SENA

Importancia de los
Archivos
Evidencia 3: Ensayo

ELVIA DIVIA MOLANO PAMO

TUTORA

Jorge Enrique Meza Rocha

18-9-2018
Ensayo “Importancia de los Archivos”. De acuerdo con los conocimientos
adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un
ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos
teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual.
Los archivos son los medios por excelencia para almacenar datos e información
acerca de acontecimientos que han tenido lugar en un espacio y tiempo, estos
adquieren gran importancia cuando se desea mantener un registro testimonial sobre
hechos que pueden ser requeridos posteriormente para atestiguar acerca de algo.
La historia de estos se remonta a siglos atrás, se cree que surgieron juntamente con
la escritura, aunque desde mi punto de vista personal; considero que desde que el
hombre empezó a crear figuras para intentar comunicarse, desde ese momento se
empezó a consolidar la idea de archivística, aunque este término no existiera en sus
diccionarios.
Luego de eso, cada civilización y cultura ha tenido sus propios sistemas de
archivado, pero todos conservan el mismo principio: mantener la información
confiable, accesible, integra y protegida.
En nuestro medio podemos encontrar información por todos lados, esta a su vez se
encuentra almacenada en archivos que a su vez se encuentran guardados en
diversos soportes, algunos de estos son físicos que corresponden a grandes centros
de datos, archivadores, cajas de archivo, entre muchos otros soportes dedicados
para tal fin, existe otro medio de almacenamiento que corresponde a todo lo que
tiene que ver con la tecnología digital, llamado también el mundo de los bits, estos
soportes son confiables pero un poco menos seguros que los físicos si tomamos en
cuenta que la información pasa viajando de un lado para otro, de un dispositivo a
otro, pero lo que si no podemos dejar de apreciar de estos soportes es la velocidad
con la que se puede acceden a la información consultada, bastaran unos cuantos
clics y ya está.
Todos los archivos, sin importar el soporte en el que se encuetaren almacenados
tienen ciertas características o cualidades que son:
 Económicos: permiten ahorrar costos derivados del tiempo y el personal
empleado.
 Simples: identifican de manera sencilla y clara el contenido de estos.
 Exactos: para almacenar los archivos se deben clasificar de manera precisa
para evitar equivocaciones.
Estos archivos a su vez se clasifican según con algunos criterios como son:
 Archivos centralizados: Cuando una
sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
Archivo descentralizado:
Aquel que lleva cada una de las
dependencias de la organización. Es
decir, es independiente de todo proceso
archivístico.
Archivo descentralizado con control
descentralizado:
Según la organización
Este depósito de información lo lleva
cada dependencia y la responsabilidad
es del jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control
centralizado
Este depósito de archivo se maneja de
acuerdo con las necesidades de cada
dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se
controla desde el archivo central.
Archivo activo
Compuesto por documentos del año
actual o años anteriores, que se
encuentren en proceso de tramitación,
como: historias laborales, resoluciones,
contratos y demás documentos que se
encuentren en el proceso de consulta.
Por tanto, es el que satisface las
necesidades de conservación y
consulta permanente.
Según su Uso
Archivo semiactivo
Son los documentos que varían en su
periodo de conservación y su consulta
es menor.
Archivo inactivo
Son los documentos con una
durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus
disposiciones legales, fiscales,
comerciales o históricas.
Archivo Público
Es todo documento que pertenece a las
Según su Naturaleza
entidades del Estado.
Archivo Privado de Interés Público

También encontramos estos archivos asociados con unas características que
obedecen al ciclo de vida de los documentos que contienen.
Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico
Los archivos se clasifican en diversas categorías, estas teniendo en cuenta la
jurisdicción de competencia que los almacenas, estas son:
Archivo General de la Nación
Es un ente que regula las
sanciones y responsabilidades
del archivo, de acuerdo a la
pertinencia pública de cada una
de sus entidades:
 Archivo general del
departamento.
 Archivo general del
municipio.
 Archivo general del
distrito.
Son aquellos documentos que por su
valor histórico, investigativo, científico o
cultural son de interés público.
Archivo Privado
Son los documentos que pertenecen a
personas naturales o jurídicas.
Corresponde a la documentación que
se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la
organización
Es la agrupación de documentos que
han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada
dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
Aquellos documentos que se
transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.
Territorialidad Organización del Estado
Según el artículo 8 de la Ley Según el artículo 9 de la ley
General de Archivos de general de archivos de
Colombia, los archivos Colombia, los archivos desde
desde el punto de vista el punto de vista de la
territorial, se clasifican en: organización del estado, se
clasifican en:
 Archivos de
entidades del orden  Archivos de la rama
nacional. ejecutiva.
 Archivos de  Archivos de la rama
entidades del orden legislativa.
departamental.  Archivos de la rama
 Archivos de judicial.
entidades del orden  Archivos de los
distrital. organismos de orden
 Archivos de de control.
entidades del orden  Archivos de los
metropolitano. organismos
autónomos.
 Archivos de
entidades del orden
municipal.
 Archivos de
entidades del orden
local.
 Archivos de las
nuevas estadidades
territoriales que se
creen por ley.
 Archivos de los
territorios indígenas
que se crearán
cuando la ley los
desarrolle.
CONCLUSIÓN
Los archivos son el testimonio de la gestión de una empresa, en estos se almacena
cada suceso en el orden que se presenta, y deben ser almacenados en este mismo
orden.
Por otro lado, se deben establecer medios adecuados para que estos no solo estén
guardado, sino que también cumplan con unos principios básicos de la información:
que sea integra, segura, accesible y así ser eficiente a la hora de trabajar con estos.