Manual SG-SST empresa transporte

MANUAL DEL SISTEMA DE Código: SG SST MN 01
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Versión: 01

Y SALUD EN EL TRABAJO Fecha: junio de 2017
PRESENTACIÓN
El alto desempeño en seguridad y salud en el trabajo contribuye en gran manera al

logro de la calidad y efectividad en las operaciones. De ahí que promover el bienestar
de los trabajadores contribuye a elevar la competitividad, la rentabilidad y, por
consiguiente, la supervivencia de las organizaciones.
La empresa TRANS AJ SAS, consciente de su responsabilidad social y legal sobre

las condiciones de trabajo y salud de sus trabajadores como motor del desarrollo
económico y social, definirá y aplicará las acciones tendientes a establecer,
implementar y mantener su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
con la finalidad de evaluar y mejorar los resultados en la prevención de accidentes y
enfermedades laborales en el lugar de trabajo por medio de la gestión eficaz de los
peligros y riesgos, de tal manera que:
 La aplicación de las medidas de prevención y protección se lleven a cabo de una

manera eficiente y coherente.
 Se establezcan políticas pertinentes.
 Se adopten compromisos.
 Se consideren todos los elementos del lugar de trabajo para identificar los peligros
y valorar los riesgos.
 La alta dirección y los trabajadores participen en el proceso a su nivel de
responsabilidad.
Lo anterior enmarcado en un proceso lógico y por pasos que permite decidir aquello
que debe hacerse, el mejor modo de hacerlo, supervisar los progresos realizados con
respecto al logro de las metas establecidas, evaluar la eficacia de las medidas
adoptadas e identificar oportunidades de mejora, satisfaciendo así el cumplimiento de
los requisitos legales aplicables en materia de seguridad y salud en el trabajo y las
necesidades de adaptación a cambios internos y externos de la empresa
El manual que se presenta a continuación refleja la estructuración del sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), basado en las características
específicas de su proceso y su actividad económica y en el cumplimiento a lo
establecido en la ley 1562 de 2012 y el decreto 1072 de 2015.
1
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Seguridad y salud en el trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las

lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección
y promoción de la salud de los trabajadores.
Busca mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el
trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y
social de los trabajadores. Ley 1562/2012
Accidente de trabajo: Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del
trabajo y produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o
psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Ley 1562/2012
Enfermedad laboral: Resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la

actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar.
Ley 1562/2012
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable.
Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo SG-SST, para lograr mejoras en el desempeño de la organización
en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política.
Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no

conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
Actividad rutinaria. Actividad que forma parte de la operación normal de la

organización, se ha planificado y es estandarizable.
Actividad no rutinaria. Actividad que no forma parte de la operación normal de la

organización, que no es estandarizable debido a la diversidad de escenarios y
condiciones bajo las cuales pudiera presentarse.
Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o

inducido por la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad
suficiente para causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así
como también daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de
sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales.
2
Auto-reporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el

trabajador o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones
adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo.
Centro de trabajo: Se entiende por centro de trabajo a toda edificación o área a cielo
abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada.
Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo
a través de los siguientes pasos:
 Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los

trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se
pueden mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas.
 Hacer: Implementación de las medidas planificadas.
 Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están
consiguiendo los resultados deseados.
 Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la
seguridad y salud de los trabajadores.
Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de auto -reporte de

condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil
sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora.
Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores

que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y
salud de los trabajadores. Quedan específicamente incluidos en esta definición, entre
otros:
a) Las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos,
herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de
trabajo;
b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de
trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia;
c) Los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado
anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y;
d) La organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos
o biomecánicos y psicosociales.
Descripción sociodemográfica: Perfil socio demográfico de la población

trabajadora, que incluye la descripción de las características sociales y demográficas
de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de
residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza,
ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.
3
Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia.
Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la

realización de una acción.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo,

que afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción
inmediata y coordinada de los trabajadores, brigadas de emergencias y primeros
auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud.
Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel
de probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las
consecuencias de esa concreción.
Evento Catastrófico: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera

significativamente el funcionamiento normal de la empresa, implica daños masivos
al personal que labora en instalaciones, parálisis total de las actividades de la
empresa o una parte de ella y que afecta a la cadena productiva, o genera
destrucción parcial o total de una instalación.
Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las
características de éste.
Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a

recursos, políticas y organización con que cuenta la empresa para atender las
demandas y necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e

implementación del SG-SST.
Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el

período definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de
recursos propios del programa o del sistema de gestión.
Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa

acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva los cuales
dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida
que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.
4
Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en este
campo, de forma coherente con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo SST de
la organización.
No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de

estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables,
entre otros.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.
Política de seguridad y salud en el trabajo: Es el compromiso de la alta dirección

de una organización con la seguridad y la salud en el trabajo, expresadas
formalmente, que define su alcance y compromete a toda la organización.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

las actividades desempeñadas.
Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones
informan sobre su desempeño.
Revisión proactiva: Es el compromiso del empleador o contratante que implica la

iniciativa y capacidad de anticipación para el desarrollo de acciones preventivas y
correctivas, así como la toma de decisiones para generar mejoras en el SG-SST.
Revisión reactiva: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales,

incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral por enfermedad.
Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una

norma vigente y que aplica a las actividades de la organización.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o

eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por éstos.
Valoración del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo
estimado.
Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud en el

trabajo: Comprende la recopilación, el análisis, la interpretación y la difusión
continuada y sistemática de datos a efectos de la prevención. La vigilancia es
indispensable para la planificación, ejecución y evaluación de los programas de
seguridad y salud en el trabajo, el control de los trastornos y lesiones relacionadas
5
con el trabajo y el ausentismo laboral por enfermedad, así como para la protección y
promoción de la salud de los trabajadores. Dicha vigilancia comprende tanto la
vigilancia de la salud de los trabajadores como la del medio ambiente de trabajo.
ABREVIATURAS Y GUÍAS
En este documento se encontrarán las siguientes abreviaturas:
SG-SST: Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

SST: Seguridad y salud en el trabajo
ARL: Administradora de Riesgos Laborales
COPASST: Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo
Adicionalmente en el manual se encontrarán relacionados como anexos registros y

documentos.
6
ESQUEMA SG-SST
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Política
Mejoramiento Organización
Auditoria Planificación
Verificación Aplicación
7
1.1 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La alta dirección de la empresa TRANS AJ SAS, con la participación del vigia de la

seguridad y salud en el trabajo ha definido una política de SST con el objeto de
desarrollar una gestión eficaz de la seguridad y salud de sus trabajadores, se ha
determinado los principios que la fundamentan, partiendo del precepto de proteger la
vida, la integridad y la salud.
Con el fin de dar cumplimiento al decreto 1072 de 2015, la alta dirección de la empresa
garantiza que la política:
 Es apropiada a la naturaleza y magnitud de los riesgos de SST.

 Incluye un compromiso de prevención de los daños y el deterioro de la salud, y de
mejora continua de la gestión de la SST y del desempeño de la SST.
 Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros
requisitos que la empresa suscriba relacionados con sus peligros de SST.
 Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de SST.
 Se documenta, implementa y mantiene.
 Se comunica a todas las personas que trabajan para la empresa, con el propósito de
hacerles conscientes de sus obligaciones individuales en materia de SST.
 Está a disposición de las partes interesadas.
 Se revisa periódicamente para asegurar que sigue siendo pertinente y apropiada.
Las inducciones a los trabajadores y su exposición en las carteleras de la empresa son

los medios a utilizar para divulgar internamente esta Política.
La disponibilidad externa de la misma para todas las partes interesadas quedara

asegurada mediante su publicación en cartelera y su entrega cuando sea solicitada.
Para asegurar su continua adecuación y efectividad, la política de SST será revisada

anualmente por la alta dirección, en el momento en que realice la revisión del sistema de
gestión, tal y como se describe en el numeral correspondiente del presente manual.
DOCUMENTO ANEXOS
Política de seguridad y salud en el trabajo 1
8
1.2 POLITICA DE ALCOHOL DROGAS Y TABAQUISMO
El consumo de alcohol, drogas y tabaco puede tener un impacto negativo en la salud y la

seguridad en el lugar de trabajo, ya que entrañan riesgos tanto para los trabajadores
afectados como para sus compañeros y terceros.
En base a lo anterior la empresa ha diseñado la política de alcohol, drogas y tabaquismo

la cual será divulgada en las inducciones a los trabajadores y se exhibirá en la cartelera
de la empresa.
DOCUMENTO ANEXOS
Política de alcohol , drogas y tabaquismo 2
9
2.1 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
2.1.1 DATOS GENERALES ADMINISTRATIVOS
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL TRANS AJ SAS

NIT 900885815-8
ACTIVIDAD ECONÓMICA
Empresas dedicadas al transporte inter-
municipal de carga por carretera
ARL Sura
CODIGO DE LA ACTIVIDAD 4604201
CLASE DE RIESGO DE LA EMPRESA IV
DIRECCIÓN Calle 78 N 52 D -87
E-MAIL logistica@plasticosarango.com
TELÉFONO 448 48 86
MUNICIPIO Itagüí
DEPARTAMENTO Antioquia
2.1.2 NUMERO DE EMPLEADOS
AREA NUMERO DE EMPLEADOS

ADMINISTRATIVA 1
OPERATIVA 5
TOTAL 6
2.1.3 JORNADA LABORAL
AREA DIAS HORARIO
Lunes -viernes 7:00 am -5:00 pm

Administrativa
Sábado 7:00 am -2:00 pm
Operativa Lunes -viernes 7:00 am -5:00 pm
Sábado 7:00 am -2:00 pm
10
2.1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Gerencia
Vendedores
2.1.5 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN EL PROCESO
Vehiculos, caja de herramientas, carretillas.
2.2. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO
La alta dirección de la empresa TRANS AJ SAS es responsable, por la protección de

la seguridad y la salud de los trabajadores, además está acorde con lo establecido en
el artículo 56 del Decreto Ley 1295 de 1994, la Circular Unificada de 2004 y demás
reglamentación aplicable. Para los anterior se ha definido las obligaciones y
responsabilidades en seguridad y salud en el trabajo para los niveles directivos,
medios y operativos.
DOCUMENTO ANEXOS
Manual de funciones y responsabilidades en seguridad y salud en el 3

trabajo
2.3. ASPECTOS JURÍDICOS Y LABORALES
2.3.1 Reglamento Interno de Trabajo
La legislación laboral colombiana obliga a que algunos empleadores elaboren un

reglamento interno de trabajo. Sobre el respecto dice el artículo 105 del código
sustantivo del trabajo:
Obligación de adoptarlo. 1. Está obligado a tener un reglamento de trabajo todo

patrono que ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en
empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte
(20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.
11
La empresa cuenta con el reglamento interno de trabajo, el cual es dado a conocer a

los empleados y se encuentra exhibido en lugares visibles.
2.3.2 Reglamento de higiene y seguridad industrial
La empresa TRANS AJ SAS posee el reglamento de higiene y seguridad industrial, el

cual es dado a conocer a los empleados y se encuentra publicado en lugares visibles
de las instalaciones.
DOCUMENTO ANEXOS
Reglamento de higiene y seguridad industrial 4
2.3.3 Comité paritario de la seguridad y salud en el trabajo o vigía de SST
La empresa TRANS AJ SAS constituyo el vigia de SST, dando cumplimiento a la

resolución 2013 de 1986 y al Decreto 1295 de 1994.
El vigia de SST hace una reunión mensual y desarrolla actividades en seguridad y

salud en el trabajo, participando de manera activa en el funcionamiento del sistema de
gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
DOCUMENTO ANEXOS
Acta de constitución del COPASST o vigía de SST 5
Acta de reunión del COPASST o vigía de SST 6
Dentro de las principales funciones y responsabilidades del vigia de SST, dando

cumplimiento al artículo 11 de la resolución 2013 de 1989, artículo 26 del decreto 614
y el decreto 1295 de 1994, se encuentran:
Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la

adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan
la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
Proponer y participar en actividades de capacitación en seguridad y salud en el
trabajo dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o
establecimiento de trabajo.
Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de seguridad y
salud en el trabajo en las actividades que éstos adelanten en la empresa y
recibir por derecho propio los informes correspondientes.
12
Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y

seguridad industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el Reglamento de
Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgación
y observancia.
Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales y proponer al empleador las medidas correctivas que
haya lugar para evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se hayan
realizado.
Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes,
máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de
trabajadores en cada área o sección de la empresa e informar al empleador
sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de
control.
Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en
materia de medicina, higiene y seguridad industrial.
Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores en
la solución de los problemas relativos a la seguridad y salud en el trabajo.
Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la seguridad y
salud en el trabajo.
Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y
enfermedades laborales con el objeto proponer soluciones de mejora en el
desempeño de la seguridad y salud en el trabajo.
2.3.4 Comité de convivencia laboral
La empresa TRANS AJ SAS cuenta con un comité de convivencia laboral dando

cumplimiento a lo establecido en las resoluciones 652 y 1356 de 2012, creado como
medida preventiva para el acoso laboral. Sesiona de manera trimestral o en casos
que requieran intervención inmediata.
DOCUMENTO ANEXOS
Acta de constitución del comité de convivencia laboral 7
Acta de reunión del comité de convivencia laboral 8
Formato de reporte de presunto acoso laboral 9
Manual de convivencia laboral 10
Cabe destacar que la empresa diseñara el manual de convivencia laboral que

promueva la sana convivencia y las buenas relaciones entre compañeros,
13
proveedores y clientes, en armonía con el ambiente que los rodea y que responda a
las solicitudes o requerimientos del entorno.
2.4 DEFINICIÓN DE RECURSOS
La empresa TRANS AJ SAS desde el área directiva, define y asigna los recursos
físicos, financieros y humanos para el diseño, desarrollo, supervisión y evaluación de
las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en
el lugar de trabajo y también, para que los responsables de la SST incluido el
COPASST o vigía de SST puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.
A continuación, se relacionan los recursos para el desarrollo y cumplimiento del SG-

SST
HUMANOS FISICOS FINANCIEROS
La implementación del SG-SST  Botiquin La empresa destinará los

estará a cargo el señor Jorge  Extintores recursos económicos
William Rueda Rincon y contará  Equipos de necesarios para el desarrollo
computo de las actividades
con la asesoría de personal externo
especializado y de la ARL.  Alarma programadas dentro del SG-
 Camillas SST.
Para el diseño del SG SST fue
 Uniforme de
contratada la señora Leidy Este presupuesto variara cada
brigada
Katherine García Suarez, ingeniera año acode a las necesidades
en higiene y seguridad ocupacional. en SST que tenga la empresa.
Cabe aclarar que la empresa llevara en medio magnético los soportes que relaciona
el presupuesto del SG SST.
DOCUMENTO ANEXOS
Presupuesto anual del SG SST 11
2.5 COMUNICACIÓN, PARTICIPACION, MOTIVACION Y CONSULTA SG – SST
La empresa ha establecido mecanismos de comunicación, participación de

empleados y partes interesadas externas (proveedores, contratistas, clientes,
comunidad, autoridad, entre otras) sobre los aspectos relevantes del SG-STT
14
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento de comunicación, participación, motivación y 12

consulta del SG SST
2.6 COMPETENCIA LABORAL EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:

INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
2. 6.1 INDUCCION Y REINDUCCION EN SST
Cuando un trabajador ingresa a laborar a la empresa TRANS AJ SAS recibirá una

inducción completa incluyendo los siguientes temas relacionados con la seguridad y
salud en el trabajo tales como:
 Política SST
 Política prevención de uso de alcohol, drogas y tabaco
 Objetivos y metas SST
 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
 Roles y responsabilidades con el SG-SST
 Generalidades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo
 Funcionamiento del COPASST o vigía de SST
 Funcionamiento del comité de convivencia laboral.
 Funcionamiento del plan de emergencias y de las brigadas de emergencia
 Peligros y sus controles
Como registro de esta actividad quedará el formato de inducción y reinducción que

deberá ser firmado por los trabajadores, igualmente se llevará registro de evaluación
de conocimiento.
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento de inducción y reinducción en SST 13
Registro de asistencia inducción y reinducción en SST 14
Evaluación de conocimiento de la inducción y reinducción en SST 15
15
2.6.2 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO EN SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO
La empresa TRANS AJ SAS, cuenta con un plan de capacitación y entrenamiento

dirigido al personal con el propósito de brindar conocimiento en seguridad y salud en
el trabajo necesarios para desempeñar sus actividades en forma eficiente y segura.
Este programa incluye una identificación de las necesidades de entrenamiento en

seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las competencias requeridas por cargo
y su actualización de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Este plan será revisado anualmente con la participación del COPASST o Vigía de
SST, igualmente se llevará el registro de la participación por parte de los empleados.
DOCUMENTO ANEXOS
Programa de formación, capacitación y entrenamiento en SST 16
Matriz de formación, capacitación y entrenamiento en SST 17
Registro de capacitación y entrenamiento en SST 18
Encuesta de satisfacción para los procesos de formación 19
2.7 DOCUMENTACIÓN, CONTROL Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS
2.7.1 DOCUMENTACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Se ha definido este manual para describir los elementos centrales del sistema de
gestión y su interacción. Adicionalmente se cuenta con un procedimiento de control de
documentos que permite el control, administración y conservación de los documentos
(incluyendo los registros). Se cuenta con un listado maestro de documentos y
registros de SST que permite controlar las versiones vigentes de los mismos, y define
directrices de almacenamiento, conservación y disposición final de los registros de
acuerdo a su criticidad e importancia para el sistema.
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento de control de documentos y registros 20
Listado maestro de documentos y registros 21
16
2.7.2 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
La alta dirección de la empresa TRANS AJ SAS deberá conservar los registros y

documentos que soportan el SG-SST de manera controlada y se deberá garantizar
que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño,
deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los
documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales
de los trabajadores cuando no tenga perfil del médico especialista en SST. La
empresa definirá si la conservación de los documentos se hará de forma electrónica o
física de conformidad con lo establecido en la normatividad siempre y cuando se
garantice la preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros, se conservarán por un período mínimo de

veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así

como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los
trabajadores
2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la SST, los
resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los
resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de
monitoreo biológico, audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en
general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud
de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia estará a cargo del
médico correspondiente.
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado

de los programas de vigilancia epidemiológica.
4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal. Para los

demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un
sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la
normatividad vigente y las políticas de la empresa.
Los registros son una parte importante del SG-SST, su adecuada gestión es uno de
los aspectos que garantiza la efectividad del sistema.
17
Para demostrar el cumplimiento con el SG-SST, y garantizar que la política y sus

objetivos se han alcanzados, la organización estableció y mantiene un sistema para la
identificación, recolección, y mantenimiento de sus registros, establecido a partir de
los requisitos de la legislación colombiana en SST y según los criterios
organizacionales definidos. Dentro de los documentos y registros a conservar la alta
dirección de la empresa consideran, entre otros, los siguientes:
 Información sobre la legislación en SST aplicable.
 Registros de las formaciones proporcionada a todos los empleados (incluida la
inducción y la re inducción) y la información SST.
 Registros de entrenamientos y simulacros ejecutados en desarrollo del plan
para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias
 Registros de las inspecciones realizadas.
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como
resultado de los programas de vigilancia epidemiológica.
 Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades
laborales y la investigación y análisis de estos eventos.
 Registros de los análisis de seguridad realizados a las tareas críticas no
rutinarias o trabajos de alto riesgo, los permisos y procedimientos definidos.
 Registros de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y medidas de
prevención y control definidas.
 Registro de entrega de elementos de protección personal.
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro.
 Registros relacionados con la evaluación del desempeño de la SST.
 Registros de las revisiones por la alta dirección.
 Informes de auditorías internas o externas del SG-SST
18
3.1 OBJETIVOS Y METAS
En coherencia con la política de seguridad y salud en el trabajo se ha establecido una

matriz de objetivos y metas que permiten planear de manera estratégica el sistema de
gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
Esta matriz define indicadores de medición que permitirán realizar seguimiento al

cumplimiento de los objetivos y metas tratados. Este seguimiento se realizará de
manera anual con el propósito de identificar planes de acción de mejora en caso que
sea necesario.
DOCUMENTO ANEXOS
Matriz de objetivos y metas 22
3.2 REQUISITOS LEGALES
Uno de los compromisos de la alta dirección de la empresa TRANS AJ SAS es el

cumplimiento de la normatividad vigente en SST que son aplicables a la organización.
Se tiene definido un procedimiento para la identificación de requisitos legales que

garantiza la inclusión y análisis oportuno de nuevos requisitos que le apliquen a la
empresa.
Adicionalmente define que se dará cumplimiento a los requisitos legales. Además,

establece una periodicidad de revisión de cumplimiento de los requisitos legales
Resultado de esta identificación se ha definido como registro la matriz de requisitos

legales que se mantendrá actualizada con todos los requisitos legales y de otra índole
en materia de SST
Cuando sea pertinente los requisitos legales identificados serán comunicados a los
trabajadores y las partes interesadas
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento para la identificación, acceso, evaluación y 23

actualización de la matriz de requisitos legales
Matriz de requisitos legales 24
19
3.3 DIAGNOSTICO EN SST
3.3.1 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACIÓN DE RIESGOS
La empresa TRANS AJ SAS cuenta con un procedimiento documentado para la

continua identificación de peligros, evaluación y control de riesgos con el objetivo de
controlarlos y definir prioridades en la gestión de los riesgos.
La metodología de identificación de peligros y valoración de riesgos, permite la

participación activa de los trabajadores y partes interesadas y la priorización de los
riesgos para establecer medidas de intervención con el siguiente esquema de
jerarquización:
a) Eliminación del peligro/riesgo: Rediseño de procesos o equipos para eliminar o

reducir los riesgos.
b) Sustitución: Sustituir una materia prima por una menos peligrosa o también,
sustituir un proceso de alto riesgo por uno de menor riesgo.
c) Controles de Ingeniería: Adopción de medidas técnicas para el control del
peligro/riesgo en su origen o fuente, como la implementación de sistemas de
ventilación o encerramiento de equipos. Igualmente, incluye los controles para
reducir la energía (reducir la fuerza, la presión, la temperatura entre otros) de los
sistemas de producción, cuyo fin esté asociado con el control de los riesgos en
SST.
d) Controles Administrativos: Implementación de sistemas de señalización,
advertencia, demarcación de zonas de riesgo o zonas de circulación y
almacenamiento, implementación de sistemas de advertencia y alarma, diseño e
implementación de procedimientos de seguridad para ciertos procesos o
actividades de riesgo, controles de acceso a zonas de riesgo, inspecciones de
seguridad, listas de chequeo, permisos de trabajo entre otros.
e) Equipos de Protección Personal: Cuando ciertos peligros/riesgos no se puedan
controlar en su totalidad con las medidas anteriores, el empleador deberá
suministrar a sus trabajadores la dotación pertinente de acuerdo a sus actividades.
La empresa realiza seguimiento y medición periódica de la efectividad de las medidas

de control de riesgos, de acuerdo con la identificación de peligros y control de riesgos.
Adicionalmente se cuenta con un mecanismo para el reporte, control y seguimiento de

actos y condiciones inseguras
20
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento de identificación de peligros, evaluación y valoración 25

de los riesgos
Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los 26

riesgos
Procedimiento para reporte de condiciones o actos inseguras 27
Formato para reporte de condiciones o actos inseguros 28
Formato seguimiento de condiciones o actos inseguras 29
3.3.2 EVALUACION INICIAL DEL SG SST
La alta dirección de la empresa TRANS AJ SAS , llevo a cabo la evaluación inicial

del SG SST, utilizando como herramienta de trabajo la lista de verificación en SST
suministrada por el Ministerio de Trabajo, por medio de este instrumento se permitió
mantener vigentes las prioridades en seguridad y salud en el trabajo acorde con los
cambios en las condiciones y procesos de trabajo de la empresa y acorde con las
modificaciones en la normatividad del sistema general de riesgos laborales en
Colombia.
Igualmente fue punto de partida para el diseño del sistema de gestión de la seguridad
y salud en el trabajo.
DOCUMENTO ANEXOS
Evaluacion inicial del SG SST 30
3.4 PROGRAMAS DE GESTIÓN
3.4.1 PROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO
El programa de medicina preventiva y del trabajo tiene como finalidad principal la

promoción, prevención y control de la salud del trabajador, protegiéndolo de los
peligros y riesgo ocupacionales, ubicándolo en un sitio de trabajo acorde con sus
condiciones psicofisiológicas y manteniéndolo en aptitud de producción de trabajo.
21
3.4.1.1 Objetivos
 Realizar exámenes médicos, clínicos y paraclínicos para admisión, ubicación

según aptitudes, periódicos ocupacionales, cambios de ocupación, reingreso al
trabajo, retiro y otras situaciones que alteren o puedan traducirse en riesgos
para la salud.
 Desarrollar actividades de vigilancia epidemiológica, conjuntamente con el
subprograma de higiene y seguridad industrial
 Desarrollar actividades de prevención de enfermedades laborales, accidentes
de trabajo y educación en salud
 Investigar y analizar las enfermedades ocurridas, determinar sus causas y
establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias.
 Informar a la gerencia sobre los problemas de salud de los trabajadores y las
medidas aconsejadas para la prevención de las enfermedades laborales y
accidentes de trabajo.
 Organizar e implantar un servicio oportuno y eficiente de primeros auxilios.
 Promover y participar en actividades encaminadas a la prevención de
enfermedades laborales
 Diseñar y ejecutar programas para la prevención, detección y control de
enfermedades relacionadas o agravadas por el trabajo.
 Elaborar y mantener actualizadas las estadísticas de morbilidad y mortalidad
de los trabajadores e investigar las posibles relaciones con sus actividades.
 Coordinar y facilitar la rehabilitación y reubicación de las personas con
incapacidad temporal y permanente parcial.
 Promover actividades de recreación y deporte
3.4.1.2 Actividades
A continuación, se detallan las actividades que son desarrolladas dentro de este

programa:
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN GENERAL ANEXOS

Exámenes Dando cumplimiento a la resolución 2346 de 2007 se realizarán
médicos evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicos, 31
ocupacionales retiro, post incapacidad y reubicación laboral. La empresa cuenta
con un procedimiento para las evaluaciones médicas
ocupacionales. 32
Igualmente cuenta con la matriz de exámenes médicos

ocupacionales. En caso de encontrarse alguna recomendación 33
médica para el aspirante y se requiera remitirlo a los servicios de
atención de salud (EPS), se tiene modelo de carta de remisión a
la EPS.
22

El responsable de SST, ingresará los resultados de los exámenes 34
de ingreso en el Registro de vigilancia de exámenes médicos
ocupacionales.
En caso de presentarse restricciones medicas estas deberán ser

respaldadas por medio de un comunicado de la EPS o ARL por 35
escrito, una vez la empresa esté informada procederá a la
reubicación o al cumplimiento de las restricciones, dejando la
evidencia en una carta al trabajador sobre el tema de la misma. 36
Ver formato de Reintegro Laboral.
Diagnostico en Mínimo una vez al año se deberá tener un diagnóstico de salud

salud de la población trabajadora que incluya como mínimo los
requisitos establecidos en el artículo 18 de la resolución 2346 de
2007.
Igualmente, el diagnóstico de las condiciones de salud debe 37

hacerse con la información de variables demográficas, obtenidas
de la encuesta del perfil sociodemográfico.
Para la recolección y análisis de la información se alimenta la

tabla en Excel, donde se lleva y se analiza el perfil
sociodemográfico de la población de la empresa (ver tabla en
Excel, medio magnético)
Registros y La empresa llevara registros estadísticos con su respectivo

análisis análisis, planes de acción y seguimiento de los índices y tasas de 38
estadísticos de ausentismo de tipo laboral. La caracterización de la
accidentalidad accidentalidad se llevará en medio magnético, Igualmente la 39
y ausentismo empresa llevará los registros estadísticos por eventos de tipo
común.
Recreación y En convenio con las cajas de compensación familiar la empresa

deporte desarrollara actividades y espacios de recreación y deporte para 40
los empleados que buscan el esparcimiento y el fortalecimiento
de competencias, se adjunta relación de eventos ofrecidos, por la
caja de compensación familiar.
Programas de Como parte de los programas de prevención y promoción en

Prevención y salud, la empresa desarrollara las siguientes actividades: 41
Promoción en *Campañas de prevención de alcoholismo, drogadicción y
salud tabaquismo.
Se ha documentado para su respectiva implementación el

programa de prevención de drogas, alcohol y tabaco.
23

Primeros Los primeros auxilios son la ayuda básica y necesaria que se le
auxilios otorga a una persona que ha sufrido algún tipo 42
de accidente o enfermedad hasta la llegada de un médico o
profesional paramédico que se encargue de la situación, esto con
el fin de preservar la vida del paciente Esta obligación recae,
lógicamente sobre el empresario. Basado en lo anterior la
empresa ha diseñado el registro de atención de primeros auxilios,
donde se relaciona el personal al que se le suministra los
primeros auxilios
Programa para La empresa con el objetivo de dar cumplimiento a la resolución

el manejo de 2646 de 2006, contara con un programa para el manejo de los 43
los factores de factores de riesgos psicosociales, el cual busca detectar
riesgos tempranamente enfermedades derivadas del riesgo que puedan
psicosociales afectar la seguridad y salud en el trabajo, así como brindar
espacios de asesoría y capacitación en riesgos psicosociales a
todos los trabajadores
Programas de De acuerdo a los informes de diagnóstico de salud y a la 44

vigilancia identificación de peligros y valoración de riesgos, se deberán
epidemiológica tener programas de vigilancia epidemiológica, definidos en 45
protocolos y en un documento que permite planear las
actividades asociadas al programa y hacerle seguimiento, definir 46
los recursos puntuales para cada actividad, realizar seguimiento y
vigilancia a los casos incluidos en el programa y medir los 47
indicadores de incidencia y prevalencia de enfermedad,
indicadores de cobertura, cumplimiento e impacto con el objetivo 48
de analizar las tendencias y establecer planes de acción de
mejora.
Los programas de vigilancia epidemiológica que la empresa debe
de implementar serán los siguientes:
SVE para la gestión integral de exposición a agentes de carga
física
3.4.2 PROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL
El programa de Higiene Industrial es el conjunto de actuaciones dedicadas al

reconocimiento, evaluación y control de aquellos factores ambientales que pueden
ocasionar enfermedades, afectar la salud y/o el bienestar de los trabajadores en sus
lugares de trabajo
La empresa adelantara actividades de higiene industrial solicitando el apoyo a la

Administradora de Riesgos Laborales.
24
3.4.2.1 Objetivos
 Identificar y evaluar mediante estudios ambientales periódicos, los agentes y

factores de riesgo, que pudieran ocasionar enfermedades relacionadas con el
trabajo.
 Determinar y aplicar las medidas de control para prevenir las enfermedades

laborales y verificar periódicamente su eficiencia.
 Investigar las enfermedades laborales que se presenten, determinar las causas

y aplicar medidas correctivas para su prevención.
3.4.2.2 Actividades
Para la evaluación y valoración de los diferentes peligros higiénicos identificados, se

utilizarán las metodologías específicas para cada caso.
De acuerdo a la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos,

se realizarán los estudios higiénicos de: evaluaciones biomecánicas.
Para la realización de los estudios o mediciones higiénicas se validará que el personal

que los realice sea competente con licencia de prestación de servicios en seguridad y
salud en el trabajo y realización de estudios higiénicos, además se validara que los
equipos con los que se realizaran los estudios tengan su respectiva calibración y
mantenimiento.
3.4.3 PROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
El programa de Seguridad Industrial comprende el conjunto de técnicas y actividades

destinadas a la identificación, valoración y al control de causas de los accidentes de
trabajo.
3.4.3.1 Objetivos
 Identificar los peligros y evaluar los riesgos que puedan ocasionar un accidente
de trabajo.
 Determinar y aplicar las medidas de control de riesgos de accidentes y verificar

periódicamente su eficiencia.
 Determinar y plantear recomendaciones para la implementación de medidas de

control de riesgos de accidentes y verificar periódicamente su aplicación.
25
 Investigar los accidentes de trabajo ocurridos, determinar las causas y sugerir

las medidas correctivas para su prevención.
 Organizar y desarrollar plan de prevención y preparación de emergencia
3.4.3.2 Actividades
A continuación, se detallan las actividades que se desarrollan dentro de este

programa:

Empresas que cuentan con buenas prácticas de 49
almacenamiento, aseo, orden y seguridad evidencian
Programa de
disminución de la accidentalidad, aumento en su
almacenamiento
productividad, mejor manejo del tiempo de su personal,
seguro
calidad de sus productos, cumplimiento frente a clientes. Por
tal razón se diseñó un programa de almacenamiento seguro
Los EPP son todos aquellos dispositivos, accesorios y
EPP
vestimentas que emplea el trabajador para protegerse contra 50
posibles lesiones, son necesarios para cuando los peligros
no han podido ser eliminados por completo por otros medios.
La empresa ha diseñado el procedimiento de selección,
entrega y mantenimiento del Equipo de Protección Personal
para su respectiva implementación
Igualmente, el registro de entrega de los EPP, y la matriz de 51

elementos de protección personal 52
Programa de Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de

inspecciones vigilar los procesos, equipos, máquinas u objetos que, en el
diagnóstico integral de condiciones de trabajo y salud, han
sido calificados como críticos por su potencial de daño.
La empresa cuenta con un programa de inspecciones de 53

seguridad para la evaluación de condiciones de riesgo en las
áreas de trabajo, igualmente se cuenta con las respectivas
listas de chequeo a saber:
Extintores 54
Botiquín de primeros auxilios 55
Orden y aseo 56
EPP 57
Señalización 58
Herramientas manuales 59
Bodegas 60
26

El COPASST o vigía de SST participará activamente en las
inspecciones, igualmente se hará seguimiento de manera
periódica, con el objetivo de realizar un análisis de
tendencias, y establecer acciones de mejora.
Programa de Se ha documentado el programa de mantenimiento 61
mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos y herramientas,
preventivo y igualmente se ha diseñado el formato que relaciona los 62
correctivo diferentes mantenimientos ejecutados en el tiempo.
Programa de El orden y el aseo en el trabajo son factores de gran 63
orden y aseo importancia para la salud, la seguridad, la calidad de los
servicios prestados y en general para la eficiencia del
sistema productivo. También son factores esenciales para la
convivencia social, es por esto que la empresa ha
documentado para su respectiva implementación el
programa de orden y aseo.
Programa de La señalización y la demarcación de áreas es una técnica 64
señalización y que debe tenerse en cuenta en la empresa, para condicionar
demarcación la actuación de las personas frente a los riesgos o peligros
que desean ser resaltados para que sean eludidos. Por lo
tanto, se ha documentado el programa de señalización y
demarcación que la empresa implementara.
Procedimientos Se ha documentado algunos procedimientos de trabajo
de trabajo seguro para las actividades realizadas en la empresa, los
seguro cuales se relacionan a continuación:
PTS admisnistrativos 65
PTS conductor 66
3.4.4 PLAN DE TRABAJO

Cada una de las actividades de los programas detallados anteriormente son definidas
en un plan de trabajo que se plantea anualmente, al que se le realiza seguimiento y
medición de cumplimiento.
DOCUMENTO ANEXOS
Plan de trabajo SST, periodo comprendido entre junio de 2017 hasta 67

mayo 2018.
27
4.1 GESTIÓN DEL CAMBIO
La alta dirección de la empresa evaluará el impacto sobre la seguridad y salud, que

puedan generar los cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambios en
los métodos de trabajo, adquisiciones, instalaciones, entre otros) o los
cambios externos (cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad

y salud, entre otros).
Para ello realizará la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan

derivarse de estos cambios, y se adoptarán las medidas de prevención y control antes
de su implementación cuando así proceda, en consulta con el COPASST o vigía de
SST
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento para gestión del cambio. 68
Formato gestión del cambio. 69
4.2 PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
Se implementará y mantendrán las disposiciones necesarias en materia de

prevención, preparación y respuesta ante emergencias, contemplando los siguientes
aspectos:
- Análisis de amenazas y vulnerabilidad.

- PON (Planes operativos normalizados de acuerdo al análisis de amenazas y
vulnerabilidad realizado).
- Recursos para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias;
- Entrenamiento a todos los trabajadores en actuación antes, durante y después
de las emergencias que se puedan derivar de las amenazas identificadas en la
empresa.
- Programa de inspección periódica de todos los equipos relacionados con la
prevención y atención de emergencias, así como los sistemas de señalización
y alarma, con el fin de garantizar su disponibilidad y buen funcionamiento
La empresa TRANS AJ SAS cuenta con el plan de prevención, preparación y

respuesta ante emergencias actualizado, igualmente se ha documentado el perfil del
28
brigadista y un formato para la realización y evaluación de simulacros de

emergencias.
DOCUMENTO ANEXOS
Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias 70
Perfil de brigadistas de emergencias 71
Evaluación de simulacros 72
Acta de conformación de brigada de emergencias 73
4.3 ADQUISICION DE BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS CON LAS

DISPOSICIONES DEL SG SST
4.3.1 CONTRATACION
La empresa TRANS AJ SAS deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos
para sus contratistas, proveedores, trabajadores dependientes y cualquier personal
que le preste el servicio en algún momento determinado.
• Aspectos de seguridad y salud en el trabajo para la selección y evaluación.

• Procurar canales de comunicación para la SST.
• Verificar antes del inicio del trabajo y periódicamente la afiliación al Sistema
General de Riesgos Laborales.
• Informar previo al inicio del contrato los peligros y riesgos generales y específicos
de su zona de trabajo.
• Informar sobre los presuntos accidentes de trabajo y enfermedades laborales
ocurridos.
• Verificar periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto del
contrato, el cumplimiento de la normatividad en SST.
4.3.2 ADQUISICION DE BIENES

La empresa TRANS AJ SAS debe establecer y mantener un procedimiento para
adquisiciones, con el fin de garantizar que se identifiquen y evalúen en las
especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios, las
disposiciones relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST por parte de la empresa.
La empresa cuenta con un procedimiento para la selección y evaluación de
proveedores y contratistas que tiene lineamientos y requisitos en seguridad y salud en
el trabajo. A continuación, se detallan algunos lineamientos generales:
29
- Para aquellos contratistas que realizan trabajos para la empresa TRANS AJ

SAS se deberán verificar antes del inicio del trabajo y periódicamente, el
cumplimiento de la obligación de afiliación a la seguridad social integral.
- Se informará a los proveedores y contratistas al igual que a los trabajadores al
inicio del contrato, los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de
trabajo incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no
rutinarias, así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y
atención de emergencias.
- Se instruirán a los proveedores y contratistas, sobre el deber de informar a la
coordinación de la seguridad y salud en el trabajo acerca de los presuntos
accidentes y enfermedades laborales ocurridas en el ejercicio del objeto
contractual, para que la alta dirección ejerza las acciones de prevención y
control que estén bajo su responsabilidad.
- Se verificará la aptitud y la competencia del contratista y sus trabajadores o
subcontratistas, especialmente para el desarrollo de actividades consideradas
como de alto riesgo.
- Se verificará periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto
del contrato, el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud en el
trabajo por parte de los proveedores, contratistas y sus trabajadores o
subcontratistas.
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento selección y evaluación de proveedores y

contratistas 74
Inventario de proveedores y contratistas 75
Listado de requisitos de proveedores y contratistas

76
Evaluación de proveedores y contratistas
77
30
5.1 MEDICION Y EVALUACION DE LA GESTION EN SST

Indicadores de estructura, proceso y resultado que miden el SG SST
INDICADORES DE ESTRUCTURA (Indicadores de Disposición)

Se evalúa la disponibilidad de los recursos (se analizan indicadores relacionados con
la política, recursos humanos, financieros, técnicos, estructura orgánica y comité
paritario de seguridad y salud en el trabajo).
INDICADORES DE PROCESO (Indicadores de Ejecución)

Se evalúa el grado de desarrollo y cumplimiento del programa: Diagnóstico de las
condiciones de trabajo y salud, planeación (metas y cronograma de actividades),
grado de intervención sobre condiciones de trabajo y salud, % de cumplimiento de las
actividades.
INDICADORES DE RESULTADOS (Indicadores de efectividad o impacto)

Evalúan los resultados de las condiciones de trabajo y salud en un periodo
determinado.
Se utilizan los indicadores de impacto (Proporción de expuestos a un factor de riesgo,

indicadores de accidentalidad, enfermedad profesional y ausentismo, grado de
satisfacción del usuario y del proveedor.) La evaluación del SG SST. Puede ser
realizada por la alta dirección de la empresa (Auto evaluación) o por el Ministerio de
trabajo para la evaluación oficial del sistema.
Por medio de los indicadores la empresa verificara el cumplimiento del SG SST y de

acuerdo con los resultados se establecen las acciones correctivas, preventivas o de
mejora necesarias.
La empresa definió los indicadores mediante los culés evaluará la estructura, el

proceso y los resultados del SG SST y deberá hacer seguimiento a los mismos.
Estos indicadores deberán alinearse con el plan estratégico de la empresa y hacer

parte del mismo.
Igualmente, la empresa realizo la ficha técnica para cada indicador.
DOCUMENTO ANEXOS
Ficha técnica de indicadores para la medición y evaluación de la 78

gestión en SST
31
5.2 REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, ACCIDENTES DE TRABAJO

Y ENFERMEDADES LABORALES
La empresa tiene conciencia de la obligación de reportar a la ARL y EPS todos los

accidentes de trabajo y enfermedades laborales diagnosticas de los trabajadores,
incluyendo los vinculados a través de contrato de prestación de servicios dentro de los
dos días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente o al diagnóstico de la
enfermedad laboral. Copia de este reporte deberá suministrarse al trabajador.
Solo los accidentes graves y mortales, como las enfermedades laborales

diagnosticadas deberán ser reportados a la Dirección Territorial u oficina especial del
Ministerio del Trabajo dentro del término ya mencionado.
La investigación de las causas de los incidentes, presuntos accidentes y

enfermedades relacionadas con el trabajo, se realizarán de acuerdo con el Decreto
1530 de 1996 y la Resolución número 1401 de 2007. Con la investigación de los
incidentes y accidentes se busca:
a) Identificar y documentar cualquier deficiencia en el SG-SST y servir como base

para la implementación de las acciones preventivas, correctivas o de mejora
necesarias;
b) Comunicar sus principales conclusiones al representante del COPASST y

atender sus observaciones y recomendaciones al respecto;
c) Informar de sus resultados a las personas directamente asociadas con sus

causas o con sus controles, para que se tomen las medidas correctivas
necesarias
d) Alimentar el proceso de evaluación que haga la alta dirección de la gestión en

SST y que se consideren también en las acciones de mejora continua.
Los informes y las conclusiones de investigaciones desarrolladas por organismos

externos como autoridades de inspección, vigilancia y control o por parte de
Administradoras de Riesgos laborales, también serán considerados como fuente de
acciones correctivas, preventivas o de mejora en materia de SST, respetando los
requisitos de confidencialidad que apliquen de acuerdo con la legislación vigente.
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento de notificacion, registro e investigacion de incidentes y 79

accidentes de trabajo.
32
DOCUMENTO ANEXOS
Registro de incidente de trabajo. 80
Formato de investigación de incidente y accidente de trabajo grave o N/A

mortal, formato suministrado por la ARL.
Formato de investigación de incidente y accidente de trabajo leve. 81
Formato lecciones aprendidas de incidentes y accidentes de trabajo. 82
Procedimiento para la investigación de enfermedad laboral 83
Formato de investigacion de presunta enfermedad laboral 84
33
6.1 AUDITORIAS INTERNAS

La empresa ha establecido que, para determinar la eficacia del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, se efectúen auditorías al Sistema, para lo cual
cuenta con un procedimiento documentado denominado auditorías internas, el cual
describe las actividades para llevar a cabo el control del sistema de manera anual.
Situación que puede variar por solicitud directa de la alta dirección, un cliente o un
organismo competente.
Entre las actividades descritas en el procedimiento en mención se determina planificar

el programa de auditorías con la participación del comité paritario de seguridad y
salud en el trabajo como también se definen los criterios a tener en cuenta para dicho
ejercicio.
Al final de cada auditoría interna se deja registro de los resultados arrojados por la
misma en un informe escrito, el cual contiene entre otros aspectos, las actividades
desarrolladas, los aspectos positivos de la gestión en SST y las oportunidades de
mejora del mismo.
Las auditorías abarcarán la evaluación de los siguientes aspectos como mínimo:
1. El cumplimiento de la política de SST;

2. El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado;
3. La participación de los trabajadores
4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas;
5. La competencia y la capacitación de los trabajadores en SST;
6. El mecanismo de la comunicación de los contenidos del SG SST a los
trabajadores;
7. La planificación, desarrollo y aplicación del SG SST
8. La gestión del cambio;
9. La consideración de la SST en las nuevas adquisiciones;
10. El alcance y aplicación de la SST, en los proveedores y contratistas;
11. La supervisión y medición de los resultados;
12. El proceso de investigación de incidentes, accidente de trabajo y enfermedades
laborales y su efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el
trabajo en la empresa
13. El desarrollo del proceso de auditoria
14. La evaluación por parte de la alta dirección
Las conclusiones del proceso de auditoría del SG-SST, deben determinar si la puesta
en práctica del SG-SST y cada uno de sus componentes y subcomponentes, permiten
entre otros lo siguiente:
34
1. Establecer si es eficaz para el logro de la política y los objetivos en SST de la

empresa;
2. Determinar si promueve la participación de los trabajadores;
3. Comprobar que se tengan en cuenta el análisis de los indicadores y los

resultados de auditorías anteriores;
4. Evidenciar que se cumpla con la legislación nacional vigente aplicable en

materia de SST y los requisitos voluntarios que en materia de SST haya
suscrito la empresa;
5. Establecer que se alcancen las metas y la mejora continua en SST.
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento auditorías internas 85
Descripción de cargo y perfil de auditor interno 86
Formato plan de auditoria 87
Lista de verificación de auditoria 88
Formato de no conformidades 89
Consolidado de auditorías internas del SG SST 90
Formato de evaluación de auditores 91
Rendición de cuentas 92
6.2 REVISIÓN DEL SG SST POR PARTE DE LA ALTA DIRECCIÓN
La alta dirección de la empresa evaluará el SG-SST anualmente de conformidad con

las modificaciones en los procesos, la supervisión y medición de los resultados, las
auditorías y demás informes que permitan recopilar información sobre su
funcionamiento.
Esta revisión permitirá revisar lo establecido en el artículo 2.2.4.6.31 del Decreto 1072
de 2015.
La información de entrada para la revisión por la alta dirección incluirá:
35
1. Estrategias implementadas y determinar si han sido eficaces para alcanzar los

resultados esperados;
2. Plan de trabajo anual
3. Recursos asignados al SG SST
4. Satisfacción de necesidades de SST
5. Cambios del SG SST
6. Revisiones por la alta dirección anteriores
7. Resultado de indicadores del SG SST
8. Resultado de auditorías del SG SST
9. Prioridades en SST detectadas
10. Política y objetivos de SST
11. Eficacia de las medidas de prevención y control
12. Rendición de cuentas sobre el desempeño de los trabajadores en SST
13. Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos
14. Gestión de peligros
15. Promoción de la participación de los trabajadores en la SST
16. Cumplimiento de la normatividad
17. Acciones correctivas, preventivas o de mejora
18. Inspecciones de trabajo en SST
19. Vigilancia de las condiciones de salud de los trabajadores
20. Reporte e investigación de los incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales
21. Ausentismo laboral
Las conclusiones de esta evaluación deben ser documentadas y sus principales

resultados, deben ser comunicados al comité paritario de seguridad y salud en el
trabajo y a las personas responsables del SG SST , quienes deberán definir e
implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiese lugar.
36
7.1 MEJORA CONTINUA
La empresa es consciente de la importancia y beneficios que trae el contar con un

SG-SST, razón por la cual cada colaborador sabe la importancia de mejorar cada una
de sus actividades del día a día, con lo cual tanto ellos como la organización obtienen
beneficios.
La organización es consciente que al mantener su SG-SST, la mejora continua se

refleja de manera evidente en la realización diaria de cada una de las actividades
desarrolladas en los procesos.
La alta dirección de la empresa garantiza las disposiciones y recursos necesarios

para el perfeccionamiento del SG-SST, con el objetivo de mejorar la eficacia de todas
las actividades y el cumplimiento de sus propósitos.
Se considera las siguientes fuentes para identificar oportunidades de mejora:
a) Los cambios en legislación que apliquen a la organización;
b) Evaluación del cumplimiento de los objetivos del SG-SST;
c) Los resultados de la identificación de peligros y evaluación de los riesgos;
d) Los resultados de la evaluación y auditoría del SG-SST, incluyendo la

investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades relacionadas con el
trabajo y los resultados y recomendaciones de las auditorías;
e) Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el comité paritario de

seguridad y salud en el trabajo
f) Los resultados de los programas de medicina preventiva, higiene y seguridad

industrial
g) El resultado de la evaluación realizado por la alta dirección.
7.2 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
La empresa cuenta con un procedimiento de acciones correctivas y preventivas, el

cual garantizara que se definan e implementen las acciones necesarias, con base en
los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del SG-SST, de las
auditorías y de la revisión por la alta dirección. Las acciones están orientadas a:
37
a) Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades
b) La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y

documentación de las medias preventivas y correctivas.
Las acciones pueden ser derivadas entre otras de las siguientes actividades:
Resultados de las inspecciones y observación de tareas

Investigación de incidentes y accidentes de trabajo
Auditorías internas y externas
Sugerencias de los trabajadores
Revisión por la alta dirección
Cambios en procedimiento o métodos de trabajo
Lo anterior debe contemplar una metodología que permita eliminar la causa raíz.
La empresa se asegurará de documentar y soportar el plan de acción definido en la

acción correctiva o preventiva y verificara si estas fueron efectivas
Para determinar el plan de acción, la empresa procederá a:
1.Identificar el hallazgo
2. Describir el hallazgo
3. Realiza el análisis de causas (Teoría de los cinco porqués. Diagrama causa –
efecto, Lluvia de ideas)
4. Define el plan de acción
5. Ejecuta las acciones definidas
6. Verifica el cumplimiento del plan de acción
7. Verifica la efectividad de las acciones
8. Cierra la acción preventiva o correctiva
DOCUMENTO ANEXOS
Procedimiento acciones correctivas y preventivas 93
Formato para el tratamiento de acciones preventivas y correctivas 94
38
ANEXOS
39

Manual SG-SST empresa transporte

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MANUAL DEL SISTEMA DE Código: SG SST MN 01

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Versión: 01

El alto desempeño en seguridad y salud en el trabajo contribuye en gran manera al

La empresa TRANS AJ SAS, consciente de su responsabilidad social y legal sobre

 La aplicación de las medidas de prevención y protección se lleven a cabo de una

El manual que se presenta a continuación refleja la estructuración del sistema de

Seguridad y salud en el trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las

Enfermedad laboral: Resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no

Actividad rutinaria. Actividad que forma parte de la operación normal de la

Actividad no rutinaria. Actividad que no forma parte de la operación normal de la

Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o

Auto-reporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el

 Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los

Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de auto -reporte de

Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores

Descripción sociodemográfica: Perfil socio demográfico de la población

Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo,

Evento Catastrófico: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera

Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a

Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e

Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa

Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la

No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de

Política de seguridad y salud en el trabajo: Es el compromiso de la alta dirección

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

Revisión proactiva: Es el compromiso del empleador o contratante que implica la

Revisión reactiva: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales,

Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una

Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o

Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud en el

En este documento se encontrarán las siguientes abreviaturas:

SG-SST: Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

Adicionalmente en el manual se encontrarán relacionados como anexos registros y

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1.1 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La alta dirección de la empresa TRANS AJ SAS, con la participación del vigia de la

 Es apropiada a la naturaleza y magnitud de los riesgos de SST.

Las inducciones a los trabajadores y su exposición en las carteleras de la empresa son

La disponibilidad externa de la misma para todas las partes interesadas quedara

Para asegurar su continua adecuación y efectividad, la política de SST será revisada

Política de seguridad y salud en el trabajo 1

1.2 POLITICA DE ALCOHOL DROGAS Y TABAQUISMO

El consumo de alcohol, drogas y tabaco puede tener un impacto negativo en la salud y la

En base a lo anterior la empresa ha diseñado la política de alcohol, drogas y tabaquismo

Política de alcohol , drogas y tabaquismo 2

2.1 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

2.1.1 DATOS GENERALES ADMINISTRATIVOS

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL TRANS AJ SAS

2.1.2 NUMERO DE EMPLEADOS

AREA NUMERO DE EMPLEADOS

2.1.3 JORNADA LABORAL

AREA DIAS HORARIO

Lunes -viernes 7:00 am -5:00 pm

2.1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

2.1.5 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN EL PROCESO

Vehiculos, caja de herramientas, carretillas.