Conhecendo e

organizando um arquivo
“A história não se escreverá senão com o
recuar do tempo e com os fatos e
documentos”.

Santos Dumont
 Olá pessoal,
os objetivos da aula
de hoje são:
 Capacitá-los para
atuarem eficientemente
nos arquivos das
agências.
 Mostrar os aspectos
fundamentais da
classificação de
documentos, com destaque
para a identificação dos
tipos documentais
Para iniciar nossa aula de
hoje, convidamos você a
viajar conosco e conhecer
as origens históricas dos
arquivos.
Observe a imagem ao
lado.
 Pilhas de documentos,
milhares de informações
importantes perdidas em
papéis por falta de
organização.
A cena apesar de exagerada
é um retrato da falta de
organização com os papéis
de documentos por parte de
algumas pessoas.
Já parou para pensar nas
consequências da
desorganização?
A desorganização pode fazer
você perder tempo, perder
coisas importantes, perder
clientes e se bobear você
poderá perder até o seu
emprego
 Veja a seguir alguns
conceitos e definições
importantes para você ir se
familiarizando com os
arquivos.
Informação - Todo e qualquer
elemento referencial contido
num documento. A informação
é tudo o que pode ser emitido e
recebido. Compreende uma
mensagem, idéia, noção, notícia
sobre alguém ou algo. É a noção,
idéia ou mensagem contida em
um documento.
Documento - é qualquer
elemento gráfico, iconográfico,
plástico ou fônico pelo qual o
homem se expressa.
É o livro, o artigo de revista ou
jornal, o relatório, o processo, o
dossiê, a correspondência, a
legislação, a estampa, a tela, a
escultura, a fotografia, o filme, o
disco, a fita magnética etc.
 Arquivo - é o conjunto
de documentos que,
independentemente da
natureza do suporte,
são reunidos por
acumulação ao longo
das atividades de
pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou
privadas.
Dossiê - é uma coleção
de documentos relativos
a um processo, a um
indivíduo e, por
extensão, a qualquer
assunto.
Gestão documental - conjunto de medidas e
rotinas que visam a racionalização e eficiência
na criação, tramitação, classificação, uso
primário e avaliação de arquivos.
Biblioteca - é o conhecimento
genérico e produzido por
terceiros. Corresponde ao
conjunto de material, em sua
maioria impresso, disposto
ordenadamente para estudo,
pesquisa e consulta com
objetivos culturais.
O documento de biblioteca
instrui e ensina.
Museu - é o conjunto de objetos coletados nas
mais variadas fontes e que contam a história de
um povo, sendo sua finalidade essencialmente
cultural. Consiste em uma coleção de peças e
objetos de valor cultural, reunidos, conservados e
colocados à disposição do público.
 A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.

Formato
Configuração física de um suporte, de acordo
com a natureza e o modo como foi
confeccionado.
Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz,
códice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha,
microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de
microfilme, ultraficha.
 A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.

Gênero
Configuração que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.
É a linguagem usada, a forma como a informação está
registrada no documento. Classifica-se em:
− textuais – manuscritos, datilografados e impressos
(linguagem básica = escrita);
− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música
(associação do som e da imagem);
− cartográficos – mapas, plantas e projetos;
− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias
(linguagem básica = imagem); documentos imagéticos;
− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação,
som e hipertexto.
 A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.

Espécie
É a linguagem formal como se apresenta o
documento. A configuração que assume um
documento de acordo com a disposição e a natureza
das informações nele contidas, tais como: ata, aviso,
cartas, certidões, circulares, editais, formulários,
memorandos, ofícios, ordem de serviços e outros.
 A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.

Suporte
Materiais sobre os quais as informações são
registradas:
− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito,
fotografia, jornal;
− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita
magnética, disquete e CD;
− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo,
negativo e filme cinematográfico;
− metal, argila, madeira, tecido medalha,
monumento, escultura, tela etc.
 A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e
natureza. Conheça cada uma dessas classificações
clicando sobre elas.

Natureza
Corresponde à classificação de segurança ao
acesso dos documentos.
Quanto à natureza, portanto, os documentos se
subdividem em:
− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgação
não prejudica a organização, sem quaisquer
restrições ao acesso.
− Sigilosos – aqueles que devem ser de
conhecimento restrito.
Ativo
Avance para
conhecer o tipo de
Temporá arquivo indicado
rio pela seta.

Inativo
Conjunto de documentos estreitamente
vinculados aos objetivos imediatos para as
quais foram produzidos ou recebidos e que,
mesmo cessada sua tramitação, se conservam
junto às unidades produtoras em razão de sua
vigência e da frequência com que são
consultados.
Ativo
Avance para
conhecer o tipo de
Temporá arquivo indicado
rio pela seta.

Inativo
Constituído de documentos originários de
arquivos correntes, com uso pouco frequente,
permanecem neste estágio aguardando a
destinação final que poderá ser a eliminação ou
o recolhimento ao arquivo permanente.
Ativo
Avance para
conhecer o tipo de
Temporá arquivo indicado
rio pela seta.

Inativo
Constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa e que se
conservam em razão de seu valor documental
legal ou histórico e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evolução. A sua
função é conservar e disponibilizar para
consulta documentos úteis para fins
administrativos e pesquisas históricas.
Descartar ou não eis a
questão
Você já ficou indeciso em
algum momento sobre
jogar ou não determinado
documento? Acompanhe
a seguir alguns critérios
que regulam a eliminação
de documentos.
 Critérios que regulam a
eliminação de documentos:

• Documentos cujos textos estejam

reproduzidos em outros documentos de
1. uma maneira mais completa.

• Cópias cujos originais estejam

preservados.
2.
 • Documentos de pura
3. formalidade.

• Documentos que cumpram

4. datas específicas.

• Documentos que se tornem

5. obsoletos.
 Ah, fique atento a uma
recomendação importante:

Inutilize os documentos antes de

descartá-los.
Agora vamos falar sobre os
métodos de arquivamento:

Consiste em adotar metodologia

para a guarda dos documentos,
por meio de um plano
preestabelecido, visando a
rapidez no acesso às
informações.
A escolha do método de
arquivamento a ser utilizado é
determinada pela natureza dos
documentos, frequência de
consulta, sistema de recuperação
das informações e estrutura da
organização, devendo ser simples
e de fácil entendimento pelos
usuários.
E também existem os métodos
de busca que podem ser:

• Busca o documento
Direto: diretamente do local
arquivado;

• É necessário recorrer a

Indireto um índice alfabético,

remissivo ou a um
determinado código.
Conheça a seguir os principais
métodos utilizados para
organizar um arquivo:
 Sistema de busca
direto, que obedece
a sequência das
 Letras do alfabeto.
O sistema de busca é indireto, uma vez que
necessita de índice alfabético. Considera o número
da pasta, é um método seguro, simples e de fácil
manuseio, sendo usado quando houver
necessidade de sigilo das informações. Tem ampla
aplicação em arquivos especiais e especializados.
O sistema de busca é direto e
as pastas são colocadas na
ordem alfabética. É um
método de fácil manuseio que
considera a procedência ou
local. É aconselhado para ser
usado em organizações que
atuem em várias regiões,
cidades, estados etc.
O sistema de busca é direto,
considera a data e o documento
não é numerado. Nesse método a
disposição das pastas e dos
documentos, dentro da pasta, fica
na ordem cronológica. Pode ser
utilizado como método auxiliar.
Usado para controle de
pagamentos, compromissos e
controle de pedidos.
Consiste na soma de dois
métodos, alfabético e numérico,
utilizando a simplicidade de um
e a exatidão e rapidez no
arquivamento do outro. Tem
larga utilização em arquivos de
catálogos de fornecedores.
Bom pessoal por hoje é só.
Agora não esqueça de fazer
as atividades dessa aula,
disponíveis no ambiente
virtual.
Até a próxima.
 Luiz Ricardo Siles
RASC – Recuperação e Assistência Cristã