OBSERVACIONES DE AUDITORÍA

1.1. DEFINICIÓN

La observación se puede definir como una acción de analizar, examinar o estudiar algo, es decir, que
para aplicar este concepto a una empresa podríamos aplicar estas acciones en las diferentes áreas
con el fin de percibir los aspectos relacionados con el desarrollo de actividades con el fin de evaluar
el cumplimiento de operaciones del sistema.

Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observación de auditoria consiste en considerar
el proceso que seguimos para examinar cuidadosamente la información obtenida en el curso de la
auditoria. ¿Cuáles son los pasos que seguimos cuando buscamos respuestas para preguntas tales
como?

 ¿Es adecuado este procedimiento?

 ¿Está clasificado este saldo de cuenta en forma correcta?

 ¿Está permitido este gasto?

Consideramos que una observación de auditoria tiene los siguientes atributos:

 Condición

 Criterio

 Efecto

 Causa

 Recomendación

Una observación de auditoria bien confeccionada no solo constará de estos cinco atributos, sino
que será redactada de tal manera que cada uno de ellos se distinga de los demás. Los lectores de
nuestros informes no experimentarán ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que
pensamos de lo hallado, cuál es su efecto, por que sucedió y como consideramos que debe
corregirse.

Cuando se da a conocer una observación de auditoria en la que falta uno o más de estos atributos
casi siempre se plantean interrogantes. Cuando es omitido el criterio, los lectores comentan “no
entiendo por qué el auditor comenta sobre esto”. Cuando falta el efecto, el lector pregunta “¿qué
importancia tiene?”. Cuando es pasada por alto la causa, la gerencia se pregunta “¿cómo pudo
suceder? Si se omite una recomendación, la gerencia lamenta, “con todo lo que ha averiguado el
auditor, ¿por qué no ha mencionado como puede remediar la situación?

No importa nuestra destreza en la redacción; si no inspeccionamos adecuadamente cada uno de los

atributos en el desarrollo de la auditoria, llegado el momento de redactar el informe final,
enfrentaremos problemas debido a que nuestras observaciones no se desarrollaron
satisfactoriamente.
1.2. ESTRUCTURA DE UNA OBSERVACIÓN

Para comunicar el mensaje con efectividad, la información necesaria será reunida en los papeles de
trabajo y estar disponible para su análisis y evaluación en la fase de supervisión.

Todo comentario no esencial, anecdótico, narrativo o inconducente se dejará en papeles de trabajo,

reservándose el informe para las observaciones. Los atributos o componentes que una observación
debe contener:

1.2.1. TITULO O ENCABEZAMIENTO.

Descripción resumida del problema central o identificación de una necesidad importante para el
mejor funcionamiento de la actividad o área examinada de la entidad. Debe diseñarse para
transmitir el mensaje del informe, presentando el rasgo más importante de la observación.

1.2.2. CONDICIÓN - (LO QUE ES)

Las observaciones de auditoria comienzan a tomar forma mediante un proceso de comparación. En

esencia lo que hacemos es comparar “lo que es” con “lo que debería ser”. En el momento en que
consideramos correcto o apropiado, se ha dado el primer paso en el desarrollo de una observación
de auditoria. Es difícil concebir una observación de auditoria que no esté caracterizada de alguna
manera por esta diferencia.

Toda auditoria requiere, en primer lugar, determinar los hechos- ¿qué es mi hecho? Si alguien le
dice a uno que algo sucedió; ¿es ese algo un hecho? O es solamente un hecho el que se lo hayan
dicho?

La redacción de nuestro informe de auditoria respecto ese “algo” dependerá en gran parte de la
naturaleza y evidencia o sustento examinado y anotado en nuestros papeles de trabajo. Al tratar los
hechos componentes de la Condición nos esforzaremos para asegurar una información exacta, bien
sustentada, redactada de la manera más clara y precisa posible.

No es nuestro propósito discutir todos los tipos y calidades de evidencia de auditoria. Tampoco nos
ocuparemos de los procedimientos básicos para definir los hechos. Las dificultades encontradas en
el análisis de la información de auditoria con miras a identificar la condición, son consecuencia de
un concepto poco claro o impreciso de los objetivos de la auditoria más que de falta de
entrenamiento, juicio o experiencia.

La condición es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad
o transacción. Refleja el grado que los “criterios” están siendo logrados. ¿Se están logrando los
criterios?; se están logrando satisfactoriamente, parcialmente, no se logran. ¿Cuál es la deficiencia,
insuficiencia o necesidad detectada?; en este aspecto es importante indicar: periodo, fecha y/o
amplitud del periodo que afecta el problema tipo de deficiencia: financiera, operativa, de control,
normativa.

Los anexos o documentos que se adjunten al informe deben referirse sólo a los casos estrictamente
indispensables. En casos de trasgresión de leyes que representen hechos tipificados en el Código
Penal, Código Civil u otra norma legal, acompañar anexo documentado; algunos auditores
consideran oportuno incluir un cuestionario de preguntas a los presuntos responsables, en todo
caso, es cuestión de criterios.

1.2.3. CRITERIO - (LO QUE DEBE SER)

Al “lo que es” se le puede llamar CONDICIÓN y al “lo que debería ser” el CRITERIO. Estos dos
conceptos son los primeros dos atributos básicos de una observación de auditoria.

El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaración de condición requiere de mucha
experiencia y discernimiento. Muchas observaciones de auditoria perduran o desaparecen según el
criterio utilizado. Si aplicamos o interpretamos el criterio de manera incorrecta nuestro proceso
comparativo inicial peca de defectuoso y enfrentaremos problemas compuestos.

El criterio varía enormemente según los objetivos de la auditoria. Tal vez el más conocido de todos
los criterios de auditoria, en lo que se refiere a estados financieros, es el que se resume en la frase
“Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados”, que aparece en la opinión del contador
público independiente. Las desviaciones significativas de estos principios constituirían una
observación de auditoria desde el punto de vista del auditor debido a que dichos principios
representan lo que debería ser.

Para las auditorias en el sector gubernamental los diferentes dispositivos legales que gobiernan o
reglamentan las operaciones administrativas y las disposiciones de fondos asignados por leyes,
aportes, reglamentos y contratos; constituyen criterios ampliamente conocidos por los auditores
gubernamentales.

Existe, sin embargo, otro aspecto del criterio de auditoria que debe subrayarse. Cuando durante la
auditoria prestamos atención a los sistemas financieros y administrativos (para ver si son adecuados
y para identificar áreas susceptibles a mejoras) vemos sumarse una nueva dimensión. No se trata
simplemente de la disconformidad con respecto a un criterio establecido por las autoridades sino
de “lo que debiera ser” en relación al sistema de controles administrativos que permitieron dicha
disconformidad.

En este último caso no podemos, por regla general, encontrar la respuesta en un libro o en una ley.
Nuestros conocimientos profesionales, experiencia, antecedentes y habilidades personales juegan
un rol importante en nuestra opinión con respecto a “lo que debiera ser”. Tenemos un amplio
margen para escoger no sólo el criterio más adecuado sino también el grado de especificidad y modo
de tratar al sujeto de auditoria en nuestro informe.

Claro está, cuando más nos apartamos de las fuentes autorizadas externas para fundamentar
nuestro criterio, mayor será la controversia provocada por nuestra observación de auditoria. En
estas situaciones es importante tener en cuenta que nosotros asumimos la carga y la obligación de
convencer al lector de nuestro informe de la validez y cordura de nuestro propio criterio.

Por otra parte, a menudo existen situaciones donde “lo que debiera ser” puede relacionarse
básicamente con el sentido común a la racionalidad, y donde la condición habla virtualmente por si
sola. Sin embargo, se deberá tener mucho cuidado para que estas situaciones no reflejen caprichos
personales u ocurrencias subjetivas o imaginarias. En el ejercicio de la auditoria profesional no hay
lugar para semejante subjetividad.

Conceptualmente, el criterio son las unidades de medidas que permiten la evaluación de la

“condición” actual: disposición por escrito, sentido común, prácticas comerciales, experiencias
administrativas, prácticas generalmente observadas, etc. ¿Qué disposición por escrito a
transgredido? Leyes, reglamentos, resoluciones, manuales escritos, objetivos, políticas, normas,
otras disposiciones.

1.2.4. EFECTO - (LA DIFERENCIA ENTRE LO QUE ES Y LO QUE DEBE SER)

Habiendo identificado la diferencia por el método de comparación, a continuación nos

preguntamos, ¿Qué significa todo esto? Hemos establecido una diferencia entre “lo que es” y “lo
que debe ser”; pero, ¿Qué importancia tiene? ¿Cuál ha sido, o pudo haber sido el EFECTO de esta
diferencia?. Si el efecto es significativo, tendremos que informar. Si la diferencia carece de
materialidad o significado práctico es posible que no tengamos nada que informar o dar a conocer;
siendo recomendable discutirlo con la administración y conseguir que sea implementado durante la
ejecución de la auditoria, en cuyo caso solo se incluirá como un comentario en nuestro informe final.

Mientras que la legitimidad de una observación de auditoria puede triunfar o fracasar según el
criterio, la atención que merece la observación depende en gran parte de su materialidad. La
materialidad se juzga por el efecto. La eficiencia, la economía y la efectividad constituyen medidas
útiles para evaluar el efecto y con frecuencia pueden expresarse en términos cuantitativos tales
como unidades monetarias, tiempo, unidades de producción, número de procedimientos o
procesos, o transacciones. En casos donde los efectos pasados no pueden determinarse si pueden
presentarse los efectos futuros potenciales. A veces los efectos son intangibles; sin embargo, están
cargados de materialidad.

Nuestro proceso mental con frecuencia considera el efecto casi simultáneamente con los dos
primeros atributos de una observación de auditoria. Es posible que sospechemos de un efecto
negativo aún antes de haber formulado estos otros atributos de manera clara en nuestras mentes.
Después de identificar la condición es posible que busquemos un criterio sólido con el fin de medir
el sospechado efecto. Podemos formular hipótesis sobre varios criterios alternativos que, basados
en nuestra experiencia en situaciones similares, consideramos adecuados para juzgar el caso a la
mano. Podemos llegar a la conclusión de que los efectos bajo cada una de las hipótesis son tan
divergentes o irracionales que lo que realmente se necesita es un criterio más estable, digamos a
manera de ejemplo, una política formal para un área que en la actualidad carece de toda política.
La presentación de nuestra observación de auditoria puede girar alrededor de esta ausencia de
criterio, a pesar de que nuestra preocupación inicial fue una sospecha sobre el efecto.

El efecto pues, es el resultado adverso real o potencial que resulta de la “condición” encontrada.
Debemos tener en cuenta que este párrafo es importante para el auditor en los casos que quiera
persuadir a la administración que es necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar el criterio
o meta.

El efecto real o potencial es:

Cuantificable en dinero u otra unidad de medida.

Ineficiencia de los recursos humanos, materiales o financieros.

Violación de disposiciones generales.

Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados o lo mejor posible).

Gastos indebidos.

Control inadecuado de recursos o actividades.

Inseguridad de que el trabajo se esté realizando debidamente.

Desmoralización del personal.

Atentar contra el logro de los objetivos de la entidad.

1.2.5. CAUSA (EL PORQUÉ SUCEDIÓ)

Si el informe de auditoría (que no es un simple informe de errores sino más bien un abrir de camino
que conduzca a operaciones satisfactorias en el futuro) ha de ser constructivo, la observación de
auditoria no podrá consistir en sólo los tres atributos, hasta aquí mencionados. Deberemos
identificar y explicar las razones de la diferencia entre lo que es y lo que debiera ser. De modo
contrario, ¿cómo puede iniciarse una acción correctiva apropiada?. Una observación de auditoria
no encuentra plena expresión a menos que contenga información relativa a la causa de la
discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la pregunta:

¿Que está ocasionando la existencia de este problema?

Falta de capacitación, comunicación o conocimiento de los requisitos.

Negligencia o descuido.

Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.

Falta de honestidad.

Falta de supervisión adecuada.

Falta de delegación de autoridad.

Auditoria en forma deficiente.

“Es claro también que debemos tener claro que la causa identificada es la única”.
EJEMPLO:

LA EMPRESA EMPLEO UNA POLITICA DE CONTROL INTERNO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS Y LA

ADMINITRACION NO DESEMPEÑA

Condición

El criterio de la política de empresa según el proceso es que todo documento antes de pasar a
contabilidad debe ser visado por la administradora, para su posterior registro y pago a proveedor,
se encontró los siguientes problemas

La administradora cancela los documentos sin ser visados por contabilidad

Demora en entregar los documentos a la fecha

Traspapela los documentos, sin haber pasado por contabilidad

Criterio

Las desviaciones de estos documentos no cumplen con política de la empresa y la práctica del ISO
9001, mantener los registros documentales diarios y los gastos incurridos para su conciliación.

Causa

Falta de negligencia por parte de administración al incumplir con las políticas de la empresa con
respecto al control interno.

Efecto

En consecuencia, la negligencia de la administración provoca el atraso provisión de documentos,

falta de sustento al hacer las conciliaciones y retraso de pago de proveedores que pueden quitarnos
el crédito

Recomendación

Se sugiere a la administración mantener el orden de los documentos, entregar el mismo día o el día
siguiente y cada movimiento bancario con su respectivo sustento.
RECARGA DE TRABAJO AL AREA DE ALMACEN

Condición

Como resultado de la visita a almacén, nos encontramos que el encargado de almacén hace
funciones que deben ser compartidas con otro personal en la que hayamos los siguientes

Revisa y registra los ingresos, devoluciones

Descarga las ordenes de trabajo

Recepción y despacho de mercadería

Controla el KARDEX

Elabora el requerimiento de almacén y parte de entrada

Criterio

En la política de empresa menciona que el área de almacén debe ser descentralizado, por los
constantes movimientos de la empresa, así evitar la recarga de trabajo y la fatiga al personal
encargado

Causa

La negligencia de administración por reducir sus costos a la vez recargar a una sola persona todo el
trabajo de almacén y pasar por alto la política de la empresa.

Efecto

En consecuencia la recarga incita que los documentos no sean ingresados al almacén conforme llega
la mercadería.

Retrasa las descargas de las ordenes de trabajo para su posterior emisión de la factura y que el área
ventas elabore sus facturas sin descargar la guía de remisión a la vez si ese factura ha sido cancelada,
contabilidad cancela pero como esa factura no fue descargado la guía se tiene que eliminar la
cobranza para poder descargar guía y elaborar nuevamente la factura.

Perdida de mercadería

Recomendaciones

Se recomienda a administración descentralizar el área de almacén, disponga un personal mas para

el control de los activos realizables (existencias) y así evitar retraso y pérdida de mercadería.