7 maneras de reducir los costes en una

empresa
¿Por qué reducir los costes de la empresa?
Para las empresas, la reducción de costes es un auténtico quebradero de
cabeza. Cuando una empresa se encuentra ante una situación en la que los
gastos son superiores a los ingresos, por lo general, lo primero en lo que se
piensa es en intentar aumentar los ingresos, casi nadie piensa en reducir los
gastos en los que incurre la empresa.
Siempre es más fácil sumar que restar.
Es más facil intentar incrementar los ingresos que reducir los costes, pero
sin embargo reducir los costes en una empresa suele resultar más beneficioso.
La dificultad para reducir los costes se debe a que todas las empresas cuando
producen un producto o suministran un servicio lo hacen minimizando los
costes, o eso creen.

Así pues, vamos a intentar dar algunas ideas para reducir los costes en la
empresa, ya que, aunque si se consigue potenciar las ventas los ingresos en el
corto plazo pueden aumentar considerablemente, pero si se reducen los
costesde producción de la empresa, posiblemente el beneficio perdure en el
tiempo, ya que la empresa está modificando su estructura, su forma de
trabajar, mientras que las ventas dependen de los consumidores, modas, etc. y
por tanto la empresa tiene menos control sobre ellas.
¿Cómo reducir los costes de la empresa?
Cada uno conoce el funcionamiento de su empresa y debe utilizar estos
conocimientos a la hora de reducir los costes de la empresa. A continuación
analizaremos una serie de medidas que pueden ayudar a las empresas a
reducir sus costes y aumentar la eficiencia.
1. Gestión de los stocks o inventario: Para las empresas es muy importante
gestionar adecuadamente su inventario; no es aconsejable que la
producción se almacene durante mucho tiempo, ya que esto significa que la
empresa tiene inmovilizado el capital que ha utilizado en la producción, además
esto genera costes de almacenamiento. Cuanto mayor sea la tasa de
rotación de stocks o inventario, mayor será el excedente obtenido por la
actividad. Actualmente la tasa de rotación de stocks de las empresas
españolas es excesivamente inferior a las de sus competidores internacionales.
No debemos olvidarnos de los stocks defectuosos, suponen un coste
irrecuperable para la empresa, así que hay que reducir al mínimo la tasa de
productos defectuosos.
2. Gestión de cobros y pagos: clásicamente las empresas españolas se han
preocupado en vender la mayor cantidadposible de productos o servicios sin
preocuparse de las condiciones en las que lo estaban haciendo. Esto ha
supuesto graves problemas de liquidez ya que había que pagar a los
proveedores cuando aún no se había cobrado a los clientes. La situación
ideal sería la de cobrar lo antes posible los productos vendidos y retrasar
 el pago al máximo, con lo que en la diferencia temporal que se cree "poner a
trabajar al dinero" y conseguir sacarle algún provecho.
3. Optimización del ciclo lógistico de la empresa: Se entiende como tal,
al tiempo y procesos que tienen lugar desde que la empresa recibe las
materias primas hasta que el cliente compra el producto final. Es
necesario eliminar los tiempos muertos, ya que ocasionan perdidas de
eficiencia, retrasos en la entrega del producto; si se producen por la rotura de
una maquina acarrean costes de reparación o de sustitución de la máquina.
Los errores de personaltambién pueden conllevar costes adicionales, el
problema es que son difíciles de controlar, pero se pueden intentar minimizar
incentivando y concienciando a los trabajadores.
4. Aprovechar las redes sociales: con la utilizaciones de las redes sociales,
además de fidelizar a los clientes, se pueden suplir una serie de actividades o
servicios que conllevarían un coste para la empresa. En función del servicio
que queramos ofrecer podemos utilizar una red social u otra:
 Servicio de atención al cliente: las empresas pueden habilitar el servicio de
atención al cliente a través de Twitter, Facebook o foros de consulta. Con estos
medios se puede ahorrar tiempo a la hora de resolver incidencias.
 Estudios de mercado: a través de cualquier red social se pueden crear
pequeñas encuestas de opinión para conocer la opinión de los consumidores
acerca de los productos que se ofrecen o de futuros productos.
 Selección de personal: la red social LinkedIN puede servir de gran utilidad para llevar a
cabo selecciones de personal sin necesidad de intermediarios, con posibilidad de publicar
ofertas y de acceder a los currículums de los aspirantes.
5. Reducción de gastos financieros: quizás, este punto sea el más complicado
de conseguir para una pyme. Las pequeñas y medianas empresas no tienen
poder de negociación ante los bancos y las que lo consiguen lo hacen en
condiciones que en muchos casos son inasumibles y acaban provocando la
"muerte" de la empresa. La ayuda de un asesor profesional puede ser clave
para pelear las tarifas que tienen establecidas los bancos y que, en principio,
son negociables.
Además la empresa también debería, preocuparse por los gastos
generales de empresa, aquellos que parece que no suman pero que al final del
mes, se "comen" una porción más que considerable de los ingresos. Entre los
más comunes y de mayor repercusión encontramos:
6. Gastos de telefonía: Muchas veces las empresas reciben ofertas de las
compañias telefónicas, sobretodo las de telefonía móvil, para que contraten
una tarifa plana. En estos casos es necesario valorar si realmente hace falta
una tarifa plana o es más económico pagar por cada llamada. Si al final se
considera que la tarifa plana es una buena opción, lo mejor es comparar los
precios de diferentes operadoras.
7. Gastos en la factura eléctrica: hay empresas, sobre todo industriales, en el
que este gasto es considerable pero a la vez necesario. Pero en despachos y
oficinas, el gasto que tienen las empresas en este sentido, a veces, es
excesivamente elevado. Para reducir este coste las empresas pueden llevar a
cabo una serie de fáciles conductas que les permitan reducir la factura de la
luz: una distribución abierta de la oficina, al estilo de las compañias americanas, sin
paredes, facilita que la luz penetre en el interior y se necesiten menos luces
encendidas; otra buena medida es apagar todos los aparatos electrónicos
innecesarios por la noche, dejando sólo los indispensables.
Estas son algunas medidas que pueden ayudar a la reducción de costes en
la empresa, seguro que existen más maneras para reducir los costes de la
empresa, pero todo depende del conocimiento que uno tenga de su propia
empresa, para saber que costes se pueden reducir en una empresa, primero
hay que analizar la actividad de la empresa y ver que cosas pueden ser
innecesarias o se pueden modificar para obtener un resultado más eficiente.

IDEAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR COSTOS

1- Como es de saber, los costos de una empresa es el punto álgido ya que

dependiendo de estos y otros factores, la empresa podrá tener ganancias o
pérdidas. Se debe tener un enfoque estratégico de costos y de la posición de la
empresa en su búsqueda de las ventajas competitivas a mediano y largo plazo. Al
enfocarnos como reducir los costos en una empresa debemos tocar las siguientes
áreas:
 Áreas de intervención en los costos
 Áreas de intervención en costos financieros
 Áreas de intervención en los gastos de estructura
Áreas de intervención en los costos
Mejorar las técnicas de producción y calidad, hacer una reducción de stocks y
Ventas promocionales atractivas a los clientes.
Hay que estar pendiente en el rendimiento de materias primas y auxiliares, como
se están utilizando controlando los desperdicios de estas por el mal uso.
Revisar los contratos con proveedores para poder mejorarlos, buscar nuevas
políticas con proveedores (compartir riesgos, asumir excedencias, etc.).
Analizar los bienes tangibles e intangibles, las condiciones en que están.
Áreas de intervención en costos financieros
Optimización del pasivo circulante (revisión de condiciones bancarias, negociación
con proveedores,…), hacer ajustes en el fondo de maniobra
Optimización del activo circulante propio a los stock, los excedentes de tesorería,
como la gestión de impagados, redefinición del Cash flow por los futuros inciertos
(fechas valor, descubiertos y descuentos de papel).
Hay que tener en cuenta que es viable aplicar estrategias, cuya implantación
requiere del cambio radical, en la estructura organizacional de la empresa a través
de una reingeniería.
Áreas de intervención en los gastos de estructura
Se debe hacer un análisis de sensibilidad de la cuenta de explotación en distintos
niveles de gastos, como también en los gastos de personal indirecto por áreas
(ventas, compras, producción, marketing y administración).
Sub-contratación de servicios (Outsourcing) ya que de esta manera no tendríamos
personal permanente que había que pagar prestaciones, sobre tiempo
trabajado….etc.
Los Costos ocultos (que pueden llegar a un porcentaje importante de las ventas en
algunos sectores), sin olvidarnos, de hacer un rediseño de puestos y ajuste de
plantilla. (Cambio de retribución fijo más variable)
2- Cuando se piensa en la eliminación de costos improductivos, debe tenerse
debidamente en cuenta los siguientes puntos:
– Solo hay mejoras en rendimiento cuando haya una reducción de costos y para
conseguirlo, debemos empezar fabricando únicamente lo necesario con los recursos
mínimos.
2.1 Debemos tener en cuenta los costos de producción, comercialización y otros
gastos
2.1.1 Así podemos disminuir los costos de producción.
Brindándoles a los clientes un producto o servicio de excelente calidad y buen
precio, eso es lo que realmente valoran.
Ver cómo se puede reducir los residuos, averiguando como vender los residuos a
otras industrias y concebir ingresos adicionales. Un ejemplo palpable es en una
empresa textil los residuos de confecciones sirven para hacer trapo industrial.
Entrenando bien a los trabajadores en la filosofía de “la calidad es responsabilidad
de todos”, así se reducirá el número de productos defectuosos, un producto malo es
un gasto en materiales, mano de obra y tiempo.
Programar la fabricación para que sea eficiente, es mejor trabajar un turno al 100%
de la capacidad que dos turnos al 50% de la capacidad.
No colocar detalles a los productos que el cliente no toma en cuenta ni valora, esto
reduce gastos innecesarios.
Si no es un experto en producción, pero conoce muy bien a sus clientes, quizás le
convenga alquilar una planta y dirigir todas sus energías a posicionar la marca.
Hacer lo que mejor sabe hacer y buscar a expertos para aquello que no sabe.
2.1.2 Así podemos reducir los gastos de comercialización.
Orientar las promociones solo a los clientes actuales o potenciales, identificando
claramente el mercado objetivo preocupándose por él, los demás no valen la pena.
Utiliza Internet para llegar a los clientes, es la manera más barata de darse a
conocer.
Promover la publicidad “boca a boca”, es la más eficiente, es muy bajo el costo y
el consumidor cree fielmente en ella, porque se lo está diciendo un amigo.
Analizar a cada uno de los clientes o segmentos, establecer cuánto le cuesta
tenerlos contentos y fieles a Ud., ¿Vale la pena esa inversión?
Contratar especialistas para cada una de las campañas de marketing, tener un
departamento todo el año, para realizar solo algunas campañas puede ser muy
costoso
Medir la efectividad de las estrategias de marketing, como por ejemplo, si se regala
botellas de agua en un concierto, ¿cuánto aumentaron las ventas en las siguientes
semanas o meses por esta acción?, no es fácil pero hay que usar la creatividad para
medirlo.
2.1.3 Así podemos reducir algunos otros gastos.
Evitando la compra de maquinarias y equipos que no son necesarios, ¿Para qué
comprar el último celular en tecnología si lo usará como un medio básico? ¿Para
qué una camioneta último modelo si no distribuye productos ni sale a buscar
proveedores?
Establezca alianzas con sus proveedores, negocie menores precios, más servicios,
haga una entrega oportuna y de mayor crédito, cree relaciones de largo plazo y
selecciónelos en función a calidad y precio, no en base a la amistad.
Nunca acepte la primera oferta de financiamiento, Exija a su banco que le baje el
interés en la medida que cumple con sus pagos y crece, el banco debe darle las
mejores condiciones… no le deba lealtad Ud tiene que buscar el que mejor le
convenga.
Contrate gente pro activa, comprometida y con voluntad de aprender, si su empresa
es pequeña, contrate personal multifuncional, la especialización se justifica con
cierto nivel de producción o ventas.
Establecer sueldos fijos en función al promedio del mercado y ofrecer incentivos por
mejoras en la productividad.

La firma de auditoría Deloitte realizó una encuesta con

35 empresas colombianas que realizaron reducciones de costos en sus
procesos procesos productivos y que en un 51% registraron un mayor
crecimiento en sus resultados posterior a los recortes.

Otro 17% vio una reducción en sus ingresos y apenas el 6% reportó que
tras el recorte de costos, sus ingresos permanecieron estables.

De acuerdo con Deloitte los principales focos de reducción de

gastos siguen siendo los gastos generales y administrativos, en
menor medida la reducción de costos de ventas y del capital de
trabajo aunque en éstos últimos las estrategias son de mayor
impacto ya que permiten la optimización de costos variables.

Además en un 57% dichas reducciones se dan el área

administrativa y específicamente en los segmentos de recursos
humanos, finanzas y similares. Le siguen los costos operativos
que son logística y distribución y se redujeron en 49%.

Las empresas consultadas también disminuyeron en un 40% los

productos y servicios que contribuyen al gasto general y administrativo
y en otro 31% los costos de ventas.
Puede interesarle: Focalizar recursos es la solución para crecer con
ahorro

Por otro lado, según Deloitte el 49% de las empresas que reducen
costos esperan obtener mayores ventajas frente a la competencia,
un 31% lo hace para impulsar la demanda de clientes, otro 26%
para invertir en áreas de crecimiento y 23% simplemente para
disminuir los gastos.

En el mismo sentido la encuesta reveló que el 36% de las empresas

encuestadas esperaba reducir entre 10% y 20% sus gastos, otro
31% esperaba hacerlo en entre 5% y 10%, el 14% de las empresas
encuestadas esperaba reducir sus gastos hasta 5% y apenas un 9%
pensaba disminuirlos entre 20% y 30%.

Fuente: Deloitte Colombia

Además las 35 empresas encuestadas identificaron tres barreras

principales para reducir efectivamente sus gastos. El 23% de las
empresas señaló que el reto es precisamente la implementación en
los ajustes, otro 14% reportó inefectividad de reportes y
seguimiento y otro 11% advirtió falta de entendimiento y
aceptación dentro de sus mismas organizaciones.
POLITICAS DE LA EMPRESA

Así como todas las empresas tienen sistemas de gestión,

maneras de hacer las cosas, también todas tienen políticas. Sin
embargo:

 Rara vez estas políticas están claramente definidas.

 Generalmente no son comunicadas a, ni entendidas por,
los integrantes de la empresa.
 Con frecuencia no están alineadas con la visión de la
empresa.
 No siempre se desprenden de ellas objetivos claros.
 En la mayoría de los casos no son revisadas
periódicamente para adecuarlas a los cambios tanto
internos como del contexto nacional e internacional.

¿Quién no ha escuchado la frase?: “La empresa debe mejorar

su rentabilidad”; ¿es ésta una política? No, aún no, le falta un
elemento clave: “el compromiso”.

“La empresa mejorará continuamente su rentabilidad”

Ahora sí es una política, contiene el compromiso de mejorar la

rentabilidad, la palabra que define el compromiso es:
“mejorará”.

Es posible ampliarla:

“La empresa mejorará continuamente su rentabilidad para

asegurar su permanencia en el negocio y aumentar la
satisfacción de sus accionistas.”

Otro ejemplo:

“No podemos seguir perdiendo clientes por problemas de

Calidad”.

La política asociada podría ser :

“La empresa cumplirá los requisitos acordados con los clientes”

No parece tan difícil. En efecto, definir las políticas no es difícil,

el problema es cumplirlas. Pero sin ellas la empresa no
controla su futuro. Sin ellas la empresa es un barco a la deriva,
lo único que puede hacer es tratar de evitar el naufragio,
capeando cada tormenta que se presenta con una tripulación
pobremente coordinada que aplica su mejor saber y entender,
con un gran desperdicio de recursos y de esfuerzo individual y
con un final previsible: el agotamiento y el desastre.

La política es el faro, todos en el barco lo miran y todos en el

barco saben ahora hacia donde van, saben donde está el
puerto. Y cuando lleguen volverán a partir, guiados por otro
faro y hacia un nuevo puerto.

Siempre habrá tormentas, los oficiales coordinarán los

esfuerzos y conocimientos de la tripulación, juntos decidirán
como llegar al puerto y medirán día a día el avance corrigiendo
inmediatamente los desvíos y eliminando sus causas.
Misión – Visión – Política – Objetivo – Meta

Estos términos suelen generar confusión porque no hay un

criterio unificado sobre su significado y uso, pero en el
momento de definir, establecer e implementar las políticas de la
empresa, los conceptos asociados a estos términos son de
gran utilidad.

La definición de la misión ayuda a clarificar las posiciones y

creencias de los integrantes de la dirección de la empresa y a
unificar criterios básicos. No es estrictamente necesario
definirla para arribar a las políticas, especialmente en el caso
de un único director o dueño, pero siempre es recomendable
hacerlo, sobre todo para transmitir al personal los valores que
constituyen la base de la cultura de la empresa.

La visión es imprescindible, sobre ella se construyen las

políticas de la empresa. Ejemplos de visión son: si la empresa
es mediana, ¿seguirá siendo mediana o la dirección quiere
construir una gran empresa?, si la empresa es líder en su país,
¿se plantea extender su liderazgo al continente o al mundo?
Quizás la empresa nunca podrá realizar su visión, pero
trabajará siempre en pos de ella. Si la política es el faro, la
visión es la estrella.

Los objetivos definen los logros cuantitativos y medibles que

llevarán al cumplimiento de la política.

En lo que se refiere a las metas, cuando el cumplimiento del

objetivo implica el cumplimiento de diferentes etapas o
actividades, simultáneas o no, es posible hablar de “metas”.
También deben ser cuantitativas y medibles.

Así, por ejemplo, si un objetivo para el 2003 es “Aumentar las

ventas un 5%”, pueden establecerse metas trimestrales que
acumuladas conforman el objetivos del 5%.
¿Cómo cumplir con las Políticas de la Empresa?

Si bien puede parecer trivial, el primer requisito es definir

políticas “cumplibles”. Para ello, al definir las políticas, es
necesario identificar y analizar los factores internos y externos
que inciden en el cumplimiento de las mismas.

El análisis interno incluirá:

 La cultura de la empresa
 Los recursos disponibles
 Otras debilidades y fortalezas de la empresa

El externo:

Las variables del entorno, tanto nacional como internacional:

 Económico
 Sociales
 Tecnológicas
 Político-legales
 La competencia
 Otras amenazas y oportunidades

La necesidad de este análisis se hace evidente si

consideramos factores como, por ejemplo, el tipo de cambio o
las barreras arancelarias. La incidencia de estos factores sobre
el éxito de políticas que apunten a la importación, exportación o
sustitución de importaciones es por todos conocida.

El entorno rápidamente cambiante en el cual la empresa se

desenvuelve obliga a revisar y actualizar constantemente las
políticas.

Los objetivos indican las acciones concretas que deben

realizarse exitosamente para dar por cumplidas las políticas,
luego deben ser cuantitativos y medibles. Al igual que en el
caso de las políticas, al definirlos, es necesario considerar si
están afectados por factores internos y externos y en que
grado.

En el momento de establecer los objetivos es fundamental

definir:

 Responsable del cumplimiento del objetivo

 Plazo de cumplimiento
 Variable a medir
 Método y frecuencia de medición

En todos los casos el área de Dirección de la empresa debe,

además de suministrar los recursos necesarios, asegurar que
el responsable del cumplimiento del objetivo posee las
competencias requeridas y, si es necesario, proveerle la
adecuada capacitación.

El término planificación engloba las actividades de

identificación y análisis de factores internos y externos, la toma
de decisiones requerida para definir la política, objetivos y
acciones, y el análisis de riesgos potenciales y oportunidades
emergentes de las decisiones tomadas.

Cuando no se cumplen los objetivos y metas es necesario

incorporar actividades de análisis de causa para encontrar la
causa raíz del incumplimiento y, una vez determinada,
eliminarla.

Es conveniente tener en cuenta que algunos autores llaman “

estrategia de la empresa” al proceso que comienza con la
definición de la misión y finaliza con el cumplimiento o no de los
objetivos.

Sin embargo no hay criterios unificados sobre el empleo de la

palabra “estrategia”, tiene tantos significados como autores que
escriben sobre ella.
Las Políticas y los Sistemas de Gestión

Las estadísticas que emite la norma ISO anualmente muestran

un constante incremento en el número de empresas que
certifican Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambientales. Por
otro lado, con el objeto de cumplir con la legislación vigente, las
empresas desarrollan e implementan Sistemas de Seguridad e
Higiene y Sistemas Administrativo-Contables. Estos sistemas,
así como otros que las empresas incorporan de acuerdo a sus
necesidades, requieren compromisos específicos.

De manera que, al definir las políticas, es conveniente

considerar los requisitos tanto de los sistemas vigentes como
de aquellos cuya incorporación está prevista en un futuro
próximo.
Las Políticas y la Comunicación

De nada sirven las políticas si no son comunicadas y

comprendidas por todos los integrantes de la empresa.

Comprendidas significa que cada empleado es capaz de

describir, con sus propias palabras, de que manera su trabajo
contribuye al cumplimiento de las políticas de la empresa.

No es una exageración “empapelar” la empresa con las

políticas, sólo se alcanzarán los objetivos si el personal
incorpora las políticas a su manera de pensar y lo refleja en sus
actitudes.

La Dirección debe ser plenamente consciente de su papel en

este proceso, no hay posibilidades de éxito si ella no “predica
con el ejemplo”.
El personal sigue atentamente las actitudes de la dirección y
sólo incorpora las políticas a su manera de pensar y actuar
cuando verifica que la dirección ya lo ha hecho.

La dirección es la “guardiana” de las políticas y lo demuestra

día tras día y siempre en cada una de sus palabras, actitudes,
acciones y decisiones.

No es difícil establecer las políticas, lo difícil es cumplirlas.

A continuación una breve video-lección impartida por la

profesora Alicia Silva, de la UNAD, en la cual se define qué es
una política empresarial, cuáles son los propósitos de las
políticas empresariales y cuáles son los requisitos de una
política empresarial