Tema 1: Administración de obra y Sistema Logístico

ADMINISTRACION DE OBRAS
La Administración de Obra es la planeación, organización, dirección y control de los
recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

La administración de proyectos también ocurre cuando se da un énfasis y una atención

especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto
de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que
actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los
recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y
tecnología.
La Administración de Proyectos, sirve para aprovechar de mejor manera los recursos
críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda
a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

1.1 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE OBRA

La Administración como ciencia procura siempre el máximo aprovechamiento de
los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la
administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.
Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por
qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son
determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los
recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados
de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.
La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y
proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades en obra.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y
definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los
grados de autoridad.
El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir al potencial humano
hacia las metas establecidas. Aquí se comunican y explican los objetivos a los
subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para
llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un
ambiente motivacional.
 Por último, se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido
en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario.

II. SISTEMA LOGÍSTICO

2.1 Definición de sistema
Un sistema es un conjunto de componentes que se relacionan con al menos algún otro
componente; puede ser material o conceptual.

2.2 Sistema logístico

Es el conjunto interrelacionado de estructuras orgánicas, políticas, normativa,
medios, recursos, procesos, métodos que permitan desarrollar cumplir los objetivos
de la función logística.

2.3 Objetivos del sistema logístico

Satisfacer los requerimientos de la entidad u organización.
Generar documentación pertinente de las adquisiciones realizadas
 Cotizaciones
 Requerimientos.
 Cuadros comparativos.
 Órdenes de compra.
 Ordenes de servicio.
 Pedido de comprobante de salida (PECOSA)

2.4 Subsistemas del Sistema Logístico.

2.4.1 Subsistema de Información: Su función es de captar, procesar y conservar la
información sobre los bienes y servicios en general y ejecución de obras,
proveedores que lo suministran, precio de mercado etc., necesarios por las
instituciones públicas para tomar la decisión que favorezca más al estado. Contiene
los siguientes procesos técnicos:
 Catalogación.
 Registro de proveedores.
 Registro y control.
 Programación y consultoría.

2.4.2 Subsistema de negociación: Mediante los procesos técnicos que comprende,

presenta opciones y condiciones para negociar bienes y/o servicios. Contiene los
siguientes procesos técnicos:
  Adquisición.
 Recuperación de bienes.
2.4.3 Subsistema de utilización: Orienta y coordina la movilización, el uso,
conservación y custodia de los bienes y servicios de obras ejecutadas, para una
adecuada utilización y preservación. Contiene los siguientes procesos técnicos:
 Almacenamiento.
 Mantenimiento.
 Seguridad.
 Distribución.

TEMA: PLANEAMIENTO LOGISTICO DE OBRA, MAPA DE PROCESOS

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

4.1ESQUEMA GENERAL DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO DE

LOGISTICA

FUNDAMENTOS DE LOGISTICA
Definición de logística. Es el conjunto de actividades de planificación, organización
y control de dichos recursos y los procesos inherentes a la producción.

La misión logística
La misión y criterios del éxito de la logística son determinar el propósito fundamental
o razón de ser de la organización logística, definiendo su dirección, derivarse de la
misión general y objetivos de la empresa, ser dinámico, incorporar conceptos que
involucren el mercado, nivel de servicio al consumidor, criterios de éxito, políticas y
capacidades a explotar.
 Análisis interno: Se debe hacer un análisis interno de la situación actual del
sistema logístico que resultará en un diagnóstico de sus fuerzas y debilidades. Este
debe incluir los productos y sus demandas, la estructura de la red logística,
sistemas de planeación y control, niveles de servicio al cliente, costos totales de
logística, utilización de activos, entre otros.

 Análisis externo: El análisis del entorno arrojará un diagnóstico de las amenazas

y oportunidades existentes. Entre los conceptos relevantes a incluir están los
mercados, tendencias de la industria, regulaciones ecológicas, regulaciones de
transporte, laboral, y de seguridad e higiene, la economía, evaluación de fuentes
de energía y tecnología.

 Objetivos: Los objetivos y estrategias de logística deben ser soporte y coherentes

con los objetivos y estrategias de la empresa, y particularmente, con los de
manufactura y mercadotecnia. El proceso para establecerlos es interactivo e
involucra todos los niveles de la organización.

 Indicadores de gestión: Estos indicadores se derivan de los objetivos

establecidos, deberán ser cuantificables, factibles y compatibles con los objetivos
de la organización, deben asociarse con los factores críticos de éxito como son:
calidad, tiempo de respuesta al cliente, y niveles de comunicación.

 Identificación de riesgos y elaboración de planes: Cada estrategia presenta

riesgos para su realización, debe analizarse el nivel de riesgo involucrado y los
principales afectados y determinarse un plan de contingencia para administrarlos.
La elaboración de planes alternos incrementará las posibilidades de éxito de las
estrategias.

 Planeando la implementación: Para manejar el riesgo del cambio deberán

tenerse en cuenta elementos tales como un plan detallado con fechas, metas,
puntos de control, roles y responsabilidades definidas, un programa de
comunicación de la estrategia a través de toda la organización, sistemas de
monitoreo y medición del desempeño y programas de capacitación requerida.

LOGÍSTICA EN OBRA
• ALCANCE
a) Planificación del flujo de recursos Ahorro de
b) Coordinación del flujo de recursos → tiempo y
c) Supervisión del flujo de recursos costos

• CARACTERÍSTICAS
a) Se encarga de los flujos de recursos para garantizar su disponibilidad.
b) Compuesta por actividades de apoyo a la producción.
c) OBJETIVO = Eliminar cuellos de botella.

• TIPOS DE LOGÍSTICA EN OBRA

a) Descentralizada: Proveedor → Frentes
b) Centralizada: Proveedor → CD → Frentes

¿CÓMO ES UNA DEFICIENTE LOGÍSTICA EN OBRA?

* Características:
a) Improvisada
b) No tiene un óptimo layout de obra definido
c) No tiene una adecuada gestión de almacenes
d) Pocos procedimientos y locales pre - establecidos

* Causas:
a) Planeamiento deficiente d) Mala Gestión
b) Mal diseño del layout e) Transporte de materiales dentro de
c) Falta de compromiso de los obra
proveedores

* Consecuencias:
a) Desperdicio de materiales
b) Desperdicio de mano de obra
c) Desperdicio de tiempo
d) Falta de Seguridad
e) Falta o sobre stock de inventarios
f) Interrupción del flujo de producción
g) Insuficiente planificación y procesos
logísticos no coordinados
h) Pérdida de materiales
i) Pérdida del margen de utilidad

* Soluciones:
a) Desarrollar con anticipación un adecuado layout de la obra y de obras provisionales.
b) Definir los sistemas de transporte y acarreo dentro de obra.
c) Gestionar un correcto almacenamiento (qué, cómo y dónde).
d) Uso de los EPPs y equipos de seguridad.
 e) Analizar las pérdidas.

• PLANEAMIENTO LOGÍSTICO EN OBRA

* En Compras:
Los requerimientos de materiales (RM) serán generados de acuerdo a la clasificación
de materiales por forma de pedido.
1. Materiales con stocks mínimos
Son aquellos materiales de alta frecuencia y rotación que se deciden manejar
mediante un mecanismo automático de reposición (SMM).
2. Materiales estándares
Son aquellos cuyo plazo de abastecimiento es menor al horizonte de previsión del
lookahead, por lo que sus requerimientos son generados a través del proceso de
Programación.
3. Materiales críticos
Son aquellos cuyo plazo de abastecimiento es mayor al horizonte de previsión del
lookahead, por lo que sus requerimientos son generados a través del Cronograma de
materiales críticos.

* En Ejecución:
1. Definir con anticipación los métodos constructivos, materiales y componentes a ser
usados en todas las etapas de ejecución.
2. Realizar el planeamiento = coordinación entre etapas, actividades y equipos.
3. Realizar el planeamiento de las actividades de apoyo = abastecimiento,
almacenamiento, transporte y circulación dentro de la obra.
4. Revisar:
• El Layout de obra, Las instalaciones provisionales y el transporte interno en obra
• Ubicación, distribución y espacio de los almacenes.
MAPA DE PROCESO DEL APROVISIONAMIENTO LOGISTICO

ISO
9001

APROVISIONAMIENTO

ADQUISICION MATERIA ALMACENAMIENTO

PRODUCCION

PRIMA
PROVEEDOR

CONTROL DE CALIDAD
 TRANSPORTE

COSTOS PLANEACION

NORMAS SATISFACCION AL CLIENTE

MAPA DE PROCESO DE PRODUCCION LOGISTICA

ISO
PRODUCCION 9001
APROVISIONAMIENTO

DISTRIBUCION
MATERIA TRANSFORMACION BIENES Y
PRIMA SERVICIOS

HUMANOS

RECURSOS FISICOS CONTROL

DE
ECONOMICOS CALIDAD

MAPA DE PROCESO LOGISTICO.

APROVISIONAMIENTO PRODUCCION DISTRIBUCCION

LOGISTICA DE LOGISTICA DE LOGISTICA DE

APROVISIONAMIENTO PLANTA O DISTRIBUCION
PRODUCCION

LOGISTICA
 Las operaciones logísticas se concretan fundamentalmente en tres procesos:
 Aprovisionamiento.
 Producción.
 Distribución.
TEMA 5: PLANEAMIENTO DEL ABASTECIMIENTO

1.1. PLANEAMIENTO
Se denomina como planeamiento a aquel proceso metódico que se diseña con la
misión de lograr un objetivo, poniéndolo en términos más simples, el planeamiento
implica la elaboración de un plan que nos permitirá llegar a la concreción de un fin
propuesto. También el concepto suele denominarse como planeación o planificación.
Entonces, será a través de justamente el planeamiento que una persona, una
empresa, un grupo, entre otros, se fijarán un objetivo dado y establecerán los
diferentes pasos y acciones que deberán transitar para poder llegar al mismo de
manera exitosa.

Normalmente el planeamiento de algo comienza con la identificación de un problema y

el análisis de las alternativas de solución al mismo.

1.2. ABASTECIMIENTO DE RECURSOS

Este proceso tiene como objetivo proveer a los distintos frentes de trabajo de los
recursos necesarios, en el lugar y momento oportuno. Actualmente, en las empresas
constructoras éste es el proceso logístico al cual se le ha dedicado mayor atención,
donde gran parte de las empresas visitadas utiliza softwares de apoyo y cuenta con un
flujo definido de responsabilidades.

2. PLANEAMIENTO DEL ABASTECIMIENTO

El adecuado planeamiento de las actividades, acciones tácticas o estratégicas del plan
integrado de negocio (PIN) es uno de los factores claves de éxito de las organizaciones.
A veces el costo total resultante de las decisiones adoptadas, se pierde conectividad
entre deseos, aspiraciones (como incrementar ventas, reducir costos, etc.) y las
acciones concretas para lograrlas.

En la etapa de diseño y elaboración de este plan es cuando disponemos de las mayores

oportunidades de impactar sobre los recursos necesarios, los costos involucrados,
influenciar la correcta implementación, ejecución de lo planeado, por ejemplo, en la
cadena de suministros (Ver figura 2).
 Figura 1 Cadena de suministros

2.1. ¿QUÉ ES UN PLAN DE ABASTECIMIENTO?

Se trata de un enfoque sistemático para planificar los abastecimientos de materiales y
servicios de terceros, asegurar su efectiva y eficiente materialización.
Una herramienta para ganar y registrar compromiso, apoyo de los clientes internos y
externos de abastecimiento. Es un plan concreto de acciones previstas con un
horizonte a mediano plazo (usualmente 12, 18 a 24 meses) en el que se definen:
 Los materiales y servicios de terceros que necesitará la organización (cantidad,
monto previsto) en el período en cuestión y los que no necesitará (ej.:
desinversiones, etc.)
 Cómo se necesitan (ej.: alquilar o comprar, completos o semi-terminados,
nacional o importado, etc.)
 Cuándo se necesitan (fechas, frecuencia)
 Recursos necesarios.

3. VENTAJAS
3.1. UN BUEN PLANEAMIENTO DE LAS COMPRAS IMPLICARA

 Mejores comunicaciones, claves para mejores negocios de la empresa y

servicios del área.
 Mayor pro-actividad, foco en lo estratégico, lo más importante. Menos
emergencias, compras urgentes.
 Mejor uso de los recursos y utilización del capital de trabajo (menores stocks,
bienes en tránsito, etc.).
  Un adecuado manejo de la demanda interna y externa (base y variaciones).
Mejor preparación y ejecución ante diferentes escenarios.
 Mejor “timing” que resultará más favorable a la empresa (ej: minimizar compras
en picos de demanda, maximizar contra-estación, etc.)
 Mayor flexibilidad, adaptabilidad, resiliencia de la cadena de suministros a dichas
variaciones.
 Las requisiciones de compra no resultarán una sorpresa para el comprador sino
el “kick-off” de la estrategia definida, acordada (salvo imprevistos, urgencias)
 Mejor manejo del capital de trabajo. Reducción del TCO (costo total de la
propiedad) de los bienes y servicios involucrados y de la carga administrativa
para satisfacerlos (reducción y nivelación de los recursos involucrados)
 Mejor servicio al cliente interno y externo.
 Permitirá “conectar” la estrategia de suministros con las cuestiones tácticas y
operativas de las demás áreas

TEMA 7: ADMINISTRACION DE ALAMACENES- DOCUMENTOS

CONCEPTO.
La administración de almacenes, es la función administrativa que comprende
actividades y procedimientos relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribución,
medidas de salvaguarda y control de los bienes de consumo.
Los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía.

BIENES FUNGIBLES.
Son los bienes que se consumen con el uso inmediato, pierden su valor o cambian de
forma, en una gran cantidad de casos no pueden ser utilizados nuevamente, a este
grupo pertenecen los bienes que tienen vida útil estimada inferior al periodo (un año).
Son bienes desechables, reemplazables y no son sujetos a revalorización técnica y
contable.

CATALOGACIÓN. Es la elaboración de listas de bienes codificados y clasificados

según un orden lógico, que faciliten la consulta y control de los materiales y sus
existencias.
CLASIFICACIÓN.
Es agrupación de bienes de acuerdo a sus características afines, que permite facilitar
su identificación y su ubicación. Estas características pueden ser: volumen, peso,
aspecto, composición química, frecuencia de rotación, grado de peligrosidad, etc.
CODIFICACIÓN.
La codificación de los bienes consiste en asignar un símbolo a cada rubro de bienes o
materiales, para permitir su clasificación, ubicación, verificación y manipulación.

ESPECIFICACIÓN.
Es la descripción detallada de un artículo, tal como sus medidas, formato, tamaño, peso,
etc. Cuanto mayor sea la especificación, se contará con más información sobre el
artículo y menos dudas con respecto a su composición y características. La
especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea
precisa del material que se comprará. Facilita la inspección al recibir el material, el
trabajo de ingeniería del producto, etc.

ESTANDARIZACIÓN.
Significa establecer estándares similares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización
hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita
tener en existencia cientos de tornillos diferentes.

GESTIÓN DE EXISTENCIAS.
Es la solicitud de compra de bienes que se realiza, en un momento previo a quedar sin
existencia; tiene como finalidad el prever la continuidad del suministro a los usuarios y
evitar la interrupción de las tareas.

INGRESO.
Es la instancia posterior a la recepción de los bienes, donde el Responsable de
Almacenes realiza el registro de ingreso a almacenes.

INVENTARIO.
Es el recuento físico de los bienes de uso y consumo institucional que será realizado
para actualizar la existencia de los bienes por cualquiera de los métodos aceptados. Es
la verificación física de los bienes, en una fecha determinada con el fin de asegurar su
existencia real.

MATERIALES Y SUMINISTROS.
Agrupa la variedad de insumos y suministros requeridos para el desempeño de las
actividades administrativas. Incluye materiales de oficina; materias primas y materiales
para la construcción; productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio; y en general
todo tipo de materiales y suministros que contempla el Clasificador Presupuestario.

NORMALIZACIÓN:
Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La
palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

PROCEDIMIENTO.
Sucesión cronológica y secuencial de operaciones administrativas relacionadas entre
sí, que describen cada una de las tareas.

RECEPCIÓN.
Es la primera fase del ingreso de bienes a la entidad, donde se verifica la
documentación, especificaciones técnicas, cantidad, funcionalidad y otros.

SALIDAS DE ALMACÉN.
Es la distribución o entrega física de los materiales y suministros.

SALVAGUARDA.
Comprende actividades de conservación y protección para evitar daños, mermas,
pérdidas y deterioro de las existencias, así como para lograr la identificación fácil, segura
y la manipulación ágil de los bienes.

SIMPLIFICACIÓN.
Es la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad,
cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación ya
que favorece la normalización.

SOLICITUD DE ALMACÉN.
Formulario o documento que llenan los Servidores para obtener materiales o suministros
del almacén.

SIGMA.
Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa.

FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE ALMACENES.

Las funciones son las siguientes:
a) Administrar el Almacén observando el cumplimiento de las tareas relacionadas con:
ingreso del bien en almacenes, registro, almacenamiento, distribución, aplicación de
medidas de salvaguarda y control de bienes.
b) Recepcionar los bienes y materiales contratados velando por el cumplimiento de las
especificaciones técnicas, la calidad, cantidad, tiempo de entrega, garantías y otras
determinadas en la Orden de Compra o contrato.
c) Mantener un stock mínimo de materiales, para una provisión oportuna
d) Mantener actualizados los inventarios de materiales.
e) Mantener en perfecto estado de conservación los materiales y bienes que se
encuentran bajo custodia y responsabilidad de almacenes.
f) Clasificar todos los bienes no fungibles, de acuerdo a normas y procedimientos bajo
custodia y responsabilidad de almacenes.
g) Atender solicitudes de bienes verificando la existencia, calidad, cantidad y
características de los bienes a entregar o informar de su inexistencia.
h) Registrar información del movimiento y generar reportes de ingresos y salidas,
i) Controlar y mantener registros del ingreso, salida y saldos de existencia, control de
inventarios y elaboración de informes.
j) Custodiar la documentación que se genere en la Unidad.

ALMACÉN.
Inmueble para depósito, recepción, revisión, manejo, salvaguarda, suministro y control
de recursos materiales.

ALMACENAMIENTO.
Es la correcta ubicación de los bienes de consumo, en el espacio físico asignado al
interior del almacén, con la finalidad facilitar la conservación, manipulación, salvaguarda
y entrega de los bienes que ingresan.

DISEÑO DE ALMACENES.
Siguiendo el pensamiento lean, el tamaño de los almacenes debe aspirar a ser el
estrictamente necesario para el flujo de trabajo. Almacenes demasiado amplios deben
limitar su zona de trabajo para ahorrar tiempos y los que están saturados deben plantear
la búsqueda de unas instalaciones más adecuadas

El diseño de almacenes es una actividad especializada, sobre la que ofrecemos algunos

comentarios generales:
  El uso de planos arquitectónicos permite visualizar los almacenes, lo cual facilita
su diseño.
 Los almacenes deben ser diseñados en términos de metros cúbicos y no de
metros cuadrados, ya que el espacio vertical puede ser convenientemente
utilizado de manera de aumentar al máximo el volumen de almacenamiento sin
aumentar la superficie requerida.
 El almacén debe planificarse de manera que el ambiente de trabajo resulte
agradable y se facilite el crecimiento futuro.
 La buena iluminación agiliza la localización de materiales, evita robos y reduce
accidentes.
 La perdida de los inventarios puede ser fatal para una empresa. Un buen sistema
de detección y extinción de incendios protege los inventarios.

UBICACIÓN DE LOS ALMACENES

También es muy importante la ubicación de los almacenes teniendo en cuenta varios
factores, su importancia depende si nuestra empresa es distribuidora o productora.
Estos factores son: acceso al transporte, proximidad con el cliente, disponibilidad de
acceso y costes de la mano de obra.
ZONAS DE UN ALMACÉN
Podemos separar varias zonas de un almacén, dependiendo de qué fase del proceso
se encarguen. Su definición es tan evidente que sólo las nombraremos:
 Zona de recepción
 Zona de almacenamiento
 Zona de preparación de pedidos
 Zona de envío o despacho
 Zonas auxiliares

EL CONTROL DEL ALMACÉN

Se realiza mediante mediciones de entradas y salidas en cuanto a dos formas: periódica,
en la cual se buscan objetivos semanales, mensuales y de rotación, en esta se analiza
el ejercicio económico de todo el año, comprobando las unidades que no pudimos dar
salida y comparándolo con otros años.

EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
Es una parte del almacenamiento que se encarga de la gestión del flujo de materiales.
Son la parte básica para el funcionamiento del almacén y por lo tanto es posible que
podamos obtener más mejoras diarias en esta sección que en el diseño del almacén
donde es más difícil concretar mejoras y serán puntuales.

TIPOS DE ALMACENES
Podemos distinguir varios tipos de almacenes según su diseño y gestión:

ALMACÉN CONVENCIONAL
El sistema de almacenamiento convencional consiste en utilizar bloques
empaquetados sobre palets. Permiten su disposición en estanterías y su transporte
mediante toros o transpaletas.

ALMACÉN COMPACTO
El concepto almacén compacto se define como un sistema en el cual nuestros
recursos almacenados están dispuestos de manera homogénea.

ALMACENAJE DINÁMICO
El sistema de almacenaje dinámico está basado en estanterías dinámicas diseñadas
para almacenar paquetes paletizados, a través de rodillos y ligeras pendientes los
paquetes se pueden mover en la propia estantería móvil para facilitar su extracción.
Existen varias formas de ponerlo en práctica:

El sistema tradicional en el cual los paquetes se desplazan por gravedad, el pasillo de

carga está ligeramente más elevado que la parte opuesta, de descarga, mediante unos
rodillos los paquetes llegan de un extremo a otro de la estantería.

El sistema push back tiene solo un pasillo que sirve para carga y descarga, la paleta del
carrito empuja los paquetes al fondo y luego se retiran los más recientes primero.

El sistema combinado mezcla los dos anteriores con niveles dinámicos en un sentido
que alimentan puntos de picking dinámicos en el contrario.
ZONIFICACIÓN DE ALMACENES
En este tema identificaremos, las zonas del almacén, Zonificación de almacenes,
organización del almacenaje y las ubicaciones que deben tener los productos, según su
naturaleza, teniendo en cuenta que no todos los almacenes son iguales, ni en todos se
deben realizar las mismas operaciones. Por tal motivo, no todos tendrán las mismas
zonas, ni la misma distribución. Sin embargo, se puede afirmar que existen zonas
comunes en los distintos tipos de almacenes. Las zonas del almacén dependen tanto
del acceso como de salida de la mercancía, es por esta razón que las bodegas y zonas
deben ser adaptables a las necesidades de instalación de estantería, ubicación de
monta cargas y de producto.

ZONAS DEL ALMACÉN

 Zona de carga y descarga.
 Zona de recepción.
 Zona de almacenaje.
 Zona de preparación de pedidos.
 Zona de expedición.
 Zona de oficina y servicios.
 Otras zonas especializadas.
 Zona de Cuarentena.
 Zona de envasado.
 Zona de espera .
 Zona técnica.

SISTEMAS DE GESTIÓN DE ALMACENES

Por último, los sistemas de gestión de almacén son programas informáticos que nos
permiten la gestión operativa de nuestros almacenes. Todos los productos están
identificados con un código que nos permite a través del software localizarlo en el
almacén y conocer su estado.

Nos referimos a este sistema como ‘’WMS’’, proveniente de sus siglas en inglés

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales
que representan los procesos principales Planificación y Organización y Manejo de la
información y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca
la recepción, el almacén y el movimiento.
 PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que
tiene que brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos
generales que contempla la estrategia de la compañía, en aras de potenciar las ventajas
competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos
que se deben realizar en el proceso de planificación y organización se encuentran:

MOVIMIENTO DE MATERIALES.

El movimiento de materiales es el proceso que estos siguen desde su llegada a los

almacenes hasta su despacho.

 Los materiales deben tener localizaciones físicas específicas que permitan las
actividades normales de almacén, como son la entrada y salida de inventario y
la realización de inventarios físicos, para permitir un adecuado movimiento de
materiales es aconsejable:
 Planificar, siempre que sea posible, un flujo de materiales en línea recta
(recepción, almacenamiento, despacho).
 Separar las áreas de recepción y despacho de materiales.
 Considerar áreas separadas físicamente para materiales dañados, reparables o
no, que esperan ser enviados a reparar o que acaban de ser reparados.
 Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento
en áreas especialmente acondicionadas para tal fin.
 Diseñar los pasillos de circulación (aunque no sean espacios productivos) lo
suficientemente anchos para permitir la circulación de montacargas y otros
vehículos. Todos los pasillos secundarios deben fluir a un pasillo principal.
  Indicar claramente el sentido y las velocidades máximas de circulación en los
pasillos, a fin de reducir el riesgo de accidentes. Un buen sistema de señalización
es una excelente inversión.
 Establecer áreas especialmente protegidas para materiales valiosos.
 Construir las plataformas de descarga a la altura de los vehículos de transporte
típicos.
 Las puertas de acceso y salida de los almacenes deben ser fácilmente
manipulables por los operadores de los vehículos de movimiento de materiales.
 Disponer de suficiente espacio en el área de recepción de materiales para el
control de calidad.

PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN

Funciones del depto. de planeación y control de inventarios

Los inventarios representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los
negocios. Este valor incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos
necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta.

El departamento de planeación y control de inventarios debe tener las siguientes

características y funciones dentro de la organización:

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

 Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de Control Interno.
 Preparar informes periódicos con el resultado del trabajo, las conclusiones
alcanzadas.
 Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
 Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de
acuerdo a las disposiciones legales.
 Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente,
modificando los kárdex y las cuentas correspondientes.
 Revisar que exista un sistema de costos completo, actualizado y adecuado a las
condiciones de la empresa.
 Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.
 Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes
periódicamente.
 Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
 Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las
óptimas.
  Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del
manejo de los inventarios y que esté difundido.
 Verificar manualmente si las cantidades en inventarios que representan
productos, materiales y suministros propiedad de la empresa están en
existencia, en tránsito, en depósito, en almacenes de terceros, o en
consignación.
 Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado,
al que sea mas bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
 Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados,
sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en
la contabilidad.
 Determinar la existencia de gravámenes por prendas o garantías o por cesión
de los inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si dichos
gravámenes aparecen claramente consignados en los estados financieros o en
las notas relativas a los mismos.
 Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en
cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda
uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.
 Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de
materiales y demás elementos constitutivos del inventario.
 Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor
para determinar existencia.

CONTROL DE CADUCIDADES
Existen opiniones encontradas al respecto de comprar por volumen o comprar la materia
prima conforme se vaya necesitando. La experiencia nos ha mostrado que dadas las
circunstancias de cercanía y conveniencia, es mejor no comprar material perecedero
por volumen sino hacer que el proveedor nos entregue sus productos en pequeñas
remesas o comprarlo y escogerlo nosotros mismos, esto permitirá contar siempre con
materia prima de óptima calidad y la preferencia del cliente.

Por otro lado, la compra por volumen nos abre la posibilidad de obtener mejores precios
por nuestros productos. En sí, lo recomendable es comprar por volumen los productos
con caducidad mayor a 5 días. Los más frescos como la carne, el pollo, cerdo,
pescados, mariscos y las verduras de poca duración en refrigerador se deberían
comprar diariamente, dependiendo de la necesidad de la empresa y de la motivación
del empresario para llevar a cabo todas las acciones tendientes a ofrecer productos de
la máxima calidad.

 Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la

mercancía.
 Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricación y
caducidad, esto es en casos específicos como la cerveza, refresco, y de
algunos otros productos si es el caso.
 Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual será revisado
semanalmente por el encargado de almacén y verificado por la gerencia.
 La mercancía con caducidad más próxima es la primera a la que se le dará
salida y será dada de baja en el control de caducidades una vez se haya
transferido a algún departamento.
 No se recibirá por ningún motivo mercancía de baja fecha de caducidad se
levantara un reporte de incidencia al proveedor y se avisará a la gerencia, chef
ó jefe de piso.
 Revisar el control de caducidades de las demás áreas, presionando en que se
lleve semanalmente y haciéndoles selectivos para verificar que todo este en
orden.
 El acomodo de la mercancía perecedera y con fecha de caducidad debe ser
con forme a esta, los productos mas a la mano serán los que tengan la
caducidad más próxima, para el momento de hacer transferencias dar la
mercancía con la menor fecha de caducidad.

CONTROL DE MERMAS
La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente los
costos de ventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sería
desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. La realidad es que la única merma
aceptable es del 0%: aunque se trate de una utopía el conseguirlo, nuestro objetivo
siempre debe estar orientado hacia el estándar más alto y no ser indulgentes con la
obtención de nuestras utilidades. Para su control se recomiendan las siguientes
acciones:

 Se llevará un control de todas las mermas que haya por departamento en el

formato correspondiente, anotando el motivo de la merma.
  Semanalmente se llevara a cabo la revisión de las mermas con el jefe de
departamento, firmando la revisión (formato) y siendo verificada por la
gerencia.
 Las mermas generadas por el mal manejo de mercancía o por mal uso de
productos deberán ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las
decisiones pertinentes en cada caso.
 Las mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la
operación se registrarán en un reporte de incidencias y se notificará al
proveedor, tratando de llegar a un acuerdo para el cambio físico de dicha
mercancía.
 Se llevará un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el
cual será revisado semanalmente con la gerencia para tomar las decisiones
pertinentes.
Se atacarán inmediatamente las mermas producidas por errores del personal, teniendo
como prioridad las de mercancías caras y las que se tengan como reincidencias en
varios departamentos según el formato de control.

PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN

1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado para ella
en el almacén.

2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.

3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y

deterioro del producto.

4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté
en orden (checar la mercancía que más se utiliza).

5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos en
sistema.

6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad y

salida a los de más cercana caducidad.

7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta
(artículos o productos hijos).

8. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán realizar mediante

el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona
que realiza el pedido de mercancías.
9. Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser registrada en
el sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en el departamento al que se haya
hecho la transferencia.

NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

DISPOSICIONES GENERALES
1. El proceso de almacenamiento comprende:
i) la recepción
ii) la verificación y control de calidad
iii) el internamiento
iv) el registro y control
v) la custodia y almacenamiento

2. El proceso de distribución comprende:

i) la formulación del pedido
ii) la autorización de despacho
iii) el acondicionamiento de materiales
iv) el control de materiales
v) la entrega de materiales
La verificación se efectúa a través del inventario físico y sus resultados permiten realizar
acciones de baja de bienes y reposición de stock.

3. Por el principio contable de “Unidad de Almacén” todo el bien incorporado en el

registro contable de la Municipalidad por el almacén central o con participación de éste.
La Sub Gerencia de Contabilidad no procederá al registro de bienes ingresados sin
intervención del almacén.

NORMAS ESPECIFICAS
El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas;
destinadas a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la
producción de servicios o de bienes económicos. Las actividades que en él se realizan
esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de Abastecimiento
denominados Almacenamiento y Distribución. En cada obra que ejecuta la
Municipalidad por Administración Directa el almacenero tendrá a su cargo la
organización e implementación de uno o más almacenes para la custodia temporal de
los bienes que suministra.
RECEPCIÓN
1. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento
en que los bienes han llegado al local del almacén y termina con la ubicación de
los mismos en el lugar designado para efectuar la verificación y control de
calidad.
2. La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos (Orden de Compra y
Guía de Remisión u otro documento análogo).
3. Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutarán conforme a lo
siguiente:
 Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los registros,
sellos, envolturas, embalajes, etc., a fin de informar sobre cualquier anormalidad.
 Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y asegurarse de anotar
las discrepancias encontradas en los documentos de recibo.
 Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guías y en el exterior del
mismo bulto. Esta acción no será necesaria cuando el número y características
de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificación cuantitativa sin
problema alguno.
 Anotar en la documentación de recibo:
Nombre de la persona que hace la entrega.
Nombre de la persona que recibe la mercadería.
Número de placa del vehículo utilizado en el transporte (cuando sea pertinente). Fecha,
horade recepción y firma.
VERIFICACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD
Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un
lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje; comprende las
acciones siguientes:
1. Retirar los bienes de los embalajes.
2. Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y verificar su contenido en
forma cuantitativa y cualitativa.
3. La verificación cuantitativa se efectuará para comprobar que las cantidades
recibidas son iguales a las que se consignan en la documentación de recibo. Incluye
las comprobaciones dimensionales de identificación, tales como: longitud,
capacidad, volumen, peso, gravedad, presión, temperatura, etc.
4. La verificación cualitativa, denominada control de calidad se realizará para
verificar que las características y propiedades de los bienes recepcionados estén de
acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas.
5. La verificación y control de calidad se efectúa en presencia de la persona que
hace la entrega cuando la cantidad y características de los bienes permitan realizar
la verificación cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción.
1. Si por el número y características de los bienes recepcionados fuera necesario
mayor tiempo para efectuar la verificación y control de calidad, el almacenero
suscribirá la guía respectiva dando conformidad sólo por el número de bultos
recibidos y el peso bruto respectivo.
2. Tratándose de bienes que por sus características ameritan ser sometidos a
pruebas de conformidad, las pruebas o exámenes serán encargadas por
especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros organismos del
sector público, y excepcionalmente a las del sector privado.
3. La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable de almacén en
el rubro respectivo de la Orden de Compra y guía respectiva. Se sustenta en la
verificación que este realice o con el informe favorable de las pruebas de
conformidad a que se refiere el literal anterior. (De acuerdo al tipo de insumo puede
corresponderle a la Sub Gerencia de Logística o al Ing Residente y Supervisor de
Obra efectuar el control de calidad, a fin de garantizar la calidad de los materiales).
INTERNAMIENTO Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares
previamente asignados. Se ejecutarán las labores siguientes:
1. Agrupar los bienes según su tipo, período de vencimiento, dimensión, etc.
2. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de
almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna.
3. Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje
diferentes.
4. En casos que los espacios disponibles resulten reducidos, se procederá a
internar el íntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones.
5. Si el almacén no cuenta con los equipos o ambientes especiales, para la
conservación de determinados bienes, éstos se internarán en el Almacén
Central. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos últimos. El
almacenero de Obra efectúa la constatación del ingreso y da conformidad al
mismo.

REGISTRO Y CONTROL
1. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se procederá a registrar su
ingreso en la tarjeta de control visible de almacén (Formato N° 04), la misma que
será colocada junto al grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes que
proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra se
procederá previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacén
(FormatoN°01).
 2. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra-Guía de Internamiento
(Formato N°08) o Nota de Entrada a Almacén (Formato N° 01) será remitida al área
respectiva para efecto del registro del ingreso en la tarjeta de existencia valorada de
almacén-Kardex(Formato N°03).
3. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican
conforme al procedimiento establecido en el "Manual de Codificación del Patrimonio
Mobiliario del Sector Público", aprobado con Resolución Jefatural Nº 126-89-INAP-
DNA, modificado por la Resolución Jefatural Nº127-89-INAP-DNA

CUSTODIA
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados
conserven las mismas características físicas y numéricas en que fueron recibidas. Las
acciones concernientes a la custodia son las siguientes: Protección a los materiales:
está referida a los tratamientos específicos que son necesarios a cada artículo
almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia,
temperatura, etc. Las técnicas por aplicar serán las estipuladas en normas técnicas,
manual del fabricante u otros textos especializados.
CONTROL DE MATERIALES
En cada almacén se establecerá un control de salida de materiales el que será
encargado al personal de almacén. Cuando el material de la obra es prestado y remitido
a otra obra, por disposición del residente de obra, el chofer que traslada el material,
presentará al otro almacenero copia del formato cargo de transferencia interna,
materiales y otros (Formato N° 5). El almacenero de destino efectuará las
constataciones que en ejercicio de sus funciones deba realizar y colocará en el control
visible de almacén (Formato N° 4) el ingreso del material en calidad de préstamos, para
posteriormente hacer la misma operación cuando el material que pidió en su oportunidad
y que por razones de retraso, recién llegó e ingresó al almacén. En este caso el Ing.
Residente de la obra de destino, devolverá el material prestado. La misma operación
sucederá, cuando el almacén central atienda requerimientos según su stock existente a
los residentes de obras, el cual una vez que la Sub Gerencia de Logística, atienda los
requerimiento de los materiales, según el expediente técnico, el residente de obra
devolverá los materiales prestados por el almacén central, si es que no han sido
deducidos de su presupuesto de obra.

TEMA 9 : ABASTECIMIENTO DE RECURSOS EN CONSTRUCCION MANO

DE OBRA, MATERIALES,EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
PLANIFICACIÓN DE LA LOGÍSTICA
La planificación es el primer proceso desarrollado en una obra de construcción y se
inicia cuando el proyecto se encuentra en etapa de estudio. Este involucra una serie de
actividades que permiten definir aspectos claves en la logística interna de una obra,
como los recursos, proveedores y plazos, entre otros.
Desde el punto de vista logístico, es fundamental que la empresa sea capaz de prever
desde el período de estudio del proyecto, las variables críticas en la ejecución, como los
recursos que deberán adquirirse con mayor anticipación, el layout de bodegas y los
procesos internos relacionados con la logística.

PROCESOS LOGÍSTICOS

 Abastecimiento:
Éste es un proceso que puede convertirse en crítico en numerosas obras de
construcción, debido a la influencia de variables que no sólo dependerán de la empresa,
sino también de proveedores o distribuidores. Por este motivo, se le asigna gran
importancia al cálculo de recursos y programación de actividades anticipada.
 Recepción:
Si bien este proceso parece trivial, puede generar graves problemas si no se realiza
adecuadamente. Es por este motivo, que al inicio de la obra en algunas empresas se
elabora un documento en el cual se describen las distintas funciones del equipo de
bodega y los procedimientos para revisar, almacenar los materiales, y también para el
manejo de documentos.
 Entrega y Distribución:
Respecto a la entrega de recursos hacia el frente de trabajo, se observó que rara vez
se define con anticipación el layout de bodegas o el mecanismo de entrega, ya que
generalmente esto se decide cuando se inicia la obra y depende básicamente de la
experiencia del profesional a cargo. Planificar adecuadamente este proceso puede
permitir a la empresa disminuir considerablemente las pérdidas de material en terreno,
ya sea por mal uso o robos.
 Administración de Bodega:
Éste es un proceso de apoyo a la gestión, que comprende actividades relacionadas con
la recepción, entrega y distribución de recursos. Respecto a esto, en algunas empresas
durante la etapa de planificación se definen sistemas informáticos de apoyo,
procedimientos de control y reportes requeridos. Todo esto hace posible una mejor
administración y un control riguroso sobre el uso de recursos.
 Compras:

Es la operación que se propone suministrar bienes o servicios en los

términos, normas o especificaciones que se le soliciten, o que marque el proyecto en
las mejores condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de dinero

 Comprador:
Es la persona con la facultad de cubrir las necesidades por medio de una compra de un
bien o servicio, demandado o solicitado por un departamento o persona que pertenecen
a la empresa.
Por lo tanto, el área de compras es la encargada de todas las adquisiciones de la
organización, como son; materiales para construcción, servicios (subcontratos y
similares de obra), y otras adquisiciones de operación (no aplicadas a obra
directamente), en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.

ABASTECIMIENTO DE RECURSOS

¿QUÉ ES EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO?

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos,
normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados la gestión
eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las
entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribución o suministro, empleo y
conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas para
atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal
desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos
productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública.
Este proceso tiene como objetivo proveer a los distintos frentes de trabajo de los
recursos necesarios, en el lugar y momento oportuno. Actualmente, en las empresas
constructoras éste es el proceso logístico al cual se le ha dedicado mayor atención,
donde gran parte de las empresas visitadas utiliza softwares de apoyo y cuenta con un
flujo definido de responsabilidades.

Objetivos del área de Abastecimiento:

 Generar utilidades en base a la reducción de costos en todo el proceso de
compra (incluyendo la compra misma) respetando los estándares de calidad
que demanda el proyecto, con el fin de mantener la empresa competitivamente
en operación.
 Contribuir con la ejecución y operación de los trabajos de construcción
en tiempo y forma generada por la planeación estratégica de adquisiciones en
su proceso total.
 Relación con proveedores que generen un desarrollo compartido por medio
de negocios, alianzas y capacitación, entre otros.
 Generar imagen ocasionada por las buenas prácticas comerciales basado
en valores éticos y morales.
 Responsabilidades del área de Abastecimiento:
 Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma
 Elegir, tratar y negociar con proveedores
 Investigar, cotizar, analizar y actualización de precios.
 Poner en circulación órdenes de compra y su seguimiento
 Recepción, revisión custodia y entrega de adquisiciones
 Aseguramiento de la calidad
 Medios de transporte (búsqueda de soluciones y costos)
 Control de proveedores (cuentas por pagar)
 Control de inventarios y almacenes
 Logística de compras y almacenes
 Otros menores

El proceso de compra
El proceso de compra se inicia cuando cualquier área de la organización requiere algún
bien o servicio y lo solicita por medio de una requisición, de ahí en adelante se construye
una dinámica de procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el
proceso es complejo, porque no solo consiste en comprar por comprar, sino hacer un
despliegue de estrategias bien planeadas y organizadas para lograr
un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa,
pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfacción de los clientes.
El arte de comprar, es saber negociar, valiéndose de todas las herramientas adquiridas
en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "cómodos"
para la organización de los mejores materiales y servicios en el mercado (calidad), con
facilidades crediticias (créditos, tiempos y montos), con la mejor atención (servicio), y
finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitación, infraestructura,
negocios y alianzas, entre otros).

El proceso de compra en la empresa constructora lo integran las siguientes

actividades
 El requerimiento de materiales.
 Registro y clasificación de requisiciones
 Localización de proveedores
 Solicitud de cotizaciones
 Análisis de cotizaciones y presupuestos
 Selección de proveedores y negociaciones
 Elaborar órdenes de compra, poner en circulación y dar seguimiento a estas
 Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales
 Seguimiento de procesos de proveedores, revisión y pago de facturas
Otras actividades indirectas del proceso.
 Control de inventarios
 Control de cuentas por pagar a proveedores
 Generación y transferencia de información a contabilidad
 Generación y transferencia de información a gerencia de proyectos
 Entre otras.

A continuación se presenta un gráfico de actividades del proceso de la compra más

detallado para posteriormente analizar concepto por concepto, sus definiciones y sus
formas.

El proceso descriptivo de la compra

1.- LA REQUISICION DE COMPRA (REQUERIMIENTO)
Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus necesidades materiales o de
servicios para poder operar correctamente en función de un proyecto definido, por su
origen y naturaleza la requisición puede ser de dos tipos.

a) Requisición directa. Es aquella que está ligada totalmente a un proyecto

constructivo (producción) y está reflejada en el presupuesto de obra, como son
materiales, subcontratos y mano de obra.
b) Requisición indirecta. Son aquellas que no se relacionan directamente
con los procesos de producción (obra), pero que contribuyen a la
operación de todos los procesos de trabajo de la organización.

EL REGISTRO Y CLASIFICACION DE REQUERIMIENTOS

El comprador deberá contar con sistemas que lo ayuden a clasificar este tipo de
documento de acuerdo a su origen y naturaleza para su registro, esto depende de
muchos factores y políticas de la organización, pero sobre todo al tipo de sistemas
informáticos con los que se cuenten. Un sistema informático sofisticado, en automático
cumple con esta función el cual relaciona la información en cuadros de interfase, los
sistemas deberán estar adaptados para dar información inmediata del estatus de las
requisiciones
Algunos criterios de registro:
 Por proyecto
 Por obra
 Por solicitante
 Por tipo de compra
 Por plaza
 Por concepto de obra
 Por folios

Localización de proveedores (fuentes)

La investigación para la localización de proveedores hoy en día es más rápida y
eficiente, por los avances tecnológicos y la principal fuente es el internet. La cual nos
arroja información a nivel local, regional, e internacional, pero para su localización hay
que tomar estrategias y planes de investigación, por lo tanto enumeraremos las
principales fuentes de información para nuestro propósito:

 Medios electrónicos.
 Medios escritos
 Medios personalizados.
  Recomendaciones (por compañeros de trabajo, proveedores, subcontratistas,
amistades etc., etc.)

Formas de contacto con los proveedores

 Entrevista directa con vendedores y representantes de ventas
 Asistencia a ferias y exposiciones comerciales del sector
 Por recomendación
 Por concurso o por invitación

Solicitud de cotización
La solicitud de cotización es el documento enviado al proveedor para requerirle o
solicitarle su cotización o presupuesto de un bien o servicio, con la intensión de su
adquisición por medio de una compra. Este documento y proceso juega un papel muy
importante ya que esta depende de una buena cotización del proveedor, debe de reflejar
de alguna manera, la imagen de la organización, su profesionalismo, su tamaño, y su
proyección, con datos reales o estimados, ya que una buena relación comercial inicia
en este paso del proceso.

RECEPCION, EVALUACION Y SELECCIÓN DE COTIZACIONES O

PRESUPUESTOS
La cotización es el documento enviado por el proveedor al área de compras como
respuesta a una solicitud de cotización, en la cual hace su propuesta de venta de un
bien o servicio y que según él, son las condiciones más ventajosas para la organización
respecto de precio, calidad y políticas de venta.

Para la selección de cotizaciones deberán considerar elementos

de competitividad del proveedor como son:
 Precio
 Calidad
 Servicio
 Flexibilidad y facilidades (créditos, montos y tiempos)
 Otros (fianzas, seguros, garantías entre otros)
Es importante incluir o apoyarse para este tipo de evaluaciones y análisis, a áreas
especializadas de la organización para intercambio de criterios y enfoques sobre la
cotización, áreas como diseño, presupuestos, calidad, supervisión entre otras.

Las negociaciones
Una vez terminado el proceso de análisis, evaluación y selección de presupuestos, se
procederá a negociar, pero para esto, se requiere de experiencia, criterio, capacidad de
análisis, diplomacia y tolerancia, pero sobre todo, sentido común.
La esencia de la negociación es llevar el precio a situaciones o áreas cómodas y
razonables para la organización, siempre tomando en cuenta que un negocio es parte
de dos o más individuos y que la equidad es parte fundamental para el éxito comercial,
que generará una relación cordial y de respeto en un marco de cooperación.
Los aspectos que se deberán negociar.
 Costos y utilidades (del proceso y la compra misma)
 Calidad
 Montos y plazos crediticios
 Servicios (tiempos de entrega, transportes, condiciones de entrega etc.)
 Asistencia (puntual y oportuna)
 Devolución, reposición, garantías y fianzas
 Estabilidad de ofertas y mejoras de las mismas
El comprador deberá generar estrategias de negociación bien fundamentadas,
planeadas y dirigidas, con el objeto de lograr objetivos y metas para el éxito de este
proceso.

Selección del proveedor

Este se da en función a los resultados de las negociaciones, aquel que dio las mejores
ventajas para la organización en términos competitivos.
Aquel (proveedor) que a partir de cumplir con las exigencias, cubrió las necesidades de
la empresa ofreciendo ese plus, reflejado en cualquier concepto de negociación y que
cumple con todos los requisitos.

Requisitos de influencia para la selección de proveedores.

 Requisitos económicos - financieros (precio, créditos y solvencia)
 Requisitos técnicos - calidad, infraestructura y producción
 Requisitos administrativos - aspectos legales y administrativos
 Requisitos de desarrollo - cooperación y desarrollo
 Recomendaciones organizacionales
El proveedor es una persona o empresa que suministran bienes o servicios por medio
de una venta, generada por una compra de la empresa, por lo tanto este, deberá proveer
de calidad, de rentabilidad y de desarrollo, por eso es muy importante mantener
relaciones comerciales integras, que marcarán un crecimiento profesional del
comprador y por lo tanto de la organización.

La orden de compra
Es el documento que ordena al proveedor el envío o la entrega del bien o servicio
adquirido, y que concreta una compra en los términos comerciales pactados, con las
especificaciones, normas o características requeridas, en el lugar y tiempo convenido.
Elementos o componentes del documento "orden de compra"

 Lugar de entrega (punto LAB)

 Cantidad
 Unidad
 Concepto
 Especificaciones técnicas
 Unitario
 Subtotal
 Impuestos
 Total (numérico y escrito)
 Observaciones
 Firmas de elaboración y autorización
 Número de copias al pie

Entrada de material y aseguramiento de calidad

Proceso en el cual empiezan actividades como recepción, custodia, cuidado y control
de los materiales, pero sobre todo, la aplicación de logística de distribución y los
procesos a considerar para la agilización de tiempos de los sistemas establecidos de
construcción.
Actividades a la recepción de materiales.

 Verificación de la cantidad comprada contra lo entregado

 Verificación del buen estado de los materiales
 Verificación de la calidad solicitada
 Empaques y presentaciones acordadas
  Documentación en regla /orden de compra, remisión de materiales del
proveedor. Etc.)
 Devolución de materiales por no cumplir con lo solicitado, si es el caso.
 Asignación de la ubicación de los materiales para su acomodo
 Captura o registro en kardex manual o electrónico de la entrada
 Mantener en buen estado y cuidado del material
 Mantenimiento de las instalaciones
 Aseguramiento del almacén
 Por todo este proceso, se deberán tener que considerar a un encargado
del almacén, con experiencia y habilidades, con cierto nivel de preparación
profesional.

Tema 10: GESTION EN SALUD Y SEGURIDAD, GESTION AMBIENTAL

Contexto general y actual de la Seguridad y Salud en el Trabajo en el Perú

En ese sentido, “el trabajo se constituye en una actividad peligrosa, en la medida en que el
proceso de producción y transformación de bienes y servicios exige la interacción del
hombre con un entorno que, en ocasiones, de forma directa o indirecta, es susceptible de
influir negativamente en su salud y seguridad”. Debido a ello, el Estado establece normas
que permitan mantener en un nivel óptimo la protección de la seguridad y salud de los
trabajadores, así como de los procesos e instalaciones de las empresas.

En relación con los mismos, el artículo 7 que reconoce que toda persona tiene “derecho a
la protección de su salud ” , y además, se recoge en su artículo 59 de la Norma fundamental
una mención que manifiesta el compromiso del estado en el marco genérico de la
protección a la salud “(…)el ejercicio de estas libertades no debe ser lesivo a la moral, ni a
la salud, ni a la seguridad públicas.”; de manera que uno de los principios rectores del
estado peruano es velar por la salud de las personas.

El Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo

1. Definición del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

El Diccionario General de la Lengua española Vox32, define el término Sistema, en su
tercera acepción, como el “Conjunto de cosas o partes coordinadas según una ley o que
ordenadamente o relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto o función”. A
su vez, define al término Gestión como la “acción o trámite que, junto con otros, se lleva
a cabo para conseguir o resolver una cosa”. También, la Norma Técnica Colombiana-
ISO 9000:2000, la define como “actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización”.
En este sentido, y como primera noción, el SGSST se rá un sistema porque se trata de
un conjunto de elementos (procesos), interrelacionados entre sí, los cuales son capaces
de generar una respuesta repetible e identificable para administrar lo referente a la
seguridad y salud en el trabajo33. El término gestión refiere a un sistema que contemple
acciones que contengan responsabilidades, compromisos y recursos, comenzando por la
alta gerencia e incluyendo a todos los empleados, para garantizar, así, que se tomen
medidas necesarias en materia de seguridad y salud en el trabajo.

Por lo tanto, “el sistema de gestión es un método planificado, documentado, verificable y

mejorable destinado a administrar los peligros y riesgos asociados a la gestión de la
empresa”.

Ahora bien, si el sistema de gestión implica organización e interacción de elementos

destinados a administrar los peligros y riesgos asociados a la gestión de la empresa,
entonces, en un SGSST deberá existir la administración de la prevención, eliminación y/o
control de los peligros que puedan ocasionar riesgos a la seguridad y salud del trabajador.
En virtud de lo anterior, pasamos a ver qué se entiende por seguridad y salud laboral.

Por su parte, la Norma OHSAS37 18001: 2007 define a la salud y seguridad ocupacional
como las “condiciones y facto res que afectan o podrían afectar, la salud y seguridad de
empleados, trabajadores temporales, contratistas, visitas y cualquier otra persona en el

Por su parte, el OSALAN, entiende al “accidente” como un “suceso concreto durante el

trabajo que produce una lesión física o mental”. Según esto, se puede inferir que los
incidentes laborales no llegan a producir una lesión concreta o enfermedad en el
trabajador; como sí sucede, en cambio, en el caso de los accidentes.

Cabe mencionar que en nuestro ordenamiento existe una delgada línea que separa un
incidente de un accidente (leve). Es así que un incidente sí puede llegar a causar un tipo
de lesión a la persona afectada; sin embargo, ésta persona solo requerirá de la aplicación
de primeros auxilios para superar tal lesión, a diferencia de u n accidente leve, donde, si
bien es cierto la lesión es mínima, de todas manera, se hace necesaria la realización de
una evaluación médica a la persona afectada.

Respecto al término “daño”, siguiendo a Alfredo Montoya, dicho concepto “incluye al de

accidentes (lesiones) y enfermedades (“enfermedades, patologías”) de etiología laboral (
“con motivo u ocasión del trabajo” 41. En ese sentido, daño laboral es la enfermedad,
patología o lesión sufrida con motivo u ocasión del trabajo.

En cuanto al concepto de “lesión”, para nuestro ordenamiento se trata de una “ Alteración

física u orgánica que afecta a una persona como consecuencia de un accidente de trabajo
o enfermedad ocupacional”. Asimismo, define a la “enfermedad ocupacional” como “ una
enfermedad contraída como resultado de la de la exposición a f actores de riesgo

Principios Que Informan A La Seguridad Y Salud En El Trabajo En El Peru

Los principios, al ser una fuente formal del derecho, poseen un rol protagónico en nuestra
rama, ya que tienen por función coadyuvar en la interpretación, integración y orientación
del sistema normativo. Además, en la función jurisdiccional, estos axiomas resulta n ser
vitales ya que son ideas directrices y rectoras que dan sustento a una teoría, a una norma
y al desarrollo de la actividad cognoscitiva en el ámbito del Derecho54. En este sentido,
la seguridad y salud en el trabajo no resulta ajena al alcance del que gozan los principios;
antes bien, estos últimos fundamentan e irradian el desarrollo de la materia en cuestión.

El título preliminar de nuestra LSST recoge nueve principios. Sin embargo, por un criterio
subjetivo para el desarrollo de este y del siguiente capítulo, se tratarán y analizarán el
contenido de tres principios: prevención, protección, e información y capacitación.

Finalmente, para desarrollar este capítulo haré uso de la doctrina española, pues nuestra
LSST encuentra su equivalente en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, emitida
el 8 de noviembre de 1995 en España.

Principio de Prevención

La instauración del principio de prevención en el P erú, es preciso recalcar, permite

apreciar la relevancia que tiene la cultura preventiva para el legislador. Una cultura
nacional de prevención implica: el respeto del derecho a gozar de un medio ambiente de
trabajo seguro y saludable a todos los niveles, y la participación activa de l os gobiernos,
los empleadores y los trabajadores, a través de un sistema de derechos,
responsabilidades y deberes definidos. A fin de hacer efectivo todo ello, se necesita el
uso de los medios disponibles para aumentar la sensibilización, el conocimiento y la
comprensión general de la seguridad

De una primera lectura, podemos observar que la prevención viene a ser un deber del
empleador, por el cual se encuentra obligado a garantizar unas buenas condiciones de
seguridad y salud en el trabajo59. Respecto a lo regulado en este primer artículo,
considero que existen algunas cuestiones por definir y aclarar.

No cabe duda de la relevancia que goza la materia de prevención en la normativa

nacional60. En razón a ello, resulta pertinente entender el significado de “prevención”; y,
sabiendo que nuestr o ordenamiento no acoge definición de dicho término, podemos
guiarnos de lo regulado por la Unión Europea: “El prever puede ser entendido co mo el
conjunto de disposiciones o de medidas adoptadas o previstas en todas las fases de la
actividad de empresa, con el fin de evitar o de disminuir los riesgos profesionales” 61.
Con ello queda claro que el prevenir es una medida o disposición que se toma de manera
anticipada para e vitar que suceda una cosa considerada negativa.

3 Principio de información y capacitación

Como se ha mencionado, la información y capacitació n que se le brinda al trabajador se

configura como uno de los instrumentos más importantes para evitar la concreción del
riesgo, l ogrando así la protección efectiva del trabajador. En este sentido , el numeral IV
del Título Preliminar de la LSST regula que “las organizaciones sindicales y los
trabajadores reciben del empleador una oportuna y adecuada información y capacitación
preventiva en la tarea a desarrollar, con énfasis en lo potencialmente riesgoso para la
vida y salud de los trabajadores y su familia” . A propósito de las organizaciones
sindicales, podemos decir que la LSST las configura como uno de los principales actores
en el mundo de la seguridad y salud en el trabajo; y es que estas últimas tienen como fin
coadyuvar en la promoción, difusión y cumplimiento de la normativa que regula la
presente materia (art. 1).

GESTION AMBIENTAL

Definición:

Es un programa estratégico cuyo diseño está orientado a conseguir

resultados vinculados a reducir los niveles de contaminación,
principalmente de aire y agua, que afectan a la población peruana. La
conducción de este programa estratégico está a cargo del Ministerio del
Ambiente.1

Objetivo principal

Reducir la contaminación del aire exterior en 13 ciudades y en 10 cuencas del

país para disminuir el nivel de degradación ambiental.

Objetivos intermedios

 Conservación y restauración de ecosistemas y biodiversidad.

 Mejora de la calidad de las aguas continentales y marinas en cuencas y
áreas costeras prioritarias.
 Mejora de la calidad del aire en las principales áreas urbanas.

1
Gestión Ambiental -Mef
  Mejora de la calidad del aire interior en hogares rurales y áreas urbano
marginales.

Importancia

En la actualidad, los proyectos de ingeniería, en su fase de diseño clasifican los

componentes del medio ambiente que puedan ser afectados, para de esta forma
generar las acciones que los puedan proteger durante la fase de ejecución y posterior
operación. Se consideran componentes como el aire, el agua, la fauna y flora, el suelo,
y obviamente el factor humano que pueda verse afectado. Lo anterior se plasma en los
tan nombrados Estudios de Impacto Ambiental, los cuales definen un Plan de Manejo
que permite realizar las acciones que preserven al entorno de los impactos que va a
generar la construcción y puesta en marcha del proyecto.

Estos planes de manejo ambiental consideran para la ejecución de las obras, la

realización de un amplio número de actividades plenamente detalladas y con protocolos
bastante sofisticados. Es así como un grupo de profesionales que se incorporan a los
proyectos para desarrollar estos planes, deben realizar constantes monitoreos de la
calidad del aire, el agua, el comportamiento de la fauna y la flora, entre otros. También
se ocupan de que los residuos de las obras, incluyendo los aceites usados y los
repuestos de la maquinaria, tengan una adecuada disposición final. Los cerramientos y
la señalización tienen el propósito importante en la seguridad para el entorno y la
población que circunda la zona de intervención. La gestión incluso debe corroborar que
los proveedores como por ejemplo aquellas minas donde se extraen materiales pétreos,
tengan los permisos ambientales y en algunos casos, se exige que tengan certificados
de carácter ambiental.2

Base Legal:

Los principales requisitos de la norma ISO 14001 son:

Política ambiental
Planificar
Implantar
Verificar
Revisar por la dirección

Fases de la gestión ambiental:

Implementar un Sistema de Gestión Ambiental cuenta con cuatro fases básicas:

2
Gestión Ambiental En Obras De Infraestructura
 1. Fase de planeamiento: se definen todos los objetivos, los medios que se van a
utilizar, los tiempos y la forma de conseguir las metas establecidas por la
organización
2. Fase de implementación: se realiza una planificación con vistas al punto
anterior
3. Fase de verificación: se compara la implantación que se ha llevado cabo con
la que se planificó en un principio.
4. Fase de Mejora: se toman las acciones necesarias para solucionar los
problemas provenientes de desviaciones registradas en el Sistema de Gestión
Ambiental.

Principios de la gestión ambiental: 3

los principios de la gestión ambiental son:

Prevención: controlar la contaminación con la aplicación de un plan regular para

todas las cuestiones ambientales, ya que es una manera de prevenir la
contaminación de un medio a otro. El control ambiental debe estar integrado en
todas las actividades de la comunidad local, de manera que las situaciones
peligrosas se prevean con antelación.
Precaución: Cuando tengamos muchas dudas de las consecuencias de una
acción determinada hay que ir con precaución. Se debe llevar a cabo una
actividad con un impacto ambiental desconocido, a la espera de que la prueba
científica final nos diga si es muy tarde para contrarrestar los efectos nocivos.
“Quien contamina paga”: el responsable de la contaminación debe
responsabilizarse de los costos que implica reparar el daño. Debe de ir
acompañado de mejoras industriales y métodos de trabajo con el fin de reducir
los residuos y la contaminación.
Cooperación: todas las personas y organismos que se encuentran afectados
por los planes ambientales y deben participar en la formación. Los problemas
ambientales que generados en las fronteras no se circunscriben.
Trabajar dentro de un ecosistema: tiene en cuenta la capacidad de carga de
los ecosistemas locales. Los sistemas naturales tienen una gran capacidad de
depurar el nivel de contaminación.

3
ISO 14001: Principios básicos del Sistema de Gestión Ambiental
 Plan de manejo ambiental:

Para poder hacer un plan de manejo ambiental hay que tener en cuenta el tipo de
proyecto que se va a realizar para los cuales se ha encontrado tres tipos

 Tipo A: No generan impactos ambientales significativos y por lo tanto no

requieren de radicación de documentos ante la autoridad ambiental.
 Tipo B: De impacto ambiental moderado, que generan riesgos controlables
 Tipo C: De alto impacto ambiental ya que afectan los recursos naturales, el
paisaje y el ambiente.
o Deben tener:
o Estudio de impacto ambiental.
o Plan de manejo ambiental.
o Programas de manejo ambiental.

Según EL Programa de Implementación del Plan de Manejo Ambiental PIPMA es

dividido en:

Plan De Gestión Ambiental De Las Obras (Pga)

Para todas las Obras Tipo I que ejecute el Organismo, se deberá preparar e
implementar un Plan de Gestión Ambiental (PGA).

El mismo deberá respetar los requisitos ambientales incluidos en las Guías de Buenas
Prácticas Ambientales descritas precedentemente en este Manual, la normativa
ambiental aplicable, y los compromisos asumidos en las autorizaciones ambientales
que se hubieren dictado con relación al proyecto.

El PGA deberá tener como mínimo el siguiente contenido:

a) Planificación de las obras

b) Estructura organizativa
c) Cumplimiento legal
d) Capacitación ambiental del personal
e) Prevención y mitigación de impactos
f) Seguimiento y monitoreo
g) Prevención y respuesta ante Contingencias
h) Restauración ambiental
i) Gestión Social
 j)

k)