MANUAL DE USUARIO

MENOR CUANTÍA DE OBRAS

DIRIGIDO A PROVEEDORES

ENERO 2011

Manual de Usuario de Proveedores: Menor Cuantía de Obras 1

 MENOR CUANTÍA DE OBRAS

INDICE

1. Introducción ……………………………………………………………… 3

2. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal……………………… 4

3. Invitaciones Recibidas…………………………………………………… 6

3.1 Detalle del Proceso…………………………………………………… 7

3.2 Respuesta del Proveedor…………………………………………… 7
3.3 Fechas de Control del Proceso…………………………………… 7
3.4 Detalle de Bienes y Servicios……………………………………… 8
3.5 Parámetros de Calificación………………………………………… 8
3.6 Pliegos…………………………………………………………………… 8

4. Aceptación de Proveedor.……………………………………………… 10

5. Realizar Preguntas…………………………………………………………. 13

6. Revisar Respuestas………………………………………………………… 16

7. Entrega de Oferta…………………………………………………………… 16

8. Revisar Convalidaciones…………………………………………………… 20

9. Ver Invitados al Sorteo……….……………………………………….… 24

10. Ver Resultados de Menor Cuantía…………………………………… 25

11. Consideraciones…………………………………………………………… 26

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 MENOR CUANTÍA DE OBRAS

LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

1. INTRODUCCIÓN

Art. 51.- Contrataciones de menor cuantía.- Se podrá contratar bajo este sistema en el
siguiente caso:

2. Las contrataciones de obras, cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000007 del
Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. Para el año 2011 se
refiere a montos < $ 167.651,74

En el caso previsto en el número 2 se adjudicará el contrato a un proveedor registrado en el

RUP escogido por sorteo público de entre los interesados previamente en participar en dicha
contratación. De requerirse pliegos, éstos serán aprobados por la máxima autoridad o el
funcionario competente de la Entidad Contratante y se adecuarán a los modelos obligatorios
emitidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública.

Art. 52.- Contratación preferente.- En las contrataciones de bienes y servicios que se

adquieren por procedimientos de cotización y menor cuantía, excepto los servicios de
consultoría, se privilegiará la contratación con micros y pequeñas empresas, con artesanos o
profesionales, preferentemente domiciliados en el cantón en el que se ejecutará el contrato,
quienes deberán acreditar sus respectivas condiciones de conformidad a la normativa que los
regulen.

REGLAMENTO A LA LOSNCP

Art. 59.- Obras.- En los procesos de contratación de obras de menor cuantía, únicamente los
proveedores que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 52 de la Ley serán
invitados a través del Portal, quienes en el término máximo de cinco (5) días contados a partir
de la fecha de la invitación, manifestarán su interés mediante la presentación de sus ofertas
técnicas y de la carta de aceptación expresa del presupuesto económico determinado por la
entidad contratante. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado verificarán el
cumplimiento de los requisitos técnicos previstos en los pliegos elaborados por la entidad
contratante sobre la base de los formatos elaborados por el INCOP y de la aceptación del
presupuesto económico. De entre los proveedores calificados se adjudicará la obra al proveedor
escogido por selección automática aleatoria del portal www.compraspublicas.gov.ec .

Art. 23.- Convalidación de errores de forma.-

Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse. No obstante, si se presentaren errores
de forma, podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro
del término mínimo de 2 días o máximo de 5 días, contado a partir de la fecha de notificación.
Dicho término se fijará a criterio de la Entidad Contratante, en relación al procedimiento de
contratación y al nivel de complejidad y magnitud de la información requerida. El pedido de
convalidación será notificado a todos los oferentes, a través del Portal
www.compraspublicas.gov.ec. Se entenderán por errores de forma aquellos que no implican
modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de
foliado, sumilla o certificación de documentos.

Así mismo, dentro del período de convalidación los oferentes podrán integrar a su oferta
documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la oferta, por lo tanto
podrán subsanar las omisiones sobre su capacidad legal, técnica o económica.

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2. INGRESO AL SISTEMA TRANSACCIONAL DEL PORTAL

Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección web

www.compraspublicas.gov.ec. (Imagen 2.1)

Imagen 2.1

En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar al Sistema
Transaccional del Portal haga clic en la opción “Ingresar al Sistema”. (Imagen 2.2)

Imagen 2.2

A continuación, deberá ingresar su “RUC, Nombre de usuario y Contraseña”, luego de

registrar estos datos presione el botón “Entrar”. (Imagen 2.3)

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 Imagen 2.3

Al ingresar el sistema le presenta los menús de acceso a las herramientas del portal Inicio -
Datos Generales – Consultar - Administración - Proveedor o los íconos para Acceso
directo a las aplicaciones, los que le permitirán acceder a las diferentes herramientas.
(Imagen 2.4)

Imagen 2.4

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3. INVITACIONES RECIBIDAS

Para participar en procedimientos de contratación podrá ingresar a las “INVITACIONES

RECIBIDAS” de los últimos 15 días los cuales se encuentran en la pantalla de “Inicio”, o
ingresando a través del menú “Consultar” submenú “Invitaciones Recibidas”. (Imagen 3.1)

Imagen 3.1

En el listado de invitaciones podrá seleccionar la invitación en la que desee participar, para

ingresar a la invitación haga clic en el código del proceso como se muestra a continuación.
(Imagen 3.2)

Imagen 3.2

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Al ingresar podrá observar el detalle del proceso de contratación, las fechas de Control del
Proceso, la Respuesta a la Aceptación de la propuesta, el detalle de la Categoría del Producto,
los Parámetros de Calificación y el archivo de pliegos que debe proceder a descargar del portal.
(Imagen 3.3)

3.1 DETALLE DEL PROCESO

ƒ Entidad contratante: Razón Social de la entidad contratante.

ƒ Objeto de proceso de contratación: Adquisición que se requiere realizar.

ƒ Código: Caracteres que ingresa la entidad para identificar el proceso de contratación.

ƒ Tipo de compra: Tipo de adquisición, para este caso la descripción detallará Obras.

ƒ Presupuesto referencial total: Valor referencial de la adquisición por el que se va a

participar.

ƒ Tipo de contratación: Proceso de Contratación

ƒ Forma de pago: Forma de pago establecida por la Entidad Contratante.

ƒ Tipo de adjudicación: Proceso de Contratación.

ƒ Plazo de entrega: Días límite de Entrega del Bien o Servicio

ƒ Vigencia de oferta: Días límite que estará vigente la oferta

ƒ Funcionario encargado del proceso: Nombre de la persona a cargo del proceso.

ƒ Estado del proceso: Estado en el que se encuentra el procedimiento dependiendo de

la fechas de control.

ƒ Descripción: Breve descripción del Objeto de Contratación.

3.2 RESPUESTA DEL PROVEEDOR: Historial del proveedor que ACEPTÓ, RECHAZÓ o NO
CONTESTÓ a la Aceptación de la Propuesta.

3.3 FECHAS DE CONTROL DEL PROCESO: Son las fechas en las que se realizará el
procedimiento.

• Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publica el proceso y le llega la

invitación al proveedor.

• Fecha límite de Aceptación del proveedor: Fecha y hora máxima en la que deberá
adjuntar su documento de Aceptación en el portal o de informar si Rechaza la
aceptación.

El proveedor tiene tiempo de hacer esta acción desde la Fecha y hora de Publicación
hasta antes de la Fecha y hora límite de Aceptación.

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 • Fecha límite de Preguntas: Fecha y hora máxima que tiene el proveedor para hacer
preguntas del proceso.

Recuerde que no es obligatorio enviar una pregunta si no la tiene, si lo requiere no

olvide que puede hacerlas desde la Fecha y hora límite de Aceptación del proveedor
hasta antes de la Fecha y hora límite para hacer preguntas.

• Fecha límite de Respuestas: Fecha Máxima para que la Entidad Contratante

conteste consultas y realice aclaraciones.

• Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha de Adjudicación.

3.4 DETALLE DE BIENES/SERVICIOS: Detalle de la Categoría del Producto escogido por la

Entidad Contratante a través del cual el sistema envía la invitación a todos los categorizados en
él.

3.5 PARÁMETROS DE CALIFICACIÓN: Parámetros de Calificación con los cuáles será

evaluado al proveedor.

3.6 PLIEGOS: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento.

El proveedor deberá DESCARGAR este documento para conocer las especificaciones técnicas,
económicas y formularios que deberá entregar a la Entidad Contratante en su oferta.

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 Imagen 3.3

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4. Aceptación del Proveedor

Una vez que ha leído los pliegos según las fechas establecidas en el cronograma, el proveedor
debe proceder a enviar su respuesta de aceptación, para ello el Estado del proceso debe estar
en “Aceptación de Proveedor”, luego haga clic sobre el link “Aceptación de
Proveedores”. (Imagen 4.1)

Imagen 4.1

En el caso de que el proveedor vaya a Aceptar la propuesta debe adjuntar al portal el

documento de Aceptación (Adhesión al presupuesto Referencial). Para adjuntar al portal el
documento siga los siguientes pasos:

1er paso: Presione el botón “Examinar”, luego seleccione el archivo de aceptación haciendo
un clic sobre él y finalmente clic en el botón “Abrir”.

2do paso: Ingrese en el campo “Descripción” el nombre del documento que va a subir en el
portal.

3er paso: Haga clic en el botón “Subir”.

El detalle de lo indicado se presenta en la siguiente pantalla. (Imagen 4.2)

Recuerde que el procedimiento para subir o adjuntar un archivo al portal en

cualquier paso que se lo requiera será el mismo.

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 2do Paso 1er Paso 3er Paso

Imagen 4.2

En la siguiente pantalla se observa el documento de Aceptación que fue adjuntado al portal,

proceda ahora a hacer clic en el botón “Aceptar”. (Imagen 4.3)

Imagen 4.3

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El sistema informará al proveedor la constancia de que su aceptación fue subida con éxito,
como se muestra a continuación. (Imagen 4.4)

Imagen 4.4

Es importante recalcar que en el caso de que vaya a rechazar la propuesta únicamente debe
pulsar el botón “Rechazar”. (Imagen 4.5)

Imagen 4.5

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5. REALIZAR PREGUNTAS

El siguiente paso en el proceso es el ingreso de las Preguntas. Siga las siguientes instrucciones
para el envío de las preguntas:

1. Siempre proceda primero a verificar las fechas de control. Podrá hacer preguntas desde
la Fecha y hora Límite de Aceptación del Proveedor hasta antes de la Fecha y hora
Límite de Preguntas.

2. Proceda a ver el Estado del el proceso, el mismo que debería decir “Preguntas,
Respuestas y Aclaraciones”.

3. Si está a tiempo según las fechas de control ingrese al link “Ver Preguntas y/o
Aclaraciones”. (Imagen 5.1)

Imagen 5.1

4. Proceda a agregar las preguntas, presione el botón “Agregar Pregunta”. (Imagen

5.2)

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 Imagen 5.2

5. Ingrese la pregunta que requiera hacer acerca del proceso, luego haga clic en el botón
“Enviar Pregunta”. (Imagen 5.3)

Imagen 5.3

La pregunta fue enviada y agregada en el foro de preguntas, como se muestra a continuación.

(Imagen 5.4)

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 Imagen 5.4

Si requiere realizar más preguntas haga clic en el botón “Agregar Pregunta”.

Tome en cuenta las siguientes consideraciones:

o No existe un límite de preguntas a hacer.

o La pregunta se guardará sin identificar la Razón social del proveedor, el sistema irá
añadiendo automáticamente un número secuencial de las preguntas que se vayan
haciendo.

o Si no tiene preguntas para hacer al proceso no es obligatorio que las ingrese, lo que se
debe tomar en cuenta es que las preguntas sólo se las hace a través del Portal, la
Entidad no podrá responder ninguna pregunta fuera de tiempo o por otro medio que no
sea este.

o Recuerde que en una menor cuantía de obras pueden haber varios oferentes
participando y por esta razón podrá observar talvez que hay preguntas en el foro que
están haciendo otros proveedores y se las podrá visualizar.

o No utilice este medio para hacer reclamos de forma particular, si los tiene hágalo por
escrito al INCOP.

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6. REVISAR RESPUESTA

Proceda a revisar la respuesta que dió la Entidad a las preguntas realizadas por los
proveedores, esta verificación la puede hacer desde la Fecha y hora Límite de Respuestas. Para
proceder a ver las respuestas ingrese al link “Ver Preguntas y/o Aclaraciones” de esta
manera podrá informarse. (Imagen 6.1)

Imagen 6.1

7. ENTREGA DE OFERTA

Para el envío de la oferta siga las siguientes instrucciones:

1. Siempre proceda primero a verificar las fechas de control. Puede enviar la oferta
Económica desde la Fecha y hora Límite de Respuestas hasta antes de la Fecha y hora
Límite de Propuestas.

2. El Estado del proceso debe decir “En Curso”.

3. Si está a tiempo según las fechas de control ingrese al link “Entregar Oferta”.

La pantalla a continuación indica el procedimiento. (Imagen 7.1)

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 Imagen 7.1

4. Proceda a seguir los pasos para el envío de la oferta del Tiempo de Entrega
Propuesto en el portal. (Imagen 7.2)

4.1 Ingrese al link Enviar Oferta.

Imagen 7.2

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 4.2 Ingrese los siguientes datos:

ƒ Tiempo de Entrega Propuesto: Oferta en días del Plazo de Entrega

ƒ Tiempo de Garantía: Tiempo en Meses de Garantía
ƒ Observaciones

Le recordamos que cuando aceptó la propuesta se adhiere al presupuesto

económico determinado por la Entidad Contratante.

Una vez que haya ingresado los datos proceda a pulsar el botón “Guardar Temporalmente
la Oferta”. (Imagen 7.3)

Imagen 7.3

4.3 A continuación suba un documento opcional, en este caso podría ser un documento
que respalde la oferta económica que se está enviando. Adjunte el archivo si lo
requiere y pulse el botón “Enviar Oferta” o directamente púlselo sin necesidad de
agregar este documento. (Imagen 7.4)

En los archivos opcionales usted puede ingresar los formularios, siendo obligatorio la
entrega de los mismos en forma física hasta la fecha y hora indicada en los pliegos.

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 Imagen 7.4

4.4 El siguiente mensaje le informa que proceda a imprimir la oferta que envió a través del
portal. Pulse el botón “Aceptar”. (Imagen 7.5)

Imagen 7.5

4.5 Proceda a ingresar al link “Imprimir Oferta Enviada” para que se proceda a la
impresión del documento. (Imagen 7.6)

Manual de Usuario de Proveedores: Menor Cuantía de Obras 19

 Imagen 7.6

NOTA: La Entrega Física de la Oferta Técnica (Formularios) pueden ser entregados

desde la Fecha y hora límite de Respuestas hasta antes de la Fecha y hora límite de
Entrega de Propuestas. Anexe a los documentos la Impresión de la “oferta del
Tiempo de Entrega” enviada a través del Sistema Transaccional.

8. REVISAR CONVALIDACION DE ERRORES

La convalidación de Errores es una opción que presenta el Sistema Transaccional para que la
Entidad Contratante informe al proveedor de algún documento CONVALIDABLE que le haya
hecho falta entregar y que el proveedor tendrá que presentar en un período de tiempo definido
por la Entidad Contratante para no ser descalificado.

Un documento convalidable es un documento que no afectó al objeto del proceso de

contratación, es un documento de forma como falta de un certificado, sumilla o que tenga
errores tipográficos.

NOTA: Los Formularios que debe entregar no son CONVALIDABLES, son

OBLIGATORIOS si no los presentó será descalificado.

Siga las siguientes instrucciones para ingresar a la Convalidación de Errores.

1. Siempre proceda primero a verificar las fechas de control. Verifique desde la Fecha y
hora de Apertura de Ofertas si es que aparecen las dos fechas de Convalidación (Fecha
límite para solicitar Convalidación y Fecha Límite para Responder a la Convalidación),

Manual de Usuario de Proveedores: Menor Cuantía de Obras 20

 las cuales indicarán que la Entidad Contratante tiene documentación del proveedor que
convalidar.

2. Si no aparecen las fechas de Convalidación significa que la Entidad Contratante no

existió Convalidación, entonces proceda a esperar los Resultados de la Adjudicación.

3. Si tiene una Convalidación, proceda a ingresar dicha Convalidación en el período

comprendido desde la Fecha y hora límite para solicitar Convalidación hasta antes de la
Fecha y hora límite para dar Respuesta a la Convalidación.

4. Revise que el Estado del Proceso esté en “Calificación de Participantes”.

5. Si se encuentra en ese período del proceso, ingrese al link “Convalidación de Errores”.

“Convalidación de Errores”. (Imagen 8.1)

Imagen 8.1

6. Revise si tiene alguna Convalidación que responder. Si la tiene ingrese al link

Revisar/Responder Pregunta. (Imagen 8.2)

Imagen 8.2

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 7. Verifique el detalle de la Convalidación enviado por la Entidad, proceda a leer el detalle
y el oficio de convalidación adjunto, el cual lo puede Descargar haciendo clic sobre el
mismo, luego pulse el botón “Responder”. (Imagen 8.3)

Imagen 8.3

8. Proceda a ingresar su respuesta a la Convalidación y haga clic en el botón “Enviar”.

(Imagen 8.4)

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 Imagen 8.4

9. Si la Entidad Contratante le pidió entregar algún documento proceda a subirlo a través

del portal en la opción que aparece en pantalla. (Imagen 8.5)

Imagen 8.5

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9. Ver Invitados al Sorteo

Los proveedores que fueron habilitados para participar en el sorteo se registrarán en el link
“Ver Invitaciones”. (Imagen 9.1)

Imagen 9.1

Listado de proveedores seleccionados para el sorteo. (Imagen 9.2)

Imagen 9.2

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10. Ver Resultados de Menor Cuantía

Recuerde que en la Menor Cuantía de Obras el Adjudicado será escogido por el sorteo que
realiza el sistema de entre los proveedores que han sido habilitados para participar en él, para
ver el resultado de quien fue el proveedor adjudicado ingrese al link “Ver Resultados de
Menor Cuantía”. (Imagen 10.1)

Imagen 10.1

2. Resumen de los Resultados Calificación y Adjudicación. (Imagen 10.2)

Imagen 10.2

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11. Consideraciones

La Menor Cuantía es una contratación preferente, privilegia a los proveedores que

estén domiciliados en el cantón donde se realizará la ejecución de la obra y que
además los proveedores sean micro y pequeñas empresas (MYPES).

En un proceso de Menor Cuantía de Obras los proveedores que han cumplido con las
especificaciones requeridas por la Entidad participarán en un sorteo realizado por el
mismo sistema, el sorteo seleccionará a un proveedor de manera aleatoria y
automática.

En la Menor Cuantía de Obras el proveedor será Adjudicado a través de un Sorteo que

realiza el sistema automáticamente. Si requiere informarse de cómo funciona descargue
el manual de Menor Cuantía de Obras para Entidades Contratantes.

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