LA COMUNICACIÓN.

Es un proceso de intercambio de información, en el que un emisor transmite a un

receptor un mensaje a través de un canal esperando que, posteriormente, se produzca una
respuesta de dicho receptor, en un contexto determinado.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN.

Permite compartir información, coordinar y resolver problemas o conflictos, permite la

interacción entre iguales, proporciona apoyo social y emociona la las personas, Genera un
espíritu de cooperación y logra crear un ambiente de trabajo en común.

EXISTEN DOS TIPOS DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA:

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DE LA EMPRESA.

LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA

Es el conjunto de procesos que permiten el intercambio de información entre los

miembros de la empresa. Esta comunicación parte de la dirección y permite a sus integrantes
tener conocimiento de los temas que les pueden afectar, profesionales o personales.

La comunicación interna persigue tres objetivos con respecto al personal:

Informar: sobre aspectos como la organización, la vida de la empresa o los resultados, entre
otros.

Formar: mantiene la competencia de los trabajadores y favorece la adaptación de los nuevos

empleados.

Motivar: permite que los empleados se sientan valorados y asuman como propios los objetivos
de la empresa.

El primer paso para lograr una comunicación interna eficaz es que los empleados tomen
conciencia de su importancia. Los agentes implicados en este tipo de comunicación se pueden
dividir en dos grandes grupos:

Dirigentes: para ellos, esta comunicación les permite sensibilizar al personal, fomentar el
espíritu de equipo y establecer un clima de confianza.

Trabajadores: esta comunicación permite que se les reconozca el trabajo, obtener información
sobre el desarrollo de la empresa y participar en la toma de decisiones.

La comunicación interna se puede dividir en función de su contenido, en:

Operacional: se engloban todos los mensajes relativos al trabajo.

Motivacional: mensajes que favorecen el sentimiento de pertenencia a la empresa y el buen
clima de trabajo.

FORMAS DE COMUNICACIÓN

Formal: Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En

general, esta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc

Informal: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales,
utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos,
etc.). Es más veloz que la formal.

Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo. Muy pocas veces
utiliza las canales oficiales y es totalmente informal. También es conocida como comunicación
plana.

La comunicación horizontal se refiere al Información compartida entre personas del

mismo nivel jerárquico.

Objetivo de la comunicación horizontal:

Las empresas eficaces tratan de fomentar este tipo de comunicación, ya que genera el
concepto de equipo multidisciplinar de trabajo, lográndose una mejor coordinación en el
desarrollo de la actividad empresarial.

Comunicación ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarquía.

La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envían a sus
administradores o a otros que ocupan puestos más altos dentro de la organización.

Medios de la comunicación ascendente:

El correo electrónico, Las redes sociales, Buzón de sugerencias, Reuniones o juntas periódicas.
Comunicación Ascendente.

Comunicación descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía.

Se refiere al envío de mensajes de los superiores a los subordinados. La efectividad del

mensaje se debe a la claridad del mensaje, los medios para transmitirlo, el tamaño de la
organización, la percepción de cercanía con el emisor, entre otros tipos de problemas. El correo
electrónico es muy común se usa con mucha frecuencia para informar de eventos, espectáculos,
noticias, pero también para dar a conocer a los empleados sobre nuevos cambios en la
producción. La información es clara, concisa y rápida

Otra forma de comunicación interna de la empresa se da entre: agencia, frankisa, sede,

sucursales,

LA COMUNICACIÓN EXTERNA EN LA EMPRESA

La comunicación externa se define como el conjunto de operaciones de comunicación

destinadas a los públicos externos de una empresa o institución, es decir, tanto al gran público,
directamente o a través de los periodistas, como a sus proveedores, accionistas, a los poderes
públicos y administraciones locales y regionales, a organizaciones internacionales. Por ello,
liderar bien exige comunicar bien.

Externa: intercambio de información entre la empresa y su público externo (clientes,

proveedores, intermediarios, competencia, medios de comunicación.

CONCLUSIÓN

La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un factor

determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eficiencia,
organización y coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser motivo de
ineficacia, desorden y conflictos internos.
 Introducción
La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos
permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes
ahorrando tiempo.
Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de
elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial.
El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en
este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la
correspondencia.

Correspondencia
La correspondencia:
Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es
el alma del comercio y la industria.
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos
personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del
tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es
la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las
relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por
su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su
importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
 Por el destino: Públicas y Privadas

 Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV,
Carteleras, pancartas.)
 Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

 Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

 Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de

información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

 Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se
realiza también por correo.

 Por su tramitación: Postal y Telegráfica

 Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

 Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

 Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

 Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

 Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

 Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las
abreviaturas.
 Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación
 Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
 Por su extensión: Largas medianas y cortas

 Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

 Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
 Cortas: Cuando contienen cien palabras

 Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases

 Correspondencia comercial:

Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y

agilizar las diversas transacciones comerciales.
 Correspondencia Familiar y amistosa:

La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.
 Correspondencia Oficial:

Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos
nacionales, municipales, estadales, etc.

Sobres:
Es la cubierta de la carta y demás comunicaciones, cuya finalidad es protegerla de deterioro y facilitar
su transporte. Los sobres de la correspondencia comercial, han de ser de la misma calidad del papel en
que esta se escribe.

Clasificación de los sobres:

 Por la forma:

 Semicuadrado: Tiene las dimensiones casi iguales por cada lado.

 Rectangulares: Tiene la base más larga que la altura

 Por el tamaño:

 Corriente: Sus dimensiones son 16 por 9.5cm.

 Comercial: Sus dimensiones son 16 por 12cm
 Oficial: Sus dimensiones son 23.5 por 12cm

 Por su confección:

 Con ventana: Son los que llevan la abertura o ventanilla cubierta con papel transparente.
 Sin ventana: Son todos los demás sobres

 Por el medio de transporte:

 Ordinarios: Son los que se transportan por vía terrestre marítima o fluvial.
 Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.

Normas para redactar sobres:

 Datos del remitente:

Estos datos se escriben en el ángulo superior izquierdo, a dos espacios del borde superior y a dos
espacios del borde lateral izquierdo. Este procedimiento se omite en caso de que el sobre tenga impreso
los datos del remitente.
En algunos casos (Correspondencia Familiar) los datos del remitente se colocan en la pestaña del sobre.
 Datos del destinatario:

Son el nombre completo y dirección de la persona a quien se le envía la correspondencia. Estos datos se
escriben una línea más debajo de la mitad del sobre y a cinco espacios hacia la izquierda de su centro.
 Franqueo de la correspondencia:

Es el pago que se hace en dinero por conceptos de estampillas u otras estampaciones autorizadas por el
Ministerio de Hacienda.

Carta:
Es una comunicación escrita, cuyo contenido tiene por finalidad transmitir informaciones o cumplir con
algún requisito.
Clases de Cartas:
Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas:
 Particular: Familiar, Social y Personal

 Familiar: Tiene como finalidad la comunicación entre miembros de familia o parientes

 Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por ejemplo: invitaciones, felicitaciones, presentaciones,
etc.
 Personal: Tiene como finalidad la comunicación entre personas particulares o estas con oficinas publicas.

 Comercial:

Tiene como finalidad establecer, mantener o terminar negociaciones.

 Oficial:

Tiene como finalidad tramitación entre dependencias y entre estas y los particulares, ejemplo: aprobación
o rechazo de solicitudes.

Cuerpo de la carta:
 Introducción:

Son las ideas preliminares que se exponen antes de entrar en materia. Esta varía de acuerdo al contenido
de la carta.
 Ideas fundamentales o asunto:

Comprende la idea o ideas centrales de la carta, preferiblemente sí a de tratar un solo asunto; Sin
embargo existen se ha de tratar un solo asunto; sin embargo existen casos donde es posible relacionar
varios asuntos. Cuando esto ocurre, es recomendable colocarlos en orden de importancia y en párrafos
separados.
 Despedida.

Son expresiones de cortesía, con las que se concluye la carta. En la despedida puede recalcarse lo
tratado en las ideas centrales. Estas deben relacionarse tanto como el saludo como el texto de la misma.
 Antefirma:

Se utiliza cuando la persona que envía lo carta lo hace a nombre y en representación de otra, ya sea una
entidad jurídica o persona natural.
 Firma:

Se refiere a la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Consta de: firma
autógrafa, reproducción del nombre y apellido del firmante y el cargo o posición que este ocupa dentro
de la empresa.

Estilos de presentación de la carta:

Se refiere a las diversas formas en que se presentan las partes de las cartas comerciales. Los estilos de
presentación son:
 Bloque Extremo:
 Este estilo de presentación se caracteriza por tener todas las líneas de la carta a partir del margen
izquierdo.
 Bloque:

Es una variación de bloque extremo por cuanto la fecha, la despedida, antefirma y firma se escriben del
centro del papel hacia la derecha, mientras que las demás partes de la carta se distribuyen igual que en el
bloque extremo.
 Semibloque o Bloque Modificado:

Es el estilo de presentación más usual. Se caracteriza por tener escritas las líneas de la fecha, despedida,
antefirma y firmas; a partir del centro hacia la derecha y la primera línea de cada párrafo va sangrando
con 5 o 10 espacios a partir del margen izquierdo.
 Sangrado:

Se caracteriza por llevar cada una de las líneas de la dirección en forma escalonada, de la manera
siguiente: cada línea comienza de 3 a 5 espacios más adelante que la anterior excepción de la primera
que comienza en el margen izquierdo.
Esta misma forma de disposición escalonada se repite en la despedida, antefirma, firma y cargo del
firmante, a excepción de la despedida que se comienza a escribir del centro del papel hacia la derecha.

Conclusión
Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia el uso y
manejo de las cartas tanto en la organización como en la vida cotidiana.
La carta y la correspondencia son dos implementos muy importantes y sencillos, si se cumple con todos
los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de
manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar este tipo de comunicación.
La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el mismo llegue
a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de llevarle un mensaje.
Estas son importantes para el mundo empresarial ya que son de gran utilidad como ya sabemos el tipo de
correspondencia más utilizada para el envío y recepción de comunicación entre distintos entes es el i-mail
y para el envío de paquetes se suele utilizar la correspondencia terrestre o aérea ya que
son métodos rápidos y de confiabilidad.

Capítulo 14:
Redacción. Acta, memorando y oficio
Acta: Es un documento que se usa para dejar constancia que una
reunión o actividad se efectuó, se hacen anotación de todo lo realizado y
hablado, firman las personas que asistieron a la reunión.

ACTA

En la ciudad de Maracay ,a las 10:00 am del 06-03-2010, se reunieron

en la sede de FUNDESE los estudiantes integrantes de todos los cursos con la
directora de FUNDESE, profesores, personal administrativo ,con la finalidad de
discutir sobre la graduación que se llevara a cabo el día 30-11-2010.

Durante la reunión se discutió sobre el, la ambientación a cargo de Los

Monumentales de la Gaita y la Miniteca May Way, a partir de las 7:00 pm en el
Circulo Militar.
 Se acordó realizar una rifa Pro - Fondos para los gastos que se
realizaran.

No habiendo más puntos que, tratar, se dio por terminada la reunión.

Firmas

Alumnos ____________,_____________,_______________.

Profesores _____________,-____________,________________.

Personal Administrativo
_______________,_______________,________________.

Memorando: Es un documento interno, que se usa para enviar

información breve y concisa sobre un tema en particular y nunca sale de la
empresa. Lleva un formato que no puede ser modificado: para, de, asunto y
fecha. El termino de memorando, puede ser cambiado a memo o memorando.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO MARIO BRICEÑO IRAGORRY

MEMORANDO

PARA: Despacho del Alcalde

DE Recursos Humanos
ASUNTO Remisión de Nómina de Pago
FECHA 27-02-2010 N°:
RH/89/2010

Mediante la presente le remitimos la nómina de empleados del periodo

15-03-2010 al 30-03-2010, para su firma de autorización. Esta había sido
rechazada por modificaciones a nivel de gerencia; sin embargo, fueron
rectificadas y en espera de su firma autorizada para iniciar las gestiones de
pago.

Lic. Moraida López

Jefe de Recursos Humanos

 ML/Luisa

Oficio: Es un carta de carácter oficial, o sea, el contenido de esta casa

solo interesa a organismos del gobierno. Este término es solo usado para
instituciones gubernamentales: alcaldía, gobernación, consejos, etc.