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ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAYLAS

AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO

A LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PAMPAROMÁS

“CONTRATACION DE SERVICIOS DE PUBLICIDAD ESTATAL EN PERIODO ELECTORAL”

PERÍODO: 1 DE AGOSTO AL 28 DE SETIEMBRE DE 2018

Objetivo específico:
Establecer si la contratación del servicio para la elaboración, edición e impresión de boletines informativos de la
municipalidad distrital de Pamparomás, se efectuó conforme a la normativa aplicable.
Referencia
Contenido
Documentaria
1. Procedimiento n.° 3: Comprobar que la determinación de valor referencial haya sido
realizada cumpliendo las condiciones y procedimientos establecidos por la normativa
de contrataciones.

Comprobar la validez de los documentos, datos de información que sustenta el estudio de

posibilidades que ofrece el mercado para la determinación del valor referencial; y el
procedimiento de cálculo utilizado para determinarlo.

2. Desarrollo del procedimiento:

Fuentes de información:
1. Mediante el oficio n.° 002-2018-MPHy/03.10/AC-C.S.P.E elaborado y recepcionado el 4 de
octubre de 2018, el C.P.C. Jesús Alexander Deza Fernández, Jefe de comisión auditora del
Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huaylas , solicitó al señor
Hover Divial Oncoy Oncoy, Gerente de Administración y Finanzas de la MD de
Pamparomás informe sobre lo siguiente:

- Comprobante de pago n. °1399 y documentos sustentantes.

- Talonario de cheque n. °07412179 9 de 8 de agosto de 2018.

En atención al requerimiento de información descrito precedentemente, con informe n.º

020-2018-MDP-C.P.C.-OOHD de 4 de octubre de 2018, el C.P.C. Hover Divial Oncoy Oncoy
, gerente de Administración y Finanzas y encargado de contabilidad de la Municipalidad
Distrital de Pamparomas, remitió al Jefe de comisión auditora del Órgano de Control
Institucional de la Municipalidad Provincial de Huaylas, el informe n.° 020-2018- MDP-
C.P.C.-OOHD de 4 de octubre de 2018 , mediante los cuales remiten en copias fedateadas
de la documentación que se le requirió sobre los documentos solicitados.

2. Mediante Oficio n.° 005-2018-MPHy/03.10/AC-C.S.P.E elaborado el 4 de octubre de 2018,

el C.P.C. Jesús Alexander Deza Fernández, Jefe de comisión de auditora del Órgano de
Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huaylas, solicito al Sr. Andrés Edwin
Espinoza Ramírez, Jefe de la Unidad de Logística y Abastecimiento de la MD de
Pamparomas informe lo siguiente:

- Proforma del proveedor GRAFIMAGEN HUARAZ S.R.L., por la adquisición de 1

millar de boletines informativos tamaño A4, abierto A3 en papel couche brillante,
24 paginas en alta resolución engrapadas.
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-
En atención al requerimiento remite con informe n.°0244-2018-MDP/AEER-Log elaborado el
5 de octubre de 2018, el Sr. Andrés Edwin Espinoza Ramirez, Jefe de la Unidad de
Logística y Abastecimiento de la Municipalidad Distrital de Pamparomas, remitió al Jefe de
comisión auditora del Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de
Huaylas, el informe n.°0244-2018-MDP/AEER-Log de 5 de octubre de 2018, los que remiten
en copias fedateadas.

3. Mediante Oficio n.°006-2018-MPHy/03.10/AC-C-S-P.E., elaborado el 4 de octubre de 2018,

el C.P.C. Jesús Alexander Deza Fernández, Jefe de comisión auditora del Órgano de
Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huaylas, solicito al Sr. Víctor
Advincula Rivera, Jefe de Imagen Institucional de la MD de Pamparomas informe lo
siguiente:
- La necesidad que origino la contratación del servicio “elaboración, edición e
impresión de un millar de boletín informativo de tamaño A4, papel couche, de 24
orme n.°páginas en alta resolución”.
- La finalidad publica que origino la contratación del servicio de “elaboración,
edición e impresión de un millar de boletín informativo de tamaño A4, papel
couche, de 24 páginas en alta resolución”.
- Nombre y cargo del funcionario que requirió su persona solicitar la contratación
del servicio antes mencionado.
- Nombre y cargo del funcionario quien elaboro el diseño del boletín informativo
contratado mediante Orden de Servicio n. °1015-2018 de 8 de agosto de 2018.

En atención al requerimiento se remite el Informe N° 075 - 2018 -MDP.II.VAR, elaborado el

4 de octubre de 2018, el Sr. Víctor Advincula Rivera, Jefe de Imagen Institucional de la
Municipalidad Distrital de Pamparomas, remitió al Jefe de comisión auditora del órgano de
Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huaylas, el N° 075 - 2018
-MDP.II.VAR, documentos que remiten en copias fedateadas.

4. Mediante Oficio n.°008-2018-MPHy/03.10/AC-C.S.P.E, elaborado el 4 de octubre de 2018,

el C.P.C. Jesús Alexander Deza Fernández, Jefe de comisión auditora del Órgano de
Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huaylas, solicito al Sr. Andrés Edwin
Espinoza Ramírez, Jefe de la Unidad de Logística y Abastecimiento de la MD de
Pamparomas informe lo siguiente:

- Informe de posibilidades que ofrece el mercado, resultante de la indagación

realizado por el personal de la oficina de logística con el apoyo del área usuaria,
elaborado para la contratación del servicio “servicio de impresión para elaborar
el boletín informativo según edición MDP”.
- Cotizaciones y otros documentos que sustenten el estudio de mercado
realizado para la contratación del servicio antes mencionado.

En atención al requerimiento se remite el Informe n. °0245-2018-MDP/AEER-Log,

elaborado el 5 de octubre de 2018, el Sr. Andrés Edwin Espinoza Ramírez, Jefe de la
Unidad de Logística y Abastecimiento de la Municipalidad Distrital de Pamparomas, remitió
al Jefe de comisión auditora del órgano de Control Institucional de la Municipalidad
Provincial de Huaylas, el Informe n. °0245-2018-MDP/AEER-Log, documentos que remiten
en copias fedateadas.

5. Mediante Oficio n.°021-2018-MPHy/03.10/AC-C.S.P.E, elaborado el 9 de octubre de 2018,

el C.P.C. Jesús Alexander Deza Fernández, Jefe de comisión auditora del Órgano de
Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huaylas, solicito al Sr. Víctor
Advincula Rivera, Jefe de Imagen Institucional de la MD de Pamparomas informe lo
siguiente:

- Existencia del primer boletín informativo del año 2018.

- Nombre y cargo del funcionario ue solicito la elaboración del primer boletín
informativo dl año 2018.
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- Requerimiento realizado por el área usuaria, solicitándola elaboración del primer

boletín informativo del año 2018.
- Informe de conformidad por primer boletín informativo del año 2018.

En atención al requerimiento se remite el Informe n.° 078 - 2018 -MDP.II.VAR, elaborado el

10 de octubre de 2018, el Sr. Víctor Advincula Rivera, Jefe de Imagen Institucional de la
Municipalidad Distrital de Pamparomas, remitió al Jefe de comisión auditora del órgano de
Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huaylas, el Informe n. °0245-2018-
MDP/AEER-Log, documentos que remiten en copias fedateadas.

Técnicas de auditoría:
La “técnica de obtención de evidencia documental” a través de la “comprobación”, fue la técnica
empleada, el cual permitió al auditor corroborar la existencia, legalidad, integridad y legitimidad
de las operaciones realizadas o transacciones registradas en los sistemas de información,
mediante la verificación de los documentos que la justifican o sustenta, los mismos que son
proporcionadas por la entidad auditada y sirven de sustento para la opinión del auditor.

Análisis de los hechos

Comprobar la validez de los documentos, datos de información que sustenta el
estudio de posibilidades que ofrece el mercado para la determinación del valor
referencial; y el procedimiento de cálculo utilizado para determinarlo .

I. De la elaboración del requerimiento por el jefe de Imagen Institucional de la

Municipalidad

El 13 de julio de 2018, Víctor Florencio Advíncula Rivera, Jefe de Imagen Institucional de la

Municipalidad Distrital de Pamparomas, elaboró el requerimiento para la contratación del
servicio para la elaboración, edición e impresión de boletines informativos de la
municipalidad distrital de Pamparomás.

Luego de la revisión de la documentación remitida podemos observar claramente que en el

requerimiento elaborado por el Jefe de Imagen Institucional de la Municipalidad Distrital de
Pamparomas, no existe los términos de referencia para la contratación del servicio materia
de la presente revisión, en tal sentido se estaría omitiendo los procedimientos adecuados
para realizar la adquisición de dicho servicio, y trasgrediendo las normas establecidas de
acuerdo a Ley. Ya que existen parámetros dentro de las entidades públicas para poder
adquirir bienes y servicios, y para la adquisición de un servicio es indispensable realizarlo
adjuntando los términos de referencia ya que facilitaría realizar el estudio de mercado y
calcular el valor referencial real.

II. Determinación el valor referencial.

De la revisión de la documentación remitida se puede observar que al momento de efectuar

el requerimiento por parte de la oficina de Imagen Institucional de la Municipalidad Distrital
de Pamparomas, se tiene como fuente una proforma mediante el cual se tomó como
referencia para tomar como base del valor referencial.

El C.P.C. Andrés E. Espinoza Ramírez, Responsable de la Unidad de Logística, recibido el

requerimiento el 16 de julio de 2018, seguidamente realizo es estudio de mercado a través
de tres cotizaciones que a continuación se detalla:
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Lo que se concluye que el valor referencial se determinó de manera muy superficial y

carente de veracidad ya que las cotizaciones realizadas para determinar el valor referencial
no tienen la fecha de emisión de dicho documento. por lo que se puede verificar que no
tendría ningún valor ya que no tiene la firma del funcionario quien realizo las cotizaciones ni
del proveedor.

Criterio:

Ley n.° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, aprobada el 6 de mayo de 2003

“(…)
Articulo 149.- Transparencia funcional
Los alcaldes y regidores, así como los funcionarios y servidores de los gobiernos locales,
están prohibidos de ejercer actividades inherentes a su cargo con el objeto de obtener
ventajas de cualquier orden. Asimismo, están obligados a actuar imparcialmente y a no dar
trato preferencial de naturaleza alguna a ninguna persona natural o jurídica.

Ley n.º 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, aprobada el 08
de diciembre de 2004.

“(…)

Artículo 77.- Certificación de Crédito Presupuestario en gastos de bienes y

servicios, capital y personal

77.1 Establécese que, cuando se trate de gastos de bienes y servicios, así como de capital,
la realización de la etapa del compromiso, durante la ejecución del gasto público, es
precedida por la emisión del documento que lo autorice. Dicho documento debe acompañar
la certificación emitida por la Oficina de Presupuesto, o la que haga sus veces, sobre la
existencia del crédito presupuestario suficiente, orientado a la atención del gasto en el año
fiscal respectivo.

77.2 En el caso de gastos orientados a la contratación o nombramiento de personal, cuando

se cuente con autorización legal, se debe certificar la existencia de la plaza correspondiente
y el crédito presupuestario que garantice la disponibilidad de recursos, desde la fecha de
ingreso del trabajador a la entidad hasta el 31 de diciembre del año fiscal respectivo.

77.3 Los gastos a que hacen referencia los párrafos 77.1 y 77.2 deben ser comprometidos
por el monto total correspondiente al año fiscal, y ser devengados, en su oportunidad, en el
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marco del artículo 35.

77.4 Cuando los gastos referidos en los párrafos 77.1 y 77.2 comprometan años fiscales
subsiguientes, el Pliego debe efectuar la programación presupuestaria correspondiente en
los años fiscales respectivos. Es responsabilidad de la Oficina de Presupuesto, o la que
haga sus veces, la previsión de los créditos presupuestarios para la atención de tales
obligaciones.

(…)”

3. Conclusiones
En el desarrollo del procedimiento de la Auditoría de Cumplimiento a la Municipalidad Distrital
de Pamparomás “Contratación de Servicios de Publicidad Estatal en Periodo Electoral”, donde
se revisó y analizó toda la documentación referida a la contratación del Servicio de Impresión
para elaborar el Boletín Informativo segunda Edición MDP, llegando a las siguientes
conclusiones.

Existen indicios que demostrarían que los servidores y funcionarios de la Municipalidad Distrital
de Pamparomás tuvieron responsabilidad con respecto a la contratación del Servicios de
Publicidad Estatal en Periodo Electoral, en relación a la determinación del valor referencial y
dando por ganador a la empresa “GRAFIMAGEN HUARAZ S.R.L.” por la elaboración, edición e
impresión de un millar de boletín informativo de tamaño A4, papel couché, de 24 páginas en alta
resolución, por el monto ascendente a cuatro mil ochocientos 00/100 soles (s/ 4 800.00).

Conformidad.
Probables desviaciones de cumplimiento y se autoriza la elaboración de Matriz.
X
(Apéndice 6 del MAC)
Deficiencias de control interno y se autoriza la elaboración de Matriz. (Apéndice 6 del
MAC)
Aspectos relevantes.

Limitaciones al desarrollo del procedimiento.

Se requiere concordar con el desarrollo de otros procedimientos.
Otros.

Notas del jefe de comisión (control de calidad): [Consigna marcas, comentarios, notas, derivadas de la supervisión,
en las cédulas preliminares]
a) La cédula contiene información mínima del desarrollo del procedimiento (Fuentes de información, técnicas de
auditoría, análisis de los hechos identificados, evidencia de auditoría, documentos complementarios, criterios
empleados, limitaciones presentadas y procedimientos alternativos de ser el caso, referencia documentaria,
conclusiones de todos los aspectos señalados en el procedimiento de auditoría).
b) De la revisión de la cédula no surgen preguntas o comentarios que requieren respuesta o trabajo adicional.
c) Conformidad con el desarrollo técnico y conclusiones del procedimiento.
d) [Otros aspectos.]
Documento Aprobado: Si No

Notas del supervisor (control de calidad): [Consigna marcas, comentarios, notas, derivadas de la supervisión, en las
cédulas preliminares]
a) La cédula contiene información mínima del desarrollo del procedimiento (Fuentes de información, técnicas de auditoría,
análisis de los hechos identificados, evidencia de auditoría, documentos complementarios, criterios empleados,
limitaciones presentadas y procedimientos alternativos de ser el caso, referencia documentaria, conclusiones de todos
los aspectos señalados en el procedimiento de auditoría).
b) De la revisión de la cédula no surgen preguntas o comentarios que requieren respuesta o trabajo adicional.
c) Conformidad con el desarrollo técnico y conclusiones del procedimiento.
d) [Otros aspectos.]
Documento Aprobado: Si No
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Notas de la supervisión técnica de la unidad orgánica, de corresponder (control de calidad): [Consigna marcas,
comentarios, notas, derivadas de la supervisión, en las cédulas preliminares]
a) La cédula contiene información mínima del desarrollo del procedimiento (Fuentes de información, técnicas de auditoría,
análisis de los hechos identificados, evidencia de auditoría, documentos complementarios, criterios empleados,
limitaciones presentadas y procedimientos alternativos de ser el caso, referencia documentaria, conclusiones de todos
los aspectos señalados en el procedimiento de auditoría).
b) De la revisión de la cédula no surgen preguntas o comentarios que requieren respuesta o trabajo adicional.
c) Conformidad con el desarrollo técnico y conclusiones del procedimiento.
d) [Otros aspectos.]

Documento Aprobado: Si No
[Visto bueno del supervisor técnico]: _______________________________
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Supervisad
Revisado
Hecho por o
por
por
JADF JADF LJCO
Integrante Jefe de
Supervisor
de comisión Comisión
- - 71374

CAB OE 1/ P 1

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