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“Estar preparado es
importante, saber esperar lo
es aún más, pero aprovechar
el momento adecuado es la
clave de la vida”
Arthur Schnitzler
Objetivo de Aprendizaje:
Función SI
2.2 -1
Módulo 2 – Sesión 2.2
Ejemplo:
¿Qué hace?
Evalúa una condición.
Si la condición se cumple se considera VERDADERO. Caso contrario se considera
FALSO.
Dependiendo de este resultado, una de dos acciones se puede llevar
a cabo.
Sintaxis
=SI (Condición, Acción Si es Verdadera, Acción si es falsa)
Por lo general la condición evalúa dos celdas, tal como A1=A2.
Las acciones verdadera y falsa pueden ser números textos o cálculos.
Ejemplo 1
2.2 -2
Módulo 2 – Sesión 2.2
Observe que el texto que se inserta en la función =SI() se debe encerrar en doble
comilla.
Ejemplo 2
Ejemplo 3
2.2 -3
Módulo 2 – Sesión 2.2
Función IZQUIERDA
¿Qué hace?
Trae un número determinado de caracteres desde el lado izquierdo de un texto.
Sintaxis
=IZQUIERDA(Texto original, número de caracteres requeridos)
Ejemplo
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Módulo 2 – Sesión 2.2
Función DERECHA
¿Qué hace?
Extrae un número específico de caracteres desde la derecha de un texto.
Sintaxis
=DERECHA(Texto Original, Número de caracteres requeridos)
Ejemplo
La siguiente tabla fue usada para extraer el segundo nombre de un texto
que contiene nombre y apellido.
La función =ENCONTRAR() ubica la posición del espacio entre el primero y
el segundo nombre. La longitud del segundo nombre se calcula restando la
posición del espacio de la longitud total del nombre completo, con lo que
la función =DERECHA() ya queda en condiciones de extraer el segundo
nombre.
Al igual que en el caso anterior, se puede dar cuenta que las fórmulas anidadas
combinan su potencial y nos dan muy buenas soluciones.
2.2 -5
Módulo 2 – Sesión 2.2
Función EXTRAE
¿Qué hace?
Trae un pedazo de texto desde la mitad de una celda con texto.
Para tal fin necesita saber el punto de inicio y cuantos caracteres traer.
Si el número de caracteres a traer excede el número de caracteres
disponibles, trae los caracteres disponibles.
Sintaxis
=EXTRAE(Texto Original, Posición de inicio, número de caracteres a traer)
Ejemplo 1
La siguiente tabla usa la función =Extrae() para extraer un código postal desde un
ID utilizado por la compañía.
En este caso, se asume y aplica que siempre se usa el mismo formato con la misma
cantidad de Caracteres. El código postal se encuentra en la 5ta y 6ta posición.
Ejemplo 2
Este otro ejemplo muestra como extraer un ítem el cual es de longitud variable,
el cual se encuentra dentro de una pieza de texto que NO tiene un formato
estándar, pero que siempre se encuentra entre dos símbolos slash /.
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Módulo 2 – Sesión 2.2
Función CONCATENAR
¿Qué hace?
Esta función une piezas de texto separadas.
Sintaxis
=CONCATENAR(Texto1,Texto2,Texto3..
.Texto30) Hasta 30 textos se pueden
encadenar
NOTA
Puedes lograr el mismo resultado usando el operador & Ampersand,
normalmente se encuentra en la tecla Shift + 6
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Módulo 2 – Sesión 2.2
Función ESPACIOS
Esta función es útil cuando se hace limpieza de los campos de un archivo plano,
pues, para Excel, lo que no se ve, no quiere decir que no esté allí, y estos
espacios a menudo son un problemita serio, que no permite que otras funciones
tales como =BuscarV() o =Sumar.Si no operen como se espera, y uno, se ofusque
sin poder entender porque no funcionan las funciones…. Entonces, piense que tal
vez el valor buscado o sumado no es exactamente igual, Revise y depure los
campos con la ayuda de esta función.
¿Qué hace?
Remueve espacios indeseados de una pieza de texto.
Los espacios antes o después del texto se remueven completamente. Los
espacios múltiples dentro del texto quedan en un solo espacio.
Es útil para limpiar información que baja de los programas contables que residen
en los servidores, sobretodo los espacios que quedan al final, que son invisibles
y que presentan molestia s en los programas que validan Información.
Sintaxis
=ESPACIOS(Texto a corregir)
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Módulo 2 – Sesión 2.2
Función TEXTO
¿Qué hace?
Convierte un
número en texto.
Se necesita especificar el formato de
texto en la función.
No está de más indicar que una vez convertido Excel dejará de tratarlo
como número, por lo que no podrá hacer cálculos con él
Sintaxis
=TEXTO(Número a Convertir, Formato de Conversión)
Función VALOR
Esta función toma un número que está en formato Texto y de manera similar a
la función texto, lo convierte en tipo número.
Ejemplo:
En la depuración de archivos planos esta función es de mucha utilidad,
como le mostraré a continuación:
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Módulo 2 – Sesión 2.2
En la siguiente sección, observe que los valores crédito van con un “CR”, en ese
punto, observe como continúo haciendo la partición:
En el siguiente paso, le aconsejo que le coloque a todos los datos que son tipo
texto, hasta para los que se ven como números. Es mejor, ya que algunos valores
numéricos son algo confusos, y Excel nos los puede traer de manera errada.
Posteriormente les daremos el mismo tratamiento que les dimos en el apartado
en el cual explicábamos como arreglar estos valores con el buscar y reemplazar.
No obstante hacer este truco, es posible que algunos datos aún se resistan a ser
convertidos en valores, entonces, allí es cuando entra la función valor en acción:
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Módulo 2 – Sesión 2.2
Aprovechando que ya vimos la función =SI(), vamos a usarla para que los valores
que tienen un “CR” al lado, sean multiplicados por -1: Primero vamos a arreglar
los valores de la columna C con esta fórmula: Si D2 es “CR”, entonces multiplique
C2 x menos 1, sino, déjela igual, esto es, coloque C2:
Ahora, como decíamos que es probable que existan números tipo texto que se
resisten a convertirse en datos numéricos, usáramos la función =Valor();
entonces, anidémosla dentro de la fórmula si:
Observe que si es CR, después del punto y coma hay un signo menos que
antecede a la función =Valor()
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Módulo 2 – Sesión 2.2
Caso 1:
Caso 2
Este caso es más complicadito que el anterior, pero igual, nada que no sea posible
de hacer.
El valor en porcentaje es de una longitud variable, puede ser uno dos o tres dígitos
de largo. La única manera de identificar el valor es el hecho de que siempre
termina con el signo %.
No hay forma de identificar el comienzo del valor, lo único es que viene precedido
por un espacio. El principal problema es calcular la longitud del valor a extraer.
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Módulo 2 – Sesión 2.2
=HALLAR()=SUSTITUIR() y =EXTRAE()
Función HALLAR
¿Qué hace?
Sintaxis
=HALLAR(Texto buscado, Texto, Posición inicial)
Texto buscado: Es el texto que se desea encontrar. Se puede usar * como
carácter comodín; es decir, por ejemplo, para buscar cualquier texto que
contenga una parte de las letras "*ola*"
Texto: Es la pieza de texto en la cual se buscará la letra.
Posición inicial: Es opcional, especifica el punto en el cual la búsqueda del texto
iniciará.
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Módulo 2 – Sesión 2.2
Función SUSTITUIR
¿Qué hace?
Reemplaza una pieza de texto con otra.
Puede reemplazar todas las ocurrencias de texto o una
instancia específica. Considera mayúsculas y minúsculas.
Sintaxis
=SUBSTITUIR(Texto Original, Texto a Remover, Texto a Insertar,
Instancia requerida) La instancia es opcional, Si se omite todas las
instancias se sustituyen.
Nota
Como esta fórmula distingue Mayúsculas y minúsculas, puede usar otras
funciones de texto que aseguren el efecto deseado tales como
=MAYUSCULA, =MINUSCULA() o =NOMPROPIO()
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Módulo 2 – Sesión 2.2
Función MAYÚSCULA
¿Qué hace?
Convierte todos los caracteres de una celda a mayúscula.
Sintaxis
=MAYUSCULA(Texto a Convertir)
Función MINÚSCULA
¿Qué hace?
Convierte todos los caracteres de un texto a minúscula:
Sintaxis
=MINUSCULA(Texto a convertir)
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Módulo 2 – Sesión 2.2
Función NOMPROPIO
¿Qué hace?
Esta función convierte las primeras letras de cada palabra en mayúsculas
y las demás letras en minúsculas.
Sintaxis
=NOMPROPIO(Texto a Convertir)
Antes de continuar, es posible que usted se esté preguntando como hacer que
solo la primera celda quede en mayúscula y las demás en minúscula. Cuando se
arman los balances con sus notas, por lo general, el estilo del texto de los
nombres de las cuentas es de esta manera, y para esta tarea, esta función
=NOMPROPIO() sencillamente NO SIRVE.
¿Qué hacer?
Le tengo la solución, anidando las funciones vistas, así:
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Módulo 2 – Sesión 2.2
minúscula anida dentro de ella la función Extrae, que, como su nombre lo indica,
extrae desde el segundo digito a la derecha hasta 100 dígitos. Al estar anidado
dentro de minúscula, todo lo correspondiente al segundo digito hasta 100 dígitos
es convertido a minúscula.
Función LARGO
¿Qué hace?
Sintaxis
=LARGO(Texto)
REFERENCIA
Alejandro Quiceno García, “Excel Aplicado a la Auditoría, Contaduría y
administración”, ISBN 978-958-44-6711-9
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