ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL:

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Alumno

EDGAR FELIPE VALERO BAYONA

Docente

LUZ ANGÉLICA TOVAR VARGAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

BUCARAMANGA

2018
 IMPORTANCIA Y CARACTERISTICAS DE LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La Ley General de Archivos1 obliga a las empresas e instituciones públicas y privadas, a elaborar las
tablas de retención documental, el tema a tratar en el siguiente ensayo. Las Tablas de Retención
Documental (TRD), como se nos menciona en el texto, es donde se registra un listado de series
documentales con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les asigna su tiempo de
permanencia en las diferentes fases del archivo. La importancia encontrada en las TRD, es debido a
que, a partir de su estructuración, nos facilita la clasificación documental a partir, de la estructura
funcional de la entidad.

Es en este sentido, la importancia que tiene las Tablas de Retención Documental, ya que asegura un
procedimiento eficaz en el fortalecimiento de un sistema archivístico, de esta manera, se garantiza
el control de los documentos, a su vez, de un fácil acceso a la información cuando esta sea requerida.
Una vez mencionada los aspectos introductorios a las TRD, es importante mencionar las
características de esta, haciendo notoriedad en el ciclo vital que tienen los documentos, siguiente
se explicará cuál es la obligatoriedad de las tablas y por último se mencionara la importancia de ellas
junto con las conclusiones.

Los documentos poseen un ciclo vital, el cual cuál corresponde a los tres tipos de archivo que debe
tener cada institución en sus distintos sectores o dependencias, los cuales son:

 Archivos de Gestión: Son todos los documentos que están siendo utilizados o consultados
continuamente por todas las dependencias.
 Archivo Central: Se encuentran conservados los documentos transferidos de los diferentes
archivos de la oficina o archivos de gestión.
 Archivo Histórico: Los archivos históricos son todos los documentos que tienen un valor para
la investigación, la ciencia y la cultura, estos son de conservación permanente.

Los distintos documentos dependiendo de sus etapas poseen distintos valores. Los archivos de
gestión y central poseen valores primarios, es decir, valores administrativos, legales, fiscales,
contables y técnicos. Por otra parte, los archivos históricos, poseen un valor secundario porque
poseen una importancia cultural, histórica o científica, como mencionamos anteriormente.

En resumen, el ciclo vital de los documentos, son las etapas por las cuales procede un documento,
es decir, desde el momento de la producción del documento, su recepción en los archivos de gestión
y su disposición final.

En segunda parte, teniendo en cuenta la importancia que tiene las TRD y en general, la organización
documental para la facilitación y acceso a los documentos, se estableció la Ley 594:2000, la cual
proporciona los parámetros orientadores para que las distintas entidades tanto públicas como
privadas, tengan una organización archivística eficiente y efectiva.

A partir de esta ley, se reconoce la importancia que tiene la organización documental para la
facilitación y accesibilidad de los documentos, la correcta administración empresarial y la correcta

1
Ley 594 del 2000.
organización de los archivos. De igual manera, reguló la gestión de documentos y estableció la
obligatoriedad para establecer, elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.

En conclusión, la importancia que tiene la aplicación de las Tablas de Retención Documental, se

delimita en 5 elementos mencionados en las guías:

 Se optimizan los procesos de transferencias primarias y secundarias.

 Facilita el acceso a la información.
 Contribuye a la racionalización de la producción de documentos.
 Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen un carácter
permanente.
 Permite a las empresas la correcta administración para así brindar un servicio eficaz y
eficiente.