Manual de Operación del Portal CFDI (WebPortal) para Proveedores

RESUMEN de Operación del Portal CFDI (Proveedor)
Manual de Operación del

WebPortal (Portal CFDI)
PROVEEDORES
Versión 4.2
Subdirección de Mercaderías
Subgerencia de Cuentas por Pagar
Integración de Proveedores a Facturación Electrónica
Este manual ha sido elaborado para ayudar a los proveedores en el proceso

Grupo Comercial Chedraui de envío de sus facturas electrónicas (CFDi) a Chedraui a través de una
Priv. Antonio Chedraui Caram No. 248 plataforma de uso gratuito basada en internet, la cual se conoce con el
Col. Encinal nombre de WebPortal o Portal CFDI. Aquí se cubren los elementos más
91180 Xalapa, Veracruz importantes para hacerlo una herramienta de uso cotidiano y se presentan
(228) 842 1100 soluciones a posibles problemas durante su operación.
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Manual de Operación del Portal CFDI (WebPortal) - Proveedores
Última revisión: 23/09/15
ÍNDICE
PRESENTACIÓN ............................................................................................................................ 3
¿Cuándo voy a cobrar?.............................................................................................................. 3
PROPÓSITO................................................................................................................................... 4
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS ...................................................................................... 4
CONSIDERACIONES PREVIAS ........................................................................................................ 5
¿CÓMO ME DOY DE ALTA?........................................................................................................... 6
Ingresar al WebPortal por primera vez ................................................................................... 10
¿CÓMO SUBO MIS FACTURAS ELECTRÓNICAS? ......................................................................... 13
Agregar los datos faltantes a un .XML importado (Editar) ..................................................... 15
PARA TOMAR EN CUENTA SI YA USA EDIWIN CON OTRO CLIENTE ............................................ 19
¿QUÉ HAGO SÍ… ......................................................................................................................... 20
Al darme de alta en portal no me acepta mi CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL (.CER)? ......... 20
Olvidé mi CONTRASEÑA para entrar al WebPortal o no la tengo? ......................................... 24
Después de editar mi factura me aparece un error de SINTAXIS/CARDINALIDAD? ................ 25
Mi factura ya fue editada y sigue en PENDIENTES DE ENVIAR? .............................................. 26
Subí la factura que NO ERA? ................................................................................................... 28
ETAPAS Y ÁREAS RESPONSABLES DURANTE EL PROCESAMIENTO DE LAS FACTURAS
ELECTRÓNICAS ........................................................................................................................... 29
Éste índice es interactivo, al dar click sobre cualquiera de los renglones será llevado a esa parte del manual.
EN LA ÚLTIMA HOJA DE ESTE MANUAL ENCONTRARÁ UN RESUMEN, SE SUGERIMOS IMPRIMIRLO Y TENERLO

A LA MANO PARA QUE FUNCIONE COMO REFERENCIA RÁPIDA AYUDÁNDOLE A RECORDAR CADA PARTE DEL
PROCESO EN GENERAL. ASÍ, SI FUERA NECESARIO SÓLO CONSULTARÍA EL APARTADO CORRESPONDIENTE EN
EL MANUAL PARA OBTENER LOS DETALLES NECESARIOS.
.EL USO DEL WEBPORTAL ES GRATUITO EN SU TOTALIDAD

POR SER UN DOCUMENTO DE CAPACITACIÓN LOS EJEMPLOS AQUÍ PRESENTADOS SON FICTICIOS Y PUEDEN TENER ERRORES E INCONSISTENCIAS 2
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PRESENTACIÓN
Este documento surge por la necesidad de apoyar a los proveedores, haciendo más ágil el proceso de envío de sus facturas electrónicas
(CFDi) a Chedraui para su integración, conciliación y generación de la cuenta por pagar. El punto de partida es la relativa facilidad con
que actualmente se puede tener acceso a una computadora conectada a internet, y al mismo tiempo, la poca complejidad que implica
el uso de un sitio en internet con características muy similares a un correo electrónico como lo es el WebPortal (Portal CFDI). Por lo
tanto, el área de Integración de Proveedores se ha dado a la tarea de preparar un texto con enfoque sencillo y amigable que
verdaderamente ayude a los socios comerciales de esta empresa.
El WEBPORTAL está diseñado para ser un medio de transmisión, es un intermediario entre los proveedores cuyas facturas aún no
cuentan con addenda y Chedraui, por eso debe estar pendiente del flujo de la información en cada etapa del proceso. Importar los
XML es solamente el inicio, para que la mercancía que nos vende sea pagada no solamente debe ser recibida físicamente, requerimos
el XML de la factura y la ejecución de varios procesos. Dicho archivo debe ser complementado con el número de la ORDEN DE
COMPRA y el número de FOLIO DE RECEPCIÓN, así nuestro sistema podrá hacer las operaciones necesarias y generar la cuenta por
pagar correspondiente.
¿Cuándo voy a cobrar?

Es muy importante que tome en consideración que existen procedimientos en Chedraui que permiten la existencia de orden en los
procesos, lo cual implica que también existen tiempos. Una vez que recibimos su CFDI (XML) nuestro sistema hace el proceso de
INTEGRACIÓN a intervalos regulares durante el día, revisando la estructura de los archivos enviados y validando algunos datos.
Durante la noche se corre el proceso de CONCILIACIÓN el cual enfrenta los datos de la ORDEN DE COMPRA, el recibo de mercancía y
su XML, de dicho proceso surge un estatus para cada factura mismo que se muestra en el Portal Financiero. Una vez que las facturas
tienen estatus de APROBADO PARA PAGO o APROBADO CON DIFERENCIAS quedan a disposición del proceso que genera la minuta
(listado de FACTURAS VENCIDAS, NO BLOQUEADAS y sus respectivos importes que serán pagados). A partir de que se publica en el
Portal Financiero usted tendrá 2 días para aprobar cada una de ellas o bien solicitar una aclaración (las facturas que NO TENGAN
aprobado el importe NO SERÁN PAGADAS, ni aquellas que están en proceso de aclaración). Para calcular el vencimiento de una
factura se cuenta a partir de la fecha en que se entregó físicamente la mercancía, se le agregan los días de crédito acordados, así como
todas las condiciones especiales aplicables que el comprador deberá informarle.
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PROPÓSITO
Facilitar el uso del WebPortal (Portal CFDI) como herramienta de transmisión de facturas electrónicas a Chedraui.
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

Hardware: Software:
• Una computadora de escritorio o laptop • Sistema operativo Windows XP, Vista, 7, 8, 8.1, 10
• Tarjeta de red (alámbrica o inalámbrica) • Navegador de internet Google Chrome o Mozilla Firefox
IMPORTANTE: no se garantiza la operatividad al 100% utilizando equipos de la marca Apple
Es indispensable contar con conexión a internet. Si bien la velocidad de acceso no es una limitante, ésta debe ser lo suficientemente
estable como para permitir conexiones de transmisión durante unos 10 minutos por sesión.
NOTA TÉCNICA: EL USO DEL WEBPORTAL EN DISPOSITIVOS CON SISTEMA OPERATIVO ANDROID EN TELÉFONOS INTELIGENTES Y
TABLETAS NO HA DADO PROBLEMAS EN CONDICIONES DE LABORATORIO, SU USO QUEDA A SU DISCRECIÓN.

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CONSIDERACIONES PREVIAS
1. Para poder usar el portal el proveedor debe haber sido autorizado, de lo contrario el sistema rechazará su solicitud.
Dicha autorización se hará de su conocimiento mediante un correo electrónico enviado por personal de Integración de
Proveedores informándole que debe de registrarse.
2. Al momento de llenar el formulario en línea para darse de alta, el portal solicita que se suba el archivo .CER (certificado
del sello digital) que se utilice para timbrar las facturas. Esto es con el fin de que el portal pueda verificar que las facturas
electrónicas importadas o subidas pertenezcan al usuario que abrió la sesión de trabajo. Si el archivo .CER no se sube por la
razón que sea, no se podrá completar el proceso de registro y tampoco se podrá hacer uso del portal. Es importante hacer
mención de que Chedraui NO tiene acceso a los archivos .CER de los proveedores.
3. No importa si el proveedor genera sus propias facturas electrónicas o si lo hace a través de otra empresa, deberá tener a su
disposición los archivos .XML de dichas facturas para poder subirlos al portal. Si la factura no está debidamente timbrada
el portal no permitirá su carga.
4. El WebPortal y el Portal Financiero son distintos e independientes por lo tanto los procesos de alta y uso son diferentes.
El WebPortal sólo sirve para enviar los .XML; el Portal Financiero permite saber que facturas serán pagadas y
cuándo.

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¿CÓMO ME DOY DE ALTA?

Si usted NO RECIBIÓ este documento por medio de un correo electrónico del área de Integración de Proveedores significa que su clave de
proveedor puede estar bloqueada para hacer uso del WebPortal y por lo tanto su solicitud de alta será rechazada automáticamente.
SI USTED ES UN PROVEEDOR NUEVO POR FAVOR CONTACTE A Edgar Ramírez Hernández (228) 842 1100 ext 1304
PARA SER INFORMADO SOBRE EL WEBPORTAL Y LOS ESQUEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA VIGENTES EN CHEDRAUI.
Lo primero es tener a la mano los datos del proveedor (empresa o persona) así como el archivo .CER que actualmente usa para timbrar
sus facturas electrónicas y un correo electrónico vigente al cual tenga acceso inmediato, es preferible que dicho correo sea de quien
haga el proceso de alta y esté encargado de la facturación y/o la cobranza.
1. Ingrese a la página www.grupochedraui.com.mx desde su navegador de internet (Chrome o Firefox).
En caso de que por cualquier motivo no pueda ingresar a la pantalla de proveedores en la página principal de Chedraui, puede
utilizar este acceso directo copiándolo en la barra de direcciones de su navegador o bien dando click directamente sobre él.
http://chedrauicorp.random-interactive.com/index.php?r=provider
2. En la parte superior, dé click en el botón PROVEEDORES. Es posible que al mismo tiempo aparezca una ventana emergente
con algún comunicado o noticia importante, le sugerimos leerlo siempre antes de cerrar esa ventana.

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3. En la siguiente ventana dé click en RECEPCIÓN CFDI PROVEEDORES RETAIL.
4. Luego le mostrará en la parte inferior los 4 botones principales. Dé click en ALTA PROVEEDOR RETAIL
5. Automáticamente se va a abrir otra ventana del navegador en la que deberá llenar los datos de identificación así como subir
el certificado del sello digital. Tome en consideración estos consejos y utilice como guía la imagen de la página siguiente:
A) Asegúrese de escribir los datos tal y como aparecen en su cédula de identificación fiscal.
B) Le recomendamos anotar y conservar en un lugar seguro tanto la pregunta de seguridad como la respuesta a dicha
pregunta. Los utilizará si en algún momento olvida su contraseña para entrar al portal.
C) La cuenta de correo electrónico que indique aquí será en la que se recibirá toda la comunicación oficial generada por el
portal. El contacto es la persona responsable de enviar las facturas electrónicas o quien esté haciendo el registro de alta.
D) El archivo con terminación .CER es el único que acepta el portal, si hubiera algún problema mostrará un mensaje de
error; tome en cuenta que debe ser el mismo Certificado de Sello digital con el que timbra sus facturas. Éste archivo tiene
que estar en su computadora pues utilizando el botón SELECCIONAR ARCHIVO deberá indicarle su ubicación al sistema.
Si tuviera problemas con su certificado por favor consulte la sección “¿Qué hago si…” en la página 21
E) No olvide leer tanto los términos de uso como la política de privacidad y marcar de aceptación la casilla de la izquierda.
Le recordamos que el uso de este portal es GRATUITO.

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6. Si todo está correcto aparecerá este cuadro de diálogo en el que deberá dar click en SEGUIR. Y al cabo de unos minutos
recibirá un mensaje en el correo electrónico que registró en el que estarán su usuario y contraseña para entrar al portal y
poder subir los .XML

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Si hubo algún problema el portal mostrará un cuadro de diálogo indicándolo. Como ejemplo le presentamos estos 2, el primero es
debido a que el certificado no corresponde (recordemos que el SAT emite diferentes tipos de certificados, para la FIEL y para los Sellos
Digitales), y el segundo porque se intentó subir el archivo .CER de otra empresa.
SI SU ARCHIVO .CER ES CORRECTO Y EL PORTAL LO RECHAZA SIGA EL PROCEDIMIENTO DETALLADO EN LA PÁGINA 21, PARA PODER
VER Y DESCARGAR LOS CERTIFICADOS ASOCIADOS A SU RFC DIRECTAMENTE DESDE LA PÁGINA WEB DEL SAT, SIN TENER QUE HACER
CITAS NI ACUDIR A UNA OFICINA.
Es importante hacer notar que se pueden empezar a subir las facturas electrónicas desde el momento en que el
WebPortal asigna usuario y contraseña.
Por seguridad el WebPortal pedirá que usted cambie la contraseña tanto la primera vez que ingrese como todas
aquellas en las que usted pida un cambio de contraseña al departamento de Integración de Proveedores,
responsable del soporte técnico a los usuarios del WebPortal.

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Ingresar al WebPortal por primera vez
7. Desde la página www.grupochedraui.com.mx dé click a PROVEEDORES. En caso de que por cualquier motivo no pueda
ingresar a la pantalla de proveedores en la página principal de Chedraui, puede utilizar este acceso directo copiándolo en la
barra de direcciones de su navegador o bien dando click directamente sobre él.
http://chedrauicorp.random-interactive.com/index.php?r=provider
8. En la siguiente ventana dé click en RECEPCIÓN CFDI PROVEEDORES RETAIL.
9. Luego verá los 4 botones del menú principal. Dé click en CARGA DE CFDI.

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10. Se abrirá una nueva ventana en su navegador. Utilice el USUARIO y CONTRASEÑA que el sistema le mandó a su correo
electrónico. Luego dé click en el botón INICIAR SESIÓN. En caso de que su navegador le preguntara ¿Guardar la contraseña
para este sitio? Ustede deberá indicar que NO DESEA GUARDAR LA CONTRASEÑA, pues será cambiada más adelante (la
primera vez que ingrese) y no tiene caso conservarla.
11. Una vez que haya entrado al portal se le pedirá que cambie la contraseña; usted deberá crear una contraseña propia
cumpliendo con los requisitos de seguridad que ahí aparecen, será definitiva y estará vigente mientras usted no la cambie.

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Puede darse el caso de que su contraseña no sea aceptada, si es así le aparecerá una ventana como éstas donde le dice
porque fue rechazada y tendrá que escribir una nueva contraseña tomando en consideración lo que el sistema le indique.
12. Si el cambio se hace correctamente aparecerá este mensaje de confirmación, y deberá utilizar su nueva contraseña a partir
de la próxima sesión. Dé click en SEGUIR para continuar.
13. Ahora deberá escribir la información de la empresa por única vez (los espacios en AMARILLO son OBLIGATORIOS). Si de
manera automática no aparece esta ventana puede dar click en la barra de menús donde dice ADMINISTRACIÓN y luego en
DATOS DE LA EMPRESA. Al terminar dé click en ACEPTAR. Finalizado esto podrá empezar a importar sus facturas electrónicas.

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¿CÓMO SUBO MIS FACTURAS ELECTRÓNICAS?

Los archivos que terminan en .XML SON LOS ÚNICOS QUE SE ENVÍAN por ello deberán estar en su computadora al efectuar este
procedimiento. No importa si sus facturas fueron generadas por usted o si contrató los servicios de otra empresa para ello, lo que sí
importa es que DEBEN ESTAR TIMBRADAS. No afecta si la factura tiene ADDENDA, porque el WebPortal NO la toma en cuenta para
validación y procesamiento, lo importante es la parte fiscal. Tenga identificadas las facturas que va a subir con sus respectivos números
de pedido (ORDEN DE COMPRA) y recepción (FOLIO DE RECIBO) y siga los pasos para Ingresar al WebPortal por primera vez. Si por
cualquier motivo no puede ingresar por medio de la página principal de Chedraui puede utilizar este link
http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/chedraui/indexViewer.html
1. Una vez que ingresó al WebPortal con el USUARIO y la CONTRASEÑA QUE USTED CREÓ verá la pantalla principal.
2. Dé click en la barra de menús en DOCUMENTOS y luego en IMPORTAR
3. En la siguiente ventana verá el botón EXAMINAR, al darle click se abrirá una ventana en la que podrá localizar el archivo que
será importado. Una vez que lo haya encontrado y seleccionado dé click en ABRIR.

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4. El nombre del archivo .XML aparecerá en pantalla. Le sugerimos hacer el proceso de uno por uno mientras se familiariza con
el portal y su uso. Dé click en ACEPTAR para que el archivo sea importado.
5. SIEMPRE que importe un archivo aparecerá una ventana avisando que tiene “errores”. Esto es completamente NORMAL, es
una alerta generada porque el portal revisa el archivo .XML y se da cuenta de que aún falta agregarle los números de la
ORDEN DE COMPRA y del FOLIO DE RECEPCIÓN. Dé click en el botón SALIR para continuar con el proceso.

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6. Todos los archivos recién importados están en la carpeta PENDIENTES DE ENVIAR y debido a que tienen “error” aparecen
con las letras en rojo. El color ROJO sirve para indicar que algo está mal con la factura, ya sea que le sobre o le falte.
Agregar los datos faltantes a un .XML importado (Editar)

7. Para agregar el número de la ORDEN DE COMPRA (OC) y el FOLIO DE RECEPCIÓN es necesario EDITAR el archivo. Dé doble
click en la factura que va a editar o bien dé click con el botón derecho en las letras rojas, aparecerá un pequeño menú y luego
dé click en el ícono de una libreta y un lápiz , se abrirá una ventana en la que se muestra la información de la factura.
Una tercera manera de editar su XML es dando click con el botón izquierdo sobre las letras rojas, el fondo cambiará a azul
indicando con ello que el registro está seleccionado, de click sobre el ícono de la libreta y lápiz que aparece en la esquina
superior del lado izquierdo, exactamente debajo de la palabra pendientes.
La ventana cambiará de color mientras el portal prepara la visualización del XML, una vez que termine le mostrará en la
pantalla todos los datos de la factura mismos que no se pueden cambiar. Debe bajar esa pantalla hasta que vea una barra de
6 pestañas.

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8. Dé click en DATOS GENÉRICOS para que se abra la ventana que permite capturar la ORDEN DE COMPRA y el FOLIO DE
RECEPCIÓN.
IMPORTANTE: Tanto la ORDEN DE COMPRA como el FOLIO DE RECEPCIÓN deben ser de 10 dígitos. La
ORDEN DE COMPRA debe empezar con 1, 2, 7, 8 o 9 y el FOLIO DE RECEPCIÓN con 1, 2 o 5.
Puede darse el caso de que al entregar en un CEDIS o TIENDA el FOLIO DE RECEPCIÓN tenga menos de 10 números, así que deberá
rellenar con ceros los espacios faltantes entre el número 5 inicial y el folio como aparece en el documento, de esta manera:
IMPORTANTE: AUNQUE UN CEDIS O UNA TIENDA PUEDE ENTREGAR VARIOS FOLIOS DE RECIBO POR ORDEN DE COMPRA, EL
PORTAL SÓLO ACEPTA UN FOLIO DE RECEPCIÓN POR FACTURA. PROCURE ENTREGAR LA TOTALIDAD DEL PEDIDO Y EXIJA QUE AL
RECIBIR LA MERCANCÍA LE ENTREGUEN SÓLO UN FOLIO DE RECEPCIÓN POR FACTURA; SI LA TIENDA O CEDIS LE DAN DOS O MÁS
FOLIOS SUBA SU FACTURA AL PORTAL Y EDÍTELA AGREGANDO SÓLO UNO DE LOS FOLIOS, LUEGO COMUNÍQUESE AL CENTRO DE
ATENCIÓN A PROVEEDORES (01 800 838 9967) PARA QUE EL ÁREA CORRESPONDIENTE LE DE SEGUIMIENTO A SU CASO Y LA

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INFORMACIÓN SEA REGISTRADA OPORTUNAMENTE PEMITIENDO LA ASOCIACIÓN DE TODOS LOS FOLIOS QUE CORRESPONDAN A
LA FACTURA QUE VA A COBRAR.
Aquí le presentamos otro ejemplo en el cual el CEDIS entregó un folio de cinco dígitos. El procedimiento es poner primero el cinco
porque TODOS los folios de recibo introducidos en el WebPortal deben iniciar con 5, luego poner cuatro ceros y los cinco dígitos del
folio para que sean 10 números en total. NUNCA ponga los ceros al final del folio pues su factura NO SERÁ PROCESADA por el sistema.
9. Una vez capturados los números de la ORDEN DE COMPRA y el FOLIO DE RECEPCIÓN debe guardar los cambios. Dé click sobre
el botón GUARDAR Y ENVIAR para que el portal procese la factura y la mande al servidor de Chedraui que le corresponde.
10. El WebPortal revisará su factura y enviará un mensaje indicando si hubiera algún error en el XML, dependiendo del problema
podrá solucionarlo revisando la sección “¿QUÉ HAGO SI…”; para las situaciones no previstas en dicho apartado deberá
comunicarse con el departamento de Integración de Proveedores (los datos de contacto aparecen al final de este manual). En
caso de que esté BIEN la procesará (le cambiará el color de las letras a NEGRO) y le hará los ajustes necesarios al archivo XML,
esto quiere decir que incorporará los números capturados. El proceso desde que oprime el botón GUARDAR Y ENVIAR hasta
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que la factura llega a RECUPERADOS no tarda más de 2 minutos. Si tarda más que eso por favor aplique el procedimiento
detallado en la página 26, en caso de que eso no resuelva su problema deberá enviar un correo electrónico a
soptecnico@chedraui.com.mx para que sea atendido por el departamento de Integración de Proveedores y se le dé el
seguimiento adecuado.
El camino que recorre una factura electrónica dentro del WebPortal de Chedraui es el siguiente:
1. Llega a PENDIENTES DE ENVIAR cuando es importado (carga del CFDi),

2. Una vez editado el sistema lo pasa a MARCADOS PARA ENVIAR,
3. Luego es movido a ENVIADOS, si hubiera algún problema de comunicación pasaría a
RECHAZADOS y
4. Si todo está bien llega a RECUPERADOS, lo cual quiere decir que fue depositado en
nuestro servidor para que sea integrada y conciliada
Una vez que el WebPortal empiece a procesar la factura electrónica la pasará de una carpeta a otra en cuestión de segundos. En
caso de que vea que pasa más de 1 minuto y su factura se queda “atorada” en Pendientes de Enviar, Marcados para Enviar o
Enviados debe dar click en la barra de menús en DOCUMENTOS REFRESCAR CARPETAS si después de eso su factura continúa
donde la vió por última vez deberá aplicar el proceso detallado en la página 27.
Todas las facturas enviadas correctamente aparecerán en la carpeta RECUPERADOS, ese es su acuse de recibo. Es muy importante
el dato que aparece en la columna FECHA CAMBIO SITUACIÓN, pues representa el momento exacto en que su XML llegó a nuestro
servidor; para cualquier aclaración le recomendamos tomar una captura de pantalla a esta carpeta frecuentemente (dependiendo
de que tantos documentos envíe) porque el portal SÓLO LOS ALMACENA POR 2 MESES.
Una vez que el archivo llega a Chedraui debe esperar su turno para ser INTEGRADO, lo cual significa que un proceso toma ese
archivo y lo revisa en cuanto a estructura y validez de los datos para que el sistema pueda extraer de él la información que se
requiere. Luego debe esperar nuevamente para ser CONCILIADO, es decir se enfrentarán los datos de la ORDEN DE COMPRA y la
factura para ver si coinciden con lo que se recibió en la tienda o en el CEDIS. A partir de este proceso se genera un status y se
publica en el PORTAL FINANCIERO. ESTE PROCESO TARDA UN MÁXIMO DE 96 HORAS, si pasado ese tiempo NO viera su factura

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en el Portal Financiero debe levantar un incidente contactando al Centro de Atención de Proveedores (01 800 838 9967) para que
el área correspondiente lo atienda. Algunos de los motivos por los que su factura no es procesada tienen que ver con errores de
registro preliminar en la tienda o el CEDIS, números de ORDEN DE COMPRA erróneos y fallas en la transmisión de datos.
IMPORTANTE: PARA VER LAS FACTURAS Y SU ESTATUS DE PAGO EN EL PORTAL FINANCIERO DEBERÁ TENER USUARIO Y
CONTRASEÑA, LOS CUALES SON INDEPENDIENTES A LOS DEL WEBPORTAL. PUEDE SOLICITARLOS LLAMANDO AL (228) 842 1100
EXT. 1016, 1017 O 1018 DEBE TOMAR EN CONSIDERACIÓN QUE ESTE TRÁMITE TARDA CUANDO MENOS 3 SEMANAS, Y QUE EL
USO DEL PORTAL FINANCIERO GENERA UN COBRO MENSUAL Y UNA ANUALIDAD.
11. Si va a enviar otra factura repita los pasos 2 al 10. Si ya terminó su actividad en el WebPortal dé click en la barra de menús
en el botón CERRAR SESIÓN.
PARA TOMAR EN CUENTA SI YA USA EDIWIN CON OTRO CLIENTE
EL WEBPORTAL (PORTAL CFDI) DE CHEDRAUI ES UN DESARROLLO DE LA EMPRESA EDICOM Y OTRAS CADENAS COMERCIALES
TIENEN CONTRATADOS SERVICIOS SIMILARES. SI USTED YA UTILIZA ESTE MECANISMO PARA ENVIAR SUS FACTURAS A OTROS
CLIENTES POR FAVOR TENGA EN CUENTA QUE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN Y LOS PROCEDIMIENTOS VARÍAN, POR LO
TANTO PARA EL CASO DE CHEDRAUI, DEBE HACER SÓLO LO QUE AQUÍ LE PEDIMOS. NO ES NECESARIO QUE AGREGUE LOS PDF,
TAMPOCO HACE FALTA QUE SUBA AL PORTAL IMÁGENES NI QUE COLOQUE MÁS INFORMACIÓN DE LA QUE LE SOLICITAMOS
(ORDEN DE COMPRA Y FOLIO DE RECEPCIÓN).

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SABEMOS QUE SUS ACTIVIDADES COMERCIALES NO NECESARIAMENTE COINCIDEN CON NUESTROS HORARIOS DE OFICINA (DE
LUNES A JUEVES DE 8:00 A 14:00 Y DE 16:00 A 18:00 HRS, Y LOS VIERNES DE 8:00 A 14:00 HRS.), ASÍ QUE PREPARAMOS ESTA SECCIÓN
PARA AYUDARLE CON SITUACIONES O PROBLEMAS QUE SON COMUNES Y QUE PUEDEN SER RESUELTOS POR USTED MISMO DE
MANERA QUE NO TENDRÁ QUE ESPERAR A QUE UNO DE NUESTROS ANALISTAS ESTÉ DISPONIBLE.
¿QUÉ HAGO SÍ…

Al darme de alta en portal no me acepta mi CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL (.CER)?
En caso de que no tenga su certificado del Sello Digital, podrá tramitarlo directamente por internet en la página del SAT que está
aquí abajo y una vez que lo tenga deberá hacer el nuevamente el proceso de alta desde el inicio, como se muestra en la página 6.
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/tramites/comprobantes_fiscales/Paginas/default.aspx
A veces el tráfico del portal impide que el proceso valide el certificado, le recomendamos intentarlo al menos 2 veces dejando pasar
unos minutos entre cada intento. También puede darse el caso de que esté subiendo el archivo que no es. El SAT genera archivos .CER
para la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y para los Sellos Digitales, un contribuyente puede tener varios certificados sobre todo si
factura en diferentes lugares, o de acuerdo con sus necesidades. Recuerde que debe subir el CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL con el
que TIMBRA sus CFDi, para saber cuál es el certificado correcto abra un XML y localice el número de certificado, ese es el nombre del
archivo que deberá subir.
En algunas ocasiones los certificados son rechazados por el portal por tener errores o por estar vencidos. Para verificar y/o recuperar
un certificado digital puede utilizar esta liga del Servicio de Administración Tributaria.
https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/RecuperacionDeCertificados/
Lo primero que verá es una página en la que deberá introducir las letras y números distorsionados que aparecen en el recuadro de
colores, tal como se muestra en la siguiente imagen.

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A continuación aparecerá una nueva ventana pidiendo que escriba su RFC. Nuevamente deberá introducir los números y letras
distorsionados que aparecen en el recuadro, luego de click en Buscar.

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La página le mostrará los distintos sellos que tiene asociados a su RFC y verá algo parecido a la siguiente imagen:
En este ejemplo podrá ver dónde localizar el número de serie del certificado con el que se timbró la factura. Tome en consideración
que los distintos proveedores y aplicaciones que generan los PDF de las Facturas Electrónicas tienen su propio formato para presentar
la información; en el caso de sus facturas pudiera aparecer en un lugar diferente, lo que no cambia es el tamaño del número de serie
del certificado formado por 20 dígitos.

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Para poder descargar su certificado, coloque el puntero y dé click sobre el número de serie o bien como lo muestra la imagen, dé click
con el botón derecho sobre el número de serie que va a descargar y verá un pequeño menú, ahí dé click en Guardar vínculo como…
En el navegador Mozilla Firefox al dar click izquierdo sobre el Número de Serie del certificado, le mostrará una ventana indicando que
no puede descargar su archivo .CER; ignore el mensaje dando click izquierdo en ACEPTAR y dé click con el botón derecho sobre el
certificado para poder obtenerlo tal como se explicó anteriormente. Proceda a guardar su archivo .CER como la siguiente imagen lo
muestra:
Una vez que ya tenga su certificado regrese a la página principal de Chedraui y continúe con el procedimiento de alta como se detalla
en la página 6.

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Olvidé mi CONTRASEÑA para entrar al WebPortal o no la tengo?

Es frecuente que en las empresas haya cambios de personal y que por lo mismo algunas contraseñas se extravíen, o bien, que uno
tiene tantas contraseñas que alguna se nos llega a olvidar. Hay dos formas de resolver esto:
1. Utilizar la pregunta y la respuesta que se establecieron al momento de darse de alta dando click en ¿Olvidó su contraseña?
Para escribir la respuesta a su pregunta secreta definida al darse de alta.
2. Pedir el cambio de contraseña al área de Integración de Proveedores mediante un correo electrónico a

soptecnico@chedraui.com.mx
NOTA: ESTE MISMO CORREO SIRVE PARA QUE CANALICE SUS DUDAS TANTO AL RESPECTO DEL FUNCIONAMIENTO DEL WEBPORTAL
COMO DE CUALQUIER OTRO TEMA DIRECTAMENTE RELACIONADO CON LA ENTREGA DE MERCANCÍAS Y SU FACTURACIÓN. ES MUY
IMPORTANTE QUE CUANDO ENVÍE UN CORREO ELECTRÓNICO INCLUYA LOS SIGUIENTES DATOS PARA UNA IDENTIFICACIÓN
PRECISA Y UNA ATENCIÓN RÁPIDA:
NÚMERO DE PROVEEDOR RFC CAPTURA DE PANTALLA

TELÉFONO DE CONTACTO MENSAJE DE ERROR (SI ES POSIBLE)

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Después de editar mi factura me aparece un error de SINTAXIS/CARDINALIDAD?

Los errores de cardinalidad aparecen porque al momento de editar la factura quedan CAMPOS o LÍNEAS VACÍAS, las cuales deben
borrarse para que el sistema pueda procesar el archivo adecuadamente. Siempre verifique que después de agregar los números de la
ORDEN DE COMPRA y del FOLIO DE RECEPCIÓN no hayan sido insertadas más líneas o etiquetas.
1) Proceda a editar el documento que se generó el error como normalmente lo hace. Debido al error las letras continúan en
color rojo.
2) Una vez abierto dé click en DATOS GENÉRICOS y localice las líneas y/o espacios vacíos que provocan el error.

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3) Una vez que haya llenado el campo vacío deberá guardar los cambios e indicar al sistema que la factura está lista para ser
revisada y transmitida dando click en GUARDAR Y ENVIAR; si aún tuviera algún otro problema el portal se lo hará saber
mediante un mensaje de error; en caso de que dicho problema no estuviera detallado en esta sección por favor contacte al
departamento de Integración de Proveedores para recibir la atención requerida.
Mi factura ya fue editada y sigue en PENDIENTES DE ENVIAR?

En algunos casos se debe a que la comunicación se interrumpe momentáneamente al momento de procesar el archivo, por la misma
red o bien por el tráfico en el Portal (actualmente la tercera parte de los proveedores de Chedraui envían sus facturas electrónicas por
medio del WebPortal, el volumen de estas operaciones supera los cien mil documentos XML por mes). Para resolver este problema es
necesario volver a validar el archivo y luego retransmitirlo.
1. Coloque el puntero del mouse sobre la factura editada (deberá tener las letras en color negro, pues si estuvieran en rojo
significa que hay un error en los datos) y luego dé click en el archivo con el botón derecho. Aparecerá un menú en el que
deberá dar click con el botón izquierdo sobre VALIDAR. Con esto el sistema verificará que no haya ningún problema con los
datos de la factura.

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2. Igualmente sobre la factura editada y recién validada dé click con el botón derecho para que aparezca el menú, ahí dé click
con el botón izquierdo sobre RETRADUCIR. Así el sistema re-iniciará el procesamiento de la factura y la pasará de carpeta en
carpeta hasta llegar a RECUPERADOS, con ello habrá concluido el proceso.

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4) Si la factura tiene todo correcto será procesada normalmente y al cabo de unos minutos estará en la carpeta de
RECUPERADOS
Subí la factura que NO ERA?

Pueden darse típicamente tres casos:
1) Al importar seleccionó una factura electrónica de la cual aún no tiene el FOLIO DE RECEPCIÓN y/o la ORDEN DE COMPRA.
Para este caso no hay problema, el WebPortal puede almacenar las facturas hasta por un mes; una vez que haya obtenido
los datos faltantes regrese al WebPortal y edite la factura como se describe en la página 10.
2) Subió una factura de otro cliente. Como no van a coincidir los datos fiscales del receptor de la factura el portal la va a rechazar
si se intenta transmitir; si esto pasa deberá borrarla o eliminarla.
3) Hay errores en la factura y debe ser eliminada para que no sea procesada.
Para eliminar una factura deberá seleccionarla dándole click con el botón izquierdo sobre las letras, y luego deberá dar click sobre el
ícono del bote de basura, luego aparecerá una ventana pidiendo la confirmación, con ello la factura será movida a la carpeta
DOCUMENTOS ELIMINADOS y el WebPortal no la procesará.
Si por error llegara a eliminar una factura puede volver a importarla o bien, rescatarla de DOCUMENTOS ELIMINADOS.

.
ETAPAS Y ÁREAS RESPONSABLES DURANTE EL PROCESAMIENTO DE LAS FACTURAS

ELECTRÓNICAS
Etapa ÁREA RESPONSABLE

Recepción de la factura e Integración de Proveedores
integración al sistema Edgar Ramírez Hernández (Jefe Análisis e Integración de Proveedores a F.E.)
eramirezh@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1304
Cristal López Cruz (Analista de Facturación Electrónica)
crlopez@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1529
Emmanuel Cervantes Ruiz (Analista de Facturación Electrónica)
ecervantes@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1262
Gabriela Hernández Gabriel (Analista de Facturación Electrónica)
ghernandez@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1231
Conciliación de la factura Registro de Mercaderías

Ricardo Enrique Blancas García
rblancas@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1944
Registro de Mercaderías
Jorge Hernández Cosme
johndez@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1490
Aclaraciones
Quintina Zitácuaro Contreras
qzitacuaro@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1123
Ciria Ruiz Meneses
ciruiz@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1658
Soporte Técnico del WebPortal (Portal CFDI)

Portal Financiero
01(800) 337 8233
Proveedores nuevos no llamen al 01 800, por favor comuníquense al Corporativo de Xalapa
(228) 842 1100 ext. 1016-1018
Centro de Atención a Proveedores (CAP)

Problemas con facturas, recibos, importes y cantidades reflejados (o faltantes) en el Portal Financiero
01 (800) 838 9967
LE RECORDAMOS QUE PARA UNA MEJOR ATENCIÓN SU PRIMER PUNTO DE CONTACTO DEBERÁ SER EL
CENTRO DE ATENCIÓN A PROVEEDORES PARA QUE LE GENERE UN INCIDENTE Y SE LE PUEDA DAR EL
SEGUIMIENTO ADECUADO A SU CASO.

RESUMEN de Operación del Portal CFDI (Proveedor)
Ver. 4.2 (Rev. 09/15)
1. DARSE DE ALTA ¿PROBLEMAS?

1.1. Ingrese a www.grupochedraui.com.mx mediante MOZILLA FIREFOX o
GOOGLE CHROME. • Certificado del Sello Digital
1.2. Dé click en (NO ES EL DE LA FIEL)
para abrir el formulario de registro. Vaya a la página de Hacienda para
1.3. Llene los datos del proveedor y los suyos, suba el archivo .CER con que verlo y descargarlo
timbra sus facturas. https://portalsat.plataforma.sat.gob.
mx/RecuperacionDeCertificados/
1.4. SI TODO ESTÁ CORRECTO el portal le enviará USUARIO y CONTRASEÑA al
correo electrónico que registró en el formulario.
1.5. Al entrar por primera vez el portal le pedirá que cambie la contraseña, usted • Contraseña de acceso olvidada
deberá crearla siguiendo las indicaciones en pantalla. o perdida
2. IMPORTAR XML Intente desde la página de inicio
2.1. En la página principal de Chedraui dé click en dando click en el botón
, si eso no
. En la nueva ventana teclee su
funciona solicite el reseteo a
usuario y contraseña. Si por algún motivo no se puede ingresar desde la
página web de Chedraui utilice este acceso directo
http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/chedraui/indexViewer.html
• Factura editada que sigue en
2.2. Una vez que ingresó, de click en , luego localice Pendientes de Enviar
el archivo XML utilizando el botón De click derecho sobre las letras
2.3. Después de que seleccionó el archivo y su nombre aparece abajo del botón rojas, luego click izquierdo en
examinar de click en . Después dé click derecho
2.4. Si todo está bien aparecerá una nueva ventana indicando que se importó un en las letras y luego click izquierdo
documento y mostrará una lista de 9 errores, SON ALERTAS NORMALES en
3. EDITAR CFDI
3.1. Su factura aparecerá en la carpeta y tendrá las • Error de cardinalidad
letras de color ROJO, indicando que faltan datos o hay errores. Dé doble click La Orden de Compra o el Folio de
sobre las letras para entrar al modo de edición. Recepción tienen errores o falta
3.2. Utilice la barra de desplazamiento vertical (está del lado derecho de la alguno de ellos, corrija y dé click en
pantalla) y bájela hasta que vea un conjunto de 6 pestañas. Dé click sobre
3.3. Teclee los números de la ORDEN DE COMPRA y del FOLIO DE RECEPCIÓN en • Error de punto operacional
los espacios correspondientes. Ambos números deben ser de 10 dígitos. La Hay error en el RFC de Chedraui o
Orden de Compra puede empezar con 1, 2, 5, 7, 8 y 9, y el Folio de Recepción en el del Proveedor, corrija y re-
con 1, 2 y 5. Si su folio es menor a 10 dígitos deberá ponerle al principio un facture. NO OLVIDE NOTIFICARLO
CINCO y los CEROS necesarios para acompletar. Si su folio es de 5 dígitos AL CENTRO DE ATENCIÓN A
deberá quedar así 5000034677; si fuera de 7, así 5008829304 PROVEEDORES 01(800) 838 9967
3.4. Finalmente dé click en , con ello se salvarán los cambios
e iniciará la transmisión hacia el servidor de Chedraui. • Factura equivocada
4. COMPROBAR EL ENVÍO Dé click derecho sobre la factura y
Después de un máximo de DOS MINUTOS a partir de que dio click en Guardar y luego de click izquierdo sobre el
Enviar su XML se verá en la carpeta , ese es su acuse de recibo. botón con eso será
Para cualquier aclaración tome nota de la fecha y hora que aparecen en la columna enviada a la carpeta de
FECHA CAMBIO SITUACIÓN, ese es el momento exacto en que se recibió en Documentos Eliminados
nuestro servidor para iniciar el proceso de integración.

Manual de Operación del Portal CFDI (WebPortal) para Proveedores

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RESUMEN de Operación del Portal CFDI (Proveedor)

Manual de Operación del

Este manual ha sido elaborado para ayudar a los proveedores en el proceso

Última revisión: 23/09/15

EN LA ÚLTIMA HOJA DE ESTE MANUAL ENCONTRARÁ UN RESUMEN, SE SUGERIMOS IMPRIMIRLO Y TENERLO

.EL USO DEL WEBPORTAL ES GRATUITO EN SU TOTALIDAD

Última revisión: 23/09/15

¿Cuándo voy a cobrar?

Última revisión: 23/09/15

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

IMPORTANTE: no se garantiza la operatividad al 100% utilizando equipos de la marca Apple

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Última revisión: 23/09/15

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Última revisión: 23/09/15

¿CÓMO ME DOY DE ALTA?

1. Ingrese a la página www.grupochedraui.com.mx desde su navegador de internet (Chrome o Firefox).

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Última revisión: 23/09/15

3. En la siguiente ventana dé click en RECEPCIÓN CFDI PROVEEDORES RETAIL.

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Última revisión: 23/09/15

Ingresar al WebPortal por primera vez

8. En la siguiente ventana dé click en RECEPCIÓN CFDI PROVEEDORES RETAIL.

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Última revisión: 23/09/15

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Última revisión: 23/09/15

¿CÓMO SUBO MIS FACTURAS ELECTRÓNICAS?

2. Dé click en la barra de menús en DOCUMENTOS y luego en IMPORTAR

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Última revisión: 23/09/15

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Última revisión: 23/09/15

Agregar los datos faltantes a un .XML importado (Editar)

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Última revisión: 23/09/15

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1. Llega a PENDIENTES DE ENVIAR cuando es importado (carga del CFDi),

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Última revisión: 23/09/15

PARA TOMAR EN CUENTA SI YA USA EDIWIN CON OTRO CLIENTE

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Última revisión: 23/09/15

¿QUÉ HAGO SÍ…

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Última revisión: 23/09/15

Olvidé mi CONTRASEÑA para entrar al WebPortal o no la tengo?

2. Pedir el cambio de contraseña al área de Integración de Proveedores mediante un correo electrónico a