TECNICAS DE LA ORGANIZACIÓN

IMPORTANCIA:

El organigrama representa la estructura de la organización; estructura significa”… la

disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa “.

“La estructura organizacional, ósea, la estructura formal de una empresa, es la forma en

que los órganos y cargos están distribuidos en los niveles (grados) y en diversos
departamentos de la empresa. La estructura organizacional es compleja y puede ser
representada gráficamente mediante organigrama”

CLASES DE ORGANIGRAMAS
Por su aspecto, los organigramas pueden ser verticales o planos, es decir, tienen forma
de pirámide, pero los primeros son más acentuados en lo vertical, mientras que los
segundos lo hacen hacia lo horizontal. Los verticales lo hacen más centralizadores y
posen muchos niveles jerárquicos, mientras que los horizontales son menos
centralizados, desconcentran más y poseen pocos niveles jerárquicos.

No se acostumbra a mezclar un organigrama de unidades departamentales con el de

cargos, por cuanto dificulta el diseño y también su interpretación. Por la forma el
organigrama puede ser:
-Vertical
-Horizontal
-AFNOR
-Circular
-Radial o Sectorial
La unidad seis responde ¿Qué técnicas puedo utilizar para diseñar una estructura
orgánica? Organigramas, mapas de procesos, diagramas de flujos, manuales y
distribución de espacios de trabajo. Temas que se deben abordar a detalle y de manera
práctica pues son básicos para desarrollar la competencia planteada en éste programa.
¿QUÉ ES UN ORGANIGRAMA?
El organigrama es la gráfica que representa la organización formal de autoridad y de la
división especializada del trabajo de una organización por niveles jerárquicos.

La palabra organigrama proviene del prefijo organi, que implica organización, y grama que
significa gráfico. Quiere decir gráfico de organización.

Unidad 6 Técnicas de organización

6.1 Organigramas.

6.2 Mapas de procesos.

6.3 Diagramas de flujos.

El organigrama
vertical
tiene de pirámide rectangular. Es el más utilizado en la diagramación de estructuras
organizacionales.

El máximo puesto jerárquico se ubica en el vértice superior de la pirámide, y los siguientes

descienden en jerarquía hasta la base.
El organigrama
horizontal
, tiene forma de pirámide pero acostada, el máximo órgano jerárquico se ubica en el
vértice izquierdo de la pirámide y los siguientes se ubican en jerarquía descendente de
izquierda a derecha hasta la base de la pirámide.
El organigrama
AFNOR
(ideado por la Asociación Francesa de Normalización) tiene forma de red que se desplaza
de izquierda a derecha. El máximo puesto jerárquico se ubica en el lado izquierdo y punto
superior de una escala de niveles jerárquicos dada. Los siguientes niveles, puestos o
unidades organizativas se ubican en la jerarquía de izquierda a derecha y descendiendo
hasta la base en el sector derecho de la gráfica.
El organigrama
circular
muestra la ubicación de los distintos cargos de una organización en un círculo compuesto
por varios anillos que representan a los niveles jerárquicos. Tienen forma de “cono” visto
desde arriba. El máximo puesto jerárquico se ubica en el centro del círculo. Los siguientes
niveles, puestos o unidades organizativas se ubican en jerarquía, de mayor a menor, en
anillos que suceden desde el centro del circulo hacía fuera en la gráfica.
El organigrama
sectorial o radial
muestra la ubicación de los distintos cargos de una organización en un círculo compuesto
por varios anillos segmentados que representa a los niveles jerárquicos con sus
respectivas unidades departamentales. El máximo puesto jerárquico e ubica en el centro
del círculo. Los siguientes niveles, puestos o unidades organizativas se ubican en
jerarquía, de mayor a menor, en anillos que suceden desde el centro del circulo hacía
fuera en la gráfica. Este círculo es muy útil para establecer con mayor claridad la división
especializada del trabajo.
USO E IMPORTANCIA DEL ORGANIGRAMA
Los organigramas se usan para representar gráficamente la estructura formal de las
organizaciones. Sirven para diagnosticar y analizar esas mismas estructuras con miras de
replantearlas y adecuarlas a las necesidades del momento. Se emplean como
instrumentos de información para los funcionarios de la institución y también para
usuarios o clientes.

Conocer el organigrama de la empresa se ubica, da seguridad y motiva al empleado. Al

usuario le da confianza y noción de los servicios que ofrece. La importancia de disponer
con organigramas está estrechamente relacionado con los usos que se le da.

Procesos clave:
aportan valor a la relación de la compañía o la organización con sus clientes y usuarios,
persiguiendo como fin principal la satisfacción de sus necesidades. En este tipo de
procesos hallamos, por ejemplo, los implicados en el diseño, la planificación y la
supervisión de la estrategia comercial, de las cadenas de suministros y de los proyectos
logísticos, entre otros.

MAPAS DE PROCESOS
El mapa de procesos presenta una visión general del sistema organizacional de su
empresa, en donde además se presentan los procesos que lo componen así como sus
relaciones principales. Dentro de los procesos cabe destacar gestión de la organización
como planificación estratégica, establecimiento de políticas, procesos de medición,
análisis y mejora. A grandes rasgos, podemos identificar 3 tipos de procesos en cualquier
compañía u organización.
Procesos estratégicos:
su definición corresponde a los cargos de dirección y gerencia, y atiende principalmente a
procesos de gran calado estratégico que condicionan la definición y la consideración de
los demás procesos y actividades con vistas a ofrecer un soporte para la toma de
decisiones acertadas, fortalecer la operativa del negocio y contribuir a mejorar la
perspectiva del cliente.

Procesos complementarios:

.
también llamados procesos de apoyo, complementan a los procesos definidos
anteriormente. Pese a ser procesos menores des de un punto de vista estratégico y
corporativo, condicionan enormemente el desempeño de procesos superiores y
determinan en muchos casos el éxito o el fracaso de los mismos.
.
.
Diagramas de Flujo
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso
es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa
de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas
que indican la dirección de flujo del proceso.
BENEFICIOS
1. facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión

2. Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes,
no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos)
involucrados.

3. facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y

ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.

4. Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más

factible generar alternativas útiles.
5. Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común
MANUALES
Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa.
El
manual de bienvenida
es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de recibimiento y de gran utilidad
para cualquier colaborador sea trabajador eventual, becario, o Directivo.

Este manual resume la cultura corporativa de la organización e incluye toda la información

necesaria y útil para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva
posible.
OBJETIVOS
* Acoger, y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura
corporativa

*Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida

por otros canales (entrevista personal, vídeo bienvenida…) con la finalidad de informar
sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura
corporativa.

*Formar y promover una integración eficaz en

el puesto y con el proyecto corporativo.
Información de
interés general
– Información concreta sobre la política de prevención de riesgos y salud laboral

– Normativa interna respecto al tabaco, cuidado de las instalaciones…

– Trámites de contratación, nómina, pagas extras y fecha de cobro de salario.

– Política retributiva.

– Horario, permisos, bajas y ausencias.

– Vacaciones.

– Gestión del talento: política de formación, promoción interna,

evaluación del desempeño…

– Otros aspectos del salario emocional: bonos comida,

servicios adicionales que ofrece la empresa
manual de políticas
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es
probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen
líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear
las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del
organismo social.

OBJETIVOS
Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada
unidad administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a

ser seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Manual de organización
Es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la administración; es un medio
de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organización.

Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan

recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las
unidades que la integran.
Aspectos Positivos
Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta, con la finalidad
de hacer evaluaciones parciales o totales.

La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el

conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.

Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones de las

distintas unidades y especifican la autoridad.

Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros

directivos y empleados.
Aspectos Negativos
La elaboración de un manual de organización es costosa y requiere tiempo, en
consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese instrumento.
En virtud de que la organización es dinámica y cambiante la mayor dificultad la constituye
su actualización.

Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen efecto negativo sobre el

personal, que no llega a entender de manera clara sus funciones y además se encuentra
atado en perjuicio de su iniciativa
Manual de procedimientos
Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa.
Manual de calidad
Documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la
calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de
dicha política.

El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad

y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales
de procedimientos o de instrucciones.

Es un documento "Maestro" en cual la Organización establece como dar cumplimiento a

los puntos que marca la Norma
Estructura de un Manual de Calidad
El Manual de la calidad ha de proporcionar información acerca del SGC de la
organización y ha de especificar:

El alcance del SGC

Los procedimientos documentados establecidos para el SGC
Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC

Además, también puede incluir:

Las actividades de la organización.

Las características principales del SGC.
La política de calidad y los objetivos a ella asociados.
Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad.
Una descripción de la organización (por ejemplo, un organigrama)
Cómo funciona la documentación y dónde debe dirigirse el personal para encontrar los
procedimientos acerca de cómo hacer las cosas
Una definición de los términos que tengan un significado singular para la organización.