PROCESOS DE LA GESTIÓN

DE LOS RECURSOS
Tabla de

Contenido

1. Introducción 04

2. Planificar la Gestión de los Recursos 06

3. Estimar los Recursos de las Actividades 11

4. Adquirir Recursos 16

5. Desarrollar el Equipo 22

6. Dirigir al Equipo 28

7. Controlar los Recursos 32

Conclusiones

Bibliografía
<<<<< 003

Formación Especializada
 Introducción

01
Formación Especializada
<<<<< 005

Introducción

La planificación de recursos se utiliza para determinar

e identificar un enfoque a fin de asegurar que haya
suficientes recursos disponibles para la exitosa finalización
del proyecto. Los recursos del proyecto pueden incluir
miembros del equipo, suministros, materiales, equipos,
servicios e instalaciones. Una planificación eficaz de los
recursos debería tener en cuenta la disponibilidad o la
competencia por los recursos escasos.

Esos recursos se pueden obtener de los activos internos de la organización o desde

fuera de la organización, por medio de un proceso de adquisición. Otros proyectos
pueden estar compitiendo por los mismos recursos necesarios para el proyecto en
cuestión, en el mismo tiempo y lugar, lo que puede afectar significativamente los
costos, los cronogramas, los riesgos, la calidad y otras áreas del proyecto. Será labor
del director del proyecto, gestionar apropiadamente los recursos para darles un
aprovechamiento óptimo.

Formación Especializada
 Planificar la gestión de los

02
recursos

Formación Especializada
<<<<< 007

2. Planificar la gestión de los

recursos

Es el proceso de definir cómo estimar, adquirir, gestionar

y utilizar los recursos físicos y del equipo. Este proceso se
lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del
proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que establece el enfoque y el nivel del trabajo
de gestión necesarios para gestionar los recursos del proyecto en base a su tipo y
complejidad.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Acta de constitución del proyecto
2. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de la calidad
- Línea base del alcance
3. Documentos del proyecto
- Cronograma del proyecto
- Documentación de requisitos
- Registro de riesgos
- Registro de interesados
4. Factores ambientales de la empresa
5. Activos de los procesos de la
organización
1. Juicio de expertos 1. Plan de gestión de los recursos
2. Representación de datos 2. Acta de constitución del equipo
- Diagramas jerárquicos 3. Actualizaciones a los documentos
- Matriz de asignación de del proyecto
responsabilidades - Registro de supuestos
- Formatos tipo texto - Registro de riesgos
3. Teoría organizacional
4. Reuniones

Figura 1. Planificar la Gestión de los Recursos: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
008 >>>

consideración los Activos de los procesos

Entradas de la organización, incluyendo: políticas
y procedimientos sobre recursos
En las entradas del proceso, se debe
humanos y sobre gestión de los recursos
tener en cuenta el Acta de constitucion
físicos, políticas sobre seguridad de
del proyecto, la cual proporciona la
los recursos humanos, políticas sobre
descripción de alto nivel y los requisitos
seguridad de los activos de la empresa,
del proyecto. También contiene la
plantillas para el plan de gestión de los
lista de interesados clave, el resumen
recursos, e información histórica para
de hitos y los recursos financieros
proyectos similares.
preaprobados que pueden influir en la
gestión de los recursos. Así mismo, se
toma en consideración los siguientes Herramientas y técnicas
componentes del Plan para la dirección
del proyecto:
Pasando ahora a las herramientas y
técnicas del proceso Planificar la Gestión
• Plan de gestión de la calidad: ayuda
de los Recursos se debería considerar el
a definir el nivel de los recursos
Juicio de expertos con conocimientos
necesarios para alcanzar y mantener
en los siguientes temas: negociación
el nivel definido de calidad y lograr
de los mejores recursos dentro de la
las métricas para el proyecto.
organización; gestión del talento y
desarrollo del personal; determinación
• Línea base del alcance: identifica
del nivel de esfuerzo preliminar
los entregables que indican los
necesario para cumplir con los objetivos
tipos y cantidades de recursos que
del proyecto; determinación de los
necesitarán ser gestionados.
requisitos de generación de informes
basados en la cultura de la organización;
Por su parte, los Documentos del
estimación de los plazos de entrega
proyecto que hacen parte de las entradas
requeridos para la adquisición, basadas
de este proceso son el Cronograma
en las lecciones aprendidas y en las
del proyecto, la Documentación de
condiciones del mercado; identificación
requisitos, el Registro de riesgos y el
de riesgos asociados con los planes
Registro de interesados.
para la adquisición, la retención y la
liberación de recursos; cumplimiento
Finalmente, han de tomarse en

Formación Especializada
<<<<< 009

de las regulaciones gubernamentales contribuye a reducir la cantidad de

y sindicales aplicables; y gestión de los tiempo, costo y esfuerzo necesarios para
proveedores y los esfuerzos logísticos crear las salidas del proceso Planificar la
a fin de asegurar que los materiales y Gestión de los Recursos, así como para
suministros estén disponibles cuando mejorar la eficiencia de la planificación.
sean necesarios.
Por último, los equipos de proyecto
Otra herramienta de este proceso es la pueden celebrar reuniones con el fin de
Representación de datos, que permite planificar la gestión de recursos para el
documentar y comunicar los roles y las proyecto.
responsabilidades de los miembros del
equipo, asegurando que cada paquete Salida
de trabajo tenga un dueño inequívoco
y que todos los miembros del equipo Ahora bien, las salidas del proceso
posean un claro entendimiento de sus Planificar la Gestión de los Recursos
roles y responsabilidades. Para ello comprenden la construcción del Plan
se utilizan diferentes formatos, que de gestión de los recursos, el cual
suelen ser de tipo jerárquico, matricial proporciona una guía sobre cómo se
o tipo texto. La matriz de asignación de deberían categorizar, asignar, gestionar
responsabilidades muestra los recursos y liberar los recursos del proyecto. Y
del proyecto asignados a cada paquete según sus características específicas
de trabajo, igualmente se puede utilizar se puede dividir entre el plan para la
un formato jerárquico para representar dirección del equipo y el plan de gestión
los roles a alto nivel, mientras que de los recursos físicos. El plan de gestión
un formato tipo texto puede ser de los recursos puede incluir métodos
más adecuado para documentar las para la identificación y cuantificación
responsabilidades detalladas. de los recursos; orientación sobre cómo
adquirirlos; organigramas del proyecto;
Otro factor por considerar dentro orientación sobre cómo se deberían
de las herramientas y técnicas es la definir, adquirir, gestionar y liberar
Teoría organizacional, que suministra los recursos del equipo del proyecto,
información relativa a la manera en que estrategias de capacitación, métodos
se comportan las personas, los equipos para el control de recursos, así como un
y las unidades de la organización, y plan de reconocimientos.

Formación Especializada
0010 >>>

Otra de las salidas de este proceso es el Acta de constitución del equipo, un

documento que establece expectativas claras acerca del comportamiento aceptable
por parte de los miembros del equipo del proyecto; incluyendo los valores de equipo,
pautas de comunicación, criterios y procesos para la toma de decisiones, proceso
para resolución de conflictos, pautas para reuniones, y acuerdos del equipo.

Tras llevar a cabo este proceso es posible que se requiera aplicar Actualizaciones a
los documentos del proyecto, como son el registro de supuestos, que se actualiza
con suposiciones con respecto a la disponibilidad, las necesidades logísticas
y la ubicación de los recursos físicos, así como el conjunto de habilidades y la
disponibilidad de los recursos del equipo; y el registro de riesgos, actualizado con
los riesgos asociados a la disponibilidad de recursos físicos y del equipo u otros
riesgos conocidos relacionados con los recursos.

Formación Especializada
Estimar los recursos de las

03
actividades

Formación Especializada
0012 >>>

Estimar los recursos de las

actividades
Es el proceso de estimar los recursos del equipo y el tipo y
las cantidades de materiales, equipamiento y suministros
necesarios para ejecutar el trabajo del proyecto. Este
proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del
proyecto, según sea necesario.

El beneficio primordial de este proceso es que identifica el tipo, cantidad y

características de los recursos necesarios para completar el proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los recursos
- Línea base del alcance
2. Documentos del proyecto
- Atributos de la actividad
- Lista de actividades
- Registro de supuestos
- Estimaciones de costos
- Calendarios de recursos
- Registro de riesgos
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización
1. Juicio de expertos 1. Requisitos de recursos
2. Estimaciones ascendentes 2. Base de las estimaciones
3. Estimación análoga 3. Estructura de desglose de recursos
4. Estimación paramétrica 4. Actualizaciones a los documentos
5. Análisis de datos del proyecto
- Análisis de alternativas - Atributos de la actividad
6. Sistema de información para la - Registro de supuestos
dirección de proyectos - Registro de lecciones aprendidas
7. Reuniones

Figura 2. Estimar los Recursos de las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.
Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
<<<<<
Entradas
Las entradas del proceso Estimar los
Recursos de las Actividades incluye
algunos componentes del Plan para la
dirección del proyecto, como son el Plan
de gestión de los recursos y la Línea base
del alcance. Igualmente, comprende los
siguientes Documentos del proyecto:
atributos de la actividad, lista de
actividades, registro de supuestos,
estimaciones de costos, calendarios de
recursos y registro de riesgos.
Entre los Factores ambientales de la
empresa que influyen en el proceso
Estimar los Recursos de las Actividades,
podemos contar la ubicación de los
recursos, la disponibilidad de los
recursos, habilidades de los recursos
del equipo, cultura de la organización,
datos para estimación publicados, y
condiciones del mercado.
De manera adicional, es importante
tener en cuenta algunos Activos de los
procesos de la organización que pueden
influir en el proceso, como son políticas
y procedimientos relativos a los recursos
humanos, políticas y procedimientos
relacionados con suministros y paramétrica, que utiliza un algoritmo
equipamiento, e información histórica
acerca de los tipos de recursos utilizados
para trabajos similares en proyectos
anteriores.
0013
Herramientas y técnicas
Las herramientas y técnicas que
apoyan la estimación de recursos
de las actividades comprenden el
Juicio de expertos con conocimientos
especializados o capacitación en
planificación y estimación de recursos
físicos.
También se cuenta con la Estimación
ascendente; en la cual, los recursos del
equipo y los recursos físicos se estiman
al nivel de actividad, y luego se suman
para desarrollar las estimaciones de
los paquetes de trabajo, las cuentas
de control y el resumen de los niveles
del proyecto. Otra herramienta que se
puede aprovechar es la Estimación
análoga, que utiliza información con
respecto a los recursos de un proyecto
similar previo como base para la
estimación de un proyecto futuro. Esta
herramienta se utiliza como un método
rápido de estimación y se puede
usar cuando el director del proyecto
sólo puede identificar unos cuantos
niveles superiores de la EDT/WBS. Para
obtener niveles superiores de exactitud,
se puede recurrir a la Estimación
o una relación estadística entre los
datos históricos y otras variables para
el cálculo de las cantidades de recursos
Formación Especializada
0014 >>>

necesarias para una actividad, en base participantes en estas reuniones se

a los datos históricos y a los parámetros puede incluir al director del proyecto,
del proyecto. patrocinador del proyecto, determinados
miembros del equipo del proyecto,
Igualmente, este proceso aprovecha determinados interesados, así como
técnicas de Análisis de datos, como es otras personas, según sea necesario.
el análisis de alternativas, que permite
evaluar las opciones identificadas a fin
de seleccionar las opciones o enfoques Salida
a utilizar para ejecutar y llevar a cabo
el trabajo del proyecto dentro de las Ahora veamos cuáles son las salidas
restricciones definidas. Estos métodos que conforman el presente proceso. En
incluyen el uso de distintos niveles primer lugar, tenemos los Requisitos de
de competencia o habilidades de los recursos, los cuales identifican los tipos
recursos, diferentes tamaños y tipos y cantidades de recursos necesarios
de máquinas y herramientas, y las para cada paquete de trabajo o actividad
decisiones sobre fabricar, alquilar o dentro de un paquete de trabajo; además
comprar los recursos. podrían usarse para determinar los
recursos estimados para cada paquete
Por otro lado, contamos con los Sistemas de trabajo, cada ramificación de la EDT/
de información para la dirección de WBS, y el proyecto en su totalidad. La
proyectos, que pueden incluir software documentación de los requisitos de
de gestión de recursos que puede recursos puede incluir suposiciones que
ayudar a planificar, organizar y gestionar se hicieron al determinar los tipos de
grupos de recursos y desarrollar las recursos aplicados, su disponibilidad, y
estimaciones de los mismos. las cantidades necesarias.

Finalmente, el director del proyecto puede
celebrar reuniones de planificación con
los gerentes funcionales a fin de estimar
los recursos necesarios por actividad,
nivel de esfuerzo, nivel de habilidad de
los recursos del equipo, y la cantidad
de los materiales necesarios. Entre los
Otra de las salidas de este proceso es
la Base de las estimaciones, la cual
debería proporcionar una comprensión
clara y completa de la forma en que
se obtuvo la estimación de recursos.
Para ello es pertinente contar con los
siguientes detalles: el método utilizado

Formación Especializada
<<<<< 0015

para desarrollar la estimación, los recursos utilizados para desarrollar la estimación,

los supuestos asociados con la estimación, las restricciones conocidas, el rango de
las estimaciones, el nivel de confianza de la estimación, y la documentación de los
riesgos identificados que influyen en la estimación.

Igualmente debe presentarse la Estructura de desglose de recursos, que consiste

en una representación jerárquica de los recursos por categoría y tipo. Las categorías
de recursos incluyen, por ejemplo: la mano de obra, los materiales, los equipos
y los suministros. Por su parte, los tipos de recursos pueden incluir el nivel de
habilidad, el nivel de formación, las certificaciones requeridas u otra información
relevante para el proyecto. Tengamos en cuenta que la Estructura de desglose de
recursos puede ser usada en el proceso de Planificar la Gestión de Recursos para
guiar la categorización del proyecto; pero en el proceso de Estimar los Recursos
de las Actividades, es un documento terminado que se utilizará para adquirir y
monitorear los recursos.

Proyecto

Personal Material Equipos

Rol 1 Rol 2 Rol 3 Material 1 Material 2 Equipo 1

Nivel 1 Grado 2 Equipo 2

Nivel 2

Figura 3: Estructura de desglose de recursos. Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Como resultado de llevar a cabo este proceso, se efectúan Actualizaciones a los

documentos del proyecto, como son los atributos de la actividad, el registro de
supuestos y el registro de lecciones aprendidas.

Formación Especializada
 Adquirir recursos

04
Formación Especializada
<<<<< 0017

Adquirir recursos

Es el proceso de obtener miembros del equipo, instalaciones,

equipamiento, materiales, suministros y otros recursos
necesarios para completar el trabajo del proyecto. Este
proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del
proyecto, según sea necesario.

El beneficio clave de este proceso es que describe y guía la selección de recursos

y los asigna a sus respectivas actividades.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

ADQUIRIR RECURSOS

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los recursos
- Plan de gestión de las adquisiciones
- Línea base de costos
2. Documentos del proyecto
- Cronograma del proyecto
- Calendarios de recursos
- Requisitos de recursos
- Registro de interesados
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización
1. Toma de decisiones 1. Asignaciones de recursos físicos
- Análisis de decisiones con múltiples 2. Asignaciones del equipo del
criterios proyecto
2. Habilidades interpersonales y de 3. Calendarios de recursos
equipo 4. Solicitudes de cambio
- Negociación 5. Actualizaciones al plan para la
3. Asignación previa dirección del proyecto
4. Equipos virtuales - Plan de gestión de los recursos
- Línea base de costos
6. Actualizaciones a los documentos
del proyecto
- Registro de lecciones aprendidas
- Cronograma del proyecto
- Estructura de desglose de recursos
- Requisitos de recursos
- Registro de riesgos
- Registro de interesados
7. Actualizaciones a los factores
ambientales de la empresa
8. Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización

Figura 4. Adquirir Recursos: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0018 >>>

Entradas Del mismo modo, los Factores

ambientales de la empresa, que pueden
influir en el proceso de Adquirir Recursos
Las entradas del proceso incluyen el
abarca las condiciones del mercado; la
Plan para la dirección del proyecto,
estructura organizacional; las ubicaciones
conformado a su vez por el plan de
geográficas; y la información existente
gestión de los recursos, que proporciona
sobre los recursos de la organización,
orientación sobre cómo adquirir
incluidos la disponibilidad, los niveles
recursos para el proyecto; el plan de
de competencia y la experiencia previa
gestión de las adquisiciones, que
para los recursos del equipo y los costos
contiene información sobre los recursos
de los recursos. Por su parte, los Activos
que serán adquiridos desde fuera del
de los procesos de la organización
proyecto; y la línea base de costos, que
comprenden políticas y procedimientos
proporciona el presupuesto total para
para la adquisición, la distribución y la
las actividades del proyecto.
asignación de recursos para el proyecto;
además de información histórica y el
Entre los Documentos del proyecto que
repositorio de lecciones aprendidas.
pueden ser considerados como entradas
para este proceso, se encuentran: el
cronograma del proyecto, ya que ayuda Herramientas y técnicas
a determinar cuándo deben estar
disponibles y adquiridos los recursos;
Pasando ahora a las herramientas y
los calendarios de recursos, que
técnicas que intervienen en el proceso
documentan los períodos en los que
de Adquirir Recursos, abordaremos la
cada uno de los recursos necesarios para
Toma de decisiones, donde se destaca
el proyecto se encuentra disponible para
la técnica de análisis de decisiones
el mismo; los requisitos de recursos que
con múltiples criterios, en la cual se
identifican qué recursos es necesario
desarrollan y utilizan criterios para
adquirir; y el registro de interesados, ya
calificar o puntuar recursos potenciales.
que éste puede revelar las necesidades
Los criterios son ponderados según
o expectativas de los interesados en
su importancia relativa, y los valores
cuanto a recursos específicos que serán
pueden modificarse para diferentes
utilizados en el proyecto y que deben
tipos de recursos. Algunos ejemplos de
tenerse en cuenta en el proceso Adquirir
los criterios de selección que pueden
Recursos.

Formación Especializada
<<<<<
utilizarse son la disponibilidad del
recurso para trabajar en el proyecto
dentro del marco temporal necesario; si
el costo de añadir el recurso tiene cabida
dentro del presupuesto establecido;
si el miembro del equipo posee las
habilidades necesarias para utilizar una
herramienta del proyecto; la ubicación
geográfica del miembro del equipo,
su zona horaria y sus capacidades de
comunicación; entre otras.
Ahora bien, para la Adquisición de
Recursos es necesario contar con
ciertas Habilidades interpersonales
y de equipo, incluyendo entre otras,
la negociación. Lo anterior, teniendo
en cuenta que muchos proyectos
requieren la negociación de los recursos
necesarios con gerentes funcionales;
con otros equipos de dirección de
proyectos dentro de la organización
ejecutante; o con organizaciones y
proveedores externos. La capacidad del
equipo de dirección del proyecto para
influir en otras personas desempeña
un rol importante en la negociación de
las asignaciones de recursos, al igual
que las políticas de las organizaciones
implicadas. Por ejemplo, el convencer a
un gerente funcional de la alta visibilidad
del proyecto puede influirlo a fin de
asignar los mejores recursos para este
proyecto en lugar de a los competidores.
0019
Tengamos que cuenta que también
es posible una Preasignación de los
recursos; es decir, que los recursos
físicos o del equipo para un proyecto
están determinados de antemano. Esta
situación se puede dar si el proyecto
resulta de la identificación de recursos
específicos en el marco de una propuesta
competitiva o si el proyecto depende de
la pericia de determinadas personas.
Ahora bien, dentro del equipo de trabajo,
vale la pena considerar Equipos virtuales,
que se pueden definir como grupos
de personas con un objetivo común,
que cumplen con sus respectivos roles
dedicando poco o nada de su tiempo
para reunirse cara a cara y en su lugar
aprovechan tecnologías de comunicación
tales como correo electrónico,
teleconferencias, medios sociales de
comunicación, reuniones basadas en
plataformas web y videoconferencias.
En el entorno de un equipo virtual
puede ser necesario dedicar tiempo
adicional para establecer expectativas
claras, facilitar las comunicaciones,
desarrollar protocolos para la resolución
de conflictos, incluir personas en la
toma de decisiones, comprender las
diferencias culturales y compartir los
méritos de los éxitos. Sin embargo, este
modelo permite: formar equipos de
personas de la misma organización que
Formación Especializada
0020
viven en áreas geográficas dispersas;
aportar una experiencia especial a
un equipo del proyecto, incluso si el
experto no se encuentra en la misma
área geográfica; incorporar empleados
que trabajan desde oficinas instaladas
en sus domicilios; formar equipos de
personas que trabajan en diferentes
turnos, horarios o días; incluir personas
con limitaciones de movilidad o
discapacidades; avanzar en proyectos
que habrían sido suspendidos o
cancelados debido a los gastos de
desplazamiento; y ahorrar en el gasto de
oficinas y todo el equipo físico necesario
para los empleados.
Salida
Las salidas del proceso comprenden
la documentación de las Asignaciones
de recursos físicos, donde se registra
los materiales, equipos, suministros,
ubicaciones y otros recursos físicos
que se utilizarán durante el proyecto.
Igualmente, se ha de incluir la
documentación de las Asignaciones
del equipo del proyecto, que registra
los miembros del equipo y sus roles y
responsabilidades para el proyecto.
Entre las salidas del proceso se encuentra
también el Calendario de recursos, el cual
Formación Especializada
>>>
identifica los días hábiles, turnos, inicio
y fin del horario normal de negocios,
fines de semana y días festivos cuando
cada recurso específico esté disponible.
Los calendarios de recursos también
especifican cuándo y por cuánto tiempo
durante el proyecto estarán disponibles
los recursos del equipo y los recursos
físicos identificados.
Cuando se producen cambios como
resultado de llevar a cabo el proceso
Adquirir Recursos, o cuando las acciones
correctivas o preventivas recomendadas
impactan en cualquiera de los
componentes del plan para la dirección
del proyecto o en los documentos del
proyecto, el director del proyecto debe
presentar Solicitudes de cambio, las
cuales se gestionan por medio del
proceso Realizar el Control Integrado
de Cambios. Las Actualizaciones del
plan para la dirección del proyecto
que pueden requerirse como resultado
de llevar a cabo este proceso incluyen
el plan de gestión de los recursos y la
línea base de costos. Igualmente, es
factible aplicar Actualizaciones a los
documentos del proyecto, entre los
que contamos el registro de lecciones
aprendidas, el cronograma del proyecto,
la estructura de desglose de recursos,
los requisitos de recursos, el registro
de riesgos y el registro de interesados.
<<<<< 0021

Del mismo modo, se pueden producir Actualizaciones a los factores ambientales

de la empresa, como la disponibilidad de recursos dentro de la organización, y
la cantidad de recursos consumibles de la organización que se han utilizado.
Finalmente, las Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización,
incluyen entre otros, la documentación relacionada con la adquisición, asignación
y distribución de recursos.

Formación Especializada
 Desarrollar el equipo

05
Formación Especializada
<<<<< 0023

Desarrollar el equipo

Es el proceso de mejorar las competencias, la interacción de

los miembros del equipo y el ambiente general del equipo
para lograr un mejor desempeño del proyecto. Este proceso
se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Gracias a este proceso se produce una mejora del trabajo en equipo, mejoras de
las habilidades interpersonales y competencias, empleados motivados, reducción
de la deserción y mejora el desempeño del proyecto en general.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

DESARROLLAR EL EQUIPO

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los recursos
2. Documentos del proyecto
- Registro de lecciones aprendidas
- Cronograma del proyecto
- Asignaciones del equipo del proyecto
- Calendarios de recursos
- Acta de constitución del equipo
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización
1. Coubicación 1. Evaluaciones de desempeño del
2. Equipos virtuales equipo
3. Tecnología de la comunicación 2. Solicitudes de cambio
4. Habilidades interpersonales y.de 3. Actualizaciones al plan para la
equipo dirección del proyecto
- Gestión de conflictos - Plan de gestión de los recursos
- Influencia 4. Actualizaciones a los documentos
- Motivación del proyecto
- Negociación - Registro de lecciones aprendidas.
- Trabajo en equipo - Cronograma del proyecto
5. Reconocimiento y recompensas. - Asignaciones del equipo del proyecto
6. Capacitación - Calendarios de recursos
7. Evaluaciones individuales y de - Acta de constitución del equipo
equipo 5. Actualizaciones a los factores
8. Reuniones ambientales de la empresa
6. Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización

Figura 5. Desarrollar el Equipo: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0024 >>>

Entradas de los empleados, desarrollo y registros

de capacitación de los empleados, y
reconocimientos y recompensas.
Al describir las entradas del proceso,
debemos referirnos nuevamente al
Finalmente, los Activos de los procesos
Plan para la dirección del proyecto, que
de la organización que pueden influir
incluye, entre otros, el plan de gestión
en el proceso Desarrollar el Equipo
de los recursos, donde se proporciona
incluyen, entre otros, la información
orientación sobre el otorgamiento
histórica y el repositorio de lecciones
de recompensas, retroalimentación,
aprendidas.
capacitación adicional y acciones
disciplinarias a los miembros del equipo
del proyecto, como resultado de las
Herramientas y técnicas
evaluaciones de desempeño del equipo
y otras formas de gestión del equipo del
Continuando ahora con las herramientas
proyecto.
y técnicas del proceso, encontramos
la Coubicación, que implica colocar
Entre las entradas de este proceso se
a varios o a todos los miembros más
pueden considerar también algunos
activos del equipo del proyecto en la
Documentos del proyecto, como son
misma ubicación física para mejorar su
el registro de lecciones aprendidas,
capacidad de desempeñarse en equipo.
el cronograma del proyecto, las
Este recurso puede ser temporal,
asignaciones del equipo del proyecto,
o puede continuar durante todo el
los calendarios de recursos y el acta de
proyecto. Las estrategias de coubicación
constitución del equipo.
pueden incluir una sala de reuniones
para el equipo, espacios comunitarios
Igualmente, se tienen en cuenta algunos
para publicar cronogramas y otras
Factores ambientales de la empresa,
facilidades que contribuyan a mejorar
como son: habilidades, competencias
la comunicación y el sentido de
y conocimientos especializados de
comunidad.
los miembros del equipo; distribución
geográfica de los miembros del equipo;
Otro recurso para este proceso es
y políticas de gestión de recursos
el uso de Equipos virtuales, el cual
humanos respecto a la contratación y
provee beneficios como la utilización de
el despido, revisiones del desempeño

Formación Especializada
<<<<< 0025

recursos más expertos, costos reducidos, en proporcionar una razón para que
menor número de viajes y gastos de alguien actúe. Por su parte, la motivación
reubicación, así como la proximidad de de los equipos se logra empoderándolos
los miembros del equipo a proveedores, para participar en la toma de decisiones
clientes u otros interesados clave. y animándolos a trabajar de forma
independiente. La negociación entre los
Ahora bien, sin importar si se trata de miembros del equipo se utiliza para llegar
equipos virtuales o ubicados en el a un consenso sobre las necesidades
mismo lugar, se puede aprovechar la del proyecto, creando confianza y
Tecnología de la comunicación, la cual armonía entre los miembros del equipo.
ayuda a crear un ambiente armonioso Finalmente, el desarrollo del espíritu
para el equipo ubicado en el mismo de equipo consiste en la realización de
lugar y una mejor comprensión para el actividades que mejoren las relaciones
equipo virtual, especialmente los que sociales del equipo y establezcan un
trabajan en diferentes zonas horarias. ambiente de trabajo colaborativo y
Algunos ejemplos de tecnología de la cooperativo; estas actividades resultan
comunicación que se pueden utilizar especialmente valiosas cuando los
son portales compartidos para el miembros del equipo trabajan desde
intercambio de información, como ubicaciones distantes, sin el beneficio
sitios web o intranet; videoconferencias; del contacto cara a cara.
conferencias de audio; correo electrónico
o chat. Parte del proceso de desarrollo del
equipo implica otorgar Reconocimientos
También es conviene aprovechar y recompensas por el comportamiento
Habilidades interpersonales y de equipo deseable. A la hora de determinar el
en este proceso; entre ellas se cuenta la reconocimiento y las recompensas
gestión de conflictos, siendo menester es indispensable tener en cuenta las
del director del proyecto resolver los diferencias culturales, ya que estos
conflictos de una manera oportuna sólo serán eficaces si satisfacen una
y constructiva. Otra habilidad es la necesidad que sea valorada por el
influencia para abordar las cuestiones individuo. En general, el dinero se ve
importantes y llegar a acuerdos, al como un aspecto tangible dentro de
mismo tiempo que se mantiene la cualquier sistema de recompensas, pero
confianza mutua. La motivación consiste las recompensas intangibles pueden ser

Formación Especializada
0026
tanto o más eficaces.
Otra herramienta para el proceso de
Desarrollar el Equipo es la Capacitación,
con la cual se mejoran las competencias
de los miembros del equipo del
proyecto. Si los miembros del equipo
del proyecto no cuentan con las
habilidades de gestión o habilidades
técnicas necesarias, dichas habilidades
se pueden desarrollar como parte del
trabajo del proyecto. Si la capacitación
es programada, se realiza según lo
establecido en el plan de gestión de los
recursos; mientras que la capacitación
no programada se realiza como resultado
de la observación, la conversación y
las evaluaciones del desempeño del
proyecto, realizadas durante el proceso
de dirigir el equipo del proyecto. Los
costos asociados a la capacitación se
podrían incluir en el presupuesto del
proyecto, o bien ser asumidos por la
organización ejecutora en caso de que
las habilidades adquiridas pudieran ser
útiles para futuros proyectos.
El director y el equipo del proyecto
pueden valerse de Evaluaciones
individuales y de equipo para conocer
las preferencias y las aspiraciones de los
miembros del equipo, cómo procesan
y organizan la información, cómo
toman decisiones y cómo se relacionan
Formación Especializada
>>>
con otras personas. Existen diversas
herramientas de evaluación disponibles,
tales como las encuestas de actitud, las
evaluaciones específicas, las entrevistas
estructuradas, las pruebas de habilidad
y los grupos focales. Estas herramientas
pueden proporcionar una mejor
comprensión, confianza, compromiso y
comunicación entre los miembros del
equipo y fomentar unos equipos más
productivos a lo largo del desarrollo del
proyecto.
Por último, el proceso de Desarrollar el
Equipo puede aprovechar Reuniones a
las que asistan el director del proyecto
y el equipo del proyecto. Los tipos de
reuniones incluyen, entre otros, las
reuniones de orientación del proyecto,
las reuniones de desarrollo del espíritu
de equipo y las reuniones de desarrollo
del equipo.
Salida
Pasando ahora a las salidas del proceso,
es de esperar que las estrategias y
actividades eficaces de desarrollo del
equipo mejoren su desempeño, lo
cual incrementa la probabilidad de
cumplir con los objetivos del proyecto.
La aplicación de Evaluaciones de
desempeño del equipo permite al equipo
de dirección del proyecto identificar
<<<<<
las medidas requeridos para mejorar
el desempeño del equipo. Incluyendo
también la identificación de los recursos
adecuados o requeridos para alcanzar e
implementar las mejoras identificadas
en la evaluación. La evaluación de la
eficacia de un equipo puede incluir
indicadores tales como: mejoras en
las habilidades que permiten a las
personas realizar las tareas de manera
más eficaz, mejoras en las competencias
que ayudan a los miembros del equipo
a funcionar mejor como equipo,
reducción del índice de rotación del
personal, y mayor cohesión del equipo,
cuando los miembros del mismo
comparten abiertamente información y
experiencias y se ayudan mutuamente
para mejorar el desempeño general del
proyecto.
Si se producen Solicitudes de cambio
como resultado de llevar a cabo el
proceso Desarrollar el Equipo, o cuando
las acciones correctivas o preventivas
recomendadas impacten sobre
cualquiera de los componentes del
plan para la dirección del proyecto o los
documentos del proyecto, el director del
proyecto debe presentar una solicitud
de cambio y seguir el proceso Realizar
el Control Integrado de Cambios.
Las posibles Actualizaciones del plan
0027
para la dirección del proyecto incluyen,
entre otros, el plan de gestión de los
recursos. Por su parte, la Actualizaciones
a los documentos del proyecto podría
impactar el cronograma del proyecto, las
asignaciones del equipo del proyecto,
los calendarios de recursos, el acta de
constitución del equipo, y el registro de
lecciones aprendidas, donde se incluye
información sobre las dificultades
encontradas y cómo podrían haberse
evitado, así como los enfoques que
han funcionado bien para el desarrollo
del equipo. Del mismo modo, como
resultado del proceso de Desarrollar
el Equipo del Proyecto, podrían
generarse Actualizaciones a los factores
ambientales de la empresa, incluyendo
los registros del plan de desarrollo de
los empleados, y las evaluaciones de las
habilidades.
Por último, es posible que de este
proceso surja la necesidad de realizar
Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización, entre
los cuales se cuentan los requisitos
de capacitación, y la evaluación del
personal
Formación Especializada
 Dirigir al equipo

06
Formación Especializada
<<<<< 0029

Dirigir al equipo

Es el proceso que consiste en hacer seguimiento del

desempeño de los miembros del equipo, proporcionar
retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios
en el equipo a fin de optimizar el desempeño del proyecto.
Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que influye en el comportamiento del equipo,

gestiona los conflictos y resuelve los problemas.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

DIRIGIR AL EQUIPO

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los recursos
2. Documentos del proyecto
- Registro de incidentes
- Registro de lecciones aprendidas
- Asignaciones del equipo del proyecto
- Acta de constitución del equipo
3. Informes de desempeño del trabajo
4. Evaluaciones de desempeño del
equipo
5. Factores ambientales de la empresa
6. Activos de los procesos de la
organización
1. Habilidades interpersonales y de 1. Solicitudes de cambio
equipo 2. Actualizaciones al plan para la
- Gestión de conflictos dirección del proyecto
- Toma de decisiones - Plan de gestión de los recursos
- Inteligencia emocional - Línea base del cronograma
- Influencia - Línea base de costos
- Liderazgo 3. Actualizaciones a los documentos
2. Sistema de información para la del proyecto
dirección de proyectos - Registro de incidentes
- Registro de lecciones aprendidas
- Asignaciones del equipo del proyecto
4. Actualizaciones a los factores
ambientales de la empresa

Figura 6. Dirigir al Equipo: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0030 >>>

Entradas
El equipo de dirección del proyecto
realiza continuamente Evaluaciones de
El proceso de Dirigir el Equipo presenta
desempeño del equipo del proyecto. A
como entrada el plan de gestión de los
partir de ellas, pueden llevarse a cabo
recursos, un componente del Plan para la
acciones para resolver los incidentes,
dirección de Proyecto, que proporciona
hacer ajustes en la comunicación,
una guía sobre el modo en que se
abordar los conflictos y mejorar la
deberían gestionar y eventualmente
interacción del equipo.
liberar los recursos del equipo del
proyecto. Así mismo, se deben tener
Ahora bien, algunos Factores
en cuenta algunos Documentos del
ambientales de la empresa pueden
Proyecto, como el registro de incidentes,
influir en el proceso Dirigir al Equipo,
el registro de lecciones aprendidas las
como las políticas de gestión de los
asignaciones del equipo del proyecto y
recursos humanos. Igualmente lo hacen
el acta de constitución del equipo.
algunos de los Activos de los procesos
Otra entrada importante de la Dirección
de la organización, incluyendo entre
del Equipo son los Informes de desempeño
otros: certificados de reconocimiento,
del trabajo, los cuales constituyen la
código corporativo de vestimenta,
representación física o electrónica
y otros beneficios adicionales de la
de la información del desempeño del
organización.
trabajo destinada a generar decisiones,
acciones o conocimiento. Los informes
de desempeño que pueden ayudar en la Herramientas y técnicas
gestión del equipo del proyecto incluyen
Ahora, entre las herramientas y técnicas
los resultados provenientes del control
que constituyen el proceso de Dirigir el
del cronograma, del control de costos, del
Equipo, encontramos las Habilidades
control de calidad y de la validación del
interpersonales y de equipo, incluyendo
alcance. La información de los informes
entre otras, gestión de conflictos, toma
de desempeño y las proyecciones
de decisiones, inteligencia emocional,
relacionadas ayudan a determinar
influencia y liderazgo.
los requisitos, reconocimientos y
recompensas futuros de los recursos
Igualmente, es posible aprovechar
del equipo, y las actualizaciones al plan
los Sistemas de información para
para la gestión de los recursos.

Formación Especializada
<<<<< 0031

la dirección de proyectos (PMIS), del cronograma como la línea base de

incluyendo software para la gestión o la costos, con el fin de reflejar la forma en
programación de recursos que puede ser que el equipo se está desempeñando.
utilizado para la gestión y coordinación
de los miembros del equipo en las Del mismo modo, podrían aplicarse
actividades del proyecto. Actualizaciones a los documentos del
proyecto, incluyendo, entre otros el
Salida registro de incidentes, el registro de
lecciones aprendidas y las asignaciones
Dando paso a las salidas del proceso, del equipo del proyecto.
encontramos que pueden surgir
Solicitudes de cambio como resultado Por último, las Actualizaciones a los
de llevar a cabo el proceso Dirigir al factores ambientales de la empresa
Equipo. Por ejemplo, los cambios de abarcan las entradas para las
personal, ya sea por elección o causados evaluaciones de desempeño de la
por eventos incontrolables, pueden organización, y La destreza del personal.
causar que el cronograma se deslice
o que el presupuesto sea superado.
Los cambios en el personal incluyen
asignar a las personas actividades
diferentes, subcontratar parte del
trabajo o reemplazar a los miembros
del equipo que dejan la organización.
Estas solicitudes se procesan para su
revisión y tratamiento por medio del
proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios.

Veamos ahora cuáles podrían ser las

Actualizaciones plan para la dirección
del proyecto; aquí se incluyen el plan de
gestión de los recursos, a fin de reflejar
la experiencia real en la dirección del
equipo del proyecto; y tanto la línea base

Formación Especializada
 Controlar los recursos

07
Formación Especializada
<<<<< 0033

Controlar los recursos

Es el proceso de asegurar que los recursos físicos asignados

y adjudicados al proyecto están disponibles tal como se
planificó, así como de monitorear la utilización de recursos
planificada frente a la real y tomar acciones correctivas
según sea necesario. Este proceso se lleva a cabo a lo largo
de todo el proyecto.

Gracias a este proceso se asegura la disponibilidad de los recursos asignados para

el proyecto en el momento adecuado y en el lugar adecuado y su liberación cuando
ya no se necesitan.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

CONTROLAR LOS RECURSOS

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión de los recursos
2. Documentos del proyecto
- Registro de incidentes
- Registro de lecciones aprendidas
- Asignaciones de recursos físicos
- Cronograma del proyecto
- Estructura de desglose de recursos
- Requisitos de recursos
- Registro de riesgos
3. Datos de desempeño del trabajo
4. Acuerdos
5. Activos de los procesos de la
organización
1. Análisis de datos
- Análisis de alternativas
- Análisis costo-beneficio
- Revisiones del desempeño
- Análisis de tendencias
2. Resolución de problemas
3. Habilidades interpersonales y de
equipo
- Negociación
- Influencia
4. Sistema de información para la
dirección de proyectos
1. Solicitudes de cambio
2. Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto
- Plan de gestión de los recursos
- Línea base del cronograma
- Línea base de costos
3. Actualizaciones a los documentos
del proyecto
- Registro de incidentes
- Registro de lecciones aprendidas
- Asignaciones del equipo del proyecto
4. Actualizaciones a los factores
ambientales de la empresa

Figura 7. Controlar los Recursos: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0034
Para la actualización de la asignación
de recursos es necesario saber qué
recursos reales se han utilizado hasta la
fecha y cuáles siguen siendo necesarios.
Esto es hecho principalmente mediante
la revisión del uso del desempeño
hasta la fecha. El proceso de Controlar
los Recursos se asocia con monitorear
los consumos de recursos, identificar y
hacer frente a la escasez o superávit de
recursos de manera oportuna, garantizar
que los recursos sean utilizados y
liberados de acuerdo al plan y a las
necesidades del proyecto, informar a
los interesados pertinentes si surgen
problemas con los recursos relevantes,
influir en los factores que pueden
originar cambios en la utilización de
los recursos, y gestionar los cambios
aprobados conforme se producen.
Entradas
Las entradas del proceso Controlar
los Recursos incluyen el Plan para la
dirección del proyecto, compuesto a su
vez por el plan de gestión de los recursos,
que proporciona una guía sobre el modo
en que se deberían utilizar, controlar
y eventualmente liberar los recursos
físicos. Así mismo, se tendrán en cuenta
los Documentos del proyecto como el
registro de lecciones aprendidas; las
asignaciones de recursos físicos; el
Formación Especializada
>>>
cronograma del proyecto; la estructura
de desglose de recursos; los requisitos
de recursos; el registro de riesgos; y el
registro de incidentes, como la falta de
recursos, los retrasos en el suministro
de materias primas o su baja calidad.
Ahora bien, los Datos de desempeño del
trabajo contienen información sobre
el estado del proyecto, tales como el
número y el tipo de recursos que hayan
sido utilizados. Por su parte, los Acuerdos
realizados en el marco del proyecto son
la base para todos los recursos externos
a la organización y deberían definir los
procedimientos a aplicar cuando se
hagan necesarios recursos nuevos y no
planificados, o cuando surjan problemas
con los recursos actuales.
Por último, los Activos de los procesos
de la organización que pueden influir
en el proceso Controlar los Recursos
incluyen, entre otros: políticas en materia
de control y asignación de recursos,
procedimientos de escalamiento para
el manejo de incidentes dentro de la
organización ejecutante, y repositorio
de lecciones aprendidas procedentes
de proyectos anteriores y similares.
<<<<< 0035

Herramientas y técnicas proveedor importante que ha entrado

en quiebra o condiciones climáticas
Entre las herramientas y técnicas del desfavorables que han deteriorado los
proceso encontramos algunos métodos recursos. Algunos pasos metódicos para
para el Análisis de datos, como son: el hacer frente a la resolución de problemas
análisis de alternativas, que permite comprenden su identificación, definir el
seleccionar la mejor resolución para problema dividiéndolo en problemas
la corrección de las variaciones en más pequeños y manejables, investigar,
la utilización de recursos, el análisis analizar con el fin de determinar la causa
costo-beneficio, que puede usarse en raíz del problema, elegir la solución
caso de desviaciones del proyecto para adecuada entre varias disponibles, y
determinar la mejor acción correctiva comprobar la solución determinando
en términos de costo; las revisiones así si el problema ha sido resuelto.
del desempeño, que miden, comparan
y analizan la utilización planificada de Algunas Habilidades interpersonales y
los recursos con la utilización real de de equipo, útiles para este proceso son
los mismos; y el análisis de tendencias, la negociación para obtener recursos
que permite determinar los recursos físicos adicionales, cambios en los
necesarios en las próximas etapas del recursos físicos, o costos asociados con
proyecto a partir de la información de los recursos; e influencia, que puede
desempeño actual. ayudar al director del proyecto a resolver
problemas y a obtener los recursos
Igualmente se cuenta con herramientas necesarios en el momento oportuno.
para la Resolución de problemas que
surjan durante el proceso de controlar Por último, los Sistemas de información
los recursos. Tengamos en cuenta que los para la dirección de proyectos (PMIS)
problemas pueden surgir desde dentro pueden incluir software para la gestión
de la organización, como máquinas o la programación, que contribuyen a
o infraestructura utilizadas por otro garantizar que los recursos adecuados
departamento de la organización y no estén trabajando en las actividades
liberadas a tiempo, o materiales que han adecuadas, en el momento y lugar
resultado dañados debido a condiciones adecuados.
de almacenamiento inadecuadas; o
desde fuera de la organización, como un

Formación Especializada
0036 >>>

Salida la experiencia real para gestionar los

recursos del proyecto; así como la línea
El proceso de Controlar los Recursos base del cronograma y la línea base de
otorga salidas como la Información costos a fin de reflejar la forma en que
de desempeño del trabajo, que se están manejando los recursos del
incluye información sobre cómo está proyecto.
progresando el trabajo del proyecto
mediante la comparación de los Por su parte, las Actualizaciones a los
requisitos y asignación de recursos con documentos del proyecto comprenden
su utilización a través de las actividades el registro de supuestos, el registro
del proyecto. Esta comparación puede de incidentes, el registro de lecciones
mostrar brechas en la disponibilidad de aprendidas, las asignaciones de recursos
recursos que deben ser abordadas. físicos, la estructura de desglose de
recursos y el registro de riesgos.
Cuando se producen Solicitudes de
cambio como resultado de llevar a
cabo el proceso Controlar los Recursos,
o cuando las acciones correctivas o
preventivas recomendadas impactan en
cualquiera de los componentes del plan
para la dirección del proyecto o en los
documentos del proyecto, el director del
proyecto debe presentar una solicitud
de cambio. Las solicitudes de cambio se
procesan para su revisión y tratamiento
por medio del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios. Veamos
los componentes que son susceptibles
de actualización:

Las Actualizaciones al plan para la

dirección del proyecto podrían incluir,
entre otros, el plan de gestión de los
recursos, que se actualiza a fin de reflejar

Formación Especializada
<<<<< 0037

Conclusiones
La ejecución de un proyecto requiere el aprovechamiento de recursos humanos y
recursos físicos. Los recursos humanos son la base del proyecto, así que se debe
elegir con sumo cuidado el equipo de apoyo. Asimismo, tener un control ordenado
de los recursos físicos de los que se dispone evitará futuros problemas en la
ejecución.

En general, el tipo y la cantidad de recursos, tanto físicos como del equipo del
proyecto pueden variar con frecuencia a medida que el proyecto avanza, así que
el uso de los recursos debe ser proyectado en el tiempo y conservar un enfoque
dinámico.

Formación Especializada
 PROCESOS DE LA GESTIÓN
DE LOS RECURSOS

Bibliografía
Project Management Institute. (2017). A Guide
To The Project Management Body Of Knowledge
(PMBOK Guides). 6a. edición.