AUDITORIA ADMINISTRATIVA CENTRO DE RECONOCIMIENTO

DE CONDUCTORES GARCIA ROVIRA CRC 2017

PAPELES DE TRABAJO (Anexo 1)

NATURALEZA DE LA AUDITORIA: Auditoría Administrativa.

ALCANCE: Área Administrativa del CRC

ANTECEDENTES:

OBJETIVO GENERAL.

Realizar una auditoría en el área administrativa del CRC atendiendo

especialmente el sistema de gestión, para identificar aciertos y debilidades en el
desarrollo de los procesos, atendiendo objetivos y metas de la empresa, más los
indicadores establecidos, para proponer estrategias de mejoramiento en los
diferentes actividades.

Objetivos específicos.

. Elevar los niveles de actuación de la empresa, para la producción de bienes y

servicios altamente competitivos.

. Optimizar el aprovechamiento de los recursos, de acuerdo a la dinámica

administrativa, para destacar la calidad de los servicios de atención y el nivel de
producción económica de la empresa.

. Realizar una observación directa de la estructura, competencias, funciones y

procesos desarrollados en el área administrativa y su cumplimiento dentro de las
normas trazadas y los objetivos propuestos.
. Proponer planes seguimiento y controles de mejoramiento en los sistemas que
los requieran, para satisfacer las expectativas de clientes, socios y comunidad en
general.

_Presentación.

El CRC SIGAR en Málaga, se crea como agencia de la IPS, como producto de la

aplicación de la Resolución 1555 del 27 de junio del año 2.005 y demás normas
reglamentarias expedidas por el mintrasporte; se define como un establecimiento
de certificación de personas que aspiran a obtener por primera vez, a
recategorizar o a refrendar su licencia de conducción de vehículos automotores,
con inscripción de servicios de primer nivel; autonomía administrativa y patrimonio
independiente, inscrito al Ministerio de Protección Social. Cuenta con servicios de:
medicina gral, optometría, fonoaudiología y Psicología; con recursos humanos,
técnicos y físicos entre otros. ( complementar con los respectivos datos de la
implementación de servicios de Salud Ocupacional ).

Capítulo I

_ GENERALIDADES

_ Filosofía.

El personal del CRC SIGAR se guía por los siguientes principios:

. Excelencia: los procesos de evaluación son desarrollados dentro de altos

parámetros de calidad, practicando modelos y avances tecnológicos, que
posibiliten resultados confiables.

. Calidad: Trabajo bien hecho, para satisfacción de las necesidades de los

usuarios; procurando el mejoramiento permanente.

. Respeto: Reconocimiento de los derechos fundamentales y las habilidades de

cada persona. Proporcionamos un trato digno valorando sus diferencias.
. Autonomía: Para tomar decisiones con independencia dentro del marco de lo
legal y de lo aceptado como una práctica profesional efectiva.

. Honestidad: Desarrollo de las actividades de manera justa y eficiente, utilizando

nuestra capacidad para reconocer y aceptar los efectos que tienen todos nuestros
actos, cuando realizamos las labores, propias de la contratación.

. Imparcialidad: Basada en evidencias objetivas, obtenidas por el organismo de

certificación, a través de una evaluación objetiva, válida y fiable que no esté
evidenciada por otros intereses u otras partes.

_ Misión: Prestar el servicio de evaluación de aptitud….. que le garantice a los

aspirantes a obtener la licencia de conducción, refrendarla o recategorizarla;
facilitando la aplicación de las diferentes pruebas acordes con los lineamientos
legales vigentes y los requerimientos establecidos en el S.G.C., en la prestación
de los servicios en Málaga.. (Incluir el servicio de certificación de Salud
Ocupacional).

_ Visión: El CRC SIGAR tiene como propósito, ser una organización por
excelencia en, el servicio de aplicación de los exámenes de evaluación físico y
sensoriomótriz, del municipio de Málaga. ( Incluir………..).

_ Valores: calidad.: Aplica procesos y modelos tecnológicos que posibilitan la

obtención de resultados excelentes y confiables, a satisfacción de las necesidades
del usuario.

. Compromiso: Priorizar en acciones que beneficien el logro de las metas fijadas,

para la satisfacción del usuario.

. Confidencialidad: La institución está comprometida concon el manejo seguro y

debido resguardo dela información.

. Trabajo en equipo: Unión de esfuerzos y habilidades, para el logro de los

objetivos de la organización.

_ Políticas.
Conjunto de directrices documentadas, que establecen normas en áreas,
procedimientos y comportamientos apropiados , de empleados y empleadores.

. Políticas de calidad.

. Mantener procesos de mejoramiento continuo para apoyar de manera eficiente y

oportuna el quehacer del CRC.

. Incrementar y mejorar continuamente la competitividad del CRC, en

procedimientos trámites y procesos atendiendo a un SGC efectivo y eficiente
dando cumplimiento a las normas técnicas vigentes contando con un equipo
humano, capacitado y con prometido con el mejoramiento institucional.

. Contar con un equipo de trabajo que promueva el desarrollo Y la capacitación,

con un desempeño elevado de sus funciones para satisfacción de las necesidades
y expectativas.

. Recibir, atender y dar solución oportuna a quejas, reclamos y sugerencias o

consultas, de los usuarios, entidades de vigilancia y cuando sea requerida.

. Implementar los procedimientos de la seguridad de la información de los

usuarios.. Seleccionar y evaluar los proveedores bajo los principios normativos en
contratación, transparencia y responsabilidad, atendiendo los requisitos conforme
al impacto que tenga el suministro sobre la prestación del servicio.

. Solucionarlas amenazas de riesgos, inherentes a la implementación y

mantenimiento del SGC.

( Incluir las demás políticas implementadas, entre otras el Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo y definir políticas de ventas, políticas de conducta
de los empleados, conducta de asistencia ( permisos y ausencias). Consultar por
otras políticas que beneficien el mejoramiento y la calidad de la empresa. )
_ Base legal.

EL manual de calidad de la fundación del CRC, en las páginas 41 42 y 43

presenta la base legal hasta el 07 de diciembre del año 2.007. en el manual de
conducta interna y en el manual de funciones está registrado el control de los
cambios aprobados hasta la fecha, de la normatividad de los diferentes entes de
control que rigen el CRC. ( Ver información sobre régimen tributario que cumple
el CRC ).

La empresa es auditada de manera permanente por organismos de control: de

mintrasporte, DIAN, supertransporte, supersalud, secretaría de salud de
Santander, ONAC, ministerio de seguridad social, auditorias internas, ( completar).

_ Organización.

. Organigrama estructural.

El diseño existente del organigrama estructural corresponde a la realidad de la

empresa en cuanto a áreas, cargos y personal tanto administrativo como
científico, están acordes con los requisitos legales concernientes a la
organización. ( Ver manual de calidad páginas 37 y 38. Complementar con el
manual de funciones actualizado abril del 2.016 y agregar médico ocupacional y
las funciones al organigrama).

Además cuenta con un organigrama de calidad. ( Ver Manual de calidad página 39

y 40 ) y con unos mapas de procesos para el SGC y con un esquema gráfico para
la caracterización de los procesos páginas siguientes a la página 45 ).

En la reciente política de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el wjo. ( Revisar si hay esquemas gráficos ).

. Manual de funciones.

El manual de funciones presenta en su orden y fecha, las modificaciones

realizadas, exigidas por normatividad o por aprobación en junta de socios. La
última modificación se realizó en abril de 2.016. ( Revisar y aplicar de acuerdo al
cargo).

. Clientes.

Los usuarios son la razón de ser de la empresa, son clasificados de acuerdo al

servicio solicitado. Los usuarios que requieren certificación de aptitud física,
psicomotriz para la obtención de certificación médica correspondiente a la licencia
de conducción por primera vez, la recategorización o la refrendación, según los
requisitos de ley vigentes. Y los usuarios aspirantes a la certificación médica
ocupacional, para ingreso, periódico o el retiro de un cargo, en empresas
privadas o del estado, dando cumplimiento a la normatividad actual de los
requisitos exigidos por los ministerios de salud y de trabajo.

Los consorcios existentes en la provincia, las empresas de transporte, las

alcaldías y otras instituciones, representan el mayor número de clientes del CRC.

Para el presente año está presupuestado un número de 1.496 usuarios para

certificación de licencias de conducción y 1.092 certificados ocupacionales, contra
1.343 y 993 respectivamente, realizadas el año pasado.

_ Horarios.

Están establecidos los siguientes horarios para la atención de los usuarios; de

Lunes a Viernes: 8:30 am _ 12:00 m y 2:00 pm _ 6:00 pm. Sábados de 8:00 am _
12 m.

Realizado el ingreso al sistema del usuario que requiere el servicio en la

recepción, debe esperar para ser atendido a partir de las 10 am, o de las 4pm en
adelante, debido a la falta de profesionales idóneos con tiempo completo
disponible y a las bajas finanzas de la empresa, para la aplicación de las pruebas
correspondientes, exigidas por la norma. La empresa ante la dificultad expuesta,
acuerda con los profesionales el horario conveniente a las partes.
_ Recursos.

. Humanos: Los recursos humanos son el pilar estratégico de la gestión

empresarial moderna, para alcanzar los objetivos, la visión y la realización de la
misión definida es los manuales de la empresa. En el CRC están clasificados en
científicos y administrativos.( ver el organigrama).En cada área de servicio
científico, el usuario es atendido por un profesional debidamente certificado por los
diferentes organismos de control, para la aplicación de la evaluación
correspondiente a la especialidad. En el área administrativa el personal está
debidamente ubicado en el cargo correspondiente para el desempeño de sus
funciones, de acuerdo a su nivel de estudio presentado en la hoja de vida y a la
capacitación adquirida para el desarrollo de los procesos exigidos para la
obtención resultados de calidad.

( Revisar sistema de contratación del personal ).

. Tecnológicos: De la calidad de los recursos tecnológicos depende la

confiabilidad y calidad de los resultados de la certificación expedida. La empresa
ofrece los servicios médicos y administrativos, con equipos de alta tecnología,
mantenimiento permanente, el manejo adecuado, ubicado correctamente en el
área de servicio correspondiente conectado y monitoreado por red interna y por
plataformas de los entes nacionales de control, exigidos por ley.

. Muebles y enseres: Los puestos de trabajo y la sala de espera, están equipados

debidamente con el mobiliario adecuado para el desarrollo de las actividades
propias del cargo; ofreciendo a empleados y usuarios, la comodidad,
funcionalidad y un ambiente propicio a resultados de alta calidad como lo expresa
la misión del CRC.

. Planta física: Está aprobada legalmente en evaluación realizada por el

Organismo Nacional de Acreditación ONAC, institución acreditadora de los
Centros de Reconocimiento de Conductores CRC.

(Preguntar por la calificación emanada de la Secretaría de Salud de Santander).

 CAPITULO III

Matriz DOFA.

Herramienta analítica que permite trabajar toda la información de la empresa, para

examinar debilidades y fortalezas internas y oportunidades y amenazas externas.

Pasos: 1) _ Elaboración del listado de: Fortalezas y Debilidades internas y

Oportunidades y Amenazas externas. 2) _ Organización de un cuadro para
ingresar en el respectivo indicador los listados descritos anteriormente y los
resultados que se van obteniendo, durante el ejercicio de los comparativos. 3) _
Ejercicio: del listado elaborado se organizan los comparativos entre los siguientes
indicadores:

FO = Fortalezas con Oportunidades . DA = Debilidades con Amenazas. registran

las estrategias para planear los objetivos correspondientes y las acciones de
mejoramiento. Igualmente se procede con los comparativos siguientes.

DO= Debilidades con Oportunidades. FA = Fortalezas con Amenazas.

CAPITULO V

_ DESCRIPCIÓN DE TÉRMINOS.

. Auditoría administrativa: Revisión analítica, total o parcial de una empresa; el

propósito de precisar su nivel de desempeño, perfilar oportunidades de
mejoramiento e innovar el logro de ventajas competitivas sustentables.

. Gestión estratégica: Ciencia de formular y evaluar decisiones de las diferentes

funcionalidades, para permitir a la empresa el logro de los objetivos. Desarrollando
políticas y planes para alcanzarlos, asignando recursos para su implementación;
combinando las actividades de todas las áreas. Es la responsabilidad de la función
gerencial.
. Indicadores: muestran cómo van los procesos en relación con la realidad actual,
del aspecto seleccionado para la respectiva evaluación. Pueden ser formulados en
medidas, números, opiniones o percepciones; señalando concretamente las
condiciones específicas del aspecto seleccionado.

Ej: Misión, filosofía, valores, indicadores de calidad, de desempeño, de servicios,

de gestión, cualitativos, cuantitativos, entre otros. Toda empresa debe ejercer un
estricto control sobre el cumplimiento de las normas enunciadas en los
indicadores, para el seguimiento de los resultados de la compañía.

. Políticas de la empresa: conjunto de directrices documentadas, que establecen

normas para en las diferentes áreas, sus procedimientos y los comportamientos
apropiados para un desarrollo armónico y productivo.

Ej. Políticas de ventas, de SGSST, de conducta, de calidad, de procedimientos

técnicos y administrativos, políticas de permisos, de procedimientos para quejas
reclamos, recomendaciones. Etc.

. Metas y objetivos: Fundamentales en la empresa, porque clasifican el propósito

del negocio y ayudan a identificar las acciones convenientes para la obtención de
los resultados esperados. Meta es la declaración general de un logro y objetivo
medidas y pasos específicos para alcanzar la meta.

CAPITULO II

_ Fundamentación teórica.

La auditoría es una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las

organizaciones; a la vez que detecta las áreas que requieren de acciones para
subsanar deficiencias y superar obstáculos, mediante la observación, el análisis
de los hechos y la formulación de tareas encaminadas hacia unos resultados
específicos.

. Objetivo General.
Evaluar el comportamiento organizacional de la empresa, sus planes procesos y
mecanismos, que posibilitan el desarrollo de las actividades propias, de acuerdo a
los estándares establecidos en la norma; con el fin de establecer aciertos y
detectar deficiencias e implementar propuestas para el mejoramiento de las
mismas.

. Objetivos específicos.

. Definir el estado real de la empresa en cada una de sus áreas.

.Informar a los interesados los resultados y proponer un diseño de los planes de

mejoramiento requeridos.

. Hacer entrega del documento, con la descripción detallada de los resultados de

la auditoría, indicando las situaciones que ameritan mayor atención y las
recomendaciones pertinentes.

CAPITULO III

_ Planeación.

. Organización del cronograma.

Listado de las actividades a desarrollar en el proyecto:

Revisión de la información, tales como las generalidades descritas en el capítulo

I.

_ Ejecución.

Revisión de los manuales y demás documentos que soportan la empresa.

Como el marco legal, sistema tributario, organismos de control internos y externos.

Documentación introductoria.

Formulación de objetivos.
Selección de indicadores para realizar los comparativos con la realidad.

Recopilación y registro de datos obtenidos.

Comparación de la información obtenida con la información descrita en los

documentos.

Organización del cronograma de actividades.

_ Elaboración del informe.

Para la elaboración del informe se toma como base el sistema de gestión,

definido en tres procesos:

Gestión de dirección y mejoramiento.

Prestación de servicios.

Gestión de recursos.