1.

Rekaman Historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan
 PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP Tanggal : 1 Juli 2015
Terbit
Halaman :
UPT PUSKESMAS CITEUREUP
Jl. ALTERNATIF PUSPANEGARA Ditetapkan oleh Kepala UPT
NO 8 Pusksmas Citeureup
Kel. PUSPANEGARA
CiTEUREUP-BOGOR
Telp. 021 8758850
Email
uptpuskesmasciteureup@yahoo.co.id dr. NINING SUNENGSIH
NIP. 197809102008012009
 Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem pengelolaan
dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun
penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran
maupun dokumen akreditasi Puskesmas.

 Dokumen aktif adalah: Dokument frekuensi pemakaian masih tinggi

1. Pengertian atau masih dipakai didalam kegiatan, masih disimpan diunit-unit
pelayanan

 Dokumen inaktif adalah: Dokumen yg frekuensi pemakaian sudah

rendah atau sudah tidak dipakai, untuk dokument rekap medik apabila
pasien yg sudah mati atau meninggal

Agar peraturan yang dipedomani, kebijakan, kerangka acuan dan prosedur

2. Tujuan
yang ditetapkan oleh kepala puskesmas didokumentasikan
Sebagai pedoman dalam pengendalian dokumen Puskesmas

3. Kebijakan Pelaksanaan pengendalian dokumen Puskesmas harus mengikuti langkah-

langkah yang tertuang dalam SPO
4. Referensi
A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
2. Pelayanan Program KIA.KB. dengan kode: B,
3. Pelayanan Medik Dasar dengan kode : C,
4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode: D,
5. Pelayanan Program Gizi dengan kode: E,
6. Pelayanan Program P2P dengan kode: F,
7. Pelayanan Program Kesehatan Lingkungan (Kesling) dengan kode: G.
5. Langkah- 8. Standar Prosedur operasional dengan kode : SPO,
langkah 9. Instruksi Kerja disingkat: IK,
10. Daftar tilik disingkat: Dt,
11. Kerangka Acuan disingkat: KA,
12. Surat Keputusan disingkat: SK,
13. Kebijakan disingkat: Kb,
14. Dokumen ekternal disingkat: Dek,
B. Penyimpanan dokumen / arsip

1. Dokument rekam klinik/ medik wajib disimpan sekurang-kurangnya 5

 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat setelah batas
waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampoi. Rekam medik atau
klinis dapat dimusnahkan kecuali ada persetujuan tindakan dan
persetujuan lain haris disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari
tanggal dibuatnya.

2. Sistem penyimpanan resep yg telah dilayani di Puskesmas harus

dipelihara dan disimpan minimal 5 tahun dan pada setiap resep harus
diberi tanggal :

a. Umum : resep umur,

b. Askes : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan
c. Gratis, jemkesmas, jamkesda, jampersal untuk resep yang diberikan
pada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan restibruri.

3. Penyimmpanan dokumen atau arsip perkantoran sesuai dengan sistem

penyimpanan dokumen/arsip aturan pemerintah daerah kabupaten Bogor

4. Penyipanan dokument akreditasi disimpan masing-masing kelompok

pelayanan atau program sedangkan diadminitrasi dan manejemen atau
admen menyimpan master dokumen semua pelayanan dan program

C. Sistem penomoran:
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah
Kabupaten Bogor

2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan

masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah
ditentukan,

3. Bagan Alir
4. Unit Terkait