PROCESO AUDITORÍA A LOS SUJETOS VIGILADOS CÓDIGO AIPD01

PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Superintendencia Superintendente Delegado para la Supervisión Superintendente Delegado para la Supervisión
Delegada para la Supervisión Institucional Institucional
Institucional Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Oficina Asesora de
Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
11/06/2015 19/06/2015 09/07/2015
Realizar auditoría a los sujetos vigilados a través de la revisión de información recolectada por medio del reporte de obligatorio
cumplimiento solicitado por la Circular Única, respuestas a requerimientos de información, entre otras fuentes, para verificar y
OBJETIVO
analizar, obtener conclusiones que permitan establecer el cumplimiento frente a las obligaciones en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
Inicia con la planeación de la Auditoría. Continúa con su ejecución, la aprobación del Plan de Mejoramiento, el traslado de los
ALCANCE hallazgos a las dependencias o autoridades competentes y termina con el archivo de la documentación generada y recopilada en
la Auditoría de acuerdo a las políticas institucionales.
ÁMBITO DE El procedimiento aplica a los procesos relacionados con la Inspección y Vigilancia ejercida por la Superintendencia Nacional de
APLICACIÓN Salud.
DEFINICIONES

Auditoría: Es un proceso sistemático, por medio del cual se lleva a cabo la verificación e inspección de actividades previamente definidas y
estandarizadas, mediante la utilización de técnicas especializadas y ajustadas a la normatividad vigente, con el objetivo de obtener evidencias cuyo
propósito es mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud del SGSSS.

Auditorías de Seguimiento: Corresponden a las auditorías realizadas como parte del seguimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos por la
entidad.

Plan de Mejoramiento: Es el conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las causas
que dan origen a las desviaciones encontradas en las auditorias integrales o especiales que realice la Superintendencia a todos sus vigilados, que
se generan como consecuencia de las observaciones formales provenientes de este órgano de supervisión; es por ello que con cada informe final
se remitirá una matriz de plan de mejoramiento, con el fin de que las acciones de mejora sean diligenciadas por el auditado, las cuales pueden ser:
Presenciales o Documentales.

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Auditorías Documentales: Son aquellas que se realizan a través de la revisión y análisis de información del vigilado contándose entre otras fuentes:
indicadores, PQRD, inconsistencias, Registros en el RVCC. Lo anterior servirá como soporte y evidencia en la identificación de hallazgos,
recomendación de traslados y/o elaboración de planes de mejoramiento.

Auditoría Oculta: Es una de las modalidades de recaudo de información para la auditoría documental que se realiza por medio de una o varias
llamadas al vigilado con el fin de confirmar la información reportada por éste o la denunciada por los usuarios.

REQUISITO LEGAL
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en
materia de recursos y competencias de conformidad con los
artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la
Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar
la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros”
NORMAS
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
En el artículo 68 se establece que la Superintendencia Nacional de Salud tendrá
como competencia realizar la inspección, vigilancia y control del cumplimiento de
las normas constitucionales y legales del sector salud y de los recursos del
mismo.

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en En el Artículo 35 establece que son funciones de inspección entre otras las
el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de peticiones de interés
disposiciones” general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.

En el Artículo 37 se dispone que la Superintendencia Nacional de Salud debe

ejercer sus funciones teniendo como base los siguientes ejes:

1) Financiamiento: Su objetivo es vigilar por la eficiencia, eficacia y

efectividad en la generación, flujo, administración y aplicación de los
recursos del sector salud.
2) Aseguramiento: Su objetivo es vigilar el cumplimiento de los derechos
derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de
beneficios de salud.

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3) Prestación de servicios de atención en salud pública: Su objetivo es

vigilar que la prestación de los servicios de atención en salud individual y
colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad,
aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción,
prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.
4) Atención al usuario y participación social: Su objetivo es garantizar el
cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los
diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud; de
igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación
ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.
5) Información: Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción
de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y
transparencia.
6) Focalización de los subsidios en salud: Vigilar que se cumplan los
criterios para la determinación, identificación y selección de beneficiarios
y la aplicación del gasto social en salud por parte de las entidades
territoriales.

En el Artículo 39 se establece como objetivos de la Superintendencia Nacional

de Salud: “c) Vigilar el cumplimiento de las normas que regulan el Sistema
General de Seguridad Social en Salud y promover el mejoramiento integral del
mismo, d) Proteger los derechos de los usuarios en especial, su derecho al
aseguramiento y al acceso al servicio de atención en salud, individual y colectiva,
en condiciones de disponibilidad accesibilidad, aceptabilidad y estándares de
calidad en las fases de promoción, prevención, tratamiento y rehabilitación es
salud.”

En el Artículo 40, literal e, se establece que la Superintendencia podrá “Ejercer

la competencia preferente de la inspección, vigilancia y control frente a sus
vigilados, en cuyo desarrollo podrá iniciar, proseguir o remitir cualquier
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investigación o juzgamiento de competencia de los demás órganos que ejercen

inspección, vigilancia y control dentro del Sistema General de Seguridad Social
en Salud, garantizando el ejercicio de la ética profesional, la adecuada relación
médico paciente y el respeto de los actores del sistema por la dignidad de los
pacientes y de los profesionales de la salud.”

Adicionalmente, en el parágrafo de este artículo se indica que la

Superintendencia para el cumplimiento de su función de inspección y vigilancia
“podrá contratar la realización de programas o labores especiales con firmas de
auditoría.”

Ley 1438 de 2011 “Por medio de la cual se reforma el Sistema

En el artículo 121 se listan los sujetos de inspección, vigilancia y control de la
General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
Superintendencia Nacional de Salud.
disposiciones”
Ley Estatutaria 1751 de 2015 “Por medio de la cual se regula elEl Artículo 3°. Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los
derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones”agentes, usuarios y demás que intervengan de manera directa o indirecta, en la
garantía del derecho fundamental a la salud.
Decreto 1011 de 2006 “Por el cual se establece el Sistema En el numeral 2 del artículo 5 se establece que la Superintendencia Nacional de
Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Salud: “ejercerá funciones de vigilancia, inspección y control dentro del SOGC y
Sistema General de Seguridad Social en Salud.” aplicará las sanciones en el ámbito de su competencia”

En los artículos 49, 50, 51 y 52 se enuncian funciones de inspección, vigilancia

y control de la Superintendencia Nacional de Salud relacionadas con el Sistema
Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud.
Decreto 4747 de 2007 “Por medio del cual se regulan algunos En el capítulo II establece las condiciones de contratación entre prestadores de
aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud.
salud y las entidades responsables del pago de los servicios de
salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones”
Decreto 2462 de 2013 “Por medio del cual se modifica la estructura Se establece la función de realizar auditorías, recibir declaraciones, requerir
de la Superintendencia Nacional de Salud.” información y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos, para el
cumplimiento de sus funciones de inspección y vigilancia.

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Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos: artículo 16

numeral 13, y artículo 17 numeral 11.

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario: artículo 18

numeral 21, artículo19 numeral 10 y artículo 20 numeral 13.

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional: artículo 21

numeral 36, artículo 22 numeral 25, artículo 23 numeral 19, artículo 24 numeral
14, artículo 25 numeral 25

Superintendencia Delegada de Medidas Especiales: artículo 26 numeral 13,

artículo 27 numeral 7, artículo 28 numeral 8.

Decreto 2702 de 2014 “Por el cual se actualizan y unifican las Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos
condiciones financieras y de solvencia de las entidades en este decreto.
autorizadas para operar el aseguramiento en salud y se dictan
otras disposiciones.”
Resolución 1215 de 2015 “Por medio de la cual se adopta el Adopción del Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia Nacional de
Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia Nacional de Salud, “el cual estará conformado por las actividades, definiciones, políticas de
Salud y se dictan otras disposiciones.” operación, guías, formatos, instructivos y demás documentos, debidamente
definidos en la pirámide documental de la Entidad y relacionados en los
procedimientos de Auditoría Integral y Especial, Auditoría Documental y Visitas.”
Resoluciones 000568 de 2015 “por la cual se crean las regionales Aplica toda la Resolución.
de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras
disposiciones”,
Resolución 000825 de 2015 “por la cual se conforman unos grupos Aplica los Artículos 1º. Y 2º.
internos de trabajo en la Organización en el Territorio y se dictan
otras disposiciones”
Resolución 256 de 2016 “Por la cual se dictan disposiciones en Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos
relación con el Sistema de Información para la Calidad y se en esta resolución.
establecen los indicadores para el monitoreo de la calidad en
salud”
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Resolución 1328 de 2016 y modificatorias “Por la cual se establece
el procedimiento de acceso, reporte de prescripción, garantía del
suministro, verificación, control, pago y análisis de la información
de servicios y tecnologías en salud no cubiertas por el Plan de
Beneficios en Salud con cargo a la UPC y se dictan otras
disposiciones”
Resolución 2511 de 2017 “Por la cual se modifican los artículos 2
y 4 de la Resolución 000568 de 2015 y el artículo 2 de la
resolución 000825 de 2015”
Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplican a todos los
prestadores de servicios de salud, a las Entidades Administradoras de Planes de
Beneficios (EAPB) y a las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) que
suministren a sus afiliados servicios y tecnologías en salud no cubiertas en el
Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y que deban recobrarlos al
FOSYGA o a quien haga sus veces.
Aplica toda la Resolución.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El acopio de pruebas debe cumplir los criterios de suficiencia técnica y legal.
2. Los hallazgos deben estar soportados con evidencia y material probatorio para su sustentación, el cual puede estar conformado por archivos
físicos y digitales, denuncias de usuarios, declaraciones de empleados de los sujetos vigilados, y/o cualquier otro elemento que sea conforme a
la normativa vigente.
3. Una de las modalidades de la auditoría documental es la auditoría oculta, la cual puede ser realizada por medio de llamadas al vigilado para
verificar la información reportada y el cumplimiento de los estándares que define la normativa vigente.
4. Para verificar el cumplimiento de las disposiciones de la Circular Conjunta 009 de 2016 y del Decreto 1427 de 2016, se utilizará el formato Matriz
Nombramiento Gerentes Colombia, identificado con el Código AIFT43, de conformidad con las competencias de la Entidad y la normativa vigente.
5. Para los temas relacionados con este procedimiento, todos los memorandos dirigidos a las demás Delegadas de la Superintendencia Nacional
de Salud y a los Jefes de Oficina, deben ir firmados por el(la) Delegado(a) para la Supervisión Institucional o por el asesor Delegado para coordinar,
supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio.
6. Ningún director, ni profesional, ni coordinador tiene facultad para realizar mesas de trabajo con los vigilados, esta facultad está en cabeza
únicamente del Superintendente Delegado, la cual bajo ninguna circunstancia podrá ser delegada, con excepción de las mesas de trabajo que
deban realizar las Regionales para la identificación y el seguimiento a la problemática de cada Departamento. Las solicitudes de información por
parte de los vigilados sobre el avance de las actuaciones administrativas deberán realizarse mediante oficio y responderse por esta misma vía

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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Superintendencia
Delegada para la
Supervisión
Institucional

Superintendencia
Delegada para la
Superintendent
Se define la(s) entidad(es) objeto de auditoría a Protección al
partir de la información contenida en el Plan Usuario e Delegado(a)
Anual de Auditoría, los lineamientos del Señor
Superintendente o su delegado, las actividades Superintendencia
de seguimiento a los Planes de Mejoramiento y/o Delegada para la Director(a)
los análisis que se produzcan en las Supervisión de
Definir la(s) entidades dependencias encargadas de las actividades de Riesgos
1 Asesor
objeto de auditoría. inspección, vigilancia y control, respecto de la
Delegado para
información disponible del vigilado. De igual Superintendencia
coordinar,
forma, la definición podrá establecerse a partir de Delegada para las
supervisar,
requerimientos de entidades de control, Medidas
orientar y dirigir
despachos judiciales o de los informes de PQRD Especiales
las Regionales
allegadas por los usuarios del Sistema General
en el Territorio
de Seguridad Social en Salud. Regionales de la
Superintendencia
Nacional de Salud

Comité Gerencial
para la
Organización en
el Territorio
Planear la auditoría Una vez definida(s) la(s) entidad(es) a ser Superintendencia Superintendent
2
documental. auditada(s), se designa al funcionario o al equipo Delegada para la e Delegado(a)

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de funcionarios que desarrollaran la auditoría Supervisión

documental. Institucional Asesor
Delegado para
Como parte de la planeación se definen el Superintendencia coordinar,
alcance y enfoque de la auditoría, los Delegada para la supervisar,
componentes a ser auditados, cronograma de Protección al orientar y dirigir
trabajo y las fuentes que se requieren para Usuario las Regionales
obtener la información de los componentes, en el Territorio
según el tipo de requerimiento. Superintendencia
Delegada para la Director(a)
En el caso de las auditorías realizadas por las Supervisión de
Regionales de la Superintendencia Nacional de Riesgos Profesional
salud en el territorio, la planeación y
direccionamiento de la auditoria será realizada Superintendencia
con el apoyo de la Superintendencia Delegada Delegada para las
para la Supervisión institucional Medidas
Especiales

Regionales de la
Superintendencia
Nacional de
Salud.
A partir de lo definido en la actividad de Superintendencia
planeación se podrán usar, entre cualquier otra Delegada para la
que se considere necesaria e idónea, las Supervisión
AIFL04 -
Recopilar y consolidar siguientes fuentes de información: la registrada Institucional
Profesional Informe de
3 la información de la en el RVCC, en el Ministerio de la Salud y
seguimiento
auditoría. Protección Social o en otros entes rectores del Superintendencia
Trimestral
SGSSS, los informes sobre el seguimiento a los Delegada para la
PGIRV
riesgos de operación de los actores del Sistema Protección al
Viabilizados
General de Seguridad Social en Salud, los Usuario
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reportes estadísticos sobre las PQRD AIFT41 -

interpuestas por los ciudadanos, el informe de Superintendencia Seguimiento
seguimiento del Plan Anual de Gestión, reporte Delegada para la a
de sanciones, Estudios sectoriales e informes de Supervisión de compromiso
entes de control, tutelas y requerimientos de Riesgos s de
despachos judiciales, Informes de las Redes de Depuración
Controladores, el Reporte de interventores, Regionales de la
liquidadores, contralores y promotores, el Superintendencia AIFT42 -
consolidado de planes de mejoramientos y las Nacional de seguimiento
denuncias en medios de comunicación. Salud. a
compromiso
Para el caso de las auditorías a IPS públicas se Superintendencia s de pago
podrá usar entre otros, el formato AIFL04- Delegada para las
Informe de seguimiento Trimestral PGIRV Medidas
Viabilizados Especiales

Para el caso de las auditorías a EAPB se podrá

usar los formatos:

AIFT41 - Seguimiento a compromisos de

Depuración

AIFT42 - Seguimiento a compromisos de pago

¿Se requiere solicitar
Sí, continúa en la actividad 5; No, continúa en la
4 información al sujeto
actividad 7.
auditado?

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Se proyecta oficio al sujeto vigilado solicitando se Superintendencia

allegue la información necesaria para desarrollar Delegada para la
la auditoría documental. Se traslada al Supervisión
Institucional
Coordinador, Director (a), Delegado o al Asesor
Profesional
Delegado para coordinar, supervisar, orientar y ASFL02 -
Superintendencia
dirigir las Regionales en el Territorio o el Comité Oficio
Delegada para la Superintendent
Gerencial para la Organización en el Territorio, Protección al e Delegado (a)
según corresponda, para su aprobación y envío AIFT40-
Usuario
de acuerdo al procedimiento de Administración Instrumento
Director(a)
Remitir al sujeto de Correspondencia (GDPD02). de
Superintendencia
vigilado el caracterizaci
5 Delegada para la Asesor
requerimiento de El requerimiento de información podrá ser ón proceso
Supervisión de Delegado para
información. enviado a través de correo electrónico, siempre cita previa
Riesgos coordinar,
y cuando, se archive el acuse de recibo en el Entidades
supervisar,
expediente. Promotoras
Superintendencia orientar y dirigir
de Salud -
Delegada para las las Regionales
El requerimiento podrá estar acompañado del EPS
Medidas en el Territorio
formato de Caracterización del proceso de cita Especiales
previa de las EPS (AIFT40) para los casos que
aplique. Este formato deberá ser diligenciado por Regionales de la
los vigilados y remitido a esta Superintendencia Superintendencia
en el tiempo establecido en el requerimiento. Nacional de Salud

Una vez es allegada la información por parte del Superintendencia Superintendent

vigilado se revisa de acuerdo a las metodologías, Delegada para la e Delegado (a)
lineamientos del Superintendente Delegado o del Supervisión
Revisar la respuesta
6 Asesor Delegado para coordinar, supervisar, Institucional Director(a)
del sujeto auditado.
orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o
del Comité Gerencial para la Organización en el Superintendencia Asesor
Territorio, y demás instrumentos que permitan Delegada para la Delegado para
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establecer la conformidad de la información con Protección al coordinar,

el requerimiento realizado, según sea el caso. Usuario supervisar,
Los documentos físicos, electrónicos o el registro orientar y dirigir
de las llamadas efectuadas se deberán archivar Superintendencia las Regionales
de acuerdo a las políticas institucionales y al Delegada para la en el Territorio
procedimiento de Administración de Archivo Supervisión de
(GDPD03). Riesgos Profesional

Superintendencia
Delegada para las
Medidas
Especiales

Despacho del
Superintendente
Nacional de Salud
El análisis de la información recopilada se realiza Superintendencia
de acuerdo a las metodologías, lineamientos del Delegada para la
Superintendente Delegado, del Asesor Supervisión
Delegado para coordinar, supervisar, orientar y Institucional
dirigir las Regionales en el Territorio o del Comité
Realizar el análisis de Gerencial para la Organización en el Territorio, y Superintendencia AIFL05 -
la información y de las demás instrumentos que permitan establecer la Delegada para la Informe
7 evidencias recopiladas conformidad de la información disponible con los Protección al Profesional Preliminar
y elaborar informe estándares y disposiciones establecidas en la Usuario de Auditoría
preliminar. normativa vigente o por la reportada en Documental
cumplimiento de un requerimiento particular. Superintendencia
Esta información puede ser reportada o remitida Delegada para la
por el vigilado, o estar disponible en los sistemas Supervisión de
de la SNS o de los cuales se tiene acceso. Riesgos

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Este análisis se plasma en el formato de Informe Superintendencia

Preliminar de Auditoría Documental (AIFL05), en Delegada para las
el cual se consolidan las actuaciones realizadas Medidas
por el o los funcionarios auditores, así como las Especiales
fuentes consultadas, la información remitida y
recaudada, los principales aspectos encontrados Regionales de la
y los hallazgos identificados. Estos últimos en Superintendencia
caso de haberse encontrado en el desarrollo de Nacional de Salud
la auditoría.
Comité Gerencial
para la
Organización en
el Territorio

¿En el informe se
Sí, continúa en la actividad 10; No, continúa en
identificaron
8 la actividad 9.
hallazgos?

Superintendencia
Delegada para la
Supervisión
Institucional
Los documentos generados y recopilados en el
desarrollo de la Auditoría Documental se Superintendencia
Archivar los
archivan de conformidad con las políticas Delegada para la
9 documentos de la Profesional
institucionales y los lineamientos del Protección al
auditoría.
Procedimiento de Administración de Archivo, Usuario
GDPD03.
Superintendencia
Delegada para la
Supervisión de
Riesgos
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Superintendencia
Delegada para las
Medidas
Especiales

Regionales de la
Superintendencia
Nacional de Salud

El informe preliminar en el cual se relacionan los

elementos generales de la auditoría, las posibles
Superintendencia
contingencias que la afectaron y los hallazgos
Delegada para la
encontrados a partir del análisis y contrastación
Supervisión de
de la información recaudada, se traslada al
Riesgos
Director, al Superintendente Delegado(a), al Superintendent
Asesor Delegado para coordinar, supervisar, e Delegado(a)
Superintendencia
orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o AIFL05 -
Delegada para la
al Comité Gerencial para la Organización en el Asesor Informe
Protección al
Territorio, dependiendo de cada caso, para su Delegado para Preliminar
Aprobar y enviar el Usuario
revisión, y se realizan los ajustes cuando sean coordinar, de Auditoría
10 Informe Preliminar de
requeridos. Cabe señalar que este informe no supervisar, Documental
Auditoría. Superintendencia
incluye las conclusiones y recomendaciones del orientar y dirigir
Delegada para la
equipo auditor. las Regionales ASFL02-
Supervisión
en el Territorio Oficio
Institucional
Luego de la aprobación y firma del Delegado (a) Director(a)
se remite el informe preliminar al vigilado (Correo
Superintendencia
electrónico o físico, ver: Procedimiento Equipo Auditor
Delegada de
Administración de Correspondencia – GDPD02).
Medidas
Si es a través del Sistema de Gestión
Especiales
Documental, se debe proyectar el oficio,
adjuntando el Informe Preliminar, para revisión y
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aprobación por parte del Director o Regionales de la

Superintendente Delegado, posteriormente, se Superintendencia
debe radicar el oficio en la secretaría de la Nacional de Salud
Dirección correspondiente para su envío.

El vigilado tendrá máximo 5 días hábiles para

presentar explicaciones, aclaraciones o allegar la
información que permita desvirtuar uno o más
hallazgos identificados en el informe preliminar.
Superintendencia
Revisar en el Sistema de Gestión Documental o
Delegada para la
en el correo electrónico institucional si se
Supervisión de
recibieron los documentos solicitados al vigilado
Riesgos
en los 5 días hábiles.
Superintendencia
Si el sujeto auditado envía las explicaciones o
Delegada para la
aclaraciones en los términos establecidos, se
Protección al
elabora el Informe Final de Auditoría en el
Usuario
formato AIFL06, en el cual se analizan dichas
AIFL06 -
explicaciones, aclaraciones o información
Superintendencia Informe Final
Elaborar el Informe adicional suministrada, para establecer si se
11 Delegada para la Equipo Auditor de Auditoría
Final de Auditoría. desvirtúan o se ratifican los hallazgos
Supervisión Documental
presentados en el Informe Preliminar. En caso de
Institucional
que la información allegada desvirtúe uno o más
hallazgos se dejará anotación en el Informe Final
Superintendencia
de Auditoría, el cual incluirá además las
Delegada de
recomendaciones y conclusiones del equipo
Medidas
auditor.
Especiales
Si el sujeto auditado no envía las explicaciones o
Regionales de la
aclaraciones en los términos establecidos, se
Superintendencia
elabora el Informe Final de Auditoría en el
Nacional de Salud
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formato AIFL06, dejando en firme los hallazgos

del Informe Preliminar.
Trasladar al Director, Superintendente Delegado,
Superintendencia
Asesor Delegado para coordinar, supervisar,
Delegada para la
orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o
Supervisión de
al Comité Gerencial para la Organización en el
Riesgos
Territorio, dependiendo cada caso, para su
revisión. En caso de ser requerido se realizan los
Superintendencia
ajustes solicitados.
Delegada para la
AIFL06 -
Protección al
Luego de la aprobación y respectivas firmas por Superintendent Informe Final
Usuario
parte del Delegado (a) se remite el Informe Final e Delegado(a) de Auditoría
al vigilado (Correo electrónico o físico, ver: Documental
Superintendencia
Procedimiento Administración de Director(a)
Delegada para la
Correspondencia – GDPD02). Si es a través del ASFL02-
Supervisión
Sistema de Gestión Documental, se debe Equipo Auditor Oficio
Aprobar y enviar el Institucional
proyectar el oficio, adjuntando el Informe Final de
12 Informe Final de
Auditoría Documental (AIFL06) y el formato Asesor AIFT01-
Auditoría. Superintendencia
AIFT01-Ficha Técnica para suscripción y Delegado para Ficha
Delegada de
aprobación del Plan de Mejoramiento, para la coordinar, Técnica para
Medidas
revisión y aprobación por parte del Director, supervisar, suscripción y
Especiales
Superintendente Delegado, posteriormente, se orientar y dirigir aprobación
debe radicar el oficio en la secretaría de la las Regionales del Plan de
Regionales de la
dependencia correspondiente para su envío. en el Territorio Mejoramient
Superintendencia
o
Nacional de Salud
En el caso de las auditorías realizadas por las
Regionales en la organización en el territorio la
Comité Gerencial
REVISION será realizada en conjunto con el
para la
Asesor Delegado para coordinar, supervisar,
Organización en
orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o
el Territorio
Comité Gerencial para la Organización en el
Territorio, dependiendo cada caso
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El vigilado tendrá hasta 10 días hábiles para

presentar el Plan de Mejoramiento en el formato
AIFT01, en caso de que en el Informe Final
hubiesen quedado en firme uno o más hallazgos.
Si los hallazgos por su naturaleza no son de
Superintendencia
competencia de la(s) Superintendencia(s)
Delegada para la
Delegada(s) o si se requiere que sean puestos
Supervisión
en conocimiento de otras Superintendencias
Institucional
Delegadas y/o Entidades, se proyecta oficio o
memorando, según corresponda, trasladando el
Superintendencia
informe a las autoridades o dependencias Superintendent
Delegada para la
competentes, teniendo en cuenta lo siguiente: e Delegado(a) ASFL01-
Protección al
Memorando
Usuario
Si por la gravedad y naturaleza de las situaciones Director(a)
críticas o irregulares encontradas se pone en PAFT03-
Superintendencia
riesgo inminente la prestación del servicio o la Asesor Traslado
Trasladar el Informe Delegada para la
sostenibilidad financiera del vigilado, se proyecta Delegado para para
de Auditoría a la Supervisión de
13 memorando dando traslado a la coordinar, Investigacio
dependencia o Riesgos
Superintendencia Delegada de Medidas supervisar, nes
entidad competente.
Especiales para iniciar el procedimiento orientar y dirigir Administrativ
Superintendencia
“Determinación de la acción o medida especial” las Regionales as
Delegada para las
(MEPD01). en el Territorio
Medidas
ASFL02-
Especiales
Si se evidencio que se vulneraron o Profesional Oficio
menoscabaron los derechos de los usuarios en
Regionales de la
salud, o si a partir del desarrollo de la auditoría
Superintendencia
se identificó que el vigilado incumplió una de las
Nacional de Salud
normas que regulan el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se diligencia el
Comité Gerencial
formato “Traslado para Investigación
para la
Administrativa” (PAFT03) y se traslada junto con
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

el Informe Final de Auditoría Documental a la Organización en

Superintendencia Delegada de Procesos el Territorio
Administrativos.

Si los hallazgos encontrados tienen alcance

disciplinario, fiscal o penal se traslada mediante
oficio a la Procuraduría General de la Nación,
Contraloría General de la República de Colombia
o Fiscalía General de la Nación,
respectivamente.

Superintendencia
Delegada para la
Supervisión
Revisar los canales dispuestos para la recepción
Institucional
del Plan de Mejoramiento (correo electrónico o
Sistema de Gestión Documental) verificando si el
Superintendencia
sujeto vigilado envió el Plan de Mejoramiento -
Delegada para la AIFT01 -
AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y
Protección al Ficha
aprobación del Plan de Mejoramiento en el
Verificar la recepción Usuario Técnica para
tiempo establecido (10 días hábiles).
del Plan de Profesional Suscripción
14
Mejoramiento. Superintendencia y aprobación
Si el Plan de Mejoramiento no es aprobado en
Delegada para la de Plan de
una primera instancia se informará al vigilado
Supervisión de Mejoramient
que deberá ajustarlo y remitirlo nuevamente
Riesgos o
dentro de los siguientes diez (10) días hábiles.
Superintendencia
NOTA. El plan de mejoramiento solo será
Delegada para las
devuelto para ajustes por una única vez
Medidas
Especiales

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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

Regionales de la
Superintendencia
Nacional de Salud

Superintendencia
Delegada para la
Supervisión
Institucional
Superintendent
AIFT01-
e Delegado(a)
Superintendencia Ficha
Delegada para la Técnica para
Director(a)
Protección al Suscripción
Analizar y aprobar AIFT01- Ficha Técnica para
Usuario y aprobación
Suscripción y aprobación de Plan de Equipo Auditor
del Plan de
Mejoramiento remitido por la Entidad sujeto de
Superintendencia Mejoramient
Analizar y aprobar el auditoría, por parte del Delegado(a), con el fin de Asesor
15 Delegada para la o
Plan de Mejoramiento. verificar que las acciones propuestas superen las Delegado para
Supervisión de
situaciones críticas o irregulares identificadas en coordinar,
Riesgos
la auditoría. Una vez se apruebe se incluirá en la supervisar,
Base de
base de datos de entidades bajo seguimiento. orientar y dirigir
Superintendencia datos de
las Regionales
Delegada para las entidades
en el Territorio
Medidas bajo
Especiales seguimiento

Regionales de la
Superintendencia
Nacional de Salud

Definir el mecanismo El seguimiento al Plan de Mejoramiento se podrá Superintendencia Profesional

16
de realización de realizar mediante el Desarrollo del Procedimiento Delegada para la

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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

Seguimiento al Plan de de Auditoría Documental (AIPD01), Auditoría Supervisión

Mejoramiento. Integral y Especial (AIPD02) o Visita (AIPD03). Institucional

Si es mediante Auditoría Integral y Especial o Superintendencia

Visita se debe seguir lo descrito en el respectivo Delegada para la
procedimiento. Protección al
Usuario
Si es mediante Auditoría Documental continúe en
la actividad 2. Superintendencia
Delegada para la
Nota. Las Regionales realizarán seguimiento Supervisión de
sobre los Planes de mejoramiento, producto de Riesgos
las auditorías que hayan realizado o
acompañado. Superintendencia
Delegada para las
Medidas
Especiales

Regionales de la
Superintendencia
Nacional de Salud

PUNTOS DE CONTROL
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
ID MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/TAREA
El análisis de la información
recopilada se realiza de
AIFL05 - Informe
Realizar el análisis de la información y de las acuerdo a las metodologías, Cada vez que
Preliminar de
7 evidencias recopiladas y elaborar informe lineamientos del se realice una Profesional
Auditoría
preliminar. Superintendente Delegado, auditoría.
Documental
del Asesor Delegado para
coordinar, supervisar,
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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

orientar y dirigir las

Regionales en el Territorio o
del Comité Gerencial para la
Organización en el Territorio,
y demás instrumentos que
permitan establecer la
conformidad de la
información disponible. De
igual forma, el análisis estará
enmarcado en lo definido en
la planeación de la Auditoría
ASFL01-
Memorando
De acuerdo a la naturaleza Cada vez que
de los hallazgos, el Informe se realice una Superintendente
PAFT03-
Trasladar el Informe de Auditoría a la Final de Auditoría auditoría y en su Delegado (a)
13 Traslado para
dependencia o entidad competente. Documental debe ser Informe final se
Investigaciones
trasladado a la dependencia identifiquen Director (a)
Administrativas
o Entidad correspondiente. hallazgos.
ASFL02-Oficio
El Plan de Mejoramiento AIFT01-Ficha
deberá estar diligenciado por Técnica para
el vigilado en el formato Suscripción y
AIFT01. Una vez sea Cada vez que el aprobación del
allegado, el equipo auditor auditado allegue Plan de
Superintendente
15 Analizar y aprobar el Plan de Mejoramiento. revisa que las acciones de el Plan de Mejoramiento
Delegado (a)l
mejoramiento subsanen los Mejoramiento
hallazgos identificados en el respectivo. Base de datos
Informe Final de Auditoría de entidades
Documental. bajo
seguimiento

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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

ANÁLISIS DE TIEMPO

El tiempo promedio de la auditoría documental es de 30 días hábiles. En caso de requerir un plan de mejoramiento se requieren 14 días adicionales
para la revisión de este.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N.A.

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD
CAMBIARON EN EL CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
A través del memorando 3-2015-
012285 se solicitó la creación del Superintendente Delegado para la
Creación del documento 09/07/2015 1
procedimiento y su respectiva Supervisión Institucional
codificación.
A través del memorando 3-2016-
008690 se solicitó la creación del
formato AIFT40 denominado
Superintendente Delegado para la
Modificación de actividad Instrumento de Caracterización 06/05/2016 2
Supervisión Institucional
Proceso Cita Previa Entidades
Promotoras de Salud – EPS, el cual
se relacionó en la actividad 5.
A través del memorando 3-2016-
Superintendente Delegado para la
Modificación del documento 014329 se solicitó la modificación 09/09/2016 3
Supervisión Institucional
del objetivo, el alcance, el ámbito de

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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

aplicación, la normativa, las

actividades y el análisis de tiempo.
Adicionalmente, a través del
memorando 3-2016-013517 se
solicitó la creación de los formatos
de Informe preliminar y final de
Auditoría Documental, identificados
con los códigos AIFL05 y AIFL06,
respectivamente. Estos fueron
incluidos en las actividades 7, 10, 11
y 12.

Mediante memorando 3-2016-

016888 se aprueba la modificación.
A través del memorando 3-2016-
017980 se solicitó la creación del
formato Matriz Nombramiento
Gerentes Colombia, identificado con
Superintendente Delegado para la
Modificación de actividad el código AIFT43, relacionándolo en 20/10/2016 4
Supervisión Institucional
la política de operación número 4.
Se aprueba el ajuste del documento
mediante memorando NURC: 3-
2016-020045
A través del memorando 3-2017-
009135 se solicitó el ajuste del
procedimiento con la inclusión de
dos normas y de las políticas de Superintendente Delegado para la
Modificación de actividad 12/06/2017 5
operación 5, 6 y 7, adicional la Supervisión Institucional
modificación de la actividad No. 14
y el análisis de tiempo.

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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

Se aprueba el ajuste del documento

Modificación de actividad
Modificación de actividades
Modificación de actividades
mediante memorando NURC: 3-
2017-009236
A través del memorando 3-2017-
012408 se solicitó el ajuste de
actividades y registros del
procedimiento donde se indique el
AIFT01; en cuanto al formato
AIFT01 “Ficha técnica para
suscripción del Plan de
mejoramiento” se solicitó cambio del Superintendente Delegado para la
16/08/2017 6
título por: Ficha técnica para Supervisión Institucional
suscripción y aprobación del plan de
mejoramiento y adicionándole otras
celdas.
Se aprueba el ajuste del documento
mediante memorando NURC: 3-
2017-012746
A través del memorando 3-2017-
013563 se solicitó el ajuste de
normatividad, políticas de operación Superintendente Delegado para la
y actividades. Se aprueba el ajuste 01/09/2017 7
Supervisión Institucional
del documento mediante
memorando NURC3-2017-013622
A través del memorando 3-2017-
016313 se solicitó el ajuste de la
Superintendente Delegado para la
actividad 3 en la descripción y 24/10/2017 8
Supervisión Institucional
registro, y de la actividad 5 en su
registro.

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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

Se aprueba el ajuste del documento

mediante memorando NURC 3-
2017-016625

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