Trucs Word & Excel

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9 trucs Excel pour son utilisation au bureau
 Transformer les lignes en colonnes

Pour gagner du temps dans l'élaboration d'un tableau, il est parfois nécessaire de changer les
colonnes en ligne. Au lieu de faire un copier coller sur chaque critère pour le remettre à sa place, il est
possible avec Excel de copier tous les critères d'une colonne et de les faire apparaitre
horizontalement.
Sélectionner le tableau concerné.

Etape 1 © Microsoft

Faire un clic droit et Collage spécial

Etape 2 © Microsoft

Cocher la case Transposé et valider

Etape 3 © Microsoft

Et le résultat sur une ligne.

Etape 4 © Microsoft
 Marquer une cellule suivant son contenu

Automatiquement, selon les chiffres inscrits dans les cellules, ces dernières peuvent se colorer par
rapport à une valeur référence. En fait, il s'agit de séparer les données de manière claire. Pour s'en
servir, il suffit de sélectionner une zone de la feuille ou tout le document, puis de se rendre dans
Outils et Mise en forme conditionnelle.

Etape 1 © Microsoft

Rentrer dans la zone de texte le nombre charnier, puis définir les modalités de démarcation des
cellules. Puis, indiquer la couleur souhaitée.

Etape 2 © Microsoft

De retour sur le tableur, les éléments qui correspondent au filtre se retrouvent dans la couleur choisie.

Etape 3 © Microsoft
 Insérer automatiquement les sous totaux dans une lsite

Inscrire une formule dans Excel prend du temps. Si l'opération est la même à chaque fois, comme par
exemple le calcul d'une somme, il est possible d'insérer automatiquement la formule dans une zone
du tableau. Celle-ci sera répétée alors autant de fois que nécessaire.
Sélectionner la zone du tableur concernée et faire un clic droit sur Sous-totaux.

Etape 1 © Microsoft

Puis définir les endroits où la somme doit être automatiquement calculée.

Etape 2 © Microsoft

Le résultat s'affiche alors en bas de colonne

Etape 3 © Microsoft
 Formater le contenu d'une cellule

Comment faire pour que les données saisies s'affichent directement selon un format spécifique ? Par
exemple, un "23/12/2009" qui se transforme en "Jeudi 23 décembre 2009". Sélectionnez la cellule à
formater. Faites un clic droit ou allez dans le menu Format puis Cellule. Dans la fenêtre Format de
cellule, sélectionnez l'onglet Nombre, puis cliquez sur Date. Choisissez alors le type "*mercredi 26
avril 2007". Le contenu se modifie en conséquence automatiquement.

Etape 1 © Microsoft

Il est possible de formater également les nombres de diverses manières : ajouter un sigle €, formater
le contenu sur un numéro de téléphone, un code postal, etc.
 Corriger les erreurs

Afin de repérer les problèmes qui peuvent se poser quand on utilise les formules, voici les différents
types d'erreurs susceptibles de se présenter.

Erreur #####
Il s'agit simplement d'un problème d'affichage, élargir la colonne contenant la cellule à problème ou
ajuster le contenu à la case : Format >Cellule > Alignement > Ajuster.

Erreur #DIV/0!
Cette erreur est produite lors d'une division par 0. Vérifier chacune des références de la formule pour
repérer quelle case contient un résultat nul. Empêcher le calcul si le dénominateur est égal à 0 en
posant cette condition : =SI(Case à tester=0;"",Formule).
Remplacer Case à tester par la case devant être non nulle et Formule par la formule d'origine.

Erreur #N/A
Excel affiche cette erreur lorsqu'il ne trouve pas de valeur nécessaire au bon fonctionnement d'une
formule ou d'une fonction. Vérifier la formule et taper tous les paramètres nécessaires aux fonctions
utilisées. Vérifier également que chaque cellule utilisée comme référence dans la fonction affiche bien
un résultat.

Erreur #NOM?
Cette erreur apparaît lorsqu'Excel ne reconnaît pas le texte dans une formule. Vérifier l'existence du
nom utilisé (pour référencer une cellule, une plage de cellules, une formule ou une valeur
constante)ainsi que son orthographe. Vérifier également que les deux points (:) sont présents, car ils
sont nécessaires.
Erreur #NUL!
Cette erreur survient lorsqu'il y a une intersection de plages qui en réalité ne sont pas adjacentes.
Vérifier que les deux points (:) sont bien placés pour séparer la première cellule de la dernière cellule
de la plage référencée. Par exemple,A1:A20 fait référence à la plage qui s'étend de la cellule A1 à
A20incluse.
Pour faire référence à deux zones qui ne se coupent pas,utiliser l'opérateur d'union point-virgule (;). Si
la formule additionne deux plages, veiller à les séparer par un point-virgule :SOMME(A1:A10;C1:C10).
Erreur #NOMBRE!
Cette erreur est produite lorsque la donnée numérique attendue n'est pas correcte. Veiller à bien
fournir aux fonctions utilisées les paramètres demandés (en particulier un nombre si elle attend un
nombre).
Par ailleurs, les nombres gérés par Excel doivent se situer entre -1*10 puissance 307 et 1*10
puissance 307.
Erreur #REF!
Cette erreur survient lorsqu'une référence de cellule (exemple : Feuille 1!A3 est référence de cellule)
n'est pas valide.
Vérifier que toutes les références demandées par les formules sont disponibles(existence de la cellule
ou de la plage, accès à un fichier ou un programme).
Erreur #VALEUR!
Excel affiche cette erreur lorsque le type d'argument ou d'opérande (éléments situés de chaque côté
d'un opérateur) utilisé dans une formule est inapproprié.
Les arguments et opérandes peuvent être des valeurs numériques, des valeurs texte, des références
de cellule, des noms ou étiquettes, des fonctions. Les types d'arguments sont spécifiques à chaque
fonction,veiller à suivre l'indication fournie par Excel lors de la frappe d'une fonction.
 Créer un classeur partagé

Pour un travail en réseau, il est nécessaire de rendre les documents modifiables par tous les
utilisateurs. Dans ce cas, il faut le mettre en mode partagé. Très simplement, dans Outils, cliquer sur
Partager le classeur.

Etape 1 © Microsoft

Dans l'onglet Modification, cocher la case Permettre une modification multi-utilisateur.

Etpae 2 © Microsoft

Vérifier en haut du document le mot [Partagé], qui prouve que la manipulation est réussie.

Etape 3 © Microsoft
 Imprimer les formules d'un tableau Excel

Pour éviter de perdre une feuille de calcul avec une mauvaise manipulation, ou si le besoin de
modifier certaines données se fait sentir, il est de bon ton d'imprimer les formules utilisées sur le
document. C'est une sécurité mais aussi une aide pour comprendre les résultats sans avoir à cliquer
sur chaque case.
Pour imprimer, il faut d'abord sélectionner la partie de la feuille de calcul concernée.

Etape 1 © Microsoft

Puis, dans Outils, Options et Affichage, cocher la case Formules.

Etape 2 © Microsoft

Les formules s'affichent à la place des résultats, il ne reste plus qu'à imprimer

Etape 3 © Microsoft
 Ouvrir un document type au démarrage

Afin de ne pas perdre de temps lors de l'ouverture d'Excel, il est nécessaire de sauvegarder les
documents exemples, ou les derniers fichiers dans un dossier spécial. Celui-ci se nomme XL Start.
L'avantage de cette manipulation est d'ouvrir le document type sauvegardé automatiquement sans
avoir à le rechercher ailleurs.
Comment faire ? Tout d'abord, ouvrir le document souhaité pour l'ouverture automatique, puis aller
dans Fichier et Enregistrer sous.

Etape 1 © Microsoft

Retrouver dans Program Files/Excel/ le fichier nommé XLSTART. Sauver ensuite le document dans
le dossier et l'opération est prête à l'emploi.

Etape 2 © Microsoft
10 astuces pour optimiser son travail avec Word
 Afficher le temps d'édition

Pour connaitre le temps passé à rédiger un document, il existe sous toutes les versions de Word une
minuterie. Attention, elle est activée dès lors que le fichier est créé pour la première fois. Pour
l'afficher, il faut se rendre dans Insertion et Champ.

1ère étape © Microsoft

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionner Edit Time dans le menu déroulant de gauche, et Aucun sur
la droite.

2nde étape © Microsoft

Et voici le résultat, qui se place où l'on souhaite sur la page en cours.

Résultat © Microsoft
 Ajouter brièvement une ligne horizontale

Afin de séparer plusieurs zones d'un texte, il est possible d'intégrer une ligne horizontale. La
technique désagréable consiste à appuyer longtemps sur le "-". Mais lors d'un saut de ligne, d'un
retour en arrière, cette ligne peut bouger constamment, étant dépendante des changement de textes.
Une solution existe. Tout d'abord, se placer à l'endroit où la ligne horizontale sera nécessaire.

1ère étape © Microsoft

Puis, taper trois fois à la suite "-" suivi de Entrée. Automatiquement, Word trace une ligne
horizontale.

Résultat © Microsoft
 Remplacer rapidement un mot par un autre

A la relecture d'un document, on peut s'apercevoir qu'un mot a été mal orthographié ou qu'il nécessite
un remplacement pur et dur sur l'ensemble de ces occurrences au sein d'un document. Dans ce cas
repérer dans le texte le mot ou l'ensemble de mots concerné, et sélectionner ce dernier.

1ère étape © Microsoft

Puis, très simplement, taper Ctrl + H. Dans la boîte de dialogue, insérer le mot en question en haut,
puis son remplaçant en dessous. Après, appliquer à tout le document. Et voici quelques minutes
gagnées.

2nde étape © Microsoft

 Réduire le temps d'écriture

Un texte de spécialiste requiert des expressions, sigles et autres abréviations spécialisées. Pour
automatiser leur écriture, il suffit d'attribuer un code, qui permettra de les taper en une seconde. Dans
Outils, faire Options de correction automatique.

1ère étape © Microsoft

Ensuite, en tapant le raccourci tm pour téléphone mobile, à chaque fois que tm sera saisi, le terme
long s'affichera.

Ses propres raccourcis © Microsoft

 Accélérer le copier-coller

La fonction copier-coller est connue et surtout très utilisée. Pour l'appliquer encore plus rapidement,
une astuce existe sous le logiciel de traitement de texte de Microsoft. Il s'agit de faire de la touche
Inser une fonction coller.

Une seule manipulation © Microsoft

Dans les Options, mettre en avant l'onglet Edition et cocher la case Touche INS pour Edition
Coller. Dans ce cas les images et les textes sélectionnés au préalable s'inséreront automatiquement
dès que l'utilisateur appuiera sur Inser.
 Comparer deux documents l'un à côté de l'autre

Dans le cadre de la refonte d'un document ou d'une comparaison entre deux documents, la
manipulation habituelle consiste à ouvrir deux fenêtres Word, à les réduire et à les placer côte à côte.
Pas très pratique, cette solution présente le sérieux désavantage de nécessiter un clic sur chaque
document pour reprendre la main dessus. Méconnue, une option Word permet de combiner deux
fichiers dans un seul, pour comparer en toute sérénité.

1ère étape © Microsoft

Dans Fenêtre, cliquer sur Comparer en côte à côte avec... Retrouver ensuite le second fichier à
mettre en évidence. Et voici le résultat :

Deux documents en un © Microsoft

 Gérer les mises en forme

La mise en forme du document se fait en règle générale une fois tout le texte tapé. Paragraphe par
paragraphe, il faut sans cesse répéter la même manipulation afin de le rendre homogène. Si certaines
parties du document requièrent une mise en forme différente, une astuce permet d'associer un
style de mise en forme à un paragraphe en particulier. Et à partir de là, l'adapter aux autres parties
du texte où la mise en forme doit être similaire.
Repérer la partie qui convient :

1ère étape © Microsoft

Se rendre ensuite sur le raccourci Reproduire la mise en forme (pinceau large).

2nde étape © Microsoft

Enfin, sélectionner le paragraphe à adapter :

3ème étape © Microsoft

 Miser sur la sauvegarde automatique
Une coupure de courant est si vite arrivée... Pour ne pas perdre les dernières minutes de travail, il est
vivement conseillé d'augmenter la fréquence des sauvegardes automatiques, fixée par défaut à dix
minutes. Dans Outils, se rendre dans les Options.

1ère étape © Microsoft

Mettre au premier plan l'onglet Enregistrement, et diminuer le temps à 5minutes. Valider avec
Appliquer, et les dernières modifications seront en sécurité.

2nde étape © Microsoft

 Insérer un document dans un autre

Dans certains cas, un fichier Office dans son intégralité doit être placé dans un autre. Pour éviter
d'ouvrir les deux documents en même temps et se risquer à un copier-coller qui comporte des risques
(mise en forme, oubli de paragraphes, tableau incomplet...), il est de bon ton de se servir de l'option
d'intégration.
Dans Insertion, se rendre dans Fichier

1ère étape © Microsoft

Sélectionner le document à insérer

2nde étape © Microsoft

Valider avec le bouton Insérer. L'intégralité du fichier sera insérée à l'endroit souhaité.

3ème étape © Microsoft

 Insérer un document dans un autre

Dans certains cas, un fichier Office dans son intégralité doit être placé dans un autre. Pour éviter
d'ouvrir les deux documents en même temps et se risquer à un copier-coller qui comporte des risques
(mise en forme, oubli de paragraphes, tableau incomplet...), il est de bon ton de se servir de l'option
d'intégration.
Dans Insertion, se rendre dans Fichier

1ère étape © Microsoft

Sélectionner le document à insérer

2nde étape © Microsoft

Valider avec le bouton Insérer. L'intégralité du fichier sera insérée à l'endroit souhaité.

3ème étape © Microsoft

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