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Crecerá de forma continua una empresa que involucre todo su personal, desde el
puesto más alto hasta al más bajo; que haga sentir parte de la institución a todo el
labora en ella y no sólo en la producción sino también en sus ganancias. Un organismo
que busque crecer debe procurar que su empleomanía sienta que a ella le importa la
satisfacción de sus necesidades, ya que esto la hará sentirse más comprometida con la
razón de ser de la institución, pues los empleados sentirán que al cumplir los objetivos
de la empresa, cumplen con los propios, aunque sea sólo en parte.
Toda institución independientemente del producto que brinde o del servicio que preste,
necesita abastecerse de materia prima, maquinarias u otros materiales para cumplir con
los objetivos de su razón de vida. La adquisición de los mismos en condiciones
favorables para la empresa contribuye en gran medida al ahorro en los costos de
producción, satisfacción de los clientes, la obtención de mejores beneficios directos,
entre otros. Una buena gestión a la hora de comprar los productos necesarios resulta
vital en el éxito o fracaso de una institución, por lo que la misma pasa por varias etapas
para garantizar su calidad.
Fases del proceso de Compras:
Planificación de las Compras: en ella se realiza un análisis de los niveles de
producción para determinar las necesidades que pudieran presentarse.
Análisis de las Necesidades: en ésta se reciben la solicitud de materiales,
analizándose la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
Solicitud de Ofertas y Presupuesto: en ella se solicitan cotizaciones a los
posibles proveedores para evaluar la mejor oferta y solicitar el presupuesto que
permita satisfacer las peticiones realizadas. Esto también es de suma importancia
para la toma de decisiones puesto que ayudará en la elección de las mejores
ofertas en beneficio de la economía de la empresa.
Evaluación de las Ofertas Recibidas: en esta etapa se hace una evaluación,
comparación y análisis de las cotizaciones recibidas para cursar la más conveniente
para la empresa.
Selección del Proveedor: en esta se procede a comparar todos aquellos factores
que son de conveniencia para la empresa, como son el precio, la calidad, las
condiciones y las garantías personales de los proveedores.
Negociación de las Condiciones: es importante analizar, comentar y especificar
los puntos esenciales de la oferta en los que se pueda negociar a favor de la
empresa.
Solicitud del Pedido: en esta se emite un documento en el que las partes
actuantes se comprometen a respetar las negociaciones y condiciones de compra y
venta que se hayan convenido entre el comprador y el vendedor.
Seguimiento del Pedido y los Acuerdos: es necesario la verificación y
comprobación del material recibido, sus características y calidad, a fin de garantizar
que se corresponde con lo pedido.
Determinación de necesidades
Las necesidades siempre serán el motor que moverá las compras y éstas pueden ser
de diversas índoles: