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Ficha
didáctica
1
Programa
Regional
GIZ-‐PREVENIR
Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
relaciones
entre
la
estructura
del
CMPV,
la
planificación
estratégica
y
la
planificación
operativa.
2
Programa
Regional
GIZ-‐PREVENIR
Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
Los
elementos
a
resaltar
en
el
diagrama
anterior
en
función
a
las
responsabilidades
con
respecto
a
la
planificación
estratégica
y
operativa
son
los
siguientes:
• El
nivel
de
la
estructura
del
CMPV
que
debiera
participar
en
la
elaboración
de
los
planes
operativos
son
las
mesas
sectoriales,
que
son
responsables
por
los
objetivos
de
cada
sector
en
el
marco
del
desarrollo
de
las
líneas
del
plan
estratégico.
• La
Secretaría
Técnica
cumple
un
rol
de
enlace
con
el
plan
estratégico
formulado
por
la
instancia
de
conducción
político-‐estratégica
del
CMPV,
para
asegurar
que
las
actividades
y
resultados/productos
de
los
planes
operativos
de
cada
sector
sean
un
aporte
pertinente
para
el
desarrollo
de
las
líneas
del
Plan
Estratégico.
La
clave
de
estas
relaciones
radica
en
formular
planes
operativos
sectoriales
que:
• articulen
las
actividades
de
las
instituciones
del
sector
como
una
estrategia
del
sector
• se
articulen
con
los
otros
planes
operativos
sectoriales
que
en
conjunto
apuntan
a
los
objetivos
de
las
líneas
del
plan
estratégico
general
del
CMPV
A
manera
de
reto
se
plantea
cómo
se
puede
mejorar
operativamente
la
cooperación
inter
e
intrasectorial
para
generar
un
valor
agregado
a
los
planes
operativos
anuales
de
las
instituciones
para
así
lograr
un
mayor
impacto
preventivo.
Esto
implica
probablemente
tener
en
cuenta
y
presupuestar
actividades
de
coordinación
entre
las
instituciones
del
sector
y
con
instituciones
de
otros
sectores
que
son
importantes
para
lograr
los
resultados/productos
de
la
estrategia
del
sector.
Es
aquí
donde
la
Secretaría
Técnica
juega
un
rol
clave
como
instancia
de
comunicación
y
conexión
en
la
estructura
del
CMPV.
Como
podemos
observar
la
planificación
operativa
se
deriva
de
la
planificación
estratégica
y
sirve
para
hacer
efectivas
las
decisiones
políticas
y
estratégicas
del
CMPV.
Ahora
bien,
para
llevar
a
cabo
la
planificación
operativa
sectorial,
se
deben
tener
en
cuenta
los
siguientes
criterios:
• Involucrar
la
Secretaría
Técnica
del
CMPV
• Asignar
un
coordinador
para
la
planificación
operativa
en
cada
uno
de
los
sectores
(coordinadores
sectoriales)
• Disponer
de
un
tiempo
específico
para
elaborar
el
plan
en
sincronía
con
la
formulación
de
los
planes
operativos
anuales
de
las
instituciones,
así
como
con
los
tiempos
asignados
por
la
gestión
de
las
reservas
presupuestales
municipales.
• Las
actividades
del
plan
no
deberían
ser
diferentes
a
las
actividades
que
las
instituciones
del
sector
han
presupuestado
en
sus
planes
operativos.
En
otras
palabras,
lo
que
se
incluye
en
el
plan
operativo
sectorial
no
debería
ser
diferente
a
lo
que
las
instituciones
tienen
como
planes
operativos
anuales.
• Más
que
hacer
nuevas
actividades,
se
trata
de
identificar
e
incluir
aquellas
actividades
de
las
instituciones
que
necesitan
ser
articuladas
con
las
de
otras
instituciones
para
3
Programa
Regional
GIZ-‐PREVENIR
Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
potenciar
su
eficacia
y
eficiencia
en
la
prevención
de
la
violencia
según
las
líneas
del
plan
estratégico.
• Esto
significa
que
se
deben
socializar
y
estudiar
los
planes
operativos
y
presupuestales
de
las
instituciones
del
sector,
seleccionar
las
actividades
que
contribuyan
a
lograr
los
resultados/productos
de
las
líneas
definidas
en
el
plan
estratégico
de
prevención
de
la
violencia
del
municipio
y
ajustarlas
dónde
se
necesite.
• Nuevas
actividades
y
productos
deberían
basarse
en
intervenciones
con
evidencia
científica,
buenas
prácticas
e
innovaciones
documentadas.
• Es
clave
incluir
actividades
de
coordinación
en
el
sector,
con
los
demás
sectores
y
con
actores
claves,
en
función
de
poder
desarrollar
el
plan
operativo
del
sector.
• Es
importante
unificar
un
procedimiento
y
un
formato
de
planificación
operativa
en
el
CMPV.
• Hay
que
prever
el
seguimiento
y
ajuste
periódico
de
la
planificación
operativa
del
sector.
• Los
participantes
en
la
planificación
operativa
del
sector
deben
tener
la
capacidad
de
tomar
decisiones
que
afectan
los
presupuestos
y
recursos
de
sus
instituciones.
Herramienta(s)
Diagrama
de
Gantt
Resumen
Objetivo
/
Función
Aclarar,
precisar
y
documentar
cómo
alcanzar
a
desarrollar
las
estrategias
definidas
en
las
mesas
sectoriales
en
particular
y
del
plan
operativo
del
CMPV
en
general
en
el
marco
del
CMPV.
Resultado
esperado
Plan
operativo
del
CMPV
como
conjunto
de
los
planes
de
las
mesas/grupos
sectoriales
que
integran
el
CMPV
Aplicación Con mesas sectoriales del CMPV, entre 15 y 20 personas
Insumos
requeridos
de
Conocimiento
y
visualización
de
los
objetivos
de
las
líneas
estratégicas,
información
cadenas
de
impacto
y
conocimiento
sobre
los
planes
operativos
de
las
instituciones
del
sector.
Logística
• Salón
amplio,
iluminado
y
sin
ruido;
con
posibilidad
para
trabajar
en
subgrupos
y
plenario
general
(Ver
Logística
y
Organización).
• Materiales
de
facilitación
Observaciones
Para
la
implementación
de
los
diferentes
momentos
de
este
instrumento
es
necesario
partir
del
conocimiento
y
aceptación
de
los
participantes
frente
a
4
Programa
Regional
GIZ-‐PREVENIR
Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
los
objetivos
de
las
líneas
estratégicas
a
operativizar.
Como
son
actividades
de
las
instituciones
del
sector,
la
aplicación
de
esta
herramienta
requiere
un
intercambio
previo
de
qué
es
lo
que
cada
institución
está
haciendo
en
sus
planes
de
trabajo
que
se
relaciona
con
la
prevención
de
la
violencia.
Formulado
el
plan
operativo,
sería
ideal
mantenerlo
visualizado
durante
el
período
de
ejecución,
de
forma
que
pueda
evidenciarse
su
cumplimiento
y
los
atrasos.
Descripción
Un
diagrama
o
matriz
de
Gantt
es
una
herramienta
que
se
emplea
en
la
gestión
de
proyectos
para
mostrar
visualmente
las
actividades
que
forman
parte
de
un
proyecto
o
son
necesarias
para
implementar
una
línea
estratégica
y
su
temporalización.
Se
usa
para
controlar
el
avance
en
la
ejecución
de
las
actividades
programadas
y
la
disposición
de
los
recursos
necesarios.
Con
el
diagrama
de
Gantt1
es
posible
determinar
la
ejecución
de
una
estrategia
o
línea
de
acción,
en
aspectos
como
las
actividades,
las
metas
de
las
actividades,
los
resultados/productos
intermedios
y
finales,
las
responsabilidades
por
actividades
o
resultados/productos,
los
plazos
de
ejecución,
los
recursos
necesarios
para
realizar
las
actividades
y
los
costos
de
los
insumos.
Aspectos
generales
a
tener
en
cuenta
en
el
diligenciamiento
de
la
matriz
o
diagrama
Gantt:
• Se
identifican
y
priorizan
las
líneas
de
acción
del
sector
para
desarrollar
las
líneas
estratégicas
que
competen
al
sector,
y
se
establece
su
alcance
en
términos
de
resultados/productos
para
el
período
de
tiempo
de
la
planificación
operativa.
• Se
definen
las
actividades
esenciales
de
las
líneas
de
acción
con
relación
al
resultado/producto
definido
–
recordar
que
se
redactan
como
acciones
(verbos
en
infinitivo).
• Se
incluyen
solo
las
actividades
que
realizan
las
instituciones
del
sector,
no
actividades
que
dependen
de
terceros.
1
El
origen
del
Diagrama
de
Gantt
se
remonta
a
Henry
Laurence
Gantt,
A.B.,
M.E.
(1861-‐
el
23
de
noviembre
de
1919)
quien
era
un
ingeniero
industrial
y
un
consultor
en
administración
de
empresas
que
es
famoso
por
desarrollar
el
diagrama
mencionado
en
1917,
además
de
un
número
de
otros
diagramas.
Los
primeros
diagramas
de
Gantt
fueron
empleados
en
proyectos
importantes
de
la
infraestructura
incluyendo
la
presa
Hoover.
Los
diagramas
de
Gantt
han
sobrevivido
y
se
consideran
pertinentes
por
su
claridad
didactica,
para
proyectos
contemporaneos.
5
Programa
Regional
GIZ-‐PREVENIR
Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
• Se
define
una
meta
por
cada
actividad
(unidad
de
medida
y
cantidad
de
veces
que
se
va
a
realizar
la
actividad).
• Se
definen
responsables
con
nombre
para
cada
actividad,
y,
si
es
necesario,
personal
de
apoyo.
• Se
define
el
plazo
para
terminar
las
actividades
y
cumplir
las
metas.
• Se
definen
los
recursos
técnicos,
humanos
y
financieros
requeridos
para
cumplir
las
metas.
Si
es
factible,
también
se
presupuesta
el
costo
de
los
recursos.
• Es
importante
tener
en
cuenta
el
orden
al
momento
de
construir
los
planes
operativos
con
el
modelo
Gantt.
• Se
identifican
las
fuentes
que
aportarán/financiarán
los
recursos
de
las
actividades.
• El
diagrama
Gantt
permite
que
en
cada
caso,
se
adapte
o
simplifique
de
acuerdo
a
las
necesidades
de
las
circunstancias,
lo
importante
es
la
comprensión
clara
de
cada
uno
de
sus
ítems
y
la
apropiación
de
la
herramienta
por
los
participantes
en
la
construcción
del
plan
operativo.
Procedimiento
1. Primer
paso:
Elaboración
de
líneas
de
acción
En
un
primer
momento
cuando
un
grupo
y
su
facilitador
se
enfrentan
a
la
construcción
de
una
plan
operativo
de
una
posible
mesa
sectorial
es
importante
tener
en
cuenta
los
siguientes
aspectos
preliminares:
• Acordar
y
visualizar
(ver
técnicas
de
visualización)
con
el
grupo
unos
criterios
a
tener
en
cuenta
para
la
construcción
del
plan
operativo(Aprovechamiento
de
fortalezas
de
otras
mesas
que
se
puedan
capitalizar
en
el
plan
operativo,
prioridades
de
prevención
en
el
municipio
etc.)
• Tener
siempre
a
la
vista
los
objetivos
y
metas
que
se
quieren
logar
con
el
plan
operativo
de
la
mesa
sectorial.
• Recursos
disponibles.
• Disponibilidad
de
tiempo
de
participantes
para
el
desarrollo
de
las
actividades.
A
continuación
y
a
manera
de
tareas
se
plantean
los
procedimientos
posibles
para
la
construcción
de
los
planes
operativos
de
las
mesas
sectoriales:
Tarea
Asuman
que
en
su
municipio
el
CMPV
ha
definido
como
línea
estratégica
el
“Fortalecimiento
de
la
participación
juvenil
en
las
estrategias
sectoriales
de
prevención
de
la
violencia”.
El
objetivo
a
5
años
de
dicha
línea
estratégica
dice
“Organizaciones
juveniles
participan
activamente
en
la
implementación
de
estrategias
de
prevención
de
los
sectores
del
CMPV”.
6
Programa
Regional
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Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
Luego
de
definir
dicha
línea
estratégica
y
su
objetivo,
como
parte
de
la
planificación
operativa
del
primer
año
de
implementación
del
plan,
cada
mesa
sectorial
tiene
que
identificar
las
líneas
de
acción
que
pueden
implementar
para
contribuir
al
objetivo
de
la
línea
estratégica
desde
su
sector.
Imagínense
que
esta
situación
ocurriera
en
su
municipio
y
ustedes
fueran
los
que
tienen
que
elaborar
estas
líneas
de
acción
como
mesa
sectorial:
Elaboren
entre
3
y
5
líneas
de
acción
con
las
siguientes
características:
• Que
tenga
sentido
en
relación
con
la
situación
actual.
• Que
corresponda
al
mandato
de
las
instituciones
del
sector
y
se
adecuen
a
sus
planes
operativos
presupuestados.
Escriban los nombres de las líneas de acción en tarjetas metaplán largas.
2. Segundo
paso:
Construcción
del
plan
operativo
de
una
línea
de
acción
Es
importante
que
al
momento
de
la
construcción
el
facilitador
acuerde
con
el
grupo
la
pertinencia,
comprensión
conceptual
y
cantidad
de
ítems
necesarios
que
debe
tener
la
matriz
que
se
va
a
utilizar
para
el
plan
operativo.
También
facilita
la
construcción
del
plan
operativo
el
que
se
distribuya
el
trabajo
en
subgrupos
entre
5
y
6
personas
(aclarando
que
en
cada
grupo
deben
estar
las
personas
que
mas
conozcan
y
estén
familiarizadas
con
las
líneas
a
desarrollar),
y
una
vez
terminado
el
trabajo,
cada
uno
de
los
subgrupos
presente
al
plenario
lo
construido
de
tal
manera
que
sea
posible
una
mayor
apropiación
y
complementación
por
la
Mesa
sectorial.
Tarea
Sitúense
siempre
en
la
realidad
de
su
municipio,
seleccionen
una
de
las
líneas
de
acción
que
han
elaborado
y
construyan
un
plan
operativo
para
la
línea
de
acción,
visualizando
en
una
matriz
de
Gantt.
Pasos
1. Identifiquen
entre
3
y
5
actividades
para
la
línea
de
acción.
2. Definidas
las
actividades,
establezcan:
• Meta
por
cada
actividad
• Resultado/producto
de
cada
actividad
• Responsables
y
apoyos
para
cada
actividad
• Plazo
para
cumplir
las
metas
de
la
actividad
(hasta
un
año)
7
Programa
Regional
GIZ-‐PREVENIR
Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
Procedimiento
para
elaborar
la
matriz
de
Gantt:
Analizar#
2.1. trabajo#de#la#
Estudio# 1# # # # # # # # # # # # # # # # # # # #
1# bolsa#del#año#
pasado#
Realizar#
capacitacione
2.1. Capacitacione 3#talleres#de#
s#para# # # # # # # # # # # # # # # # # # # #
2# s# 2#días#
personal#de#
la#bolsa#
Implementar#
una#campaña# Documentos# Participació
2.1.
sobre# promocionale n#en#3# # # # # # # # # # # # # # # # # # # #
3#
servicios#de#la# s# eventos#
bolsa#
LA#2.1#(otra#forma…)#
Analizar#
2.1. trabajo#de#la#
Estudio# 1# # # # # # # # # # # # # # # # # # # #
1# bolsa#del#año#
pasado#
Realizar# # # # # # # # X( # X( # X( # # # # # # #
2.1. Capacitacione 3#talleres#de#
capacitacione
Herramienta(s)
Matriz
de
priorización
de
actividades
Resumen
8
Programa
Regional
GIZ-‐PREVENIR
Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
Resultado
esperado
Priorización
realista
y
pertinente
de
las
actividades
de
los
planes
operativos
sectoriales
del
CMPV
Logística
• Salón
amplio,
iluminado
y
sin
ruido;
con
posibilidad
para
trabajar
en
subgrupos
y
plenario
general
(ver
Logística
y
organización).
• Materiales
de
facilitación
Descripción
A
pesar
de
que
del
proceso
de
planificación
se
deriva
un
plan
que
detalla
todas
las
actividades
que
deberían
incluirse,
a
menudo
resulta
importante
definir
cuáles
son
aquellas
que
deben
priorizarse
por
su
relación
costo/impacto
en
el
logro
de
los
objetivos
de
las
líneas
estratégicas,
y
así
también
detectar
las
actividades
de
muy
alto
costo
que
tienen
baja
influencia
para
lograr
objetivos.
Cuando
se
trata
de
planes
que
se
ejecutan
con
un
alto
grado
de
cooperación
interinstitucional,
es
necesario
ser
cuidadoso
para
no
recargar
las
tareas
de
las
instituciones.
La
siguiente
herramienta
es
una
matriz
que
permite
clasificar
el
conjunto
de
actividades
según
los
criterios
de
costo/impacto,
y
así
ayudar
a
tomar
decisiones
en
la
mesa
sectorial
sobre
lo
que
se
va
a
hacer.
La
herramienta
ordena
y
visualiza
las
actividades
del
plan
de
tal
forma
que
permite
tomar
decisiones
sobre
cuáles
son
las
actividades
claves
para
concretar
las
estrategias
y
lograr
los
objetivos.
Procedimiento
1. Pasos
9
Programa
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Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
• La
utilización
de
la
matriz
de
priorización
exige
que
se
tenga
las
actividades
diseñadas
para
cada
una
de
las
líneas
del
plan
de
una
mesa
sectorial
o
del
plan
operativo
general
del
CMPV.
• Se
identifican
y
numeran
las
líneas
y
actividades
del
plan.
Si
existen
2
ó
más
líneas
el
primer
numero
es
el
numero
de
la
línea
y
el
segundo
el
numero
de
la
actividad
de
esa
línea,
por
ejemplo
2.2
es
la
actividad
2
de
la
línea
2.
• Se
visualiza
las
actividades
en
la
matriz
de
priorización
según
los
siguientes
posible
criterios:
⇒ Actividades
con
alta
influencia
en
los
objetivos
y
bajo
costo.
⇒ Actividades
con
poca
influencia
en
los
objetivos
y
alto
costo.
⇒ Actividades
con
alta
influencia
en
los
objetivos
y
mediano
costo.
⇒ Actividades
con
mediana
influencia
en
los
objetivos
y
altos
costos.
• Se
discuten
y
ubican
en
cada
cuadrante
de
la
matriz
las
actividades
numeradas
según
la
discusión
y
definición
de
en
que
cuadrante
ubicarlas.
• Se
toman
decisiones
sobre
qué
actividades
abandonar,
cuáles
replantear
y
cuáles
mantener
según
la
discusión.
• Ayuda
a
la
comprensión
y
ejecución
de
la
matriz
tenerla
visualizada
en
cartel
o
rotafolios
y
visualizar
las
actividades
en
tarjetas
metaplán.
Matriz
de
priorización
de
actividades
Costo
de
la
actividad
1.5
MEDIO
1.2
2.4
1.1,
2.5
BAJO
BAJA
MEDIO
ALTA
10
Programa
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Formación
de
Intermediarios
Ficha
didáctica
Influencia de cada actividad en los objetivos
También
se
pueden
discutir
otros
criterios
que
la
mesa
considere
más
pertinentes,
como,
por
ejemplo,
costos
de
coordinación
y
comunicación
versus
influencia
en
los
objetivos
de
las
líneas
estratégicas,
o
potencial
de
articulación
intersectorial
versus
necesidades
de
coordinación
con
otros
sectores.
11
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Formación
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Intermediarios
Ficha
didáctica