PROCEDURA GENERALA Cod

UNIVERSITATEA Data:
DE VEST PROCEDURA
PROCEDURA Pag. 1 din 4
DIN TIMIŞOARA privind arhivarea, păstrarea şi
reconstituirea documentelor

Evidenta modificarilor:

Nr.
crt. Pagina Capitol Descrierea modificarii Data/ Observatii
Versiunea

NUME FUNCTIA DATA SEMNATURA

ELABORAT CHILARESCU DIRECTOR 01.10.2009
DOINA ECONOMIC
VERIFICAT STULIANEC AUDITOR 10.10.2009
ADRIAN
APROBAT BIROUL
SENATULUI
VERSIUNEA 1.1

Note:
1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea UNIVERSITATII de VEST din
TIMIŞOARA
2. Prezenta procedura este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerinte.
3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea
partiala / integrala in orice publicatie si prin orice procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere,
microfilmare etc) este interzisa fara acordul scris al proprietarului.

1
 PROCEDURA
privind arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor

CONTINUTUL PROCEDURII

1. S C O P :

Scopul acestei proceduri este:

1) stabilirea unui set unitar de reguli si proceduri pentru arhivarea, păstrarea şi
reconstituirea documentelor.
2) stabilirea responsabilităŃilor privind arhivarea, păstrarea şi reconstituirea
documentelor.

2. D O M E N I U:

Procedura se aplică de către personalul din cadrul compartimentului financiar-

contabil, încadrat pe poziŃiile nr. ............................ din statul de organizare al unităŃii.

3. REFERINłE NORMATIVE

- Fişele posturilor pentru titularii pozitiilor nr. ...................din statul de organizare;

- Legea contabilitatii nr. 82/1991 modificată şi completată;
- Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii aprobat prin HG 704/1993;
- O.M.F.P. nr. 1917 din 2005 privind aprobarea Normelor metodologice privind
organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice si Planul de conturi pentru
institutiile publice si instructiunile de aplicare ale acestuia;
- O.M.F.P. nr. 556 din 2006 pentru modificarea si completarea Normelor
metodologice aprobate prin O.M.F.P.nr. 1917 din 2005;
- Graficul cu circuitul documentelor
4. DESCRIEREA PROCEDURII

4.1. Pregatirea documentelor în vederea arhivării respectiv, gruparea

documentelor în dosare, de maxim 300 file, în funcŃie de: conŃinutul economic al
documentelor justificative şi de termenul de păstrare:
- dosare care se păstrează timp de 50 ani: situaŃii financiare, state de plată

2
 - dosare care se pastrează timp de 10 ani: contracte de prestări servicii, situaŃii
lunare, inventarierea anuală, corespondenŃa, fişele conturilor, note contabile şi
documente justificative, proiect de buget şi bugete aprobate, procese verbale de
cercetare administrativă, etc.
Documentele se vor aranja în dosare în ordinea cronologică producerii sau
înregistrării în contabilitate;
4.2. Arhivarea efectivă a documentelor (legarea documentelor în dosar).
4.3. Numerotarea filelor din dosar şi aplicarea semnăturii pentru confirmarea
exactităŃii numărului de file;
4.4. Înscrierea pe coperta dosarului a următoarelor informaŃii: denumirea în
clar a structurii, denumirea compartimentului care a creat dosarul, numarul de dosar
din inventar, indicativul din nomenclator, conŃinutul pe scurt al dosarului, datele de
început şi de sfârşit, numărul de file, termenul de păstrare;
4.5. Intocmirea inventarelor;
4.6. Predarea dosarelor pe baza inventarului la arhiva unităŃii;
4.7. InformaŃiile în format electronic vor fi stocate şi pe dischete şi CD-uri şi
vor avea aceleaşi termene de păstrare ca şi cele pe suport de hartie.

5. RESPONSABILITAłI

- ActivităŃile de la punctul nr. 4.1 ale acestei proceduri sunt executate de

titularii posturilor nr............................................................. din statul de organizare.
- ActivităŃile prevăzute la punctele 4.2, 4.3, 4.4 ale acestei proceduri vor fi
executate de persoanele care au produs/înregistrat în contabilitate respectivele
documente justificative.
- ActivităŃile prevazute la 4.5 si 4.6 ale prezentei proceduri vor fi executate
de catre angajaŃii desemnaŃi prin deciziile ordonatorului de credite
- Verificarea modului în care se execută prezenta procedura revine
contabilului şef.

6. DISPOZIłII FINALE

a) Procedura va fi adusă la cunoştinŃa personalului care execută activitatea/activităŃile

respectivă/respective.

b) Actuala procedură va fi revizuită în cazul în care apar modificările reglementărilor

legale cu caracter general şi intern pe baza cărora se desfăşoară activitatea/activităŃile
care face/fac obiectul acestei proceduri.

c) Această procedură intră în vigoare la data de 01.10.2009.

7. A N E X E

1. Lista cu personalul care a luat la cunoştinŃă despre existenŃa procedurii.

3
Universitatea de Vest Timişoara

L I S T A
cu personalul care a luat la cunoştinŃă despre
existenŃa procedurii

Nr. Gradul Data luării

crt. profesional/ Numele şi prenumele Semnătura la
FuncŃia cunoştinŃă

Contabil şef,