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Pasantía
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Ing. Manuel Alfonso Mayorga Morato
1
LISTA DE FIGURAS
Por esta razón, nace este trabajo, donde se orienta a la Planta Purificadora
Palma de Agua SAS, a la aplicación de la gestión por procesos en animas de
copilar sus actividades en búsqueda de la estandarización de operaciones para
asegurar la productividad y por lo tanto el logro de los objetivos empresariales.
1
JUSTIFICACIÓN
Se define a los stakeholders como los grupos de interés de los cuales son responsables una
organización: clientes, accionistas, colaboradores, proveedores, comunidad, gobierno y
bancos.
2
1 GENERALIDADES
1.1 PROBLEMA
1.1.1 Descripción
1.1.2 Formulación
3
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 General
Definir una gestión de procesos para la planta purificadora de agua Palma de
Agua SAS que le permita mejorar su desempeño actual.
1.2.2 Específicos
4
1.4 METODOLOGÍA
Fuente: Autores
5
2 MARCO DE REFERENCIA
https://primernombre.com/2012/01/21/como-va-el-agua-en-colombia/ [consultado el 9 de
octubre de 2017]
5 Agua para el siglo XXI [Sitio en Internet]. Disponible en:
https://www.cepal.org/samtac/noticias/documentosdetrabajo/5/23345/InCo00200.pdf
[consultado el 9 de octubre de 2017]
6
cubre no sólo al individuo que tiene acceso a ella, sino que tiene efectos
benéficos en toda la sociedad, por tales motivos la sociedad desea que el
Estado asigne recursos para invertir en la adecuada disponibilidad de agua
potable, más allá de lo que el mercado libremente asignaría. 6
La Ley 1427 incorpora conceptos basados en la Carta Política del Estado, tales
como la eficiencia, la competencia, el control de gestión y los resultados que
determinan las características de los servicios públicos. El agua se ha
convertido en un producto industrial con preocupantes signos de escasez: en
muchos casos ésta no resulta apta para el consumo humano. Por tanto, el
agua debe reflejar un valor de escasez o un valor de mercado.8
2.1.2 Palma de Agua SAS
Es una empresa familiar constituida por dos hermanos desde el 7 de Abril de
2017, en el barrio Sosiego en el municipio de Madrid en Cundinamarca como
PLANTA PURIFICADORA PALMA DE AGUA SAS. En la figura 1 se presenta
el logo actual de la empresa.
Es una compañía dedicada a la fabricación, tratamiento, envasado,
comercialización, distribución de agua potable tratada en varias presentaciones
tipo bolsa, botella y garrafón con sabores naturales y artificiales, con gas y sin
gas.
Sus principales clientes son tiendas y empresas locales del municipio de
Madrid.
Figura 1 Logo de Palma de Agua
6Análisis del sector de agua potable y saneamiento en Colombia [Sitio en Internet]. Disponible
en:http://www.paho.org/coL/index.php?option=com_docman&view=download&category_slug=d
ocumentos-nacionales&alias=1392-analisis-sectorial-de-agua-y-saneamiento-en-
colombia&Itemid=688 [consultado el 9 de octubre de 2017]. Página 108
7 Ley 142 de 1994 [Sitio en Internet]. Disponible en:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0142_1994.html. [consultado el 9 de
octubre de 2017
8Análisis del sector de agua potable y saneamiento en Colombia. Op.Cít. Página 145
7
2.2 MARCO TEÓRICO
2.2.1 Gestión
2.2.2 Proceso
8
Output (salida). Producto con la calidad exigida por el estándar del
proceso. Este puede ir dirigido a un cliente interno o externo,
convirtiéndose así en un input para el proceso del cliente.
Los factores de un proceso establecidos por Pérez de Fernández son todos los
recursos y/o entradas necesarias para la realización y el buen desarrollo del
producto. A continuación, se describe los factores mínimos a tener en cuenta
para el desarrollo de un proceso.
9
Tradicionalmente, las organizaciones se han estructurado sobre la base de
departamentos funcionales que dificultan la orientación hacia el cliente. La
Gestión por Procesos percibe la organización como un sistema interrelacionado
de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del
cliente. Supone una visión alternativa a la tradicional caracterizada por
estructuras organizativas de corte jerárquico - funcional que en buena medida
dificulta la orientación de las empresas hacia el cliente. No obstante, la Gestión
por Procesos coexiste con la administración funcional, asignando "propietarios"
a los procesos clave, haciendo posible una gestión interfuncional generadora
de valor para el cliente y que, por tanto, procura su satisfacción. Determina qué
procesos necesitan ser mejorados o rediseñados, establece prioridades y
provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan
alcanzar objetivos establecidos. Hace posible la comprensión
Las fases para implementar la gestión por procesos por procesos en cualquier
organización son tres:
10
La descripción de cada uno de los procesos
Del seguimiento de los procesos obtendremos datos que nos van a permitir
determinar cuáles son los resultados que no se alcanzan, así como
oportunidades de mejora existentes, aunque los resultados se hayan
alcanzado. Existen múltiples metodologías, todas ellas muy parecidas, que
pueden utilizarse para abordar la mejora de un proceso. Entre ellas cabe
destacar la metodología de Juran; el ciclo PDCA para la mejora continua o la
metodología “8d” utilizada en Ford.
2.2.4 Mapa de flujo de valor (VSM)
11
El mapa de flujo de valor representa la relación entre el flujo de información y el
flujo del material, no hay otra herramienta que muestre esto.
Para construir la matriz, en primer lugar se deben identificar los problemas que
se van a relacionar en la matriz. Estos son los problemas que se identificaron
con apoyo de alguna herramienta de diagnóstico.
Tipo A: Representan entre el 70% y el 80% de las ventas. Productos con una
alta a muy alta rotación, por su nivel de utilización necesita de un 100% en el
control de sus existencias. Son el 15% al 20% del total de los artículos.
12
3 SITUACIÓN ACTUAL
Misión.
Visión.
Política de Calidad.
13
3.2 UBICACIÓN
Teléfono: 3143848767
Fuente: Autores
14
3.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Palma de agua SAS está constituida por dos socios hermanos, el señor
Enrique Yamid Garzón González y el señor Jesus Almero Garzón González. El
presidente es el señor Enrique Yamid quien hace a su vez de Representante
Legal de la sociedad.
Además de los dos socios principales, esta Julián Garzón quien se desempeña
como colaborador en la plata y sus funciones principalmente involucran toda la
operación productiva.
Gerencia
Contador
Producción Comercial
15
3.4 PORTAFOLIO
Palma de Agua SAS ofrece otro tipo de presentaciones que se ajusten a las
necesidades de sus clientes, pero no se llevan registros de estas ventas.
16
mayo-2017 junio-2017 julio-2017 agosto-2017 septiembre-2017
Descripción de Producto
Cant. Valor Total Cant. Valor Total Cant. Valor Total Cant. Valor Total Cant. Valor Total
Bolsa agua 300 ml 478 $ 87.499 485 $ 95.000 565 $ 104.000
Botella agua 500 ml 144 $ 160.000 1953 $ 2.022.900 2293 $ 2.298.000 970 $ 929.600 614 $ 562.000
Botella agua 500 ml con gas 24 $ 28.000
Bolsa agua 3.5 lt 494 $ 295.200 1101 $ 672.500 838 $ 563.100
Bolsa agua 5.5 lt 205 $ 243.400 367 $ 440.400 298 $ 357.600
Garrafon agua 18.9 lt 64 $ 386.000 75 $ 510.500 85 $ 532.000 59 $ 382.000 36 $ 240.500
Total general 208 $ 546.000 2052 $ 2.561.400 3555 $ 3.456.099 2982 $ 2.519.500 2351 $ 1.827.200
Tabla 1 Histórico de ventas 2017 Palma de Agua SAS
17
Palma de Agua SAS no cuenta con un registro claro de sus ventas, por lo cual
se construyó un histórico de ventas con las órdenes de pedido que diligencian
cada vez que se le vende a un cliente (Ver Tabla 1) y de esta modo poder
establecer la demanda. En la tabla 2 se puede observar un resumen general de
las cantidad de unidades vendidas, el total de ventas y la participación de cada
uno de los productos.
Clasificación ABC
7000 110,0%
6000 90,0%
5000
70,0%
4000
50,0%
3000
30,0%
2000
1000 10,0%
0 -10,0%
A B C
Cantidad 6293 3303 1552
Series2 73,5% 97,1% 100,0%
18
$24000, $26000 y $28000 siendo este el precio más alto para esta
presentación.
% de participación en ventas
60,0%
50,0%
54,7%
40,0%
30,0%
20,0% %
10,0% 18,8%
14,0% 9,5% 2,6% 0,3%
0,0%
Botella Garrafon bolsa agua Bolsa agua Bolsa agua Botella
agua 500 agua 18.9 3.5 lt 5.5 lt 300 ml agua 500
ml lt ml con gas
19
Gráfica 4 Demanda garrafón agua 18,9 lt
3.5 PROCESOS
20
El modo de operación actual de PALMA DE AGUA SAS se describe a
continuación:
21
Se presentan errores en cuanto a la totalización de valores (valor
unitario por cantidad).
Los precios de venta de los productos presentan variación
Por lo anterior se hace evidente la falta de información que existe dentro de sus
procesos, pues se desconocen datos de producción, de ventas, de sus clientes.
No existe control por lo que genera pérdidas y desorden de tipo financiero,
operativo y comercial.
Fuente: Autores
22
Figura 5 Mapa de Flujo de Valor Actual
PALMA DE AGUA SAS
Fecha: 07 10 2017
VALUE STREAM MAPPING CURRENT (VSM)
Pronostico no hay
PROGRAMACION MANUAL
PROVEEDOR CLIENTE
61000 Lt/mes Weekly Schedule 2000 uds/mes
Unidad de
empaque
Despachos 2 veces
por semana
Despachos diarios
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En el cuadro 6 se realiza una descripción de los equipos que pertenecen al proceso
productivo.
Nombre Especificaciones
Foto
Equipos Técnicas
Tanque Tanque botella
almacenamiento tapa rosca
de Agua de Capacidad 1100
1100 Litros Litros
Fabricado en
polietileno
Función:
Almacenar agua
Función:
Bombear agua
Función:
Sistemas de
suavización y
filtración
24
Tanque o filtro Tanque de 10 x 54
de carbón pulgadas fabricado
activado en fibra de vidrio de
alta densidad con
boca de 2.5
pulgadas.
Función:
Sistemas de
suavización y
filtración
Carcaza de 20” en
polipropileno de
alta densidad con
entrada y salida de
¾
Función:
Retener partículas
sólidas de 10, 5 y 1
micron.
Sistema de luz Equipo en acero
ultravioleta inoxidable y
lámpara uv con
boquilla de ingreso
y salida de agua,
con unas medidas
de 50 cm de alto y
8 cm de diámetro.
Equipo diseñado
para el tratamiento
y la desinfección de
agua mediante luz
ultravioleta que
elimina entre el
99,9% y 99,99% de
agentes patógenos
mediante radiación.
Función:
Desinfectar agua
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Selladora de Equipo para llenar
pedal con de forma manual
tanque con variables de
temperatura, con
temporizador,
termo cupla,
resistencia eléctrica
y válvula de paso
electrónica.
Función:
Selladora con bolsa
de agua
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Cuadro 7 Análisis DOFA
DEBILIDAD OPORTUNIDADES
No se conoce los inventarios Entrada a nuevos segmentos de
mercado
Se ignora cuales son los costos Relaciones estratégicas con clientes
de producción corporativos
Falta de control en los procesos Crecimiento rapido del Mercado
AMENAZAS FORTALEZAS
Efectos politicos La producción flexible
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3.5.3 Matriz de Vester
Ponderación Descripción
0 No es causal
1 Causal débil
2 Causa media
3 Causa fuerte
4 Muy fuerte
Fuente: https://es.slideshare.net/Centro_de_Desarrollo_Territorial/matriz-vester
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Tabla 3 Matriz de vester para priorización de problemas
Total
PROBLEMA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Activos
1 0 4 4 4 4 3 4 3 3 4 33
2 4 0 4 4 3 2 2 4 3 4 30
3 4 4 0 2 4 3 3 2 4 4 30
4 4 4 3 0 4 3 4 4 4 4 34
5 4 4 4 4 0 3 3 4 3 4 33
6 3 2 2 3 3 0 3 2 3 3 24
7 4 3 3 3 3 3 0 2 3 3 27
8 4 2 2 4 4 3 3 0 3 4 29
9 3 3 4 4 4 3 3 4 0 4 32
10 3 3 3 4 4 3 2 4 3 0 29
Total
33 29 29 32 33 26 27 29 29 34
Pasivos
Fuente: Autores a partir de la información de la empresa
Se totalizan los problemas activos y los pasivos y con estos datos se realizó la
correspondiente gráfica
29
De acuerdo a los resultados de esta matriz, se obtiene lo siguiente:
Los problemas a atacar de acuerdo este análisis son los problemas activos y
críticos, propuesta que se desarrolla en el siguiente capitulo.
30
4 PROPUESTA
Fuente: Autores
31
4.1.2 LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS
Planeación y gestión
Gestión financiera
Comunicación con el cliente
32
Cuadro 10 Caracterización del proceso de planeación y gestión.
33
Cuadro 11 Caracterización del proceso de gestión financiera
Facturas de compra,
Movimientos contables facturas de venta, Informe de estado Gerente general
y financieros. cuentas de cobro, financiero Junta de accionistas
recibos de gastos Balances
Documentos Documentos
34
Cuadro 12 Caracterización del proceso de comunicación con el cliente
35
4.1.2.2 Procesos misionales
Los procesos operativos son los que transforman los recursos para obtener el
producto. En el mapa se encuentran representados como:
Compras
Producción:
o Almacenamiento de suministros
o Purificación de agua
Comercialización
36
Cuadro 13 Caracterización del proceso de compras.
37
Cuadro 14 Caracterización del proceso de producción.
Ventas
Ordenes de pedido Producto terminado
Coordinador de Clientes
Suministros Residuos
compras Almacenamiento de suministros
Purificación
Documentos Documentos
Despachos
Bitacora de producción - Planilla de producción -
Orden de pedido Formato de salida de producto terminado -
Factura - Remisión
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Cuadro 15 Caracterización del subproceso almacenaje de suministros.
39
Cuadro 16 Caracterización del subproceso de purificación.
Producto terminado
Suministros Gerente Limpieza y desinfección
Residuos Gerente
Abastecimiento de agua Coordinador de Muestreo para el análisis microbiológico
Informes de producción Clientes
Ordenes de producción compras Inicio línea de purificación
Embazado de agua
Documentos Almacenaje de producto terminado Documentos
Registro producto no conforme
Inventario de producto terminado Bitácora de producción
Ordenes de producción
Planilla de producción
40
4.1.2.3 Procesos de apoyo
Los procesos de apoyo son los que brindan el recurso y la información para el
control de las actividades y están representados en el mapa como:
Gestión de personal
Registros
Mantenimiento y saneamiento
41
Cuadro 17 Caracterización del proceso de gestión de personal.
42
Cuadro 18 Caracterización del proceso de registro.
43
Cuadro 19 Caracterización del proceso de mantenimiento y saneamiento
44
4.2 ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS
Además, se establecen los límites y responsables para cada uno de ellos. Para
la estandarización de los procesos se utiliza el Diagrama DIPP (diagrama,
insumo, proceso, producto).
Planeación y gestión
Gestión financiera
Comunicación con el cliente
45
Figura 7 Diagrama de proceso de planeación y gestión.
46
Figura 8 Diagrama de proceso de gestión financiera.
47
Figura 9 Diagrama de proceso de comunicación con el cliente.
Identificar cliente
negocio Frecuencia Mensual
Establecer comunicación con el Meta 0%
Establecer comunicación respresentante RECURSOS
Realizar presentación formal de la HUMANOS Gerente
Indagar y registrar empresa Asistente
Clientes
Analizar Registrar en la base de datos al
cliente
Identificar áreas de
mejora
Analizar y estudiar las formas de
FÍSICOS Información del mercado
satisfcción del cliente
Información de proveedores
Diseñar planes de Información de otros productores
Diseñar acciones y planes para la Información directa del cliente
satisfacción del cliente Salón de reuniones
FIN
Útiles de oficina
48
4.2.2 Procesos misionales
PROCESO: COMPRAS
PROCESO: PRODUCCIÓN
50
Figura 12 Diagrama de proceso del subproceso de almacenaje.
PROCESO: ALMACENAJE
Recibe suministros
Revisa el suministro de acuerdo a la
orden de compras
Revisa el suministros
teniendo en cuenta lo No aplica
solicitado
Si, el suministro cumple con las
condiciones establecidas, continue
Cumple punto de almaceamiento. si no,
condiciones Devolución de material continue con el siguiente
SI
Ubica los suministros Informe al coordinador de compras la
FIN
en el lugar de devolución de suministros y finalice el
almacenaje que proceso
corresponde RECURSOS
Coordinador de operaciones,
Alamacernar los insumos
Coordinador de compras
Entrega suministros Humanos
operario
Ingrese las entradas al sistema Asistente
Mantener inventario
actualizado Entregue insumos a operario
51
Figura 13 Diagrama de proceso del subproceso purificación de agua.
PROCESO: PURIFICACIÓN
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Figura 14 Diagrama de proceso de subproceso de comercialización.
PROCESO: COMERCIALIZACIÓN
53
4.2.3 Procesos de apoyo
Figura 15 Diagrama de proceso de proceso de gestión de personal.
Frecuencia Mensual
Capacitaciones Entregar y hacer firmar recibo de pago
Evaluar y capacitar Meta 1
Evaluación de desempeño RECURSOS
Acuerdo
Desvincular laboral Capacitación y mejoramiento Gerente
Humanos Coordinador de operaciones
Evaluación de desempeño
Asistente
FIN Revisar tipo de contrato
Computador, implementos de
Fisico
Realizar liquidación de acuerdo laboral oficina, lugar para capacitación.
54
Figura 16 Diagrama de proceso del proceso de registro.
PROCESO: REGISTROS
55
Figura 17 Diagrama de proceso de proceso de mantenimiento.
PROCESO: MANTENIMIENTO
INDICADORES RECURSOS
FIN
Indicador CUMPLIMIENTO DE PROGRAMA Operarios, asistentes técnicos
Activi da des de cumpl i da s / Humanos (externos) Gerente
Formula Activi des progra ma a s
Frecuencia Mensual
Fisico Útiles de aseo y herramienta.
Meta 100%
56
4.3 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
57
Realizar una capacitación dirigida a
los responsables de cada proceso.
Cuyo objetivo es mostrar los
indicadores establecidos para medir
el estado de su proceso, y mostrar
la importancia del ciclo PDCA para
realizar el seguimiento y garantizar Autores del
la mejora continua de toda la proyecto,
3 2 horas
empresa Palma de Agua S.A.S. Responsables de
Socializar el VSM del estado futuro, cada proceso.
para concientizar a todos los
involucrados en la compañía del
estado que se desea alcanzar y los
esfuerzos que cada uno desde su
labor debe desarrollar para llegar a
este punto.
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Figura 18 Mapa de Flujo de Valor Futuro
Pronostico no hay
PROGRAMACION MANUAL
PROVEEDOR CLIENTE
61000 Lt/mes Weekly Schedule 2000 uds/mes
Unidad de
empaque
Despachos 2 veces
por semana
Despachos diarios
OXOX
1 1
ETIQUETADO
800 Lt/sem C/T = 1 min C/T = 0,10 min C/T = 1 min 200 uds
C/O = 1 C/O = 3 min C/O = 1 min
Turnos = 1 Turnos = 1 Turnos = 1
100%Disponible C/T = 0,05 min 80% Disponible 80% Disponible
C/O = 2 min
Turnos = 1
89% Disponible
59
5 CONCLUSIONES
60
6 RECOMENDACIONES
61
6.2 ESTRATEGIAS DE PRODUCCIÓN
62
BIBLIOGRAFÍA
63