Leistung
• Kalkulationsarten Leistung
• Oberbegriffe Material und Leistung
• Statistikkennzeichen Material
• Referenznummer Material
• Schriftart Beschreibungstexte
• Beschreibungstexte Stückliste
• Wartungspauschalen (nur mit Zusatzmodul „Wartung & Service“)
• Projektstatus aktualisieren
• Barverkaufsartikel setzen (nur mit Zusatzmodul „Barverkauf/Kasse“)
• Favoriten von/Favoriten bis
• Aktionsmerkmal
• Erlöscode Material und Leistungen
• Kennzeichen Material reserviert
• Mahngrundlage Kunde (nur mit Zusatzmodul „OP-Verwaltung“)
• Zinsnachweis Kunde (nur mit Zusatzmodul „OP-Verwaltung“)
• Kennzeichen „mobil verfügbar“ setzen (nur mit Zusatzlizenz „HWP mo-
bile Service“)
• Materialänderung in der Stückliste
254
Inventur
Wählen Sie den zu ändernden Datenbereich. Für die meisten Datenbereiche

erhalten Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ einen Selektions-
dialog, in dem Sie die zu berücksichtigenden Werte und Einstellungen ein-
grenzen können. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Programm-
hilfe über den Indexeintrag „Schnelländerung (Systempflege)“.
Inventur
Die Inventur gehört ebenso wie die Systempflege zu den periodischen Arbei-
ten, die Sie immer wieder durchführen werden. Um Ihnen die Eröffnung,
die Durchführung und Auswertung einer Lagerinventur zu erleichtern, un-
terstützt Sie im Programm ein Inventur-Assistent, den Sie über <Extras/ In-
venturassistent> aufrufen.
255
Leistungsumfang der Inventur

Die Inventur umfasst folgende Möglichkeiten:
• Berücksichtigung verschiedener Lagerorte
• Schnelle und bequeme Erfassung der Istwerte (Artikelbestände) anhand
einer Zählliste
• Ex- und Import von Zähllisten nach/von Excel (HWP Professional), zur
externen Bearbeitung von Zähllisten und zur Zählmengenerfassung auf
mobilen Computergeräten direkt im Lager.
• Per Handscanner erfasste Zählmengen können importiert werden (als
Datei)
• Automatische Ermittlung der Inventurdifferenzen zwischen Buchbestand
und Ist-Bestand
• Variable Lagerbewertung – Reporte für „durchschnittlichen EK“, „EK“
und „VK“ des Hauptlieferanten (Preis mit der kleinsten Preisnummer)
• Kennzeichnung von „Ladenhütern“
• Erstellung und Druck eines Erfassungsprotokolls und der Inventurdiffe-
renzen
• Schnelle und bequeme Übernahme der Zählmengen in den Artikelstamm
256
Inventur
Arbeitsschritte mit dem Inventur-Assistenten

Der Inventur-Assistent hilft Ihnen Schritt für Schritt bei der Durchführung
der Lagerinventur:
• Inventureröffnung
Die Inventureröffnung ist eine notwendige Voraussetzung für die Durch-
führung einer Lagerinventur. Dabei legen Sie die notwendige Voreinstel-
lungen für den aktuellen Inventurlauf fest, z.B. die zu berücksichtigenden
Artikel und Lager oder die Bewertungsgrundlagen (Indexeintrag „Inven-
tureröffnung“).
Hinweis
Nach Inventureröffnung darf keine Veränderung der Materialstamm-
daten erfolgen, weder manuell oder über Datanorm (z.B. Datanorm-
Löschsätze)!
• Zählliste drucken
Nach der Inventureröffnung drucken Sie die Zählliste zur Erfassung Ihrer
Lagerartikel. Die Zählliste ist eine unerlässliche Hilfe beim Zählen und Er-
fassen der Artikelbestände. In dieser Liste sind die zu zählenden Artikel
aufgeführt (Indexeintrag „Zählliste drucken“).
• Inventurerfassung
Nach der Zählung der Artikelbestände im Lager und der Erfassung in der
Zählliste beginnt die Inventurerfassung im Programm (Indexeintrag „In-
venturerfassung“). Dazu gehören folgende Tätigkeiten:
- Zählmengen ins Programm übertragen
In diesem Dialog übertragen Sie die Zählmengen der gezählten Artikel
aus den Zähllisten in Ihr Programm.
- Differenzen zwischen Zählmengen und Bestand kontrollieren
Nach der Übertragung der Zählmengen ins Programm, können die
Differenzen zwischen den gebuchten Artikelmengen und den er-
fassten Zählmengen ermittelt werden, die in diesem Dialog zur Über-
prüfung und ggf. Korrektur angezeigt werden.
- Inventurbewertung durchführen
In diesem Dialog können Sie für den Inventurbestand eine Lager-
bewertung vornehmen. Dazu werden in einer Übersicht alle Inventur-
257
artikel mit der ihrer Umschlagshäufigkeit („UsH-Faktor“) und der zu-

geordneten Abwertung ausgewiesen.
• Inventurprotokolle
Zur Information und Auswertung Ihrer Inventuraktivitäten bzw. -ergeb-
nisse können Sie sich Protokolle und Listen erstellen lassen. Über <Ex-
tras/ Inventurassistent/ Option „Inventurprotokolle“> rufen Sie diesen Di-
alog auf (Indexeintrag „Inventurprotokolle drucken“).
• Inventurabschluss
In diesem Dialog können Sie den aktuellen Inventurlauf mit einigen Op-
tionen abschließen. Dazu gehört die Aktualisierung der Lagerbestände,
die Entscheidung über den Verbleib der Ladenhüter und die Löschung
der aktuellen Inventur einschließlich der Zähllisten (Indexeintrag „In-
venturabschluss“).
Programmhilfe auch über den Indexeintrag „Inventur“.
Navigation und Information im Inventur-Assistenten

Innerhalb des Inventur-Assistenten stehen Ihnen zwei Navigationsmöglich-
keiten zur Verfügung:
• Navigieren Sie mit den Schaltfläche „Weiter“ und „Zurück“ durch die
Dialoge. Markieren Sie deshalb die gewünschte Option und klicken da-
nach auf die Schaltfläche „Weiter“.
• Steuern Sie Funktionen über den Suchbaum (links) an.
Der Suchbaum bietet Ihnen die Möglichkeit direkt auf Funktionen zu-
zugreifen, ohne durch mehrere Dialoge navigieren zu müssen.
Informationen über die Dialoge des Inventur-Assistenten entnehmen Sie
bitte den Dialogtexten oder der Programmhilfe über den Indexeintrag „In-
ventur“. Über „Schließen“ verlassen Sie den Assistenten.
258
Administrative Arbeiten wie Mandanten- und Benutzerverwaltung, Daten-

import, Datenbanksicherung usw. führen Sie überwiegend im Administrator
durch. Mit dem Administrator können Sie Ihre Daten vor unbefugten
Zugriffen schützen, indem Sie „Benutzer“ mit verschiedenen Rechten und
Kennwörtern anlegen, am besten direkt nach der Programminstallation.
Für Arbeiten mit dem Administrator müssen alle Benutzer das HWP verlas-
sen!

• Leistungsumfang des Administrators
• Mandanten verwalten
• Benutzer verwalten
• Administrator-Werkzeuge
• Daten importieren und exportieren (HWP Professional)
• Daten sichern
• Verwaltungsfunktionen
Leistungsumfang des Administrators

Mit dem Administrator können Sie Ihre Installation einrichten und verwal-
ten. Bei zentralen Administrationsaufgaben (wie z.B. die Mandanten- und
Benutzereinrichtung) unterstützen Sie Assistenten, die Sie durch alle not-
wendigen Dialoge führen. Die Assistenten zur Mandanten-Voreinstellung
und zur Benutzerverwaltung bieten darüber hinaus die folgenden Möglich-
keiten:
• Einstellungen zu drucken
• Einstellungen in eine Datei zu exportieren und von dort wieder zu im-
portieren.
Damit können Einstellungen auf andere Mandanten (Voreinstellungs-
Assistent) bzw. andere Datenbanken (HWP Professional über den Benut-
zer-Assistenten) übertragen werden. Die Einrichtung eines Mandanten
oder einer Datenbank (HWP Professional) wird durch diese Möglichkeit
wesentlich erleichert und beschleunigt.
Folgende Funktionen stehen im Administrator zur Verfügung:
• Mandantenverwaltung
- Mandanten anlegen (HWP Professional), bearbeiten und löschen
(HWP Professional)
- Daten-Übernahme aus HWP-DOS 4.x/ 5.0 und HWP 1.1
- Datenimport und Datenexport (nur mit Zusatzlizenz) über Datanorm,
Datenimport über Eldanorm, ZVEH
- Übernahme von Naka-Daten aus Naka-Versionen vor dem HWP2011
(nur mit Lizenz fürs Zusatzmodul „Nachkalkulation“)
- Voreinstellungs-Assistent für Mandanten.
Dieser Assistent zeigt Ihnen alle Dialoge, in denen mandanten-
spezifische Einstellungen festgelegt wurden.
• Benutzerverwaltung (pro Datenbank)
- Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen
- Rechtevergabe
Über einen Benutzer-Assistenten können Sie alle benutzerspezifischen
Einstellungen nacheinander festlegen; Sie werden dabei durch alle be-
nutzerrelevanten Dialoge geführt.
260
• Anlage von benutzerdefinierten Indizes

• Verwaltung von Formularen, Reporten und Bildern
• Datenbanksicherung
Aufruf und Bedienung

Mit dem Administrator können Sie nur bei geschlossenem Hauptprogramm
arbeiten. Um den Administrator starten zu können, müssen Sie als Win-
dows-Benutzer über Administrator-Rechte verfügen. Wenn Ihnen diese
Windowsrechte nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an Ihren
Systembetreuer.
Aufruf
• Schließen Sie das HWP (fordern Sie gegebenenfalls vorher alle Benutzer
auf, das HWP solange zu verlassen, bis Sie Ihre administrativen Tätigkei-
ten beendet haben).
• Öffnen Sie den Administrator über die Programmgruppe des HWP
(<Start/Programme/ Sage HWP/ Administrator Sage HWP>).
Bedienoberfläche
Der Administrator hat folgende Bedienungselemente:

• eine Menüleiste mit den Menüs „Datei“, „Bearbeiten“, „Extras“, „Hilfe“.
• eine Ordnerleiste (linke Seite), über die Sie auf Datenbanken und die
Verwaltungsbereiche zugreifen.
• einen Funktionsgruppenbereich, über den die Funktionen aufgerufen
werden.
261
Ordner „Datenbanken“
Hier werden alle Datenbanken verwaltet, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Mitgeliefert wird die Datenbank „Handwerk“.
Hinweis Im HWP Basic steht Ihnen nur diese Datenbank zur Verfügung. Deshalb
können Sie weder die Datenbank „Handwerk“ löschen, noch eine weitere
hinzufügen.
Die Funktionen zur Verwaltung einer Datenbank stehen Ihnen über das
Menü <Bearbeiten> zur Verfügung (z.B. Datenbank sichern), nachdem Sie
die zu bearbeitende Datenbank markiert haben.
Jede Datenbank enthält die folgenden Ordner:

• Mandanten (siehe S. 265)
Die Datenverwaltung ist überwiegend mandantenbezogen (Ausnahme
sind die „Benutzer“ und eventuell vereinbarte „Gemeinsame Daten“ von
Mandanten).
• Benutzerverwaltung
Im HWP können Sie verschiedene Benutzer anlegen und ihnen entspre-
chend ihren Aufgaben Arbeitsbereiche, Rechte, eine angepasste Pro-
grammoberfläche und ein Kennwort zuweisen(siehe S. 270).
262
• Benutzerdefinierte Indizes
Mit Hilfe von benutzerdefinierten Indizes können Sie die Suchkriterien in
den Suchdialogen der Stammdatenmasken an Ihre Bedürfnisse anpassen
(siehe S. 295).
• Werkzeuge
Im Administrator stehen Ihnen einige datenbankbezogene Werkzeuge
zur Verfügung, wie z.B. der Protokoll-Assistent für die Verwaltung der
Protokolle zur Abgabenordnung (siehe S. 299).
• Updates (Datenbank-Updates)
In seltenen Fällen muss nach einem Programm-Update auch ein Daten-
bank-Update durchgeführt werden. Das ist dann notwendig, wenn die
Datenbankstruktur Ihrer Datenbank nicht auf dem technisch neuesten
Stand ist. Im Ordner „Updates“ finden Sie den Funktionsaufruf, über den
Sie per Doppelklick das Datenbank-Update manuell starten können.
Bitte beachten Sie, dass vor der Ausführung der Datenbankänderung eine
Aufforderung zur Datensicherung Ihrer Datenbank erscheint, der Sie un-
bedingt folgen sollten, wenn Sie keine aktuelle Sicherung Ihrer Daten-
bank haben.
Nach dem Datenbank-Update sind Datenbank und Programm wieder auf
dem gleichen technischen Stand – inhaltliche Änderungen an Ihren Da-
ten werden durch das Datenbank-Update nicht vorgenommen.
Ordner „Verwaltung“
Über diesen Ordner greifen Sie auf die Verwaltungsfunktionen zu:
• Enterprise Manager (Verknüpfung)
Falls bei der Installation des HWP ein MS-SQL-Server-Enterprise-Manager
auf Ihrem System gefunden wird, erscheint diese Verknüpfung. Haben
Sie den MS-SQL-Server 2005 installiert, steht Ihnen über einen Unterein-
trag eine Verknüpfung zum „SQL Server Management Studio“ zur Verfü-
gung (siehe MS-Dokumentation).
• Verbindungsinformation
Hierüber können Sie Verbindungsinformationen zu den Datenbanken
abrufen.
263
• Live-Update (vgl. S. 541 )

Mit der Live-Update-Funktion können Sie Ihre Installation auf den neu-
esten Stand bringen. Dazu werden die Dateien, von denen verbesserte
oder fehlerbereinigte Versionen erstellt wurden, vom FTP-Server des Sage
Business Portals auf Ihren Rechner geladen.
• Formulare
In diesem Ordner können Sie Formulare durch einen Doppelklick zur Be-
arbeitung im Formulareditor öffnen.
• Reporte
In diesem Ordner können Sie Reporte durch einen Doppelklick zur Bear-
beitung im Report-Designer (Indexeintrag in der Programmhilfe „Report-
Designer“) öffnen.
• Bilder
In diesem Ordner können Sie Bilder durch einen Doppelklick zur Bear-
beitung in MS-Paint öffnen.
Hinweis Bei einigen Objekten der Ordnerleiste können Sie zur Bearbeitung auch das
Kontextmenü aufrufen. Die Funktionen entsprechen denen im ebenfalls
kontextabhängigen Menü <Bearbeiten>. Auf der rechten Dialogseite stehen
Ihnen im Funktionsgruppenbereich über das Kontexmenü Ansichtsoptionen
zur Verfügung.
HWP mit dem Administrator einrichten

Nach Installation des HWP passen Sie das Programm mit dem Administrator
an die Anforderungen Ihres Betriebes an. Die folgenden Möglichkeiten ste-
hen Ihnen dabei zur Verfügung:
• Sie können weitere Datenbanken anlegen (HWP Professional). Bei der
Installation wird standardmäßig die Datenbank „Handwerk“ angelegt.
• Definieren Sie für Ihre HWP-Clients den Datenpfad zur gewünschten
HWP-Datenbank, wenn Sie mit Clients arbeiten.
• Legen Sie einen oder mehrere Mandanten für die Datenbank an, mit der
Sie arbeiten möchten.
• Erfassen Sie die Daten zu Ihren Mandanten und legen Sie Ihre Arbeits-
weise bzw. Kalkulation über den Voreinstellungs-Assistenten fest.
• Legen Sie Benutzer an und vergeben Zugriffsrechte und Kennwörter für
die einzelnen Benutzer.
264
Mandanten verwalten
Um zu verhindern, dass Unbefugte mit dem HWP arbeiten bzw. unbefugt

Einblick auf sensible Daten bekommen (z.B. Kalkulationswerte), sollten
Sie für alle angelegten Benutzer auch sofort die Zugriffsrechte und Kenn-
wörter festlegen. Das gilt auch für den mitgelieferten Benutzer „Sage“,
der im Auslieferungszustand alle Rechte besitzt (System-Operator) und
für den noch kein Kennwort festgelegt wurde (der Benutzer „Sage“ kann
nicht umbenannt oder gelöscht werden!).
Über den persönlichen Benutzernamen und das Kennwort ermittelt da-
nach HWP bei der System-Anmeldung welche Rechte ein Benutzer hat.
Hinweis Mit dem Datenbank-Benutzer-Manager können Sie Windows-Benutzer mit
HWP-Benutzern koppeln, so dass eine separate HWP-Anmeldung nicht er-
forderlich ist (vgl. Datenbank-Benutzer-Manager, S. 303).
Mandanten verwalten
Sie können mit dem HWP im HWP Professional bis zu 999 Mandanten ver-
walten. Die Anlage mehrerer Mandanten kann in den folgenden Situationen
sinnvoll sein:
• Sie verwalten mehrere Niederlassungen (Filialen) desselben Handwerks-
betriebes.
• Sie verwalten selbständige Unternehmensbereiche eines Betriebes.
• Sie legen einen Beispiel- oder Testmandanten für Übungszwecke an.
Wenn Sie zum ersten Mal mit dem HWP arbeiten oder eine neue Funktion
des Programms ausprobieren möchten, aktivieren Sie einen Demomandan-
ten (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Mitgelieferte Mandanten“). Mit
Hilfe eines Demomandanten können Sie sich mit den Eigenschaften, Leis-
tungen und Funktionsabläufen des Programms vertraut machen, ohne ei-
gene Daten zu benutzen.
Zur Mandantenverwaltung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Ver-
fügung:
• Mandanten anlegen (HWP Professional)
Über <Bearbeiten/Hinzufügen> rufen Sie im Administrator den Dialog
„Mandant hinzufügen“ auf, in dem Sie für den neuen Mandanten die
Nummer, die Bezeichnung, das Gewerk und die Beschreibung vergeben
(siehe Programmhilfe Indexeintrag „Mandanten anlegen“).
265
• Mandanten aus Version 1.1 importieren

Mandanten aus der Version 1.1 können Sie über <Bearbeiten/Datenüber-
nahme aus Version 1.1> importieren (siehe Programmhilfe Indexeintrag
„Mandanten aus Version 1.1 importieren“).
• Mandantendaten kopieren (HWP Professional) (siehe Programmhilfe
Indexeintrag „Mandanten kopieren“)
Eine Mandantenkopie erstellen Sie in zwei Schritten:
- zuerst erstellen Sie einen neuen Mandanten mit der Funktion „Man-
danten anlegen“ als Datengerüst (s.o.)
- danach übernehmen Sie die Daten aus dem Originalmandanten mit
der Funktion „Daten eines anderen Mandanten übernehmen“
• Mandanten bearbeiten
Die Bezeichnung des Mandanten und Festlegungen zur Arbeitsweise des
Mandanten können in den „Mandanteneigenschaften“ bearbeitet wer-
den (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Mandanten bearbeiten“).
• Mandanten löschen (HWP Professional)
Eine Löschfunktion für Mandanten existiert nur im HWP Professional,
weil Sie nur hier auch neue Mandanten anlegen können (siehe Pro-
grammhilfe Indexeintrag „Mandanten löschen (HWP Professional)“).
Voreinstellungs-Assistent
Bei der Anlage von Mandanten im HWP können Sie mit dem Voreinstel-
lungs-Assistenten bereits vor Beginn der täglichen Arbeit Daten und Einstel-
lungen erfassen, die für die korrekte und komfortable Arbeit mit dem Pro-
gramm notwendig sind. Den Voreinstellungs-Assistenten öffnen Sie im Ad-
ministrator den Ordner des zu bearbeitenden Mandanten und klicken Sie
auf <Werkzeuge/Voreinstellungs-Assistent>.
Im Voreinstellungs-Assistent werden Daten in folgenden Bereichen erfasst:
• in den Grundlagen (Menü „Extras“)
• in der Kalkulation (Menü „Extras“)
• in den Voreinstellungen (Menü „System“)
Die Dialoge aus diesen Bereichen werden im Voreinstellungs-Assistenten
hintereinander aufgerufen. Alle Einstellungen können im letzten Dialog
266
Mandanten verwalten
„Status-Information“ über die Schaltflächen „Drucken“ bzw. „Speichern“

gedruckt oder in eine Datei geschrieben werden.
Über eine Import-Möglichkeit können Sie Einstellungen, die so in einer Da-
tei gespeichert wurden, bei Einrichtung eines anderen Mandanten importie-
ren und damit effektiv weitere Mandanten einrichten (HWP Professional).
Den Import rufen Sie auf der letzten Seite des Voreinstellungs-Assistenten
(Dialog Status-Information) auf.
Aus Gründen der Datenkonsistenz und des Datenschutzes beim Druck bzw.
Export sind einige Felder bzw. Dialoge im Voreinstellungs-Assistenten für
die Eingabe gesperrt. Im Dialog „Status-Information“ erhalten Sie Auskunft
darüber, welche Felder und Seiten dies sind. Änderungen an den Inhalten
der gesperrten Felder und Seiten können Sie vornehmen, indem Sie die
Grundlagen, die Kalkulationsvoreinstellungen oder die Voreinstellungsdia-
loge direkt aufrufen.
Arbeitsweise
Der erste Dialog ist identisch mit dem ersten Dialog aus den Grundlagen.
Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung der Betriebsdaten im ersten Dialog
dieses Assistenten nicht möglich ist, sondern in den Grundlagen erfolgen
muss.
267
Über die Pfeiltasten können Sie durch die Dialoge des Voreinstellungs-
Assistenten navigieren.
Schaltflächen zum Drucken der Einstellungen, zum Exportieren, Importie-
ren und zum Ausführen der Änderungen an der Datenbank stehen Ihnen
auf der letzten Seite des Voreinstellungs-Assistenten im Dialog „Status-
Information“ zur Verfügung.
Über die Schaltfläche „Schließen“ können Sie den Assistenten verlassen,
ohne dass Änderungen gespeichert werden.
Status-Information
Dieser Dialog ist der letzte Dialog im Voreinstellungs-Assistenten.
Der Dialog „Status-Information“ dient folgenden Zwecken:
• Es werden Ihnen Informationen über den Status der in diesem Assisten-
ten verwalteten Dialoge (Seiten) und Felder angezeigt.
• Über Schaltflächen stehen Ihnen Funktionen zur schnellen Einrichtung
von Mandanten zur Verfügung (s.u.).
268
Mandanten verwalten
Achtung Nur über die „Blitz“-Schaltfläche werden Ihre durchgeführten Änderungen

in der Datenbank gespeichert. Verlassen Sie den Assistenten ohne diese
Speicherung, werden alle durchgeführten Änderungen gelöscht.
Informationen über den Status der in diesem Assistenten verwalteten Dia-

loge (Seiten) und Felder
Im Fenster „Status Informationen“ werden folgende Typen von Dialogen
(Seiten) und Feldern als Hauptordner angezeigt:
• Schreibgeschützte Seiten
• Export und Import geschützte Seiten
• Schreibgeschützte Felder
• Schlüsselfelder
• Berechnete Felder
Über das Fenster „Status Informationen“ können Sie die im Assistenten an-
gebotenen Seiten und Felder direkt anspringen, um Werte zu überprüfen
und/oder zu korrigieren. Öffnen Sie dazu die übergeordneten Ordner und
klicken Sie doppelt auf die entsprechende Seiten- bzw. Feldbezeichnung. Das
Programm öffnet den entsprechenden Dialog des Assistenten und der Cur-
sor steht in dem gewählten Feld (bei einer Feldanwahl).
Funktionen zur schnellen Einrichtung von Mandanten

Über die Schaltflächen unterhalb des Feldes „Status-Information“ stehen
Ihnen Bearbeitungsfunktionen für die Mandanteneinstellungen zur Verfü-
gung, u.a. Export- und Importfunktionen für die Mandanteneinstellungen.
Details entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über den Indexeintrag

„Mandanteneinstellungen speichern“.
269
Benutzer verwalten
Konzept und Möglichkeiten
Im HWP können Sie verschiedene Benutzer anlegen und ihnen entspre-
chend ihren Aufgaben Arbeitsbereiche, Rechte, eine angepasste Programm-
oberfläche und ein Kennwort zuweisen.
Die Verwaltung der Benutzer erfolgt datenbankbezogen, d.h. die Benutzer
werden pro Datenbank (z.B. „Handwerk“) angelegt und können auf alle
Mandanten der zugrunde liegenden Datenbank zugreifen, sofern ihre Rech-
te nicht eingeschränkt wurden.
Hinweis Im HWP Basic können Sie bis zu drei Benutzer einrichten.
In der Benutzerverwaltung werden Daten aus folgenden Bereichen erfasst:
• Benutzerdaten (Login-Name, Kennwort und andere Voreinstellungen)
• die Zusammenstellung der Funktionen für das Menü „Tools“ (HWP Pro-
fessional)
• die Rechtevergabe allgemein
• die Rechtevergabe für das Regiezentrum (HWP Professional)
• die Einrichtung der Symbolleisten
• benutzerspezifische Kalkulationswerte
Zur Einrichtung von Benutzern stehen Ihnen zwei Werkzeuge zur Verfü-
gung:
• der Benutzer-Assistent (nur im Administrator)
Der Benutzer-Assistent bietet den Vorteil, dass alle Dialoge der oben ge-
nannten Bereiche hintereinander durchlaufen werden können, ein-
schließlich der benutzerspezifischen Einstellungen aus den Kalkulations-
voreinstellungen (Menü „Extras“). Außerdem können Sie die Benutzer-
einstellungen zur Einrichtung drucken, exportieren und importieren, was
insbesondere Zeitersparnis bringt, wenn mehrere Benutzer mit einer ähn-
lichen Konfiguration eingerichtet werden müssen, oder wenn Benutzer
mehrfach eingerichtet werden müssen, weil sie Zugriff auf mehrere Da-
tenbanken haben sollen.
• die Benutzerverwaltung (im Administrator und im Hauptprogramm)
270
Benutzer verwalten
Die Benutzerverwaltung lässt sich sowohl aus dem Hauptprogramm über

<System/ Benutzerverwaltung> wie auch aus dem HWP Administrator
aufrufen.
Mit dem Benutzer-Assistenten können Benutzer komfortabel angelegt wer-
den – kleinere Änderungen an bestehenden Benutzern können ebensogut
über die Benutzerverwaltung aus dem Hauptprogramm vorgenommen wer-
den.
Bitte beachten Sie, dass einige Einstellungen entweder nur mit dem Benut-
zer-Assistenten (z.B. die benutzerspezifische Kalkulation) oder nur mit der
Benutzerverwaltung (z.B. benutzerdefinierte Indizes erstellen) vorgenom-
men werden können.
Um Benutzer mit einem dieser Werkzeuge verwalten zu können, müssen Sie
über „System-Operator-Rechte“ verfügen. Bei der ersten Benutzereinrichtung
direkt nach der Programminstallation steht Ihnen der mitgelieferte Benutzer
„Sage“ (ohne Kennwort) zur Verfügung, der über alle Rechte verfügt. Über
diesen Benutzer können Sie das Programm, den HWP Administrator und
alle Funktionen zur Benutzerverwaltung aufrufen.
Achtung Auch dem mitgelieferten Benutzer „Sage“ müssen Sie ein Kennwort zu-
weisen, damit niemand unbefugt an Ihr Programm und Ihre Daten gelangen
kann (der Benutzer „Sage“ kann nicht umbenannt oder gelöscht werden!).
Hinweis Mit dem Datenbank-Benutzer-Manager können Sie Windows-Benutzer mit
forderlich ist (vgl. Datenbank-Benutzer-Manager, S. 303).
Benutzer-Assistent
Die Anlage eines Benutzers erfolgt im Benutzer-Assistenten in drei Haupt-
schritten:
• Im ersten Dialog können Benutzer angelegt, zur Bearbeitung ausgewählt
oder gelöscht werden. Außerdem werden hier grundlegende Benutzerda-
ten (Login-Name, Kennwort etc.) erfasst.
• Über die weiteren Dialoge können benutzerspezifische Einstellungen
festgelegt werden (z.B. Rechte).
• Im letzten Dialog können alle in den vorherigen Dialogen eingebrachten
Änderungen gespeichert werden. Außerdem stehen hier die Funktionen
zum Druck, zum Export und Import der Benutzereinstellungen zur Ver-
fügung.
271
Speichern von Einstellungen im Benutzer-Assistent

Über den Benutzer-Assistenten können Sie alle Einstellungen der Benutzer-
verwaltung erfassen und darüber hinaus alle weiteren benutzerspezifischen
Einstellungen, die Sie für eine effiziente Arbeit mit Ihrem Programm benöti-
gen. Den Assistenten rufen Sie im HWP Administator datenbankspezifisch
auf, z.B. über <Datenbanken/Handwerk/ Werkzeuge/ Benutzer-Assistent>.
Achtung Alle Eingaben, die Sie im Assistenten vornehmen, werden erst dann in die
Datenbank geschrieben, wenn Sie im letzten Dialog die Blitz-Schaltfläche
( ) anklicken.
Die Schaltfläche „Übernehmen“ (z.B. im ersten Dialog) bewirkt nur eine
temporäre Speicherung während der Sitzung.
Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen

Über die linke Seite des ersten Dialogs des Benutzer-Assistenten können Sie
Benutzer anlegen, zur Bearbeitung aufrufen und löschen.
Hinweis Im HWP Basic können Sie bis zu drei Benutzer einrichten.
272
Benutzer verwalten
Um einen Benutzer anzulegen oder zu bearbeiten gehen Sie bitte folgen-

dermaßen vor:
• Über die „+“-Schaltfläche erstellen Sie einen neuen Benutzer.
• Zur Bearbeitung eines bestehenden Benutzers markieren Sie in der Benut-
zerliste einen Login-Namen und öffnen den Datensatz über die mittlere
Schaltfläche (siehe Abbildung).
In beiden Fällen sind anschließend die Felder auf der rechten Seite des Ein-
gabedialoges für die Eingabe aktiviert (die Erklärung der Felder finden Sie
unter „Benutzerverwaltung“ , Seite 280).
Zur Eingabe des Kennwortes rufen Sie über die Detailschaltfläche am Feld
„Kennwort“ einen separaten Dialog auf.
Nach der Anlage eines Benutzers ist sein Login-Name nicht mehr veränder-
bar. Legen Sie ggf. einen neuen Benutzer mit dem gewünschten Login-
Namen an und löschen den alten Benutzer.
Über die Schaltflächen am unteren Dialogrand gelangen Sie zu weiteren
Dialogen des Benutzer-Assistenten. Folgende Dialoge stehen Ihnen zur Ver-
fügung:
• Menü „Tools“ einrichten
• Benutzerrechte verwalten
• Regiezentrum anpassen
• Symbolleisten anpassen
• Benutzerspezifische Kalkulation anlegen
• Benutzerspezifische Einstellungen: Status Informationen
Die verschiedenen Eingabedialoge werden nachfolgend kurz vorgestellt. Alle
Feldbeschreibungen finden Sie in der Programmhilfe.
Achtung Alle Eingaben, die Sie im Assistenten vornehmen, werden erst dann in die
Datenbank geschrieben, wenn Sie im letzten Dialog die Blitz-Schaltfläche
( ) anklicken.
Die Schaltfläche „Übernehmen“ (z.B. im ersten Dialog) bewirkt nur eine
temporäre Speicherung während der Sitzung.
Wenn Sie den Assistenten verlassen ohne diese Schaltfläche zu benutzen,
werden keine Änderungen gespeichert.
273
Menü „Tools“ einrichten (HWP Professional)

In diesem Dialog sind die Funktionen zur Einrichtung des Toolsmenü und
zur Bearbeitung einzelner Tools zusammengefasst.
Die Funktionen entsprechen denen in der Benutzerverwaltung. Vergleichen

Sie dazu bitte:
• Menü „Tools“ einrichten (HWP Professional) Seite 281
• Tools-Eintrag bearbeiten Seite 282
Benutzerrechte verwalten (Benutzer-Assistent)

In diesem Dialog können Sie die Rechte für den aktuell aufgerufenen Benut-
zer (siehe Fußzeile) festlegen.
274
Benutzer verwalten

Sie dazu bitte „Benutzerrechte verwalten“ Seite 283.
Regiezentrum anpassen (HWP Professional/HWP Basic

Zusatzmodul)
In diesem Dialog können Sie festlegen, welche Projekte und Vorgänge im
Regiezentrums angezeigt werden sollen. Dies ist für verschiedene Bereiche
möglich, deren Einstellungen Sie jeweils über ein eigenes Register vorneh-
men:
• Projekte
• Kundendienst
• Reparaturverwaltung (Zusatzmodul „Wartung & Service“)
• Wartungsplanung (Zusatzmodul „Wartung & Service“)
• Bestellwesen (Zusatzmodul „Bestellwesen“)
• Optionen
• Information
• Chefübersicht
• Auswertungen
275
Eine Beschreibung der Eingabefelder finden Sie im Abschnitt „Regiezentrum

anpassen – Benutzerverwaltung (HWP Professional)“ (S. 288).
Symbolleisten anpassen
Sie können die Symbolleisten „Toolbar“ und „Speedbar“ benutzerspezifisch
einrichten, indem Sie im HWP-Administrator über <Datenbanken/„Hand-
werk“/ Werkzeuge/ Benutzer-Assistent> den Benutzer-Assistenten aufrufen
und über die Datensatzschaltfläche „Nächste Seite“ zu diesem Dialog blät-
tern. Die Einstellungen wirken für den aktuellen Benutzer, dessen Login-
Name in der Fußzeile des Dialoges angezeigt wird. Die Symbolleisten kön-
nen auch in der Benutzerverwaltung angepasst werden (siehe „Symbolleiste
anpassen“).
276
Benutzer verwalten

Sie dazu bitte „Symbolleiste anpassen“ ab Seite 294.
Benutzerspezifische Kalkulation anlegen (HWP Professional)

In diesem Dialog können Sie die benutzerspezifischen Kalkulationswerte für
den aktuell aufgerufenen Benutzer (siehe Fußzeile) festlegen.
Hinweis Im HWP Basic sind diese Vorgabewerte für alle Benutzer gültig, also nicht
benutzerbezogen.
Die Funktionen entsprechen denen im Register „Vorgabewerte“ in den Kal-

kulationsvoreinstellungen (Hauptprogramm). Eine Beschreibung der Einga-
befelder finden Sie im Abschnitt Kalkulationseinstellungen (S. 77).
Benutzerspezifische Einstellungen: Status Information

Über das Fenster „Status Informationen“ können Sie die im Assistenten an-
gebotenen Seiten und Felder direkt anspringen, um Werte zu überprüfen
und/oder zu korrigieren. Öffnen Sie dazu die übergeordneten Ordner und
klicken Sie doppelt auf die entsprechende Seiten- bzw. Feldbezeichnung. Das
Programm öffnet den entsprechenden Dialog des Assistenten und der Cur-
sor steht in dem gewählten Feld (bei einer Feldanwahl).
277
In diesem Dialog stehen Ihnen auch Funktionen zum Export und Import
von eingerichteten Benutzern zur Verfügung. Damit können Sie schnell
HWP Programminstallationen mit eingerichteten Benutzerdaten versehen,
ohne die Benutzereinstellungen noch einmal festlegen zu müssen.
Achtung Alle im Benutzer-Assistenten durchgeführten Änderungen werden zunächst

nur temporär gespeichert. Erst durch das Anklicken der „Blitz“-Schaltfläche
auf der letzten Assistentenseite werden Änderungen dauerhaft gespeichert.
Benutzerschnelleinrichtung (HWP Professional)

Gehen Sie zur Benutzerschnelleinrichtung bitte folgendermaßen vor:
• Speichern Sie die Einstellungen eines Benutzers über die Exportfunktion
in eine Datei.
• Wenn Sie Benutzer außerhalb der aktuellen Datenbank einrichten möch-
ten, wechseln Sie in diese Datenbank oder ggf. eine andere Installation.
Rufen Sie dort diesen Dialog auf.
• Wählen Sie vor dem Import, ob die zu importierenden Benutzereinstel-
lungen auf den aktuellen Benutzer übertragen werden sollen.
Achtung
Wenn Sie den Haken im Dialog auf „Import auf aktuellen Benutzer“ set-
zen, überschreiben die zu importierenden Einstellungen die Voreinstel-
lungen des aktuellen Benutzers.
278
Benutzer verwalten
Wenn Sie den Haken nicht setzen, überschreibt der zu importierte Benut-
zer einen Benutzer mit gleichem Namen; wenn kein Benutzer mit diesem
Namen existiert, wird er automatisch angelegt.
• Importieren Sie Ihre Benutzereinstellungen über die Importfunktion.
Hinweise Sie können durch mehrfachen Benutzerwechsel im Assistenten Einstellun-

gen auf verschiedene Benutzer übertragen und erhalten so mehrere Benutzer
mit identischen Einstellungen.
Benutzerverwaltung
Auch mit der Benutzerverwaltung können Benutzer angelegt werden. Kom-
fortabler ist die Neuanlage von Benutzern allerdings mit dem Benutzer-
Assistenten.
Bitte beachten Sie, dass einige Einstellungen entweder nur mit dem Benut-
zer-Assistenten (z.B. die benutzerspezifische Kalkulation) oder nur mit der
Benutzerverwaltung (z.B. benutzerdefinierte Indizes erstellen) vorgenom-
men werden können.
In der Benutzerverwaltung stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
• Benutzer anlegen, bearbeiten oder löschen.
Hinweis HWP Basic
Im HWP Basic können maximal drei Benutzer verwaltet werden. Sobald
drei Benutzer angelegt sind, ist die Funktion „Neuanlage“ deaktiviert.
Wenn Sie einen Benutzer mit anderen Einstellungen benötigen, müssen
Sie einen bestehenden Benutzer ändern oder einen Benutzer löschen.
• Zugriffsrechte regeln
• Benutzerspezifische Einstellungen verwalten
Achtung Um zu verhindern, dass Unbefugte mit dem HWP arbeiten, sollten alle Mit-
arbeiter möglichst unmittelbar nach der Installation mit ihrem persönlichen
Benutzernamen und -kennwort ausgestattet werden. Der Benutzername
wird bei der Anmeldung (Login) im System abgefragt und steuert die Be-
rechtigungen innerhalb des Programms.
Der Benutzer „Sage“ wird mitgeliefert, damit Sie sich erstmals nach der In-
stallation im Programm anmelden können (ohne Kennwort). Sie sollten
dem Benutzer „Sage“ unbedingt sofort ein Kennwort zuweisen, weil über
diesen Benutzer jeder auf alle Daten und Programmfunktionen Zugriff hat
279
(Systemoperator-Status). Der Benutzer „Sage“ kann nicht umbenannt oder

gelöscht werden.
Nur Benutzer mit dem Systemoperator-Status können die Benutzerverwal-
tung aufrufen. Falls Sie nicht über diesen Status verfügen, wenden Sie sich
an Ihren Systemadministrator.
Starten Sie die Benutzerverwaltung über <System/Benutzerverwaltung>.
Die folgende Abbildung zeigt die Benutzerverwaltung des HWP Professional
mit Einstellmöglichkeiten zum Regiezentrum (im HWP Basic nicht verfüg-
bar).
Hinweis Beim Aufruf der Benutzerverwaltung über den HWP Administrator steht
Ihnen die Einrichtung der Symbolleiste über die Schaltfläche „Symbole“
nicht zur Verfügung. Wenn Sie die Symbolleiste einrichten wollen, starten
Sie die Benutzerverwaltung aus dem Hauptprogramm oder benutzen Sie den
Benutzer-Assistenten im HWP Administrator.
Benutzer anlegen
Um einen neuen Benutzer anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
• Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Symbol „+“.
• Tragen Sie im Feld „Login-Name“ die Benutzerkennung ein, unter der der
neue Benutzer angemeldet wird.
• Tragen Sie im Feld „Kennwort“ das persönliche Kennwort ein, das bei der
Anmeldung im HWP mit dem zuvor angegebenen Benutzernamen künf-
tig abgefragt werden soll.
• Tragen Sie im Feld „Name“ den vollständigen Namen des Benutzers ein.
• Legen Sie im Auswahlfeld „Mandant“ den Mandanten fest, der geladen
werden soll, sobald sich dieser Benutzer unter der zuvor angegebenen
Benutzerkennung „einloggt“ (anmeldet).
280
Benutzer verwalten
• Im Feld „Unser Zeichen“ können Sie ein Kürzel eintragen, das beim
Druck von Dokumenten über einen Platzhalter mitgedruckt werden
kann.
• Legen Sie im Auswahlfeld „Regiezentrum“ fest, wie das Fenster „Regie-
zentrum“ im Hauptmenü angezeigt werden soll. Wählen Sie dazu zwi-
schen den vorgegebenen Fenstergrößen aus.
• Legen Sie im Auswahlfeld „Hintergrundfarbe“ die Hintergrundfarbe des
„leeren“ Hauptmenüs von HWP fest. Erfahrungsgemäß ist bei der Einstel-
lung „Windows Einstellung“ der Kontrast zwischen Hintergrund und den
darüberliegenden Dialogen am besten.
Speichern Sie die Benutzerkennung und die dazugehörigen Benutzereinstel-
lungen über die Schaltfläche mit dem „Haken“-Symbol.
Achtung Bei jeder Neuanlage eines Benutzers werden alle Rechte vergeben (System-
operator-Status), ebenfalls werden im HWP Professional für das Regiezent-
rum alle Optionen zur Ansicht ausgewählt. Soll der angelegte Benutzer nur
über eingeschränkte Rechte verfügen, müssen Sie in den entsprechenden
Dialogen Rechte entziehen.
Menü „Tools“ einrichten (HWP Professional)

Um die Einträge für das Toolsmenü für einen Benutzer zusammenzustellen,
klicken Sie auf die Schaltfläche „Toolsmenü“.
Das HWP bietet Ihnen die Möglichkeit, die Einträge im Menü „Tools“ be-
nutzerspezifisch festzulegen.
Im linken Bereich mit der Überschrift „Vorschläge“ werden alle verfügbaren

Tools angezeigt.
Im rechten Bereich mit der Überschrift „Tools-Menü“ werden alle Tools an-
gezeigt, die im Menü „Tools“ des Benutzers enthalten sein werden.
281
Wenn Sie Tools in das Tool-Menü eines Benutzers aufnehmen möchten,

müssen Sie folgendermaßen vorgehen:
• Kennzeichnen Sie das Tool im linken Fenster und klicken Sie danach auf
die „>“-Schaltfläche.
• Sie können auch mehrere Einträge markieren, indem Sie die betreffenden
Tool-Einträge bei gedrückter S-Taste anklicken.
Wenn Sie Tools aus dem Tool-Menü des Benutzers entfernen möchten,
müssen Sie umgekehrt vorgehen.
Nachdem Sie das Tools-Menü zusammengestellt haben, können Sie die Text-
einträge im Menü und die Voreinstellungen der einzelnen Tools bearbeiten.
Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ können Sie für einen markierten Eintrag
den Bearbeitungsdialog „Tools-Eintrag bearbeiten“ aufrufen.
Über die Schaltflächen „Export“ und „Import“ können Sie die Zusammen-
stellung des Tool-Menü speichern (Export), um sie ggf. für einen anderen
Rechner zu übernehmen (Import).
Tools-Eintrag bearbeiten
Nachdem Sie ein Tools-Menü zusammengestellt haben, können Sie einzelne
Einträge bearbeiten, z.B. einen speziellen Datenpfad angeben. Hier können
Sie auch externe Programme in die Oberfläche des HWP einbinden.
Menütext
Bezeichnung, unter der der Tools-Eintrag im Menüs <Tools> er-
scheinen soll.
Tastenkürzel
Kürzel für den Aufruf dieses Tools.
282
Benutzer verwalten
Kommando
Befehl für den Aufruf dieses Tools. Der Befehl für den Aufruf ei-
nes Tools entspricht in den meisten Fällen der gleichnamigen
EXE-Datei.
Beschreibung
Text, der beim Anwählen dieses Tools im Menüs <Tools> in der
Statuszeile erscheinen soll.
Arbeitsverzeichnis
Verzeichnis an, in dem sich dieses Tool befindet.
Parameter
Aufrufparameter für den Programmaufruf . Wenn Sie z.B. den
Parameter „Datenpfad“ verwenden, wird der aktuelle Datenpfad
als Kommandozeilen-Parameter an das aufzurufende Programm
übergeben.
Programm exklusiv ausführen
Entscheiden Sie hier, ob das Tool exklusiv ausgeführt werden
soll, d.h. HWP vor Aufruf beendet werden soll. Dies verbessert
die Performance des Tools.
Mit Hilfe der OK-Schaltfläche können Sie den bearbeiteten Tools-Eintrag
speichern und in den Dialog „Menü „Tools“ einrichten“ zurückkehren.
Wenn Sie dort ebenfalls die OK-Schaltfläche drücken, gelangen Sie den Dia-
log „Benutzerverwaltung“ zurück.
Benutzerrechte verwalten
Die Zugriffsmöglichkeiten auf Funktionen, Daten und Programmbereiche
(z.B. Assistenten oder Zusatzmodule) können im HWP benutzerspezifisch
verwaltet werden. Die festgelegten Benutzerrechte gelten im Einplatz- und
im Mehrplatzbetrieb für alle Mandanten einer Datenbank.
Über <System/Benutzerverwaltung/Schaltfläche „Rechte“> verwalten Sie die
Benutzerrechte. Jeder Benutzer, der die Benutzerverwaltung aufrufen will,
muss selbst den Status „Systemoperator“ haben. Benutzer mit „Systemopera-
tor-Status“ dürfen alle Funktionen des Programms ausführen.
HWP Professional
Im HWP Professional steht Ihnen eine erweiterte Rechteverwaltung zur Ver-
283
fügung (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Erweiterte Rechteverwaltung

(HWP Professional)“, über die Sie auch auf Dokumentebene Rechte vergeben
oder entziehen können.
Wenn einem Benutzer der Systemoperator-Status über das Kontrollkästchen

„Systemoperator-Status“ dieser Status entzogen wird, sollten seine Berechti-
gungen individuell vergeben werden:
• Entscheiden Sie dann einzeln über die darunter angezeigten Rechte, in-
dem Sie die jeweiligen Rechte per Schaltfläche deaktivieren (auf „nein“
setzen), aktivieren (auf „ja“ setzen) oder auf „lesen“ setzen.
Bitte beachten Sie:
Die Rechteliste ist größer als das Anzeigefenster! Benutzen Sie deshalb
den Scrollbalken, um den unteren Bereich der Rechteliste einzusehen.
• Mit der Schaltfläche „Alle Rechte“ können Sie die Rechte für alle aufgelis-
teten Bereiche vergeben. Nach einmaligem Anklicken dient die Schaltflä-
che dem Entzug aller Rechte („Keine Rechte“).
• Speichern Sie die gewählte Rechtezusammenstellung für den Benutzer
mit „OK“.
284
Benutzer verwalten
Einschränkungen durch den Entzug des Rechts „Kalkulation sehen“

Wenn Sie einem Benutzer das Recht „Kalkulation sehen“ nehmen, werden
ihm Informationsmöglichkeiten genommen, die im Zusammenhang mit der
Kalkulkation von Verkaufspreisen stehen:
• Im Material- und Leistungsstamm (einschl. Stücklisten) werden kalkula-
torische Werte durch 5 Sternchen ersetzt.
• Die Dokumenttypen „Kalkulationsdokument“ und „Kalkulationsauswer-
tung“ stehen im Dialog „Neues Dokument“ nicht zur Verfügung.
• Bestehende „Kalkulationsdokumente“ und „Kalkulationsauswertungen“
lassen sich nicht öffnen.
• In Dokumenten steht keine Zielrechnung zur Verfügung.
• In Material- und Leistungspositionsdialogen (einschl. Stücklisten) werden
kalkulatorische Werte durch 5 Sternchen ersetzt.
• Positionsplatzhalter für alle Kostenarten enthalten statt Werte
5 Sternchen.
• Trotz vorhandener GAEB-2000-Lizenz kann der Preisspiegel nicht geöff-
net werden.
• In den Positionsdialogen der Zusatzmodule „Bestellwesen“ und „Nach-
kalkulation“ sind entsprechende Werte durch 5 Sternchen ersetzt.
Hinweis Eventuell notwendige Informationseinschränkung in Suchdialogen werden

nicht durch den Entzug des Rechtes „Kalkulation sehen“ vom Programm
durchgeführt, diese müssen Sie manuell vornehmen.
Erweiterte Rechteverwaltung (HWP Professional)

Im HWP Professional steht Ihnen eine erweiterte Rechteverwaltung zur Ver-
fügung, mit der Sie bis auf die Ebene der Dokumente und Reporte hinunter
die Zugriffsmöglichkeiten der Benutzer steuern können.
Über <System/Benutzerverwaltung/Schaltfläche „Rechte“> verwalten Sie die
Benutzerrechte. Jeder Benutzer, der die Benutzerverwaltung aufrufen will,
muss selbst den Status „Systemoperator“ haben. Benutzer mit „Systemopera-
tor-Status“ dürfen alle Funktionen des Programms ausführen.
285
Über eine Baumstruktur können Sie auf die Rechte zugreifen, z.B. auf die
Dokumentenrechte oder die Reportrechte. Dadurch können Sie zum Beispiel
den Zugriff auf Rechnungen oder Kalkulationsauswertungen für Benutzer
sperren, die in Ihrem Betrieb nur Daten erfassen sollen.
Maximal drei Rechteoptionen stehen Ihnen zur Differenzierung der Benut-

zerrechte zur Verfügung:
• Die Option „Volle Rechte”
Der Benutzer wird nicht in seinen Rechten eingeschränkt.
286
Benutzer verwalten
• Die Option „Leserechte”

Bei einigen Daten- und Dokumentenrechten gibt es ein eingeschränktes
Recht, das dem Benutzer ermöglicht die Daten, die mit diesem Recht ver-
bunden sind, anzusehen, aber nicht zu ändern (z.B. für Dokumente im
Hauptmodul und/oder den Zusatzmodulen).
• Die Option „Kein Zugriff”
Der Benutzer wird für dieses Recht komplett gesperrt, er erhält keinen
Zugriff bzw. keine Befugnis.
Hinweis Sind einem Benutzer Rechte für Funktionen entzogen, werden in den
entsprechenden Dialogen die Funktionen deaktiviert dargestellt (ausgegraut)
oder gar nicht erst zur Auswahl angeboten.
Rechteänderung (Beispiel)
Sie wollen einem Benutzer nicht gestatten, Rechnungen zu erstellen und
Rechnungen anzusehen.
• Über <Dokumente/Pro Dokumenttyp> wählen Sie den Ast „R”.
• Dort markieren Sie den Eintrag „Rechnung”, wodurch die Rechte-
Optionen sichtbar werden.
• Wählen Sie die Rechte-Option „Kein Zugriff”.
• Mit „OK” werden Ihre Einstellungen gespeichert und der Dialog wird
geschlossen.
Profile zur Rechte-Schnelleinrichtung von Benutzern

Zur schnelleren und sicheren Einrichtung der Rechte für Benutzer mit glei-
chen Kompetenzen können Sie mit Rechte-Profilen arbeiten. Über das Kon-
textmenü in diesem Dialog können Sie z.B. ein erstelltes Rechte-Profil spei-
chern und für einen anderen Benutzer übernehmen.
Informationen über die Funktionen des Kontextmenüs finden Sie in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Erweiterte Rechteverwaltung (HWP
Professional)“.
287
Regiezentrum anpassen in der Benutzerverwaltung (HWP

Professional)
Sie können im HWP Professional pro Benutzer einstellen, welche Arbeitsbe-
reiche und Vorgänge angezeigt werden sollen. Nur Benutzer mit System-
operator-Status können während ihrer Arbeitssitzung diese Voreinstellungen
direkt über die Projektstatuszeile verändern (vgl. Programmhilfe Indexein-
trag „Regiezentrum:Projektstatuszeile“).
In der Benutzerverwaltung (<System/Benutzerverwaltung>) können Sie Be-
nutzerrechte auch für das Regiezentrum festlegen. Nach Auswahl eines Be-
nutzers können Sie über die Schaltfläche „Regiezentrum“ den Dialog „Ein-
stellungen Regiezentrum für Benutzer ...“ aufrufen, in dem Sie in mehreren
Registern festlegen, welche Informationen dem ausgewählten Benutzer an-
gezeigt werden dürfen.
Über die Baumansicht auf der linken Dialogseite können Sie zum dem ge-
wünschten Einstellungsregister navigieren. Die Register enhalten unter-
schiedliche Rechte, die Sie entweder voll gewähren, einschränken oder ent-
ziehen können. Die Rechte umfassen u.a. folgende Bereiche:
• Allgemeine Einstellungen und Optionen (z.B. Register „Optionen“)
• Die Anzeige von verschiedenen Status aus dem Hauptmodul und ggf. aus
Zusatzmodulen, z.B. zum Stand von Projekten oder Kundendienstaktivi-
täten.
• Die Anzeige, Auswertung und Druck von sensiblen betrieblichen Finanz-
daten (z.B. Information, Chefübersicht, Auswertungen).
288
Benutzer verwalten
Wenn Sie einem Benutzer die Rechte für Bereiche des Regiezentrums entzie-
hen, sind diese Bereiche für den Benutzer nicht mehr aktivierbar (ausgegraut
oder nicht mehr sichtbar).
Über die Schaltfläche „Anpassen“ gelangen Sie in den Dialog „Regiezentrum

anpassen“, in dem Sie die HTML-Seiten des Regiezentrums bearbeiten und
Links auf Internetseiten hinzufügen können.
Register „Optionen“
Das Register „Optionen“ dient hauptsächlich der Festlegung des Aussehens
des Regiezentrums. Die in diesem Register festgelegten Beschränkungen (Be-
reich „Einschränkung“ und Bereich „Anzeige“) gelten für Anzeige aller Da-
ten im Regiezentrum des zur Bearbeitung ausgewählten Benutzers, die über
die Auswahlleiste zur Anzeige aufgerufen werden können. Nur die „Auswer-
tungen“ sind davon ausgenommen, weil bei den Auswertungen die Selekti-
onen über den Reportauswahldialog vorgenommen werden.
Bereich „Einschränkung“
Jahr
Monat
Von/Bis
Benutzer
Hierüber können Sie die anzuzeigenden Vorgänge auf ein Jahr,
einen Monat, einen Zeitraum und/ oder einen Benutzer (Mitar-
beiter) beschränken.
Bereich „Farben“
Hier legen Sie die Farben des Regiezentrums für den gewählten Benutzer
fest:
Kopfzeile
Hervorhebung
Klicken Sie dazu auf das Feld „Kopfzeile“ bzw. „Hervorhebung“,
um in einem kleinen Farbdialog die gewünschte Farbe zu wäh-
len.
289
Windowsfarben
Sage grün
Übernehmen Sie die Farben aus Ihrer Windowseinstellung oder
wählen Sie das Grün von Sage.
Bereich „Anzeige“
max. Anzahl
Hier legen Sie fest, wie viele Datensätze eines Typs im Regie-
zentrum maximal angezeigt werden sollen, z.B. „100“. Bei Ein-
stellung „-1“ werden alle Vorgänge angezeigt. Bitte beachten
Sie, dass bei dieser Einstellung die Funktion der „automatischen
Sortierung“ (s.u.) nicht zur Verfügung steht.
Im Feld dahinter können Sie über den Listenfeldpfeil eine Sor-
tierungsvorgabe auswählen:
• „Aktuellste Datensätze“ (zuerst)
• „Datensätze gemäß jeweiliger Sortierung“
Anzeige bei Änderung der Sortierung automatisch aktualisieren
Sortierungsänderungen im Regiezentrum werden mit dieser Op-
tion automatisch angezeigt, so dass Sie nicht mehr nach jeder
Änderung der Datensatzsortierung manuell über aktualiseren
müssen.
Diese Option ist aktivierbar, wenn der Wert im Feld „max. An-
zahl“ größer als Null ist und Sie als Sortierungsvorgabe „Daten-
sätze gemäß jeweiliger Sortierung“ ausgewählt haben.
Outlookleiste (Auswahlleiste) anzeigen
Hiermit aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Auswahlleiste.
Stil
Hier können Sie für die Schaltflächen der Auswahlleiste einen
anderen Stil vorgeben – eventuell ist ein Neustart des HWP er-
forderlich, damit die Änderungen wirksam werden.
Suchbaum anzeigen
Hiermit aktivieren bzw. deaktivieren Sie den Suchbaum.
290
Benutzer verwalten
Register „Projekte“/„Kundendienst“
Register „Reparaturverwaltung“/„Wartungsplanung“/„Bestellwesen“ (je-
weils nur mit entsprechendem Zusatzmodul)
In diesen Registern können Sie für den zur Bearbeitung ausgewählten Be-
nutzer festlegen, welche Status für ihn sichtbar sein sollen.
Wenn Sie im Administrator eigene Projekt- und Kundendienststatus erstellt
haben (HWP Professional), werden Ihnen diese in dem entsprechenden Re-
gister in einer eigenen Spalte angezeigt.
Register „Information”
In diesem Register werden die Rechte zur Ansicht der einzelnen Informati-
onsseiten verwaltet. Demarkieren Sie die Rechte für die Seiten, die dem zur
Bearbeitung ausgewählten Benutzer nicht zur Verfügung stehen sollen:
• Status der Projekte (finanziell, summiert)
• Übersicht Wartung (nur mit Zusatzmodul Wartung & Service“)
• Übersicht Bearbeiter
• Übersicht Termine
• Übersicht Urlaub
Benutzerverwaltung: HTML-Seiten des Regiezentrums

anpassen
Die Auswahlbereiche „Information“ und „Chefübersicht“ in der linken Spal-
te des Regiezentrums können Sie weitgehend selbst gestalten, indem Sie
HTML-Seiten anpassen und/oder Links auf wichtige Internetseiten hinzufü-
gen.
Den Dialog zur Anpassung des Regiezentrums rufen Sie in der Benutzer-
verwaltung (<System/Benutzerverwaltung/Schaltfläche „Regiezentrum“>)
über die Schaltfläche „Anpassen“ auf.
Hinweis
Die hier angegebenen Internetseiten können Sie auch für das Cockpit nut-
zen, weil sie Ihnen im Menü „Ansicht“ unter <Angezeigte Elemente/Weitere
Webseiten> zur Anzeige angeboten werden.
291
HTML-Seiten anpassen
Mit einem HTML-Editor wie z.B. Front Page können Sie die HTML-Seiten zur
Auswertung entsprechend Ihren Vorstellungen anpassen.
• Rufen Sie dazu in der Benutzerverwaltung den „Anpassen“-Dialog auf
(<System/Benutzerverwaltung/Schaltfläche „Regiezentrum“/Schaltfläche
„Anpassen“>).
• Über die Schaltflächen „Übersichten Information“ und Übersichten
Chefübersicht“ rufen Sie die bearbeitbaren HTML-Seiten auf.
„Übersichten Information“:
- Status Projekte
- Übersicht Wartung
- Übersicht Bearbeiter
- Übersicht Termine
- Übersicht Urlaub
„Übersichten Chefübersicht“:
- Gesamt
- Kunden
- Lieferanten
- Offene Posten
- Liquidität
- Lager
292
Benutzer verwalten
Internetseiten einbinden
Mit dieser Funktion können Sie Links zu Internetseiten in den Auswahl-
bereich „Information“ einfügen. Voraussetzung zur Nutzung dieser Links
aus dem Regiezentrum heraus, ist ein funktionierender Internetzugang mit
einem Internet Explorer ab der Version 5.5.
• Vergeben Sie einen Namen im Feld „Anzeige“ der Internetseite 1.
• Fügen Sie im Feld „Internet-Adresse“ eine Adresse ein.
• Vergeben Sie eine oder mehrere Adressen mit direkten Verknüpfungen.
• Verlassen Sie diesen Dialog über „Schließen“, den Dialog „Ansicht Regie-
zentrum...“ mit „O.K.“ und die Benutzerverwaltung ebenfalls über
„Schließen“.
Nach dem nächsten Aufruf der Regiezentrums stehen Ihnen die geänderten
HTML-Seiten bzw. die direkten Internetlinks zur Verfügung.
Hinweise Im HWP können Internetseiten aufrufen werden, sofern die technischen
Möglichkeiten und die Einrichtung Ihres Rechners dies erlauben. In der Re-
gel ist dies der Fall, wenn Sie auf Ihrem Rechner normal über Ihren Inter-
netbrowser (z.B. Firefox oder Internet Explorer) Zugang zum Internet haben.
Für den Aufruf von Internetseiten aus dem HWP heraus ist kein Internet-
browser erforderlich, das HWP benutzt dafür eine eigene Programm-
funktion. Solange Sie im Regiezentrum bzw. Cockpit Internetseiten sehen,
sind Sie online und Ihnen können dadurch Kosten entstehen.
Sobald diese Internetseiten durch den Aufruf einer anderen Programmfunk-
tion (z.B. Dokumentbearbeitung) nicht mehr sichtbar sind, besteht keine
Internetverbindung mehr und Ihnen entstehen keine weiteren Kosten.
Ebenso werden durch das Schließen des HWP alle vom HWP hergestellten
Internetverbindungen beendet.
Sollten Sie die Rechnerverbindung zum Internet manuell hergestellt haben,
müssen Sie diese auch manuell deaktivieren, damit Ihr Rechner vom Inter-
net getrennt wird.
293
Benutzer bearbeiten
Um einen bestehenden Benutzer zu bearbeiten gehen Sie bitte folgenderma-
ßen vor:
• Wählen Sie den gewünschten Benutzer mit Hilfe

der „Navigations“-Schaltflächen aus.
• Klicken Sie auf die „Bearbeiten“-Schaltfläche, um
einen Datensatz zu öffnen.
• Klicken Sie nun in das Feld, dessen Inhalt Sie ändern
möchten und überschreiben Sie die Angaben.
• Speichern Sie abschließend Ihre Änderungen,
indem Sie die „Speichern“-Schaltfläche anklicken.
• Möchten Sie Ihre Änderungen verwerfen, müssen
Sie die „Verwerfen“-Schaltfläche anklicken. Damit
wird der letzte gespeicherte Stand wiederherge-
stellt.
Wenn Sie die Benutzerverwaltung nach den vorgenommenen Änderungen
mit „Schließen“ wieder verlassen, erscheint eine Sicherheitsabfrage zur Neu-
anmeldung.
Hinweis Die vorgenommenen Änderungen werden erst dann vollständig wirksam,
nachdem Sie sich im HWP neu angemeldet haben. Die Anmeldung erfolgt
beim Neustart des Programms oder über das Menü <System/Neu anmel-
den>.
Symbolleiste anpassen
Gehen Sie bitte folgendermaßen vor, um Symbolleisten benutzerspezifisch
anzupassen:
• Aktivieren Sie die Benutzerverwaltung über <System/ Benutzerverwal-
tung>.
• Klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf die Schaltfläche „Symbole“.
Hinweis
In der Benutzerverwaltung des HWP Administrators steht Ihnen die
„Symbole“-Schaltfläche nicht zur Verfügung!
294
Benutzer verwalten
Es erscheint der Dialog „Symbolleiste“.
Eine Beschreibung der Bedienung dieses Dialoges finden Sie in der Pro-
grammhilfe über den Indexeintrag „Symbolleiste anpassen“.
Wenn Sie die „Tastatur“-Schaltfläche aktivieren, gelangen Sie in einen Dia-
log, mit dessen Hilfe Sie die Tastenbefehle konfigurieren können.
Benutzer löschen
Um Benutzer zu löschen, brauchen Sie die Zugriffsrechte des Systemopera-
tor-Status.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
• Wählen Sie den gewünschten Benutzer mit Hilfe der „Datensatz“-
Schaltflächen aus.
• Klicken Sie danach auf die Schaltfläche mit dem Symbol „–“.
Vor dem Löschvorgang erscheint eine Sicherheitsabfrage.
Benutzerdefinierte Indizes erstellen

Im Administrator können Sie für Ihre Datenbank benutzerdefinierte Indizes
erstellen.
Mit Hilfe von benutzerdefinierten Indizes können Sie die Suchkriterien in
den Suchdialogen der Stammdatenmasken an Ihre Bedürfnisse anpassen. Bei
der Standardinstallation werden für alle Stammdaten bereits einige Indizes
angelegt, die Sie bearbeiten können.
295
Um einen Index anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

• Markieren Sie den Bereich „Benutzerdefinierte Indizes“.
In dieser Abbildung werden Indizes gezeigt, die in den Demomandanten

bereits enthalten sind. Die Demomandanten werden bei der Installation
angelegt.
• Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Klicken Sie dort
auf die Funktion „Hinzufügen“. Es öffnet sich der Dialog „Suchindex be-
arbeiten“.
• Wählen Sie eine Tabelle.
• Über die „+“-Schaltfläche können Sie nun einen neuen Index anlegen.
296
Benutzer verwalten
Geben Sie in diesem Dialog eine Bezeichnung für den Index an. Wählen
Sie dann das Feld aus, das als Index eingestellt werden soll. Die hier ange-
legten Indizes erscheinen dann im Programm im Suchfenster als Index.
Es kann dann in diesen Feldern gesucht werden.
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Datenbankindex anlegen“ aktivieren,
wird zusätzlich zum Suchindex ein Index intern auf die Datenbank ge-
legt. Je mehr Suchindexe erstellt werden, desto geringer kann die Arbeits-
geschwindigkeit werden.
Nach Bestätigung mit „OK“ erscheinen der Index und die Tabelle (in der
der Index angelegt wurde) in der Übersicht des Administrators.
Sucheinstellungen festlegen (Administrator)

Im Administrator können Sie zentral die Einstellungen für die Anzeige von
Werten in Suchdialogen festlegen.
Markieren Sie dazu in Ihrer Datenbank den Ordner „Benutzerdefinierte In-

dizies“ und klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag „Eigenschaften“
(s.o.), öffnet sich der Dialog „Einstellungen Suche“.
297
In diesem Dialog können Sie die Einstellungen für einen einzelnen oder für
alle Benutzer festlegen. Detaillierte Informationen zu den Einstellungsmög-
lichkeiten der Suchdialoge finden Sie in der Programmhilfe über den Index-
eintrag „Einstellungen für die Suche“.
Benutzer
Legen Sie in diesem Feld fest, für welchen Benutzer die Einstel-
lungen gelten sollen bzw. ob die Einstellungen für alle Benutzer
gelten sollen.
Tabelle
Wählen Sie die Datenart, für deren Datensätze die Einstellungen
gelten sollen.
Verfügbare Felder
Angezeigte Felder
Hier geben Sie vor, welche Feldinhalte im Suchdialog angezeigt
werden sollen (vgl. Einstellungen für die Suche im Suchdialog):
• In der linken Spalte werden alle verfügbaren Felder ange-
zeigt.
• In der rechten Spalte werden die ausgewählten Felder ange-
zeigt. Bitte beachten Sie, dass im Suchdialog nur Werte ange-
zeigt werden können, wenn die entsprechende Feldinhalte
zu den ausgewählten Feldern existieren.
Mit den Pfeiltasten in der Mitte können Sie markierte Felder
hinzufügen oder entfernen, während Sie über die rechten Pfeil-
298
Administrator-Werkzeuge
tasten die Reihenfolge der ausgewählten anzuzeigenden Felder

festlegen können.
Benutzer darf die Ansicht ändern
Durch Deaktivierung dieser Option können Sie verhindern, dass
ein Benutzer selbst die Einstellung verändern kann. Diese Opti-
on steht nicht zur Verfügung, wenn Sie im Feld „Benutzer“ die
Auswahl „Alle“ gewählt haben.
Vorgabe
Hiermit löschen Sie für die aktuell geöffnete Tabelle Ihre indivi-
duellen Einstellungen und stellen Sie die Einstellungen des Aus-
lieferungsstandes wieder her.
Vorschau
Hierüber können Sie sich eine Vorschau Ihrer Zusammenstel-
lung anzeigen lassen.
Übernehmen
Abbrechen
Mit „Übernehmen“ werden Ihre Änderungen gespeichert, wäh-
rend Sie über „Abbrechen“ den Dialog ohne Änderungen schlie-
ßen können.
Im Administrator stehen Ihnen für die Datenbank „Handwerk“ einige da-
tenbankbezogene Werkzeuge zur Verfügung, d.h. mit diesen Werkzeugen
durchgeführte Änderungen gelten für alle Mandanten dieser Datenbank. Im
HWP Professional stehen Ihnen diese Werkzeuge für jede Datenbank zur
Verfügung, die Sie anlegen. Sie rufen die Werkzeuge auf, indem Sie in der
Ordnerleiste (linke Dialogseite) die Datenbank anklicken und danach auf
„Werkzeuge“ klicken:
• Positionsabgleich
Der Positionsabgleich dient der Aktualisierung der internen Daten-
tabellen und ist deshalb besonders bei der Nutzung der Preishistorie, der
Unternehmensplanung und vor Auswertungen zu empfehlen, damit die
aktuellsten Daten berücksichtigt werden.
299
• Systeminformation
Hier stehen Ihnen die gleichen Informationen wie im Hauptmodul unter
<System/Systeminformation> zur Verfügung.
• Protokoll-Assistent
Der Protokoll-Assistent hilft Ihnen, die durch die Abgabenordnung not-
wendig gewordenen zusätzlichen Protokolle zu verwalten.
• Benutzer-Assistent
Mit dem Benutzer-Assistenten können Sie Benutzer anlegen und verwal-
ten.
• Datenbank-Benutzer-Manager
Mit dem Datenbank-Benutzer-Manager können Sie Windows-Benutzer
mit HWP-Benutzern koppeln, so dass eine separate HWP-Anmeldung
nicht erforderlich ist.
Positionsabgleich
Der Positionsabgleich dient der Aktualisierung der internen Datentabellen
und ist deshalb besonders bei der Nutzung der Preishistorie, der Unterneh-
mensplanung und vor Auswertungen zu empfehlen, damit die aktuellsten
Daten berücksichtigt werden. In Mehrplatz-Installationen können Sie über
den Server auch periodisch auszuführende Positionsabgleiche festlegen (z.B.
täglich), die auch zeitversetzt durchgeführt werden können, um den Ar-
beitsbetrieb während der Regelarbeitszeit nicht zu stören (z.B. nachts).
Unter welchen Voraussetzungen benötigt Ihre HWP-Installation keinen

„Positionsabgleich“?
Unter zwei Voraussetzungen benötigen Sie diese Funktion nicht:
• Wenn Sie weder das Zusatzmodul „Unternehmensplanung“ einsetzen
noch die „Preishistorie“ benutzen.
• Wenn Sie in den Voreinstellungen des HWP die Option „Positionstabel-
len werden am Server gepflegt“ deaktiviert haben (Programmhilfe Index-
eintrag: „Voreinstellungen Projekt“).
Unter allen anderen Voraussetzungen müssen Sie Positionsabgleiche durch-

führen, damit Ihre Auswertungen auf einer aktuellen Datenbasis durchge-
führt werden können.
300
Detaillierte Informationen zur Arbeitsweise mit dem Positionsabgleich fin-

den Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Administra-
tor:Positionsabgleich“.
Protokoll-Assistent
Mit dem Protokoll-Assistenten können Sie u.a. die Einstellungen zur Proto-
kollierung der aktuellen Abgabenordnung anpassen. Über den Protokoll-
Assistenten durchgeführte Änderungen gelten global für alle Mandanten.
Über <Datenbanken/ Handwerk/ Werkzeuge/ Protokollassistent> rufen Sie die
Dialoge dieses Assistenten auf.
301
Zwischen folgenden Möglichkeiten können Sie wählen:

• Einstellungen zur Protokollierung von Tabellen ändern
• vorhandene Protokolle ansehen
• bestehende Protokolle auslagern
• ausgelagerte Protokolle einlesen
• bestehende Protokolle löschen
Hinweis Das Löschen steuerlich relevanter Daten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist
von 10 Jahren verstößt gegen bestehende Gesetze (Abgabenordnung).
Einstellungen zur Protokollierung von Tabellen ändern

Über die „Weiter“-Schaltfläche rufen Sie einen Nachfolgedialog auf, in dem
Sie für jede Tabelle angeben können, was protokolliert werden soll:
• Neuanlagen
• Änderungen
• Löschungen
Über die Schaltfläche „Standardeinstellungen“ können Sie für alle Tabellen
die Standardeinstellung wählen. Als Standardeinstellung ist die Protokollie-
rung der Änderungen und Löschungen vorgesehen (gemäß AO).
Hinweise Wenn Sie zusätzlich die Protokollierung der Neuanlagen wählen, steigt der
Bedarf an freiem Festplattenspeicher auf über das Doppelte.
Haben Sie Ihre Einstellungen gewählt, müssen Sie über die „Ausführen“-
Schaltfläche die Änderungen wirksam werden lassen.
Vorhandene Protokolle ansehen

Hierüber gelangen Sie in einen Dialog, in dem Sie gezielt pro Mandant die
Tabelle nach Jahr und Monat auswählen und über die Schaltfläche „Weiter“
ansehen können.
Bestehende Protokolle auslagern (für alle Mandanten)

Sie können Protokolle monatsweise auslagern, z.B. wenn Ihre Datenbank zu
umfangreich wird. In einem Nachfolgedialog wählen Sie Jahr und Monat für
die zu erstellende Protokolldatei, die in das ins Verzeichnis <Daten/Siche-
rungen/ Protokolle> geschrieben wird.
302
Daten importieren und exportieren (HWP Professional)
Ausgelagerte Protokolle einlesen

Dateien ausgelagerter Protokolle können nur aus dem Verzeichnis <Daten/
Sicherungen/ Protokolle> eingelesen werden. Sollten Sie die Protokolldateien
aus diesem Verzeichnis entfernt haben, müssen Sie sie zunächst zurück in
diesen Datenpfad kopieren. Nach Aufrufen der Funktion wählen Sie Jahr
und Monat der einzulesenden Protokolldatei.
Bestehende Protokolle löschen

In diesem Dialog können Sie über ein Datumsfeld das Datum angeben, vor
dem alle Protokolltabellen gelöscht werden sollen.
Achtung Eine Löschung steuerrechtlich relevanter Daten vor Ablauf der Aufbewah-
rungsfrist von 10 Jahren ist nach der Abgabenordnung verboten!
Datenbank-Benutzer-Manager
Mit dem Datenbank-Benutzer-Manager können Sie Windows-Benutzer mit
forderlich ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Programmhil-
fe über den Indexeintrag „Windows-Benutzer“.
Daten importieren und exportieren (HWP

Professional)
Wenn Sie Daten eines Mandanten importieren oder exportieren wollen,
klicken Sie im linken Fenster auf das „+“ vor der Mandantennnummer.
Beispiel „Demomandant 900 (HWP Professional)“
303
Stammdaten importieren und exportieren

Im Bereich „Import“ können Sie die folgenden Importfilter starten, sofern
sie lizenziert sind:
• Datanorm (Version 3 – 5)
• Eldanorm (Version 90 und 96)
• ZVEH (Version 90 und 96)
• GAEB (Formate 81 – 83, 86). Im HWP Basic werden die Formate 83 und
84 unterstützt.
• Sirados (HWP Professional)
• Bürgerle
• Sage Leistungsverzeichnisse
Im Bereich „Export“ kann die Schnittstelle „Datanorm exportieren“ (nur mit
Zusatzlizenz) gestartet werden (Version 4).
Die Bedienung der Schnittstellen ist überwiegend selbsterklärend. Sie kön-
nen jedoch nach dem Start der jeweiligen Schnittstelle über die Programm-
hilfe die wichtigsten Informationen erhalten.
Datenübernahme
Ihre betrieblichen Daten werden in Ihrem Handwerksprogramm mandan-
tenbezogen gespeichert, so dass sie von einem Mandanten zu einem ande-
ren Mandanten weitergegeben werden können.
Im Administrator hat jeder Mandant in der Baumansicht einen Unterordner
„Datenübernahme“, in dem die zur Verfügung stehenden Funktionen zur
Datenübernahme eingetragen sind und per Doppelklick aktiviert werden
können.
Bitte beachten Sie, dass Übernahme-Schnittstellen für ältere Programmversi-
onen nur dann angeboten werden, wenn auf Ihrem Rechner Daten aus älte-
ren Sage Handwerkerprogrammen gefunden werden und eine BDE (Borland
Database Engine) installiert ist.
Folgende Funktionen können Ihnen unter <Mandant/Datenübernahme>
zur Verfügung stehen:
• Funktion „Daten eines anderen Mandanten übernehmen“ (vgl. auch
Abschnitt „Mandanten kopieren“)
304
Daten importieren und exportieren (HWP Professional)
• Übernahme-Schnittstelle „Datenübernahme aus Version 1.1 (Paradox-

Version)“
Mit dieser Übernahme-Schnittstelle können Daten aus folgenden Pro-
grammen übernommen werden:
- HWP Version 1.1
- PC-Handwerk 2000
- PC-Kaufmann Handwerk und PC-Kaufmann Handwerk Pro
• Übernahme-Schnittstelle „Datenübernahme HWP-DOS“
Mit dieser Übernahme-Schnittstelle können Sie Daten aus folgenden Pro-
grammen übernehmen:
- HWP-DOS 4.x
- HWP-DOS 5.0
Übernahme aus einer Version 1.1

Hinweise Damit die Daten korrekt aus der Version 1.1 übernommen werden können,
dürfen Artikelnummern, Leistungsnummern etc. nicht doppelt vorhanden
sein.
Falls Sie in Ihrem aktuellen Programm gleiche Nummern wie in der Version
1.1 haben sollten, müssen Sie vor der Datenübernahme die Nummern in der
älteren Programmversion umbenennen oder löschen.
Achtung Daten aus der Nachkalkulation einer Version 1.1 können nur übernommen
werden, wenn es sich um reine Euro-Mandanten handelt.
Gehen Sie im Übernahmedialog bitte folgendermaßen vor:
• Wählen Sie den Pfad zu den Datenbeständen der Version 1.1.
• Markieren Sie, welche Daten (Tabellen) übernommen werden sollen.
• Entscheiden Sie, ob die Option „Konsistenzprüfung“ gesetzt wird. Da-
durch werden die Daten bei der Übernahme einer Prüfung unterzogen; es
empfiehlt sich, diese Option immer zu nutzen.
• Mit der Option „Positionstabellen füllen“ legen Sie fest, ob die Positionen
aller Dokumente nachträglich in die neuen Auswertungstabellen des ak-
tuellen HWP übernommen werden sollen.
• Die Übernahme der Formulare wird immer vorgeschlagen – Sie sollten
diese Option deaktivieren, wenn Sie auf alte Formulare verzichten wol-
len.
305
• Kontrollieren Sie Ihre Einstellungen noch einmal.

• Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Importieren“.
Achtung Die Option „Positionstabellen füllen“ wirkt sich entscheidend auf die Dauer
der Datenübernahme aus. Der Umfang der Bewegungsdaten bestimmt die
Dauer der Datenübernahme!
Daten sichern
Damit Sie bei Datenbankdefekten oder Systemausfällen (z.B. wegen einer
defekten Festplatte) nicht Ihre gesamten Betriebsdaten verlieren, sollten Sie
Ihre Daten regelmäßig sichern. Dazu brauchen Sie nur die aktuelle Daten-
bank – die alle wesentlichen Daten Ihrer Mandanten enthält – über <Bear-
beiten/Sichern> zu sichern. Die Sicherung erfolgt in die Datei „Daten.hwp“.
In dieser Datei wird auch der Pfad zum Standort der aktuellen Quelldaten-
bank gespeichert, so dass ein einfaches Zurücksichern der Datenbanksiche-
rung und das Ersetzen der aktuellen Datenbank möglich ist.
Über Optionen können Sie weitere Daten – z.B. Formulare und Reporte –
separat speichern. Am besten sichern Sie Ihre Datenbank mit den optiona-
len Daten auf externe Datenträger, die Sie aus Sicherheitsgründen räumlich
getrennt von Ihrem Server oder Arbeitsrechner archivieren sollten.
Datenbank sichern
In welchen Abständen Sie Ihre Datenbank sichern, sollten Sie danach festle-
gen, wie umfangreich Ihre Datenneuerfassung ist und wieviel Geschäftsvor-
fälle Sie täglich abwickeln. Je aktueller Ihre Datensicherung ist, desto weni-
ger Aufwand entsteht Ihnen im Falle eines Falles für das Nacherfassen von
Daten und das Nacharbeiten von Geschäftsvorfällen. Wenn Sie z.B. täglich
Ihre Datenbank sichern, müssen Sie beim Rückgriff auf die letzte Datensi-
cherung maximal einen Tag nacharbeiten.
Gehen Sie zur Datenbanksicherung bitte folgendermaßen vor:

• Klicken Sie im Administrator auf den Ordner „Datenbanken“.
• Markieren Sie die zu sichernde Datenbank. Die bei der Installation stan-
dardmäßig angelegte Datenbank heißt „Handwerk“.
306
Verwaltungsfunktionen
Hinweise
Sollten Sie nicht sicher sein, welche Datenbank die zu sichernden Daten
enthält, fragen Sie Ihren Fachhändler.
Überprüfen Sie unbedingt, ob außer Ihnen noch weitere Benutzer mit der
Datenbank verbunden sind. Erst wenn außer Ihnen kein anderer Benut-
zer mehr mit der Datenbank verbunden ist, dürfen Sie die Sicherung
durchführen.
• Über <Bearbeiten/Sichern> oder das Kontextmenü rufen Sie den Dialog
„Datenbank sichern“ für die markierte Datenbank auf.
Informationen zum Dialog „Datenbank sichern“ und den darin enthaltenen
Optionen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Daten-
bank sichern“. Informationen zum Rücksichern von Datenbanksicherungen
finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Datenbank wieder-
herstellen“.
Achtung Prüfen Sie nach durchgeführter Datensicherung über den Explorer, ob die
Sicherungsdatenbank im vorher bestimmten Verzeichnis liegt!
Verwaltungsfunktionen
Klicken Sie im linken Fenster auf den Ordner „Verwaltung“.
Hier stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Verknüpfung zum Enterprise Manager (nur bei installierten MS-SQL-
Servern ab der Version 7)
Wenn Sie auf Ihrem Rechner einen MS-SQL-Server ab der Version 7 nut-
zen, legt das HWP eine Verknüpfung im Administrator an. Hierüber kön-
nen Sie den „Enterprise Manager“ direkt starten. Informationen zum
Nutzen und zur Handhabung des „Enterprise Managers“ entnehmen Sie
bitte der Microsoft-Dokumentation.
307
• Verbindungsinformation
Über <Verwaltung/Verbindungsinformation> erhalten Sie Informationen
zur Datenbank angezeigt. Diese Informationen sind hier nicht editierbar.
Hinweis
Änderungen können per Doppelklick auf „Verwaltungsinformationen“
oder über <Extras/Verbindungsinformation> im Dialog „Verbindung zur
Datenbank“ vorgenommen werden, sollten jedoch unbedingt von einem
Fachmann durchgeführt werden (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Da-
tenbankverbindung“).
Bei Mehrplatzinstallationen kann der Administrator für alle Clients die
Anbindung an die Datenbank zentral festlegen. Dies wirkt sich aus, so-
bald die Clients neu gestartet werden.
• Live-Update
Mit einem Doppelklick auf <Verwaltung/Live-Update> starten Sie das Li-
ve-Update zur Aktualisierung Ihrer Programminstallation. Information
dazu finden Sie im Anhang im Abschnitt „Live-Update“ ab Seite 541.
• Formulare
Mit einem Doppelklick auf <Verwaltung/Formulare> erhalten Sie eine
Übersicht der Formulare, die für den aktuellen Mandanten angelegt sind.
Per Doppelklick können Sie die Formulare direkt öffnen. Eine Einführung
zum Formulareditor finden Sie ab Seite 94.
• Reporte
Mit einem Doppelklick auf <Verwaltung/Reporte> erhalten Sie eine Über-
sicht der Reporte, die für den aktuellen Mandanten angelegt sind. Per
Doppelklick können Sie die Reporte direkt öffnen. Eine genaue Beschrei-
bung des Zusatzmoduls „Reportdesigner“ finden Sie in der Programmhil-
fe über den Indexeintrag „Reportdesigner“.
• Bilder
Mit einem Doppelklick auf <Verwaltung/Bilder> erhalten Sie eine Über-
sicht der Bilder, die für den aktuellen Mandanten angelegt sind. Über die
rechte Maustaste oder per Doppelklick können Sie die Bilder direkt öff-
nen.
308
Auftragsgewinnung

Dienstleistung von Ihnen haben.

• Leistungsumfang
• Auftragschancen
• Webangebote erstellen und bearbeiten
• Ablauf einer Online-Angebotsaufforderung
Auftragsgewinnung
Leistungsumfang
Dienstleistung von Ihnen haben. Dabei machen Sie sich zu Nutze, dass Sie
bereits zum Teil sehr detaillierte Daten über Ihre Kunden und deren Objekte
in Ihren Stammdaten führen.
Mit dem Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“ haben Sie die Möglichkeit, die-
se Daten als „Auftragschancen“ strukturiert zu erfassen, zu bearbeiten und
direkt in Angebote zu verwandeln. Über differenzierte Serienangebote, Se-
rienbriefe und Serien-E-Mails können Sie zusätzlich Ihre Kunden bzw. Ihre
Kundengruppen gezielt ansprechen.
• Auftragschancen können im Kundenstammregister „Auftragschancen“
erfasst werden
• Für Auftragschancen steht eine Schnellerfassung zur Verfügung
• Auftragschancen können direkt über das Regiezentrum gesichtet und
bearbeitet werden (falls lizenziert)
• Serienaktionen können erstellt und durchgeführt werden:
- „Serien-Angebote“
- „Serien-E-Mails“
- „Serienbriefe“ (auch im Hauptmodul enthalten)
• Webleistungen können erstellt und bearbeitet werden (Leistungsstamm
Register „Web“)
• Online-Angebotsaufforderungen können bequem in Angebote gewandelt
werden
• Auswertungen (Reporte)
Details entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über den Indexeintrag „Auf-
tragsgewinnung (Leistungsumfang)“.
310
Leistungsumfang
Auftragschancen
Auftragschancen traditionell
Handwerker und Monteure sind bei der Ausführung der Aufträge vor Ort
beim Kunden. Dabei erkennen sie häufig – auch unabhängig vom aktuellen
Auftrag – an den Immobilien bzw. Anlagen und Maschinen des Kunden (je
nach Branche) Reparaturbedarf, Wartungsbedarf oder Erneuerungsbedarf.
Vielleicht hat der Kunde selbst diesen Investitionsbedarf noch nicht gese-
hen, so dass Sie ihn darauf hinweisen können. Aber auch wenn der Kunde
den Investitionsbedarf kennt und trotzdem nicht auf Sie zukommt, so sind
hier „Auftragschancen“ für Sie zu erkennen. Leider gingen bisher diese wert-
vollen Beobachtungen meistens verloren.
Mit dem Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“ können Sie diese „geldwerten“
Beobachtungen erfassen und verwalten. Die erfassten Informationen über
einzelne Auftragschancen werden im Kundenstamm im Register „Auftrags-
chancen“ gespeichert. Sie können bereits proaktiv Positionen für eine mög-
liche Ausführung der Auftragschance erfassen. Je genauer Sie diese Positio-
nen im Unterregister „Positionen“ erfassen und bearbeiten, desto weniger
Nacharbeit werden Sie haben, wenn Sie mit den Chancenpositionen ein
Angebot für den Kunden erstellen.
Auf diesem Weg können Sie mit wenig Aufwand vielen Ihrer Kunden Ange-
bote zu den Objekten unterbreiten, bei denen Sie Auftragschancen erkannt
haben.
Hinweis
Haben Sie unter den „Sonstigen Adressen“ Interessenten angelegt, für die Sie
ebenfalls „Auftragschancen“ erfassen möchten (ZM „Auftragsgewinnung“),
müssen Sie diese Interessenten zunächst in Kunden umwandeln, weil die
Funktion „Auftragschancen“ nur im Kundenstamm zur Verfügung steht.
Benutzen Sie dazu die Funktion „Datensatz kopieren/verschieben“.
Details zu diesen Auftragschancen entnehmen Sie bitte der Programmhilfe
über den Indexeintrag „Auftragschancen im Kundenstamm erfassen“.
311
Auftragsgewinnung
Auftragschancen online
Im Gegensatz zu den traditionell erzeugten Auftragschancen durch Ihre Mit-
arbeiter werden über die Funktionen der webbasierten Online-
Angebotsaufforderung (ZM „Auftragsgewinnung“) Auftragschancen online
erzeugt. Hierbei sind es die potentiellen Kunden selbst, die durch ihre An-
frage auf Ihrer Website eine Auftragschance erzeugen, aus der Sie ein erstes,
unverbindliches Angebot erstellen können.
Details zu diesen Auftragschancen entnehmen Sie bitte der Programmhilfe
über den Indexeintrag „Webangebote erstellen und bearbeiten“.
Webangebote erstellen und bearbeiten

Viele Unternehmen unterhalten bereits eine eigene Website, um im Internet
präsent zu sein und um Interessenten Informationen und Kontaktmöglich-
keiten zu bieten. Über Webshops lassen sich zwar Waren online verkaufen,
aber in der Regel nicht die Dienstleistungen, die die Handwerksbetriebe an-
bieten.
Mit dem Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“ können Sie diese Lücke in Ih-
rem Webangebot schließen. Über die Funktionalität der „Online-
Angebotsaufforderungen“ bieten Sie einige Leistungen Ihres Betriebes im
Internet so detailliert an (über Ihre eigene Website), dass das Interesse Ihrer
Website-Besucher geweckt wird. Interessenten können Ihnen über diese
Funktionalität eine ebenfalls detaillierte Angebotsaufforderung zusenden,
die Sie dann direkt im HWP einlesen und bearbeiten können.
Leistungsumfang
„Online-Angebotsaufforderungen“ helfen Ihnen über einen neuen „Ver-
triebskanal“ online einfach und schnell hochwertige Anfangskontakte zu
potenziellen Kunden herzustellen und erzeugen dadurch zusätzliche Auf-
tragschancen für Ihren Betrieb, die Sie sonst wahrscheinlich nicht erreichen
würden.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen mit der Funktion „Online-
Angebotsaufforderungen“ zur Verfügung:
• Sie können in Ihrem Leistungsstamm beliebig viele Leistungen „webfä-
hig“ machen und als Web-Leistungen vormerken.
312
Leistungsumfang
• Sie können auf Ihrer Website einen Link zur einer Website von Sage an-
legen, auf der Sie bis zu 10 ausgewählte Web-Leistungen aus Ihrem Leis-
tungsstamm präsentieren können.
• Die Web-Seiten für Ihre Webleistungen auf der Sage-Site können Sie on-
line komfortabel gestalten:
- indem Sie den Text für verschiedene Bereiche vorgeben
- indem Sie Adresselemente für die Kontaktaufnahme der Interessenten
auswählen und Pflichtfelder für das Kontaktformular bestimmen
- indem Sie die Farb- und Schriftauswahl an Ihre Vorstellungen anpas-
sen
• Die Interessenten und (potentiellen) Kunden können Ihnen als Grundla-
ge für eine Angebotsaufforderung einen Text und eine Datei (z.B. mit Da-
tails oder Fotos, max. 5 MB) mit Daten zu ihrem Projekt zusenden, damit
Sie eine erste Grundlage für die Erstellung eines unverbindlichen Ange-
bots haben.
• Die Interessenten-/Kundendaten können Sie in Ihren Kundenstamm
übernehmen.
• Aus den Daten der Angebotsanforderungen der Interessenten werden
Auftragschancen erzeugt, aus denen Sie unverbindliche Angebote erzeu-
gen können.
Bitte beachten Sie, dass unverbindliche Angebote helfen können, dass
der Interessent Sie zu einer Ortsbesichtigung einlädt, die sicherlich in den
meisten Fällen Voraussetzung zur Erstellung eines verbindlichen Ange-
bots sein wird.
Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen sind erforderlich, damit Sie die Funktionalität
der Online-Angebotsaufforderungen nutzen können:
• Eine eigene Website
• Das HWP mit dem lizenzierten Zusatzmodul „Auftragsgewinnung“
• Eine Anmeldung bei Sage
• Leistungen, die als „im Web verfügbar“ gekennzeichnet sind
Details zu den Webleistungen und -angeboten entnehmen Sie bitte der Pro-
grammhilfe über den Indexeintrag „Webangebote erstellen und bearbeiten“.
313
Auftragsgewinnung
Ablauf einer Online-Angebotsaufforderung (ZM

„Auftragsgewinnung“) aus der Sicht eines Interessenten
Interessenten müssen drei Auswahl- bzw. Kontaktseiten durchlaufen, um
eine qualifizierte Online-Angebotsaufforderung an Sie abgeben zu können.
Mit wenigen Klicks und Eingaben legt ein Interessent auf diesen Seiten fest,
worüber er ein Angebot von Ihnen haben möchte.
Im Folgenden ist in einem kurzen Ablauf beschrieben, welche Möglichkei-
ten und Vorteile die Funktionen der Online-Angebotsaufforderungen Ihren
Interessenten im Internet bieten:
• Ein Interessent sucht Ihre Website im Internet auf, weil er Leistungen aus
Ihrer Branche benötigt bzw. sich über die angebotenen Leistungen Ihres
Betriebes informieren will.
• Über den Link „Leistungsübersicht“ gelangt er von Ihrer Website zu Ihrer
Leistungsübersicht (Seite 1) auf der Sage-Site, ohne dass er den Übergang
als bemerkt bzw. als störend empfindet, weil er selbst keine andere Web-
site ansteuern muss.
• Er findet dort eine überschaubare Auswahl von 10 Top-
Leistungsangeboten, von denen er eine auswählt (z.B. „Dachboden aus-
bauen“) und sich die Details (Seite 2) ansieht:
- Er erhält eine aussagekräftige Beschreibung (ggf. mit Bild).
- Neben dem Beschreibungstext sieht er einen weiteren festen, nicht
editierbaren Textblock, z.B. „3 Tage nach Erhalt Ihrer Angebotsanfrage
erhalten Sie i.d.R. unser Angebot. Auf dieser Basis können Sie dann in
Ruhe entscheiden, ob Sie uns beauftragen möchten“.
• Er hat mehrere Möglichkeiten mit Ihnen zu kommunizieren:
- Er kann über ein Infofeld Anfragen an Sie stellen oder Ihnen sofort In-
formationen übermitteln, die Sie zur Angebotserstellung benötigen,
z.B.: „Dachform: Spitzdach; Größe: 80 qm; Gewünschte Fensterzahl:
5; Besonderheiten: Besonderer Schallschutz gewünscht, da ein Heim-
kino installiert werden soll“.
- Er kann Ihnen zusätzlich Dateien bis zu 5 MB zusenden (z.B. mit Fotos
von seinem geplanten Projekt) und einer Erklärung für Sie, was seine
Dateien enthalten.
314
Leistungsumfang
• Auf der letzten Seite (Seite 3) trägt er seine Kontaktdaten in ein Formular
ein (Der Nachname ist ein Pflichtfeld – andere Adressbestandteile kön-
nen Sie als Pflichtangaben festlegen). Über seine freiwilligen Adress-
Angaben kann er steuern, ob Sie schriftlich, telefonisch oder per E-Mail
Kontakt aufnehmen.
• In einem weiteren Bereich kann er festlegen, ob Sie ihm zusätzliche In-
formationen zu bestimmten Themen zusenden sollen.
• Zum Abschluss „kann“ er über eine Schaltfläche bequem ein unverbind-
liches Angebot von Ihnen anfordern – diese Anforderung ist die Voraus-
setzung zur Übermittlung seiner Anfrage, Informationen und Kontaktda-
ten.
Details zu den Online-Angebotsaufforderungen entnehmen Sie bitte der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Online-Angebotsaufforderungen“.
315
Barverkauf/Kasse
Das Zusatzmodul „Barverkauf/Kasse“ unterstützt Sie bei der Abwicklung von

Barverkäufen und bargeldlosen Zahlungen.
» Abschnitte dieses Kapitels

• Leistungsumfang
• Einführung
• Anpassung des Barverkaufs an Ihren Betrieb
• Auswertungen
Barverkauf/ Kasse
Leistungsumfang
Das Zusatzmodul „Barverkauf/Kasse“ hilft Ihnen bei der Abwicklung von
Barverkäufen und von bargeldlosen Zahlungen. Dazu gehören im Wesentli-
chen Bar-, Scheck- und Kartenzahlungen.
Folgende Funktionen stehen Ihnen mit diesem Zusatzmodul zur Verfügung:
• Barverkauf mit direktem Zugriff auf den Materialstamm
• Manuelle Erfassung und Änderung von Artikelpositionen
• Unterstützung von Peripheriegeräten für den Barverkauf, z.B. von Barco-
descannern (zum Einlesen von Barverkaufsartikeln)
• Buchung von Bareinlagen, Barentnahmen, Kassenstorno und -
gutschriften
• Abrechnung und Verkauf von Coupons und Gutscheinen
• Aktivitätsbezogene Anpassung der Anzeige auf dem Kundendisplay
• Automatische Aktualisierung der Artikelbestände
• Ausgabe von Listen und Auswertungen zum Barverkauf
Hinweis Bitte beachten Sie, dass Ihnen nur dann alle Möglichkeiten des
Zusatzmoduls „Barverkauf/Kasse“ zur Verfügung stehen, wenn Sie als Benut-
zer den Status „Systemoperator“ haben oder mit vergleichbaren Rechten
ausgestattet wurden. Über die Benutzerverwaltung können Sie Bereiche des
HWP und Teilbereiche des Barverkaufs für Benutzer sperren, so dass diese
Bereiche entweder nicht zugänglich sind oder ganz ausgeblendet werden.
Vergleichen Sie dazu im Handbuch die Erläuterungen im Kapitel „Benutzer-
verwaltung“.
Einführung
Diese Einführung erläutert in 4 Schritten:
• die Funktionen, die Ihnen das Modul „Barverkauf/Kasse“ bietet
• die spezielle Barverkaufs-Hardware, die das Programm unterstützt
• die Funktionen Starten und Beenden des Programms, sowie den Direkt-
aufruf einer Kasse
• die wichtigsten Bedienungselemente
318
Einführung
Generelle Funktionen
Mit dem Modul „Barverkauf/Kasse“ haben Sie ein leistungsfähiges Pro-
gramm zur Hand, das Ihre bisherigen Möglichkeiten im HWP durch Verwal-
tung einer Kundenkasse wesentlich erweitert.
Sie können nun Ihren Ladenverkauf oder Barverkauf in der Werkstatt über
Ihr betriebseigenes Netzwerk an den Hauptrechner Ihres Betriebes anbinden.
Dadurch haben Sie folgende Möglichkeiten:
• Zugriff auf Stammdaten und Stammdatenabgleich mit dem Hauptrech-
ner
• Übergabe von Statistikdaten der Barverkäufe an das Hauptmodul
• Bei erstellten Kassenrechnungen Übergabe von OPs (Zusatzmodul „OP-
Verwaltung“ notwendig)
Barverkaufs-Hardware
Das Modul „Barverkauf/Kasse“ ermöglicht Ihnen den Anschluß folgender
Peripheriegeräte für den Barverkauf:
• Displays für Kunden und Kassierer über eine serielle Schnittstelle
• Kassendrucker
• Kassenschublade
• Barcodescanner
Führen Sie den Anschluß dieser Geräte – und die Einbindung in Ihr Win-
dows-System – nach der entsprechenden Installationsanleitung des Herstel-
lers durch.
Starten und Beenden des Programms

Aufruf des Moduls Barverkaufs/Kasse
Über <Zusatzmodule/Barverkauf|Kasse> oder das Symbol rufen Sie dieses
Zusatzmodul auf. Danach erscheint der Auswahldialog mit den angelegten
Kassen.
319
Barverkauf/ Kasse
Wählen Sie per Doppelklick die gewünschte Kasse aus. Es erscheint darauf-
hin das Vorgangsfenster der ausgewählten Kasse.
Direktaufruf einer Kasse des Barverkaufs

Alternativ zur oben beschriebenen Vorgehensweise können Sie eine beste-
hende Kasse des Zusatzmoduls „Barverkauf/Kasse“ auch direkt aufrufen,
wenn Sie die dazugehörenden Startparameter ändern.
• Rufen Sie den Desktop mit den Programmstart-Symbolen auf.
• Markieren Sie das HWP-Programmstart-Symbol und erstellen Sie über das
Kontextmenü (rechte Maustaste) eine Kopie des HWP-Symbols (kopieren
& einfügen).
• Markieren Sie das neu erstellte Programmstart-Symbol und wählen Sie im
Kontextmenü die Option „Eigenschaften“.
• Wählen Sie im sich öffnenden Eigenschaften-Dialog das Register „Ver-
knüpfung“.
320
Einführung
• Für den Direktaufruf einer Kasse müssen Sie im Feld „Ziel“ an den letzten
Teil des Zielpfades (Handwerk.exe) folgende Parameter anhängen:
/ bvmMandantennummer / bvkKassenbezeichnung
Die Begriffe „Mandantennummer“ und „Kassenbezeichnung“ sind Vari-
ablen, die Sie durch Ihre Mandantennummer (z.B. 90) und Ihre Kassen-
bezeichnung (z.B. Ladenkasse) ersetzen müssen.
Hinweise
Achten Sie genau auf die beiden Leerzeichen, die im Aufrufparameter
enthalten sind (s.o.):
- 1 Leerzeichen zu Beginn des Aufrufparameters
- 1 Leerzeichen nach der Mandantennummer
Sollte die Kassenbezeichnung aus zwei oder mehreren Begriffen bestehen,
müssen Sie zwischen den einzelnen Begriffen jeweils einen Unterstrich
einfügen (z.B. wird aus „Kasse 1“„Kasse_1“).
Beispiel
G:\Programme\Sage\Handwerk\Handwerk.exe /bvm90 / bvkKasse_1
• Zur besseren Unterscheidbarkeit der HWP-Programmstart-Symbole be-
nennen Sie das neu erstellte Startsymbol über das Kontextmenü um
(Funktion „Umbenennen“), beispielsweise nach der Kassenbezeichnung.
Beenden des Barverkaufs

Schließen Sie das geöffnete Vorgangsfenster des Barverkaufs und das even-
tuell geöffnete Dokumentenfenster. Sie gelangen zum darunter liegenden
Programmmodul (falls Sie ein zweites geöffnet haben) oder zum Hauptmo-
dul zurück.
Über das Menü „Fenster“ können Sie kontrollieren, welche Programmmodu-
le geöffnet sind – auch wenn sie minimiert sind.
Bedienungselemente
Eine detaillierte Beschreibung der Bedienungselemente, Dialoge und Felder
finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag: „Übersicht „Barver-
kauf“.
321
Barverkauf/ Kasse
Anpassung des Barverkaufs an Ihren

Betrieb
Vor dem ersten Einsatz des Barverkaufsmoduls müssen Sie folgende Schritte
durchführen:
• eine Kasse im Barverkaufsmodul anlegen und vollständig einrichten
(„Kassengrundlagen“)
• alle speziellen Peripheriehardware – z.B. Kundendisplays, Drucker o.ä. –
einrichten (<Eigenschaften der Kasse/Gerätemanager>)
• Benutzerrechte überprüfen unf ggf. verändern
Kassengrundlagen
Wenn Sie Kassen anlegen oder bearbeiten wollen, rufen Sie bitte die „Kas-
sengrundlagen“ auf:
• Öffnen Sie dazu das Menü <Zusatzmodule/ Barverkauf>.
• Rufen Sie den Menüpunkt <Kassengrundlagen> auf.
Im Dialog „Kassengrundlagen“ stehen Ihnen folgende Register zur Verfü-

gung:
• Register „Allgemein“
• Register „Formular“
• Register „Optionen“
• Register „Konstanten“
Beim ersten Aufruf dieses Fensters gelangen Sie in das Register „Allgemein“.
Bei späteren Aufrufen wird das zuletzt geöffnete Register wieder geöffnet.
Details zu den Kassengrundlagen finden Sie in der Programmhilfe über den
Indexeintrag „Kassengrundlagen“.
Stammdaten im Barverkauf
Im Barverkauf nutzen Sie den Material-, Kunden- und Lieferantenstamm des
HWP-Hauptmoduls. Über <Zusatzmodule/ Barverkauf/Stammdaten> können
Sie auf diese Stammdaten zugreifen und sie in begrenztem Umfang ändern
oder neu erfassen. Bitte beachten Sie aber, dass eine vollständige Anlage
dieser Daten nur im Hauptmodul möglich ist.
322
Anpassung des Barverkaufs an Ihren Betrieb
Der Stammdatendialog enthält folgende Register:

• Material
• Kunden
• Lieferanten
Details zu den Stammdatendialogen finden Sie in der Programmhilfe des
Barverkaufs über den Indexeintrag „Stammdatendialog“.
Kasseneigenschaften
Über das Infosymbol im Vorgangsfenster können Sie die Eigenschaften der
Kasse – das sind die Kasseneinstellungen und die Gerätekonfiguration – ab-
rufen.
Die Kasseneigenschaften werden in folgenden Register verwaltet:
• Allgemein
Im Register „Allgemein“ wird die aktuelle Versionsnummer des installier-
ten Barverkaufsmoduls angezeigt.
• Gerätemanager (Indexeintrag „Geräteeinrichtung“)
• Leistungsmerkmale (Indexeintrag „Register „Leistungsmerkmale“)
Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten stehen Ihnen über die Schaltflächen zur

Verfügung:
• Konfigurationsdatei bearbeiten (Indexeintrag „Konfigurationsdatei bear-
beiten“)
Die Konfiguration aller Kassengeräte werden pro Kasse in einer „cfg“-
Datei gespeichert. Bei Problemen mit Ihrem System überprüfen Sie die
Einstellungen in der Datei und ändern sie ggf..
Achtung
Sie sollten diese Einstellungen nur bei entsprechender Erfahrung verän-
dern, weil bei unsachgemäßen Einstellungen eventuell eines oder mehre-
re Geräte nicht mehr korrekt arbeiten!
• Benutzerverwaltung
Wenn Sie als Benutzer mit „Systemoperator-Status“ arbeiten, können Sie
hierüber direkt die Benutzerverwaltung aufrufen.
Details zu den Kassengrundlagen finden Sie in der Programmhilfe über den

Indexeintrag „Kasseneigenschaften“.
323
Barverkauf/ Kasse
Peripheriegeräte einrichten (Übersicht)

Den Barverkauf können Sie durch den Einsatz vom Barverkaufs-Peripherie-
geräte komfortabler gestalten. Führen Sie den Anschluß dieser Geräte – und
die Einbindung in Ihr Windows-System – nach der entsprechenden Installa-
tionsanleitung des Herstellers durch. Danach stehen die Geräte im Zusatz-
modul „Barverkauf“ zur Verfügung und können über den „Gerätemanager“
eingerichtet werden (vgl. Programmhilfe (Indexeintrag „Register Gerätema-
nager“). Über im Vorgangsfenster rufen Sie den Gerätemanager auf.
Die Geräte werden im Gerätemanger folgenden Geräteklassen zugeordnet:
• Displays an seriellen Anschlüssen (Kassendisplays) (Indexeintrag „Kas-
sendisplays einrichten“)
„Kundendisplays“ und „Kassiererdisplays“ werden hier angezeigt und se-
parat eingerichtet.
• Kassendrucker (Indexeintrag „Kassendrucker einrichten“)
Folgende Druckertypen werden hier verwaltet, die separat eingerichtet
werden:
- Bon- und Belegdrucker
- Scheckdrucker
- Drucker für Listen und Auswertungen
• Kassenschubladen (Indexeintrag „Kassenschublade einrichten“)
Hier wird die Kassenschublade eingerichtet, z.B. wird der Öffnungsme-
chanismus gewählt, eingerichtet und getestet.
• Barcodescanner (Indexeintrag „Barcodescanner“)
Eine Einrichtung des Barcodescanners entfällt in der Regel. Weitere In-
formationen finden Sie ggf. in der Dokumentation Ihres Barcodescan-
ners.
Hinweis Beachten Sie, dass Ihnen für die Peripheriegeräte die Gerätetreiberdateien
(DLLs) nur dann angezeigt werden können, wenn Sie zuvor im „Windows-
Explorer“ die Ansicht für alle Dateien und Ordner aktiviert haben (siehe
Microsoft-Dokumentation).
Details zur Einrichtung von Geräten in den einzelen Geräteklassen finden
Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Geräteeinrichtung“.
324
Tägliche Arbeiten
Tägliche Arbeiten
Kassendokument anlegen
Neue Dokumente bzw. den Tagesabschluss erstellen Sie im Zusatzmodul
„Barverkauf/Kasse“ über den Dialog „Neues Dokument“, den Sie über das
Symbol „N“ aufrufen können oder über das Kontextmenü im Vorgangsfens-
ter.
Wählen Sie den Dokumenttyp für den Vorgang, den Sie durchführen möch-
ten:
• Barverkauf
Über den Dokumenttyp „Barverkauf“ erfassen und speichern Sie alle Bar-
verkäufe einer Kasse. Der abschließende Druck des Barverkaufsbelegs bil-
det den Nachweis für die Kassenbuchung und ist eine notwendige Vor-
aussetzung für die Lagerabbuchung der verkauften Artikelmengen.
• Bareinlage
Über die Bareinlage können Sie alle Barbeträge verbuchen, die in eine
Kasse eingezahlt werden. Diese Funktion bietet sich also immer dann an,
wenn z.B. ein Kunde einen OP (Offenen Posten) begleicht.
• Barentnahme
Über die Barentnahme können Sie alle Barbeträge verbuchen, die einer
Kasse entnommen werden. Diese Funktion bietet sich also immer dann
an, wenn z.B. ein Lieferant Bargeld für eine Lieferung erhält.
325
Barverkauf/ Kasse
• Kassenstorno
Über den Kassenstorno können Sie bereits gebuchte Barverkäufe stornie-
ren und die Stornierungen dokumentieren, die über eine Kasse abgewi-
ckelt werden. Der abschließende Druck des Kassenstornos bildet den
Nachweis für die Korrekturbuchung und ist eine notwendige Vorausset-
zung für die Lagerkorrektur der stornierten Artikelmengen.
• Kassengutschrift
Mit Hilfe der Kassengutschrift können Sie – wie beim Kassenstorno – be-
reits gebuchte Barverkäufe stornieren, wobei – im Gegensatz zum Kassen-
storno – keine „Rückbuchung“ der verkauften Artikel stattfindet.
• Tagesabschluss
Hierüber starten Sie den Tagesabschluss.
Hinweis Nur wenn der Barverkauf über Startparameter der Handwerk.exe gestartet
wurde, haben Sie über obigen Dialog die Möglichkeit aus dem Programm
heraus Windows komplett zu beenden und Ihren Computer ganz herunter-
zufahren. Verwenden Sie diese Funktion nur dann, wenn Sie mit dem Kas-
siererdisplay arbeiten und keine parallelen Anwendungen geöffnet haben.
Im Folgenden wird als Beispiel der Vorgang „Barverkauf“ erläutert. Details
zu der Erfassung der anderen Vorgangstypen finden Sie in der Programm-
hilfe des Barverkaufs über den Indexeintrag „Neues Dokument anlegen“.
Barverkauf durchführen
Über den Dokumenttyp „Barverkauf“ erfassen und speichern Sie alle Barver-
käufe einer Kasse. Der abschließende Druck des Barverkaufsbelegs bildet den
Nachweis für die Kassenbuchung und ist eine notwendige Voraussetzung für
die Lagerabbuchung der verkauften Artikelmengen.
Rufen Sie über das Symbol „N“ den Dialog „Neues Dokument“ auf und wäh-
len Sie die Option „Barverkauf“. Im Vorgangsfenster wird daraufhin unter
dem aktuellen Tagesdatum das Symbol für das neue Barverkaufsdokument
angezeigt.
326
Tägliche Arbeiten
Gleichzeitig öffnet sich das Dokumentenfenster und das Formular „Barver-

kauf“ wird angezeigt.
Im Dokumentenfenster können Sie die Barverkaufspositionen erfassen und

bearbeiten sowie den Barverkaufsbeleg drucken. Hier sehen Sie die den Bar-
verkaufsbeleg im DIN A4-Format bereits in der Form, wie er später ausge-
druckt wird. Für Bondrucker wählen Sie bitte eine andere Formularvariante.
Hinweis
Über <Ansicht/Formular wechseln> können Sie auch auf andere Formulare
zugreifen, z.B. auf Ihre normalen Rechnungsformulare. Die Verwendung
dieser Formulare ist aufgrund anderer Papierformate jedoch nicht mit den
meisten Kassendruckern möglich.
Hinweis Bei der Erfassung der Barverkaufspositionen steht Ihnen im Dokumenten-
fenster ein Kontextmenü mit den wichtigsten Funktionen zur Verfügung.
327
Barverkauf/ Kasse
Voraussetzung zum Einfügen von Positionen

Die Erfassung von Positionen ist nur im Editiermodus möglich.
Prüfen Sie, ob Sie sich im Editiermodus befinden. Sie erkennen den Editier-
modus innerhalb des Dokumentenfensters daran, dass die aktuelle Position
(hier: Kopftext) durch einen Balken (hier: hellgrau) gekennzeichnet ist.
Wechseln Sie ggf. zum Editiermodus, indem Sie die „Wechselschaltfläche“
in der Kopfleiste anklicken oder im Menü <Ansicht> die Option „Vor-
schaumodus“ deaktivieren.
Positionen per Scanner einlesen

Wenn Sie einen Barcodescanner angeschlossen und eingerichtet haben,
können Sie die gewünschten Artikelpositionen in den Barverkaufsbeleg ein-
lesen.
Gehen Sie bitte folgendermaßen vor, um eine neue Artikelposition in das
aktive Dokument einzulesen:
• Klicken im Dokumentenfenster die rechte Maustaste an und wählen Sie
anschließend die Option „Material einfügen“ aus.
• Danach öffnet sich auf der ersten Positionszeile das Eingabefeld „Num-
mer“.
Hier können Sie nun die EAN-Nummer der ersten Barverkaufsposition
„einscannen“.
328
Tägliche Arbeiten
• Halten Sie den Scanner über den Barcode-Streifen des betreffenden Bar-
verkaufsartikels und aktivieren Sie den Lesestrahl.
Hinweis
Das automatische Einlesen des Barverkaufscodes funktioniert nur dann,
wenn im Materialstamm des betreffenden Artikels (Register „Sonstiges“)
die benötigten Angaben hinterlegt wurden (Feld „EAN-Nummer“ und
„BV-Preis“).
• Danach wird der betreffende Artikel mit dem dazugehörenden Oberbeg-
riff, BV-Preis und Steuercode in die aktuelle Positionszeile übernommen
und Sie gelangen in das Feld „Nummer“ auf der nächsten Positionszeile.
• Wiederholen Sie nun den Vorgang so lange, bis Sie alle gewünschten
Barverkaufsartikel in das aktuelle Dokument eingelesen haben.
Hinweis
Beachten Sie, dass die Barverkaufssummen (Netto-, Steuer- und Zahlbe-
trag) laufend aktualisiert werden.
Positionen manuell einfügen

Wenn Sie eine Artikelposition ohne Scanner in den Barverkaufsbeleg einfü-
gen möchten, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:
• Klicken in der Werkzeugleiste auf das Symbol „N“ oder wählen Sie <Be-
arbeiten/Neu> aus.
• Über die Taste $ gelangen Sie direkt in das Auswahlfenster der Barver-
kaufsartikel, über H$ in das Auswahlfenster des Artikelstamms.
• Wählen Sie nun den gewünschten Artikel aus, den Sie einfügen möchten.
• Anschließend verschwindet die Suchliste und der ausgewählte Artikel
wird in den Dialog „Artikelposition bearbeiten“ übernommen.
329
Barverkauf/ Kasse
Hier können Sie folgende Daten des ausgewählten Artikels vor der Über-
nahme in das Barverkaufsdokument ändern. Beachten Sie bitte, dass zur
Übernahme jeder Position mindestens ein Oberbegriff vorhanden sein
muss. Außerdem muss bei manuell erfassten Artikeln – d.h. sie sind nicht
im Artikelstamm vorhanden – die Funktion „Bestandsaktualisierung“ de-
aktiviert sein.
Die Statuszeile im Fußteil zeigt die Daten immer pro Stück an.
- Artikelnummer
- Menge
Hier können Sie die Verkaufsmenge der Artikelposition ändern.
- Einheit
Hier können Sie die Einheit der Artikelposition (bezogen auf die Ver-
kaufsmenge) ändern.
- Einzeln
Hier können Sie den Einzelpreis der Artikelposition (bezogen auf die
Verkaufseinheit) ändern.
- Währung
- EAN-Nummer
- Oberbegriff
- Steuerklasse
Hier können Sie die Steuerklasse der Artikelposition ändern.
- Erlöscode
Hier können Sie den Erlöscode der Artikelposition ändern.
330
Tägliche Arbeiten
- Beschreibung (Option: wird automatisch erzeugt)

Die Beschreibung wird bei aktivierter Option aus den Platzhaltern in
den Voreinstellungen der „Kassengrundlagen“ generiert (Zusatzmodu-
le/ Barverkauf/ Kassengrundlagen/Register „Formular“/ Formularfeld
„Positionstext“>). Wenn Sie dort die Platzhalter verändern, gilt das für
alle neu zu erfassenden Positionen. Wenn Sie dieser Position eine in-
dividuelle Beschreibung geben möchten, deaktivieren Sie die Option
und überschreiben den vorhandenen Text.
- Feld „Bestandsaktualisierung“
Hier können Sie festlegen, dass die verkaufte Artikelmenge vom La-
gerbestand abgebucht wird, indem Sie das Feld markieren.
- Suchschaltfläche
Mit Hilfe der Suchschaltfläche können Sie die Suchliste mit allen Arti-
keln aus dem Materialstamm aufrufen.
- Feld „nur Barverkaufsartikel“
Wenn Sie zuvor das Feld „nur BV-Artikel suchen“ markieren, werden
nur die Artikel in der Suchliste ausgewiesen, die im Materialstamm
(Register „Sonstiges“) als BV-Artikel gekennzeichnet wurden.
Auf diese Weise können Sie den Suchvorgang zusätzlich beschleuni-
gen.
Hinweis Beachten Sie, dass alle hier vorgenommenen Änderungen nur für den
aktuellen Barverkaufsbeleg gültig sind und keine Auswirkungen auf den
Materialstamm haben.
Mit „OK“ übernehmen Sie den betreffende Artikel mit den zugewiesenen
Änderungen in die aktuelle Positionszeile. Der Oberbegriff, der BV-Preis und
der Steuercode wird dabei übernommen und Sie gelangen in das Feld
„Nummer“ auf der nächsten Positionszeile. Wiederholen Sie nun den Vor-
gang so lange, bis Sie alle gewünschten Barverkaufsartikel in das aktuelle
Dokument eingefügt haben.
Hinweis Die Barverkaufssummen (Netto-, Steuer- und Zahlbetrag) werden laufend
aktualisiert.
331
Barverkauf/ Kasse
Rabatt einfügen
Um eine Rabattposition in den Barverkaufsbeleg einzufügen, gehen Sie wie
folgt vor:
• Wählen Sie im Menü <Bearbeiten/ Rabatt einfügen>.
• Editieren Sie gegebenenfalls im Feld „Text“ die Bezeichnung:
- Platzhalter können Sie in Ihren Text einfügen, wenn Sie das Sonder-
zeichen „@“ voranstellen. Eine Liste der vorhandenen Platzhalter fin-
den Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Platzhalterliste“.
- Mit Hilfe der Schaltfläche „Textblock“ können Sie bereits angelegte
Textblöcke (<Stammdaten/Textblöcke>) bearbeiten und übernehmen.
- Mit Hilfe der Schaltfläche „Zeichenformatierung“ können Sie den im
Editierfeld markierten Textteil formatieren, indem Sie die Schriftart,
den Schriftschnitt und –grad, die Darstellung sowie die Farbe festle-
gen.
- Mit Hilfe der Schaltfläche „Absatzformatierung“ können Sie eine Ab-
satzformatierung für denjenigen Textteil festlegen, in dem sich die
Schreibmarke befindet (z. B. Ausrichtung, Zeileneinzüge etc.).
• Wenn Sie das Markierfeld „in diesem Dokument aktiv“ aktivieren, wird
der hier erfasste bzw. angezeigte Text nicht nur im Dokumentfenster an-
gezeigt, sondern auch beim Druck des Dokuments mit gedruckt.
• Legen Sie im Auswahlfeld „Positionen“ den Bereich der bisher erfassten
Positionen fest, für die Sie einen Rabatt gewähren möchten.
• Wenn Sie die neue Rabattposition unter einer eigenen Positionsnummer
innerhalb des Dokuments ausweisen möchten, müssen Sie das Kontroll-
kästchen „eigene Positionsnummer“ markieren und rechts davon die ge-
wünschte Positionsnummer eintragen.
• Legen Sie im Auswahlfeld „Prozent“ den Rabattsatz fest (z. B. „5,000“).
• Rechts davon (im Feld „absolut“) erhalten Sie fortlaufend die wertmäßige
Rabattsumme angezeigt, welche anhand der angegebenen Rabattpositio-
nen und des festgelegten Rabattsatzes ermittelt wird.
Anschließend erscheint die Rabattposition für die festgelegten Positionen
unter der angegebenen Bezeichnung im aktiven Dokumentfenster.
332
Tägliche Arbeiten
Sie können die bereits erfassten Positionen eines Barverkaufsbelegs bearbei-
ten. Vergleichen Sie in diesem Zusammenhang auch die Abschnitte „Doku-
mentenfenster“ und „Dokument bearbeiten“.
Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Möglichkeiten offen:
• Änderungen über den Dialog „Artikelposition bearbeiten“
• Menge direkt im Dokumentenfenster ändern
Änderungen über den Dialog „Artikelposition bearbeiten“

• Markieren Sie die Artikelposition, die Sie bearbeiten möchten.
• Klicken Sie danach doppelt rechts vom Steuercodefeld (letzte Spalte) auf
den Markierbalken. Es erscheint der Dialog „Artikelposition bearbeiten“
(siehe oben). Hier können Sie die Daten der markierten Artikelposition
ändern.
• Klicken Sie abschließend auf „OK“, um die geänderten Daten der Artikel-
position in den Barverkaufsbeleg zu übernehmen.
Hinweis Beachten Sie, dass die Barverkaufssummen (Netto-, Steuer- und Zahlbetrag)
entsprechend Ihren Änderungen aktualisiert werden.
Menge direkt im Dokumentenfenster ändern

Wählen Sie über die Tabulatortaste das Preisfeld der betreffenden Artikelpo-
sition (in der zweiten Spalte) an. Anschließend wandelt sich das Preisfeld in
ein Eingabefeld für die Erfassung bzw. Änderung der Artikelmenge.
333
Barverkauf/ Kasse
Überschreiben Sie nun im Feld „Menge“ die angezeigte Artikelmenge und

bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Hilfe der Return-Taste.
Hinweis Beachten Sie, dass Sie das Mengenfeld nur dann direkt editieren und ändern
können, wenn dies zuvor in den Kassengrundlagen (Register „Optionen“)
festgelegt wurde.
Barverkaufsbeleg drucken
Nachdem Sie den Barverkaufsbeleg erfasst bzw. gemäß Ihren Bedürfnissen
überarbeitet haben und die korrekten Mengen und Preise ausgewiesen wer-
den, können Sie in einem letzten Arbeitsschritt das fertige Kassendokument
drucken.
Klicken Sie in der Werkzeugleiste das Drucksymbol oder wählen Sie <An-
sicht/ Dokument drucken> aus.
Es erscheint der Dialog „Zahlung“.
Generell können Sie alle vorhandenen Zahlungsweisen im Auswahlfeld

„Zahlungsweisen“ mischen. In der Regel werden Barverkaufsbelege ohne
Adressangabe des Kunden erstellt, wenn es sich um Laufkundschaft handelt.
Mit der Option „Adresseingabe“ werden Ihnen Felder zur Adresserfassung
angezeigt.
Hinweis
In den Barverkaufsgrundlagen im Register „Optionen“ können Sie einen
334
Tägliche Arbeiten
Betrag festlegen, ab dem die Kundenadresse immer erfasst werden muss, sei
es aus gesetzlichen oder aus firmeninternen Gründen (z.B. Markteting).
In allen anderen Fällen ist die „Adresseingabe“ freiwillig, z.B. um Neukun-
den aufzunehmen.
Gehen Sie dann bitte folgendermaßen vor:
• Aktivieren Sie das Feld „Adresseingabe“.
• Geben Sie den Namen und die Adresse ein.
• Mit der Pfeil-Schaltfläche zwischen Feld „Name 1“ und „Kundennum-
mer“ übernehmen Sie die eingegebenen Kundendaten bei Bedarf in Ihre
Stammdaten. Die Kundennummer wird generiert entsprechend Ihren
Nummernkreisen.
• Mit der Pfeil-Schaltfläche ganz rechts außen können Sie die Eingabe wie-
der zurücksetzen, solange sie noch nicht in die Stammdaten übernom-
men wurde.
Zahlung buchen
• Wählen Sie die Zahlungsweise im entsprechenden Feld, z.B. Barzahlung.
• Tragen Sie im Feld „Erhalten“ die Höhe des erhaltenen Barbetrags ein,
z.B. 100,- EUR.
• Geben Sie im Feld rechts daneben die Währung des erhaltenen Betrags
ein, indem Sie zwischen den für diese Kasse hinterlegten Währungen
auswählen.
• Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der „Weiter“-Schaltfläche.
• Wählen Sie ggf. eine weitere Zahlungsweise für den Restbetrag.
• Tragen Sie auch hierfür die „Erhaltsumme“ und die Währung“ ein.
• Wiederholen Sie diese Vorgänge bis die „Restsumme“ in der Zahlungs-
übersicht in der Spalte „offen“ null ist.
Anschließend wird der im Feld „Zahlbetrag“ ausgewiesene Gesamtbetrag
mit dem im Feld „Erhalten“ eingetragenen erhaltenen Betrag verrechnet
und die Differenz im Feld „Rückgeld“ ausgewiesen.
Werden die Zahlungsbeträge korrekt ausgewiesen, können Sie abschlie-
ßend den dazugehörenden Barverkaufsbeleg drucken.
• Klicken Sie abschließend auf „OK“.
335
Barverkauf/ Kasse
Hinweis Sollten die Schriftarten oder der Aufbau des Belegdrucks nicht Ihren Vorstel-
lungen entsprechen, müssen Sie die entsprechenden Änderungen an dem
Formular im Formulareditor vornehmen. Vergleichen Sie dazu die Erläute-
rungen in der Programmhilfe (Indexeintrag „Formulareditor“).
Windows beenden
Nur wenn der Barverkauf über Startparameter der Handwerk.exe gestartet
wurde, haben Sie über den Dialog „Neues Barverkaufsdokument“ die Mög-
lichkeit aus dem Programm heraus Windows komplett zu beenden und Ih-
ren Computer ganz herunterzufahren.
Achtung Verwenden Sie diese Funktion nur dann, wenn Sie mit dem Kassiererdisplay
arbeiten und somit keine parallelen Anwendungen geöffnet haben.
Auswertungen
Sie können sich zu den erfassten Vorgängen in diesem Moduls Auswertun-
gen erstellen und drucken lassen, so z.B.„Barverkaufsartikel mit Strichcode“.
Zum Druck einer Auswertung rufen Sie den Dialog <Zusatzmodule/Barver-
kauf/ Auswertungen> auf. Details zu den Auswertungen finden Sie in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Auswertungen Barverkauf“.
336
Bestellwesen
Mit dem Zusatzmodul „Bestellwesen“ erledigen Sie einfach und bequem alle
Aufgaben, die im Bestellwesen anfallen. Sie können beispielsweise Preisan-
fragen an Lieferanten schicken, aus Bestellvorschlägen Bestellungen generie-
ren, Wareneingänge und –ausgänge (einschließlich Rücklieferungen) bu-
chen und Auswertungen erstellen.

• Leistungsumfang
• Bestelldokumente erstellen
• Bestelldokumente bearbeiten
• Bestellvorschläge
• Preisanfragen
• Bestellungen
• Wareneingänge
Bestellwesen
Leistungsumfang
Das „Bestellwesen“ hilft Ihnen Ihren Einkauf effizient zu bewältigen.
• Bestellvorschläge können auf Grundlage des Meldebestandes, der Netto-
bedarfsliste, aus Angeboten/ Aufträgen, auf Basis bereits vorhandener Be-
stelldokumente (auch aus dem Archiv) oder manuell erzeugt werden.
• Artikelpositionen für einen Bestellvorschlag können von Hand erfasst,
(anhand des Meldebestandes oder der Nettobedarfsliste) ermittelt oder
aus bereits bestehenden Dokumenten (Angeboten, Aufträgen) übernom-
men werden.
• Für Artikel gleicher Artikelnummer können mehrere Artikelpositionen
erfasst werden, weil im Bestellwesen (im Gegensatz zum Hauptmodul)
Artikel zusätzlich nach Bestellnummern differenziert werden. Dadurch
können Sie z.B. von Artikelvarianten trotz gleicher Artikelnummer sepa-
rate Mengen bestellen.
• Erstellung und Überwachung von Artikelbestellungen, sowie Übernahme
von Wareneingängen.
• Preisanfragen und Bestellungen können auch manuell angelegt und so-
fort gedruckt werden. Nach dem Druck einer Bestellung kann diese so-
lange mit einer Rückstandsmeldung aufbewahrt werden, bis die geforder-
te Liefermenge als Wareneingang erfasst wird.
• Bei Verbuchung eines Wareneingangs, werden die Lagerbestände der
betroffenen Artikel neu berechnet und die dazugehörenden Angaben der
gelieferten Artikel aktualisiert.
• Bestellungen und Rücklieferungen, deren Wareneingang bzw. –ausgang
bereits erfolgt ist, werden in eine Archivdatenbank verschoben. Die abge-
schlossenen Vorgänge der Archivdatenbank können ohne zeitliche Ver-
zögerung zur Ansicht, zum Druck oder als Vorlage wieder aufgerufen
werden.
• Auswertungen verschaffen Ihnen in Berichtsform einen Überblick über
Bestellungen, Wareneingänge und andere Vorgänge innerhalb des Be-
stellwesens.
338
Ablauf der Arbeit im Bestellwesen
Funktion „Bestellvorgänge erzeugen“ im Hauptmodul

Die Funktion „Bestellvorgänge erzeugen“ steht Ihnen auch im Hauptmodul
zur Verfügung, um Ihnen ein komfortables Arbeiten zu ermöglichen. Aus
geöffneten Angeboten und Aufträgen heraus können Sie für die enthaltenen
Artikel direkt ein Bestelldokument erzeugen. Dazu benutzen Sie die Schalt-
fläche „Bestellvorgänge erzeugen“ im Dokumentenfenster und entscheiden
dann, welchen Typ von Bestelldokument Sie erzeugen möchten:
• Bestellvorschlag
• Preisanfrage
• Bestellung
Ablauf der Arbeit im Bestellwesen

Die Arbeiten im Bestellwesen lassen sich drei Arbeitsbereichen zuordnen, die
im Folgenden erläutert werden.
Stammdaten erfassen
Für das Bestellwesen sind zwei Arten von Stammdaten wesentlich, die vor
der Arbeit mit dem Bestellwesen erfasst werden sollten:
• Artikel (Material)
Artikel werden im Materialstamm (Programmhilfe Indexeintrag „Materi-
alstamm“) angelegt (Hauptmodul) bzw. über die Datanorm-
Importschnittstelle (Indexeintrag „Importschnittstelle Datanorm“) einge-
lesen.
• Lieferanten
Lieferanten werden im Lieferantenstamm (Programmhilfe Indexeintrag
„Lieferantenstamm“) angelegt (Hauptmodul).
Bestelldokumente erstellen
Im Bestellwesen (<Zusatzmodule/Bestellwesen>) gibt es eine Reihe von ver-
schiedenen Bestelldokumenttypen, die Ihnen zur Durchführung von Be-
stellvorgängen zur Verfügung stehen.
339
Bestellwesen
Zur Erstellung eines Bestelldokumentes sind meistens folgende Arbeitsschrit-

te notwendig:
• Bestelldokumenttyp auswählen (Indexeintrag „Dialog Neues Dokument“)
Wählen Sie für das neue Bestelldokument den zu Ihrem Bestellvorgang
passenden Dokumenttyp.
• Bestellgrundlage wählen (Indexeintrag „Bestellgrundlage wählen“)
Legen Sie die Bestellgrundlage fest, z.B. ob Sie die Positionen für das neue
Dokument aus anderen Dokumenten übernehmen möchten
• Bestellpositionen überprüfen/Bestellpositionen einfügen (Indexeintrag
„Bestellpositionen einfügen“)
Überprüfen Sie automatisch eingefügten Bestellpositionen und/oder fü-
gen Sie in das Dokument Bestellpositionen manuell hinzu.
• Bestelldokument drucken
Drucken Sie Ihre Bestelldokumente, denn für die Weiterverarbeitung ei-
niger Dokumenttypen bzw. der Aktualisierung der Lagerbestände ist das
Druckkennzeichen notwendig.
Auswertungen durchführen
Für Auswertungen stehen Ihnen zwei Möglichkeiten offen:
• <Zusatzmodule/ Bestellwesen/ Bestellnachweis>
Die Funktion „Bestellnachweis“ listet die Dokumente des Bestellwesens
mit den wichtigsten Daten in einem Suchdialog auf. Hier können Sie sich
über Details von Bestelldokumenten informieren oder die Dokumente
per Doppelklick aufrufen.
• <Zusatzmodule/ Bestellwesen/ Auswertungen>
Über diese Funktion können Sie Auswertungen in der Form von Reporten
generieren.
Im Bestellwesen gibt es eine Reihe von verschiedenen Bestelldokumenten,
die Ihnen zur Ausführung Ihrer Bestellvorgänge zur Verfügung stehen.
340
Über den Dialog „Neues Dokument“ (Indexeintrag „Dialog Neues Doku-

ment“) können Sie aus folgenden Dokumenttypen auswählen:
• Bestellvorschlag (vgl. S. 349/ Programmhilfe Indexeintrag „Bestellvor-
schläge Übersicht“)
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „weiter“, nehmen Sie im Folgedialog die
Auswahl der Bestellgrundlage vor.
• Preisanfrage pro Lieferant (vgl. S. 352/Programmhilfe Indexeintrag „Preis-
anfragen stellen“)
Sie können eine Preisanfrage an einen Lieferanten entweder neu erstellen
lassen oder von einem Bestellvorschlag ableiten (Indexeintrag „Lieferan-
tenauswahl aus Bestellvorschlag“).
• Bestellung pro Lieferant
Sie können eine Bestellung an einen Lieferanten entweder neu anlegen
(siehe Seite 353) oder von einem Bestellvorschlag (Indexeintrag „Liefe-
rantenauswahl aus Bestellvorschlag“) bzw. einer Preisanfrage ableiten.
• Wareneingang (Indexeintrag „Wareneingang für Bestellung“)
Sie können Wareneingänge zu bereits gedruckten Bestellungen buchen
(siehe Wareneingang für Bestellung). Ist diese Option aktiviert, werden
alle gedruckten Bestellungen im Fenster auf der rechten Seite angezeigt.
Wählen Sie die Bestellung aus, zu der Sie den Wareneingang erhalten ha-
ben und klicken Sie danach auf die Taste weiter.
• Manueller Wareneingang (Indexeintrag „Manueller Wareneingang“)
Hiermit können Sie Wareneingänge manuell erfassen, ohne dass eine Be-
stellvorlage vorliegt.
• Rücklieferung (Indexeintrag „Rücklieferung“)
Sie können ein Dokument Rücklieferung erzeugen. Sie können die Rück-
lieferung entweder neu anlegen oder von einer bestehenden Bestellung
ableiten.
• Rücklieferung aus Archivbestellung (Indexeintrag „Rücklieferung aus
Archiv-Dokument“)
Hiermit können Sie nur eine Rücklieferung erzeugen, die sich auf eine
bereits archivierte Bestellung bezieht.
• Warenausgang (Indexeintrag „Warenausgang“)
Ein Warenausgang kann sich nur auf eine Rücklieferung beziehen. Wäh-
len Sie also die entsprechende Rücklieferung aus und generieren Sie dar-
aus den Warenausgang.
341
Bestellwesen
Informationen zur Erstellung dieser Bestelldokumente finden Sie in der Pro-

grammhilfe über die oben angegebenen Indexeinträge. Wie Sie einen Be-
stellvorgang durchführen wird anhand einer Bestellung erläutert (siehe
Seite 353).
Arbeitsschritte zur Anlage eines Dokumentes

Zur Anlage eines neuen Dokumentes sind mehrere Arbeitsschritte notwen-
dig. Je nach gewähltem Dokumenttyp sind unterschiedlich viele und teil-
weise verschiedene Arbeitsschritte erforderlich. Für jeden Arbeitsschritt wird
ein Dialog geöffnet, in denen Sie Angaben hinterlegen bzw. überprüfen
müssen.
Im Folgenden sind als Beispiel die notwendigen Arbeitsschritte zur Erstel-
lung einer Bestellung angegeben:
• Wählen Sie im Dialog „Neues Dokument“ den Dokumenttyp „Bestellung
pro Lieferant“ (Indexeintrag „Bestelldokumenttyp auswählen“) für das zu
erstellende Dokument und bestätigen Sie Ihre Wahl mit „Weiter“.
• Wählen Sie in dem sich öffnenden Suchdialog den Lieferanten aus, an
den Sie die Bestellung richten wollen.
• Wählen Sie im Folgedialog die Bestellgrundlage aus (Indexeintrag „Be-
stellgrundlage wählen“), z.B „aus Aufträgen“.
• Wählen Sie in einem weiteren Folgedialog ein oder mehrere Dokumente
aus, deren Positionen bestellt werden sollen (Indexeintrag „Bestellung für
Projektdokumente“).
• Überprüfen Sie in einem letzten Dialog Ihre Angaben und starten die
Erzeugung der Bestellung mit „OK“ (Indexeintrag „Neue Bestellung er-
zeugen“. Daraufhin wird das Dokument generiert und im Dokumenten-
fenster zur Bearbeitung angezeigt.
Über die angegebenen Indexeinträge finden Sie in der Programmhilfe In-

formationen zu den Arbeitsschritten. Weitere Informationen über die Anla-
ge anderer Bestelldokumente finden Sie in der Programmhilfe über den In-
dexeintrag „Übersicht“.
342
Dokumententyp auswählen
Über <Zusatzmodule/Bestellwesen/Bestellungen> rufen Sie das Übersichts-
fenster „Bestellbelege“ (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Übersichtsfenster
Bestellbelege“) mit den aktuellen Bestelldokumenten auf und den Dialog
„Neues Dokument“ (rechts).
Alle Bestelldokumente werden über den Dialog „Neues Dokument“ erstellt,
den Sie über <Zusatzmodule/Bestellwesen/Bestellungen> aufrufen. In diesem
Dialog wählen Sie einen Dokumenttyp für das zu erstellende Dokument.
Nach der Bestätigung mit „weiter“ werden weitere Dialoge aufgerufen (ab-
hängig vom Dokumententyp), in denen Sie Angaben hinterlegen müssen,
bevor das Dokument erstellt werden kann.
In der Programmhilfe finden Sie zu den nachfolgenden Themen über die

angegebenen Indexeinträge weitergehende Informationen:
• Bereiche und Bedienungselemente im Dialog „Neues Dokument“ (Index-
eintrag „Dialog Neues Dokument“)
• Vorgehensweise bei der Erstellung von Bestelldokumenten (Übersicht)
(Indexeintrag „Vorgehensweise Bestelldokumente anlegen")
• Dokumenttyp wählen und Dokument anlegen (Indexeintrag „Bestelldo-
kument anlegen“)
• Dokument „übernehmen von...“ (Indexeintrag „Bestelldokumente über-
nehmen“)
• Dokument löschen (Indexeintrag „Bestelldokummente löschen“)
343
Bestellwesen
Bestellgrundlage wählen
Wenn Sie ein neues Bestelldokument (vgl. Neues Bestelldokument) mit dem
Dokumenttyp „Bestellvorschlag“, „Preisanfrage pro Lieferant“ oder „Bestel-
lung pro Lieferant“ ohne Ableitung von einem bestehenden Bestellvorgang
anlegen, wählen Sie nach dem Lieferanten die Bestellgrundlage aus.
Wählen Sie zwischen den folgenden Bestellgrundlagen:

• Manuelles Dokument
Wählen Sie diese Option, wenn Sie ein Bestelldokument ohne Bestell-
grundlage manuell anlegen wollen. Das Programm erzeugt dann ein lee-
res Bestelldokument, in das Sie manuell Bestellpositionen einfügen.
Hinweis
Ein manuelles Dokument können Sie nur dann anlegen, wenn Sie im ers-
ten Dialog im Bereich „Übernehmen von...“ die Option „nicht überneh-
men“ gewählt haben.
• Laut Meldebestand
Bestellpositionen und -mengen für den neuen Bestellvorgang werden
anhand der Differenzen zwischen den Lager- und den angegebenen Ma-
ximalmengen aus dem Artikelstamm erzeugt, wenn der jeweilige Melde-
bestand unterschritten wird.
• Laut Nettobedarfsliste
Bei der Ermittlung der Bestellpositionen für den neuen Bestellvorgang
werden nicht nur die Differenzen zwischen den Maximalmengen und
Lagermengen berücksichtigt, sondern zusätzlich auch noch alle vorgese-
344
henen Artikelabgänge aus bereits bestehenden Aufträgen hinzugefügt

und bereits bestellte Mengen abgezogen.
Sie können Bestellpositionen aktueller Aufträge in einem Nachfolgedia-
log auf einen bestimmten Zeitraum bzw. auf bestimmte Dokumente be-
schränken und in das neue Bestelldokument übernehmen.
• Aus „Aufträgen“/„Angeboten“/„Arbeitsaufträgen“
Bestellpositionen für den neuen Bestellvorgang werden anhand der Arti-
kel für Aufträge erzeugt. Dieser Dokumenttyp berücksichtigt bereits vo-
rangegangene Bestellungen.
Bestellpositionen für den neuen Bestellvorgang werden anhand der Arti-
kel aus dür bereits bestehende Dokumente erzeugt.
• Aus Angeboten
Bestellpositionen für den neuen Bestellvorgang werden anhand der vor-
aussichtlichen Artikelabgänge aus bereits bestehenden Angeboten er-
zeugt.
• Aus Auftrags-Restmengen
Bei dieser Bestellgrundlage werden aus den gewählten Aufträgen nur die
Restmengen in Bestellpositionen übernommen, für die bisher weder eine
Bestellung noch ein Wareneingang erzeugt wurde.
• Aus Bestelldokument übernehmen
Bestellpositionen für den neuen Bestellvorgang werden aus bereits beste-
henden Bestelldokumenten übernommen.
• Aus Archivdokument übernehmen
Bestellpositionen für den neuen Bestellvorgang werden aus archivierten
Bestelldokumenten übernommen.
Mit der Auswahl einer Bestellgrundlage werden die weiteren Arbeitsschritte
zur Anlage des Bestelldokumentes festgelegt (vgl. S. 342). Informationen
über das weitere Vorgehen nach der Auswahl der Bestellgrundlage finden Sie
in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Bestellgrundlage wählen“).
345
Bestellwesen
Bestelldokumente bearbeiten
Bestelldokumente werden positionsweise erfasst und bearbeitet. Dazu stehen
Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
• „Bestellpositionen manuell einfügen“
Über <Bearbeiten/„Material einfügen“ bzw. „Freien Text einfügen“>, die
Schaltfläche „N“ oder das Kontextmenü fügen Sie Positionen manuell in
Dokumente.
• „Bestellpositionen per Scanner einfügen“
Über das Kontextmenü in einigen Bestelldokumenten können Sie die
Scannerschnittstelle aufrufen, über Sie die eine vom Scanner erstellte Da-
tei mit Materialpositionen einlesen können.
• „Bestellposition bearbeiten“
Durch einen Doppelklick neben eine Position rufen Sie den „Bestellposi-
tionsdialog“ auf, in dem Sie die Position bearbeiten können (vgl. Seite
348).
Die Felder „Bestellnummer“ und „Menge“ können auch direkt im Do-
kument zur Bearbeitung angeklickt werden, ohne dass der „Positions-
dialog“ geöffnet wird.
Hinweis
Mengen, die aus Projektdokumenten (Angebot, Auftrag, Arbeitsauftrag)
übernommen wurden, können die nicht direkt in der Positionszeile ver-
ringert werden. Die Verringerung solcher Artikelmengen ist nur im Posi-
tionsdialog über das Register „Einzeln“ möglich.
• „Bestellposition löschen“
Über <Bearbeiten/Löschen> oder das Kontextmenü können Sie eine mar-
kierte Bestellposition löschen.
Bestellpositionen manuell einfügen

Bei den folgenden Bestelldokumenttypen können Sie neben Material auch
freien Text manuell einfügen:
• Preisanfrage
• Bestellung
• Rücklieferung
• Rücklieferung aus Archiv
346
Bestelldokumente bearbeiten
Über <Bearbeiten/Neu> oder das Symbol „N“ starten Sie die manuelle Erfas-
sung über den Dialog „neue Position“, in dem Sie zunächst zwischen der
Positionsart „Freier Text“ und „Material“ wählen:
Freier Text
Mit der Auswahl „freier Text“ rufen Sie den Positionsdialog
„Freien Text bearbeiten“ auf, in dem Sie einen Text hinterlegen
und formatieren (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Freien Text
bearbeiten“).
Material
Mit der Auswahl „Material“ gelangen Sie in den Artikelsuchdia-
log, in dem Sie einen oder mehrere Artikel markieren (mit ge-
drückter „S“-Taste) und übernehmen.
Wenn Sie den Suchdialog ohne Auswahl schließen, erzeugen Sie
eine manuelle Bestellposition (nicht im Wareneingang bzw. -
ausgang), in die Sie die gewünschten Daten eintragen können.
Bei der Übernahme der Bestellposition in das Dokument kön-
nen Sie diese Daten nach einer Abfrage auch als Datensatz in
den Materialstamm übernehmen.
Bestellpositionen per Scanner einfügen

Im HWP Professional steht Ihnen die Möglichkeit offen, die Artikelerfassung
mit einem Handscanner für Barcodes vorzunehmen. Die Daten können an-
schließend als Datei vom HWP importiert werden.
Die Importfunktion steht Ihnen im Bestellwesen als Dokumentenschnitt-
stelle (<Kontexmenü/Schnittstellen>) in folgenden Dokument zur Verfü-
gung:
• Preisanfragen
• Bestellvorschläge
• Bestellungen
• Rücklieferungen
Das Datensatzschema für die Importdateien und die Vorgehensweise finden
Sie in der Programmhilfe des Bestellwesens über den Indexeintrag „Scanner-
schnittstelle für Materialpositionen in Bestelldokumenten nutzen“.
347
Bestellwesen
Bestellpositionen bearbeiten
Der „Bestellpositionsdialog“ dient zur Bearbeitung von Positionen in Be-
stelldokumenten. Er wird beim Einfügen einer Position in ein Bestelldoku-
ment automatisch geöffnet und kann durch einen Doppelklick auf eine zu
bearbeitende Position manuell geöffnet werden.
Wenn Sie mehrere Positionen auf einmal einfügen (Mehrfachauswahl mit
gedrückter „Strg.“-Taste), müssen Sie erst alle Positionen einfügen und da-
nach die gewünschte Position im Dokument markieren und den „Bestellpo-
sitionsdialog“ aufrufen.
In der Fußleiste stehen Ihnen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
Über das Lager-Symbol rufen Sie die Lagerverwaltung auf, wo

Sie den Lagerbestand und Lagerort der betreffenden Bestellposi-
tion einsehen und Lagerzugänge und -abgänge buchen können.
Über das Material-Symbol können Sie den der Position zugrun-

de-liegenden Datensatz im Materialstamm direkt zur Änderung
öffnen.
Details zu den Registern im „Bestellpositionsdialog“ finden Sie in der Pro-

grammhilfe über den Indexeintrag „Bestellpositionsdialog“.
348
Bestelldokumente löschen
Bestelldokumente löschen
Zur Löschung eines Bestelldokuments gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Markieren Sie im Vorgangsfenster „Bestellbelege“ das Bestelldokument,
das gelöscht werden soll.
• Wenn Sie alle Bestelldokumente eines Ordners löschen möchten, markie-
ren Sie anstelle des Bestelldokument den betreffenden Ordner.
• Drücken Sie die rechte Maustaste, wählen Sie hier die Funktion „Bestell-
dokument löschen“.
• Vor dem Löschvorgang erscheint eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestäti-
gen müssen.
Beim Löschen von gedruckten Bestellungen oder Rücklieferungen wird au-
ßerdem gefragt, ob die Lagerbuchungen rückgängig gemacht werden sollen.
Bei Bestellungen sollte die Lagerbuchung zurückgenommen werden, bei
Rücklieferungen nicht (Lagerbestände werden sonst erhöht).
Bestellvorschläge (Übersicht)
Bestellvorschläge können auf der Grundlage verschiedener Bestellgrundla-
gen erstellt werden. Über die angegebenen Indexeinträge finden Sie in der
Programmhilfe weitere Informationen zum jeweiligen Vorgehen:
• Bestellvorschlag laut Meldebestand erstellen (Indexeintrag „Bestellvor-
schlag laut Meldebestand“)
Die Meldemenge entspricht dem Sollbestand des betreffenden Artikels,
d.h. diese Artikelmenge sollte insgesamt auf Lager vorrätig sein. Sollte
nun der Bestand eines Artikels unter dem Meldebestand liegen, können
Sie die Differenz zwischen Lagerbestand und der angegebenen Menge als
Bestellvorschlag oder Bestellung erzeugen lassen.
• Bestellvorschlag laut Nettobedarfsliste erstellen (Indexeintrag „Bestellvor-
schlag laut Nettobedarfsliste“)
Wenn der Lagerbestand kleiner ist als die Meldemenge, kann über die Be-
rechnung des Nettobedarfs ein Bestellvorschlag erzeugt werden.
349
Bestellwesen
Die Bestellvorschlagsmenge laut Nettobedarfsliste wird folgendermaßen

ermittelt:
Maximalmenge
- Lagermenge
- bestellte Menge
+ Menge aus bereits gedruckten Aufträgen (Auswahl s.u.)
+ reservierte Mengen (Option in einem Nachfolgedialog)
= Bestellvorschlagsmenge
Achtung
Falls in gedruckten Aufträgen „reservierte Menge“ enthalten sind, dürfen
Sie in den Folgedialogen auf keinen Fall die Option „Reservierte Mengen
berücksichtigen“ markieren, weil diese Mengen sonst doppelt berücksich-
tigt werden.
• Bestellvorschlag aus Projektdokumenten (Aufträgen/Angeboten/Ar-
beitsaufträgen) erstellen (Indexeintrag „Bestellvorschlag aus Dokumen-
ten“)
Bestellvorschläge können Sie aus Aufträgen, Angeboten oder Arbeitsauf-
trägen erstellen. Die Vorgehensweise ist weitgehend identisch.
• Bestellvorschlag aus Bestelldokument/Archiv-Dokument übernehmen
(Indexeintrag „Bestellvorschlag aus Bestelldokument“)
Die Übernahme von Artikeln aus Bestelldokumenten bzw. aus archivier-
ten Bestelldokumenten verläuft ähnlich.
Zur manuellen Erstellung vergleichen Sie bitte den entsprechenden Absatz

im Abschnitt „Bestellgrundlage“ (S. 344).
350
Bestellvorschläge (Übersicht)
Preisvergleich in Bestellvorschlägen nutzen

In diesem Dialog bekommen Sie für eine markierte Position (und alle fol-
genden) in einem Bestellvorschlag alle Lieferanten des Artikels angezeigt, die
dem Artikel im Artikelstamm zugewiesen wurden. Wenn Sie im Bestellvor-
schlag keine Position markiert haben, werden Ihnen die Artikel aller Postio-
nen nacheinander angezeigt.

• Wenn Sie eine manuelle Preisauswahl wünschen, markieren Sie im Be-
stellvorschlag die Position, ab der Sie einen Preisvergleich durchführen
möchten. Positionen davor bleiben bei der manuelle Preisauswahl unbe-
rücksichtigt.
• Benutzen Sie die Schaltfläche „Preisvergleich“ in der Kopfzeile.
• In einem Abfragedialog können Sie wählen zwischen dem automatischen
Einsetzen der günstigsten Preise aller Positionen oder der manuellen
Preisauswahl für jede einzelne Position.
Achtung
Im ersten Fall werden die Preise aller Positionen nach einer Sicherheitsab-
frage automatisch angepasst.
Wenn Sie eine manuelle Preisauswahl gewählt haben, wird Ihnen für die
markierte Position der Dialog „Preisvergleich“ angezeigt, der die wichtigsten
Informationen zu dieser Position enthält.
Der günstigste Lieferant steht jeweils oben und ist bereits markiert. Bestäti-
gen Sie den Lieferanten oder wählen einen anderen. Das Programm zeigt
Ihnen danach die Preisdetails der nächsten Position an.
351
Bestellwesen
Übernehmen
Hiermit übernehmen Sie den markierten Lieferanten.
Nicht übernehmen
Soll eine Position trotz eines möglichen günstigeren Preises un-
verändert bleiben, wählen Sie diese Schaltfläche. Das Programm
springt dann zur nächsten Position, ohne Änderungen zu voll-
ziehen.
Abbrechen
Zum Abbruch des Preisvergleiches benutzen Sie diese Schaltflä-
che.
Achtung
Bereits geänderte Positionen bleiben geändert, die Preisände-
rungen werden durch „Abbrechen“ nicht zurückgenommen.
Preisanfragen (Übersicht)
Das Programm bietet zwei Möglichkeiten Preisanfragen bei Ihren Lieferan-
ten zu erstellen:
• Preisanfrage stellen (pro Lieferant)
• Preisanfrage anhand eines Bestellvorschlages erstellen
Die Vorgehensweise bei der Erstellung einer Preisanfrage zu einem oder
mehreren Artikeln eines Lieferanten entspricht weitestgehend der Vorge-
hensweise bei der Erstellung eines Bestellvorschlags. Details zur Erstellung
der Preisanfragen finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag
„Preisanfragen stellen“.
Hinweis Über die UGL-Schnittstelle (Zusatzlizenz erforderlich) können Sie Preisan-
fragen aus dem Dokumentenfenster heraus online versenden (Schaltfläche
), sofern Ihr Lieferant das Online-Verfahren von Cordes & Graefe unter-
stützt.
352
Bestellungen
Bestellungen
Bestellungen können Sie von den verschiedensten Dokumenten ableiten
oder manuell neu erstellen. Die Erstellung einer neuen Bestellung führen Sie
nacheinander in mehreren Schritten aus, wobei das Programm für jeden
Arbeitsschritt einen Bearbeitungsdialog öffnet (siehe „Arbeitsschritte zur
Anlage eines Dokumentes“ S. 342).
Im Dialog „Neues Dokument“ entscheiden Sie zunächst darüber, ob die
Grundlage für die Bestellung ein bestehendes Bestelldokument sein soll oder
ob Sie eine andere Grundlage wählen möchten.
Markieren Sie dazu im Fenster „Übernehmen von...“ entweder:

• das Bestelldokument
Mit „Weiter“ rufen Sie einen Übersichtsdialog auf, in dem Sie die Daten
kontrollieren können, bevor die Positionen des Bestelldokuments in die
Bestellung übernommen werden. Wenn das Vorlagedokument eine Be-
stellvorlage ist, erhalten Sie einen Übersichtsdialog, in dem Sie u.a. die
Lieferanten auswählen können.
oder
• die Option „nicht übernehmen“
Über diese Option können Sie alle anderen Bestellgrundlagen auswählen
oder das Dokument manuell erstellen. Zunächst wird mit dieser Option
der Lieferanten-Auswahldialog geöffnet. Nach der Lieferantenauswahl
öffnet sich der Dialog „Bestellgrundlage wählen“, wo Sie die Grundlage
der Bestellung festlegen.
Die Vorgehensweise zur Erzeugung einer Bestellung entspricht weitestge-
hend der Vorgehensweise zur Erstellung eines Bestellvorschlags (vgl. ab Seite
349). Weitere Informationen über die Erstellung einer Bestellung finden Sie
in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Bestellungen erstellen“.
Bestellungen drucken
Durch den Druck einer Bestellung werden die Artikel im Lager als bestellt
gebucht und in der Lagerverwaltung in der Spalte „Bestellt“ angezeigt.
Hinweis Konnte die Lagerbuchung nicht korrekt erfolgen, setzt das Programm die
Lagerbuchung zurück und das Dokument gilt als nicht gedruckt. Ebenfalls
werden bei Änderungen nach dem Drucken des Bestelldokuments die erfolg-
ten Lagerbuchungen zurückgenommen und das Dokument muss neu ge-
druckt werden.
353
Bestellwesen
Online-Bestellung (UGL-Zusatzlizenz notwendig)

Über die -Schaltfläche können Sie Ihre Bestellung auch online zu Ihrem
Lieferanten schicken, sofern Ihr Lieferant das Online-Verfahren von Cordes
& Graefe unterstützt.
Wareneingänge
Im Bestellwesen des HWP können Sie Wareneingänge auf der Grundlage
einer Bestellung generieren oder manuell (ohne Bezugsdokument) erzeugen.
Bei beiden Möglichkeiten können Sie die Eingangsdaten der Artikel manuell
eintragen oder bei der Verwendung eines Handscanners im Wareneingang
als Datei importieren (vgl. Indexeintrag in der Programmhilfe „Warenein-
gangsmengen von Handscannern importieren“).
Wareneingang über Bestellung erfassen

Alle Bestelldokumente werden über den Dialog „Neues Dokument“ erstellt.
Zur Erstellung eines Wareneingangs gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Wählen Sie im Bereich „Auswahl“ den Dokumenttyp „Wareneingang“
für das zu erstellende Dokument.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche , damit Ihnen im Bereich „Überneh-
men von...“ alle gedruckten Bestellungen angezeigt werden.
• Markieren Sie danach in diesem Bereich eine Bestellung und klicken da-
nach auf die Schaltfläche „weiter“. Die Artikelpositionen der ausgewähl-
ten Bestellung mit den dazugehörenden Bestellmengen und Einkaufs-
preisen werden angezeigt.
• Bestätigen Sie danach Ihre Auswahl mit „OK“, um das Dokument zu er-
zeugen.
Wareneingangsmengen erfassen
Im Dialog „Wareneingang für Bestellung“ erfassen Sie die Wareneingangs-
mengen für bestellte Positionen und buchen die Mengen. Dazu werden die
einzelnen Positionen mit den Bestellmengen und Einkaufspreisen aus der
betreffenden Bestellung aufgelistet.
354
Wareneingänge
Sie fügen für jede Position die Menge ein, die Sie mit der Lieferung tatsäch-
lich erhalten haben. Handelt es sich nur um eine Teillieferung, wird die aus-
stehende Restmenge (Differenz zwischen Bestellmenge und Liefermenge) in
der Spalte „E.Offen“ ausgewiesen. Mindermengen von Teillieferungen müs-
sen ggf. auf mehrere Aufträge verteilt werden. Dazu haben Sie zwei Mög-
lichkeiten:
• Überlassen Sie es dem Programm die eingetroffene Teillieferung zu vertei-
len, so geht das Programm nach den Auftragsnummern vor, d.h. es be-
dient zuerst die Aufträge mit niedrigeren Nummern, weil diese Aufträge
zuerst erstellt wurden.
• Sie verteilen selbst die Buchungsmengen auf die Aufträge und können
dadurch andere Prioritäten setzen.
Details zur Verteilung von Mengen aus Teillieferungen finden Sie in der
Programmhilfe unter dem Indexeintrag „Verteilen von Mindermengen“.
Ist auch das Zusatzmodul „Nachkalkulation“ installiert, kann beim Bearbei-
ten des Wareneinganges die Option „in Naka übernehmen“ aktiviert wer-
den, wodurch bei der Buchung von Materialpositionen im Wareneingang
diese Positionen sofort in die Nachkalkulation übernommen werden.
Hinweis Zusätzliche Kosten wie z.B. Fracht, Versicherungszuschläge etc. können
nicht in die Naka übernommen werden.
Informationen über die Felder und Funktionen in diesem Dialog finden Sie
in der Programmhilfe unter dem Indexeintrag „Wareneingangsmengen er-
fassen“.
355
Bestellwesen
Wareneingänge buchen
In diesem Dialog „Wareneingang buchen“ können Sie die im Dialog „Wa-
reneingang für Bestellung“ erfassten tatsächlich gelieferten Mengen als Wa-
reneingänge buchen. Über die Schaltfläche „Buchen“ im Wareneingangsdia-
log rufen Sie diesen Buchungsdialog auf.
Hinweis
Der Dialog „Warenausgang buchen“ ist analog zu diesem Dialog aufgebaut,
wird aber aus dem Dialog „Warenausgang für Rücklieferung“ aufgerufen.
Überprüfen Sie die in diesem Dialog enthaltenen Werte und korrigieren

bzw. ergänzen Sie die Angaben in diesem Dialog:
Rabatt
Zusätzliche Kosten
Skontoprozente
Skontodatum
Hier können Sie Rabatte, zusätzliche Kosten (z.B. Transport,
Versicherungen) und Skontoangaben hinterlegen.
Rechnungsnummer
Geben Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten an.
356
Wareneingänge
Budget
Wählen Sie für diese Buchung einen Budgetposten aus, dessen
Budget mit dieser Wareneingangsbuchung belastet werden soll
(nur mit Zusatzmodul „Unternehmensplanung“).
Hinweis
Bei einem Warenausgang (Verkauf oder aufgrund einer Rücklie-
ferung) wird das Budget entsprechend entlastet.
Buchen
Über „Buchen“ bestätigen Sie Ihre Angaben und starten den Bu-
chungsvorgang. Es werden die einzelnen Bestellpositionen ge-
bucht und der Lagerbestand der gebuchten Artikelpositionen
um die Eingangsmenge erhöht.
Hinweise Bei Positionen die aus Aufträgen stammen, wird bei installierter und akti-
vierter (vgl. S. 355) „Nachkalkulation“ automatisch auch ein Naka-Beleg mit
diesen Positionen erzeugt. Ist die „OP-Verwaltung“ installiert, wird automa-
tisch ein entsprechender OP erzeugt. Ist der Wareneingang komplett ge-
bucht, wird die Bestellung archiviert.
Wareneingang manuell erfassen

Zur Erfassung eines manuellen Wareneingangs (ohne Bezugsdokument)
gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Wählen Sie im Bestellwesen die Funktion <Bearbeiten/neuer Vorgang>.
• Im Dialog „Neues Dokument“ wählen Sie im Bereich „Auswahl“ die Op-
tion „Manueller Wareneingang“.
• Klicken Sie danach auf „weiter“.
• Wählen Sie per Doppelklick einen Lieferanten aus.
• Wählen Sie per Doppelklick ein Lager aus.
• Bestätigen Sie Ihre Einstellungen erst mit „weiter“, dann mit „OK“.
Der Dialog zur Erfassung eines manuellen Wareneingangs wird geöffnet.
357
Bestellwesen
• Klicken Sie in das Feld „Nummer“ und anschließend auf die Schaltfläche
in diesem Feld.
• Wählen Sie aus Ihrem Artikelstamm per Doppelklick den Artikel.
• Überschreiben Sie ggf. die Werte in den Spalten „Menge“ und „Betrag“
oder nutzen Sie die „I“-Schaltfläche (unten links) zur Bearbeitung der
Einzelposition.
• Weitere Artikel erfassen Sie über die „+“-Schaltfläche.
• Über die „-“-Schaltfläche können Sie markierte Zeilen löschen.
• Klicken Sie abschließend auf „Buchen“.
• Ergänzen Sie in dem sich öffnenden Dialog „Manuellen Wareneingang
buchen“ ggf. noch notwendige Daten.
• Klicken Sie abschließend auch in diesem Dialog auf „OK“ (Buchen).

Eine Information über den übergebenen Nettobetrag schließt diesen manu-
ellen Wareneingang ab.
358
Wareneingänge
Wareneingangsbuch drucken
Der Druck des Wareneingangsbuchs ist notwendig zur Übergabe der Offe-
nen Posten an eine Sage-Finanzbuchhaltung oder das Zusatzmodul „OP-Ver-
waltung“.
Über <Zusatzmodule/Bestellwesen/Wareneingangsbuch> rufen Sie die Funk-
tion „Wareneingangsbuch drucken“ auf.
Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
• nur drucken, keine Datenübergabe
Selektieren Sie die zu berücksichtigenden Eingangsrechnungen vor dem
Druck über den Rechnungszeitraum und über einen Nummernbereich.
• drucken u. Eingangsrechnungen im Anschluß an Sage Fibu übergeben
In diesem Fall können Sie den Druck im Bereich „Selektion“ nur über ei-
nen anzugebenden Rechnungszeitraum eingrenzen.
Über die Schaltfläche „Vorschau“ erhalten Sie eine Druckvorschau des Wa-
reneingangsbuches, aus der Sie auch den Druck starten können.
Über die Schaltfläche „Drucken“ starten Sie direkt den Druck des Warenein-
gangsbuches (ohne Vorschau).
Hinweis Wenn Sie das Zusatzmodul „OP-Verwaltung“ verwenden, ist keine Übergabe
an eine Sage-Finanzbuchhaltung möglich und diese Option ist deshalb nicht
aktivierbar.
Empfehlung
Wenn Sie neben dem Bestellwesen auch das Zusatzmodul „Nachkalkulati-
on“ einsetzen, sollten Sie nur hier die Übergabe an eine Sage-
Finanzbuchhaltung durchführen und die Kreditorenrechnungen in der
Nachkalkulation nur zur Projektauswertung verwenden. Wenn Sie in der
Nachkalkulation ebenfalls Kreditorenrechnungen an eine Sage-
Finanzbuchhaltung übergeben, erhalten Sie möglicherweise Doppelüberga-
ben.
Nach dem ordnungsgemäßen Druck des Wareneingangsbuches werden die
Statistiken im Artikel- und Lieferantenstamm aktualisiert.
359
Bestellwesen
Auswertungen
Der Selektionsdialog „Reportauswahl – Auswertungen Bestellwesen“ bietet
Ihnen nur bestellwesenspezifische Reporte an, damit Sie leichter und schnel-
ler Auswertungen im Bestellwesen durchführen können.
Über <Zusatzmodule/Bestellwesen/Auswertungen> rufen Sie diesen Dialog
auf.
Zum Vorgehen in Selektionsdialogen vergleichen Sie bitte das entsprechen-

de Hilfethema für das Hauptmodul (Indexeintrag „Selektionsdialog für Re-
porte“).
360
Leistungs- und
Produktkonfigurator
Das Zusatzmodul „Leistungs- und Produktkonfigurator“ ist ein Werkzeug,

mit dem Sie effizient und komfortabel Leistungen mit komplexen Stücklis-
ten erstellen, wobei Sie für die einzelnen Stücklistenelemente nicht nur
Festmaße und -werte hinterlegen können, sondern auch dynamische Abfra-
gen von Eckwerten und Varianten erzeugen.

• Leistungsumfang
• Konzept und Möglichkeiten
• Stücklistenassistent für variable Stücklisten
Leistungsumfang
Mit dem Zusatzmodul „Leistungs- und Produktkonfigurator“ können Sie
Ihre Stücklisten und Leistungen sehr variabel gestalten und damit deren
Einsatzmöglichkeiten erweitern.
Dies ist besonders für produzierende Betriebe vorteilhaft, weil Sie zusätzliche
Informationen über Baugruppen bzw. für den Zusammenbau hinterlegen
können und durch eine dynamische Abfrage von Werten und Varianten
beim Einfügen variabler Stücklisten in Dokumente den Erfassungsaufwand
für Leistungen minimieren, weil Sie beispielsweise anstatt 30 verschiedener
Leistungsvarianten nur noch eine variable Stückliste erstellen.
Der „Leistungs- und Produktkonfigurator“ bietet Ihnen die folgenden Mög-
lichkeiten:
• die komfortable Erstellung und Bearbeitung (Kopierfunktionen) umfang-
reicher Stücklisten und übersichtliche Darstellung in einer Baumstruktur
• die Verwendung von Stücklisten als Bauanleitungen für komplexe Leis-
tungen oder Baugruppen durch den Einsatz integrierter „Arbeitsanwei-
sungen“
• die dynamische Abfrage von Werten beim Einfügen einer variablen
Stückliste in Dokumente erspart die Anlage von vielen verschiedenen
Leistungsvarianten mit unterschiedlichen Werten
• die dynamische Abfrage von Varianten, Einstellungen und Optionen
beim Einfügen einer variablen Stückliste in Dokumente ermöglicht die
Nutzung der variablen Stückliste als Produktkonfigurator
• nach der Erfassung der Werte und Auswahl der Varianten wird die vari-
ablen Stückliste ins Dokument eingefügt und kann wie andere Leistungs-
positionen bearbeitet werden
362

Das Zusatzmodul „Leistungs- und Produktkonfigurator“ ist ein Werkzeug,
mit dem Sie effizient und komfortabel Leistungen mit komplexen Stücklis-
ten erstellen, wobei Sie für die einzelnen Stücklistenelemente nicht nur
Festmaße und -werte hinterlegen können, sondern auch dynamische Abfra-
gen von Eckwerten und Varianten erzeugen. Variable Stücklisten werden im
Leistungsstamm gespeichert.
Die Abfrage der variablen Werte findet erst beim Einfügen einer variablen
Stückliste in ein Dokument statt. Dabei wird nach der Auswahl einer variab-
len Stückliste im Suchdialog die Abfrage der variablen Werte und Varianten
vom Stücklistenassistenten vorgenommen, der automatisch gestartet wird.
In mehreren Dialogen beantworten Sie die Fragen nach den Werten und
Varianten, die im „Leistungs- und Produktkonfigurator“ für diese variable
Stückliste angelegt wurden.
Der Stücklistenassistent zeigt auf der letzten Abfrageseite mit einer Zielflagge
an, dass Sie alle Werte eingegeben und alle Abfragen beantwortet haben. Mit
einem weiteren Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ schließt sich der Stücklis-
tenassistent und die variable Stückliste wird mit Ihren aktuellen Angaben in
eine Leistungsposition geschrieben, die Sie wie gewohnt bearbeiten können.
Der Vorteil liegt gerade für produzierende Handwerksunternehmen auf der
Hand: es müssen nicht unzählige Varianten von Leistungen angelegt wer-
den, eine variable Stückliste im Leistungsstamm, die beim Einfügen in ein
Dokument mit aktuellen Werten gefüllt wird, deckt viele Größen und Aus-
führungen ab.
Betriebe aus folgenden Branchen können besonders von variablen Stücklis-
ten profitieren:
Fensterbau
Für jedes Fenster, das nicht als Standardbauteil gilt, musste bis-
her eine Leistung angelegt werden.
Holzbau
Alle Arbeiten die außerhalb des Standards liegen, mussten bis-
her einzeln erfasst werden.
Metallbau
Hier gibt es fast keine Standardleistungen.
363
Mit dem Programm arbeiten

Programm aufrufen
Das Zusatzmodul „Leistungs- und Produktkonfigurator“ besteht aus zwei
Programmteilen, die zur Erstellung bzw. zur Anwendung der variablen
Stücklisten dienen:
• Dem „Designer“ zur Erstellung variabler Stücklisten,
den Sie über <Tools/Leistungs- und Produktkonfigurator> aufrufen. Hier
erstellen, testen und bearbeiten Sie die variablen Stücklisten.
• Dem „Stücklistenassistenten“,
der automatisch beim Einfügen variabler Stücklisten in Dokumente ge-
öffnet wird, damit Sie die aktuellen Werte und Varianten für die benötig-
te Leistung bequem und korrekt einfügen können.
Bedienungselemente
Die wichtigsten Bedienungselemente des Leistungs- und Produktkonfigura-
tors finden Sie über:
• die Programmoberfläche des Hauptdialogs
In diesem Dialog erstellen und bearbeiten Sie variable Stücklisten und
können auf alle Funktionen zugreifen.
• die Kontextmenüs
Die Kontextmenüs (rechte Maustaste) im Leistungs- und Produktkonfigu-
rator enthalten immer alle für die jeweilige Situation notwendigen Funk-
tionen, deshalb wird die Arbeitsweise über die Kontextmenüs empfohlen.
Detailinformationen erhalten Sie in der Programmhilfe über den Index-
eintrag „Übersicht über die Kontextmenüs (Leistungs- und Produktkonfi-
gurator)“.
Programmoberfläche (Hauptdialog)
Über <Tools/Leistungs- und Produktkonfigurator> öffnen Sie den Hauptdia-
log des Zusatzmoduls „Leistungs- und Produktkonfigurator“, in dem Sie
variable Stücklisten erstellen und bearbeiten können.
Die Programmoberfläche wurde so gestaltet, dass Sie einen leichten und
schnellen Zugriff auf Ihre Stücklisten, Stücklistenelemente und die Bearbei-
tungsfunktionen haben. Um diese Zugriffsmöglichkeiten optimal nutzen zu
364
Mit dem Programm arbeiten
können, sollten Sie sich mit der Bedeutung der verschiedenen Bereiche der
Programmoberfläche vor Beginn der Arbeit vertraut machen.
Die Programmoberfläche ist in folgende Bereiche gegliedert:

• Titelleiste
Die Titelleiste am oberen Rand des Dialogs enthält das Programmsymbol,
die Programmbezeichnung und die Windows-Schaltflächen (vgl. Micro-
soft-Dokumentation).
• Menüleiste
Über die Menüleiste können Sie Menüs mit Bearbeitungsfunktionen und
Optionen aufrufen.
• Pfadleiste
Hier wird für das markierte Element aus der Baumansicht der ganze Pfad
angezeigt, damit Sie auch bei tief gestaffelten Stücklisten auf Anhieb er-
kennen können, in welchem Bereich das Element eingefügt wurde.
• Baumansicht aller Stücklisten (links)
Hier finden Sie alle angelegten variablen Stücklisten mit allen Informati-
onsebenen.
365
• Informations- und Bearbeitungsbereich (rechts)

Die Informationen und Funktionen in diesem Bereich passen sich dyna-
misch der Auswahl in der Baumansicht an. Hier werden die situationsbe-
dingt erforderlichen Felder eingeblendet.
Nur wenn der oberste Eintrag in der Baumansicht „Stücklisten“ markiert
ist, werden hier alle eingefügten Kategorien aller Stücklisten mit den er-
fassten Werten angezeigt. Diese Daten würden beim Speichern der Stück-
listen in xml-Dateien übernommen.
Hinweis für Anwender des Zusatzmoduls „Leistungs- und Produktkon-
figurator Professional“
Wenn in der Baumansicht der Stückliste (links) eine Kostenart oder eine
Leistung markiert ist, können Sie im Informations- und Bearbeitungsbe-
reich (rechts) durch einen Klick auf die Schaltfläche „Stammdaten“
( ) direkt die Stammdaten der jeweiligen Stücklistenposition auf-
rufen und einsehen. Wenn das HWP nicht im Hintergrund läuft, steht
auch diese Funktion nicht zur Verfügung.
Funktionsauswahl über das Kontextmenü der Baumansicht

Alle wesentlichen Navigations- und Bearbeitungsfunktionen finden Sie über
die Menüleiste und über das Kontextmenü der Baumansicht.
Details entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über den Indexeintrag

„Hauptdialog (Leistungs- und Produktkonfigurator)“.
366
Ablauf der Arbeit
Ablauf der Arbeit

Beim Arbeiten mit dem Leistungs- und Produktkonfigurator sind zwei
grundlegend verschiedene Arbeiten zu unterscheiden:
• Das Erstellen von variablen Stücklisten.
Beim Erstellen von variablen Stücklisten ist aus folgenden Gründen de-
tailliertes Fachwissen notwendig:
- die variablen Stücklisten müssen logisch aufgebaut werden
- es dürfen nur zueinander passende Stücklistenelemente in die variable
Stückliste aufgenommen werden
- die Abfragen für die Benutzereingaben (Werte und Alternativen) soll-
ten sinnvoll und eindeutig sein
• Das Einfügen von variablen Stücklisten in Dokumente.
Beim Einfügen von variablen Stücklisten in Dokumente reicht ein fachli-
ches Grundwissen aus, weil der Benutzer assistentengestützt durch die er-
stellten Abfragedialoge geführt wird. Durch Vorauswahl des Erstellers der
variablen Stückliste muss der Benutzer nur Werte eingeben oder aus be-
reits festgelegten Werten und Varianten Möglichkeiten auswählen.
Voraussetzungen und generelles Vorgehen

In variablen Stücklisten fügen Sie Kostenartendatensätze (Material, Lohn,
freien Kostenarten) ein, die als Stammdaten bereits vorliegen müssen. Über
die die Übersicht Betriebsstammdaten (s. S. 106) können Sie mehr Informa-
tionen zu den Kostenarten „Material“, „Lohn“ und den drei „freien Kosten-
arten“ erhalten.
Wenn Sie eine variable Stückliste anlegen und Stücklistenelemente Schritt
für Schritt einfügen, wächst der Strukturbaum gleichermaßen, so dass Sie
immer über den Umfang der variablen Stückliste informiert sind.
Hinweis
Für alle erfassten Abfragen, Formeln und Werte werden automatisch Platz-
halter angelegt. Damit Sie die Platzhalter formal besser unterscheiden und
schneller finden können, empfiehlt es sich mit Präfixen zu arbeiten. Setzen
Sie bei der Anlage neuer Abfragen, Formeln oder Werte jeweils ein Präfix vor
die Bezeichnung, beispielweise „A_“ bei Abfragen, „F_“ bei Formeln und
367
„W_“ bei Werten. Dadurch werden Ihnen z.B. alle Werte-Platzhalter unter
„W_...“ angezeigt und Sie finden den Platzhalter „W_Wandtiefe“ schneller.
Eine Simulation der bereits erfassten Abfragen können Sie jederzeit über das
Kontextmenü und die Funktion „Überprüfen“ aufrufen (Stück-
listenassistent).
Wenn Sie Varianten in variablen Stücklisten anbieten möchten, erfassen Sie
zunächst eine Auswahl komplett mit allen Elementen und Abfragen. Varian-
ten können Sie wie andere Baumeinträge in der Baumansicht über die Bear-
beitungsfunktionen des Kontextmenüs bequem kopieren. Ihr Erfassungs-
aufwand ist dadurch geringer, weil Sie keine Neuerfassung vorzunehmen
brauchen, sondern nur noch die sich unterscheidenden Variantenmerkmale
in der Kopie anpassen müssen.
Variable Stücklisten sind komplexe Leistungen, für die ein erläuternder Leis-
tungstext im Feld „Beschreibung“ erstellt werden sollte.
Erstellen Sie den Leistungstext immer erst am Schluss der Gesamt-Erfassung,

weil für alle erfassten Abfragen, Formeln, Werte und Varianten automatisch
Platzhalter erstellt werden, die Ihnen dann bei der Anlage des Leistungstex-
tes zur Verfügung stehen.
Anlegen variabler Stücklisten

Im Folgenden wird exemplarisch das Vorgehen beschrieben, wie eine variab-
le Stückliste angelegt werden kann. Die Stücklistenelemente, die Sie in eine
variable Stückliste einfügen, werden in der Baumansicht angezeigt.
Gehen Sie bitte folgendermaßen vor (empfohlene Reihenfolge):
• Stückliste anlegen
Erstellen Sie eine neue Stückliste, indem Sie in der Baumansicht des
Hauptdialogs über die Taste „Einfg“ oder das Kontextmenü <Neu/Stück-
liste> den Dialog „Neue variable Stückliste“ aufrufen, wo Sie für die neue
Stückliste eine aussagekräftige Bezeichnung vergeben (max. 20 Zeichen).
368
Ablauf der Arbeit
• Benutzerabfragen und Berechnungsformeln festlegen

Benutzerabfragen legen Sie fest, um die zugrunde liegenden Werte abzu-
fragen (Länge, Breite, Höhe). Rufen Sie dazu über das Kontextmenü die
Funktion <Neu/ Formel/ Benutzereingabe> auf und vergeben eine Be-
zeichnung für die zu erstellende Eingabe, am besten mit Präfix (vgl. Hin-
weis S. 367).
Formeln zur Berechnung der Abfragewerte hinterlegen Sie über die Funk-
tion <Neu/Formel/ Formelassistent bzw. Freie Formel> (Kontextmenü).
Legen Sie die Details in den Feldern des Informations- und Bearbeitungs-
bereichs fest (rechte Dialogseite).
• Kostenarten mit Pauschalwerten einfügen
Kostenarten, deren Werte feststehen und nicht berechnet werden müssen
(z.B. Pauschallohn und Maschineneinsatz), sollten Sie an dieser Stelle er-
fassen (über <Neu/Material etc.> im Kontextmenü).
Legen Sie die Details in den Feldern des Informations- und Bearbeitungs-
bereichs fest (rechte Dialogseite).
• Auswahlelemente
Vorgegebene Auswahlelemente verringern beim Einfügen der Stückliste
in ein Dokument Fehleingaben durch den Benutzer, weil dieser vom
Stücklistenassistenten durch alle Abfragen geführt wird. Er muss in An-
fragen z.B. nur zwischen von Ihnen vorgegebenen Materialien bzw. Ma-
terialausführungen wählen. Über <Neu/Auswahl> im Kontextmenü rufen
Sie die Auswahlfunktion auf.
• Arbeitsanweisungen
Arbeitsanweisungen fügen Sie an Stellen in der variablen Stückliste hin-
zu, an der z.B. Konstruktionshinweise, Warnungen und Sicherheitshin-
weise etc. sinnvoll erscheinen. Im Beschreibungsfeld der Arbeitsanwei-
sungen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Text mit Platzhaltern einfügen
- Rechtschreibprüfung von Word
- Formatierungsmöglichkeiten
369
• Leistungtext erstellen
Erstellen Sie den Leistungstext immer erst am Schluss der Gesamt-
Erfassung, weil für alle erfassten Abfragen, Formeln, Werte und Varianten
automatisch Platzhalter erstellt werden, die Ihnen dann bei der Anlage
des Leistungstextes zur Verfügung stehen. Markieren Sie die zu bearbei-
tende Stückliste und erstellen Sie im Feld „Beschreibung“ Ihren Leis-
tungstext.
Details zum Einfügen der verschiedenen Elementtypen finden Sie in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Grundlegende Arbeitsweise
(Leistungs- und Produktkonfigurator“.
Einfügen variabler Stücklisten in Dokumente

Um variable Stücklisten in HWP-Dokumente einzusetzen, gehen Sie bitte
folgendermaßen vor:
• Wählen Sie im Positionsauswahldialog den Positionstyp „Leistung“.
• Übernehmen Sie aus dem Suchdialog die gewünschte variable Stückliste,
wodurch der Stücklistenassistent automatisch aufgerufen wird.
• Im Stücklistenassistenten erfassen Sie alle abgefragten Werte und ent-
scheiden sich für angebotene Optionen.
• Haben Sie alle Abfragedialoge des Stücklistenassistenten durchlaufen,
wird automatisch aus der variablen Stückliste eine normale Leistungspo-
sition erstellt, die Sie wie gewohnt bearbeiten können.
Stücklistenassistent für variable

Stücklisten
Der Stücklistenassistent dient zwei unterschiedlichen Zwecken und wird im
Programm an zwei verschiedenen Stellen eingesetzt:
• Im Leistungs- und Produktkonfigurator
Über das Kontextmenü in der Baumansicht (Hauptdialog) steht Ihnen
die Funktion „Überprüfen“ zur Verfügung, mit der Sie für eine markierte
Stückliste die erstellten Abfragen testen können (Simulationsfunktion).
370
Stücklistenassistent für variable Stücklisten
• Im Hauptmodul
Beim Einfügen dieser Stückliste in ein Dokument erscheint dieser Assis-
tent, der durch Abfragen nach Werten, Material und Varianten die Leis-
tung ermittelt, die in die aktuelle Leistungsposition eingefügt werden
soll.
Die Dialoge des Stücklistenassistenten sind in mehrere Bereiche gegliedert:

• Baumansicht (links)
Mit jedem weiteren Dialog, den Sie öffnen, erweitert sich die Bauman-
sicht um die nächste Ebene, in der die Bezeichnung des Abfragewertes
oder der –option angeben ist. Werte werden erst eingetragen, wenn Sie
die Werte im Eingabebereich erfasst und mit „Weiter“ bestätigt haben.
• Eingabebereich (rechts)
In diesem Bereich geben Sie entsprechend der Abfragen freie Werte ein
oder treffen Ihre Wahl aus vorgeschlagenen Werten. Nach Ihrer Eingabe
bzw. Auswahl und einem Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ wird die
Ebene in der Baumansicht und der Platzhalter im Beschreibungsfeld mit
dem vergebenen Wert bzw. der gewählten Option gefüllt.
• Beschreibungsfeld (zentral)
Hier steht der Beschreibungstext mit Platzhaltern. Werte werden erst ein-
getragen, wenn Sie die Werte im Eingabebereich erfasst und mit „Weiter“
bestätigt haben.
371
• Errechnete Mengen (unten)

Wenn aus mehreren Abfragewerten z.B. die Mengen für ein Material er-
rechnet werden können, wird dieses Material mit den errechneten Daten
angezeigt.
Der Stücklistenassistent führt Sie durch alle Abfragedialoge, die für diese
Stückliste erstellt wurden. Über die Schaltflächen „Weiter“ und „Zurück“
navigieren Sie durch die Abfragedialoge.
Die Dialoge sind im Leistungs- und Produktkonfigurator und im Hauptmo-
dul dieselben, im Leistungs- und Produktkonfigurator wird Ihnen zusätzlich
nach den Dialogen des Stücklistenassistenten ein Informationsdialog „Auf-
gelöste variable Stückliste“ angezeigt, in dem alle in der variablen Stückliste
enthaltenen Kostenartendatensätze angezeigt werden.
372
Nachkalkulation

Sie können in diesem Zusatzmodul die tatsächlich entstandenen Kosten für
ausgeführte Projekte in einer Schnellerfassungstabelle genau erfassen und
Soll-Ist-Vergleiche für Projekte, Dokumente und Positionen durchführen.

• Leistungsumfang
• Voreinstellungen festlegen
• Kosten erfassen
• Auswertungen durchführen
• Datenaustausch mit Sage-Lohnprogrammen
• Naka-Daten der Vorversion übernehmen
Nachkalkulation
Leistungsumfang
Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Nachkalkulation zur Verfügung:
• Schnellerfassungstabellen für Belege und Kreditorenrechnungen mit frei-
er Eingabe- und Erfassungsreihenfolge
• Fortlaufende Erfassung aller Belege mit Kosten und Zeiten zu einem Pro-
jekt (z.B. einer Baustelle)
• Direkte Übernahme von Dokumentpositionen aus dem dem Dokumen-
tenfenster des Hauptmoduls in die Schnellerfassungstabelle der Nachkal-
kulation (z.B. aus Aufträgen)
• Direkter Aufruf des Soll-Ist-Vergleich aus dem Dokumentenfenster des
Hauptmoduls heraus
• Übernahme von Daten aus Zeiterfassungssystemen (z.B. diTime)
• Erfassung der Tagelohnarbeiten
• Erfassung von Positionen für zusätzliche Regiearbeiten
• Lagerbuchungen direkt in der Naka aufgrund der erfassten Materialmen-
gen
• Erstellung von Dokumenten (z.B. Rechnungen) auf Basis der Nachkalku-
lationspositionen
• Umfangreiche Projekt- und Mitarbeiterauswertungen sowie Soll-Ist-
Vergleiche
• Übergabe der Lohnzeiten an Sage-Lohnprogramme

Nachkalkulation
Das Zusatzmodul „Nachkalkulation“ ermöglicht Ihnen effizientes und kom-
fortables Arbeiten bei der Erfassung und Auswertung Ihrer Kosten durch die
nachfolgend erläuterten Funktionen.
Hinweis Wenn Sie auch das Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ einsetzen, erfassen Sie
bitte Ihre Löhne im Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“, weil in diesem Fall weder
eine Übernahme von Lohnpositionen (bzw. Lohnanteilen aus Leistungen)
374
Konzept und Möglichkeiten der Nachkalkulation
aus dem Hauptmodul möglich ist, noch eine direkte Erfassung von Lohn-
positionen in der Nachkalkulation.
Direkter Zugriff auf Naka-Funktionen aus der Projektbearbeitung des

Hauptmoduls
Aus dem Projektfenster des Hauptmoduls können Sie die aktuellen Daten
des geöffneten Dokuments direkt in die Projektansicht der Naka übergeben,
um die tatsächlich angefallenen Projektkosten zur Nachkalkulation zu erfas-
sen. Außerdem können Sie aus dem Projektfenster des Hauptmoduls direkt
die Naka-Projektauswertung (Soll-Ist-Vergleich) aufrufen, in der die Soll-
Kosten den Ist-Kosten eines Projekts gegenübergestellt werden.
Schnellerfassungstabellen im Erfassungsdialog
Um die Erfassung der Nachkalkulationswerte möglichst effizient durchfüh-
ren zu können, findet die Erfassung in Schnellerfassungstabellen statt.
Etliche Einstellungen und Werte in der Tabelle lassen sich über mehrere
Voreinstellungsdialoge vorbelegen, so dass der Aufwand für die zu erfassen-
den Werte minimiert wird.
Speicherbare Konfigurationen für die Schnellerfassungstabellen im Erfas-

sungsdialog
Die Spalten der Tabellen können individuell ausgewählt werden (bis auf
wenige Pflichtspalten) und für einige Spalten kann die Datenart ausgewählt
werden, die angezeigt werden soll.
Die Tabellenkonfigurationen stehen für alle Mandanten zur Verfügung und
sind als „Layouts“ speicherbar. Dadurch können Sie an bestimmte Aufgaben
und/oder Benutzer angepasste Layouts immer wieder laden. Die HWP-
Standardeinstellung können Sie jederzeit über eine „Reset“-Schaltfläche wie-
der herstellen.
375
Nachkalkulation
Verschiedene Ansichtsarten im Erfassungsdialog

Für die Erfassung der Kosten stehen Ihnen zwei unterschiedliche Ansichten
zur Verfügung, außerdem eine Filteransicht zur Datensatzsuche:
• Belegansicht
In der Belegansicht können Sie viele Belege und Kreditorenrechnungen
für unterschiedliche Projekte schnell hintereinander erfassen, ohne die
Schnellerfassungstabelle verlassen zu müssen.
• Projektansicht
In der Projektansicht erfassen Sie die Kosten jeweils für ein ausgewähltes
Projekt, wodurch die Erfassung übersichtlicher ist. Außerdem werden Ih-
nen weitere Projektinfos zu dem aufgerufenen Projekt angezeigt sowie
ein Projektbaum.
• Filteransicht
Die Filteransicht dient der schnellen Suche und Zusammenstellung von
Datensätzen. Hier können Sie die in den anderen Ansichten erfassten Po-
sitionen über Datensatzfilter nach Ihren Kriterien filtern.
In jeder Ansichtsart stehen Ihnen mehrere Dialogbereiche zur Verfügung, in
denen Ihnen Informationen über den aktuellen Datensatz angezeigt werden
oder Sie Daten erfassen bzw. Änderungen vornehmen können.
Umfangreiche Projektauswertung (Soll-Ist-Vergleiche)

Mit der Projektauswertung stehen Ihnen umfangreiche Soll-Ist-
Auswertungsfunktionen zur Verfügung, die Sie jederzeit bei der Projektbear-
beitung im Hauptmodul aufrufen können (im Projektfenster).
Die Projektauswertung verschafft Ihnen schnell einen Überblick über die
Soll- und Ist-Werte eines ausgewählten Projekts. Vielfältige Konfigurations-
und Darstellungsmöglichkeiten von Tabellen und Diagrammen stehen Ih-
nen sowohl für die Ansicht als auch für den Druck zur Verfügung.
Programmoberfläche des Zusatzmoduls

„Nachkalkulation“
Im Zusatzmodul „Nachkalkulation“ stehen Ihnen verschiedene Funktionen
zur Verfügung, die Sie alle über <Zusatzmodule/Nachkalkulation> aufrufen
können. Zur Arbeit mit diesen Funktionen stehen Ihnen mehrere Dialoge
zur Verfügung:
376
• Erfassung von Kosten

Die Erfassung von Kosten (Belege und Kreditorenrechnungen) findet im
Erfassungsdialog der Nachkalkulation statt. Dieser Dialog ist der Haupt-
dialog der Nachkalkulation, in dem Ihnen alle Funktionen der Nachkal-
kulation außer den Auswertungen zur Verfügung stehen. In diesem Dia-
log können Sie sich auch einen Überblick über Ihre Projekte verschaffen.
• Import von Daten

Über Schnittstellen können Sie Lohnzeiten und Materialbelege importie-
ren. Die Voreinstellungen für die Importe erfassen Sie in Dialogassisten-
ten, die Sie durch alle erforderlichen Dialoge führen:
- Im Lohnassistenten der Lohnschnittstelle legen Sie die Einstellungen
für den Datenaustausch mit Sage-Lohnprogrammen fest.
- Im Einstellungsassistenten der Zeiterfassungsschnittstelle legen Sie die
Einstellungen fest, die für einen korrekten Import von Lohnzeiten aus
externen Zeiterfassungsprogrammen benötigt werden.
- Im Einstellungsassistenten der Belegerfasssungsschnittstelle legen Sie
die Einstellungen fest, die für einen korrekten Import von Material-
belegen benötigt werden.
377
Nachkalkulation
Beispiel „Belegerfasssungsschnittstelle”
• Auswertung der Nachkalkulation

Projekt- und Mitarbeiterauswertungen können Sie über Reporte durch-
führen, die Sie im Reportauswahldialog auswählen können. Wenn Sie
den Reportauswahldialog über das Menü „Nachkalkulation“ (z.B. <Zu-
satzmodule/Nachkalkulation/ Mitarbeiterauswertungen>) oder das Menü
„Tools“ im Erfassungsdialog der Nachkalkulation aufrufen (z.B. <Erfas-
sungsdialog/Menü „Tools/Reporte/Projektreporte>), werden Ihnen alle zu
der gewählten Auswertungsfunktion passenden Reporte zur Auswahl an-
geboten.
Über den Dialog „Projektauswertung“ können Sie Soll-Ist-Vergleiche für

einzelne Projekte vornehmen, das heißt, den Sollwerten eines Projektes
werden die Ist-Werte gegenübergestellt. Die Werte werden in Diagram-
men grafisch anschaulich dargestellt.
378
Erfassungsdialog im Zusatzmodul „Nachkalkulation“

Über <Zusatzmodule/Nachkalkulation/ Übersicht|Erfassung> oder aus dem
Projektfenster im Hauptmodul rufen Sie den Erfassungsdialog der Nachkal-
kulation auf, in dem Sie die Kosten Ihrer Projekte erfassen. Dazu erstellen
und bearbeiten Sie (Rapport-) Belege und Kreditorenrechnungen in Schnell-
erfassungstabellen, die Ihnen je nach Ansichtsart für alle Nakabelege oder
projektbezogen zur Verfügung stehen.
Wenn Sie diesen Dialog aus dem Zusatzmodul „Wartung & Service“ aufgeru-
fen haben, steht Ihnen ein eingeschränkter Funktionsumfang zur Verfügung
(siehe Programmhilfe Indexeintrag „Funktionsumfang im Belegerfassungs-
dialog“).
379
Nachkalkulation
Der Erfassungsdialog der Nachkalkulation ist in folgende Bereiche gegliedert

(von oben nach unten):
• Titelleiste
In der Titelleiste ist der Name des Zusatzmoduls angegeben, außerdem
stehen Ihnen hier die Windows-Standardfunktionen für Dialoge zur Ver-
fügung.
• Menüleiste
Die Menüleiste liegt unterhalb der Titelleiste und enthält mehrere Me-
nüs, über die Sie auf die Programmfunktionen der „Nachkalkulation“
zugreifen können.
• Symbolleiste
Die Symbolleiste enthält Schaltflächen für allgemeine Bedienfunktionen
und zum Aufruf von Programmfunktionen aus den verschiedenen An-
sichtsarten der Naka (jeweils kontextbezogen).
• Arbeitsfläche
Die Arbeitsfläche nimmt den größten Teil des Dialoges ein und enthält
vier Bereiche, in denen Ihnen angepasst an die gewählte Ansichtsart die
entsprechenden Programmfunktionen zur Verfügung stehen.
• Statuszeile
In der Statuszeile am unteren Rand des Erfassungsdialogs finden Sie In-
formationen zur aktuellen Ansicht, zum Layout und zur Funktion von
Schaltflächen.
Weitere Informationen über den Erfassungsdialog finden Sie in der Pro-
grammhilfe der Nachkalkulation über den Indexeintrag „Erfassungsdialog in
der Nachkalkulation“.
380
Ablauf der Arbeit
Ablauf der Arbeit

Möchten Sie Daten aus der Vorversion übernehmen, lesen Sie bitte auf Seite
393 weiter.
Die Arbeit im Zusatzmodul „Nachkalkulation“ umfasst einmalige und lau-
fende Tätigkeiten:
• Vorbereitende Tätigkeiten
Diese Tätigkeiten sind notwendig für eine erfolgreiche Arbeit mit der
Nachkalkulation – Sie führen sie in der Regel nur einmal durch.
• Kosten erfassen
Die Kosten Ihrer Projekte sollten Sie laufend erfassen, damit Sie immer
auf einen aktuellen Auswertungsstand zurückgreifen können.
• Dokumente aus den Naka-Positionen erstellen
Aus den Naka-Positionen mit den erfassten Kosten können Sie Haupt-
modul-Dokumente für das jeweilige Projekt erstellen, z.B. Rechnungen.
• Auswertungen vornehmen
Damit Sie eine gute Kalkulationsbasis für die Kalkulation neuer Projekte
erhalten („Vorkalkulation“), sollten Sie die Soll-Ist-Auswertungen Ihrer
Projekte laufend vornehmen (oder in kurzen periodischen Zeitabstän-
den).
Vorbereitende Tätigkeiten
Die Nachkalkulation wird Ihnen einen Großteil der täglichen Routinearbeit
abnehmen. Als Grundlage benötigt das Programm Informationen über Ihr
Unternehmen, die in den Stammdaten und den Voreinstellungen des
Hauptmoduls erfasst werden. Zusätzlich können Sie für die Schnellerfas-
sungstabellen die Spaltenkonfiguration im Vorhinein als Layouts festlegen
und speichern.
Kosten zur Nachkalkulation erfassen

Über <Zusatzmodule/Nachkalkulation/ Übersicht|Erfassung> oder aus dem
Projektfenster im Hauptmodul rufen Sie den Erfassungsdialog der Nachkal-
kulation auf, in dem Sie die Kosten Ihrer Projekte erfassen. Dazu erstellen
und bearbeiten Sie (Rapport-) Belege und Kreditorenrechnungen in Schnell-
erfassungstabellen, die Ihnen je nach Ansichtsart für alle Nakabelege oder
projektbezogen zur Verfügung stehen.
381
Nachkalkulation
Möglichkeiten der Erfassung

Für die Erfassung der Kosten in der Nachkalkulation stehen Ihnen unter-
schiedliche Ansichten des Erfassungsdialogs zur Verfügung, aus denen Sie
die Ansicht auswählen können, die Ihrer bevorzugten Arbeitsweise ent-
spricht:
• Belegansicht
In der Belegansicht können Sie viele Belege und Kreditorenrechnungen
für unterschiedliche Projekte schnell hintereinander erfassen, ohne die
Schnellerfassungstabelle verlassen zu müssen.
• Projektansicht
In der Projektansicht erfassen Sie die Kosten jeweils für ein ausgewähltes
Projekt, wodurch die Erfassung übersichtlicher ist. Außerdem werden Ih-
nen weitere Projektinfos zu dem aufgerufenen Projekt angezeigt sowie
ein Projektbaum.
Ein Wechsel der Ansicht jederzeit möglich, d.h. Sie können die Erfassung
der Kosten in einer Ansicht beginnen und in der anderen Ansicht fortsetzen.
Zusätzlich steht Ihnen eine Filteransicht zur Verfügung, in der Sie jedoch
keine Kosten erfassen können – sie dient der schnellen Suche und Zusam-
menstellung von Datensätzen. In der Filteransicht können Sie die in den
anderen Ansichten erfassten Positionen über Datensatzfilter nach Ihren Kri-
terien herausfiltern (und ggf. bearbeiten).
Details zu allen Ansichtsarten entnehmen Sie bitte der Programmhilfe über
den Indexeintrag „Ansichtsarten im Erfassungsdialog der Nachkalkulation“.
Dokumente aus den Naka-Positionen erstellen

Über <Beleg/Dokumente generieren> in der Belegansicht der Nachkalkulati-
on rufen Sie den Assistenten zur Erstellung von Dokumenten aus Naka-
Positionen auf. Über diese Funktion können Sie beispielsweise in der Naka
nachkalkulierte Aufträge einschließlich hinzugekommener Regiepositionen
zu Rechnungen weiterverarbeiten, die Sie im Hauptmodul wie gewohnt be-
arbeiten und drucken können.
Auswertungen vornehmen
Eine genaue Erfassung der tatsächlich entstandenen Projektkosten in der
Naka ist die Vorbedingung für aussagekräftige Auswertungen, über die Sie
382
Ablauf der Arbeit
Ihre Kalkulation für neue Projekte genauer auf Ihre tatsächlichen Kosten
abstimmen können (Vorkalkulation).
Auswertungen können Sie in der Nachkalkulation über die folgenden Funk-
tionen durchführen:
• Über die Filteransicht im Erfassungsdialog
Über die Filteransicht können Sie Datensätze zur Ansicht und für Auswer-
tungen über die Festlegung von Bedingungen ermitteln. Damit erhalten
Sie einen schnellen Zugriff auf gesuchte Datensätze, z.B. Positionen, Be-
lege, Kreditorenrechnungen, Projekte. Die angelegten Filter können ge-
speichert werden.
• Über Auswertungsreporte
Sie können Reporte einsetzen, um Auswertungen über Ihre Projekte und
Mitarbeiter zu erhalten:
- Für Projektauswertungen können Sie den Reportauswahldialog über
<Zusatzmodule/Nachkalkulation/Projektauswertungen> aufrufen,
wenn Sie im vorgeschalteten Untermenü die Art der Projektauswer-
tung auswählen:
- Für Mitarbeiterauswertungen können Sie den Reportauswahldialog

über <Zusatzmodule/Nachkalkulation/ Mitarbeiterauswertungen> auf-
rufen.
• Über die „Projektauswertung“
Im Dialog „Projektauswertung“ werden die Sollwerte den Ist-Werte eines
Projektes gegenübergestellt (Soll-Ist-Vergleich) und mit verschiedenen
Diagrammformen grafisch angezeigt:
- Als Sollwerte werden die Auftragswerte verwendet, weil erst mit der
Auftragsbestätigung verbindliche Werte vorliegen (Angebote sind un-
verbindlich).
- Als Ist-Werte werden die tatsächliche Verbräuche an Materialien und
Ressourcen eingesetzt, die Sie in der Nachkalkulation erfassen.
383
Nachkalkulation
Vorgabewerte erfassen (bzw. überprüfen)

und Voreinstellungen festlegen
Die Nachkalkulation wird Ihnen einen Großteil der täglichen Routinearbeit
abnehmen. Als Grundlage benötigt das Programm Informationen über Ihr
Unternehmen, die in den Stammdaten und den Voreinstellungen erfasst
werden (im Hauptmodul).
Stammdaten erfassen (bzw. überprüfen)

Erfassen Sie bitte im Hauptmodul über <Stammdaten> die Stammdaten aus
den folgenden Bereichen bzw. überprüfen Sie, ob Sie diese Stammdaten be-
reits angelegt haben:
• Lohnartengruppen (Allgemeine Stammdaten)
In den „Allgemeinen Stammdaten“ legen Sie die für die Belegerfassung
benötigten Lohnartengruppen an. Die Lohnartengruppen dienen der Zu-
sammenfassung und Gliederung der angelegten Lohnarten, z.B. zu Aus-
wertungszwecken (Indexeintrag in der Programmhilfe des Hauptmoduls
„Lohnartengruppen“).
• Lohnarten (Allgemeine Stammdaten)
In den „Allgemeinen Stammdaten“ legen Sie auch die für die Belegerfas-
sung benötigten Lohnarten an. Wenn Sie das Programm zusammen mit
einer Lohn- und Gehaltsabrechnung von Sage einsetzen, so empfehlen
wir Ihnen, die Lohnarten aus dem verwendeten Lohnprogramm zu über-
nehmen (Indexeintrag in der Programmhilfe des Hauptmoduls „Lohnar-
ten“).
• Angaben (Mitarbeiterstamm)
Im Register „Angaben“ des Mitarbeiterstamms können Sie Ihrem Mitar-
beiter eine Lohnkostenart zuordnen, die bei der Weiterverarbeitung eines
entsprechenden Belegs für den Mitarbeiter verwendet wird (Indexeintrag
in der Programmhilfe des Hauptmoduls „Mitarbeiterangaben“).
384
Kosten erfassen
Voreinstellungen festlegen
In den Voreinstellungen legen Sie in zwei Bereichen die erforderlichen Vor-
einstellungen für die „Nachkalkulation“ fest:
• <System/ Voreinstellungen/ Kalkulation/Register „Nachkalkulation“>
Im Register „Nachkalkulation“ legen Sie grundlegende Einstellungen für
die Nachkalkulation fest (Indexeintrag in der Programmhilfe des Haupt-
moduls „Vorgabewerte zur Nachkalkulation“). Die in diesem Register
hinterlegten Kalkulationsansätze werden bei Auswertungen berücksich-
tigt, wenn weder im Projekt noch in den Stammdaten Kalkulationsansät-
ze hinterlegt sind.
• <System/ Voreinstellungen/ Voreinstellungen/Zusatzmodule/Nach-
kalkulation>:
- Hier legen Sie im Register „Sonstiges“ für die vier freien Suchfelder aus
der Schnellerfassung individuelle Bezeichnungen fest.
- In den Registern „Schnellerfassung Beleg“ und „Schnellerfassung Kre-
ditorenrechnung“ legen Sie die Grundkonfiguration der Schnellerfas-
sungstabellen für die Erfassung von Belegen und Kreditorenrechnun-
gen fest. Die Einstellungen wirken mandantenübergreifend.
Kosten erfassen
In der Nachkalkulation gibt es mehrere Möglichkeiten Kosten zu erfassen.
Die Erfassung findet immer in Schnellerfassungstabellen statt. Wählen Sie
die Art „Kosten zu erfassen“ aus, die Ihrer Arbeitsweise entspricht:
• Möchten Sie die Kosten vieler Belege oder/und Kreditorenrechnungen
mehrerer Projekte hintereinander erfassen, rufen Sie die Belegansicht auf
und wählen mit <Beleg/ Beleg erstellen> bzw. mit <Beleg/Kreditoren-
rechnung erstellen> die Schnellerfassungstabelle zur Belegerfassung bzw.
zur Erfassung von Kreditorenrechnungen auf.
• Möchten Sie die Kosten projektspezifisch erfassen, rufen Sie die Projekt-
ansicht auf und wählen über <Projekt/Projekt öffnen> das Projekt aus, für
das Sie Kosten erfassen möchten.
385
Nachkalkulation
Erfassen von Kosten in der Projektansicht (Beispiel)

Exemplarisch für die Kostenerfassung in der Nachkalkulation zeigen wir
Ihnen:
• die Übernahme von Auftragspositionen aus dem Hauptmodul in die Pro-
jektansicht der Naka
• das Erfassen der Kosten in der Schnellerfassungstabelle der Naka
• das Erstellen einer Rechnung aus den Naka-Positionen

Übernahme von Auftragspositionen aus dem Hauptmodul in die Projekt-
ansicht der Naka
• Erfassen Sie im Hauptmodul einen Auftrag.
• Übernehmen Sie das Projekt aus dem Projektfenster mit der -

Schaltfläche in Ihr Zusatzmodul „Nachkalkulation“. Das Projekt mit dem
erzeugten Dokument wird im Bereich „Projektansicht“ angezeigt – mit
einem Klick auf den Knotenpunkt erweitern Sie die Ansicht, so dass auch
alle Dokumentpositionen angezeigt werden.
386
Kosten erfassen
Erfassen der Kosten in der Schnellerfassungstabelle der Naka

• Per Drag & Drop ziehen Sie das ganze Dokument auf die rechte Seite in
die Schnellerfassungstabelle (oder nur eine einzelne Position).
Vor dem Einfügen der Positionen wird der Dialog „Neuer Beleg“ automa-
tisch aufgerufen, in dem Ihnen die bisherigen Voreinstellungen angezeigt
werden.
• Überprüfen Sie die Einstellungen, korrigieren Sie sie gegebenenfalls und

bestätigen Sie die Einstellungen über „OK“, wodurch die Positionen in
die Schnellerfassungstabelle übernommen werden. Die Positionen wer-
den dort zeilenmäßig angezeigt, die Tabellenspalten sind abhängig von
der Bearbeitbarkeit ihrer Feldwerte durch zwei Farben gekennzeichnet:
- alle Infofelder (Werte nicht bearbeitbar) haben eine gelbe Hinter-
grundfarbe
- alle Eingabefelder haben eine blaue Hintergrundfarbe
• Erfassen Sie die erforderlichen Angaben zu jeder Position.
387
Nachkalkulation
• Klicken Sie dazu in die erste Position, springt der Cursor automatisch in
das erste Erfassungsfeld. Ändern Sie ggf. den Wert in diesem Feld bzw.
wählen Sie über den Listenfeldpfeil einen Wert aus.
• Mit der Tabulator-Taste verlassen Sie das Feld, der Cursor springt dabei in
das nächste Erfassungsfeld – Infofelder werden übersprungen.
• Ergänzen Sie ggf. im Feld „Positionsnummern (Beleg)“ die Positions-
nummern durch führende Nullen, damit die Nummern aller Positionen
die gleiche Stellenzahl erhalten. Dadurch ist immer eine korrekte Sortie-
rung möglich, auch nach einer Dokumentenerstellung (z.B. einer Rech-
nung).
• Ändern Sie ggf. weitere Werte (z.B. die Menge) oder bestätigen einfach
mit der Tabulator-Taste. Haben Sie alle Erfassungsfelder passiert, springt
der Cursor durch das nächste Drücken der Tabulator-Taste in das erste Er-
fassungsfeld der nächsten Zeile, wo Sie die Nachkalkulationswerte für die
nächste Position erfassen.
• Erfassen Sie auf diese Weise die Nachkalkulationswerte für alle Positio-
nen.
• Fügen Sie über die „+“-Schaltfläche in der Datensatzleiste oder F2 Positi-
onen für Kosten hinzu, die bisher nicht im Auftrag enthaltenen waren,
weil sie z.B. spontan aufgrund von Regieanweisungen des Auftraggebers
auf der Baustelle entstanden. Speichern Sie nach dem Hinzufügen der Po-
sition(en) die Änderungen über die – Schaltfläche in der Datensatzleis-
te.
• Über den Listenfeldpfeil im Feld „Buchung neuer Positionen auf“ können
Sie die neuen Positionen auf einen anderen Beleg buchen. Zur Auswahl
eines anderen oder neuen Belegs wird der Dialog „Belegauswahl“ ange-
zeigt.
Erstellen einer Rechnung aus den Naka-Positionen
• Über das Menü „Projekt“ rufen Sie die Funktion „Dokumente generieren”
auf, über die Sie aus Ihren nachkalkulierten Positionen Dokumente für
das Hauptmodul oder das Zusatzmodul „Wartung & Service“ erstellen
können.
Ein Assistent führt Sie durch mehrere Dialoge, in denen Sie die Details
für das zu erstellende Dokument festlegen.
388
Kosten erfassen
Lagerbuchungen für Material durchführen

Lagerbuchungen für Material können Sie auch im Zusatzmodul „Nachkalku-
lation“ durchführen. Dabei gelten folgende Regeln:
• Lagerbuchungen sind nur in der Belegansicht möglich.
• Erfasste Materialmengen können für Nachkalkulationsbelege und Kredi-
torenrechnungen gebucht werden.
• Es werden immer alle Positionen eines Beleges oder einer Kreditoren-
rechnung berücksichtigt.
• Die Materialmengen werden von dem Lager abgebucht, das für die jewei-
lige Position in den Positionsdetails im Register „Lager“ angegeben ist.
Dieses Lager wird auch bei einer eventuellen Rückbuchung berücksich-
tigt.
• Nach der Lagerbuchung ist der zugrundeliegende Beleg bzw. die zugrun-
deliegende Kreditorenrechnung für eine weitere Bearbeitung gesperrt und
nur im Lese-Modus zugänglich.
• Erst nach einer Rücknahme der Lagerbuchung kann eine weitere Bearbei-
tung vorgenommen werden.
Weitere Informationen über die Lagerbuchungen finden Sie in der Pro-
grammhilfe der Nachkalkulation über den Indexeintrag „Lagerbuchungen
für Material“.
389
Nachkalkulation
Differenzierte Auswertungen können Sie über Reporte durchführen und
über den Dialog „Projektauswertungen“.
Reporte
Über <Zusatzmodule/Nachkalkulation> können Sie Reporte zur Auswertung
aufrufen:
• Projektauswertungen (Indexeintrag „Projektauswertungen über Reporte
(Zusatzmodul Nachkalkulation)“)
Die Projektauswertungen beziehen sich auf Projekte und weisen in unter-
schiedlicher Form die tatsächlich angefallenen Kostenartenverbräuche
der einzelnen Projekte aus (gemäß den erfassten Belegen).
• Mitarbeiterauswertungen (Indexeintrag „Mitarbeiterauswertungen über
Reporte (Zusatzmodul Nachkalkulation)“)
Die Mitarbeiterauswertungen sind unabhängig von den Projektarbeiten.
Bei diesen Auswertungen werden sowohl die Projekt-, als auch die Tage-
lohnarbeiten berücksichtigt.
Projektauswertungen (Soll-Ist-Vergleich)
Der Dialog „Projektauswertungen“ bieten Ihnen einen schnellen Überblick
über die Soll-, Ist- und Fakt-Daten, jeweils für ein ausgewähltes Projekt. Viel-
fältige Konfigurations- und Darstellungsmöglichkeiten von Tabellen und
Diagrammen stehen Ihnen sowohl für die Ansicht als auch für den Druck
zur Verfügung.
Der Dialog „Projektauswertungen“ kann im Projektfenster des Hauptmoduls
und in der Projektansicht des Zusatzmoduls „Nachkalkulation“ über die
Schaltfläche aufgerufen werden und zeigt zunächst Soll-Ist-Vergleiche des
aktuell aufgerufenen Projekts. Über das Projekt-Auswahlfeld im Dialog „Pro-
jektauswertungen“ können Sie danach zu jedem anderen Projekt wechseln.
Es werden Werte aus drei verschiedenen Programmbereichen ermittelt, die
zu unterschiedlichen Projektphasen erstellt werden:
• Die Soll-Werte werden aus den Aufträgen eines Projekts ermittelt.
• Die Ist-Werte werden aus den Nachkalkulationspositionen eines Projekts
ermittelt.
• Die Fakt-Werte werden aus den Rechnungen, Teilrechnungen, Schluss-
rechnungen, Einzelrechnungen und Sammelrechnungen des Projekts
ermittelt – nicht aber aus Abschlagsrechnungen.
390
Der Projektauswertungsdialog der Nachkalkulation ist in folgende Bereiche

gegliedert (von oben nach unten):
• Titelleiste
In der Titelleiste ist der Name des Dialogs angegeben, außerdem stehen
Ihnen hier die Windows-Standardfunktionen für Dialoge zur Verfügung.
• Symbolleiste
Die Symbolleiste enthält die Schaltflächen zum Aufruf der Programm-
funktionen.
• Projektbaum
Der Projektbaum steht in jedem Register zur Verfügung, doch immer mit
anderen Inhalten.
• Auswertungsfläche
Die Auswertungsfläche nimmt den größten Teil des Dialoges ein. Je nach
gewähltem Register werden Ihnen unterschiedliche Auswertungen ange-
zeigt:
- Über das Register „Gesamt“ werden Ihnen kalkulatorische Soll-Ist-
Vergleiche zwischen Auftrag, Beleg und Rechnung angezeigt, für die
Betragssummen in Euro und für die Arbeitszeiten in Lohnminuten.
- Im Register „Kostenarten“ werden Kostenarten tabellarisch und gra-
fisch aufgeschlüsselt nach Soll-, Ist- und Faktwerten.
- Im Register „Lohnarten“ werden Lohnarten tabellarisch und grafisch
aufgeschlüsselt nach Soll- und Istwerten.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Programmhilfe über den Index-
eintrag „Soll-Ist-Vergleich von Projekten“.
391
Nachkalkulation
Datenaustausch mit Sage-

Lohnprogrammen
Wenn Sie ein Sage-Lohnprogramm zusätzlich zum HWP im Einsatz haben,
können Sie über <Zusatzmodule/Nachkalkulation/ Sage Lohn> die lohnrele-
vanten Daten mit Ihrem Sage-Lohnprogramm sychronisieren. Über den
aufgerufenen Lohnassistenten sollten Sie regelmäßig Lohnarten, Lohnarten-
gruppen und Mitarbeiter mit dem Lohnprogramm abgleichen.
Den Datenaustausch können Sie in beide Richtungen durchführen:
• „Datenübernahme“ aus dem Sage-Lohnprogramm
• „Datenübergabe“ an das Sage-Lohnprogramm
Der Lohnassistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Dialoge zur Vorbe-
reitung und Selektion des Datenaustausches. Die Dialoge des Assistenten
enthalten Erläuterungen zum Vorgehen bzw. zu den Zusammenhängen.
Weitere Informationen und Hinweise erhalten Sie in der Programmhilfe
über den Indexeintrag „Lohn-Assistent (Naka)“.
392
Naka-Daten der Vorversion übernehmen
Naka-Daten der Vorversion übernehmen

Wenn Sie bereits mit dem Zusatzmodul „Nachkalkulation“ HWP 2010 gear-
beitet haben und unkonvertierte Daten aus der alten Naka in der Datenbank
vorliegen, erhalten Sie beim Aufruf des neuen Zusatzmoduls „Nachkalkula-
tion“ darüber eine Programmmeldung.
Diese Meldung können Sie mit der Option „nicht mehr melden“ abschalten,
wenn Sie z.B. keine Daten aus der alten Naka übernehmen möchten.
Möchten Sie Daten aus Ihrer alten Naka in die neue Naka übernehmen,
müssen Sie folgende Regeln beachten:
• Die Naka-Daten müssen in die neue Datenbankstruktur konvertiert wer-
den, damit Sie mit diesen Daten in der Naka-2011 weiterarbeiten bzw.
Auswertungen vornehmen können.
• Die Konvertierung wird über den Administrator durchgeführt.
• Die Konvertierung findet pro Mandant statt.
• Im Administrator ist das Konvertierungswerkzeug deshalb den einzelnen
Mandanten zugeordnet (<Datenbank/Mandant/Werkzeuge/ AltNakaKon-
verter>).
• Für die genaue Auswahl der zu übernehmenden Daten steht Ihnen ein
komfortabler Selektionsdialog zur Verfügung.
• Selektieren Sie dort die Daten, die Sie in die neuen Naka übernehmen
möchten:
- Das dürften in erster Linie die aktuellen, offenen Vorgängen und Pro-
jekte sein, die Sie in der neuen Naka weiterbearbeiten möchten.
- Daten abgeschlossener Projekte zu übernehmen, macht in der Regel
keinen Sinn – außer zu Auswertungszwecken.
393
Nachkalkulation
Bitte beachten Sie, dass eine Datenkonvertierung ohne Selektion bei gro-
ßen Datenbeständen sehr lange dauern kann.
• Die Übernahme von Daten können Sie jederzeit wiederholen, um weitere
Daten zu konvertieren, z.B. einzelne Projekte zu Auswertungszwecken.
• Befinden sich in den selektierten Daten Projekte bzw. Datensätze, die
bereits konvertiert wurden, erfolgt die Meldung: „In den von Ihnen se-
lektierten Daten befinden sich Projekte/Kreditorenrechnungen, welche
bereits konvertiert wurden:
- Wählen Sie hier „Ja“, werden diese noch mal konvertiert und ggf. be-
reits in der neuen Naka vorgenommene Änderungen werden über-
schrieben.
- Wählen Sie hier „Nein“, werden nur die Daten konvertiert, die bisher
noch nicht konvertiert wurden.
Weitere Informationen zur Konvertierung finden Sie in der Programm des
Zusatzmoduls „Nachkalkulation“ über den Indexeintrag „Nakakonverter im
Administrator“.
394
Office & Outlook
Integration
Das Zusatzmodul „Office & Outlook Integration“ dient der Integration von
MS-Office- und MS-Outlook-Funktionen ins HWP, um Ihre Kommunikati-
onsmöglichkeiten mit Ihren Geschäftspartnern im HWP zu verbessern und
effizienter zu gestalten.

• Leistungsumfang
Leistungsumfang
nen von MS-Office und MS-Outlook nutzen, um Ihre Kommunikation mit
Geschäftspartnern zu verbessern und effizienter zu gestalten.
Das Zusatzmodul verbessert die Zusammenarbeit mit „MS-Office-
Programmen“ ab MS-Office 2000 wesentlich. Das HWP kann durch das Zu-
satzmodul „Office & Outlook Integration“ E-Mails, Termine und Kontakte
effizient und komfortabel mit MS-Outlook abgleichen. Ein Abgleich kann
jedoch immer nur für die Daten des Outlook-Benutzerprofils durchgeführt
werden, mit dem Sie angemeldet sind.
Folgende Funktionen stehen Ihnen mit dem Zusatzmodul „Office & Out-
look Integration“ zur Verfügung:
Im Register „E-Mails“ der Personenstammdaten werden Ihre E-Mails da-
tensatzspezifisch angezeigt, d.h. die E-Mails werden über die enthaltene
E-Mail-Adresse den Datensätzen zugewiesen. Über einen bidirektionalen
Abgleich werden die E-Mail-Daten bei jeder Aktualisierung gepflegt.
Die Funktionen zum Abgleich Ihrer Termine finden Sie im Dialog „Ter-
minkalender“. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist, dass
der HWP Benutzer über ein eigenes Outlook Profil verfügt und dieses
eindeutig zugeordnet ist.
Der Abgleich kann automatisch beim Programmstart durchgeführt wer-
den, entsprechend Ihrer Voreinstellung. Der Erstabgleich muss jedoch
manuell in der Systempflege „Outlook“ ausgelöst werden. Zusätzlich wird
jedesmal beim Speichern eines Personenstammdatensatzes ein Abgleich
für den betroffenen Datensatz durchgeführt.
• Anzeige und Verwaltung von Fremddateien im HWP (Funktionalität des
Hauptmoduls)
Viele Dialoge (z.B. die Stammdatendialoge) sind um das Register „Anla-
gen“ erweitert worden.
396

dem Datensatz als Anlagen hinzufügen. Dadurch müssen Sie Dateien, die
mit dem Datensatz thematisch in Verbindung stehen bzw. ihn ergänzen,
nicht immer erst über andere Programme suchen: sie stehen Ihnen sofort
in Ihrem Handwerksprogramm zur Verfügung.
• Nutzung der Windows-Funktion „Senden an“ für Anlagen (Funktionali-
tät des Hauptmoduls)
Im Windows-Explorer und z.T. in anderen Windowsprogrammen (z.B.
MS-Office) steht über das Menü „Datei“ und das Kontextmenü die Funk-
tion „Senden an“ zur Verfügung, die benutzt werden kann, um Dateien
an das HWP zu „senden“. Dabei können Sie einen Datenbereich auswäh-
len, an den die Datei „gesendet“ werden soll. Über einen Suchdialog die-
ses Datenbereiches legen Sie den Datensatz fest, mit dem Sie die ausge-
wählte Datei verknüpfen wollen.
Die Dateien, die Sie auf diesem Wege mit dem HWP verknüpfen, werden
wie Anlagen behandelt (siehe oben).
„Excel“, „Powerpoint“ und „Visio“ über eine eigene Symbolleiste.

nen von MS-Office (ab Office 2000) und MS-Outlook nutzen, um Ihre
Kommunikation mit Geschäftspartnern zu verbessern und effizienter zu
gestalten. Das HWP wird mit diesem Zusatzmodul zur „Schaltzentrale“ für
Termine, Kontakte (Ansprechpartner), E-Mails und Dateien (als Anlagen).
Das Zusatzmodul „Office & Outlook Integration“ besitzt keine gemeinsame
Bedienoberfläche für alle Funktionen. Eine Aufstellung aller Funktionen und
deren Aufrufmöglichkeiten entnehmen Sie bitte dem Leistungsumfang
(s.o.).
Wenn Sie in den Voreinstellungen mit der Option „Outlookanbindung ver-
wenden“ die Outlookfunktionen des Zusatzmoduls„Office & Outlook Integ-
ration“ aktiviert haben, wird mit dem HWP-Start jedesmal eine versteckte
Instanz von „MS-Outlook“ gestartet, damit die Outlook-Funktionen des
Zusatzmoduls „Office & Outlook Integration“ ausführt werden können.
Für Ihre Arbeit mit MS-Outlook starten Sie das Programm „MS-Outlook“ wie
gewohnt.
397
Hinweis
Beenden Sie die Programme HWP und MS-Outlook in der gleichen Reihen-
folge wie Sie sie gestartet haben, d.h. wenn Sie das HWP vor Ihrem Outlook
gestartet haben, beenden Sie das HWP auch vor Ihrem Outlook. Benutzen
Sie zum Schließen von Outlook immer die Menüfunktion <Datei/ Beenden>,
weil nur auf diese Art und Weise Outlook Ihren Arbeitsspeicher wieder kom-
plett freigibt.
Möglichkeiten
Das Zusatzmodul „Office & Outlook Integration“ bietet Ihnen folgende
Möglichkeiten:
„Excel“, „Powerpoint“ und „Visio“ über eine eigene Symbolleiste
Durch das Zusatzmodul „Office & Outlook Integration“ wurden auch für das
Hauptmodul neue Funktionen geschaffen, die Sie in diesem Zusammenhang
nutzen können, um effektiver mit MS-Office zu arbeiten:
• Anzeige und Verwaltung von Fremddateien im HWP (Hauptmodulfunk-
tion)
• Nutzung der Windows-Funktion „Senden an“ für Anlagen HWP (Haupt-
modulfunktion)
Details erhalten Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Leistungs-
umfang des Zusatzmoduls „Office & Outlook Integration“.
Ablauf der Arbeit

Die Arbeit mit dem Zusatzmodul „Office & Outlook Integration“ umfasst
mehrere Arbeitsbereiche, zwischen denen es keine einzuhaltene Abfolge von
Arbeitsschritten gibt, weil es separate Funktionen sind.
Lediglich die ersten drei Schritte sind in der Reihenfolge einzuhalten, bis
zum Erstabgleich für die Kontakte einschließlich:
398
Ablauf der Arbeit
• Voraussetzungen schaffen
Die Voraussetzungen für die Arbeit mit diesem Zusatzmodul sind:
- die korrekte Installation des HWP und Lizenzierung des Zusatzmoduls
- das Benutzerrecht für die Nutzung dieses Zusatzmoduls
Erst wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, lässt sich das Zusatzmo-
dul „Office & Outlook Integration“ in den Voreinstellungen aktivieren.
• Voreinstellungen festlegen
Über <System/Voreinstellungen/Voreinstellungen/ Register „Outlook“>
aktivieren Sie die Outlookanbindung für dieses Zusatzmodul. Außerdem
legen Sie hier die Voreinstellungen für den „Terminabgleich“ und den
„Kontaktabgleich“ fest.
• Erstabgleich für Ihre Kontakte durchführen
Zwischen Ihren Ansprechpartnern im HWP und Ihren Outlook-
Kontakten müssen Sie manuell in der Systempflege (<System/Systempfle-
ge/ Register „Outlook“>) einen einmaligen Datenabgleich durchführen,
damit Sie mit der Kontakt-Funktion sinnvoll arbeiten können.
• Täglicher Abgleich der Termine beim Programmstart
Bei jedem Programmstart kann der Outlook-Abgleich für Ihre Termine
durchgeführt werden, wenn Sie dies in den Voreinstellungen so festgelegt
haben (<System/Voreinstellungen/Voreinstellungen/Register „Out-
look“>).
Eine Abfrage gibt Ihnen beim Programmstart die Möglichkeit, situations-
abhängig zu entscheiden, ob der Abgleich zu diesem Zeitpunkt durchge-
führt werden soll. Wenn Sie dies bestätigen, erscheint der Dialog „Ordner
auswählen“, über den Sie den Outlook-Terminkalender auswählen.
Hinweis
Wenn Sie beide Abgleichmöglichkeiten beim Programmstart nutzen,
wird Ihnen der Dialog „Ordner auswählen“ 2x angezeigt:
beim ersten Mal um Ihren Outlook-Terminkalender auszuwählen, beim
zweiten Mal, um Ihren Outlook-Kontaktordner auszuwählen.
• Täglicher Abgleich der Kontakte beim Programmstart
Bei jedem Programmstart kann der Outlook-Abgleich für Ihre Kontakte
durchgeführt werden, wenn Sie dies in den Voreinstellungen so festgelegt
haben (<System/Voreinstellungen/Voreinstellungen/Register „Out-
look“>).
399
Eine Abfrage gibt Ihnen beim Programmstart die Möglichkeit, situations-

abhängig zu entscheiden, ob der Abgleich zu diesem Zeitpunkt durchge-
führt werden soll. Wenn Sie dies bestätigen, erscheint der Dialog „Ordner
auswählen“, über den Sie den Outlook-Kontaktordner auswählen.
• Serientermine im HWP erstellen/löschen
Im HWP-Terminkalender können Sie Termine und Serientermine erstel-
len bzw. löschen.
• Outlook-Terminabgleich/HWP-Terminbereinigung manuell auslösen
Über das Kontextmenü des Terminkalenders können Sie diese beiden
Funktionen aufrufen:
- Outlook-Terminabgleich durchführen
Mit dieser Funktion sorgen Sie dafür, dass Ihre Termindaten zwischen
beiden Programmen synchron bleiben. Diese Funktion können Sie
auch automatisiert bei jedem Programmstart aufrufen lassen (s.o.)
- Terminbereinigung durchführen
Die HWP–Terminbereinigung überprüft alle Termine, die mit Outlook
synchronisiert wurden daraufhin, ob der jeweilige Termin noch in
Outlook vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, wird der Termin im
HWP gelöscht.
• E-Mails im HWP löschen
In den E-Mail-Registern aller Personenstammdatenbereichen stehen Ih-
nen die entsprechenden E-Mails zur Verfügung. Markierte E-Mails in die-
sen Registern können Sie im HWP und in Outlook gleichzeitig löschen,
wenn Sie die Löschfunktion im Kontextmenü der Register benutzen.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Löschung auch in Outlook sofort durchge-
führt wird und dass danach für diese E-Mails kein Abgleich mehr mög-
lich ist.
Programmhilfe über den Indexeintrag „Arbeiten mit dem Zusatzmodul „Of-
fice & Outlook Integration“.
400
OP-Verwaltung
Die OP-Verwaltung dient der komfortablen Verwaltung der Offenen Posten

und des Mahnwesens.
Hinweis Wenn Sie das Zusatzmodul „OP-Verwaltung“ nachträglich erworben haben,
sollten Sie vor dem Einspielen der neuen Lizenz im Hauptmodul der alten
Lizenzierung das Rechnungsausgangsbuch drucken, damit es bei Rechnun-
gen bzw. Teilrechnungen zu einer korrekten Übergabe an die OP-Verwal-
tung kommt.

• Leistungsumfang
• Arbeitsbereiche
• Voreinstellungen (Übersicht)
• Geschäftsvorfälle bearbeiten
• OP-Auswertungen drucken
• DATEV-Übergabe (Export)
• Zahlungsverkehr
• Übersichten
OP-Verwaltung
Leistungsumfang
Buchungsmöglichkeiten
Die „OP-Verwaltung“ ermöglicht die bequeme Buchung aller Belege, die
innerhalb der Kreditoren-, Debitoren- und Kassenbuchführung anfallen. Die
Offenen Posten (OPs) bei Forderungen und Verbindlichkeiten können in der
OP-Verwaltung eingesehen, bearbeitet/gebucht und ausgewertet werden.
OPs Ihrer Kunden (Forderungen) werden konsequent verfolgt, so dass Sie
Mahnvorschläge abrufen können, auf deren Grundlage Sie die entsprechen-
den Mahnungen erstellen.
Auswertungsmöglichkeiten
Folgende Auswertungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Überprüfung Ihrer
OPs bzw. Buchungen zur Verfügung, detaillierte Informationen zu den Aus-
wertungsmöglichkeiten finden Sie über die angegebenen Indexeinträge in
der Programmhilfe:
• Buchungsjournal (Indexeintrag „Buchungsjournal drucken“)
• Rechnungseingangsbuch (Indexeintrag „OP-
Auswertungen:Rechnungseingangsbuch drucken“)
• Rechnungsausgangsbuch (Indexeintrag „OP-
Auswertungen:Rechnungsausgangsbuch drucken“)
• Kassenbuch (Indexeintrag „OP-Auswertungen:Kassenbuch drucken“)
Nach Druck des Rechnungsausgangs-, Rechnungseingangs- und des Kas-
senbuches können Sie die Buchungssätze bei Bedarf über die DATEV-
Schnittstelle an die DATEV übergeben (nur Export möglich).
• OP-Liste Kunden (Indexeintrag „OP-Auswertungen:OP-Liste (Kunden)
drucken“)
• OP-Liste Lieferanten (Indexeintrag „OP-Auswertungen:OP-Liste (Lieferan-
ten) drucken“)
• Buchungsprotokoll (Indexeintrag „OP-Auswertungen:Buchungsprotokoll
drucken“)
Möglichkeiten des integrierten Zahlungsverkehrs

• Scheck- und Überweisungsdruck
• Lastschriftendruck
402
Arbeiten in der OP-Verwaltung (Übersicht)
• Clearing-Überweisungen
• Clearing-Lastschriften
• Undo–Funktion für den Zahlungsverkehr
Über den Indedexeintrag „Zahlungsverkehr“ in der Programmhilfe finden
Sie weitere Informationen.
Hinweis Damit Sie alle Funktionen der OP-Verwaltung nutzen können, müssen Sie
einige Voreinstellungen vornehmen (s. Übersicht im übernächsten Ab-
schnitt).
Arbeiten in der OP-Verwaltung

(Übersicht)
In der OP-Verwaltung (<Zusatzmodule/Offene Posten>) führen Sie unter-
schiedliche Arbeiten durch:
• Voreinstellungen erfassen (Übersicht)
Für die OP-Verwaltung müssen Sie in einigen Programmbereichen Vor-
einstellungen festlegen und Stammdaten erfassen (siehe Seite 404).
• OPs überwachen und ggf. mahnen (vgl. Seite 418)
Das Programm überwacht die Kunden-OPs gemäß Ihren Voreinstellun-
gen zu Mahnungen und schlägt „Mahnempfehlungen“ vor, die Sie über
die Auswahlleiste aufrufen.
• OPs buchen über den Buchungs-Assistenten (Indexeintrag „Offene Pos-
ten buchen“)
Mit dem Buchungs-Assistenten führen Sie alle OP-Buchungen bequem
und komfortabel durch.
• Zahlungsverkehr durchführen (Indexeintrag „Zahlungsverkehr“)
Mit Hilfe des Zahlungsverkehrs erledigen Sie Ihre zahlungswirksamen
Geschäftsvorfälle.
• Auswertungen durchführen (vgl. Seite 423)
Über OP-Auswertungen erhalten Sie Buchungsinformationen über alle
Buchungsbereiche. Buchungen, die bei einem Druck des Buchungsjour-
nals, des Rechnungseingangsbuches, des Rechnungsausgangsbuches oder
403
OP-Verwaltung
des Kassenbuchs berücksichtigt wurden, werden bei einem erneuten

Druck nicht mehr berücksichtigt.
• DATEV-Übergabe (wenn Sie mit DATEV arbeiten, vgl. Seite 425)
Über die DATEV-Schnittstelle erzeugen Sie aus den Ihren Buchungen Da-
teien zur Übergabe an DATEV.
Voreinstellungen (Übersicht)
Die OP-Verwaltung muss an Ihren Betrieb angepasst werden, damit Sie kom-
fortabel und korrekt mit allen Funktionen der OP-Verwaltung arbeiten kön-
nen. Dazu sind in mehreren Programmbereichen Voreinstellungen erforder-
lich, die im Folgenden aufgelistet werden. Über die angegebenen Indexein-
träge finden Sie in der Programmhilfe detaillierte Informationen.
In folgenden Programmbereichen sind Anpassungen für Ihren Betrieb erfor-
derlich:
• Voreinstellungen in den Stammdaten der OP-Verwaltung (Programmhil-
fe Indexeintrag „Stammdaten der OP-Verwaltung“)
Für die Arbeit mit der OP-Verwaltung müssen Sie spezifische Stammdaten
erfassen, die Sie über <Stammdaten/OP-Verwaltung> aufrufen:
- Aufwandsarten (Programmhilfe Indexeintrag „Register Aufwandsar-
ten“)
- Belegarten (Programmhilfe Indexeintrag „Register Belegarten“)
- Kassen (Programmhilfe Indexeintrag „Register Kassen“)
- Hausbanken (Programmhilfe Indexeintrag „Register Hausbanken“)
- Basiszins (Programmhilfe Indexeintrag „Register Basiszins“)
Wenn Sie die DATEV-Schnittstelle nutzen, müssen Sie in mehreren Regis-
tern zusätzlich die anzusprechenden DATEV-Konten angeben.
• Voreinstellungen zum Mahnwesen (über <System/Voreinstellungen/Re-
gister „OP-Verwaltung“>)
In den Voreinstellungen legen Sie u.a. Einstellungen zu Mahnperioden,
Mahngebühren und Verzinsung fest. In der Programmhilfe finden Sie Er-
läuterungen zu diesen Einstellungen über den Indexeintrag „Voreinstel-
lungen OP-Verwaltung“.
404
Voreinstellungen (Übersicht)
• Voreinstellungen für die Übergabe an DATEV, wenn Sie Ihre Abrech-

nungsdaten an DATEV übergeben wollen. Dazu müssen Sie Ihre betrieb-
lichen Grundlagen in den Grundlagen festlegen:
- Wählen Sie die DATEV-Schnittstelle als Übergabeschnittstelle Ihrer
Abrechnungsdaten aus (Indexeintrag in der Programmhilfe „Übergabe
an DATEV“).
- Legen Sie Steuercodes für die DATEV-Übergabe an (Indexeintrag in der
Programmhilfe „Steuercodes anlegen“).
- Treffen Sie zu jedem Steuercode datevspezifische Festlegungen in ei-
nem Detaildialog (Indexeintrag in der Programmhilfe „Steuercodede-
tails“).
In dem Detaildialog geben Sie den Vor- und Mehrwertsteuerschlüssel
nach den DATEV-Konventionen ein. DATEV verwendet Steuercodes
mit eigener Systematik, daher müssen Sie ebenfalls in diesem Dialog
die Verknüpfung der festgelegten Steuercodes mit den DATEV-
Steuercodes vornehmen. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerbera-
ter, welche Konten und welche DATEV-Steuerschlüssel hier anzugeben
sind.
- Außerdem legen Sie die DATEV-Grundlagen in der DATEV-
Schnittstelle fest (über <Zusatzmodule/ Offene Posten/ DATEV-
Übergabe/Schaltfläche „Grundlagen“>). Vergleichen Sie dazu die Er-
läuterungen ab Seite 427 oder benutzen Sie die Programmhilfe (Index-
eintrag „DATEV-Grundlagen einstellen“).
- Sorgen Sie dafür, dass in Rechnungsnummern von Lieferantenrech-
nungen keine Buchstaben enthalten sind, sondern nur Ziffern! Die
OP-Verwaltung kann zwar alphanumerische Werte verwalten, aber
diese können nicht an DATEV übergeben werden, weil die DATEV-
Konventionen dies nicht zulassen.
Die Vorgehensweise zur DATEV-Übergabe in der DATEV-Schnittstelle wird
im Abschnitt „DATEV-Übergabe“ ab Seite 425 beschrieben.
405
OP-Verwaltung
Stammdaten OP-Verwaltung
Für die Arbeit mit der OP-Verwaltung müssen Sie spezifische Stammdaten
anlegen, besonders, wenn Sie mit der DATEV-Schnittstelle arbeiten möch-
ten. Über <Stammdaten/OP-Verwaltung> rufen Sie den Dialog dieser
Stammdaten auf.
In mehreren Registern erfassen und bearbeiten Sie die spezifischen Stamm-
daten der OP-Verwaltung:
• Register „Aufwandsarten“ (Programmhilfe Indexeintrag „Register Auf-
wandsarten“)
In diesem Register legen Sie alle Aufwandsarten an, die Sie für die ord-
nungsgemäße DATEV-Übergabe benötigen. Die Aufwandsart muss bei al-
len kreditorischen Buchungen, sowie bei Zahlungsanweisungen an Debi-
toren, Erlösminderungen und Gutschriften angegeben werden.
• Register „Belegarten“ (Programmhilfe Indexeintrag „Register Belegarten“)
In diesem Register legen Sie alle Belegarten an, die Sie für Ihre Buchun-
gen in der OP-Verwaltung benötigen. Eine der hier angelegten Belegarten
müssen Sie bei Einträgen ins Kassenbuch angeben.
• Register „Kassen“ (Programmhilfe Indexeintrag „Register Kassen“)
In diesem Register legen Sie alle Kassen an, die Sie für Ihre Barbuchungen
in der OP-Verwaltung benötigen.
• Register „Hausbanken“ (Programmhilfe Indexeintrag „Register Hausban-
ken“)
In diesem Register legen Sie alle Hausbanken an, die Sie für den Zah-
lungsverkehr der OP-Verwaltung benötigen. Alle bereits in den Grundla-
gen angelegten Hausbanken werden hier angezeigt und müssen um den
aktuellen Saldo und ggf. eine DATEV-Kontonummer (wenn Sie mit DA-
TEV arbeiten) ergänzt werden.
• Register „Basiszinssatz“ (Programmhilfe Indexeintrag „Basiszinssätze für
Mahnungen“)
In diesem Register verwalten Sie die Zinssätze zur Berechnung von
Mahnzinsen.
Details zu den Registern finden Sie in der Programmhilfe über die oben an-
gegebenen Indexeinträge.
406
Geschäftsvorfälle bearbeiten
In der OP-Verwaltung können Sie OPs bearbeiten, buchen, die Kunden
mahnen oder OPs über die Inkasso-Schnittstelle an das Inkasso-Büro „Acc-
reditas“ übergeben.
Sie haben die Möglichkeit, Geschäftsvorfälle wie Rechnungs- oder Zahlungs-
eingänge, Zahlungsanweisungen etc. zu bearbeiten und zu buchen.
Beim Aufruf der OP-Verwaltung (über <Zusatzmodule/Offene Posten/ Erfas-
sung>) werden alle bestehenden OPs aktualisiert.
Über den aufgerufenen Hauptdialog der OP-Verwaltung können Sie Infor-

mationen zu OPs einholen, den Buchungs-Assistenten starten oder Auswer-
tungen erstellen.
Im folgenden Abschnitt wird der Aufbau des Erfassungsdialoges erläutert, im
darauffolgenden Kapitel „Buchen“ (ab S. 409) wird die Erfassung und Bear-
beitung der Offenen Posten anhand einiger Buchungsbeispiele vorgestellt.
407
OP-Verwaltung
Aufbau des Hauptdialoges (OP-Verwaltung)

Über <Zusatzmodule/Offene Posten/Erfassung> können Sie Ihre Offenen
Posten einsehen, mahnen und buchen. Dabei können Sie sich aktuelle und
historische Informationen anzeigen lassen. Bei Aufruf des Dialogs werden
alle OPs und Verbindlichkeiten ermittelt und gegebenenfalls Mahnempfeh-
lungen entsprechend der Fälligkeiten erstellt.
Der Dialog enthält folgende Bedienungselemente:

• Auswahlleiste (links)
Hierüber bestimmen Sie die Art der OPs, die im OP-Fenster angezeigt wer-
den, öffnen einen Assistenten oder wählen Informationen zur Ansicht
aus.
• Symbolleisten
Der Dialog enthält zwei Symbolleisten mit Funktionen, die das Arbeiten
mit OPs vereinfachen.
• Übersichtsfenster/ Bearbeitungsbereich
Im Hauptfenster der OP-Verwaltung werden die Datensätze und Informa-
tionen angezeigt, die Sie in der Auswahlleiste ausgewählt haben. Bei der
Auswahl des Buchungs-Assistenten werden Ihnen hier die zur Verfügung
stehenden Funktionen angeboten.
408
• Historie (HWP Professional)

Dieses einblendbare Fenster enthält zu einem markierten OP umfangrei-
che Informationen.
• Statuszeile und Infofenster
Unterhalb des Übersichtsfensters werden zum markierten OP die wich-
tigsten Daten eingeblendet, bei Kunden-OPs auch die Projektbeschrei-
bung aus dem Register „Angaben“ des Projektstamms, damit Sie genau
wissen, zu welchem Projekt der OP gehört.
Informationen über die Bedienungselemente erhalten Sie in der Programm-
hilfe über den Indexeintrag „Hauptdialog (OP-Verwaltung)“.
Buchen
Mit Hilfe des Buchungs-Assistenten haben Sie die Möglichkeit, Geschäfts-
vorfälle wie Rechnungs- oder Zahlungseingänge, Zahlungsanweisungen,
manuelle Kassenbuchungen etc. zu buchen und ggf. bestehende Offenen
Posten (OPs) auszugleichen. Der Buchungs-Assistent begleitet Sie dabei
Schritt für Schritt und gibt Ihnen die notwendigen Erläuterungen.
• Klicken Sie im obigen Dialogfenster die Schaltfläche „Buchen“ an. Es
erscheint die erste Seite des Buchungs-Assistenten:
Mit Hilfe des Buchungs-Assistenten können Sie unter Anleitung Ihre Ge-
schäftsvorfälle verbuchen und bestehende OPs ausgleichen.
• Bestimmen Sie hier, welche Art von Buchung Sie vornehmen möchten,
markieren Sie dazu die gewünschte Option.
409
OP-Verwaltung
Zahlungseingang (Überweisung)
Wenn Sie den OP eines Kunden aufgrund eines Zahlungseingangs per
Überweisung ausgleichen möchten, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:
• Markieren Sie im obigen Dialogfenster im Bereich „Kunden“ die Option
„Zahlungseingang-Überweisung“.
• Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Weiter“.
Anschließend erscheint der Dialog „Überweisung“ des Buchungs-
Assistenten im Hintergrund und eine Suchliste mit den angelegten Kun-
den aus dem Kundenstamm (aktiv im Vordergrund).
• Wählen Sie in der Suchliste den Kunden aus, der die Zahlung überwiesen
hat. Nach Auswahl des Kunden werden eventuell noch Offene Posten in
einer neuen Suchliste (ebenfalls im Vordergrund) zur Auswahl angezeigt.
• Klicken Sie nun doppelt auf den Offenen Posten des Kunden, den Sie mit
dem eingegangenen Zahlungsbetrag verrechnen bzw. ausgleichen möch-
ten.
Anschließend verschwindet die Suchliste mit den ermittelten Offenen
Posten und der Dialog „Überweisung“ des Buchungs-Assistenten tritt mit
dem Betrag des ausgewählten OPs in den Vordergrund.
• Überprüfen Sie die angezeigten Daten und ändern Sie diese bei Bedarf,
bevor Sie den Zahlungseingang verbuchen.
410
• Achten Sie dabei insbesondere auf den vorgeschlagenen Bruttobetrag.

• Klicken Sie abschließend die Schaltfläche „Buchen“ an. Die oben ange-
zeigte Überweisung wird verbucht und Sie gelangen zur ersten Seite des
Buchungs-Assistenten zurück (vgl. Seite 409).
• Nun erscheint erneut der Dialog zur Bearbeitung der Offenen Posten,
wobei der ausgeglichene OP nicht mehr angezeigt wird.
Kontostand prüfen
Zur Überprüfung des Kontostandes der bebuchten Bank bzw. der bebuchten
Kasse klicken Sie in der Auswahlleiste auf die Schaltfläche „Information“
und wählen dann über „Bank/Kasse“ das bebuchte Konto aus.
Der Kontostand der bebuchten Bank wurde um den Buchungsbetrag des OPs
erhöht.
Zahlungseingang (Bareinzahlung)
Wenn Sie den OP eines Kunden aufgrund einer Bareinzahlung ausgleichen
möchten, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:
• Markieren Sie im Dialogfenster (siehe Seite 409) im Bereich „Debitor“ die
Option „Zahlungseingang-Bareinzahlung“.
• Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Weiter“. Anschließend erscheint
der Dialog „Bareinzahlung“ des Buchungs-Assistenten im Hintergrund
und eine Suchliste mit den bestehenden Vorgängen (aktiv im Vorder-
grund):
• Wählen Sie in der Suchliste den Vorgang aus, der durch eine Bareinzah-
lung beglichen wurde.
Nach Auswahl des Kunden werden eventuell noch Offene Posten in einer
neuen Suchliste (ebenfalls im Vordergrund) zur Auswahl angezeigt.
• Klicken Sie nun doppelt auf den Offenen Posten des Vorganges, den Sie
mit dem einbezahlten Barbetrag verrechnen bzw. ausgleichen möchten.
411
OP-Verwaltung
bevor Sie die Bareinzahlung buchen.
• Achten Sie dabei insbesondere auf den vorgeschlagenen Bruttobetrag.
• Klicken Sie die Schaltfläche „Buchen“ an. Die oben angezeigte Bareinzah-
lung wird gebucht und Sie gelangen zur ersten Seite des Buchungs-
Assistenten zurück (vgl. Seite 409).
Der Dialog zur Bearbeitung der Offenen Posten (vgl. Seite 407) wird ge-
öffnet, wobei der in diesem Beispiel ausgeglichene OP nicht mehr ange-
zeigt wird.
Kontostand Kasse prüfen

und wählen dann über „Bank/Kasse“ das bebuchte Konto aus.
412
Rechnungseingang (Kreditor)
Wenn Sie den Rechnungseingang eines Lieferanten buchen möchten, müs-
sen Sie folgendermaßen vorgehen:
• Markieren Sie im Dialogfenster (siehe Seite 409) im Bereich „Kreditor“ die
Option „Rechnungseingang“.
• Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Weiter“. Der Dialog „Rech-
nungseingang“ des Buchungs-Assistenten erscheint im Hintergrund und
eine Suchliste mit den angelegten Lieferanten aus dem Lieferantenstamm
(aktiv im Vordergrund):
• Wählen Sie in der Suchliste den Lieferanten aus, der die Rechnung ge-
stellt hat.
Nach der Auswahl des gewünschten Lieferanten verschwindet die Such-
liste mit den angelegten Lieferanten und der Dialog „Rechnungseingang“
des Buchungs-Assistenten tritt in den Vordergrund.
413
OP-Verwaltung
• Erfassen Sie die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung.

Hinweis
Tragen Sie hier bitte nur Zahlen ein, keine Buchstaben! Die OP-
Verwaltung kann zwar alphanumerische Werte verwalten, aber diese
können nicht mit der DATEV-Schnittstelle übergeben werden, weil die
DATEV-Konventionen dies nicht zulassen.
• Wenn Sie Ihre Buchungsdaten später für die Weiterverarbeitung an die
DATEV übergeben (vgl. Seite 425 ff.), können Sie rechts davon die Auf-
wandsart eintragen, indem Sie zwischen den angelegten Aufwandsarten
auswählen.
• Arbeiten Sie mit dem Zusatzmodul „Unternehmensplanung“, können Sie
im Feld „Budget“ den Budgetposten auswählen, der mit dem Rechnungs-
betrag belastet werden soll.
Hinweis
Arbeiten Sie mit mehreren Zusatzmodulen, achten Sie darauf, dass Sie
nicht den gleichen Betrag mehrfach buchen, z.B. als Wareneingang im
Bestellwesen, als Kreditorenrechnung in der Nachkalkulation bzw. in der
OP-Verwaltung.
• Geben Sie im Feld „Bruttobetrag“ den Gesamtbetrag der Lieferantenrech-
nung ein.
• Die vorgeschlagene Steuerklasse berücksichtigt Ihren Vorschlagswert aus
den Grundlagen (Register „Steuercodes zuordnen“). Falls der Vorschlags-
wert nicht zutrifft, wählen Sie bitte eine andere Steuerklasse aus.
• Überprüfen Sie die angezeigten Daten, bevor Sie den Rechnungseingang
verbuchen.
• Klicken Sie abschließend die Schaltfläche „Buchen“ an. Der oben ange-
zeigte Rechnungseingang wird gebucht und Sie gelangen zur ersten Seite
des Buchungs-Assistenten zurück (vgl. Seite 409).
Nun erscheint erneut der Dialog zur Bearbeitung der Offenen Posten (vgl.
Seite 407).
414
Verbindlichkeiten prüfen
Sie möchten zum Schluss überprüfen, ob sich der Rechnungsbetrag auch auf
die Verbindlichkeiten ausgewirkt hat.
• Klicken Sie im Dialogfenster „Offene Posten“ die Schaltfläche mit der
Aufschrift „Verbindlichkeit“ an.
Der Betrag des gebuchten Rechnungseingangs wird nun als „Lieferanten
Verbindlichkeit“ angezeigt.
Zahlungsanweisung (Überweisung)
Wenn Sie den OP bei einem Lieferanten (z.B. aufgrund eines Rechnungsein-
gangs) mit einer Zahlungsanweisung ausgleichen möchten, markieren Sie
im Dialogfenster (siehe Seite 409) im Bereich „Kreditor“ die Option „Zah-
lungsanweisung-Überweisung“.
• Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Weiter“. Der Dialog „Überwei-
sung“ des Buchungs-Assistenten erscheint im Hintergrund und eine
Suchliste mit den angelegten Lieferanten aus dem Lieferantenstamm (ak-
tiv im Vordergrund).
• Wählen Sie in der Suchliste den Lieferanten aus, dessen Rechnung (OP)
Sie begleichen möchten.
Sollten zum ausgewählten Lieferant mehrere Offene Posten bestehen, so
werden diese danach in einer neuen Suchliste (ebenfalls im Vordergrund)
zur Auswahl angezeigt.
• Klicken Sie nun doppelt auf die Nummer des Offenen Posten, den Sie per
Überweisung ausgleichen möchten.
415
OP-Verwaltung

• Tragen Sie im Feld „Bankverbindung“ die Bankverbindung des Lieferan-

ten ein, an welche die Überweisung erfolgt, indem Sie zwischen den an-
gelegten Banken auswählen.
• Überprüfen Sie die angezeigten Daten, bevor Sie die Zahlungsanweisung
per Überweisung verbuchen.
• Klicken Sie abschließend die Schaltfläche „Buchen“ an. Die oben ange-
zeigte Überweisung wird gebucht und Sie gelangen zur ersten Seite des
Buchungs-Assistenten zurück (vgl. Seite 409).
Seite 407).
Bank/Kasse prüfen
und wählen dann über „Bank/Kasse“ das bebuchte Konto aus. Der Konto-
416
stand hat sich um den OP-Betrag verringert, gleichzeitig wurde der OP aus
dem Dialog „Verbindlichkeiten“ entfernt.
In der Auswahlleiste rufen Sie über die Schaltfläche „Lieferanten“ und die
Schaltfläche „Verbindlichkeit“ können Sie Wie Sie hier sehen, ist der OP der
gebuchten Überweisung aus dem Fenster „Verbindlichkeiten“ verschwun-
den.
OPs direkt buchen

Sie können die Zahlungsanweisungen für die weiteren OPs auch direkt bu-
chen, indem Sie in der Programmleiste einen der folgendie Schaltfläche an-
klicken:
Nachdem Sie die gewünschte Rechnung, die Sie bezahlen möchten, markiert
und diese Schaltfläche angeklickt haben, gelangen Sie direkt in den Dialog
„Überweisung“ des Buchungs-Assistenten mit den Daten des ausgewählten
OPs.
Sie können nun fortfahren wie auf Seite 416 ff. erläutert.
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, erscheint ein Dialogfenster, das die
Zahlungsart erfragt und in dem Sie festlegen können, ob alle fälligen Ver-
bindlichkeiten, Fälligkeiten und Skonti berücksichtigt werden sollen.
Nach der Auswahl der gewünschten Zahlungsart „Überweisung“ und der
Bestätigung mit Hilfe der OK-Schaltfläche werden alle vorhandenen OPs
gebucht und an den Zahlungsverkehr übergeben.
Hinweis Je nach den vereinbarten Zahlungskonditionen finden Sie die zu bezahlende
Rechnung auch über die Schaltfläche „Zahlungsverkehr".
417
OP-Verwaltung
Mahnungen
Mit dem Zusatzmodul „OP-Verwaltung“ können Sie auch Mahnungen
erstellen. Klicken Sie dazu im Bereich „Kunden“ der Auswahlleiste auf die
Schaltfläche „Mahnempfehlung“.
Hier werden alle Offenen Posten angezeigt, die gemäß den vereinbarten
Voreinstellungen zur Mahnung fällig sind. Bevor Sie Mahnungen erzeugen,
sollten Sie Guthaben (Anzahlungen usw.) und Verbindlichkeiten durch
<Umbuchung> im Kontextmenü des OP miteinander verrechnen.
Mit Hilfe der folgenden Schaltflächen können Sie für vorgeschlagene OPs
eine Mahnung erzeugen:
Einzel-OP mahnen
Nachdem Sie den gewünschten OP, den Sie anmahnen möch-
ten, markiert und diese Schaltfläche angeklickt haben, erscheint
eine Sicherheitsabfrage.
Nach der Bestätigung wird für die ausgewählten Kunden eine
Mahnung erzeugt und ausgedruckt, die alle vorhandenen
Mahnempfehlungen des Kunden enthält. Gleichzeitig ver-
418
schwindet der/ die betreffende/n OP/ s aus dem Bereich „Mahn-

empfehlung“.
Alle-OPs mahnen
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, erscheint eine Sicher-
heitsabfrage.
Nach der Bestätigung wird für jede Mahnempfehlung für jeden
Kunden eine Sammelmahnung erzeugt und ausgedruckt.
Gleichzeitig verschwinden die betreffenden OPs aus dem Regis-
ter „Mahnempfehlung“.
Einzel-OP nicht mahnen

Damit können Sie einen bestimmten OP vom Mahnwesen aus-
schließen.
Nachdem Sie den gewünschten OP, den Sie nie anmahnen
möchten, markiert und diese Schaltfläche angeklickt haben, er-
scheint eine Sicherheitsabfrage.
Nach der Bestätigung verschwindet die ausgewählte Rechnung
aus dem Bereich „Mahnempfehlung“.
Hinweis Wenn Sie nicht nur OPs anmahnen möchten, die aufgrund der in den Vor-
einstellungen hinterlegten Mahnkriterien (siehe Programmhilfe Index-
eintrag „Voreinstellungen OP-Verwaltung“) ermittelt wurden, müssen Sie
die Schaltfläche „Offene Posten“ anklicken, damit Ihnen alle offenen OPs
zur Auswahl angezeigt werden.
419
OP-Verwaltung
Weitere Bereiche
Neben den bereits beschriebenen Bereichen stehen Ihnen im Dialogfenster
„Offene Posten“ noch weitere Bereiche zur Verfügung.
Anzahlung
Hier sind alle erhaltenen Anzahlungen aufgeführt. Anzahlungen werden

erzeugt, wenn Sie mit dem Buchungs-Assistenten Zahlungseingänge buchen,
die (noch) keinem OP zugeordnet werden können (Vergleichen Sie zur Er-
fassung von Zahlungseingängen (Bareinzahlungen) die Erläuterungen auf
Seite 411 ff.).
Nachdem Sie die Suchliste mit den ermittelten Offenen Posten geschlossen
haben, ohne einen OP zu übernehmen, erscheint der Dialog „Bareinzah-
lung“ des Buchungs-Assistenten ohne OP-Angaben:
• Tragen Sie im Feld „Bruttobetrag“ den Anzahlungsbetrag ein.
420
• Geben Sie im Feld „Vorgangsnummer“ die Nummer des dazugehörenden

Vorganges ein, indem Sie zwischen den bestehenden Vorgängen auswäh-
len.
• Erfassen Sie im Feld „Kunde“ die Nummer des einzahlenden Kunden,
indem Sie zwischen den angelegten Kunden auswählen.
• Tragen Sie im Feld „Nummer“ eine Nummer für die aktuelle Anzahlung
ein.
Am besten wählen Sie eine Nummer, die eindeutig auf die Rechnungs-
nummer schließen lässt, auf die sich die aktuelle Anzahlung bezieht.
bevor Sie die Anzahlung verbuchen.
• Klicken Sie abschließend die Schaltfläche „Buchen“ an.
Anschließend wird die erfasste Anzahlung verbucht und Sie gelangen zur
ersten Seite des Buchungs-Assistenten zurück (vgl. Seite 409).
Seite 407).
Zahlungsverkehr
Den Zahlungsverkehr öffnen Sie über die Schaltfläche „Zahlungsverkehr“ in
der Auswahlleiste. Hier sind alle gebuchten Zahlungsanweisungen für Debi-
toren und Kreditoren aufgeführt, auf die Sie im Zahlungsverkehr zugreifen
können (vgl. Seite 432 ff.). Vergleichen Sie zur Erstellung von Zahlungsan-
weisungen (Überweisung) die Erläuterungen auf Seite 415 ff.
Kassenbuch
Das Kassenbuch können Sie über die Auswahlleiste aufrufen. Klicken Sie
dazu zunächst auf die Schaltfläche „Buchungsassistent“ und danach auf die
zusätzlich angezeigte Schaltfläche „Kassenbuch“. In den meisten Kontext-
menüs des Hauptdialogs steht Ihnen ebenfalls eine Aufrufmöglichkeit für
das Kassenbuch zur Verfügung.
421
OP-Verwaltung
In diesem Dialog können Sie manuelle Kassenbuchungen vornehmen:

• Wählen Sie zunächst die Kasse aus, die Sie bebuchen möchten.
• Bestimmen Sie die Periode, in die Sie buchen möchten.
• Geben Sie dann in der Tabelle die Belegnummer und die Belegart ein. Im
Feld „Belegart“können Sie über die Detailschaltfläche einen Suchdialog
mit den angelegten Belegarten öffnen.
Ist die Belegart vom Kontotyp „Debitor“ oder „Kreditor“, so kann die Bu-
chung einem Vorgang zugeordnet werden. Nach Auswahl einer solchen
Belegart erscheint sofort das Suchfenster für die Vorgänge. Sie können dann
den Vorgang auswählen, den die Buchung betrifft. Die Daten aus dem Vor-
gang werden in die Buchung übernommen. Bei Nichtübernahme der Vor-
gangsdaten und bei sonstigen Belegarten nehmen Sie manuelle Eingaben in
den Spalten Datum, Einnahmen/Ausgaben und Buchungstext vor.
Wenn Sie eine Einnahmebelegart vom Kontotyp „Debitor“ gewählt haben
und der Buchung einen Vorgang zugeordnet haben, erhalten Sie durch ei-
nen Klick in die Spalte „Ausgaben“ weitere Informationen zum Zahlungsbe-
trag.
422
OP-Auswertungen drucken
OP-Auswertungen drucken
Über OP-Auswertungen erhalten Sie Buchungsinformationen über alle Bu-
chungsbereiche. Buchungen, die bei einem Druck des Buchungsjournals, des
Rechnungseingangsbuches, des Rechnungsausgangsbuches oder des Kassen-
buchs berücksichtigt wurden, werden bei einem erneuten Druck nicht mehr
berücksichtigt.
Über <Zusatzmodule/Offene Posten/Auswertungen> können Sie die ge-
wünschte Auswertung direkt aufrufen oder über <Zusatzmodule/ Offene Pos-
ten/Auswertungen/ Assistent> den Übersichtsdialog (siehe Abb.).
Buchungsjournal (Programmhilfe Indexeintrag „OP-

Auswertungen:Buchungsjournal drucken“)
Im Buchungsjournal werden alle verbuchten Belege, außer den
Rechnungseingangs-, Rechnungsausgangs- und Kassenbuchun-
gen aufgeführt, z.B.:
• Zahlungseingänge und -ausgänge auf den Hausbanken
• Erlösminderungen und Rechnungskürzungen
• Umbuchungen
Rechnungseingangsbuch (Programmhilfe Indexeintrag „OP-
Auswertungen:Rechnungseingangsbuch drucken“)
Mit dieser Funktion wird das Rechnungseingangsbuch gedruckt.
423
OP-Verwaltung
Rechnungsausgangsbuch (Programmhilfe Indexeintrag „OP-

Auswertungen:Rechnungsausgangsbuch drucken“)
Mit dieser Funktion wird das Rechnungsausgangsbuch gedruckt.
Beim Druck werden nur die Rechnungsausgänge, die Sie mit der
OP-Verwaltung gebucht haben, berücksichtigt.
Kassenbuch (Programmhilfe Indexeintrag „OP-Auswertungen:Kassenbuch
drucken“)
Mit dieser Funktion drucken Sie das Kassenbuch. Darin werden
alle gebuchten „Bar“-Belege aufgeführt.
OP-Liste (Kunden) (Programmhilfe Indexeintrag „OP-Auswertungen:OP-
Liste (Kunden) drucken“)
Mit dieser Funktion rufen Sie die Reportauswahl auf, über die
Sie verschiedene Auswertungen und Listen im Zusammenhang
mit offenen Posten von Kunden generieren können.
OP-Liste (Lieferanten) (Programmhilfe Indexeintrag „OP-Auswertungen:OP-
Liste (Lieferanten) drucken“)
Mit dieser Funktion rufen Sie die Reportauswahl auf, über die
Sie verschiedene Auswertungen und Listen im Zusammenhang
mit Ihren offenen Posten (Verbindlichkeiten) bei Ihren Liefe-
ranten generieren können.
Buchungsprotokoll (Programmhilfe Indexeintrag „OP-
Auswertungen:Buchungsprotokoll drucken“)
Hierüber können Sie das Buchungsprotokoll drucken. Das Bu-
chungsprotokoll können auch mehrfach drucken, es dient nur
Ihrer Information.
weiter
Über die Schaltfläche „weiter“ gelangen Sie in den Selektionsdi-
alog der gewählten Auswertung. Hier können z.B. die Listen
über das Belegdatum eingegrenzt werden oder im Kassenbuch
den Druck auf eine Kasse beschränken.
Nach dem Druck des Buchungsjournals, des Rechnungseingangsbuchs, des
Rechnungsausgangsbuchs und des Kassenbuchs erhalten Sie die Kontrollab-
frage „Ist der Druck in Ordnung?“. Wenn Sie diese Abfrage bestätigen, dann
werden alle aufgeführten Buchungen als „gedruckt“ gekennzeichnet und
können dann nicht noch einmal gedruckt werden.
424
DATEV-Übergabe (nur Export)
Details zum Druck der Auswertungen finden Sie in der Programmhilfe über
die oben angegebenen Indexeinträge.

Über die DATEV-Schnittstelle erzeugen Sie aus den Ihren Buchungen Datei-
en zur Übergabe an DATEV. Im Hauptmodul und im Zusatzmodul „OP-
Verwaltung“ müssen Sie dieVoraussetzungen schaffen, damit Sie die DATEV-
Schnittstelle nutzen können und Ihre Buchungsdaten korrekt übergeben
werden. Vergleichen Sie dazu bitte das Thema „Voreinstellungen“ ab Seite
404.
Die DATEV-Schnittstelle rufen Sie über <Zusatzmodule/Offene Posten/ DA-
TEV-Übergabe> auf.
Die Dialoge der DATEV-Schnittstelle sind in einem Assistenten zusammen-

gefasst, der Sie durch die notwendigen Dialoge führt.
Im ersten Dialog (s.o.) rufen Sie die Grundeinstellungen zur DATEV-
Übergabe auf (Schaltfläche „Grundlagen“) oder wählen den Arbeitsschritt
aus, den Sie ausführen möchten:
Buchungsdaten übergeben
Mit dieser Option können Sie alle (ggf. selektierten) Buchungs-
daten an die DATEV-Dateien übergeben.
425
OP-Verwaltung
Dieser Punkt wird regelmäßig durchgeführt. Beim erstmaligen

Aufruf müssen Sie einige notwendige Daten hinterlegen. Geben
Sie diese Daten in Absprache mit Ihrem Steuerberater ein.
Kontenbeschriftungen übergeben
Mit der Übergabe der Kontenbeschriftung werden alle Kunden-
und Lieferantendaten an die DATEV-Dateien übergeben und
dort in Debitoren- und Kreditorenkonten angelegt, sofern die
Debitoren- bzw. Kreditorennummern den DATEV-
Konventionen entsprechen.
Sie sollten daher darauf achten, dass Sie Kunden nur im Num-
mernkreis von D10000 bis D69999 anlegen, Lieferanten nur im
Nummernkreis von K70000 bis K99999.
Führen Sie diesen Vorgang bei Ihrer ersten Datenübergabe auf
jeden Fall durch. Später ist dies nur noch nötig, wenn Sie neue
Kunden oder Lieferanten angelegt haben.
Protokoll drucken
Nachdem Sie die Übergabe erfolgreich abgeschlossen haben,
können Sie sich ein Übergabeprotokoll drucken lassen.
In dem Protokoll sind alle Buchungen ersichtlich, wie Sie später
in der DATEV-Buchhaltung ausgeführt werden. Soll- und Ha-
benbuchungen werden durch das Vorzeichen des Umsatzes be-
stimmt. Ein Sollbetrag wird mit positivem Vorzeichen und ein
Habenbetrag mit negativem Vorzeichen dargestellt. Das Vorzei-
chen des Umsatzes bezieht sich immer auf das Feld „Konto“.
Der Umsatzbetrag ist immer brutto angegeben. Dem Gegenkon-
to (fünfstellig) vorangestellt sind der Stornoschlüssel und der
Umsatzsteuerschlüssel.
letzte DATEV-Übergabe stornieren
Mit dieser Funktion machen Sie die letzte DATEV-Übergabe
rückgängig. Die Schaltfläche „Ausführen“ hierbei ist nur akti-
vierbar, wenn eine DATEV-Übergabe vorliegt, die storniert wer-
den kann.
Übergabehistorie anzeigen
Zeigt eine Übersicht der DATEV-Übergaben.
426
Grundlagen
Über die Schaltfläche „Grundlagen“ nehmen Sie die Grundein-
stellungen zur DATEV-Übergabe vor.
zurück
weiter
Über die Schaltflächen „zurück“ bzw. „weiter“ navigieren Sie
durch die Dialoge der DATEV-Schnittstelle. Nur wenn weitere
Einstellungen erforderlich sind, ist die Schaltfläche „Weiter“ ak-
tivierbar. Zum Start einer Aktion benutzen Sie bitte die Schalt-
fläche „Ausführen“ (s.u.).
Ausführen
Über „Ausführen“ kann eine gewählte Aktion direkt ausgeführt
werden. Die Schaltfläche ist jedoch nur aktivierbar, wenn keine
weiteren Informationen notwendig sind. Ist diese Schaltfläche
deaktiviert, müssen Sie ggf. über „weiter“ zusätzliche Einstel-
lungen vornehmen.
DATEV-Grundlagen einstellen
Für den DATEV-Export werden Einstellungen benötigt, die Sie vor der Über-
gabe an DATEV festlegen müssen. Den DATEV-Einstellungsdialog rufen Sie
auf zwei Wegen auf:
• über die Schaltfläche „Grundlagen“ im DATEV-Assistenten (über <Zu-
satzmodule/Offene Posten/DATEV-Übergabe>)
• über die Grundlagen (über <Extras/Grundlagen>)
Details zu den notwendigen Einstellungen finden Sie in der Programmhilfe
über den Indexeintrag „DATEV-Grundlagen einstellen“.
Sachkontenverweise
Über die Schaltfläche „Sachkontenverweise“ können Sie ggf. Verweise zu
den DATEV-Sachkonten vornehmen.
Hinweis Es gibt zwei Gründe, einen Sachkontenverweis anzulegen:
• Eines Ihrer Konten entspricht nicht dem Sachkonto in der Buchhaltung
von DATEV. Das kann insbesondere in den Bereichen der Erlös- und
Aufwandscodes vorkommen.
427
OP-Verwaltung
• Grundsätzlich wird bei allen Buchungen der Umsatzsteuerschlüssel mit

übergeben. Bei DATEV gibt es jedoch sogenannte Automatikkonten, bei
denen sich der Umsatzsteuerschlüssel bereits aus dem Erlöskonto selbst
ergibt. Bei diesen Konten ist die Übergabe daher nicht erwünscht und
wird durch die Kennzeichnung als Automatikkonto unterdrückt.

• Geben Sie in den Spalten „Sachkto“ und „Bezeichnung“ Nummer und
den Namen des Sachkontos an, das ohne Verweis gebucht würde.
• Tragen Sie danach in der Spalte „DATEV“ die Nummer des Sachkontos
bei DATEV ein, das tatsächlich gebucht werden soll.
• Bestimmen Sie weiter im Feld „Auto“, ob es sich um ein Automatikkonto
handelt.
• Verlassen Sie die Maske über die Schaltfläche „Schließen“.
Um anschließend auch die DATEV-Grundlagenmaske zu verlassen, klicken
Sie dort die Schaltfläche „Sichern“. Sie gelangen zurück zur DATEV-
Übergabe.
Buchungsdaten übergeben
Zur Buchungsübergabe aktivieren Sie in der DATEV-Schnittstelle (siehe Seite
425) die Option „Buchungsdaten übergeben“. Aktualisieren Sie ggf. zuvor
noch Ihre Vorlaufdaten (siehe Programmhilfe Indexeintrag „Vorlaufdaten“).
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „weiter“.
428
Optionen – Buchungsdaten eingrenzen
Hier können Sie die zu übergebenden Buchungsdaten eingrenzen und An-

gaben zum Datenträger machen.
Gehen Sie dabei bitte folgendermaßen vor:
• Bestimmen Sie im Bereich „Datum“ den Zeitraum (Von...Bis), innerhalb
dessen Buchungen für die DATEV-Übergabe berücksichtigt werden sollen.
• Tragen Sie im Feld „Datenträger-Nr.“ bei Bedarf die (fortlaufende) Num-
mer des Datenträgers ein.
• Geben Sie im Feld „Zielpfad“ das Laufwerk und den Verzeichnispfad ein,
in den die DATEV-Übergabedaten kopiert werden sollen.
• Bestimmen Sie im Feld „Vorhandene Sendedateien“, ob auf dem Daten-
träger ggf. bereits vorhandene Sendedateien erweitert, nach Abfrage ge-
löscht oder sofort gelöscht werden sollen.
• Legen Sie die Übergabewährung fest.
• Überprüfen Sie Ihre Angaben.
• Über die Schaltfläche „weiter“ gelangen Sie in den nächsten Dialog.
429
OP-Verwaltung
Auswahl der Buchungsarten
Auf dieser Seite des DATEV-Übergabe-Assistenten können Sie festlegen, wel-

che Buchungsdaten an DATEV übergeben werden sollen.
Wählen Sie die gewünschte(n) Buchungsart(en) aus und gehen Sie auf „wei-
ter“.
• Wenn Sie alle Buchungsdaten an DATEV weitergeben möchten, müssen
Sie das Optionsfeld „Alle Buchungen“ markieren.
• Wenn Sie nur Buchungen aus bestimmten Bereichen weitergeben möch-
ten, markieren Sie das Optionsfeld „Buchungen aus den Bereichen" und
wählen danach den (die) gewünschten Bereich(e).
• Über die Schaltfläche „weiter“ gelangen Sie in den Dialog „Angaben zum
Datenträger“.
Kontenbeschriftungen übergeben
Zur Übergabe der Kontenbeschriftungen aktivieren Sie in der DATEV-
Schnittstelle (<Zusatzmodule/OP-Verwaltung/DATEV >)die Option „Kon-
tenbeschriftungen übergeben“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
„weiter“.
Hier können Sie die zu übergebenden Kontenbeschriftungen eingrenzen
und Angaben zum Datenträger machen (vgl. Seite 429).
430
Erstellung des Datenträgers

Wenn Sie als „Zielpfad“ (siehe Seite 429) ein externes Laufwerk vorgegeben
haben, müssen Sie einen entsprechenden Datenträger (Diskette, CD) in das
dort angegebene Laufwerk legen. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche
„Ausführen“.
Anschließend werden die Daten gemäß Ihren Angaben zur DATEV-
Schnittstelle auf die im Zielpfad angegebene Exportdatei übertragen. Sollte
die im Dialog angegebene Exportdatei auf dem vereinbarten Zielpfad bereits
vorhanden sein, erscheint eine Sicherheitsabfrage, sie soll das versehentliche
Überschreiben bereits bestehender DATEV-Daten verhindern.
Nach Abschluss der Datenübergabe gelangen Sie in das erste Dialogfenster
der DATEV-Schnittstelle (vgl. Seite 425) zurück.
Protokoll drucken
• Aktivieren Sie im Dialogfenster auf Seite 425 die Option „Protokoll dru-
cken“.
• Klicken Sie danach die Schaltfläche „Ausführen“ an.
Anschließend wird der Texteditor „WordPad“ geladen und das erstellte
Übergabeprotokoll erscheint im Editierfenster:
Sie können die erstellte Protokolldatei im WordPad bei Bedarf auch bearbei-
ten.
431
OP-Verwaltung
Hinweis Vergleichen Sie zu den einzelnen Bearbeitungsfunktionen die zugehörige

Programmhilfe.
Wenn Sie das angezeigte Übergabeprotokoll drucken möchten, gehen Sie
• Wählen Sie im obigen Editierfenster das Menü <Datei/ Drucken> aus.
• Legen Sie die gewünschten Druckoptionen fest und bestätigen Sie Ihre
Einstellungen abschließend mit Hilfe der „OK-Schaltfläche“.
Anschließend wird das angezeigte Übergabeprotokoll ausgedruckt. Nach
Abschluss der Protokolldrucks gelangen Sie in das Editierfenster von
WordPad zurück.
• Verlassen Sie WordPad, indem Sie das Menü <Datei/Beenden> auswäh-
len.
Anschließend gelangen Sie in das erste Dialogfenster der DATEV-
Schnittstelle (vgl. Seite 425) zurück.
Zahlungsverkehr
Mit Hilfe des Zahlungsverkehrs erledigen Sie Ihre zahlungswirksamen Ge-
schäftsvorfälle. Über <Zusatzmodule/Offene Posten/Zahlungsverkehr> rufen
Sie den Assistenten für den Zahlungsverkehr auf, der Sie Schritt für Schritt
bei der Vorbereitung und Übergabe von Zahlungen unterstützt.
Im ersten Dialog des Assistenten wählen Sie die Art der Zahlung aus. Ihnen
stehen mehrere Zahlungsarten über Zahlungsverkehrsformulare und Zah-
lungsarten über den Datenträgeraustausch (DTA) mit Ihrem Geldinstitut zur
Verfügung.
432
Übersichten
Markieren Sie die Aktion, die Sie durchführen möchten:

• Schecks drucken
Ausführung aller Zahlungsaufträge der OP-Verwaltung per Scheck.
• Überweisungen drucken
Ausführung aller Zahlungsaufträge der OP-Verwaltung per Überweisung.
• EU-Überweisungen drucken
Ausführung aller Zahlungsaufträge der OP-Verwaltung per Überweisung.
• Lastschriften drucken
Ausführung bestimmter Zahlungsaufträge der OP-Verwaltung per Last-
schriftabbuchung.
• Clearing für Überweisungen bzw. Lastschriften durchführen
Ausführung aller Überweisungen/ Lastschriften beleglos per DTA (Daten-
trägeraustausch). Die Erstellung des Datenträgers ist für beide Clearing-
Arten identisch.
• DTAZV f. EU-Überweisungen durchführen
Ausführung aller EU-Überweisungen beleglos per DTA (Datenträgeraus-
tausch), mit BIC-Nummer (Bank Identifier Code) und IBAN-Nummer (In-
ternational Bank Account Number).
• Status zurücksetzen
Hiermit werden bereits erfolgte Clearing-Überweisungen und -
Lastschriften wieder zurückgesetzt.
Weitere Details zu diesen Zahlungsarten finden Sie in der Programmhilfe
über den Indexeintrag „Zahlungsverkehr“.
Übersichten
Die Übersichten in der OP-Verwaltung verschaffen Ihnen einen Überblick
über den aktuellen Stand der OPs, sowie der OP-Historie und der Mahnhis-
torie und bieten Ihnen damit die Basis für Ihre betriebliche Entscheidungen.
Über <Zusatzmodule/OP-Verwaltung/Übersicht> stehen Ihnen folgende
Übersichten zur Verfügung:
• Offene Posten (Übersicht siehe unten)
Über die „OP-Übersicht“ können Sie die Werte aus den Offenen Posten
zu Kennzahlen zusammenfassen und aufbereiten lassen. U.a. werden Ih-
nen die Kennzahlen zur kurz-, mittel- und langfristigen Liquidität ange-
433
OP-Verwaltung
zeigt, Verbindlichkeiten und Forderungen in Geschäftsgrafiken darge-

stellt.
• Offene Posten Historie (Programmhilfe Indexeintrag „OP-Historie“)
In der OP-Historie werden die ausgebuchten Kunden-OPs angezeigt.
• Mahnhistorie
In der Mahnhistorie werden z.B. die ausgebuchten Kundenmahnungen
angezeigt. Mit Hilfe der Schaltfläche „Details“ können Sie sich die Bu-
chungen zu einem OP anzeigen lassen.
Übersicht Offene Posten

Über die „OP-Übersicht“ können Sie die Werte aus der OP-Verwaltung zu
Kennzahlen zusammenfassen und aufbereiten lassen. Die Auswertungen
einiger Teilbereiche werden in einer Geschäftsgrafik dargestellt. Alle Auswer-
tungen können Sie drucken lassen.
Über <Zusatzmodule/Offene Posten/Übersichten/ Offene Posten> oder über
das Symbol „Übersicht“ (in der Auswahlleiste links, über den Bereich „In-
formation“) rufen Sie die OP-Übersicht auf.
Der Dialog umfasst mehrere Bereiche aus der OP-Verwaltung mit unter-
schiedlichen Kennzahlen, die über mehrere Register aufgerufen werden:
Liquidität (Programmhilfe Indexeintrag „OP-Übersicht:Liquidität“)
Anzahlungen (Programmhilfe Indexeintrag „OP-Übersicht:Anzahlungen“)
Fälligkeit (Programmhilfe Indexeintrag „OP-Übersicht:Fälligkeit“)
Verbindlichkeiten (Programmhilfe Indexeintrag „OP-
Übersicht:Verbindlichkeiten“)
Forderungen (Programmhilfe Indexeintrag „OP-Übersicht:Forderungen“)
Kontrollsummen (Programmhilfe Indexeintrag „OP-
Übersicht:Kontrollsummen“)
Hinweis Die Kennzahlen bzw. die Grafiken in diesem Dialog werden aktualisiert,
wenn Sie die zugrunde liegenden Werte der OP-Verwaltung ändern (vgl.
Seite 407 ff.) oder die Funktion <Zusatzmodule/ Offene Posten/ Journal
komprimieren> ausführen.
Details zu den verschiedenen Kennzahlen finden Sie in der Programmhilfe
über die oben angegebenen Indexeinträge.
434
Reportdesigner
Mit dem Zusatzmodul „Reportdesigner“ können Sie Berichte erstellen, die

über die im Standardleistungsumfang definierten Auswertungsmöglichkei-
ten hinausgehen.
Ein SQL-Assistent vereinfacht die Definition von Datenzugriffen auf die
SQL-Datenbank des HWP. Zur individuellen Gestaltung von Reporten sind
eine Vielzahl von Funktionen verfügbar. Ein Berichts-Assistent ermöglicht
die schnelle Erstellung von Reporten.
» Inhalt dieses Kapitels

• Leistungsumfang
• Arbeiten mit dem Reportdesigner
• Daten bereitstellen mit dem SQL-Assistenten
• Reporte gestalten (Übersicht)
Reportdesigner
Leistungsumfang
Mit dem Zusatzmodul „Reportdesigner“ können Sie für Ihren Betrieb indivi-
duelle Reporte (Berichte) erstellen, mit denen Sie bessere Auswertungsmög-
lichkeiten haben als mit den Standardauswertungen des HWP.
• Zugriff auf Ihre HWP-Daten schon bei Erstellung eines Reports, so dass
Testauswertungen während der Reporterstellung möglich sind.
• Ein SQL-Assistent unterstützt bei der Wahl der Datenquellen, der Felder
und der Definition von Auswahlkriterien.
• Ein Berichts-Assistent kann zur schnellen Erstellung verschiedener Re-
portvarianten eingesetzt werden.
• Barcode-Felder können in Berichte integriert werden. Die folgenden Bar-
code-Formate werden unterstützt: Code128, Code39, UPC A, EAN13,
PostNet, Int20f5.
• RTF-Text aus Datenbankfeldern und RTF-Dateien kann über einen integ-
rierten RTF-Editor geladen und bearbeitet werden (RTF: rich text format,
ein von Microsoft entwickeltes Dokumentformat zur Formatierung von
Texten).
• Ausgabe von Berichten und Datenbanktabellen in Archiv Dateien (*.RAF)
oder TXT-Files mit Feldtrennzeichen.
• Programmoberfläche und Bedienungselemente gemäß MS-Office–
Standards ermöglichen leichte Einarbeitung.
Arbeiten mit dem Reportdesigner

Mit dem Reportdesigner können Sie Reporte erstellen, die über die im Stan-
dardleistungsumfang definierten Auswertungsmöglichkeiten hinausgehen.
Hinweis Der Reportdesigner enthält Funktionen, die die Erstellung eines Reports sehr
vereinfachen. Dennoch setzt seine Anwendung Kenntnisse der grundlegen-
den Strukturen einer Datenbankanwendung voraus. Wenn Sie diese Kennt-
nisse nicht haben, empfehlen wir Ihnen, sich bzgl. der Erstellung von indi-
viduellen Reporten an Ihren Fachhändler zu wenden.
Der Reportdesigner greift auf die Daten in der HWP-SQL-Datenbank zu. Dort
sind beispielsweise Kundendaten in der Tabelle „KND“ abgelegt. Diese Kun-
436
Arbeiten mit dem Reportdesigner
dentabelle hat knapp 100 Felder, in denen die Eigenschaften von Kunden
(Adresse, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen, ...) abgelegt werden.
Beim Zugriff auf Ihre Daten unterstützt Sie ein SQL-Assistent, der Ihnen alle
Felder der Tabellen zur Übernahme in einen Bericht anbietet. Sie können
Felder mit wenigen Mausklicks in Ihren Report übernehmen, ohne sich um
die komplizierten technischen Zusammenhänge des Datenzugriffs kümmern
zu müssen.
In der Programmhilfe finden Sie eine Übersicht über die Datentabellen (In-
dexeintrag „Datentabellen Reportdesigner“), die Tabellennamen und -
inhalte auflistet.
Um einen Report zu erstellen, gehen Sie immer in zwei Schritten vor:
• Daten bereitstellen mit dem SQL-Assistenten (Indexeintrag „Daten be-
reitstellen mit dem SQL-Assistenten“)
Zuerst legen Sie fest, welche Ihrer betriebswirtschaftlichen Daten Sie aus-
werten möchten. Dazu wählen Sie die entsprechenden Tabellenfelder ei-
ner oder mehrerer Tabellen mit Hilfe des SQL-Assistenten aus.
• Reporte gestalten (Indexeintrag „Reporte gestalten (Übersicht)“
Im zweiten Schritt gestalten Sie Reporte, indem Sie Felder einfügen und
das Layout festlegen.
Programmaufruf
Der Reportdesigner wird mit dem Programm installiert. Durch Erwerb einer
entsprechenden Lizenznummer wird der Reportdesigner freigeschaltet. Der
Reportdesigner kann aus dem HWP oder eigenständig aufgerufen werden.
• Im Programm finden Sie den Reportdesigner im Menü <Tools>.
Um den Reportdesigner unabhängig von HWP zu starten stehen Ihnen fol-
gende Aufrufmöglichkeiten zur Verfügung:
• Im Ausführen-Dialog des Windows-Startmenüs:
C:\Programme\Sage\Handwerk\RDesign.exe / M mandant / R verzeich-
nisname
• Durch Doppelklick im Windows-Explorer.
Der Parameter / M steht für die Mandantennummer mit der gearbeitet
werden soll, / R lädt einen bestehenden Report. Die Parameter sind nicht
437
Reportdesigner
zwingend erforderlich. Werden sie weggelassen, so erscheint ein „Neuer

Report“ und es wird eine Mandantennummer abgefragt.
Nach Programmaufruf des Reportdesigners wird das Bearbeitungsfenster des
Reportdesigners geöffnet, es wird ein neuer Report generiert und ein leerer
Report in den Entwurfsmodus zur weiteren Bearbeitung geladen.
Speichern von Reporten und SQL-Statements

Reporte, die Sie mit dem Reportdesigner erstellt haben, werden in einer
*.RTM-und einer *.DAT-Dateien im Verzeichnis
...\Sage\Handwerk\Daten\Formular gespeichert. Pro Report wird je eine
*.RTM-Datei und eine *.DAT-Datei angelegt. Wenn Reporte in einer anderen
Installation von HWP verwendet werden sollen, müssen diese Dateien dort
in das entsprechende Verzeichnis kopiert werden.
Achtung In diesem Verzeichnis finden Sie auch die Reporte, die HWP im Standard-
leistungsumfang enthält. Aus diesen können Sie wertvolle Anregungen für
die Gestaltung Ihrer eigenen Reporte gewinnen. Ändern Sie diese Original-
RTM-Dateien nicht, da Ihnen sonst die Standardauswertungen nicht mehr
zur Verfügung stehen. Kopieren Sie die RTM-Dateien, die Sie für eigene Re-
porte modifizieren möchten und ändern Sie ausschließlich die Kopie.
Die SQL-Statements, über die auf die HWP-Daten zugegriffen wird, sind in
RTM-Dateien in einem nicht mit Standardprogrammen bearbeitbaren binä-
ren Format gespeichert. SQL-Statements in Reportdefinitionen können als
ASCII-Dateien gespeichert werden (Dateiendung *.SQL), indem ein Report
geladen wird, dann der SQL-Assistenten gestartet wird, und dann die SQL-
Statements über <Datei/Speichern> gespeichert werden.
438
Daten bereitstellen mit dem SQL-Assistenten
Bei Verwendung von Reporten sucht das Programm erst einmal im Formu-
larverzeichnis des Mandanten. Ist dieses nicht vorhanden, wird auf das glo-
bale Formularverzeichnis zugegriffen. In diesem Fall können Sie unter-
schiedliche Reporte nutzen, sofern Sie diese im Formularverzeichnis des
Mandanten abgelegt haben.
Daten bereitstellen mit dem SQL-

Assistenten
Der SQL-Assistent unterstützt Sie bei der Auswahl der Felder und der
Definition von Auswahlkritierien, die Sie in einen Bericht übernehmen
wollen und erzeugt die SQL-Statements, die für den Datenzugriff
erforderlich sind.
Im Zusatzmoul „Reportdesigner” (<Tools/Reportdesigner>) rufen Sie den
SQL-Assistenten über <Extras/SQL-Assistent> auf. Der SQL-Assistent wird
sowohl vom Berichts-Assistent wie auch bei der Definition eines Reportes
ohne den Berichts-Assistent verwendet.
Neben der Datenauswahl bietet der SQL-Assistent die folgenden
Möglichkeiten:
• Sie können Kriterien für die Übernahme von Daten in den Bericht defi-
nieren, z.B.: Zeige mir alle Kunden einer PLZ-Region, die einen Mindest-
umsatz erreicht haben.
• Sie können Felder gruppieren.
• Sie können die Sortierreihenfolge für die Ausgabe von Daten festlegen.
Aufruf des SQL-Assistent

Sie können den SQL-Assistent auf zwei Wegen aufrufen:
• als ersten Arbeitsschritt der Reportdefinition über <Datei/ Neu>.
• über die Funktion <Extras/ SQL-Assistent>, wenn Sie in die Reporterstel-
lung bzw. -bearbeitung über <Datei/Neuer Bericht> oder <Datei/Öffnen>
eingestiegen sind.
439
Reportdesigner
Arbeitsbereich des SQL-Assistent

Der Arbeitsbereich des SQL-Assistent ist in drei Hauptbereiche unterteilt:
• den Menübereich
• den Tabellenbereich
• den Datenauswahlbereich
Im Tabellenbereich des SQL-Assistenten werden die Tabellen angezeigt, aus

denen Sie Felder in den Datenauswahlbereich für die Berichtserstellung
übernehmen können. Die Funktion <Bearbeiten/ Alle Tabellen öffnen> öff-
net hier alle Tabellen des HWP. Über die Combobox „Tabelle“ können Sie in
einer Drop-Down-Liste jede Tabelle auch einzeln im Tabellenbereich anzei-
gen. Im unten abgebildeten Beispiel sind die Tabellen „KND“ (Kunden) und
„OP“ (Offene Posten) zur Auswahl geöffnet.
Hinweis In der Programmhilfe finden Sie über den Indexeintrag „Datentabellen

(Reportdesigner)“ eine Übersicht, der Sie entnehmen können, welche Daten
in welcher Tabelle abgelegt werden.
Felder, die Sie in Ihren Bericht übernehmen wollen, markieren Sie mit ei-
nem Häkchen durch Klicken in das dafür vorgesehene Kästchen. Die Be-
zeichnung des Feldes (tabellenname.feldname) und ein Ausgabename wer-
den daraufhin im Datenauswahlbereich im Register „Auswahl“ angezeigt.
Als Ausgabename, der als Bezeichnung des Feldes im Report erscheint, wird
440
Daten bereitstellen mit dem SQL-Assistenten
zunächst „tabellennamexfeldname“ übernommen. Diesen Namen, der als

Bezeichner im Report verwendet wird, können Sie ändern.
In der Spalte „Feld oder Wert“ können auch Berechnungen angegeben wer-
den:
In der Abbildung sehen Sie zwei Berechnungen:

• der Rechnungsbetrag wird mit dem Faktor 1.98553 multipliziert
• der Steuerbetrag wird mit dem offenen Betrag multipliziert
Beachten Sie bitte, dass Sie Dezimalstellen mit einem Punkt trennen müssen
(nicht mit Komma).
SQL-Abfrage testen
Im SQL-Assistenten können Sie über das Symbol eine SQL-Abfrage tes-
ten. Erhalten Sie keine Fehlermeldung, sind Ihre Datenzugriffe korrekt.
Diese Funktion ist nur aktivierbar, wenn in der Feldauswahl für einen Re-
port im Register „Kriterien“ Selektionsfelder festgelegt werden, ohne dass
zugleich Werte für die Selektion erfasst werden. Diese Selektionsfelder kön-
nen über SQL-Datenselektion mit Werten versorgt werden.
441
Reportdesigner
Der Dialog von SQL-Datenselektion wird auch vor Ausgabe eines Berichtes
(durch Wechsel in den Vorschaumodus oder durch Drucken) ausgegeben,
wenn Selektionsfelder mit Werten versorgt werden.
Reporte gestalten (Übersicht)

Nach Bereitstellung der Datenbankzugriffe auf Felder mit dem SQL-
Assistenten kann ein Report gestaltet werden, indem Objekte im Report po-
sitioniert und mit Eigenschaften versehen werden. Die folgenden Typen von
Objekten können in einem Report enthalten sein:
• Datenbankfelder (können durch Berechnungen modifiziert werden)
• Textobjekte (einfache Textstrings, Memos, RTF-Textfelder)
• Grafikobjekte (Linien, Formen, Grafikdateien)
Details zur Reportgestaltung finden Sie in der Programmhilfe über die ange-
gebenen Indexeinträge:
• Vorgehensweise bei der Anlage eines Reports (Indexeintrag „Vorgehens-
weise zur Erstellung eines Reportes“)
• Reporte erstellen (ohne Berichts-Assistenten) (Indexeintrag „Reporte
erstellen (ohne Berichts-Assistenten)“)
• Report erstellen mit dem Berichts-Assistenten (Indexeintrag „Report
erstellen mit dem Berichts-Assistenten“)
442
Subunternehmer-
verwaltung

geschäftlichen Kommunikation mit Subunternehmern. Die Auswahl von
Subunternehmern, die Einholung und der Vergleich von Angeboten, die
Beauftragung und Rechnungsbegleichung werden mit Programmfunktionen
ebenso unterstützt, wie die komplette Abwicklung über GAEB 2000-
Austauschphasen (Version 1.2). Manuell können Sie zusätzlich Termine, den
Projekt- und den Rechnungsfortschritt pflegen.

• Leistungsumfang
• Arbeiten mit der „Subunternehmerverwaltung“
• Hauptdialog „Subunternehmerverwaltung“
Leistungsumfang der
„Subunternehmerverwaltung”
Das Zusatzmodul „Subunternehmerverwaltung“ hilft Ihnen bei der Einbin-
dung von Subunternehmern in Ihre Projekte. Folgende Funktionen stehen
Ihnen durch die Lizenzierung dieses Zusatzmoduls zur Verfügung:
• Subunternehmer können im Lieferantenstamm angelegt, gekennzeichnet
und verwaltet werden.
• In den Dokumenten können Sie die Subunternehmer frei wählen, die für
den aktuellen Auftrag in Frage kommen.
• In den Dokumenten können Sie die Positionen intern markieren, die Sie
delegieren möchten. Titel und Positionen können Sie auf mehrere Sub-
unternehmer verteilen und separate Leistungsverzeichnisse erstellen.
• Alle Phasen der Kommunikation (Angebotseinholung bis Rechnungs-
empfang) mit Ihren Subunternehmern sind manuell und voll-
elektronisch möglich. Die vollelektronische Arbeitsweise wird über
GAEB-2000-Austauschphasen durchgeführt, weshalb Ihre Subunterneh-
mer auch über eine GAEB-2000-Schnittstelle verfügen müssen.
• Angebote können von mehreren Subunternehmern gleichzeitig eingeholt
werden.
• ABC-Analyse und Ausreißer-Analyse zur Bewertung erhaltener Angebote.
• Eine Projektverfolgung ist möglich, wenn Sie den Erledigungsstand des
Projektes regelmäßig manuell eingeben.
• Eine Rechnungsverfolgung ist positionsbezogen möglich, sofern es sich
nicht um Abschlagsrechnungen und Akontoforderungen handelt.
• Auswerten können Sie die Subunternehmerverwaltung komfortabel über
Reporte.

„Subunternehmerverwaltung“
Konzept
geschäftlichen Kommunikation mit Subunternehmern. Die Auswahl von
444
Konzept und Möglichkeiten der „Subunternehmerverwaltung“
Subunternehmern, die Einholung und der Vergleich von Angeboten, die

Beauftragung und Rechnungsbegleichung werden mit Programmfunktionen
ebenso unterstützt, wie die komplette Abwicklung über GAEB 2000-
Austauschphasen (Version 1.2).
Hinweis
Eine durchgängige elektronische Kommunikation mit Ihren Subunterneh-
mern über GAEB-Austauschphasen hat für Sie den wesentlichen Vorteil, dass
Sie dadurch keine schriftliche Subunternehmerangebote oder -rechnungen
bekommen, deren Werte Sie mit großem manuellen Aufwand in die Subun-
ternehmerverwaltung übertragen müssen.
Klären Sie deshalb am besten im Vorfeld, welche Ihrer Subunternehmer eine
Handwerkssoftware mit GAEB 2000 – Unterstützung einsetzen und lassen
Sie diesen Aspekt in Ihre Entscheidung einfließen, mit welchen Subunter-
nehmern Sie zusammenarbeiten möchten.
Ablauf der Zusammenarbeit mit Subunternehmern

Im folgenden Schaubild wird der Ablauf der Zusammenarbeit mit Subunter-
nehmern dargestellt, wobei alle möglichen Arbeitsschritte aufgeführt sind:
• Der Ausgangspunkt ist das Angebot, das Sie Ihrem Kunden unterbreiten.
• Danach ist die Auswahl und Einbindung von Subunternehmern darge-
stellt, einschließlich der möglichen Kommunikationwege und Analyse-
methoden.
• Den Schlußpunkt setzt die Rechnungsstellung und ggf. Buchung in der
Unternehmensplanung, falls Sie mit diesem Zusatzmodul arbeiten.
Hinweise
Nach der Erstellung einer Rechnung wird sofort der Offene Posten gene-
riert (sofern eine Lizenz für die OP-Verwaltung vorhanden ist) und ein
Nachkalkulationsbeleg angelegt (sofern eine Lizenz für die Nachkalkula-
tion vorhanden ist). Für das Zusatzmodul „Unternehmensplanung“ kann
keine automatische Budget-Buchung durchgeführt werden, weil keine In-
formationen über das zu bebuchende Budget vorliegen. Wählen Sie des-
halb das zu bebuchende Budget manuell aus.
445
Die Abbildung ist in drei Spalten aufgeteilt:

• Spalte „Handwerker“
Auf der linken Seite werden alle möglichen Arbeitsschritte angezeigt, von
denen einige nicht zwingend erforderlich sind (z.B. Vergleich durch ABC-
oder Ausreißeranalyse, Fortschritts- und Rechnungskontrolle).
446
Konzept und Möglichkeiten der „Subunternehmerverwaltung“
• Die mittlere Spalte zeigt alle möglichen Stellen im Ablauf, an denen eine
Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Subunternehmern stattfin-
den kann, entweder werden die Daten komfortabel über GAEB ausge-
tauscht oder per Dokumentenaustausch, der manuelle Erfassungsarbeiten
erfordert.
• Spalte „Subunternehmer“
Auf der rechten Seite werden alle notwendigen Arbeitsschritte der Subun-
ternehmer angezeigt.
Registerbezogenes Arbeiten
Die Arbeit mit der Subunternehmerverwaltung erfolgt in mehreren Regis-
tern, die Ihnen zur leichteren Bearbeitung der Vorgänge in den verschiede-
nen Arbeitsphasen zur Verfügung stehen. In den Registern steht Ihnen ein
auf die erforderlichen Arbeitsschritte innerhalb einer Arbeitsphase abge-
stimmtes Kontextmenü zum Aufruf der Funktionen zur Verfügung.
Als weitere Arbeitserleichterung werden für Sie die Darstellungsoptionen,
die Sie in jedem Register vornehmen können (z.B. Spalten- und Anzeigeop-
tionen), separat gespeichert. Dadurch können Sie sich für jede Arbeitsphase
in dem entsprechenden Register die Subunternehmerverwaltung so einrich-
ten, dass Sie nur die Informationen angezeigt bekommen, die Sie individuell
benötigen und mit denen Sie arbeiten möchten.
Für folgende Arbeitsphasen steht Ihnen ein eigenes Register zur Verfügung:
• Angebote anfordern
Aus Ihrem Angebot, dass Sie Ihrem Kunden unterbreiten, wählen Sie die
Titel oder Positionen aus, die Sie nicht selbst durchführen wollen und
fordern dafür von Ihren Subunternehmern Angebote an.
• Angebote vergleichen (und Auftrag erteilen)
Die von Ihren Subunternehmern zurückgemeldeten Angebote werden
von Ihnen überprüft und verglichen, damit Sie sich für das beste Angebot
entscheiden und einen Auftrag erteilen können.
• Aufträge einsehen
Hier kontrollieren Sie nur noch Positionen, für die Sie schon den Auftrag
erteilt haben. Zu jeder Position und jedem Subunternehmer können Sie
sich u.a. die Auftragsmenge, den Einzelpreis oder den Gesamtpreis anzei-
gen lassen. Außerdem können Sie Ihre mit Ihren Subunternehmern ver-
einbarten Auftragstermine in der Terminverwaltung erfassen und verfol-
gen (fakultativ).
447
• Projektfortschritt erfassen (fakultative Erfassung)

Den Projektfortschritt können Sie überwachen, in dem Sie hier entspre-
chende Rückmeldungen Ihrer Subunternehmer eintragen. Diese Mög-
lichkeit wird Ihnen zusätzlich angeboten, sie ist für das korrekte Arbeiten
des Zusatzmoduls „Subunternehmerverwaltung“ und für die Auswertun-
gen nicht erforderlich.
• Rechnungen einsehen
Rechnungen Ihrer Subunternehmer können Sie über dieses Register ein-
lesen (GAEB), manuell übertragen und kontrollieren.
Hinweis Die manuelle Erfassung des Projektfortschritts (fakultativ) und die manuelle
Übertragung von Subunternehmer-Rechnungen in die Subunternehmerver-
waltung ist auch außerhalb des Hauptdialoges möglich.
Über <Zusatzmodule/Subunternehmerverwaltung/„Projektfortschritt erfas-
sen“ bzw. „Rechnungen erfassen“> stehen Ihnen Dialoge mit Schnell-
erfassungstabellen zur Verfügung, mit denen Sie sehr effizient Daten für
verschiedene Projekte (Angebote) erfassen können. Zum Beispiel können Sie
alle erhaltenen Subunternehmerrechnungen in der Schnellerfassungstabelle
des Dialoges „Erfassung von Subunternehmerrechnungen effizient hinter-
einander im Stapel erfassen. Das bietet den Vorteil nicht jedesmal das
zugrunde liegende Projekt und das entsprechende Angebot aufrufen zu müs-
sen, um den Hauptdialog der Subunternehmerverwaltung öffnen zu kön-
nen.
Arbeiten mit der

Grundlage der Subunternehmerverwaltung
Die Grundlage der Subunternehmerverwaltung bilden die Angebote (mit
allen Angebotspositionen), die Sie für Ihre Kunden im Hauptmodul erstel-
len. Auch der Aufruf der Subunternehmerverwaltung (Hauptdialog) kann
nur aus einem Angebot heraus erfolgen. Das Angebot, aus dem die Sub-
unternehmerverwaltung aufgerufen wird, ist im Hauptdialog der „Subun-
ternehmerverwaltung” ständig sichtbar.
Arbeitsphasen
Wenn Sie mit der Subunternehmerverwaltung arbeiten, führen Sie Arbeiten
in unterschiedlichen Arbeitsphasen durch. Die Arbeitsphasen reichen von
448
Arbeiten mit der „Subunternehmerverwaltung“
„Angebote anfordern“ bis „Rechnungen prüfen“. Die Funktionen, die Sie für
die Arbeitsschritte innerhalb einer Arbeitsphase benötigen, sind jeweils in
einem Register zusammengefasst.
Dadurch können Sie alle Arbeiten einer Arbeitsphase in einem Register
durchführen und behalten den Überblick über die Funktionen. Für Arbeiten,
die in einer anderen Arbeitsphase anfallen, wechseln Sie das Register:
• Register „Angebote anfordern“
• Register „Angebote vergleichen“
• Register „Aufträge einsehen“
• Register „Projektfortschritt erfassen“
• Register „Rechnungen einsehen“
In den Registern rufen Sie alle Funktionen und Optionen über Kontextme-
nüs auf. Die Kontextmenüs unterscheiden sich von Register zu Register, weil
die Funktionen und Optionen auf die jeweiligen Arbeitsphasen abgestimmt
wurden. Einige Funktionen und Optionen stehen in mehreren Kontextme-
nüs zur Verfügung, wenn die Verwendung dieser Funktionen und Optionen
in mehreren Arbeitsphasen sinnvoll erscheint.
Arbeitsschritte
Die wichtigsten Arbeitsschritte werden nachfolgend chronologisch aufgelis-

tet. Die ersten Arbeitsschritte in dieser Liste sind vorbereitende Arbeitsschrit-
te für die Subunternehmerverwaltung, die im Hauptmodul vor dem Aufruf
des Zusatzmoduls „Subunternehmerverwaltung“ durchgeführt werden müs-
sen. Fakultative Arbeitsschritte sind entsprechend gekennzeichnet.
Die Arbeitsschritte im Einzelnen:
• Subunternehmer anlegen (Hauptmodul)
• Projekt anlegen (Hauptmodul)
• Angebot anlegen (Hauptmodul) mit untergeordneten Titeln und Leis-
tungspositionen
• Subunternehmerverwaltung aus dem Dokumentenfenster eines Angebots
heraus aufrufen (Hauptmodul)
• Subunternehmer auswählen (für das aktuelle Projekt)
• Spalten/Anzeige einrichten über die Kontextmenüs (fakultativ)
449
• Positionen für die Angebotsanforderungen an die Subunternehmer kenn-

zeichnen
• Angebote anfordern
Hiermit fordern Sie bei einem oder mehreren Subunternehmern ein An-
gebot für die festgelegten Positionen an, entweder komfortabel über
GAEB oder manuell per Ausdruck.
• Angebote einlesen
Eingehende Angebote Ihrer Subunternehmer lesen Sie über GAEB ein
(<Zusatzmodule/Subunternehmerverwaltung/GAEB Datei einlesen>) oder
erfassen es manuell in die Subunternehmerverwaltung.
• Angebote vergleichen
Die eingegangenen Subunternehmer-Angebote vergleichen Sie entweder
manuell oder Sie benutzen die ABC-Analyse bzw. die Ausreißer-Analyse.
• Positionen für die Beauftragung an einen Subunternehmer kennzeichnen
In der Subunternehmerverwaltung können Sie die Positionen, die Sie an
einen Subunternehmer vergeben möchten, mit der Funktion „Positionen
beauftragen” zunächst intern zur Beauftragung kennzeichnen, um so alle
Positionen zu bündeln, die Sie in einem Subunternehmerauftrag verge-
ben möchten.
• Auftrag erteilen
Im Register „Angebote vergleichen“ können Sie über das Kontextmenü
die Funktionen <Auftrag erteilen/„Ausdruck“ oder „GAEB D86“> aufru-
fen, über die Sie aus beauftragte Positionen Aufträge erteilen.
• Termine manuell erfassen und überwachen (fakultativ)
• Projektfortschritt manuell erfassen (fakultativ)
• Rechnung einlesen
Eingehende Rechnungen Ihrer Subunternehmer lesen Sie über GAEB ein
(<Zusatzmodule/Subunternehmerverwaltung/GAEB Datei einlesen>) oder
erfassen es manuell in die Subunternehmerverwaltung.
• Auswertungen über Reporte erstellen (fakultativ)
Hinweis
Eine durchgängige elektronische Kommunikation mit Ihren Subunterneh-
mern über GAEB-Austauschphasen hat für Sie den wesentlichen Vorteil, dass
Sie dadurch keine schriftliche Subunternehmerangebote oder -rechnungen
bekommen, deren Werte Sie mit großem manuellen Aufwand in die Subun-
ternehmerverwaltung übertragen müssen.
450
Hauptdialog „Subunternehmerverwaltung“
Klären Sie deshalb am besten im Vorfeld, welche Ihrer Subunternehmer eine

Handwerkssoftware mit GAEB 2000 – Unterstützung einsetzen und lassen
Sie diesen Aspekt in Ihre Entscheidung einfließen, mit welchen Subunter-
nehmern Sie zusammenarbeiten möchten.
Hauptdialog
Dieser Dialog ist der Hauptdialog der „Subunternehmerverwaltung“, den Sie
aus einem Angebot heraus über das Kontextmenü aufrufen oder über die
Schaltfläche in der Symbolleiste des Dokumentenfensters.
In allen Registern dieses Dialoges wird Ihnen das zugrunde liegende Ange-
bot mit allen Titeln und Positionen angezeigt. Über die Hervorhebung eines
Registertitels in der Registerzeile erkennen Sie das aktuell geöffnete Register.
Hinweis
Einige Funktionen für den Datenimport (GAEB), Schnellerfassungsfunktio-
nen und die Auswertung über Reporte können Sie direkt über das Menü
<Zusatzmodule/Subunternehmerverwaltung> aufrufen (vgl. Aufrufmöglich-
keiten „Subunternehmerverwaltung“).
451
Auswertungen
Der Selektionsdialog „Reportauswahl – Selektion Subunternehmerverwal-
tung“ bietet Ihnen nur subunternehmerspezifische Reporte an, damit Sie
leichter und schneller Auswertungen in der Subunternehmerverwaltung
durchführen können.
Über <Zusatzmodule/Subunternehmerverwaltung/Auswertungen> rufen Sie
diesen Dialog auf.
Zum Vorgehen in Selektionsdialogen vergleichen Sie bitte das entsprechen-

de Hilfethema für das Hauptmodul (Indexeintrag „Selektionsdialog für Re-
porte“).
452
Unternehmensplanung

effizient die Kosten Ihres Unternehmens planen und erfassen. Budgetbu-
chungen werden komfortabel und zeitsparend bei Wareneingängen (Zu-
satzmodul „Bestellwesen“) und Warenausgängen (Hauptmodul und Zu-
satzmodul „Bestellwesen“) mitdurchgeführt.
Die Unternehmensplanung bietet Ihnen aktuelle Übersichten über Ihre Kos-
ten und Informationen zur Profitabilität Ihres Unternehmens.
Den Stundenverrechnungssatz Ihres Unternehmens können Sie nach „Voll-
kostenrechnung“ oder „Deckungsbeitragsrechnung“ berechnen lassen, wo-
bei die Berechnung jederzeit transparent ist. Über eine Simulationsfunktion
können Sie auf der Grundlage der aktuellen betrieblichen Daten Ihre Kalku-
lation testweise verändern, ohne die Kalkulationsbasis für Ihr Tagesgeschäft
zu gefährden.
Buchungen von Budgetposten können Sie über Reporte komfortabel nach-
vollziehen.

• Leistungsumfang
• Kalkulationsmöglichkeiten
• Übersicht über die „Unternehmensplanung“
• Budgetplanung
• Ermittelte Kalkulationswerte ins Hauptmodul übernehmen
• Simulation von Kalkulationen
Unternehmensplanung
Leistungsumfang
effizient die Kosten Ihres Unternehmens planen und erfassen.
• Umfangreiche Erfassungsmöglichkeiten für produktive und unproduktive
Arbeitszeiten von Mitarbeitern (Register „Produktive Stunden“)
• Differenzierte Erfassung aller Personalkosten (Register „Personalkosten“)
• Berechnung des betrieblichen Stundenverrechnungssatzes nach Vollkos-
tenrechnung und nach Deckungsbeitragsrechnung
• Differenzierte Budgetplanung, Budgetbuchung und Budgetverfolgung
durch eine unbegrenzte Anzahl von möglichen Budgetposten – die wich-
tigsten Standardbudgetposten sind bereits angelegt.
• Budgetpostenbuchungen sind aus mehreren Programm-Modulen mög-
lich, sowohl bei Waren- und Rechnungseingängen als auch bei Waren-
und Rechnungsausgängen:
- Im Hauptmodul werden im Anschluss an den Druck des Rechnungs-
ausgangsbuchs die Entlastungen automatisch in die Unternehmens-
planung gebucht.
- Im Zusatzmodul „Bestellwesen“ kann bei Wareneingängen und Wa-
renausgängen der Budgetposten angegeben werden, dessen Budget be-
bzw. entlastet werden soll.
- In den Zusatzmodulen „Nachkalkulation“ und „OP-Verwaltung“ kön-
nen Sie in der Buchungserfassung für Kreditorenrechnungen im Feld
„Budget“ den Budgetposten auswählen, der mit dem Rechnungsbetrag
belastet werden soll.
• Aktuelle Übersicht über die Kosten, Produktivität, Profitabilität und die
notwendigen Stundenverrechnungssätze
• Separate Simulationsmöglichkeit für die gesamte Kalkulation (auf der
Grundlage Ihrer aktuellen Daten)
• Auswertungsmöglichkeiten der Personalproduktivität, aufgeschlüsselt
nach Angestellten und Arbeitern, dargestellt in Tagen, Stunden und Pro-
zent
454
Kalkulationsmöglichkeiten
Kalkulationsmöglichkeiten
Das Zusatzmodul „Unternehmensplanung“ errechnet Ihren Stundenver-
rechnungssatz, den Sie Ihren Kunden pro Lohnstunde in Rechnung stellen,
nach der Vollkostenrechnung und nach der Deckungsbeitragsrechnung.
Bei der Vollkostenrechnung werden über den Stundenverrechnungssatz alle
Kosten und der Gewinn erwirtschaftet.
Bei der Deckungsbeitragsrechnung erzielt der Stundenverrechnungssatz nur
eine Teildeckung der Kosten und des Gewinns, deshalb spricht man hier
davon, dass der Stundenverrechnungssatz nur einen „Deckungsbeitrag“ zur
Kostendeckung leistet. Die restlichen Kosten werden über andere Kostenar-
ten (z.B. Material) erwirtschaftet. Die Deckungsbeitragsrechnung wird meist
dann angewendet, wenn die Höhe des Stundenverrechnungssatzes am
Markt vorgegeben ist.
Wenn Sie für beide Berechnungswege die notwendigen Daten eingeben,
wird der Stundenverrechnungssatz nach der Deckungsbeitragsrechnung
aufgrund von Entlastungsbuchungen niedriger ausfallen als der Stundenver-
rechnungssatz nach der Vollkostenrechnung.
Nachfolgend sind beide Berechnungswege zur Berechnung Ihres Stunden-
verrechnungssatzes erläutert.
Vollkostenrechnung
Mit der Vollkostenrechnung wird der Stundenverrechnungssatz ermittelt,
den Ihr Betrieb benötigt, um alle Kosten zu decken und Gewinn zu erwirt-
schaften.
Der Vollkosten-Stundenverrechnungssatz wird folgendermaßen errechnet:
(Personalkosten + Gemeinkosten + Gewinn) ./. verrechenbare Stunden =
Vollkostenverrechnungssatz pro Stunde
Diese Berechnung des Stundenverrechnungssatzes bietet folgende Vorteile:
• Der Vollkosten-Stundenverrechnungssatz deckt Ihre Kosten immer, un-
abhängig vom Materialverkauf oder anderen Variablen.
• Der Vollkosten-Stundenverrechnungssatz ist immer aktuell, weil alle Kos-
ten, die Sie in der Unternehmensplanung erfassen, den Stundenverrech-
nungssatz direkt verändern.
455
Unternehmensplanung
• Änderungen im Mitarbeiterstamm wie Arbeitszeitänderungen, Überstun-

den oder Wechsel der Lohnart (bzw. Lohnerhöhungen) fließen direkt in
den Vollkosten-Stundenverrechnungssatz ein, weil sie die Werte für die
produktiven Stunden oder die Personalkosten verändern.
Hinweise Liegt bei einem Angebot der Verrechnungssatz im Vergleich mit einem
Wettbewerber zu hoch, können Sie über die Zielrechnung dokumentbezo-
gen Änderungen vornehmen.
Liegen Sie mit Ihren Kosten dauerhaft zu hoch – Kostensenkungen und Pro-
duktivitätserhöhungen sind ausgeschöpft – können Sie mit der Deckungs-
beitragsrechnung Entlastungsbuchungen auf andere Kostenarten durchfüh-
ren, damit Ihr Stundenverrechnungssatz sinkt.
Deckungsbeitragsrechnung
Über die Deckungsbeitragsrechnung wird der betriebsnotwendige Stunden-
verrechnungssatz über Entlastungsbuchungen auf andere Kostenarten redu-
ziert. Damit wird ein Teil der Kosten und des Gewinns nicht mehr allein
über die Kostenart „Lohn“ erwirtschaftet, sondern auch über andere Kosten-
arten. Dadurch ist Ihre Kostenstruktur für Ihre Kunden nicht so offensicht-
lich.
Der Stundenverrechnungssatz nach der Deckungsbeitragsrechnung wird
folgendermaßen errechnet:
(Personalkosten + Gemeinkosten + Gewinn) -Entlastung ./. verrechenbare
Stunden = Deckungsbeitragsverrechnungssatz pro Stunde
Ablauf der Arbeit

Die Arbeit mit dem Zusatzmodul „Unternehmensplanung“ erfolgt in fol-
genden Etappen, deren einzelne Arbeitsschritte im Anschluß aufgeführt
werden:
• Voreinstellungen erfassen
Die erstmalige Erfassung Ihrer Betriebswerte für die Unternehmenspla-
nung ist relativ umfangreich. Bei der weiteren Arbeit mit dem Zusatzmo-
dul greifen Sie auf diese Werte zu und müssen nur noch Änderungen
(und die laufenden Kosten) erfassen.
456
Ablauf der Arbeit
Je genauer und detaillierter Sie die Voreinstellungswerte erfassen, desto

genauer und aussagekräftiger sind die ermittelten Kalkulationswerte für
Ihren Betrieb.
• Kosten erfassen und buchen
Sie erfassen und buchen Ihre Kosten in der Unternehmensplanung, so-
fern Sie dies nicht in den Zusatzmodulen „OP-Verwaltung“ oder „Nach-
kalkulation“ tun.
Die Werte werden zur Kalkulation an die Unternehmensplanung auto-
matisch übergeben und beeinflussen direkt den Stundenverrechnungs-
satz.
• Kostenübersicht und Kostenkontrolle
Die Informationen über Abweichungen der realen Istwerte von Ihren ge-
planten Sollwerten können Sie auf verschiedenen Ebenen aufrufen und
sich die Auswirkungen von Kostenüberschreitungen auf die Stundenver-
rechnungssätze anzeigen lassen.
• Übernahme errechneter Kalkulationswerte ins Hauptmodul
Nach einer detaillierten und korrekten Berechnung im Zusatzmodul „Un-
ternehmensplanung“ können Sie einige wichtige Kalkulationswerte ins
Hauptmodul übernehmen.
• Simulationen durchführen
Mit der Simulationsfunktion können Sie ohne Veränderung Ihrer realen
Betriebskalkulation Kalkulationen durch Veränderung von Werten simu-
lieren, um Ihre betriebliche Kalkulationen zu verbessern. Simulationen
werden auf der Grundlage der aktuellen Daten durchgeführt und können
gespeichert werden.
Voreinstellungen erfassen
Die Erfassung der Voreinstellungen ist die notwendige Grundlage, um den
Stundenverrechnungssatz durch das Zusatzmodul „Unternehmensplanung“
berechnen zu lassen. Die komplette Erfassung ist einmalig vor der ersten
Berechnung erforderlich und danach nur punktuell bei den Werten, die sich
ändern.
In diesem Abschnitt sind nur die für das Zusatzmodul „Unternehmenspla-
nung“ erforderlichen Voreinstellungen angegeben. Voreinstellungen, die
457
Unternehmensplanung
generell erfasst werden müssen, sind hier nicht angegeben (z.B. die Adressen
oder Bankverbindungen der Mitarbeiter).
Voreinstellungen zur Ermittlung der produktiven Stunden

Damit das Programm die Anzahl der produktiven Stunden ermitteln kann,
sind vorher folgende Einstellungen erforderlich:
• das Bundesland für Ihren Betrieb festlegen (<Voreinstellungen/Register
„Feiertage“>), damit die geltenden gesetzlichen Feiertage des Bundeslan-
des im Mitarbeiterstamm berücksichtigt werden
• alle über die gesetzlichen Feiertage hinausgehenden Feiertage erfassen,
die für Ihren Betrieb gelten (<Voreinstellungen/ Register „Feiertage“>)
• pro Mitarbeiter festlegen, ob der Mitarbeiter „Monteur“ und/oder „Ange-
stellter“ ist (<Stammdaten/Mitarbeiter/ Register „Angaben“>)
• pro Mitarbeiter die täglichen Arbeitszeiten und Pausen aller Arbeitstage
erfassen (<Stammdaten/Mitarbeiter/Register „Angaben“>)
• pro Mitarbeiter die Arbeitszeiträume festlegen, für die ähnliche Arbeits-
zeiten gelten (<Stammdaten/Mitarbeiter/ Register „Produktive Stunden“>)
• pro Mitarbeiter die produktiven Stunden pro Arbeitstag festlegen
(<Stammdaten/Mitarbeiter/ Register „Produktive Stunden“/ Register „Ar-
beitszeittabelle>)
• pro Mitarbeiter die produktiven Tage festlegen (<Stammdaten/Mit-
arbeiter/ Register „Produktive Stunden“/ Register „Produktive Tage“>)
• pro Mitarbeiter die unproduktive Arbeitszeit erfassen (<Stammdaten/Mit-
arbeiter/ Register „Produktive Stunden“/ Register „Produktive Tage“/
Schaltfläche „Anzahl prod. Std./Tag“>)
• pro Mitarbeiter die Personalkosten erfassen (<Stammdaten/Mitarbeiter/
Register „Personalkosten“>)
Voreinstellungen zum Lohn

Folgende Arbeitsschritte sind erforderlich, damit die Lohnkosten korrekt
erfasst werden können:
• Legen Sie die Lohnartengruppen an (<Stammdaten/ Allgemeine Stamm-
daten/Register „Lohnartengruppen“>), damit diese bei der Anlage der
Lohnarten zur Verfügung stehen.
458
Ablauf der Arbeit
• Legen Sie die Lohnarten an (<Stammdaten/Allgemeine Stammdaten/ Re-

gister „Lohnarten“>).
• Legen Sie für die Kostenart „Lohn“ die Lohnsätze an (<Stammdaten/Kos-
tenarten/Register „Lohn“>).
Voreinstellungen zur Budgetplanung und Budgetverfolgung

Damit Sie mit der Budgetplanung arbeiten können, müssen Sie ein Budget
aufstellen und die für Ihren Betrieb zu berücksichtigenden Budgetposten
erfassen. Dazu sind folgende Arbeitsschritte notwendig:
• Legen Sie in der Budgetplanung ein Geschäftsjahr an.
• Legen Sie die Budgetposten für Ihr Unternehmen in dem gewählten Ge-
schäftsjahr an:
- Bei der Anlage eines Geschäftsjahres werden Budgetposten für einen
Standard-Handwerksbetrieb automatisch miterzeugt.
- Bei der weiteren Anlage von Geschäftsjahren können Sie die bereits
angelegten Budgetposten (und ggf. die Sollwerte) aus einem Vorjahr
übernehmen.
• Erfassen Sie die monatlichen Sollwerte für Ihre Budgetposten. Ab dem
zweiten Budgetjahr haben Sie die Möglichkeit, auch die Sollwerte mit
den Budgetposten aus einem Vorjahr zu übernehmen.
• Zur einfacheren Buchung von Budgetbelastungen und -entlastungen aus
dem Hauptmodul und dem Bestellwesen (Zusatzmodul) empfiehlt es
sich, die Positionstabellen lokal pflegen zu lassen, damit ein ständiger
Positionsabgleich möglich ist.
Information zum Positionsabgleich

Für korrekte Auswertungen und Budgetbuchungen ist ein Positionsabgleich
der internen Datentabellen unbedingt erforderlich. Wenn Sie das Zusatz-
modul „Unternehmensplanung“ einsetzen und in den Voreinstellungen
(<System/ Voreinstellungen/Register „Projekt“>) die Funktion „Positionsta-
bellen werden am Server gepflegt“ deaktiviert haben, wird vor dem Öffnen
des Rechnungsausgangsbuches automatisch ein Positionsabgleich durchge-
führt.
Falls in Ihren Voreinstellungen die Funktion „Positionstabellen werden am
Server gepflegt“ aktiviert ist, werden Sie darauf hingewiesen den Positions-
abgleich vor dem Druck des Rechnungsausgangsbuches manuell durchzu-
führen (im Administrator).
459
Unternehmensplanung
Dazu muss über <System/Voreinstellungen/Register „Projekt“> die Einstel-

lung „Positionstabellen werden am Server gepflegt“ deaktiviert werden (vgl.
Programmhilfe Indexeintrag: „Voreinstellungen Projekt“).
Hinweis Falls Sie die Einstellung „Positionstabellen werden am Server gepflegt“
beibehalten, müssen Sie vor jeder Auswertung (z.B. Druck des Rechnungs-
ausgangsbuches) manuell den Positionsabgleich durchführen.
Kosten erfassen und buchen

Arbeiten Sie mit dem Zusatzmodul „OP-Verwaltung“ oder „Nachkalkulati-
on“ können Sie dort bequem Ihre Kreditorenrechnungen erfassen und bu-
chen – die Werte werden an die Unternehmensplanung automatisch über-
geben. Möchten Sie keine automatischen Bugetbuchungen, können Sie über
<System/ Voreinstellungen/ Register „Unternehmensplanung“> die Automa-
tikbuchungen unterbinden.
Steht Ihnen keines dieser Zusatzmodule zur Verfügung, können Sie Ihre
Kreditorenrechnungen wie auch die übrigen Kosten in der Unternehmens-
planung erfassen und buchen:
• Erfassen und buchen Sie Ihre Kosten im Dialog „Buchen der Kosten in
der Unternehmensplanung“.
Die Kosten werden dabei automatisch als Istwerte in den Monatsbudgets
der angegebenen Budgetposten übergeben (und pro Monat summiert).
Die gebuchten Kosten werden in die Budgetplanung übernommen und
verändern die Kalkulationswerte, wodurch der Stundenverrechnungssatz
automatisch aktualisiert wird.
Kostenübersicht und Kostenkontrolle

Informationen über Abweichungen der realen Istwerte von den geplanten
Sollwerten erhalten Sie in mehreren Dialogen:
• In der Budgetplanung über die angezeigten Jahreswerte der Budgetpos-
ten.
• In der Monatsplanung über die Monatswerte und die aufgelaufenen Dif-
ferenzen zwischen Soll- und Istwerten.
• Im Dialog „Unternehmensplanung“ können Sie sich über Auswirkungen
von Budgetüberschreitungen auf Ihre Stundenverrechnungssätze mit Hil-
fe der Option „Kostenüberschreitung beachten“ informieren:
460
Ablauf der Arbeit
- Ohne diese Option werden die Stundenverrechnungssätze nur nach

Ihren geplanten Werten angezeigt.
- Mit der gesetzten Option werden alle Kostenüberschreitungen Ihrer
Planung mit berücksichtigt, die Stundenverrechnungssätze sind ent-
sprechend höher.
Übernahme errechneter Kalkulationswerte ins

Hauptmodul
Nach einer detaillierten und korrekten Berechnung im Zusatzmodul „Un-
ternehmensplanung“ können Sie einige wichtige Kalkulationswerte ins
Hauptmodul übernehmen. Dabei können Sie über den Dialog „Lohnkosten-
arten aktualisieren“ zwischen den Werten nach Vollkostenrechnung und
Deckungsbeitragsrechnung wählen.
Folgende Werte werden durch die Aktualisierung der Ansätze „Projektarbeit“
bzw. „Kundendienst“ in den Kalkulationsvoreinstellungen durch die ermit-
telten Werte aus der Unternehmensplanung überschrieben:
• „Mittellohn“
• „Zuschlag Lohnnebenkosten“
• „Zuschlag Gemeinkosten“
• „Zuschlag Gewinn“
Durch die Aktualisierung der „Kostenarten Lohn“ werden im Lohnstamm
folgende Werte durch die ermittelten Werte aus der Unternehmensplanung
überschrieben:
• Die Gemeinkosten- und Wagnisgewinnzuschläge aller Lohnsätze, die zur
Berechnung der Mitarbeiterlöhne benutzt werden. Es werden die entspre-
chenden Mittelwerte errechnet.
• Der Einkaufspreis des Mittellohns (aller Mitarbeiter) wird neu errechnet.
461
Unternehmensplanung
Übersicht über die

„Unternehmensplanung“ (Hauptdialog)
Die Übersicht über die „Unternehmensplanung“ liefert Ihnen der Hauptdia-
log der Unternehmensplanung, den Sie über <Zusatzmodule/Unter-
nehmensplanung> aufrufen.
In diesem Dialog werden sowohl die für die Berechnung der Stundenver-
rechnungssätze notwendigen Werte als auch die errechneten Stundenver-
rechnungssätze angezeigt. Über Detaildialoge, die Sie über Schaltflächen
neben den Werten aufrufen, können Sie die Berechnung der Werte einse-
hen.
Die tabellarische Darstellung der Werte berücksichtigt vier Betrachtungszeit-
räume:
• aktuelles Jahr (Kalenderjahr)
• bis Jahresende (aktuelles Kalenderjahr ab Tagesdatum)
• über 12 Monate (die nächsten 12 Monate ab Tagesdatum)
• nächstes Jahr (Kalenderjahr)
In diesem Dialog werden Ihnen folgende Werte angezeigt:

Zu erwirtschaftende Beträge in €
(laut Budgetplanung)
Die zu erwirtschaftenden Beträge (Summen) aus der Budgetpla-
nung (je „Betrachtungszeitraum“). Über die Schaltfläche rufen
Sie die Budgetplanung auf. Dort können Sie Soll- und Istwerte
erfassen und Kostenbuchungen vornehmen.
462
Übersicht über die „Unternehmensplanung“ (Hauptdialog)
- Entlastung ohne Lohn in €

(Budgetposten in der Budgetplanung)
In dieser Zeile werden die manuell gebuchten Entlastungen für
die freien Kostenarten und für die Kostenart „Material“ sum-
miert angezeigt. Diese Summen entlasten die Budgetsummen
der jeweiligen Betrachtungszeiträume. Entlastungen werden
ebenfalls über die Budgetplanung erfasst (s.o.).
/ Produktivstunden
(aus dem Mitarbeiterstamm)
Die zu erwirtschaftenden Beträge (mit oder ohne Entlastung)
werden durch die Anzahl der produktiven Stunden geteilt. Die
Menge der produktiven Stunden wird aus dem Mitarbeiter-
stamm übernommen. Über die Schaltflächen in dieser Zeile
können Sie den Dialog „Personalproduktivität Gesamt“ aufrufen
und sich über die zugrunde liegenden Werte für jeweiligen Be-
trachtungszeitraum informieren.
= Stundenverrechnungssatz
(gemäß Vollkostenrechnung)
Der Stundenverrechnungssatz (Vollkostenrechnung) errechnet
sich folgendermaßen:
Der Wert des ersten Feldes (zu erwirtschaftende Beträge) wird
dividiert durch den Wert des dritten Feldes (Produktivstunden).
Über die Schaltflächen in dieser Zeile können Sie den Berech-
nungsdialog aufrufen und sich über die zugrunde liegenden
Werte für jeweiligen Betrachtungszeitraum informieren.
= Stundenverrechnungssatz nach Entlastung
(gemäß Deckungsbeitragsrechnung)
Der Stundenverrechnungssatz (Deckungsbeitragsrechnung) er-
rechnet sich folgendermaßen:
Vom Wert des ersten Feldes (zu erwirtschaftende Beträge) wird
der Wert des zweiten Feldes (Entlastung ohne Lohn in €) sub-
trahiert. Die Differenz wird dividiert durch den Wert des dritten
Feldes (Produktivstunden).
463
Unternehmensplanung
Über die Schaltflächen in dieser Zeile können Sie den Berech-

nungsdialog aufrufen und sich über die zugrunde liegenden
Werte für jeweiligen Betrachtungszeitraum informieren.
Kostenarten Lohn aktualisieren
Über diese Schaltfläche öffnen Sie den Dialog „Lohnkostenarten
aktualisieren“. In diesem Dialog können verschiedene Lohnar-
ten bzw. Lohnbestandteile aktualisiert werden.
Simulation
Über diese Schaltfläche rufen Sie den Dialog „Unternehmens-
planung Simulation“ auf, in dem Sie Ihre betriebliche Kalkulati-
onen simulieren können, ohne Ihre aktuelle betriebliche Kalku-
lation zu verändern. Das Programm ermittelt für die Simulation
zunächst die aktuellen Daten Ihres Betriebes. Auf dieser Grund-
lage können Sie durch Veränderung von Werten die Auswir-
kungen von alternativen Kalkulationen simulieren.
Kostenüberschreitungen beachten
Diese Option legt fest, ob Ihre Stundenverrechnungssätze nach
den Sollwerten aus Ihrer Budgetplanung berechnet werden oder
ob Ihre erfassten Istwerte mit berücksichtigt werden:
• Das Setzen dieser Option bewirkt, dass bei Kostenüberschrei-
tungen gegenüber dem Budget die höheren realen Istwerte
berücksichtigt werden.
• Das Nicht-Setzen dieser Option bewirkt, dass nur die Sollwer-
te berücksichtigt werden.
Weiterführende Informationen finden Sie in der Programmhilfe über den
Indexeintrag „Unternehmensplanung“.
Budgetplanung
Im Dialog „Budgetplanung“ werden alle für einen Handwerksbetrieb kosten-
relvanten Budgetposten aufgeführt, die Sie mit Sollwerten versehen, um die
(planbaren) Kosten (pro Jahr) für Ihren Betrieb berechnen zu lassen.
Zu diesen Sollwerten fügen Sie im Laufe des Jahres die tatsächlich entstan-
denen Kosten als Istwerte hinzu. Das Programm vergleicht kontinuierlich
die Soll- mit den Istwerten und gibt stets die aktuelle Differenz aus, so dass
464
Budgetplanung
Sie zu jeder Zeit einen Überblick haben, wie weit Ihre Planung von Ihrer
betrieblichen Realität abweicht. Die ermittelten Abweichungen helfen Ih-
nen, Ihre zukünftigen Planungen realistischer anzulegen.
Sie können dabei Planung und Erfassung in unterschiedlicher Detailliertheit
ausführen, indem Sie entweder nur mit Hauptbudgetposten planen oder
aber die Detailbudgetposten für die Planung benutzen. Die Werte der De-
tailbudgetposten werden automatisch in den übergeordneten Budgetposten
summiert.
Nachfolgend sind die standardmäßigen Budgetposten der beiden obersten
Ebenen aus der Baumstruktur aufgeführt:
• Kosten:
- Personalkosten
Die Budgetplanung übernimmt alle geplanten Personalkosten aus dem
Mitarbeiterstamm.
- Betriebs- und Verwaltungsgemeinkosten
Hier sind alle in einem (Standard-) Handwerksbetrieb anfallenden
Gemeinkosten und kalkulatorischen Kosten als leere Aufwandskonten
angelegt.
- Gemeinkosten der Baustelle
Hier sind alle auf einer (Standard-) Baustelle anfallenden Gemeinkos-
ten als leere Aufwandskonten angelegt.
• Geplanter Gewinn vor Steuern
Der für Ihren Betrieb notwendige Gewinn wird ebenso wie andere Kos-
tenbestandteile erfasst.
• Entlastung
Die für Ihren Betrieb notwendigen Entlastungskosten werden ebenso wie
andere Kostenbestandteile erfasst. Die Entlastung wird i.d.R. nach Kos-
tenarten differenziert (z.B. Material).
Im Hauptmodul werden im Anschluss an den Druck des Rechnungsaus-
gangsbuchs die Entlastungen automatisch in die Unternehmensplanung
gebucht.
In diesem Dialog werden alle planbaren Kosten eines Handwerksbetriebes
erfasst, die innerhalb eines Jahres entstehen (Kalenderjahr).
465
Unternehmensplanung
Über <Zusatzmodule/Unternehmensplanung/Schaltfläche „Budgetpla-

nung“> rufen Sie den Dialog der Budgetplanung auf.
Informationen zu Feldern und Schaltflächen sowie weiterführende Details

finden Sie in der Programmhilfe über den Indexeintrag „Unternehmenspla-
nung:Budgetplanung“.
Ermittelte Kalkulationswerte ins

Hauptmodul übernehmen
Mit der Unternehmensplanung ermittelte Werte können Sie in das Haupt-
modul übernehmen. Im diesem Dialog legen Sie fest, welche Werte aktuali-
siert werden sollen, außerdem geben Sie die Zeitbasis für die Aktualisierung
an. Über <Zusatzmodule/Unternehmensplanung/Schaltfläche „Lohnkosten-
arten aktualisieren“> rufen Sie diesen Dialog auf.
466
Simulation von Kalkulationen

trag „Unternehmensplanung:Aktuelle Kalkulationswerte ins Hauptmodul
übernehmen“.
Simulation von Kalkulationen

Mit der Simulationsfunktion im Zusatzmodul „Unternehmensplanung“
können Sie betriebliche Kalkulationen simulieren, ohne Ihre aktuelle be-
triebliche Kalkulation zu verändern. Das Programm ermittelt für die Simula-
tion zunächst die aktuellen Daten Ihres Betriebes. Auf dieser Grundlage
können Sie durch Veränderung von Werten die Auswirkungen von alterna-
tiven Kalkulationen simulieren.
Über <Zusatzmodule/Unternehmensplanung/Schaltfläche „Simulation“>
rufen Sie den Dialog „Unternehmensplanung Simulation“ auf.
467
Unternehmensplanung
Das Programm ermittelt folgende aktuelle Daten:

• die Mitarbeiterdaten aus dem Mitarbeiterstamm einschließlich der be-
zahlten und unbezahlten Arbeitsstunden
• den Mittellohn und die Lohnnebenkosten aus den Kalkulationseinstel-
lungen
Informationen zu den Feldern finden Sie in der Programmhilfe über den
Indexeintrag „Unternehmensplanung:Simulation von Kalkulationen“.
Vorgehensweise bei der Simulation

Das Programm ermittelt beim Öffnen des Dialogs zunächst die aktuell vor-
liegenden Daten Ihres Betriebes.
Gehen Sie bitte folgendermaßen vor, um eine Simulation zu erstellen:
• Vergeben Sie für Ihre Simulation eine Bezeichnung.
• Ändern Sie ggf. den Simulationszeitraum über die „Von“-„Bis“-Felder
und aktualisieren Sie die Werte über die Aktualisierungsschaltfläche.
• Ergänzen Sie ggf. noch nicht vorliegende Daten.
• Speichern Sie Ihre „Ausgangssimulation“ über die Datensatzschaltflä-
chen.
• Ändern Sie einzelne Werte.
Hinweis
Wenn nachvollzogen werden soll, welcher Wert ursächlich für eine Ver-
änderung ist, sollten Sie pro Simulation immer nur einen Wert verän-
dern.
• Drücken Sie die Tabulatortaste, um eine Neuberechnung des Stundenver-
rechnungssatzes zu veranlassen.
• Speichern Sie ggf. die Simulation unter einer anderen Bezeichnung, die
auf den geänderten Wert hinweist.
• Wenn die durchgeführte Simulation noch nicht das gewünschte Ergebnis
erbracht hat, rufen Sie die „Ausgangssimulation“ wieder auf und verän-
dern andere Werte, bis Sie die gewünschte Kalkulation bzw. den ge-
wünschten Stundenverrechnungssatz simuliert haben.
468
Vermietung &
Verleih
Mit dem Zusatzmodul „Vermietung & Verleih“ können Sie die Vermietung
und den Verleih von Artikeln und Geräten effizient verwalten.
Die Anlage und Verwaltung von Verleihartikeln über einen separaten Lager-
stamm und die Erstellung von Verleihprojekten geben Ihnen jederzeit eine
schnelle Übersicht über die Verfügbarkeit Ihrer Verleihartikel. Verleihverträ-
ge werden projektbezogen erzeugt, dadurch können aus Verleihverträgen
ohne weiteren Aufwand Verleihrechnungen generiert werden. Über Reporte
können Sie u.a. Auswertungen zu überfälligen Verleihartikeln schnell und
bequem erzeugen.

• Leistungsumfang
• Grundlagen erfassen
• Verleihprojekt anlegen/ öffnen
• Verleihdokumente erstellen und bearbeiten
• Auswertung durchführen
Leistungsumfang
Mit dem Zusatzmodul „Vermietung & Verleih“ können Sie die Vermietung
und den Verleih von Artikeln und Geräten effizient verwalten.
Die Anlage und Verwaltung von Verleihartikeln über einen separaten Lager-
stamm und die Erstellung von Verleihprojekten geben Ihnen jederzeit eine
schnelle Übersicht über die Verfügbarkeit Ihrer Verleihartikel. Verleihverträ-
ge werden projektbezogen erzeugt, dadurch können aus Verleihverträgen
ohne weiteren Aufwand Verleihrechnungen generiert werden. Über Reporte
können Sie u.a. Auswertungen zu überfälligen Verleihartikeln schnell und
bequem erzeugen.
Folgende Funktionen stehen Ihnen mit diesem Zusatzmodul zur Verfügung
• Verleihartikelstamm mit separater Lagerverwaltung
• Kundenbezogene Verleihprojekte mit mehreren Verleihverträgen
• Verleihverträge mit mehreren Verleihartikeln/Verleihartikelstücklisten
• Mehrere Vertragslaufzeiten pro Verleihartikel in einem Vertrag
• Schnellübersicht über die Verfügbarkeit von Verleihartikeln
• Rechnungserstellung aus Verleihverträgen
• Auswertungen über die terminliche Verfügbarkeit von Verleihartikeln
• Umsatzauswertung und Auswertung überfälliger Verleihartikel über Re-
porte
Ablauf der Arbeit

Das Zusatzmodul „Vermietung & Verleih“ arbeitet projektbezogen, d.h. Sie
erfassen Verleihprojekte für Ihre Kunden, innerhalb derer Sie Verleihverträ-
ge anlegen und daraus Verleihrechnungen generieren. Zur der Arbeit mit
dem Zusatzmodul „Vermietung und Verleih“ gehen Sie bitte in den folgen-
den Arbeitsschritten vor:
• Grundlagen erfassen:
- Nummernkreise festlegen
- Verleihartikel anlegen und den verfügbaren Bestand buchen
• Verleihprojekt anlegen
Im Verleihprojekt werden die Verleihartikel und der Kunde erfasst (Vor-
aussetzung für die Erstellung eines Verleihvertrages).
470
Grundlagen erfassen
• Verleihvertrag erstellen
Der Verleihvertrag wird üblichweise zu dem Zeitpunkt erstellt, zu dem
der Verleihartikel an Kunden ausgehändigt wird. Die dem Verleihartikel
zugewiesene Kaution ist im Verleihvertrag ausgewiesen und vom Kunden
zu hinterlegen. Der Kunde quittiert den Erhalt des Verleihartikels (z.B.
auf dem Verleihvertrag).
• Verleihrechnung erstellen
Bringt der Kunde den Verleihartikel zurück, wird aus dem Verleihvertrag
eine Verleihrechnung generiert, auf der ebenfalls die vom Kunden geleis-
tete Kaution ausgewiesen ist – der Kunde quittiert den Erhalt der Kauti-
on.
Zur Übersicht, mit welchen Verleihartikeln der meiste Umsatz erzielt
wird oder welche Verleihartikel überfällig sind, rufen Sie den entspre-
chenden Report auf (über <Zusatzmodule/Vermietung & Verleih/ Auswer-
tungen>).
Grundlagen erfassen
Folgende Grundlagen müssen Sie anlegen, damit Sie mit dem Zusatzmodul
„Vermietung & Verleih“ korrekt arbeiten können:
• Nummernkreise
• Verleihartikel
Nummernkreise festlegen
In den Grundlagen müssen Sie im Register „Nummernkreise“ für das Zu-
satzmodul „Vermietung&Verleih“ folgende Nummernkreise festlegen:
• Verleihrechnung
• Verleihvertrag
Die Grundlagen rufen Sie im Hauptmodul über <System/Voreinstellungen/

Grundlagen> auf.
Hinweis
Für Verleihprojekte werden immer Nummern aus dem Nummernkreis „Pro-
jekt“ verwendet.
471
Verleihartikel anlegen
Die Arbeit mit dem Zusatzmodul „Vermietung und Verleih“ setzt voraus,
dass Sie vorab Ihre Verleihartikel anlegen und einen Bestand buchen. Ver-
leihartikel gehören zu den Stammdaten und werden im Hauptmodul über
<Stammdaten/ Verleihartikel> erfasst.
In diesem Dialog erfassen und verwalten Sie Ihre Verleihartikel. Über
<Stammdaten/ Verleihartikel> rufen Sie den Verleihartikelstamm auf, der
ähnlich aufgebaut ist wie der Materialstamm, aber weniger Register und
Felder enthält.
Allgemeine Bedienungselemente im Verleihartikelstamm

Nummer
In diesem Feld wird die Verleihartikelnummer festgelegt – vor-
geschlagen werden fortlaufende Nummern.
Oberbegriff
Geben Sie hier einen Oberbegriff für den Verleihartikel an, aus
dem die Funktion oder der Verwendungszweck erkennbar wird.
Suchen
Über die Schaltfläche „Suchen“ wird der Suchdialog aufgerufen,
der Funktionen enthält, mit deren Hilfe Sie schnell jeden Da-
tensatz finden.
472
Grundlagen erfassen
Kopieren
Sie erstellen eine Kopie des angezeigten Datensatzes. Wählen Sie
über die Schaltfläche „Suchen“ zuerst den zu kopierenden Da-
tensatz aus und klicken Sie danach auf dieses Symbol.
Lagerbestand bearbeiten
Hiermit rufen Sie die Lagerverwaltung auf. In der Lagerverwal-
tung werden die momentanen Lagerbestände und –
informationen des aktuell aufgerufenen Verleihartikels ange-
zeigt, außerdem können Sie dort Lagerzu- und Lagerabgänge
von Verleihartikeln buchen.
Verleihbuchungen bearbeiten
Über diese Schaltfläche rufen Sie den Dialog „Verleihbuchun-
gen“ auf, in dem Sie die Verleihbuchungen detailliert erfassen
und verwalten können.
Übersicht aufrufen
Über diese Schaltfläche rufen Sie den Dialog „Verleih-Übersicht“
auf, der Ihnen eine Übersicht über reserviertes und gebuchtes
Material gibt, dass sowohl über Projekte als auch über Verleih-
dokumente reserviert bzw. gebucht sein kann.
Über die Datensatzschaltflächen in der Fußzeile legen Sie neue Verleihartikel

an und speichern sie. Buchen Sie gleich bei der Erfassung des Verleihartikels
über die Schaltfläche „Lagerbestand bearbeiten“ den Bestand, der Ihnen
zum Verleih zur Verfügung steht. Verleihartikel haben eine separate Lager-
verwaltung, die jedoch wie die Lagerverwaltung für Verkaufsartikel (Materia-
lien) aufgebaut ist.
Hinweis
Im Materialstamm können Sie über die dortige Kopierschaltfläche auch Ma-
terial-Stammdatensätze direkt in den Verleihartikelstamm kopieren (ohne
Anlagen). Dadurch vermeiden Sie eine aufwändige Doppelerfassung.
Zur generellen Arbeit mit Stammdatendialogen finden Sie in der Pro-
grammhilfe über die Indexeinträge: „Bearbeitungsfunktionen in Stammda-
473
tendialogen“ und „Datensatzfunktionen in Stammdatendialogen“ erläu-

ternde Informationen.
Die Register im Verleihartikelstamm

Die weiteren Informationen zu den Verleihartikeln werden in folgenden
Registern erfasst und verwaltet:
• Register „Stamm“
Im Register „Stamm“ können Sie Details zum Verleihartikel hinterlegen,
die Ihnen u.a. für die Wiederbeschaffung des Artikels nützlich sein kön-
nen.
• Register „Preise“
Im Register „Preise“ erfassen Sie Preis- und Kalkulationsinformationen
zum Verleihartikel. Verleihartikeln können Sie mehrere Preise zuordnen,
je nach Länge des Verleihzeitraums (Staffelpreise).
• Register „Stückliste“
Im Register „Stückliste“ können Sie eine Stückliste zu einem Verleiharti-
kel erfassen (z.B. alle Teile eines Gerüsts oder eine Maschine mit Zube-
hör).
Im Register „Anlagen“ können Sie einem Verleihartikel spezifische Anla-
gen zuweisen (Dokumente und Dateien), beispielweise Datenblätter,
Warnhinweise oder Bedienungsanleitungen.
• Register „Kundenpreise“
Im Register „Kundenpreise“ können Sie einem Verleihartikel kundenspe-
zifische Preise zuweisen.
trag „Verleihartikel anlegen“.
474
Verleihprojekt anlegen
Die Arbeit mit dem Zusatzmodul „Vermietung und Verleih“ erfolgt projekt-
bezogen, deshalb ist der Dialog „Neues Verleih-Projekt“ der zentrale Dialog
dieses Zusatzmodules.
Sie öffnen den Dialog über <Zusatzmodule/ Vermietung & Verleih/Neues
Projekt>. Dieser Dialog wird auch beim Aufruf einer Verleihposition in Ver-
leihverträgen und –rechnungen angezeigt.
In der Fußzeile dieses Dialoges können Sie über die Schaltfläche „ “ den
Dialog „Verleih-Übersicht“ öffnen, in dem Sie direkt die Verfügbarkeit des
Verleihartikels überprüfen können, der im Register „Verleihartikel“ ausge-
wählt wurde (Feld „Nummer“).
Der Dialog gliedert sich in vier Bereiche:

• Übersicht über das Verleihprojekt (Baumstruktur)
In der Übersicht werden die zu einem Projekt gehörenden Informationen
aus den Registern in einer Baumstruktur angezeigt – bei einem neuen
Projekt stehen noch keine Informationen zur Verfügung.
• Register „Projekt/Kunde“
Hierüber wählen Sie den Kunden aus bzw. legen ihn neu an.
475
• Register „Verleihartikel“
In diesem Register wählen Sie den Verleihartikel, prüfen die Verfügbar-
keit und rufen die Preisinformationen ab.
• Register „Dokument“
In diesem Register entscheiden Sie, welcher Dokumenttyp erstellt wird:
Verleihvertrag oder Verleihrechnung.
Hinweis Zur Erfassung eines neuen Verleihprojektes empfiehlt es sich, die Erfassung
im Register „Verleihartikel“ zu beginnen, weil dort die Informationen über
die Verfügbarkeit (Bestandsübersicht) und die Preise der Verleihartikel ange-
zeigt werden.
Register „Projekt/Kunde“
In diesem Register erfassen Sie die Angaben zum Projekt und wählen in der
Regel den Kunden aus dem Kundenstamm. Dabei werden die Felder der
Kundenadresse von „Oberbegriff“ bis „Ort“ mit den Stammdaten gefüllt
(sofern vorhanden). Diese Felder können hier nicht editiert werden. Ände-
rungen oder Neuanlagen von Kundendatensätzen (Schaltfläche „Neuen
Kunden anlegen“) können nur im Kundenstamm durchgeführt werden.
Die Beschreibung der Felder dieses Registers finden Sie in der Programmhilfe
über den Indexeintrag: „Register Projekt/Kunde“.
Register „Verleihartikel“
In diesem Register erfassen Sie die Detailangaben zum Verleihartikel und
zum Verleih.
Die Erfassung eines neuen Projektes sollte in diesem Dialog beginnen, da-
durch haben Sie folgende Vorteile:
• Die Bestandsübersicht in der Mitte des Dialoges zeigt Ihnen auf einen
Blick, wieviele Geräte noch verfügbar sind, auf allen Lagern und auf ei-
nem ausgewählten Lager.
• Sie können Ihren Kunden nach Eingabe des Zeitraums Preisdetails und
den Gesamtpreis nennen.
• Die übrigen Projektdaten erfassen Sie erst, wenn der Kunde einen Ver-
leihvertrag abschließen möchte.
476
Durch die Auswahl eines Verleihartikels aus dem Verleihartikelstamm wer-

den einige Felder dieses Dialoges bereits mit Werten gefüllt, die Sie jedoch
mit Ausnahme der Artikelnummer überschreiben können. Eine detaillierte
Beschreibung der Felder dieses Registers finden Sie in der Programmhilfe
über den Indexeintrag: „Register Verleihartikel“.
Register „Dokument“
In diesem Register können Sie einen neuen Verleihvertrag erstellen bzw.
eine Verleihrechnung.
Gehen Sie zur Anlage eines Verleihvertrages bzw. einer Verleihrechnung
• Legen Sie im Bereich „Dokument erstellen“ fest, welcher Dokumenttyp
für das Verleih-Projekt erstellt werden soll:
- Verleihvertrag
- Verleihrechnung
• Zur Erstellung eines Verleihvertrages müssen Sie vorher mindestens einen
Verleihartikel im Register „Verleihartikel“ ausgewählt haben und dem
Verleihprojekt einen Kunden zugeordnet haben (Register „Projekt/Kun-
de“).
477
• Zur Erstellung einer Verleihrechnung müssen Sie vorher einen Verleih-

vertrag erstellt haben, weil eine Verleihrechnung nur auf Grundlage eines
Verleihvertrages erstellt werden kann. Wählen Sie deshalb zur Erstellung
einer Verleihrechnung im Feld „Erstellen von“ den gewünschten Ver-
leihvertrag als Vorlage zur Rechnungserstellung.
• Über die „OK“-Schaltfläche starten Sie die Erzeugung des Verleihvertrages
bzw. der Verleihrechnung, das Projektfenster und das Dokumentenfens-
ter öffnen sich zur weiteren Bearbeitung.
Verleihprojekt öffnen
Bestehende Projekte öffnen Sie über <Zusatzmodule/Vermietung & Verleih/
Projekt öffnen>.
In dem Projektfenster „Verleih-Projekte“ werden die bestehenden Projekte

mit Verträgen und Rechnungen angezeigt. Folgende Symbole werden im
Verleihprojektfenster benutzt:
Symbol Funktion/ Information
Neues Dokument erstellen – das Register „Dokument“ aus
dem Verleihprojekt wird geöffnet. Dort wählen Sie, ob Sie
einen neue Vertrag oder eine neue Rechnung anlegen möch-
ten.
Das Dokument ist gedruckt.
Das Dokument ist gedruckt und der OP wurde bereits erzeugt.
478
Verleihdokumente im Dokumentenfenster
Mit dem Projektfenster im Zusatzmodul „Vermietung & Verleih“ arbeiten

Sie ähnlich wie mit dem Projektfenster im Hauptmodul (vgl. Programmhilfe
Indexeintrag „Projektfenster“).
Verleihdokumente im Dokumentenfenster
Verleihvorgänge werden über die Dokumenttypen „Verleih-Verträge“ und
„Verleih-Rechnungen“ abgewickelt, die Sie im Dokumentenfenster bearbei-
ten und drucken können.
Das Dokumentenfenster wird aufgerufen, wenn Sie:
• über den Dialog „Neues Projekt“ ein neues Verleihprojekt anlegen (<Zu-
satzmodule/Vermietung & Verleih/Neues Projekt>)
• im Projektfenster „Verleih-Projekte“ einen Verleihvertrag oder eine Ver-
leihrechnung aufrufen bzw. neu anlegen
Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten – jedes Dokument

wird dann in einem eigenen Dokumentenfenster dargestellt. In der Titelzeile
wird zur leichteren Orientierung die Dokumentenbeschreibung aus den Do-
kumentdaten (Feld „Beschreibung“) angezeigt (ggf. gekürzt).
479
Vergleichen Sie zur Arbeit mit dem Dokumentenfenster bitte den Abschnitt
„Dokumentenfenster“ im Hauptmodul (siehe Indexeintrag „Dokumenten-
fenster“ im Handbuch bzw. in der Hauptmodul–Programmhilfe).
Positionen in Verleihdokumente einfügen/bearbeiten

In ein geöffnetes Verleihdokument können Sie über die Schaltfläche „Neu“
oder das Kontextmenü neue Positionen einfügen.
Wählen Sie dabei zwischen den folgenden Positionstypen:
• Verleihartikel
Nach Auswahl des Positionstyps „Verleihartikel“ wird zur Auswahl und
zur Bearbeitung des Verleihartikels das Register „Verleihartikel“ des Ver-
leihprojektes geöffnet.
• Material
Nach Auswahl des Positionstyps „Material“ wird zur Auswahl des Materi-
als der Material-Suchdialog geöffnet.
• Freier Text
Nach Auswahl des Positionstyps „Freier Text“ wird zur Erfassung und Be-
arbeitung des „freien Textes“ der Dialog „Freier Text“ geöffnet.
Durch einen Doppelklick neben eine Position können Sie jeden Positionsdi-
alog zur Bearbeitung aufrufen.
Auswertungen
Die Auswertungen zum Zusatzmodul „Vermietung & Verleih” werden mit
Reporten durchgeführt.
Über <Zusatzmodule/ Vermietung & Verleih/ Auswertungen> können Sie Ihre
Auswertungen vornehmen.
Dafür stehen Ihnen u.a. folgende Reporte zur Verfügung:
• Verleihartikel nach Nummer
• Überfällige Verleihartikel
• Verleihartikel nach Nettoumsatz inkl. Versicherung
480
Auswertungen

• Wählen Sie im Feld „Reporte“ den gewünschten Report. Mit der Auswahl
des Reports erscheinen die reportspezifischen Selektionsfelder.
• Grenzen Sie die zu berücksichtigenden Daten über die Selektionsfelder
ein.
• Mit Hilfe der Schaltfläche „Vorschau“ können Sie sich die Auswertung
vor dem Druck zur Kontrolle anzeigen lassen – überprüfen Sie hierbei Ih-
re Auswahl.
• Klicken Sie abschließend im „Vorschau“-Modus auf das Druckersymbol,
um über den Druckdialog den Druck zu starten.
481
Wartung &
Service
Mit dem Zusatzmodul „Wartung & Sevice“ erledigen Sie einfach und be-
quem alle Aufgaben, die bei der Betreuung der technischen Anlagen Ihrer
Kunden anfallen. Gewerkunabhängig können Sie effizient Wartungsverträge
erstellen, Anlagen und Service-Vorgänge verwalten sowie Wartungs- bzw.
Reparaturrechnungen erstellen.

• Leistungsumfang
• Voraussetzungen und Voreinstellungen
• Wartungsverträge
• Wartungsplanung
• Regelmäßige Arbeiten
• Auswertungen
Wartung & Service
Leistungsumfang
Mit dem Zusatzmodul „Wartung & Sevice“ erledigen Sie einfach und be-
quem alle Aufgaben, die bei der Betreuung der technischen Anlagen Ihrer
Kunden anfallen. Gewerkunabhängig können Sie effizient Wartungsverträge
erstellen, Anlagen und Service-Vorgänge verwalten sowie Wartungs- bzw.
Reparaturrechnungen erstellen.
Folgende Funktionen stehen Ihnen mit diesem Zusatzmodul zur Verfügung
• Verwaltung von Wartungsverträgen mit mehreren Anlagen (projekt- und
kundenorientiert)
• Anlagenspezifische Vertragslaufzeiten
• Automatische Planung von Wartungsaufträgen
• Schnellerstellung von Reparaturaufträgen
• Belegerstellung aus allen Aufträgen (zur Erzeugung von Kundenrechnun-
gen)
• Statistische Auswertungen aller Vorgänge, z.B. Messprotokolle mit den
technischen Daten der Wartungen, Überblick über alle offenen War-
tungsaufträge etc.
Wartungsprojekte, Wartungsverträge und

Anlagen-Typen (Übersicht)
Im Zusatzmodul „Wartung & Service“ werden die Begriffe „Wartungspro-
jekt“, „Wartungsverträge“ und „Anlagen“ häufig verwendet. Die folgenden
Kurzerläuterungen sollen Ihnen helfen, die Begriffe voneinander abgrenzen
zu können und die Zusammenhänge zu erkennen:
Wartungsprojekte
Wartungsprojekte dienen ähnlich wie Kundenprojekte (im
Hauptmodul) als Behältnis für Vorgänge und Dokumente, die in
einem Projektzusammenhang stehen. In Wartungsprojekten
werden unter anderem Wartungsverträge (mit Anlagen), Repara-
turaufträge und Rechnungen verwaltet.
Anders als im Hauptmodul ist im Zusatzmodul „Wartung & Ser-
vice“ nur ein Projekt pro Kunde erforderlich, weil durch die
Wartungs- und Serviceverträge eine langfristige Kundenbindung
484
Wartungsprojekte, Wartungsverträge und Anlagen-Typen (Übersicht)
erreicht wird und alle Anlagen der Kunden innerhalb des Pro-
jektes verwaltet werden (in den Wartungsverträgen).
Pro Kunde kann deshalb nur ein Wartungsprojekt angelegt wer-
den, das jedoch mehrere Wartungsverträge enthalten kann, z.B.
wenn ein Kunde mehrere Anlagen an verschiedenen Standorten
unterhält. Über <Zusatzmodule/ Wartung & Service/ Wartungs-
projekte> rufen Sie den Wartungsprojektstamm auf.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Wartungsprojekte anzulegen:
• Im Wartungsprojektstamm (Pfad s.o.) legen Sie ein neues
Projekt an. Mit diesem Projekt können Sie erst arbeiten,
wenn Sie hierfür mindestens einen Wartungsvertrag mit
mindestens einer Anlage angelegt haben.
• Sie erstellen einen neuen Wartungsvertrag für einen neuen
Kunden. Über die „Blitz“-Schaltfläche können Sie zu dem
neuen Wartungsvertrag ein neues Wartungsprojekt generie-
ren lassen, sofern noch kein Wartungsprojekt für diesen
Kunden besteht.
Falls schon ein Wartungsprojekt für diesen Kunden besteht,
wird über diese Schaltfläche das bestehende Projekt geöffnet.
Wartungsverträge
Wartungsverträge sind Bestandteile von Wartungsprojekten.
Gegenstand von Wartungsverträgen ist die Wartung der in den
Wartungsverträgen eingetragenen technischen Anlagen der
Kunden.
In einigen Gewerken (z.B. Klima) ist es üblich, dass ein Vertrag
über eine Hauptanlage abgeschlossen wird, die mindestens eine
untergeordnete Komponente (Unteranlage) enthält. Aufträge
zur Wartung oder Reparatur lassen sich für die Hauptanlage
oder auch einzelne Komponenten anlegen.
Anlagen-Typen
Mit Anlagen sind die technischen Anlagen Ihrer Kunden ge-
meint, für die Sie Wartungs- oder Reparaturaufträge erhalten.
Die Anlagen werden in den Wartungsverträgen erfasst.
485
Wartung & Service
Das können beispielsweise Anlagen folgender Art sein:

• Heizungen (herkömmlicher Art)
• Gasbrenner
• Blockheizkraftwerke (BHKW)
• Solaranlagen
• Wasserförderanlagen
Im HWP werden drei Typen von Anlagen unterschieden:

• Anlagen
Dieser Typ enthält keine Unteranlagen. Es können mehrere
Anlagen pro Wartungsvertrag verwaltet werden. Alle Daten
stehen direkt in den Registern der Anlage zur Verfügung.
• Hauptanlagen
Hauptanlagen sind Anlagen, die mindestens eine unterge-
ordnete Anlage (= Unteranlage) enthalten.
Mit der Anlage der ersten Unteranlage wird die zugrunde lie-
gende „Anlage“ in eine „Hauptanlage“ gewandelt, wodurch
einige Daten und Werte zur Ansicht und Verwaltung in die
Unteranlage(n) ausgelagert werden.
• Unteranlagen
Unteranlagen sind Anlagen, die Teil einer Hauptanlage sind
und ihr zugeordnet wurden.
Wird die erste Unteranlage zu einer Anlage erfasst – und die
Anlage dadurch zu einer Hauptanlage – so werden die oben
genannten Werte aus der neuen Hauptanlage in die Unteran-
lage übernommen.
Ablauf der Arbeit

Die Arbeiten im Zusatzmodul „Wartung & Service“ lassen sich mehreren
Arbeitsbereichen zuordnen, die im Folgenden erläutert werden:
• Allgemeine Voraussetzungen prüfen und modulspezifische Stammdaten/
Voreinstellungen erfassen
• Tätigkeiten des Tagesgeschäftes
486
Voraussetzungen und Voreinstellungen
• Auswertungen über Reporte

• Archivierung von Daten
Im Einzelnen sind dies folgende Tätigkeiten:

• allgemeine Stammdaten anlegen bzw. anpassen
• spezielle Stammdaten für Wartung & Service anlegen
• Wartungsverträge pro Wartungsprojekt anlegen
• Wartungsplanung durchführen
• Wartungs- und Reparaturdokumente erstellen
• Belege erfassen
• Wartungsverträge archivieren

Bevor Sie im Zusatzmodul „Wartung & Service“ mit Ihrer täglichen Arbeit
beginnen, sollten Sie die Voraussetzungen in den allgemeinen Stammdaten
prüfen (ggf. auch Daten ergänzen) und modulspezifische Stammdaten/ Vor-
einstellungen erfassen.
Durch diese „Vorarbeit“ können Sie im Tagesgeschäft darauf zugreifen und
die Effizienz Ihrer Arbeit steigern.
Allgemeine Stammdaten
Bitte überprüfen Sie, ob folgende Stammdaten bereits angelegt (oder impor-
tiert) wurden:
• im Material- und Leistungsstamm alle notwendigen Stammdaten ein-
schließlich sinnvoller Stücklisten, die Sie für Ihren Wartungs- und Repa-
raturservice benötigen
• im Kundenstamm alle Kunden, die als Kunden für „Wartung & Service“
in Frage kommen
• im Mitarbeiterstamm alle Mitarbeiter, die als Monteure tätig sind
487
Wartung & Service
Für die Nutzung der Wartungsplanung im Zusatzmodul „Wartung & Ser-

vice“ müssen Sie Ihren Mitarbeiter in den Stammdaten einige Merkmale
zuweisen, die im folgenden Absatz beschrieben sind.
Mitarbeiter als Monteur kennzeichnen

Die Kennzeichnung Ihrer Mitarbeiter als Monteure und die Festlegung der
Arbeitszeiten ist notwendig, um Ihre Mitarbeiter in der Wartungsplanung
einsetzen zu können:
• Rufen Sie zur Kennzeichnung Ihrer Mitarbeiter den Dialog <Stammdaten/
Mitarbeiter/Register „Angaben“> auf.
• Wählen Sie den Mitarbeiter über die Datensatzfelder unten rechts aus.
• Markieren Sie in diesem Dialog das Feld „als Monteur tätig“, um den
Mitarbeiter als Monteur zu kennzeichnen (siehe Abb.).
• Sollen Termine aus der Wartungsplanung über die Ressourcenplanung

(HWP Professional) in den Terminkalender (HWP Professional) über-
nommen werden, ist im Feld „Benutzer“ der entsprechende Benutzer an-
zugeben.
• Wenn Sie mit der Belegerfassung arbeiten möchten, müssen Sie dem an-
gezeigten Mitarbeiter im Feld „Kostenart Lohn“ eine Lohnart aus dem
Kostenartenstamm zuweisen.
• Tragen Sie die täglichen Arbeitszeiten und Pausen des Monteurs ein.
488
Hinweise Nur die in diesem Dialog „als Monteur tätig“ gekennzeichneten Mitarbeiter
werden in der Wartungsplanung berücksichtigt. Innerhalb der hier für den
Monteur eingetragenen Arbeitszeiten können in der Wartungsplanung War-
tungstermine für den Monteur festgelegt werden. Die Wartungsdauer ein-
schließlich der Anfahrtszeit darf in der Regel die Arbeitsstunden des Mon-
teurs nicht überschreiten.
Modulspezifische Stammdaten
In folgenden Bereichen legen Sie modulspezifische Stammdaten an:
• Anlagentypen-Stamm
• Wartungsgruppen
• Gebietsstamm
• Firmenkalender
• Wartungsprojekte (pro Kunde ein Projekt)
Voraussetzungen im Zusatzmodul „Wartung &

Service“
Anlagentypen-Stamm
Der Anlagentypen-Stamm bildet die Grundlage für die Verwaltung der tech-
nischen Anlagen Ihrer Wartungskunden. Hier legen Sie die wichtigsten An-
lagetypen an, die Sie warten und reparieren. Jedem Wartungsvertrag müssen
Sie mindestens eine Anlage aus dem Anlagentypen-Stamm zuweisen. Je de-
taillierter Sie also im Anlagentypen-Stamm die technischen Daten der Anla-
gen erfassen, desto weniger Erfassungsarbeit müssen Sie im Tagesgeschäft
leisten.
Noch effizienter können Sie im Tagesgeschäft arbeiten, wenn Sie im Register
„Eigenschaften“ des Anlagentypen-Stamms die Voreinstellungen für die
wichtigsten Wartungsdaten erfassen. Alle in diesem Register enthaltenen
Felder sind beim Einfügen von Anlagen in Wartungsverträge Pflichtfelder,
ohne die keine Anlage gespeichert werden kann.
Die Pflichtfelder sind in den Anlagenregistern „Wartung“ und „Gebiet“ des
Wartungsvertragsdialogs enthalten.
Über <Zusatzmodule/ Wartung & Service/ Anlagentypen-Stamm> rufen Sie
den Dialog „Anlagentypen-Stamm“ auf.
489
Wartung & Service
Die Daten zu Ihren Anlagentypen können Sie in mehreren Registern erfas-

sen und verwalten:
• Register „Beschreibung“
In diesem Register können Sie eine Beschreibung des Anlagentyps (z.B.
Ölbrenner mit Gebläse, Lüftungsanlage, Heizkessel) und einen Wartungs-
text hinterlegen. Beide Texte werden bei der Erfassung dieser Anlage in
einen „Wartungsvertrag“ übernommen. Beim Druck von Wartungsdo-
kumenten werden diese Texte mitgedruckt.
• Register „Technische Daten“
In diesem Register legen Sie die Felder fest, die Ihnen beim Einfügen ei-
ner Anlage in einen Wartungsvertrag für die technischen Daten zur Ver-
fügung stehen sollen, um z.B. die Angaben des Typenschilds zu erfassen.
Für bis zu 16 Felder können Sie über die Festlegung des Feldnamens den
Inhalt bestimmen, der erfasst werden soll. Zu jedem Feld können Sie au-
ßerdem eine Maßeinheit vorgeben. Die an dieser Stelle definierten Felder
und Maßeinheiten können Sie beim Anlegen einer Anlage im Anlagenre-
gister „Beschreibung“ (im Wartungsvertrag) mit Werten füllen.
• Register „Messprotokoll“
In diesem Register können Sie den Aufbau des Messprotokolls für den ak-
tuellen Anlagentyp festlegen, indem Sie bis zu 50 Messwertfelder festle-
gen (ab der Version HWP 2010). Allen erfassten Messwertfeldern müssen
Sie eine Maßeinheit und einen Sollwert zuweisen. Im „Wartungsvertrag“
490
für diese Anlage können Sie über die Schaltfläche „Messprotokoll“ auf die
hier angelegten Vorgabewerte zugreifen.
Wenn Sie mit dem HWP mobile Service arbeiten, beachten Sie bitte, dass
die Daten aus den zusätzlichen Felder 17 – 50 nicht an „Truck24“ über-
geben werden können, weil „Truck24“ nur mit maximal 16 Feldern ar-
beitet.
• Register „Eigenschaften“
In diesem Register können Sie Voreinstellungen für die Pflichtfelder hin-
terlegen, die beim Einfügen von Anlagen in Wartungsverträge mit Wer-
ten und Einstellungen gefüllt werden müssen. Dadurch bleibt Ihnen die
zeitraubende Erfassung der Werte für die Pflicht-Felder „Wartungsinter-
vall“ bis „Monteur“ im Tagesgeschäft erspart.
Die Pflichtfelder sind in den Anlagenregistern „Wartung“ und „Gebiet“
des Wartungsvertragsdialogs enthalten, wo Sie ggf. Einstellungen und
Werte korrigieren können.
Wartungsgruppen
Wartungsgruppen werden bei der Anlage von Wartungsverträgen benötigt.
Durch die Verknüpfung jeder Wartungsgruppe mit einem Ihrer Monteure,
erkennen Sie auch in Ihren Wartungsverträgen sofort, welcher Mitarbeiter
für die Wartung im Regelfall zuständig ist.
Über <Zusatzmodule/ Wartung & Service/ Wartungsgruppen> rufen Sie den
Dialog auf.
491
Wartung & Service
Wartungsgruppe anlegen
• Klicken Sie zur Anlage einer neuen Wartungsgruppe auf die „+“-
Schaltfläche.
Anschließend erscheint ein neuer (leerer) Datensatz.
• Tragen Sie in der Spalte „Gruppe“ eine Kurzbezeichnung für die neue
Wartungsgruppe ein.
• Erfassen Sie in der Spalte „Bezeichnung“ die genaue Bezeichnung für die
neue Wartungsgruppe.
Wir empfehlen Ihnen, die Bezeichnungen der Wartungsgruppen nach
Ihren Mitarbeitern zu benennen.
• In die letzte Spalte „Monteur“ tragen Sie die Nummer des Mitarbeiters
ein, nach dem Sie die neue Wartungsgruppe bezeichnet haben. Ein Dop-
pelklick in dieses Feld öffnet eine Tabelle mit Ihren Monteuren.
• Durch „Schließen“ speichern Sie Ihre Angaben und verlassen den Dialog.
Wartungsgruppe suchen
Wenn Sie nach einer bereits angelegten Wartungsgruppe suchen möchten,
müssen Sie die Suchschaltfläche benutzen. Anschließend gelangen Sie in das
zugehörige Suchfenster.
Wartungsgruppe löschen
Wenn Sie eine bestehende Wartungsgruppe löschen möchten, müssen Sie
diese markieren und anschließend die „-“-Schaltfläche anklicken. Nach Bes-
tätigung einer Sicherheitsabfrage wird die Wartungsgruppe gelöscht.
Gebietsstamm
Im Gebietsstamm definieren Sie eine geographisch bzw. logistisch begründe-
te Aufteilung der möglichen Anlagen-Standorte Ihrer Kunden in pauscha-
lierte Standortgebiete, um eine Einzelerfassung der Anfahrtswege und Kos-
ten zu vermeiden.
Bei der Erstellung eines Wartungsvertrags können Sie dadurch den Anlagen
ein pauschaliertes Standortgebiet mit festen Anfahrtskosten zuordnen.
Für die Anlage der Gebiete rufen Sie das Menü <Zusatzmodule/Wartung &
Service/Gebietsstamm> auf.
492
Hier können Sie die Standortgebiete der von Ihnen gewarteten Anlagen er-
fassen.
Wartungsgebiet anlegen
• Klicken Sie zur Anlage eines neuen Wartungsgebietes auf die „+“-
Schaltfläche.
Anschließend erscheint ein neuer (leerer) Datensatz.
• Tragen Sie in der Spalte „Gebiet“ eine Kurzbezeichnung für das neue
Wartungsgebiet ein.
• In den Spalten „Weg (km)“ und „Weg (Min.)“ können Sie die örtliche
und zeitliche Distanz zum neuen Wartungsgebiet eintragen.
• Schließlich können Sie in der Spalte „Anfahrtkosten“ die Wegkosten hin-
terlegen, um das neue Wartungsgebiet zu erreichen.
• Durch „Schließen“ speichern Sie Ihre Angaben und verlassen den Dialog.
Wartungsgebiet suchen
Wenn Sie nach einem bereits angelegten Wartungsgebiet suchen möchten,
müssen Sie die Suchschaltfläche benutzen. Anschließend gelangen Sie in das
zugehörige Suchfenster.
Wartungsgebiet löschen
Wenn Sie ein bestehendes Wartungsgebiet löschen möchten, müssen Sie
dieses markieren und anschließend die „-“-Schaltfläche anklicken. Nach
493
Wartung & Service
Bestätigung der anschließenden Sicherheitsabfrage wird das Wartungsgebiet

gelöscht.
Firmenkalender
Der Firmenkalender zeigt Ihnen alle Tage eines Jahres in einer grafischen
Darstellung, damit Sie für Ihre Planungen einen Überblick über die ver-
schiedenen Tagesarten erhalten:
• Samstage und Sonntage
Samstage und Sonntage werden vom Programm für jedes Kalenderjahr
neu berechnet und im Firmenkalender angezeigt.
• Feiertage
Alle bundesweit gültigen Feiertage sind im Firmenkalender bereits ent-
halten. Länderspezifische Feiertage werden in den Voreinstellungen im
Register „Feiertage“ durch die Auswahl Ihres Bundeslandes automatisch
hinzugefügt. Lediglich regionale, kommunale oder betriebliche Feiertage
müssen Sie dort manuell erfassen.
• Arbeitstage
Hierüber werden Ihnen die Werktage ohne Samstag angezeigt (Montag
bis Freitag).
• Betriebsurlaub
Falls in Ihrem Betrieb ein Betriebsurlaub festgelegt ist, werden Ihnen über
den zugewiesenen Farbcode die Betriebsurlaubstage angezeigt.
Über <Tools/Ressourcenplanung/Extras/ Firmenkalender> oder <Zusatzmo-

dule/ Wartung & Service/Firmenkalender> rufen Sie den Firmenkalender auf.
494
Bedienungselemente
In der Kopfzeile wird Ihnen das Jahr angezeigt, dass Sie gerade aktuell aufge-
rufen haben, z.B.: „aktuelles Jahr: 2009“. Über die Pfeile links und rechts
neben der Jahreszahl können Sie frühere oder spätere Jahre aufrufen.
Der Firmenkalender zeigt die Tage des Jahres in einem Raster an:
• in der linken Spalte werden die Monate untereinander angezeigt
• in der oberen Zeile werden die Monatstage nebeneinander angezeigt
Unterhalb des Kalenders werden Ihnen die Tagesarten (s.o.) mit den zuge-
wiesenen Farbcodes angezeigt. Die Farbcodes werden unter <Voreinstellun-
gen/ Register „Terminarten“> festgelegt (siehe Programmhilfe im Hauptmo-
dul, Indexeintrag „Voreinstellungen Terminarten“). In der Statuszeile darun-
ter wird der markierte Wochentag mit Datum angezeigt, ggf. auch die Feier-
tagsbezeichnung.
Firmenkalender bearbeiten
Im Firmenkalender kann nur der Betriebsurlaub bearbeitet werden. Gehen
Sie dazu bitte folgendermaßen vor:
• Klicken Sie auf das Farbsymbol des Betriebsurlaubs und „ziehen“ Sie die-
ses mit gedrückter linker Maustaste auf den entsprechenden Kalendertag.
Anschließend nimmt das Kalenderfeld die festgelegte Farbe für „Betriebs-
urlaub“ an.
Hinweis
Über das Kontextmenü des Kalenderblatts oder „Strg+U“ können Sie in
einem Dialog das Anfangs- und das Endedatum des Betriebsurlaubs ein-
geben und sich dadurch die Eingabe erleichtern.
• Kennzeichnen Sie alle Kalendertage Ihres Betriebsurlaubs im Firmenka-
lender.
• Möchten Sie einen Betriebsurlaubstag wieder in einen normalen Tag
verwandeln, ziehen Sie das Farbsymbol für Arbeitstage auf den Betriebs-
urlaubstag. Dadurch wird der Tag wieder ein Arbeitstag erkennbar, sofern
es kein Feiertag oder Wochenendtag ist.
• Speichern Ihre Änderungen mit „OK“.
495
Wartung & Service
Wartungsverträge (Übersicht)
Wartungsverträge sind Bestandteile von Wartungsprojekten. Die Aufgabe
von Wartungsverträgen ist die Verwaltung von technischen Anlagen des
jeweiligen Kunden. Für jeden Kunden können Sie nur ein Wartungsprojekt
anlegen, aber innerhalb des Wartungsprojekts beliebig viele Wartungsver-
träge.
Jeder Wartungsvertrag kann eine oder mehrere Hauptanlagen enthalten, die
jeweils mehrere Komponenten enthalten können (Unteranlagen). Aufträge
zur Wartung oder Reparatur lassen sich für Hauptanlagen oder auch für ein-
zelne Komponenten anlegen.
Im Dialog „Wartungsvertrag“ verwalten Sie den Wartungsvertrag Ihres Kun-
den und erfassen die Daten der technischen Anlagen Ihres Kunden ein-
schließlich der Wartungsinformationen. Über <Zusatzmodule/Wartung &
Service/Wartungsverträge> rufen Sie diesen Dialog auf.
In diesem Dialog legen Sie über dieselben Bedienschaltflächen „Wartungs-
verträge“ und „Anlagen“ an.
Der Dialog ist in zwei Bereiche geteilt:
496
• Die Baumansicht links dient der Übersicht über den Wartungsvertrag

einschließlich der dazu gehörenden Anlagen.
Über das Kontextmenü stehen Ihnen in diesem Bereich etliche Bearbei-
tungsmöglichkeiten zur Verfügung. Mit dem Anlagensymbol unterhalb
des Ordners „Wartungsvertrag“ können Sie Anlagen hinzufügen, weitere
Funktionen können Sie über das Kontextmenü in der Baumansicht aufru-
fen.
• Der Bereich rechts zeigt oben immer die Anlagennummer und den Anla-
gentyp an (sofern vorhanden). Die Anzeige darunter ist davon abhängig,
welches Element in der Baumansicht markiert ist:
- Ist der Wartungsvertrag markiert, werden auf der rechten Seite die
„Bedienungselemente für den Wartungsvertrag“ angezeigt.
- Ist bereits eine Anlage angelegt und diese in der Baumansicht mar-
kiert, stehen Ihnen auf der rechten Seite die Register mit den Anla-
gendaten zur Verfügung.
Hinweis Anlagen werden beim Einfügen in einen Wartungsvertrag automatisch

fortlaufend nummeriert. Diese innerhalb eines Wartungsvertrages vergebene
Anlagennummer kann nicht mehr geändert werden, auch nicht, wenn über
das Feld „Typ“ der Anlagentyp gewechselt wird.
497
Wartung & Service
Vertrag
Kunde
Erfasst am
In den ersten beiden Feldern wird Ihnen die Wartungsvertrags-
nummer bzw. die Kundennummer angezeigt (rechts davon je-
weils der Oberbegriff) und das Erstellungsdatum des Wartungs-
vertrages.
Vertragsstatus
Ein neuer Wartungsvertrag bekommt automatisch den Status
„Neu“. Wird ein Wartungsauftrag erstellt und gedruckt, so
wechselt der Status auf „Aktiv“. Der Status „Passiv“ und indivi-
duell definierte Status können nur manuell gesetzt werden.
Der Vertragsstatus dient als „Steuerung“ der Status aller Anlagen
im Vertrag. Wenn Sie auf einen anderen Status wechselt, dann
werden nach dem Bestätigen einer entsprechenden Meldung die
Status der Anlagen im Vertrag ebenfalls geändert. Ausgenom-
men von dieser Änderung sind die beiden fest definierten Status
„Neu“ und „Aktiv“.
Hinweis
Die Änderung eines Anlagenstatus von „Neu“ auf „Aktiv“ setzt
den Status des Vertrages ebenfalls auf „Aktiv“, falls dies noch
nicht geschehen ist.
Über den Report „Wartungsvertrag nach Status“ können Sie sich
alle Wartungsverträge eines bestimmten Status auflisten lassen.
Als Sammelrechnung
Mit der Option „Als Sammelrechnung“ können mehrere War-
tungsverträge eines Kunden zusammen abgerechnet werden. In
diesem Fall kann für den Kunden manuell oder über die Beleger-
fassung eine Wartungssammelrechnung erstellt werden.
Beschreibungsfeld
In diesem Feld können Sie einen erläuternden Text zum Vertrag
und/oder Kunden erfassen.
Dateianlagen zum Vertrag
In diesem Bereich sehen Sie auf einen Blick, welche Dateianla-
gen Ihnen für diesen Wartungsvertrag zur Verfügung stehen.
498
Hier werden die Dateianlagen aufgeführt, die Sie den techni-

schen Anlagen im Register „Dateianlagen“ zugeordnet haben.
Mit der Erstellung der ersten Anlage im Wartungsvertrag stehen Ihnen meh-
rere Register für die Erfassung der Daten der Anlage und der Wartungsdetails
zur Verfügung.
Folgende Register stehen Ihnen zur Verfügung:

• Register „Anlagendaten“ (Indexeintrag: „Anlage-Daten“)
• Register „Beschreibung“ (Indexeintrag: „Anlagen-Beschreibung“)
• Register „Wartung“ (Indexeintrag: „Anlagen-Wartung“)
• Register „Abrechnung“ (Indexeintrag: „Anlagen-Abrechnung“)
• Register „Gebiet“ (Indexeintrag: „Anlagen-Gebiet“)
• Register „Dateianlagen“ (Indexeintrag: „Anlagen-Dateianlagen“)
Detaillierte Beschreibungen der Register finden Sie in der Programmhilfe
über die oben angegebenen Indexeinträge.
In der Fußzeile stehen Ihnen etliche Schaltflächen zur Bearbeitung Ihrer
Daten zur Verfügung.
Hinweis Mit den Schaltflächen lassen sich Wartungsverträge und Anlagen

bearbeiten, abhängig davon, ob in der Baumansicht ein Vertrag oder eine
Anlage markiert ist. Die erste Schaltfläche (links unten) zeigt an, worauf der
Fokus der Bearbeitung aktuell liegt:
• Ist die Such-Schaltfläche (Fernglas-Symbol) mit einem „V“ markiert, ste-
hen die Schaltflächen zur Bearbeitung der Wartungsverträge zur Verfü-
gung.
• Ist die Such-Schaltfläche (Fernglas-Symbol) mit einem „A“ markiert, ste-
hen die Schaltflächen zur Bearbeitung der Anlagen zur Verfügung.
499
Wartung & Service
Symbol Bedeutung
Suchdialog für Verträge bzw. Anlagen

Über diese Schaltflächen können Sie die Suchdialoge für Verträge
bzw. Anlagen aufrufen, in denen Ihnen alle Verträge bzw. alle An-
lagen (nicht nur vom aufgerufenen Vertrag) angezeigt werden.
Hinweis
Wenn Sie eine Anlage aus einem anderen Vertrag aufrufen, wird
Ihnen auch der andere Vertrag angezeigt.
Blitz-Reparaturauftrag anlegen
Messprotokolle erstellen
Die Datensatz-Schaltflächen (rechts unten) können Sie ebenfalls zur Bearbei-

tung von Wartungsverträgen und Anlagen einsetzen, je nachdem, ob in der
Baumansicht ein Vertrag oder eine Anlage markiert ist.
Wartungsvertrag anlegen
Im Dialog „Wartungsvertrag“ verwalten Sie den Wartungsvertrag Ihres Kun-
den und erfassen die Daten der technischen Anlagen Ihres Kunden ein-
schließlich der Wartungsinformationen. Über <Zusatzmodule/Wartung &
Service/Wartungsverträge> rufen Sie diesen Dialog auf.
Gehen Sie zur Anlage eines Wartungsvertrages bitte folgendermaßen vor:
• Klicken Sie in der Fußzeile auf die Schaltfläche „+“, um einen neuen Ver-
trag anzulegen. Dabei wird eine neue Vertragsnummer generiert (hoch-
gezählt) und es öffnet sich der Suchdialog zur Auswahl des Wartungs-
kunden.
• Wählen Sie einen Kunden aus. Nach Auswahl des Kunden erscheinen in
der Kopfzeile neben der neuen Vertragsnummer auch der Kundenname
und die Kundennummer. Das Erfassungsdatum wird automatisch in das
entsprechende Feld eingefügt und der Status auf „Neu“ gesetzt.
Hinweis
Ein neuer Wartungsvertrag bekommt automatisch den Status „Neu“.
Wird ein Wartungsauftrag erstellt und gedruckt, so wechselt der Status
auf „Aktiv“. Der Status „Passiv“ und individuell definierte Status können
nur manuell gesetzt werden.
500
• Markieren Sie die Option „als Sammelrechnung“, wenn ein Kunde meh-
rere Wartungsverträge bei Ihnen abgeschlossen hat und die Verträge ge-
sammelt abgerechnet werden sollen. In diesem Fall kann für den Kunden
manuell oder über die Belegerfassung eine Wartungssammelrechnung er-
stellt werden.
• Geben Sie im Feld „Beschreibung“ einen erläuternden Text zum Vertrag
und/oder Kunden ein.
• Speichern Sie den Datensatz über die Speichern-Schaltfläche („Änderun-
gen speichern“).
Hinweise Mit der Erfassung dieser Daten ist der neue Wartungsvertrag erfasst. Es ist
jedoch unbedingt erforderlich mindestens eine Anlage zu erfassen (siehe
unten). Beginn und Ende von Wartungsverträgen werden im Anlagenteil
erfasst, weil diese Wartungvertragsdaten für jede Anlage separat verwaltet
werden.
Anlagen erfassen
Für jeden Wartungsvertrag müssen Sie mindestens eine Anlage erfassen. In
einigen Gewerken (z.B. Klima) ist es üblich, dass ein Vertrag über eine
Hauptanlage abgeschlossen wird, die sich aus mehreren Komponenten zu-
sammensetzen kann. Wartungsaufträge lassen sich sowohl für die Hauptan-
lage, als auch für die Unteranlagen anlegen.
Anlagen, Hauptanlagen und Unteranlagen werden auf die gleiche Weise
erstellt, entscheidend ist jedoch die Position der Markierung in der Bauman-
sicht, ob eine Haupt- oder Unteranlage erstellt werden kann.
Über die differenzierte Aufschlüsselung der Anlagen können Sie Anlagen mit
unterschiedlichen Wartungsintervallen in einem Vertrag verwalten. Dazu
können Sie Wartungsintervalle in Jahren, Monaten, Wochen oder Tagen
erfassen.
Fallen die Intervalle auf das gleiche Datum, werden sie kumuliert. Dies kann
zum Beispiel bedeuten, dass jedes halbe Jahr Leistung 1+2 und jedes volle
Jahr Leistung 1+2+3 ausgeführt werden.
Über die Baumansicht behalten Sie die Übersicht über die hierachische
Schachtelung Ihrer Anlagen.
501
Wartung & Service
Gehen Sie zum Einfügen von Anlagen bitte folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie über <Zusatzmodule/ Wartung & Service/ Wartungsverträge>
den Dialog „Wartungsvertrag“.
• Wählen Sie über die Such-Schaltfläche den Wartungsvertrag aus, für den
Sie Anlagen verwalten möchten oder erstellen Sie über die „+“-
Schaltfläche einen neuen Vertrag.
• Bei der Auswahl eines bestehenden Wartungsvertrages werden Ihnen in
der Baumansicht im linken Bereich des Dialoges die bereits erfasste Anla-
gen für diesen Vertrag angezeigt.
• Fügen Sie die Anlagen ein, die Vertragsgegenstand des oben angegebenen
Wartungsvertrages sein sollen. Zum Einfügen von Anlagen in den War-
tungsvertrag gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Über das Kontextmenü im Bereich der Baumansicht können Sie über
die Funktion <Neu/Anlage> eine Anlage dem Wartungsvertrag hinzu-
fügen. Markieren Sie eine Anlage können Sie über <Neu/Unteranlage>
einer bestehenden Anlage eine Unteranlage hinzufügen.
- Markieren Sie eine Anlage, können Sie auch die Datensatzschaltfläche
„+“, um eine Anlage hinzuzufügen.
- Markieren Sie eine Anlage, können Sie auch über die Such-
Schaltfläche aus einer großen Zahl von Anlagen gezielt auswählen,
dabei können Sie selektieren nach Nummer, Vertrag, Anlage, Anlage-
typ, Monteur, Standort und Standortzusatz 1 bis 3.
502
Anlagen werden beim Einfügen in einen Wartungsvertrag automatisch

fortlaufend nummeriert. Diese innerhalb eines Wartungsvertrages verge-
bene Anlagennummer kann nicht mehr geändert werden, auch nicht,
wenn über das Feld „Typ“ der Anlagentyp gewechselt wird.
Hinweis Soll eine Anlage mit der Wartungsplanung verwaltet werden, müssen Sie
eine Vertragslaufzeit für die Anlage eingeben (Register „Anlagedaten“) und
die Teilnahmeoption „mit Wartungsplanung“ aktivieren (Register „War-
tung“).
Besonderheiten beim Einfügen von Anlagen

Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten beim Einfügen von Anlagen:
• Wenn Sie eine neue Anlage hinzufügen möchten, benutzen Sie bei-
spielsweise die Datensatzschaltfläche „+“.
Es erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie den Typ der neuen Anlage
bestimmen können. Nach Auswahl des Anlagentyps wird der Anlage im
Feld „Anlagennummer“ eine laufende Nummer zugewiesen.
Hinweis
Damit auch die Beschreibung und der Wartungstext für eine schnelle Su-
che zur Verfügung stehen, können Sie im Administrator benutzerdefi-
nierte Indizes für die Suchfunktion erstellen.
• Bevor Sie die neue Anlage speichern können, müssen Sie mehrere Pflicht-
felder ausfüllen („Wartungsintervall“ bis „Monteur“). Alle anderen Felder
der Register „Anlagedaten“ bis „Dateianlagen“ können Sie auch später er-
fassen.
Hinweis Das Ausfüllen dieser Pflichtfelder beim Hinzufügen von Anlagen können Sie
vermeiden, wenn Sie im Anlagentypen-Stamm für jede Anlage Voreinstel-
lungen für die Feldwerte dieser Pflichtfelder erfassen (im Register „Eigen-
schaften“).
Wartungsprojekte
Wartungsprojekte werden kundenspezifisch erstellt, wobei für jeden War-
tungskunden nur ein Wartungsprojekt erstellt werden kann (im Gegensatz
zu den Projekten im Hauptmodul). Das Wartungsprojekt dient als Sammel-
behälter für alle wartungsrelevanten Informationen und Dokumente, die
den jeweiligen Kunden betreffen.
503
Wartung & Service
Enthalten sind zum Beispiel:

• alle Wartungsverträge
• alle Anlagenbeschreibungen
• alle Wartungsrechnungen
Über <Zusatzmodule/ Wartung & Service/ Wartungsprojekte> können Sie die

bestehenden Wartungsprojekte einsehen, bei Bedarf ändern oder neue War-
tungsprojekte anlegen. Es gibt zwei Möglichkeiten, Wartungsprojekte anzu-
legen:
• Im Wartungsprojektstamm (Pfad s.o.) legen Sie ein neues Projekt an. Die-
ses Projekt können Sie erst öffnen, wenn Sie hierfür mindestens einen
Wartungsvertrag mit mindestens einer Anlage angelegt haben (über die
Schaltfläche ).
• Sie erstellen im Dialog „Wartungsvertrag“ (<Zusatzmodule/Wartung &
Service/Wartungsverträge>) einen neuen Wartungsvertrag für einen neu-
en Kunden. Über die „Blitz“-Schaltfläche können Sie zu dem neuen War-
tungsvertrag ein neues Wartungsprojekt anlegen, sofern noch kein War-
tungsprojekt für diesen Kunden besteht. Falls schon ein Wartungsprojekt
für diesen Kunden besteht, wird über diese Schaltfläche das bestehende
Projekt geöffnet.
Mit der Erzeugung eines Wartungsprojektes wird eine (Wartungs-) Projekt-
nummer erzeugt. Der Dialog „Wartungsprojekte“ entspricht weitgehend
dem Dialog „Projektstamm“ aus dem Hauptmodul, hat jedoch einige Regis-
ter weniger.
Register im Dialog „Wartungsprojekte"

Die Daten Ihrer Wartungsprojekte werden in folgenden Registern verwaltet:
• Register „Anschrift“
• Register „Angaben“
• Register „Kalkulation“
• Register „Grundlagen“
• Register „Erlöskonten“
Die einzelnen Register entsprechen denen des Projektstamms im Hauptmo-
dul, umfassen aber nur die Teilmengen der Eingabefelder, die für „Wartung
& Service“ erforderlich sind. Einzelheiten zu den Registern finden Sie über
den Indexeintrag „Projektstamm“ in der Hauptmodulhilfe.
504
Schaltflächen im Dialog „Wartungsprojekte"

In der Fußleiste können Sie über die folgenden Schaltflächen Funktionen
direkt aufrufen:
Symbol Bedeutung
Wartungsprojekt suchen
Wartungsprojekt bearbeiten
Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das „Wartungsprojektfens-
ter““, in dem Sie alle Dokumente des aktuellen Wartungspro-
jekts aufrufen können und neue Dokumente anlegen (siehe
Programmhilfe Indexeintrag „Wartungsprojektfenster“).
Wartungsvertrag bearbeiten
Wartungsprojekt kopieren
Blitz-Reparaturauftrag anlegen
Mit der Erfassung der Grundlagen und der Daten zum Wartungsvertrag sind
die Vorarbeiten für Ihre Wartungs- und Servicearbeiten abgeschlossen.
505
Wartung & Service
Wartungsdokument anlegen
Zur Erstellung von Dokumenten für das aktuell aufgerufene Wartungspro-
jekt wählen Sie in diesem Dialog den Dokumenttyp aus. Dabei können Sie
unter mehreren Wartungs- und Reparaturdokumenttypen wählen. Mit den
Dokumenttypen „Wartungs- bzw. Reparaturangebot“ können Sie sogar ei-
nem Kunden bereits vor dem Abschluss eines Wartungsvertrages ein Ange-
bot für eine Reparatur oder eine Wartung unterbreiten, aus dem Sie später
bequem einen entsprechenden Auftrag erstellen können.
Zum Aufruf dieses Dialoges gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
• Wählen Sie zunächst über <Zusatzmodule/Wartung & Service/Wartungs-
projekte> das gewünschte Wartungsprojekt auf.
• Über die Schaltfläche „Wartungsprojekt bearbeiten“ rufen Sie dann das
Wartungsprojektfenster auf.
• Über <Bearbeiten/Neues Dokument> oder die „N“-Schaltfläche rufen Sie
den Dialog „Neues Dokument“ auf.
• Wählen Sie hier entweder das Register „Wartungsdokumente“ zur Erstel-
lung von Wartungs- und Reparaturdokumenten (s.u.) oder das Register
„Externe Dokumente“, in dem Ihnen bis zu fünf frei definierte Doku-
menttypen als Vorlage für Ihre Dokumente zur Verfügung stehen kön-
nen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie diese vorher in den Mandantenei-
genschaften (im Administrator) im Register „Dokumenttypen“ angelegt
haben.
506
Register „Wartungsdokumente“
Im Register „Wartungsdokumente“ wählen Sie den Dokumenttyp zur Erstel-
lung des gewünschten Dokuments aus und legen dazu weitere Angaben fest:
Bereich „Wartungsdokumenttyp“
Reparaturangebot
Reparaturauftrag
Reparaturrechnung
Reparatursammelrechnung
Aus diesen Dokumenttypen können Sie auswählen, wenn im
Wartungsprojektfenster die Anzeige von Reparaturdokumenten
gewählt ist.
Wartungsangebot
Wartungsauftrag
Wartungsrechnung
Wartungssammelrechnung
Aus diesen Dokumenttypen können Sie auswählen, wenn im
Wartungsprojektfenster die Anzeige von Wartungsdokumenten
gewählt ist.
Gutschrift
Diesen Dokumenttyp können Sie unabhängig von der Anzeige
im Wartungsprojektfenster immer auswählen.
Textverarbeitung
Externes Dokument
Hierüber können Sie die Textverarbeitung aufrufen bzw. ein ex-
ternes Dokument.
Bereich „Weitere Angaben“

Nummer
Hier können Sie die Nummer des Dokumentes festlegen oder Sie
übernehmen die Voreinstellung.
Datum
In diesem Feld können Sie das Dokumentdatum verändern,
vorgeschlagen wird das Systemdatum.
507
Wartung & Service
Lager buchen
Das Feld zeigt Ihnen den festgelegten Zeitpunkt der Lagerbu-
chung an.
Debitoren
Das Feld ist deaktiviert und zeigt Ihnen die Kundennummer aus
dem Kundenstamm an.
Übernehmen von
Wenn Sie als neues Dokument eine Rechnung erzeugen, werden
Ihnen – in diesem Feld Auftragsdokumente zur Auswahl ange-
zeigt, von denen Sie die Rechnung ableiten können.
Nach Bestätigung Ihrer Angaben gelangen Sie in das Dokumentenfenster zur
Bearbeitung des neuen Dokumentes.
Register „Externe Dokumente“

Im Register „Externe Dokumente“ des Dialogs „Neues Dokument“ können
Sie bis zu fünf frei definierbare Dokumenttypen (Worddokumente, Excelta-
bellen, etc) unabhängig von der Anzeige im Wartungsprojektfenster aufru-
fen.
Die selbst definierten Dokumenttypen sind nur sichtbar, wenn Sie ein ange-
legtes Dokument – z.B. eine Worddatei mit einem Vertragstext – in den
Mandanteneigenschaften (im Administrator) im Register „Dokumenttypen“
als Vorlage angelegt und als Wartungsdokument gekennzeichnet haben.
508
Wartungsplanung
Der Dateiname und der Standort der Vorlage wird Ihnen angzeigt, wenn Sie
mit der Maus über die Bezeichnung des Dokumenttyps fahren.
Wenn Sie einen der externen Dokumenttypen zur Anlage eines Dokuments
benutzen, wird eine Kopie des jeweiligen Vorlagendokuments als Dateianla-
ge (externes Dokument) in den Wartungsvertrag eingefügt (im Register „Da-
teianlage“ der Wartungsanlage).
Auch ein externes Dokument enthält Dokumentdaten, in denen folgende
zusätzliche Felder angezeigt werden:
• Status
• 13 frei definierbare Status
• Erstellt am
• Zuletzt geändert am
• Kunden gesendet am
• Vom Kunden unterschrieben am:
Die externen Dokumente werden im Projektbaum als Dateianlage angezeigt
(wie im Hauptmodul). Mit einem Doppelklick auf ein solches Dokument
öffnen Sie die damit verknüpfte Anwendung (z.B. Word) zur Anzeige und
ggf. Korrektur des externen Dokumentes.
Wartungsplanung
Mit der Wartungsplanung behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre
Wartungstermine. Sie können Wartungstermine planen und koordinieren.
Wenn Sie die Wartungsplanung aufrufen, werden die Termine gemäß Ihrer
letzten Einstellungen (Zeiteinheit und Filter) angezeigt, aber bezogen auf das
aktuelle Systemdatum.
Über <Zusatzmodule/ Wartung & Service/ Wartungsplanung> rufen Sie den
Dialog „Wartungsplanung“ auf.
509
Wartung & Service
Wartungstermine werden vom HWP aufgrund Ihrer Angaben in den Grund-

lagen und in den Wartungsanlagen generiert.
Zur Anzeige der Wartungstermine können Sie in der Kopfzeile und im Be-
reich „Filtern nach“ Eingrenzungen vornehmen:
• Wählen Sie über die Schaltflächen in der Kopfzeile oben rechts die Zeit-
einheit, für die die Termine angezeigt werden sollen:
Tage, Wochen, Monate oder Jahre
• Ausgehend vom aktuellen Systemdatum können Sie über die Pfeilschalt-
flächen (Kopfzeile oben links) zeitlich vor oder zurück navigieren, in der
von Ihnen gewählten Zeiteinheit (z.B. Woche).
• Ist im Bereich „Filtern nach| Standort“ keine Auswahl getroffen, wird die
Anzeige der Termine nur über die zeitliche Auswahl in der Kopfzeile ge-
steuert. Durch Auswahl zusätzlicher Kriterien können Sie die Anzeige
weiter einschränken. Folgende Kriterien stehen Ihnen zur Verfügung:
- Monteur, Kunde, Gebiet, Anlage, Status
- Standort, Zusatz 1 – 3 (gemeint sind die Standortzusätze aus der Anla-
genverwaltung Register „Gebiet“)
Ist eine Auswahl vorgenommen, wird der zugehörige Registertitel in fet-
ter Schrift dargestellt.
510
Wartungsplanung
Sobald Sie einen Wartungstermin im Ansichtsfenster unterhalb der Kopfzei-

le markiert haben, werden in den Registern „Wartungsinfo“ und „Anlagein-
fo“ zusätzliche Informationen angezeigt.
Hinweis Falls der Termin in roter Schrift angezeigt wird, handelt es sich um einen
vom Kunden bestätigten Termin, der durch nachträgliche Veränderungen
im Anlagenstamm außerhalb der neuen Wartungsintervalle liegt.
Rechts unten finden Sie zudem folgende Schaltflächen, über die Sie folgende
Dialoge aufrufen können (von links nach rechts):
• Wartungsprojekte
Hiermit öffnen Sie das Vorgangsfenster „Wartungsprojekt“ und das mar-
kierte Wartungsprojekt wird geöffnet. Vergleichen Sie dazu die Erläute-
rungen auf Seite 504 ff..
• Reportauswahl zum Druck
Über den Report-Auswahldialog können Sie Ihre Terminlisten drucken,
die Sie nach Datum, Gebiet, Kunden, Mitarbeitern und Verträgen ein-
grenzen können. Über den „Vorschau“-Modus können Sie die Liste kon-
trollieren und anschließend drucken.
Hierüber rufen Sie direkt die Ressourcenplanung auf.
Die Bearbeitungsfunktionen für die Wartungsplanung rufen Sie über das

Menü <Bearbeiten> und das Kontextmenü auf (siehe Programmhilfe Index-
eintrag „Bearbeitungsfunktionen in der Wartungsplanung“).
Wartungs- und Reparaturaufträge aus der Wartungsplanung an „mO“

übertragen
Wartungs- und Reparaturaufträge aus der Wartungsplanung können an
„mO“ übertragen werden, sofern Sie den „HWP mobile Service“ lizenziert
haben und in den Voreinstellungen im Register „HWP mobile Service“ die
Option „Automatisch generierte Wartungsaufträge aus der Wartungspla-
nung an „mO“ übertragen“ aktiviviert haben.
Planen Sie dazu mit der Wartungsplanung Termine für die Wartungs- und
Reparaturaufträge, die dann an die Ressourcenplanung weitergegeben wer-
den. In der Ressourcenplanung wird bei den betreffenden Terminen die Op-
tion „mobil“ angezeigt, die bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden
kann.
511
Wartung & Service
Beim Verlassen der Ressourcenplanung werden die Aufträge automatisch in

den Dokumenten-Assistenten innerhalb des „HWP mobile Service“ überge-
ben und erhalten dort den Status „Erstellt“.
Aufträge können auch in einem Stapel gesammelt werden, um diese dann –
selektiert nach Termindatum – an „mO“ zu übertragen. Benutzen Sie dazu
in den Voreinstellungen im Register „HWP mobile Service“ die Option „Auf-
trag in Stapel geben“.
Regelmäßige Arbeiten
Voraussetzung für das reibungslose Funktionieren aller Abläufe ist, dass Sie
alle notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, die in den Kapiteln
„Voraussetzungen und Voreinstellungen“ und „Wartungsverträge“ be-
schrieben sind.
Über den Dialog „Neues Dokument“ (Indexeintrag „Wartungsdokumenttyp
auswählen“) wählen Sie den Dokumenttyp für das Dokument aus, das Sie
für das aktuelle Wartungsprojekt erstellen wollen.
In der Programmhilfe werden einige typische Arbeitsabläufe vorgestellt:
• Reparaturauftrag erstellen (Indexeintrag „Reparaturauftrag erstellen“)
• Beleg erfassen (Indexeintrag „Beleg in Wartung & Service erfassen“)
• Reparaturrechnung erstellen (Indexeintrag „Reparaturrechnung erstel-
len“)
• Wartungsauftrag erstellen (Indexeintrag „ Wartungsauftrag erstellen“)
• Wartungsrechnung erstellen (Indexeintrag „Wartungsrechnung erstel-
len“)
Reparaturauftrag erstellen
Reparaturaufträge können auch dann schnell erstellt werden, wenn für
Kunden noch keine „Wartung & Service“-spezifischen Daten erfasst wurden.
Über die Blitzschaltfläche im Wartungsprojektstamm bzw. im Kunden-
stamm rufen Sie den folgenden Dialog auf, in dem Sie ohne weitere Vorein-
stellungen nur den Anlagentyp und den Rechnungsempfänger auswählen
müssen, bevor Sie den Reparaturauftrag erstellen können.
512
Vertrag
als Sammelrechnung
Beim Aufruf dieses Dialoges wird sofort automatisch ein Vertrag
generiert. Der Vertrag dient als Sammelvertrag für die Anlagen,
die nur zum Erstellen eines Reparaturauftrages benutzt wurden.
Dieser Wartungsvertrag wird einmalig pro Kunde erstellt und
wird in der Reparaturverwaltung weiter verwendet. In der Ver-
tragsverwaltung sind diese Verträge in der Titelzeile durch den
Zusatz „Anlagen mit Reparaturarbeit“ kenntlich gemacht.
Anlage
Wählen Sie die entsprechende Anlage aus diesem Projekt über
den Suchdialog. Wenn Sie alle Anlagen aus dem Anlagenstamm
zur Verfügung haben möchten, drücken Sie bei geöffnetem
Suchdialog die E-Taste.
Rechnungsempfänger
Wählen Sie den Rechnungsempfänger. Wenn bereits ein Doku-
ment zu dieser Anlage erstellt wurde, wird automatisch der be-
reits bekannte Rechnungsempfänger eingesetzt und das Feld
wird deaktiviert.
Über diese Schaltfläche öffnen Sie den Anlagenstamm, um die

Details der gewählten Anlage zu überprüfen oder – falls keine
passende Anlage zur Verfügung steht – eine neue Anlage anzu-
legen
Über die Blitz-Schaltfläche speichern Sie Ihre Angaben.
513
Wartung & Service
Anschließend wird das Projektfenster „Wartungsprojekt“ geöffnet (vgl. Pro-

grammhilfe Indexeintrag „Wartungsprojektfenster“) und Sie gelangen in das
Dokumentenfenster mit dem Dokument „Reparaturauftrag“.
Sie können nun das angezeigte Dokument im Dokumentenfenster bearbei-

ten und drucken. Nach der Bearbeitung und dem Druck verlassen Sie das
Dokumentenfenster. Wie Sie im Wartungsprojektfenster sehen können, ist
Ihr Reparaturauftrag gespeichert und wird als gedruckt gekennzeichnet.
Reparatur-Rechnung aus dem „Wartungsprojektfenster“

heraus anlegen
Reparatur –oder Wartungsdokumente können Sie direkt aus dem Wartungs-
projektfenster heraus anlegen.
• Rufen Sie den Dialog <Zusatzmodule/Wartung & Service/Wartungspro-
jekte> auf.
514
• Wählen Sie mit Hilfe der Suchschaltfläche das Wartungsprojekt mit der
Anlage aus, zu der Sie eine Reparaturrechnung erfassen möchten.
• Klicken Sie danach in der Fußzeile des Dialogfensters die Schaltfläche
„Wartungsprojekt bearbeiten“ an (2. von links).
Anschließend gelangen Sie in das Projektfenster „Wartungsprojekt“, in
dem Sie einen Überblick über alle Dokumente erhalten, die dem aktuel-
len Wartungsprojekt zugeordnet sind.
• Wählen Sie die Ansicht „Reparaturdokumente“.
• Markieren Sie nun durch Anklicken die gewünschte Anlage, zu der Sie
eine Reparaturrechnung erfassen möchten.
• Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „N“.
• Wählen Sie einen Wartungsdokumententyp, z.B. Reparaturrechnung.

• Im Bereich „weitere Angaben“ wird im Feld „Lager buchen“ aus den ge-
troffenen Voreinstellungen vorbelegt, zu welchem Zeitpunkt die Materi-
alentnahme vom Lager gebucht werden soll.
• Im Bereich „Übernehmen von...“ können Sie ggf. einen bereits bestehen-
den Auftrag durch Anklicken auswählen und dessen Positionen in das
neue Dokument (hier: Reparaturauftrag) übernehmen.
• Klicken Sie nun auf „OK“, um in die Positionserfassung des neuen Do-
kuments zu gelangen.
515
Wartung & Service
Anschließend gelangen Sie in das Dokumentenfenster mit dem Doku-

ment „Reparaturrechnung“. Sie können nun das angezeigte Dokument
wie gewohnt bearbeiten und drucken.
Hinweis Vergleichen Sie das Kapitel „Dokument anlegen und bearbeiten“.
Nach der Bearbeitung und dem Druck verlassen Sie das Dokumentenfenster
mit der Reparaturrechnung. Wie Sie nun im Projektfenster „Wartungspro-
jekt“ sehen können, ist Ihre Reparaturrechnung gespeichert und wird als
gedruckt gekennzeichnet.
Beleg erfassen
Auf der Grundlage eines Reparaturauftrags mit Material- und Lohnpositio-
nen können Sie einen Beleg anlegen, aus dem anschließend die Rechnung
für den Reparaturauftrag erzeugt werden kann. Rufen Sie dazu über <Zu-
satzmodule/Wartung & Service/Belegerfassung> den Dialog „Belegerfassung
Wartung & Service“ auf.
Dieser Dialog entspricht im Wesentlichen dem Belegerfassungsdialog aus

dem Zusatzmodul „Nachkalkulation“ in der Belegansicht. Details zur Pro-
grammoberfläche entnehmen Sie bitte den oben angegebenen Hilfethemen
aus dem Zusatzmodul „Nachkalkulation“.
Bitte beachten Sie, dass im Zusatzmodul „Wartung & Service“ ein geringerer
Funktionsumfang zur Verfügung steht als im Zusatzmodul „Nachkalkulati-
on“.
516
Dialog „Neuer Beleg“ aufrufen

Über <Beleg/Neu> oder die Schaltfläche „N“ öffnen Sie den Dialog „Neuer
Beleg“, über den Sie Belege und Kreditorenrechnungen erstellen können:
• Zur Erfassung Ihrer „Lohn-“, „Maschinen-“, „Materialkosten“ etc. wählen
Sie bitte das Register „Beleg“. Die Vorgehensweise ist im Folgenden erläu-
tert.
• Zur Erfassung einer Kreditorenrechnung wählen Sie bitte das Register
„Kreditorenrechnung“.
Im Dialogkopf gibt es zwei Felder, die für beide Belegarten gleichermaßen

gelten:
Nummer
Hier wird eine Nummer für den neuen Beleg bzw. die neue Kre-
ditorenrechnung unter Berücksichtigung des entsprechenden
Nummernkreises vorgeschlagen.
Beim Wechsel des Registers wird eine andere Nummer vorge-
schlagen, weil dann der Nummernkreis der anderen Belegart be-
rücksichtigt wird.
Datum
Als Belegdatum wird das Systemdatum vorgeschlagen.
Beide Vorschlagswerte können Sie direkt in den Feldern überschreiben oder
die Pfeiltasten für Änderungen benutzen.
517
Wartung & Service
Register „Beleg“
Im Register „Beleg“ können Sie Positionen angeben, die Sie aus einem Do-
kument übernehmen möchten und Voreinstellungen für den neuen Beleg
hinterlegen:
Details zum Vorgehen finden in der Programmhilfe über den Indexeintrag
„Beleg in Wartung & Service erfassen“. Auf der Grundlage des erfassten Be-
legs kann dann z.B. eine Reparaturrechnung erstellt werden (Indexeintrag
„Reparaturrechnung erstellen“).
Voreinstellungen festlegen.
Funktionsbereich „Positionsübernahme aus Dokumenten“

Die Übernahme von Positionen ist im Zusatzmodul „Wartung & Service“
aus folgenden Dokumenten möglich:
• Wartungsauftrag
• Reparaturauftrag
Zusatzmodul „Nachkalkulation“
Im Zusatzmodul „Nachkalkulation“ stehen Ihnen die folgenden Funktions-
bereiche zusätzlich zur Verfügung.
Funktionsbereich „Ansichtsarten“
Neben der Belegansicht stehen Ihnen noch zwei weitere Ansichtsarten zur
Verfügung:
• Projektansicht
• Filteransicht
Funktionsbereich „Importmöglichkeiten“
Im Zusatzmodul „Nachkalkulation“ stehen Ihnen folgende „Importmög-
lichkeiten“ zur Verfügung:
• Import von Materialbelegen
• Import von Zeiterfassungsdaten von Fremdprogrammen/Dateien
• Import von Daten aus dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“
518
Wartungsauftrag erstellen
Zur Erstellung eines Wartungsauftrags haben Sie zwei Möglichkeiten:
• Über das Wartungsprojekt (über <Zusatzmodule/ Wartung & Service/War-
tungsprojekt/Schaltfläche „Wartungsprojekt bearbeiten“>)
Vergleichen Sie hierzu den Abschnitt „Wartungsdokument anlegen“ (In-
dexeintrag in der Programmhilfe „Wartungsdokumenttyp auswählen“).
• Über die „Wartungsplanung“
Im Folgenden ist die Auftragserstellung über die „Wartungsplanung“ erläu-

tert:
• Rufen Sie den Dialog <Zusatzmodule/Wartung & Service/Wartungspla-
nung> auf.
• Wählen Sie nun im oberen Anzeigebereich den Wartungstermin heraus,
auf dessen Grundlage Sie einen Wartungsauftrag erstellen möchten.
• Lassen Sie sich anschließend für den ausgewählten Wartungstermin
Terminvorschläge erstellen.
• Wählen Sie die Funktion <Bearbeiten/ Termin bearbeiten>.
Beim automatischen Vorschlag werden die Arbeitzeiten des Monteurs be-

rücksichtigt und der Termin auf den Arbeitsbeginn des Monteurs gesetzt,
sofern dort nicht schon ein Temin vermerkt ist.
• Eventuelle Terminkonflikte werden in der Statuszeile angezeigt. Über die
Schaltfläche „i“ können Sie den Dialog aufrufen, in dem Sie die Optio-
nen zur Terminvergabe festlegen können.
519
Wartung & Service
• Rufen Sie nach der Erstellung der Terminvorschläge das Menü <Bearbei-
ten/Wartungsauftrag erstellen> auf.
Anschließend wird der neue Wartungsauftrag erstellt und Sie erhalten ei-
ne kurze Bestätigung. Der Status ändert sich von „Bestätigt“ auf „In Auf-
trag“.
Hinweis Über den Befehl „Alle Wartungsaufträge generieren“ können für alle
bestehenden Termine „Wartungsaufträge“ erzeugt werden.
Einen erzeugten Wartungsauftrag bearbeiten

• Rufen Sie <Bearbeiten/Wartungsauftrag bearbeiten> auf.
Der Dialog „Wartungsplanung“ wird minimiert, das Vorgangsfenster
„Wartungsprojekt“ im Hintergrund geöffnet und das Dokumentenfenster
mit dem neu erzeugten Wartungsauftrag eingeblendet.
520
• Im Beschreibungtext und im Vor- bzw. Endtext können Sie die Platzhal-

ter „Wartungspauschale“ und „TextWartungspauschale“ verwenden, die
mit den Inhalten der entsprechenden Felder aus dem Register „Abrech-
nung“ der Anlage gefüllt werden.
• Fügen Sie Material ein, das das Kennzeichen „reserviert“ trägt, wird beim
Druck des Wartungsauftrags das Material im Lager als reserviert gekenn-
zeichnet (wie im Hauptmodul).
• Sie können nun das angezeigte Dokument wie gewohnt bearbeiten und
drucken.
Wartungsrechnung erstellen
Nach der Ausführung des Wartungsauftrages durch Ihren Monteur soll ein
Rapportbeleg und eine Wartungsrechnung für den Kunden erstellt werden.
Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten, Wartungsrechnungen zu erstellen:
• Manuell über das Wartungsprojekt (<Zusatzmodule/ Wartung & Service/
Wartungsprojekt/Schaltfläche „Wartungsprojekt bearbeiten“>)
• Über die Belegerfassung
Im Folgenden ist die Rechnungserstellung über die Belegerfassung erläutert,

gehen Sie dazu bitte folgendermaßen vor:
• Rufen Sie den Dialog <Zusatzmodule/Wartung & Service/Belegerfassung>
auf.
Nach dem Aufruf der <Belegerfassung> öffnet das Vorgangsfenster mit
der Übersicht über Ihre Belege und der Dialog „Neuer Beleg“(vgl. S. 516).
• Die Vorgehensweise bei der Erfassung eines Belegs für die Wartungsrech-
nung ist weitgehend identisch mit der Erfassung eines Belegs für die Re-
paratur, vergleichen Sie dazu die Erläuterungen auf Seite 516 ff..
Besonderheiten der Wartungsrechnung werden in den folgenden Abschnit-

ten erläutert:
• Wenn Sie im zugrunde liegenden Wartungsvertrag eine Stückliste als
Leistung hinterlegt haben, müssen Sie im Dialogfenster „Neuer Beleg“ die
Markierung im Feld „Stücklisten aus Leistungen“ beibehalten.
• Wenn Sie im zugrunde liegenden Wartungsvertrag eine Wartungspau-
schale vereinbart haben, müssen Sie bei der Auswahl der Belegart in der
Positionserfassung die Belegart „Wartungspauschale“ auswählen.
521
Wartung & Service
Für unser Beispiel wurde als Belegart die Option „Wartungspauschale“ ge-
wählt und zwei weitere Materialpositionen erfasst, die jedoch in der War-
tungsrechnung nicht berechnet werden (Pauschale!). Die erfassten, jedoch
nicht berechneten Positionen stehen für einen internen Soll-Ist-Vergleich
jedoch selbstverständlich zur Verfügung.
Nachdem Sie alle Positionen des neuen Belegs für die Wartungsrechnung
korrekt erfasst haben, können Sie das Dokumentenfenster wieder schließen.
Gehen Sie nun bitte folgendermaßen vor, um aus dem neuen Beleg eine
Wartungsrechnung zu erzeugen:
• Wählen Sie die Funktion <Bearbeiten/ Dokument generieren> über das
Menü oder die Symbolleiste des Belegfensters.
Es erscheint das Dialogfenster „Dokumente generieren“ (Programmhilfe
Indexeintrag „Reparaturrechnung erstellen“).
• Markieren Sie dort die Option „Wartungsrechnungen generieren“
• Gehen Sie weiter vor wie im Hillfethema Kundenrechnung erstellen be-
schrieben (Programmhilfe Indexeintrag „Reparaturrechnung erstellen“).
Wartungsnachweis
Wenn Sie für viele Kunden Wartungen durchführen, besteht die Gefahr,
dass Sie den Überblick darüber verlieren, bei welchen Kunden Sie die War-
tungen schon durchgeführt haben und bei welchen noch nicht. Die Funkti-
on „Wartungsnachweis“ gibt Ihnen den Überblick über alle durchgeführten
Wartungen, so dass Sie auch auf Kundennachfrage diese Daten immer
schnell und bequem zur Hand haben.
522
Über <Zusatzmodule/ Wartung & Service/ Wartungsnachweis> rufen Sie diese

Funktion auf.
In diesem Dialog können Sie die Daten der durchgeführten Wartungen ein-
sehen. Dabei werden die Positionen angezeigt, die in den Belegen in der
Belegerfassung eingegeben wurden.
Pauschale Anlagen abrechnen
523
Wartung & Service
Folgende Selektionskriterien stehen Ihnen zur Verfügung, um die Rech-

nungsstellung einzugrenzen:
Rechnung basiert auf Anlage
Rechnung basiert auf Wartungsvertrag
Wählen Sie die Rechnungsgrundlage.
Kundennummer
Wartungsvertrag
Abrechnungszeitraum
Selektieren Sie die gewünschten Bereiche.
Sammelrechnungen berücksichtigen
Über die Option „Sammelrechnungen berücksichtigen“ können
für die selektierten Kunden Sammelrechnungen erstellt werden,
bei denen im Wartungsvertrag diese Option zugelassen wurde
(vgl. Seite 500).
Starten
Über „Starten“ werden die Rechnungsdokumente generiert und
in das jeweilige Wartungsprojekt geschrieben. Den Druck des
Dokuments müssen Sie später über das Wartungsprojektfenster
durchführen oder können über <Auswertungen/Stapeldruck>
einen Stapeldruck initiieren.
In einem Folgedialog werden Ihnen alle erstellten Wartungsrechnungen mit
Projekt- und Anlagennummer in einer Liste angezeigt, die Sie drucken kön-
nen.
Messprotokoll erstellen
Nach der Durchführung einer Wartung können Sie die gemessenen Daten
der Anlage in ein Messprotokoll eintragen.
• Rufen Sie das Menü <Zusatzmodule/Wartung & Service/Wartungsverträ-
ge> auf.
• Rufen Sie in der Fußzeile der Anlagenverwaltung (unterer Bereich) die
Such-Schaltfläche „Anlage auswählen“ auf (unten links) und rufen die
entsprechende Anlage auf.
524
• Klicken Sie nun in der Fußzeile der Anlagenverwaltung auf die Schaltflä-
che „Messprotokoll“ (dritte von links), um den Dialog „Messprotokoll“
zu öffnen.
In diesem Dialog können Sie für jeden Messzeitpunkt einen neuen Mess-
wertsatz anlegen (über die Datensatzschaltfläche „+“). Zur Erfassung der
Werte stehen Ihnen bis zu 50 Messwertfelder zur Verfügung, je nachdem
wieviele Messwertfelder Sie für die aktuelle Anlage im Anlagentypen-Stamm
(<Zusatzmodule/Wartung & Service/Anlagentypen-Stamm>) erfasst haben.
Wenn Sie mit dem HWP mobile Service arbeiten, beachten Sie bitte, dass die
Daten aus den zusätzlichen Felder 17 – 50 nicht an „Truck24“ übergeben
werden können, weil „Truck24“ nur mit maximal 16 Feldern arbeitet.
Der Dialog hat folgende Bedienungselemente:
Kunde
Vertrag
Anlage
Im oberen Bereich des Dialoges werden Ihnen die Grunddaten
der Anlage angezeigt.
Sollwerte
Im linken Bereich „Sollwerte“ sehen Sie die Felder und Werte,
die Sie im Anlagentypen-Stamm angelegt haben (vgl. Seite
489ff). Sie können die angezeigten Werte überschreiben.
525
Wartung & Service
Datum
Uhrzeit
Übernehmen
Im mittleren Bereich wird der Messzeitpunkt hinterlegt, indem
Sie das Datum und die Uhrzeit der Messung einstellen. Sie kön-
nen diese Werte direkt überschreiben oder Sie nutzen die Schalt-
flächen zum Aufruf des Kalenders bzw. zur Übernahme der Sys-
temzeit.
Mit Hilfe der Schaltfläche „Übernehmen“ können Sie die Soll-
werte aus der linken Spalte bequem in die rechte Spalte „Istwer-
te“ übernehmen, dadurch brauchen Sie nur noch die Werte mit
gemessenen Abweichungen eintragen.
Istwerte
Im rechten Bereich „Istwerte“ sehen Sie die gleichen Felder wie
in der Spalte „Sollwerte“. Tragen Sie hier die gemessenen Werte
ein. Entsprechen viele Istwerte den Sollwerten können Sie die
angezeigten Sollwerte mit der Schaltfläche „Übernehmen“ in
die Istwert-Spalte kopieren und eventuell gemessene abwei-
chende Werte manuell nachtragen (überschreiben).
Messdatum
Messzeit
Hier wird Ihnen der oben eingestellte Messzeitpunkt angezeigt.
Datensatzschaltflächen
Über die Datensatzschaltflächen können Sie neue Datensätze
anlegen, öffnen bzw. speichern und können durch die Daten-
sätze navigieren, wenn bereits mehrere Messwertsätze angelegt
sind (vgl. Programmhilfe Indexeintrag „Datensatzfunktionen“).
Standardsollwerte
Einmal geänderte Sollwerte können wieder auf die Originalwer-
te aus dem Anlagentypen-Stamm zurückgesetzt werden, indem
Sie die Schaltfläche „Standardsollwerte“ anklicken.
Schließen
Mit Hilfe der Schaltfläche „Schließen“ wird der Dialog „Mess-
protokoll“ geschlossen und die Anlagenverwaltung wieder ge-
öffnet.
526
Auswertungen drucken
Messprotokoll drucken
Erfasste Messprotokolle können Sie über <Zusatzmodule/Wartung & Service/
Auswertungen> drucken.
Auswertungen drucken
Auswertungen für das Zusatzmodul „Wartung & Service“ werden in Repor-
ten ausgegeben. Über <Zusatzmodule/Wartung & Service/Auswertungen>
rufen Sie den Selektionsdialog auf, in dem Sie die Auswertungen eingrenzen
können.
Folgende Auswertungen stehen Ihnen zum Zusatzmodul „Wartung & Servi-

ce“ u.a. zur Verfügung:
• Messprotokoll (siehe letztes Kapitel)
• Anlagentypen-Statistik
• Soll-/Ist-Vergleich Wartungsaufträge
• Offene Wartungsaufträge
• Tourenpläne
• Wartungsgruppen
• Wartungsverträge (nach unterschiedlichen Kriterien sortiert)
• Wartungsterminliste (nach unterschiedlichen Kriterien sortiert)
• Abrechnungsterminliste (nach unterschiedlichen Kriterien sortiert)
527
Wartung & Service

• Wählen Sie im Feld „Reporte“ den gewünschten Report.
Mit der Wahl des Reportes werden Ihnen reportspezifische Selektionsfel-
der angezeigt.
• Grenzen Sie die zu berücksichtigenden Daten über die zur Verfügung
stehenden Selektionsfeldern ein.
• Mit Hilfe der Schaltfläche „Vorschau“ können Sie sich die Auswertungs-
daten vor dem Druck zur Kontrolle anzeigen lassen.
• Klicken Sie abschließend im „Vorschau“-Dialog auf das Druckersymbol,
um über den Druckdialog den Druck zu starten.
528
Zeitwirtschaft
Mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ können Sie die Arbeitszeiten Ihrer

Mitarbeiter projektbezogen erfassen und zugleich Ihrer gesetzlichen Ver-
pflichtung zur Erstellung eines vollständigen Arbeitszeitnachweises für jeden
Mitarbeiters gemäß §2 Abs. 2 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AN-
Entsendegesetzes) nachkommen, ohne dass Ihnen dafür zusätzlicher Auf-
wand entsteht.

• Arbeiten mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“
Zeitwirtschaft
Arbeiten mit dem Zusatzmodul

„Zeitwirtschaft“
Gehen Sie folgendermaßen vor, um mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“
die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu verarbeiten:
Einmalige Tätigkeiten
• Datenbank der Zeitwirtschaft einbinden
• Voreinstellungen vornehmen
Laufende Tätigkeiten
• HWP-Daten in die Zeitwirtschaft übernehmen oder abgleichen
• Arbeitszeiten erfassen
• Arbeitszeiten ins HWP übertragen
• Arbeitszeitnachweise erstellen
Die einzelnen Schritte werden nachfolgend beschrieben. Weiterführende
Informationen finden Sie über die Links in der Programmhilfe des Zusatz-
moduls „Zeitwirtschaft“.
Datenbank der Zeitwirtschaft einbinden

Über den HWP-Administrator binden Sie im Eigenschaftsdialog Ihrer HWP-
Datenbank die Datenbank des Zusatzmoduls „Zeitwirtschaft“ ein, damit
Stamm- und Projektdaten in die Zeitwirtschaft übertragen werden können
und die in der Zeitwirtschaft erfassten Arbeitszeiten in HWP übernommen
werden können.
Voreinstellungen vornehmen
Legen Sie über <System/Voreinstellungen/Voreinstellungen/Register „Zeit-
wirtschaft“> fest, ob ein Abgleich der für die Zeitwirtschaft benötigten
530
Arbeiten mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“
Stamm- und Projektdaten automatisch vor jedem Aufruf der Zeitwirtschaft

erfolgen soll oder ob die Daten ausschließlich auf manuelle Anforderung
abgeglichen werden sollen. Sie können in den Voreinstellungen auch ein-
zelne Datenarten vom Abgleich ausschließen, falls Sie diese im HWP und im
Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ unabhängig pflegen möchten.
HWP-Daten in die Zeitwirtschaft übernehmen oder

abgleichen
Über <Zusatzmodule/Zeitwirtschaft/ Datenabgleich> oder die Schaltfläche
„Übertragen“ im Voreinstellungsdialog werden die benötigten Stamm- und
Projektdaten an das Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ übergeben. Vor Beginn
der Arbeit mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ muss diese Datenübergabe
auf jeden Fall erfolgen:
• Bei der erstmaligen Übertragung von HWP-Daten an die Zeitwirtschaft
werden die Daten immer komplett übertragen (Mitarbeiter, Lohnarten,
Kostenart Lohn und Projekte).
• Bei nachfolgenden Aktualisierungen können einzelne Datenarten vom
Abgleich ausgeschlossen werden, falls diese im HWP und im Zusatzmo-
dul „Zeitwirtschaft“ unabhängig voneinander gepflegt werden sollen.
Regeln für den Datenabgleich

Die folgenden Regeln gelten für den Datenabgleich zwischen dem HWP und
dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“.
• Anhand der Datensatz-ID (Mitarbeiternummer, Lohnartnummer, Num-
mer der Kostenart Lohn, Projektnummer) ermittelt das HWP, welche Da-
tensätze im Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ zu welchem Datensatz im HWP
gehören.
• Änderungen, die im HWP an einem der in das Zusatzmodul „Zeitwirt-
schaft“ übertragenen Datensätze vorgenommen wurden, werden beim
Abgleich der Daten im Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ nachvollzogen. Die-
ser Abgleich kann im Voreinstellungsdialog für jede Datenart unterbun-
den werden.
• Ist ein Datensatz im Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ noch nicht vorhan-
den, wird er angelegt.
531
Zeitwirtschaft
• Stellt das HWP beim Abgleich fest, dass Mitarbeiterstammdaten geändert

wurden, werden Sie mit einer Meldung darauf hingewiesen, das gegebe-
nenfalls das Finanzamt von der Änderung zu informieren ist.
• Auf einer Seite gesperrte Datensätze werden auf der Gegenseite durch den
Datenabgleich ebenfalls gesperrt, Beispiele:
- Werden nach der Übergabe von Datensätzen aus dem Zusatzmodul
„Zeitwirtschaft“ in das Zusatzmodul „Nachkalkulation“ Datensätze in
der Zeitwirtschaft durch Lohnübergabe in ein Lohnprogramm ge-
sperrt, erfolgt bei der nächsten Übergabe der Daten aus der Zeitwirt-
schaft in die Nachkalkulation ein Abgleich aller Datensätze und die
betroffenen Datensätze werden auch im HWP gesperrt.
- Ebenso werden Datensätze, die im HWP durch Weiterverarbeiten in
ein Dokument gesperrt wurden, beim nächsten Abgleich der Daten-
sätze im Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ gesperrt.
• Auf einer Seite gelöschte Datensätze werden auf der Gegenseite durch
den Datenabgleich ebenfalls gelöscht. Bitte beachten Sie, dass im HWP
bereits gesperrte Datensätze nicht mehr gelöscht werden können.
Arbeitszeiten erfassen
532
Arbeiten mit dem Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“
Über <Zusatzmodule/Zeitwirtschaft/ Erfassung> rufen Sie aus dem HWP das

Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ auf, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu
erfassen. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie aus der Dokumentation des
Zusatzmoduls „Zeitwirtschaft“.
Arbeitszeiten ins HWP übertragen

Über die Schaltfläche „Übergabe HWP“ können Sie in der Zeitwirtschaft die
erfassten Zeiten in das HWP übertragen.
Arbeitszeiten werden üblicherweise übernommen, wenn der Status eines

Projektes ermittelt werden soll, wenn eine Nachkalkulation für ein Projekt
erfolgen soll oder wenn eine Projektabrechnung ansteht. Beim Export der
Daten aus der Zeitwirtschaft können zwei Optionen gesetzt werden, die fest-
legen, wie die Daten von der Nachkalkulation (Zusatzmodul) des HWP im-
portiert werden sollen:
• Pro Mitarbeiter neuer Beleg
Wird diese Option gewählt, werden die Buchungen zu jedem Mitarbeiter
jeweils mit einer neuen separaten Belegnummer in die Nachkalkulation
eingelesen. Die „von-bis-Zeiten“ werden in die entsprechenden Felder
der Nachkalkulation übernommen.
• Pro Projekt neuer Beleg
Wird diese Option gewählt, werden die Buchungen zu jedem Projekt je-
weils mit einer neuen separaten Belegnummer in die Nachkalkulation
eingelesen.
Arbeitszeitnachweise erstellen
Arbeitszeitnachweise gemäß §2 Abs. 2a AN-Entsendegesetz können – wann
immer dies gesetzlich gefordert ist – im Zusatzmodul „Zeitwirtschaft“ erstellt
werden. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie aus der Dokumentation des
Zusatzmoduls „Zeitwirtschaft“.
533
Anhang
» Abschnitte des Anhangs

• Installation des Programms
• Live-Update
• Abgabenordnung (AO)
• Hilfe und Information
• Kontakt zu Sage
• Menüleiste (Übersicht)
• Tastaturkürzel
• Index
• Ihre Meinung ist uns wichtig
Anhang
Installation des Programms (Übersicht)

In diesem Kapitel bekommen Sie wichtige Informationen zur Installation:
• Systemvoraussetzungen
• Installation
• Programm erneut installieren
• De-Installation
Bitte beachten Sie auch die umfangreichen Installationshinweise auf Ihrer

Programm-DVD mit den aktuellsten Informationen.
Hinweis Direkt im Anschluss an eine erfolgreiche Installation können Sie über den
Benutzer-Assistenten im HWP Administrator Benutzer anlegen und ihnen
Rechte zuweisen (siehe S. 270).
Systemvoraussetzungen
Um das Programm installieren zu können, muss Ihr Computersystem einige
Mindestanforderungen erfüllen.
Betriebssystem
Eine Installation kann auf Rechnern mit folgenden Betriebssystemen erfol-
gen:
• Einzelplatz
Windows XP Professional, Windows XP Home Edition, Vista Home Basic,
Vista Home Premium, Vista Business, Windows 7 Home Basic 32/64 Bit
(nur Einzelplatz), Windows 7 Home Premium 32/ 64 Bit, Windows 7 Bu-
siness 32/64 Bit
Hinweis
Die Freigabe für die „Windows XP Home Edition“ und „Vista Home Ba-
sic“ ist beschränkt auf Einzelplatzinstallationen.
• Clients
Windows XP Professional, Vista Home Premium, Vista Business, Win-
dows 7 Home Premium 32/ 64 Bit, Windows 7 Business 32/64 Bit
Hinweis
Bei Mehrplatzinstallation mit mehr als 3 Clients empfiehlt sich der Ein-
satz eines Netzwerkbetriebssystems (z.B. WIN 2003 Server). Dadurch
536
kann der Datendurchsatz und die Netzsicherheit erhöht werden. Eine In-
stallation in einer Netzwerkumgebung sollte von einem Fachmann
durchgeführt werden – auf Wunsch übernimmt Ihr Sage Fachhändler die-
se Arbeit. Sprechen Sie Ihren Fachhändler bei allen Fragen zur Installati-
on und zur Einrichtung des Programms direkt an.
• Server
MS Terminal Server 2003, Windows 2003 Server (Enterprise und Stan-
dard), Windows Small Business Server, Vista Home Premium, Vista Busi-
ness, Windows 7 Home Premium 32/ 64 Bit, Windows 7 Business 32/64
Bit
• MS-SQL-Server (oder MSDE)
SQL Server 2000, SQL Server 2005
Für den SQL Server 2000 muss das SP4 installiert sein, ebenso wenn Sie
eine MSDE 2000 verwenden. Die Service Packs finden Sie auf der Micro-
soft Homepage.
Sonstige Software
Einige Programmfunktionen des HWP sind eng abgestimmt mit Funktionen
aus Office-Programmen von Microsoft, z.B. „Brief erstellen“ und die „Recht-
schreibprüfung“.
Um diese Programmfunktionen im HWP nutzen zu können, müssen die
entsprechenden MS-Programme auf Ihrem Rechner installiert sein (z.B.
„Outlook“ oder „Word“) und einwandfrei funktionieren. Das HWP unter-
stützt die Zusammenarbeit mit den Office-Versionen von „Office 2000“ bis
„Office 2007“.
Hardware
• Allgemein
Beachten Sie bitte die aktuellen Systemvoraussetzungen des eingesetzten
Betriebssystems und des SQL-Servers.
• Einzelplatz
Mindestens einen 2,0 GHz Prozessor und 2048 MB Arbeitsspeicher. Diese
Systemvoraussetzungen benötigen Sie auch für den SQL-Server 2005 von
Microsoft.
537
Anhang
• Client
Mindestens einen 2,0 GHz Prozessor und 1024 MB Arbeitsspeicher. Diese
Systemvoraussetzungen benötigen Sie auch für den SQL-Server 2005 von
Microsoft.
• Server
Mindestens einen 2,0 GHz Prozessor und 2048 MB Arbeitsspeicher, zu-
sätzlich weitere 512 MB je 5 Clients. Diese Systemvoraussetzungen benö-
tigen Sie auch für den SQL-Server 2005 von Microsoft.
• Terminal Server
Mindestens einen 2,0 GHz Prozessor und 2048 MB Arbeitsspeicher, zu-
sätzlich je Client weitere 512 MB.
• Netzwerk
100 Mbit (oder schneller), nur qualitativ hochwertige Kabel, Netzwerk-
karten, Hubs etc. einsetzen.
• Festplattenspeicher
Für die Installation (inkl. der Demodaten) sind mindestens 500 MB Fest-
plattenspeicher erforderlich. Dieser Wert bezieht sich ausschließlich auf
die zum Programm gehörenden Dateien. Der Platzbedarf variiert in Ab-
hängigkeit von der Art und Anzahl der Zusatzmodule, die Sie einsetzen.
Ihr Betriebssystem Windows benötigt für störungsarmes Arbeiten zusätz-
lich mindestens 300 – 400 MB freien Speicherplatz, z.B. für interne tem-
poräre Dateien, virtuelle Auslagerungen etc.
Aufgrund vieler Protokolldateien, die zur Erfüllung der gesetzlichen Ab-
gabenordnung angelegt werden müssen, wird zusätzlich viel freier Spei-
cherplatz benötigt. Der Wert ist abhängig von der Anzahl der im HWP
durchgeführten protokollierten Prozesse.
Nicht zuletzt benötigen Sie genügend Platz für Ihre Betriebsdaten, die Sie
erfassen und bearbeiten wollen. Deshalb empfehlen wir mindestens 2
Gigabyte freien Festplattenspeicher. Bei intensiver Nutzung Ihres Pro-
gramms und/ oder große Datenhaltung (z.B. umfangreicher Artikel-
stamm) kann eine höhere Kapazität notwendig sein.
• Sonstige Hardware
Folgende Hardware ist außerdem erforderlich:
- Grafikkarte mit einer Auflösung von 1024x768 Pixel (oder besser)
- Bildschirm mit 17“ (oder größer)
538
- Drucker (betriebssystemspezifischer Druckertreiber installiert und ein-

gerichtet)
- DVD-Laufwerk
Erforderliche Rechnereinstellungen
Folgende Rechnereinstellungen sind erforderlich für die Installation:
• Rechnernamen dürfen keine Umlaute, Leerzeichen und/oder Sonderzei-
chen enthalten.
• Mindestens ein Druckertreiber muss lokal installiert sein.
• Als Netzwerkprotokoll muss „TCP/IP“ verwendet werden.
Hinweis Weitere Details zur Installation entnehmen Sie bitte dem Installationsleitfa-
den, der Ihnen auf Ihrer HWP-DVD als PDF zur Verfügung steht.
Installation
Das Programm kann auf drei Arten installiert werden:
• Einplatz-Installation
• Client-Installation
• Server-Installation

• Lesen Sie bitte vor der Installation die Installationsanleitung, die Sie auf
der Installations-DVD finden.
• Überprüfen Sie vor der Installation, ob auf dem Rechner ausreichend
Speicherplatz verfügbar ist (2 GB freier Festplattenspeicher empfohlen).
• Legen Sie die Installations-DVD in ein DVD-Laufwerk Ihres Rechners und
schließen Sie die Schublade des Laufwerks. Auf Ihrem Bildschirm er-
scheint das Setup-Programm.
Sollte das Setup-Programm beim Einlegen der DVD wider Erwarten nicht
von selbst aufgerufen werden, müssen Sie das Setup-Programm manuell
starten:
- Klicken Sie dazu das Windows-Startmenü an und wählen den Menü-
punkt „Ausführen“.
539
Anhang
- Im Dialog „Ausführen“ suchen Sie über die Schaltfläche „Durchsu-

chen“ auf der DVD nach der Datei „Autorun.exe“ und übernehmen
sie.
- Wenn Sie die Datei gefunden und ausgewählt haben, bestätigen Sie
mit „OK“, um das Setup-Programm zu starten.
• Ein Installations-Assistent unterstützt Sie bei der Installation, in dem er
Sie durch alle Dialoge führt, in den Benutzereingaben erforderlich sind.
• Mit den Schaltflächen „Weiter>“ und „<Zurück“ bewegen Sie sich zwi-
schen den einzelnen Arbeitsschritten. Mit der Schaltfläche „Abbrechen“
können Sie den Installationsprozeß beenden.
• Nach der Installation einer Mehrplatz-Version müssen Sie noch die teil-
nehmenden Benutzer einrichten. Lesen Sie dazu ab Seite 259.
Hinweise zur Mehrplatz-Installation

Bei Mehrplatzinstallation mit mehr als 3 Clients empfiehlt sich der Einsatz
einer Netzwerksoftware. Dadurch kann der Datendurchsatz und die Netzsi-
cherheit erhöht werden. Auf Wunsch nimmt Ihr Sage-Fachhändler Ihnen
diese Arbeit gerne ab, denn die Installation in einer Netzwerkumgebung
sollte von einer erfahrenen Person durchgeführt werden. Sprechen Sie ihn
bei allen Fragen zur Installation und Einrichtung Ihrer Version des HWP
direkt an.
Hinweis Bitte beachten Sie die Installationsanleitungen auf der DVD.
Programm erneut installieren

Sollten Sie nach bereits erfolgter Installation versehentlich Programmdatei-
en gelöscht haben oder arbeitet Ihr Programm aus anderen Gründen nicht
mehr korrekt, können Sie die Installation mit Hilfe des Installationspro-
gramms wiederholen.
Vorher sollten Sie unbedingt die „beschädigte“ Version komplett von Ihrer
Festplatte de-installieren. Lesen Sie dazu das nachfolgende Kapitel.
Hinweis Versuchen Sie auf keinen Fall, das Programm „über“ eine bereits bestehende
Version zu installieren.
540
Live-Update
De-Installation
Achtung Bevor Sie das installierte Programm von Ihrem Rechner entfernen, sollten
Sie unbedingt eine Datensicherung Ihrer angelegten Daten durchführen.
Speichern Sie Ihre Datensicherung auf keinen Fall im Programmpfad der
Installation. Wir empfehlen eine Speicherung auf einem anderen Speicher-
medium (vgl. Erläuterungen zur Datensicherung).
Beim De-Installieren des Programmes werden alle Dateien gelöscht, die sich
im Programmpfad befinden, mit Ausnahme der Database.
Um das Programm komplett zu entfernen, verwenden Sie das unter Win-
dows übliche De-Installationsverfahren. Sind Sie damit nicht vertraut, lesen
Sie bitte das entsprechende Kapitel in Ihrer Windows-Dokumentation.
Live-Update
Mit der Live-Update-Funktion können Sie Ihre Installation auf den neuesten
Stand bringen. Dazu werden die Dateien, von denen verbesserte oder fehler-
bereinigte Versionen erstellt wurden, vom FTP-Server des Sage Business Por-
tals auf Ihren Rechner geladen.
Ein Live-Update kann entweder als Online-Update oder als lokales Update
durchgeführt werden:
• Bei einem Online-Update werden die Programmkomponenten direkt
nach dem Download aus dem Internet im Programm aktualisiert.
• Bei einem lokalen Update werden die Programmkomponenten zunächst
auf dem lokalen Rechner gespeichert und die Aktualisierung erfolgt zu
einem späteren Zeitpunkt.
Achtung Bitte beachten Sie, dass ein Live-Update nur dann ordnungsgemäß
durchgeführt werden kann, wenn der Benutzer Schreibrechte auf dem Pro-
gramme-Verzeichnis und das Recht hat, DLLs zu registrieren.
Voraussetzungen
Auswahl des Update-Rechners
Auch in Mehrplatzsystemen muss nur ein Rechner über das Live-Update
aktualisiert werden, weil die Verteilung der neuen Programmdateien auf alle
Rechner (in Mehrplatzinstallationen) automatisch durch das HWP erfolgen
541
Anhang
kann, wenn Sie auf jedem Rechner die Programm-Update-Pfade im HWP-

Administrator (<Extras/Verbindungsinformation/Register „Pfade“>) auf den
Update-Rechner einrichten. Vergleichen Sie hierzu bitte das Hilfethema
„Programm-Update“.
Wählen Sie den Rechner aus, auf dem das Live-Update durchgeführt werden
soll. Live-Update kann auf einem Rechner ausgeführt werden, auf dem ent-
weder eine Einzelplatzinstallation oder eine HWP-Client-Installation vor-
handen ist.
Eine HWP-Server-Installation kann zu diesem Zweck nicht genutzt werden,
weil dort nur die serverrelevanten Komponenten installiert wurden.
Während des Downloads können Sie mit dem Programm weiterarbeiten,
sofern Ihr Rechner keine Performance- oder Resourcenprobleme bekommt.
Vor der Aktualisierung der Programmdateien empfiehlt es sich, die Arbeit
mit dem Programm vorübergehend einzustellen, damit keine Programmda-
teien im Zugriff sind und gegen den Austausch gesperrt werden.
Hinweis Für sehr langsame Verbindungen wird empfohlen, die maximale Leerlaufzeit
bei der Übertragung auf „30 Minuten“ oder auf „Niemals“ zu stellen, damit
der Download nicht vorschnell abgebrochen wird. Bitte überprüfen Sie in
Ihrem Betriebssystem, ob Ihnen eine solche Einstellmöglichkeit im Bereich
Netzwerkeinstellungen/Wählverbindungen zur Verfügung steht.
Gültiger Wartungsvertrag
Voraussetzung für den Einsatz des Live-Updates ist ein gültiger Wartungsver-
trag.
Ablauf des Live-Updates im Überblick

• Start des HWP.
• Aufruf der Funktion „Live-Update“ im Menü <System>.
• Manuelle Wahl zwischen einem Online-Update und einem lokalen Up-
date (Fachhändler-DVD notwendig) und Start des Live-Update-
Vorganges.
• Prüfung der Aktualität der vorhandenen Live-Update-Funktionen Ihres
Programms und falls notwendig Aktualisierung dieses Programmteiles.
542
Live-Update
• Vergleich der Versionsstände der auf dem FTP-Server vorhandenen Live-

Update-Komponenten mit den entsprechenden Komponenten des HWP
und evtl. vorhandenen bereits heruntergeladenen Live-Update-Kompo-
nenten.
• Download der Programm-Komponenten und Speicherung auf Ihrem
Rechner. Danach entscheiden Sie, ob Ihre Programm-Installation sofort
aktualisiert werden soll.
Aufruf des Live-Updates

Über das Startmenü <System/Live-Update> rufen Sie die Funktion „Live-
Update“ auf.
Es erscheint ein Dialog, indem Sie wählen können, ob Sie die aktuellsten
Live-Update-Komponenten herunterladen wollen („Ja“) oder auf eine Fach-
händler-DVD (wenn verfügbar) mit Live-Update-Komponenten zugreifen
möchten („Nein“). In beiden Fällen wird zunächst die automatische Versi-
onsstandermittlung durchgeführt.
Über die Schaltfläche „Abbrechen“ verlassen Sie den Dialog, ohne dass eine
Versionsstandermittlung oder eine andere Funktion ausgeführt wird.
Im Folgenden wird die Aktualisierung durch ein Online-Update erläutert.
Aktualisierung durch ein Online-Update

Führen Sie das Live-Update online durch, wird über das Sage Business Portal
ermittelt, für welche Bereiche Sie Wartungsverträge abgeschlossen haben.
Die Update-Informationen werden vom FTP-Server geladen und alle als neu
erkannten Dateien werden markiert. Dabei vergleicht das Update-Programm
den Programmstand zwischen FTP-Server und Programmverzeichnis des
HWP, außerdem sucht es nach bereits heruntergeladenen Updates. Das Er-
gebnis des Vergleichs und der Suche wird Ihnen in einem Dialog angezeigt.
543
Anhang
Mögliches Ergebnis des Abgleichs:

• Live-Update-Komponenten wurde auf Ihrem Rechner gefunden, die neu-
er sind als Ihr jetziger Programmstand; diese wurden aber noch nicht in-
stalliert.
• Auf dem Sage FTP-Server liegen Live-Update-Komponenten für Sie bereit,
die aktueller sind als ein evtl. bereits heruntergeladene Live-Update-
Komponenten oder die entsprechenden Komponenten Ihres Programms.
Sie müssen nun entscheiden, ob ein bereits heruntergeladenes Live-Update

zur Installation benutzt werden soll (Schaltfläche „Installieren“) oder ob
erneut ein Download durchgeführt werden soll (Schaltfläche „Download“).
Informationen über die zum Download bereit stehenden Dateien erhalten
Sie über die Schaltfläche „Info“.
Download
Die Dateien werden vom FTP-Server geladen (Download) und auf Ihrem
Rechner gespeichert. Während des Downloads wird Ihnen über Fortschritts-
balken der Status des Downloads angezeigt. Über die Schaltfläche „Abbre-
chen“ können Sie den Vorgang jederzeit abbrechen.
Der Download-Prozeß wird protokolliert, so dass bei einem Abbruch – egal
aus welchen Gründen – ein neuerlicher Download nicht wieder von vorn
beginnen muss, sondern an der Abbruchstelle wiederaufgenommen wird.
544
Live-Update
Installation
Nach erfolgreichem Download erhalten Sie die Programm-Meldung, dass die
Aktualisierung vom Server geladen wurde.
Sie können über die Schaltfläche „Installieren“ die Installation der herunter-
geladenen Komponenten durchführen. Damit auch alle Clients auf den
gleichen Programmstand gebracht werden (Funktion „Programm-Update“),
schließen Sie bitte alle Clients und starten sie erst wieder nach abgeschlos-
sener Aktualisierung Ihres Hauptrechners.
Die bei der Aktualisierung ersetzten Dateiversionen werden automatisch in
Backup-Verzeichnissen gesichert.
Wenn Sie die Installation nicht zu diesem Zeitpunkt durchführen möchten,
klicken Sie auf „Abbrechen“. Die Installation mit den heruntergeladenen
Dateien kann jederzeit nachgeholt werden.
Fehlermeldungen bei der Installation

Programmmeldung „Dateien nicht aktualisierbar“
Bei dieser Programmmeldung wird die Update-Installation abgebrochen.
Programmdateien in Ihrer Installation können nicht automatisch ausge-
tauscht werden, wenn sie nicht den Originaldateien entsprechen. Das kann
z.B. dann der Fall sein, wenn Dateien für Ihre Installation angepasst wurden.
Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Fachhändler, ob er eine Spezialanpassung in
Ihrer Installation vorgenommen hat.
545
Anhang
Programmmeldung „Gesperrte Dateien“

Falls während der Installation Dateien nicht aktualisiert werden können,
weil sie benutzt werden, bekommen Sie diese Programmmeldung über die
gesperrten Dateien mit Pfadangabe und Namen der gesperrten Dateien.
Beenden Sie die aufgeführten Dateien und benutzen dann die Schaltfläche
„Wiederholen“. Sollten Sie die aufgelisteten Programmdateien nicht been-
den können, ist ein Neustart des Rechners erforderlich. Über die „Abbre-
chen“-Schaltfläche kann die Installation abgebrochen werden.
Abgabenordnung (AO)
Die gesetzlichen Anforderungen der Abgabenordnung sind im Programm
umgesetzt. Jede steuerrelevante Änderung durch die Benutzer dieses Pro-
gramms wird protokolliert.
Dabei gelten folgende Bedingungen:
• Alle AO-Tabellen sind über <Tools/ Datenbank anzeigen> aufrufbar.
• Alle AO-Tabellen beginnen mit der Zeichenfolge „P_“.
• Für jeden Monat werden am Monatsanfang neue Tabellen angelegt, da-
mit die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt. Unterscheiden lassen sich die
Tabellennamen durch die Endungen, die das Jahr und den Monat enthal-
ten, z.B. „_200901“ für Januar 2009.
• Die AO-Tabellen enthalten alle Spalten, die auch die jeweiligen normalen
Tabellen enthalten, aber zusätzlich Spalten mit weiteren steuerrelevanten
Informationen.
Hinweis Eine Einsicht in diese Protokolle können nur Benutzer mit Systemoperator-
Status erlangen (wie auch bei den anderen Tabellen).
Wenn Sie sich die Änderungen ansehen möchten, gehen Sie bitte folgen-
dermaßen vor:
• Stellen Sie sicher, dass Sie Systemoperator-Status haben oder fragen Sie
Ihren Administrator.
• Rufen Sie bitte die Funktion <Tools/Datenbank anzeigen auf>.
• Rufen Sie die gewünschte Protokolltabelle auf, z.B. „P_Art_200201“.
• Sehen Sie sich die Tabelle an und speichern Sie sie bei Bedarf über das
Diskettensymbol als ASCII-Datei.
546
Hilfe und Information
Hilfe und Information

Programmhilfe
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, mit der Programmhilfe Ihres Pro-
gramms zu arbeiten: sie lässt sich über das Menü „?“ aufrufen oder – kon-
textsensitiv – über die !-Taste bzw. das Fragezeichen in der Titelleiste der
meisten Dialoge. Es erscheinen dann speziell Ihr Problem betreffende Erläu-
terungen und Hilfestellungen.
Für die weitergehende Suche nach Informationen stehen Ihnen im linken
Bereich des Hilfefensters die Register „Inhalt“, „Index“ und „Suchen“ zur
Verfügung. „Index“ und „Suchen“ erlauben eine gezielte Suche nach be-
stimmten Indexeinträgen bzw. nach frei wählbaren Wörtern und zusam-
mengesetzten Ausdrücken. Weitere Informationen finden Sie in der Pro-
grammhilfe über den Indexeintrag: „Programmhilfe nutzen“.
Programminformation
Diese Hilfefunktion informiert Sie über die aktuelle Programmversion. Über
die Schaltfläche „zu Sage“ gelangen Sie direkt zur Sage Homepage.
Kontakt zu Sage
Sage im Web
Diese Hilfefunktion erlaubt Ihnen den direkten Kontakt zu Sage über das
Internet, sofern Sie über einen Internet-Anschluss verfügen.
Beim Aufruf dieser Funktion wird der installierte Internet-Browser aktiviert
und Sie können direkt die Internet-Seiten von Sage anwählen.
Website Pfad zu dieser Website
Sage Homepage http:// www.sage.de
Der direkte Draht zu Sage über das Internet hilft Ihnen weiter, wenn Sie zu
einer bestimmten Fragestellung vom Hilfesystem keine Antwort erhalten.
547
Anhang
Support für Anwender

Wollen Sie sich unverbindlich über die aktuellen Supportangebote von Sage
informieren, besuchen Sie uns doch auf unserer Homepage.
Dort bekommen Sie Informationen über Sage, können mit uns in Kontakt
treten und sich auf der Support-Seite informieren, wie wir Sie nach dem
Kauf eines unserer Produkte unterstützen können.
Weitere Informationen zu unseren Handwerksprodukten und Dienstleistun-
gen erhalten Sie auch per Telefon, Fax oder E-Mail:
Telefon 069-50007-2030
Fax 069-50007-7874
E-Mail handwerk@sage.de
Internet www.sage.de/ hw
Sage Fernwartung für HWP Professional Anwender

Über das Programm „one2one“ der Firma Netviewer GmbH können Sie bei
Problemen interaktiv mit Ihrem Support zusammenarbeiten. Das Programm
bietet folgende Funktionen für zwei Gesprächspartner:
• sie können sich gegenseitig auf den Computermonitor blicken
• sie können sich gegenseitig Fernsteuerungsrechte einräumen
Das für die Fernwartung auf der Anwenderseite notwendige Programm ist
im HWP integriert, der Aufruf erfolgt über das Menü „Hilfe“ (<?/ Sage im
Web/Sage Fernwartung>).
Gehen Sie zur Nutzung der Sage Fernwartung bitte folgendermaßen vor:
• Besprechen Sie Ihr Problem mit dem HWP-Support.
• Wenn die Nutzung der Fernwartung sinnvoll erscheint, teilt Ihnen der
Supportmitarbeiter telefonisch eine „Beratungsnummer“ mit, die Sie als
Kennwort für den Login-Dialog benötigen.
• Rufen Sie über <?/Sage im Web/Sage Fernwartung> den Netviewer Login-
Dialog auf.
• Tragen Sie in das Feld „Beratungsnummer“ die Nummer ein, die Ihnen
der Supportmitarbeiter genannt hat.
548
Menüleiste (Übersicht)
• Besprechen Sie am Telefon die weitere Vorgehensweise mit Ihrem Sup-

portmitarbeiter.
Zum Beispiel können Sie ihm Ihr Problem am Bildschirm zeigen und/
oder er kann Ihnen Lösungswege aufzeigen.
Weitere Informationen finden Sie im Internet unter:

http:// www.netviewer.de
Aktuelle Portal-Dienstleistungen anfordern

Sage bietet Ihnen Dienstleistungen im Internet an, auf die Sie über das Sage
Software Business-Portal zugreifen. Über <Portal/ Aktualisieren> fordern Sie
die aktuell verfügbaren Dienstleistungen an. Das Programm aktualisiert dar-
aufhin das Funktionsangebot im Menü <Portal>. Eine Aktualisierung des
Menüs findet auch immer dann statt, wenn Sie einen Portal-Dienst aufru-
fen.
Beim ersten Aufruf des Sage Software Business-Portals müssen Sie sich mit
Ihrer Kundennummer und Ihrer E-Mail-Adresse anmelden. Bei der Anmel-
dung vergeben Sie ein Kennwort. Mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kenn-
wort können Sie danach die Portal-Dienste über das Menü <Portal> aufru-
fen.
Hinweis Bitte beachten Sie, dass nicht alle Dienstleistungen kostenfrei zur Verfügung
stehen. Bei kostenpflichtigen Angeboten werden Sie auf die Kostenpflichtig-
keit hingewiesen.
Menüleiste (Übersicht)
Die Menüleiste liegt direkt unterhalb der Titelleiste. Die Menüleiste enthält
die Menüs, über die Sie die meisten Programmfunktionen aufrufen können.
Folgende Menüs stehen Ihnen zur Verfügung:

• Menü „System“ (Indexeintrag „Menü System“)
• Menü „Bearbeiten“ (Indexeintrag „Menü Bearbeiten“)
• Menü „Ansicht“ (Indexeintrag „Menü Ansicht“)
549
Anhang
• Menü „Stammdaten“ (Indexeintrag „Menü Stammdaten“)

• Menü „Auswertung“ (Indexeintrag „Menü Auswertung“)
• Menü „Zusatzmodule“ (Indexeintrag „Menü Zusatzmodule“)
Hinweis
Damit dieses Menü in Ihrer Programminstallation aktiviert werden kann,
müssen Sie mindestens ein Zusatzmodul lizenziert haben.
• Menü „Extras“ (Indexeintrag „Menü Extras“)
• Menü „Portal“ (Indexeintrag „Menü Portal“)
• Menü „Fenster“ (Indexeintrag „Menü Fenster“)
• Menü „Tools“ (Indexeintrag „Menü Tools“)
• Menü „?“ (Indexeintrag „Menü Hilfe“)
Details finden Sie in der Programmhilfe über die oben angegebenen Index-
einträge.
Hinweis Einige Menüs verhalten sich dynamisch, d.h. die zur Verfügung stehenden
Funktionen sind abhängig vom aktuell geöffneten Dialog.
Tastaturkürzel
In diesem Abschnitt wird die allgemeine Tastaturbelegung aufgelistet. In-
formationen über die Tastaturbelegung im Formulareditor finden Sie in der
Programmhilfe des Formulareditors über den Indexeintrag „Tastaturbele-
gung im Formulareditor“. Ein Verzeichnis der Platzhalter finden Sie in der
Programmhilfe über den Indexeintrag „Platzhalterliste“.
Tastaturbelegung allgemein
In der linken Spalte der folgenden Tabelle sind in alphabetischer Reihenfol-
ge alle Standardtastaturbefehle des Programms aufgelistet. Tastaturbefehle
können über eine Taste oder über Tastenkombinationen ausgelöst werden.
In der rechten Spalte der Tabelle werden die Funktionen angegeben, die
über die Tastaturbefehle ausgelöst werden. Angepasst an die jeweilige Situa-
tion und abhängig von der Art des aktuell geöffneten Dialoges steht Ihnen
aus dieser Liste jeweils eine situationsbezogene sinnvolle Auswahl von Tas-
taturbefehlen zur Verfügung.
550
Tastaturkürzel
Tastaturbefehl Funktion
A$ Schließt das aktive Fenster bzw. Programm.
! Aktiviert die Programmhilfe.
= Aktiviert die Menüleiste.
` Aktiviert das Regiezentrum“ (HWP Professional)
S1 Fügt eine Materialposition in das aktuelle Dokument
ein.
S2 Fügt eine Lohnposition in das aktuelle Dokument ein.
S3 Fügt eine Leistungsposition in das aktuelle Dokument
ein.
S4 Fügt einen „Freien Text“ in das aktuelle Dokument ein.
S5 Aktiviert die Schnittstelle zur Übernahme von Bildern
im UGS-Format in das aktuelle Dokument.
S6 Aktiviert die Schnittstelle zur Megabild-Übernahme in
das aktuelle Dokument.
S8 Aktiviert die Standardschnittstelle zur Datenübernahme
in das aktuelle Dokument.
S9 Aktiviert die Schnittstelle zur Übernahme von STLB-
Bau-Daten in das aktuelle Dokument.
Sb „Allgemeine Stammdaten“
SO „Ansicht-vorherige Seite“
SU „Ansicht-nächste Seite“
Sc „Bearbeiten-Kopieren“
Sd „Bearbeiten-Löschen“/„Bearbeiten-Dokument löschen“
Se „Stammdaten-Kunden“
S: „Ansicht-letzte Seite“
Sg „Ansicht-auf Seite/Position“
Si „Auswertung-Liefernachweis“
Sk „Tools-Terminkalender“ (HWP Professional)
551
Anhang
Tastaturbefehl Funktion
Sl „Stammdaten-Leistungen“
Sm „Stammdaten-Material“
Sn „Bearbeiten-Neu“ bzw. „Bearbeiten-Neues Dokument“
So „Stammdaten-Kostenarten“
Sp „Ansicht-Dokument drucken“
SP „Ansicht-1. Seite“
Sq „Stammdaten-Lagerbestand“
Sr „Tools-Rechner“
St „Stammdaten-Textblöcke“
Su „Auswertung-Dokumentnachweis“
Sv „Bearbeiten-Einfügen“
Sw „Tools-Textverarbeitung“
Sx „Bearbeiten-Ausschneiden“
Sy „Tools-Datenbank anzeigen“
Sz „Bearbeiten-Rückgängig“
T „Bearbeiten-nächste Spalte“
HAT „Bearbeiten-vorhergehende Spalte“
552
Index
Index
Kassen grundlagen...................322
Aufmaß-Schnellerfassung Kassendisplays einrichten........324
Kassendokument anlegen........325
Arbeitsweise mit der Aufmaß- Kassendrucker einrichten ........324
Schnellerfassung.................. 222 Kasseneigenschaften................323
Erweiterte Möglichkeiten der Kassengutschrift.......................325
Aufmaß-Schnellerfassung.... 224 Kassengutschrift (Neues
Konzept ................................... 220 Dokument anlegen) .............326
Kassenschublade einrichten ....324
Auftragsgewinnung Kassenstorno............................325
Ablauf einer Online- Leistungsumfang .....................318
Angebotsaufforderung......... 314 Peripheriegeräte einrichten
Auftragschancen ..................... 311 (Übersicht)............................324
Leistungsumfang..................... 310 Positionen bearbeiten..............333
Online-Angebotsaufforderungen Positionen manuell einfügen ..329
............................................. 312 Positionen per Scanner einlesen
Webangebote erstellen und ..............................................328
bearbeiten............................ 312 Rabatt einfügen .......................332
Webleistungen ........................ 312 Stammdaten.............................322
Tagesabschluss .........................325
Tägliche Arbeiten.....................325
Barverkauf/ Kasse
Auswertungen ......................... 336 Bestellwesen
Barcodescanner)...................... 324
Bareinlage................................ 325 Ablauf der Arbeit......................339
Bareinlage (Neues Dokument Auswertungen durchführen.340
anlegen) ............................... 325 Bestelldokumente erstellen ..339
Barentnahme .......................... 325 Stammdaten erfassen ...........339
Barentnahme (Neues Dokument Auswertungen..........................360
anlegen) ............................... 325 Bestelldokumente bearbeiten ..346
Bargeldbestände und Währungen Bestelldokumente erstellen......340
(Kassenschublade) ............... 324 Bestelldokumente löschen.......349
Barverkauf (Neues Dokument Bestellgrundlage.......................344
anlegen) ............................... 325 aus Angeboten......................344
Barverkauf durchführen.......... 326 aus Archiv-Dokument ..........344
Barverkaufsbeleg drucken ....... 334 aus Aufträgen .......................344
Barverkaufscode einlesen........ 329 aus Aufträgen nur Nettobedarf
Bedienungselemente............... 321 ..........................................344
Direktaufruf einer Kasse.......... 320 aus Bestell-Dokument ..........344
553
Anhang
laut Meldebestand ............... 344 Administrative Arbeiten ..........259

laut Nettobedarfsliste .......... 344 Administrator ..........................259
manuell................................ 344 Datenbank-Benutzer-Manager
Bestellpositionen bearbeiten.. 346, ..........................................303
348 Einstellungen Suche.............297
Bestellpositionen manuell HWP mit dem Administrator
einfügen............................... 346 einrichten .........................264
Bestellpositionen per Scanner Leistungsumfang ..................260
einfügen............................... 347 Positionsabgleich .................300
Bestellung Protokoll-Assistent ...............301
online .................................. 354 Systeminformation...............300
von einem Bestellvorschlag Werkzeuge ............................299
(Preisanfrage) ableiten ..... 353 Adressen
Bestellungen............................ 353 Stammdaten ...........................42
drucken................................ 353 Adressfelder definieren
Bestellvorschlag erstellen Grundlagen ............................72
aus Archiv-Dokument ......... 349 Allgemeine Stammdaten ...........91
aus Bestell-Dokument.......... 349 Tastaturbelegung..................551
aus Dokumenten (Aufträge/ Allgemeine Stammdaten anlegen
Angebote/ Arbeitsaufträge) ................................................91
......................................... 349 An Rohstoff-Aufschlägen
laut Meldebestand ............... 349 verdienen
laut Nettobedarfsliste .......... 349 Voreinstellungen....................83
Bestellvorschläge (Übersicht).. 349 Anmeldung gemäß
Leistungsübersicht .................... 18 Benutzerverwaltung ...............44
Leistungsumfang..................... 338 Ansicht erste Seite
Neues Dokument .................... 343 Tastaturbelegung..................552
Preisanfragen:.......................... 352 AO ............................................546
Preisvergleich in Arbeiten mit Betriebsstammdaten
Bestellvorschlägen nutzen... 351 ..............................................107
Wareneingang Arbeiten mit dem Programm.....39
manuell erfassen.................. 357 Arbeiten mit dem Regiezentrum
über Bestellung erfassen ...... 354 ................................................45
Wareneingänge ....................... 354 Arbeitsverzeichnis
Wareneingangsbuch drucken . 359 Tools-Eintrag bearbeiten ......283
Wareneingangsnachweise löschen Arbeitszeiten (HWP Professional)
............................................. 354 Voreinstellungen....................79
Artikel mit Bildern illustrieren 107
Hauptmodul Artikelerfassung per Handscanner
..............................................112
Abfragen und Suchen ............... 66 Assistenten.................................65
Abgabenordnung (AO)............ 546
554
Index
Auf Seite/ Position Beispielmandant ......................265

Tastaturbelegung ................. 551 Benutzer anlegen .....................280
Aufmaßarten (Überblick) ........ 213 Benutzer bearbeiten.................294
Aufmaßdokument anlegen ..... 214 Benutzer löschen .....................295
Aufmaßdokument bearbeiten. 215 Benutzer verwalten ..................270
Aufmaßdokument schließen .. 226 Benutzer-Assistent ...................271
Aufmaße einem vorhandenen Benutzerbezogene Einstellungen
Dokument zuordnen ....... 227 Kalkulationsvoreinstellungen 77
Das Fenster Aufmaß schließen Benutzername..........................279
......................................... 227 Benutzerrechte verwalten ........283
Ein neues Dokument daraus Erweiterte Rechteverwaltung
erzeugen ........................... 227 (HWP Professional)...........285
Aufmaße (HWP Professional) Profile zur Rechte-
Voreinstellungen ................... 79 Schnelleinrichtung von
Aufmaße ausweisen, auswerten Benutzern ......................287
und drucken ........................ 228 Recht Kalkulationsehen .......285
Aufmaße erfassen.................... 214 Benutzerverwaltung.................279
Aufmaß-Schnellerfassung HTML-Seiten des Regiezentrums
(Leistungsübersicht) .............. 17 anpassen ...........................291
Aufrufmöglichkeiten Systemoperator-Status..........280
Lagerverwaltung .................. 114 Beschreibung
Aufrufparameter für die Tools-Eintrag bearbeiten ......283
Kommandozeile Bestand eines Lagers einsehen.115
Tools-Eintrag bearbeiten ..... 283 Bestellwesen
Auftragschancen (Zusatzmodul Voreinstellungen....................79
Auftragsgewinnung) ............ 311 Betriebsdaten erfassen
Auftragsgewinnung Grundlagen ............................72
(Leistungsübersicht) .............. 18 Betriebsstammdaten ................106
Ausschneiden Bewegungsdaten löschen.........250
Tastaturbelegung ................. 552 Das Programm an Ihren Betrieb
Auswertungen in der anpassen.................................69
Ressourcenplanung ............. 245 Datanorm-Importfilter als Beispiel
Banken für Schnittstellen..................119
Allgemeine Stammdaten ....... 91 Daten ändern
Barverkauf/ Kasse Einzelposition ......................177
Leistungsübersicht................. 18 Daten ändern
Bearbeitungsfunktionen Positionen ............................179
Kontextmenü Daten sichern ..........................306
Dokumentenfenster .............. 64 Datenbank anzeigen
Bedienungselemente................. 45 Tastaturbelegung..................552
Beenden des Programms........... 44 Datenbank sichern ..................306
555
Anhang
Datenexport (HWP Professional) Positionsnummern korrigieren

............................................. 303 ..........................................167
Datenimport ........................... 303 Positionstypen (Übersicht)...150
Datenimport im Preiskontrolle .......................183
Dokumentenfenster ............ 124 Preisschnelländerung ...........179
Datenimport überprüfen ........ 128 Preisvergleich .......................184
Datensätze löschen ................. 250 Schnellerfassung...................184
Datenschnelländerung............ 254 Sortier-Assistent Vorschaudialog
Datensicherung....................... 306 ..........................................175
Deckungsbeitragskalkulation.. 200 Textabschnitte......................191
Deckungsbeitragsrechnung Voreinstellungen..............79, 89
Leistungsübersicht................. 19 Dokument auswerten
Details zur Preislogik (manuelle Deckungsbeitragskalkulation
Position) .............................. 163 (Zielrechnung) ..................200
Dezentrale ABF (HWP Kalkulationsübersicht
Professional) ........................ 138 (Zielrechnung) ..................199
Dokument Dokument bearbeiten..............164
-ansicht und -fenster ändern165 Arbeitszeitschnelländerung..179
Arbeitszeitschnelländerung . 181 Endtext (Textabschnitte)......192
auswerten ............................ 193 Mobiles Aufmaß ...................179
Bearbeiten, Drucken, Faxen, per Preisschnelländerung ...........179
E-Mail versenden ............... 62 Vortext (Textabschnitte) ......192
Bearbeitungsmöglichkeiten Dokument drucken
(Übersicht) ....................... 166 Tastaturbelegung..................552
Dokumentdaten bearbeiten 186 Dokument löschen
drucken................................ 201 Tastaturbelegung..................551
erstellen (Übersicht) ............ 141 Dokumentdaten.......................186
Konzept der Dokumente anlegen und
Positionsnummerierung .. 166 bearbeiten.............................141
Mobiles Aufmaß .................. 182 Dokumentenfenster...................59
Navigation ........................... 165 Bearbeitungsfunktionen im
Neue manuelle Position Kontextmenü......................64
einfügen ........................... 163 Bedienungselemente ..............62
Nummerierungs-Assistent ... 169 Editiermodus ..........................61
Nummerierungs-Assistent Entwurfsmodus ......................61
Vorschaudialog ................ 171 Vorschaumodus .....................61
Nummerierungskonflikte lösen Dokumentenschnittstellen......125
......................................... 167 Dokumentenschnittstellen-
Positionen bearbeiten.......... 166 Registrierung ........................126
Positionen im Dokument.... 159 Dokumentnachweis
Positionen umsortieren ....... 172 Tastaturbelegung..................552
556
Index
Dokumenttypen für die Freien Text einfügen

Vorgangsbearbeitung........... 141 Tastaturbelegung..................551
Drucker Funktionen in der Menüleiste .549
Voreinstellungen ................... 79 Gewerk/ Kostenarten/
Einfügen Arbeitsweise
Tastaturbelegung ................. 552 Grundlagen ............................72
Einheiten Grundlagen................................72
Allgemeine Stammdaten ....... 91 Gruppenposition einfügen/
Einschränkungen durch den bearbeiten.............................155
Entzug des Rechts Hausbanken festlegen
Kalkulationsehen................. 285 Grundlagen ............................72
Einstellungen zur Hilfesystem aktivieren
Finanzbuchhaltungs-Übergabe Tastaturbelegung..................551
Grundlagen............................ 72 Hinweismeldungen
Elemente des Regiezentrums .... 46 Voreinstellungen....................79
E-Mail versenden ...................... 62 Homepage von Sage anwählen
Erlöscodes Hilfesystem...........................547
Kalkulationsvoreinstellungen 75 HWP mit dem Administrator
Erstanmeldung nach Installation einrichten.............................264
............................................... 44 Ihr Unternehmen als Mandant .70
Erweiterte Rechteverwaltung Im- und Exportfilter ................118
(HWP Professional).............. 285 Inhalt des Handbuches..............26
Erwerbare gewerkspezifische Inkasso
Schnittstellen....................... 119 Voreinstellungen....................79
Erwerbbare allgemeine Inkasso-Schnittstelle zu Accreditas
Schnittstellen....................... 118 ................................................16
Excelschnittstelle im Installation ..............................539
Dokumentenfenster ............ 125 De-Installation .....................541
Externe Programme einbinden Programm erneut installieren
Tools zusammenstellen ....... 282 ..........................................540
Fax versenden ........................... 62 Installation des Programms .....536
Formular Internet-Anbindung ..................17
Erstellen/ Bearbeiten.............. 98 Inventur ...................................255
Originalformular ................... 95 Arbeitsschritte des Inventur-
Formulare anpassen .................. 94 Assistenten........................257
Formulareditor .......................... 94 Arbeitsschritte mit dem
Aufrufen ................................ 96 Inventur-Assistenten.........257
Formularvarianten Inventurabschluss ................257
(Formulareditor) .................... 95 Inventurbewertung
Formularvorlage durchführen......................257
Laden ..................................... 96
557
Anhang
Inventurdifferenzen aufspüren Lagerstammdialog ...................112

......................................... 257 Lagerverwaltung ......................114
Inventurerfassung................ 257 Voreinstellungen....................79
Inventureröffnung............... 257 Lagerzugänge buchen
Inventurprotokolle drucken 257 Lagerverwaltung...................116
Leistungsumfang ................. 256 Leistung anlegen......................109
Navigation und Information im Leistung einfügen
Inventur-Assistenten........ 258 Tastaturbelegung..................551
Zählliste drucken ................. 257 Leistungen ...............................109
Zählmengen erfassen........... 257 Stammdaten ...........................41
Inventur-Assistent................... 255 Tastaturbelegung..................552
Kalkulationsansätze Leistungs- und
Kalkulationsvoreinstellungen 75 Produktkonfigurator
Kalkulationseinstellungen im Leistungsübersicht .................19
Projekt überprüfen .............. 141 Leistungsdaten löschen ...........250
Kalkulationsvoreinstellungen ... 75 Leistungsgruppen
Kommando Allgemeine Stammdaten ........91
Tools-Eintrag bearbeiten ..... 283 Leistungspreise aktualisieren ...249
Kopieren Leistungsstamm .......................109
Tastaturbelegung ................. 551 Leistungsumfang .......................14
Kostenarten............................. 109 Hauptmodul ...........................14
Tastaturbelegung ................. 552 Zusätzliche Schnittstellen ......24
Kostenartenpreise aktualisieren Zusatzmodule .........................17
............................................. 249 Leistungsumfang des
Kostenstellenrechnung Administrators......................260
Leistungsübersicht................. 19 Letzte Seite
Kumulative Projekte ................. 34 Tastaturbelegung..................551
Kunden Lieferanten
Stammdaten .......................... 42 Stammdaten ...........................42
Tastaturbelegung ................. 551 Liefernachweis
Lager Tastaturbelegung..................551
Stammdaten .......................... 41 Live-Update..............................541
Lagerabgänge buchen Aktualisierung durch ein
Lagerverwaltung .................. 116 Online-Update ..................543
Lagerbestand Lohn einfügen
Tastaturbelegung ................. 552 Tastaturbelegung..................551
Lagerbuchungen durchführen Lohnarten
Lagerverwaltung .................. 116 Allgemeine Stammdaten ........91
Lagerbuchungen einsehen...... 117 Lohnartengruppen
Lagerinventur.......................... 255 Allgemeine Stammdaten ........91
Lagerstamm............................. 111 Löschen
558
Index
Tastaturbelegung ................. 551 Menü Auswertung ...................549

Mahnungen Menü Bearbeiten......................549
Voreinstellungen ................... 79 Menü Fenster ...........................549
Mandant wechseln.................... 71 Menü Portal .............................549
Mandanten an Ihren Betrieb Menü Stammdaten ..................549
anpassen ................................ 69 Menü System ...........................549
Mandanten anlegen (HWP Menü Tools ..............................549
Professional) ........................ 265 Menü Tools einrichten ............281
Mandanten aus Version 1.1 Menü Zusatzmodule ................549
importieren.......................... 265 Menüleiste aktivieren
Mandanten bearbeiten............ 265 Tastaturbelegung..................551
Mandanten einrichten.............. 70 Menütext
Mandanten kopieren (HWP Tools-Eintrag bearbeiten ......282
Professional) ........................ 265 Merkmale
Mandanten löschen (HWP Voreinstellungen....................79
Professional) ........................ 265 Mitarbeiter
Mandanten verwalten............. 265 Stammdaten ...........................42
Mandanteneinstellungen Mitgelieferte Schnittstellen .....118
(Übersicht)............................. 71 Nachkalkulation
Manuelle Position ................... 163 Leistungsübersicht .................20
Details zur Preislogik ........... 163 Nächste Seite
Material Tastaturbelegung..................551
Stammdaten .......................... 41 Nächste Spalte
Tastaturbelegung ................. 552 Tastaturbelegung..................552
Material einfügen Navigation in einem Dokument
Tastaturbelegung ................. 551 ..............................................165
Materialdaten löschen ............ 250 Neu
Materialdaten überprüfen Tastaturbelegung..................552
Datenimport ........................ 128 Neues Dokument
Materialpositionen über die Tastaturbelegung..................552
Standardschnittstelle einlesen Nicht kumulative Projekte.........34
............................................. 126 Nummernkreise festlegen
Materialpositionen über Grundlagen ............................72
Schnittstellen einlesen ........ 126 Office & Outlook Integration
Materialpreise aktualisieren .... 249 Leistungsübersicht .................20
Megabild Schnittstelle ............ 125 Optionen beim Schließen eines
Megabild-Schnittstelle Aufmaßdokuments...............226
Tastaturbelegung ................. 551 OP-Verwaltung
Mehrplatz Installation ............ 540 Leistungsübersicht .................20
Menü ? .................................... 549 Voreinstellungen....................79
Menü Ansicht ......................... 549
559
Anhang
Originalformulare Kalkulationsvoreinstellungen 75
(Formulareditor) .................... 95 Projekte ....................................130
Outlook (Zusatzmodul) Stammdaten ...........................42
Voreinstellungen ................... 79 Projekte anlegen ......................130
Parameter Projekte bearbeiten ..................131
Tools-Eintrag bearbeiten ..... 283 Projekte exportieren ................137
Periodische Arbeiten ............... 247 Projekte importieren................137
Personenstamm Projekte kopieren.....................130
Register Angaben ................. 105 Projekte mit einem frei
Register Anschrift ................ 105 definierten Status löschen....250
Register Ansprechpartner .... 105 Projekte ohne Positionskontrolle
Register Bankverbindung .... 105 ................................................34
Register Kalkulation............. 105 Projekte senden .......................137
Register Zahlungskonditionen Projekteinstellungen aufrufen .131
......................................... 105 Projektexport ...........................135
Personenstammdaten ............. 105 Projektfenster.............................56
Portal-Dienstleistungen anfordern Dokument aufrufen ...............59
............................................. 549 Projektimport...........................135
Positionsdaten direkt im Projektstamm/
Dokument ändern ............... 177 Projekteinstellungen ............131
Positionstypen für die Projekttransfer .........................135
Dokumentstrukturierung .... 150 Provision
Positionstypen und Voreinstellungen....................79
Positionsnummerierung...... 154 Rabattgruppen
Postleitzahlen Allgemeine Stammdaten ........91
Allgemeine Stammdaten ....... 91 Rechner
Preiskontrolle .......................... 183 Tastaturbelegung..................552
Preispflege ............................... 249 Regiezentrum
Preisvergleich .......................... 184 Auswahlleiste..........................47
Profile zur Rechte- Dokument anlegen.................54
Schnelleinrichtung von Eigenschaften ...................54, 56
Benutzern (HWP Professional) Infofenster..............................55
............................................. 287 Letzte Projekte........................55
Programmhilfe ........................ 547 Projekt anlegen ......................54
Programminformation............ 547 Projekt bearbeiten ..................54
Programmoberfläche................. 45 Projektstatuszeile....................53
Programmversion.................... 547 Suchbaum...............................50
Projekt Tastaturbelegung..................551
Voreinstellungen ............. 79, 86 Übersichtsfenster....................53
Projektarbeiten und Register Auskunft
Kundendienst Personenstamm....................105
560
Index
Register Historie Übersicht ..............................102

Materialstamm .................... 107 Vorgehensweise bei der ersten
Register Massen Stammdatenerfassung.......103
Materialstamm .................... 107 Stammdaten erfassen.........41, 101
Register Merkmale (HWP Stammdaten über
Professional) Datenschnittstellen einlesen118
Personenstamm ................... 105 Stammdatendialoge ...................64
Register Standardschnittstelle ...............125
Seriennummernverwaltung Tastaturbelegung..................551
Materialstamm .................... 107 Starten des Programms ..............44
Register Umrechnung Steuercodes anlegen
Materialstamm .................... 107 Grundlagen ............................72
Reportdesigner Steuercodes zuordnen
Leistungsübersicht................. 21 Grundlagen ............................72
Reservierung auf Material löschen STLB-Bau Dynamische Baudaten
............................................. 250 (Schnittstelle) .......................125
Rohstoffe STLB-Bau-Schnittstelle
Voreinstellungen ................... 79 Tastaturbelegung..................551
Rückgängig Stückliste anlegen
Tastaturbelegung ................. 552 Leistungsstamm ...................109
Sage Fernwartung für HWP Stücklistenpreise aktualisieren.249
Professional Anwender ........ 548 Subunternehmerverwaltung
Sage im Web ........................... 547 Leistungsübersicht .................22
Schnelländerung Leistungspreise Suchdialoge................................66
............................................. 249 Suche reorganisieren
Schnelländerung Materialpreise (aktualisieren).......................253
............................................. 249 Support für Anwender .............548
Schnelländerung von Daten ... 254 Symbole
Schnellerfassung ..................... 184 Benutzerverwaltung .............294
Schnittstellenbeispiel Symbolleiste anpassen .............294
Datanorm-Importfilter ........ 119 Systeminformation ....................96
Schnittstellen-Übersicht (Im- und Systemoperator-Status
Exportfilter) ......................... 118 Benutzerverwaltung .............283
Seriennummernverwaltung .... 107 Systempflege ............................248
Leistungsübersicht................. 21 Löschen ................................250
Sonstige Adressen Übersicht über die
Stammdaten .......................... 42 Möglichkeiten...................248
Stammdaten Systemvoraussetzungen...........536
Erfassungsempfehlung ........ 103 Betriebssystem......................536
Reihenfolge der Erfassung Hardware ..............................537
(Empfehlung) ................... 103 Sonstige Software .................537
561
Anhang
Tägliche Arbeiten .................... 129 Verleih und Vermietung

Tastaturbelegung allgemein.... 550 Leistungsübersicht .................23
Tastaturkürzel ......................... 550 Vermietung und Verleih
Tastenkürzel (Zusatzmodul)
Tools-Eintrag bearbeiten ..... 282 Voreinstellungen....................79
Terminarten (HWP Professional) Voreinstellungen .......................79
Voreinstellungen ................... 79 Projekt ....................................86
Terminkalender Voreinstellungs-Assistent ........266
Tastaturbelegung ................. 551 Vorhergehende Spalte
Testmandant ........................... 265 Tastaturbelegung..................552
Textabschnitte ........................ 191 vorherige Seite
Textblöcke Tastaturbelegung..................551
Tastaturbelegung ................. 552 Vorschaumodus
Textverarbeitung (Dokumentenfenster).............61
Tastaturbelegung ................. 552 Warengruppen
Titel einfügen/ bearbeiten ...... 155 Allgemeine Stammdaten ........91
Tools-Eintrag bearbeiten Wartung/ Serviceabwicklung
Tools zusammenstellen ....... 282 Leistungsübersicht .................23
Toolsmenü Wortsuche reorganisieren
Benutzerverwaltung ............ 281 (aktualisieren).......................253
Tools-Menü Zielrechnung............................194
Tools zusammenstellen ....... 281 Zu Sage (Programminformation)
Übergabe an Finanzbuchhaltung ..............................................547
einrichten Zusätzliche Schnittstellen
Grundlagen............................ 72 Bruns Pflanzenkatalog (GaLa-
Übergabe an Lohnprogramm Bau) .....................................24
einrichten Bürgerle-Zeiten Importfilter ...24
Grundlagen............................ 72 Datanorm-Export ...................24
Übersicht Betriebsstammdaten106 Digis/ UGS ..............................24
Übersicht über die Zusatzmodule GAEB/ GAEB 2000..................24
............................................... 17 HWP mobile Service...............24
UGS-Format (Schnittstelle) Mareon Soap ..........................24
Tastaturbelegung ................. 551 Megabild.................................24
UGS-Schnittstelle .................... 125 Sirados ....................................24
Unternehmensplanung Standard-Schnittstelle ............24
Leistungsübersicht................. 22 STLB-Bau mit DBD-Anbindung
Unternehmensplanung ............................................24
(Zusatzmodul) UGL ........................................24
Voreinstellungen ................... 79 Zuschnittliste ...........................224
Unterstützung bei der
Rechnungserstellung ............. 33
562
Index
Leistungs- und Vorgabewerte erfassen (bzw.

Produktkonfigurator überprüfen) und
Voreinstellungen festlegen ..384
Arbeiten mit dem Leistungs- und
Produktkonfigurator............ 367
Bedienungselemente............... 364 Office & Outlook Integration
Einfügen variabler Stücklisten in Ablauf der Arbeit......................398
Dokumente.......................... 370 Konzept und Möglichkeiten....397
Konzept und Möglichkeiten ... 363 Leistungsumfang .....................396
Leistungsumfang..................... 362
Programmoberfläche OP-Verwaltung
(Hauptdialog) ...................... 364
Stücklistenassistent für variable Anzahlungen ...........................434
Stücklisten ........................... 370 Arbeiten in der OP-Verwaltung
Variable Stücklisten erstellen.. 368 (Übersicht)............................403
Aufwandsarten.........................406
Nachkalkulation Auswertungen durchführen ....423
Belegarten ................................406
Ablauf der Arbeit..................... 381 Buchen.....................................409
Altdatenübernahme (Vorversion) Buchungs-Assistent..................409
............................................. 393 Buchungsdaten übergeben
Auswertungen ......................... 390 (DATEV) ...............................428
Daten der Vorversion Buchungsjournal drucken .......423
übernehmen ........................ 393 Buchungsprotokoll drucken ....423
Datenaustausch mit Sage- Clearing-Lastschriften .............433
Lohnprogrammen ............... 392 Clearing-Überweisungen .........433
Erfassen von Kosten in der DATEV-Grundlagen einstellen 427
Projektansicht...................... 386 DATEV-Übergabe (nur Export) 425
Erfassungsdialog...................... 379 DTA (Zahlungsverkehr) ...........433
Konzept und Möglichkeiten der EU-Überweisungen drucken ....433
Nachkalkulation (Zusatzmodul) Fälligkeit ..................................434
............................................. 374 Forderungen ............................434
Kosten erfassen ....................... 385 Geschäftsvorfälle bearbeiten ...407
Lagerbuchungen für Material Grundlagen für den
durchführen ........................ 389 Zahlungsverkehr ..................404
Leistungsumfang..................... 374 Hausbanken .............................406
Mitarbeiterauswertungen........ 390 Kassen ......................................406
Möglichkeiten der Erfassung .. 382 Kassenbuch drucken ................423
Programmoberfläche............... 376 Kennzahlen..............................434
Projektauswertungen .............. 390 Kontenbeschriftungen übergeben
Soll-Ist-Vergleich (DATEV) ...............................430
(Projektauswertungen) ........ 390 Kontrollsummen .....................434
563
Anhang
Lastschriften drucken ............. 433 Ressourcenplanung (HWP

Leistungsumfang..................... 402 Professional)
Liquidität ................................ 434
Arbeiten mit der
Mahnempfehlung ................... 418
Ressourcenplanung ..............234
Mahnung erzeugen ................. 418
Auftragsplanung ......................239
Mahnungen ............................ 418
Dialog Auftragsplanung .......240
OP-Liste (Kunden) drucken .... 423
Voraussetzungen für das
OP-Liste (Lieferanten) drucken423
Arbeiten mit der
OP-Verwaltung an Ihren Betrieb
Auftragsplanung) ..............239
anpassen .............................. 404
Auswertungen drucken............245
Protokoll drucken (DATEV) .... 431
Gesamtplanung für alle
Rechnungsausgangsbuch drucken
Ressourcen............................233
............................................. 423
Konzepte der Ressourcenplanung
Rechnungseingang (Kreditor) . 413
..............................................230
Rechnungseingangsbuch drucken
Leistungsumfang .....................229
............................................. 423
Projektplanung in der
Schecks drucken...................... 433
Ressourcenplanung (HWP
Stammdaten............................ 406
Professional) .........................237
Übersicht................................. 434
Übersicht Mahnhistorie.......... 433
Übersicht Offene Posten ......... 433 Subunternehmerverwaltung
Übersicht OP-Historie ............. 433 Arbeiten mit der ......................448
Überweisungen drucken ......... 433 Auswertungen..........................452
Verbindlichkeit ....................... 415 Hauptdialog .............................451
Verbindlichkeiten ................... 434 Konzept und Möglichkeiten....444
Voreinstellungen..................... 404 Leistungsumfang .....................444
Weitere Bereiche ..................... 420
Zahlungsanweisung Unternehmensplanung
(Überweisung) ..................... 415
Zahlungseingang (Bareinzahlung) Ablauf der Arbeit......................456
............................................. 411 Deckungsbeitragsrechnung .....456
Zahlungseingang (Überweisung) Hauptdialog .............................462
............................................. 410 Kalkulationsmöglichkeiten......455
Zahlungsempfehlung.............. 417 Leistungsumfang .....................454
Zahlungsverkehr ............. 421, 432 Vollkostenrechnung ................455
Reportdesigner Varianten
Arbeiten mit dem Reportdesigner Angebots-Variante erstellen.....206

............................................. 436 Arbeitsweise mit Varianten .....203
Leistungsumfang..................... 436 Im Dokument wechseln ..........205
Reporte gestalten..................... 442 Konzept und Möglichkeiten....202
564
Index
Varianten bearbeiten .............. 205 Mitarbeiter als Monteur

Varianten erstellen.................. 204 kennzeichnen.......................488
Varianten-Dokument erstellen 208 Regelmäßige Arbeiten..............512
Reparaturauftrag als Beleg erfassen
Vermietung & Verleih ..............................................516
Reparaturauftrag erstellen .......512
Ablauf der Arbeit..................... 470 Reparatur-Rechnung aus
Auswertungen ......................... 480 Wartungsprojektfenster heraus
Grundlagen erfassen ............... 471 anlegen .................................514
Leistungsumfang..................... 470 Sollwerte ..................................525
Nummernkreise festlegen ....... 471 Standardsollwerte ....................526
Positionen in Verleihdokumente Voraussetzungen und
einfügen............................... 480 Voreinstellungen..................487
Positionen in Verleihdokumenten Wartungsauftrag erstellen .......519
bearbeiten............................ 480 Wartungsgebiet löschen ..........493
Verleihartikel anlegen............. 472 Wartungsgebiet neu anlegen...493
Verleihdokumente im Wartungsgebiet suchen ...........493
Dokumentenfenster ............ 479 Wartungsgruppe anlegen ........492
Verleihprojekt anlegen ........... 475 Wartungsgruppe löschen.........492
Verleihprojekt öffnen ............. 478 Wartungsgruppe suchen..........492
Wartungsgruppen....................491
Wartung & Service Wartungsinfo...........................511
Ablauf der Arbeit..................... 486 Wartungsnachweis ..................522
Anlageinfo............................... 511 Wartungsplanung....................509
Anlagen erfassen ..................... 501 Wartungsprojekte ....................503
Anlagentypen-Stamm ............. 489 Wartungsprojekte,
Anlagentyp-Stamm Wartungsverträge und Anlagen-
Beschreibung ....................... 490 Typen ...................................484
Eigenschaften ...................... 491 Wartungsrechnung erstellen ...521
Messprotokoll ...................... 490 Wartungsrechnungen generieren
Technische Daten................ 490 ..............................................522
Anlagenverwaltung................. 501 Wartungstermine.....................510
Auswertungen drucken ........... 527 Wartungsvertrag anlegen ........500
Beleg erfassen .......................... 516 Wartungsverträge ....................496
Dokument generieren ............. 522
Firmenkalender ....................... 494 Zeitwirtschaft
Gebietsstamm ......................... 492 Arbeiten mit der Zeitwirtschaft
Istwerte.................................... 526 ..............................................530
Leistungsumfang..................... 484 Arbeitszeiten erfassen ..............532
Messprotokoll drucken ........... 527 Arbeitszeiten ins HWP übertragen
Messprotokoll erstellen........... 524 ..............................................533
565
Anhang
Arbeitszeitnachweise erstellen 533 HWP-Daten in die Zeitwirtschaft

Datenbank der Zeitwirtschaft übernehmen oder abgleichen
einbinden ............................ 530 ..............................................531
Voreinstellungen vornehmen .530
566
Ihre Meinung ist uns wichtig
Ihre Meinung ist uns wichtig

Wenn Sie uns Ihre Meinung über das Handbuch und/oder die Programm-
hilfe mitteilen möchten, können Sie die Kopiervorlage auf der nächsten
Seite verwenden. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Anregungen.
Sage Software GmbH
Dokumentation
Fax: 069/ 50007-7196
Doku@Sage.de
Emil-von-Behring-Str. 8-14
60439 Frankfurt
567
Anhang
Ich benutze das Handbuch

zur Einarbeitung in das Programm als Nachschlagewerk
um Problemlösungen zu finden
Die Darstellung ist

zu ausführlich zu knapp angemessen
Das Handbuch ist

übersichtlich schwer verständlich
fehlerhaft (bitte legen Sie ggf. kopierte Seiten zur Erläuterung bei)
Ist der Index am Schluss hilfreich?

ja nein nicht benutzt
Ich wünsche mir

mehr erklärende Grafiken weniger Abbildungen
mehr Anwendungsbeispiele weniger Anwendungsbeispiele
Beschreibung mit durch- Beschreibung ohne
gängigem Anwendungsbeispiel durchgängige Beispiele
Das Handbuch verdient die Schul-Note von 1 bis 6 für:

Verständlichkeit ..... Inhalt ..... Darstellung/Layout .....
Das halte ich für grundsätzlich verbesserungswürdig

......................................................................................................................
Ich benutze die Hilfefunktion im Programm

nie oft statt des Handbuchs zusätzlich
Anregungen zur Verbesserung der Programmhilfe

....................................................................................................................
Handbuch HWP 2010, Juli 2010
568

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Professionelle kaufmännische Software

Frankfurt am Main, Juli 2010

KONZEPTE DER PROJEKTARBEIT ...................................................... 29

ARBEITEN MIT DEM PROGRAMM .................................................... 39

Stammdaten erfassen ........................................................................41

DAS PROGRAMM AN IHREN BETRIEB ANPASSEN ................................ 69

STAMMDATEN ERFASSEN ............................................................. 101

TÄGLICHE ARBEITEN .................................................................. 129

Positionsaufmaß mit Aufmaß-Schnellerfassung

PERIODISCHE ARBEITEN .............................................................. 247

ADMINISTRATIVE ARBEITEN ......................................................... 259

AUFTRAGSGEWINNUNG .............................................................. 309

BARVERKAUF/ KASSE .................................................................. 317

BESTELLWESEN .......................................................................... 337

Bestelldokumente erstellen .............................................................339

LEISTUNGS- UND PRODUKTKONFIGURATOR ................................... 361

NACHKALKULATION ................................................................... 373

Programmoberfläche des Zusatzmoduls

OFFICE & OUTLOOK INTEGRATION .............................................. 395

OP-VERWALTUNG ..................................................................... 401

SUBUNTERNEHMERVERWALTUNG ................................................. 443

UNTERNEHMENSPLANUNG .......................................................... 453

VERMIETUNG & VERLEIH ............................................................ 469

WARTUNG & SERVICE ................................................................ 483

ZEITWIRTSCHAFT ....................................................................... 529

ANHANG .................................................................................. 535

Herzlich willkommen zum HWP der Sage Handwerkslösungen!

» Abschnitte des Kapitels

Datenerfassung und -verwaltung

- Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen

• Buchung von Wareneingängen und die Übergabe der Bestelldaten an

Leistungs- und Produktkonfigurator

Office & Outlook Integration

Der Leistungsumfang im Überblick:

• Budgetbuchungen sind im Zusatzmodul „Unternehmensplanung“ mög-

Vermietung & Verleih

Wartung & Service

Zusätzliche Schnittstellen ( nur mit Zusatzlizenzen)

Rechnungen können Sie auf mobilen Computergeräten extern bei Ihrem

Inhalt des Handbuches

Übersicht über die Handbuchkapitel:

<Stammdaten> Namen von Menüs und Funktionen werden im

Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden werden im Programm über Projekte

» Abschnitte des Kapitels

Projektmerkmale in der Übersicht

Regeln für das Arbeiten mit Projekten

Schnelle Anlage von Projekten durch

bei Projektanlage übernommenen Voreinstellungen können auf Projektebe-

Zentrale Verwaltung aller Dokumente in

Leistungsfähige Werkzeuge für die

• Für jeden Kunden kann eine Kombination von Kalkulationsansätzen für

Unterstützung bei der Rechnungs-

Einstellung „nicht kumulativ“

Einstellung „ohne Positionskontrolle“

Ermittlung der Deckungsbeiträge von

Kategorisierung von Projekten nach Projektstatus

Sie können über die entsprechenden Schaltflächen in der „Auswahlleiste“

Über die Schaltfläche „Information“ können Sie zu den aussagekräftigsten

Status und aktuelle Bewertung einzelner Projekte

Nachweise, Rechnungsausgangsbuch und Reporte

Kontrolle offener Rechnungen

Sie können diese Auswertung über das Formular als Positionsauswertung

Kalkulatorische Auswertungen und graphische

» Abschnitte des Kapitels