Informe Cumplimiento Términos Referencia

Evidencia Asociada a la
AP10 – AA2 – Ev2
Informe Cumplimiento Términos Referencia

Yeferson Danny Estaper Lopez

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Ficha 1412858
 Informe Cumplimiento Términos Referencia

Introducción

Con base en este informe se dan a conocer los términos para la contratación del

servicio prestado para el diseño y desarrollo del sistema de información el cual nos

garantiza una mejor accesibilidad en las operaciones que desempeña la empresa.

Se van a tener en cuenta las recomendaciones que se den en el desarrollo del sistema

de información, cada proceso será supervisado por las personas encargadas ajustando

a las necesidades de la empresa y a la normatividad vigente en el tiempo de ejecución

y garantía del contrato.

 Informe Cumplimiento Términos Referencia

Propósito

El contratista deberá realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa con

respecto al manejo de la correspondencia y la gestión documental en general, que

incluya como mínimo:

✓ La revisión y validación de los procedimientos actuales para el manejo

documental.

✓ Distribución de los espacios físicos

✓ Disponibilidades y competencias del recurso humano existentes.

✓ Hardware y conectividad
 Informe Cumplimiento Términos Referencia

Alcance

Requiere contar con herramientas que permitan llegar a todos los actores responsables

de la generación de información desde los registros administrativos continuos o fuentes

de información que son la base de los indicadores para la toma de decisiones.

Optimizar el uso y aprovechamiento de las fuentes de información que son obligatorios

por norma legal, y si presentan deficiencias que afecten su cobertura, oportunidad,

calidad o flujo.
 Informe Cumplimiento Términos Referencia

Ítems a validar como términos de referencia

El contratista deberá entregar como mínimo los siguientes documentos en medio digital

e impreso, teniendo en cuenta las Normas de Calidad vigentes aplicables a la Gestión

Documental:

✓ Cronograma.

✓ Documento Diagnóstico de la situación actual de la empresa con respecto al

manejo de la correspondencia y la GD en general.

✓ Documento de diseño de la ayuda en línea brindada por SGDEA.

✓ Documento de Procesos y procedimientos que involucra la Gestión Documental

teniendo en cuenta el nuevo SGDEA y el Sistema de Gestión de Calidad.

✓ Casos de uso para cada procedimiento que se establezca.

✓ Documento que contenga análisis y diseño de SGDEA.

✓ Documento con recomendaciones para espacio en servidores para

almacenamiento de los archivos y su seguridad.

✓ Documento con procedimiento de seguridad para acceso y almacenamiento de

documentos, teniendo en cuenta los perfiles de usuarios, las características de

seguridad de servidores y directorios.

 Informe Cumplimiento Términos Referencia

Entregables de la carta de negociación

✓ Elaborar conjuntamente con la empresa, un plan de trabajo y cronograma al

inicio de la ejecución del contrato.

✓ Mantener durante toda la vigencia del contrato el equipo profesional de trabajo

inicialmente aprobado.

✓ Cumplir con las normas de seguridad impartidas por la empresa, así como

aquellas propias del tipo de servicio a prestar.

✓ Garantizar los protocolos de comunicaciones que exige la empresa, los cuales

se levantarán en el plan de trabajo que presente el proveedor.

✓ Prestar la asistencia técnica para el mejor uso o mejoras del servicio contratado

o de aquellos potenciales de aplicabilidad.

✓ El operador garantizará el acatamiento de las normas vigentes sobre derechos

de autor, en todos los programas, licencias y demás medios que suministre, use

o de modo alguno involucre en el cumplimiento del contrato.

 Informe Cumplimiento Términos Referencia

Cumplimiento de cada uno de los términos definidos

✓ Documento con el plan de trabajo y cronograma al inicio de la ejecución del

contrato.

✓ Documento con el modelo conceptual, que dé cuenta de las necesidades de

información.

✓ Solución tecnológica probada y aprobada por la empresa que dé cuenta de las

necesidades de información establecidas.

✓ Informe con recomendaciones para el mejor uso o mejoras del servicio

contratado o de aquellos potenciales de aplicabilidad.

Los aplicativos a desarrollar deben cumplir con los lineamientos de la empresa.

✓ Los derechos de explotación de los aplicativos serán de uso exclusivo de la

empresa.

✓ Entregar el código fuente de los aplicativos elaborados, probados y aprobados

por la empresa.

✓ Entregar todos los artefactos de análisis, diseño y desarrollo.

 Informe Cumplimiento Términos Referencia

Observaciones y aclaraciones respecto al dictamen

✓ Demostrar al menos tres (3) años de experiencia en la construcción de software

en sus fases de planeación, análisis, diseño, desarrollo, pruebas, soporte y

mantenimiento.

✓ Operador del ámbito privado, que cuente con un grupo calificado de

profesionales de distintas áreas relacionadas con la informática y recursos

tecnológicos y con conocimiento y experiencia en el sector Logístico y

Comercial.

✓ Certificación en la norma ISO 9001:2008

Conclusiones

✓ El proponente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en los

términos de referencia, anexando la documentación exigida y aquella que

respalde específicamente sus contenidos relacionados con el objeto contractual.

✓ La propuesta deberá redactarse de manera clara y concreta. Incluirá la

capacidad operativa y funcional para asegurar el producto a contratar.

✓ Describirá los procesos, procedimientos y estrategias que empleará para la

obtención del producto a contratar.

✓ El proponente deberá indicar la propuesta económica que requerirá para dar

cumplimiento al objeto contractual.