PROCESOS DE LA GESTIÓN

DEL CRONOGRAMA
Tabla de

Contenido

1. Introducción 04

2. Planificar la Gestión del Cronograma 06

3. Definir las Actividades 10

4. Secuenciar las Actividades 15

5. Estimar la Duración de las Actividades 21

6. Desarrollar el Cronograma 26

7. Controlar el Cronograma 32

Conclusiones 37

Bibliografía
<<<<< 003

Formación Especializada
 Introducción

01
Formación Especializada
<<<<< 005

Introducción

El manejo del tiempo es fundamental para la buena

marcha de cualquier proyecto. La gestión del cronograma
permite determinar los tiempos de ejecución de cada una
de las actividades a realizar, así como detectar los posibles
factores externos o internos para la realización de un
proyecto; trátese de personas, servicios, materiales y/o
productos, el tiempo o información de utilidad.

Para asegurar el correcto desarrollo de las distintas tareas dentro de los plazos
especificados se sugieren los siguientes procesos: planificar la gestión del
cronograma, definir las actividades, secuenciar las actividades, estimar los recursos
de las actividades, estimar la duración de las actividades, desarrollar el cronograma
y controlar el cronograma. Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de
las otras áreas de conocimiento, cada uno de ellos tiene entradas, herramientas y
técnicas, y salidas que veremos a continuación.

Formación Especializada
 Planificar la Gestión del

02
Cronograma

Formación Especializada
<<<<< 007

Planificar la Gestión del

Cronograma

Es el proceso de establecer las políticas, los procedimientos

y la documentación para planificar, desarrollar, gestionar,
ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. Este proceso
se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del
proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo
se gestionará el cronograma del proyecto a lo largo del mismo.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Acta de constitución del proyecto 1. Juicio de expertos 1. Plan de gestión del cronograma
2. Plan para la dirección del proyecto 2. Análisis de datos
-Plan para la gestión del alcance 3. Reuniones
-Enfoque de desarrollo
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización

Figura 1: Planificar la Gestión del Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
008 >>>

Entradas de la organización que pueden influir,

como la información histórica y los
En las entradas del proceso, se debe tener repositorios de lecciones aprendidas;
en cuenta el Acta de constitucion del políticas, procedimientos y guías
proyecto, el cual autoriza formalmente existentes, relacionados con el desarrollo,
la existencia de un proyecto y confiere al la gestión y el control del cronograma;
director del proyecto la autoridad para plantillas y formularios; y herramientas
aplicar los recursos de la organización a de monitoreo e información.
las actividades del proyecto. Documenta
la información de alto nivel acerca Herramientas y técnicas
del proyecto y del producto, servicio
o resultado que el proyecto pretende Por su parte, las herramientas y
satisfacer. Así mismo, se toma en técnicas comprenden el Juicio de
consideración el Plan para la dirección del expertos en proyectos similares
proyecto, que incluye el plan de gestión anteriores, considerando aspectos
del alcance y el enfoque de desarrollo. como el desarrollo, gestión y control
del cronograma; metodologías de
De igual manera, se deben determinar programación; software de programación;
también como parte de las entradas, los y la industria específica para la cual se
Factores ambientales de la empresa, que desarrolla el proyecto.
pueden influir en el proceso, como son la
cultura y la estructura de la organización, Otro factor por considerar dentro de las
la disponibilidad de recursos del equipo herramientas y técnicas es el Análisis de
y de habilidades y recursos físicos, el los datos, el cual provee un equilibrio
software de programación, las guías y adecuado entre el nivel de detalle
criterios para adaptar el conjunto de necesario para gestionar el cronograma
procesos y procedimientos estándar de la y el tiempo que lleva mantenerlo
organización con el fin de que satisfagan actualizado. El análisis de datos provee
las necesidades específicas del proyecto técnicas como el análisis de alternativas
y bases de datos comerciales, como los para determinar qué metodología de
datos para estimación estandarizada. programación usar, o cómo combinar
diversos métodos en el proyecto. También
Finalmente, han de tomarse en puede enfocarse en determinar el grado
consideración los Activos de los procesos de detalle que requiere el cronograma, la

Formación Especializada
<<<<< 009

duración de las olas para la planificación gradual y la frecuencia con que debería
revisarse y actualizarse.

Por último, los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificación con
el fin de desarrollar el plan de gestión del cronograma, incluyendo al director del
proyecto, patrocinadores, miembros del equipo, interesados, cualquier persona que
tenga responsabilidades relativas a la planificación o ejecución del cronograma, así
como otras personas, según sea necesario.

Salida
Ahora bien, las salidas del proceso Planificar la Gestión del Cronograma comprenden
la construcción del Plan de gestión del cronograma, que establece los criterios y
las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma, como son el
desarrollo del modelo de programación del proyecto, la duración de las liberaciones
y las iteraciones, las unidades de medida para cada uno de los recursos, los enlaces
con los procedimientos de la organización, el mantenimiento del modelo de
programación del proyecto, umbrales de control que establecen un valor acordado
para la variación permitida antes de que sea necesario tomar medidas, reglas para
la medición del desempeño y los formatos y frecuencias de los informes relativos al
cronograma.

Formación Especializada
 Definir las Actividades

03
Formación Especializada
<<<<< 0011

Definir las Actividades

Es el proceso de identificar y documentar las acciones

específicas que se deben realizar para elaborar los
entregables del proyecto. Se lleva a cabo a lo largo de todo
el proyecto.

Su principal beneficio es que descompone los paquetes de trabajo en actividades

del cronograma que proporcionan una base para la estimación, programación,
ejecución, monitoreo y control del trabajo del proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

DEFINIR LAS ACTIVIDADES

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
-Línea base del alcance -Plan para la
gestión del cronograma
2. Factores ambientales de la empresa
3. Activos de los procesos de la
organización
1. Juicio de expertos 1. Lista de actividades
2. Descomposición 2. Atributos de la actividad
3. Planificación gradual 3. Lista de hitos
4. Reuniones 4. Solicitudes de cambio
5. Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto
-Línea base del cronograma -Línea
base de costos

Figura 2: Definir las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0012 >>>

Entradas procesos estandarizados, plantillas

que contengan una lista de actividades
Las entradas del proceso incluyen el Plan estándar o una parte de una lista de
para la dirección del proyecto, conformado actividades de un proyecto previo, y
a su vez por el plan de gestión del políticas, procedimientos y guías existentes
cronograma que define la metodología relacionados con la planificación de las
de programación, la duración de las olas actividades.
para la planificación gradual y el nivel de
detalle que es necesario para gestionar el Herramientas y técnicas
trabajo; y la línea base del alcance, puesto
que la EDT/WBS, los entregables, las Las herramientas y técnicas que apoyan
restricciones y los supuestos del proyecto, la definición de las actividades son: el
que se documentan en la línea base del Juicio de expertos con conocimientos
alcance, se deben tener en cuenta de especializados en proyectos anteriores de
manera explícita a la hora de definir las similares características y en el trabajo
actividades. que se está realizando; la Descomposición
que es una técnica utilizada para dividir
Igualmente, se consideran entre las y subdividir el alcance y los entregables
entradas, los Factores ambientales de del proyecto en partes más pequeñas y
la empresa que influyen en el proceso manejables. Aquí es pertinente aclarar que
Definir las Actividades, como son la el proceso Definir las Actividades establece
cultura y la estructura de la organización, las salidas finales como actividades y no
la información comercial de dominio como entregables.
público almacenada en bases de datos
comerciales, y los sistemas de información Continuando con las herramientas y
para la dirección de proyectos (PMIS). técnicas del proceso Definir las Actividades,
encontramos la Planificación gradual, que
De manera adicional, es importante tener es una técnica de planificación iterativa
en cuenta los Activos de los procesos de en la cual el trabajo a realizar a corto
la organización que pueden influir en el plazo se planifica en detalle, mientras que
proceso, entre ellos podemos contar el el trabajo futuro se planifica a un nivel
repositorio de lecciones aprendidas, con superior. Es una forma de elaboración
información histórica relativa a las listas progresiva aplicable a paquetes de trabajo,
de actividades utilizadas en proyectos paquetes de planificación y planificación
anteriores de similares características, de liberaciones, cuando se usa un

Formación Especializada
<<<<< 0013

enfoque ágil o en cascada. Por lo tanto, al identificar múltiples componentes

en función de su ubicación en el ciclo de relacionados con cada una de ellas.
vida del proyecto, el trabajo puede estar Durante las etapas iniciales del proyecto,
descrito con diferentes niveles de detalle. estos atributos incluyen el identificador
Durante la planificación estratégica único de la actividad (ID), el identificador
temprana, en que la información está de la EDT/WBS y la etiqueta o el nombre de
menos definida, los paquetes de trabajo la actividad. Una vez terminadas, pueden
pueden descomponerse hasta el nivel de incluir descripciones de la actividad,
detalle que se conozca. Conforme se vaya actividades predecesoras, actividades
conociendo más acerca de los próximos sucesoras, relaciones lógicas, adelantos
eventos en el corto plazo, los paquetes de y retrasos, requisitos de recursos, fechas
trabajo se podrán ir descomponiendo en impuestas, restricciones y supuestos. Los
actividades. atributos de las actividades se pueden
utilizar para identificar el lugar donde
Finalmente, se prevé la concertación de debe realizarse el trabajo, el calendario
Reuniones con miembros del equipo o del proyecto al que se asigna la actividad
expertos en la materia a fin de definir las y el tipo de esfuerzo involucrado.
actividades necesarias para completar el
trabajo. Estas reuniones pueden ser cara a Otro elemento que contamos entre las
cara, virtuales, formales o informales. salidas del proceso Definir las actividades
es la Lista de hitos. Tengamos en cuenta
Salida que un hito es un punto o evento
significativo dentro del proyecto. Ahora
Ahora veamos, cuáles son las salidas que bien, una lista de hitos identifica todos
conforman el presente proceso. En primer los hitos del proyecto e indica si éstos
lugar, tenemos la Lista de actividades del son obligatorios, como los exigidos por
cronograma necesarias para llevar a cabo contrato, u opcionales, como los basados
el proyecto, incluyen, para cada actividad, en información histórica.
un identificador de la misma y una
descripción del alcance del trabajo, con el Una vez que las líneas base del proyecto
nivel de detalle suficiente para asegurar han sido definidas, la elaboración
que los miembros del equipo del proyecto progresiva de los entregables en
comprendan el trabajo que deben actividades puede revelar trabajo que
realizar. Seguidamente, los Atributos de inicialmente no formaba parte de las
las actividades amplían su descripción,

Formación Especializada
0014 >>>

líneas base del proyecto. Esto puede

generar Solicitudes de cambio, que se
procesan para su revisión y tratamiento
por medio del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios.

Las Actualizaciones al plan para la

dirección del proyecto surgen como otra
salida del proceso, teniendo en cuenta
que cualquier cambio en el plan para la
dirección del proyecto pasa por el proceso
de control de cambios de la organización
mediante una solicitud de cambio. Los
componentes que pueden requerir una
solicitud de cambio son entre otros: la
línea base del cronograma puesto que
este proceso puede revelar trabajo que no
era parte de la línea base del cronograma
inicial, requiriéndose un cambio en
las fechas de entrega u otros hitos
significativos del cronograma que forman
parte de la línea base del mismo; y la línea
base de costos, que se se incorporan en
respuesta a los cambios aprobados en las
actividades del cronograma.

Formación Especializada
Secuenciar las Actividades

04
Formación Especializada
0016 >>>

Secuenciar las Actividades

Es el proceso que consiste en identificar y documentar las

relaciones entre las actividades del proyecto. Este proceso
se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

El beneficio clave de este proceso es la definición de la secuencia lógica de trabajo

para obtener la máxima eficiencia teniendo en cuenta todas las restricciones del
proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
-Plan de gestión del cronograma
-Línea base del alcance
2. Documentos del proyecto
-Atributos de la actividad -Lista de
actividades -Registro de supuestos
-Lista de hitos
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización
1. Método de diagramación
por precedencia
2. Determinación e integración de las
dependencias
3. Adelantos y retrasos
4. Sistema de información para la
dirección de proyectos
1. Diagrama de red del cronograma
del proyecto
2. Actualizaciones a los documentos
del proyecto
-Atributos de la actividad -Lista de
actividades -Registro de supuestos
-Lista de hitos

Figura 3: Secuenciar las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
<<<<<
Cada actividad, a excepción de la primera
y la última, se debería conectar con
al menos una actividad predecesora y
con al menos una actividad sucesora,
con una adecuada relación lógica. Se
deberían diseñar las relaciones lógicas
de manera que se genere un cronograma
del proyecto realista. Podría ser necesario
incluir adelantos o retrasos entre las
actividades para poder sustentar un
cronograma del proyecto realista y viable.
La secuenciación puede llevarse a cabo
mediante la utilización de un software de
gestión de proyectos o mediante técnicas
manuales o automatizadas. El proceso
Secuenciar las Actividades se concentra
en convertir las actividades del proyecto
de una lista a un diagrama, para actuar
como primer paso en la publicación de la
línea base del cronograma.
Entradas
Las entradas del proceso incluyen
nuevamente el Plan para la dirección del
proyecto, conformado a su vez por el plan
de gestión del cronograma que define el
método utilizado y el nivel de exactitud
junto con otros criterios necesarios para
secuenciar las actividades; y la línea
base del alcance, puesto que la EDT/
WBS, los entregables, las restricciones
y los supuestos del proyecto, que se
documentan en la línea base del alcance,
0017
se deben tener en cuenta de manera
explícita a la hora de secuenciar las
actividades.
Otra entrada de este proceso son los
Documentos del proyecto, comprendiendo
algunos vistos en la sección anterior,
como los atributos de la actividad, la lista
de actividades y la lista de hitos, además
del registro de supuestos.
Del mismo modo, los Factores ambientales
de la empresa, que pueden influir en el
proceso de Secuenciar las Actividades
incluyen estándares gubernamentales o
de la industria, sistema de información
para la dirección de proyectos (PMIS),
herramienta de programación, y sistemas
de autorización de trabajos de la
organización; por su parte, los Activos
de los procesos de la organización
comprenden planes del portafolio y del
programa y dependencias y relaciones
del proyecto; políticas, procedimientos
y guías existentes relacionados con la
planificación de las actividades; plantillas
para acelerar la preparación de redes para
las actividades del proyecto; y repositorio
de lecciones aprendidas que contiene
información histórica que puede ayudar
a optimizar el proceso de secuenciación.
Formación Especializada
0018 >>>

Herramientas y técnicas requeridas legalmente o por contrato

En cuanto a las herramientas y técnicas
que intervienen en este proceso,
contamos con el método de diagramación
por precedencia (PDM) que es una técnica
utilizada para construir un modelo de
programación en el cual las actividades
se representan mediante nodos y se
vinculan gráficamente mediante una o
más relaciones lógicas para indicar la
secuencia en que deben ser ejecutadas. El
PDM incluye cuatro tipos de dependencias
o relaciones lógicas:
o inherentes a la naturaleza del trabajo;
discrecionales, en donde la dependencia
tiene mayor flexibilidad y es establecida
por la experiencia de acuerdo al tipo de
actividad que estoy realizando; externas,
en donde las actividades dependen
de actividades externas del proyecto,
donde el equipo de proyectos no tiene
control sobre las mismas; y finalmente,
internas, las cuales implican una relación
de precedencia entre actividades del
proyecto y por regla general están bajo el
control del equipo del proyecto.

• Final a Inicio (FS): el inicio de la actividad A las actividades identificadas les

sucesora depende de la finalización de podemos aplicar adelantos o retrasos para
la actividad predecesora. determinar la dependencia y secuencia
• Final a Final (FF): la finalización lógica de las actividades. Los adelantos
de la actividad sucesora depende me permiten acelerar el inicio de una
de la finalización de la actividad actividad sucesora, o aplicar un retraso
predecesora. que genera una demora en la actividad
• Inicio a Inicio (SS): el inicio de la sucesora.
actividad sucesora depende del inicio
de la actividad predecesora. Finalmente, el Sistema de información
• Inicio a Final (SF): la finalización de la
para la dirección de proyectos incluye
actividad sucesora depende del inicio software de programación que ayuda a
de la actividad predecesora. planificar, organizar y ajustar la secuencia
de actividades; insertar las relaciones
Otra técnica es la Determinación e lógicas, valores de adelanto y retraso;
integración de las dependencias. y diferenciar los distintos tipos de
dependencias.
En esta técnica se contemplan 4 atributos
a saber: obligatorias, es decir que son

Formación Especializada
<<<<< 0019

Salida
Las salidas del proceso Secuenciar las Actividades comprenden el Diagrama de red del
cronograma del proyecto, que es una representación gráfica de las relaciones lógicas,
donde se detallarán las actividades y sus dependencias. Por otra parte, es posible que
de este proceso surja la necesidad de actualizar los documentos del proyecto debido
a una nueva actividad identificada o una modificación a las identificadas inicialmente.
Igualmente, es posible que de este proceso surja la necesidad de actualizar los
documentos del proyecto debido a una nueva actividad identificada o una modificación
a las identificadas inicialmente.

Formación Especializada
 Estimar la duración de las

05
actividades

Formación Especializada
<<<<< 0021

Estimar la duración de las

actividades

Es el proceso de realizar una estimación de la cantidad de

períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades
individuales con los recursos estimados. Este proceso se
lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que establece la cantidad de tiempo necesario

para finalizar cada una de las actividades.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión del cronograma
- Línea base del alcance
2. Documentos del proyecto
- Atributos de la actividad
- Lista de actividades
- Registro de supuestos
- Registro de lecciones aprendidas
- Lista de hitos
- Asignaciones del equipo del proyecto
- Estructura de desglose de recursos
- Calendarios de recursos
- Requisitos de recursos
- Registro de riesgos
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización
1. Juicio de expertos 1. Estimaciones de la duración
2. Estimación análoga 2. Base de las estimaciones
3. Estimación paramétrica 3. Actualizaciones a los documentos
4. Estimaciones basadas en tres del proyecto
valores - Atributos de la actividad
5. Estimaciones ascendentes - Registro de supuestos
6. Análisis de datos - Registro de lecciones aprendidas
- Análisis de alternativas
- Análisis de reserva
7. Toma de decisiones
8. Reuniones

Figura 4: Estimar la Duración de las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0022
El proceso Estimar la Duración de las
Actividades requiere que se realice una
estimación del esfuerzo requerido y
de la cantidad de recursos disponibles
estimados para completar la actividad. En
muchos casos, el número de recursos que
se espera estén disponibles para llevar a
cabo una actividad, junto con el dominio
de las habilidades de esos recursos,
pueden determinar la duración de la
actividad. Normalmente, un cambio en un
recurso impulsor asignado a la actividad
tendrá un efecto en la duración, pero no
se trata de una relación simple en “línea
recta” o lineal, ya que existen algunos
factores que pueden influir, como la ley de
los rendimientos decrecientes, el número
de recursos, los avances tecnológicos y la
motivación del personal.
Entradas
Al describir las entradas del proceso,
debemos hablar nuevamente del Plan para
la dirección del proyecto, conformado a su
vez por el plan de gestión del cronograma
que define el método utilizado, así como
el nivel de exactitud y otros criterios
necesarios para estimar la duración de
las actividades; y la línea base del alcance,
que incluye el diccionario de la EDT/WBS, • Calendarios del proyecto
con detalles técnicos que pueden influir • Políticas de estimación
en las estimaciones de la duración y el • Metodología de programación
esfuerzo.
Formación Especializada
>>>
De la misma manera se consideran
entradas los siguientes Documentos del
Proyecto:
• Atributos de las actividades
• Lista de actividades
• Registro de supuestos
• Registro de lecciones aprendidas
• Lista de hitos
• Asignaciones del equipo del proyecto
• Estructura de desglose de recursos
• Calendarios de recursos
• Requisitos de recursos y registro de
riesgos
Por otro lado, deberán ser tenidos en
cuenta también los siguientes Factores
ambientales de la empresa:
• Bases de datos de estimaciones de
duración y otros datos de referencia
• Métricas de productividad
• Información comercial publicada
• Ubicación de los miembros del
equipo
Finalmente, los Activos de los procesos de
la organización que influyen en el proceso
de Estimar la duración de actividades son:
• Información histórica relativa a la
duración
• Repositorio de lecciones aprendidas
<<<<< 0023

Herramientas y técnicas duración de una actividad. Estos valores

a considerar son el más probable (tM), el
Para estimar la Duración de las Actividades, más optimista (tO) y el más pesimista (tP).
se aprovecharán herramientas como el
Juicio de Expertos que podrán brindar Una de las fórmulas más usadas para
su apoyo en el desarrollo, gestión y calcular la duración esperada (tE), en
control del cronograma; experiencia en función de las 3 variables citadas es la
estimaciones; y disciplina o conocimiento siguiente:
de aplicaciones. Otra herramienta de
utilidad para este proceso es la Estimación
análoga, que utiliza parámetros de un tE = (tO + tM + tP) / 3
proyecto anterior similar, tales como
duración, presupuesto, tamaño, peso y
complejidad, como base para estimar Otra herramienta de estimación es la
los mismos parámetros o medidas para Estimación ascendente, la cual aprovecha
un proyecto futuro. Por regla general, la la suma de las estimaciones de los
estimación análoga es menos costosa y componentes de nivel inferior en la EDT/
requiere menos tiempo que otras técnicas, WBS. Cuando no se puede estimar la
pero también es menos exacta. duración de una actividad con un grado
razonable de confianza, el trabajo que
Por su parte, la Estimación paramétrica conlleva esa actividad se descompone en
permite lograr niveles superiores de un nivel mayor de detalle. Se estiman las
exactitud, debido a que utiliza una duraciones de los detalles. Posteriormente
relación estadística entre los datos se suman estas estimaciones y se genera
históricos y otras variables para calcular una cantidad total para cada una de las
una estimación de los parámetros de una duraciones de la actividad.
actividad tales como costo, presupuesto y
duración. La siguiente herramienta para estimar la
duración de las actividades es el Análisis
Ahora bien, la exactitud de las de datos, que a su vez comprende el
estimaciones de la duración por un único análisis de alternativas y el análisis de
valor puede mejorarse si se tienen en reserva. La primera permite al equipo
cuenta la incertidumbre y el riesgo. El uso evaluar las variables de recursos, costos y
de Estimaciones basadas en tres valores duración, a fin de determinar un enfoque
ayuda a definir un rango aproximado de óptimo para llevar a cabo el trabajo del

Formación Especializada
0024 >>>

proyecto; mientras que la segunda se

Salida
utiliza para determinar la cantidad de
reservas para contingencias y de gestión Pasando ahora a las salidas del proceso,
necesarias para el proyecto. encontramos en primer lugar, las
Estimaciones de la duración, que son
Pasando ahora a las técnicas de Toma evaluaciones cuantitativas del número
de decisiones que pueden utilizarse para probable de períodos de tiempo
este proceso, encontramos entre otras, requeridos para completar una actividad,
la votación. Una variación del método una fase o un proyecto. Las estimaciones
de votación que se usa a menudo en de duración no incluyen retrasos, pero
proyectos ágiles es el puño de cinco, en pueden incluir alguna indicación del rango
el que el director del proyecto pide al de resultados posibles. Por ejemplo: Un
equipo que muestre su nivel de apoyo rango de 2 semanas ± 2 días, para indicar
a una decisión manteniendo en alto un que la actividad durará al menos 8 días
puño cerrado (que indica apoyo nulo) y no más de 12 (asumiendo una semana
hasta un máximo de cinco dedos (que laboral de 5 días).
indica pleno apoyo). Si un miembro del
equipo levanta menos de tres dedos, se Es importante aportar detalles adicionales
le da la oportunidad de discutir cualquier que respalden la estimación de la
objeción con el equipo. El director del duración, a esto se le conoce como la Base
proyecto continúa con el proceso del de las estimaciones. Independientemente
puño de cinco hasta que el equipo logre del nivel de detalle, la documentación
el consenso (que todos levanten tres o de apoyo debería proporcionar una
más dedos) o acepta pasar a la siguiente comprensión clara y completa de la forma
decisión. en que se obtuvo la estimación de la
duración.
Finalmente, recordemos que cuando se
usa un enfoque ágil, es necesario realizar Los detalles de apoyo para las
Reuniones de planificación de iteraciones estimaciones de la duración pueden
o sprints para discutir elementos incluir:
prioritarios de trabajo pendiente asociado
al producto y decidir con cuáles de estos • Documentación de las bases de las
elementos el equipo se comprometerá a estimaciones
trabajar en la siguiente iteración. • Documentación de todos los
supuestos realizados

Formación Especializada
<<<<< 0025

• Documentación de todas las restricciones conocidas

• Indicación del rango de las estimaciones posibles (p.ej., ±10%) para indicar que
la duración se estima dentro de un rango de valores
• Indicación del nivel de confianza de la estimación final
• Documentación de los riesgos individuales del proyecto que influyen en esta
estimación

Por último, es posible que de este proceso surja la necesidad de Actualizar los
documentos del proyecto. Entre los documentos susceptibles de actualización
podemos contar los atributos de las actividades, el registro de supuestos, y el registro
de lecciones aprendidas.

Formación Especializada
 Desarrollar el Cronograma

06
Formación Especializada
<<<<< 0027

Desarrollar el Cronograma
Es el proceso de analizar secuencias de actividades,
duraciones, requisitos de recursos y restricciones del
cronograma para crear un modelo de programación para
la ejecución, el monitoreo y el control del proyecto. Este
proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que genera un modelo de programación con

fechas planificadas para completar las actividades del proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

DESARROLLAR EL CRONOGRAMA

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión del cronograma
- Línea base del alcance
2. Documentos del proyecto
- Atributos de la actividad
- Lista de actividades
- Registro de supuestos
- Base de las estimaciones
- Estimaciones de la duración
- Registro de lecciones aprendidas
- Lista de hitos
- Diagramas de red del cronograma
del proyecto
- Asignaciones del equipo del
proyecto
- Calendarios de recursos
- Requisitos de recursos
- Registro de riesgos
3. Acuerdos
4. Factores ambientales de la empresa
5. Activos de los procesos de la
organización
1. Análisis de la red del cronograma
2. Método de la ruta crítica
3. Optimización de recursos
4. Análisis de datos
- Análisis de escenarios “¿Qué pasa
si…?”
- Simulación
5. Adelantos y retrasos
6. Compresión del cronograma
7. Sistema de información para la
dirección de proyectos
8. Planificación ágil de liberaciones
1. Línea base del cronograma
2. Cronograma del proyecto
3. Datos del cronograma
4. Calendarios del proyecto
5. Solicitudes de cambio
6. Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto
- Plan de gestión del cronograma
- Línea base de costos
7. Actualizaciones a los documentos
del proyecto.
- Atributos de la actividad
- Registro de supuestos
- Estimaciones de la duración
- Registro de lecciones aprendidas.
- Requisitos de recursos
- Registro de riesgos

Figura 5. Desarrollar el Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.

Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0028
Por regla general, una vez determinadas
las fechas de inicio y finalización de una
actividad, se encomienda al personal
asignado a las tareas la revisión de
sus actividades asignadas. El personal
confirma que las fechas de inicio y
finalización no entran en conflicto con
los calendarios de recursos o con las
actividades asignadas en otros proyectos
o tareas, y de este modo siguen siendo
válidas. Luego, se analiza el cronograma
para determinar si existen conflictos con
las relaciones lógicas y si es necesaria la
nivelación de recursos antes de aprobar
el cronograma y definir la línea base.
Entradas
El proceso de Desarrollar el Cronograma
presenta como entradas, los componentes
del Plan para la dirección de Proyecto
que comprenden el Plan para la gestión
del cronograma, y la Línea base del
alcance. Así mismo, se deben tener en
cuenta los Documentos del Proyecto
compuestos entre otros por los atributos
de la actividad, la lista de actividades,
el registro de supuestos, la base de las
estimaciones, las estimaciones de la
duración, registro de lecciones aprendidas,
lista de hitos, diagramas de red del
cronograma del proyecto, asignaciones
del equipo del proyecto, calendarios de
Formación Especializada
>>>
recursos, requisitos de recursos y registro
de riesgos.
Otra entrada importante del desarrollo
del cronograma son los Acuerdos, ya
que los proveedores pueden suministrar
información para el cronograma del
proyecto, conforme desarrollan los
detalles sobre cómo realizarán el trabajo
del proyecto para cumplir con los
compromisos contractuales.
Igualmente, deberán tenerse en cuenta
algunos Factores ambientales de la
empresa, como son los estándares
gubernamentales o de la industria y
los canales de comunicación. Por otro
lado, entre los Activos de los procesos
de la organización que pueden influir
en el proceso, debemos considerar
la metodología de programación que
contiene las políticas que rigen el
desarrollo y mantenimiento del modelo
de programación, y el calendario(s) del
proyecto.
Herramientas y técnicas
Por su parte, las herramientas y técnicas
que constituyen el proceso de Diseñar el
Cronograma comprenden el Análisis de la
red del cronograma, que implica evaluar
la necesidad de sumar reservas de
cronograma para reducir la probabilidad
<<<<< 0029

de un retraso en el cronograma y revisar esta técnica nos permite tomar decisiones

la red para determinar si la ruta crítica
presenta actividades de alto riesgo o
elementos con adelantos extensos que
puedan requerir el uso de reservas de
cronograma.
Otra herramienta que constituye este
proceso es el Método de la ruta crítica,
el cual calcula las fechas de inicio y
finalización, tempranas y tardías, para
todas las actividades, sin tener en cuenta
las limitaciones de recursos, y realiza
un análisis que recorre hacia adelante y
hacia atrás toda la red del cronograma. La
ruta crítica es la secuencia de actividades
que representa el camino más largo a
través de un proyecto, lo cual determina
la menor duración posible del mismo.
para determinar los riesgos asociados a
la ejecución del proyecto. Igualmente,
nos permite plantear alternativas para
minimizar los mismos y prever retraso
en el cronograma de trabajo. La segunda
técnica es la simulación, que modela
los efectos combinados de los riesgos
individuales del proyecto y otras fuentes
de incertidumbre para evaluar su posible
impacto en el logro de los objetivos del
proyecto.
Una vez más encontramos los Adelantos
y retrasos, como refinamientos que se
aplican durante el análisis de la red con
objeto de desarrollar un cronograma
viable a través del ajuste del momento de
comienzo de las actividades sucesoras.

La siguiente herramienta es la También contamos con técnicas de

Optimización de recursos y se utiliza para Compresión del cronograma, usadas
ajustar las fechas de inicio y finalizaciónpara acortar o acelerar la duración
de las actividades, a fin de ajustar el usodel cronograma sin reducir el alcance
planificado de recursos para que sea igual del proyecto. Entre ellas tenemos la
o menor que su disponibilidad. Entre las intensificación que procura el menor
técnicas de optimización de recursos incremento de costo mediante la adición
podemos encontrar la nivelación de de recursos; y la ejecución rápida, en la
Recursos y la estabilización de recursos. que fases que normalmente se realizan en
secuencia se llevan a cabo en paralelo al
Veamos ahora un par de técnicas que menos durante una parte de su duración.
pueden usarse para el Análisis de datos
en este proceso. La primera de ellas es el Un recurso adicional son los Sistemas
análisis de escenarios “¿Qué pasa si…?”, de información para la dirección de

Formación Especializada
0030 >>>

proyectos (PMIS), los cuales incluyen cambios y que se utiliza como base de
software de programación que acelera comparación con los resultados reales.
el proceso de construir un modelo de
programación mediante la generación de El Cronograma del proyecto es una
fechas de inicio y finalización basadas en salida de un modelo de programación
las entradas de actividades, los diagramas que presenta actividades vinculadas con
de red, los recursos y las duraciones de fechas planificadas, duraciones, hitos
las actividades. y recursos. El cronograma del proyecto
debe contener, como mínimo, una fecha
Finalmente, la Planificación ágil de de inicio y una fecha de finalización
liberaciones proporciona una línea planificadas para cada actividad. Aunque
de tiempo resumida de alto nivel del el modelo de programación del proyecto
cronograma de liberación en base a la puede presentarse en forma de tabla, es
hoja de ruta del producto y la visión de más frecuente representarlo en forma
producto para su evolución. Igualmente, gráfica, bien sea usando un diagrama
determina la cantidad de iteraciones de barras, también conocido como
o sprints de la liberación, y permite al diagrama de Gantt; un diagrama de hitos;
responsable del producto y al equipo o un diagrama de red del cronograma del
decidir cuánto es necesario desarrollar proyecto.
y cuánto tiempo insumirá tener un
producto liberable sobre la base de las No podemos olvidar los Datos del
metas, dependencias e impedimentos del cronograma, que son el conjunto de la
negocio. información necesaria para describir y
controlar el cronograma. Y el Calendario
del proyecto, que identifica los días
Salidas laborables y turnos de trabajo disponibles
para las actividades del cronograma.

Pasando ahora a las salidas, nos
encontramos la Línea base del
cronograma, que consiste en la versión
aprobada de un modelo de programación
que sólo puede cambiarse mediante
procedimientos formales de control de
Las modificaciones del alcance o del
cronograma del proyecto pueden dar
como resultado Solicitudes de cambio
de la línea base del alcance y/o de otros
componentes del plan para la dirección
del proyecto.

Formación Especializada
<<<<< 0031

Recordemos que antes de aplicar Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto,
cualquier cambio pasa por el proceso de control de cambios de la organización
mediante una solicitud de cambio. Los componentes que pueden requerir una solicitud
de cambio para el plan para la dirección del proyecto incluyen, entre otros el plan de
gestión del cronograma y la línea base de costos.

Finalmente, podrían aplicarse también Actualizaciones a los documentos del

proyecto, entre los que se consideran atributos de la actividad, registro de supuestos,
estimaciones de la duración, registro de lecciones aprendidas, requisitos de recursos
y registro de riesgos.

Formación Especializada
0032 >>>

Controlar el Cronograma

07
Formación Especializada
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Controlar el cronograma

Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para

actualizar el cronograma del proyecto y gestionar cambios
a la línea base del cronograma. Este proceso se lleva a
cabo a lo largo de todo el proyecto.

Gracias a este proceso es que la línea base del cronograma se mantiene a lo largo
del proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del

proceso:

CONTROLAR EL CRONOGRAMA

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:

1. Plan para la dirección del proyecto
- Plan de gestión del cronograma
- Línea base del cronograma
- Línea base del alcance
- Línea base para la medición del
desempeño
2. Documentos del proyecto
- Registro de lecciones aprendidas
- Calendarios del proyecto
- Cronograma del proyecto
- Calendarios de recursos
- Datos del cronograma
3. Datos de desempeño del trabajo
4. Activos de los procesos de la
organización
1. Análisis de datos
- Análisis del valor ganado
- Gráfica de trabajo pendiente de
iteración
- Revisiones del desempeño
- Análisis de tendencias
- Análisis de variación
- Análisis de escenarios “¿Qué pasa
si…?”
2. Método de la ruta crítica
3. Sistema de información para la
dirección de proyectos
4. Optimización de recursos
6. Adelantos y retrasos
7. Compresión del cronograma
1. Información de desempeño del
trabajo
2. Pronósticos del cronograma
3. Solicitudes de cambio
4. Actualizaciones al plan para la
dirección del proyecto
- Plan de gestión del cronograma
- Línea base del cronograma
- Línea base de costos
- Línea base para la medición del
desempeño
5. Actualizaciones a los documentos
del proyecto
- Registro de supuestos
- Base de las estimaciones
- Registro de lecciones aprendidas
- Cronograma del proyecto
- Calendarios de recursos
- Registro de riesgos
- Datos del cronograma

Figura 6. Controlar el Cronograma: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas

Formación Especializada
0034
La actualización del modelo de
programación requiere conocer el
desempeño real a la fecha. Cualquier
cambio con respecto a la línea base del
cronograma sólo se puede aprobar a través
del proceso Realizar el Control Integrado
de Cambios. Controlar el Cronograma,
como componente del proceso Realizar
el Control Integrado de Cambios, se
ocupa de determinar el estado actual
del cronograma del proyecto, influir en
los factores que generan cambios en el
cronograma, reconsiderar las reservas de
cronograma necesarias, determinar si el
cronograma del proyecto ha cambiado,
y gestionar los cambios reales conforme
suceden. Las modificaciones que surjan al
cronograma no deben ser mal vistas ya que
existen proyectos que por su naturaleza o
por las variables externas que lo afectan
pueden necesitar actualizaciones.
Entradas
Las entradas del proceso Controlar el
Cronograma comprenden el Plan para la
dirección del proyecto, compuesto por el
plan de gestión del cronograma, la línea
base del cronograma, la línea base del
alcance y la línea base para la medición
del desempeño. Así mismo, se tendrán
en cuenta los Documentos del proyecto
como el registro de lecciones aprendidas,
Formación Especializada
>>>
el calendario del proyecto, el cronograma
del proyecto, el calendario de recursos y
los datos del cronograma.
Ahora bien, los Datos de desempeño del
trabajo, contienen datos sobre el estado
del proyecto, tales como las actividades
que se han iniciado, su avance y qué
actividades se han completado. Por
su parte, los Activos de los procesos
de la organización incluyen políticas,
procedimientos y guías existentes,
formales e informales, relacionados con
el control del cronograma; herramientas
de control del cronograma, y métodos de
monitoreo y preparación de informes a
utilizar.
Herramientas y técnicas
Entre las herramientas y técnicas se
considera el Análisis de datos, como
el Análisis del valor ganado, el cual es
utilizado para evaluar la magnitud de
la desviación con respecto a la línea
base original del cronograma; gráfica
de trabajo pendiente de iteración, la
cual se utiliza para analizar la variación
con respecto al trabajo pendiente ideal
basado en el trabajo comprometido en
la planificación de las iteraciones; las
revisiones del desempeño, que permiten
medir, comparar y analizar el desempeño
del cronograma con relación a su línea
<<<<< 0035

base; el análisis de tendencias, que teniendo en cuenta tanto la disponibilidad

analiza el desempeño del proyecto a lo de los recursos como el tiempo.
largo del tiempo para determinar si el
desempeño está mejorando o se está El ajuste de Adelantos y retrasos, otra
deteriorando; el análisis de variación, que de las herramientas de este proceso, se
examina las variaciones en las fechas de utiliza durante el análisis de la red para
inicio y finalización planificadas frente a encontrar maneras de volver a alinear
las reales, duraciones planificadas frente con el plan las actividades retrasadas del
a las reales y variaciones en la holgura; proyecto.
y finalmente, el análisis de escenarios
“¿Qué pasa si…?”, utilizado para evaluar Por último, se cuenta con las técnicas
los diferentes escenarios, sobre la base de Compresión del cronograma, que se
de la salida de los procesos de Gestión de utilizan para encontrar maneras de volver
los Riesgos del Proyecto. a alinear las actividades retrasadas del
proyecto con el plan mediante la ejecución
El Método de la ruta crítica, abordado rápida o la intensificación del cronograma
anteriormente, permite comparar el para el trabajo restante.
avance a lo largo de la ruta crítica,
contribuyendo a determinar el estado del Salidas
cronograma. Por su parte, los Sistema de
información para la dirección de proyectos El proceso de Controlar el Cronograma
(PMIS) incluyen software de programación otorga como salidas la Información de
que permite hacer un seguimiento de desempeño del trabajo, que incluye
las fechas planificadas en comparación información sobre el desempeño del
con las fechas reales, informar sobre las trabajo del proyecto en comparación con la
desviaciones en el avance con respecto a línea base del cronograma; los Pronósticos
la línea base y pronosticar los efectos de del cronograma, que implican entender
los cambios en el modelo de programación que las actualizaciones del cronograma
del proyecto. son pronósticos de estimaciones o
predicciones de condiciones y eventos
Seguidamente, las técnicas de futuros para el proyecto, basados en la
Optimización de recursos implican la información y el conocimiento disponibles
programación de las actividades y los en el momento de realizar el pronóstico.
recursos requeridos por las actividades

Formación Especializada
0036
El análisis de la variación del cronograma,
las revisiones de los informes de
avance, los resultados de las medidas
de desempeño y las modificaciones del
alcance o del cronograma del proyecto,
pueden conducir a Solicitudes de
cambio de la línea base del cronograma,
la línea base del alcance y/o de otros
componentes del plan para la dirección
del proyecto, lo cual se considera como
otra salida del proceso.
Recordemos que antes de aplicar
Actualizaciones al plan para la dirección
del proyecto, cualquier cambio pasa por
el proceso de control de cambios de la
organización mediante una solicitud de
cambio. Los componentes que pueden
requerir una solicitud de cambio,
comprenden el plan de gestión del
cronograma, la línea base del cronograma,
la línea base de costos y la línea base para
la medición del desempeño.
Finalmente, podrían aplicarse también
Actualizaciones a los documentos del
proyecto, entre los que se consideran
atributos de la actividad, registro de
supuestos, estimaciones de la duración,
registro de lecciones aprendidas,
requisitos de recursos y registro de riesgos.
Adicionalmente, las Actualizaciones del
plan para la dirección del proyecto, que
Formación Especializada
>>>
pueden incluir el Plan para la gestión del
alcance del proyecto, la Línea base del
alcance, la Línea base del cronograma,
en caso de que los cambios requeridos
del cronograma sean muy importantes,
la Línea base de costos, los cuales se
incorporan en respuesta a los cambios
aprobados en el alcance del proyecto,
los recursos o las estimaciones de costos
y la Línea base para la medición del
desempeño.
Finalmente, se obtiene como salida las
Actualizaciones a los documentos del
proyecto que incluyen el registro de
supuestos, la base de las estimaciones,
el registro de lecciones aprendidas, el
cronograma del proyecto, calendarios de
recursos, el registro de riesgos, y los datos
del cronograma
<<<<< 0037

Conclusiones
La gestión del cronograma plantea los pasos clave para determinar la asignación de
recursos que se requiere para finalizar el proyecto dentro de un plazo establecido,
además de hacer seguimiento a su ejecución verificando si se cumple con lo
planeado y en caso contrario aplicar los correctivos pertinentes.

El cronograma finalizado y aprobado es la línea base que se utilizará en el proceso

de controlar el cronograma, pero no ha de ser algo rígido, sino que se deben
permitir ciertas modificaciones; ya que existen proyectos que por su naturaleza o
por las variables externas que lo afectan pueden necesitar actualizaciones durante
su desarrollo.

Formación Especializada
0038 >>>

PROCESOS DE LA GESTIÓN
DEL CRONOGRAMA

Bibliografía
Project Management Institute. (2017). A Guide
To The Project Management Body Of Knowledge
(PMBOK Guides). 6a. edición.

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