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Estructura de la
Organización
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Los Interesados y la Estructura de la Organización
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Índice
Introducción 3
1 Los Interesados. 3
2 Influencia de la Organización en la Dirección de Proyectos 7
2.1 Culturas y Estilos de la Organización 7
2.2 Activos de los Procesos de la Organización 13
Introducción
En esta lectura se describe la estructura básica de un proyecto, así como otras
consideraciones importantes de alto nivel que incluyen la manera en que el proyecto afecta
el trabajo operativo continuo, la influencia de los interesados más allá del equipo inmediato
del proyecto y el modo en que la estructura de la organización interviene en el proyecto en
cuanto a la asignación de personal, la dirección y la ejecución.
1 Los Interesados.
®
Novedad en A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) -
1
Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.
La gestión de stakeholders (interesados) del proyecto adquiere una relevancia tan fuerte
que se la considera ahora un área de conocimiento, con todas sus consideraciones. La
veremos en detalle al final de la asignatura Dirección de Proyectos II, pues el Project
®2
Management Institute (PMI) la ha colocado como el área de conocimiento número 13.
Como introducción a esta nueva dimensión que toma la gestión de los stakeholders,
diremos que esta área de conocimiento nace con cuatro procesos, que se inscriben en las
fases de inicio del proyecto, planificación, desarrollo y control del proyecto.
“Los interesados están En concreto, los cuatro considerados son (*):
dados por organizaciones
o personas que participan “Identificación de los stakeholders.
de forma activa en el
proyecto o pueden verse Plan para la Gestión de los stakeholders.
afectados por el
Gestión del compromiso con los stakeholders.
desarrollo del mismo,
3
tales como
Control del compromiso con los stakeholders.”
patrocinadores, clientes o
empresas” Están constituidos por organizaciones o personas que participan de forma activa en el
proyecto o pueden verse afectados por el desarrollo del mismo, tales como patrocinadores,
clientes o empresas. Éstos pueden además intervenir en el proyecto, hacer modificaciones
en el equipo y el trabajo realizado.
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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
2
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
3
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Página 391.
Es importante que el equipo de dirección del proyecto identifique los interesados internos y
externos, de modo que establezca las posibilidades de los involucrados con relación a los
requisitos del proyecto, lo cual le permitirá garantizar el éxito del trabajo.
Además de identificar a los interesados, se debe analizar el grado de influencia que estos
puedan ejercer, pues su intervención puede influir en el desarrollo de un proyecto.
Los resultados para los interesados pueden ser positivos o negativos, y de esto depende el
éxito del proyecto. Un ejemplo de esto son los empresarios de una región, que pueden
beneficiarse con los proyectos de expansión industrial pues representan más movimientos
económicos en dicha región. En cambio, quienes obtengan beneficios con los resultados
negativos querrán impedir el desarrollo del proyecto, por lo cual estos interesados se
deben tener muy en cuenta.
En este proceso la función del director del proyecto es la gestión de las expectativas de los
interesados, aunque sus objetivos e intereses parezcan paradójicos entre sí se deben
equilibrar y lograr una interacción profesional y colaborativa.
® 4
Según PMBOK Guide , los principales interesados que se pueden identificar en un
5
proyecto son (*) :
“Los clientes/usuarios son
“Clientes/usuarios: los clientes/usuarios son las personas u organizaciones que
las personas u
organizaciones que usarán
usarán el producto, servicio o resultado del proyecto. Los clientes/usuarios pueden
el producto, servicio o ser internos o externos a la organización ejecutante. Incluso puede haber diferentes
resultado del proyecto. Los niveles de clientes. Por ejemplo, los clientes de un nuevo producto farmacéutico
clientes/usuarios pueden
pueden incluir a los doctores que lo recetan, a los pacientes que lo consumen y a
ser internos o externos a la
las aseguradoras que pagan por él. En algunas áreas de aplicación, clientes y
organización ejecutante”
usuarios son sinónimos, mientras que en otras, clientes se refiere a la entidad que
adquiere el producto del proyecto y usuarios hace referencia a aquéllos que usan
el producto del proyecto directamente.
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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
5
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Página 32 y 33.
El patrocinador sirve como vía de escalamiento para los asuntos que están fuera del
alcance del director del proyecto. También puede participar en otros asuntos importantes,
como la autorización de cambios en el alcance, revisiones al final de una fase y, cuando los
riesgos son particularmente altos, decidir si el proyecto debe continuar o no.
Directores del proyecto: los directores del proyecto son designados por la
organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. Se trata de un rol
prestigioso, lleno de desafíos, con una responsabilidad significativa y prioridades
cambiantes.
en curso y tienen la clara misión de gestionar todas las tareas dentro de su área
funcional de responsabilidad. El gerente funcional puede aportar su experiencia en
la materia, o bien su función puede proporcionar servicios al proyecto.
Las organizaciones, por lo general crean una cultura única que identifica la realización del
proyecto por ejemplo visiones, valores, creencias, políticas, métodos, relaciones y ética
laboral. Un ejemplo de culturas y estilos se presenta en aquellas empresas donde en el
encabezando de su organigrama aparece una figura decorativa que no está
verdaderamente a cargo de la misma.
Este tipo de elementos constituyen factores ambientales para la empresa, el director del
proyecto debe comprender las diferentes culturas y estilos de la organización que pueden
influenciar un proyecto. Además debe conocer quiénes toman las decisiones dentro de la
organización y trabajar con ellos para lograr el éxito del proyecto.
Estructura de la organización
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Cuadro 1.1. Influencias de la organización en los proyectos
® 7
La PMBOK Guide nos describe cuatro tipos de estructuras de la organización relacionadas
con los proyectos, las cuales veremos a continuación:
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Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Página 22.
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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Organización funcional
“Es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior claramente definido. En el nivel
superior, los miembros del personal están agrupados por especialidades, tales como:
producción, comercialización, ingeniería y contabilidad. A su vez, las especialidades pueden
subdividirse en organizaciones funcionales, como la ingeniería mecánica y la ingeniería
eléctrica. Cada departamento de una organización funcional realizará el trabajo del proyecto
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de forma independiente de los demás departamentos.”
8
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Página 22.
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Gráfico 1.2. Organización funcional
Organización matricial
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Gráfico 1.3 Organización matricial débil
“En una organización orientada Las organizaciones matriciales débiles mantienen muchas de las características de una
a proyectos, los miembros del organización funcional, y el rol del director del proyecto es más bien el de un coordinador o
equipo en un mismo lugar, los
expedidor, que el de un verdadero director del proyecto.
recursos de la organización
participa en el trabajo de los
proyectos y los directores del 9
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
proyecto tienen mucha más Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 2-1. Página 22.
10
independencia y autoridad” Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 2-2. Página 23.
11
Gráfico 1.4 Organización matricial equilibrada
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Gráfico 1.5 Organización matricial fuerte
11
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 2-3. Página 24.
12
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 22.
13
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 2-4. Página 24.
“Se encuentra en el extremo opuesto de la organización funcional, en ella los miembros del
equipo están a menudo colocados en un mismo lugar, la mayor parte de los recursos de la
organización participa en el trabajo de los proyectos y los directores del proyecto tienen
mucha más independencia y autoridad. Como vemos en el Gráfico 1.6 las organizaciones
orientadas a proyectos suelen contar con unidades organizacionales denominadas
departamentos, pero estos grupos dependen directamente del director del proyecto, o bien
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prestan sus servicios a varios proyectos.”
15
Gráfico 1.6 Organización orientada a proyectos
Organización combinada
14
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 25.
15
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 2-5. Página 25.
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Gráfico 1.7 Organización combinada
Hasta una organización fundamentalmente funcional puede crear un equipo del proyecto
especial para gestionar un proyecto crítico. Este equipo puede tener muchas de las
características de un equipo del proyecto de una organización orientada a proyectos,
además puede incluir personal dedicado de tiempo completo procedente de diferentes
departamentos funcionales, desarrollar su propio conjunto de procedimientos operativos y
funcionar fuera de la estructura estándar formalizada de reporte.
Abarcan algunos o todos los activos de los procesos de alguna o todas las organizaciones
participantes en el proyecto, los cuales pueden influir en el éxito del proyecto.
“Los activos de los Los activos de los procesos de la organización incluyen planes, políticas, procedimientos y
procesos de la lineamientos formales o informales. Además abarcan las bases de conocimiento de la
organización incluyen
organización tales como las lecciones aprendidas y la información histórica.
planes, políticas,
procedimientos y Estos activos pueden contener cronogramas completados, datos sobre riesgos y datos
lineamientos, ya sean
sobre el valor ganado. Sus actualizaciones y adiciones necesarias a lo largo del proyecto
formales o informales.”
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son generalmente responsabilidad de los miembros del equipo del proyecto. En PMBOK
17
Guide los activos suelen agruparse en dos categorías:
“Procesos y procedimientos de la organización para realizar el trabajo.
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Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 2-6. Página 26.
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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Conocimiento corporativo básico.”
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La nueva entrega del PMBOK Guide, subdivide los procesos y procedimientos según las
fases del proceso en las que se apliquen, según esta visión:
a. Inicio y Planificación.
Lineamientos o requisitos de cierre del proyecto (por ejemplo, auditorías finales del
proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones del producto y criterios de
aceptación).
Bases de datos para la medición de procesos, que se utiliza para recopilar y tener
disponibles los datos de mediciones de procesos y productos.
Archivos del proyecto (por ejemplo, líneas base de alcance, costo, cronograma y
calidad, líneas base para la medición del desempeño, calendarios del proyecto,
diagramas de red del cronograma del proyecto, registros de riesgos, acciones
planificadas de respuesta e impacto definido del riesgo).
Como parte del adelante a los que más tarde veremos sobre la nueva gestión de los
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stakeholders, veremos a continuación los tipos de stakeholders que el PMI diferencia.
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PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Socios: Organizaciones externas con una relación especial con la empresa. Ofrecen
experiencia especializada o cumplen con un papel específico como instaladores,
personalizadores, formadores o apoyo.